ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI İŞİNE AİT İDARİ ŞARTNAME

Transkript

1 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI İŞİNE AİT İDARİ ŞARTNAME 1. İHALENİN KONUSU ve TEKLİF VERMEYE İLİŞKİN HUSUSLAR 1.1. İdareye ilişkin bilgiler İdarenin; Adı : Ankara Ticaret Odası Adresi : Söğütözü Mah Cad. No:5/A Söğütözü-Çankaya/ANKARA Telefon: (312) Faks : (312) İhale konusu işe ilişkin bilgiler İhale konusu hizmetin; Adı : Başbakanlık 2008/16 nolu genelgesi gereğince İDARE bünyesinde EBYS oluşturulması, İDARE içi birimler ve diğer kamu kuruluşlarıyla belge paylaşım sisteminin elektronik imza ve e-kurum altyapısı dahilinde yapılabilmesi için gerekli hizmet ve yazılımların ihale ile temin işidir Süresi : Sözleşmenin taraflarca imzalanmasını müteakip, toplam 135 (yüzotuzbeş) takvim günüdür (T.Ş. Madde 8.11, ve deki işler) İhaleye ilişkin bilgiler İhaleye ilişkin bilgiler: İhale usulü : Açık ihale Tekliflerin sunulacağı yer : ATO Destek Hizmetleri Müdürlüğü İhalenin yapılacağı adres : Söğütözü Mah Cad. No:5/A Söğütözü-Çankaya/ANKARA İhale (son teklif verme) tarihi : 12 Aralık 2014 (Cuma) İhale (son teklif verme) saati : Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır İhale dokümanının görülmesi ve temini İhale dokümanı aşağıda belirtilen adreste bedelsiz olarak görülebilir. Ancak, ihaleye teklif verecek olanların idarece onaylı ihale dokümanını satın alması zorunludur. 1/21

2 İhale dokümanının görülebileceği ve satın alınabileceği yer : ATO Destek Hizmetler Müdürlüğü Söğütözü Mah Cad. No:5/A Söğütözü-Çankaya/ANKARA İhale dokümanı satış bedeli : 500,00 TL (beşyüztürklirası) İstekli, ihale dokümanını oluşturan belgelerin aslına uygunluğunu ve belgelerin tamam olup olmadığını kontrol eder İstekli, ihale dokümanını satın almakla, ihale dokümanını oluşturan belgelerde yer alan koşul ve kuralları, bu dokümanda aksine bir hüküm olmadığı sürece, istekli sıfatıyla kabul etmiş sayılır İhale dokümanının tamamını veya bir kısmını oluşturan belgelerin, Türkçe yanında başka dillerde de hazırlanıp isteklilere verilmesi halinde, ihale dokümanının anlaşılmasında, yorumlanmasında ve anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esas alınır İhale dokümanının kapsamı İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır İdari Şartname, Teknik Şartname, Sözleşme Tasarısı, Standart Formlar, Ayrıca, bu şartnamenin ilgili hükümleri gereğince idarenin çıkaracağı zeyilnameler ile isteklilerin yazılı talebi üzerine İdare tarafından yapılan yazılı açıklamalar, ihale dokümanının bağlayıcı bir parçasını teşkil eder İsteklinin yukarıda belirtilen dokümanların tümünün içeriğini dikkatli bir şekilde incelemesi gerekir. Teklifin verilmesine ilişkin şartları yerine getirememesi halinde ortaya çıkacak sorumluluk teklif verene ait olacaktır. İhale dokümanında öngörülen ve tarif edilen usule uygun olmayan teklifler, değerlendirmeye alınmaz Bildirim ve tebligat esasları Bildirim ve tebligat iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak, teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatlarda mektubun teslim edildiği tarih, tebliğ tarihi sayılır Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir Elektronik posta yoluyla yapılacak bildirimler, idarenin resmi elektronik posta adresi kullanılarak yapılır. 2/21

3 İstekli olabilecekler ve istekliler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda, elektronik posta ve faks kullanılamaz. 2. İHALEYE KATILMAYA İLİŞKİN HUSUSLAR 2.1. İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterleri İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir; Tebligat için adres beyanı ve ayrıca irtibat için telefon ve varsa faks numarası ile elektronik posta adresi, Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odası Belgesi; Gerçek kişi olması halinde; ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içinde alınmış, Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odasına kayıtlı olduğunu gösterir belge, Tüzel kişi olması halinde; mevzuatı gereği tüzel kişiliğin siciline kayıtlı bulunduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odasından veya idare merkezinin bulunduğu yer mahkemesinden veya benzeri bir makamdan ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içinde düzenlenmiş, tüzel kişiliğin siciline kayıtlı olduğuna dair belge Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren İmza Beyannamesi veya İmza Sirküleri; Gerçek kişi olması halinde; noter tasdikli imza beyannamesi, Tüzel kişi olması halinde; şirket ortaklarının hisse durumlarını ve şirketteki görevlilerini belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi aslı veya noter tasdikli örneği ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri Şekli ve içeriği bu şartnamede belirlenen teklif mektubu, Bu şartnamede belirlenen geçici teminat, Bu şartnamenin (2.2) ve (2.3) alt maddelerinde belirtilen yeterlilik belgeleri, Vekâleten ihaleye katılma halinde, İstekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekâletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi, İhale dokümanının satın alındığına dair belge, İşbu idari şartnamenin madde 2.7 ve 2.8 de sayılan durumlarda olunmadığına ilişkin yazılı taahhütname, Teknik Şartname madde 3.11 deki belgelendirmenin idare adına yapılacağına dair taahhütname, Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belge, 3/21

