Teknik Şartname (TŞ) Yazım Kılavuzu

Transkript

1 Teknik Şartname (TŞ) Yazım Kılavuzu TŞ ler, bina, köprü ya da makine gibi önerilen bir projede; bir malzeme, ürün ya da hizmeti tanımlayan yazılı dokümanlardır. Bina projelerinde TŞ ler; ihale, inşaat gereksinimleri ve çizimleri de içeren Sözleşme Dokümanlarının tamamlayıcı bir parçasıdır. Bu prosedür, TŞ lerin nasıl hazırlanması gerektiğine ve farklı TŞ metodolojisi tiplerine ve TŞ lerde kullanılması gereken dile ışık tutan bir kılavuzdur. Teknik Şartnamelerin Amacı TŞ ler proje için ihtiyaç duyulan her ürün için tip ve niteliği tanımlamalıdır. TŞ ler, üretim, montaj, uygulama, tesis ve bitirme işlerinin gereksinimleri tanımlamalıdır. TŞ ler, proje için gerekli işçilik kalitesini tanımlamalıdır. Bu tanım, yaratma aşamasından başlayarak üretim, imalat, uygulama, montaj, tesis, bitirme ve ayar aşamasını da içerir. TŞ ler, proje için geçerli ve gerekli olan her türlü kod ve standardı da içermelidir. TŞ ler, gerekli ise, alternatif malzeme, ürün ve hizmetleri de içermelidir. Proje ElKitabının Hazırlanması Sözleşme dokümanları, ihale ve inşaat gereksinimleri ile çizim ve teknik şartnameleri de kapsar. Proje ElKitabı, Sözleşme dokümanlarının ayrılmaz yazılı bir bölümüdür. Bu Kılavuzun CSI ın 6 dijitli MasterFormat ı ile oluşturulması planlanmış olup aşağıdaki formatta hazırlanmalıdır. Giriş Bilgisi - Kapak Sayfası - Sertifikasyon Sayfası - İçindekiler - Kullanım Kılavuzu Teklif Hazırlama Gereksinimleri - Teklif Toplama: Duyuru/İhaleye Davet - Teklif verenlere Talimatlar - Teklif Verenlere Temin Edilen Bilgiler - Teklif Formları ve Ekleri Sözleşmesel Gereksinimler - Anlaşma/Mutabakat - Genel Sözleşme Koşulları - Sözleşme Ek/Özel Koşulları - Teminat ve Sertifikalar

2 Teknik Şartnameler - Bölüm 01 Genel Gereksinimler - Bölüm 02 den 49 a Teknik Şartnameler Ekler Ekler, MasterFormat içinde yer almamakla birlikte bilgi ve referans amaçlı olarak, mevcut durum fotoğrafı ve örnek formlar halinde idari olarak kullanılmak üzere yer alabilir. Teknik Şartnamelerin Oluşturulması Proje ElKitabının Teknik Şartnameler bölümünün belirli bir disiplin içinde ve kolay anlaşılabilir şekilde hazırlanmış olması önemlidir. Şayet bu bölüm açık ve tanımlanmış bir prosedür dahilinde hazırlanırsa Şartname Yazarının bir şeyleri atlama, unutma olasılığı ortadan kalkacaktır. Bu ayni zamanda yüklenici, keşifçi, kontrolör ya da diğer paydaşların bilgiye daha kolay ulaşmasını da sağlayacaktır. Bölümlendirme Formatı, inşaat endüstrisi tarafından genel kabul görmüş bir standart olup, TŞ bölümlerinin hazırlanması için bir prosedür tanımlamakta, bilgilerin doğru sıralanması için bir kılavuz görevi yerine getirmektedir. Bu sıralama sistematiği bilgilerin atlanmasına, tekrar yazılmasına mani olmakta ve benzer bilginin her Bölümde ayni yerde yer almasını sağlamaktadır. Bölümlendirme Formatı 3 ayrı bölümden oluşmaktadır: - Bölüm 1 Genel: Bu bölüm; TŞ nin bu bölüme özel idari, prosedürel ve geçici gereksinimlerini tanımlamaktadır. - Bölüm 2 Ürünler: Bu bölüm, projede kullanılacak malzemeleri, ürünleri, ekipmanları, sistemleri ya da montaj unsurlarını ayrıntılı bir şekilde tanımlamaktadır. - Bölüm 3 Uygulama: Bu bölüm, herhangi bir hazırlık faaliyetini ve ürünlerin projede nasıl yer alacağını ayrıntılı bir şekilde tanımlamaktadır. Bu düzenlemede Sayfa Formatı ve TŞ bölümünün her sayfasının sunumunun standart bir hale getirilmesi önem kazanmakta ve Maddelerin, Paragrafların ve Alt-Paragrafların sıralı ve anlaşılır bir düzende marj, girinti, sayfa başlık ve altlığı gibi fiziki düzenlemeleri kapsamaktadır. Aşağıdaki liste SayfaFormat ı seviyelerinin düzenlemesini vermektedir:

