STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA EL KİTABI

Transkript

1 STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA EL KİTABI

2 HAZIRLAYANLAR İl Milli Eğitim Müdürü İsmail ÇETİN Şube Müdürü Mehmet TEZCAN Stratejik Geliştirme İl Koordinatörü Mustafa ÖVEN Stratejik Geliştirme İl Koordinatörü Yılmaz ERCAN İLETİŞİM ADRESİ Bahçelievler Mah. Şeker Cad. No: BURDUR Tel: Faks:

3 İÇİNDEKİLER Ön Söz... 6 I.BÖLÜM 10 Soruda Stratejik Plana Hazırlık... 7 II.BÖLÜM (Stratejik Plan Hazırlama Süreci) Neredeyiz? ( Durum Analizi) Tarihçe Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları,Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi Kurum İçi ve Çevre Analizi III.BÖLÜM (Nereye Ulaşmak İstiyoruz?) Misyon Vizyon Temel Değerler Temalar Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Performas Göstergeleri Performas Göstergelerinin Türleri... 58

4 IV.BÖLÜM (Gitmek İstediğimiz Yere Nasıl Ulaşabiliriz?) Faaliyetler Projeler Stratejiler Maliyetlendirme V.BÖLÜM (Başarımızı Nasıl Takip Eder ve Değerlendiririz?) İzleme Değerlendirme ve Performas Ölçümü Stratejik Planla İlgili Diğer Hususlar Son Söz Kaynakça

5 ÖN SÖZ Değerli eğitim yöneticilerim, saygıdeğer öğretmenlerim; Günümüzde ekonomi, eğitim, kültür ve iş hayatında çok hızlı değişmeler görülmektedir. Bilim ve teknoloji ise takip edilemez, baş döndürücü bir hızla ilerlemektedir. 21. Yüzyılda dünyadaki bu değişme ve gelişmelere ayak uydurabilmek, çağı yakalayabilmek, hatta çağın ilerisine geçebilmek, ancak planlı ve programlı bir çalışma disipliniyle mümkün olacaktır. Stratejik planlama,zamana yayılmış yapılacakların belirlenmesi ve bunların yazılı olarak ortaya konmasıdır. Stratejik planlama bilinçli ve sistemli bir süreci ifade etmektedir. Bu sürecin temel amacı, örgütsel ve çevresel faktörleri göz önünde bulundurarak örgütün geleceğine ilişkin bir yol çizmektir. Stratejik planlama sürecinde, örgütün belirlediği amaçlarına daha etkili ulaşabilmesi için, gerekli yollar, uygulanacak stratejiler, kullanılacak kaynaklar ve dikkat edilmesi gereken noktalar belirlenir. Stratejik planlama, şu anda alınacak kararların geleceği ile ilgilenir. Gelecekte arzu edilen durumu ve ona ulaşmanın yollarını tasarlar. Burdur İl Milli Eğitim Müdürlüğü olarak Bakanlığımızın belirlediği plan ve programlar doğrultusunda Stratejik Plan Hazırlama çalışmalarına başlanmıştır. Bu kapsamda gerekli kurullar oluşturulmuş ve ilimiz genelindeki bütün eğitim yöneticilerimize yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmiştir. İşte elinizdeki el kitabı ilimiz genelinde yapılan bilgilendirme toplantılarında anlatılan bilgilerin derlenmiş halidir. İstedik ki böyle bir el kitabıyla eğitim yöneticilerimize stratejik plan hazırlama noktasında yardımcı olalım. Başarı ve kaliteyi hedefleyen bütün kurum ve kuruluşlar da olduğu gibi Burdur İl Milli Eğitim Müdürlüğü olarak ta stratejik planın hazırlanması çalışmalarına gerekli önem verilmiştir. Kitabımızın hazırlanmasında emeği geçen çalışma arkadaşlarıma teşekkür eder stratejik plan hazırlama ve uygulama sürecinde bütün çalışanlarıma başarılar dilerim. İsmail ÇETİN İl Millî Eğitim Müdürü 5

