AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞI (TÜRKİYE ULUSAL AJANSI) ERASMUS+

Transkript

1 AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞI () ERASMUS+ KA2 YENİLİK VE İYİ UYGULAMALARIN DEĞİŞİMİ İÇİN İŞBİRLİĞİ GENÇLİK ALANINDA STRATEJİK ORTAKLIKLAR BAŞVURU REHBERİ 2014

2 Bu rehber, 2014 Erasmus+ Ana Eylem 2 (KA2) Yenilik ve İyi Uygulamaların Değişimi için İşbirliği Programının alt faaliyeti olan Gençlik Alanında Stratejik Ortaklıklar kapsamında başvuru yapmak isteyen ve Türkiye de faaliyet gösteren kuruluşlara yönelik olarak hazırlanmış yardımcı bir doküman niteliğindedir. Bu rehberin içeriği ile Avrupa Komisyonu nun temel belgelerinde yer alan bilgiler arasında farklılıklar olması halinde Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan resmi dokümanlar esas alınacaktır. Hareketlilik faaliyetlerini içeren diğer eylem türleri Ana Eylem 1 ve Ana Eylem 3 alanlarındaki projelere başvurmak isteyenler, Türkiye Ulusal Ajansı nın resmi internet sitesini inceleyebilirler: Ayrıntılı bilgi ve sorularınız için: youth.partnerships@ua.gov.tr Mevlana Bulvarı No: Balgat/ANKARA Tel: Faks:

3 İÇİNDEKİLER GİRİŞ...3 I.STRATEJİK ORTAKLIK PROJELERİ NEDİR? II.BAŞVURU İÇİN HANGİ KURULUŞLAR UYGUNDUR?...8 III.KURULUŞUN FİNANSAL VE KURUMSAL KAPASİTESİ BAŞVURU YAPMAYA UYGUN MUDUR?...9 IV.KURULUŞ AVRUPA KOMİSYONU NUN KATILIMCI PORTALINA KAYITLI MIDIR?...10 V.YAPILAN BAŞVURULAR HANGİ ÖLÇÜTLER ÜZERİNDEN DEĞERLENDİRİLECEKTİR?...11 VI.BAŞVURU FORMU NEREDEN İNDİRİLİR, NASIL DOLDURULUR VE GÖNDERİLİR? BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI A. GENEL BİLGİ B. İÇERİK...16 C. KATILIMCI GRUP/KURULUŞ(LAR)...17 D. PROJENİN TANIMI...20 E. HAZIRLIK F. UYGULAMA...22 G. İZLEME...24 H. BÜTÇE...26 I. PROJE ÖZETİ...34 J. KONTROL LİSTESİ...34 K. VERİ KORUMA BİLDİRİMİ...35 L. DOĞRULUK BEYANI...35 M. EKLER N. BAŞVURU FORMUNUN SUNULMASI...35 EK-1.İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI

4 GİRİŞ Stratejik Ortaklıklar, yapılabilecek faaliyetler bakımından oldukça esnek seçenekleri içinde barındıran yeni bir faaliyettir. Yerel/bölgesel, ulusal veya uluslararası düzeyde yenilikçi uygulamaların geliştirilmesi, transfer edilmesi ve/veya uygulanması amacıyla, program üyesi ülkelerdeki grup/kuruluşlar arasındaki stratejik işbirliği ve ortaklık projelerini kapsamaktadır. Söz konusu projelerin süresi, proje yapılacak sektöre göre değişiklik göstermekle birlikte; gençlik alanında yapılacak projeler için 6 ay ile 2 yıl arasında olabilmektedir. Bu projeler kapsamında aşağıda örnek olarak listelenen faaliyetlere benzer faaliyetler gerçekleştirilebilir; 1- Ortak grup/kuruluşlar arasındaki uygulama ve deneyimlerin paylaşımına yönelik faaliyetler 2- Yenilikçi uygulamaların geliştirilmesine, test edilmesine ve uygulanmasına yönelik faaliyetler 3- Örgün, yaygın ve sargın öğrenme ile edilmiş bilgi, beceri ve yeterliliklerin tanınmasına ve geçerliliğine imkân sağlayan faaliyetler (örneğin Youthpass ile ilgili etkinlikler) 4- Yerel otoriteler arasındaki işbirliğini sağlayan faaliyetler 5- Aktif vatandaşlığı destekleyen faaliyetler Bu Rehberin Amacı Bu rehberde, 2014 yılı Erasmus+ Ana Eylem 2 Stratejik Ortaklıklar başvuru formunun doldurulması ile ilgili adımlar anlatılmaktadır. Bu rehber, Gençlik alanında Stratejik Ortaklık projesi için hibe başvurusu yapmayı amaçlayan gruplara/kuruluşlara yönelik hazırlanmıştır. Başvuru formunu doldurmaya başlamadan önce, aşağıda belirtilen hususların dikkatlice incelenmesi önerilir: I. Stratejik Ortaklık projeleri nedir? II. Başvuru için hangi kuruluşlar uygundur? III. Kuruluşun finansal ve kurumsal kapasitesi başvuru yapmaya uygun mudur? IV. Kuruluş Avrupa Komisyonu nun Katılımcı Portalına kayıtlı mıdır? V. Yapılan başvurular hangi ölçütler üzerinden değerlendirilecektir? VI. Başvuru formu nereden indirilir, nasıl doldurulur ve gönderilir? 4

5 I- STRATEJİK ORTAKLIKLAR NEDİR? Stratejik Ortaklıklar yüksek kaliteli eğitim, öğretim ve gençlik çalışması, kurumsal modernizasyon ve toplumsal yenilik getiren deneyimleri uygulamaya koymak amacıyla eğitim, öğretim ve gençlik alanlarında faaliyet gösteren kurum/kuruluşlara ve farklı sosyo-ekonomik sektörlerde aktif olan işletmelere, kamusal otoritelere ve sivil toplum kurum/kuruluşlarına işbirliği yapma fırsatı sunmaktadır. Teklif, bu faaliyetlerin proje için açıklanan hedeflere ulaşmanın en uygun yolu olduğunu ortaya koyduğu sürece, Erasmus+ Stratejik Ortaklıkların uygulayabileceği faaliyetler açısından büyük bir esneklik sunmaktadır. Yeni Erasmus+ Programı ile, gençlik alanında çalışan kuruluşlar, Avrupa da gençlik alanında yapılacak çalışmaların geliştirilmesi amacıyla diğer kuruluşlar ile işbirliği yapabilir. Gençlik alanında çalışan kuruluşlar; sivil toplum kuruluşları, yerel ve bölgesel idareler ile kar amacı güden kuruluşlar ile Gençlik ana teması üzerinde yapacakları faaliyetler için birlikte çalışabilirler. Avrupa 2020 Strateji Belgesi, başvuru geliştirilirken dikkate alınması gereken çok önemli bir belgedir. Stratejik Ortaklıklar neleri kapsamaktadır? İşbirliği şunları kapsayabilir; Yenilikçi ve iyi uygulamaların değişimi Gençlik alanındaki kurum/kuruluşlar ve/veya diğer paydaşlar arasında artan işbirliği aracılığı ile, gençlik çalışmalarının kalitesinin arttırılmasının teşvik edilmesi Gençlik politikaları alanında daha güçlü bir işbirliği, yeterlilik ve becerilerin, yaygın ve sargın öğrenmenin tanınmasının desteklenmesi, Uluslararası kurum/kuruluşlar arasında kurulacak işbirliğinin ve hedeflenen kapasite gelişiminin teşvik edilmesi, Gençlik faaliyetlerinin uluslararası boyutunun geliştirilmesi için gençlere yönelik çalışan kurum/kuruluşların rolünün güçlendirilmesi Farklı eğitim sektörlerinden farklı kuruluşların sektörler arası ortaklık çalışmaları da bu kapsamda desteklenmektedir. Bilinmesi gereken önemli bir nokta; Sratejik Ortaklık projelerinin bölgesel veya yerel bir yardım olmadığı, karşılıklı işbirliği ilkesiyle fikir, buluş, yaklaşım ve projelerin üretileceği bir laboratuvar ortamının hedeflendiğidir. Bu konuda daha fazla bilgi Program Rehberinden edinilebilir. Hangi faaliyetler desteklenmektedir? Bir proje süresi içerisinde, aşağıdaki faaliyetler planlanabilir: - Proje toplantıları ve iyi uygulamaların paylaşımı - (Bilgi İletişim Teknolojileri) BİT veya web tabanlı ve yenilikçi uygulamaların uygulanması ve/veya denenmesi - Personel eğitim öğretim faaliyetleri - Bilgi, beceri ve yeterliliklerin tanınmasını sağlayacak faaliyetler - Ulusal, bölgesel ve yerel otoriteler arası işbirliği - Aktif vatandaşlık ve sosyal sorumluluğu destekleyen faaliyetler 5

6 Proje hedeflerine ulaşmaya yardım etmesi ve katma değeri olması durumunda, gençler ve gençlik alanında çalışanların eğitim, öğretim ve öğrenim faaliyetleri de, bu proje kapsamında desteklenebilir faaliyetlerdendir. Eğer proje, gençlik alanında çalışanların uluslararası deneyimi üzerine kurgulanmışsa ve sadece planlanan hareketliliklerle gençlik alanında çalışanların profesyonel gelişimi hedeflenmekteyse, Ana Eylem 1 altında bir proje başvurusu düşünmek daha doğru olacaktır. Gençlik alanındaki Stratejik Ortaklıklar kapsamında planlanan eğitim, öğretim ve öğrenim faaliyetleri aşağıda belirtilen şekilde tasarlanmalıdır : - Gençlerin, sosyal medya, video konferans, canlı bağlantı gibi BİT tabanlı araçlar yoluyla birlikte çalışmasına yönelik hareketliliklerin tasarlanması. Bu tip hareketlilikler kapsamında planlanan fiziksel toplantılar en fazla 5 gün ile 2 ay arası sürebilir. - Ortakların, her ortaktan küçük personel gruplarının katılımıyla düzenledikleri eğitim oturumlarından oluşan müşterek personel eğitim ve öğretim çalışmaları. Bu müşterek çalışmalar 5 gün ile 2 ay arası sürebilir. - Gençlik çalışanlarının, bir gençlik kuruluşunda veya diğer bir ilgili kuruluştaki başka gençlik çalışanlarına eğitim vermesi veya o kuruluşta çalışması şeklinde gerçekleşen uzun dönem eğitim ve öğretim çalışmaları. Bu tür çalışmalar, eğitim yerleştirmeleri, seminer veya yapılandırılmış kurslara katılımı veya yerinde gözlem-izleme dönemlerini içerebilir. Eğitim ve öğretim çalışmaları 2 ile 12 ay arası sürebilir. Yenilikçilik, Stratejik Ortaklık projelerinin temel ilkesidir. Başvurusu yapılan projede, ortaklar ile birlikte yapılması planlanan faaliyetlerin, belirlenen ihtiyacın giderilmesine yönelik geliştirilecek yenilikçi sonuçlara erişilmesini ne şekilde sağlayacağı projede çok iyi ortaya konmalıdır. Yenilikçi bir proje en geniş anlamda aşağıdaki şekilde yorumlanabilir; - Yeni veya ilave ihtiyaçların çözümünü hedefler, - Yeni veya ilave çıktı veya uygulamaların paylaşımı veya geliştirilmesi, - Yeni veya ilave hedef gruplar veya sektörler ve Yeniliği iletmek veya paylaşım yaklaşımları geliştirmek için tasarlanan yeni veya ilave yöntemler Kaç Ortak Gerekir? Gençlik alanı için asgari toplam 2 program ülkesinden ortak (başvuran dahil) yeterlidir. Örnek olarak; Türkiye (program ülkesi) + Almanya (program ülkesi) + Ürdün (AB ye komşu ortak ülke) ortaklığı uygun bir ortaklık iken, Türkiye (program ülkesi) + Ürdün (AB ye komşu ortak ülke) ortaklığı uygun bir ortaklık değildir. Türkiye (program ülkesi) + İzlanda (program ülkesi) + Japonya (diğer ortak ülke) ortaklığı uygun bir ortaklık iken, - Türkiye (program ülkesi) + Japonya (diğer ortak ülke) ortaklığı uygun bir ortaklık değildir. Projede en az 2 program ülkesinden en az 2 ortak kuruluş bulunması gerekmektedir. 6