4 2.2. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler İş deneyim belgeleri İsteklinin yurt içinde kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya (2.3) te sayılan benzer işlere ilişkin olarak, toplam maliyetleri teklif edilecek tutardan az olmamak kaydı ile ilk ilan tarihinden geriye doğru, son 3 (üç) yıl içinde en az 2 (iki) adet kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri sunması zorunludur İsteklinin, Ankara merkezli olması ya da Ankara da yerleşik ofisi bulunduğunu belgelendirmesi zorunludur İstihdam İsteklinin, Teknik şartnamenin 9 uncu maddesinde detayları belirtilen, her biri en az 1 (bir) kişi olmak üzere Proje Yöneticisi, Yazılım Geliştirme Uzmanı, İş Analisti, Dokümantasyon ve Eğitim Uzmanı istihdamını gösteren belgeleri sunması zorunludur Kodlama yapacak ekipte çalışacakların sayısı ve nitelikleri istekli tarafından bildirilecektir. İstekli ekip sorumlusunu ismen belirtecektir. Kodlama Ekip sorumlusunun benzer en az bir (1) projenin başlangıcından bitimine kadar görev aldığını gösteren belgeleri sunması zorunludur Demonstrasyon İsteklinin, Teknik şartnamenin 12 inci maddesinde detayları belirtilen kriterlere uygun ihale konusu işe yönelik demo sunması zorunludur İsteklinin, demoda Teknik şartnamenin 12 inci maddesinde detayları belirtilen kriterleri karşılaması zorunlu olup yeterli bulunmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır Kalite ve standart ile kapasiteye ilişkin belgeler İstekliler, TS 13298/T1 Elektronik Belge Yönetim Sistemi belgesini sunması zorunludur Bu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler İlk ilan tarihinden geriye doğru son 3 (üç) yıl içinde geçici kabulü yapılan, kamu veya özel sektörde tek bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen, Elektronik Belge Yönetimi Sistemi Yazılımı benzer iş olarak kabul edilecektir. 4/21

5 2.4. Belgelerin sunuluş şekli Adaylar, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca aslının aynıdır şeklinde onaylanarak adaylara verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ibraz edilenin aynıdır veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir Adaylar, istenen belgelerin aslı yerine son başvuru tarihinden önce idare tarafından aslı idarece görülmüştür veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini başvurularına ekleyebilirler Türkiye Cumhuriyeti nin yabancı ülkelerde bulunan temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgeler dışında yabancı ülkelerde düzenlenen belgeler ile yabancı ülkelerin Türkiye deki temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgelerin tasdik işlemi: Tasdik işleminden, belgedeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığının ve varsa üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerde düzenlenen ve bu Sözleşmenin 1inci maddesi kapsamında bulunan resmi belgeler, apostil tasdik şerhi taşıması kaydıyla Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletlerarasında, belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini düzenleyen hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, bu ülkelerde düzenlenen belgelerin tasdik işlemi bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir Apostil tasdik şerhi taşımayan veya tasdik işlemine ilişkin özel hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme kapsamında sunulmayan yabancı ülkelerde düzenlenen belgelerin üzerindeki imzanın, mührün veya damganın alındığı ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından veya sırasıyla belgenin düzenlendiği ülkenin Türkiye deki temsilciliği ile Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmesi gerekir. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu'nun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgeler ise sırasıyla, düzenlendiği ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye deki temsilciliği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir Yabancı ülkenin Türkiye deki temsilciliği tarafından düzenlenen belgeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir Fahri konsolosluklarca düzenlenen belgelere dayanılarak işlem tesis edilmez. 5/21

6 Başvuru kapsamında sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin yapılması ve tercümelerin tasdik işlemi: Yerli istekliler tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümeleri ve bu tercümelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır Yerli istekliler sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır Kalite ve standarda ilişkin belgelerin sunuluş şekli Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından düzenlenen belgelerin, Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısı birlikte sunulması zorunludur. Bu belgeler tasdik işleminden muaftır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenenlerinin tercümelerinin Türkiye deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler de Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belgeler için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit yazısı alınması zorunlu değildir. Ayrıca bu belgelerden yurt dışında düzenlenenler de tasdik işleminden muaftır. Ancak yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır Tekliflerin dili Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır İhalenin yabancı isteklilere açıklığı Bu ihaleye sadece yerli istekliler katılabilir. Yabancı isteklilerle ortak girişim yapan yerli istekliler bu ihaleye katılamaz. İhaleye katılan gerçek kişilerin yerli istekli oldukları, teklif mektubunda yer alan Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasından anlaşılır. Tüzel kişilerin yerli istekli oldukları ise teklifleri kapsamında sunulan belgeler üzerinden değerlendirilir İhaleye katılamayacak olanlar Aşağıda sayılanlar doğrudan, dolaylı veya alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde idare tarafından gerçekleştirilen ihaleye katılamazlar; 6/21

7 sayılı Kanun, 4735 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler İdarenin ihale yetkilisi kişileri veya bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler İdarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar ( ) ve ( ) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri Bu maddenin ( ), ( ) ve ( ) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10 undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç) Ayrıca; Sermaye paylarına bakılmaksızın idarenin doğrudan veya dolaylı olarak hissedarı olduğu şirketler İdarenin bünyesinde bulunan veya idare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar Sermaye paylarına bakılmaksızın ( ) bendinde belirtilen kuruluşların kurmuş oldukları veya ortak oldukları şirketler, bu ihaleye katılamazlar İhale konusu hizmetin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler, bu işin ihalesine katılamazlar. Bu yasak, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir İdare ile herhangi bir şekilde hukuki ihtilafa düşmüş veya birlikte çalışıp tatmin edici bir başarıya ulaşamamış, daha önce herhangi bir nedenle sözleşmesi idare tarafından fesih edilmiş firmalar bu ihaleye katılamayacaklardır Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir İhale dışı bırakılma ve yasak fiil veya davranışlar Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olanlar İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olanlar. 7/21

8 Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olanlar Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olanlar İhale tarihinden önceki 5 (beş) yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler İhale tarihinden önceki 5 (beş) yıl içinde, idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu idare tarafından ispat edilenler İhale tarihi itibariyle mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olanlar Bu İdari Şartname ile idare tarafından istenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilenler Bu şartnamenin 2.7 maddesinde ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılanlar Bu şartnamenin maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilenler İhale süresince aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır; Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek İhalede kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekaleten birden fazla teklif vermek Bu şartnamenin 2.7 maddesine göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılmak Bu yasak fiil ve davranışlarda bulunanların geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale dışı bırakılır Teklif hazırlama giderleri Tekliflerin hazırlanması ve sunulması ile ilgili bütün masraflar isteklilere aittir. İdare, ihale nin seyrine ve sonucuna bakılmaksızın, isteklinin üstlendiği bu masraflardan dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz İşe ilişkin gerekli bilgilerin temini İşe ilişkin gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etmek, teklifini buna göre hazırlamak isteklinin sorumluluğundadır. İşin niteliği ve çerçevesini belirleme ile ilgili bütün masraflar istekliye aittir İstekli, işin gerçekleştirilebilmesi için yapılması gerekli çalışmaların ve kullanılacak malzemelerin miktar ve türü ile gerekli hususlarda maliyet ve zaman bakımından bilgi edinmiş, teklifini etkileyebilecek riskler, olağanüstü durumlar ve benzeri diğer unsurlara ilişkin gerekli her türlü bilgiyi almış sayılır Tekliflerin değerlendirilmesinde, isteklinin ihale konusu işin yapılacağı yerleri incelediği, teklifini bu yerin şartlarını da araştırarak hazırladığı kabul edilir. 8/21

9 2.11. İhale dokümanına ilişkin açıklama yapılması İstekliler, tekliflerin hazırlanması aşamasında, ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duydukları hususlarla ilgili olarak, ihale tarihinden 3 (üç) gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır Açıklama talebinin idarece uygun görülmesi halinde idarece yapılacak yazılı açıklama, bu tarihe kadar ihale dokümanını alan tüm isteklilere yazılı olarak faks veya e-posta ile gönderilir veya imza karşılığı elden verilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, son teklif verme gününden en az 1 (bir) gün önce tüm isteklilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılacaktır Açıklamada, sorular ile idarenin ayrıntılı cevabı yer alır, açıklama talebinde bulunanın kimliği belirtilmez Yapılan yazılı açıklamalar, ihale dokümanını, açıklamanın yapıldığı tarihten sonra alan isteklilere ihale dosyası içerisinde verilir İhale dokümanında değişiklik yapılması İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idare tarafından tespit edilmesi veya idareye yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle ihale dosyasında değişiklik yapılabilir. Zeyilname, ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olarak ihale dokümanına eklenir Zeyilname, ihale tarihinden en az 1 (bir) gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde idare gerek görürse, ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere zeyilname ile erteleyebilir. Erteleme süresince, ihale dokümanının satılmasına ve teklif alınmasına devam edilecektir Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan istekliler tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verebilirler İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde İdarenin serbestliği İdare tarafından gerekli görülen veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihale nin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde, ihale saatinden önce ihale iptal edilebilir İhale nin iptali halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır İhale nin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idare den herhangi bir hak talebinde bulunulamaz İş ortaklığı İş ortaklıkları bu ihaleye teklif veremezler. 9/21

