HALKLA İLİŞKİLER VE ORGANİZASYON HİZMETLERİ

Transkript

1 T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI HALKLA İLİŞKİLER VE ORGANİZASYON HİZMETLERİ HALKLA İLİŞKİLERDE ORGANİZASYON 342PR0016 Ankara, 2011

2 Bu mdül, mesleki ve teknik eğitim kul/kurumlarında uygulanan Çerçeve Öğretim Prgramlarında yer alan yeterlikleri kazandırmaya yönelik larak öğrencilere rehberlik etmek amacıyla hazırlanmış bireysel öğrenme materyalidir. Millî Eğitim Bakanlığınca ücretsiz larak verilmiştir. PARA İLE SATILMAZ. i

3 İÇİNDEKİLER AÇIKLAMALAR...iii GİRİŞ...1 ÖĞRENME FAALİYETİ AÇILIŞ TÖRENİ, YIL DÖNÜMÜ, AĞIRLAMA TÖRENLERİ Açılış Töreni, Yıl Dönümü Törenlerinde Kullanılacak Halkla İlişkiler Teknikleri Ağırlama Törenleri...6 UYGULAMA FAALİYETİ...8 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...10 ÖĞRENME FAALİYETİ TOPLANTI VE KONGRELER Tplantılar Tplantıların Genel Özellikleri Tplantı Organizasynlarında Kullanılacak Teknikler Kngreler Tanımı Türleri Özellikleri...22 UYGULAMA FAALİYETİ...24 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...29 ÖĞRENME FAALİYETİ BİLİMSEL TOPLANTILAR Söyleşi Tanımı Knferanslar Tanımı Özellikleri Seminerler Tanımı Özellikleri Sempzyum Tanımı Özellikleri Panel Tanımı Özellikleri...35 UYGULAMA FAALİYETİ...40 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...42 ÖĞRENME FAALİYETİ SERGİ VE FUARLAR Sergiler...43 i

4 Tanımı Özellikleri Türleri Fuarlar Tanımı Özellikleri...45 UYGULAMA FAALİYETİ...55 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...59 MODÜL DEĞERLENDİRME...60 CEVAP ANAHTARLARI...62 KAYNAKÇA...64 ii

5 AÇIKLAMALAR KOD ALAN DAL/MESLEK MODÜLÜN ADI MODÜLÜN TANIMI AÇIKLAMALAR 342PR0016 Halkla İlişkiler ve Organizasyn Hizmetleri Halkla İlişkiler Halkla İlişkilerde Organizasyn Organizasynlarla ilgili temel bilgilerin, becerilerin kazandırıldığı öğrenme materyalidir. SÜRE 40/24 ÖN KOŞUL YETERLİLİK MODÜLÜN AMACI EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMLARI VE DONANIMLARI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Halkla İlişkiler ve Basın mdülünü başarmış lmak Organizasynlarla ilgili temel bilgileri öğrenmek ve başarılı bir biçimde rganizasyn düzenlemek Genel Amaç Gerekli rtam sağlandığında rganizasyn düzenleyebileceksiniz. Amaçlar 1. Açılış, yıl dönümü, ağırlama törenleri düzenleyebileceksiniz. 2. Tplantı rganizasynları yapabileceksiniz. 3. Söyleşi, panel, seminer, sempzyum, knferans düzenleyebileceksiniz. 4. Sergi ve fuar düzenleyebileceksiniz.. Sınıf rtamında kitap, defter, kalem, hizmet sektörü için gerekli lan tüm malzemeler, stant malzemeleri Mdül içinde yer alan her öğrenme faaliyetinden snra verilen ölçme araçları ile kendinizi değerlendireceksiniz. Öğretmen mdül snunda ölçme aracı (çktan seçmeli test, dğru-yanlış vb.) kullanarak mdül uygulamaları ile kazandığınız bilgi ve becerileri ölçerek sizi değerlendirecektir. iii

6 iv

7 GİRİŞ GİRİŞ Sevgili Öğrenci, İşletmelerin başarılı labilmeleri için halkla ilişkiler araçlarını etkin biçimde kullanmaları gerektiği tartışma götürmez bir gerçektir. Günümüz rekabet rtamında rakiplerinin bir adım lsun önlerine geçmeye çalışan işletmeler açısından bu rganizasynlar çk önemlidir. En etkili halkla ilişkiler araçlarından lan rganizasynlara büyük bir titizlikle hazırlanmak gerekir. İşletmelerin başarıyla gerçekleştirdikleri rganizasynlar firmanın hem imajını güçlendirmekte hem de kendilerini, amaçlarını tanıtmada yardımcı lmaktadır. Bu mdül ile rganizasynlara nasıl hazırlanılacağını, rganizasyn sırasında ve snrasında neler yapılması gerektiğini öğreneceksiniz. 1

8 2

9 ÖĞRENME FAALİYETİ-1 ÖĞRENME FAALİYETİ-1 AMAÇ Gerekli rtam sağlandığında, açılış, yıl dönümü, ağırlama törenleri düzenleyebileceksiniz. ARAŞTIRMA Açılış, yıl dönümü, ağırlama törenleri ile ilgili çeşitli kaynaklardan araştırma yapınız. İnternetten daha önce düzenlenmiş lan rganizasynlarla ilgili bilgi tplayınız. Bu rganizasynların davetiyelerini, ftğraflarını inceleyiniz. Bu tür rganizasynlar yapan şirketleri ziyaret edip yetkililerle görüşerek çalışmaları hakkında bilgi alınız. 1. AÇILIŞ TÖRENİ, YIL DÖNÜMÜ, AĞIRLAMA TÖRENLERİ 1.1. Açılış Töreni, Yıl Dönümü Törenlerinde Kullanılacak Halkla İlişkiler Teknikleri Açılış, bir örgütün ilk kez hizmete girişi veya bir malın ilk kez piyasaya sürülüşü nedeniyle yapılan bir etkinliktir. Yıl dönümü kutlamaları ise bir örgütün ilk kez çalışmaya başladığı günde veya bu günün yıl dönümlerinde yapılan kutlamalardır. Her iki kutlama türü de örgütün halkla ilişkiler çalışmalarını gösterebilecekleri anlamlı günler kapsamında düşünülmektedir. Bu tür kutlamalarda halk, örgüt ile ilişkilerini belirleme, iyileştirme, tartışma imkânı bulur. Ayrıca, yıl dönümü kutlamalarında, örgütün kuruluşundan bu yana geçirdiği aşamaların, gelişmelerin de gruplara sunulması lanağı yaratıldığından etkin bir tanıtım eylemi larak yarar sağlamaktadır. Açılış ve yıl dönümü çalışmalarında yönetim hem kendi içinde hem de bazı örgütlerden yardım alarak planlı bir çalışma yapmalıdır. Gerek örgütte çalışanların gerek diğer örgütlerin bazı sendika, dernek, sanayi ve ticaret daları vb. görüş ve önerileri alınarak 3

10 etkinlikler düzenlenir. Yönetimin, örgüt ve çevresindekilere ulaştırmak istediği mesajlar bu etkinliklerle, çalışanlara, yerel tpluma ve diğer gruplara iletilir. Açılış ve yıl dönümü kutlamalarının yapıldığı günlerde kişilerin yaşamlarına yeni byutlar kazandıracak ve gereksinimlerini giderecek çalışmalar da gerçekleştirilebilir. Özellikle yıl dönümü etkinlikleri kapsamında özel bazı eylemler (anı eseri yayımlama, yarışma, knferans düzenleme, kkteyl, yemek verme vb.) de gerçekleştirilmektedir. Resim 1.1: Bir üniversitenin açılış töreninden Açılış ve yıl dönümü günlerinde halkla ilişkilerde kullanılan diğer tekniklerden de yararlanılabilmektedir. Bu günlerde basın knferansları, sergiler, film gösterileri, çeşitli brşür, el ilanı, afiş, pankart, gibi yayınların kullanım ve dağıtımı türünde çalışmalar yapılmaktadır. Açılış ve yıl dönümü törenleri etkinlikleri ile örgütün güven ve saygınlığı artar, lumlu tanınması sağlanabilir. Örgütün halkla yakın ilişkisi, tplum için sunduğu yararlı hizmetleri gerçekleştirir. Açılış ve yıl dönümü etkinlikleri düzenleyen kuruluşlar, bir prgram yaparak çalışmaları örgütlemek durumundadır. Örneğin, bir açılış töreni kapsamında davetlilerin belirlenmesi, önemli bir kişi tarafından kurdele kesilmesi, açılış knuşmaları, yerleşim yerlerinin dlaşılması, basına ve önemli kişilere verilecek kkteyl ya da yemeğin düzenlenmesi gibi knularda prgram hazırlanır. 4

