IMPORT EXPRESS ONLINE KULLANICI KILAVUZU

Transkript

1 IMPORT EXPRESS ONLINE KULLANICI KILAVUZU importexpressonline.dhl.com IMPORT EXPRESS ONLINE'I KULLANARAK GÜVENLİ HESAP BİLGİLERİ VE GÖNDERİ GÖRÜNÜRLÜĞÜ SAYESİNDE GÖNDERİLERİNİZİ HIZLI VE DOĞRU BİR ŞEKİLDE HAZIRLAYABİLİR VE YÖNETEBİLİRSİNİZ. Import Express Online, İthalatçılar ve Göndericiler arasında hangi konumda olursanız olun, İnternet üzerinden doğrudan etkili iletişim koordinasyonu sağlamanız için tasarlanmıştır. Bir yandan Göndericilere, gönderilerini hazırlama ve yönetme olanağı sunarken, diğer yandan İthalatçılara ithalatlarını eksiksiz biçimde kontrol edebilme imkanı tanır. Avantajları: Gönderici için e-posta talimatları, konşimentolar, faturalar ve teslimat ayarlamaları dahil İthalat gönderilerinizi çevrimiçi olarak birkaç tıkla hazırlayabilirsiniz. Gönderi talimatları tedarikçilerinize gönderilirken hesap bilgileriniz güvenli biçimde korunduğundan, Import Express hesap numaranızı tamamen gizli tutabilirsiniz. İlgili tüm taraflar, tüm konşimento numaralarına ve ilgili gönderi verilerine kolayca erişebildiğinden, iletişimleri ve görünürlüğü optimize edebilirsiniz. İthalat süreci sırasında, istediğiniz zaman gönderilerin teslimat durumunu kontrol edebilirsiniz. Tamamen otomatikleştirilmiş süreç sayesinde, evrak işlerini azaltabilirsiniz. Gönderileri çevrimiçi olarak 7 gün 24 saat hazırlayabilir ve yönetebilirsiniz.

2 ERİŞİM VE KAYIT Import Express Online ile herhangi bir yazılım kurulmasına gerek yoktur. Bu gönderi aracını kullanmak ücretsizdir. DHL in Import Express Online işlevi yalnızca İthalatçıların bir Import Express hesabının olmasını gerektirir; Göndericinin uygulamayı kaydetmek ve kullanmak için hesaba ihtiyacı yoktur. DHL Global Web Sitesi (ülkenizi seçin) DHL Import Express Online a, doğrudan şu adresteki bağlantıdan VEYA importexpressonline.dhl.com adresinden ülkenizin DHL Web sitesi yoluyla erişin. Önceden kayıtlıysanız, e-posta adresinizi ve parolanızı girin. İpucu Sistemin size ait e-posta kimliğini hatırlaması için oturum açma alanlarının aşağısındaki kutuyu işaretleyin. BAŞLARKEN Oturum Açma İthalatçıysanız ve bu aracı ilk defa kullanıyorsanız, erişim için kaydolmanız gerekir. Register Now düğmesinin altındaki Login seçeneğini tıklayın. Import Express hesap numaralarınızın kullanılabilir olduğundan emin olunuz. Kayıt İpucu İthalatçı olarak, kaydınız sırasında birden çok Import Express hesap numarası ekleyebilir veya kullanıcı profilinizi düzenleyerek daha sonra bu hesap numaralarını ekleyebilirsiniz. Göndericiyseniz, Import Express Online da bir kullanıcı profili kaydedip saklayabilirsiniz, herhangi bir DHL hesap numarası girmenize gerek yoktur.

