Arc Premium Operatör Sekreter Konsolu

Transkript

1 Arc Premium Operatör Sekreter Konsolu Hızlı Başvuru Sürüm 6.0.0

2 Arc Solutions (International) Ltd. Tüm hakları saklıdır Bu kılavuzun hiçbir kısmı Arc Solutions (International) Limited in onayı olmadan herhangi bir şekilde çoğaltılamaz veya türev çalışmalar (çeviri, dönüştürme veya uyarlama gibi) yapmak için kullanılamaz. Arc Solutions (International) Limited in revizyon veya değişikliği önceden bildirme yükümlülüğü olmadan kılavuzu revize etme ve içeriğini zaman zaman değiştirme hakkı saklıdır. Cisco; Cisco, inc in tescilli ticari markasıdır. Aksi belirtilmedikçe Arc Solutions (International) Limited in tescilli ticari markaları Birleşik Krallık'ta tescil edilmiştir ve başka ülkelerde tescil edilemez. Tüm ticari markalar onaylanmıştır EMEA Amerika kıtası Asya Pasifik Arc Solutions (International) Ltd. Innovation House Pincents Lane, Reading, Berkshire. RG31 4UH T: +44(0) f: +44(0) Arc Solutions (International) Inc. Research Triangle Park 4819 Emperor Blvd Durham North Carolina T: f: Arc Solutions (International) Ltd. 2 Marks Street Naremburn NSW 2065 Avustralya T: F: +61 (0) e: info@arcsolutions.com e: inquiries@arcsolutions.com e: info@arcsolutions.com Destek veya +44(0) Birleşik Krallık dışından Destek Destek veya +44(0) An Enghouse Interactive Inc. Company 4. Baskı, Mayıs 2011 Sürüm desteği 5. Baskı, Ocak 2012 Sürüm desteği 6. Baskı, Ekim 2012 Sürüm desteği V6.0.0a_OPR0912

3 Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Aşağıdaki belge, Arc Premium Konsol Operatörü nü kullanan operatöre hızlı bir başvuru kılavuzu sunar. Sayfanın sağında yer alan kolonda işlemi tamamlamak için gerekli olan tuşlar gösterilmiştir. 1.1 Bir Çağrıyı Yanıtlama En yaygın olarak kullanılan yöntem, en yüksek önceliği olan bir sonraki çağrıyı seçmektir Sonrakini Yanıtla tuşuna basın. (ARTI +) Çağrı ayrıntıları Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Arayan kişi hattadır. Bazı sıralar, otomatik olarak yanıtlanacak şekilde yapılandırılabilir. Bu çağrılar otomatik olarak Etkin Aramalar panelinde görüntülenir (F7) ve arayan kişi hattadır. 1.2 Bir Çağrıyı Aktarma Kör Aktarma Çağrı ayrıntıları Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Klavyenin sağ tarafındaki sayısal tuş takımını kullanarak, dahili numarayı çevirin. Aramayı tamamlamak için Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Dahili numaranın uygunluk durumu ayarlanmışsa Uygunluk ve Hat Durumu nu gösteren bir pencere görüntülenebilir. Aktarmanın nasıl tamamlanacağı ile ilgili seçenekler vardır. Çağrıyı serbest bırakmak için tekrar Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Çağrı konsoldan çıkar. Yanıt olmadığında geri al Hedef dahili numaradan yanıt gelmezse çağrı, zaman aşımından sonra Çağrı Durumu paneline geri döner. (F5) Çağrı Durumu paneli içerisinden seçim yapın. (F5) Geri Al tuşuna basın. (PAGE DOWN) Çağrı, Etkin Aramalar paneline geri döner. (F7) Arayan kişi hattadır. Bildirilen/Danışılan Aktarmalar Çağrı ayrıntıları Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Klavyenin sağ tarafındaki sayısal tuş takımını kullanarak, dahili numarayı çevirin. Aramayı tamamlamak için Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Dahili numaranın uygunluk durumu ayarlanmışsa Uygunluk ve Hat Durumu nu gösteren bir pencere görüntülenebilir. Aktarmanın nasıl tamamlanacağı ile ilgili seçenekler vardır. Çağrıyı bildirmek için hatta kalın. Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Kılavuzu 1-1