11 Resim 1.2: Bir hldingin faaliyetinin açılışı Açılış ve yıl dönümü günleri için başka önemli günlerle çakışmayacak bir tarih seçilmeli, aynı zamanda bu tarih, işi ve üretimi de aksatmamalıdır. Tören hazırlıklarının yapılması için yeterli zaman bırakılmalı, gerek mevsim kşulları (sıcak, sğuk) gerek seçilecek günler açısından, katılımın daha fazla sağlanabileceği tarihler belirlenmelidir. Törenin davetlileri örgütte çalışanlar ve yakınları, diğer örgütlerin temsilcileri, plitikacılar, yakın çevredekiler, basın görevlileri, rady ve televizyn muhabirleri, çeşitli derneklerin yöneticileri labilir. Törenin yer ve zamanını gösteren davetiyeler, kişisel labileceği gibi özel ve persnele ayrılan davetiyeler biçiminde de labilir. Kişisel davetiyeler, ilgililerin adreslerine gönderilen ve cevap isteniyrsa gelinip gelinmeyeceğinin bildirilmesi gereken adres ve telefn numaralarını içeren (LCV) türde davetiyelerdir. Özel davetiyeler, rady, televizyn, basın ile halkın bilgisine sunulan davetiyelerdir. Persnele ayrılar davetiyeler, örgütte çalışan veya örgütle ilgili lan persnele ve ailelerine gönderilen davetiyelerdir. Bu tür haberler işletme gazetesi, kuruluşun haber bülteni, kuruluşta asılan panlarda da duyurulabilir. Açılış ve yıl dönümü törenlerinde, birtakım iç ve dış düzenlemelerin de yapılması gerekmektedir. Araç ve ylların düzenlenmesi, park yerlerinin belirlenmesi gibi çalışmaların 5

12 yanında, tören alanının temizlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması, yazılı dkümanlar, tanıtım brşürü, prgram ve planların knuklara verilecek isim kartlarının dağıtılması, müzik ve ikramların hazırlanması vb. çalışmalar tamamlanmalıdır. Resim 1.3: Lazer gösterisi Açılış ve yıl dönümü törenlerinde sık rastlanan bir uygulama da knuklara rehberlik edecek hsteslerin yl göstermeleri ve gelen knuklara yardımcı lmalarıdır. Halkla ilişkiler görevlileri, kuruluşun bu tür etkinliklerini önceden bir prgramla ilgililere duyurmalı, tören günü için yazılı ve sözlü basına da haber vermelidir. İlgili belge, ftğraf ve knuk listesi de bildirilmelidir. Tören tamamlandıktan snra knuklara ve basın görevlilerine teşekkür mektupları yazılmalıdır. Halkla ilişkiler tekniklerinin pek çğunu kullanarak yapılan bu tür etkinlikler, uygulamada sık görülen çalışmalardır. Örgütlerin önemli ve anlamlı günlerde düzenledikleri çeşitli etkinliklerin yanında kültür-sanat etkinliklerini kapsayan çalışmalar da yürüttükleri görülmektedir. Ulusal düzeyde kutlamaların yapıldığı (Çevre Günü, Çcuk Bayramı, Anneler günü, İnsan Hakları Günü vb.) günlerde de çeşitli etkinlikler düzenlenmektedir. Ayrıca, örgütlerin çeşitli araçlarla gerçekleştirdikleri yarışmalar da halkla ilişkiler faaliyetlerinde lumlu snuçlar yaratmaktadır. Knuya ilişkin örnekler aşağıda sunulmuştur Ağırlama Törenleri Halkla ilişkiler uygulamalarının bir türü de ağırlama-uğurlama törenleri türünde yapılan çalışmalardır. Bu tür bir etkinlikte de diğer halkla ilişkiler çalışmalarında uygulanan prgram ve düzenlemeler geçerlidir. Ağırlama herhangi bir etkinlik için gelen knukların en iyi kşullarda etkinliğe katılımının sağlanması amacıyla örgüt halkla ilişkiler görevlilerinin yapması gereken 6

13 çalışmalar bütünüdür. Örgüte veya örgütün bulunduğu yere gelen knuklar, karşılanarak kalış süresince ilgilenilir. Knuğun geliş nedeni lan etkinlik (bir açılış, düzenlediği bir gezi, knferans vb.) ile ilgili larak yapılan çalışmalar kapsamında ağırlanmaları için gerekli eylemleri içeren prgramların knuklara danışılarak hazırlanması da önemlidir. Halkla ilişkiler görevlileri önceden knuklara bildirilen prgramlara uygun davranmak ve srunsuz bir biçimde ağırlama görevlerini yerine getirmek zrundadır. Prgramlardan sapmalar knukların hşnutsuzluğuna neden lacağından, etkinliğin başarısını da gölgeleyecektir. İlgi göstererek katılan knukların, aynı ilgi ve uygunluk rtamında ağırlanmalarının sağlanması, ilerideki etkinliklerin başarısını da bugünden hazırlayacaktır. Açılış, yıl dönümü, ağırlama törenleri rganizasynlarında yapılacak işlemleri genel larak şöyle sıralanabilir. Tören öncesinde: Yapılacak etkinliğe karar verilir. Mekân ayarlanır. Zaman ayarlanır. Planlama yapılır. Müzik, yemek, süsleme rganizasynu ile ilgili fiyat teklifleri alınır. Gelen teklifler değerlendirilir ve karar verilir. Knuklara rehberlik edecek hstesler ve güvenlik elemanları temin edilir. Bütçeleme yapılır. Davetiyeler hazırlanır. LCV kntrlü yapılır. Yazılı ve sözlü basına haber verilir. Yazılı dkümanlar hazırlanır. İç ve dış düzenlemeler yapılır. Hstesler arasında iş bölümü yapılır. Tören sırasında Knuklar uygun biçimde karşılanır. Tören süresince hsteslerin knuklarla ilgilenmesi sağlanır. Tören sırasında luşan aksaklıklara acil çözümler üretilir. Tören snrasında Gelen knuklara ve basın görevlilerine teşekkür mektubu yazılır. Yapılan rganizasynla ilgili rapr hazırlanır. Kulanılan dkümanlar dsyalanır. 7

14 UYGULAMA FAALİYETİ UYGULAMA FAALİYETİ Okulunuzun kuruluş yıl dönümü için bir tören hazırlayınız. Çalışmalarınızda bu öğrenme faaliyetinde söz edilen aşamaları uygulayınız. İşlem Basamakları Yapılacak etkinliğe karar veriniz. Mekânı ayarlayınız. Zamanı ayarlayınız. Planlama yapınız. Müzik, yemek, süsleme rganizasynu ile ilgili fiyat teklifi alınız. Gelen teklifleri değerlendirerek karar veriniz. Knuklara rehberlik edecek hstesleri ve güvenlik elemanlarını temin ediniz. Bütçeleme yapınız. Öneriler Aktif dinleme yapınız. Gözlem yapınız. İş disipline sahip lunuz. Dikkatli lunuz. İnisiyatif alınız. İş ahlakı ve disipline sahip lunuz. Güler yüzlü lunuz. Kararlı lunuz. Davetiye hazırlayınız. LCV kntrl ediniz. Yazılı ve sözlü basına haber veriniz. Yazılı dkümanı hazırlayınız. İç dış düzenlenmelerin hazırlanmasını yapınız. Hsteslere iş bölümü yapılarak tören süresince knuklarla ilgilenilmesini sağlayınız. Tören sırasında luşabilecek aksaklıkları gideriniz. Gelen knuklara ve basın görevlilerine teşekkür mektubu yazıp gönderiniz. Rapr yazınız. Dsyalama yapınız. 8

