TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ IŞIĞINDA OKULLARDA VERİMLİLİK KÜLTÜRÜNÜN OLUŞTURULMASI

Transkript

1 BİLİM ve AKLIN AYDINLIĞINDA EĞİTİM TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ IŞIĞINDA OKULLARDA VERİMLİLİK KÜLTÜRÜNÜN OLUŞTURULMASI CİHAD ŞENTÜRK Sınıf Öğretmeni, Eminlik Şehit Yıldıray Kılınç İlköğretim Okulu, Ulukışla/NİĞDE Cihad Şentürk, Toplam Kalite Yönetimi Işığında Okullarda Verimlilik Kültürünün Oluşturulması, Bilim ve Aklın Aydınlığında Eğitim, S. 141, Kasım 2011, ss Giriş T oplam kalite yönetimi 20. yüzyılda yönetimde modern yaklaşımlardan sonra ortaya çıkmış çağdaş bir yönetim anlayışıdır. Toplam kalite yönetimi (TKY), öncelikle insanı merkeze alan, müşteri memnuniyetini gözeten, sonuca değil de sürece odaklanan, işi ilk girişimde hatasız yapmayı, yani sıfır hatayı prensip haline getiren, istatistiksel süreçlerden yararlanıp eksikleri tespit eden ve bununla ilgili gerekli önlemleri alan, topluma karşı sorumluluklarını yerine getiren, ve tüm bu saydığımız amaçları başarıyla yerine getirmek için sürekli eğitim ilkesine dayanan bir yönetim felsefesidir. Geleneksel yönetim yaklaşımları ve eğitim kuramları değerlendirmeleri sonuca göre yapmaktadırlar. Yani çıktıya göre kaliteyi belirlemektedirler. Toplam kalite yönetimini uygulayan örgütlerde ise değerlendirme, istatistiksel süreçlerden yararlanarak sistemin girdi aşamasında başlar ve süreç boyunca devam eder. Kaliteli girdileriniz olduğu takdirde kaliteli çıktılarınızın olması da muhtemeldir. İşi ilk seferde 22

2 KASIM SAYI 141 doğru yapmak ve sıfır hata TKY nin vazgeçilmez ilkelerindendir. Böylece ortaya çıkabilecek hatalı ürün ya da çıktının önüne geçilerek kaynak ve zaman israfı önlenmiş olur. Bu da kurumlarda verimliliği artırır. Sistemin diğer aşamalarında da kalite geliştirme ve sürekli iyileştirme çalışmaları yoğun bir şekilde devam eder (Şentürk, 2008). Genel anlamda verimlilik, mal ve hizmet üretimi için kaynakların etkin ve doğru kullanılmasıdır. Verimlilik, sistemin girdileri ile çıktıları (ürünleri) arasındaki orana göre belirlenir. Şüphesiz ki temel girdisi insan olan eğitim kurumlarımızda verimliğin önemi yadsınamaz. Bir ülkenin dünyada söz sahibi ve geleceğe yön veren bir devlet olması o ülkenin eğitim sistemi ile yakından ilgilidir. Eğitim sisteminde de amaca ulaşmak için kaynakların etkin ve verimli kullanılması son derece önemlidir. Bu makalede okullarımızda verimlilik kültürünü oluşturmak için Toplam kalite yönetimi uygulamalarının önemine değinilmektedir. Toplam Kalite Yönetimi Toplam kalite yönetimi, müşteri ihtiyaç, istek ve beklentilerinin karşılanması ve iş sonuçlarında mükemmelliğe ulaşabilmesi için, tüm süreçlerde kusursuzluğun, sıfır hata prensibine dayalı olarak sürekli kılınmasını ve bu sürekliliğin, işletmenin tüm iç ve dış çevresinin katılımıyla gerçekleştirilmesini hedefleyen, yönetsel ve organizasyonel yapıda insan unsurunu sürekli eğitim ve takım çalışması yoluyla ön plana çıkaran; sürekli gelişme ilkesi ile kurumların rekabet gücünü arttırmayı amaçlayan; bütün