Ekonomik Seri Hizmet Modülü Mikro Yazılımevi A.Ş.

Transkript

1 1

2 HİZMET YÖNETİMİ 1 Hİzmet Yönetimi Kartlar ve Reçeteler Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Hizmet Tanıtım Kartı (041500) Hizmet Hareket Föyü (041426) Genel Hesap Genel Amaçlı Hesap Tanıtım Kartı (041600) Genel Amaçlı Hesap Hareket Föyü (041427) Evraklar Evraklar Yardım Tuşları Bunları Biliyor Musunuz? Butonlar (Form Kayıt, Form Sil, Statik ve Dinamik Alan Fontları Değiştirme) Koordinat Göstergesi Sayfa Çizgileri Döküm Sayısı Genel Veriler Sayfa Ayarları Şablon Dosya Adı Alt Toplam Seç Alt Toplam Değiştir Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme Evraklardan Muhasebeye Entegre Faturalar Satış Faturaları Açık Hizmet Satış Faturası (066111) Açık Hizmet İade Alış Faturası (066170) Kapalı Hizmet Satış Faturası (066120) Kapalı Hizmet İade Alış Faturası (066180) Alış Faturaları Açık Alınan Masraf Faturası (066130) Açık İade Edilen Masraf Faturası (066150) Kasadan Ödenen Kapalı Masraf Alış Faturası (066140) Kasaya Ödenen Kapalı Masraf İade Faturası (066160) Serbest Meslek Makbuzu Açık Alınan Serbest Meslek Makbuzu (066230) Kasadan Ödenen Kapalı Serbest Meslek Giriş Makbuzu (066240) Raporlar Hizmet (Gider) Tarama Kriteri ve Filtreleri Kod Filtreleri Genel Kayıt Filtreleri Yardımcı Tablo Filtreleri Yaz Boz Tahtası Filtreleri Filtre Sakla Filtre Yükle Hizmet Raporları

3 Genel Amaçlı Hizmet Durum Raporu (045961) Standart Hizmet Hesap Ekstresi (044180) Hizmet Hareket Raporu (045550) Genel Amaçlı Hesap Raporları Genel Amaçlı Hesaplar Bakiye Durum Raporu (045963) Standart Genel Amaçlı Hesap Ekstresi (044170) Genel Amaçlı Hesaplar Hareket Raporu (045570) Listeler Kart Listeleri Hizmet Hesapları Fihristi Dökümü (045580) Genel Amaçlı Hesaplar Fihristi Dökümü (045590) Evrak Listeleri Fatura Listeleri Kesilen Faturalar ( ) Gelen Faturalar ( ) Serbest Meslek Makbuzu ( )

4 Hİzmet Yönetimi Ekonomik Seri Vr11 modülleri ile ilgili detaylı açıklamalarımıza geçmeden önce, sizlere önemli gördüğümüz bir hatırlatmada bulunmak istiyoruz. Ekonomik Seri Vr11 i oluşturan programları çalıştırdığınız da özellikle kartlar, evraklar ve programın genelini kapsayan Ctrl+Y tuşlarına bastığınızda karşınıza gelecek olan bir çok alan ve yardım tuşu bir üst versiyondaki programlarımızda aktif olarak çalışmakta ve bu programlar için geçerli olmamaktadır. Dolayısıyla kullanıcılarımızın kitaplarımıza yönelik açıklamaları bu hatırlatmayı göz önünde bulundurarak okumalarını rica ederiz. Bu bölüm; parasal bir karşılığı olmak kaydıyla verdiğiniz hizmetleri ve yaptığınız giderleri belgelemek, hizmet ve gider faturaları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır. Hizmet ve Genel hesap yönetimini kullanabilmek için; öncelikle hizmet verdiğiniz cari firmaların ve hizmet aldığınız cari firmaların tanımlanmış olması gerekir. Bu tanımlamalar yapıldıktan sonra, giderlerinizin ve verdiğiniz hizmetlerin programınıza tanıtımı yapılmalıdır. Hizmet tanıtım kartı ve genel hesap tanıtım kartı bu amaçla hazırlanmıştır. Daha sonra alınan ve verilen hizmetler için fatura girişlerine başlanacaktır. Girilen fatura hareketlerinden derlenerek hazırlanan raporlar ve analizler, hizmet ve giderlerinizi takip etmede size büyük kolaylık sağlayacaktır. Hizmet ve Genel hesap yönetimi ile, serbest meslek erbabından yapılan hizmet alımları karşılığında bu kişiler tarafından düzenlenip size verilen serbest meslek makbuzu girişleri de yapılabilir. Evet, genel hatları ile sizlere tanıtmaya çalıştığımız Hizmet ve Genel hesap yönetimini şimdi daha detaylı bir şekilde incelemeye başlayabiliriz. Kartlar ve Reçeteler Bu bölüme girdiğinizde, karşınıza gelecek programlar yardımıyla hizmet ve gider hesaplarınızın tanıtımını yapacaksınız. Bu bölümle ilgili açıklamalarımıza başlamadan önce, kartlarda kullanılacak yardım tuşlarına toplu olarak değinmek istiyoruz. Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Hizmet ve Masraf yönetiminizin tüm bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi Ctrl+Y tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde kartlar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. UP: Üst Satır. UP tuşu ile, imlecin bulunduğu satırın bir üstüne çıkabilirsiniz. DOWN: Alt Satır DOWN tuşu ile, imlecin bulunduğu satırın bir altına inebilirsiniz. TAB (Sonraki Alan): TAB tuşu ile, imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. SHIFT+TAB (Önceki Alan): SHIFT ve TAB tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. 4

5 ESC (Çıkış): ESC (Çıkış): ESC tuşuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak kart ekranlarını kapatabilirsiniz. ESC tuşu veya close(x) butonu ile programdan çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. Yalnız kart ekranlarında butonlar ile ulaşılan pencerelerden ESC tuşuna basarak bilgileriniz silinmeden çıkabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): Boş bir hizmet veya genel hesap tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak, en son girmiş olduğunuz karta ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz. Kart ekranlarının alt tarafında yer alan (C)Kopyala butonu da aynı işlevi yerine getirir. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, programdan çıkmadan, ekrandaki hizmet veya genel hesap kartını boşaltıp, sonra yeni bir hizmet veya genel hesap kartı çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Bu nedenle önce kartı kaydedip, daha sonra bu tuşları kullanmanız gerekir. Kart ekranlarının alt tarafında görülen Yeni butonu da aynı işlevi yerine getirir. ALT+Y (Tekst Data): Kart ekranlarında ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranınızda yer alan hizmet veya genel hesap kartına ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, hizmet veya gider cinsi ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak veya kart ekranlarının alt tarafında yer alan Önce butonunu tıklayarak ekranda bulunan hizmet veya genel hesap kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sakla butonunu tıklayarak kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+T (Tüm Alanlar): F10 ekranları da ALT+T tuşlarına bastığınızda, ilgili kayıt ile ilgili tüm alan adları (fieldlar) bir tablo şeklinde karşınıza gelir. Örneğin stok F10 ekranlarında bu tuşlara basarsanız, ilgili stok ile ilgili tüm alanlara, cari F10 ekranlarında basarsanız cariler ile ilgili tüm alanlara (kayıt, no, unvan, kod vb.) ulaşabilirsiniz. ALT+T ekranının alan adı başlıklı kolonunda ilgili kayıt ile ilgili tüm alan adları, bilgi başlıklı kolonda ise, her bir alan için girilen bilgiler yer alır. Örneğin; sat_unvan1 SATICI.01 Cari karttaki unvanı başlığının programda tanımlı alan adı sat_unvan1, F10 penceresindeki cari için bu alana girilen bilgi ise SATICI.01 dir. 5

6 ALT+D (İlave Alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile, ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda hizmet tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer hizmet tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Örneğin, referansları, şirket kuruluş yılı gibi. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek yada değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak bu alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikayesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). Bu tuşlar yardımı ile ilgili kayda ilişkin bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt No: Ekranınızdaki kaydın kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili kayıt 5. sıradadır. Başka bir ifade ile, ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 kart daha vardır. Şube No: İlgili stoka ait birkaç şube var ise, kayıtlı olduğu numarayı bu alandan görebilirsiniz. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. 6

7 Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son Değiştiren Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel Kod1-2-3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikayesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana, ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza Ekli dosyalar başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stoğun tek bir resmini koyma imkanınız vardır ama stoğun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stoğunuzu ilgilendiren bir yazı (word dokümanı), excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrağı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart İptal): ALT+L tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sil butonunu tıklayarak, girmiş olduğunuz hizmet veya genel hesap kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın üzerine; Evet Silebilirsin Hayır Silme şekilde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, kaydetme butonunu kliklemeniz gerekir. 7

8 ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sonra butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hizmet veya genel hesap kartından bir sonra girilmiş olan kartı ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her karta programa giriş sırasına göre birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili numaradaki hizmet veya giderin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Hizmet ve genel hesap kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, ilgili kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm hizmet ve genel hesaplarınızın kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilirsiniz. Bu pencere üzerinde Aşağı/Yukarı ok veya PgUp/PgDn tuşlarını kullanarak, dilediğiniz kodun üzerine gelip ENTER tuşuna bastığınızda, seçmiş olduğunuz kodu ilgili alana taşıyabilirsiniz. Eğer mouse kullanıyorsanız, imleci satır sonu butonuna getirip bir kez tıklatmanız, sizi yine aynı yardım ekranına ulaştıracaktır. F10 Pencerelerinde INSERT tuşu: Ekonomik Seri programlarının stok, hizmet, cari tanıtım kartlarının (müşteri, satıcı, diğer cari vb.) kodu alanında F10 tuşuna bastığınızda her bir tanıtım kartına yönelik kayıtların listelendiği ekrana ulaşılmaktadır. Bu ekranda istediğiniz kaydın üzerine gelip INS tuşuna bastığınızda programınız otomatik olarak ilgili kayda ait kodun bir fazlasını yeni kayıt yapılacak şekilde ekranınıza getirecektir. Örneğin HİZ001 kodlu hizmet kartınızın olduğunu varsayalım. F10 ekranında bu hizmet kartının üzerine gelip INS tuşuna bastığınız da programınız, otomatik olarak HIZ002 kodlu banka tanıtım kartını kodu alanına yazacaktır. Hizmet Tanıtım Kartı (041500) Bu program ile, verdiğiniz hizmetlerin programınıza tanıtımı yapılacaktır. Bir hizmet tanıtım kartı örneği aşağıda görülmektedir. Hizmet tanıtım kartına aşağıdaki bilgiler girilmelidir. Kodu: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz hizmet cinsine ilişkin, maksimum 10 dijit uzunluğunda bir kod vermeniz gerekmektedir. Daha sonra hizmet kodu olarak adlandırılacak bu kodu bu alana giriniz. Adı: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz hizmetin ismi (örneğin servis hizmeti, eğitim hizmeti vb.) bu alana girilecektir. Hizmet Fiyatı: Kartını girmekte olduğunuz hizmetin sabit bir fiyatı varsa, ilgili fiyatı bu alana girebilirsiniz. Örneğin belirli aralıklarla yapılan makine bakım hizmetinin fiyatı hep aynıysa, ilgili hizmet fiyatını bu alana girebilirsiniz. Döviz Cinsi: Ekonomik Seri ürünlerinde tüm hareketlerinizi minimum 3 farklı döviz cinsi bazında takip edebilirsiniz (Bkz. MİKKUR/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). Bunlardan ilk ikisi ana döviz ve alternatif dövizdir. Bu iki döviz cinsi tüm yönetimleri kapsar. Üçüncü döviz cinsi orijinal dövizdir. Orijinal döviz, her yönetimin kartlar bölümünden girilir ve 8

9 sadece giriş yapılan karta aittir. Orijinal döviz girilirse o stok ile ilgili girilen tüm hareketleri raporlarda kendi para biriminde inceleyebilirsiniz. Örneğin şirketiniz için seçilen ana döviz YTL (Yeni Türk Lirası). Demek ki tüm yönetimlerdeki hareket girişleri YTL bazında yapılacaktır. Ancak verdiğiniz bazı hizmetler YTL ile değil, USD (Amerikan Doları) ile işlem görüyor. Bu durumda bu tür hizmetlerinizi kendi para birimi ile de raporlarda izleyebilmeniz için orijinal döviz girmeniz gerekir. Orijinal döviz cinsini girebilmek için bu alanda satır sonu butonunu tıklamalı ve karşınıza gelecek pencereden seçiminizi yapmalısınız. K.D.V.: Kartını girmekte olduğunuz hizmet cinsinin K.D.V. oranını bu alanda belirteceksiniz. K.D.V. oranını satır sonu butonunu tıklayarak ulaşacağınız pencereden seçebilirsiniz. Hizmet tanıtım kartına ilk aşamada yapılacak girişler yukarıda ki açıklamalarımızdan ibarettir. Şimdi ilgili hizmet cinsi hareket gördüğünde (yani carilerinize kartını girmekte olduğunuz hizmeti verdiğinizde) çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişleri yapılacaktır. Bunun için ekranınızın en alt bölümünde sıralanan Satış muh. kodu, Satış iade muh. Kodu, Maliyet muh. kodu, Satılan hizmet mal. muh. hesap kodlarına uygun girişler yapmalısınız. Bu girişler için F10 tuşundan yararlanabilirsiniz. Hizmet muhasebe hesap kodlarını girdikten hizmet tanıtım kartını Alt+S tuşlarına basarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kayıt etmediğiniz bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. Hizmet Hareket Föyü (041426) Hizmet hareket föyü, herhangi bir hizmet cinsinin istediğiniz kolon başlığını baz alarak gerçekleşen hareket özetlerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Bu föye yansıyacak hareketler, fatura, serbest meslek makbuzu vb. evraklardan gerçekleşen hareketlerdir. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları, kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse'un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse'un sağ tuşuna basarak bir çok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; Sadece sizin belirleyebileceğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen hizmet hareketlerini listeleyebilir, İstediğiniz evrak tipini baz alarak hizmetlerinize ilişkin hareket özetlerinizi sınırlayabilir. Yine istediğiniz tarihte gerçekleşen hizmet hareketlerini görüntüleyebilir. Ya da evrak cinslerini baz alarak hizmet hareketlerinizi detaylandırabilirsiniz. Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Evet önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra hizmet hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Föyde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak hizmet cinsinin kodunu girmektir. Hizmet cinsinin kodu girildikten sonra, adı bir alt satıra otomatik olarak gelecek ve imleciniz 9

10 sorumluluk merkezi alanında konumlanacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken, hizmet cinsinin hangi sorumluluk merkezinden ya da merkezlerinden gerçekleşen hareketlerinin listeleneceğini belirtmenizdir. Aynı zamanda programınız birden fazla sorumluluk merkezi seçmenize olanak sağlamaktadır. Ayrıca listelenecek hizmet cinslerine tarih sınırlaması getirebilmeniz de mümkündür. Bunun için öncelikle ALT+C tuşlarına basıp imlecinizi ekranınızın üst yarısındaki tarih girişlerinin yapılacağı alanda konumlandırmalı, ilk tarih ve son tarih alanlarında size uyan tarih girişleri yapmalısınız. Bu girişlerden sonra hizmet cinsinin hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümünde de seçilen hizmet cinsinin devir, borç-alacak ve bakiye tutarının ne kadar olduğu, ana, alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre otomatik olarak görüntülenecektir. Biz şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlılarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: Hizmet cinslerine ilişkin hareketlerin tarihleridir. Eğer bu hareketlere tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki hareketlerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimi yapabilirsiniz. Evrak Seri ve Sıra No: Listelenen hizmet hareketlerinin girildiği evrak numarasıdır. Dolayısıyla hizmetlerinize ilişkin hareketleri bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için de yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Evrak Tipi: Hizmet hareketlerinizin girildiği evrak tipidir. Örneğin alış faturası, satış faturası gibi. Hareketler evrak tiplerine göre de sınırlanabilir. Yani sadece alış faturaları ya da satış faturalarına göre hareketler listelenebilir. Cinsi: Hizmetlerinizin hareket cinsi hizmet faturası olarak bu alanda yer alacaktır. Hizmet cinslerine göre de hareketlerinizi sınırlayabilirsiniz. N/İ: Bu alanda, ilgili satırdaki hareketin normal bir giriş-çıkış hareketi mi, yoksa iade amacıyla gerçekleşen bir giriş-çıkış hareketi mi olduğu yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse sadece iade hareketlerini ya da sadece normal hareketlerini görüntüleyebilir. Vade Tarihi ve Gün: Hizmet hareketlerinin vade tarihleri ve vade günleri bu kolonda yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse bu alanlarda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak olan pencereden yapacakları seçime göre hizmetlerin vade tarihi ve vade günlerine göre sınırlayabilirler. B/A: İlgili satırdaki hizmetlerinizin borç olarak mı, alacak olarak mı etkidiğini bu alanda görebilirsiniz. Hizmet hareketlerinizin borç ve alacak seçeneklerinden size uygun olanını seçip, sınırlayabilirsiniz. Ana Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki hizmet hareketi borç ise ana döviz cinsine göre borç tutarı, alacak ise alacak tutarı bu kolonlardan izlenebilir. Dolayısıyla hizmet hareketlerinizi bu kolonlarda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak seçeneklere göre sınırlayabilirsiniz. 10

11 Ana Döviz Tutar: İlgili satırdaki hizmet hareketinin toplam tutarıdır. Ana Döviz Kur: Ana dövizin kuru bu kolonda yer alır. Bundan sonra yer alan döviz kolonlarında ise, listelenen hizmet hareketlerinin alternatif ve orjinal döviz cinslerine göre toplam borç ve alacak tutarları ile toplam tutarları ve döviz cinsleri yer alacaktır. İsterlerse kullanıcılar bu kolon başlıklarına göre de hareket sınırlaması yapabilirler. Karşı Hesap Cinsi, Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki hizmet hareketinin gerçekleştiğini karşı cari tipi, cari kodu ve cari adını bu başlıklardan görebilirsiniz. Srm. Mrk. Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki hizmet hareketi hangi sorumluluk merkezinden yapılmışsa bu alanlarda ilgili sorumluluk merkezinin kod ve adı yer alacaktır. Dolayısıyla hizmet hareketlerini sorumluluk merkezlerine göre de sınırlayabilirsiniz. Yapılacak tek işlem bu kolonlarda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden hareketlerini görmek istediğiniz sorumluluk merkezlerini seçmenizdir. Evet tablonuzda yer alan başlıklar hakkında kısaca bilgi verdikten sonra, şimdi ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarının her birini tıkladığınızda, kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığınızda ve ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim başlıklı menüleri seçtiğinizde karşınıza gelen seçeneklerin neler olduklarına Bunları biliyor musunuz? başlığı altında değinmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? 1. Yukarıdaki açıklamalarımızda da belirttiğimiz gibi hizmetlerinize ilişkin hareketleri tablonuzda yer alan başlıklara göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen hizmet hareketlerini listeleyebilir yada istediğiniz hizmet hareketlerini görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Bunun yanı sıra bu pencerede yer alan özel seçeneği ile de föy ekranında ki kolonlar için filtreleme yapabileceksiniz. Örneğin belli miktardan fazla olan yada az olan stok hareketlerinin listelenmesini sağlayabileceksiniz. 2. Tablonuzdan listelenen kolon başlıklarını kaldırabilir yada yeni kolon başlığı ekleyebilirsiniz. Örneğin listenizde Evrak Cinsi başlığının yer almasını istemiyorsunuz. Bu durumda yapılması gereken, mouse'nuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı-aşağıya doğru hareket ettirmektir. Bu işleme ilgili başlık üzerinde çarpı işareti görülünceye kadar devam edilmeli ve sonrasında da mouse bırakılmalıdır. Seçilen başlığın tablonuzdan kaldırıldığını göreceksiniz. Yeni kolon başlığı ekleyebilmek için de kolon başlıkları üzerinde mouse'un sağ tuşuna basıp Alan seçicisi seçeneği seçilmelidir. Bu işlem sonrasında karşınıza bu tabloya özel, ekleyebileceğiniz başlıkların yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan istediğiniz başlığı mouse'unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak istediğiniz bölüme ekleyebilirsiniz. 11

