PROTOKOL KURALLARININ ÖNEMİ

Transkript

1 MAKALE PROTOKOL KURALLARININ ÖNEMİ Asuman UĞUR / MPM Uzmanı Her ülkede ve toplumda sosyal davranış kuralları dediğimiz kurallar olan saygı, terbiye ve nezaket kuralları; gelenek ve göreneklerle iç içedir. Sosyal davranış kuralları olan; terbiye, nezaket ve zerafet protokol kurallarını yönlendirir. İnsan ailesi ve toplumu içinde eğitilerek toplum kurallarına uyum göstermede alışkanlık kazanır, kısaca terbiyeli olur. Nezaketi bir anlayış şekli, bir tutum olarak tanımlamak gerekir. İyi yüreklilik dürüstlük, hakseverlik, hatır sayma gibi kişisel niteliklerin topluma karşı tezahür şeklidir. Batı da uygulanan sosyal davranış kurallarının temelinde bireyin kişiliğine ve haklarına saygı; ülkemizde ise, topluma ve toplumsal kurallara saygı ve bağlılık ön planda gelmektedir. Bütün davranışlar özel, sosyal ve kamusal alanda farklıdır. Özel ve sosyal alanda uygulanan bir davranış, resmî alanda uygulandığında saygısızlık; resmî alanda uygulanan bir davranış da özel ya da sosyal alanda uygulandığında yağcılık olarak nitelendirilir. Zira özel ve sosyal alanda hitap, selam, tanıştırma, tokalaşma, oturma, konuşma, yeme-içme vb. samimidir. Kamusal alanda ise saygılı ve biçimseldir. İşte devlet geleneklerinde, uluslararası ilişkilerde, kamu ilişkilerinde törenlerde saygı ve nezaketi temel alan törensel ve biçimsel davranış kurallarına protokol kuralları denmekte ve sosyal davranışın temelini oluşturan terbiye nezaket ve zarafetin içerdiği öğeler protokol uygulamalarına yön vermektedir. Protokol sözcüğü Fransızca dan Türkçe ye geçmiştir. İlk defa 1330 yılında resmi tutanak anlamında kullanılmış, 1829 da öndegelme hakkı anlamında kullanılmıştır. Protokolün amacı; kamusal ve sosyal yaşamda devlete, kuruma ve kişiye layık olduğu önemi ve değeri vermek; bireysel, kurumsal ve ulusal onuru ve itibarı korumaktır. Bu nedenle devletler, kurumlar ve kişiler arasındaki tüm ilişkilerde protokol kurallarına uymak bir zorunluluktur. Protokol ve sosyal davranış kurallarının önemli olduğu ve tam olarak uygulandığı kişi, yer, alan, iş ve işlevler şunlardır; kamusal ve toplumsal yaşamda protokol kurallarının uygulanmasında üç kişi çok önemlidir. a-) Yöneticiler: Halen görevde bulunan ve eskiden görev yapmış olan devlet ve hükümet adamları ile resmi makam sahibi kişiler, komutanlar, politikacılar, diplomatlar, hakim 34 Ekim 2010

2 ve savcılar, bilim adamları, din adamları, sivil toplum kuruluşlarının başkanları, uluslar arası düzeyde tanınmış ödül almış sanatçılar, yazarlar gazeteciler, sporcular, en çok vergi veren iş adamları, hayır sahibi kişiler. b-) Konuklar: Davet edilen veya kabul edilen kişiler. c-) Hanımlar: Makam sahibi yönetici, davet edilen veya kabul edilen konuk ve hanım her yerde ve her zaman önde gelir. Bu yüzden kamusal ve toplumsal yaşamda yöneticilere (makam sahiplerine) konuklara ve hanımlara saygı göstermek temel ilkedir. Ancak kamusal alanda daima unvan ve mevki sahibi olan, toplumsal alanda sosyal bir etkinlikte konuk ve / veya hanım önde gelir. PROTOLOLDE ÖNEMLİ YERLER Makam odaları, makam otomobilleri, toplantılar, törenler, resmi davet ve