bunların da ancak, en üst düzeyde sorumluluk bilincine sahip bir liderlik almayışı ile gerçekleştirilebileceğini savunan çağdaş bir yönetim anlayışıdır (Bolat, 2000). İnsanlar işlerini en iyi ve en verimli bir şekilde yapmak ister. Toplam kalite yönetimi örgütsel amaçlara en etkili bir şekilde ulaşmayı sağlar. Toplam kalite yönetiminde insan kaynakları ve kalite yöntemleri üyelerin tüm ihtiyaçlarını karşılamak ve tüm süreçleri geliştirmek için kullanılır. Toplam kalite yönetimi organizasyonların değişimi ve gelişimi üzerinde güçlü bir etkiye sahiptir (Farooq ve diğ, 2007). TKY, iç ve dış paydaş beklentilerinin yerine getirilmesini temele alan, çalışanların bilgilendirilmesini, yetkilendirilmesini ve takım çalışmalarıyla tüm süreçlerin sürekli iyileştirilmesini hedefleyen bir yönetim felsefesidir. Toplam kalite yönetimi organizasyonların stratejik hedef ve amaçlarına ulaşmalarını, çalışanların motive edilmesini, kaynakların etkili ve verimli kullanılmasını, kurumsal performansın artmasını sağlar. (Hung & Lien, 2004). TKY, süreçlerin etkili ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar (Munoz, 1999). TKY, sonuçlar yerine süreçler üzerine odaklaşan, tüm çalışanların niteliklerinin artırılmasına ve güçlü veri analizine dayanan bir yaklaşımdır (Özden, 2005). Toplam Kalite yönetimi çeşitli ilkelere dayanır. Bu ilkeleri; sürekli gelişme (kaizen), insana saygı, önce kalite, tam katılım, hata önleme, üst yönetimin liderliği ve sorumluluğu, işi ilk girişimde doğru yapmak, istatistikten yararlanma, sürekli eğitim, müşteri odaklı olma, süreç odaklılık, toplumsal sorumluluk verimlilik olarak sıralayabiliriz. Bu ilkeleri kısaca açıklayacak olursak kaizen, sürekli iyileşme, değişim ve gelişmeyi; insana saygı, insanı merkeze alarak çalışmaları planlamayı; önce kalite, kârdan ziyade kaliteyi ön planda tutmayı; tam katılım, bireyci kültürden işbirlikçi-paylaşımcı kültüre geçişi; hata önleme, süreç öncesi veya süreç esnasında hataları tespit etmeyi ve gerekli önlemleri alınmayı; liderlik ve sorumluluk, grubu organize ederek stratejik hedef ve amaçları belirleme ve başarma faaliyetlerini etkileme sürecini; sıfır hata, işi ilk seferde doğru yaparak bunun sonunda da kaynak ve zaman israfına düşmemeyi; istatistikten yararlanma, ölçme ve değerlendirmenin çeşitli istatistiksel araçlardan yararlanarak yapılmasını; sürekli eğitim, organizasyonların gelişmeleri takip ederek gerekli değişimleri ve yenilikleri oluşturması, bunun sonunda öğrenen örgütler olmasını; müşteri odaklı olma, yapılacak DOSYA: EĞİTİMDE VERİMLİLİK 23

3 BİLİM ve AKLIN AYDINLIĞINDA EĞİTİM Şekil 1. Toplam Kalite Yönetiminin Temel İlkeleri. olan hizmetin iç ve dış müşterilerin istek, beklenti ve ihtiyaçlarına cevap verecek nitelikte olmasını; süreç odaklılık, değerlendirmenin sonuca göre değil süreç içerisinde yapılmasını; toplumsal sorumluluk, organizasyonların toplumların sorunlarına ilgisiz kalmayarak sorunlara karşı daha ilgili olmaları bu konularda üst lerine düşen görevleri yerine getirmede daha duyarlı olmalarını; verimlilik, tüm kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanmayı ifade eder. Eğitimde Toplam Kalite Yönetimi ve Verimlilik Toplam kalite Japon bilim adamları tarafından dile getirilmiş verimlilik esasına dayanan çağdaş bir yönetim felsefesidir. Bir yönetim biçiminden ziyade yaşam tarzıdır. Toplam kalite yönetimi ilkelerinin en önemlisi olan kaizen hayatın her alanında sürekli gelişmeyi amaçlar. Verimlilik kavramına felsefi bir yaklaşımda bulunan Japon Verimlilik Merkezine göre verimlilik, gelişmeci bir düşünce ya da var olan her şeyde özellikle insanda sürekli gelişimi hedefleyen bir düşüncedir. Bugün dünden iyi, yarın bugünden daha iyi olmalıdır düşüncesini savunan bir inançtır (Baş, 1990; Akay, 2000). Bu da TKY felsefesi ile örtüşmektedir. Zaten TKY, süreçlerin her aşamasında 24

4 KASIM SAYI 141 azami verimliliği hedefler. Eğitim sistemimizde de TKY ilkeleri uygulandığında okullarımızda doğal olarak verimlilik kültürü ve bilinci gelişecektir. Makalenin bu bölümünde eğitimde TKY uygulamalarına ve bu uygulamalar ile elde edilen verimliliğe değinilecektir. Toplam kalite yönetimi verimlilik kültürüne dayanır. Verimliliği artırıcı çalışmalar için kurumlarda kalite ekipleri oluşturulur. Eğitim kurumlarımızda bu kalite ekipleri okul gelişimi yönetim ekipleri (OGYE) diye adlandırılır. Kalite ekipleri yukarda bahsedilen kaizen felsefesi ile hareket ederek her gün bir adım daha ileriye gidebilmenin planlamasını ve çalışmasını yaparlar. Bu çalışmaları yaparlarken çeşitli toplam kalite çemberlerini kullanırlar. Okullarda uygulanan bu çalışmalar da eğitim öğretim faaliyetlerinin süreç içerisinde değerlendirilerek gerekli tedbirlerin doğru bir şekilde alınmasını, zaman ve kaynak israfının önüne geçilmesini sağlar. Bu da okullarda verimliliği artırır. Toplam kalite çemberlerinin verimliliğe katkısı ile ilgili çeşitli örnekler sıralanabilir. Örneğin, sınıfta okuma ve yazma becerisi zayıf bir öğrenci için algılama kapasitesi zayıf, beceriksiz, ailesi ilgilenmiyor, sorumsuz diyerek öğrenciyi kaybetmek yerine TKY yazarlarından Ishikawa nın geliştirdiği Neden Sonuç Diyagramı ile sorunun temel nedenlerini belirleyip gerekli tedbirleri alarak bu öğrenciyi kazanabiliriz. Balık kılçığı diyagramı olarak da bilinen bu yön- Şekil 2. Zayıf Okuma Yazma Becerileri Neden Sonuç Diyagramı (Ensari, Tüysüz, 2007). DOSYA: EĞİTİMDE VERİMLİLİK 25

5 BİLİM ve AKLIN AYDINLIĞINDA EĞİTİM temle sorun beş ana nedene ayrılmaktadır. Bu ana nedenler de alt nedenlere ayrılmakta ve bu nedenler teker teker çözüldüğünde sonuca ulaşılmakta, problem çözülmektedir (bkz. Şekil 2). Böylece zaman ve kaynak kaybını en aza indirerek eğitim öğretimde verimliliği sağlamış oluruz. Toplam kalite çemberlerinden bir diğeri olan pareto diyagramına göre sonuçların büyük bir çoğunluğunun, sebeplerin küçük bir yüzdesi yüzünden ortaya çıktığını savunan bir kavramdır. 