6

7 I. BÖLÜM 10 SORUDA STRATEJİK PLANA HAZIRLIK

8 8

9 1. STRATEJİK PLANLAMA NE DEMEKTİR? Türk Dil Kurumu Sözlüğünde strateji şöyle tanımlanır: 1. Önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için tutulan yoldur. 2. Bir ulusun barış ve savaşta benimsenen politiklara en fazla desteği vermek amacıyla politik, ekonomik, psikolojik ve askeri güçleri bir arada kullanma bilimi ve sanatıdır. Stratejik Planlama; Kamu kurumlarına misyonlarını yerine getirmede, kendilerinden beklenenleri karşılamada ve kamu yararı sağlamalarında yardımcı olmaktır. Aslında stratejik planlama toplumların kendi geleceklerini güven altına almak için yaptıklarıdır. Gelişmiş devletlere bakıldığında stratejik planlamaya ve yönetime çok büyük önem verdikleri görülmektedir. Stratejik Plan; Yöneticilerin faaliyet gösterdikleri kurumun geleceği ile ilgili yapılacaklar hakkında bir şablon ortaya koyması ve bu şablonu kurum içi ve kurum dışı paydaşlarıyla doldurma çabasıdır. Yöneticiler ve ekipleri başta olmak üzere o kurumla ilgili herkes o kurumun uzun dönemdeki yönünü belirlemeye çalışır. Bu süreç, iç ve dış çevreyi iyi analiz etme, paydaşları belirleme ve görüşlerini alma, misyonu net ifade etme, vizyon, amaç, hedef ve stratejileri belirleme faaliyetlerinden oluşur. Stratejik yönetim, kurumun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif eder

10 2. STRATEJİK PLANLAMA NİÇİN YAPILMALIDIR? Stratejik plan ülkemizde geç başlanan ama mesafe alınması gereken bir kavramdır. Hızla değişen ve gelişen dünyada gerilerde kalmamak için yapılmak zorundadır. Stratejik plan kurumlara önemli olan birçok iş yapmanız değil, yaptığınız işi en iyi yapmanızdır prensibini öğretmek için yapılmalıdır. Kurumların iç ve dış çevresini değerlendirmesine olanak sağladığı için yapılmalıdır. Kurumun beş, on ve daha fazla yıl sonra nerede olmak istediğini açıkça belirttiği için yapılmalıdır. Kurumun kaynaklarının etkili ve verimli kullanılmasını sağladığı için yapılmalıdır. Kurumda ortaya çıkabilecek riskleri azaltma yolu olduğu için yapılmalıdır. Gelecek için yönlendirme süreci olduğu için yapılmalıdır. Stratejik plan sayesinde; kurumlar geleceği kontrol edemezler fakat yaptıkları faaliyetlerin geleceği nasıl etkileyeceğini tahmin edebilirler. Değişimin planlaması olduğu için yapılmalıdır. Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturduğu için yapılmalıdır. Rutin işler yerine geleceğe odaklı olması nedeniyle günü kurtarmaya yönelik olmadığı için yapılmalıdır. Kurumun performansını etkilediği için yapılmalıdır. İstenilen ve ulaşılabilir bir geleceği resmettiği için yapılmalıdır. Katılımcı bir yaklaşım olduğu için yapılmalıdır. Kısaca, stratejik plan kurumun en az enerji harcayarak, en kısa zamanda en üst verimi elde edebilmesi için yapılmalıdır. Stratejik plan yapan kurumlar enerjilerini planlama ile engellenebilecek problemleri çözmek için harcamazlar. Yani plan ile; yangının çıkmasını önledikleri için zamanlarını yangın söndürmeye harcamazlar. 10

11 3. STRATEJİK PLANIN YARARLARI NELERDİR? 1. Fırsatların belirlenmesine, önceliklendirilmesine ve uygulanmasına olanak sağlar. 2. Zamanın ve kaynakların tanımlanmış fırsatlar doğrultusunda daha etkili olarak dağıtılmasını sağlar. 3. Hatalı veya geçici karara daha az kaynak ve zaman ayrılmasını sağlar. 4. Koşulların ve değişimlerin olumsuz etkilerini en aza indirir. 5. Temel kararların belirlenmiş amaçları destekleyecek biçimde alınmasını sağlar. 6. Personel arasındaki kurumiçi iletişim için bir çerçeve meydana getirir. (Sıkı ve sıcak iletişim önemli ve etkilidir.) 7. Kurumun performansını geliştirir. (İş yerinde performans ön planda olmalıdır.) 8. Zamanlama açısından önceliklerin belirlenmesine olanak sağlar. 9. Planın uygulanması rakiplere karşı avantaj yaratır. 10. Önemli konulara yeni bakış açıları sağlar. Olaylara pozitif bakan insanlar negatif bakanlara göre daha uzun yaşarlar. Olaylara pozitif bakan insanlar negatif bakanlara göre daha başarılıdırlar. Olaylara pozitif bakan insanlar negatif bakanlara göre daha mutludurlar. Olaylara pozitif bakan insanlar negatif bakanlara göre iletişim becerileri daha yüksektir. Olaylara pozitif bakan insanlar negatif bakanlara göre toplumda daha çok sevilirler. 11