ziyafetler PROTOKOLDE ÖNEMLİ KONULAR Davet ve ziyafetler (yemek, kokteyl, resepsiyon), karşılama ve uğurlamalar, resmi yazışmalar, yönetsel ve sosyal davranışlar (ast- üst ilişkileri), resmi konuşma ve iş görüşmeleri, kıyafetler, randevu, kabul ve ziyafetler, selamlama, el sıkma, hitap, takdim ve tanıştırmalar, telefonda konuşmak, hediye, çiçek sunma, taziyede bulunma, tebrik ve teşekkür gibi iş ve işlemler protokol kurallarının uygulandığı konulardır. PROTOKOLDE TEMEL İLKELER 1.SAYGI VE NEZAKET Protokolün temeli saygı ve nezakettir. Kamusal ve toplumsal yaşamda uygulanan protokol ve sosyal davranış kuralları, ilkesel olarak saygı ve nezakete dayanır. Kamusal ve toplumsal yaşamda devlet ve hükümet adamlarıyla, üstler ve büyüklerle, hanımlar ve konuklarla, sanatçılar ve politikacılar, yaşlılar ve din adamlarıyla, gaziler ve özürlülerle, özellikle yabancılarla ve tüm insanlarla olan ilişkiler daima saygı ve nezaket kurallarına dayanır. Bu nedenledir ki, protokol geniş anlamda resmi saygı ve nezaket kuralları olarak tanımlanır. 2.ÖNDEGELME (ÖNCELİK, SONRALIK, SIRA DÜZEN) Protokol tanımlarından biri de önde gelme sıralaması yani sıra düzendir. İlke olarak protokolde önde gelme, protokol sıralama düzeninde, hiyerarşik olarak önde yer alma hakkıdır. Bu yüzden önde gelme hakkı, hiyerarşik yapıdan ve statüden doğar. Her ülkede, devlet organlarını ve kurumlarını önde gelme sırası, o devletin tarihsel ve geleneksel yapısından ve anayasasından kaynaklanır. Bu yüzden her ülkede protokol sıradüzeni değişiktir. Protokolde önde gelme sıralamasında göz önünde bulundurulan ölçütler şunlardır: a) Anayasal ve yasal sıralama: Anayasal düzenlemeye göre Türkiye Cumhuriyeti nin temel düzeni; yasama, yürütme ve yargı olarak belirlenmiştir. Bu organlara bağlı kurumlar ve kişiler de bu sıralamaya uygun olarak alt sıralarda yer alırlar. b) Makam unvanı: Temsil edilen makam unvanı, kişinin taşıdığı rütbe, titr, sıfat, statü ve yaş gibi resmi ve sosyal öğelerden önce gelir. Bu yüzden kişi temsil ettiği makamın protokoldeki yerini alır (örneğin genç bir müsteşar, yaşlı bir profesörden önce gelir). c) Kuruluş tarihi: Eş düzeyde olan kurumların protokolde sıra düzeni, bu kurumların kuruluş tarihine göre yapılır (örneğin; Bakanlıklar) d) Üst unvan/ Rütbe: Kişilerin önde gelme sıralamasında uygulanan temel ilke kişinin taşıdığı unvan ve /veya rütbedir. (hanımların önceliği yalnızca sosyal alanda ve sosyal protokoldedir). Ekim

3 Protokolde önde ve önde gelmenin uygulaması sağdan sola sıralama veya orta merkezli oturmadır. Sıralamada 1 numara sağ başta olduğu zaman astları solunda yer alır. Orta merkezde olduğu zaman, bir sağında bir solunda olmak üzere sıralanır. 3.ÖNCE GELME Protokolde önce gelme eşdüzeyde olan, aynı unvan veya rütbeyi taşıyan kişiler arasında uygulanan bir kıdemli olma ilkesidir. Genel olarak eşitler arasında ve yatay protokol sıralamasında uygulanan bir ölçüttür. Kıdemli olma, bir kurumda, aynı unvanı, rütbe, mevki, statü, kariyer ve meslekte daha önce göreve başlamak demektir. Protokolde kıdemlilik hakkının ve sıralamasının ölçütleri şunlardır: a) Göreve başlama tarihi: Aynı unvan, rütbe, mevki ve statüde bulunan eş düzeydeki kişilerin göreve başlama tarihi önemlidir. Göreve başlama 3 şekilde olur. 1- Kuruma giriş (memurlar) 2- Mesleğe/ Kariyere giriş (diplomat, kaymakam, müfettiş, doktor, uzman) 3- Son göreve başlama (Yönetim kurulu üyeleri, müsteşar yrd., genel müd. yrd.) b) Okulda mezuniyet tarihi ve derecesi: Subaylar ve polisler okuldan mezuniyet tarih ve derecelerine göre kıdem sıralaması alırlar. Dış İşleri ve İç İşleri bakanlıklarında meslek memurlarının kıdem kütükleri vardır. c) Giriş sınavı puanı: Bazı kurumlarda uzman yrd., denetçi yrd., müfettiş yrd., gibi aynı unvanda olan ve aynı zamanda atananların kıdemleri giriş sınavında aldıkları puana göre yapılır (Merkez Bankası). d) Yaş: Bir toplantıda, kurul ya da komisyonda, tüm eşitler arasında bir başkan, temsilci, sözcü ya da kâtip seçmek gerektiğinde daima yaş kriteri uygulanır. e) Alfabetik sıralama: Eş düzeyde ve eşitler arasında uygulanan protokolsüz sıralama yöntemi alfabetik sıralamadır. Örneğin iller, siyasal partiler, milletvekilleri, öğretim üyeleri davetiyelerde, yazılı metinlerde, toplantılarda ve törenlerde alfabetik olarak sıralanır. 4.TEMSİL Protokolde hiç kimse kendisi değildir ve kendisini temsil etmez. Daima kurumunu temsil eder. Her yönetici kurumu adına konuşur ve hareket eder. Temsil görevi devredilemez ve terk edilemez. Örneğin genç ve kibar bir erkek yönetici, saygı ve nezaket gereği yaşlı ve hanım olan bir astını protokolde öne alamaz. Kişilerde ve özellikle yöneticilerde temsil niteliği ve işlevi en çok kılık kıyafette ve dış görünümde, konuşma ve görüşmelerde, insan ilişkilerinde ve davranış biçimlerinde ortaya çıkar. Örgütsel yaşamda temsil niteliği taşıyan kişiler şunlardır: Kurum amiri: Her örgütü daima kurum amiri yönetici temsil eder. Yönetici, örgütün kişiselleşmiş bir simgesidir. Bu sıfatla yönetici, örgütü dış ilişkilerde, görüşmelerde, toplantılarda, törenlerde, davetlerde diğer kişi ve kuruluşlara karşı temsil eder. a) Kurum temsilcisi (mevzuat ile verilir. Kurumun bölgeleri, yurt dışı temsilcilikleri vb.) b) Yönetici temsilcisi: Yöneticinin kendisi veya kurumu adına bir yardımcısını ya da astını kurum dışında bir etkinlikte geçici olarak görevlendirmesidir. Yönetici tarafından görevlendirilen bu temsilci, protokolde temsil ettiği kurumun ve yöneticinin yerinde değil, kendi unvanına uygun yerde bulunur. c) Vekil yönetici: Yönetici kadrosu boş olduğu zaman yerine vekil olarak atama yapılır. Vekil olarak atanan yönetici, asıl yönetici gibidir. Asılın tüm hak ve yetkilerini kullanır. Kadro dolu iken vekil, belirli bir süre için asılın kendisine bıraktığı görev ve yetkileri kullanır. d) Eş: Eş kamusal alanda tek başına olduğu zaman temsil yetkisi yoktur. Sosyal alanda eşini sosyal etkinlikte temsil eder. 5. DÜZEY EŞİTLİĞİ VE DENKLİK Toplumsal, siyasal ve kamusal yaşamdaki tüm ilişkilerde, görüşmelerde, konuşmalarda toplantılarda, davet ve kabullerde, ziyaret ve resmi yazışmalarda ve imzalarda düzey eşitliği ve denklik esastır. Zira toplumsal, siyasal ve kamusal kurum ve kuruluşlarda dış ilişkilerde müdür müdüre, genel müdür genel müdüre, müsteşar müsteşara, bakan da bakana muhatap olur. Bakan imzasıyla gelen bir yazıya, bakan imzasıyla, genel müdür imzasıyla gelen bir yazıya genel müdür imzasıyla cevap verilir. 6.KARŞILIKLILIK Karşılıklılık, hukuki olarak, bir devletin ya da bir kurumun, birbirleriyle anlaşmış olduğu 36 Ekim 2010

