T.C. IZMİR BÜYÜKŞEHIR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SATINALMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI HİZMET ALIMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

Transkript

1 T.C. IZMİR BÜYÜKŞEHIR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SATINALMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI HİZMET ALIMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve Kapsam MADDE 1- (1) Bu Yönerge, Izmir Büyük şehir Belediyesi Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı Hizmet Al ımları Şube Müdürlüğü'nün Çal ışma Usul ve Esaslar ı ile Görev, Yetki ve Sorumluluklar ın ı belirlemektedir. Dayanak MADDE 2- (1) Bu Yönerge, 4734 say ıl ı Kamu!hale Kanunu, 4735 say ılı Kamu İhaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ı l ı Belediyeler Kanunu, 5216 say ılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ılı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Mal ve Hizmet Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karar ile Izmir Büyük şehir Belediyesi Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı Belediye Meclisinin 25/11/2015 tarih ve say ılı karar ı ile uygun görülüp onaylanan Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı Çal ışma Usul ve Esaslar ı Hakk ında Karar mevzuatlar ına dayan ılarak haz ırlanm ıştır. Tanımlar MADDE 3- (1) Bu Yönergede ifade edilen; a) Başkanl ık/üst Yönetim: İzmir Büyük şehir Belediye Ba şkanl ığın ı, b) Belediye/Kurum: İzmir Büyük şehir Belediyesini, c) Üst Yönetim: Ba şkanlık, Genel Sekreterlik ve Genel Sekreter Yard ımc ı l ıklar ını, ç) Daire Ba şkan ı : Sat ınalma Dairesi Ba şkan ın ı, d) Şube Müdürü: Hizmet Al ımları Şube Müdürünü e) Kurum Personeli: Büyük şehir Belediyesi Ba şkanl ığı bünyesinde çal ışan personeli, t) Şef (ler): Hizmet Al ımlar ı Şube Müdürlüğü Şefini g) Daire Personeli: Sat ınalma Dairesi Ba şkanlığında çal ışan personeli, ğ) Personel: Memur, Sözle şmeli Personel, İşçi ve Di ğer Destek Hizmet Çal ışanlar ını, h) Yönetmelik: Bu Yönergenin dayana ğı olan Satınalma Dairesi Ba şkanl ığı Yönetmeli ğini, ı) Yönerge: Bu Yönergeyi, i) Kanun: Bu Yönergenin dayana ğı olan Kanunu, j) Kurul: E ğer var ise, Te şkilat yap ısmdaki Kurul/Kurullar ı, k) Meclis: Izmir Büyük şehir Belediye Meclisi'ni, 1) Encümen: İzmir Büyükşehir Belediyesi Eneümeni'ni, m) R.G.: Resmi Gazeteyi, n) KİK: Kamu!hale Kurumunu, o) EKAP: Elektronik Kamu Al ımlan Platformunu, ö) Hizmet: Bak ım ve onar ım, taşıma, haberle şme, sigorta, ara şt ırma ve geli ştirme, muhasebe, piyasa araşt ırmas ı ve anket, dan ışmanl ık, tan ıt ım, bas ım ve yay ım, temizlik, yemek haz ırlama ve da ğıt ım, toplant ı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki e ğitim, foto ğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yaz ıl ım hizmetlerini, ta şın ır ve ta şmmaz mal ve haklar ın kiralanmas ın ı ve benzeri di ğer hizmetleri tan ımlar.