4 Kabul Edildi Serbest bırakmak için tekrar Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Çağrı konsoldan çıkar. Geri çevrilen (veya Yanıtsız Çağrı) Arayan kişiye geri dönmek için Danışmayı İptal Et tuşuna basın. (EKSİ -) Arayan kişi daha fazla bilgi talep ederse Arayan kişiye dönmek için Değiştir tuşuna basın. (ARTI +) Aranan kişiye dönmek için Değiştir tuşuna basın. (ARTI +) Çağrı Bağlama Aranan kişi hattadır. Serbest bırakmak için Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Çağrı konsoldan çıkar. 1.3 Bir Çağrıyı Bekletme ve Geri Alma Bir Çağrıyı Bekletme Bir Etkin Çağrı içerisindeyken (F7) Beklet tuşuna basın. (PAGE DOWN) Çağrı, Çağrı Durumu paneline taşınır. (F5) Notları Olan Bir Çağrıyı Bekletme Etkin Aramalar paneli içinde bekletilecek çağrıyı seçin. (F7) Notlarla Beklet tuşuna basın. (PAGE UP) Çağrı, Çağrı Durumu paneline taşınır. (F5) Bir Çağrıyı Geri Alma Çağrı Durumu paneli içerisinden seçim yapın. (F5) Geri Al tuşuna basın. (PAGE DOWN) Çağrı, Etkin Aramalar paneline geri döner. (F7) Arayan kişi hattadır. 1.4 Bekletilen Çağrılar Etkin Aramalar panelinde ilgili çağrı seçili iken. (F7) O anda meşgul olan dahili numaraya bir çağrı yapın. Meşgul tonu duyulur, çağrı ekranı penceresi MEŞGUL kelimesini gösterir. Beklet tuşuna basın. (INSERT) Çağrı, Konsoldan çıkar. Çağrıyı Geri Alma Çağrı hala meşgul olan dahili hattı beklerken bekletme zaman aşımı sınırına ulaşılırsa çağrı, zaman aşımına uğradığında Çağrı Durumu paneline geri döner (F5). Çağrı Durumu paneli içerisinden seçim yapın. (F5) Geri almak için Geri Al tuşuna basın. (PAGE DOWN) 1-2

5 Çağrı, operatörün arayan kişiye beklemeye devam etmek isteyip istemediğini sorabilmesi için Etkin Aramalar paneline geri döner. O anda meşgul olan dahili numarayı çevirin. Meşgul tonu duyulur, çağrı ekranı penceresi MEŞGUL kelimesini gösterir. Çağrıyı meşgul dahili hatta bekletmek için. Beklet tuşuna basın. (INSERT) Çağrı Konsoldan çıkar. Arayan kişi aranan kişi müsait olana dek beklemeyi kabul ettiyse (çağrı zaman aşımına uğradıktan sonra geri döndüğünde) (F5) Çağrı Durumu panelinden seçim yapın. Yeniden kur tuşuna basın. (DELETE) Çağrı yeniden beklemeye geçer. 1.5 Numarası Yanlış Çevrilen Çağrılar Numara Düzeltme tuşuna basın. (Geri tuşu) Numara silinir. 1.6 Konferans Çağrıları Operatör; arayan kişi, operatör ve herhangi bir üçüncü kişi olmak üzere üç kişiden oluşan bir konferans başlatabilir. Etkin Aramalar panelinden bir çağrı seçin. Dizinden konferansa eklenecek olan dahili numarayı seçin (veya numarayı çevirin) Konferans Başlat tuşuna basın (End) Üçüncü kişiye bağlandıktan ve başlamaya hazır olduktan sonra Konferans tuşuna basın. (End) Konferans Denetleyicisi Etkin Aramalar panelinde görüntülendiğinde operatör çağrıdan ayrılabilir. Alternatif olarak, Etkin Aramalar panelinden bir çağrı seçin. Dizinde ilgili dahili numarayı sağ tıklatın ve Konferans Başlat ı seçin. Kişiyi seçin ve Konferans tuşuna basın. Konferans Denetleyicisi Etkin Aramalar panelinde görüntülendiğinde operatör çağrıdan ayrılabilir. 1.7 Çağrıyı Hatta Bekletme Çağrıyı bekletme konumuna alma Etkin Aramalar paneli içinde bekletilecek çağrıyı seçin. (F7) Beklet tuşuna basın. (HOME) Bir sonraki müsait bekletme konumu kullanılır ve yeşil yanar. Zaman Aşımından önce Geri Alma Bekletme konumu numarasını çevirin. Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Çağrı, Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Arayan kişi hattadır. Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Kılavuzu 1-3

