KALİTE KOMİSYONU TOPLANTISI

Transkript

1

2 KALİTE KOMİSYONU TOPLANTISI 2019/

3 Bütünleşik Kalite Sistemleri Yönetimi Organizasyon Yapısı

4 GİRİŞ Bilindiği üzere, Perşembe günü Açılış Toplantısı ile başlayan Gözetim Tetkiki, Cuma günü gerçekleştirilen Kapanış Toplantısı ile sona ermiştir. Tetkik süresince tespit edilen olumlu, olumsuz (uygunsuzluk) ve iyileştirilebilecek hususlar, tetkik raporu (onaysız) ile tarafımıza tebliğ edilmiştir Mayıs 2019 Gözetim Tetkiki Değerlendirme Raporu

5 Olumlu Hususlar: Yeni altyapı çalışmaları (Diş Hekimliği Fakültesi ve Derslik ve Merkezi Birimler (Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi binalarının yapımı). Üniversite Toplum işbirliği kapsamında yürütülen çalışmalar. Yabancı uyruklu öğrencilere Türkçe dil eğitimi verilmesi dönemi Stratejik Plan çerçevesinde proses bazlı, hedef ve performans kriterlerinin takibinin sağlanabilecek olması

6 İyileştirilebilecek Hususlar: Yeni Kalite Doküman Yönetim Sistemi (V2) ne tüm birimlerin kullanıma açılması. Risk ve Fırsatların Analizinde referans alınan Kamu İç Kontrol Rehberi içeriği doğrultusunda birimlere ait dokümanların oluşturulması. YGG toplantı kararlarının belirlenmesi aşamasında gündem maddeleri ile ilişkilendirilmesi. Mevcut binalardaki fiziki ortam şartlarının (öğrencilere yönelik sosyal tesis ve eğitim alanları vb.) iyileştirilmesi

7 Olumsuz Husus (Uygunsuzluk): Kalibrasyon faaliyetlerinin güncel organizasyonel yapıya göre, Laboratuvar Cihazları Bakım ve Onarım Prosedürü (PR/909/01) nde detaylandırılmadığı tespit edilmiştir. (Termin: )

8 TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı Ölçüm İzlenebilirliği Ölçüm izlenebilirliği istendiğinde ya da kuruluş tarafından ölçüm sonuçlarının geçerliliği açısından uygunluk sağlamanın önemli bir parçası olarak görüldüğünde, ölçüm teçhizatı;

9 TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı Ölçüm İzlenebilirliği a) Uluslararası ve ulusal ölçüm standardları ile izlenebilir ölçüm standartlarına karşı, belirlenmiş aralıklarda veya kullanımdan önce kalibre edilmeli veya doğrulanmalı ya da her ikisi birden yapılmalı, b) Durumlarını tayin etmek için tanımlanmalı, c) Kalibrasyon durumu ve sonraki ölçüm sonuçlarını geçersiz kılacak şekilde ayarlamadan, hasardan ve bozulmadan korunmalıdır

10 TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı Ölçüm İzlenebilirliği Kuruluş, ölçüm teçhizatının istenen amaç için uygun olmadığı zaman, önceki ölçüm sonuçlarının geçerliliğinin olumsuz şekilde etkilendiğini tayin etmeli ve gerekli uygun faaliyetleri gerçekleştirmelidir

11 GÜNDEM TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) nin Üniversitemiz birimleri bazında kapsamının belirlenmesi, TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite Komisyonuna yönelik TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitimi düzenlenmesi kararının görüşülmesi, YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve 8'inci maddelerinin görüşülmesi

12 GÜNDEM

13 TEMEL SORUN: Koordinatör birim olan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (SGDB) ile kapsam dahilinde olan harcama birimleri ve merkezi birimler (U.A.M., Koordinatörlükler, vb.) arasında sistemin anlaşılması ve uygulanması aşamasında kopukluk olması

14 ÇÖZÜM İÇİN; TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) nin, Üniversitemiz birimleri bazında kapsamının belirlenmesi gerekmektedir

15 Alternatif 1: İdari birimler kapsam içerisinde tutulup, akademik birimlerin ise kararlarını kendileri vererek imkanları dahilinde süreci yürütmesi

16 Alternatif 2: Kalite Komisyonu tarafından kriterler belirlenerek her yıl hangi birimlerin kapsam dahilinde tutulması gerektiğine karar verilmesi

17 Alternatif 3: Sadece harcama birimlerinin kapsam dahilinde tutulması, gönüllülük ve Komisyon onayı ile merkezi birimlerin (DÖSİ, U.A.M., Koordinatörlük, vb.) kapsama alınması

18 Alternatif 4: Ortaya konulan temel sorunun Stratejik Yönetim ve Planlama Biriminin mevcut insan gücü ile çözülmesinin mümkün olmaması sebebiyle, Üniversitemizde yürütülen TS EN ISO 9001:2015 KYS sürecinin sonlandırılması

19 GÜNDEM

20 TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite Komisyonuna yönelik TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitimi düzenlenmesi