12 4. STRATEJİK PLANIN ÖNÜNDEKİ ENGELLER NELERDİR? Yapalım mı? Yıkalım mı? sorularına cevap istenildiği zaman çoğunlukla yıkalım cevabı alınmaktadır. Çünkü yıkmak yapmaya göre çok kolaydır. Yapmak için o işi sahiplenmek gerekir. Sabırlı olmak gerekir. İnsanlarla iletişime açık olmak gerekir. Ekip ruhu kazanmak gerekir. Herkesin bir şey yapabileceği fikrini benimsemek gerekir. Hoşgörülü olmayı gerektirir. Görev dağılımını iyi yapmayı gerektirir. Asla vazgeçmemeyi gerektirir. Bu sayılanlar bir kişi veya kurumda oluşmamışsa, yoksa o kurumdan çıkacak cevap şudur: Yıkalım gitsin. Yapılabilen işler yapılamayan işler için terk edilemez, terk edilmemelidir. Kurumlarımızda stratejik plan hazırlık ve uygulama aşamasında yukarıda bahsedilen problemlerden bazıları ortaya çıkmaktadır. Bunları şöyle birkaç başlık altında toparlayabiliriz: a. Sahiplenmeme: Başta kurum lideri olmak üzere o kurumda görev yapan çalışanların planı sahiplenmemeleri. İnsan inandığı işleri yapmak için gayret sarf eder. İnanmadığı işler için kılını bile kıpırdatmaz. Herhangi bir işe başlarken beyin nasıl kodlanırsa beden ona göre şekil alır. Stratejik planın kurum için önemi ve değeri bütün personel için bilinmelidir, kavranmalıdır. Burada kurum liderine çok büyük iş düşmektedir. Balık baştan kokar. ata sözümüz bu durumu çok güzel özetlemektedir. Liderin inanmadığı, benimsemediği işleri, projeleri personelin benimsememesi gayet normaldir. b. Katılımın Olmaması: Stratejik plan hazırlık aşamasında kurumu ilgilendiren iç ve dış paydaların fikirlerinin alınmaması ve planın bir iki kişi tarafından oluşturulması o planın uygulanmadan sadece kağıt üzerinde kalacağı anlamına gelir. 12

13 Burada kurum liderine çok büyük iş düşmektedir. Öncelikle plan için çok iyi bir ekip kurmalıdır. Ekipteki kişilere takım ruhunu aşılamak da lidere düşmektedir. Lider ekipteki kişilere; Bizler bir bütünün parçalarıyız düşüncesini aşılamalıdır. Aynı hedefe göre çalışma düşüncesini aşılamalıdır. Ekip içinde görev dağılımını çok iyi yapmalıdır. Niteliğe göre koşma düşüncesini ekibe verebilmelidir. (Herkesten aynı performansı beklemek yanlıştır.) Ekibe asla vazgeçmeyecekleri düşüncesini vermelidir. Lider iyi bir ekip kurduktan sonra o kurumla ilgili bütün paydaşların fikirlerini aldırmalıdır. Bütün paydaşlar sürece dahil edilmelidir. İnsan emeği geçmeyen bir şeye sahip çıkmaz. Emeği olursa işe sahip çıkar ve o iş için elinden geleni yapar. Stratejik planı hazırlayan kişi ve kurumlar farklı bakış açılarına sahip insanlardan faydalanmayı bilmelidir. Stratejik yönetim anlayışının uygulama sürecinde üst yönetim her ne kadar istekli, hevesli ve kararlı olsa bile çalışanların katılımı sağlanamadığı takdirde sürecin başarılı şekilde uygulanması güçleşecektir. Paydaşları stratejik plana katmak için onlara planı anlatmak gerekir. Planın önemi ve değeri kavratıldığında bütün paydaşlar istekli bir şekilde planlama sürecinde yer alacaktır. Planlama sürecine çalışanların dahil edilmesi, kurum içerisinde işe sahip çıkmanın en yüksek seviyede olmasını sağlar. İnsan akıl ve kalp taşıyan bir varlıktır, öğrettiğiniz zaman öğrenir. 13

14 14 İŞ BAŞVURUSU HİKAYESİ İş başvurusu esnasında firma yöneticisi, işe başvuranlara bir soru sormuş, soruya en uygun cevabı veren kişiyi işe alacakmış. Bu sorunun doğru veya yanlış cevabı yok, sadece soruya nasıl cevap verildiği önemli. Durum şu: Karanlık, yağmurlu, fırtınalı bir gece ve siz sabaha karşı yalnız ve ıssız bir yolda araba kullanıyorsunuz. Arabanız spor araba ve iki kişilik. Biraz ilerdeki otobüs durağında 3 kişi bekliyor. Birinci kişi bir doktor, sizi daha önce geçirdiğiniz kalp krizinden kurtarmış. İkinci kişi, çok yaşlı ve hasta fırtınalı havada neredeyse soğuktan ölmek üzere olan birisi. Üçüncü kişi, hayatınızın aşkı, her zaman için tanışmaya can attığınız birisi. Hava gittikçe kötüleşiyor ve arabanızda sadece bir kişiye yer var. Soru şu; Böyle bir durumda ne yapardınız? İşe başvuranların cevapları söyle olmuş: a. Hasta yaşlı adamı alır, en yakın hastaneye götürürdüm. b. Doktora hayatımı borçluyum onu alırdım. c. Hayatımın devamında mutlu olmak için, her zaman tanışmak istediğim hayatımın aşkını alırdım. Bu görüşmede cevapların %90 ı manen düşünüp, yaşlı hasta adamı alırdım olmuş, ama sadece bir kişinin cevabını daha çok beğenmişler ve işe almışlar. O kişi de şöyle cevaplamış: Arabadan iner arabamın anahtarını doktora veririm, doktor yaşlı kişiye yardım edip onu hastaneye götürebilir, ben de hayatımın aşkıyla otobüs durağında baş başa onu tanıma fırsatı elde edebilirim. Kıssadan Hisse: Bazen olaylar karşısında, düşüncelerimiz dar görüşlü olup genelde tek yönlü düşünürüz. Daha iyi bir çözüm her zaman vardır. Onu bulmak size kalıyor.