12 3. Yönetim menüsünde yer alan bir çok seçenek, kartlar menüsü yardım tuşları bölümümüzde detaylı olarak anlatılmıştır. Bundan dolayı burada kısaca değinilecektir. Bu menüde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz butonlardan bazıları ile, tabloda yer alan herhangi bir evraka ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili evrak satırına gelip ALT+K tuşlarına basmanız veya bu menüde yer alan Detaya İn seçeneğini seçmeniz yeterlidir. Örneğin evrak tipi alış faturası olan bir hareket satırında ALT+K tuşlarına basarsanız, ilgili stokun fatura bilgileri karşınıza gelir. Ayrıca bu menüden, imleciniz hangi kayıt üzerinde ise o kayda özel olacak bilgilerin girileceği editör ekranına ulaşılacaktır. Seçili kayıtların ne zaman ve hangi kullanıcılar tarafından oluşturulduğuna ilişkin bilgileri de anında ekranınıza getirebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarını tıklayarak da ulaşabilirsiniz. 4. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen hizmet hareketlerinin yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Ayrıca döküm öncesinde, sayfa ve baskı ayarları yapabilecek, ön izleme seçeneği ile de dökümünüzün kağıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebileceksiniz. 5. Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile, seçili olan hizmet hareketlerinizi istediğiniz ortama (Excel, text, Xml, Html) aktarabilecek ve bu kayıtların aktarım özelliklerini (Aktarım sırasında hangi kayıtların aktarılacağı, tarih, saat, miktar vb kayıtların aktarımlarında excel tipinde olup olmayacakları, text ortamına aktarımlarda kolonlar arasında ayraçların nasıl olacağı vb.) belirleyebileceksiniz. 6. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile; hizmet hareketlerinizi seçeceğiniz kolon başlığına göre gruplayabileceksiniz. Bunun için öncelikle bu menüden kolon başlıklarına göre grupla seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçimle birlikte, kolon başlıklarının üst bölümüne Bir sütuna göre gruplandırmak için, sütunun üst bilgilerini sürükleyin ifadesinin yer aldığı gruplama kutusu otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken hizmet hareketlerini hangi kolona göre gruplayacaksanız mouse'unuzla ilgili başlığı sürükleyip bu alana taşımanızdır. Gruplama işlemini birden fazla kolon başlığı için yapabilmeniz de mümkündür. Bu işlem sonrasında föy ekranınızın gruplama kutusunda gruplandırmanın hangi kolonlar için yapıldığı yazılır ve ekranınızın ikinci yarısına da ilgili kolon başlığı altında hareket detayları sıralanır. Bu menüyü oluşturan diğer seçenekler ile, grup toplamı alabilecek ve bu toplamların ekranınızda sürekli görünüp görünmeyeceğini sağlayabileceksiniz. Ayrıca borç,alacak vb. başlıklarınız için dip toplam alabileceksiniz. Bunun yanı sıra sadece sizin seçeceğiniz hareket satırlarına yönelik toplamlar da alabileceksiniz. Eğer ekranınızın görünümüne ilişkin herhangi bir değişiklik yapmışsanız bu değişiklikleri görünümü sakla seçeneğini seçerek kaydedebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan butonlar ile de ulaşabilirsiniz. 7. Analizler menüsünde yer alan seçenekler ile hizmet cinslerine ilişkin bir çok yönetim ekranına tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Hizmet cinslerinin ilişkili oldukları carilerin yönetim ekranlarına, karşı cari yönetim ekranlarına anında ulaşabileceksiniz. 12

13 8. Bağlantı menüsünde yer alan seçenekler ile de hizmetlerinizin bağlantılı muhasebe fişi evraklarını ekranınıza getirebileceksiniz. 9. Hizmet hareket föyünün sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Şimdi bu seçenekler ile neler yapılacağına değinelim Artan Sıralama: Bu seçenek ile kolon başlıkları, alfabetik olarak baştan sona doğru veya küçükten büyüğe doğru sıralanır. Sıralama işlemi için kolon başlığını mouse'unuzla tıklamanız da yeterlidir. Azalan Sıralama: Bu seçenekle de kolonlar alfabetik olarak sondan başa doğru veya büyükten küçüğe doğru sıralanır. Bu Alana Göre Gruplandır: Stoklarınıza ilişkin hareket bilgilerini, ekranınızda bulunan herhangi bir kolona göre gruplayarak listeleyebileceğinizi Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızda belirtmiştik. Bu seçenek ile de, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolona göre gruplandırma otomatik olarak yapılacaktır. Dolayısıyla gruplandırmaya yönelik detaylar için Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Gruplama Kutusu: Bu seçenek ile gruplandırma yapılacak kolon başlıklarının aktarılacağı gruplama kutusu aktif hale gelir. Dolayısıyla kolon başlıklarından gruplama yapılacak kolon yada kolonlar bu bölüme taşınacaktır. Dip Toplam: Bu seçenek ile, toplamı alınabilecek tüm kolonlar için yani miktar, bakiye, tutar vb. kolonlar için dip toplam alınabilecektir. Grup Toplamları: Bu seçenek ile de kolon başlıklarınızı gruplandırmış iseniz grupların toplamı alınır Bu Kolonu Kaldır: Bu seçenek, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolonun ekrandan kaldırılmasını sağlar. Bu seçeneği gereksiz bulduğunuz ya da boş gelen kolonlarınız için kullanabilirsiniz. Alan Seçicisi: Föy ekranlarından kolon başlıklarını kaldırabileceğiniz gibi yeni kolon başlıkları ekleyebilmenizde mümkündür. Bunun için öncelikle alan seçici seçeneği çalıştırılmalı ve karşınıza gelecek Özelleştirme başlıklı ekrandan da size uygun olan kolon başlıklarını mouse'unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak föy ekranına taşımalısınız. Hizalama: Bu seçenek ile, kolonlarda da sıralanan bilgilerinizi sağa, sola dayalı yada ortalı olarak hizalayabileceksiniz. En Uygun: Bu seçenek seçildiğinde imleciniz hangi kolon üzerinde ise programınız otomatik olarak ilgili kolon için en uygun genişliği belirleyecektir. Yani ilgili kolonu default genişliğe getirecektir. 13

14 En Uygun (Tüm Kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir. Genel Hesap Bu bölümden işletmenizde ki giderlere yönelik kartların tanıtımı yapılacak ve föylerden hareketleri incelenecektir. Genel Amaçlı Hesap Tanıtım Kartı (041600) Programınızın bu bölümünden, işletmeniz bünyesinde yapılan giderlerin (örneğin temizlik giderleri, personel ücretleri, tamir-bakım masrafı gibi) Hizmet ve Genel hesap yönetimine tanıtımları yapılacaktır. Genel hesap tanıtım kartına aşağıdaki bilgiler girilmelidir. Kodu: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz gidere ilişkin, maksimum 10 dijit uzunluğunda bir kod vermeniz gerekmektedir. Gider kodunu bu alana giriniz. Adı: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz giderin ismi (örneğin temizlik gideri, makine bakımonarım gideri vb.) bu alana girilecektir. Döviz Cinsi: Her bir gider hareketini değişik döviz cinsi ile takip etmeniz mümkündür. Bunun için önce satır sonu butonunu tıklamalı ve karşınıza gelecek pencereden ilgili döviz cinsini seçmeniz gerekir. Döviz cinsi seçiminden sonra, kartını girmekte olduğunuz gider, seçilen döviz cinsi ile değerlendirilir. Bu alana herhangi bir giriş yapılmazsa, ilgili gider cinsi ana grup bazında değerlendirilecektir (Bkz. MİKKUR/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). Genel amaçlı hesap tanıtım kartına ilk aşamada yapılacak girişleri açıkladık. Şimdi sıra ilgili gider cinsi hareket gördüğünde çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişlerine geldi. Bunun için ekranınızın alt tarafında görülen Hesap muhasebe kodu, Maliyet yansıtma muh. kodu, Gelir tablosu muh. kodu alanlarına F10 tuşundan yararlanarak masraf veya genel hesap muhasebe hesap kodlarını girmelisiniz. Daha sonra masraf veya genel hesap tanıtım kartını Alt+S tuşlarına birlikte basarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kayıt etmediğiniz bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. Genel Amaçlı Hesap Hareket Föyü (041427) Genel amaçlı hesap föyü; işletmenizde yapılan tüm gider hareketlerini tek bir ekrandan incelemenizi ve bu ekran üzerinde hareket girişi yapabilmenizi sağlamaktadır. Bu programın işleyiş şekli ve föy ekranında gördüğünüz tüm alanlar hizmet hareket föyü ile aynıdır. Aralarındaki tek fark, Genel amaçlı hesap föyünde hizmetler yerine işletme giderlerine yönelik (temizlik, personel ücreti, tamir-bakım gibi) hareketlerin görüntülenmesidir. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musun başlığı altında değindiğimiz Görünüm, 14

15 Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Bundan dolayı bu bölümü ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Evraklar Bu bölümden hizmet satış ve alış faturaları, serbest meslek makbuzları ve gider makbuzları düzenlenecektir. Evrak girişlerini açıklamaya başlamadan önce, bütün evraklarda ortak olan bazı giriş alanlarına değinmek istiyoruz. Ekonomik Seri ürünlerinin bütün evrak programlarında evrak numarası, evrak tarihi, belge numarası ve belge tarihi olmak üzere 4 adet ortak alan vardır. Bu alanlara hangi bilgilerin girilebileceği aşağıda açıklanmıştır. Evrak No: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, ALİ vb.) olabilir. Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın (sipariş fişleri, irsaliyeler, faturalar, sevk fişleri vb.) sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1 den başlar. Örneğin evrak no alanına ALİ girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine ALİ girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz. Evrak Tarih: İlgili evrakın (hizmet faturaları veya serbest meslek makbuzu) bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır. Belge No: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alan girilebilir. Belge numaraları maksimum 8 hane ve alfa nümerik olabilir. Belge Tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin tarihli bir alış faturası de bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi , belge tarihiyse olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunluluk değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz. Evraklar menüsündeki tüm programlarda ortak olan giriş alanlarını yukarıda açıklamaya çalıştık. Bu alanlara ait açıklamalar ilgili evraklarda tekrar verilmeyecektir. Evraklar Yardım Tuşları Hizmet ve Genel hesap yönetiminizin tüm bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi Ctrl+Y tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde evraklar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. 15

16 ALT+A (Satır Arama): Fatura, irsaliye, sipariş fişi vb. evraklardan girilen hareket satırları üzerinde (özellikle bu satır sayısının fazla olması durumunda) istenilen herhangi bir stokun hareket satırına ulaşabilmeniz mümkündür. Bunun için ilgili evrakların hareket girişlerinin yapıldığı bölümde (stok kodu ve adı alanlarında) Alt+A tuşlarına basmalısınız. Bu işlem sonrasında karşınıza Satır Arama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle yapmanız gereken, arayacağınız stoka ilişkin belirleyici olabilecek kod yada ismi aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girmenizdir. Bu işlem sonrasında imleciniz arama şekli alanında konumlanacaktır. Bu alanda da sizden istenen arama işleminizi nasıl detaylandıracağınızı belirtmenizdir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda programınız size Eşit olsun, içersin, başlasın, bitsin, büyük olsun, küçük olsun seçeneklerini sunacaktır. Dolayısıyla arama işleminizi bu seçenekler yardımıyla sınırlayabileceksiniz. Bu alandaki seçiminiz Eşit olsun ise, aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelime, aynen girildiği şekli ile dikkate alınacaktır. İçersin seçeneğinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelimenin geçtiği tüm stoklar dikkate alınacaktır. Başlasın, bitsin, seçeneklerinden herhangi biri seçilmiş ise aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kod veya isim ile başlayan yada biten stoklar dikkate alınacaktır. Büyük olsun, Küçük olsun seçenekleri stok kodlarını sayısal olarak takip eden kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır, gibi. Dolayısıyla bu seçeneklerden herhangi birinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz rakamdan büyük yada küçük olan stoklar dikkate alınacaktır. Bu alanla ilgili seçiminizi yaptıktan sonra sıra, ekranınızın alt bölümünde yer alan butonlardan arama işleminize uygun olanını tıklamanıza yada F2 tuşuna basmanıza gelmiştir. Şimdi bu butonların işlevlerinden kısaca bahsedelim. Tüm Satırlarda Ara: Bu butonunun seçilmesi durumunda, programınız aradığınız stoku imlecinizin bulunduğu satır ve sonrasında arayacak ve bulamaz ise arama işlemine evrakın ilk satırından imlecin bulunduğu satıra kadar tekrarlayacaktır. İleriye Doğru Ara: Bu butonun tercih edilmesi durumunda arama işlemi, imlecinizin bulunduğu satır ve sonrasını baz alacaktır. Geriye Doğru Ara: Bu butonun tercih edilmesi durumunda ise arama işlemi, imlecinizin bulunduğu satır ve öncesini baz alacaktır. Bu butonlardan herhangi birinin seçilmemesi durumunda programınız otomatik olarak arama işlemini ileriye doğru yapacaktır ALT+D (Evrak Detay): ALT+D tuşları evrak genel bilgileri ve hareket satırlarında farklı şekillerde karşınıza gelecektir. Evrak Genel Bilgilerinde ALT+D 16

17 Evrak (serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu) statik bilgilerinin girildiği herhangi bir alanda (yani evrak no, belge no, tarih veya cari alanlarında) ALT+D tuşlarına basarak, ilgili evraka ait bir takım detay bilgilerin girileceği ekrana ulaşabilirsiniz. Bu ekrandaki bilgiler aşağıda açıklanmıştır. Sevk Adres No: Evrakta yer alacak hizmetlerin verileceği (veya alınacağı) adres numarası (cari adres kartından girilen) bu alana girebilir veya F10 listesinden seçebilirsiniz. Fatura Özel Kodu 1-2-3: Evraklarınızı (serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu) diğer evraklardan ayırmak için özel kodlar verebilirsiniz. Daha sonra özel kod girişi yapılarak, sadece girilen özel kodları içeren evrakların raporları alınabilecektir. Örneğin özel kodunda özel yer alan gider makbuzlarını listeleyebilirsiniz. Kısacası, özel kod girişi ile tamamen kendinize özel kriterler vererek raporlar alabileceksiniz. Eğer entegre çalışıyorsanız, evrakların entegre edildiği muhasebe fiş tarihini ve fiş sıra numarasını da ALT+D penceresinden görme imkanına sahipsiniz. Bu pencerede yer alan muhasebe fişine git butonunu tıklarsanız, faturanın entegre edildiği muhasebe fişine ulaşmanız da mümkündür. Hareket Satırlarında ALT+D Evrakların hareket satırlarında ALT+D tuşlarına bastığınızda veya ekranın alt tarafında yer alan Detay butonunu tıkladığınızda, o satırdaki harekete ilişkin sorumluluk merkezi kod ve adını, karşı hesabın döviz kuru ve döviz cinsini, evrakın entegre edildiği muhasebe fiş tarihini ve fiş sıra numarasını da ALT+D penceresinden görme imkanına sahipsiniz. Bu pencerede yer alan muhasebe fişine git butonunu tıklarsanız, faturanın entegre edildiği muhasebe fişine ulaşmanız da mümkündür. ALT+R (Evrak Döviz Kuru): Hizmet evraklarının döviz cins ve kurlarını görüntüleyebilmek ve günlük kurlar üzerinde sadece ilgili evraka bağlı olarak değişiklik yapabilmek için ALT+R tuşlarını kullanmalısınız. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza küçük bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan alanlar aşağıda açıklanmıştır; Evrak Döviz Cinsi-Evrak Döviz Kuru: Evrakın düzenlendiği cari hesabınızın tanıtım kartından girilen orijinal döviz cinsi ve o günkü döviz kurudur. Evraka girilen hareketler bu döviz cinsi ile değerlendirilir. Örneğin X cari firmasından aldığınız bir hizmet için gider faturası giriyorsunuz. Bu cari firma ile olan alış-verişleriniz sürekli EUR (Euro) bazında yapılıyor. Dolayısı ile, cari tanıtım kartından da döviz cinsi DM olarak seçilmiş. Bu carinizden gelen faturayı girerken, evrak döviz cinsi EUR olacaktır. Evrak döviz kuru da EUR nin o günkü kurudur. Eğer evrakınızın ilgili döviz cinsinin günlük kuru üzerinden değil de, sizin gireceğiniz bir kur üzerinden hesaplanmasını istiyorsanız, döviz kuru alanına ilgili değeri girebilirsiniz. Alternatif Döviz Cinsi-Alternatif Döviz Kuru: Ekonomik Seri ürünlerinde hareket girişleri 3 döviz cinsi ile birlikte takip edilebilir. Bunlardan birincisi ana döviz, ikincisi alternatif döviz, üçüncüsü de orijinal dövizdir. Aksi belirtilmediği takdirde tüm hareketler ana döviz cinsinden değerlendirilir. Ana döviz bazında girilen tüm hareketler, MİKKUR dan seçilecek herhangi bir alternatif döviz cinsi bazında da izlenebilir. İşte bu alanda, çalışmakta olduğunuz 17