21 Tarih: Ağustos 2019 (Salı, Çarşamba ve Perşembe)

22 TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi Eğitimin Amacı: Yönetim sistemi yaklaşımı olarak TS EN ISO 9001:2015 standardı şartlarının katılımcılara aktarımı. Uygulamaya yönelik teorik ve pratik bilgilerin paylaşılması ile anlaşılmasının sağlanması

23 TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi Eğitimin İçeriği: Revizyon Süreci Yönetim Sistemi Standardlarının Yapısı Kalite Yönetimi İlkeleri Proses Yaklaşımı PUKÖ Modeli Risk Tabanlı Düşünme Kalite Yönetim Sistemi Standardı ( TS EN ISO 9001:2015 ) Şartları

24 TS EN ISO 9001:2015 Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitimi Eğitimin Amacı: TS EN ISO 9001:2015 standardı bağlamında Proseslerin ve prosesler arası ilişkilerin belirlenmesi ve sistematik olarak yönetilmesine ilişkin şartların aktarımı. Belirlenen proseslere ait risk ve fırsatların ele alınmasına yönelik yöntemler konusunda bilgi aktarımı

25 TS EN ISO 9001:2015 Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitimi Eğitimin İçeriği: TS EN ISO 9001:2015 standardına Yönetim Sisteminde Proses Yaklaşımı göre Kalite PUKÖ Döngüsü Prosesler arası etkileşimlerin belirlenmesi Proseslerin şematik gösterimi Risk Tabanlı Düşünme bağlamında her bir prosese ait risk ve fırsatların belirlenmesi Belirlenen risk ve fırsatların yönetilmesi Proseslerin istenen çıktılara ulaşmasına performanslarının değerlendirilmesi yönelik Pratik Çalışmalar

26 GÜNDEM

27 YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve 8'inci maddelerinin görüşülmesi

28 Karar 2: Üniversitemiz Kalite Politikasının, Dönemi Stratejik Planı kapsamında belirlenen Misyon, Vizyon ve Temel Değerler doğrultusunda revize edilmesi.. Sorumlu: SGDB ve Kalite Komisyonu Tamamlanma Tarihi:

29 TS EN ISO 9001:2015 KYS Standardı 5.2 Politika Kalite Politikasının Oluşturulması Üst yönetim, aşağıdakileri karşılayan bir kalite politikası oluşturmalı uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır: a) Kuruluşun amaç ve bağlamına uygun stratejik istikametini desteklemeli, b) Kalite amaçlarının belirlenmesi için çerçeve sağlamalı, c) Uygulanabilir şartları yerine getirme ve d) Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt içermelidir

30 Mevcut Kalite Politikası (KP/GNL/01)

31 OLUMSUZ Kalite Komisyon Üyeleri tarafından Alternatif Kalite Politikalarının oluşturulması Termin 1: Termin 2: Puanlama Günü: SGDB Ön Değerlen dirmesi OLUMLU Alternatif Kalite Politikaları Alternatif Kalite Politikalarının Kalite Komisyonu tarafından Puanlanması GÖZDEN GEÇİRME İlk 3 Alternatif Kalite Politikası REKTÖR Değerlen dirmesi OLUMLU NİHAİ KALİTE POLİTİKASI OLUMSUZ ELENDİ KP Yayımlanması:

32 Karar 8: İç Kontrol Sistemi bileşeni olan Risk Yönetimini kapsayacak şekilde Risk Tabanlı Proses Yönetim Modeli esasları doğrultusunda; Dönemi Stratejik Plan ile uyumlu, katılımcılık esasına dayalı ve tüm akademik ve idari birimlerimizi kapsayan Bütünleşik Risk Yönetimi çalışmalarına başlanması.. Sorumlu: SGDB (İç Kontrol Birimi & Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi) ve Kalite Komisyonu Tamamlanma Tarihi:

33

34 Karar doğrultusunda; Kamu İç Kontrol Rehberi 2 nci Bölüm Risk Yönetimi başlığının uygulanmasında ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile işbirliği kurulması ve Sorumlulara yönelik TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, TS ISO Risk Yönetimi Temel Eğitimi düzenlenmesi uygun olabilir

35 BİLGİLENDİRME Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından Üniversitemiz « Dönemi Taslak Stratejik Plan Değerlendirme Raporu» tarih ve sayılı yazı ile tarafımıza iletilmiştir. Üniversitemiz Taslak Stratejik Planı Değerlendirme Raporu YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 4 üncü maddesi gereği, tarih ve sayılı yazı ile 2019 Yılı Akademik ve İdari Personel ile Öğrenci Memnuniyet Anketi çalışmaları başlatılmıştır

36 Toplantı Kararları (2019/03) TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) nin Üniversitemiz birimleri bazında kapsamı Alternatif 2 olarak belirlenmiştir. TSE Ege Bölge Müdürlüğü tarafından, Kalite Komisyonuna yönelik TS EN ISO 9001:2015 KYS Temel Eğitimi ve Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitiminin / Ağustos / 2019 tarihlerinde yapılmasına karar verilmiştir. YGG Toplantı Kararları (2019/01)'nın 2'nci ve 8'inci maddelerine ilişkin çalışmaların başlatılmasına karar verilmiştir

37 TEŞEKKÜRLER.. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı