1- GENEL BİLGİLER KISALTMALAR Bu prosedürde kısaltma kullanılmamıştır.

Transkript

1 1- GENEL BİLGİLER 1.1- AMAÇ deposunda bulunan malzeme ve ekipmanın saklanması, teslim alınması, teslim edilmesi işlemlerinin ilgili mevzuata göre sistemli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır KAPSAM Bu plan ne alınacak malzemelerin tespiti, alınan malzemelerin depoya giriş-çıkışını, sayımını, taşınır yönetim hesabını kapsar KISALTMALAR Bu prosedürde kısaltma kullanılmamıştır TANIMLAR Bu prosedürde tanımı yapılması gereken terim bulunmamaktadır SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından Başhekim, İdari ve Mali İşler Müdürü, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri, Ambar Memuru başta olmak üzere tüm çalışanlar sorumludur. 2- TEMEL ESASLAR a) Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve Ambar Memuru b) Malzeme ihtiyaç tespiti. c) Malzeme girişi. d) Malzeme çıkışı. e) Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler. f) Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi. g) Taşınır Yönetim Hesabı. h) Tehlikeli Maddeler i) Malzeme takibi. j) Yerleşim planı ve istifleme k) Isı, ışık ve nem kontrolü. l) Risk tanımları m) Cihaz arızaları. 3- TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ ve AMBAR MEMURU Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Sayfa 1 / 11

2 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinin Görev ve Sorumlulukları a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. ç) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. d) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. e) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. f) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. g) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. ğ) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. h) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. i) Ayrıca Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi sorumluluğunda bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. Ambar Memurunun Görev ve Sorumlulukları Ambar Memuru ambar ve depoya konulacak erzak, eşya, alet ve malzemenin geçici kabul ve kat'i tesellüm işlemleriyle, bunların gerek Taşınır Mal Yönetmeliği ve gerekse bu yönetmelik hükümlerine göre ihraçlarını ve bunlarla ilgili kayıtları ve diğer işlemleri yapar. Ambar ve depo memuru erzak eşya ve malzemenin iyi bir şekilde korunmasıyla bunlardan bozulmaya müsait olanların zarara uğramadan bir an evvel sarf veya kurumlara devri suretiyle elden çıkarılması ile ilgili işlemlerin yapılması için Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine zamanında haber vermekle yükümlüdür. Ambardan çıkan maddeleri otomasyon sistemine günü gününe kaydeder. 4-MALZEME İHTİYAÇ TESPİTİ Kullanılan otomasyon sistemine tüm malzemelerin kritik stok seviyesi belirlenecektir. Kritik stok seviyesi belirlenirken ilgili malzemenin ortalama kullanım miktarı göz önünde Sayfa 2 / 11

3 bulundurulacaktır. Kritik stok seviyesi malzemenin yeniden sipariş edilip, gelinceye kadar geçecek sürede ambarda bulundurulması zorunlu olan asgari miktardır. Satın alma işlemi gerçekleşen malzemelerin kritik stok seviyesine düşmesi halinde ilgili firmaya, Satın Alma İşlemi Gerçekleşen Malzemelere Ait Sipariş Formu kullanılarak istemde bulunulacaktır. Herhangi bir firmadan gelecek malzeme kalmaması, malzemenin kritik stok seviyesine düşmesi ve birimlerden gelen malzeme ihtiyaçlarının depoda bulunmaması halinde İhtiyaç Tespit Formu Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından doldurularak İhtiyaç Tespit Komisyonuna sunulur. 5-MALZEME GİRİŞİ 5.1. Satın Alınan Taşınırların Girişi a) Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla üçer nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. b) Alımı bir merkezden yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırın teslim edildiği birimlerce Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, gelen fişlere dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere Taşınır İşlem Fişi düzenler. Diğer birimlerden alınan Fişler, düzenlenen bu Fişin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriş kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de ilgili diğer birimler adına çıkış kaydedilir. c) Farklı hesaplara kaydı gereken taşınırların aynı faturada yer alması halinde, faturadaki taşınırların kaydedileceği hesap sayısınca fatura fotokopileri çıkarılır ve üzerine her hesap için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin numarası yazılır. Fişin birinci nüshası ödeme emri belgesine, ikinci nüshası ise ödeme emri belgesinin harcama biriminde kalan nüshasına bağlanır. Üçüncü nüshası, muayene ve kabul komisyon tutanağı veya idare yetkilisince düzenlenmiş kabul belgesi ile birlikte, sıralı olarak dosyalanır. d) Satın alınan dergi ve gazete gibi süreli yayınların bedellerinin ödenmesi sırasında Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Söz konusu yayınlardan cilt birliği sağlananlar, ciltletildikten sonra Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır Bağış Ve Yardım Yoluyla Edinilen Taşınırların Girişi Bağış ve yardım olarak edinilen taşınırlar teslim alındığında, taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Fişin birinci nüshası bağış ve yardım edene verilir veya gönderilir Sayım Fazlası Taşınırların Girişi Sayfa 3 / 11