3 İTHALATÇILAR GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: ADRES AYRINTILARI Adres Ayrıntıları İthalatçılar, gönderi talimatlarını hazırlayıp Göndericilerine iletebilir Veya Göndericileri adına gönderileri tamamlayabilir. İthalatçılar, Göndericilerin İthalatçıya ait Import Express hesabını kullanarak bir defalık gönderi yapmasına olanak sağlayan tek gönderi talimatı ile Göndericileri yetkilendirebilir veya İthalatçılar, Göndericilerin İthalatçıya ait Import Express hesabını kullanarak Alıcıya istediği zaman gönderi yapmasına olanak sağlayan bir daimi yetki oluşturabilir. Gönderi talimatları oluşturmak, girilen bilgileri gözden geçirmek ve gönderileri izlemek için Gönderici ve Alıcı adres bilgilerini girip kaydedin ve önemli gönderi ayrıntılarını sağlayın. Göndericiyi veya Alıcıyı Bulma Adım 1A: Gönderi talimatlarını hızlı şekilde ayarlamak için, Gönderen/ Alıcı açılan menülerinden uygun Gönderici ve Alıcıyı seçerek son kullanılan Gönderici ve Alıcı bilgilerini uygulayın ve devam etmek için Sonraki öğesini tıklayın. VEYA Gönderici veya Alıcınız son zamanlarda kullanılmadıysa veya yeni adres bilgileri girmeniz gerekiyorsa, Gönderen alanının aşağısında Adres defterini aç ya da Yeni gönderici oluştur bağlantılarını tıklayın. Kullanıcı Dostu Belgeler Oluşturma Adım 1B: Kullanıcı dostu belgeler oluşturmak için, açılan menüden Göndericinin dilini seçin ve Göndericiye teslimat adresi bilgilerini güncelleme yetkisi verin. Bu yeni bir adresse, Adres Defteri'ne kaydolmasını sağlamak için kutuyu tıklayın. Not Göndericiye teslimat bilgilerini değiştirme yetkisi veren kutu işaretlenmemişse, ilgili alanlar Göndericiler için düzenlenebilir olmayacaktır.

4 GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: GÖNDERİ AYRINTILARI Gönderi Ayrıntıları Adım 2A: Gönderi Detayları ekranı, İthalatçıların şunları yapmasına olanak sağlar: Sipariş edilecek öğeler, sipariş numaraları ve taşıma talimatları gibi, Göndericiye yönelik bir mesaj girmesine. İsteğe bağlı olarak, satın alma siparişi veya ilgili belge olabilecek bir dosya ekleyin. Gerekirse, navlun ve gümrük giderlerini ayrı hesaplara faturalamayı seçin. Faturalanacak uygun Import Express hesabını seçmek için açılan menüyü kullanın. Gönderinin ardından e-posta bildirimleri gönderilmesini isteyip istemediğinizi ve ne sıklıkla gönderilmesini istediğinizi belirtin veya Göndericinin belirli bir süre boyunca gönderi talimatıyla ilgili eylem uygulamaması durumunda takip e-postası alma tercihlerini ayarlayabilirsiniz. Gönderi Ayrıntıları (Göndericinin adına gönderi hazırlama) Adım 2B: Yukarıda listelenen 2A adım bilgilerine ek olarak, İthalatçı Göndericinin adına bir gönderi hazırlıyorsa, İthalatçı şunları yapabilir: Bir ambalaj türü seçin, içeriklerin açıklamasına ek olarak parçaları ve ağırlığı girin, gümrüğe tabi olma durumunu girin (gümrüğe tabi olanlar için paket ve gümrüğe tabi olmayanlar için Döküman ) ve çevrimiçi ticari bir fatura oluşturup oluşturmamaya karar verin. Görüntülenen seçeneklerden bir ürün seçin; uygulama yalnızca İthalatçı tarafından girilen gönderi verilerine göre kullanılabilir olan ürünleri gösterir. Seçilen ürün, gönderi sırasında kullanılabilir değilse, en hızlı veya en ucuz seçenek için tercihinizi belirtin. Not Tahmini teslim tarihi, anında işlenen gönderiyi temel alır. Teslim tarihi, gönderinin işlendiği zamana bağlı olarak değişebilir.

5 GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: TALİMATLARI GÖZDEN GEÇİRME VE İLETME Gönderi Ayrıntılarını Gözden Geçirme Adım 3A: Import Express Online, İthalatçıya, girilen tüm bilgileri Göndericiye göndermeden önce gözden geçirme fırsatı sunar. Göndericiye tek bir talimat işleme yetkisi vermeyi veya düzenli gönderiler için Import Express hesap numaranızı kullanması için Göndericiye daimi yetki oluşturmayı seçin. Göndericinin fiyatları görmesine izin vermek için kutuyu işaretleyin. İpucu YETKİLERİ YÖNETME Değişiklik yapmak için, sayfanın altındaki Geri veya Iptal düğmelerini tıklayın. Gönderi talimatlarını, atanan Göndericiye e-posta yoluyla göndermek için Talimatı İlet düğmesini tıklayın.