15 c. Görev Yerlerinin Değişmesi: STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA EL KİTABI Stratejik planın önündeki engellerden birisi de idari veya diğer personelin görev yerlerinin değişecek olmasıdır. Nasıl olsa benim seneye tayinim çıkıyor. Onun için ben bu süreçte yer almayayım, gittiğim yerde olaya dahil olurum düşüncesi okul ve kurumlarımızdaki işlerin aksamasına neden olmaktadır. Kurumlarda çalışanlar olarak hepimiz görev yaptığımız kurumlardan ilişik kesinceye kadar o kurum için elimizden gelenin en iyisini yapmakla mükellefiz. Çoğunluğumuz yukarıda bahsedilen düşünce doğrultusunda hareket edersek hiçbir kurumda verimli işler ortaya çıkmaz. Kurumlarımızda öyle bir ekip çalışması ortaya koyulmalı ki bir, iki kişi gittiğinde onların yokluğu hissedilmesin. Okulun her şeyi oydu, o gitti artık bu okuldan bir şey olmaz düşüncesi o okuldaki çalışanların ekip ruhuna sahip olmadığını gösterir. Herkes görevini en iyi şekilde yapmaya çalışırsa o kurumda arzu edilen amaçlara daha kısa sürede ulaşıldığı görülecektir. Vatanını en çok seven görevini en iyi yapandır. Mustafa Kemal ATATÜRK 15

16 EN İYİSİ Dağ tepesinde bir çam olamazsan, Vadide bir çalı ol; fakat, Dere kenarındaki en büyük çalı sen olmalısın. Ağaç olmazsan çalı ol, Çalı olmazsan bir ot parçası ol; Bir yola neşe ver. Bir mis çiçeği olamazsan bir saz ol; Fakat gölün içindeki en canlı saz sen olmalısın. Hepimiz kaptan olamayız, Çoğumuz tayfa olmaya mecburuz; Burada hepimiz için bir şeyler var. Yapacak büyük işler var, küçük işler var. Yapacağımız iş bize yakın olan iştir. Cadde olmazsan patika ol, Güneş olamazsan yıldız ol. Kazanmak yahut kaybetmek, Büyük ve küçüklükle değildir. Siz ey değerli müdürüm, öğretmenlerim en iyisi olmalısınız. d. Yük Olarak Görülmesi: Planın kişi ve kurumlar için yük olarak görülmesi planın istekli, içten, zevk alarak yapılmasını engeller. Geleceği üzerine kafa yormak istemeyen kişi ve kurumlar planı yük olarak görür. İyi bir yönetici (lider) çalışanlarına planın kurum için nihayetinde de devlet için ekmek gibi su gibi hayati olduğunu anlatır. Plan öyle bir şeydir ki, onda yazılacaklar bizim kurumda oluş sebebimizle ilgilidir. Biz o kurumda niçin varız? Biz o kurum için neler 16