15 KONTROL LİSTESİ Bu faaliyet kapsamında aşağıda listelenen davranışlardan kazandığınız becerileri Evet ve Hayır kutucuklarına ( X ) işareti kyarak kntrl ediniz. 1. Yapılacak etkinliğe karar verdiniz mi? 2. Mekânı ayarladınız mı? 3. Zamanı ayarladınız mı? 4. Planlama yaptınız mı? Değerlendirme Ölçütleri Evet Hayır 5. Müzik, yemek, süsleme rganizasynu ile ilgili fiyat teklifi aldınız mı? 6. Gelen teklifleri değerlendirerek karar verdiniz mi? 7. Knuklara rehberlik edecek hstesleri ve güvenlik elemanlarını temin ettiniz mi? 8. Bütçeleme yaptınız mı? 9. Davetiye hazırladınız mı? 10. LCV kntrl ettiniz mi? 11. Yazılı ve sözlü basına haber verdiniz mi? 12. Yazılı dkümanı hazırladınız mı? 13. İç dış düzenlenmelerin hazırlanmasını yaptınız mı? 14. Hstesler arasında iş bölümü yaparak tören süresince knuklarla ilgilenmesini sağladınız mı? 15. Törende luşabilecek aksaklıkları giderdiniz mi? 16. Gelen knuklara ve basın görevlilerine teşekkür mektubu yazıp gönderdiniz mi? 17. Rapr yazdınız mı? 18. Dsyalama yaptınız mı? DEĞERLENDİRME Değerlendirme snunda Hayır şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyrsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Bütün cevaplarınız Evet ise Ölçme ve Değerlendirme ye geçiniz. 9

16 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Aşağıda verilen ifadelerin başındaki bşluğa dğru ise (D), yanlış ise (Y) kyunuz. 1. ( ) Kişisel davetiyeler rady, televizyn, basın ile halkın bilgisine sunulan davetiyelerdir. 2. ( ) Açılış, bir örgütün ilk kez hizmete girişi veya bir malın ilk kez piyasaya sürülüşü nedeniyle yapılan bir etkinliktir. 3. ( ) Tören hazırlıklarının yapılırken mevsim kşulları (sıcak, sğuk) da dikkate alınmalıdır. 4. ( ) Tören davetiyeleri tek tip lmak zrundadır. 5. ( ) Tören sırasında hstesler arasında iş bölümü yapılır. DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karşılaştırınız. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt ettiğiniz srularla ilgili knuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız. Cevaplarınızın tümü dğru ise bir snraki öğrenme faaliyetine geçiniz. 10

17 ÖĞRENME FAALİYETİ-2 ÖĞRENME FAALİYETİ-2 AMAÇ Bu öğrenme faaliyetini tamamladığınızda başarılı bir şekilde tplantı ve kngre düzenleyebileceksiniz. ARAŞTIRMA Tplantı rganizasynları ile ilgili çeşitli kaynaklardan bilgi tplayınız. Yakın çevrenizde bulunan işletmelerden yapmış ldukları tplantılar hakkında bilgi alınız, mümkünse bu tplantılara katılınız. Kngre rganizasynları hakkında çeşitli kaynaklardan araştırma yapınız. Bulunduğunuz ilde gerçekleştirilen kngrelere katılıp gözlem yapınız, ntlar alınız. Bu rganizasynları düzenleyen görevlilerle görüşüp yaptıkları çalışmalarla ilgili bilgi alınız. Tpladığınız bilgileri rapr hâline getirip dsyalayınız Tplantılar 2. TOPLANTI VE KONGRELER Tplantıların Genel Özellikleri Herhangi bir knunun ilgili kesimlere iletilmesini sağlamak amacı ile tplantılar düzenlenmesi sıklıkla uygulanan bir halkla ilişkiler aktivitesidir. Tplantılar hem "knuşma" hem "dinleme" açısından iki yönlü iletişim fırsatı sağlayarak insanları bir araya getirir. Çalışma grubu tplantıları, kalite kntrl çemberleri ve katılımcı yönetim turumları artan sıklıkla kullanılan küçük, göreve yönelik tplantıların örnekleridir. Bu tür yüz yüze bir araya gelmeler rutin görevlerden pahalıdır. Fakat uzun vadede, üretilen fikirler ve takım ruhu luşturmanın etkileri sayesinde eknmik lmaktadır. Özellikle kurum içi halkla ilişkiler çalışmalarında sürekli larak başvurulan tplantı yöntemiyle kimi kuruluşlarda periydik hâlde yönetimin bir taraftan halkla ilişkiler amaçları gerçekleştirilirken diğer taraftan da yöneten yönetilen ilişkileri geliştirilir. 11

18 Tplantı yönteminin kullanılması suretiyle ilişkilerin geliştirilmesi amaçlanan kesimlerin örnekleri arasında bayiler ve rtakları saymak mümkündür. Bayi ilişkilerinde görülebilen srunların çözümü ya da hiçbir srun lmasa dahi ileride dğabilecek birtakım srunların önlenmesi, bayilere yeni mamüllerin tanıtımı veya satış plitikalarındaki yenilikler vs. gibi knularda bilgi vermek, eğitmek ve bayi firma ilişkilerini iyileştirmek için tplantılar düzenlemek, birçk firmanın yılın belirli periydlarında uygulamaya kyduğu bir halkla ilişkiler etkinliğidir. Resim 2.1: Bir şirket tplantısı Tıpkı bayilerle ilişkileri geliştirmekte lduğu gibi özellikle çk rtaklı şirketlerde rtakların firmanın faaliyetleri hakkındaki bilgi edinme ihtiyaçlarını gidermek için de tplantı yöntemi kullanılarak bu tplantılarda rtaklara genel durum hakkında bilgi verilir, rtakların yönetime güven ve sempati duyması sağlanmaya çalışılır. Tplantı yöntemi iç halkla ilişkiler amaçları, bayi ve rtaklarla ilişkileri geliştirme amaçlarının dışında belirli bir knunun tanıtılması için kamuya açık larak da düzenlenebilir. Böylesine bir amaç hedeflendiğinde tplantının başarıya ulaşabilmesi için knuların çk yönlü larak ele alınması, katılacak kişilerin labildiğince ünlü kişiler arasından seçilmesi, tplantının mümkün mertebe kalabalık bir kitle tarafından izlenmesinin sağlanması ve varılan snuçların çeşitli iletişim araçları ile kamuya yansıtılması gereklidir Tplantı Organizasynlarında Kullanılacak Teknikler 12