80/20 kuralı olarak bilinir. Oluşan sorunların %80 inin, olası sebeplerin %20 si tarafından oluştuğu ilkesini savunur. Bu diyagrama göre sorun teşkil edebilecek sebepler önceden belirlenip gerekli önlemler alınır ve sorunun ortaya çıkması engellenir. Sorun: Öğrenci devamsızlığı Sebepler: 1-Ulaşım, 2-Sınavlar 3-Öğretmenler 4-Arkadaş ilişkileri 5-Aile Okullarda verimliliği artıracak bir diğer kalite çember tekniği de SWOT analizidir. Bu analize göre kurumdaki güçlü yönler (strengths), zayıf yönler Güçlü Yönler -Öğretmenlerin genç ve dinamik olması -Personelin öğrenci temelli eğitim sistemine göre yetişmiş olması -Öğrencilerin ikamet yerlerinin okula yakınlığı -Okul içinde kütüphanenin olması -Çok amaçlı salonun bulunması -Okuldaki SBS kurslarının aktif ve çalışması öğretmenlerin özveri ile görevlerini icra etmeleri -Çevre düzenlemesi ve ağaçlandırmanın yapılmış olması -Sportif faaliyetlerin fazla olması Fırsatlar -Anadolu lisesinin okula yakın olması. -Çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan velilerimizin bulunması. -Okul çevresinde okuma salonlarının bulunması. - Okul çevresinde etüt merkezlerinin olması - Okul çevresinde öğrencilerin sosyal ve kültürel gelişimlerine destek olan tarihi ve kültürel mirasların bulunması. -Okulun yakınında fakülte olması Zayıf Yönler -Zümreler arası iletişimin yetersiz olması -Fazla sevk ve rapor alınmasından dolayı eğitim öğretimin aksaması -Okulda beden eğitimi dersine yönelik soyunma odasının bulunmaması -Okul dış kapısında güvenlik sorunlarının yaşanması -Okulun büyük olmasından dolayı hizmetli azlığı bundan dolayı temizlik sorunun olması -Misafir salonunun olmaması Tehditler -Okulun etrafında fazlaca internet kafe bulunması -Bazı velilerin okula karşı olumsuz ön yargılı yaklaşımları. -Okulda öğretmen sirkülâsyonunun yoğun yaşanması. -Aile içi şiddet. -Tarım işçilerin yoğun olması. -Ailelerin kalabalık nüfusa sahip olması. -Ailelerde babanın şehir dışında çalışıyor olması. Tablo 1 Eğitim Kurumları İçin Örnek SWOT Analizi 26

6 KASIM SAYI 141 Şekil 3. Pareto Diyagramı (weaknesses), fırsatlar (opportunities) ve tehditler (threats) belirlenir. Buna göre kurumla ilgili güçlü ve zayıf yönlerin, fırsat ve tehditlerin bilinmesi amaçlara uygun amaçlarına uygun stratejiyi oluşturmayı kolaylaştıracaktır. SWOT analizi eğitim-öğretimde uygulanacak yöntemler, kullanılacak araç ve gereçler, alınacak tedbirler v.b. hususlarda eğitimcilere yol gösterecektir. Bu da yine kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayacaktır. Verimliliği etkileyen faktörlerden birisi de stratejidir. İyi bir stratejiye sahip kurumlar daha verimli çalışmaktadır. İşte TKY çemberlerinden olan SWOT analizi de bu amaca hizmet etmektedir. (Bkz. Tablo1.) Bir başka kalite çemberi olan niçin-niçin ya da neden-neden diyagramları sorunların köklü çözümlerinin tanıtılmasında uygulanan tekniktir. Sorunun çözümünde beyin fırtınası tekniği kullanılarak her adımda niçin veya neden sorusu sorulur. Sonuçlar şemalarla ifade edilir. Bu yöntem, sorunun köküne inmek ve çözümün belirlenmesinde üyelere değişik seçenekler sunarak farklı düşünce tekniğini uygulamak için kullanılır. Örneğin öğrenci başarısının düşüklüğü bu yöntemle analiz edilmiş olsun. Beyin fırtınası tekniği kullanılarak