Bu kısımda, örnek çalışmaların neler olduğu ve hangi sektörlere bağlı oldukları belirtilmiştir.

Transkript

1 BİLGİ YÖNETİMİ ÖRNEK ÇALIŞMALAR 1. Örnek Çalışmalar Hakkında Bu kısımda, örnek çalışmaların neler olduğu ve hangi sektörlere bağlı oldukları belirtilmiştir. Örnek Çalışma Ana Konu Sektör 1 İş Akışı Sisteminde Bilgi Yönetimi Üretim 2 Bilgi Veritabanı ve Yeterlilik Şeması Mekanik, Hidrolik, Pnömatik, Elektronik, Optik ve Bilgisayarlar 3 KOBİ Ağında Bilgi Yönetimi Esnaf İşletmeleri 4 İşlem Odaklı Bilgi Yönetimi Hizmet Kurumları 5 Ayrılan Uzmanların Bilgilerinin Korunması Yazılım geliştirme 6 Görme Engelli Kişilerde Bilgi Yönetimi Bir yardım derneği 2. Örnek Çalışma 1 Konu: İş Akışı Sisteminde Bilgi Yönetimi Sektör: Üretim Söz konusu şirket, Portekiz in ahşap ürün imâlatı yapan ve dünya çapında ahşap panel işiyle ilgili endüstri ve ticarî faaliyetleri bünyesinde barındıran büyük bir şirketler grubuna bağlıdır. Şirket halihazırda 10 ülkede 39 fabrikaya sahiptir ve bu teşkilat matris organizasyon yapısı içinde yönetilmektedir. İş Akış Sistemiyle Bilgi Yönetimi Şirket, bir iş akış sistemi oluşturarak, coğrafî dağılım, iletişim, bilgi toplama, kayıt ve düzeltme, standardizasyon, optimizasyon ve sirkülasyondaki kâğıt hacmi konularında karşılaşılan problemleri çözümlemeye karar verir ve bu sisteme geçilir. İş akış sistemi sayesinde, süreçler desteklenerek iyileştirme sağlanır (her türlü işlem kağıt yerine personelin kendi masasından yapılmaya başlar) ve süreçlerde şeffaflık sağlanır. Ayrıca, iletişimin elektronik olması nedeniyle bireysel iletişim ihtiyacı ve süresi azalır. Bunlara ek olarak, hem içerden hem de dışardan girilen bilgilerle beslenen bir veritabanı oluşturulur ve süreç

2 yönetimi kolaylaştırılır. Bütün bunlar sayesinde her süreçle ilgili daha etraflı bilgi edinme imkânı sağlanır. Bu örnekte, değişimi sağlayan çalışmalara ilişkin temel bilgileri aktardık. Bu başarılı iş akış sistemini uygulamak için şu koşullar sağlanmıştır: - Değişim, işletmenin ana faaliyet konusu bakımından pek önemli olmayan basit işlemlerle başlatılmıştır. - Süreçlere ait belgeler dışında sürecin aşamalarına ait bilgiler de kayıt altına alınmıştır. - Süreçler elektronik formata aktarılırken kâğıt formatına benzer bir yapı kurulmasına dikkat edilmiştir (bu da çalışanların öğrenme sürecini kolaylaştırmıştır). - Bütün faaliyetler kayıt altında tutulduğu için işlemlerin kontrolü kolaylaşmıştır. - Uygulama basit ve insan faktörünü dikkate alan bir tarzda gerçekleştirilmiştir. 3.Örnek Çalışma 2 Konu: Bilgi Veritabanı ve Yeterlilik Şeması Sektör: Mekanik, hidrolik, pnömatik, elektronik, optik ve bilgisayarlar Bu örnek uygulama, yüksek teknolojiye sahip ürün ve sistemler tasarlayan ve üreten bir şirketle ilgilidir. Şirket hızla gelişen ve rekabetin yüksek olduğu bir sektörde bulunduğundan baskı altındadır. Rekabetçilik seviyesini yüksekltebilmek için şirket iki temel Bilgi Yönetim uygulaması başlatmıştır: a) Masrafları düşürmek ve gecikmeleri azaltmak amacıyla mevcut çözümlerin yeniden kullanılabilirliğini artırmaya yönelik bir veri tabanı oluşturulmuştur. b) Firmanın karar alma sürecini optimize edebilmek amacıyla bir yeterlilik şeması hazırlanmıştır. Veri tabanının büyüklüğü iddia edilenin aksine o kadar önemli değildir. Önemli olan, veritabanlarının kullanılmasını sağlamaktır. Bütün bilgilerin veritabanlarına eklenmesi imkânsız olduğuna göre şirketin Bilgi Yönetimi becerisi büyük ölçüde yeterlilik şemasına dayanmalıdır.