6 YETKİLERİ YÖNETME Adım 3B: Göndericileriniz için daimi yetki oluşturun ve Manage Authorizations işleviyle bunların kaydını tutun. Kullanılan en son kişilerin ilgili açılan menülerinden seçim yaparak Gönderici (Kimden) ve Alıcı (Kime) ayrıntılarını girin veya önceden Adres Defterinize kaydedilen başka bir Göndericiyi aramak için Adres defterini aç bağlantısını kullanın ya da yeni Gönderici/ Alıcı ayrıntılarını girmek için Gönderici/Alıcı oluştur bağlantılarını tıklayın. Faturalanacak hesap numarasını tıklayın. Adres ayrıntılarını kontrol edin ve navlun ve vergiler için faturalanacak hesaptaki seçeneklerin hesap ayrıntılarını gözden geçirin. Sayfanın altındaki Daimi yetki ver düğmesini tıklayın. Göndericinin Import Express Online a doğrudan erişmesi için bir bağlantı sağlanır. İpucu Gönderici, İthalatçı tarafından verilen daimi yetkilendirmeyi belirten bir e-posta alır. E-postada, İthalatçının e-posta adresi ve Göndericinin kullanılacak parola ve uygulamaya erişmesi için doğrudan bir bağlantı yer alır. GÖNDERİ GEÇMİŞİ VE İZLEME Geçmişi Görüntüleme ve Gönderileri İzleme Adım 4: Gönderilerinizi görüntülemek ve izlemek için Geçmiş/İzleme takip sekmesini tıklayın. Kimlik numarası, son güncelleme zamanı, gönderici adı, ülke e-posta kimliği, irsaliye numarası ve durum gibi seçeneklere göre sıralamak için bir sütun üstbilgisini tıklayın. VEYA Durum sütununda İzle bağlantısını tıklayarak tamamlanmış bir gönderiyi izleyin. Ayrıca gerektiğinde gönderi talimatlarını güncelleyebilir/ yetkilendirebilir, iptal edebilir veya hazırlayabilirsiniz.

7 DİĞER İTHALATÇI BAĞLANTILARI VE EKRANLARI Profilim Profilim ekranında, kayıt sırasında girdiğiniz bilgiler yer alır. İstediğiniz zaman gözden geçirilebilir veya güncellenebilir. Gezinti çubuğundaki Yardım bağlantısı veya form alanlarının yakınında bulunan Yardım bağlantılarından biri tıklanarak, belirli bir ekranın nasıl kullanılabileceğiyle ilgili sorular yanıtlanabilir. Adres Defteri ekranı, tüm Gönderici ve Alıcı kişi bilgilerini kaydetmenin mükemmel bir yoludur. Yeni Gönderici ve Alıcı girişleri oluşturmak için, ilgili gelen düğmeyi tıklayın ve gerekli bilgileri doldurun. Adres Defteri Adres defterlerini İçe aktarmak/dışa aktarmak için, ekranın altındaki ilgili düğmeleri kullanın. Kimin adres defterini İçe aktarmak/dışa aktarmak istediğinizi seçin (Göndericinin veya Alıcının). İçe Dışa aktarılacak dosyanın üstbilgi içerip içermediğini belirtin, dosya ekleyin ve Yüklemeye başla seçeneğini tıklayın. Import Express Online alan adlarını, İçe aktarılacak/dışa aktarılacak CSV dosyasının alan adlarıyla eşleştirin. Import/Export düğmesini tıklayın. Bir onay e-postası alırsınız.

8 GÖNDERİCİLER Gönderi talimatları oluşturmak, girilen bilgileri gözden geçirmek ve gönderileri izlemek için Gönderici ve Alıcı adres bilgilerini girip kaydedin ve önemli gönderi ayrıntılarını sağlayın. Göndericiler Import Express Online a İthalatçılar tarafından gönderilen proaktif e-posta bildirimleri yoluyla veya Uygulamaya kaydolduktan sonra importexpressonline.dhl.com doğrudan bağlantısını ve ilgili oturum açma kimlik bilgilerini kullanarak erişebilir. URL Bağlantı Sayfası Adım 1: Göndericiler, aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak Import Express Online a erişir: İthalatçı tarafından gönderilen bir proaktif e-posta bildirimindeki URL bağlantısını tıklayın. VEYA importexpressonline.dhl.com adresindeki doğrudan bağlantı yoluyla uygulamaya erişin Not İlk defa proaktif e-posta bildiriminde sağlanan URL bağlantısını ve geçici parolayı kullanarak Import Express Online da oturum açtığınızda, Göndericinin gelecek gönderiler için geçerli olacak yeni bir parola seçmesi gerekir. Doğrudan Bağlantı Sayfası Önceden kayıtlı Göndericiler, iki bölüme ayrılmış bir sayfada gösterilir. Yeni Gönderiler Hazırlayın (ters gönderiler): Göndericilerin bir DHL hesap sahibine gönderi isteği hazırlaması içindir; gönderi ücretleri, hesap sahibi isteği onayladıktan sonra DHL hesap sahibine faturalanır. Gönderileri Yönetin: İthalatçıların gönderi yönergelerini gösterir.