Niçin öğrenci başarısı düşmektedir? sorusu sorulur ve cevaplar şema haline getirilir. Sorular her aşamada sorulur ve böylece neden ortaya çıkmış olur (Doğan, 2002). Toplam kalite yönetiminde müşteri memnuniyeti önemlidir. Kurumlarında müşteriler iç ve dış müşteriler olarak ikiye ayrılır. Eğitim kurumlarında iç müşteriler; yöneticiler, öğretmenler, memurlar ve öğren- Şekil 4. Öğrenci Verim Düşüklüğü İçin Niçin-Niçin Diyagramı (Doğan, 2002). DOSYA: EĞİTİMDE VERİMLİLİK 27

7 BİLİM ve AKLIN AYDINLIĞINDA EĞİTİM Toplam Kalite Kurumları Müşteri merkezli Problemi engellemeye odaklı İnsana yatırım yapar Şikâyetler öğrenme fırsatıdır Üst yönetim kalite öncüsüdür Gelişme süreci herkesi kapsar Rol ve sorumluluklar nettir Uzun dönemli stratejik planlama yapılır Farklı misyon ve vizyonu vardır Ölçme ve değerlendirme sürece yayılır Klasik Kurumlar İş ihtiyaçları merkezli Problemi bulmaya yönelik Personeli geliştirme esastır Şikâyetler rahatsızlık işaretidir Üst yönetimin rolü kontroldür Gelişme yönetim ekibi içindir Rol ve sorumluluklar açık değildir Planlamalar kısa vadelidir Farklı misyon ve vizyonu yoktur Ölçme ve değerlendirme sonuca göre yapılır Tablo 2. Toplam Kalite Kurumları ile Klasik Kurumların Karşılaştırılması (Karslı, 2004) cilerdir. Dış müşteriler ise, veliler, sivil toplum kuruluşları ve tüm toplumdur. Toplam kalite yönetimini uygulayan kurumlar stratejik planlamalarını iç ve dış müşterilerin ihtiyaç, beklenti, eleştiri ve talepleri doğrultusunda yaparlar. Bunun için müşteri memnuniyeti anketleri geliştirilir ve uygulanır. Bu çalışmalar da eğitim kurumlarında verimliliği artırır ve başarıyı getirir. Bu yıl Millî Eğitim Bakanlığının kurumlarda uygulamaya koyduğu Performans Değerlendirme Sistemi bu çalışmaya güzel bir örnektir. Bu sisteme göre kurumun iç ve dış paydaşları kurumu, öğretmenleri ve yönetimi değerlendirmektedir. Değerlendirme sonucunda kurumdaki kişiler iç ve dış müşterilerin değerlendirmeleri sonucu kendi yeterliliklerini ve eksikliklerini görebilmekte ve buna göre gerekli önlemleri alabilmektedir. Bu çalışmalar da kurumlardaki kurumsal ve bireysel anlamda verimliliği son derece artırmaktadır. Sonuç ve Öneriler Toplam kalite yönetimi uygulamaları ile okullar büyük gelişme ve ilerleme kaydederler, eğitimde inovasyonu yakalarlar. Böyle okullarda okul temelli yönetim ile öğretmen ve yöneticiler, öğrencilere kaliteli bir eğitim sunabilmek için ellerinden gelen çaba ve gayreti gösterirler. Tüm bu uygulamalar sonunda bu okullar, kendi başarı öykülerini oluştururlar (Tery, 1996). Toplam kalite yönetimi uygulayan kurumlar ile klasik kurumlar arasındaki fark aşağıdaki tabloda açıkça görülmektedir. Yukarıdaki örneklerde de görüldüğü üzere TKY uygulamalarının kurumlarda etkililiği ve verimliliği son derece artırmaktadır. TKY uygulamaları, organizasyonlarda verimlilik bilinci ve kültürünü yerleştirmektedir. TKY uygulamaları diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da verimliliği artırmaktadır. Bu uygulamalar hedeflere kaynakların verimli bir şekilde kullanılarak ulaşılmasını sağlamaktadır. Toplam kalite yönetimi temelde insanı merkeze alan bir yaklaşımdır. Eğitim kurumlarında, gerek yönetsel gerekse de öğretim süreçlerinde niteliğin artırılmasında toplam kalite yönetiminin önemi büyüktür. Ancak, eğitimde toplam kalite anlayışının yerleşmesi ve başarılı olmasında rol oynayan doğrudan ve dolaylı birçok etken vardır. Yapılan araştırma- 28