3 4. Örnek Çalışma 3 Konu: KOBİ Ağında Bilgi Yönetimi Sektör:Esnaf İşletmeleri 31 Alman esnaf, piyasadaki değişimlere daha hızlı tepki verebilmek için 2000 yılının Eylül ayında işbirliğine gitmiştir. İşbirliği içinde gelişim ve bilgi edinimlerinden sinerjilerin ortaya çıkacağı düşünülmekteydi. Ayrıca, ortak pazarlama kavramına dayalı bir ticarî marka oluşturmak gerekmekteydi. Bunun da ötesinde, ulusal ve bölgesel pazar oluşturulması ve paket satışlar yoluyla maliyetlerin düşürülmesi beklenmekteydi. KOBİ Ağında Bilgi Yönetimi Bunun gerçekleşmesi için büyük coğrafi mesafeler arasında köprü işlevi görebilecek, bilgi kaybı olmadan sürekli ve hızlı bir bilgi akışı sağlayabilecek, ortak çözümler ve gelişimler getirecek düşük fiyatlı bir iletişim platformu oluşturulması gerekliydi. Başlangıçta bilgilere erişim düşük olduğu için iletişim platformunun kabul oranı oldukça düşük oldu. Ancak, workshop ların belgelerini platformda sergilemesiyle bilgi miktarı ve ortamın kabulü giderek arttı. Başarılı uygulama örnekleri sonucunda benimseme oranı daha da artmıştır. Yazılım ve donanım masrafları toplamda 80 bin Euro ya ulaşmıştır. Buna işbirliğinin katılımcıları tarafından ücretsiz olarak sağlanan programlama ve bilgi girişi ile ilgili iç harcamalar dahil değildir. Donanım hizmetleri, uygulamalar ve güncelleme hizmetleri eklendiğinde masrafların artacağı da göz önünde bulundurulmalıdır. Extranet, her şirketin bilgi sitelerini ortaklaşa kullanabilmeleri için ortak bir kesişim noktası sağlamıştır. Gelecek için bilgi ağının etkinliğini artıracak bazı projeler düşünülmektedir. Örneğin, ağı daha iyi kullanılabilir hale getirmek, tedarikçi ve ortak işletmeleri dahil etmek, personelin seviyesine göre farklı seviyeler oluşturmak, dışardaki veri tabanlarıyla entegre olmak, video konferanslar ve internet üzerinden eğitim sağlamak gibi konularda planlar yapılmaktadır. 5. Örnek Çalışma 4 Konu: İşlem Odaklı Bilgi Yönetimi Sektör: Hizmet

4 Almanya da orta büyüklükte bir hizmet şirketinde süreç-odaklı Bilgi Yönetim sisteminin uygulanmasına başlanmıştır. İlk başta mevcut süreçler stratejik, katma değer yaratan ve destek süreçleri şeklinde gruplandırılarak şirketin süreç ortamının şeması çıkarıldı. Bu süreçler daha sonra tekrar incelendi ve elde edilen eksiksiz süreç tanımlarından şirketin mevcut zayıf ve geliştirilmeye açık alanları tespit edilmiştir. Süreç Odaklı Bilgi Yönetimi Kavramı Bilgi yönetimiyle karşılanması gereken ihtiyaçların bir listesi çıkarılmıştır. Bunun için ilk başta personelin görüşleri alınmış ve Bilgi Yönetimi sistemi bu görüşler göz önüne alınarak düzenlenmiştir. Kurulan sistem sayesinde stratejik bilgilerin tüm personele aynı şekilde ulaşması güvenceye alınmış, süreçlere personelin vermesi gereken destek konusunda netlik kazanılmış ve süreçlerin etkinliği artmıştır. Yapılan çalışmalar, Bilgi Yönetim sistemini geliştirmeden önce süreçlerin derinlemesine incelenmesinin şart olduğunu göstermiştir. Öncelikle, personel ve personelin deneyimlerinin gelişim sürecinde dikkate alınması çok önemlidir. Bilgi Yönetim sisteminin oluşturulmasında gerçekten hangi bilgilere ihtiyaç olduğunun önceden belirlenmesi gerekmektedir. Bütün incelemelerde çalışanların katılımı esas alınmalıdır. Personelin günlük işlemlerde hangi noktalarda zorlandığını bilmek önemlidir. Bu göz önüne alınırsa, geliştirilen sistem personel tarafından daha çok kabul ve destek görecektir. Aynı zamanda, bu çalışma bir projenin başarıyla sonuçlandırılması için gerekli olan temel şartlardan birinin, yönetimin değişimlere açık olması olduğunu göstermiştir. Projenin uygulanmasında bütün bu konular göz önüne alınmıştır. Bu projeye dahil olan personelin hepsi alınan önlemlerin gerekli ve yararlı olduğuna inanmaktadır. Bunlar, çeşitli çalışma grupları oluşturmak suretiyle alınan önlemlerin uygulanmasında aktif bir rol oynamıştır. 6. Örnek Çalışma 5 Konu: Ayrılan Uzmanların Bilgilerinin Korunması Sektör: Yazılım Geliştirme Bir yazılım geliştirme şirketinin Bilgi Yönetimi uygulamasıyla ilgili olarak dile getirdiği iki temel istek şuydu: a) Üst yönetimin şirket dışında olduğu zamanlarda başvurulacak bir uzman sistemi nin var edilmesi.