17 yapabiliriz? Kurum için gözüken tehditleri nasıl fırsata dönüştürebiliriz? gibi bizlerin görev yaptığımız kurumlardaki bulunma nedenimizi stratejik planla kağıt üzerine dökmüş oluruz. Bu aslında kurumda çalışanlar olarak hepimizin görevidir. Doğal olarak görev de yük olarak görülmemelidir. Stratejik plan kurumda çalışanlar için yük olarak görülmeye başlanmışsa o kurumda ışıklar sönmeye başlamıştır. e. Yönetici ve Personelin Birbirini Desteklememesi: Yukarıda bahsedilenler yöneticiler tarafından çalışanlarına aktarılmış ve onlar stratejik plana inandırılmışsa o kurumda plana sahiplenme olduğu görülecektir. Yöneticinin görevi organizasyonu sağlamak olmalıdır. İş bölümünü çok iyi ayarlayıp çalışanlarının moralini hep üst seviyede tutmaya çalışmalıdır. Personelin hatalarından ziyade yaptıkları küçük de olsa iyi işleri alkışlamak iyi bir yöneticinin özelliklerindendir. Personelde Bana ne, plan okul idaresinin işi düşüncesi varsa o planın uygulama aşamasına gelme şansı yoktur. Okul idaresi ve personel birlikte hareket ederek, birbirlerine destek vererek planı hazırlamalıdır. Personel yöneticileri, yöneticiler de planı hazırlayan ekibi desteklemezse o planın ömrü çok uzun değildir. Yönetici planın her aşamasında ekibinin yanında olmalı ve onların moralini en üst seviyede tutmalıdır. 5) STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA ÇALIŞMALARI HANGİ GENELGE İLE BAŞLAMIŞTIR? Bakanlığımızın stratejik plan hazırlama çalışmaları 2013/26 sayılı genelge ve hazırlık programı ile kurum ve okullarımız için stratejk plan çalışmaları başlatılmıştır Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 8. Maddesinde kurumlarınızın stratejik plan yapmak zorunda oldukları ve nasıl yapacakları hakkında bilgi verilmektedir. 17

18 KAMU MALÎ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU Madde 9- Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar. Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar. Stratejik plan hazırlamakla yükümlü olacak kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ilişkin takvimin tespitine, stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul ve esasların belirlenmesine Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı yetkilidir. (Ek fıkra: 24/7/ /30 md.) Kamu idareleri, yürütecekleri faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlar. Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlarlar. Kamu idarelerinin bütçelerinin stratejik planlarda belirlenen performans göstergelerine uygunluğu ve idarelerin bu çerçevede yürütecekleri faaliyetler ile performans esaslı bütçelemeye ilişkin diğer hususları belirlemeye Maliye Bakanlığı yetkilidir. Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili kamu idaresi tarafından birlikte tespit edilecek olan performans göstergeleri, kuruluşların bütçelerinde yer alır. Performans denetimleri bu göstergeler çerçevesinde gerçekleştirilir.

19 6. GENELGEYE GÖRE İLÇE ve OKULLARIMIZDA OLUŞ- TURULACAK STRATEJİK PLANLAMA ÜST KURUL ve EKİP ÜYELERİ KİMLERDEN OLUŞMALIDIR? a. Stratejik Plan Üst Kurulları; Stratejik planlama çalışmalarını takip etmek ve ekiplerden bilgi alarak çalışmaları yönlendirmek üzere kurulurlar. Üst kurulların, çalışmaları yönlendirebilecek şekilde belirli aralıklarla toplanması zorunludur. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Üst Kurulları İlçe Milli Eğitim Müdürü Başkanlığında İlçe Milli Eğitim Şube Müdürleri En Az İki Okul Müdüründen Oluşur b. Stratejik Plan Ekipleri; Okul/Kurum İçin Üst Kurullar Okul Müdürünün Başkanlığında Bir Okul Müdür Yardımcısı Bir Öğretmen, Okul Aile Birliği Başkanı Bir Yönetim Kurulu Üyesinden Oluşur Stratejik planlama çalışmalarını doğrudan yönetmesi beklenen ve üst kurula belirli dönemlerde raporlar sunarak, kurulun önerileri doğrultusunda çalışmaları yöneten ekiplerdir. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Ekiplerinin Oluşumu; İlçenin büyüklüğü ve şartları doğrultusunda ilçe milli eğitim müdürünün belirleyeceği ilçe mem personeli, okul müdür / müdür yardımcısı ve diğer personellerden oluşur. 19

20 Okullar İçin Ekiplerin Oluşumu; Okul Müdürü tarafından görevlendirilen ve üst kurul üyesi olmayan müdür yardımcısı başkanlığında, belirlenen öğretmenler (okul durumuna göre sayı belirlenir) ve gönüllü velilerden oluşur. ÖNEMLİ! Velilerimizin kesinlikle stratejik plana dahil edilmesi gerekir. Okullarımızla ilgili birçok çalışmada veliler işin içinde olmazsa o çalışmaların olumlu neticelenmesi zordur. Velilerimize değer verelim ki onlar da hem bize hem de çalışmalarımıza değer versinler. Onları çalışmalara inandırmalıyız. Gerekirse 2-3 defa da olsa bilgilendirme toplantıları yapmalıyız. 7. KURUM ve OKULUN STRATEJİK PLANINDA KİMLER ETKİLİDİR? Her ne kadar bütün çalışanlar etkilidir dense de etki anlamında bir adım öne çıkan yöneticilerdir. Yöneticiler işin içerisinde aktif olarak yer almalıdır. Yöneticilik görevinin geçici öğretmenliğin ise devamlı olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır. Bu işi benden iyi kimse yapamaz yerine benden iyi yapacak arkadaşlar mutlaka vardır düsturu ile hareket etmelidirler. Herkesin performansı aynı değildir. Çalışanlarımız ortaya koydukları ile bizim önümüze geçebilir. Bu gayet normaldir. İyi bir yönetici bundan keyif alır. Hangi makam ve konumda olursa olsun hepimizin biribirimizden alacağı çok şey vardır. Yeter ki hoşgörü olsun, tevazu olsun. Ben bilirim hastalığı insanı diğer insanlardan çok çabuk soğutur. Takım olmuşsak, hedef belirlemişsek ve o hedefleri gerçekleştirmek için sözleşmişsek artık kişilerin birbirinden farkı yoktur. Kurumda biz düşüncesi hakimse o kurumda başarılar kendiliğinden gelir. Parçalar olarak bütünü tamamladığımızda daha önemli ve değerli oluruz. 20

21 8. İKİ MÜDÜRLÜK (İLKOKUL - ORTAOKUL gibi) TEK MÜDÜRÜN OLDUĞU OKULLARIMIZDA KAÇ STRATE- JİK PLAN YAPILACAK? Böyle olan okullarımızda bir adet stratejik plan yapılacaktır. Temaların ele alınırken ayrı ayrı değerlendirilmesi gerekir. Çünkü okullar tamamen ayrıldığında stratejk planın tekrar oluşturulmasında sizlere kolaylık sağlayacaktır. Birleştirilmiş sınıflı okullarımız ilçe milli eğitim müdürlükleri ile işbirliği içerisinde planlarını hazırlayacaklardır. 9. PLANLARDA HERHANGİ BİR SAYFA SINIRLAMASI VAR MI? Hazırlayacağımız planlar kurumumuzla ilgili olduğu için her kurum kendi yapısına uygun planı hazırlayacaktır. Kurumlar kendi bünyelerinine uygun plan yani uygulayabilecekleri planlar hazırlayacaklardır. Gerçekleştirebilecekleri faaliyetler belirleyeceklerdir. Bundan dolayı her kurumun stratejik planı farklı sayfa sayısında olabilir. Stratejik planda şekilden ziyade iyi niyet, samimiyet ve gayret olursa kurum için daha çok verim alınır. 21

22 10. HAZIRLANAN PLANLARIN KİTAPÇIK HALİNE GETİ- RİLMESİ ZORUNLU MU? Kitapçık haline getirilmesine gerek yoktur. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri ile okul ve kurumlardan gelen stratejk planlar, Ekim - Kasım 2014 tarihleri arasında Müdürlüğümüz AR-GE Birimi tarafından incelenecektir. İncelenen planlar Aralık 2014 te İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri için Kaymakamlıklar tarafından, okul/kurumlar için ise İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından onaylandıktan sonra kurumların web sitelerinde yayınlanacaktır. Dağ ne kadar yüksek olursa olsun, yol onun üzerinden geçer. Sen dağ olmaya heveslenme, asla gururlanma; yol ol ki herkes senin üzerinden geçerken, sen dağların bile üzerinden geçesin. Akşemseddin Bugünden itibaren diğer herkesten daha uzun ve daha çok çalışan bir insan olmaya karar verin. Brain TROCY Bir fark yaratmak için çok küçük olduğunuzu düşünüyorsanız, bir sivrisinekle yatağa hiç girmemişsiniz demektir. Anita RODDOICK 22

23 HAYVANLARIN DİLİYLE STRATEJİK PLAN YABAN KAZLARI Dikkat ettiyseniz yaban kazları V şeklinde uçarlar. Bilim adamları kazların neden bu şekilde uçtuklarını araştırmışlar. Araştırma sonucunda şu verilere uluşmışlar: 1. V şeklinde uçulduğunda, uçan her kuş kanat çırptığında, arkasındaki kuş için onu kaldıran hava akımı sağlıyormuş. Böylece V şeklinde bir formasyonda uçan kaz grubu, birbirlerinin kanat çırpışları sonucu ortaya çıkan hava akımını kullanarak uçuş menzillerini yüzde yetmiş oranında uzatıyorlarmış. Yani tek başına gidebilecekleri maksimum yolu grup halinde neredeyse ikiye katlıyorlarmış. Kıssadan Hisse: Belli bir hedefi olan ve buna ulaşmak için bir araya gelen insanlar, birbirlerinden hız ve haz alarak hedeflerine daha kolay ve çabuk erişirler. 2. Bir kaz, V grubundan ayrıldığı anda uçmakta güçlük çekiyor. Çünkü diğer kuşların oluşturduğu hava akımının dışında kalmış oluyor. Bunun sonucunda, genellikle gruba geri dönüyor ve yoluna grupla devam ediyor. Kıssadan Hisse: Eğer kafamız bir kaz kadar çalışıyorsa; bizimle aynı yöne gidenlerle bilgi alışverişini ve işbirliğini sürekli kılarız. 3. V grubunun başında giden kaz hiçbir hava akımından yararlanamıyor. Bu yüzden diğerlerine oranla daha çabuk yoruluyor. Bu durumda yorulunca en arkaya geçiyor ve bu defa hemen 23