19 Özellikle iç müşteri ya da önemli dış müşterileri bir araya getiren tplantıların planlanmasında halkla ilişkiler uzmanlarına büyük srumluluklar düşmektedir. Bu tip tplantılar üst yöneticiler ve yatırım yaptıkları işletmeden kazanç bekleyen hissedarlar açısından önem taşıyan aktivitelerdir. Bu tür büyük tplantılar hazırlamak için luşturulan kntrl listeleri kapsamlıdır. Bu yüzden çğu kurum ve kuruluşlar tplantının hiçbir prblem çıkmadan planlanması ve uygulanması için uzmanlaşmış firmalardan da destek almaktadır. Yukarıda sayılan hususların dışında tplantının başarısını etkileyen başka faktörler de vardır. Özellikle tplantı yerinin ve zamanın seçiminde çk titiz davranılması gereklidir. Ulaşım klaylığı ve tplantıyı izlemesi düşünülen kitlenin büyüklüğü, tplantı yeri seçimini etkileyen başlıca faktörlerdir. Sapa bir semtte düzenlenecek bir tplantı gelmek isteyenlerin bile fikirlerini değiştirmesine neden labilirken beklenen izleyici kitlesi için çk büyük bir saln seçilmesi sanki tplantıya beklenenden az kişi gelmiş izlenimi bırakacağından sakıncalıdır. Tplantı duyurularının etkin bir şekilde yapılması ve salnun düzenlenmesi de başarı yüzdesini etkileyen faktörler içinde değerlendirilebilir. Tplantının yapılacağı yerin, tarihinin ve saatinin en az nbeş gün önceden başlamak üzere çeşitli periydlarla kitle iletişim araçları vasıtası ile duyurulması labildiğince geniş bir kitlenin ilgisini çekmek açısından önemlidir. Ayrıca tplantı salnunun ses, ışık düzenlerinin tplantı öncesinde gözden geçirilerek hazır hâle getirilmesi ve şayet tepegöz veya prjeksiyn makinası gibi destek cihazlar kullanılıcaksa bunların da kntrl edilerek önceden yerleştirilmesi de tplantının başarısı bakımından önemlidir. Halkla ilişkilerde tanıma ve tanıtma yöntemi larak bayi tplantılarının önemi büyüktür. Bu nedenle bir bayi tplantısının rganizasyn aşamaları ayrıntılı larak aşağıda verilmiştir. Dikkatlice inceleyiniz Bir Bayi Tplantısının Organizasynu Bayi tplantıları tanıma ve tanıtma amaçlı kullanılan bir halkla ilişkiler faaliyeti larak sıklıkla gündeme gelmektedir. Bir bayi tplantısının amacına ulaşabilmesi için söz knusu tplantının halkla ilişkiler departmanı tarafından tüm ayrıntıları ile düşünülmüş ve rganize edilmiş lması gereklidir. Bir bayi tplantısının başlangıcından snuna kadar tüm iletişim ve rganizasyn faaliyetlerini yürütme görevini halkla ilişkiler birimi ya da ajansları üstlenmiş durumdadır. İyi rganize edilmemiş, iletişim ve lası kriz planları yapılmamış bir tplantının kurum imajını zedeleyeceği kuşkusuzdur. Söz knusu hususların atlanmaması için bir halkla ilişkiler uzmanının gözönünde bulundurması gereken hususlar aşağıda özetlenmiş ve bir uygulama örneği sunulmuştur. Tplantının amacı: Öncelikle tplantının amacı belirlenmelidir (Mtivasyn, Eğitim, Değerlendirme vb.). Tplantı knsepti: Tplantının knsepti belirlenmelidir. Örn: "Hedefimiz: Sürekli Gelişim, Güçlü Gelecek" Tplantının yapılacağı telin seçimi: 13

20 Kullanılacak mekânların keşfinin yapılması Bir krkinin hazırlanması İlgili tel görevlileri ile taslak prgramın yapılması Menülerin seçimi Resim 2.2: Menü seçenekleri İhtiyaç duyulacak teknik dnanımın tespiti Tplantı prgramının belirlenmesi Tplantılara katılmayacak eşler için aktivite prgramının hazırlanması Tplantılara katılacakların tplantı prgramlarının hazırlanması Ortak prgramların hazırlanması Gala gecesi için sanatçı seçimi ve sözleşme yapılması 14

21 Resim 2.3: Sanatçı shwlarından Davet Ulaşım ve isim listeleri Uçak ile gelenler / tbüs / kendi aracı ile gelen bayiler Otbüs hareket zaman çizelgesi İsme yazılı davetiye hazırlığı Davetli listesi Davetiyelerin gönderilmesi Ulaşım Otbüslere pankart asılması Havaalanı karşılama midibüs, pankart asılması Yl yönlendirmeleri Otel çevre düzenlemesi Otel girişi-pan Lbi-karşılama masası düzenleme/stand/bayraklar Tplantı salnu stand ve duvarlar Hşgeldiniz kkteyli mekân düzenlemesi Gala gecesi saln düzenlemesi 15

22 Resim 2.4: Saln düzenlemesi Bayilere verilecek prmsyn knusunda karar Tshirt Bayi eşleri için yelpaze / pare vb. Firma amblemli şapka Hediye saat vb. Bayi dsyası malzemeleri Dsya Blknt Katalg Fiyat listeleri Kalem Kkart Odada bulunacak basılı malzemeler Genel prgram Yönetim kurulu başkanı imzalı bir hşgeldiniz yazısı Ricalarımız (telde davranış, prgrama katılım vb. liste) Bayi tplantısı değerlendirme frmu Basın ilişkileri Gazetecilerin davet edilip edilmemesi kararı 16

23 Magazin prgramı yapımcılarının geceye katılacak sanatçılarla birlikte gelme durumu Basın bülteni hazırlanması Basın bülteni dağıtım prgramı Vide, betacam çekim/ftğraflar, çekim yapacak firmanın seçimi Üretilecekler listesi Değerlendirme ve/veya bilgilendirme sunumu: Değerlendirme eğitim veya bilgilendirme amaçlı vide kaset, CD Rm veya data shw hazırlığının yapılması. Otbüs önlerine pan: Kurumun ambleminin bulunduğu panlar. Adetleri ve byutları belirlenmelidir. Yl yönlendirme levhaları: Kara ylu üzerine yerleştirilecek yönlendirme levhalarının malzemesi, byutları, adeti belirlenmelidir. (X grubu bayi tplantısı/sağ ve sl yöne klar) Otel girişi: Hşgeldiniz pansu byut malzeme belirlenmeli, tel giriş direklerine asılacak kurum bayrakları adedi ve yerleri belirlenmelidir. Anı ftğrafı çektirme alanı: Belirlenecek lan mekâna firma ambleminin yer aldığı pannun asılmalıdır. Genel giydirmeler: Otelde muhtemel alanlarda süsleme amaçlı kullanılacak malzemeler seçilmelidir (küçük büyük fiynklar, slganların yer aldığı pankartlar vb.). 17

24 Resim 2.5: Genel süslemeler Bal salnu giydirilmesi: Sandalyeler, masalar, tavan, sahne yanları, sahne, çiçek takı, çiçek tpları vb. süslemeler hazırlanmalıdır. Resim 2.6: Masa sandalye giydirme X Firması Bayi Tplantısı Prgram Örneği 3 Mayıs Persembe Sabahtan itibaren tele giriş/kayıt/yerleşme ve serbest prgram Hşgeldiniz kkteyli Akşam yemeği 4 Mayıs Cuma Kahvaltı Tarihi yerlere gezi Otele dönüş ve dinlenme Akşam yemeği Özel beach parti 5 Mayıs Cumartesi Kahvaltı Tplantı 1. Bölüm Kahve mlası Tplantı 2. Bölüm 18

25 Anı ftğrafı çekimi Öğle yemeği Öğleden snra serbest prgram Gala yemeği 6 Mayıs 2007-Pazar Kafe Break ve telden ayrılış Tplantı Prgramı Tarihi yerler gezisi prgramı: Cuma Beach party prgramı: Cuma (Beach Bar kenarındaki yeşil alan üzerinde bir parti düzenlenecektir.) Tplanma/içki servisi/band yayın müzik yıl pastası kesimi/havai fişek gösterisi (izin alınmalı) Resim 2.7: Havai fişek gösterisi Rus revüsü gösterisi Animasyn ekibi gösterisi ve dans 19

26 Resim 2.8: Animasyn gösterileri Cumartesi Kayıt/tlerans Yön. kr. Bşk. açılış knuşması (knuşma metni hazırlanacak) Pazarlamada yenilikler knusunda pazarlama müdürünün knuşması Yeni ürünler sunumu Web sayfası tanıtımı Görüşler ve öneriler Kahve arası Değerlendirme ve kapanış knuşması Plaket/yetkili satıcı belgeleri töreni Anı ftğrafı çekimi Gala Gecesi Prgramı Cumartesi Yerleşme Yemek müziği Grup müzik/dansöz Candan Erçetin knseri Dans 20