5 b) Şirket içinde kariyerini geliştirmek isteyen personeli motive eden bir aracın oluşturulması Bir departmanda yürütülen Bilgi Yönetimi proje çalışması, dört ana süreçle ilgili gerçekleştirilmiştir: Ön analiz sayesinde, bilgi boşlukları ile ihtiyaçlar tespit edildi. Ardından personelin yeterliliğini tanımlama ve bir çözüm modelinin hazırlanması çalışmaları gerçekleştirildi. Yeterlilik destek aracı olarak bir BT sistemi tanımlandı. Önce uygun BT sistemleri hakkında bir piyasa araştırması yapıldı, bunu yazılım seçimi, planlama ve uygulama takip etti. Bilgi Yönetimi için farklı uygulamalarla kıyaslamalar yapılması da hedeflendi. BT sistemine geçişte ister istemez bir miktar bilgi kaybı olmaktadır. O yüzden, çalışanların deneyimlerinin ve sisteme girilemeyen bilgilerin sistemle birlikte dikkate alınması için proje sürecinde çalışmalara aktif katılım sağlamak önemlidir. Bu süreçte, çalışanların bu durum beni nasıl etkileyecek veya bu durum bana nasıl fayda sağlayacak gibi sorularının yanıtlandırılmasına da dikkat etmek gerekir. 7. Örnek Çalışma 6 Konu: Görme Engelli Kişiler İçin Bilgi Yönetimi Sektör: Görme engelliler için bir yardım derneği Bu örnek çalışmada, görme engelli kişiler için bir yardım derneğinin genel merkezinde bulunan tüm basılı referanslar, Braille ve görsel-işitsel (AV) malzemeler bir araya getirilmiştir. Proje tamamen gönüllü kişiler tarafından yürütülmüş ve iki ayda tamamlanmıştır. Sonuç olarak, bir yerde toplanan malzemelerin envanteri yapılmış, bunu yapmanın mümkün olmadığı yerlerde de parçaların nerede bulunduğu açıkça belirtilmiştir. Malzemeler konusuna göre saklanarak her ana konunun üzeri tekrar kolay bulunabilmesi için renklerle kodlanmıştır. Görme engelliller, Braille malzemesini beklendiği kadar uygun bulmamıştır. Yerel haberleri ve ilgi alanı öğelerini içeren kısa ömürlü görsel-işitsel (AV) kasetler görme engelliler tarafından daha çok benimsenmiştir (Bu husus, Bilgi Yönetimi çalışmasında dahil edilmeliydi).