10 2.15. Konsorsiyum Konsorsiyumlar bu ihaleye teklif veremezler Alt yükleniciler İhale konusu işin tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz. 3. TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI ve SUNULMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR 3.1. Teklif ve sözleşme türü İstekliler tekliflerini götürü bedel üzerinden vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekli ile toplam bedel üzerinden götürü bedel sözleşme imzalanacaktır Öngörülemeyen durumlar nedeniyle iş artışının zorunlu olması halinde işin; Sözleşmeye konu hizmet içinde kalması, İdare yi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması, şartlarıyla sözleşme bedelinin %25 ine (yüzdeyirmibeş) kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde ilave iş aynı yükleniciye yaptırılabilir Kısmi teklif verilmesi Bu ihalede işin tamamı için teklif verilecek olup kısmi teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi İstekliler teklifini gösteren fiyatlar ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır Tekliflerin sunulma şekli Teklifler aşağıda belirtildiği üzere A ve B zarfı olarak hazırlanacaktır A Zarfında; Fiyata ilişkin teklif mektubu (Fiyat teklif mektubu hiçbir şüpheye yer vermeyecek şekilde açık ve net olarak düzenlenecektir), Geçici Teminat, bulunacaktır. Fiyat teklif mektubu idari ve teknik şartname hükümlerine uygun, bir asıl ve her sayfası imzalı ve kaşeli olarak hazırlanacaktır. Zarf yapıştırıldıktan sonra, üzerine teklifi veren isteklinin ismi ve açık adresi yazılacaktır. Zarfın yapıştırılan kısmı istekli yetkilileri tarafından imzalanacaktır B Zarfında; Bu şartnamenin 2. maddesinde istenilen belgeler, Usulüne uygun olarak hazırlanmış A zarfı, İdari ve Teknik Şartnamede istenilen diğer belge ve doküman, İstekli tarafından her sayfası firma kaşeli olarak imzalanmış İdari Şartname, Teknik Şartname ve Sözleşme Tasarısı, İhale dokümanının alındığına dair makbuz bulunacaktır. 10/21

11 B Zarfının üzerine teklifin hangi işe ait olduğu, teklifi veren isteklinin ismi ile açık adresi yazılacak ve zarfın yapıştırılan kısmı istekli yetkilileri tarafından imzalanacaktır. Teklifin hangi işe ait olduğunun yazılmaması, eksik veya yanlış yazılmasından dolayı teklifin ulaşmaması veya tereddüde düşülmesi nedeniyle, zamanında açılmamasından İdare sorumlu değildir Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir Verilen teklifler, bu Şartname hükümlerine göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez Zeyilname ile teklif verme süresinin uzatılması halinde, idare ve isteklilerin ilk teklif verme tarihine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri süre açısından, tespit edilecek yeni teklif verme tarihine kadar uzatılmış sayılır Teklif mektubunun şekli ve içeriği Teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetveli ve ekleri, ekteki standart form örneğine uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur Teklif Mektubunda; İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması, Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının, Türkiye de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi, Teklif mektubunun ad ve soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması, zorunludur Tekliflerin geçerlilik süresi Tekliflerin geçerlilik süresi, tekliflerin sunulacağı son tarihten itibaren en az 45 (kırkbeş) takvim günü olmalıdır. Belirtilen bu süreden daha kısa süreli teklif mektupları değerlendirmeye alınmayacaktır İhtiyaç duyulması halinde idare, teklif geçerlilik süresi sona ermeden, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen bu süre kadar uzatılması yönünde istekliden talepte bulunabilir. İstekli, idarenin bu talebini kabul edebilir veya reddedebilir. İdarenin, teklif geçerlilik süresinin uzatılması talebini reddeden isteklinin geçici teminatı iade edilecektir Talebi kabul eden istekli, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmeksizin, geçici teminatını kabul edilen yeni teklif geçerlilik süresine ve her bakımdan geçici teminata ilişkin hükümlere uydurmak zorundadır Bu konudaki istek ve cevaplar yazılı olarak yapılır. İadeli taahhütlü posta yoluyla gönderilir veya imza karşılığı elden teslim edilir. 11/21