3 Sayfa Formatı Seviyeleri BÖLÜM 1 GENEL SEVİYE (Birinci Seviye) 1.01 MADDE (İkinci Seviye) Teknik Şartname Tipleri A. Paragraf (Üçüncü Seviye) 1. Alt-Paragraf (Dördüncü Seviye) a. Alt-Paragraf (Beşinci Seviye) 1) Alt-Paragraf (Altıncı Seviye) Teknik Şartname yazımında 4 metot söz konusudur. Bir metodun diğer metottan üstün olması ya da farklı metotların bir arada kullanılması konusunda tanımlanmış bir kural yoktur, ancak tekrar, fazlalık ve çelişkilerden kaçınmak için itina gösterilmesi şarttır. Bu 4 metot şunlardır. Açıklayıcı / Tarif Edici Şartnameler Performans Şartnameleri Referans Standart Şartnameleri Fikri Mülkiyet Hakkı Şartnameleri Açıklayıcı/Tarif Edici Şartnameler Bu metot kapsamında bir malzemenin ve bir imalat metodunun tam özellikleri ayrıntılı bir şekilde, ancak üretici ya da fikri mülkiyet hak sahibinin adı belirtilmeden tanımlanır. Açıklayıcı /Tarif Edici Şartnameler, genel olarak, standardı mevcut olmayan, üretici ya da fikri mülkiyet hak sahibinin adının belirtilmesinin kısıtlandığı ya da Mimar/Mühendisin tanımlanmış iş konusunda sıkı bir denetim arzu ettiği durumda kullanılır. Açıklayıcı Şartname Şartname hazırlığında 5 adım söz konusudur: 1. Mevcut ürünlerin araştırılması 2. Ürün için gerekli önemli özelliklerin araştırılması 3. Bu özellikleri hangilerinin çizimlerde, hangilerinin Teknik Şartnamelerde belirtileceğinin belirlenmesi 4. Önemli özelliklerin tanımlanması 5. Kalite güvence önlemlerinin tanımlanması (sunumlar, sertifikalar, test ve gözetim faaliyetleri vb.) Açıklayıcı Şartnameleri Avantajları: Açıklayıcı Şartnameler tasarımın tam arzu ettiğini tanımlar. Bir projenin tüm koşullarına, metotlarına ve durumlarına uyarlanabilir. Her türlü proje tipi ve ölçeğine uyarlanabilir.

4 Özel bir ürün ve üreticinin kullanımını kısıtlamadığı için serbest rekabet sağlar. Açıklayıcı Şartnamelerin Dezavantajları: Şartname yazarının, arzu edilen sonuçlara ulaşmak için, tasarımcının hedefine özel itina göstermesini gerektirir. Açıklayıcı Şartnameler, diğer metotlara göre daha fazla açıklama ve cümle gerektirdiği için daha fazla yer kaplama eğilimi gösterir. Geliştirme ve yazımda, diğer metotlara oranla daha fazla zaman alabilir. Referans standartlar geliştirilip uygulandıkça giderek daha az kullanılır olmaktadır. Performans Şartnameleri Bu metotla gereksinim duyulan nihai sonuçlar tanımlanabilir, performansları ölçülebilir ve kullanılan metotlar doğrulanabilir. Yüklenici, Performans Şartnamesiyle uyumlu malzeme ve metotları seçmekte özgür olur. Bu tür şartnameler genelde, yüklenicileri daha ekonomik inşaat çözümlerine götüren yeni ve inovatif teknikleri teşvik etmek amacıyla kullanılır. Ayni zamanda, diğer Şartname metotlarına ek olarak ve onları desteklemek için de kullanılırlar. Performans Şartnamelerinin Avantajları: Sadece nihai sonuç ya da tasarım hedefi belirtilir, bu da Yükleniciye ürünleri seçme ve uygulama esnekliği verir. İzin-onay gerektirmeyen bir rekabet sağlar. Her tip ve ölçekte projeye uygulanabilir. Performans Şartnameleri teknik sorumluluğu, sonuçlardan sorumlu olan Mimarlık ve Mühendislik endüstrisi yerine Yüklenici tarafından temsil edilen inşaat endüstrisine delege etmektedir. Performans Şartnamesi Kullanımının Dezavantajları: Üretimi zaman kaybına neden olabilir ve bu uzun ve ayrıntılı şartnamelerle sonuçlanabilir. Yürütülmesi, diğer şartname metotlarına göre daha zordur. Basit ve küçük ölçekli projeler için fazla kapsamlı olabilir. Teknik sorumluluğu, sonuçlardan sorumlu olan Mimarlık ve Mühendislik endüstrisi yerine Yüklenici tarafından temsil edilen inşaat endüstrisine delege eder. (Bu hem avantaj ve hem de dezavantaj olabilir zira kimin sorumluluk almak ve kontrolü elinde tutmak istediğine çok bağlıdır.)