9 GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ ÖZETİ Gönderi Özeti Adım 2: E-posta ile gönderilen URL bağlantısı programa erişmek için kullanıldığında, Gönderici, İthalatçının gönderi talimatlarının özetini görür. İthalatçının gönderi istediğini yazıldığı haliyle kabul etmek için Kabul et düğmesini tıklayın. VEYA Gönderi isteğini kabul etmek istiyorsanız, ancak teslimat adres bilgileri değiştiyse ve güncellenmesi gerekiyorsa, Toplama adresini değiştir ve kabul et düğmesini tıklayın. VEYA Herhangi bir nedenle gönderiyi reddetmek için Ret nedeni alanına bir mesaj yazın. Ret seçeneğini tıklayın. Not Toplama adresini değiştir düğmesi yalnızca İthalatçı, Göndericinin bilgileri güncelleme yetkisine sahip olduğunu belirttiyse Göndericinin kullanımına sunulur. GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ SEÇENEKLERİ Gönderi Ayrıntıları Adım 3A: Bir istek kabul edildikten sonra, paket türü, parça sayısı, toplam ağırlık, içerik açıklaması ve paketse tabiyse, bildirilen değer gibi ek bilgileri girin. İthalatçı, Göndericinin adına gönderi ayrıntılarını hazırladıysa, Göndericinin yalnızca gerekirse doğrulama ve güncelleme yapması gerekir. Adım 3B: İstenen eylemi belirtmek için Kurye talebi açılan menüsünü kullanın. Özel talimatlar alanına ek yönergeler yazılabilir. Teslimat zamanları, ülkeye bağlı olarak önceden ayarlanabilir. İpuçları Import Express Online, Göndericinin gönderisinin paket dışı olarak mı yoksa döküman olarak mı değerlendirileceğine karar vermesine de yardımcı olur. Gönderi durumu alanının sağında bulunan Karar vermeme yardım et bağlantısını tıklayın. Paket gönderilere sahip ABD Göndericilerinin, açılan menüden geçerli bir ITN veya FTR muafiyeti girmesi de gerekir.

10 Gümrük Bilgileri Adım 4: Hangi tür malın gönderildiğine bağlı olarak, Fatura tipi açılan ekranından Ticari Fatura veya Proforma Fatura seçeneğini belirleyin. Açılan menüden ihracat türünü belirtin. Form alanlarını doldurarak mal bilgilerini girin ve Ekle seçeneğini tıklayın. Tüm mal bilgileri girilinceye kadar bu işlemi yineleyin. İpuçları Fatura ekranında zorunlu olmayan isteğe bağlı bilgiler arasında fatura numarasının, ticari koşulların, Diğer notlar ve Diğer ücretler bilgilerinin girilmesi yer alır. Birden çok mal bilgileri listelemesi girilebilir. Tek yapmanız gereken, gönderi açıklamasını yazmak, ihracatçı ülkeyi, miktarı, ölçü birimini ve birim fiyatı belirtmektir. Her bir listeyi eklemek için Ekle seçeneğini tıklayın. Fatura bilgilerini tamamlamanızın ardından, alttaki kutuyu tıklayıp yeni fatura şablonu için dosya adını yazarak fatura şablonlarınıza bu faturayı ekleyebilirsiniz. Hizmet Seçenekleri Adım 5: Hizmet Seçenekleri ekranında, girilen üretim yeri, hedefi ve gönderi ayrıntılarına göre tüm kullanılabilir ürün ve hizmetler görüntülenir. Göndericinin ülkesi için en son olası teslimat zamanını gösterir. İthalatçı, Göndericiye fiyatları görme yetkisi vermeyi seçerse, bunlar her bir ürünün yanında gösterilir. Gönderi gereksinimlerinize en uygun DHL ürününü seçin. İthalatçı önceden ürünü seçtiyse bunun kullanılabilirliğini kontrol edin ve Gönderiyi Onayla ekranına ilerleyin.