18 şirket için seçilmiş alternatif döviz cinsi ve o günkü döviz kuru yer almaktadır (Bkz. MİKKUR/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). ALT+L (Evrak İptal): Bkz. Kartlar Yardım Tuşları. ALT+V (Vergi Tablosu): Fatura veya serbest meslek makbuzu evrakında ALT+V tuşlarına birlikte basarsanız, MİKKUR programınızın SİSTEM/Vergi Parametreleri bölümünde tanımlı olan vergi oranları ve hareketler üzerinden hesaplanan vergi tutarlarını görüntüleyebilir, gerekirse hesaplamış vergi tutarları üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. ALT+P (Stopaj ve Kesintiler): Serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu evraklarında ALT+P tuşlarına basarak stopaj ve kesintiler tablosunu ekrana getirebilir, gerekirse bu tablodaki değerler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. ALT+N (Sonraki evrak): ALT+N tuşlarına basıp, ekranınızda bulunan evraktan bir sonraki evrakı çağırabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikayesi): Faturalar ekranında, ALT+G tuşlarına basarak, genel kayıt yapısı ekranına ulaşabilirsiniz. ALT+Q ( Satır İptal): ALT+Q tuşlarına basarak, imlecin bulunduğu evrak satırını silebilirsiniz. Satır silme işlemi hiç bir uyarı mesajı verilmeden yapılır. ALT+T ( Iskonto+Masraf ): Hizmet ve gider faturaları ile serbest meslek makbuzunda ALT+T tuşlarına birlikte basarsanız, Iskonto ve/veya masraf yüzde (veya tutar) girişleri yapabilirsiniz. Iskonto+Masraf ekranına ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir. Evraklar üzerinden 6 ayrı Iskonto ve 4 ayrı masraf girişi yapabilirsiniz. Iskonto ve masraf hesaplama yöntemleri 4 farklı şekilde yapılmaktadır. Bunlar; 1- Brüt Toplamdan Yüzde Alarak: Brüt toplam, hizmet veya masraf bedeli ile eş anlamlıdır. Yani ıskonto ve vergiler hariç, verilen hizmet veya yapılan gider kalemlerinin tutarıdır. Bu alana girilen her ıskonto yüzdesi, brüt toplam üzerinden hesaplanır. Örneğin fatura brüt toplamı 5 lira. Bu fatura üzerinden 3 ayrı ıskonto hesaplatılacak (%10,15 ve 20 oranlarında). Bu durumda her 3 ıskonto yüzdesi de 5 lira üzerinden hesaplanır. Brüt toplam üzerinden verilen ıskonto yüzdelerinin ara toplam, üst miktar ve miktar olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. 2- Ara Toplam Üzerinden Yüzde Alarak: Ara toplam, verilen hizmet veya yapılan gider tutarından ıskontoların düşülüp, vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir. Bu alana girilen her ıskonto veya masraf yüzdesi, ara toplam üzerinden (daha önce uygulanmış ıskonto varsa, bu ıskonto tutarı brüt toplamdan düşülür, 2. ıskonto bulunan değer üzerinden hesaplanır) hesaplanır. Ara toplam üzerinden verilen ıskonto yüzdelerinin brüt toplamı, üst miktar ve miktar olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. 18

19 anında ilgili alanlara getirilecektir. 3- Üst Miktardan Yüzde: Bu alana girilen ıskonto veya masraf yüzdesi, bir önceki ıskonto veya masraf tutarı üzerinden hesaplanır. Örneğin fatura üzerinden ilk olarak % 10 oranında ıskonto hesaplanmıştır. Bu %10 ıskontonun tutarsal karşılığı 0,5 YTL dir. Bu durumda 2. girilen ıskonto (veya masraf) yüzdesi, üst miktardan, yani bir önceki ıskonto tutarı üzerinden (0,5 YTL üzerinden) hesaplanacaktır. Üst miktardan verilen ıskonto yüzdelerinin brüt toplam, ara toplam ve miktar olarak karşılıkları 4- Miktar: Bu alana direkt olarak ıskonto veya masraf miktarı girilebilir. Miktar olarak girilen ıskonto veya masrafların brüt toplamı, ara toplam ve üst miktar üzerinden yüzde ( % ) olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. Iskonto/Masraf girişleriniz tamamlandıktan sonra, ESC tuşuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak evrakınıza geri dönebilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): Bkz. Kartlar Yardım Tuşları. ALT+F (Form Hazırla): Programlarımızda yer alan bütün evraklar için (irsaliyeler, faturalar, ambar fişleri, çek-senet bordroları vb.), o evrakların matbu formlarına uygun olarak form dizaynları yapabilirsiniz. Örneğin fatura formlarınız matbaadan baskılı olarak geliyor. Bu formalarda faturanın kesildiği cari hesabın adı, vergi dairesi ve numarası, faturada yer alan stok bilgileri farklı koordinatlarda yer alıyor. İşte matbu formunuz üzerine programdan girdiğiniz fatura bilgilerini oturtturabilmek için form dizaynı yapmanız gerekir. ALT+F tuşları her evrak programında yer alır ve o evraka özel form dizaynı yapmanıza olanak tanır. Evrak formları programlarımızda eski form ve yeni form olarak ayrılmış olup kullanıcılarımız istedikleri seçeneğe göre evrak basımlarını gerçekleştirebilme özgürlüğüne sahiptir. Bu belirlemede Kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/ Evrak döküm parametreleri (91450) ekranının 30. sırasında yer alan parametrede ki seçimine göre belirlenmektedir. Aşağıda eski form tasarımına yönelik detaylı açıklamalar bulacaksınız. Evrakları bastığınız formlar matbuu değilse, başka bir ifade ile herhangi bir editör programından evrak formlarını kendiniz hazırlıyorsanız, programımızda yer alan evrakları hazırladığınız bu formlar üzerine de bastırabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken işlem, tasarladığınız form ismini ALT+F penceresindeki şablon dosya alanına girmektir (Bkz. Şablon Dosyası). Şimdi form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Form dizaynı yapacağınız evrak programı açıkken ALT ve F tuşlarına basınız. Karşınıza evrak form dosyasının default (otomatik atanan) ismini gösteren bir pencere gelecektir. Form isimleri, ekranınızda açık olan evrak ismi ile özdeştir. Örneğin faturalar için fatura.frm, irsaliyeler için irsaliye.frm, muhasebe fişleri için muhfis.frm gibi. Bir evrak cinsi için birden fazla form dizaynı yapacaksanız, bu durumda formlarınıza default isminin dışında isimler de 19

20 verebilirsiniz. Örneğin toptan ve perakende faturalar için ayrı form dizaynları yapılacak ise, bu durumda toptan fatura için ayrı bir form ismi, perakende fatura için ayrı bir form ismi verilecek demektir. Bunları Biliyor Musunuz? Ekonomik Seri ürünlerimizde her evrak formuna ayrı isimler verilip, bunların ALT+F tuşlarına basıldığında otomatik olarak görüntülenmesi sağlanabilir. Bunun için yapılması gereken işlem; MİKKUR programının Kuruluş/Diğer Tanımlar/Evrak Genel Açıklamaları programından, imleci form ismi verilecek evrak tanımın bulunduğu satıra getirip ALT+F tuşlarına basmaktır. Bu tuşlara basıldığında ekranda küçük bir pencere belirir ve ilgili evrak için form dizaynı yapılırken otomatik olarak gelmesi istenen isim bu pencereden girilir. Otomatik form isminin geleceği her evrak için ilgili girişler yapılıp ALT+S tuşları ile kaydedildikten sonra, bu form isimleri ilgili evrakların ALT+F pencerelerine otomatik olarak gelecektir. Evrak form ismi girilip enter tuşuna basıldıktan sonra form dizaynını yapacağınız ekrana geçilecektir. Bu ekranın bir örneği yukarıda verilmiştir. ALT+F ekranını iki bölümde inceleyebiliriz. Ekranın sol tarafındaki bölüm kayıt ve silme işlemlerinin yapılacağı, statik ve dinamik alanlar ile ilgili fontların değiştirilebileceği, eklenen alanların koordinatlarının izlenebileceği, kısaca evrak formunun şekilsel ve içerik özelliklerinin tanımlanacağı parametrelerden oluşmuştur. Ekranın sağ yarısı ise form dizaynının, başka bir ifade ile o evrakta yer alacak statik ve dinamik alanların, mesajların seçileceği, bunların form üzerinde istenilen konumlara taşınacağı bölümdür. Şimdi ekranın sol yarısından başlayarak evrak form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalışalım. Butonlar (Form Kayıt, Form Sil, Statik ve Dinamik Alan Fontları Değiştirme) ALT+F ekranının sol üst tarafında üç adet buton görülmektedir. Bunlardan ilki, tanımladığınız evrak formunu kaydetmenizi sağlar. Birinci buton tıklandığınızda, formunuza verdiğiniz ismi içeren küçük bir pencere belirir. Tanımladığınız formu bu isim ile kaydetmek için F2 tuşuna basmalısınız. Dilerseniz farklı bir isim vererek de formu kaydedebilirsiniz. Kayıt işlemi tamamlanınca otomatik olarak evrak ekranına geri dönülecektir. 20

21 İkinci buton, hücresel bölgede yapılan tanımlamaları silmenizi sağlar. Silme işlemi herhangi bir uyarı mesajı verilmeden direkt olarak yapılır. Tanımlamalarınızı yanlışlıkla sildiyseniz, formu kaydetmeden çıkarak (close (x) butonunu tıklayarak) yaptığınız tanımlamaların gerçekten silinmesini önleyebilirsiniz. Zira silme işleminden sonra kayıt yapılırsa, formla ilgili bilgilerinize tekrar elde edebilmeniz mümkün olmayacaktır. Üçüncü ikon ise, statik ve dinamik alanların font tipini ve büyüklüğünü değiştirmenize imkan verir. Üçüncü ikonu tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir. Bu pencereden windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz mümkündür. Şimdi sizlere ekranının sol yarısında, yukarıda açıklamaya çalıştığımız butonların hemen altında yer alan Özellikler Alt toplam seç Alt toplam değiştir başlıklarından oluşan seçenekler ile neler yapılabileceğini detaylandıralım. Form hazırlama ekranına geçildiğinde aktif olan sayfa özelliklerdir. Bu bölümden evrak formunuz ile ilgili olarak hem şekilsel hem de içeriksel özellikler tanımlanacaktır. Şimdi yukarıdan aşağıda doğru bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Özellikler seçeneğini tıkladığınızda form tasarım ekranında aşağıda açıkladığımız ve örnek ekranımızda da gördüğünüz seçenekler yer alacaktır. Bunlar tek tek aşağıda açıklanmıştır. Koordinat Göstergesi Evrak formunuzda yer alacak statik ve dinamik alanların konumlarını ekranın sağ yarısında ve ilgili alanı mouse ile sürükleyerek belirleyebilirsiniz. Mouse ile istediğiniz konuma getirdiğiniz alanın koordinatları bu tabloya otomatik olarak yansıyacaktır. Seçili alanın formun kaçıncı kolonundan ve kaçıncı satırından başladığı, alanın genişliği ve varsa decimal uzunluğu bu tabloda yer alan bilgilerdir. Tablonun sol üst tarafında biraz önce sıraladığımız bu bilgilerin hangi alana ait olduğu, başka bir ifade ile statik veya dinamik (mesaj alanı da olabilir) alanın ismi yer alacaktır. Seçili alanların konumlarını mouse ile sürükleyerek belirleyebileceğiniz gibi, bunların konumlarını direkt olarak bu tabloya da girebilirsiniz. Başka bir ifade ile, seçilen alanın form üzerinde kaçıncı kolondan ve kaçıncı satırdan başlayacağını, genişliğinin ve varsa decimal uzunluğunun ne olacağı bu tablodan direkt olarak girilebilir. Yapılan girişlerin ekranın sağ yarısındaki ilgili alana uygulanabilmesi için, uygula butonunu tıklamanız gerekir. 21

22 Sayfa Çizgileri ALT+F ekranının sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleşmesi ile hücresel bir görünümdedir. Bu hücreler form üzerindeki alanlarının konumlarını belirlemede size yardımcı olmak amacıyla konulmuştur. Bilgisayar konfigürasyonu yeteri kadar hızlı olmayan kullanıcılarımız, form dizaynı yaparken hız ile ilgili sorunlar yaşayabilir. Bu durumda yatay, dikey ve her iki çizgi tipini kaldırıp, bilgisayarınızın biraz daha hızlanmasını sağlayabilirsiniz. Bu çizgileri kaldırmak için, ilgili çizgi tanımının sol tarafında yer alan kutucuğu bir kez klikleyerek, işaretinin kaldırılması gerekir. Yatay ve dikey çizgileri tekrar form üzerinde görebilmek için ilgili kutucuğu bir kez daha tıklayarak işaretini yeniden koymalısınız. Döküm Sayısı Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz ve bu formun kullanılacağı her fatura iki kopya olarak basılıyor. Bu durumda döküm sayısı alanına da 2 rakamını girmelisiniz. Genel Veriler Tanımlamakta olduğunuz form kullanılarak basılacak evrakların bir takım içeriksel ve şekilsel özellikleri bu bölümden belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğu klikleyerek (boş olan kutucuk tıklandığında o kutucuk işareti ile doldurulacaktır) belirleyeceksiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak işaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız. Şimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Stok Birleştir: Bir evrakta yer alan birden fazla hareket satırının toplanıp (birleştirilip), evrak formuna tek bir satır halinde yazdırılması için bu satırın kutucuğunu kliklemelisiniz. Örneğin bir faturada aynı stoktan 2 kez giriş yapılmış. Bu stokların sadece miktarları farklı. Bu durumda bu 2 stok kaleminin miktarları toplanarak, faturada tek bir satırda yer alması için bu kutucuğu kliklemelisiniz. Stok birleştirme işlemi sadece aynı stoklar için değil, kod yapısının belirli bir dijitine kadar aynı kodları içeren stoklara da uygulanabilir. Örneğin bir konfeksiyoncu firmanın stok kod yapısı şu şekilde oluşturulmuş; PT 101 BEJ 36 PT 101 BEJ 38 PT 101 KHV 36 PT 101 KHV 38 PT 101 LCT 36 PT 101 LCT 38 PT 101 SYH 36 PT 101 SYH 38 Bu stokların birim fiyatları aynı. Birim fiyatlar kod yapısının ilk 5 dijitine göre değişiyor ve yukarıda da görüldüğü gibi 8 stokun ilk 5 kodu aynı. Değişkenlik sadece fiyatları etkilemeyen renk ve beden kodlarında. İşte bu 8 stoku miktarları toplanarak, yapılan ıskonto veya masraflar varsa, bunların dağıtımı yapılarak faturaya tek bir satır halinde bastırabilirsiniz. Bunun için öncelikle yapılması gereken işlem, kuruluş programının Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünden dökümlerde birleştirme kod uzunluğu alanına, stok kod yapısındaki değişkenlik göstermeyen 5 rakamı girilmelidir. Daha sonra evrak formunun bu kutucuğu kliklenmelidir. Böylece fatura evrakında yer alan 8 stok, yazıcıdan döküm alınırken tek bir stok olarak basılacaktır. 22

23 Toplu Evrak Dökümünde Mesaj: Ctrl+U tuşları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriş ekranına ulaşmak istiyorsanız, satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden -evet- seçmelisiniz (Bkz. Mesaj Dosyası). Alt Toplamlar Sabit Yerde: Evrak alt toplamlarının form üzerinde sabit bir yerde mi (belirlenecek statik alanın içinde sabit olarak mı), yoksa dinamik alanlardan (hareket satırlarından) hemen sonra mı yer alacağı bu alanda belirtilecektir. Uygulamada kullanıcılarımızın genel tercihi alt toplamların sabit yerde olmasından yanadır. Bu kutucuk kliklenmezse, başka bir ifade ile alt toplamlar sabit yerde seçimi yapılmazsa, evrak alt toplamları hareket satırlarının hemen sonunda yer alır. Örneğin 10 hareket satırından oluşan bir fatura formu bastırılırken alt toplamlar 11. satırdan itibaren yazdırılır. Bu durumda basılacak alt toplamların neler olacağı, alt toplam seç butonu tıklanarak belirlenecektir. Word e Gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamış olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz. Dos Modunda Dökülsün: İlgili evrakı DOS modunda dökmek için ekranınızın bu parametresini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Tutarı İngilizce Yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) İngilizce olarak yazdırılacaktır. Tutarı Türkçe Yaz (Orj. Döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Türkçe olarak yazdırılacaktır. Yalnız İbaresi Yazılsın: İrsaliye, fatura sipariş fişi vb. evrakların yazı ile tutar alanlarının başına Yalnız ibaresinin basılmasını istiyor iseniz, bu parametreyi mouse göstergenizle işaretlemelisiniz. Aksi durumda, dökümünüzde yalnız ifadesi basılmayacaktır. Döviz Sembolü Yazılsın, Döviz İsmi Yazılsın: Bu alanlarda sizden istenen, yabancı yazı ile yazılan yazı ile toplam alanlarının sonunda kur sembolünün mü yoksa kur isminin mi yazılacağını belirtmenizdir. Kuruş Kısmı Yazılsın, Kuruş İsmi Yazılsın: Bu alanlarda da yapmanız gereken evrak dökümlerinizde kuruş hanelerinin yer alıp almayacağını ve bu hanelerin İngilizce olarak basılıp basılmayacağını belirtmenizdir. Tamlama Eki Yazılsın ( dır ): Bu alanda da sizden istenen yazı ile toplam alanlarının sonuna dır tamlamasının eklenip eklenmeyeceğini belirtmenizdir. Lira, lira dır gibi. Stok Miktarı Beden Detaylı Dökülsün: Beden veya renk detaylı olarak takip ettiğiniz stokların evrak dökümlerinde, satış miktarı kolonuna stokların toplam satış miktarı ile sonrasında beden ve renk miktarlarının detaylı olarak yazılmasını istiyor iseniz bu parametreyi işaretlemeniz yeterli olacaktır. Miktar, fiyat, tutarda desimal 0 ise yazma: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmesi durumunda irsaliye fatura, sipariş fişi vb. evraklar dökerken miktar, fiyat ve 23

24 tutarlarda ki desimal haneleri 0 ise yani ,00 gibi bir rakam ise desimal hanesi dökümde yer almayacak. Aksi durumda yani bu parametre işaretlenmezse desimal hanesi 0 olsa bile dökülecektir. Sayfa Ayarları Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarlarını bu bölümden yapacaksınız. Sayfa ayarlarının maksimum değerleri 255 ve 90 dır. Bunun anlamı, formunuz üzerinde 255. kolona kadar tanımlama yapabilir ve bunların yazıcı dökümünü alabilirsiniz demektir. Aynı şekilde bir forma 90 satır bilgi yazdırılabilir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kağıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. Geniş bir yazıcı ve kağıt kullanıyorsanız, programımızın maksimum değeri olan 255 kolona dek tanımlama yapabilirsiniz. Anacak dar bir yazıcıdan döküm alacaksanız, yazıcının basabileceği kolondan fazla bir tanımlama yapmanın anlamı yoktur. Form tanımlamaya başlarken, kullanacağınız kağıt ebatlarına göre kolon sayısını değiştirmeniz, kolon (sayfa) dışına taşan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düşünülmelidir. Örneğin ALT+F ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 240 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kağıt ebatlarınız ancak 80 kolonu alabiliyor. İşte tanımlamalarınıza başlamadan önce kolon sayısını 80 olarak değiştirirseniz, sayfa dışına taşan bir tanımlama yapmanız da engellenmiş olacaktır. Zira hücresel alanın genişliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, genişletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiştirdikten sonra uygula butonunu tıklamanız gerekir. Şablon Dosya Adı Ekonomik Seri ürünlerimizde evraklarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Örneğin firmanızda sipariş fişi, irsaliye ve fatura gibi evrakları matbaadan bastırmak yerine, bu evrakların şekilsel detaylarını herhangi bir editör programı yardımıyla kendiniz çizip, faturalarınızı bu şablon formlar üzerine yazdırmak istiyorsunuz. Faturalarda çıkmasını istediğiniz bilgileri, bunların konumlarını, biraz sonra açıklayacağımız şekilde ALT+F penceresinden belirlediniz. Şimdi ALT+F penceresinden yaptığınız tanımlamalar ile, hazırladığınız şablon dosyanın ilişkilendirilmesi gerekiyor. Başka bir ifade ile, şu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi şablon dosya üzerine basılacağını belirtmek kalıyor. İşte ALT+F ekranının bu alanına, oluşturduğunuz şablon dosyanın adı girilecektir. Şablon dosyalar ile ilgili unutulmaması gereken önemli bir ayrıntı, oluşturduğunuz şablon dosyanın uzantısının.sbl olması ve bu dosyanın şirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir. Örnek; C:\EKONOMIK\MIKRO\2005_1\SYSTEM\ORNEK.SBL. Yukarıda Ekonomik Seri programlarımızın C sürücüsünde ve EKONOMIK dizini altında yüklü olduğu görülmektedir. Çalıştığımız firma kodu MIKRO, çalışma yılımız ise 2005_1 yani 2005 in 1. dönemidir. Şablon dosyamızı da çalıştığımız şirket ve çalışma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı.sbl olarak kaydettik. ORNEK.SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de şablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK girişini yaptık. Mesaj Dosya Adı: ALT+F Form Hazırla yardım tuşu Ekonomik Seri ürünlerimizin bütün evrak programlarında kullanılabilmektedir. Başka bir ifade ile, programlarımızda yer alan bütün evrak cinsleri için, o evraka özel formlar tanımlanabilmektedir. Form tanımlamaları yaparken, o evrak ile ilgili istenilen bütün detaylar da form üzerine çağırılabilmekte, başka bir ifade ile tanımlanmakta olan form aracılığı ile bastırılabilmektedir. Ancak kullanıcılarımızı 24

25 tanımlı alanlar ile sınırlamamak için, her bir evrak formuna yazdırılabilecek serbest alanlar oluşturulmuştur. Bunları mesaj olarak adlandırıyoruz. Mesajları hem statik alanlara ayrılan bölümde hem de dinamik alanlara ayrılan bölümde dilediğiniz amaca göre kullanabilirsiniz. Örneğin yazı ile yekün yazdırılırken, yekünün başına bir mesaj atayıp, bu mesaj ile yekünden önce yalnız kelimesinin gelmesini sağlayabilirsiniz (Yalnız üçyüz YTL dir gibi). Her bir evrak formu için tanımlanabilecek mesaj sayısı 40 tır. Mesajların konumları ALT+F ekranından belirlenir. İçeriği ise, başka bir ifade ile konumları belirlenen her bir mesaj alanına hangi bilginin geleceği ise, evraklar yazıcıya gönderilirken otomatik olarak gelen mesajlar başlıklı pencereden girilir. Bu pencere yazıcıya her evrak gönderiminde otomatik olarak görüntülenmektedir. Eğer şu anda form tanımlamasını yaptığınız evrakta çıkacak mesajlar çoğunlukla aynı ise, bu mesajları her seferinde tekrar tekrar girmenize gerek yoktur. Bunun yerine, ilk evrakınızı yazıcıya yollarken çıkacak mesajları girip, daha sonra mesajlarınızı ALT+S tuşları ile kayıt edebilirsiniz. Kayıt işlemi yapılırken mesaj dosyasına bir isim verilmesi istenecektir. Dilerseniz mesaj ismi olarak programınızın otomatik olarak getireceği ismi kullanabilirsiniz. Dilerseniz mesaj dosyası ismini kendiniz girebilirsiniz. Mesaj dosyası kaydedildikten sonra, form düzenleme ekranının bu alanına kaydettiğiniz mesaj dosyasının adını giriniz. Böylece her evrak yazıcıya gönderildiğinde, bu alana girilen mesaj dosyasındaki mesajlar otomatik olarak görüntülenir ve onayladığınız takdirde basılır. Dilerseniz birden fazla mesaj dosyası da hazırlayabilirsiniz. Bu takdirde, evrakınızı yazıcıya gönderirken F9 tuşu ile ilgili mesaj dosyasını programa yüklemeniz gerekir. Evrak Resmi: Bu bölüme evrakınıza ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken evrak resmi alanında mouse göstergenizin sağ tuşuna basmak olmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan evraklarınıza ilişkin resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, resim tarayıcısı olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle tarayıcıdan taradığınız evrak resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. Alt Toplam Seç Evrak form dökümlerinde evrak alt toplamları alt toplamlar sabit yerde tanımlaması yapılmadığı sürece son hareket satırından (dinamik alandan) hemen sonra listelenir (Bkz. Genel Veriler/Alt Toplamlar Sabit Yerde). Eğer alt toplamlar sabit yerde tanımlaması yapıldıysa, hangi alt toplamların listeleneceği ve konumları kullanıcılar tarafından belirlenmelidir. Örneğin evrak ara toplamı, ıskonto yüzde ve/veya tutarları, evrak yekünü gibi alt toplam bilgileri kullanıcılar tarafından seçilir ve konumları belirlenir. 25

26 Bu buton alt toplamlar sabit yerde tanımlamasının yapılmadığı durumlarda, dinamik alanlardan hemen sonra listelenecek alt toplam bilgilerinin nelerden oluşacağını tanımlamak amacıyla kullanılacaktır. Alt toplam seç butonu tıklandığında, bütün alt toplam bilgileri otomatik olarak seçili durumdadır. Örnek ekranımızda bu toplamların bir kısmı listelenmektedir. Dolayısı ile, eğer yazıcıya dökülecek evrakta bu alt toplamların tümü (tabii ki sadece değer olanları) varsa, dinamik alandan sonra hepsi basılacak demektir. Örneğin fatura evrakının dökümünü alacaksınız ve bu evraka 4 ıskonto, 3 masraf uygulanmış. Bu durumda dinamik alan bilgileri listelendikten hemen sonra, 1. ıskonto yüzdesi ve tutarı, 2. ıskonto yüzdesi ve tutarı, 3.ve 4. ıskonto yüzde tutarları ve aynı şekilde 1 den 4 e kadar masraf yüzde ve tutarları basılacak demektir. Ancak siz faturayı bastırırken ıskonto yüzdelerini değil, sadece tutarlarını bastırmak istiyorsunuz. İşte alt toplam seç butonuna bu noktada ihtiyacınız olacaktır. Bu butonu tıklayarak, evrak formunun alt toplamlarında çıkmasını istemediğiniz bilgilere ait kutucukları kliklemek suretiyle (kutucuklar kliklendiğinde işareti kalkacaktır) bunları formunuzdan çıkaracaksınız. Alt toplamlar yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirlendikten sonra kayıt butonu tıklanarak kaydedilmelidir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam seç bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam seçimlerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Alt Toplam Değiştir ALT+F ekranının sol tarafında yer alan son buton, alt toplamlarının tanımları üzerinde değişiklik yapmanıza imkan verecektir. Alt toplam tanımları firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Örneğin programlarımızda ara toplam olarak geçen ifadeyi siz mal bedeli olarak kullanıyor olabilirsiniz. Veya 2.Iskonto Yüzdesi tanımı sizin için özel cari ıskontosu anlamına geliyor olabilir. İşte form tanımlamaları yaparken sıklılıkla kullandığınız terimleri görmek ve böylece tanımlamalarınızı daha seri bir şekilde yapmak istiyorsanız, bu bölümden alt toplam tanımlarını değiştirebilirsiniz. Alt toplam tanımlarını değiştirebilmek için imleci ilgili satıra getirip yeni tanımı girmeniz yeterlidir. Değiştireceğiniz tanımlar bittikten sonra, bu tanımları kaydetmelisiniz. Bunun için ekranın üst tarafında yer alan kayıt butonunu tıklamalısınız. Yaptığınız değişiklikler evrak form adı ve.alt uzantısı ile kaydedilecektir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam değiştir bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam değişikliklerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. 26

27 Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Evet, ALT+F Form Hazırla ekranının sol yarısında yer alan butonları ve seçim yapılabilecek alanları açıklamaya çalıştık. Şimdi ekranın sağ yarısı ile ilgili açıklamalarımıza geçiyoruz. ALT+F ekranının sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleşimi ile hücresel bir görünümdedir ve istenirse bu çizgiler kaldırılabilir (Bkz.Sayfa Çizgileri). Ekranın sağ yarısı üç bölüme ayrılmıştır ve bu bölümler koyu gri çizgi ile birbirinden ayırt edilebilir. Dinamik alan tanımlamaları sadece ikinci (ekranın ortasında) bölümde yapılabilir. Statik alanlar ve mesaj alanları her üç bölümde de kullanılabilir. Form tanımlamalarınıza statik alanları seçerek başlayabilirsiniz. Yani hücresel bölgenin birinci ve üçüncü bölümlerini tanımlayarak. Statik alanlar, form üzerinde yer alacak sabit bilgilerdir. Başka bir ifade ile bu alanların konumları belirlenir ve evrakta yer alan hareket satırları ne kadar az veya çok olursa olsun statik alanların konumları değişmez. Tanımlandıkları yerlere ilgili bilgiler gelir. Örneğin cari hesap kodu ve adı, evrak numarası, evrak no, gibi. Dinamik alan tanımlamaları statik alanların tam tersidir. Bu alanlara hareket bilgileri gelir ve bu hareket bilgileri değişkendir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz. Bir fatura 3,5, 10 ve 50 stok hareketinden oluşabilir ve bu hareket satırı her seferinde değişkenlik gösterir. Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme Şimdi evrak formunuza bir statik alan ekleyelim. Bunun için yapılması gereken ilk işlem, hücresel bölgenin üst tarafında yer alan Statik Alan Ekle butonunun tıklanmasıdır. Bu buton tıklandığında, 10 karakter genişliğinde bir kutucuk ekranın üst sol tarafına eklenecektir. Şimdi yapmanız gereken işlem, bu alanı form üzerinde yer almasını istediğiniz bölgeye yerleştirmektir. Forma eklenen alanları istenilen yere taşımak için dört yol izleyebilirsiniz; 1- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra mouseun sol tuşunu basılı kalmak kaydıyla alanı istenilen yere sürükleyebilirsiniz. 2- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ok tuşları yardımı ile (aşağı-yukarı-sol ve sağ ok tuşları) alanı istediğiniz yere getirebilirsiniz. 3- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ALT+F ekranının sol tarafındaki (Bkz. Koordinat Göstergesi) kolon, satır, genişlik ve decimal uzunluğun belirlendiği tablodan bu alanın formun kaçıncı satır ve kaçıncı kolonundan başlayacağını girebilirsiniz. Satır ve kolon girişleri yapıldıktan sonra uygula butonuna basılarak alan ilgili konumuna yerleştirilebilir. Bunlara ek olarak statik alan ekle butonunu kullanmadan da istediğiniz hücreye statik alan ekleyebilirsiniz. Bunun için imleci statik alanın ekleneceği hücreye götürüp, çift tıklamanız gerekir. Seçtiğiniz statik alan form üzerinde olması gereken yere taşındıktan sonra sıra bu alanın genişliğini tanımlamaya gelecektir. Alanın genişliğini iki şekilde ayarlayabilirsiniz; 1- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra alanın dört tarafında belirecek noktalardan birinin üzerinde tıklayarak bunu sağa doğu çekebilirsiniz. Alan mouseu sürüklediğiniz bölgeye kadar uzayacaktır. 27

28 2- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra bir eliniz Shift tuşunda olmak kaydıyla sağa ok tuşuna basarak alanı uzatabilirsiniz. 3- Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ALT+F ekranının sol tarafındaki (Bkz. Koordinat Göstergesi) kolon, satır, genişlik ve decimal uzunluğun belirlendiği tablodan bu alanın genişliğini direkt olarak girebilirsiniz. Genişlik girildikten sonra uygula butonuna basılmalıdır. Seçtiğiniz statik alanın konumu ve genişliği belirlendikten sonra sıra bu alana hangi bilginin basılacağını belirlemeye gelmiştir. Bunun için mouseun sağ tuşu ile ilgili alanı klikleyiniz. Ekranınızda statik alan tanımlarının yer aldığı bir pencere belirecektir. Şimdi konumu ve genişliğini belirlediğiniz alana hangi bilgi gelecek ise, mouseu aşağı ve yukarı hareket ettirerek bu bilgili bulup, imleç üzerinde iken mouseun sağ tuşunu bırakınız. Daha önce statik yazan kutucuğunuzda seçtiğiniz alanın ismi belirecektir. Böylece evrak formumuz için ilk statik alanı tanımlamış olduk. ALT+F ekranında bütün statik, dinamik, db statik, db dinamik ve mesaj alanları aynı mantık ile tanımlanır. Yalnız dinamik alan tanımlanırken Dinamik Alan Ekle butonuna basılır ve dinamik alan ekranın orta bölümünde konumlanır. Aynı şekilde olması gereken konumu, genişliği ve içereceği bilgi seçilir. Mesaj alanları ise Mesaj Ekle butonuna basılarak forma eklenir ve bu alanlar ilk anda birinci statik alan bölümünde yer alır. Eklenen mesaj alanı yukarıda anlatmaya çalıştığımız şekilde olması gereken yere taşınır. Mesaj alanlarına gelecek bilgiler yine mouseun sağ tuşu tıklanarak (Mesaj 1 den Mesaj 40 a kadar) seçilir. Tanımlanmakta olan evrak bastırılırken ekrana gelen mesajlar penceresinden, her bir mesaj tanımına gelecek mesajlar girilir (Bkz. Mesaj Dosyası). Yukarıda örnek bir form dizaynı görülmektedir. Bu önek ekranın birinci bölümü statik alan, ikinci bölümü dinamik alan ve üçüncü bölümü açıklamalarımızdaki gibi yine statik alanlardan oluşmuştur. ALT+K (Yazıcıya Dök): ALT+K tuşlarına birlikte basarak, evrakınızı yazıcıya dökebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, karşınıza yazıcı ayarları başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen evrak dökümünüz için yazıcı ayarlarını yapmanızdır. Şöyle ki, kağıt yönünü (yatay, dikey), kağıt tipini (normal sürekli form, A3, A4 gibi), evrakın renkli olarak basılıp basılmayacağını seçebilirsiniz. Yine bu ekrandan dos modunda döküm alabilmenizde mümkündür. Bunun için ekranınızın en alt bölümünde yer alan dos modunda döküm parametresini mouse göstergenizle tıklamalısınız. Bu işlem sonrasında ekranınızın üst bölümündeki görüntü değişecek ve sizden dökümünüz için uygun parametre girişleri yapmanız istenecektir. Yazıcı tanımlaması, evrakınız için çerçeve seçimi bu tanımlamalardan bir kaçıdır. Yazıcı ayarları ile ilgili tanımlamalarınızı yaptıktan sonra tamam butonuna basarak dökümünüzü alabilirsiniz. 28

29 Alt+U (Evrak Oku): ALT+Z tuşları ile dosyaya yazdırılan evrakların tekrar ekrana çağırılabilmesi için ALT+U tuşları kullanılacaktır. Bkz. ALT+Z. ALT+Z (Evrak Yaz): Evraklar üzerinde ALT+Z tuşlarına basarak, ilgili evrakınızı bir dosyaya yazdırabilirsiniz. Daha sonra bu evrakı ALT+U tuşları ile tekrar ekrana çağırmanız mümkündür. Bunun için sadece evrakın yazdırılacağı yol adının ve dosya adının belirlenmesi gerekir. Gerçi ALT+Z tuşlarına basıldığında hem yol adı hem de dosya adı otomatik olarak karşınıza gelecektir. Eğer evrakın yazdırılacağı yol veya dosya ismini değiştirmek isterseniz, karşınızdaki pencereden gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz. ALT+Z tuşları ile evrakların dosyaya yazdırılması, özellikle aynı tür evrakların sıklıkla işlem görmesi durumunda size kolaylık sağlayacaktır. Örneğin sürekli çalıştığınız bir carinize haftanın 4-5 günü hizmet faturası kesiyorsunuz. Faturada her seferinde aynı hizmetler yer alıyor. İşte bu durumda bir hizmet faturasını AL+Z tuşları ile dosyaya yazdırıp, daha sonraki işlemlerinizde bu dosyayı çağırarak sadece ilgili alanları (örneğin hizmet fiyatını) değiştirmeniz mümkündür. Böylece sayfalarca fatura girişlerinden kurtulmuş olacaksınız. Ctrl+U (Toplu Evrak Dökümü): Ctrl+U tuşlarına birlikte basarak, aynı seri numarasındaki (evrak no) fakat sıra numaraları farklı birden fazla evrakı yazıcıya dökebilirsiniz. Bunun için sadece yazıcıya dökülecek evrakların seri numarasını ve sıra numaralarını girip F2 tuşuna basmanız gerekir. Ctrl+A Ctrl+L: Ekonomik Seri ürünlerinin bütün evrak giriş programlarına (faturalar, gider makbuzları, serbest meslek makbuzları vb.) CTRL+L tuşlarıyla evrak kilitleme fonksiyonu getirilmiştir. Bu fonksiyonu çalıştırmak için, kilitlemek istediğiniz evrak ekranınızdayken CTRL+L tuşlarına basmanız yeterlidir. Evrak kilitlendikten sonra, hiç bir kullanıcınız o evrak üzerinde işlem yapamaz. Evrak üzerinde tekrar işlem yapabilmek için CTRL+A tuşlarıyla evrak kilidinin açılması gerekir. Bu tuşlara basıldığında sizden şifre sorulacaktır. Evrak kilidini açan şifre, supervisor (SRV) şifresidir. Bu şifre girildikten sonra evrakınız üzerinde tekrar işlem yapabilirsiniz. Ctrl+F (Yuvarlama Değiştir): Fatura veya makbuz yekünü üzerinden yuvarlama değişimi yapılmak istenirse, Ctrl+F tuşlarına basılarak, yuvarlama alanına gelinip, yuvarlama meblağı değiştirilebilir. Ctrl+R (Vergi/ÖTV Sıfırla): Fatura veya irsaliye evraklarında Ctrl+R tuşlarına bastığınızda karşınıza vergi sıfırla ve ÖTV sıfırla seçeneklerinden oluşan bir onay ekranı gelecektir. Bu aşamada sizden istenen ilgili evrakın hesaplanmış vergi tutarını sıfırlamak için vergi sıfırla hesaplanmış ÖTV tutarını sıfırlamak içinde ÖTV sıfırla butonuna basmanızdır. Ctrl+Q (Evrak Döküm Açıklamaları: Evrakınız ile ilgili 10 satırdan oluşan açıklamanızı Ctrl+Q tuşları ile programa girebilirsiniz. Evrak döküm açıklamalarına o evrak için yapılan form tanımlamalarında yer verilmiş ise (ALT+F/Statik Bilgiler Penceresi), bu açıklamaları evrak formu dökümleri ile yazıcıdan da alabilirsiniz. F3 (Kart No): Girişi yapılan her evraka bir numara verilmektedir. Bu numara evrakların giriş sırasına göre artarak devam eder. İlk girdiğiniz evrak (örneğin hizmet faturası) 1, beşinci 29