5 Referans Standart Şartnameleri Bu metotla, inşaatın herhangi bir kısmı ya da aşamasıyla ilgili, itibarlı bir mesleki örgütün kurumsallaşmış bir standardına referans verilmektedir. Referans Standart Şartnameleri, marka-model isimleri önemli olmayan ve genellikle pazarda ticarete konu olan ürünler için kullanılır. Referans Standart Şartnamesi hazırlamanın adımları şunlardır: 1) Standart endüstri tarafından yetkin ve güvenilir kabul edilmelidir. 2) Standart projede görev alan tüm taraflar için elde edilebilir olmalıdır. 3) Şartname Yazarı standardı bilmeli, standardın söz konusu projeye uygun olduğuna emin olmalı ve tekrar ve çelişki yaratmamalıdır. 4) Standardın tarihini belirlemelidir. 5) Standardı, şartnamelere doğru bir şekilde yerleştirmelidir. 6) Standardın gereksinimlerinin yerine getirilmesini sağlayıcı önlemleri belirtmelidir. Referans Standart Şartnamelerin Avantajları: Standartlar genelde endüstri tarafından bilinir ve kabul edilirler. Rekabeti engellemezler. Şartname yazma işlemini çok kısaltırlar. Referans Standart Şartnamelerini kullanmanın Dezavantajları: Bazen referans verecek uygun bir standart olmayabilir, çünkü standartlar genelde çok kullanılan ve mevcut malzemeler için hazırlanırlar. Standartlar, genelde asgari gerekliliklere referans verirler. Teknolojide ve yeni ürün geliştirmedeki ilerlemeler ve değişiklikler nedeniyle standartlar bazen yürürlükten kalkmış ve modası geçmiş hale gelebilirler. Kullanımları çokça araştırma ve itina gerektirirler. Şartnameler, tüm tamamlayıcı bilgilerle birlikte dikkatlice yerleştirilmelidir. Fikri Mülkiyet Hakkı Şartnameleri Bu metotla, güncel marka isimleri, model numaraları ve diğer mülkiyet bilgisi şartnamelerde tanımlanır. Ağırlıklı olarak, İşverenin hangi malzemeleri istediğini bildiği, özel sektör ticari projelerinde kullanılır. Açık ve Kapalı olmak üzere 2 tip Mülkiyet Hakkı Şartnamesi vardır. Her iki tip arasındaki en belirgin fark, yerine geçme özelliğidir. Kapalı Tip Kapalı Şartnameler genelde yerine geçme yi yasaklar. Bir ya da daha çok ürün tanımlanır ve yerine geçmeye müsaade edilmez.