11 GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ ONAYI Gönderiyi Onaylama Adım 6: Gönderiyi Onayla ekranından, Geri düğmesini tıklayarak önceden girilen verileri değiştirin. Ayrıntılar doğrulandıktan sonra, Terimler ve Şartlar öğesini kabul edin. FPO Devam etmek için Gönderiyi Onayla düğmesini tıklayın. İpucu Herhangi bir anda İptal düğmesi tıklanılarak gönderi talimatı ertelenebilir. GÖNDERİ İSTEKLERİ: EVRAK İŞİNİ YAZDIRMA Evrak İşini Yazdırma Adım 7: Yazdırma seçeneğini ve yazdırılacak kopya sayısını seçin. Yazdırılacak belgeleri (gönderi özeti, konşimento, fatura) gözden geçirmek için Önizlemeyi yazdır düğmesini ve Yazdır seçeneğini tıklayın.

12 TERS GÖNDERİLER Göndericiler, İthalatçıya gönderi isteği hazırlayabilir ve gönderebilir. İthalatçının, Göndericinin işlemesi için isteği yetkilendirmesi gerekir. Gönderi ücretleri, İthalatçının hesabına ücretlendirilir. Gönderi Yönergeleri Adım 1A - Gönderici: Gönderici, Import Express Online da oturum açar. Adres Defterinden bir Alıcı seçin. Gönderi ayrıntılarını girin ve açılan listeden bir İthalatçı seçin (önceden bir İthalatçı-Gönderici ilişkisi kurulmadıysa, Göndericinin İthalatçının e-posta adresini girmesi gerekir). Bir ürün seçin. Onay isteyin. İthalatçıyı uyarmak için bir e-posta gönderilir. Gönderici/Alıcı Ayrıntıları Adım 1B - İthalatçı: İthalatçı bir e-posta bildirimi alır ve Import Express Online da oturum açar. Gönderi isteğini görüntüleyin. Gerekirse Göndericiye gönderilen mesajı ve faturalama bilgilerini güncelleyin. Gönderi isteğini onaylayın veya reddedin. Göndericiyi uyarmak için bir e-posta gönderilir. Adım 1C - Gönderici: Gönderici bir e-posta bildirimi alır ve Import Express Online da oturum açar. İthalatçının güncelleme mesajı için gönderi isteğini görüntüleyin. Gönderi evrak işini yazdırın ve teslimat ayarlayın.

13 Teslimatı Zamanlama Normal şekilde belirli bir günde zamanlanmış bir teslimat yoksa, Kurye çağır sekmesini kullanarak kolayca bir teslim alma isteğinde bulunabilirsiniz. Aynı anda birden çok gönderi teslim alınabilir. Yetkilendirme İsteme/Gözden Geçirme İthalatçılar tarafından size verilen tüm daimi yetkilerin kaydını tutun. Daimi Yetki Düzenli olarak gönderileri göndermesine izin verilmesi için bir İthalatçıdan Daimi Yetki isteğinde bulunun İthalatçının e-posta kimliğini girin Bir Alıcı seçin Ve bir defalık ters gönderiler için aynı işlemi izleyin.

14 DİĞER GÖNDERİCİ BAĞLANTILARI VE EKRANLAR Profilim Profilim ekranı, İthalatçının girdiği bilgileri içerir. İstendiği zaman Gönderici tarafından gözden geçirilebilir veya güncellenebilir. Bunu yapmak için, yeni veya değiştirilen bilgileri girin ve Gönder düğmesini tıklayın. Belirli bir ekranın nasıl kullanılacağıyla ilgili sorular, gezinti çubuğundaki Yardım bağlantısı tıklanarak yanıtlanabilir. İpucu Form alanlarının sağında bulunan çeşitli yardım bağlantıları tıklanarak gönderi formlarında ek yardım bulunabilir. Ticari/Pro Forma Fatura Şablonları Fatura bilgilerini tamamlamanızın ardından, alttaki kutuyu tıklayıp yeni fatura şablonu için dosya adını yazarak fatura şablonlarınıza bu faturayı ekleyebilirsiniz. Adres Defteri Adres Defterinde alıcılarınızın tüm bilgileri depolanır ve bu, aynı kişi bilgilerini art arda girmeden gönderiler hazırlamanıza olanak sağlar. Ada göre aramak için Ara alanını kullanın veya Bulunduğu sütun açılan listesinde kullanılabilir olan çeşitli sıralama seçeneklerini kullanarak kişilerinizi görüntüleyin.

15 DHL Express 3/11