4 Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır İade Edilen Taşınırların Girişi a) Kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenler, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taşıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karşılığında teslim alınır ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek tekrar giriş kaydedilir. Fişin birinci nüshası taşınırları iade edene verilir. b) Yönetmelik eki taşınır kod listesinde tüketim malzemesi olarak sınıflandırılan taşınırlardan, üzerine kayıt yapmak veya yeniden formatlanmak ya da doldurulmak suretiyle tekrar kullanılması mümkün olanların, görevin tamamlanmasını takiben ambara iadesi zorunludur. Bu şekilde iade edilen taşınırlar hakkında (a) Fıkrasına göre işlem yapılır. c) Kullanılmak üzere zimmetle verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Zimmet Fişleri, ilgili bölüm imzalanarak zimmetinden düşülen kişiye geri verilir ve Dayanıklı Taşınırlar Defterinde gerekli kayıtlar yapılır Devir Alınan Taşınırların Girişi a) Bedelsiz olarak devir alınan taşınırlar, devreden idarenin Taşınır İşlem Fişinde gösterilen değer esas alınarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile giriş kaydedilir ve Fişin bir nüshası yedi gün içerisinde devreden idarenin çıkış kaydına esas Taşınır İşlem Fişine bağlanmak üzere gönderilir. Devralan idarenin yapmış olduğu taşıma giderleri taşınırın değeri ile ilişkilendirilmez. b) Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında devredilen taşınırların alınmasında da Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve Fişin birinci nüshası ilgili taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine verilir. c) Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez Tasfiye İdaresinden Edinilen Taşınırların Girişi 24/11/2000 tarihli ve 2000/1724 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Tasfiye Tüzüğü hükümlerine göre tasfiye idaresince kamu idarelerine bedelli veya bedelsiz devredilen taşınırlar karşılığında Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve giriş kaydedilir. Fişin birinci nüshası taşınırı teslim eden işletme yetkilisine verilir. Sayfa 4 / 11

5 6-MALZEME ÇIKIŞI 6.1 Tüketim Suretiyle Çıkış a) Tüketim malzemeleri, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedilir. b) Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz. c) Tüketim malzemelerinin çıkış kayıtları, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılır Kullanım Suretiyle Çıkış a) Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verilir. b) Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir ve taşınırlar ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilir Devir Suretiyle Çıkış a) Bedelsiz olarak devredilen taşınırların çıkışı Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek yapılır. Fişin bir nüshası taşınırın devredildiği idareye verilir. Devir alan idareden alınan Fiş, düzenlenen Fişin ekine bağlanır. b) Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında devredilen taşınırlar için de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve Fişin birinci nüshası devredilen harcama biriminin taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine verilir. c) Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir, ancak bu Fişler muhasebe birimine gönderilmez Satış Suretiyle Çıkış İlgili mevzuatı çerçevesinde satılan taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek çıkış kaydedilir. Satışa ilişkin karar veya onayın bir nüshası Fişin birinci nüshasına bağlanır Kullanılmaz Hale Gelme, Yok Olma Veya Sayım Noksanı Nedeniyle Çıkış a) Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale Sayfa 5 / 11