6 Referanslar APQC (1996,) American Productivity and Quality Center: KM. Consortium Benchmarking Study. Final Report. Houston 1996 BTW (2003), Bildungswerk der Thüringer Wirtschaft e.v. (Hrsg.): Wissensmanagement in Kleinunternehmen, Teil 2: Ansätze, Methoden und Instrumente. Reihe: Aus der Praxis für die Praxis Bukowitz, Williams (1999): Bukowitz, W. R., Williams, R. L. (1999): The KM fieldbook. Financial Times Prentice Hall, London. Davenport/Prusak (2000), Davenport, T.H.; Prusak, L.: Working Knowledge How Organizations manage what they know. Harvard Business School Press Ehms, Langen (2002), Ehms, K., Langen. M. (2002): Holistic Development of KM with KMMM. Cited , Hansen et al. (1999), Hansen, M.T., Nohria, N., Tierney, T. (1999): What s your Strategy for KM. In: Harvard Business Review, March-April, Hofer-Alfeis, van der Spek (2003), Hofer-Alfeis, J., Spek, R. Van der (2003): The Knowledge Strategy Process an instrument for business owners. In: NN: p IDWK (2002), Institut der deutschen Wirtschaft Köln (Hrsg.) Handlungsanleitung zur Einführung von Wissensmanagement in Kleinen und Mittleren Unternehmen Liebowitz et al. (2000), Liebowitz, J., Rubenstein-Montano, B., McCaw, D. (2000): The Knowledge Audit. In: Knowledge and Process Management 7, (1), Mertins et al.(2001), Mertins, K., Heisig, P., Vorbeck, J. (eds.): KM. Best Practice in Europe. Berlin, Barcelona, London, Milan, Paris 2001, 1. Edition. Mertins, Heisig et al. (2003), Mertins, K., Heisig, P., Finke, I., Ulbrich, Ch. (2003): The Fraunhofer KM Audit (FKM-Audit). In: Mertins, K.; Heisig, P.; Vorbeck, J. (Eds.): KM. Concepts and Best Practices. Berlin, Heidelberg, London, Milan, Paris: Springer-Verlag, 2nd. Edition, p Pfeifer et al. (2000), Pfeifer, T., Remmert, C., Lorenzi, P.(2000): Wissen verbindet - Wissensaudits als Schlüssel zum Wissensmanagement. in: Qualität und Zuverlässigkeit, issue 10/2000, p Probst et al. (1998), Probst, G.; Raub, S.; Romhardt, K.: Wissen managen Wie Unternehmen ihre wertvollste Resource optimal nutzen. 2. Auflage. Frankfurt am Main: Frankfurter Allgemeine Zeitung; Wiesbaden: Gabler, Roehl (2000), Roehl, H. (2000): Instrumente der Wissensorganisation. Perspektiven für eine differenzierende Interventionspraxis. Wiesbaden: Deutscher Universitäts-Verlag; Gabler. v.d.spek, Hofer- Spek, R. Van der, Hofer-Alfeis, J., Kingma, J.(2003): The Knowledge Strategy Process S. In: Alfeis, Kingma (2003), Holsappel, C. (ed.): Handbook of KM. Vol. 2, Springer, Berlin, p Weggemann (1998), Weggeman, M. (1998): Kenntnismanagement. Inrichtig en besturing van kennisintensieve organisaties. Scrptum, Schiedom German: Wissensmanagement Der richtige Umgang mit der wichtigsten Ressource des Unternehmens. MITP-Verlag, Bonn 1999

7 WK (2000), Wuppertaler Kreis e.v. (Hrsg.): Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen Ein Leitfaden. Dt. Wirtschaftsdienst., Değişik projeler kapsamında uygun uyarlamalar bulunabilir, ancak biz konuyu genel anlamda ele almak istediğimiz için ilerdeki şemayı kullanacağız ve bölümleri buna göre isimlendireceğiz. 2 Pratikte, proje yönetimi şemamızdaki dönemleri kesinlikle birbirinden bağımsız unsurlar olarak ele almamalıyız.aksine, şekil 2.1 de görüldüğü üzere, hepsi birbiriyle yakından ilişkili ve birbirine bağlıdır. 3 Bilgi Yönetiminin kültürel yönü ile ilgili detaylı bilgi için lütfen European Guide to Good Practice in KM nin (Bilgi Yönetiminde Doğru Alıştırmalar için Avrupa Kılavuzu) üçüncü kitapçığını okuyunuz. 4 See Weggemann (1998). 5 Hansen et al. (1999). 6 Hansen et al. (1999). 7 Mertins et al. (2001). 8 Hofer-Alfeis, van der Spek (2002), p. 28ff. 9 Hofer-Alfeis, van der Spek 2002: v.d.spek, Hofer-Alfeis, Kingma (2003), p Bilgi Oditi (Liebowitz), Diyagnostik Bilgi Yönetimi (KMD), Olgunlaşmış Bilgi Yönetimi Modeli (KMMM), Fraunhofer Bilgi Yönetimi Oditi tanımları Mertins, Heising et al.(2003) kaynağından alınmıştır. 12 Mertins et al. (2003). 13 Pfeifer et al. (2000). 14 Pfeifer et al. (2000), p Pfeifer et al. (2000), p Liebowitz et al. (2000). 17 Liebowitz et al. (2000). 18 Liebowitz et al. (2000), p Armutat et al Armutat tabelasında Yayılmış Bilgi ve Uygulamalı Bilgi öğeleri birleştirilmiştir. Bu yaklaşımı burada takip edeceğiz. 21 Örnekler; WK (2000), BTW (2003), KluG (2001) and IDWK (2002) den alınmıştır. 22 Davenport/Prusak (2000).