7 Sektörler arası ( Gençlik ve/veya Mesleki Eğitim ve/veya Yetişkin Eğitimi ve/veya Okul Eğitimi ve/veya Yüksek Öğrenim gibi birden fazla sektörün birlikte çalışmasını hedefleyen) projelerde asgari 3 program ülkesinden ortak gerekir. Proje Süresi Ne Kadardır? Başvuru aşamasında seçilmek şartıyla, gençlik alanındaki projelerin süresi 6 aydan 2 yıla kadar değişebilir. Proje Nerede Gerçekleşir? Proje katılan ortakların ülkelerinde gerçekleşir. Bununla beraber, fikri çıktıların geliştirilmesi ve çoğaltıcı etkinlikler ortak ülkelerde gerçekleştirilemez. Proje hangi aşamalardan oluşur? Proje toplam 5 (beş) aşamadan oluşur : Hazırlık Uygulama İzleme Yaygınlaştırma Kapanış Başvuru Nereye Yapılır? Başvuru, bir program ülkesinden koordinatör tarafından tüm ortaklar adına koordinatörün bulunduğu ülkenin ulusal ajansına yapılır. Ortakların ulusal ajanslarına başvuru formu göndermesine gerek yoktur. Başvuru Ne Zaman Yapılır? Gençlik alanındaki başvurular, başvuru kriterlerine uygun şekilde koordinatör tarafından iki farklı son başvuru tarihinden birine kadar (30 Nisan veya 01 Ekim, en geç Türkiye saatiyle 13.00) sisteme yüklenmelidir : 30 Nisan 2014 tarihli son başvuru tarihi, projesi 01 Eylül 28 Şubat tarihleri arasında başlayanlar içindir. 01 Ekim 2014 tarihli son başvuru tarihi, projesi 01 Şubat 30 Eylül tarihleri arasında başlayanlar içindir. Bu faaliyette 2015 yılından itibaren Öğrenme Hareketliliklerinde olduğu gibi 3 adet son başvuru tarihi olacaktır. Stratejik Ortaklıklar hakkında daha fazla bilgi için Program Rehberini inceleyebilirsiniz. 7

8 II- BAŞVURU İÇİN HANGİ KURULUŞLAR UYGUNDUR? Erasmus+ Programı aşağıdaki ülkelere açıktır: Program Ülkeleri: Avrupa Birliği Üye Devletleri AB-dışı Program Ülkeleri: İzlanda, Lihtenştayn, Makedonya, Norveç, Türkiye AB ye Komşu Ortak Ülkeler1: Ermenistan, Azerbaycan, Beyaz Rusya, Gürcistan, Moldova, Ukrayna, Cezayir, Mısır, İsrail, Lübnan, Ürdün, Libya, Fas, Filistin, Suriye, Tunus, Arnavutluk, Bosna Hersek, Kosova 2, Karadağ, Sırbistan, Rusya Federasyonu (başvuru sahibi sıfatıyla yer alamazlar). Diğer Ortak Ülkeler : Ortak ülkelerden gelen kurum/kuruluşlar, katılımları projeye özel beceri ve/veya deneyimleri gibi sebeplerle önemli bir katma değer getirdiği takdirde stratejik ortaklıklarda ortak sıfatıyla yer alabilirler. (başvuru sahibi sıfatıyla yer alamazlar). Projede yer alacak kuruluşlar, Kâr amacı gütmeyen bir kurum/kuruluş, dernek, STK, Avrupa Gençlik STK sı, Sosyal sorunların çözümüne yönelik çalışmalar gerçekleştiren sosyal girişimciler, Yerel düzeyde bir kamu kurum/kuruluşu, Bir gençlik kuruluşu bünyesinde olsun ya da olmasın gençlik çalışmaları alanında faaliyet Aynı zamanda: gösteren bir gençlik grubu (gayri resmi/bağımsız gençlik grubu), Bölgesel veya ulusal düzeyde bir kamu kurum/kuruluşu, Bölgeler Birliği, Kurumsal Sosyal Sorumluluk konusunda faaliyet gösteren ve kâr amacı güden bir kurum/kuruluş olabilir. Aynı zamanda proje başvurusu sahibi de olan KOORDİNATÖR grup/kuruluşun, proje konusu alanda halihazırda çalışan, bu konuda uzman bir grup/kuruluş olması beklenir. Başvuruyu yapacak olan gençlik grubunun/kuruluşun Program ülkesinde kayıtlı ve faaliyet gösteren bir gençlik grubu/kuruluş olması gerekmektedir. Lütfen Stratejik Ortaklıklar kapsamında, aynı ortaklık konsorsiyumunun sadece bir başvuru yapabileceğini unutmayınız /C-205/05 (19/07/2013 tarih, OJEU C-205, PP. 9-11) Komisyon kararında formüle edilen uygunluk ölçüleri bu Program Rehberi kapsamında yürütülen tüm eylemler için geçerlidir. 2 Bu nitelendirme statü ile ilgili pozisyonlara sakınca yaratmamaktadır ve 1244 sayılı BM Güvenlik Konseyi Kararı ile Kosova nın bağımsızlık bildirisine dair Uluslararası Adalet Divanının Görüşü ile uyumludur. 8

9 III- KURULUŞUN FİNANSAL VE KURUMSAL KAPASİTESİ BAŞVURU YAPMAYA UYGUN MUDUR? Kurumsal kapasite Gençlik grubu/kuruluşun Erasmus + projesini başarıyla yürütebilecek ve Ulusal Ajans ile imzalanacak sözleşme ve Avrupa Komisyonunun yayınladığı program rehberinde belirtilenler doğrultusunda idare edebilecek yeterli kapasitesinin olduğu ispatlanmalıdır. Kurumsal kapasite aşağıda belirtilen hususlar üzerinden değerlendirilir : - Gençlik grubu/kuruluşun yönetimi ( kuruluştaki görev dağılımı, yönetim ve mali işlerde görevli personel) - Varsa geçmişte yürütülen, Avrupa Komisyonunca hibelendirilen projeler - Proje yönetiminde görev alacak personel ve gönüllü sayısı - Destek ağlarına ulaşım - Ulusal Ajans tarafından yürütülen önceki denetim veya izleme raporları Yukarıda açıklanan hususlar, başvuru formunda detaylandırılmalıdır. Bunun yanında, daha detaylı açıklama ve kanıtlayıcı belge istenebilir. Finansal Kapasite Tüm Erasmus+ projeleri ortaklaşa finanse edilmektedir ve hibeler tüm proje harcamalarını kapsamazproje kapsamında verilen hibe, proje uygulama ve hareketlilik faaliyetleri giderlerine bir katkı olarak düşünülmelidir. Erasmus+ projeleri, yapılacak ön ödeme ile yürütülür ve raporlanır, nihai ödeme proje tamamlandıktan sonra yapılır. Dolayısıyla, proje sahibi kuruluşun, yapılacak ön ödeme ile tüm projeyi tamamlayacak finansal yeterliliğe sahip olması beklenir. Finansal kapasite kontrolü, kamu kurumları ile uluslararası kuruluşlara ve 60 bin Avrodan az hibe talebi olan projelere uygulanmaz. Diğer tüm durumlarda, projeyi tamamlatacak yeterli kaynak veya gelire sahip olunduğu, başvuru sahibi kuruluş tarafından kanıtlanmalıdır. Bu doğrultuda, kuruluşun son iki yıllık mali bilançosu, karzarar tabloları ve en az talep edilen hibe tutarında bir banka hesabına ilişkin belge, katılımcı veri tabanına kayıt olurken sisteme yüklenmelidir. 9

10 IV- KURULUŞ AVRUPA KOMİSYONUNUN KATILIMCI PORTALINA KAYITLI MIDIR? Erasmus+ hibesi, projenin uygulanması amacıyla kullanılmalı, hiçbir şekilde kuruluşun işletme giderlerinde kullanılmamalıdır. Bu doğrultuda, talep edilen Erasmus+ hibesinin, kuruluşun yıllık gelirinin % 50 sinden fazla olmaması beklenir. Eğer başvuran kuruluş yeni kurulmuşsa veya bir gençlik grubuysa; Ulusal Ajans başvuruyu yine de dikkate alır. Bununla beraber, finansal kapasitesi yeterli olan ve bunu kanıtlayabilen kuruluşlar öncelikli olacaktır. Erasmus+ Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar; Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalının Tek Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF) kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC kodu (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak zorundadır. Bu numara başvuru yapmak isteyenlerin başvuru formlarına ulaşmalarını sağlayacak ve Ulusal Ajansların yararlanıcı kurum/kuruluş/gruplar ile yapılacak tüm iletişimlerinde kullanılacaktır. Erasmus + proje başvuru formunu doldurmadan önce, başvuru yapacak grup/kuruluş ve diğer tüm ortak kuruluşların Avrupa Komisyonunun Katılımcı Portalına kayıt olması gerekmektedir. PIC Kodu almak için izlenmesi gereken adımlar: Avrupa Komisyonu Kimlik Tanımlama Sistemine (ECAS) kayıt olunması: (ECAS üyeliği ile ilgili video adresinden izlenebilir) ECAS Web Sayfası ECAS Üyeliği için Kullanıcı Kılavuzu Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalı Tek Kayıt Sistemine (URF) kayıt olunması: URF Kayıt Sayfası URF Rehberi (PIC) Yasal ve finansal belgelerin sisteme yüklenmesi: Tüzel Kişilik Belgesi Finansal Yeterlilik Belgesi İlave Belgeler: Talep edilen proje hibesi toplamı Avrodan fazla ise başvuru sahibi kuruluş finansal kapasite analizi yapılabilmesine yönelik aşağıdaki belgeleri de sisteme yüklemelidir (Kamu kurumları, gruplar ve uluslararası kuruluşlar hariç). Kuruluş yasal temsilcisi kuruluşlarının projeyi gerçekleştirmek için yeterli idari kapasite ve finansal yeterliliğe sahip olduğuna dair bir doğruluk beyanı imzalayarak sunacaktır. Bilanço esasına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait bilanço belgesi sunacaktır. Bilançonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan bilançolar da kabul edilecektir. 10