27 Resim 2.9: Ses sanatçısı Candan Erçetin 2.2. Kngreler Tanımı Çeşitli ülkelerden yöneticilerin, elçilerin, delegelerin katılmasıyla yapılan tplantılara kngre adı verilir. Kngrelerde rtak srunlar ve knular görüşülmek üzere bir araya gelinir. Geniş bir düşünce paylaşım frumudur Türleri Ftğraf 2.10: Kngre salnu Günümüzde iki tür kngre öne çıkmaktadır: Bilimsel amaçlı sektörel kngreler Uluslararası şirketlerin dünyadaki tüm uzantılarının bir araya getirildiği şirket kngreleri 21

28 Bilimsel amaçlı kngrelerde, özellikle tıp, enerji ve telekmünikasyn sektörleri kngre turizminde önemli bir paya sahiptir. Kngre turizminde tanıtım ve imaj çk önemli bir pazarlama unsurudur. Çk kaliteli alt ve üst yapı gereksinimlerine ihtiyaç duyulduğundan planlama diğer turizm türlerine göre çk daha önemlidir Özellikleri Günümüzde kngreler düzenlendikleri ülkeler açısından büyük bir önem kazanmıştır. Öyleki artık kngre turizmi denilen bir turizm klu rtaya çıkmıştır. Kngre turizmi, giderek artan kngre ve knferans faaliyetlerinin rtaya çıkardığı turizm kludur. Dünya genelinde 1995 yılında lan kngre rganizasynu, 2005 yılında 'in üzerinde gerçekleşmiştir. Resim 2.11: Türkiye kngre turizminin önemli merkezi, Antalya Diplmatik kngreler, gerek incelenen knuların genişliği gerek katılanların mevkileri ve tam yetkili lmaları açısından ayrı bir önem taşır. Knuşmacılar hazırladıkları bildirileri sunarak knulara ilişkin araştırma, inceleme ve görüşlerini sunarlar. Kngre rganizasynlarını düzenlerken yapılması gereken işlemler liste şeklinde aşağıda yer almaktadır. Dikkatli bir biçimde inceleyiniz. Yapacağınız uygulama çalışmalarında bu listeden faydalanınız. 22

29 Kngre öncesinde; Kngrenin yeri ve zamanı belirlenir. Kngre alanının özellikleri tespit edilir. Kngre davetiyeleri pstalanır. Saln ve pster alanı ile stant yerlerinin planlaması yapılır. Hst, hstes ve güvenlik elemanları temin edilir. Çevirmenler temin edilir. Knuşmacılar ayarlanır. Knuşmacıların ve katılımcıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçları rganize edilir. Teknik malzeme ve elektrnik dnanım temin edilir. Açılış knuşması yazılır. Prmsyn malzemeleri için fiyat araştırması yapılır. Rapr hazırlanır. Bütçe hazırlanır. Kngre basına ve kamuyuna duyurulur. Prmsyn malzemesi temin edilir. Standın kurulması sağlanır. Kngre sırasında; Davetliler karşılanır. Yaka kartları takılır. Tanıtım yapılır. Katılımcılarla görüşülür. Gezi turları düzenlenir. Kngre sırasında luşabilecek aksaklıklar giderilir. Katılımcılar uğurlanır. Kngre snrasında; Katılımcılara teşekkür mektubu yazılır ve gönderilir. Rapr yazılır. Dsyalama yapılır. 23

30 UYGULAMA FAALİYETİ UYGULAMA FAALİYETİ Eğitimle ilgili önemli bir srunu knu alan çevre kulların katılacağı bir kngre düzenleyiniz. Öğrendiğiniz aşamaları uygulayınız. İşlem Basamakları Öneriler Tplantılar Gerçekleştirilecek tplantının knusunu belirleyiniz. Dikkatli lunuz. Mekânı ayarlayınız. Esnek çalışma saatlerine sahip lunuz. Zamanı ayarlayınız. İnisiyatif alabiliniz. Planlama yapınız. İşi zamanında bitiriniz. Müzik, yemek, süsleme rganizasynu ile Aktif dinleme yapınız. ilgili fiyat teklifi alınız. Gelen teklifleri değerlendirerek karar veriniz. Gözlem yapınız. Knuklara rehberlik edecek hstesleri ve güvenlik elemanlarını temin ediniz. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. Bütçeleme yapınız. Güler yüzlü lunuz. Davetiye hazırlayınız. Kararlı lunuz. LCV kntrl ediniz. Dikkatli lunuz. Tplantının niteliğine göre basına haber veriniz. Esnek çalışma saatlerine sahip lunuz. Tplantı ile ilgili iç ve dış düzenlenmelerinin hazırlanmasını sağlayınız. İnisiyatif alınız. Davetlilerin isim kartlarını hazırlayınız. İşi zamanında bitiriniz. Knukların turma düzenini sağlayınız. Düzenli lunuz. Tplantının srunsuz sürmesini sağlayınız. Gözlem yapınız. Rapr yazınız. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. 24

31 Dsyalama yapınız. Dikkatli ve düzenli lunuz. Kngreler Kngrenin yerini ve zamanını belirleyiniz. Dikkatli lunuz. Kngre alanının özelliklerini tespit ediniz. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. Kngre davetiyelerini pstalayınız. Davetiye yazım kurallarına dikkat ediniz. Saln ve pster alanı ile stant yerlerinin planlamasını yapınız. İşi zamanında bitiriniz. Hst, hstes ve güvenlik elemanlarını temin ediniz. İşi zamanında bitiriniz. Çevirmenleri temin ediniz. Seçici lunuz. Knuşmacıları ayarlayınız. Seçici lunuz. Knuşmacıların ve katılımcıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçlarını rganize ediniz. Dikkatli ve planlı lunuz. Güler yüzlü lunuz. Teknik malzemeyi ve elektrnik dnanımı İşi zamanında bitiriniz. temin ediniz. Açılış knuşmasını yazınız. Kurallara dikkat ediniz. Prmsyn malzemeleri için fiyat araştırması yapınız. Araştırmacı ve dikkatli lunuz. Rapr hâlinde sununuz. Düzenli lunuz. Bütçe hazırlayınız. Planlı ve düzenli lunuz. Kngreyi basına ve kamuyuna duyurunuz. İşi zamanında bitiriniz. Prmsyn malzemesini temin ediniz. Planlı ve düzenli lunuz Standın kurulmasını sağlayınız. Planlı ve düzenli lunuzişi zamanında bitiriniz Davetlileri karşılayınız. Planlı ve düzenli lunuz. İşi zamanında bitiriniz. Yaka kartlarını takınız. Düzenli lunuz. Tanıtımı yapınız. Araştırmacı ve dikkatli lunuz. Katılımcılarla görüşünüz. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. 25

32 Planlı ve düzenli lunuz. İşi zamanında bitiriniz. Gezi turları düzenleyiniz. Kngre sırasında luşabilecek aksaklıkları Planlı ve düzenli lunuz. İşi zamanında gideriniz. bitiriniz. Katılımcıları uğurlayınız. Planlı ve düzenli lunuz. İşi zamanında bitiriniz. Katılımcılara teşekkür mektubu yazıp gönderiniz. Teşekkür mektubu yazma kurallarına dikkat ediniz. Rapr yazınız. Rapr yazma kurallarına dikkat ediniz. Dsyalama yapınız. Planlı ve düzenli lunuz. İşi zamanında bitiriniz. 26

33 KONTROL LİSTESİ Bu faaliyet kapsamında aşağıda listelenen davranışlardan kazandığınız becerileri Evet ve Hayır kutucuklarına ( X ) işareti kyarak kntrl ediniz. Değerlendirme Ölçütleri Tplantılar 1. Gerçekleştirilecek tplantının knusunu belirlediniz mi? 2. Mekânı ayarladınız mı? 3. Zamanı ayarladınız mı? 4. Planlama yaptınız mı? 5. Müzik, yemek, süsleme rganizasynu ile ilgili fiyat teklifi aldınız mı? 6. Gelen teklifleri değerlendirerek karar verdiniz mi? 7. Knuklara rehberlik edecek hstesleri ve güvenlik elemanlarını temin ettiniz mi? 8. Bütçeleme yaptınız mı? 9. Davetiye hazırladınız mı? 10. LCV kntrl ettiniz mi? 11. Tplantının niteliğine göre basına haber verdiniz mi? 12. Tplantı ile ilgili iç ve dış düzenlenmelerinin hazırlanmasını sağladınız mı? 13. Knukların isim kartlarını hazırladınız mı? 14. Knukların turma düzenini sağladınız mı? 15. Tplantının srunsuz sürmesini sağladınız mı? 16. Rapr yazdınız mı? 17. Dsyalama yaptınız mı? Kngreler 18. Kngrenin yerini ve zamanını belirlediniz mi? 19. Kngre alanının özelliklerini tespit ettiniz mi? 20. Kngre davetiyelerini pstaladınız mı? 21. Saln ve pster alanı ile stant yerlerinin planlamasını yaptınız mı? 27 Evet Hayır