30 sırada girilen evraksa 5 kart numarasına sahiptir. F3 tuşuna basıp kart numarası girerek, girilen kart numarasındaki evrakı görüntüye getirebilirsiniz. F4 (Üst Satırı Kopyala): Evrakınızın hareket girişi yapılan herhangi bir alanında F4 tuşuna basarsanız, bir üst satırdaki bilgi imlecin bulunduğu alana kopyalanacaktır. Örneğin stok kodu alanında F4 tuşuna basarsanız, bir üst satırdaki stok kodu imlecin bulunduğu alana kopyalanır. F10 (Yardımcı Tablo): Bkz. Kartlar Yardım Tuşları. TAB (Sonraki Alan): TAB tuşu ile, imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ESC (Çıkış): ESC tuşu ile, evrak ekranından (hizmet faturası, gider faturası veya serbest meslek makbuzu) çıkıp, bir önceki menüye dönebilirsiniz. Eğer evrakınıza herhangi hareket girmemişseniz, ESC tuşuna bastığınızda herhangi bir uyarı mesajı vermeden programdan çıkarsınız. Hareket girişi yapılmışsa, ekranınızın alt tarafında; Hayır Çıkma Evet Çıkabilirsin seçeneklerinden oluşan bir mesaj belirecektir. evet çıkabilirsin mesajını onaylarsanız, programdan çıkıp bir önceki menüye dönersiniz. ESC tuşu ile evrak ekranından çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. UP: Üst Satır. UP tuşu ile, imlecin bulunduğu satırın bir üstüne çıkabilirsiniz. DOWN: Alt Satır DOWN tuşu ile, imlecin bulunduğu satırın bir altına inebilirsiniz. ENTER (Onay): ENTER tuşu ile, giriş yaptığınız alanı onaylayarak, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. SHIFT+TAB (Önceki Alan): SHIFT+TAB tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. SHIFT+F3 (E-posta İle Gönder): Sipariş, irsaliye, fatura ve irsaliyeli fatura gibi evraklarınızı.txt dosyası olarak e-posta ile gönderebilmeniz mümkündür. Bunun için yapmanız gereken ilgili evraklar üzerinde Shit+F3 tuşlarına birlikte basmak olmalıdır. Bu tuşlara bastığınızda, öncelikle bir mesaj ekranı ile karşılaşacaksınız. Evrakınızda yer almasını istediğiniz mesajı bu ekrandan girip F2 tuşuna basarsanız Microsoft Outlook ekranına ulaşabilirsiniz. Bu aşamada yapmanız gereken ilgili evrakı göndereceğiniz kişilerin e-posta adresini girip gönder (send) butonuna basmak olmalıdır. PgUp - CTRL+PgUp: Evrakınız bir ekran sayfasını aşıyorsa, PgUp tuşu ile bulunduğunuz ekrandan bir önceki ekran sayfasına, Ctrl+PgUp tuşu ile ilk evrak sayfasına ulaşabilirsiniz. PgDn - CTRL+PgDn: Evrakınız bir ekran sayfasını aşıyorsa, PgDn tuşu ile bulunduğunuz ekrandan bir sonraki ekran sayfasına, Ctrl+PgDn tuşu ile en son ekran sayfasına ulaşabilirsiniz. 30

31 ALT+E (Yeni Evrak): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, evraklardan çıkıp bir önceki menüye dönmeden, yeni bir evrak girişi için boş bir ekrana kavuşabilirsiniz. Ctrl+Shift+D (Evrak numarası değiştirme): Ekonomik Seri de, önceden kayıt edilmiş sipariş, fatura, fatura evrakı ile kesinleştirilmemiş irsaliyeler, fiyat değişiklik evrakları, depolar arası sevk fişi vb bir çok evrakın evrak seri numarasını değiştirebilmeniz ve kendi istediğiniz yapıda yeniden düzenleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapılması gereken, hangi evrakın seri numarası değişecek ise ilgili evrakın ekrana çağrılması sonrasında Ctrl+Shift+D tuşlarına basılmasıdır. Bu işlemle birlikte programınız sizden değişikliği gerçekleştirebilmenize yönelik şifre girişi yapmanızı isteyecektir. Bu şifre her kullanıcının programlara giriş şifresidir. Daha sonra ise karşınıza evrakınızın yeni seri numarasını gireceğiniz bir ekran gelecektir. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamlayıp F2 tuşuna bastıktan sonra evrakınıza yeni seri numarasının otomatik olarak yansıdığını göreceksiniz. Bu durumda yapılacak tek işlem evrakın ALT+S tuşları ile yeniden kayıt edilmesidir. Evrak numarası değiştirme işleminin istediğiniz kullanıcılar için aktif ya da pasif olmasını sağlayabilirsiniz. Bu tamamen SRV nin hangi kullanıcıya bu hakkı vereceğine bağlı olarak belirlenmektedir. Bunun için öncelikle Kuruluş menüsü altında yer alan Kullanıcı hak tanımlama programı çalıştırılmalı ve kullanıcı seçimi yapılmalıdır. Sonrasında aynı ekran üzerinde ki Genel hak tanımlamaları butonu tıklanarak evrak numarası değiştirme parametresi isteğinize uygun olacak şekilde işaretlenmelidir. Bu alanın evet olarak işaretlenmesi durumunda ilgili kullanıcınız bu tuşlarla işlem gerçekleştirebilecektir. Aksi durumda bu işlem için yetkisi olmadığı program tarafından bildirilecektir. Alt+C (Tarih Değiştir): Alt+C tuşları ile yönetim, organizasyon ve föy ekranlarında default olarak gelen ilk-son tarih alanlarını değiştirebilirsiniz. ALT +I (Evrak Resmi): Ekonomik Seri programlarında girmiş olduğunuz fatura, irsaliye sipariş fişi vb. evrakların (örneğin cari firmalarınızdan size gönderilen ya da sizin cari firmalarınıza kesip dökümünü aldığınız faturaların yada teklif evraklarının) orijinal görüntülerini resim olarak ekleyebilmeniz mümkündür. Bu durumda girişini ve çıkışını yaptığınız tüm evrakları yada evraklar üzerinde yaptığınız her değişikliği ekleyeceğiniz resimlerle belgelendirmiş olacak ve her evrakın resim olarak bir kopyasını oluşturabileceksiniz. Bir anlamda sisteme girilen faturaların, yada teklif evraklarının, eklenen resimlerde ki bilgilere göre düzenlendiğinin yada değiştirildiğinin bilgisi elinizde olacaktır. Evrak resminin en önemli özelliği; bir evrak için birden fazla resim eklenebilmesine imkan tanıması ve her resme ilişkin açıklama yazısının girilmesidir. Böylece; veri tabanında evraklar en son halleri ile saklandığından, bir evrak üzerinde değişiklik yaptığınızda her değişikliği resim olarak saklayıp daha sonra evraklarınızın ilk hallerini görüntüleyebileceksiniz. Dolayısıyla değişikliğin neden yapıldığını en ince detayına kadar öğrenebileceksiniz. Bunun yanı sıra evrakınızın geçtiği tüm aşamalar sisteminize resim olarak kayıt edilecek, bir şekilde evraklarınızın görüntüleri arşivlenmiş olacaktır. Evrak resmi kullanımını bir örnekle açıklamaya çalışalım. Herhangi bir carinize 17 Mayıs 2005 tarihinde bir teklif evrakı düzenlediğinizi düşünelim. Evrakınızın ilk halini döküp sonrasında 1. resim olarak sakladığınızı ve açıklama girişi olarak da 17 Mayıs 2005 tarihinde düzenlenen teklif girişi yazdığınızı ve evrakınıza eklediğinizi düşünelim. Daha sonrasında bu teklif evrakı üzerinde, carinizle yaptığınız anlaşmaya göre %10 ıskonto uygulayarak evrak bilgilerinizi yenilediğinizi varsayalım. Dolayısıyla ilgili evrakın ilk hali 31

32 veri tabanından silinecek yeni hali kayıt edilecektir. Daha sonra bu evrakın da dökümünü alıp orijinal görüntüsünü teklif evrakınıza ikinci resim olarak eklediğinizi ve bu resmin açıklamasına da 20 Mayıs 2005 de yenilenen teklif girişi yazdığınızı düşünelim. Böylece teklif evrakınızın ilk hali ve son hali evrakınıza eklediğiniz resimler sayesinde sisteminizde kayıtlı olacaktır. Dolayısıyla siz de, teklif evrakınızın hangi aşamalar sonrasında son halini aldığını görebileceksiniz. İzlenecek yol 1. Evrak resimlerinin görüntülenmesi ve sisteme kayıt edilmesi Öncelikle yapılması gereken evraka ilişkin tüm bilgilerin girilmesi ve kaydedilmesidir. Daha sonra evrak tekrar çağırılmalı ve ALT+I (Evrak Resmi) tuşlarına basılarak yada evrakların alt bölümünde yer alan resim butonu tıklanarak resimlerin görüntüleneceği ekrana ulaşılmalıdır. Eğer ilgili evrakların resimleri sisteminizde kayıtlı ise bu resimleri ekranınıza çağırabilir yada tarayıcı yardımıyla tarayarak ekranınızda görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Eğer yeni form dizaynı ile işlem yapıyor iseniz, evrak görüntülerinizi tarama yapmadan BMP ve JPG formatında saklayıp evrakınıza ekleyebilirsiniz. Böylece kullanıcılarımız tarayıcı olmadan da evraklarının resim olarak saklanmasını gerçekleştirebileceklerdir. Bunun için öncelikle Alt+K tuşlarına basıp döküm ekranına ulaşılmalıdır. Daha sonra bu ekranın Gönder başlıklı menüsünden grafik dosyasına alanında size sunulacak seçeneklerden (BMP, JPG) uygun olanı seçilip kaydetmeli ve evraka eklenecek duruma getirilmelidir. Resim ekleme işlemi ise; ekranınızın evrak resmi yok alanında mousenuz sağ tuşuna basıp size sunulacak seçeneklerle yada ekranınızın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşları kullanılarak gerçekleştirilecektir. Sistemde kayıtlı olan resmin ekranda görüntülenmesi için dosyadan yükle (Load) seçeneği, Tarayıcıdan alınacak resim için Tara seçeneği, Resmin sisteminize yüklenmesi içinde farklı isimle kayıt seçeneği kullanılacaktır. Bu ekranda kopyala (copy), yapıştır (paste) kes seçenekleri kullanılarak da işlem yapılabilir. Bunun yanı sıra resmin boyutu kullanıcının isteğine göre ayarlanabilir, ilgili resim baskı öncesinde görüntülenip incelenebilir, yazıcıdan dökümü alınabilir. 2. Evraklara, resimlerin eklenmesi ve silinmesi Öncelikle belirtmek isteriz ki bu işlem için ekranınızın alt bölümünde yer alan kısa yol tuşları kullanılacaktır. Resim ekranda görüntülendikten sonra, resme ilişkin açıklama yazısı ekranınızın açıklama alanına girilip, ekranınızın alt bölümünde yer alan kaydet tuşu tıklanmalıdır. Böylece görüntülediğiniz resmin evrakınıza eklenmesini sağlamış oldunuz. Eğer evrak için eklenen resim ilk resim ise, kaydet işleminden sonra ekranınızın üst bölümünde evrak resmi (Gösterilen:1/1) ifadesi yazılacaktır. Daha sonra evrakta değişiklik yapıldıysa ve bu değişiklikte 2. resim olarak evraka eklenecek ise, bu defa ekranın alt bölümünde yer alan kayıt ekle tuşu tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında da evraka eklenecek resim sistemden yada tarayıcıdan taranarak öncelikle görüntülenmeli sonrasında tekrar kaydet tuşuna basılarak kayıt edilmelidir. Böylece ekranınızın üst bölümünde evrak resmi (Gösterilen:2/2) ifadesi yazacaktır. Bunun anlamı ilgili evrak için 2 tane resmin eklendiği ve ekranda da 2. resmin görüntüde olduğudur. Bu şekilde evrakınıza birden fazla resim ekleyebilirsiniz. 32

33 Evrak resmi ekranının alt bölümünde yer alan önceki kayıt, sonraki kayıt tuşlarını tıklayarak ekranınızda görüntülenen resimden bir öncekini yada bir sonraki kayıtlı resmi görüntüleyebilir, kayıt sil tuşunu tıklayarak da ekranda görüntülenen resmi silebilirsiniz. Eğer evraka ilişkin eklenen tüm resimler silinecek ise bu durumda ekranın üst bölümünde yer alan tümünü sil butonu kullanılmalıdır. Evraklardan Muhasebeye Entegre Hizmet ve Genel hesap yönetiminden yapılan evrak girişleri muhasebeye anında entegre edilebilir. Ancak entegrasyon işlemi için yapılması gerekli bazı tanımlamalar vardır. Bunların neler olduğu MİKKUR/Muhasebe Parametreleri/Entegrasyon parametreleri bölümünde geniş bir şekilde açıklanmıştır. Entegre çalışmak için yapılması gerekli tanımlamaların büyük bir çoğunluğu, her yönetimin kartlar menüsünde yer alan programlardan girilmektedir. Bu tanımlamalar yapıldıktan sonra, Hizmet ve Genel hesap yönetiminde fatura ve serbest meslek makbuzlarını kayıt ederken, muhasebe fiş seçimi başlıklı bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu pencerede ilgili faturanın veya serbest meslek makbuzunun muhasebede hangi tarih ve numaralı fiş ile kaydedileceği, bu fişin yevmiye numarası ve fiş tipi yer almaktadır. Sizin yapmanız gereken işlem, sadece F2 tuşuna basarak entegrasyon bilgilerini onaylamaktır. Eğer birden fazla evrakı (faturayı) aynı muhasebe fişinde birleştirmek isterseniz, ilgili fişin numara ve tarihini bu ekrandan girebilirsiniz. Böylece ilgili evraklar muhasebedeki ilgili hesaplara işlenmiş olacaktır. Eğer MİKKUR/Muhasebe Parametreleri/Entegrasyon Parametreleri bölümünde yer alan entegrasyonda fiş sorulsun mu? alanı -hayır- olarak seçilmişse, o zaman yukarıda sözünü ettiğimiz muhasebe fiş seçimi penceresi ile karşılaşmadan, bilgileriniz direkt olarak entegre edilecektir. Faturalar Evraklar menüsünün bu bölümünden hizmet ve masraf faturalarının girişleri yapılacaktır. Şimdi bu faturaları sıra ile incelemeye başlayalım. Satış Faturaları Satış faturaları bölümünden kısaca şu evrakları düzenleyebileceksiniz; 1. Carilere, açık ve kapalı hizmet satış faturalarının kesilmesi, 2. Carilerden gönderilen açık ya da kapalı iade faturalarının programa girilmesi. Hizmet yönetiminde yer alan tüm faturalar, giriş alanları itibari ile aynı özellikleri içerir. Bu özellikleri cari kodu girişi, fatura bedelinin işleneceği kasanın girişi (yalnız kapalı faturalarda) ve faturaya konu olan hizmet detaylarının girişi şeklinde özetleyebiliriz. Giriş alanları itibari ile aynı da olsa, tüm faturaların işlevleri farklıdır. Bu yüzden sadece açık hizmet satış faturasını tüm detayları ile açıklayıp, diğer faturaları, işlevlerini belirten bir-kaç cümle ile geçmeyi yeterli buluyoruz. Açık Hizmet Satış Faturası (066111) 33

34 Hizmet satışlarınız karşılığında cari firmalara (müşteri, satıcı, diğer cari) gönderilecek açık hizmet satış faturaları bu bölümden girilecektir. Fatura girişlerinin nasıl yapılacağını açıklamaya başlamadan önce, açık fatura mantığından kısaca söz etmek istiyoruz. Açık fatura; satışların (veya alışların) vadeli olarak yapıldığı durumlarda kesilir. Örneğin, bir hizmet verdiniz ve bu hizmet bedeli 1 ay sonra alınacak. Bu durumda keseceğiniz fatura açık fatura olmalıdır. Çünkü henüz hizmet bedelini tahsil etmediniz. Ya da verilen hizmet karşılığında çek aldığınız. Keseceğiniz fatura yine açık olmalıdır. Çünkü, aldığınız çek henüz tahsil edilmemiş, dolayısı ile de kasanıza nakit girişi yapılmamıştır. Çek tahsil edildiği zaman, bu çekin tahsilatını tahsilat makbuzu ile ayrıca belgelendireceksiniz ve verdiğiniz hizmet karşılığı ödeme ancak o zaman yapılmış olacaktır. Şimdi fatura girişinin nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Evrak No: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, ALİ vb.) olabilir. Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1'den başlar. Örneğin evrak no alanına ALİ girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine ALİ girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz. Evrak Tarih: İlgili evrakın bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır. Belge No: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alan girilebilir. Belge numaraları maksimum 8 hane ve alfa nümerik olabilir. Belge Tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin tarihli bir alış faturası 'da bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi , belge tarihiyse olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunluluk değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz. 34