11 İşletme defteri hesabına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait işletme hesabı tablosu (gelir/gider tablosu) sunacaktır. Tablonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan tablolar da kabul edilecektir. Detaylar için lütfen Program Rehberinin C Bölümüne bakınız. Başarılı bir kayıt işleminin sonunda kurumunuza bir PIC numarası verilecektir. Başkanlığımız tarafından hazırlanan ECAS ve PIC Kodu rehber videolarını izlemek için tıklayınız. V- YAPILAN BAŞVURULAR HANGİ ÖLÇÜTLER ÜZERİNDEN DEĞERLENDİRİLECEKTİR? Kaliteli bir Ana Eylem 2 başvurusu yapabilmek için, başvurunun nasıl değerlendirileceğinin bilinmesi önemlidir. Proje başvurularının değerlendirilmesi iki aşamada gerçekleştirilmektedir : 1- Ulusal Ajans uzmanları tarafından yapılacak olan uygunluk kontrolü (Başvuru formunda detaylandırılmıştır) 2- Gençlik alanındaki bilgi ve deneyimleri göz önünde tutularak seçilen veya bu konuda detaylı Hibe Ölçütleri bir eğitim verilen bağımsız dış uzmanlarca yürütülen içerik değerlendirmesi Projenin içerik değerlendirmesi bağımsız dış uzmanlar tarafından, aşağıdaki ölçütlere göre yapılacaktır. Projenin uygunluğu Teklifin aşağıdaki hususlarla uygunluğu: (azami 30 puan) - Eğitim, öğretim ve gençliğin bir veya daha fazla alanı ile ilgili Avrupa politikalarının hedefleri - Eylemin hedefleri ve öncelikleri (Lütfen "Stratejik Ortaklık Amaçları Nelerdir" bölümüne bakınız) Ne ölçüde: - Teklifin gerçek ve doğru bir ihtiyaç analizine dayandığı - Hedeflerin açıkça tanımlanmış, gerçekçi ve katılımcı kurum/kuruluşlar ile hedef grupların sorunlarını ele aldığı - Teklifin eğitim, öğretim ve gençliğin farklı alanları arasında sinerji yaratmaya uygun olduğu - Teklifin yenilikçi ve/veya daha önce katılımcılar tarafından yürütülmüş diğer girişimleri tamamlayıcı nitelikte olduğu - Teklifin tek bir ülkede yürütülen faaliyetlerle elde edilemeyecek sonuçlar aracılığıyla AB seviyesinde katma değer getirdiği 11

12 Proje tasarımı ve uygulamasının kalitesi (azami 20 puan) Hazırlık, uygulama, izleme, değerlendirme ve yaygınlaştırma ile ilgili uygun aşamalar da dahil, çalışma programının netliği, bütünlüğü ve kalitesi Proje hedefleri ve teklif edilen faaliyetler arasında tutarlılık Teklif edilen metodolojinin kalitesi ve fizibilitesi Proje uygulamasının yüksek kalitede olmasını, zamanında ve bütçesine uygun tamamlanmasını sağlamak için, kalite kontrol tedbirlerinin mevcudiyeti ve uygunluğu Projenin maliyet açısından ne kadar etkin ve her bir faaliyete uygun kaynak tahsis ediyor olması Eğer proje eğitim, öğretme veya öğrenme faaliyetleri içeriyorsa: Bu faaliyetlerin proje amaçlarına ne ölçüde uygun olduğu ve uygun sayıda katılımcıyı kapsaması Katılımcıların öğrenme çıktılarının tanınması ve doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi, Avrupa şeffaflık ve tanınma araçları ve ilkeleri ile uyumu Proje ekibinin ve ortaya konulan işbirliğinin kalitesi (azami 20 puan) Etki ve yaygınlaştırma (azami 30 puan) Ne ölçüde: - Proje, tüm proje aşamalarını başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için gerekli profile, deneyime ve uzmanlığa sahip tamamlayıcı katılımcı kurum/kuruluşların uygun bir karışımını içermektedir. - Sorumluluk ve görevlerin dağılımını, tüm katılımcı kurum/kuruluşların projeye adanmışlıklarını ve aktif katkılarını ortaya koymaktadır - Proje türü ile ilgili ise, proje eğitim, öğretim, gençlik alanlarından ve diğer sosyo-ekonomik sektörlerden kurum/kuruluşları içermektedir - Proje faaliyetine yeni katılımcılar dâhil edilmektedir Katılımcı kurum/kuruluşların kendi aralarında ve diğer ilgili paydaşlarla etkin koordinasyon ve iletişim mekanizmalarının varlığı Projede planlandığı takdirde, bir Ortak Ülkeden katılımcı kurum/kuruluşun projede yer alması, projeye nasıl bir katma değer sağlıyor (söz konusu katılım yeterince gerekçelendirilmez ise, proje seçilmek üzere dikkate alınmayacaktır.) Proje çıktılarını değerlendirmeye yönelik alınan kararların kalitesi Projenin potansiyel etkisi: - Proje döngüsü içinde ve sonrasında katılımcılar ve katılımcı kurum/kuruluşlar üzerinde - Yerel, bölgesel, ulusal seviyede ve/veya Avrupa seviyesinde projeye doğrudan katılan kurum/kuruluş ve bireylerin dışında Yaygınlaştırma planının kalitesi: katılımcı kurum/kuruluşların içinde ve dışında proje çıktılarını paylaşmaya yönelik tedbirlerin uygunluğu ve kalitesi 12

13 İlgili olması halinde, teklifte, elde edilen çıktıların, belgelerin ve yayınların ücretsiz kullanıma sunulma durumunun ve orantısız kısıtlamalar olmaksızın açık lisanslar aracılığıyla nasıl tanıtılacağının teklifte ne ölçüde açıklandığı Projenin sürdürülebilirliğinin sağlaması için yapılan planlamanın kalitesi: AB hibesi kullanıldıktan sonra bir etkiye sahip olma ve çıktıların devam etme kapasitesi Hibe tahsisi açısından dikkate alınabilmeleri için, teklifler en az 60 puan almalıdır. Ayrıca, teklifler yukarıda söz edilen hibe ölçütlerinin her bir kategorisinde azami puanın en az yarısını almalıdır (başka bir deyişle proje uygunluğu ve "etki ve yaygınlaştırma" kategorileri için en az 15 er puan; projenin tasarımının ve uygulamasının kalitesi ile proje ekibinin ve işbirliği düzenlemelerinin kalitesi kategorileri için en az 10 ar puan). VI-BAŞVURU FORMUNU NEREDEN İNDİRİLİR, NASIL DOLDURULUR VE GÖNDERİLİR? 1.Adım: Başvuru formunun indirilmesi Başvuru formu TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi nden indirilmelidir. 2.Adım: Başvuru formunun doldurulması Başvuru formu doldurulurken; Program Rehberi ve ilgili başvuru rehberleri dikkate alınmalıdır. Başvuru esnasında gerekli olan tüm ek belgeler başvuru formuna eklenmelidir. (Belge ekleme işlemi pdf formatındaki başvuru formunda yer alan Ekler bölümünden yapılmalıdır). Eklenmesi gereken belgeler: Doğruluk Beyanı : Başvuru formundaki doğruluk beyanı sayfasının imzalanıp taranmış hali, Ortaklık Yetki belgesi Mandate : Ortaklık yetki belgelerinin formatı TURNA sisteminden (başvuru formu listesi) veya aşağıdaki adresten indirilebilir: Ortaklık Yetki Belgeleri. Yabancı ortaklar için İngilizce form, Türkiye den ortaklar için Türkçe form kullanılabilir. Her bir ortak için ayrı ayrı oluşturulmalı ve ortak ile birlikte koordinatör tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). Taranarak elektronik forma eklenmesi yeterlidir, ulusal ajansa postalanmayacaktır. "Project title" yazan her yere proje adı yazılmalıdır (üst bilgi alanı dahil). "Partner" yazan bölümlerde ortağın bilgisi, "coordinator" yazan bölümlerde ise koordinatörün bilgisi girilmelidir. "Ortaklık Yetki Belgesi" eğer başvuru aşamasında eklenememiş ise daha sonra ulusal ajansın talebi üzerine değerlendirme aşamasında temin edilebilir, hiç bir durumda sözleşme aşamasından daha geç sunulamaz. 13

14 Faaliyet Tabloları : Faaliyet tablolarının formatına adresinden erişilebilir. Faaliyet tablolarında akış no ve faaliyet no alanlarına ait bilgiler başvuru formunun G1 bölümünden alınacaktır. Faaliyet tarihlerine seyahat tarihleri dahil edilmeyecektir. Seyahat tarihleri (gidiş ve dönüş virgülle ayrılarak) ilgili kutusuna yazılacaktır. Başvuru formunun içinde faaliyet tarihlerinden ve detaylarından G. Ana Faaliyetler bölümünde de bahsetmeniz gerektiğini unutmayınız. O bölümdeki karakter sınırlaması nedeniyle vermek istediğiniz ilave bilgileri faaliyet tablosuna ekleyebilirsiniz. Faaliyet tablosunda saat vermeniz gerekli değildir, öğleden önce ve sonrası şeklinde anlatınız, gerekirse akşam yapılacak faaliyetleri öğleden sonra bölümünün sonuna ekleyiniz. İç Ortaklık Anlaşması : Her bir proje ortağıyla İç Ortaklık Anlaşması nın imzalanması şiddetle önerilir (Ortaklık yetki belgesinden ayrı olarak). İç ortaklık anlaşması kriz durumlarında ortaya çıkan sorunların başvuran tarafından ve Ulusal Ajans tarafından müdahale edilmesine yardımcı olacak bir belgedir. Ek-1 de İç Ortaklık Anlaşması nın formatı bulunmaktadır. Program rehberinde belirtilebilecek diğer ek belgeler 3.Adım: Başvuru formunun gönderilmesi Başvuru formu üzerindeki Gönder (Submit) butonuna basılarak çevrim içi gönderim yapılmalıdır. Başvuru formunun gönderim işleminin tamamlanabilmesi için form ayrıca TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemine de yüklenmelidir. Tüm başvurular çevrimiçi yapılacak olup, başvuru formları kâğıt çıktı olarak gönderilmeyecektir. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul edilmeyecektir. 14