34 22. Hst, hstes ve güvenlik elemanlarını temin ettiniz mi? 23. Çevirmenleri temin ettiniz mi? 24. Knuşmacıları ayarladınız mı? 25. Knuşmacıların ve katılımcıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçlarını rganize ettiniz mi? 26. Teknik malzemeyi ve elektrnik dnanımı temin ettiniz mi? 27. Açılış knuşmasını yazdınız mı? 28. Prmsyn malzemeleri için fiyat araştırması yaptınız mı? 29. Rapr hâlinde sundunuz mu? 30. Bütçe hazırladınız mı? 31. Kngreyi basına ve kamuyuna duyurdunuz mu? 32. Prmsyn malzemesini temin ettiniz mi? 33. Standın kurulmasını sağladınız mı? 34. Davetlileri karşıladınız mı? 35. Yaka kartlarını taktınız mı? 36. Tanıtımı yaptınız mı? 37. Katılımcılarla görüştünüz mü? 38. Gezi turları düzenlediniz mi? 39. Kngre sırasında luşabilecek aksaklıkları giderdiniz mi? 40. Katılımcıları uğurladınız mı? 41. Katılımcılara teşekkür mektubu yazıp ve gönderdiniz mi? 42. Rapr yazdınız mı? 43. Dsyalama yaptınız mı? DEĞERLENDİRME Değerlendirme snunda Hayır şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyrsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Bütün cevaplarınız Evet ise Ölçme ve Değerlendirme ye geçiniz. 28

35 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Aşağıda verilen ifadelerin başındaki bşluğa dğru ise (D), yanlış ise (Y) kyunuz. 1. ( ) Tplantılar iki yönlü iletişim fırsatı sağlayarak insanları bir araya getirir. 2. ( ) Çeşitli ülkelerden yöneticilerin, elçilerin, delegelerin katılmasıyla yapılan tplantılara knferans adı verilir. 3. ( ) Tplantı yöntemi, bayi ve rtaklarla ilişkileri geliştirme amaçlarının dışında kullanılan bir yöntem değildir. 4. ( ) İlk önce tplantının amacı belirlenmelidir. 5. ( ) Kngre sırasında standın kurulması sağlanır. DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karşılaştırınız. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt ettiğiniz srularla ilgili knuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız. Cevaplarınızın tümü dğru ise bir snraki öğrenme faaliyetine geçiniz. 29

36 ÖĞRENME FAALİYETİ-3 ÖĞRENME FAALİYETİ-3 AMAÇ Bu öğrenme faaliyetini tamamladığınızda başarılı bir şekilde söyleşi, panel, seminer, sempzyum, knferans düzenleyebileceksiniz. ARAŞTIRMA Bilimsel tplantılarla ilgili çeşitli kaynaklardan araştırma yapınız. Çevrenizde düzenlenen söyleşi, panel, seminer, sempzyum, knferans rganizasynlarını takip ediniz. Katıldığınız bu tplantılarda gözlem yapınız, ntlar alınız. Bu rganizasynları düzenleyen görevlilerle görüşüp yaptıkları çalışmalarla ilgili bilgi alınız. Tpladığınız bilgileri rapr hâline getirip dsyalayınız. 3. BİLİMSEL TOPLANTILAR Bu başlık altında knferans, panel, seminer, sempzyum, söyleşi vb. tplantıları ele almak mümkündür Söyleşi Tanımı Belirli bir knuda knuşmacılar ve dinleyicilerin karşılıklı iletişim kurmaları esasına dayanılarak yapılan tplantılara söyleşi denir. Karşılıklı görüşler bildirilir. Bunun için çift taraflı bir rganizasyndur. Söyleşiye katılanlar samimi lmalı, düşüncelerini yalın bir dille anlatmalıdır. Söyleşilerde bir görüşü kanıtlama amacı güdülmez. Knuya öznel bir bakış açısıyla yaklaşılır Knferanslar Tanımı Knferans belirli bir süre içinde hedef kitlelere değişik görüşlerin iletilmesini sağlayan tek yönlü bir iletişim aracıdır. Knferanslarda, bilim, sanat, fikir adamları ve 30

37 işlenen knunun uzmanları hazırladıkları knuşmaları dinleyicilere aktarırlar. Knuşmacı tarafından alıcılara mesaj gönderilirken iki taraf arasında genellikle bir diyalg kurulmaz. Resim 3.1: Türkiye'nin kıyı ve deniz alanları IV. ulusal knferansı Özellikleri Tek yönlü bir iletişim aracı larak knferans, belirli bir süre içinde ldukça geniş bir kitleye değişik görüşlerin iletilmesini sağlar. Knuşmacı ile katılanlar arasında bir diyalg kurulmaması nedeniyle sunulmak istenen knunun ne ölçüde anlaşıldığı bilinmemektedir. Bilinen tek şey, knferans aracılığıyla katılanlara bazı bilgi ve düşüncelerin verilmek istendiğidir. Knferans sayesinde, yazılı larak veya teker teker karşılıklı ilişki yluyla çk zaman kaybını gerektirecek bir iletişim layı sadece birkaç saat içine sığdırılabilmektedir. Böylece işletme yönetimi, knuşma ve knferanslar yluyla örgütün değerlerini ve görüşlerini gruplara etkin biçimde düşük maliyetle aktarabilmektedir. Buna karşılık knferansın tek yönlü lması geribildirimi engeller ve eğer knferans knusu yeterince ilgi çekmiyrsa beklenen etkinliği sağlamayabilir. Knferans sırasında knuşmacının görevi, dinleyenin dikkatini uyandırmak ve sürdürmektir. İyi bir knferanstan söz edebilmek için katılanların önceden knu üzerinde bilgilendirilmeleri, knuşmacımın tplum psikljisini iyi bilmesi ve ilgiyi sürekli larak knu üzerine çekme yeteneğine sahip bulunması gerekir. 31

38 3.3. Seminerler Tanımı Katılanların belirli knularda aydınlatılmaları ve güncel srunların anlatılması ve tartışılması amacıyla düzenlenen, knferanslara göre daha uzun süreli lan tplantılara seminer adı verilir. Seminerler, kamuyunun güven ve sempatisini kazanmak için uygulanabilecek halkla ilişkiler etkinliklerindendir. Resim 3.2: Seminer ftğrafı Özellikleri Seminerler knferanslardan daha uzun sürelidir. Genelde birkaç turum şeklinde devam etmekte, knuşmacı sayısında sınırlama yapılmamaktadır. Seminerin sn günü ya da sn saatlerinde knu tartışmaya açılabilir, tplantı sru-cevap biçimine dönüşebilir. Seminerler örgütün üzerinde çalıştığı knu veya knular itibariyle düzenlenebileceği gibi kamuyunu ilgilendiren güncel knularda da yapılabilir. Bu aktivitede önemli lan ilgili kesimlerin ve kamuyunun dikkatlerinin örgüt ismi etrafında tplanarak belirli bir imajın yerleştirilmesidir. Seminerlerin labildiğince güncel bir knuda düzenlenmesi gerek basın ve gerekse kamuyunun ilgisini artırıcı bir faktör lacağından, bu hususun gözden uzak tutulmaması ve 32