6 Açık Tip Açık Şartnameler yerine geçme ye izin verir. Bir ya da daha çok ürün tanımlanır, ancak diğer üreticiler de dikkate alınır. Alternatif üreticilerin değerlendirilebilmesi için sürecin ve seçim kriterlerinin tanımlanması zorunludur. Mülkiyet Hakkı Şartnamesi kullanımının Avantajları: Ürün seçiminde sıkı bir kontrole olanak sağlar. Çizimler daha eksiksiz ve daha ayrıntılı hazırlanmalıdır, çünkü ancak seçilen üreticinin hassas ürün bilgisini temel alarak hazırlanabilirler. Şartnameler daha kısa olabilirler. Rekabeti azaltarak ihale sürecini kısaltabilir ve ürün fiyatını ana değişken olmaktan çıkarır. Mülkiyet Hakkı Şartnamesi kullanımının Dezavantajları: Rekabeti azaltır. Yüklenicinin alışkın olmadığı ya da çok az deneyiminin olduğu ürünleri tanımlamış olabilir. Ürün tanımlamalarını yaparken ve model numaralarını tanımlarken, en küçük bir hataya olanak vermeyecek şekilde titizlik gösterilmelidir. Kısıtlı Olmayan Şartnameler Kısıtlı Olmayan Şartnameler, genelde kamu idarelerinin Mülkiyet Hakkını kısıtladığı durumlarda kullanılır. Bu durumda, ya çok sayıda üretici tarafından karşılanabilecek koşullar tanımlanır, ya da 2-3 üretici ekleme olanağı belirtilerek listeye konur. Şartname Metodunun Seçimi Hangi metodun daha uygun olduğuna ilişkin karar vermede aşağıdaki sorular çok yardımcı olacaktır. İşveren ne istemektedir? Hangi metot tasarımın amacını daha iyi tanımlamaktadır? Hangi metot projenin ölçeği ve karmaşıklığına daha uygundur? Hangi metot bizi en iyi iş kalitesine ulaştıracaktır? Hangi metot işi en iyi (uygun) fiyatla gerçekleştirmemize yardımcı olacaktır?

7 Şartname Dilinin Önemi Şartnamenin dili kesin ve kusursuz olmalıdır. Muğlak ve anlaşılması güç ifadeler, mükerrer yorumlamaları beraberinde getirecektir. Bu bölüm, şartnameleri kaleme alırken kesin ve açık bir ifade kullanımını teşvik ederken ifadelerde kaçınılması gereken bazı hususlara dikkat çekmektedir. Şartname Yazımında 4 Önemli Husus Açık/Sarih Yazın: Belirsizlikten kaçının. Uygun grameri kullanın. Mesajı doğru iletmek için kelimeleri dikkatli seçin. Doğru/Hatasız Yazın: Bilgiyi uygun terminolojiyi kullanarak, doğru ve kesin ifadelerle verin. Tam/Eksiksiz Yazın: Önemli ve gerekli bilgiyi vermeyi atlamayın. Kısa olma pahasına tam ve eksiksiz olmaktan taviz vermeyin. Kısa/Öz Yazın: Açıklık, doğruluk, bütünlük ve gramer pahasına gerekli olmayan kelimeleri kullanmayın. Cümle Yapısı Emir Kipi Türkçede Emir Kipi aksiyonu tanımlayan fiili cümle yapısında sona koyar. Ürün ve ekipmanların montaj şartnamelerinin yazımında tavsiye edilen metottur. Kolayca anlaşılır ve kısa-öz bir ifadedir. Örnekler: Yapıştırıcıyı mala ile yayın. Ekipmanı şakül ve terazi ile monte edin. Her yüze iki kat boya uygulayın. Bildirme Kipi (Edilgen Mod) Bildirme Kipi,.lacaktır. ekini edilgen tonda her cümlede kullanır. Bu bazen gereksiz bir monotonluğa neden olabilir. Örnekler: Yapıştırıcı mala ile yayılacaktır. Ekipman şakul ve terazi ile monte edilecektir. Her yüze iki kat boya uygulanacaktır. Akışlı Yazım Tekniği Bu teknik,..cak veya.lacak ifadesi ile yapılacak ürün-ekipman adını (:) ile ayırmaktadır. Bu işaretin öncesindeki Konu başlığı tüm Şartnameyi anahtar kelimelere göre aramak/tasnif etmek istediğinizde çok yardımcı olacaktır.

8 Örnekler: Yapıştırıcı: Mala ile yayın. Ekipman: Şakul ve terazi ile monte edin. Portland Çimentosu: ASTM C 150, Tip 1 Kaçınılacak Kelimeler Açıklamalardaki netlik azalmadıkça, gereksiz kelimeler kullanmayın. vb., bu tür, adı geçen, benzer gibi kelimelerden kaçının. tüm kelimesi genelde gereksizdir. Bundan Kaçının: Bu tür aksesuvarlar kaplanacaktır. Adı geçen döşemeyi cilalayın. Benzer döşemeleri cilalayın. Tüm ahşap işlerini koruyun. Yukarıdaki Dokümanın Hazırlanmasında Yararlanılan Kaynaklar: The Construction Specifications Institute. The Project Resource Manual, CSI Manual of Practice. 5 th ed. New York: McGraw-Hill, Pilus, Jeffrey M. "Specifications Mini-Course Part 2." Class lecture notes reviewing The Project Manual. University of Nebraska-Lincoln, Lincoln, Rosen, Harold J. Construction Specifications Writing Principles and Procedures. 5 th ed. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2005.