15 BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI GENEL AÇIKLAMALAR Başvuru aşaması ile ilgili detaylı açıklama ayrıca okunabilir. Başvuru formunu doldurmadan önce ECAS üyeliğinizin bulunması ve kurumunuza ait PIC numarası almış olmanız gerekmektedir. Ana Eylem 2 altındaki Gençlik Çalışmaları hibe başvurusunun, elektronik başvuru formu (e-form) doldurularak yapılması zorunludur. Söz konusu e-form, TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi nden indirilmelidir. Bunun için kurumunuzun TURNA sistemine kayıt olması gerekmektedir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, Başvuru Formları sekmesinden Gençlik Alanında Stratejik Ortaklıklar (Stratejik Partnership for Youth) başvuru formunu indirebilirsiniz. Bu form, Adobe Reader kullanılarak açılabilen ve düzeltilebilen bir PDF dosya formatındadır. Başvuru sahiplerinin Adobe Reader programının adresinden de indirilebilecek son güncel sürümünü kullanmaları tavsiye edilir. Bilgisayarınızda Adobe Reader 10 ya da daha yüksek versiyonunun yüklü olması tavsiye edilir.. TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi nden indirilen başvuru formu, bilgisayara yüklendikten sonra, artık doldurmak için internet bağlantısına gerek kalmamaktadır. Bununla beraber, PIC kodunun kontrol edilmesi ve başvuru formunun her biten sayfasının validate butonuna basılarak geçerliliğinin onaylanması gerekmektedir. Formun onay işleminin yapılabilmesi için zorunlu alanların doldurulması gerekir. Gri renkli alanlar, Önceden doldurulmuş veya hesaplanmış alanlar olup üzerlerinde değişiklik yapılamaz. Bazı bölümlerde + ya da butonlarını kullanarak formlara satır/sütun eklenebilir veya çıkarılabilir. Verilerinizin kaybolmaması için girdiğiniz bilgileri sık sık kaydetmeniz önemlidir; kayıt işlemine ara verip daha sonra kaldığınız yerden devam etmeniz mümkündür. BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR 1. Ana Eylem 2 (KA205) başvuru formu Gençlik Alanında Stratejik Ortaklıklar kapsamında hazırlanan projeler için doldurulmalıdır. 2. Form İngilizce doldurulmalıdır. 3. Proje başvuruları için bu yıl 2 dönem bulunmaktadır. Her yıl için Program Rehberi nde yazan son başvuru tarihleri ve proje başlama/bitiş tarihlerine dikkat edilmelidir. 15

16 A. GENEL BİLGİ Bu bölüm, başvuru formu ile ilgili genel bir görüş verir. Başvuru formunu oluşturan ana bölümlerin içeriği kısaca açıklanmaktadır. B.İÇERİK Bu bölüm yapılan başvuruya özel veri tablosundan oluşmaktadır. Program adı, Ana Eylem, Faaliyet ve Faaliyet Tipi, Teklif Çağrısı, Başvuru Dönemi ve Son Başvuru Tarihi bölümleri önceden doldurulmuş olarak gelir. Başvuru formunun İNGİLİZCE doldurulması gerekmektedir. Bu bölümde formu doldurmak için kullanılan dil: İngilizce olarak belirtilmelidir. Önceden doldurulmuş olarak gelen; Ana Eylem, Faaliyet ve Faaliyet Tipi bölümlerinin başvuru yapılan hibeye yönelik olduğu kontrol edilmelidir. Gençlik alanında yapılacak bir Ana Eylem 2 Stratejik Ortaklıklar - Yenilik ve İyi Uygulamaların Değişimi için İşbirliği hibe başvurusu aşağıdaki detayları içermelidir : Ana Eylem : Yenilik ve İyi Uygulamaların Değişimi için İşbirliği Faaliyet : Stratejik Ortaklıklar Faaliyet Tipi : Gençlik Alanında Stratejik Ortaklıklar 16

17 B.1. Projenin Tanımı Bu alanda önceden doldurulmuş olarak gelen tek bölüm, grup/kuruluş adı ve başvuru formu hash kodudur. Diğer tüm bölümler, başvuru sahibince doldurulmalıdır. 30 Nisan 2014 tarihinde başvurusu yapılan tüm projeler için proje başvuru tarihi, 01 Eylül 28 Şubat tarihleri arasında olmalıdır. Proje süresi 6 ay ile 2 yıl arasında olabilir. Söz konusu proje süreleri, sadece belirtilen proje faaliyetlerinin süresini değil, tüm projenin süresini belirtmektedir. Yapılacak tüm proje faaliyetleri bu belirtilen proje süresi içerisinde tamamlanmalıdır. Bu yüzden, planlanan çıktıları elde etmek için gerçekleştirilmesi gereken proje faaliyetlerinin tamamlanabileceği gerçekçi bir süre belirtilmesi gerekmektedir. B.2. Başvuru Sahibi Grup/Kuruluşun Ulusal Ajansı Yandaki oklar ile açılan seçeneklerden seçilmelidir. C. KATILIMCI GRUP/KURULUŞ(LAR) C.1.Başvuran Grup/Kuruluş Bu bölümde, başvuru sahibi olan grup/kuruluş ile ilgili bilgi verilmesi beklenmektedir. Proje hibe almak üzere seçildiği takdirde, Ulusal Ajans ile proje sözleşmesini imzalamaya yetkili kuruluş, başvuruyu yapan kuruluş olacaktır. Bu bölüm doldurulmadan önce, başvuru sahibi kuruluş ve ortaklarının Avrupa Komisyonunun Katılımcı Portalına kayıt olarak, 9 haneli PIC numarasını almaları gerekmektedir. Daha fazla bilgi, bu rehberin madde 4- Avrupa Komisyonunun Katılımcı Portalına kayıt olunuz bölümünde bulunabilir. C.1.1.Profil Bu bölüm, Avrupa Komisyonunun Katılımcı Portalına kayıt olurken verilen bilgilerle hazır doldurulmuş olarak gelir. Buradaki bilgilerin kontrol edilmesi ve düzeltme yapılması gerekiyorsa, Katılımcı Portalının güncellenmesi gerekir. 17

18 C.1.2.Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Formun bu bölümünde, başvuru sahibi grup/kuruluşun kısaca tanıtılması ve grup/kuruluşun proje konusu ile ilgili faaliyet ve tecrübelerine ilişkin bilgi verilmesi istenmektedir. Bunun yanında, projede görev alacak anahtar personelin ilgili beceri ve deneyimleri de belirtilmelidir. Eğer daha önce benzer bir proje gerçekleştirilmiş ise, proje tecrübesi olarak belirtilmelidir. Her bir alt bölüm 5000 karakter ile sınırlandırılmıştır. Son olarak, başvuru sahibi kuruluşun son üç yıl içerisinde Avrupa Birliği programlarının herhangi birinden hibe kullanıp kullanmadığı, Evet veya Hayır seçeneklerinden biri seçilerek belirtilmelidir. Eğer Evet seçilirse, daha fazla bilgi verilmesi gerekir. C.1.3.Yasal Temsilci Başvuru formunu ve eğer proje hibe almak üzere seçilirse, sözleşmeyi başvuru sahibi kuruluş adına imzalamaya yetkili kılınmış yasal temsilciye ilişkin bilgi verilmelidir. Eğer yasal temsilcinin irtibat adresi, başvuru sahibi kuruluşun adresinden farklıysa, formdaki kutucuğun işaretlenmesi ve irtibat bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. C.1.4.İrtibat Kişisi İrtibat kişisi yasal temsilci tarafından belirlenir. Söz konusu kişi, başvuru sürecinde, proje kabul edildiği takdirde hibe sözleşmesi aşamasında ve proje süreci boyunca proje ile ilgili her konuda irtibat kurulacak kişidir. C.2. Ortak Kuruluşlar Bir Stratejik Ortaklık projesi uluslararası işbirliği üzerine kurgulanmıştır ve en az 2 farklı Program ülkesinden iki katılımcı kuruluşu içerir. Bu bölüme projede ortak olarak yer alan yurtdışı kurum/kuruluşların PIC numaraları sırasıyla girilecektir. Tüm ortaklar proje başvurusu aşamasında belirlenmiş olmalıdır. Proje ortaklarını belirlerken, başvuru sahibi kuruluşun projeyi ve ortaklığı yönetebilme kapasitesi göz önünde tutulmalıdır. Ana Eylem 2, Program Ülkeleri ve Ortak Ülkelerdeki kuruluşlara açık bir programdır. Bununla birlikte, Ortak Ülkelerdeki kuruluşlar, katılımları projeye özel beceri ve/veya deneyimleri gibi sebeplerle önemli bir katma değer getirdiği takdirde projede yer alabilirler. Ortak Ülkelerde gerçekleştirilebilecek faaliyetlerin kısıtlı olduğuna dikkat edilmelidir. Örneğin, Ortak ülkelere yapılacak veya oradan katılım sağlanacak eğitim, öğretim veya öğrenim faaliyetleri uygun faaliyet değildir. Ayrıca çoğaltıcı faaliyetler hiçbir şekilde Ortak Ülkelerde düzenlenemez. Ortaklığın her bir üye kuruluşu için Mandate adı verilen Ortaklık Yetki Belgesi nin, tüm ortaklara ayrı ayrı imzalatılması gerekmektedir. Söz konusu belge, başvuru sahibi kuruluş ile ortak arasındaki bir anlaşmadır. Her ne kadar, bu belgelerin başvuru ile sisteme yüklenmesi beklense de, bu bir 18

19 zorunluluk değildir, en geç proje sözleşmelerinin imzalaması aşamasına kadar ortaklardan bu belge temin edilir. Avrupa Komisyonunca standart olarak hazırlanmış olan bu belge, TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi nden indirilebilir. Ortaklara ait PIC numarası girildikten sonra PIC i Kontrol Et sekmesine basılarak gelen bilgilerin doğruluğu kontrol edilmelidir. Bilgilerde bir değişiklik olması durumunda, başvuru sahibi tarafından ortaklara Katılımcı Portalı (The Participant Portal) nda gerekli güncellemeleri yapmaları bildirilmelidir. C.2.1. Profil Bu bölüm, Avrupa Komisyonunun Katılımcı Portalına kayıt olurken verilen bilgilerle hazır doldurulmuş olarak gelir. Buradaki bilgilerin kontrol edilmesi ve düzeltme yapılması gerekiyorsa, Katılımcı Portalının güncellenmesi gerekir. C.2.2. Akreditasyon Gayri resmi grup olarak değil de kurumsal (tüzel kişilik) adına başvuru yapılacak ise kuruluşun daha önce Başkanlığımızca akredite edilip edilmediği, akredite edilmiş ise akreditasyon türü belirtilmelidir. Ancak bir gençlik grubu olarak başvuru yapılacaksa bu alan boş bırakılmalıdır. C.2.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Formun bu bölümünde, ortak kuruluşun kısaca tanıtılması ve kuruluşun proje konusu ile ilgili faaliyet ve tecrübelerine ilişkin bilgi verilmesi istenmektedir. Bunun yanında, projede görev alacak anahtar personelin ilgili beceri ve deneyimleri de belirtilmelidir. Eğer daha önce benzer bir proje gerçekleştirilmiş ise, proje tecrübesi olarak belirtilmelidir. Her bir alt bölüm 5000 karakter ile sınırlandırılmıştır. Son olarak, ortak kuruluşun son üç yıl içerisinde Avrupa Birliği programlarının herhangi birinden hibe kullanıp kullanmadığı, Evet veya Hayır seçeneklerinden biri seçilerek belirtilmelidir. Eğer Evet seçilirse, daha fazla bilgi verilmesi gerekir. C.2.4. Yasal Temsilci Bu bölümde, Ortak kuruluşu temsile yetkili kılınmış yasal temsilciye ilişkin bilgi verilmelidir. Eğer yasal temsilcinin irtibat adresi, kuruluşun adresinden farklıysa, formdaki kutucuğun işaretlenmesi ve irtibat bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. C.2.5. İrtibat Kişisi İrtibat kişisi yasal temsilci tarafından belirlenir. Söz konusu kişi, başvuru sürecinde, proje kabul edildiği takdirde tüm proje süreci boyunca, ortak kuruluşta proje ile ilgili her konuda irtibat kurulacak kişidir. 19

20 Ortak Ekleme Başvuru formuna eklenecek ilave ortaklar, Ortak Ekle sekmesine basılarak eklenebilir. Bu şekilde, her bir ortak kuruluş için yeni bir bölüm eklenmiş olur. Eğer bir ortağın çıkarılması gerekiyorsa, Ortağı Kaldır sekmesi kullanılarak, ortak başvuru formundan silinebilir. Bu şekilde, sadece en son eklenen ortağın silinebileceği unutulmamalıdır. Bu yüzden, başvuru formu doldurulmaya başlanmadan önce, ortaklık yapısının son halini almış olması önemlidir. D. PROJENİN TANIMI 7 ana bölümden oluşması beklenen Proje Açıklaması bölümünde şu başlıkların yer aldığı soruların cevaplanması beklenir: 1- Mevcut durum tanımlaması, belirlenen ihtiyaç ve hedef kitle 2- Yenilikçilik 3- Proje konsorsiyumunun yapısı, ortakların seçilme ölçütleri ve özellikleri, 4- Ortaklar arası işbirliği ve iletişim planlaması 5- Projenin ele aldığı öncelikler 6- Projenin ele aldığı konular 7- Projenin beklenen çıktı ve sonuçları Her bir proje teklifinin başlangıç noktası, hedef grupların ve sektörlerin ihtiyaçlarının tutarlı ve detaylı bir tanımlaması ile birlikte bu ihtiyaçların gerekçelendirilmesi olmalıdır. Bu bölümde, projenin ortaya çıkmasına neden olan ihtiyaçlar açıklanmalıdır. Bu bağlamda, öncelikli olarak mevcut durum dikkate alınmalı ve ortaya konulacak çıktıların yenilikçi boyutu üzerinde durulmalıdır. Ortaya konulan ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenecek hedefler, gençlik alanında uygulanan ve hedeflenen Avrupa politikaları ile bağlantılı olmalıdır. Yeni eğitim/öğretim yöntemleri geliştirilmek veya var olanları transfer etmek amaçlanıyorsa, söz konusu alandaki mevcut uygulamaların detaylı bir şekilde açıklanması gerekir. Bunların yanında, her bir ortağın projeye taşıyacağı beceri ve deneyimler anlatılarak, proje ekibinin tanıtımı yapılmalıdır. Eğer Ortak Ülkelerden bir kuruluş projeye dahil edilmişse, bu kuruluşun katılımının projeye getireceği katma değer çok iyi anlatılmalıdır. Ortaklık içerisinde iletişim ve işbirliğinin ne şekilde sağlanacağı ve buna yönelik alınacak tedbirler açıklanmalıdır. Ortaklığın ortak çalışma dili seçilmeli ve başvuru formunun ortaklığın çalışma dilinde doldurulmasına özen gösterilmelidir. Proje ortağı kuruluşların, işbirliğini sağlamak ve projenin uygulama kalitesi için yüz yüze toplantılar yapmaları beklenmektedir. Bu yüzden, bu bölümde proje süreci içerisinde planlanan ulus ötesi toplantıların sıklığının, projenin hangi aşamasında ve nerede yapılacağının ve amacının ortaya konması gerekmektedir. Ayrıca bu ortaklık toplantılarına kimlerin katılacağı, katılmaları durumunda karar vericilerin katılım nedeni de buraya yazılmalıdır. 20

21 Ayrıca bu bölümde projenin ele aldığı öncelikler ve konular seçilmelidir. En fazla 2 öncelik ve 3 konu seçilebilir. Burada, proje süreci içerisinde beklenen sonuçların da detaylı bir açıklamasının yapılması beklenmektedir. Her bir alt bölüm 5000 karakter ile sınırlandırılmıştır. E. HAZIRLIK Bu bölümde, proje faaliyetlerinin başlangıcından önce, başvuru sahibi grup/kuruluşun ve diğer ortak kuruluşların yapmayı planladıkları proje hazırlık çalışmaları anlatılmalıdır. Proje hazırlığı planlanmadan proje uygulanamayacağından, bu bölümün dikkatle doldurulması önem arz etmektedir. Yapılabilecek hazırlık çalışmalarından bazıları; mevcut durum analizi ve değerlendirilmesi (bunun için kullanılacak araçlar da ayrıca açıklanmalıdır), proje ekibinin kurulması, proje ortakları arasında iletişimi sağlamaya yönelik yöntemlerin belirlenmesi, ortaklık tanışma faaliyetleri, proje konusu ile ilgili çalışan yerel paydaşların belirlenerek, irtibata geçilmesi şeklinde olabilir. Her bir alt bölüm 5000 karakter ile sınırlandırılmıştır. E.1. Proje Yönetimi Bu bölüm proje yönetimi ile ilgili sorulan dört sorudan oluşmaktadır. Burada projenin nasıl yönetileceği açıklanmalıdır. Ortaklığın idari ve finansal yapısı anlatılmalı ve proje uygulamasına ilişkin detaylı bir faaliyet zaman çizelgesi verilmelidir. Başvuru ile beraber, projenin zaman çizelgesinin teslim edilmesi zorunludur. Proje Yönetimi, projenin iş paketlerinden birisidir ve genel anlamda Koordinatör Grup/Kuruluş proje yönetiminden sorumludur. Koordinatörün proje yönetimi sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir: Proje çalışma programının hazırlanması (projenin farklı aşamalarının planlanmasını içerir) Proje ortaklarının görev ve sorumluluk dağılımının yapılması Bütçenin planlanması, yönetimi, ortaklar arası bütçe dağılımının yapılması Proje uygulamasının izlenmesi Projenin raporlanması Proje hedeflerine ulaşmak için, ortaklığın nasıl koordine edileceği açıklanmalıdır. Etkin bir proje yönetimi yapmak için, izleme ve değerlendirme yöntemlerinin proje başlangıcından itibaren kullanılması önemlidir. Projede görev alacak çalışanların profillerinin belirtilmesi gerekir. İzleme ve değerlendirme kontrollerinin ne sıklıkta yapılacağı vurgulanmalıdır. Başvuru sahibi grup/kuruluş, zamanında ve mevcut bütçe içerisinde kalınarak, projenin hedeflerine ulaşması ve öngörülen çıktıların elde edilmesi için gerekli planlamaları yapmalıdır. Hedeflenen çıktıların elde edilmesi kadar, değerlendirme ve yaygınlaştırılması da önemlidir. Projenin ulaşması 21

22 beklenen hedeflerin ve sonuçların nicel ve nitel olarak ne derece başarılı olduğunu değerlendirmede hangi göstergelerin kullanılacağı açıklanmalıdır. Bu alt bölüm için 5000 karakter limiti bulunmaktadır. F. UYGULAMA Bu bölümde proje faaliyetlerinin ne şekilde düzenleneceği anlatılmalıdır. Faaliyet planının hangi hedef gruba ve hangi ihtiyaca yönelik hazırlandığı ve bu gruba nasıl ulaşılmasının planlandığı, söz konusu ihtiyaçların giderilmesi için hangi sonuçların ortaya çıkarılacağı burada açıklanmalıdır. F. 1. Kısıtlı İmkanlara Sahip Kişilerin Dahil Edilmesi Erasmus+ Programı, kısıtlı imkanlara sahip gençler ile dezavantajlı altyapıdan gelenlere eğitim fırsatlarının açılarak, sosyal dışlanmanın önlenmesi ve eşitliğin sağlanmasını teşvik etmektedir. Kısıtlı imkanlara sahip olanlardan kastedilen; bireysel zorluklar veya imkansızlıklar nedeniyle ulus ötesi projelere katılamadığından dezavantajlı durumda olan bireylerdir. Dezavantajlı olmaya neden olan bireysel zorluklar ve imkansızlıklara ilişkin tanımlar, Avrupa Komisyonunca yayınlanan Erasmus+ Program Rehberinde detaylı olarak açıklanmaktadır. Proje, söz konusu hedef kitleyi içeriyorsa bu durum özellikle belirtilmelidir. Ayrıca bu hedef kitlenin yaşadığı zorluklar, projede bu zorlukları gidermek için öngörülen tedbirler de bu bölümde anlatılmalıdır. F. 2. Proje Faaliyetleri Bu bölüm üçe ayrılmıştır: - Fikri Çıktılar - Çoğaltıcı Etkinlikler - Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri Burada proje sırasında düzenlenmesi planlanan faaliyetler sıralanmalıdır. Söz konusu faaliyetler, projenin hedef ve çıktılarına ulaşmasını destekler nitelikte olmalıdır. 22

23 F.2.2. Çoğaltıcı Etkinlikler Bu bölüm projede fikri çıktıya yer verilmesi halinde aktif olacaktır. Proje kapsamında gerçekleştirilmesi planlanan ve elde edilen fikri çıktıların paylaşılması ve yaygınlaştırılmasını amaçlayan ulusal ve ulus ötesi konferansların / seminerlerin / etkinliklerin bu bölümde anlatılması gerekmektedir. Bu bölüme eklenecek her etkinliğin projenin aşamalarından biri içerisinde ve bir faaliyetin sonucu olarak ortaya çıkması beklenir. Burada etkinlik ismi, etkinlik çeşidi, etkinlik tanımı, hangi fikri çıktıyı içerdiği, her bir ortağın görev ve rolü, etkinliğe ilişkin tahmini başlangıç ve bitiş tarihleri ile faaliyet sorumlusu kuruluş detayları belirtilmelidir. Bu tür Çoğaltıcı Etkinliklerin, bir Ortak Ülkede gerçekleştirilmesinin uygun gider sayılmayacağı bilinmelidir. 23

24 F.2.3. Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri Projede gençlik çalışanlarının, öğrenme ve öğretme faaliyetleri öngörülüyorsa evet seçeneği işaretlenmelidir. Evet seçeneği işaretlendiğinde aşağıdaki tablo ortaya çıkmaktadır. Bu tabloya yapılacak faaliyet ile ilgili detaylı bilgi girilmesi istenmektedir. Gençlik çalışanlarının öğrenme/öğretme/eğitim faaliyetleri, projeye getireceği katma değer varsa desteklenebilir. Planlanan bu faaliyetin, projenin hedef ve çıktılarına ulaşmak için neden gerekli olduğu açıklanmalıdır. Bu bölümde belirtilen bireysel faaliyetin süresi seçilmelidir. Uzun dönem bir faaliyet 2 aydan 12 aya kadar sürebilir. Her bir faaliyet için, hangi ortak kuruluşun sorumluluğunda olduğu ve kaç kişiyi kapsadığı belirtilmelidir. Faaliyetin çıkış ülkesi Türkiye olarak seçilmelidir. Bu tür faaliyetlerin, bir Ortak Ülkede gerçekleştirilmesi mümkün değildir. G. İZLEME G.1. Etki Katılımcılar, katılımcı kuruluşlar, hedef gruplar ve ilgili paydaşlar üzerinde, yerel, bölgesel, ulusal, Avrupa ve uluslararası boyutta meydana gelmesi beklenen etkilerin neler olduğu ve söz konusu etkilerin ölçülmesinde hangi araçların kullanılacağının bu bölümde anlatılması gerekmektedir. Bu bölüm için 5000 karakter limiti bulunmaktadır. 24

25 G.2. Yaygınlaştırma ve Proje Sonuçlarının Kullanımı Somut sonuçlar ve ürünler üzerine odaklanmış olan Stratejik Ortaklık projeleri, hem ortaklık içerisinde hem de ortaklık dışında kullanıma elverişli olmalıdır. Bu bölümde yaygınlaştırma faaliyetlerinin ayrıntılı bir şekilde anlatılması beklenmektedir. Bu nedenle; ortaya konulması gereken yaygınlaştırmaya ilişkin strateji, başvurunun ayrılmaz bir parçasıdır. Proje hedef grupları ve muhtemel kullanıcıların, proje sonuçlarına erişimi ve kullanımına yönelik yapılacak çalışmalar açıklanmalıdır. Her ortağın ayrı ayrı kendi ülkesindeki yaygınlaştırma çalışmalarını planlamaktan sorumlu olması beklenirken; projenin bütününe ilişkin bir yaygınlaştırma stratejisinden ortaklık içerisinden bir kuruluşun görevlendirilmesi önerilir. Yaygınlaştırma; projenin çıktıları ve sonuçları ile ilgili bilgi paylaşımı yapılmasını, proje hedef kitlesi dışındaki grupların da proje sonuçlarına erişimi ve kullanımının desteklenmesi, projenin uygulanması sırasında hedef gruplardan alınacak geri bildirimlerle proje çıktılarının denenmesi ve değerlendirilmesini kapsamalıdır. Erasmus+ Programı kapsamında yapılacak projelerde, üretilen bütün materyallerin açık erişime imkan vermesi desteklenmektedir. Projenin fikri çıktısının olması halinde bu ürünlerin kamunun internet, dijital form vb. yollarla bedelsiz erişiminin nasıl sağlanacağının açıklanması gerekir. Herhangi bir sınırlama söz konusu ise nedenleri, boyutu ve sınırlamanın yapısı ifade edilmelidir. Proje sonuçlarının başkaları tarafından kullanılabilmesi ya da erişilebilir olmasının sağlanması için araçlar geliştirilmesi önemlidir. Bu bölümde ayrıca proje süresi sona erdikten ve hibenin tamamı kullanıldıktan sonra, proje sonuçlarının ulaşılabilirliğinin nasıl sağlanacağı açıklanmalıdır. Erasmus+ yaygınlaştırma platformunda, tüm proje çıktılarının ulaşılabilir durumda olması gerektiği unutulmamalıdır. Bu bölüm için 5000 karakter limiti bulunmaktadır. Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan Program Rehberi Ek II, sonuçların kullanılabilirliği ve yaygınlaştırma üzerine yararlanıcılar için pratik bir rehberi içermektedir. G.3. Sürdürülebilirlik Bu bölümde, proje çıktılarının sürdürülebilirliğine ilişkin belirlenen stratejinin ana hatları verilmelidir. Ayrıca proje süresi tamamlandıktan sonra, proje sonuçlarının ve faaliyetlerinin devamının nasıl sağlanacağı ve bunun için nereden kaynak bulunacağı konularında açıklama yapılması beklenmektedir. 25

26 H. BÜTÇE Erasmus+ hibesi, proje giderlerine yapılan bir katkıdır ve tüm proje giderlerini karşılamayı garanti etmediğinin bilinmesi gerekir. Ana Eylem 2 Stratejik Ortaklıklar başvurusu yapıldığında, elde edilmek istenen çıktı ve planlanan faaliyetlere göre aşağıdaki bütçe kalemleri altında hibe talebi yapılır : Proje Yönetimi ve Uygulaması Ulus ötesi Proje Toplantıları Fikri Çıktılar Çoğaltıcı Etkinlikler Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri (opsiyonel bütçe kalemidir) Seyahat Harcırah (bireysel katkı) Dil desteği Özel İhtiyaç Desteği İstisnai Giderler Bütün Stratejik Ortaklık projeleri, Proje Yönetimi ve Uygulaması, Ulus ötesi proje toplantıları için hibe talebini içerir. Diğer bütçe kalemleri yalnızca, fikri çıktı olarak daha önemli ve somut hedefleri, yaygınlaştırma ve kapsamlı öğretim, eğitim ve öğrenme faaliyetlerini içeren projeler tarafından talep edilebilir. Stratejik Ortaklık projesi için verilebilecek en yüksek hibe yıllık Avro dur. Başvuru aşamasında, program kapsamında oranları belirlenmiş bütçe kalemleri dikkate alınarak tahmini bir bütçe hesaplanmalıdır. Eğer bu hesaplamada bir hata yapılırsa ve bunu sonucunda gerekenden daha düşük bir hibe talebinde bulunulursa, projeye başarılı olması halinde yalnızca talep edilen kadar bir hibe tahsisi yapılabilecektir. Bu yüzden projede belirtilen faaliyet ve çıktılar ile talep edilen hibenin birbiri ile tutarlı olmasına dikkat edilmelidir. Başvuru formunda bütçe doldurulurken + sekmesi ile bütçe kaleminin ilgili olduğu ortağın PIC numarası eklenmelidir. Gerekli olan yerlerde, belirtilen proje giderinin gerekçesine ilişkin açıklama yapılmalıdır. (bu açıklama 5000 karakteri geçmemelidir) H.1. Proje Yönetimi ve Uygulama Proje Yönetimi ve Uygulama bütçesi, projede yer alan kuruluşlar, yönetim ve projenin uygulanması ile her maliyet ile bağlantılıdır. Bu proje yönetimini, küçük çapta öğrenme, öğretim ve eğitim materyalini, araçlarını ve yaklaşımlarını, sanal işbirliği çalışmaları ve yerel proje faaliyetlerini; bilgilendirme, tanıtım ve yaygınlaştırmayı içerebilir. Bu bütçe kalemi, ortak sayısına bağlı olarak otomatik hesaplanır ve kuruluşların PIC numarası buraya otomatik olarak gelir. 26

27 Başvuru sahibi grup/kuruluşa ve ortak kuruluşlara bu kalemden ödenebilecek tutarlar şu şekildedir: Başvuru sahibi grubun/kuruluşun proje faaliyetlerine katkı olarak 500 /ay Ortak kurum/kuruluşlara ise kurum başına ayda 250 talep edebilir. Bu kalem için proje başına verilecek miktar ayda 2750 Avroyu geçemez. Bu harcama kaleminden başvuran kuruluş ve dokuz ortak olmak üzere toplam on (10) katılımcı kuruma hibe sağlanabilmekte, on katılımcı kuruluştan sonrası için hibe desteği yapılmamaktadır. H.2. Ulus ötesi Proje Toplantıları Uygulama ve koordinasyon amaçlı olarak, proje ortakları arasında ve bir tanesinin ev sahipliğinde gerçekleştirilecek ortaklık toplantılarına katılım için yapılacak seyahat ve harcırah giderlerinin talep edildiği bu bütçe kalemi için, yapılması planlanan ortaklık toplantılarının sayısının, her ortak için katılımcı sayısının belirtilmesi ve ayrıca bunların ayrı ayrı gerekçelendirilmesi gerekmektedir. Bu bütçe kalemi altında, ortak kuruluşlarda proje ekibi içerisinde olan personelin ortak program ülkelerinden ortak ülkelere, ortak ülkelerde işbirliği yapılan kuruluşun proje ekibinin de ortak program ülkelerine toplantı yapmak amaçlı hareketliliği uygun gider olarak yazılabilir. Bu kısımda hangi ortak kuruluşun katılımcıları için bütçe talebi yapılmakta ise o kuruluşun PIC kodunu seçilmelidir. Toplantı numarası ve katılacak kişi sayısı manuel girilecektir. Toplantı yapılacak ülke için km mesafesi hangisine uygunsa o seçildiğinde, seyahat için bütçe otomatik hesaplanacaktır. Birden fazla toplantı varsa km farklarına dikkat edilmeli ve km mesafesi farklı ise ayrı ayrı sütunda gösterilmelidir. Örneğin seyahat kaleminde km aralığı için 575, 2000 km ve üzeri için 760 talep edilebilir. Ulus ötesi toplantılar için tüm ortakların seyahat tutarı yıllık Avroyu aşamaz. Seyahat aralığı Katılımcı başına ödenebilecek seyahat ve harcırah tutarı km km

28 H.3. Fikri Çıktılar Bu bütçe kalemi, yalnızca fikri çıktı üretmek amacıyla projeye dâhil olan kuruluşların personel masrafları için kullanılabilir. Fikri Çıktılar bütçe kaleminin bütçesi hazırlanırken de hangi ortak kuruluş için bütçe oluşturuluyorsa o kuruluşun PIC kodu seçilmelidir. Ürün kodunun yanında görülen sekmeyi tıklayarak hangi ürün için çalışma günü isteniliyorsa o ürünün kodunu seçilmelidir. Daha sonra hangi kategoride (yönetici, araştırmacı, teknik personel, idari personel) personel çalışacaksa o kategori seçilmelidir. Ülke kısmı, PIC kodu girildiğinde otomatik belirecektir. Kaç çalışma gün sayısı isteniyorsa girildiğinde ilgili kategorideki personel çalışma bütçesi otomatik hesaplanacaktır. Bu işlem her ürün ve her kategorideki personel için ayrı ayrı yapılmalıdır. Her bir kategoride yer alan personelin ülkelere göre alacağı günlük tavan ücret için Program Rehberinden ve aşağıdaki tablodan yararlanılabilir. TABLO A Fikri Çıktılar (Tutarlar Gün Başına Avro Cinsindendir) Tutarlar şu unsurlara bağlıdır: a) projeye katılan personelin profili ve b) personeli projeye dâhil olan katılımcı kuruluşun ülkesi Yönetici Öğretmen/ Eğitici/ Araştırmacı/ Gençlik çalışanı Teknisyen İdari personel B1.1 B1.2 B1.3 B1.4 Danimarka, İrlanda, Lüksemburg, Hollanda, Avusturya, İsveç, Lihtenştayn, Norveç, İsviçre Belçika, Almanya, Fransa, İtalya, Finlandiya, İngiltere, İzlanda Çek Cumhuriyeti, Yunanistan, İspanya, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Malta, Portekiz, Slovenya Bulgaristan, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya Eski Yugoslav Cumhuriyeti, Türkiye