2 İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Organlar, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Teşkilat MADDE 4- (1) Hizmet Al ımlar ı Şube Müdürlü ğünün te şkilat yap ısını içerir. a) Hizmet Al ımlar ı Şube Müdürlü ğü, Satmalma Dairesi Ba şkanlığı 'na bağl ı olarak Hizmet Al ımları ihale Servisi Şefliğinden oluşmaktad ır. b) Müdürlüğün Personel kadrosu; Şube Müdürü, Şube Şefi ve Hizmet Al ımlar ı,!hale Servis Şefliğinde görev yapan personellerden olu şmaktad ır. Hizmet Alımlar ı Şube Müdürü Görev, Yetki ve Sorumluluklan MADDE 5- (1) Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumluluklar ı içerir. a) Büyük şehir Belediyesine ba ğl ı birimlerin ihtiyac ı olan hizmetin sat ın al ınmas ı sürecindeki tüm işlemlerin yürütülmesi ile ilgili olarak ihale mevzuat ına, birimin çal ışma plan ve program ına uygun şekilde Daire Ba şkan ı tarafından verilen görevleri yerine getirmek, b) Şube Müdürlüğüne bağlı birimlerin; 657 say ıl ı Devlet Memurlar ı Kanunu, 4734 say ılı Kamu!hale Kanunu, 4735 sayıl ı Kamu İlıaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ıl ı Belediyeler Kanunu, 5216 say ıl ı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ı l ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Hizmet Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karar mevzuatlar ına uygun olarak çal ışmas ını denetlemek ve uygunlu ğunu kontrol etmek, c) İşlerin zaman ında, doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesini bu konuda personeli yönlendirmek, karar vermek, uyumlu ve koordineli çal ışmay ı ç) Şube Müdürlüğüne bağlı personelin disiplin ve düzenini i ş bölümü yapmak, çal ışmalar ı izleyip denetlemek, e ğitim ve yeti ştirilmesini d) ilgili kanun ve mevzuatlar ı takip etmek ve uygulanmas ını gerekti ğinde görü ş bildirmek, e) Hizmetlerin geli ştirilmesi yönünde uygulamada kar şılaşılan sorunlar ın ortadan kald ır ılmas ına yönelik tekliflerde bulunmak, t) Diğer Müdürlüklerle görev ve sorumluluk alan ına giren konularda koordinasyon sa ğlamak, sağl ıkl ı bilgi al ış veri şini yürütmek, g) Kurumun vizyon, misyon, politikalar ve ilkelerine uygun stratejik plan kapsam ındaki çalışmalar ı yürütmek, ğ) Şube Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alan ına giren Kamu Kurum ve Kurulu şlar ı ile gerçek ve tüzel ki şilerden gelen yaz ılara Bilgi Edi ıınıe Hakkı Kanunu gereğince yasal süreler içinde cevap ver ınek, h) 5018 say ılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyar ınca, Müdürlü ğü ile ilgili harcanıalarda gerçekle ştirme görevlisi olarak, tahakkuk ve ba ğl ı evraklar ı düzenleyerek harcama yetkilisine sunmak, ilgili yıl ve takip eden iki y ılın tahmini bütçesini haz ırlamak ve uygulanmas ını ı) Şube Müdürlüğünün görev alan ında kullan ılacak malzemelerin ve hizmetlerin vs. sat ın al ınmas ı için gerekli uygulamalar ı yürütmek ve kontrol etmek, 1) Şube Müdürlüğüne ait görev ve i şlerle ilgili rapor, bilgi vb. düzenleyerek Daire Ba şkan ına sunmak, Şube Müdürlüğü ile ilgili tüm verilerin kay ıt, kontrol ve muhafa.zas ın ile güncel tutulmas ını j) İç ve d ış yaz ışmalar yapmak, gelen ve giden evraklar ın düzenli bir şekilde kay ıt alt ına al ın ıp arşivlenmesini k) 657 say ıl ı Devlet Memurlar ı Kanununa göre personel özlük haklar ı ile ilgili (rapor, sosyal haklar, izin, disiplin cezas ı vb.) yetkisi dahilindeki i şlemleri yürütmek ve personelin i şe düzenli gidi ş geli şini 1) Daire Başkan ı tarafından verilen di ğer benzer görevleri yerine getirmek, m) Şube Müdürü; Şube Müdürlüğünün yönetimindeki yetkili ve sorumlu ki şi olup Müdürlük bünyesinde görev yapan tüm personelin a ıniridir. Şubesine ili şkin görev ve hizmetlerin, ihale mevzuat ına ve diğer ilgili mevzuatlara, Kurumun amaç ve ilkelerine, Daire Ba şkanm ın emirlerine uygun olarak verimli ve etkin şekilde yürütülmesinden ve denetlenmesinden Daire Ba şkan ına kar şı sorumludur. Şube Şefi Görev, Yetki ve Sorumluluklar ı MADDE 6- (1) Şube şefinin görev, yetki ve sorumluluklar ı n ı içerir.