4 belirli bir konuda karşılıklı olarak birbirine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Bir taraf işlemi ihlal ettiğinde, karşı tarafında aynı biçimde ihlal etme hakkı doğar. SONUÇ OLARAK Devleti ve kurumu temsil etmek, devletin, kurumun onurunu ve saygınlığını korumak esastır. Kurumsal önde gelme düzeninde Anayasa ve yasalardaki kurallar ve sıralamalar esastır. Bireysel öncelik ve sonralık sıralamasında üst unvan / rütbe ve kıdem esastır. Üst olan, kıdemli olan önde gelir. Kamusal alanda ve kamusal ilişkilerde yalnızca, makam ve mevki (statü) sahibi olanlar, sosyal alanda ve sosyal ilişkilerde ise, statü sahibi olanlar ile konuk, hanım ve yaşlı olanlar önde gelir. Ulusal bayrağı, üst ü, konuğu ve hanımı sağa almak esastır. Dış ilişkilerde (karşılama, ağırlama, uğurlama, kabul, görüşme, ziyafet, ziyaret, telefonda konuşma, yazışma, imza atma vb. tüm iş ve işlem eşitliği ve karşılıklılık esastır. Kamusal ve sosyal alanda üst ü, konuğu ve hanımı saymak, korumak ve kollamak esastır. Tüm ilişkilerde saygı ve nezaket esastır. PROTOKOL TÜRLERİ VE SIRADÜZENLERİ A. SARAY PROTOLOLÜ Protokol sarayda doğduğu için saray protokolü geleneksel protokol düzenidir. Günümüzde krallıkla yönetilen ülkelerde, saray mensuplarının kamusal ve sosyal yaşamı ile devlet adamlarının saraydaki kabulleri ve davranış biçimleri klasik protokol kuralları içinde geçmekte, tören ve ziyafetlerde saray protokolü uygulanmaktadır. B. DEVLET PROTOKOLÜ Devlet protokolü, devlet törenlerinde devlet başkanlarına uygulanan diplomatik ve siyasi protokol kuralları bütünüdür. Türkiye de; Başkentte yapılan milli ve resmi bayram törenleri, Cumhurbaşkanının göreve başlama ve tebrik törenleri, Cumhurbaşkanına sunulan güven mektubu törenleri; Cumhurbaşkanının kabul ya da ziyaret törenleri, Cumhurbaşkanı tarafından verilen resmi davet ve ziyafetler, vefat eden Cumhurbaşkanlarının cenaze törenleri, Cumhurbaşkanının yabancı ülkelere resmi ziyaretleri, yabancı devlet başkanlarının karşılama ve uğurlama törenleri; devletin yabancı konukları ağırlama işleri, uluslararası anlaşmalar ve imza törenleri, uluslararası resmi toplantı ve konferanslar, Cumhurbaşkanı nın yabancı devlet adamlarına; tebrik, teşekkür ve Ekim

5 taziye mesajları devlet protokolü kapsamındadır. Türkiye Cumhuriyeti nde devlet protokolünü düzenleme Dışişleri Bakanlığı na aittir. Türkiye de uygulanmakta olan devlet protokol listesi, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmakta, cumhurbaşkanının onayı ile yürürlüğe konmaktadır. Türkiye Cumhuriyetinin devlet protokol yapısı tarihsel ve geleneksel olarak altı temel organdan oluşmaktadır. CUMHURBAŞKANLIĞI, TBMM, HÜKÜMET, TSK, YARGI, YÖK Protokolde devleti Cumhurbaşkanı, milleti ve yasamayı TBMM, Hükümeti Başbakan, TSK yı Genel Kurmay Başkanı, Yargıyı Anayasa Mahkemesi Başkanı, üniversiteleri de YÖK temsil etmekte. Diğer tüm organlar