29 TABLO B Fikri Çıktılar (Tutarlar Gün Başına Avro Cinsindendir) Yönetici Öğretmen/ Eğitici/ Araştırmacı/ Gençlik çalışanı Teknisyen İdari personel B1.1 B1.2 B1.3 B1.4 Avustralya, Kanada, Kuveyt, Makao, Fas, Katar, San Marino, Amerika Birleşik Devletleri Andorra, Brunei, Japonya, Yeni Zelanda, Singapur, Birleşik Arap Emirlikleri, Vatikan Şehir Devleti Bahamalar, Bahreyn, Ekvator Ginesi, Hong Kong, İsrail, Kore(Cumhuriyeti), Umman, Suudi Arabistan, Tayvan Afganistan, Arnavutluk, Cezayir, Angola, Antigua ve Barbuda, Arjantin, Ermenistan, Azerbaycan, Bangladeş, Barbados, Şili, Beyaz Rusya, Belize, Benin, Butan Krallığı, Bolivya, Bosna H e r s e k, Botsvana, Brezilya, Burkina Faso, Burundi, Kamboçya, Kamerun, Kape Verde, Orta Afrika Cumhuriyeti, Çad, Çin, Kolombiya, Komoros, Kongo (Brazavil), Kongo (Kinşasa), Cook Adaları, Kosta Rika, Küba, Cibuti, Dominika, Dominik Cumhuriyeti, Doğu Timur, Ekvator, Mısır, El Salvador, Eritre, Etiyopya, Fiji, Gabon, Gambia, Georgia, Gana, Grenada, Guatemala, Gine(Cumhuriyeti), Gine-Bissau, Guyana, Haiti, Honduras, Hindistan, Endonezya, İran, Irak, Fildişi Sahilleri, Jamaika, Ürdün, Kazakistan, Kenya, Kiribati, Kore(DPR), Kosova, Kırgızistan, Laos, Lübnan, Lesoto, Liberya, Libya, Madagaskar, Malavi, Malezya, Maldivler, Mali, Marşal Adaları, Moritanya, Morityus, Meksika, Mikronezya, Moldova, Moğolistan, Dağlık Karabağ, Fas, Mozambik, Myanmar, Namibya, Nauru, Nepal, Nikaragua, Nijer, Nijerya,Niue, Pakistan, Palau, Filistin, Panama, Papua Yeni Gine, Paraguay, Peru, Filipinler, Rusya Federasyonu, Rvanda, Samoa, Sao Tome ve Principe, Senegal, Sırbistan, Seyşeller, Sierra Leone, Solomon Adaları, Somali, Güney Afrika, SriLanka, St.Lucia, St.Vincent ve Grenadinler, St. Kitts ve Nevis, Sudan, Surinam, Svaziland, Suriye, Tacikistan, Tanzanya, Tayland, Togo, Tonga, Trinidad ve Tobago, Tunus, Türkmenistan, Tuvalu, Uganda, Ukrayna, Uruguay, Özbekistan, Vanuatu, Venezuela, Vietnam, Yemen, Zambiya, Zimbabve İhtiyaç halinde çoğaltmak için + ve - sekmeleri kullanılarak ekleme/çıkarma yapılabilir. Projede çalışan yönetici ve idari personel için talep edilecek personel giderinin Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçe kalemi içerisinden karşılanması beklenmektedir. Bütçede çakışmayı önlemek amacıyla, Fikri Çıktılar bütçe kaleminde talep edilecek gidere konu olan personelin projede bulunmasının tek tek gerekçelendirilerek açıklanması gerekmektedir. 29

30 H.4. Çoğaltıcı Etkinlikler Çoğaltıcı Etkinlik bütçe kalemi, eğer Fikri Çıktılar bütçe kaleminde hibe talebi olmuşsa doldurulabilir. Çoğaltıcı etkinlikler, proje ile geliştirilen fikri çıktıların değerlendirilmesi, yaygınlaştırılması, alandaki diğer kuruluşlarla paylaşılması ve duyurulması amacıyla planlanan faaliyetlerdir. Tek başlarına proje içerisinde bir işlevi olamamaktadır. Proje, Çoğaltıcı Etkinlik içeriyorsa hangi ortak kuruluş için bütçe talep edilecekse o kuruluşun PIC kodu seçilir. Etkinlik/organizasyon kodu aynı bölümde yanda bulunan sekme seçilerek belirlenmelidir. Bu etkinlik/organizasyona bütçesi yapılmakta olan ortak kuruluş ile ortaklar adına katılım sağlayacak kişi sayısı manuel olarak girilir. Kişi başına verilecek rakam otomatik olarak görünecektir. Bu harcama kalemi kapsamında çoğaltan etkili etkinliklere/konferanslara/seminerlere katılacak her bir yerel katılımcı için verilecek hibe miktarı 100 Avro, her bir yabancı katılımcı başına verilecek hibe miktarı 200 dur. Bu harcama kalemi için verilecek toplam maksimum hibe miktarı ise dur. H.5. Öğrenme/Eğitim/Öğretim Faaliyetleri Bu bütçe kalemi, öğrenme, eğitim ve öğretim faaliyetleri için kullanılabilir. Burada belirtilen hareketlilik faaliyetlerinin, proje hedeflerine ulaşmak bakımından önemi gerekçelendirilmelidir. Örnek olarak; proje test edilmesi gereken bir eğitim modülünün geliştirilmesi üzerine kurgulanmışsa, bu test aşaması için pilot bir grup bu eğitimi almak üzere oluşturulabilir. Bu gruba yönelik faaliyetler, bu bütçe kalemi içerisinde maliyetlendirilir. H.5.1. Seyahat Proje kapsamında düzenlenecek öğrenme, eğitim ve öğretim faaliyetine katılım sağlayacak her bir katılımcının bağlı olduğu proje ortağı kuruluşa ait PIC kodu girilmelidir.. Faaliyet tipi seçilmeli ve her bir ortak için katılımcı sayısı belirtilmelidir. Faaliyetin gerçekleşeceği ülkenin Türkiye ye uzaklığını içeren kilometre aralığı da seçilerek seyahat bütçesi hesaplanmış olacaktır. Bu işlemin faaliyete katılım sağlayacak her ortak için tek tek yapılması gerekmektedir. Faaliyete katılım sağlayacak kişilere refakat edecek kişiler için de yine bu başlık altında bütçe talebi yapılmalıdır. Bu kısımda yer alan + ve - sekmeleri kullanılarak satır ekleyip çıkarılabilir.. Seyahat aralığı Katılımcı başına ödenebilecek seyahat tutarı km km

31 H.5.2. İaşe Proje kapsamında gerçekleştirilecek hareketlilik faaliyetleri için kısa dönem öğrenme, eğitim, öğretim faaliyetler ve uzun dönem öğrenme, eğitim, öğretim faaliyetleri olmak üzere iki kategoride bütçe talep edilmesi gerekmektedir. Faaliyete katılım sağlayacak ortak kuruluşun PIC kodu seçildiğinde faaliyet no aktifleşmektedir. Faaliyet numarası, gidilecek ülke, katılımcı sayısı girildiğinde talep edilebilecek iaşe miktarı hesaplanacaktır. Kısa dönem öğrenme, eğitim, öğretim faaliyetler ve uzun dönem öğrenme, eğitim, öğretim faaliyetleri nde faaliyetin süresine göre her bir katılımcının alacağı iaşe miktarlarını öğrenmek için Program Rehberinden yararlanılabilir. + ve - sekmeleri kullanılarak ihtiyaç kadar satır eklenip çıkarılabilir. Bu tip hareketliliklerin belli şartlara bağlı olduğu unutulmamalıdır ; projenin hedef ve sonuçlarına ulaşmak için ne derece önemli olduğu gerekçelendirilmelidir. Aksi takdirde kabul edilmez. Stratejik Ortaklık projelerinin Hareketlilik Projeleri olmadığı unutulmamalıdır. Hareketliliklere katılacak katılımcıların, harcırah hesabı aşağıdaki gibi yapılır: Uzun dönem öğretme veya eğitim görevlendirmeleri Gençlik çalışanlarının uzun dönem hareketliliği Faaliyetin 14. gününe kadar: Katılımcı başına günlük B1.5 + Faaliyetin 15 ila 60. günleri arasında: Katılımcı başına günlük B1.6 + Faaliyetin 61. gününden 12 aya dar: Katılımcı başına günlük B1.7 Kısa dönemli ortak personel eğitim etkinlikleri Faaliyetin 14. gününe kadar: Katılımcı başına günlük 100 AVRO + Faaliyetin 15 ila 60. günleri arasında: Katılımcı başına günlük 70 AVRO 31

32 TABLO C UZUN DÖNEM ULUSÖTESİ EĞİTİM, ÖĞRETME VE ÖĞRENME FAALİYETLERİNDE KATILIMCILARIN HARCIRAHI (GÜN/AY BAŞINA AVRO CİNSİNDENDİR) 32