12 3.7. Teklif fiyata dahil olan giderler İhale edilecek hizmetin özelliğine göre, sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak sigorta, vergi, resim ve harç giderleri isteklilerce teklif edilecek fiyata dahil olacaktır Taahhüdün (ilave işler nedeniyle meydana gelebilecek artışlar dahil) yerine getirilmesine ilişkin nakliye, sigorta vb. gibi tüm masraflar ile vergi, resim, harçlar ve İsteklinin hizmet bedeli (komisyonlar, yapım, tasarım vb. giderler) sözleşme bedeline dahildir maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. İhale üzerinde kalan İstekli, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz Ancak sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde idarece ihale üzerinde kalan istekliye ayrıca ödenecektir Geçici teminat İstekliler teklif ettikleri toplam bedelin %10(yüzdeon) undan az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin %10(yüzdeon) undan az oranda geçici teminat veren İsteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere isteklilerce belirlenir Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle idare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır Teminat olarak kabul edilecek değerler Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda sayılmıştır: Tedavüldeki Türk Parası Bankalar tarafından verilen teminat mektupları Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler maddesinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir İlgili mevzuatına göre Türkiye de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye de faaliyette bulunan bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir Teminat mektubu verilmesi halinde, bu mektubun kapsam ve şeklinin standart formlara uygun olması gerekir. Bu esaslara ve standart formlara aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir. 12/21

13 Her ne suretle olursa olsun, idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz Geçici teminatın teslim yeri Teminat mektupları, teklifle birlikte B zarfının içerisinde İdare ye sunulur Banka teminat mektupları dışındaki teminatların idarenin Mali İşler Müdürlüğü ne yatırılması ve makbuzlarının B zarfının içinde sunulması gerekir Geçici teminatın iadesi İhale üzerine kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları ihaleden sonra idarenin Mali İşler Müdürlüğü ne teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir İhaleyi kazanan isteklinin geçici teminatı ise gerekli kesin teminatın verilip sözleşmeyi imzalaması halinde iade edilir İhale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat, sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir Geçici teminatın iadesi, istekliye veya yetkili temsilcisine imza karşılığı elden teslim edilmek suretiyle yapılır. 4. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ ve SÖZLEŞME YAPILMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR 4.1. Tekliflerin alınması ve açılması Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar idareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir İdarece, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır: İdare, teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan idarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin İstekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar belirlenerek değerlendirmeye alınmaz İdarece teklif zarfları alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı, yeterlilik şartlarını haiz olup olmadığı ve geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya yeterlik şartları uygun olmayan istekliler belirlenir Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz Tekliflerin değerlendirilmesi Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik veya usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve usulüne uygun olduğu tespit edilen istekliler, ihale konusu işe ilişkin demonstrasyona davet edilecektir. 13/21

14 İsteklilerin demosu Teknik şartnamenin 12 inci maddesinde belirtilen kriterlere göre değerlendirilecektir İsteklinin, demoda Teknik şartnamenin 12 inci maddesinde detayları belirtilen kriterleri karşılaması zorunlu olup yeterli bulunmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi İdare tarafından, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden tekliflerini açıklamaları istenebilir. Açıklama talebi için tüm isteklilere idare tarafından eşit süre verilir Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanlarında belirtilen şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz İdarenin açıklama talebi ve isteklinin bu talebe vereceği cevaplar yazılı olacaktır Aşırı düşük teklifler İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister İdare; Hizmet sürecinin, verilen hizmetin ve gerçekleştirme yönteminin ekonomik olması, Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin hizmetin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, Hizmetin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesi İdare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez İhale nin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi Bu ihalede tekliflerin değerlendirilmesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en uygun olanıdır Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin birden fazla istekli tarafından verilmiş olması halinde, bu isteklilerden revize teklif istenir. 14/21

15 4.7. İhalenin karara bağlanması Yapılan değerlendirme sonucunda Yönetim Kurulu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren İstekli üzerinde bırakılarak karara bağlanır İhale üzerine kalan isteklinin yasaklı olduğunun tespit edilmesi halinde varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin, ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit edilerek ihale karara bağlanır Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi Kesinleşen ihale kararı, ihale üzerinde bırakılan istekliye bildirilir İhalenin, idarenin Yönetim Kurulu tarafından iptal edilmesi durumunda isteklilere bildirim yapılır Sözleşmeye davet İdare, ihaleyi kazanan istekliyi, ihalenin karara bağlanmasını müteakip 10 (on) gün içinde sözleşmeyi imzalamaya davet edecektir. Bu davet yazısında, tebliğ tarihini izleyen 10 (on) içinde yasal yükümlüklerini yerine getirmek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir İsteklinin bu davet yazısının bildirim tarihini izleyen 10 (on) gün içinde yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi imzalaması şarttır Kesin teminat İhale üzerinde kalan istekliden sözleşme imzalanmadan önce, ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle, en az %20 (yüzdeyirmi) oranında kesin teminat alınır. Teminatın, teminat mektubu şeklinde verilmesi halinde; kesin teminat mektubu limit içi ve süresiz olacaktır Sözleşme yapılmasında isteklinin görev ve sorumluluğu İhale üzerinde kalan istekli, sözleşmeye davet yazısının bildirim tarihini izleyen 10 (on) gün içinde, ihale tarihinde işbu şartnamenin den e kadar olan maddeleri arasında sayılan durumlarda olmadığına dair belgeler ile bu şartnamenin maddesindeki süre içinde kesin teminatı vererek ve diğer yasal yükümlülüklerini de yerine getirerek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminat iade edilir İhale üzerinde kalan isteklinin, bu şartnamenin maddesindeki süre içinde sözleşmeyi imzalamaması durumunda, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın geçici teminatı gelir kaydedilir Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine bildirim İhale üzerinde bırakılan istekliyle sözleşmenin imzalanamaması durumunda, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının idarece uygun görülmesi kaydıyla bu teklif sahibi istekliyle sözleşme imzalanabilir Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli, bu şartnamenin 4.9 inci maddesi hükümlerine göre sözleşmeye davet edilir. 15/21