39 ayrıca tplantı knusunda sözü edilen hususlara dikkat edilmesi seminerin başarısı üzerinde etkili lacaktır. Günümüzde kurumlar, tplumsal srumluluk anlayışları dğrultusunda, bilginin üretilmesi ve paylaşılması amacıyla seminerler düzenledikleri gibi yapılmakta lan bir semineri de desteklemektedir. Seminerler, kurumun sektörle ilgili srunları ve gelişimi değerlendirildiğinden halkla ilişkiler çalışmaları açısından sn derece önemlidir. Seminerler yerel, ulusal ve uluslararası düzeyde rganize edilmektedir Sempzyum Tanımı Bir knu üzerinde yetkililerin yaptıkları seri knuşmalara sempzyum adı verilir. Halkla ilişkilerin örgütü tanıtma amacına en uygun tekniklerden biri lan sempzyum, belli bir knunun çeşitli yönlerinin ve ilgili diğer knuların, yetkili kişilerin, birbirleriyle ilişkili knuşmaları yluyla açıklanması esasına dayanmaktadır. Resim 3.3: Sempzyum afişi 33

40 Özellikleri Halkla ilişkiler görevlileri, sempzyumlar düzenleyerek hedef kitleye belli bir knu üzerinde yetkililerin görüşlerini açıklarken knunun çeşitli yönlerinin birbiriyle ilişkisinin de kurulmasını sağlarlar. Seçilecek knu güncel, önemli lmalı ve labildiğince geniş bir kitlenin ilgi alanına girmelidir. Knuşmacılar da knu dikkate alınarak titizlikle seçilmelidir. Tplantının yeri ve zamanının seçimine de özen göstermek gerekir. Sempzyum rganizasynlarında en az üç knuşmacı görev almak zrundadır. En fazla ise altı knuşmacı lması gerektiği bilinse de bu kurala uyulmamakta, knuşmacıların sayısına bir sınırlama getirilmemektedir. Knuşma yapanlara tplantı snrası teşekkür mektubu gönderilmesi uygun bir davranıştır. Resim 3.4: Sempzyum knuşmacısı 3.5. Panel Tanımı Belirli bir knunun tüm yönleriyle açıklanması için knunun uzmanları ve dinleyiciler arasında söyleşi havasında gerçekleşen tplantılara panel adı verilir. 34

41 Özellikleri Halkla ilişkiler uygulamalarının amacı, üzerinde yğunlaşılan knu, kişi, şirket hakkında karanlık hiçbir nkta bırakmamacasına, hedef kitleleri bilgilendirme ve nları ikna ederek istenilen tutum ve davranış değişikliğine yönlendirmektir. Resim 3.5: Panelin sru-cevap bölümü Kamuyunu bilgilendirmek için yararlanılan etkin halkla ilişkiler araçlarından lan panelde, belirli bir knuyu açıklığa kavuşturmak üzere uzman kişilerin tartışacakları bir rtam yaratılmakta ve bu ylla katılımcıların ilgisi knuya çekilerek knunun tüm detayları ile aktarılması amaçlanmaktadır. 35

42 Resim3.6: Kuş gribi panelinden Resim 3.7: Panel afişi Bir panel rganizasynu yapılması kararlaştırılıp panelin adı, panelistler, panel mekânı ve tarihi saptandıktan snra yapılacak hazırlıklar aşağıda belirtilmiştir. Seminer, sempzyum ve diğer aktivitelerin rganizasynunda da aşağıdaki hazırlık listesinden yararlanmak mümkündür. 36

43 Bu tür bilimsel tplantılarda, rganizasyn öncesinde, rganizasyn sırasında ve snrasında yapılması gereken işlemler vardır. Bunları genel larak aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz: Organizasyn öncesinde yapılacaklar Organizasynun knusu belirlenir. Organizasynun yeri ve zamanı belirlenir. Knuşmacıları ayarlanır. Knuşmacıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçları rganize edilir. Çevirmenler temin edilir. Organizasynun bütçesi çıkarılıp naylatılır. Organizasyn basına ve kamuyuna duyurulur. Afiş, pankart, yaka kart vb. dkümanlar temin edilir. Teknik malzeme ve elektrnik dnanım temin edilir. Açılış knuşmasını yazılır. Organizasyn sırasında Davetliler karşılanır. Yaka kartları takılır. Organizasyn sırasında luşabilecek aksaklıklar giderilir. Davetliler uğurlanır. Organizasyn snrasında Knuşmacılara teşekkür mektubu yazılır ve pstalanır. Raprlama yapılır. Dsyalama yapılır. Örnek lması açısından bir panel rganizasynu hazırlık listesi aşağıda ayrıntılı larak verilmiştir, dikkatlice inceleyiniz. Panel rganizasynu hazırlık listesi Panelistlere yönelik hazırlıklar Panelistlerle temas kurularak tarih, saat ve knuşma knusu naylatılmalıdır. Knuşma metinleri, özetler ve özgeçmişler temin edilmelidir. Panelistlere üst yazı ekinde davetiye gönderilmelidir. Panelistlere sunumda ihtiyacı lacak materyaller srulmalıdır. Şehir dışından gelecek lan katılımcılara ulaşım, karşılama ve knaklama knusunda bilgi verilmelidir. Katılım sertifikası, dsya-kalem-blknt gibi materyaller önceden hazırlanmalıdır. Duyurular Basın bülteni ve basın dsyası hazırlanmalıdır. 37

44 Basın bülteni tüm basın yayın rganlarına gönderilmeli, katılıp katılmayacakları hususunda tekrar aranmalıdır. Panelde dağıtılmak üzere panelistlerin özgeçmiş ve knuşma metinlerinin varsa ftğraf ve grafiklerin yer aldığı basın dsyasının hazırlanması gerekir. Medyada etkinliğin tanıtımı için lanaklar araştırılmalıdır ( canlı yayın, röpörtajlar, shbetler vb.). Basın davetiyeleri prgramla birlikte etkinlik öncesinde gönderilmelidir. Mekan tasarımı Aktivite afiş ve pankartıarının önceden asılmalıdır. Panelistlere ait masa düzenlenmelidir. Örtü, çiçek, panelistlerin isimlikleri yerleştirilmelidir. Varsa spnsrların pankart, flama vb. tanıtım materyalleri yerleştirilmelidir. Panelistlerin ihtiyacı lan sunum malzemelerinin temini ve kntrlüyapılmalıdır. Panel aralarındaki ikramlar için araştırma yapılmalı, gelecek knukların karşılanması, kkartların takılması için hstes temini ve eğitimi sağlanmalıdır. Ses ve ışık düzeni, sunumla ilgili teknik malzemelerin hatasız çalışması için panel öncesi ve esnasında teknik kmiteden destek alınmadır. Panelistlere verilecek çiçek ve dsyalar hazır tutulmalıdır. Katılımcılar ve basın mensupları için ulaşım imkânı sağlanmalıdır. Genel Davetiye Listesinin Hazırlanması Prtkl listesi güncelleştirilmelidir. İlgili hedef kitleler tekrar gözden geçirilerek adres etiketleri düzenlenmelidir. Basın yayın rganlarının haber ve prgram müdürlüğü ve muhabirleri listesi güncelleştirilmelidir. Güncelleşen listelere davetiye gönderilmelidir. Diğer ilgili kuruluşlara afiş ve prgram gönderilmelidir. Gerekirse basın ilanı verilmelidir. Tüm duyuru malzemelerinin asımı, dağıtımı vb. kntrlü yapılmalıdır. Prmsyn faaliyetleri Bardak, tişört, anahtarlık, kalem, rzet baskısının araştırılması, aktivite esnasında satışı planlanmalıdır. 38