33 H.5.3. Dil Desteği Dil desteği, öğrenme, eğitim, öğretim faaliyetlerine katılacak katılımcıların hareketlilik sırasında ihtiyaç duyacakları için, yabancı dil yeterliliklerinin iyileştirilmesine yönelik desteği kapsar. Dil desteği, sıfırdan dil öğrenimini kapsamamaktadır ve talep edilen desteğin gerekçelendirilmesi gerekir. Dil desteği, yalnız 2 ay ile 12 ay süreli hareketlilikler için katılımcı başına 150 olarak bütçelendirilebilir. H.6. Özel İhtiyaçlar Projede özel ihtiyaç sahibi engelli katılımcı yer alıyorsa, başvuru formunda talep edilmesi kaydıyla bu kişi/kişilerin ihtiyaçları %100 oranında karşılanacaktır. Bunun için başvuru formunda, özel ihtiyaç sahibi katılımcısı olan ilgili ortağın PIC kodu girilerek, özel ihtiyaç sahibi katılımcı sayısı belirtilmeli, özel ihtiyaç durumu tanımlanmalı, bu ihtiyacın hangi faaliyet ile ilgili olduğunu belirtilmelidir. Bu bölüme ihtiyaç duyulan hibe miktarının götürü olarak girilmesi yeterli olacaktır. H.7. İstisnai Giderler İstisnai giderler, ortaklık dışından mal, hizmet (kitapların basılması, web sitesinin oluşturulması vs.) ve cihazların satın alınması kapsar. Söz konusu satın alımların, mutlaka gerekçelendirilmesi gerekmektedir. Bunların yanında değerlendirme gibi bazı görevlerin eğer bu konuda çalışabilecek bir ortak projeye dahil edilemiyorsa- bir araştırma enstitüsü veya üniversite gibi dış kuruluşlara verilmesi de bir şekilde hizmet alımına girmektedir. Prensip olarak, bu istisnai giderler, toplam bütçe giderinin % 30 unu aşmayacak şekilde planlanmalıdır. İstisnai Giderler kapsamında yapılan satın almalar daima ortaklığın dışındaki kuruluşlardan yapılır. Aynı kuruluş hem ortak hem de (mal/hizmet sağlayıcı) taşeron olarak projede yer alamaz. Hangi faaliyet kapsamında satın alma yapılacağı ve satın alma yapılacak kalemler faaliyet tablolarında ve bütçede gösterilmelidir. Hangi ortak satın alma yapacak ise, söz konusu maliyet, o ortağa bütçelendirilir. Satın alma giderlerini piyasadan teklif toplayarak maliyetlendirmek gerekir. Proje hibe almak üzere seçilirse, söz konusu satın almaların yapılacağı taşeronlar ile ayrı ayrı sözleşme imzalanması gerekir. Satın almalar kapsamında belirtilen maliyetlerin fatura ile belgelendirilmesi zorunludur. Belgelendirilen giderlerin %75 ne tekabül edecek miktarda hibe desteği verilecektir. Tamamının karşılanmayacağı unutulmamalıdır. Cihaz satın alımları, normal ofis cihazlarını ve hâlihazırda ortaklarca kullanılmakta olan cihazları kapsamamalıdır. Projenin gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan ve hâlihazırda sahip olunmayan cihazlar için destek sağlanacaktır. Her bir proje için sağlanacak istisnai kalemler harcama desteği en fazla Avrodur ve bu rakam toplam proje bütçesi ile orantılı olarak belirlenmelidir (prensip olarak toplam bütçenin %30 unu geçmemelidir). Bu kısımda yer alan + ve - sekmelerinden satın alma yapılacak mal, hizmet veya cihazlar arttırılıp eksiltilebilir. Projede ihtiyaç duyulan hizmetlerin, dışarıdan satın alınması yerine, ortak kuruluşlardan temin edilmesi teşvik edilmektedir. Proje için gerekli olan hizmetleri sağlayabilecek ortakların projeye dahil edilebilmesi, başarılı bir ortaklık yapısının göstergesi olur. 33

34 I.PROJE ÖZETİ Başvuru, çok iyi yazılmış, geniş kapsamlı bir özeti de içermelidir. Proje özeti, düz ve açık bir anlatımla yazılmalı, herhangi bir jargon içermemelidir. Özet, proje ile ilgili genel bir fikir vermelidir. Hazırlanacak proje özeti, Erasmus+ yaygınlaştırma platformunda yer alacaktır. Özet kısa, öz, açık olmalı ve aşağıdaki hususları içermelidir: Projenin ortaya koyduğu ihtiyaç ve bu ihtiyacın gerekçesi (ilgili kanıtları içermelidir) Projenin hedefleri Ortakların sayısı ve profili Proje faaliyetlerinin açıklaması Projeyi yürütürken izlenecek yöntem Öngörülen sonuç ve etkilerin kısa açıklaması ve potansiyel uzun dönem etkileri Özetin, tüm proje başvurusu yazıldıktan sonra yazılması tavsiye edilir. Bu şekilde özet, tüm proje içeriğini yansıtabilecektir. I.1.Katılımcı Kuruluşların Özeti Burada yer alan tablo, formun önceki bölümlerinde girilmiş olan bilgiler ile otomatik olarak gelecektir. I.2. Bütçe Özeti Bu tablo, ortaklar arası bütçe dağılımının genel durumunu verir. I.2.1.Toplam Proje Hibesi Talep edilen toplam proje bütçesini yansıtan bu tablo, otomatik olarak gelecektir. Burada yazan bütçenin kontrol edilmesi ve gerekiyorsa önceki bölümlerde düzeltme yapılarak buradaki rakamın düzeltilmesinin sağlanması gerekmektedir. J. KONTROL LİSTESİ Başvuru formunu teslim etmeden önce aşağıdaki hususların kontrol edilmesi önemlidir: Doğru Ana Eylem 2 Başvuru Formu kullanılmıştır. Başvuru formundaki gerekli tüm bölümler doldurulmuştur. Başvuru formu, başvuru sahibi kurumun bulunduğu ülke Ulusal Ajansına gönderilmiştir. Başvuru formu Erasmus+ Program Ülkelerinden birinin resmi dili kullanılarak doldurulmuştur. Bütün gerekli ilave belgeler eklenmiştir. - Doğruluk Beyanı - Mandate -Ortaklık Yetki Belgesi 34

35 - Stratejik Ortaklıklar Faaliyet Tablosu Ayrıca sunulması tavsiye edilen - Her bir proje ortağıyla imzalanmış olan İç Ortaklık Anlaşması ( Ek-1) Tüm ortaklar, tüzel kişilik formlarını URF ye yükledi mi? (Daha fazla bilgi için Program Rehberin C Bölümünde Seçilme Ölçütleri kısmına bakılabilir.) Hibesi Avronun üzerinde olan başvurular için, bilanço/gelir-gider tablosu katılımcı portalına eklendi mi? (Kamu kurumları ve Uluslararası Örgütlerden talep edilmemektedir) Yapılması planlanan başvurunun tarihi Program Rehberindeki son başvuru tarihleri ile uyumlu mu? Formun nihai hali kaydedilip saklamak üzere çıktı alındı mı? K. VERİ KORUMA BİLDİRİMİ Başvuru sahibinin Doğruluk Beyanını imzalamadan önce veri koruma bildirimini okumaları gerekmektedir. L. DOĞRULUK BEYANI Başvuru sahibi kurum/kuruluşun yasal temsilcisi Doğruluk Beyanı sayfasının kağıt çıktısını almalı, dikkatli bir şekilde okumalı, beyan bölümünü el yazısı ile doldurmalı ve imzalamalı, varsa kurum mührünü tatbik etmelidir. Onaylanan Doğruluk Beyanı taranıp başvuru formu sunulmadan önce formda yer alan Ekler bölümüne eklenmelidir. M. EKLER Kurum yasal temsilcisi tarafından onaylanmış olan Doğruluk Beyanı belgesi, Mandate (Ortaklık Yetki) belgesi ve Faaliyet tablosu başvuru formuna eklenecektir. Belge yüklemek için kutunun sağ tarafında bulunan ekle butonuna basılır ve ilgili belge bilgisayardan bulunarak yüklenir. Yanlışlıkla yüklenen belgeler çıkar butonuna basılarak çıkarılabilmektedir. Not: Başvuru formuna ek belge yüklemede sınırlama bulunduğundan fazla sayıda yapılacak yüklemeler için aynı türdeki belgelerin birlikte taratılarak tek parça halinde sisteme yüklenmesi gerekmektedir. N. BAŞVURU FORMUNUN SUNULMASI Başvuru formları sadece elektronik ortamda sunulacak olup, diğer tüm gönderimler kabul edilmeyecektir. 35

36 N.1. Veri Onaylanması Form elektronik olarak sunulmadan önce, her sayfanın Onayla butonuna basılarak onaylanması gerekmektedir. Formun yalnız nihai versiyonu elektronik olarak sunulacaktır. N.2. Standart Proje Teslim Prosedürü Faks veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik yapamazlar. Başvuru sahibi kurum/kuruluş(lar), başvuru formlarını sunmadan önce forma son şeklini verdiklerinden emin olmalı ve gerekirse sunmadan önce tekrar gözden geçirmelidir. Sisteme en son yüklenen form geçerli form olarak kabul edilecektir. Başvuru formunun sisteme yüklenebilmesi için internet bağlantısı gerekmektedir. Tekrar hatırlatmak gerekirse; form yüklenmeden önce, bütün bölümlerinin onaylanmış ve istenen eklerin başvuru formuna eklenmiş olması gerekmektedir. Başvuru yapılmadan önce, yükleme işlemi esnasında ve daha sonra doğabilecek teknik sorunlara karşı, formun nihai halinin başvuru yapılan bilgisayara kaydedilmesi önerilir. Brüksel den farklı bir zaman diliminde yer alan ülkelerde bulunan başvuru sahipleri başvurularının reddedilmemesi için saat farklılıklarını göz önünde bulundurmalıdır. Bu konuda sorumluluk başvuru sahibine aittir. Son başvuru saatinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle geçersiz sayılacaktır. N.3 Alternatif Proje Teslim Prosedürü Faks veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik yapamazlar. Başvuru çevrimiçi olarak yapılamaz ise, resmi son başvuru saatini izleyen 2 saat içinde Türkiye Ulusal Ajansı na e-posta (helpdesk@ua.gov.tr) göndererek yapılabilecektir. E-posta, eksiksiz olarak doldurulmuş elektronik başvuru formunu ve gönderilmek istenen her türlü ek belgeyi içermelidir. Ayrıca, bu elektronik formun çevrimiçi olarak sunulamadığını beyan eden Başvuru Sunum Özeti bölümünün de bir ekran görüntüsü eklenmelidir. Durum Türkiye Ulusal Ajansı tarafından incelenecek ve başvuru sahibine bilgi verilecektir N.4. Başvuru Sunum Özeti Bu tablo, yapılmış tüm başvuru formu sunma girişimlerine ilişkin ek bilgi (log) sunmaktadır. Bu bilgiler birden fazla başvuru sunulması durumunda Ulusal Ajanslar için özellikle yararlıdır. Sayı Saat * Yapılan İşlem Form Hash Kodu Durum :00:00 Form henüz gönderilmedi DBE77374B5 Bilinmiyor * Yerel PC zamanı anlamına gelmektedir, güvenilir nitelikte değerlendirilemez ve başvuru formunun zamanında sunulduğunu ispat etmek için kullanılamaz. 36

37 N.5. Başvuru Formunu Yazdırma Başvuru formlarının kâğıt çıktıları Ulusal Ajans a posta yoluyla gönderilmeyecektir. Ancak, başvuru sahiplerinin formunun nihai halini saklamaları önerilir. 5 adet dosya ekleme alanı bulunduğundan Mandate (Ortaklık yetki belgelerinin) doğruluk beyanı ile birlikte tek bir dosya olacak şekilde gruplanarak eklenmesi önerilir. Bu dosyalar: PDF DOC (a pre-2007 word document) DOCX (a post-2007 word document) XLS (a pre-2007 excel file) XLSX (a post-2007 excel file) JPG (an image file in jpeg format) TXT (a text document) ODT (open office word processor document) ODS (open office spreadsheet document) olabilir ve toplamda 5120 kb yi geçmemelidir. Teşekkür ederiz. 37