24 arkasındaki kaz lider konumuna geçiyor. Bu değişim sürekli yapılıyor; böylece her kaz grubun her noktasında yer almış ve aynı oranda yorulmuş oluyor. Kıssadan Hisse: Yaptığımız her işi, yeri ve zamanı geldiğinde başkasına bırakmamız gerektiğini bilmeli ve bırakabilmeliyiz. 4. Uçuş hızı yavaşladığında gerideki kuşlar, daha hızlı gitmek üzere öndekileri bağırarak uyarıyorlar. Kıssadan Hisse: İlerlemek ve yol almak için bazen başkalarının uyarılarına gereksinim duyarız. Yapılan uyarılardan alınmamalıyız; tam aksine bizleri geliştiren böyle uyarıları sevinç ve takdirle karşılamalıyız. 24

25 II. BÖLÜM NEREDEYİZ? Tarihçe Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi Kurum İçi ve Çevre Analizi 25

26 26

27 NEREDEYİZ? Neredeyiz sorusunun cevabını bulmak için; dün ne yapıyordum, bugün ne yapıyorum, yarın ne yapacağım sorularının cevabını vermeniz gerekir. Yani dün, bugün ve yarın çizgisinde neredeyiz sorusunun cevabı bugünün değerlendirilmesinde yatar. Yönettiğiniz ya da bünyesinde çalıştığınız kurumun önünüzdeki dönemlerde neler yapabileceğini, nereye varabileceğini planlayabilmek için, kurumun bugün ne durumda olduğunu iyi tahlil etmelisiniz. Bir bakıma durum analizi yapmalısınız. Bu Yunus Emre nin deyişiyle bir nevi Kendini bilmek, kendini tanımaktır. Bu durum analizini yaparken; Ağaç yaprağıyla gürler. düşüncesinden hareketle kendini bilmek, kurum içi ve kurum dışı paydaşlarınızı bilmeniz ve tanımanızı gerektirecektir. Örneğin bir eğitim kurumu olarak, personelinizin, öğrencinizin ve velinizin sayısını ve niteliğini, içinde bulunduğunuz toplumsal çevrenin (ilin/ilçenin/köyün vs.) sosyal, ekonomik, kültürel ve fiziki yapısının iyi öğrenilmesi önünüzü daha net görmenizi sağlayacaktır. Öbür taraftan kurumunuzla ilgili diğer sâiklerin (kurum ve kişilerin) kurumla olan ilişki düzeyleri, kuruma bakış açıları, yakınlıkları ve ilgilerinin değerlendirilmesi sizin kurum olarak kendinizi bilmenize katkıda bulunan unsurlardır. Netice itibariyle kendini keşfet ve yolunu tayin et anlayışıyla hareket etmenin yolu kurumunuzun potansiyelinin ortaya çıkarılması ve bu potansiyelin en üst düzeyde kullanılmasıyla mümkündür. Bunun nasıl yapılacağını merak ediyorsanız reçetesini atalarımız söylemiş: İş bilenin kılıç kuşananın 27

28 DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi (İç ve Dış Paydaş) Kurum İçi ve Çevre Analizi (GZFT - PEST - SWOT) Stratejik planlamadan elde edilen sonuçların beklentilerden daha az tatmin edici olmasının en önemli nedenlerinden biri kurumlarımızın stratejik planlamaya hazır olmadan planlama sürecine başlamalarıdır. Stratejik plan hazırlık aşamasının önemi büyüktür. Çünkü hazırlık aşaması kurumlara sürüçten beklenenen olumlu gelişmeler sağlar. Kurumlarımızın planlamaya hazırlıklı olma durumları değerlendirilirken öncelikle aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir. Başarılı Bir Stratejik Planlama İçin; Kurumun yöneticisi (lideri), stratejik planlamayı benimsemeli ve planlama süreciyle aktif olarak ilgilenmelidir. 2- Planlama sürecinden önce kurumda stratejik düşünceyi engelleyen tüm sorunlar ortada kaldırılmalıdır. 3- Kurum yönetici ve ekibi stratejik planlamanın amacını açık ve net biçimde anlamalı, stratejik planlamayla ne yapılabileceği ve ne yapılamayacağına ilişkin beklentiler üzerinde genel bir fikir birliği oluşturmalıdır. 4- Kurumun mevcut ve gelecekteki paydaş ihtiyaçlarını karşılama kapasitesini geliştirmek için eldeki kaynakların mevcut programlara yeterli biçimde dağıtımı sağlanmalıdır.