ve kurumlar ile bunların temsilcileri bu yapıya uygun olarak altta sıralanmaktadır. C. SİYASİ PROTOKOL TBMM de, siyasi parti gruplarında, siyasi partilerin örgütlerinde, seçimlerde, parti içi ve dışı ilişkilerde uygulanan ve TBMM iç tüzüğüne, seçim ve siyasal partiler yasalarına, parti tüzüklerine ve siyasal geleneklere dayalı kurallar bütünüdür. TBMM protokolü, TBMM protokol ve dış ilişkiler müdürlüğünce yürütülmektedir. D. DİPLOMATİK PROTOKOL Diplomatik protokol uluslararası nitelikte olup, devletler ve uluslararası ilişkilerde devlet kuruluşlarının, devlet ve hükümet adamlarının ve özellikle diplomatların uymak zorunda oldukları biçimsel kurallar bütünüdür. Diplomatik protokol kuralları, uluslar arası sözleşmelerle kabul edilmiş olduğundan uluslar arası niteliktedir. E. ASKERİ PROTOKOL Askeri törenler ve davranışsal ilişkiler konusunda uygulanan kurallar bütünüdür. Devlet büyüklerini karşılama ve uğurlama, yerli ve yabancı konukları karşılama, ağırlama ve uğurlama, toplantı, tören, konferans, dini törenler, anma günleri vb. ilgili hususları kapsar. F. MÜLKİ PROTOKOL Mülki Protokol, Ankara da Başbakan ve bakanlar ile Başbakanlık ve bakanlıklara bağlı ve ilgili kurum ve kuruluşların temsilcilerinden, il ve ilçelerde ise, vali ve kaymakamlar; general ve amiraller, garnizon komutanı ve silahlı kuvvetler temsilcileri, belediye başkanı, il ve belediye meclisi üyeleri, yargı organlarının ve adli makamların temsilcileri hakim ve savcılar, baro başkanı, noter odası başkanı, rektör ve rektör yardımcıları, dekanlar ve dekan yardımcıları, enstitü ve yüksek okul müdürleri, banka müdürleri, siyasi partilerin temsilcileri, kamu meslek kuruluşlarının ve sivil toplum kuruluşlarının temsilcilerinden oluşmaktadır. 1. BAŞKENT MÜLKİ PROTOKOLÜ Ankara da uygulanan mülki protokol Başbakan ve bakanlar ile müsteşarlar, kurumsal başkanlar ve genel müdürlerden oluşmaktadır. 2. İL PROTOKOLÜ VE PROTOKOL LİSTESİ Mülki protokol, il ve ilçelerde milli ve resmi bayram ve törenlerde, devlet ve hükümet adamlarını karşılama, ağırlama ve uğurlamada resmi davet ve ziyafetlerde vali ve kaymakamlar tarafından uygulanan biçimsel ve törensel kurallar bütünüdür. Başkent dışındaki illerde uygulanan protokol sıradüzeni, Bakanlar Kurulu kararıyla Resmi Gazete de yayımlanan il protokol listesi şu şekildedir; Başkent dışındaki il protokolüne Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Başbakan, Genelkurmay Başkanı, Anamuhalefet Partisi Başkanı, eski cumhurbaşkanları, yüksek yargı organlarının başkanları, bakanlar ve kuvvet komutanları katıldığı takdirde, bu devlet adamları tebrigatta (sıra düzeni) il protokolünün önünde yer alır. 38 Ekim 2010

6 3. İLÇE PROTOKOLÜ İlçe protokolü, ulusal ve resmi bayramlarda yapılacak törenler hakkında yönetmelik eki il protokol listesi ne uygun olarak her ilçede var olan protokole dahil kişi ve kuruluşlar dikkate alınarak kaymakamlar tarafından belirlenmektedir. Buna göre; G. KURUMSAL PROTOKOL Kamu kurumlarında protokol kuralları genellikle kurumsal kültür ve geleneklere, yöneticilerin bilgi, görgü ve deneyimlerine göre düzenlenmekte, bu yüzden protokol uygulamaları her kurumda