1. Ġnsan en önemli değerdir. 2. Yönetimin moral desteği. 3. Uzun vadede sonuç beklenmesi.

Transkript

1 Kalite Çemberleri,aynı sahada çalıģan, benzer iģler yapan, düzenli aralıklarla toplanan, kendi iģleri ile ilgili sorunları saptayan, inceleyen ve çözen ĠyileĢtirme Takımlarıdır. Takımlar için ideal üye sayısı 5-7 kiģidir. Daha büyük takımlarda her üyenin söz alması, üyelerin eģit ağırlıklarla görev paylaģımı yapması güçleģmektedir. Daha küçük takımlarda ise grubun yaratıcı gücünün harekete geçirilmesi zordur. Takım içerisinde 1 lider, 1 sekreter ve üyeler bulunur. Zamanla aktif katılımda bulunan üyelerde takım lideri olabilirler. Takımlar süreklidir. Ele aldığı bir konuyu bitiren takım, baģka bir konu üzerinde çalıģmaya baģlar. Her takımın bir ismi bulunur. Takımlar bu isimleri ile tanınırlar. Ayrıca takım, kendi içinde motivasyonu artırmak amacıyla logo, slogan, vs. oluģturur. ĠyileĢtirme takımları etkinliklerinin arkasındaki temel fikirler Ģunlardır; 1. ġirketin iyiye gitme ve geliģmesine katkıda bulunmak, 2. Ġnsana saygı duymak ve içinde yaģanmaya değer, mutlu ve aydınlık bir iģyeri yaratmak 3. Ġnsan yeteneklerini tamamen harekete geçirmek ve sonuçta sonsuz olanaklar ortaya çıkarmak. ĠyileĢtirme takımlarının baģarıya ulaģması için 3 temel gereksinim vardır; 1. Ġnsan en önemli değerdir. 2. Yönetimin moral desteği. 3. Uzun vadede sonuç beklenmesi. X A.ġ. ta yukarıda bahsedilen bu gereksinimlerin sağlanabilmesi için organizasyon içerisinde çeģitli yapılar oluģturulmuģtur. Yönetim desteği için Yürütme Kurulu, tanıtım çalıģmaları için Rehberler Kurulu, takımın ilk ele aldığı konuyu sonlandırana kadar birlikte çalıģtığı bir Rehberi ve takımların organizasyonunu sağlamak için bir Toplam Kalite Sorumlusu bulunmaktadır. ĠyileĢtirme Takımları konularını kendileri seçer. Takım gerektiğinde her türlü dıģ destek alabilmektedir. Takım liderinin, yardım talep ettiği bölümün yöneticisi, istenen desteği sağlamakla yükümlüdür. ĠYĠLEġTĠRME TAKIMI KURULUġU Takım ismini belirler Lider ve sekreter seçer Toplantı zamanlarını belirler ÇalıĢma konularını seçer Toplantı gündem formunu doldurur Üye devam çizelgesi formunu doldurur Ġlgili sorumlulara rapor eder REHBERĠN GÖREVLERĠ 1. ĠyileĢtirme Takımı nın, ilk takım çalıģmasında, takım toplantılarının tümüne girerek yol göstericilik yapar, destek verir. 2. Takım üyelerini ve lideri eğitir. 3. Ġkinci ve daha sonraki takım çalıģmalarında, lider talep ederse, takım toplantılarına katılır. 4. Bölüm yöneticilerinin zaman zaman takım toplantılarına katılmalarını sağlar. 5. Diğer iyileģtirme takımı rehberleriyle, özellikle aynı bölümde oluģturulan takımların rehberleriyle bilgi alıģveriģinde bulunur. 6. Gerekirse toplantı dıģında liderle görüģerek bilgi alır. 7. Yönetime sunuģ öncesi sunuģ teknikleri konusunda takıma yardım eder. 8. ÇalıĢmasını tamamlayan takımları; Toplam Kalite Sorumlusuna bildirir.