35 C/H Kodu: Hizmet verdiğiniz ve şu anda faturası kesilmekte olan carinizin (müşteri satıcı, diğer cari) kodunu bu alana girmelisiniz. Cari kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız pencereden seçebilirsiniz. C/H İsmi: Cari hesap kodu girişinize göre, ilgili cari hesabınızın (müşterinizin, satıcınızın, diğer carinizin) ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Ödeme Planı: Faturanıza ilişkin ödeme planını bu alanda tanımlayacaksınız. Açık hizmet satış faturasında, fatura karşılığı ödeme vadeli olarak yapılıyordu. Bu aşamada ödeme planı alanına, ilgili fatura bedelinin ne zaman tahsil edileceği, yani vadesi gün bazında girilebilir. Örneğin fatura bedelinizi 30 gün sonra tahsil edecekseniz, bu alana G30 girmelisiniz. Otuz rakamının baş tarafında yer alan G harfi gün`ü simgelemektedir. Bu şekilde bir giriş yapıp TAB tuşuna bastığınızda, bu alan 30 Gün olarak görüntülenecektir. Eğer kuruluş programının SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Ödeme planları tablosu (91920) bölümünde tanımlanmış ödeme planları varsa, F10 tuşuna basarak bu ödeme planları görüntülenip seçim yapılabilir. Bunları Biliyor musunuz? Faturalarda ödeme planı alanına kullanıcı herhangi bir giriş yapmazsa otomatik olarak peşin ibaresi gelmektedir. Bu açık faturalarda da aynıdır. Eğer açık alış ve satış faturalarında ödeme planının peşin olarak geçilmesini engellemek, başka bir ifade ile ödeme planı girişini zorunlu hale getirmek istiyorsanız kuruluş programının Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünde 30. sırada yer alan açık faturalarda ödeme planı seçilmesi zorunlu parametresi -evetolacak şekilde işaretlenmelidir. Sorumlu: Bu alana, ilgili hizmet satışını gerçekleştiren satış elemanınızın kodunu girebilirsiniz. Satıcılar FİNANS yönetiminin Kartlar/ Personel tanıtım kartı (41430) bölümünden tanımlanmaktadır. Evet hizmet satış faturanızın ilk bölümüne ilişkin girişlerimizi tamamladık. Şimdi sıra faturaya konu olan hizmet ile ilgili girişleri yapmaya geldi. Hizmet Kodu: Seçtiğiniz carinize (müşteri, satıcı, diğer cari) verdiğiniz ve şu anda faturasını kesmekte olduğunuz hizmetin kodunu bu alana girmelisiniz. Hizmet kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız listeden de seçebilirsiniz. Sorumluluk Merkezi: Faturası kesilen hizmetin hangi sorumluluk merkezinden (veya hangi sorumluluk merkezinin onayı ile) verildiği bu alana girilecektir. Sorumluluk merkezleri Finans modülünün kartlar menüsünden tanımlanmaktadır. Proje Kodu: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz, dolayısıyla kesmekte olduğunuz hizmet faturası da proje kapsamında ise bu alanda sizden proje seçimi yapmanız istenecektir. Proje tanımlamaları programınızın Hizmet ve Genel hesap 35

36 yönetimi/proje tanıtım kartı bölümünden yapılmaktadır. Proje kapsamında çalışmayan firmaların bu alana herhangi bir giriş yapmalarına gerek yoktur. Açıklama: Faturada belirtmek istediğiniz herhangi bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. Miktar: Hizmet miktarı firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Eğer verdiğiniz hizmetler karşılığında saat bazında ücret alıyorsanız, bu alana ilgili carinize (müşteri, satıcı, diğer cari) verdiğiniz hizmetin süresini girebilirsiniz. Eğer hizmetlerinizin tutarı sabitse(zamana veya başka bir ölçüye göre değişmiyorsa), bu alanı 1 girerek geçebilirsiniz. B. Fiyat: Hizmetin birim fiyatı da firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Örneğin hizmetleriniz saat bazında veriliyorsa, bu alana bir saatlik hizmet bedelini girebilirsiniz. Ya da bu alanı boş geçerek direkt olarak tutar girişi yapabilirsiniz. Tutarı: Eğer miktar ve birim fiyat alanlarına giriş yaptıysanız, bu alanların çarpımı ile hizmet tutarı otomatik olarak hesaplanacaktır. Verdiğiniz hizmetin miktar ve birim fiyatı yoksa, bu alana direkt olarak hizmet tutarını girebilirsiniz. Evet, hizmet faturasına ilk hizmet kaleminin girişini tamamlamış olduk. Eğer bu faturaya gireceğiniz başka hizmetler varsa, tutarı alanında TAB tuşuna basarak alt satıra geçmelisiniz. Şimdi faturaya dahil edilecek diğer hizmetlerin girişlerini yapabilirsiniz. Eğer girilecek başka hizmet yoksa, fatura üzerinden hesaplanacak ıskonto-masraf yüzde veya tutarlarını girmeye başlayabilirsiniz. Bunun için ALT+T tuşlarına basmanız gerekir. ALT+T-Iskonto ve masraf girişleri yardım tuşları bölümünde açıklanmıştır. Fatura ekranınızın en alt satırında vergi tablosu adlı bir buton vardır. ALT+V tuşlarına bastığınızda, faturanızda yer alan hizmet cinsleri üzerinden hesaplanan vergileri görebilirsiniz. Bu tabloda, kuruluş programının SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Vergi parametreleri (91600) bölümünde tanımlı olan vergi oranları, bu oranlar üzerinden hesaplanan vergi tutarları izlenebilir. Vergi tablosundan çıkmak için ESC tuşuna basabilir veya close(x) butonunu tıklayabilirsiniz. Fatura ekranınızın sağ alt tarafında siz giriş yaptıkça değerler atanan birtakım alanlar vardır. Şimdi bunların neler olduğunu açıklamaya çalışacağız. Ara Toplam: Faturanızda yer alan hizmetlerin toplam bedelidir. Iskonto %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen Iskonto oranlarının toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı baz alınmıştır. Iskonto: Fatura üzerinden hesaplanan toplam Iskonto tutarıdır. 36

37 Masraf %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen masraf yüzdelerinin toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı baz alınmıştır. Masraf: Fatura üzerinden hesaplanan toplam masraf tutarıdır. Vergi %: Fatura üzerinden hesaplanan vergi yüzdelerinin toplamıdır. Vergi: Fatura üzerinden hesaplanan toplam vergi tutarıdır. Yuvarlama: Hizmet satış faturanıza kuruluş programının Sistem /Program Akış Parametreleri bölümünden faturalarda otomatik yuvarlama türü parametresinden yuvarlama türünü seçip, otomatik yuvarlama miktarı parametresine de ilgili miktarı girerek yuvarlama uygulatabilirsiniz. Bu tanımlamalardan sonra yapılan yuvarlama bu alanda yer alacaktır. Dilerseniz Ctrl+F tuşları yardımı ile manuel olarak bu alana yuvarlama miktarını girebilirsiniz. Yekün: Ara toplamdan ıskontolar düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir. Evet, açık hizmet satış faturası ile ilgili açıklamalarımız yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Faturanıza girişleriniz bittiyse, sıra girdiğiniz bilgileri kayıt etmeye gelmiştir. Bunun için ALT+S tuşlarına basmanız veya ekranın alt tarafında yer alan Sakla butonunu tıklamanız yeterlidir. Açık Hizmet İade Alış Faturası (066170) Normal şartlarda hizmetin iadesi olmaz. Ancak, yanlış kesilen bir faturayı iptal etmek yerine, bu yanlışlığın iade faturası ile düzeltilmesi istenebilir. Bu gibi durumlarda, yani carilerinize (satıcı, müşteri, diğer cari) kesilen açık faturalarda herhangi bir yanlışlık söz konusu olduğunda, cari firmalarınızdan bunu iade faturası keserek belgelemesini rica edebilirsiniz. İşte carilerinizden (satıcı, müşteri, diğer cari) gönderilen açık iade faturalarının girişleri bu bölümden yapılacaktır. Fatura girişleri tüm bölümlerde aynı olduğundan dolayı, giriş alanlarını tek tek açıklamıyoruz (fatura girişleri için Bkz. Açık hizmet satış faturası (66111). Kapalı Hizmet Satış Faturası (066120) Kapalı fatura; satışların peşin olarak yapıldığı durumlarda kesilir. Örneğin, bir hizmet verdiniz ve bedelini nakit olarak hemen aldınız. Bu durumda keseceğiniz fatura kapalı fatura olmalıdır. Kapalı fatura kestiğinizde, fatura bedeli tahsilat işlemi yapılmış gibi anında ilgili kasaya işlenir. Bu yüzden bizim programımız ile olan uygulamalarınızda, nakit haricinde alınacak ödemelerin (örneğin hizmet bedeli karşılığında çek alınmışsa) açık fatura ile belgelendirilmesi daha uygundur. İşte bu program ile, peşin olarak yapılan hizmet satışlarınız için fatura düzenleyeceksiniz. Kapalı hizmet satış faturasının, açık hizmet satış faturasından tek bir farkı vardır; kapalı faturada fatura bedelinin hangi kasaya gireceği seçilmektedir. (kasa tanımlamaları Finans yönetiminin Kartlar/ Kasa tanıtım kartı (51000) bölümünden yapılmaktadır). Yukarıdaki açıklamalarımızda, kapalı faturanın peşin satışlarda 37

38 düzenlendiğini ve fatura bedelinin anında kasaya işlendiğini belirtmiştik. Bunun için de; kapalı hizmet satış faturasında cari kodu yerine hizmet bedelinin gireceği kasa kodu girilir. Yani bu evrakta satıcı, müşteri yada diğer cari seçimi yapılmayacak bunun yerine kasa seçimi yapılacaktır. Diğer giriş alanları itibari ile açık toptan satış faturası ile aynıdır. Bu durumda öncelikle evraka ilişkin genel bilgiler girilmelidir, yani evrakın numarası ve tarihi, belge numarası ve tarihi, hizmet satışının işleneceği kasanın kodu ve adı, satıştan sorumlu olan elemanın kodu ve sorumluluk merkezinin kodu girilecektir. Daha sonrasında hareket girişlerinin yapılacağı bölüme geçilecek ve bu bölümde de satışı gerçekleşen hizmetin kodu, hizmet satışı proje kapsamında yapılıyor ise ilgili projenin kodu, sorumluluk merkezinin kodu, miktarı ve birim fiyatı girişleri yapılarak evrak kaydedilecektir. Kapalı Hizmet İade Alış Faturası (066180) Normal şartlarda hizmetin iadesi olmaz. Ancak, yanlış kesilen bir faturayı iptal etmek yerine, bu yanlışlığın iade faturası ile düzeltilmesi istenebilir. Bu gibi durumlarda, yani müşteriye satıcıya veya diğer cariye kesilen kapalı faturalarda herhangi bir yanlışlık söz konusu olduğunda, cari firmalarınızdan bunu iade faturası keserek belgelemesini rica edebilirsiniz. İşte kapalı hizmet iade faturalarının girişleri, bu bölümden yapılacaktır.. Fatura girişleri tüm bölümlerde aynı olduğundan dolayı, giriş alanlarını tek tek açıklamıyoruz (fatura girişleri için Açık hizmet satış faturası (66111) ve Kapalı hizmet satış faturası (66120) evraklarına ilişkin açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Alış Faturaları Faturalar menüsünün bu bölümünden, yaptığınız harcamalar karşılığında carilerden size gönderilen faturaların girişleri yapılacaktır. Alış faturaları bölümünden kısaca şu evrakları düzenleyebileceksiniz; 1. Carilerden, açık ve kapalı hizmet alış faturalarının kesilmesi, 2. Carilerden gönderilen açık ya da kapalı iade alış faturalarının programa girilmesi. Hizmet ve Genel hesap yönetiminde yer alan tüm faturalar, giriş alanları itibari ile aynı özellikleri içerir. Bu özellikleri cari kodu girişi, fatura bedelinin işleneceği kasanın girişi (yalnız kapalı faturalarda) ve faturaya konu olan hizmet detaylarının girişi şeklinde özetleyebiliriz. Giriş alanları itibari ile aynı da olsa, tüm faturaların işlevleri farklıdır. Bu yüzden sadece açık alınan masraf faturasını tüm detayları ile açıklayıp, diğer faturaları, işlevlerini belirten bir-kaç cümle ile geçmeyi yeterli buluyoruz. Açık Alınan Masraf Faturası (066130) Aldığınız hizmetler karşılığında cari firmalar (satıcı, müşteri, diğer cari) tarafından düzenlenip size gönderilen açık masraf faturalarının girişleri bu programdan yapılacaktır. Masraf hizmetin karşıtıdır. Yani hizmet veren bir firmaysanız, verdiğiniz hizmetler için hizmet satış faturası keseceksiniz. Aldığınız hizmetlerse sizin için masraf oluşturacağından, cari firmalardan gönderilen bu faturaları masraf alış 38

39 faturası bölümünden gireceksiniz. Masraf alış faturası girebilmek için hizmet alımı yapmak zorunlu değildir. Dilerseniz birtakım giderlerinizi belgelemek için de bu faturayı düzenleyebilirsiniz. Örneğin işletmenizin elektrik ve su giderleri, personel giderleri masraf alış faturası ile belgelenebilir. Masraf tanımlamaları, Genel amaçlı hesap tanıtım kartı (41600) programından yapılmaktadır. Evrak No: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, ALİ vb.) olabilir. Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1'den başlar. Örneğin evrak no alanına ALİ girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine ALİ girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz. Evrak Tarih: İlgili evrakın bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır. Belge No: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alan girilebilir. Belge numaraları maksimum 8 hane ve alfa nümerik olabilir. Belge Tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin tarihli bir alış faturası 'de bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi , belge tarihiyse olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunluluk değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz. C/H Kodu: Aldığınız hizmet karşılığında faturayı gönderen cari (satıcı, müşteri, diğer cari) firmanın kodunu bu alana girmelisiniz. Cari kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız pencereden seçebilirsiniz. C/H İsmi: Cari hesap kodu girişinize göre, ilgili cari hesabınızın (satıcınızın, müşterinizin, diğer carinizin) ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Ödeme Planı: Faturanıza ilişkin ödeme planını bu alanda tanımlayacaksınız. Açık hizmet alış faturasında, fatura karşılığı ödeme vadeli olarak yapılıyordu. Bu aşamada ödeme planı alanına, ilgili fatura bedelinin ne zaman ödeneceği, yani vadesi gün bazında girilebilir. Örneğin fatura bedelinizi 30 gün sonra ödeyecekseniz, bu alana G30 girmelisiniz. Otuz rakamının baş tarafında yer alan G harfi gün`ü simgelemektedir. Bu şekilde bir giriş yapıp TAB tuşuna bastığınızda, bu alan 30 Gün olarak görüntülenecektir. 39

40 Eğer kuruluş programınızın SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Ödeme planları tablosu (91920) bölümünde tanımlanmış ödeme planları varsa, F10 tuşuna basarak bu ödeme planları görüntülenip seçim yapılabilir. Bunları Biliyor musunuz? Faturalarda ödeme planı alanına kullanıcı herhangi bir giriş yapmazsa otomatik olarak peşin ibaresi gelmektedir. Bu açık faturalarda da aynıdır. Eğer açık alış ve satış faturalarında ödeme planının peşin olarak geçilmesini engellemek, başka bir ifade ile ödeme planı girişini zorunlu hale getirmek istiyorsanız kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünde 30. sırada yer alan açık faturalarda ödeme planı zorunlu parametresi -evet- olarak işaretlenmelidir. Sorumlu: Bu alana, ilgili hizmet alımını gerçekleştiren satın alma elemanınızın kodunu girebilirsiniz. Satın alma personelleri FİNANS yönetiminin Kartlar/ Personel tanıtım kartı (41430) bölümünden tanımlanmaktadır. Evet masraf alış faturanızın ilk bölümüne ilişkin girişlerimizi tamamladık. Şimdi sıra faturaya konu olan masrafları girmeye geldi. Masraf: İlgili cari (satıcı, müşteri, diğer cari) firmanızdan aldığınız ve şu anda faturasını girmekte olduğunuz masrafın kodunu bu alana girmelisiniz. Masraf kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız listeden de seçebilirsiniz. Sorumluluk Merkezi: Faturası girilen masrafın hangi sorumluluk merkezinden (veya hangi sorumluluk merkezinin onayı ile) yapıldığı bu alana girilecektir. Sorumluluk merkezleri Finans modülünün kartlar menüsünden tanımlanmaktadır. Proje Kodu: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz, dolayısıyla kesmekte olduğunuz masraf faturası da çalıştığınız projelere yönelik ise bu alanda sizden proje seçimi yapmanız istenecektir. Proje tanımlamaları programınızın Hizmet ve masraf yönetimi/proje tanıtım kartı bölümünden yapılmaktadır. Proje kapsamında çalışmayan firmaların bu alana herhangi bir giriş yapmalarına gerek yoktur. Açıklama: Faturada belirtmek istediğiniz herhangi bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. Miktar: Masraf miktarı firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Eğer aldığınız hizmetler karşılığında saat bazında ücret ödüyorsanız, bu alana ilgili carinizden (satıcı, müşteri, diğer cari) aldığınız hizmetin süresini girebilirsiniz. Eğer hizmetlerinizin tutarı sabitse (zamana veya başka bir ölçüye göre değişmiyorsa), bu alanı 1 girerek geçebilirsiniz. B. Fiyat: Masrafın birim fiyatı da firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Örneğin aldığınız hizmetler (masrafınız) saat bazında veriliyorsa, bu alana bir saatlik hizmet (masraf) bedelini girebilirsiniz. Ya da bu alanı boş geçerek direkt olarak tutar girişi yapabilirsiniz. 40

41 Tutarı: Eğer miktar ve birim fiyat alanlarına giriş yaptıysanız, bu alanların çarpımı ile masraf tutarı otomatik olarak hesaplanacaktır. Aldığınız hizmetin miktar ve birim fiyatı yoksa, bu alana direkt olarak tutar girebilirsiniz. Evet, masraf faturasına ilk kaleminin girişini tamamlamış olduk. Eğer bu faturaya gireceğiniz başka masraflar varsa, tutarı alanında TAB tuşuna basarak alt satıra geçmelisiniz. Şimdi faturaya dahil edilecek diğer masrafların girişlerini yapabilirsiniz. Eğer girilecek başka masraf yoksa, fatura üzerinde yer alan ıskonto-masraf yüzde veya tutarlarını girmeye başlayabilirsiniz. Bunun için ALT+T tuşlarına basmanız gerekir. ALT+T-Iskonto ve masraf girişleri yardım tuşları bölümünde açıklanmıştır. Fatura ekranınızın en alt satırında vergi tablosu adlı bir buton vardır. ALT+V tuşlarına bastığınızda, faturanızda yer alan masraf cinsleri üzerinden hesaplanan vergileri görebilirsiniz. Bu ekrana ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir. Bu tabloda, kuruluş programınızın SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Vergi parametreleri (91600) bölümünde tanımlı olan vergi oranları, bu oranlar üzerinden hesaplanan vergi tutarları izlenebilir. Vergi tablosundan çıkmak için ESC tuşuna basabilir veya close(x) butonunu tıklayabilirsiniz. Fatura ekranınızın sağ alt tarafında siz giriş yaptıkça değerler atanan birtakım alanlar vardır. Şimdi bunların neler olduğunu açıklamaya çalışacağız. Ara Toplam: Faturanızda yer alan masrafların toplam bedelidir. Iskonto %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen Iskonto oranlarının toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı baz alınmıştır. Iskonto: Fatura üzerinden hesaplanan toplam Iskonto tutarıdır. Masraf %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen masraf yüzdelerinin toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı baz alınmıştır. Masraf: Fatura üzerinden hesaplanan toplam masraf tutarıdır. Vergi %: Fatura üzerinden hesaplanan vergi yüzdelerinin toplamıdır. Vergi: Fatura üzerinden hesaplanan toplam vergi tutarıdır. Yuvarlama: Masraf alış faturasına kuruluş programınızın Sistem /Program Akış Parametreleri bölümünden faturalarda otomatik yuvarlama türü parametresinden yuvarlama türünü seçip, otomatik yuvarlama miktarı parametresine de ilgili miktarı girerek yuvarlama uygulatabilirsiniz. Bu tanımlamalardan sonra yapılan yuvarlama bu alanda yer alacaktır. Dilerseniz Ctrl+F tuşları yardımı ile manuel olarak bu alana yuvarlama miktarını girebilirsiniz. Yekün: Ara toplamdan ıskontolar düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir. 41