16 Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli, sözleşmeye davet yazısının bildirim tarihini izleyen 10 (on) gün içinde, ihale tarihinde bu şartnamenin den e kadar olan maddeleri arasında sayılan durumlarda olmadığına dair belgeler ile kesin teminatı verip diğer yasal yükümlülüklerini de yerine getirerek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminat iade edilecektir Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda, bu teklif sahibinin geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir Sözleşme yapılmasında İdarenin görev ve sorumluluğu İdarenin sözleşme yapılması konusunda yükümlülüğünü yerine getirmemesi halinde istekli, bu şartnamenin maddesinde yer alan sürenin bitmesini izleyen günden itibaren en geç 5 (beş) gün içinde, 10 (on) gün süreli bir noter ihbarnamesi ile durumu idare ye bildirmek şartıyla, taahhüdünden vazgeçebilir Bu takdirde geçici teminatı geri verilir ve istekli teminat vermek için yaptığı belgelendirilmiş giderlerini isteyebilir İhalenin sözleşmeye bağlanması İdare tarafından ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak hazırlanan sözleşme, idare yetkilisi ve yüklenici tarafından imzalanır Sözleşmenin yapılmasına ait her türlü vergi, resim ve harçlar ile sözleşmeye ilişkin diğer giderler de yükleniciye aittir. Sözleşme nedeni ile doğacak damga vergisi, sözleşmenin akdedildiği tarihten itibaren yasal süresi içerisinde ihale üzerinde kalan istekli tarafından yatırılarak makbuzun bir örneği idare ye teslim edecektir. Aksi halde, bu miktar idare tarafından ödenerek ihale üzerinde kalan istekliye yapılacak ilk ödemeden mahsup edilecektir. 5. SÖZLEŞMENİN UYGULANMASI ve DİĞER HUSUSLAR 5.1. Sözleşmenin uygulanmasına ilişkin hususlar Sözleşmenin uygulanmasına ilişkin aşağıdaki hususlar sözleşme tasarısında düzenlenmiştir Ödeme yeri ve şartları Avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı İşe başlama ve iş bitirme tarihi Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları Sözleşme kapsamında yaptırılabilecek ilave işler, iş eksilişi ve işin tasfiyesi Cezalar ve sözleşmenin feshi Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar Anlaşmazlıkların çözüm şekli Fiyat farkı İhale konusu iş için sözleşmenin uygulanması sırasında fiyat farkı hesaplanmayacaktır. 16/21

17 6. DİĞER HUSUSLAR 6.1. İdare, teknik şartnamede detaylı olarak belirtilen işlerin kapsamını değiştirebilir, ilaveler ve/veya eksiltmeler yapabilir İdare, 4734 ve 4735 sayılı kanun hükümlerine tabi olmayıp, ihaleyi yapıp yapmamakta, dilediğine vermekte, uygun bedelin tespitinde ve ihaleyi tamamen iptal etmekte serbesttir. İşbu şartname hükümleriyle Kamu İhale mevzuatına yapılan göndermeler, idarenin ve ihale konusu işin bu mevzuat hükümlerine tabi olduğu anlamını taşımaz İşbu idari şartname, teknik şartname ile sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. 17/21

18 7. STANDART FORMLAR 7.1. Yer Gördü Belgesi TUTANAK. tarihinde.. firması adına, Ankara Ticaret Odası Elektronik Belge Yönetim Sistemi Hizmet Alımına ilişkin teknik şartnamede de belirtilen aşağıda yer alan hususları, ilgili teknik personel yerinde incelemiş, sorularını yöneltmiş, sorularına şifahi olarak cevaplar verilmiş ve bu soruları yazılı olarak sorup, cevapların alınması ve ihaleye ilişkin teklifine eklemesi gerektiği bildirilmiştir. Mevcut bina, birimler ve personel bilgileri Bilgisayar sunucu sistemleri ve network alt yapısı Yazılım lisansları (OCR, işletim sistemleri, veri tabanı, kurumsal uygulamalar vb.) Kurum işleyişi ile ilgili diğer istatistiki bilgiler Ayrıca Firma personeline ihale teklifine ve diğer çalışmalarına ilişkin hazırlaması gereken ön analiz raporu ile ilgili detaylı bilgi verilmiş ve isterler anlatılmıştır. İDARE ADINA FİRMA ADINA 18/21