3 a) ihale mevzuat ına uygun olarak ihale öncesi ve ihale sonras ı tüm i ş ve i şlemlerin yap ılmas ın ı, yapt ır ılmas ını ve kontrolünü b) Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini şeflik düzeyinde yerine getinnek, e) Kendine verilen yetki ve sorumluluk dahilinde; şeflikte yürütülen faaliyetleri yönlendirmek, koordine etmek, hatas ız ve zaman ında bitirilmesi için çal ışmak, gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak. Birimde yürütülen faaliyetler hakk ında her an bilgi ve görü ş bildirecek şekilde i şlere hakim olmak, ç) Birimi ile ilgili çal ışmalar ı takip ve kontrol etmek, belirli bir i ş takvimine göre gerçekle ştirilen i ş ve işlemlerini ba şlatmak, i şlerin doğruluğunu her aşamada kontrol ederek takibini yapmak ve Şube Müdürüne bilgi vermek, d) Birimindeki çal ışmalar ın, çal ışma ile ilgili evrak ve raporlar ın, eksiksiz düzenlenmesini ve kay ıtlarının tutulmas ını sağlamak. Bilgisayar ve evrak üzerindeki kay ıtlar ı eşleştirilerek varsa hatalar ın düzeltilerek bilgisayara girilmesini sa ğlamak, e) Birim personeli aras ında görev payla şım ın ı, iş ak ışını ve i ş birliğini düzenlemek. Biriminde bulunan personeli hizmete ili şkin i şlemler konusunda ayd ınlatmak, i şlerin verimlili ğini artt ırmak için yöntemler geliştinnek, birimin verimli çal ışmas ı için kurum içi kaynaklar ın kullan ılmas ını le) Birimi ile ilgili bilgi, belge ve di ğer dokümanlar ın derlenmesini ve korunmas ını birimden ç ıkışı yap ılan her türlü yaz ı l ı belgenin do ğruluğunu takip etmek, g) Kullan ımlar ına verilen demirba ş e şyayı korumak ve korunmas ını ğ) Birimde kullan ılacak malzemelerin ve hizmetlerin vs. sat ın al ınmas ı için gerekli ihale ve sat ın alma evrak ın ı düzenlemek ve sat ın al ınan malzemelerin ve hizmetlerin uygunlu ğunu kontrol etmek, h) Geli şmeleri takip ederek, çal ışmalar için ara ştırma yapmak ve varsa öneri sunmak, ı) Yetkisini aşan konularda bağlı olduğu Müdürden talimat, görü ş, yorum alarak i şlerin devaml ı lığın ı i) Görevlerin yürütülmesinde ve denetlenmesinde Şube Müdürüne yard ımc ı olmak, gerektiğinde vekalet etmek, j) ilgili mevzuat çerçevesinde, Şube Müdürü tarafından verilecek di ğer benzer görevleri yürütmek, k) Şube Şefi; Şube Müdürüne bağl ı olup, yapmakla yükümlü oldu ğu görevler ile kendisine verilecek di ğer görevleri zaman ında düzenli olarak yapmak ve yapt ırmakla Şube Müdürüne kar şı sorumludur. Hizmet Al ımları hale Servisi Şefliği Personelinin Görev, Yetki ve Sorumluluklar ı MADDE 7- (1) Hizmet Al ımlar ı İhale Servisi şefliği personelinin görev, yetki ve sorumluluklar ın ı içerir. a)!hale mevzuat ına uygun olarak ihale dokümanlar ını haz ırlamak, b) ihtiyaç duyulmas ı halinde Yakla şık Maliyet Tespiti, piyasa ara ştırmas ı yapmak, c)!hale doküman sat ışı, ihale öncesi ve ihale sonras ı yap ılmas ı gereken i şlemleri, yaz ışmalar ı, tebligatlar ı yapmak, ihale sözle şmelerini haz ırlamak, kontrolünü yapmak ve ilgili dosyan ın birimine gönderilmesini ç) Komisyonlarda görev yapmak, d) Hizmet sat ın alınmas ı süreeindeki di ğer iş ve i