2 LĠDERĠN GÖREVLERĠ 1. Takım üyelerinin eğitiminden sorumludur. 2. Takım faaliyetlerinin düzgün ve etkin bir Ģekilde yürümesini sağlar. 3. Takımın yaratıcı gücünü harekete geçirir. 4. Takımın güvenini sağlamalıdır. 5. Takımın yaratıcı gücünü, aynı yöne hareket ettirir. 6. Takım üyelerinin bilgi ve becerilerine göre görevler dağıtır. 7. Yönetime sunuģta aktif görev alır. 8. Takım üyelerinin ilgi ve katılımını arttırmak için çalıģır. 9. Diğer iyileģtirme liderleri ile bilgi alıģveriģinde bulunur. 10. ĠyileĢtirme takımı ile; rehber, bölüm yöneticisi, toplam kalite sorumlusu arasındaki iletiģimi sağlar 11. Gerekli kayıtların tutulmasını sağlar. 12. Toplantı süresini aģmamaya özen gösterir. 13. Toplantıda fikir birliğini hedefler. 14. Takım rehberine, takım çalıģmaları ile ilgili bilgi verir. Problemlere niçin takım yaklaģımı? Bir elin nesi var iki elin sesi var LĠDER SEÇĠMĠ Bir takım, tek kiģiden daha fazla bilgi sahibidir. Çözümleri daha iyi görür ĠĢ bölümü ve görev dağılımı sayesinde sorumluluk bilinci geliģir. Bölümler yada kiģiler arası yaklaģımı sağlar. Herkesin katkıda bulunmasını KiĢisel geliģim ve dayanıģmayı sağlar. KarĢılıklı etkileģim ve bilgi alıģveriģini ÇalıĢmayı baģarıyla tamamlama mücadelesini Aynı amaç ve hedefler doğrultusunda çalıģmasını Ekip dinamizmi ve motivasyonu sağlar BaĢlangıçta ilk amirler yada takım üyeleriyle belirlenen bir kiģi Zamanla aktif katılımda bulunan üyeler Takımın kendi içinde bir rotasyona bağlı olarak seçimi ĠYĠLEġTĠRME TAKIM KONULARI ÇalıĢma Alanları Kalite, maliyet, verimlilik ĠĢ güvenliği ve sağlığı ÇalıĢma ortamı ġirket, bölüm hedefleri Uygulama güçlükleri Diğer günlük faaliyetler Gelen öneriler ÇalıĢma DıĢı Alanlar Toplu sözleģme, sendika MaaĢ, ücretler

3 Sosyal haklar ġirket kuralları BÜYÜK SORUN Planlama zorluğu Uzun baģarma zamanı Ġlginin azalması Katılımın azalması Fazla maliyet BaĢarısızlık KÜÇÜK SORUN Kolay planlama Kısa baģarma zamanı Ġlginin sürekliliği Katılımın sürekliliği Kolay çözüm BaĢarı TOPLANTI ZAMANLARI En az haftada 1 saat Mesai saatleri içinde Gerekirse mesai saatleri dıģında TOPLANTI GÜNDEMĠ Üye takip çizelgesi GeçmiĢ çalıģmaların özeti ÇalıĢma gündemi Gelecek çalıģmaların planı Toplantı raporu TOPLANTI YERĠ X A.ġ. iyileģtirme takım odala Bir ĠyileĢtirme Takımı Ne Yapabilir? Her takımın karģı karģıya olduğu çok sayıda sorun vardır. Her biri kendi konusunu bağımsız olarak seçebilmeli ve daha sonra bu konuya bağlı sorunları çözme iģiyle uğraģmalıdır. ĠĢte o zaman aģağıda sıralanan aģamaların çok faydası olacaktır. 1. Konuya karar verme 2. Bu konunun seçilme nedenlerini açıklama 3. ġimdiki durumu değerlendirme 4. Veri analizi 5. Uygulama planlarını yapma 6. Çözüm ve öneriler geliģtirme