19 7.2. Teklif Mektubu TEKLİF MEKTUBU ANKARA TİCARET ODASI BAŞKANLIĞINA /. /2014 İhalenin Adı Teklif Sahibinin Ticaret Unvanı Tebligat Adresi Vergi Dairesi/Vergi Numarası Telefon ve Faks Numarası Elektronik Posta Adresi Yukarıda ihale adı yer alan ihaleye ilişkin ihale dokümanını oluşturan tüm belgeler tarafımızdan okunmuş, anlaşılmış ve kabul edilmiştir. Teklif fiyata dahil olduğu belirtilen tüm masraflar ve teklif geçerlilik süresi de dahil olmak üzere ihale dokümanında yer alan tüm düzenlemeleri dikkate alarak teklif verdiğimizi, dokümanda yer alan yükümlülükleri yerine getirmememiz durumunda uygulanacak yaptırımları kabul ettiğimizi beyan ediyoruz. 1) Taahhüdün yerine getirilmesine ilişkin olarak idari şartnamede teklif fiyatına dahil olması öngörülen bütün masraflar teklifimize dahildir. 2) Teklifimiz son teklif verme tarihinden itibaren 45 takvim günü geçerlidir. 3) İhale konusu iş için kendimiz veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten veya vekaleten birden fazla teklif vermediğimizi beyan ediyoruz. 4) Yukarıda yer alan elektronik posta adresimize ve faks numaramıza tebligat yapılmasını kabul ediyoruz. 5) Aldığınız herhangi bir teklifi veya en düşük teklifi seçmek zorunda olmadığınızı kabul ediyoruz. İhale konusu işle ilgili olmak üzere idarenizce yapılacak/yaptırılacak diğer işlerde, idarenizin çıkarlarına aykırı düşecek hiçbir eylem ve oluşum içinde olmayacağımızı taahhüt ediyoruz. 6) İhale konusu işin tamamını; Teklif Edilen Ürün Adı Miktarı Birim Fiyatı Tutarı EBYS - Elektronik Belge Yönetim Sistemi Garanti ve Bakım 1 Adet 3 Yıl TOPLAM TUTAR (K.D.V Hariç) Katma Değer Vergisi hariç [Teklif edilen toplam bedel, para birim belirtilerek rakam ve yazı ile yazılacaktır.] bedel karşılığında yerine getireceğimizi kabul ve taahhüt ediyoruz. Saygılarımızla Ad SOYAD/Unvan-(Kaşe) İmza 19/21

20 7.3. Geçici Teminat GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBU ÖRNEĞİ Tarih : Seri No : Ref No : ANKARA TİCARET ODASI Söğütözü Mah Cad. No: 5/A Söğütözü-Çankaya/ANKARA Odanızca ihaleye çıkarılan [işin adı] işine istekli sıfatıyla katılacak olan [isteklinin adı ve soyadı/ticaret unvanı] nın bu ihale ile ilgili Kanun ve ihale dokümanı hükümlerini yerine getirmek üzere vermek zorunda olduğu geçici teminat tutarı olan [geçici teminatın tutarı]... yi 1 [bankanın adı] garanti ettiğinden, ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde; geçici teminatın gelir kaydedileceği hallerin ortaya çıkması halinde, protesto çekmeye, hüküm ve adı geçenin iznini almaya gerek kalmaksızın ve adı geçen ile Odanız arasında ortaya çıkacak herhangi bir uyuşmazlık ve bunun akıbet ve kanuni sonuçları dikkate alınmaksızın, yukarıda yazılı tutarı ilk yazılı talebiniz üzerine derhal ve gecikmeksizin Odanıza veya emrinize nakden ve tamamen ve talep tarihinden ödeme tarihine kadar geçen günlere ait kanuni faiziyle birlikte ödeyeceğimizi [bankanın adı] nın imza atmaya yetkili temsilcisi ve sorumlusu sıfatıyla ve [bankanın adı] ad ve hesabına taahhüt ve beyan ederiz. Bu teminat mektubu../../... 2 tarihine kadar geçerli olup bu tarihe kadar elimize geçecek şekilde tarafınızdan yazılı tazmin talebinde bulunulmadığı takdirde hükümsüz olacaktır. [bankanın adı] [banka şubesinin adı] Şubesi [banka] Yetkililerinin İsim, unvan ve imzası NOT: 1- a)yabancı bankaların veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantilerine dayanılarak verilecek mektuplarda, kontrgarantiyi veren yabancı banka veya kredi kuruluşunun ismi ve teminatın kontrgarantili olduğu belirtilecektir. Teklife esas para birimi Türk Lirası ise kontrgarantilere dayanılarak verilecek teminat mektupları Türk Lirası üzerinden düzenlenecektir. b) İdari şartnamenin Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi başlıklı maddesinde yabancı para birimi veya yabancı para birimleri cinsinden teklife izin verilmesi durumunda; istekliler, teminat mektuplarını tekliflerine esas para birimi cinsinden düzenleyeceklerdir. 2- Teminat mektubunun Türk Lirası dışında bir para birimi cinsinden düzenlenmesi halinde, teminat mektubunun sonuna İşbu teminat mektubunun tazmini halinde; mektup tutarı.. [İlgili Yabancı Para Birimi] olarak tarafınıza ödenecektir. paragrafına yer verilecek, ancak, teminat mektubu yabancı para birimi cinsinden düzenlenmekle birlikte, idarenin mali mevzuatı gereği ancak Türk parası cinsinden tahsilatın yapılabildiği durumlarda ise bu paragrafın yerine İşbu teminat mektubunun tazmini halinde; mektup tutarı tazmin tarihinde geçerli Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden ödenecektir. paragrafına yer verilecektir. 1 Teklifin verildiği para birimi yazılacaktır. 2 İdari şartnamede belirtilen geçici teminat mektubu geçerlik tarihinden önceki bir tarih olmamak üzere istekli tarafından belirlenecektir. 20/21