şlemleri ihale mevzuat ı ve ilgili diğer mevzuat ına uygun yürütmek, e) Müdürlüğün görev alan ında kullan ımlar ına verilen demirba ş eşyay ı korumak ve korunmas ın ı 1) 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyar ınca, ödeme, harcama, tahakkuk ve ba ğl ı evraklar ı düzenlemek, g) 657 say ılı Devlet Memurlar ı Kanunu ve ilgili mevzuat ına göre çal ışmak ve gerekti ğinde personel özlük haklar ı ile ilgili (rapor, sosyal haklar, izin vb.) evraklar ı düzenlemek, ğ) Çal ışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, geli şmeleri ve mevzuat ı takip ederek, ara ştırma yapmak ve varsa öneri sunmak, h) Herhangi bir nedenle görevden ayr ılmas ı durumunda, korumak ve saklamakla görevli oldu ğu evrağı/evrakları kendisinden sonra başlayan personele devretmek, ı) Şefinin mevcut bulunmad ığı hallerde onun görev alan ındaki tüm görev ve sorumluluklar ı Müdürün görevlendirmesine uygun şekilde yerine getirmek, Q1 r\ck

4 1) ilgili mevzuat çerçevesinde, Şube Müdürü, Şube Şefi taraf ından verilecek diğer görevleri yürütmek, j) Hizmet!hale Servis Şefliği personeli; Şube Müdürüne bağl ı olup, yapmakla yükümlü oldu ğu görevler ile kendisine verilecek di ğer görevleri zaman ında, tam, noksans ız ve düzenli olarak yapmakla Şube Müdürüne ve Şube Şefıne kar şı sorumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Hizmet Al ımlan Şube Müdürlüğünün Çal ışma Usul ve Esaslar ı Hizmet Alımlar ı Şube Müdürlüğünün Çal ışma Usul ve Esaslar ı MADDE 8- (1) 4734 say ıl ı Kamu!hale Kanununun 4. Maddesi (bak ım ve onar ım, taşıma, haberleşme, sigorta, ara ştırma ve geli ştirme, muhasebe, piyasa ara şt ırmas ı ve anket, dan ışmanl ık, tan ıtım, bas ım ve yayım, temizlik, yemek haz ırlama ve dağıt ım, toplant ı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, foto ğraf; film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yaz ı l ıın hizmetlerini, ta şın ır ve ta şınmaz mal ve haklar ın kiralanmas ını ve benzeri di ğer hizmetler) kapsam ında yer alan, hizmet al ımlar ın ı, talepte bulunan birimlerin teknik şartnameleri ve Ba şkanl ık Makam ı Oluru gereğince, 4734 say ıl ı Kamu lale Kanunu, 4735 say ı l ı Kamu İhaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ılı Belediyeler Kanunu, 5216 say ı l ı Büyük şehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ı l ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Hizmet Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karardan gelen yetkileri do ğrultusunda saydaml ığı, rekabeti, e şit muameleyi, güvenirlili ği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçlar ın uygun şartlarla ve zaman ında kar şılarımas ın ı ve kaynaklar ın verimli kullan ılmas ın ı sağlayacak şekilde sonuçland ırmak. (2) 4734 say ı l ı Kamu!hale Kanununa ve 5490 say ı l ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Hizmet Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karara göre yap ılan hizmet al ımı ihalelerinin mevzuata uygun bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak üzere; a)!hale onay ın ı almak, ihale yetkilisinden onay alm ır al ınmaz