45 Resim 3.8: Panele katılan knuklar 39

46 UYGULAMA FAALİYETİ UYGULAMA FAALİYETİ Kendinizin belirleyeceği bir knuda arkadaşlarınızla rtak çalışarak panel, seminer vb. türde bir tplantı düzenleyiniz. Aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız. İşlem Basamakları Öneriler Organizasynun knusu belirleyiniz. Dikkatli lunuz. Organizasynun yeri ve zamanını belirleyiniz. Esnek çalışma saatlerine sahip lunuz. Knuşmacıları ayarlayınız. İnisiyatif alabiliniz. Knuşmacıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçları rganize ediniz. İşi zamanında bitiriniz. Çevirmenleri temin ediniz. Aktif dinleme yapınız. Organizasynun bütçesini çıkarıp naylatınız. Gözlem yapınız. Organizasyn basına ve kamuyuna duyurunuz. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. Afiş, pankart, yaka kart vb. dkümanlar temin ediniz. Güler yüzlü lunuz. Teknik malzeme ve elektrnik dnanım temin ediniz. Kararlı lunuz. Açılış knuşmasını yazınız. Açılış knuşması yazma kurallarına dikkat ediniz. Davetlileri karşılayınız. Güler yüzlü lunuz. Yaka kartlarını takınız. Dikkatli ve planlı lunuz. Organizasyn sırasında luşabilecek aksaklıkları gideriniz. İş ahlakı ve disiplinine sahip lunuz. Davetlileri uğurlayınız. Güler yüzlü lunuz. Knuşmacılara teşekkür mektubu yazıp pstalayınız. Teşekkür mektubu yazma kurallarına dikkat ediniz. Raprlama yapınız. Rapr yazma kurallarına dikkat ediniz. Dsyalama yapınız. Dikkatli ve planlı lunuz. Planlı ve düzenli lunuz. 40

47 KONTROL LİSTESİ Bu faaliyet kapsamında aşağıda listelenen davranışlardan kazandığınız becerileri EVET ve HAYIR kutucuklarına (X) işareti kyarak kntrl ediniz. Değerlendirme Ölçütleri 1. Organizasynun knusu belirlediniz mi? 2. Organizasynun yerini ve zamanını belirlediniz mi? 3. Knuşmacıları ayarladınız mı? 4. Knuşmacıların ulaşım ve knaklama ihtiyaçlarını rganize ettiniz mi? 5. Çevirmenleri temin ettiniz mi? 6. Organizasynun bütçesini çıkarıp naylattınız mı? 7. Organizasynu basına ve kamuyuna duyurdunuz mu? 8. Afiş, pankart, yaka kart vb. dkümanları temin ettiniz mi? 9. Teknik malzemeleri ve elektrnik dnanımı temin ettiniz mi? Evet Hayır 10. Açılış knuşmasını yazdınız mı? 11. Davetlileri karşıladınız mı? 12. Yaka kartlarını taktınız mı? 13. Organizasyn sırasında luşabilecek aksaklıkları giderdiniz mi? 14. Davetlileri uğurladınız mı? 15. Knuşmacılara teşekkür mektubu yazıp pstaladınız mı? 16. Raprlama yaptınız mı? 17. Dsyalama yaptınız mı? DEĞERLENDİRME Değerlendirme snunda Hayır şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyrsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Bütün cevaplarınız Evet ise Ölçme ve Değerlendirme ye geçiniz. 41

48 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Aşağıda verilen cümlelerdeki bşlukları uygun şekilde dldurunuz. 1.., belli bir knunun çeşitli yönlerinin ve ilgili diğer knuların, yetkili kişilerin birbirleriyle ilişkili knuşmaları yluyla açıklanması esasına dayanmaktadır. 2. Seminerler lardan daha uzun sürelidir. 3. Knferanslar.. yönlü tplantılardır. 4. Sempzyum rganizasynlarında en az.. knuşmacı görev almak zrundadır. 5. Belirli bir knunun tüm yönleriyle açıklanması için knunun uzmanları ve dinleyiciler arasında söyleşi havasında gerçekleşen tplantılara.. adı verilir. DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karşılaştırınız. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt ettiğiniz srularla ilgili knuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız. Cevaplarınızın tümü dğru ise bir snraki öğrenme faaliyetine geçiniz. 42

49 ÖĞRENME FAALİYETİ-4 ÖĞRENME FAALİYETİ-4 AMAÇ Bu öğrenme faaliyetini tamamladığınızda başarılı bir şekilde sergi ve fuar düzenleyebileceksiniz. ARAŞTIRMA Sergi ve fuarlarla ilgili çeşitli kaynaklardan araştırma yapınız. Bulunduğunuz şehirde düzenlenen sergi ve fuarları araştırıp kendinize bir fuar takvimi luşturunuz. Sergi ve fuarları gezip standları inceleyiniz, görevlilerle knuşup bilgi alınız. 4. SERGİ VE FUARLAR 4.1. Sergiler Tanımı Sergi, kurumun ürün ve hizmetlerinin ya da belirli bir knudaki düşüncelerinin etkili, akılda kalıcı teknikler kullanılarak tanıtılması amacıyla düzenlenen rganizasyndur. Sergi, belli bir yerde halka resim, grafik, şema, harita, yazılar gösterilerek bilgi verme biçiminde gerçekleştirilir Özellikleri Çizgilerle anlatılan mesajları bir araya tplayan sergiler sn yıllarda ldukça sık kullanılan bir yöntem hâline gelmiştir. Kitle iletişim layı geliştikçe na bağlı, fakat aynı zamanda rakip lan yan sektör ve uygulamaların kısa sürede önemlerini yitireceği görüşü dğrulanmamıştır. Söz gelimi Batı ülkelerinde televizyn, etkilemiş lmasına karşın sinemanın yerini bir türlü alamamıştır. Gazeteler hâlâ rakipsizdir. Ülkemizde halkla ilişkilerde ikincil derecede önemi lan çalışma ve uygulamalarda azalma yerine büyük bir artış vardır. Örneğin, sergiler sayıca ve hacimce giderek daha da artmaktadır. Kuruluşları ve nların çalışmalarını tanıtıcı nitelikteki sergiler belirli kşullara uymak zrundadır. Bu kşullar beklenen snucu elde etmeyi klaylaştırır. Her şeyden önce sergi, anlatmak istediklerini klayca anlatabilmelidir. Görüntüler labildiğince açık lmalıdır. 43

50 Görüntülerin verilmesinde mantıksal bir sıra izlemekte yarar vardır. Resimler ve çizgiler eğer mümkünse tamamlayıcı nitelikteki maket ve panlarla desteklenmelidir. Maketlerin ilginç lmasının ayrı bir değeri bulunmaktadır. Sergiler "skaktaki adama" hitap edebilecek şekilde basit bir anlatım içinde ve bu anlayışa uygun larak düzenlenmelidir. Sergi snrası izleyenin etkilenmesi için sergilerin merak uyandırma ve beğenilme katsayısı yüksek lmalıdır. Hatta izleyenlerin eleştiri ve önerilerini açıklayıp bir çeşit katkı yapabilmelerini sağlamak için sergi srumluları, mutlaka izleyicilerin düşüncelerini yazılı ve sözlü larak yakalayabilmelidir. Bu görevin yerine getirilmesinde halkla ilişkiler birimlerinin payı lacaktır, lmalıdır. Sergiler ister gezici,ister sürekli lsun halkla ilişkiler görevlileri sergi sürecini izlemeli ve bunlardan dğacak snuçları kuruma aktarmalıdır. Sergiler, canlı bir biçimde bilgi verdikleri, kimi durumlarda da bir çalışmanın snucunu rtaya kydukları için etkileyicidir. Bazı tellerin düzenlediği karikatür sergileri, bankaların düzenlediği resim, el sanatları, minyatür vs. gibi sergiler kamuyu tarafından ilgiyle izlenir ve bu sergileri düzenleyen firmalar da halk tarafından saygıyla ve sempatiyle karşılanır. Bunun dışında firmanın yaptığı çalışmaları tanıtıcı biçimde görüntüleyen sergiler firmanın halkla ilışkiler plitikasına önemli katkılarda bulunur. Resim 4.1: Resim sergisinden Türleri Sergiler bir kuruluşu tanıtmak ve prestijini artırmak ve alıcılara bilgi vermek için kurulur. Sergilerin amacı adeta birbiri içine geçmiştir. Klayca birbirinden ayrılamaz. Bu 44