42 Evet, açık alınan masraf faturası ile ilgili açıklamalarımız yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Faturanıza girişleriniz bittiyse, sıra girdiğiniz bilgileri kayıt etmeye gelmiştir. Bunun için ALT+S tuşlarına basmanız veya ekranın alt tarafında yer alan Sakla butonunu tıklamanız yeterlidir. Açık İade Edilen Masraf Faturası (066150) Bu bölümden, cari firmalardan (satıcı, müşteri, diğer cari) gönderilen açık masraf faturalarının ilgili firmalara iadeleri yapılacaktır. Masrafı satın aldığımız bir hizmet olarak düşünür ve normal şartlarda hizmetin iadesi olamayacağı mantığından hareket edersek, masraf iade faturasının kullanım alanını şöyle özetleyebiliriz; cari firmanızın (satıcı, müşteri) gönderdiği masraf faturasında herhangi bir kalem ya da tutarsal hata söz konusu olabilir. Bu durumda cari firma bu faturayı iptal etmek yerine, sizden iade faturası keserek yanlışlığın düzeltilmesi ricasında bulunabilir. İşte bu gibi durumlarda, kesmeniz gereken açık masraf iade faturalarının girişlerini bu programdan yapabilirsiniz. Fatura girişleri bütün bölümlerde aynı olduğundan, her bir giriş alanını tek tek açıklamıyoruz (fatura girişleri için Bkz. Açık alınan masraf faturası (66130)). Kasadan Ödenen Kapalı Masraf Alış Faturası (066140) Aldığınız hizmetler karşılığında cari firmalar (satıcı, müşteri, diğer cari) tarafından düzenlenip size gönderilen kapalı masraf faturalarının girişleri bu programdan yapılacaktır. Masraf hizmetin karşıtıdır. Yani hizmet veren bir firmaysanız, verdiğiniz hizmetler için hizmet satış faturası keseceksiniz. Aldığınız hizmetlerse sizin için masraf oluşturacağından, cari firmalardan (satıcı, müşteri, diğer cari) gönderilen bu faturaları masraf alış faturası bölümünden gireceksiniz. Masraf alış faturası girebilmek için hizmet alımı yapmak zorunlu değildir. Dilerseniz birtakım giderlerinizi belgelemek için de bu faturayı düzenleyebilirsiniz. Bu faturanın, açık alınan masraf faturasından (066130) tek farkı, kapalı faturada fatura bedelinin hangi kasadan ödeneceğinin girilmesidir. Çünkü kapalı fatura peşin alımlarda düzenlenir ve fatura bedeli anında kasaya işlenir. Bunun için de; kullanıcılarımız bu faturada cari kodu yerine masraf bedelinin ait olduğu kasanın kodunu gireceklerdir. Yani bu evrakta satıcı, müşteri yada diğer cari seçimi yapılmayacak bunun yerine kasa seçimi yapılacaktır. Diğer giriş alanları itibari ile Açık alınan masraf faturası (66130) ile aynıdır. Dolayısıyla kullanıcılarımızın daha detaylı bilgi için bu evraka ilişkin açıklamalarımızdan yararlanmalarını öneriyoruz. Kasaya Ödenen Kapalı Masraf İade Faturası (066160) Kasadan ödenen masraf faturalarında her hangi bir nedenden dolayı iade edilmesi söz konusu olduğunda kullanıcılarımız bu bölümden giriş yaparak iade faturalarını belgelendirmiş olacaklardır. Bu programın Açık iade edilen masraf faturasından (066150) farkı, tüm kapalı faturalarda olduğu gibi cari seçimi yerine fatura bedelinin işleneceği kasanın seçilmesidir. 42

43 Serbest Meslek Makbuzu Bu bölüme girdiğinizde karşınıza alış ve satış seçeneklerinden oluşan bir alt menü gelecektir. Bu menüde yer alan programlar ile serbest meslek erbabından aldığınız ve vermiş olduğunuz hizmetler için, serbest meslek makbuzlarının girişleri yapılacaktır. Şimdi bu programların neler olduklarını inceleyelim. Açık Alınan Serbest Meslek Makbuzu (066230) Bu bölümden, serbest meslek erbabından yapılan (ister satıcı carisi olsun ister müşteri carisi olsun) açık hizmet alımları karşılığında, bu kişiler tarafından düzenlenip firmanıza gönderilen makbuzların girişleri yapılacaktır. Şimdi serbest meslek makbuzuna yapılacak girişlerin neler olduklarını adım adım incelemeye başlayalım. Serbest meslek erbabından aldığınız hizmetler sizin için masraf teşkil eder ve tanımlamaları da Genel amaçlı hesap tanıtım kartından (041600) yapılır. Bu yüzden bundan sonraki açıklamalarımızda hizmet alımı ibaresi yerine masraf alımı ibaresini kullanacağız. listeden de seçebilirsiniz. C/H Kodu: Masraf alımı yaptığınız serbest meslek erbabının (satıcı yada müşteri carisinin) kodunu bu alana girmelisiniz. Cari kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız C/H İsmi: Cari hesap kodu girişinize göre cari hesabın (serbest meslek erbabının) ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Ödeme Planı: Serbest meslek makbuzuna ilişkin ödeme planını bu alanda tanımlayacaksınız. Açık serbest meslek makbuzunda, makbuz karşılığı ödemenin vadeli olarak yapılması mümkün olabiliyordu. Bu aşamada ödeme planı alanına, ilgili makbuz bedelinin ne zaman ödeneceği, yani vadesi gün bazında girilebilir. Örneğin makbuz bedelini 30 gün sonra ödeyecekseniz, bu alana G30 girmelisiniz. Otuz rakamının baş tarafında yer alan G harfi gün`ü simgelemektedir. Bu şekilde bir giriş yapıp TAB tuşuna bastığınızda, bu alan 30 Gün olarak görüntülenecektir. Eğer MİKKUR/SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Ödeme planları tablosu (91920) bölümünde tanımlanmış ödeme planları varsa, satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak bu ödeme planları görüntülenip seçim yapılabilir. Sat. Al. Sor.: Bu alana, ilgili masraf alımını gerçekleştiren satın alma elemanınızın kodunu girebilirsiniz. satın alma elemanlarınız FİNANS yönetiminin Kartlar/ Personel tanıtım kartı (41430) bölümünden tanımlanmaktadır. 43

44 Srm. Merk.: Bu alana, ilgili masraf alımının hangi sorumluluk merkezi tarafından gerçekleştiğini girebilirsiniz. Sorumluluk merkezleri FİNANS yönetiminin Kartlar/ Sorumluluk merkezleri tanıtım kartı (87500) bölümünden tanımlanmaktadır. Döviz: Bu alana ilgili carinizin tanıtım kartından girmiş olduğunuz orijinal döviz cinsi otomatik olarak gelecektir. Önemli Not! Serbest meslek erbabından oranları devlet tarafından açıklanan bir takım kesintiler yapılmaktadır. Bunlar gelir vergisi stopajı ve bu stopaj miktarı üzerinden uygulanan fon payıdır. Bu iki kesinti oranlarının MİKKUR programınızın Sistem/ Gelir vergisi ve fon payı parametreleri (99400) bölümünden girilmiş olması gerekir. Sorumluluk merkezi kodu girildikten sonra daha önceden MİKKUR/Sistem/ Gelir vergisi ve fon payı parametreleri (99400) bölümünden tanımladığınız vergi ve fon payı tanımlamaları bir pencere içinde karşınıza gelecektir. Bu aşamada sizden istenilen, biraz sonra gireceğiniz makbuz için ilgili gelir vergisi ve fon payı oranlarını içeren parametre satırını seçmenizdir. Bu seçim yapılıp enter tuşuna basıldıktan sonra tekrar serbest meslek makbuzu ekranı ile karşılaşacaksınız. Açıklamalarımıza buradan devam ediyoruz. Önemli Not! Öncelikle belirtmek isteriz ki, ithalata yönelik yapılan masrafların serbest meslek makbuzundan girilmesi amacıyla, programlarımızda serbest meslek makbuzlarının hareket satırlarına Cinsi alanı, masrafların hangi ithalata yönelik olduğunun işleneceği dolayısıyla ithalat kodlarının seçilebileceği Masraf-Ith kodu alanı ile, girilen masrafların seçilen ithalatın hangi masraf kriterine (navlun, sigorta vb.) ait olduğunun belirleneceği Grup kodu alanları yer almaktadır. Dolayısıyla kullanıcılarımız ithalata yönelik masraf girişlerini belgelendirmek istediklerinde, öncelikle bu evrakın cinsi alanından ithalat seçeneğini, daha sonra Masraf-Ith kodu alanından hangi ithalata yönelik masraf girişinin yapılacağını ve bu masrafın seçilen ithalatın hangi grubuna yönelik olacağını belirlemeleri gerekmektedir. Daha sonra girilen bu masraflar, ithalat masrafları dağıtım dekontuna F8 tuşu yardımıyla otomatik olarak yansıtılacaktır. Cinsi alanından Genel seçeneğinin seçilmesi ile de normal serbest meslek makbuzunun girişi yapılacaktır. Dolayısıyla Masraf-Ith kodu alanından yapılacak seçimde Masraf kodu olacaktır. Bu hatırlatmadan sonra açıklamalarımıza Cinsi alanında ki seçiminizin Genel olduğunu varsayarak devam etmek istiyoruz. Masraf Kodu: İlgili serbest meslek erbabından aldığınız ve şu anda makbuzunu girmekte olduğunuz masrafın kodunu bu alana girmelisiniz. Masraf kodlarını F10 listesinden de seçebilirsiniz. Sorumluluk Merkezi: Makbuzu girilen masrafın hangi sorumluluk merkezi ile ilişkili olduğu bu alana girilecektir. Sorumluluk merkezleri Finans Yönetimi/Kartlar/Sorumluluk merkezleri tanıtım kartı (87500) bölümünden tanımlanmaktadır. 44

45 Proje Kodu: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz, girmekte olduğunuz serbest meslek makbuzu proje kapsamında yer alacak ise bu alana ilgili projenin kodunu girmelisiniz. Proje kartlarına ilişkin detayları programınızın Kartlar ve reçeteler/ Proje tanıtım kartı (041900) bölümünde bulabilirsiniz. Vergi: Bu alanda satır sonu butonunu tıklarsanız, tanımlı oran vergi oranları bir pencere içinde karşınıza gelecektir. Sizden istenilen, kodunu girdiğiniz masrafın vergi oranını seçmenizdir. İlgili seçiminizi yapınız. Açıklama: Serbest meslek makbuzunda herhangi bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. Tutarı: Serbest meslek erbabından alınan masraf tutarı bu alana girilmelidir. Evet, serbest meslek makbuzuna ilk masraf kaleminin girişini tamamlamış olduk. Eğer bu makbuza gireceğiniz başka masraflar varsa, tutarı alanında TAB tuşuna basarak alt satıra geçmelisiniz. Şimdi makbuza dahil edilecek diğer masrafların girişlerini yapabilirsiniz. Eğer girilecek başka masraf yoksa, makbuzda yer alan ıskonto-masraf yüzde veya tutarlarını girmeye başlayabilirsiniz. Bunun için ALT+T tuşlarına basmanız gerekir. ALT+T-Iskonto ve masraf girişleri yardım tuşları bölümünde açıklanmıştır. için ESC tuşunu kullanacaksınız. Serbest meslek makbuzunun en alt satırında vergi tablosu adlı bir buton vardır. ALT+V tuşlarına bastığınızda, makbuzda yer alan masraf cinsleri üzerinden hesaplanan vergileri görebilirsiniz. Bu tabloda, tanımlı olan vergi oranları, bu oranlar üzerinden hesaplanan vergi tutarları izlenebilir. Vergi tablosundan çıkmak Stopaj ve kesintiler tanımlı buton, MİKKUR'DAN tanımladığınız ve serbest meslek makbuzundan seçtiğiniz gelir vergisi ve fon payı oranlarını ve tutarlarını göstermektedir. Dilerseniz bu ekranda yer alan hesaplanmış gelir vergisi stopaj ve fon payı tutarları üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Serbest meslek makbuzunun sağ alt tarafında siz giriş yaptıkça değerler atanan birtakım alanlar vardır. Şimdi bunların neler olduğunu açıklamaya çalışacağız. Ara Toplam: Makbuzda yer alan masrafların toplam bedelidir. 45

46 Iskonto(%) - Iskonto: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen ıskonto oranlarının toplamı ile hesaplanan toplam ıskonto tutarıdır. Masraf(%) - Makbuz: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen masraf yüzdelerinin toplamı ile makbuz üzerinden hesaplanan toplam masraf tutarıdır. G.V. St. (%) - G.V.St.: Serbest meslek erbabından oranları devlet tarafından belirlenen birtakım kesintiler yapıldığını yukarıda belirtmiştik. Bu alanlarda, serbest meslek erbabından yapılan stopaj kesinti yüzdesi ile, makbuz üzerinden hesaplanan (ara toplam üzerinden) stopaj tutarı yer almaktadır. Fon Payı (%) - Fon Payı: Serbest meslek erbabından yapılan stopaj kesintisi üzerinden, yine oranı devlet tarafından açıklanan savunma sanayi destekleme fon payı kesilir. Bu alanlarda ilgili S.S.D.F'nin oranını ve stopaj üzerinden hesaplanan tutarını göreceksiniz. KDV (%) - KDV: Makbuz üzerinden uygulanan vergi oranlarının ortalaması ile, hesaplanan toplam vergi tutarıdır. Eğer serbest meslek makbuzunda farklı vergi oranlarına tabii birden fazla masraf hareketi varsa, bu durumda vergi tutarı her hareket üzerinden ayrı ayrı hesaplanır ve toplamı da bu alanda yer alır. Örneğin; Masraf Vergi Tutar Vergi Kodu (%) Tutarı MAS01 % ,8 MAS02 % ,6 Toplam Vergi 4,4 Yuvarlama: Serbest meslek makbuzuna MİKKUR /Sistem/Program Akış Parametreleri bölümünden faturalarda otomatik yuvarlama türü parametresinden yuvarlama türünü seçip, otomatik yuvarlama miktarı parametresine de ilgili miktarı girerek yuvarlama uygulatabilirsiniz. Bu tanımlamalardan sonra yapılan yuvarlama bu alanda yer alacaktır. Dilerseniz Ctrl+F tuşları yardımı ile manuel olarak bu alana yuvarlama miktarını girebilirsiniz. Yekün: Ara toplamdan ıskonto, stopaj ve fon payının düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile hesaplanan makbuz yekünüdür. Başka bir ifade ile, ilgili serbest meslek erbabına ödeyeceğiniz tutardır. Serbest meslek makbuzu yekününün nasıl hesaplandığına ilişkin formül aşağıda verilmiştir. Yekün = Ara Toplam - (ıskonto+stopaj+fon Payı) +Masraf + Vergi Evet, Açık alınan serbest meslek makbuzu ile ilgili açıklamalarımız yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Bu makbuza girişleriniz bittiyse, sıra girdiğiniz bilgileri kayıt etmeye gelmiştir. Bunun için ALT+S basmalı veya ekranın alt tarafında yer alan Sakla butonunu tıklamalısınız. Kasadan Ödenen Kapalı Serbest Meslek Giriş Makbuzu (066240) Serbest meslek erbabından peşin olarak yapılan masraf alımları için bu programı kullanacaksınız. Bu programın önceki bölümümüzde açıklamaya çalıştığımız açık 46