4 7. Sonuçları değerlendirme 8. Eğitim 9. Standardizasyon, yanılmaların önlenmesi ve tekrarın önlenmesi 10. Gelecek için planlar 11. Yönetime sunuģ hazırlıkları TOPLANTI YÖNETĠMĠ Toplantı için hazırlıklı olunması ( verimli ve zevkli toplantı için ) Toplantıya zamanında gelinmesi Toplantı devam çizelgesinin doldurulması Toplantının açılması, kısa ve özel bir giriģ yapılması. Hangi noktada olunduğunun belirlenmesi Sessiz üyelerin tartıģmaya sokulması Birkaç üye hakimiyetinin önlenmesi Toplantının zamanında belirtilmesi Toplantı raporunun doldurulması Toplantılarda bireysel olarak grup adına karar alınması BĠLGĠLENDĠRME X A.ġ. ta takımlar, Rehberler, Toplam Kalite Sorumlusu ve Toplam Kalite Yürütme Kurulu arasında bilgilendirme amacıyla rapor yazımı öngörülmüģtür. Söz konusu raporlar, takımlar tarafından oluģturulur ve rehber ile Toplam Kalite Sorumlusu na belirlenen periyotlarda iletilir. Takım ve Toplam Kalite Sorumlusu, oluģturulan bu raporları saklamakla sorumludur. Toplam Kalite Sorumlusu takımlardan gelen raporlardan oluģturduğu özet raporu Toplam Kalite Yürütme Kururlu na sunar. Raporlar belirlenen format içine yazılır. ONURLANDIRMA Yapılan her sunuģ için onurlandırma; Yönetime sunuģ BaĢarı belgesi Takım yemeği Kasım ayı X A.ġ. ta kalite ayı olarak benimsenmiģtir. Bu ay içinde düzenlenen çeģitli etkinliklerle, kalite bilincinin pekiģtirilmesi amaçlanmaktadır. Yılda bir Kasım ayında düzenlenen X A.ġ. Toplam Kalite ġöleni nde yıl içerisinde baģarılı görülen takımların kalite,verimlilik, iģ güvenliği ve 5S uygulamaları, müģteri Ģikayetleri, talep ve diğer uygulamalara ait sunuģları tüm fabrika önünde yapılır ve Onur Belgesi ile onurlandırılır. Bu takımlar özel günlerde de sunuģ yaparlar. YÖNETĠME SUNUġ Yönetim tarafından belirlenen periyotlarda sunuģlar yapılır. Toplam Kalite Yürütme Kururlu Ġlgili çalıģanlar PUKÖ Tüm üyelerin katılımı Öz, ilgi çekici dakika sunuģ

5 Tepegöz, projektör, slayt, flipchart, video Soru - cevap SUNUġLARIN YARARLARI Sunan Yönetici Ġzleyen Öz, kısa sunma yeteneği Kendine güven Öğrenme Tanınma, takdir SunuĢ tecrübesi ÇalıĢanları tanıma SunuĢ tekniği Problem çözme tekniği TAKIM FAALĠYETLERĠNDE KARġILAġILAN GÜÇLÜKLER Konu Lider Üye Diğer Zor konuların seçimi ÇalıĢma sahası dıģında konu seçimi Konunun çözümünün insiyatifleri dıģında olması Lider etkin değil Lider çok güçlü Eğitimsiz lider YanlıĢ seçilmiģ lider Sık değiģen üye Eğitimsiz üye Farklı üye karakterleri Farklı üye ( yaģ, tecrübe ) Üyeler süper star Faaliyetler için zaman yetersiz Yeterli yönetim desteği yok Yeterli rehberlik yok ÇalıĢmaya uzun zaman ara verilmesi Yetersiz araç ve gereç Yeterli onurlandırma yok

6 ĠYĠLEġTĠRME TAKIMLARININ ÇALIġMA SĠSTEMATĠĞĠ Problemleri sürekli iyileģtirmek - geliģtirmek için sistematik çalıģma teknikleri kullanılır. PUKÖ adım - adım plan yaparak sonuca ulaģmakta kullanılan sistematik bir yaklaģımdır. PLANLA UYGULA KONTROL ET ÖNLEM AL HEDEF PUKÖ - Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al. Amacın kesin belirlenmesi ( neyi baģarmak istiyoruz, nerede, ne zaman ) Mevcut durumu analiz etme Hedeflerin belirlenmesi Sebep analizi Detaylı plan hazırlama ( uygulama planı ) Ġlgili her kiģiyi bilgilendirme ( Ne, Kim, Ne Zaman ) Faaliyet planını izleme ve gerçekleģtirme Uygulama sonuçlarını yakın takip etme Hedef veya hedeflere ulaģıldı mı? Olası sapmaları tespit etme ve kaydetme Ġlgili kiģileri bilgilendirme Etkili önlemleri standartlaģtırma Gerekli eğitim ve yönlendirmeleri sağlama Kalıcı bir izleme sistemi kurma Hedef, zaman ve tarih belirterek açıklığa kavuģturulmalıdır. Hedefler mücadele duygusu yaratmalıdır. Hedefler ulaģılabilir nitelikte olmalıdır. Amaç, kilometre taģları içermelidir. ( Kademeli Hedef ) Hedef belirleme taahhüt ve bağlılık duygusu yaratır. ÖRNEK : Gelecek yıl hurdayı %50 oranında azaltacağız. Üç ay sonra verimlilikte %10 artıģ sağlayacağız. ĠYĠLEġTĠRME TAKIMLARININ ANA KURALLARI ĠyileĢtirme takımları, aģağıda belirtilen ana kurallara göre çalıģırlar 1. ĠyileĢtirme takımları, herkesin katılımını amaçlayan bir takım çalıģmasıdır. 2. Takım üyeleri, kendi günlük iģleri ile ilgili iyileģtirme geliģtirme faaliyetleri yaparlar.

7 3. ĠyileĢtirme Takımları, basit sorunları ele alırlar. 4. ÇalıĢmalar aģağıdaki konulara hakim olmaya yöneliktir. Prosesin kararlı ve kontrol altında olmasını sağlamak KarĢılaĢılan sorunların tekrarını önleyici tedbirler almak Yeni problemleri olmadan önce tahmin etmek ve oluģmasını önleyici tedbir almak 5. ĠyileĢtirme Takım çalıģmaları, yalnız takım liderinin tekelinde değildir. Takım içinde bütün üyeler eģittir. 6. TartıĢmalar sırasında tüm üyeler fikirlerini açıkça belirtmelidir. Bu, baģkalarını dinlemek ve karģısındakinin fikirlerini kabul etmek için bir olanaktır. 7. Bir sorun analizi ve çözümü için görev dağılımı, her üyenin bilgi ve becerisi göz önünde tutularak yapılır. Önemli olan herkesin katılımının sağlanmasıdır. 8. Üyeler, problem analiz ve çözme tekniklerini hep birlikte öğrenirler. Daha sonra pratikte uygulayarak becerilerini geliģtirirler. 9. Problem analiz ve çözme tekniklerini uygulamak zor değildir. Çünkü bu tekniklerin altında günlük yaģamda uygulanabilir kavramlar yatar. Bu teknikleri uygulamanın sırrı, günlük yaģamımızda her birinin nasıl uygulandığını anlamaktır. 10. Üyeler, birisinin kendilerinden bunu yapmalarını istediği için değil, kendi iradeleri ile katılımda bulunurlar. 11. Takım lideri, üyeler arasında yardımlaģma ruhunu aģılar. 12. ĠĢyeri kiģinin sadece fiziksel olarak emek harcadığı bir yer değildir. Aynı zamanda kiģinin, yaratıcılığını, düģüncesini, bilgi birikimini ve becerisini kullandığı bir yer olarak görülmelidir. 13. ĠyileĢtirme takımları, üyelerin eğitimi için bir ortam ve diğer üyelerle iliģkiler kurmak için olanak sağlar. 14. KiĢi, kendisinin yeni bir yönünü keģfetme ve potansiyelini geliģtirme zevkini tadar ve bundan gurur duyar. 15. KiĢi kendi iģinde zevk ve anlam bulur. 16. Takım üyeleri, bir problemi çözmek için büyük bir istek duymalıdır. Böyle bir ortam oluģturulduğunda, problemin yarısı çözülmüģ demektir. 17. BaĢarısız olmaktan korkulmamalıdır. Deneyerek kazanılan tecrübe, en etkili öğrenme olacaktır. 18. Sorunu çözebilmek için, öncelikle ulaģılması gereken hedefler saptanmalıdır. 19. Problemi çözmek için veriler ve mevcut durum incelenmelidir. Problem hakkındaki verileri elde etmek için, üretim Ģartları gözlenmelidir. 20. ĠyileĢtirme Takım rehberi, takımın ilk çalıģmasında, tüm toplantılara katılarak destek verir, yol gösterir. Takım ikinci çalıģmasına baģladığında rehber ancak takım talep ederse toplantılara katılır. 21. ĠyileĢtirme Takımları haftada en az bir kez bir saat toplantı yapmalıdır. 22. ĠyileĢtirme Takımlarının baģarıya ulaģması, öncelikle yöneticilerin öncülük edip gerekli eğitim ve destek vermesine bağlıdır. Böylelikle tüm çalıģmalarda yardımlaģma, takım ruhu, kendine güven geliģecektir. X A.ġ. TKY GRUP ODAKLI ETKĠNLĠKLER 5 ADIM ( 5S ) 5S adını, S ile baģlayan 5 Japon sözcüğünün baģ harflerinden alır. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ve Shitsuke. Yönetimde açıklığın bir göstergesi olarak, kendini tekrarlayan 5 basamak, genellikle panolarla duyurulur. 1.Basamak : Seiri ( sınıflandırma ) ÇalıĢma yöntemi Gereksiz aletler Kullanılmayan makineler Kusurlu ürünler Kağıtlar ve dokümanlar

8 Gerekli ve gereksizleri bir birinden ayırın ve gereksizleri atın 2.Basamak : Seiton ( düzenleme ) Gerekli olduğunda kullanıma hazır olmaları için eģyalar düzenli muhafaza edilmelidir. 3.Basamak : Seiso ( temizlik ) ÇalıĢılan yer temiz tutulmalıdır. 4.Basamak : Seiketsu ( standardlaģma ) Temiz ve düzenli olmayı kendinizden baģlayarak alıģkanlık haline getirin. 5.Basamak : Shitsuke ( disiplin ) ĠĢ ortamında kurallara uyun. ALT KOMĠTELER X A.ġ. ın toplam kalite yolculuğunda önceleri ĠyileĢtirme Takımları na destek vermek amacıyla oluģturulan, daha sonra çalıģma alanlarını daha da geniģleterek tüm X A.ġ. çalıģanlarına hizmet vermek amacıyla ALT KOMĠTELER adı altında gruplar oluģturulmuģtur. ġu an faal olarak çalıģan 7 adet alt komite vardır. Bu komiteler ve amaçları Ģöyledir. Pano Düzenleme Komitesi Tüm X A.ġ. çalıģanları arasındaki iletiģimi sağlamak amacıyla çalıģmaktadır. Ayrıca diğer komitelerle de iletiģimi sağlar Bülten Komitesi X A.ġ. çalıģanları ve müģterilerimiz arasında iletiģimi arttırmak ve iyileģtirme takım uygulamaları hakkında tüm çalıģanları bilgilendirmek amacıyla bir bülten yayınlamak için çalıģır. Ayrıca yayınlanan bu bültende iki ayda bir çalıģanlarımızdan birinin tanıtımını yapar. Bilgi PaylaĢım Komitesi X A.ġ. çalıģanlarının bilgi paylaģımını sağlamak ve bilgiye kolayca ulaģabilme zemini hazırlamak amacıyla çalıģır. Bilgi paylaģımı sağlayarak, toplantı düzeni, kitap seçimi, tasniflenmesi, Bilgi Merkezi nin faaliyetleri, mevcut kitapların takibi konularındaki görev, yetki ve sorumlulukları kapsar. Sosyal Etkinlikler Komitesi X A.ġ. çalıģanlarının iģ hayatlarına çeģitli sosyal ve kültürel faaliyetlerle bir hareketlilik getirerek, hem sosyal yönlerinin geliģmesine katkıda bulunmak, hem de iģlerine karģı motivasyonlarını artırmak amacıyla çalıģır.

9 Öneri Değerlendirme Komitesi X A.ġ. çalıģanlarının mevcut durumun iyileģtirilmesine yönelik fikirlerini ortaya koymasını sağlamak, gelen önerileri değerlendirerek, uygun olan önerilerin hayata geçirilmesi için gerekli giriģimleri baģlatmak ve öneri sahiplerinin onurlandırılmasını sağlamak amacıyla çalıģır. Takım Yemeği Organizasyonu Komitesi ĠyileĢtirme Takımları kurarak özverili bir çalıģma sergileyen tüm X A.ġ. çalıģanlarının takım çalıģmaları sonunda dinlendirici ve eğlendirici hoģ bir vakit geçirmelerini sağlamak, ayrıca takım kuracak arkadaģları teģvik etmek amacıyla çalıģır. ĠĢ Güvenliği Komitesi Tüm X A.ġ. ÇalıĢanlarının çalıģma ortamlarındaki her türlü tehlikeli durumu kontrol altına alıp, sağlıklı ve güvenli bir iģ ortamı yaratılmasında etkin olmak, çalıģanların makine, malzeme, araç ve gereçlere % 10 güvenle yaklaģabilmesini sağlamak amacıyla çalıģmaktadır. HEDEFLERĠN PAYLAġIMI KOMĠTESĠ Toplam Kalite Yönetimi nde saptanan hedefler Hedeflerin PaylaĢımı Komite si tarafından tüm sisteme duyurulur. Üst yönetim tarafından belirlenen hedefler doğrultusunda her bölüm kendi hedeflerini belirler. Sonuçta Ģirket vizyonu, misyonu, temel ilkeleri, politikası, hedefleri her müdürlük ve bölüm için kendi müdürlük ve bölümüne ait hedefleri içeren küçük bir kitapçık tüm çalıģanlara dağıtılır. ÇalıĢanlar bu kitapçığın son sayfasına kendi bireysel hedeflerini koyar ÖZDEĞERLENDĠRME Özdeğerlendirme, bir Ģirkette EFQM Modeli ne göre yapılanma sağlar. Bu ekipte çalıģanlar özdeğerlendirme faaliyetlerini gerçekleģtirirler. Özdeğerlendirme kitabının yazımı ve eğitim faaliyetleri için birer ekip oluģturulur. Özdeğerlendirme için de değerlendirici bir komitesi oluģturulur. Bu komite içinde her fonksiyondan temsilci bulunur. ISO 9000 de olduğu gibi farklı bölümler bağımsız kiģilerce denetlenir. Bölümlerin güçlü olduğu ve iyileģtirmeye açık yönleri raporlanır. Özdeğerlendirme yılda 1 kez yapılır. Özdeğerlendirme sonucu elde edilen bulgular özdeğerlendirme ekip sorumlusu tarafından Toplam Kalite Yürütme Kurulu BaĢkanı na sunulur. Yapılan gözden geçirme toplantısından sonra bir sonraki yılın faaliyetleri planlanır. Bir sonraki yılın faaliyetleri firmada çalıģanların tümü tarafından gerçekleģtirilir. Sistem kuruluģun bütününü kapsar. Sistem dıģında kalan müdürlük yada bölüm yoktur. PROJE EKĠPLERĠ Yönetim öncelikli Kaizen gereği, ortak problemlerin üzerinde birlikte çalıģan, farklı bölümlerden kiģileri içeren PROJE EKĠPLERĠ adı altında gruplar oluģturulur. Proje Ekipleri nde bulunan kiģiler yönetim tarafından atanır. ÇalıĢma tamamlandıktan sonra dağılırlar. ĠyileĢtirme Takımları nda olduğu gibi sürekli değillerdir.