6 gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. b) Eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş bayrakların Türk Bayrağı Tüzüğünün 38 inci maddesi uyarınca çıkarılan Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik hükümleri gereğince ilgili yerlere teslim edilmesinde de (a) Fıkrası hükmü uygulanır. c) (a) ve (b) Fıkralarında belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve 5 inci madde hükmüne göre işlem yapılır Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış a) Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. b) Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir. c) Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir. d) Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlardan kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşan taşınırlar ise kamu idaresi üst yöneticisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. e) (a) Fıkrasına göre harcama yetkilisince oluşturulacak komisyon tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. İmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. İmha işleminde özel mevzuat hükümleri öncelikle dikkate alınır. f) Hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanır Çıkış İşleminde Dikkat Edilecek Hususlar Kurumumuzdaki tüm birimler ihtiyaçlarını otomasyon üzerinden talep edecektir. Otomasyon kullanıcı kimliği olmayan birimler istemlerini Ambar Memuru nun düzenlediği Taşınır İstek Belgesi ile yapacaktır. Düzenlenen Taşınır İstek Belgesi dosyalanmak üzere çıkış yapılan birime verilir. Sayfa 6 / 11

7 Düzenlenen Taşınır İşlem Fişi, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve talepte bulunan birim sorumlusu tarafından imzalandıktan sonra depodan malzeme çıkışı yapılır. Depoya giren ve depodan çıkan malzemeler, otomasyon sistemine günü gününe kaydedilir. Demirbaş malzemeler sicil numaralarını gösteren demirbaş etiketi yapıştırıldıktan sonra Taşınır Zimmet Fişi düzenlenerek depodan çıkış işlemi gerçekleştirilir. Gün içinde düzenlenen tüm Taşınır İşlem Fişleri mesai sonunda MKYS ye gönderilir Poliklinik ve bürolarda bulunan eşya, envanter listesi ile tespit edilerek bulunduğu odanın duvarına asılır. Bu listelere göre eşyanın kontrolü yapılır. Polikliniklerde gereksiz malzeme stoklanmasını önlemek ilaç ve malzemelerin bozulma riski de göz önünde bulundurularak azami 15 günlük ihtiyacı karşılayacak kadar malzeme çıkışı yapılır. Birimlere çıkışı yapılan malzemelerin etkin ve verimli kullanılmasının takibi için Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi istediği an denetim yapabilir. 7-SAYIM VE SAYIM SONRASI YAPILACAK İŞLEMLER a) Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır. b) Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır. c) Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır. d) Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir. e) Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır. f) Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilir. Sayfa 7 / 11

8 g) Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. h) Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir. i) Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur. 8- TAŞINIR GİRİŞ VE ÇIKIŞ İŞLEMLERİNİN MUHASEBE BİRİMİNE BİLDİRİLMESİ a) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderilir. Diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur. b) Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları otomasyondan çıkartılan Saymanlık İşlem Fişi ile aylık olarak muhasebe birimine bildirilir. 9-TAŞINIR YÖNETİM HESABI Harcama yetkisı tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. a)taşınır yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşur: aa) Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, ab) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, ac) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, ad) Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak. Sayfa 8 / 11