21 7.4. Kesin Teminat KESİN TEMİNAT MEKTUBU ÖRNEĞİ Tarih : Seri No : Ref No : ANKARA TİCARET ODASI Söğütözü Mah Cad. (Eski 2. Cad.) No: 5/A Söğütözü/ANKARA Odanızca yapılan ihale sonucunda [işin adı] işini taahhüt eden yüklenici [yüklenicinin adı] nın ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerini yerine getirmek üzere vermek zorunda olduğu kesin teminat tutarı [kesin teminatın tutarı]... yi 3 [bankanın adı] garanti ettiğinden, yüklenici; taahhüdünü ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine göre kısmen veya tamamen yerine getirmediği taktirde, Protesto çekmeye, hüküm ve adı geçenin iznini almaya gerek kalmaksızın ve [yüklenicinin adı] ile Odanız arasında ortaya çıkacak herhangi bir uyuşmazlık ve bunun akıbet ve kanuni sonuçları dikkate alınmaksızın, yukarıda yazılı tutarı ilk yazılı talebiniz üzerine derhal ve gecikmeksizin odanıza nakden ve tamamen, talep tarihinden ödeme tarihine kadar geçen günlere ait kanuni faiziyle birlikte ödeyeceğimizi [bankanın adı] imza atmaya yetkili temsilcisi ve sorumlusu sıfatıyla ve [bankanın adı] ad ve hesabına taahhüt ve beyan ederiz. Bu teminat mektubu../../... 4 tarihine kadar geçerli olup bu tarihe kadar elimize geçecek şekilde tarafınızdan yazılı tazmin talebinde bulunulmadığı takdirde hükümsüz olacaktır. [bankanın adı] [banka şubesinin adı] Şubesi [banka] Yetkililerinin İsim, unvan ve imzası NOT: 1- a) Yabancı bankaların veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantilerine dayanılarak verilecek mektuplarda, kontrgarantiyi veren yabancı banka veya kredi kuruluşunun ismi ve teminatın kontrgarantili olduğu belirtilecektir. Teklife esas para birimi Türk Lirası ise kontrgarantilere dayanılarak verilecek teminat mektupları Türk Lirası üzerinden düzenlenecektir. b) İdari şartnamenin Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi başlıklı maddesinde yabancı para birimi veya yabancı para birimleri cinsinden teklife izin verilmesi durumunda; teminat mektubu sözleşmede yer alan para birimi cinsinden düzenlenecektir. 2- Teminat mektubunun Türk Lirası dışında bir para birimi cinsinden düzenlenmesi halinde, teminat mektubunun sonuna İşbu teminat mektubunun tazmini halinde; mektup tutarı.. [İlgili Yabancı Para Birimi] olarak tarafınıza ödenecektir. paragrafına yer verilecek, ancak, teminat mektubu yabancı para birimi cinsinden düzenlenmekle birlikte, idarenin mali mevzuatı gereği ancak Türk Lirası üzerinden tahsilatın yapılabildiği durumlarda ise bu paragrafın yerine İşbu teminat mektubunun tazmini halinde; mektup tutarı tazmin tarihinde geçerli Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden ödenecektir. paragrafına yer verilecektir. 3 Teklifin verildiği para birimi yazılacaktır. 4 Bu süre, Yapım İşleri İhalelerinde kesin kabul tutanağının onaylandığı tarih, yapım işleri dışındaki işlerde, alınan mal veya yapılan iş için garanti süresi öngörülmesi halinde, garanti süresinin dolduğu tarih, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise işin bitiş tarihi dikkate alınarak idare tarafından belirlenen süreden daha kısa olamaz. 21/21