Kamu!hale Kurumu'ndan EKAP üzerinden!hale Kay ıt Numaras ın ı (IKN) almak, b) İşin yaklaşık maliyetine göre süresi ve yay ın yeri belirtilen ihale ilan ını hazırlamak, c)!hale ilan ın ı ve ön yeterlilik ilan ı haz ırlamak, ç) ihale ve ön yeterlilik doküman ı hazırlamak (Tip şartname ve sözle şmeler esas al ın ır.) d) En az 5 ve tek say ıda üyeden ( İkisi uzman, biri maliye memuru/mali i şlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir.) olu şan!hale komisyonunun görevlendirilmesini haz ırlamak e)!hale i şlem dosyas ını haz ırlamak, f)!hale işlem dosyas ın ın bir yaz ı ekinde ihale komisyon üyelerine tebli ğ etmek, g)!hale doküman ının sat ılmas ına ilişkin belgeleri dosyalamak, ğ) İhaleye ili şkin tarih ve saatte ihale Komisyonunun toplanmasm ı h) İsteklilerce süresi içinde verilen teklif zarflar ın ı tutaııakla teslim almak, ı) ihale sürecine ili şkin olarak ihale mevzuat ı kapsam ında, teklif zarfi, ihaleye ili şkin belge inceleme ve teklif de ğerlendirme çal ışmalar ın ı yürütmek, i) ihale komisyon karar ını düzenlemek, j)!hale kararlar ı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan isteklinin yasakl ı olup olmad ığın ı teyidini almak, k)!hale karann ı ihale Yetkilisinin onay ına sunmak, 1) Kesinle şen ihale karar ın ı ihale üzerinde b ırak ılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirmek. ihale kararlar ın ın ihale yetkilisi taraf ından iptal edilmesi durumunda da isteklilere ayn ı şekilde bildirim yapmak, m) 4734 say ılı Kamu ihale Kanununun 41 inci maddesinde belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yap ılmas ı gereken hallerde ise bu kontrolün tamamland ığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde b ırakılan istekliyi sözle şmeye davet etmek, n) İhale üzerinde kalan istekli ile sözle şme imzalamak,

5 o) ihale sonucunun sözle şmenin imzalanmas ından sonra Kamu!hale Bülteninde yay ımlanmas ın ı ö)!hale işlemi tamamlanan hizmet al ım dosyas ını sözle şme imzalanmas ını müteakip ilgili birimine göndermek i ş ve i şlemlerini yürütmek. Denetim MADDE 7 - (1) Müdürlük çal ışmalar ı ve sonuçlan, Müdürlü ğün bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yard ımc ısı tarafindan denetlenir. Gerekli görülen durumlarda denetim, Genel Sekreter veya Belediye Başkan ı tarafından da yap ılabilir. (2) Müdürlük, üst yönetimin talimat ı üzerine, çal ışmalar ı ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme esas olmak üzere sunmak-la yükümlüdür. (3) Belediyenin denetleme organ ı tarafından yap ılacak inceleme ve denetim yaln ızca şefliğin işlemleri, defter ve kay ıtlar ı ile bunlara ili şkin idari ve mali sonuçlar ı kapsar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Ilükümler Yürürlükten Kalkan Yönerge MADDE 12 (1) Bu Yönerge, yürürlü ğe girdi ği tarihten itibaren, bundan önceki Yönerge yürürlükten kalkmış olur. Yürürlük MADDE 13 (1) Bu Yönerge Üst Yönetici tarafindan onayland ığı tarihten itibaren yürürlü ğe girer. Yürütme MADDE 14 (1) Bu Yönergenin hükümlerini Üst Yönetici ad ına Sat ınalma Dairesi Ba şkan ı yürütür. OLUR ~ + ~n (~--