6 Zaman Aşımında Geri Alma Çağrı Durumu paneli içerisinden seçim yapın. (F5) Geri Al tuşuna basın. (PAGE DOWN) Çağrı, Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Arayan kişi hattadır. 1.8 Çağrı Yapma Tuş takımını kullanarak gerekli numarayı çevirin. Aramayı tamamlamak için Bağlan tuşuna basın. (ENTER) Çağrı, Etkin Aramalar panelinde görüntülenir. (F7) Çağrı yanıtlandığında şartlar Çalma ve Konuşma arasında değişir. 1.9 Çağrıları Silme Arayan kişi konuşmasını tamamladıktan sonra çağrının bağlantısını kesmek için. Etkin Aramalar panelinden seçim yapın. (F7) Sil tuşuna basın. (ENTER) Çağrı konsoldan çıkar Hızlı Arama Hızlı Arama yı Kullanmak İçin Gerekli Hızlı Arama numarasını seçin ve numarayı çift tıklatın. Hızlı Arama Ekleme İki yöntem vardır: İstediğiniz kişiyi fare aracılığıyla seçin ve Hızlı Aramalar paneline sürükleyin. Bu paneldeki girişler alfabetik olarak sıralanır. Veya İmleci Hızlı Aramalar paneline götürün ve Hızlı Arama Ekle yi seçmek için sağ tıklatın. İlgili kişinin Numarasını, Adını ve Firma Adını yazın. Tamam tuşuna basın. Hızlı Aramalar Özel veya Genel (tüm operatörler tarafından görülebilir) olabilir. Hızlı Arama Silme Silmek istediğiniz hızlı aramayı seçin. Sağ tıklatın ve Hızlı Aramayı Sil i seçin. Evet seçeneğini tıklatın. Hızlı Arama Düzenleme Düzenlemek istediğiniz hızlı aramayı seçin. Sağ tıklatın ve Hızlı Aramayı Düzenle yi seçin. İlgili kişinin Numarasını, Adını ve Firma Adını gerektiği gibi değiştirin. Tamam tuşuna basın Yan Arama (CTRL+F2) Tam Dizin de veya Kişisel Dizin Grubu nda bir kişi seçildiğinde. Yan Arama yı açın (CTRL+F2) Görüntülenen seçenekler arasından Alternatif bir kişi seçin (ENTER) Yan Arama penceresinden çıkın. (ESC) 1-4

7 Yan Arama yı Yapılandırma Tercih edilen Yan Arama panelini ayarlamak için Tercihler altındaki ölçütleri belirlemelisiniz. (Seçenekler/Tercihler ve ardından Filtre Arama sekmesi). Departman veya Adlar/Soyadları arasından seçim yapın. Eğer Hiçbiri seçeneğini belirlerseniz bu özellik devre dışı kalır Uygunluk Uygunluk ve Hat Durumu nu Görüntüle Tam Dizin den veya Kişisel Dizin Grubu ndan bir kişi seçin. Kişi yan çubuk paneli görünürse, uygunluk bilgisi görüntülenir. Alternatif olarak, BLF, Uygunluk Durumu ve Alternatif Numaralar düğmesine basın (F2) Durum bilgisini sağlayan bir pencere görüntülenir. Kişi ayrıntılarına bağlı olarak ayarlanmış alternatif numaralar olabilir. Alternatif bir numara kullanılabilir ise, Bir kere Bağlan tuşuna basıldığında bu dahili numaraya bir danışma çağrısı başlatılır. (Enter) İki kere Bağlan tuşuna basıldığında bu dahili numaraya bir kör çağrı başlatılır. (Enter)+(Enter) Şu çağrı kontrolü seçenekleri düğmelere basılarak ve fare tıklatılarak kullanılabilir;- Çağrıyı Yanıtlama, Çağrıyı Silme, Danışılan Aktarma, Kör Aktarma, Sesli Postaya Aktarma, Bekletme, Notlarla Bekletme, Konferans Başlatma, Çağrıyı Hatta Bekletme, Seri Arama. İptal etmek için Kapat ı tıklatın. Takvimi Görüntüle (Kurulan ürün ve yapılandırmaya bağlı olarak) Tam Dizin den veya Kişisel Dizin Grubu ndan bir kişi seçin. Randevuları görüntülemek için Takvimi Aç (CTRL+L) CUPS Bilgilerini Görüntüle (Kurulan ürün ve yapılandırmaya bağlı olarak) Bir kişinin Tam Dizin de veya Kişisel Dizin Grubu nda uygunluk durumu varsa (yani dahili bir kişiyse). Bir uygunluk durumu grafiği üzerinde gezinin. Uygunluk Durumu ayrıntıları görüntülenir 1.13 Alternatif Numaralar Bir Kişi için Alternatif Numaraları Görüntüleme Tam Dizin den veya Kişisel Dizin Grubu ndan bir kişi seçin. Kişi yan çubuk paneli görünürse, alternatif kişi bilgisi görüntülenir. Alternatif olarak, kullanılabilen olası Alternatif Kişileri görüntülemek için Alternatif Numaralar düğmelerine basın. (CTRL+F12) Alternatif Kişi seçin. Bunun ardından aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:- Bir kere Bağlan tuşuna basıldığında bu dahili numaraya bir danışma çağrısı başlatılır. (Enter) İki kere Bağlan tuşuna basıldığında bu dahili numaraya bir kör çağrı başlatılır. (Enter)+(Enter) Aşağıdaki çağrı kontrolü seçenekleri düğmelere basılarak ve fare tıklatılarak kullanılabilir;- Çağrıyı Yanıtlama, Çağrıyı Silme, Danışılan Aktarma, Kör Aktarma, Sesli Postaya Aktarma, Bekletme, Notlarla Bekletme, Konferans Başlatma, Çağrıyı Hatta Bekletme, Seri Arama. İptal etmek için Kapat ı tıklatın. Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Kılavuzu 1-5

8 Örnek Ekran Elemanları Aşağıdaki görüntüler, Arc Premium Konsol Operatörü nü oluşturan farklı ekran elemanlarını gösterir. Bu ekranlar kurulum ve yapılandırma esnasında etkilenebilir ve operatörlere atanan düzenden farklılık gösterebilir. TAM KONSOL EKRAN DÜZENİ SIRA (F9) PANELİ Sıra paneli operatör için kullanılabilen tüm sıraları gösterir. Gelen Çağrılar, Bırakılan Çağrılar, Oturum Açan ve Kullanılabilir Operatörlerin sayısını gösteren her bir sıranın durumunu görüntülemek mümkündür. 1-6

9 GELEN ÇAĞRILAR (F8) PANELİ Operatör bu panelden en yüksek önceliğe sahip çağrıyı almak için Sonrakini Yanıtla tuşuna basar (Artı +). ETKİN ARAMALAR (F7) PANELİ Arayan kişi kendisinin hatta olduğu, operatörün etkin çağrı paneline alınır. Sıra, otomatik olarak yanıtlanacak şekilde yapılandırıldıysa çağrı hemen Etkin Aramalar panelinde görüntülenir ve arayan kişi hattadır. ÇAĞRI DURUMU (F5) PANELİ Arayan kişi bekletilir veya Yanıt Yok, Hatta Bekletme veya Bekletme sonucu zaman aşımı nedeniyle geri döndürülür; çağrı, Çağrı Durumu panelinde görüntülenir. DİZİNLER (Tam ve Kişisel Dizin Grupları) (F3) PANELİ Konsol Operatörü nde iki tür dizin vardır: Tam Dizin - Arc Premium Konsol ortamında operatör sekretere sunulan tüm kişileri gösterir. Kişisel Dizin Grupları - Bu dizinler Tam Dizin in bir kısmını görüntülemek üzere değiştirilebilir. Bu dizin grupları Arc Premium Konsol da oturum açmak için kullanılan kimlik bilgilerine özeldir. Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Kılavuzu 1-7

10 Bu dizinler Ad ve Soyadı, Departman, İş Unvanı, Dahili, e-posta gibi bilgileri gösterir ve kişi bilgilerinin kolayca alınabilmesi için sıralama ve arama işlevleri sunar. Dizinler arasında gezinmek için sekme başlığını tıklatabilirsiniz. Önceki veya sonraki dizini seçmek için Ctrl+TAB ve Ctrl+SHIFT+TAB tuşlarını kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, Alt+Sayı tuşuna basarak doğrudan sekmeye gidebilirsiniz; burada sayı, ekrandaki sekme konumunu ifade eder (1,2,3,4 vb.). BAĞLANTI KİŞİLERİ YAN ÇUBUĞU Bir kişi seçildiğinde bağlantı kişileri yan çubuğu seçilen kişi hakkındaki ek bilgileri gösterir. Bu şunları içerir: Uygunluk simgeleri (araç ipuçları ile) Kullanılabilen herhangi bir ek bilgi. Kişi Bilgileri ve Bulunmama Mesajı panelleri. Bu ekran paneli Tercih> Bağlantı Kişisi Yan Çubuğu sekmesi kullanılarak yapılandırılabilir; burada bilginin sırası değiştirilebilir, uygunluk simgeleri etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir ve Alternatif Kişi/Bulunmama panelleri kaldırılabilir. Yan Çubuğun ve Notların içeriği salt okunur olmasına rağmen, belli alanlar bir eylem başlatmak için kullanılabilir. Bu alanlar kalın olarak görünür ve şunları içerir: Telefon numaraları alanları bir çağrıyı başlatmak için kullanılabilir: Dahili, Ev, İş1, İş2, Çağrı Cihazı, Faks ve Cep Telefonu. E-posta alanları bir e-postayı başlatmak için kullanılabilir: E-posta, E-posta2, E-posta3, Kullanıcıalanı1, Kullanıcıalanı2, Kullanıcıalanı3, KullanıcıProfili. BEKLETİLEN ÇAĞRILAR PANELİ Bekletilen çağrılar, ilgili dahili numara bu çağrıyı kabul edene dek bu dahili numaraya yığılır (örneğin 6641). Operatör bekletilen çağrıları ve her çağrının durumunu görür. 1-8

11 BLF, UYGUNLUK DURUMU VE HAT DURUMU Operatör çağrıları uygunluk durumu atanmış dahili numaralara aktardığında, kullanıcıya, çağrının aktarıldığı kişinin uygunluk durumunun ayarlanmış olduğunu bildiren bir ileti görüntülenebilir. Aşağıdaki şekil Özet ekranını gösterir. Daha fazla bilgi sağlamak için Uygunluk seçeneklerinin tüm kullanılabilir türleri seçilebilir. Bu ekran, Dizindeki bir kişi üzerinde F2 tuşuna basılarak da tetiklenebilir. BLF Durumu bu iletiyi tetiklemez. Bunun nedeni sesli postaya veya çağrı iletme işlevine izin verilebilmesidir. Aktarmanın nasıl tamamlanacağı ile ilgili seçenekler vardır; bunların arasında: Çağrı, Danışılan Aktarma, Kör Aktarma, Sesli Postaya Aktarma, Bekletme, Notlarla Bekletme, Konferans Başlatma ve Çağrıyı Hatta Bekletme bulunmaktadır. Arc Premium Konsol Operatörü Hızlı Başvuru Kılavuzu 1-9

12 1-10