47 alınan serbest meslek makbuzundan (66230) tek farkı, makbuz bedelinin ödeneceği kasanın seçilmesidir. Bunun için de; bu makbuzda cari kodu yerine hizmet bedelinin gireceği kasa kodu girilecektir. Yani bu evrakta satıcı, müşteri yada diğer cari seçimi yapılmayacak bunun yerine kasa seçilecektir. Diğer giriş alanları itibari ile Açık alınan serbest meslek makbuzu (66230) ile aynıdır. Kasa tanımlamaları Finans yönetimi/kartlar/ Kasa tanıtım kartı (51000) bölümünden yapılmaktadır. Bu durumda öncelikle evraka ilişkin genel bilgiler girilmelidir, yani evrakın numarası ve tarihi, belge numarası ve tarihi, masrafın işleneceği kasanın kodu ve adı, satın almadan sorumlu olan elemanın kodu ve sorumluluk merkezinin kodu girilecektir. Daha sonrasında hareket girişlerinin yapılacağı bölüme geçilecek ve bu bölümde de masraf kodu seçimi, ödemesi yapılacak masraf makbuzu proje kapsamında ise ilgili projenin kodu, makbuz için uygulanan vergi ve tutar girişleri yapılarak evrak kaydedilecektir. Bu alanlara ilişkin daha ayrıntılı bilgi için Açık alınan serbest meslek makbuzuna (66230) ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Raporlar Hizmet ve Masraf yönetiminizin ana menüsünde yer alan üçüncü seçenek raporlardır. Bu bölümden hizmet ve masraf hareketlerine ilişkin detaylı rapor ve ekstre dökümleri alacaksınız. Bu raporları açıklamaya başlamadan önce, hemen hemen tüm raporlarda yer alan iki kavramdan söz etmek istiyoruz. Bunlar; cari cinsi ve karşı cari cinsidir. Cari kavramı; satıcı, müşteri, personel, kasa, banka, diğer cari ve hizmetlerin tamamını içine almaktadır. Tüm yönetimlerin evrak girişlerinde minimum 2 cari hesap çalışır. Hizmet evraklarında da durum böyledir. Örneğin açık hizmet satış faturası evrakında önce hizmet verilen cari kodunu, daha sonra verilen hizmet kodunu girersiniz. Açık alınan masraf faturasında alım yapılan cari firma kodu ile ilgili gider kodu girilir. İşte evraklardan girilen ilk cari (evrak genel bilgileri bölümünden girilir) raporlarda cari cinsi olarak geçer. Evrakların hareket bölümünden girilen 2. cariyse karşı cari cinsidir. Hizmet raporlarında cari cinsi ve karşı cari cinsinin yanında, bu carilerin kod ve isimleri de ayrıca yer alır. Hizmet ve Masraf yönetimlerindeki rapor programları ana 3 başlık altında incelenebilir. Bunlar; durum raporları, hareket raporları ve ekstrelerdir. Yukarıda sıraladığımız bu 3 rapor cinsi, hem hizmet hem de genel hesap (gider) hareketleri için ayrı menülerde toplanmıştır. Şimdi bu 3 rapor cinsiyle alınacak dökümlerin içeriğini kısaca açıklamaya çalışalım: 1- Durum raporları: Durum raporları, vereceğiniz kod aralıkları veya kod yapısına dahil olan hizmet veya masraf kartlarının, ya son durum itibariyle, ya da gireceğiniz herhangi bir tarih itibariyle borcunu, alacağını ve borç ve bakiyesini listelemektedir. Durum raporlarında carileri borçlandıran veya alacaklarından hareketlere ilişkin herhangi bir detay yer almaz. 2- Hareket raporları: Hareket raporları, bütün hizmet, masraf veya ithalat kartı hesaplarının bütün hareketlerini, tarih sırasında, hareketin gerçekleştiği evrak bilgileri ve muhasebe fiş bilgileriyle birlikte listelemektedir. Başka bir ifadeyle, hareket raporlarında firmanızın bütün hizmet satış ve masraf alış hareketleri listelenmektedir. Örneğin hizmet hareket raporları alıyorsanız, dönem başından itibaren bütün hizmet cinsleriyle gerçekleşen hareketler, masraf hareket raporu alıyorsanız, bütün masraf cinsleriyle gerçekleşen hareketler tarih sırasında listelenecektir. Hareket raporlarında, hareketin hangi cariye ait olduğunu öğrenmek için cari cinsi ve cari kodu alanlarına bakmanız gerekir. 47

48 3- Ekstreler: Ekstre dökümleri, hareket raporlarıyla benzer özellikleri taşır. Bu tür raporlarda, herhangi bir hizmet, masraf ve ithalat kartı hesabının, istediğiniz tarihler arasındaki bütün hareketlerini, hareketi oluşturan evrak bilgileri ve muhasebe fiş bilgileriyle birlikte inceleyebilirisiniz. Hareket raporundan farklı olarak ekstrede sadece tek bir hizmet veya masraf carisinin hareketlerini listeleyebileceksiniz. Şimdi hizmet ve masraf raporlarının açıklamalarına geçiyoruz. Hizmet (Gider) Tarama Kriteri ve Filtreleri Rapor programlarının hemen hemen tümünde (buna analizler ve dökümler de dahildir), parametreler baş1ıklı ekranlar vardır. Bu ekranlardan, raporlarınızı alacağınız ortamı belirleyebilir (ekrana, yazıcıya veya dosyaya), kriterler verebilir, varsa özel parametreler girebilirsiniz. Rapor parametrelerine ilişkin tüm açıklamalar MİKKUR/ Genel Özellikler/ Program Türleri/Rapor Programları bölümünde verilmiştir. Bu parametrelerden hizmet gider ve ithalat için oldukça detaylandırılmış bir tanesi hizmet tarama kriteri ve filtreleri ile gider tarama kriteri ve filtreleridir. Oldukça geniş bir konu olan bu parametreleri her raporda tek tek vermek yerine, raporlar bölümünün başında bir kez vermeyi uygun bulduk. Aşağıda raporlarda yer alan hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri butonu açıklanmaktadır. Rapor parametreleri ekranında ALT+T tuşlarına basıldığında ya da hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri butonu tıklandığında, 6 butonun yer aldığı bir ekranla karşılaşacaksınız. Kod Filtreleri Bu ekrandaki ilk buton kod filtreleridir. ALT+K tuşlarına basıldığında ya da bu buton tıklandığında, parametreler ekranındaki bütün sıralama şekli kodlarına ilişkin kriterlerin girileceği başka bir ekranla karşılaşacaksınız. Bu ekrandan raporunuz için seçtiğiniz sıralama şekline göre kriterler girebilirsiniz. Örneğin sıralama şeklini kod seçtiyseniz, bu ekranda kod satırına inip, büyük eşit-küçük eşit ve kod yapısı kriterlerini girebilirsiniz. Alan Açıklaması Büyük Eşit Küçük Eşit Kod Yapısı Tersi Kod - Hiz05 Hiz09 Hayır 48

49 Yukarıdaki gibi bir giriş yapıldığında, kodu Hiz05 e eşit ve bundan büyük, Hiz09 a eşit ve bundan küçük olan hizmetler için ilgili bilgiler listelenir. Eğer ekranın son kolonunda yer alan tersi parametresini -evet- yaparsanız, bu durumda girdiğiniz kriterlerin tersi alınır. Yani hizmet kodu Hiz05 den küçük olanlar ve Hiz09 dan büyük olanlar listelenir. Genel Kayıt Filtreleri Raporlarınızı hizmet (gider veya ithalat) kartlarının genel kayıt yapısına göre sınırlandırmak istiyorsanız, hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri penceresinde ALT+G tuşlarına basmanız ya da genel kayıt filtreleri butonunu tıklamanız gerekir. Bildiğiniz gibi Ekonomik Seri ürünlerimizin kart ve evrak girişlerine ilişkin bir takım bilgiler genel kayıt yapısı adıyla saklanmakta ve bu bilgilere ilgili programlardan ALT+G tuşlarına basarak ulaşılmaktadır. Örneğin hizmet kartlarını baz aldığımızda, bu kartın genel kayıt yapısında kayıt no, şube no, kayıt ID, kullanıcı ID, tarih, saat gibi bir çok bilgiye ulaşırsınız. Genel kayıt yapısında hangi bilgilerin tutulduğuna ait açıklamalar MİKKUR/Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri bölümünde verilmiştir. İşte genel kayıt filtreleri butonu yardımıyla, raporunuzda yer alacak hizmet (veya gider) hesaplarının genel kayıt yapılarına göre sınırlandırma imkanı bulacaksınız. Örneğin yaratan kullanıcı alanına yapacağınız girişler, sadece istediğiniz kullanıcılarınız tarafından kartı açılan hizmetlerin (veya giderlerin) raporda yer almasını sağlayacaktır. Ya da online çalışıyorsanız, şube no alanına gireceğiniz kriterler, istediğiniz şubelerden kartı açılan hizmetlerin (veya giderlerin) raporda yer almasını sağlayacaktır. Yardımcı Tablo Filtreleri Ekonomik Seri programlarının kart ve evrak girişlerinin yapıldığı bölümlerinde (stok kartı, cari kartı, hizmet kartı gibi) bilgi giriş alanlarına kullanıcıların ilaveler yapması mümkündür. Kartlarda direkt olarak ALT+D, evraklarda ise ALT+G genel kayıt yapısı ekranından ALT+D tuşuna basılarak ulaşılan ilave alanlar ekranında, karta veya evraka eklenecek alanlara ilişkin tanımlamalar yapılır, başlıklar girilir daha sonra da bu başlıklara bilgi girişi yapılır. Kartlar ve evraklar üzerinde yapılan bu işlemler direkt olarak görülmez. Sadece ALT+D tuşlarıyla ulaşılacak ekrandan izlenebilir. İşte hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri ekranının 49

50 bu butonu, kartlara yukarıda açıklamaya çalıştığımız ilave alan tanımlamalarının yapılması durumunda, bu tanımlamalara göre rapor almayı sağlamaktadır. Örneğin hizmet kartında ALT+D tuşlarına basarak hizmet süresi adıyla bir bilgi giriş alanı yarattınız. Daha sonra her bir hizmet cinsi için hizmet süresini bu ekrandan girdiniz. İşte raporunuz hazırlanırken bu ilave alana göre bir sınırlama yapmak isterseniz yardımcı tablo filtreleri butonunu tıklamanız gerekir. Bu buton tıklandığında, hizmet (veya gider) kartlarında yaratılan ilave alanlar bir pencere içinde ekrana gelecek ve bu alanlar için kriterler girmenize olanak tanınacaktır. Örneğin hizmet süresi 2 günden fazla olan hizmet cinslerini raporunuza dahil edebilirsiniz. Yaz Boz Tahtası Filtreleri Ekonomik Seri programlarının kart ve evrak girişlerinin yapıldığı bölümlerinde (stok kartı, hizmet kartı, genel hesap kartı, fatura gibi) yaptığınız işlem ile ilgili aklınıza gelebilecek her türlü notun girilebileceği yaz-boz tahtası serbest alanları vardır. Kartlarda direkt olarak ALT+Y, evraklarda ise önce ALT+G tuşlarıyla genel kayıt yapısı ekranına geçip, daha sonra ALT+Y tuşlarıyla yaz-boz tahtasına ulaşabilirsiniz. Hizmet (veya gideri) tarama kriteri ve filtreleri ekranının bu butonu, kartlardaki yaz-boz tahtasındaki notlarınıza göre raporunuzu sınırlamanıza olanak tanımaktadır. Hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri ekranında AL+Y tuşlarına bastığınızda ya da yaz boz tahtası filtreleri butonunu tıkladığınızda karşınıza aranacak dizi ve tersi kolonlarından oluşan bir ekran gelecektir. Aranacak dizi alanına, raporunuzda yer alacak hizmet (veya gideri) cinslerine ait notları girip, sadece kartında bu notlar olan hizmet veya giderleri raporunuza dahil edebilirsiniz. Filtre Sakla Yukarıda sıraladığımız butonlardan yaptığınız girişler ile ancak bir kez rapor alabilirsiniz. Bu filtreleri tekrar kullanarak rapor alabilmek için, hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri ekranındaki filtre sakla butonunu tıklamanız veya ALT+S tuşlarına basmanız gerekir. Bu buton tıklandığında dosya adının girileceği bir pencere belirecektir. Bu pencereye filtreleriniz hangi isimle saklanacak ise, ilgili dosya ismini girip enter tuşuna basın. Artık bu dosya kullanılarak tanımlı filtreleri tekrar tekrar kullanabilirsiniz. Filtre Yükle Birden fazla rapor filtresi oluşturup, raporlarınızı her seferinde farklı filtrelerden yararlanarak alabilirsiniz. Birer isim verilerek saklanan bu filtrelerden istediğinizi seçmek için filtre yükle butonunu tıklamanız veya ALT+F tuşlarına basmanız gerekir. Bu buton tıklandığında tıpkı filtre sakla penceresinde olduğu gibi dosya adının girileceği bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu pencereden, hangi filtre ile rapor almak istiyorsanız, ilgili filtre için verdiğiniz dosyayı çağırmalısınız. Dosya adlarını F10 tuşuyla da seçebilirsiniz. Hizmet (veya gider) tarama kriteri ve filtreleri butonunun yer aldığı raporlarda aşağıda sıralayacağımız 3 parametre de otomatik olarak yer alır. Şimdi bu parametreleri açıklayalım. Sıralama Şekli: Rapor parametrelerinden yapacağınız ilk seçim sıralama şekli olacaktır. Raporunuzu hizmet (gider veya ithalat) kodlarından başka, isim ve kayıt numaralarına göre sıralama imkanına sahipsiniz. Sıralama şeklini satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden seçebilirsiniz. Sıralama şeklini seçtikten sonra imleç bir alt satıra, yani tarama ilk kod alanına gelecektir. 50

51 Tarama İlk Kod-Son Kod: Raporunuzda yer alacak hizmet (gider veya ithalat) cinslerini kod sınırları girerek sınırlayabilirsiniz. Örneğin sıralama şeklini kayıt no seçtiyseniz, raporunuzda yer alacak hizmet (gider veya ithalat) cinslerinin hangi kayıt numaraları arasında olacağını belirleyebilirsiniz. Bu alanlarda F10 listesinden yararlanabilirsiniz. F10 tuşuna bastığınızda karşınıza gelecek liste, sıralama şekli seçiminize göre değişecektir. Sıralama şeklini kod seçtiyseniz, F10 listesinde hizmet veya gider kod ve isimleri yer alacaktır. Sıralama şekli isim seçilmiş ise, bu sefer F10 listesinde tanımlı olan hizmet ve giderler isimlerine göre sıralı olarak ekrana gelecektir. Tarama Kod Yapısı: Eğer tarama ilk kod ve son kod yerine, kod yapısı girmek istiyorsanız, raporunuzda yer alacak hizmet (gider veya ithalat) cinslerine ilişkin kod yapısını bu alana girebilirsiniz. Örneğin sıralama şeklini isim seçtiyseniz, kod yapısına da isimlere ilişkin kod yapısı girmelisiniz. Kod yapısı ile ilgili geniş açıklamalar ve örnekler MİKKUR/Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler bölümünde verilmiştir. Kod yapısı girişlerinde aşağıda işaretleri kullanabilirsiniz. İŞARET ANLAMI AÇIKLAMA * Karakter(ler) bilinmiyor Kaç karakter olduğu bilinmediği zaman kullanılır? Tek karakter bilinmiyor? işareti kullanılan yerdeki tek karakter bilinmediği zaman kullanılır. Kırılım karşılaştır Kaç nokta kullanılırsa, o kadar kırılımlı kodlar dökülür. Nokta kullanılmazsa kodun tamamına (nokta dahil) bakılır. Yukarıdaki tabloya göre bir kaç kod yapısı örneği aşağıda verilmiştir. 01* 01?? : Başı 01 olan, : gerisi bilinmeyen kayıtları dök. Örneğin: 01, 0102, 01003, 01.AA, 01.AA.BB : Başı 01 olan, : ardından iki karakter olan kayıtları dök. Örneğin: 01BB, 0101, 01.A * 01 : Başı bilinmeyen, : sonu 01 olan kayıtları dök. Örneğin: 01, AA01, AA.BB.01 Hizmet Raporları Bu bölümden, fatura girişlerinizden derlenerek hazırlanan hizmet durum ve hareket raporları ile hizmet ekstresi alacaksınız. Genel Amaçlı Hizmet Durum Raporu (045961) Hareket girişleriniz baz alınarak hazırlanan ve hizmet cinslerinin borç-alacak bakiyelerini ana, alternatif ve orijinal döviz cinlerine göre listeleyen rapordur. Bu rapor hizmet cinslerinizin özet bilgilerini içerir. Bu raporun en önemli özelliği, hizmet hareketlerinizdeki borç ve alacak tutarlarını raporu aldığınız güne ait döviz kurlarını baz alarak da listeliyor olmasıdır. Yani borç ve alacak toplamlarınızın kur değişimlerine göre nasıl değerlendiğini göstermesidir. Bu kısa açıklamadan sonra raporu nasıl alacağınızı açıklamaya çalışalım. Programa girdiğinizde, 51

52 rapor parametrelerinin girileceği bir ekran ile karşılaşacaksınız. Bu raporda özel parametreler aşağıda açıklanmıştır. Diğer parametreler için Bkz. Raporlar/Hizmet (veya Gider) Tarama Kriteri ve Filtreleri. Döküm Detayı: Raporunuzda hizmet cinslerinin son durumlarının mı, belirli bir tarihteki borçalacak durumlarının mı yoksa iki tarih arasındaki durumlarının mı yer alacağı bu alanda belirtilecektir. İlk Tarih: Eğer döküm detayı alanındaki tercihiniz iki tarih arası ise, imleciniz öncelikle bu alana gelecek ve dökümünüzü hangi tarih itibari ile başlatmak istediğiniz sorulacaktır. Dolayısıyla bu alana dökümünüzün başlangıç tarihini girmelisiniz. Eğer dökümünüzü son durum itibari ile almak istediğinizi belirtmişseniz, imleç bu alana gelmeden direkt olarak Sorumluluk merkezi detaylı alanda konumlanacaktır. Son Tarih: Bu alana imleciniz döküm detayı alanındaki tercihinizin belirli tarih ve iki tarih arası olması durumlarında gelecektir. Eğer tercihiniz belirli tarih ise bu alana dökümünüzü hangi tarih itibari ile almak istediğinizi girmelisiniz. Eğer dökümünüzü iki tarih arası alıyor iseniz, bu aşamada bu alanda dökümünüzün son bulmasını istediğiniz tarihi belirtmelisiniz. Sorumluluk Merkezi Detaylı: Raporunuzda sorumluluk merkezi detay bilgilerinin çıkıp çıkmayacağını bu alanda seçebilirsiniz. Eğer bu alanı evet olarak seçerseniz, bir hizmet cinsinin hesap durumu listelendikten sonra araya bir çizgi çekilecek ve o hizmet cinsinin borç-alacak bakiyesinin hangi sorumluluk merkezlerinden kaynaklandığı ayrıca listelenecektir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra raporunuz listelenecektir. Raporunuzda hizmet cinslerinin kodu ve isimleri, hizmet tanıtım kartındaki muhasebe kodları, ana döviz cinsine göre toplam borç ve alacak tutarları ile bakiyeleri, alternatif döviz cinsine göre borç alacak toplamları ve bakiyeleri, alternatif döviz cinsinin raporu aldığınız güne ait kuru, o kura göre ana döviz cinsinden borç alacak bakiyeleri toplamları, bakiyeler arasındaki kur farkı, orijinal döviz cinslerine göre borç alacak toplamları ve bakiyeleri, orjinal döviz cinsinin raporu aldığınız güne ait kuru, o kura göre borç ve alacak bakiyeleri toplamları ve kur farkı ayrı ayrı başlıklar halinde listelenecektir. Bu raporda yer alan tutarlar, döküm detayı parametresine göre ya hizmet cinslerinin son durum (rapor aldığınız andaki) borç-alacak ve bakiyeleri ya da girilen tarih itibari ile olan borç-alacak ve bakiyeleridir. Eğer sorumluluk merkezi detaylı rapor aldıysanız, ilgili hizmet cinslerinin hangi sorumluluk merkezlerinden borçlandığını veya alacaklandığını ayrıca görebilirsiniz. Standart Hizmet Hesap Ekstresi (044180) Hesap ekstresi; hizmet cinslerinin gireceğiniz tarihler arasındaki tüm hareketlerini evrak detayları ile birlikte listelemektedir. Hesap ekstresi alabilmek için ilgili hizmet cinsinin kodunu, hangi tarihlerdeki hareketlerini görmek istiyorsanız, ilgili başlangıç ve bitiş tarihlerini ve döviz cinsini girmeniz gerekir. Bu parametreler girildikten sonra ekstreniz listelenecektir. Hizmet hesap ekstresinde şu bilgiler yer alır. 52