29 5- Kurum yöneticileri (liderleri) mevcut durumu belirlemeye, uygulamada yeni yaklaşımlar aramaya ve gelecek süreci kıyaslamaya karşı istekli olmalıdırlar. Eğer bir kurumda yukarıda sayılan hususlarda tatmin edici bir uzlaşma sağlanamamışsa, stratejik plan hazırlama çalışması bir kez daha düşünülmelidir. Aksi durumda başlanan süreçten olumlu neticeler elde etmek çok kolay olmayacaktır. Yukarıda bahsedilen noktalarda herhangi bir sorunu olmayan kurumlar artık stratejik plan hazırlamaya başlamalıdır. Bu bölümde stratejik planın 4 sorusundan biri olan NEREDEYİZ? sorusuna cevap arayacaklardır. Yani kurum birinci aşamada kendi durum analizini yapacaktır. Kurum mevcut durumunu iyi bilirse ona göre yapacaklarını da belirler. Mevcut durumla ilgili birinci husus kurumlarımızın tarihi gelişimidir. Yani tarihçe bölümüdür. 1. TARİHİ GELİŞİM (TARİHÇE) Planın bu bölümünde kurumlarımız, kurumlarının hangi tarihte, hangi amaca hizmet etmek için kurulduğuna ve geçirdiği kritik aşama ve değişimleri (Ortaokuldan liseye dönüşüm, düz liseden çok programlı liseye dönüşüm, merkezi sınavlarda öne çıktığı yıllar, kültürel ve sportif faaliyetlerde ulusal başarılar gibi) değerlendireceklerdir. ÖNEMLİ! Bu bölüm, kurumlarımızın bulundukları bölge ve yöreleri tanıtacakları bir bölüm değildir. Bu bölümde üç temel soruya cevap aranır. 1- Kurum hangi tarihte kurulmuştur? 2- Kurum hangi amaca hizmet etmektedir? 3- Kurumun geçirdiği kritik aşama değişimler nelerdir? 29

30 Nasıl ki iyi bir ordu savaştan önce kendi durumunu değerlendirip elindeki askerlerin niceliği - niteliği, savaş techizatlarının durumunu ortaya koyup ona göre savaş stratejisi belirliyorsa kurumlarımız da mevcut durumlarını en iyi şekilde belirlemek zorundadırlar. Günümüz dünyasında bireyler ve kurumlar hızla değişen çevre koşullarını çok iyi izleyip geleceği ona göre tasarlamak zorundadırlar. Geçmişi ve içinde yaşadığı zamanı hakkıyla idrak edemeyen birey ve kurumların geleceğe yön verme ihtimalleri çok zordur. 2. YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER ve MEVZUAT ANALİZİ Kurum yöneticilerimizin stratejik planın mevzuattaki yerini çok iyi bilmeleri gerekir. Ekip üyelerine stratejk planın tanımı, nasıl yapılacağı, niçin yapılacağı gibi hususlarda planın mevzuattaki yerini göstererek anlatmalıdırlar. Örnek olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 3. maddesi n bendinde stratejk plan şöyle tanımlanır: 5018 Sayılı Kanunun 3. Maddesi n Bendi Stratejk Plan: Kamu idarelerinin orta (3 yıl) ve uzun (5 yıl) vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı ifade eder. 30

31 Yine aynı kanunun 9. maddesinde bütün kurumlarımızın stratejik plan yapmak zorunda oldukları ve nasıl yapacakları hakkında bilgi vermektedir. (5018 sayılı Kanun un 9. maddesi kitabımızın 18. sayfasında yer almaktadır.) Yöneticilerimizin stratejik plan ve bu süreçle ilgili söylediklerini, aşağıya aldığımız yasa ve mevzuat ekseninde yaparsa stratejik plan hazırlama ve uygulama sürecinde ortaya çıkabilecek birçok sorunun önüne geçmiş olacaktır. Kurumlarımız strateji belirleme aşamasında yasal yükümlülüklere başvurmak zorunda kalabileceği için bu bölümde belirlemeler yapılırken; - Çalışmalarımız hangi mevzuat kapsamında yürütülüyor? - Çalışmalarımızı etkileyecek (olumlu - olumsuz) düzenlemeler nelerdir? sorularına cevap araması gerekir. ÖRNEK Okula devamsızlıkların azaltılması için öğretmenlerin akşamları evlere veli ziyareti yapması. (Mevzuatta akşam ziyaret yapılması zorunlu mu?)... projesinin okul kayıt paralarından toplanan miktarla yapılması. (Mevzuatta kayıt parasının yeri var mı?) Okul / Kurumlarımızın faaliyet alanını düzenleyen mevzuatlar gözden geçirildikten sonra yasal yükümlülükler listesi aşağıdaki gibi oluşturulabilir: 31