8 KASIM SAYI 141 larda ortaya konduğu üzere, değişime karşı direnç gösterme, kendini toplam kalite sürecine adamama, kurumda kalite kültürünün tam olarak oluşturulamaması, toplam kalitenin moda ya da sihirli bir değnek olarak görülmesi, üst yönetimin liderliğinin ve desteğinin eksikliği, takım çalışmasının yetersizliği, yöneticilerin otoritelerinin azalacağı endişesi ve sürekli eğitime önem vermeme gibi birçok faktör toplam kalitenin eğitim kurumlarında etkili ve başarılı biçimde uygulanmasında negatif yönde etki etmektedir. Bu eksiklikler de eğitim kurumlarımızda verimliliği azaltmaktadır. Toplam kalite yönetimi çalışmaları bürokratik iş ve işlemler olarak görülmemeli ve birkaç form doldurmaktan ibaret olmamalıdır. Eğitim kurumlarındaki iç ve dış paydaşlar TKY süreçlerini iyi özümsemeli ve bu doğrultuda stratejik hedef ve amaçlarını belirlemelidir. TKY ilkelerinden olan, sürekli iyileşme ve yenilik anlamlarına gelen kaizen bizim kültürümüzde var olan iki günü birbirine eşit olan zarardadır. inancı ile örtüşmektedir. O halde eğitim kurumlarımız her gün bir adım daha ileriye gidebilmenin planlarını yapmalıdır. Bu çalışmalar ile eğitim kurumlarımızda verimlilik bilinci ve kültürü son derece gelişecek ve verimli eğitim uygulamaları ile ülkemiz daha ileri noktalara gidecektir. KAYNAKÇA Akay, Z. (2000). İşletmelerde Performans Ölçüm ve Denetimi. Ankara: Milli Prodüktivite Merkezi Yayınları. Bolat, T. (2000). Toplam Kalite Yönetimi. İstanbul: Beta Basım Yayım Dağıtım. Baş, M. (1999). İşletmelerde Verimlilik Denetimi-Ölçme ve Değerlendirme Modelleri. Ankara: Milli Prodüktivite Merkezi Yayınları. Doğan, E. (2002). Eğitimde Toplam Kalite Yönetimi. Ankara: Academyplus Yayınevi. Ensari, H., Tüysüz, B. (2007). İlköğretimde Kalite Araçları ve Sınıf İçi Uygulamalar. İstanbul: Morpa Kültür Yayınları. Faroog, M. S. ve diğ. (2007). Application of Total Quality Management In Education. Journal of Quality and Technology Management, 3 (11), Hung, R. Y. & Lien, B. Y. (2004). Total Quality Management Practices and their Effects on Organizational Performance. Development International Conference (AHRD) Austin, March 3-7, Karslı, M. D. (2004). Yönetsel Etkililik. Ankara: PegemA Yayıncılık. Munoz, M. A. (1999). Total Quality Management in Higher Education: Lessons Learned froman Information Technology Office. Eric Document: ED Özden, Y. (2005). Eğitimde Yeni Değerler (Eğitimde Dönüşüm). Ankara: PegemA Yayıncılık. Şentürk, C. (2008). Milli Eğitimde Toplam Kalite Yönetimi. Karaman: Saray Kitap Basım Yayım. Terry, P. M. (1996). Using Total Quality Management Principles To Implement School-Based M a n a g e - ment. Eric Document: ED DOSYA: EĞİTİMDE VERİMLİLİK 29