farklı olmaktadır. Kurumsal alanda ve yaşamda uygulanan kurumsal protokol konuları şöyledir; 1. Bakanlık ve Kurumsal Protokol Sıradüzeninde Temel ilkeler ve Ölçütler Bakanlıkların ve kamusal kurumların protokol sıradüzeni ilke olarak makama olan bağlılık ve yakınlık aşamasına göre belirlenir. Bu yüzden, bütün bakanlıklarda ve kamu kurumlarında makam, kurullarda ve KİT lerde yönetim kurulu daima önde gelir. Buna göre bakanlıklarda, makamı oluşturan bakan, müsteşar ve müsteşar yardımcıları; kamu kurumlarında başkan, başkan yardımcıları, genel müdür genel müdür yardımcıları (varsa yönetim kurulu üyeleri) protokol sıradüzeninde birinci sırada; doğrudan makama bağlı olan birim başkanları ikinci sırada yer alır. Bakanlıklarda ve kamu kurumlarında eşdüzey birim başkanlarının öncelik sırası şu ölçütlere göre belirlenir: 1. Makama danışma ve denetim hizmeti verenler (Teftiş kurulu, strateji geliştirme birimi, hukuk müşavirliği, iç denetim birimi) 2. Kamuya hizmet veren ana hizmet birimleri 3. Kuruma destek hizmeti veren birimler (personel, insan kaynakları, idari ve mali işler, bütçe muhasebe, bilgi işlem, eğitim ve sosyal işler, savunma ve güvenlik, protokol, basın ve halkla ilişkiler özel kalem birimleri. Eşdüzey birimlerin kendi aralarında sıralanışı ise, kuruluş yasasındaki veya yönetmelikteki sıraya ya da kuruluş tarihine göre belirlenir. Böylece protokol sıradüzeni bütün bakanlıklarda, müsteşarlıklarda, başkanlıklarda, genel sekreterlik ve genel müdürlüklerde: (1) Makam. (2) Danışma ve denetim birimleri. (3) Ana hizmet birimleri. (4) Yardımcı birimler olarak yer alır. Bakanlıklardan ve kurumlardan emekli olan veya ayrılan yöneticiler, görevde bulunan kurum amirinden (bakan, müsteşar, başkan, genel sekreter veya genel müdürden ) sonra gelirler. 1 den fazla eski yönetici varsa, önce atanan kıdemli olur ve önce gelir. Diğer ast yöneticiler protokolde aynı biçimde yer alır. Örneğin eski bir bakan, kurumda müsteşardan önce, emekli bir genel müdür de görevdeki genel müdürden sonra, genel müdür yardımcısından önce gelir. 2. Kurumsal Protokol Sıradüzeni Kamu kurum ve kuruluşlarının merkez örgütlerindeki kurumsal protokol sıradüzeni ile merkez- taşra birimleri birleşik protokol aşağıda örnek olarak verilmiştir. a. Merkez Örgütü Protokol Sıradüzeni b. Merkez- Taşra Örgütleri Birleşik Protokol Sıradüzeni H. ADLİ PROTOKOL Yargı organlarında, yargı kuruluşlarında ve adli kuruluşlarda düzenlenen törenlerde, toplantılarda ve duruşmalarda uygulanan törensel ve biçimsel davranış kuralları ile yargı mensuplarının kıyafetleri ile resmi yazışmalardaki kurallar bütünüdür. Söz konusu protokol kuralları adli mevzuatta yer almakta, adli gelenek ve kültür olarak uygulanmaktadır. I. AKADEMİK PROTOKOL Üniversite ve bilim çevresinde düzenlenen akademik törenlerde ve etkinliklerde akademik gelenek ve kültüre dayalı kurallar bütünüdür. KAYNAKÇA Aytürk, N. (2009). Protokol Yönetimi, Kamusal Yaşamda Protokol Kuralları. TODAİE yayını. Yayın no:344, Ankara. Doğan, E ve Aytürk,N (2010). Polisler İçin Temel Protokol Görgü ve Nezaket Kuralları. Yargı Yayınevi, Ankara İnal, K. (1995). Protokol Dersleri. Ankara Ekim