9 b) Taşınır yönetim hesabı aşağıda açıklandığı şekilde hazırlanır ve ilgili yerlere gönderilir: ba) Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerince, sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. bb) (a) bendine göre düzenlenecek cetvellerin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisince, Cetvelin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir. bc) Muhasebe yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisine geri gönderir. bd) Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştaya, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar ilgili taşınır konsolide görevlisine gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir. 10-TEHLİKELİ MADDELER Tehlikeli maddelerin yönetimi Baştabipliği Tehlikeli Maddelerin Yönetimi Prosedürünüe göre yapılacaktır. 11-MALZEME TAKİBİ Depoda bulunan ilaç, tıbbi sarf ve tüketim malzemelerin stok takibi HBYS üzerinden yapılacaktır. Depoda bulunan tüm sarf malzemelerin kritik stok seviyesi ve maksimum stok seviyesi belirlenecektir. Belirlenen seviyelerde sapma olması durumunda otomasyon sistemi uyarı verecek şekilde düzenleme yapılacaktır. Depoda bulunan tüm malzemelerin miad kontrolü otomasyon sistemi üzerinden takip edilecektir. Son kullanma tarihine 3 (üç) ay kalan malzemel er için otomasyon sistemi uyarı verecek şekilde düzenleme yapılacaktır. Miadı yaklaşan malzemelerin ilgili firmaya iadesi ya da değişimi yoluna gidilecektir. 12-YERLEŞİM PLANI ve İSTİFLEME Malzemelerin yerleşim yerini gösteren yerleşim planı hazırlanacak ve depoda uygun bir yere asılacaktır. Yerleşim planı güncel olacaktır. Depolarda hemzemin istifleme yapılmayacak, istifleme tavandan en az 40 cm aşağıda olacaktır. Malzemenin cinsine göre yerleştirme yapılacak, tehlikeli maddelerin istiflemesi Baştabipliği Tehlikeli Maddelerin Yönetimi Prosedürüne göre yapılacaktır. Sayfa 9 / 11

10 13-ISI, IŞIK VE NEM KONTROLÜ Deponun ısı ve nem kontrolü Isı ve Nem Kontrol Formu kullanılarak günlük olarak yapılacaktır. Buzdolabında korunması gereken malzeme olduğunda aynı form kullanılarak ısı ve nem takipleri yapılacaktır. Işıktan korunması gereken malzemeler için karanlık bölüm ya da ışık geçirmez dolaplar kullanılacaktır. 14-RİSK TANIMLARI Depo için olası riskler ve alınacak önlemler şunlardır. a) Yangın Depoda mutlak surette tam dolu yangın tüpü bulundurulacaktır. Depo personeli yangın tatbikatlarına mutlak surette katılacaktır. Depoya kesinlikle lpg, doğalgaz gibi yanıcı ve patlayıcı malzeme sokulmayacaktır. Elektrikli ısıtıcı, elektrikli soba, çay kahve makinası, ütü gibi aletler depoda çalıştırılmayacaktır. b) Su Baskını Depoda olası su baskınları göz önünde bulundurularak yerleştirme yapılacaktır. Hemzemin istifleme yapılmayacak, sudan etkilenebilecek ürünler üst raflara yerleştirilecektir. c) Haşerat Depoda fare, böcek, güve, hamam böceği gibi canlıların üremesine karşı gerekli tüm dezenfeksiyon önlemleri alınacaktır. Merkez binasının rutin ilaçlamalarında depo kesinlikle atlanmayacak ve depoya uygun kimyasallarla ilaçlama yapılacaktır. Herhangi bir istenmeyen canlının görülmesinde rutin ilaçlama beklenmeyecek derhal mücadeleye başlanacaktır. d) Hırsızlık ve Sabotaj Hırsızlık ve sabotaja karşı depo girişi ve depo içerisinde uygun yerlere güvenlik kamerası konulacaktır. Pencerelerde demir korkuluk olacaktır. Depo personelinin depoyu terk etmesi gerektiğinde depo ana kapısı açık bırakılmayacak mutlak surette kilitlenecektir. a) Deprem Depreme yönelik tüm tedbirler alınacak, olası deprem riskine karşı depoda bulunan raflar duvara sabitlenecektir. Sayfa 10 / 11

11 15) CİHAZ ARIZALARI Arızalanan cihazlar garanti kapsamındaysa kurumumuz teknisyenleri tarafından kesinlikle müdahale edilmeyecek ve ilgili firmaya gönderilecektir. Garanti kapsamında ya da garantisi biten tüm cihazlar teknik servise gönderilirken Servise Gönderilen Cihazlara Ait Bilgi Formu kullanılacaktır. 16YÜRÜRLÜK Bu prosedür yayımı tarihinde yürürlüğü girer. Sayfa 11 / 11