MAPFRE GRUBU FÍNANS VE MUHASEBEYE İLİŞKİN ŞİKÂYET BİLDİRİM KANALININ İŞLEYİŞ NORMLARI

Transkript

1 MAPFRE GRUBU FÍNANS VE MUHASEBEYE İLİŞKİN ŞİKÂYET BİLDİRİM KANALININ İŞLEYİŞ NORMLARI

2 İÇİNDEKİLER: 1. GELİŞİM 2. AMAÇ 3. ŞİKÂYET BİLDİRİM KANALI OLUŞTURULMASI 4. UYGULAMA ALANI 5. ŞİKÂYET BİLDİRİM PROSEDÜRÜ 6. ŞİKÂYETLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ 7. ŞİKÂYETÇİNİN KORUNMASI 8. ONAY VE YÜRÜRLÜK 1

3 1.- GELİŞİM Hisseleri Sermaye Piyasasında İşlem Gören Şirketler İyi Yönetim Birleşik Kodeksi ve MAPFRE İyi Yönetim Kodeksinin tavsiyelerine uygun olarak MAPFRE S.A. Yönetim Kurulu ve Yetkili Organları Yönetmeliğinin 18.1.d) maddesinde Denetim Komitesinin görev ve yetkileri arasında aşağıdaki ifade öngörülmektedir: d) Şirket çalışanlarının şirket bünyesinde fark ettikleri özellikle finans ve muhasebeye ilişkin olası önemi sonuçlar doğurabilecek anormal durumları veya ihlalleri gizlilik ilkesi çerçevesinde bildirmelerine imkan tanıyacak bir mekanizma oluşturmak ve denetlemek. Yakın geçmişte Ulusal Sermaye Piyasası Kurulu (CNMV) hisseleri sermaye piyasasında işlem gören kurumlardaki mali bilgilerin güvenilirliği için İç Kontrol başlıklı bir doküman yayınlayarak kurumsal kontrol konusuyla ilgili yaptığı tavsiyeler arasında aşağıdaki ifadeleri vurgulamıştır: İşbu doküman aracılığıyla hitap ettiğimiz kuruluşların organizasyon yapısı içerisinde anormal faaliyetlerin ve Doğru Davranış Kodeksi ihlallerinin yanında finans ve muhasebeye ilişkin konulardaki anormal durum veya ihlallerin bildirilmesine imkân tanıyan bir Şikâyet Kanalının şirket bünyesinde oluşturulup oluşturulmadığını ve bu kanalın gizlilik ilkesi çerçevesinde işleyip işlemediğini kurumumuza bildirmeleri tavsiye olunur. MAPFRE S.A. Yetkili Kurulu 23 Haziran 2009 tarihli oturumunda Doğru Davranış ve Etik Kodeksi onaylamış ve işleyişindeki ihlallerin denetlenebilmesi için kendi şikâyet sistemini içeren söz konusu kodeks 1 Eylül 2009 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 2.- AMAÇ İşbu normun amacı Finans ve Muhasebeye ilişkin Şikâyet Bildirim Kanalı oluşturulması ve bu kanalın işleyişi için gerekli prosedürün düzenlenmesidir. 3.- ŞİKÂYET BİLDİRİM KANALI OLUŞTURULMASI MAPFRE İyi Yönetim Kodeksinde yer verilen öngörüye uygun olarak MAPFRE Grubu çalışanlarının şirket bünyesinde fark ettikleri finans ve muhasebe konularına ilişkin olası önemli sonuçlar doğurabilecek anormal durumları gizlilik ilkesi çerçevesinde MAPFRE S.A. Denetim Komitesine bildirebilmelerine imkân tanıyan bir Finans ve Muhasebeye İlişkin Şikâyet Bildirim Kanalı oluşturulmuştur. 2

4 4.- UYGULAMA ALANI Tüm MAPFRE Grubu çalışanlarının hizmetine sunulan bu Şikâyet Bildirim Kanalı aracılığıyla çalışanlarımız işbu işleyiş normunda belirlenmiş olan prosedüre uygun olarak özellikle finans ve muhasebe konularına ilişkin ihlalleri, anormal durumları bildirebileceklerdir. 5.- ŞİKÂYET PROSEDÜRÜ Şikâyetleri kanalize etmek amacıyla bağlantısı üzerinden erişilebilecek olan bir elektronik posta kutusu hizmete sunulmuştur. Buna alternatif olarak çalışanlar şikâyetlerini aşağıdaki adrese mektup aracılığıyla da ulaştırabileceklerdir; MAPFRE A/A. Secretario General Ctra. Pozuelo, nº Majadahonda (Madrid) Şikâyet yazısı önceden belirlenmiş herhangi bir formata uymak zorunda olmayıp en azından aşağıdaki bilgileri içermelidir: İşyeri numarasıyla birlikte şikâyetçinin kimliği. Olay hakkında ayrıntılı bilgi ve eğer mümkünse destekleyici belge ve kanıtlarla birlikte şikâyet edilen anormal durum ya da ihlal. Eğer biliniyorsa anormal durum ya da ihlalden doğrudan sorumlu kişiler. MAPFRE Grubu Finans ve Muhasebeye İlişkin Şikâyet Bildirim Kanalı aracılığıyla gönderilen şahsi nitelikteki bilgiler MAPFRE S.A: tarafından şahsi nitelikteki bilgilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun olarak gizlilik ilkesi çerçevesinde işlem görür. Tüm çalışanlarımıza bağlantısında konuya ilişkin daha fazla bilgi edinebileceklerini hatırlatmak isteriz. 3

5 6.- ŞİKÂYETLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ Şikâyetlerin muhatabı olarak MAPFRE Denetim Komitesi gelen şikâyetleri değerlendirecek, karara bağlayacak ve her bir vakada uygun gördüğü işlemi yapacaktır. Bu prosedürün uygulama alanı dışındaki konulara ilişkin şikâyetler içeriğine uygun olarak ilgili sorumlulara aktarılacaktır. MAPFRE S.A. Denetim Komitesi işlevini gereğince yerine getirebilmek amacıyla Genel Sekreterlik ve İç Denetim Genel Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde çalışacaktır. Şikâyet Bildirim Kanalı Yönetim Organları aşağıdaki çizelgede belirtilmiştir: Bu konudaki başlıca görev ve yetkileri şunlardır: Denetim Komitesi Gelen şikâyetleri inceler, değerlendirir ve çözümler. Şikâyet Bildirim Kanalının yerleştirilmesini sağlar. Kanalın işleyişinin takibini yapar. Şikâyet Bildirim Kanalının idari işlerini yürütür. Genel Sekreterlik Gelen şikâyetlerin kontrol, kayıt ve arşivleme işlemlerini yapar ve Kanalın işleyiş normlarına uygun şikâyetleri Denetim Komitesine havale eder. Denetim Komitesine sunulmak üzere her yıl periyodik olarak Kanalın faaliyetlerini, işleyişini ve değerlendirmeye alınan şikâyetlerin sonuçlarını içeren bir rapor hazırlar. İç Denetim Genel Müdürlüğü Denetim Birimleri ve Servisleri aracılığıyla Denetim Komitesine ulaşan şikayetlerle ilgili uzman sıfatıyla talimatlar verir. Şüphesiz MAPFRE S.A. şikâyet edilen olay ya da fiillerin araştırılması için uygun gördüğü takdirde diğer departmanlara bir kısım görevler verebilir. Kendi bünyelerinde Şikâyet Bildirim Kanalı bulunan Gruba bağlı şube veya şirketlerle ilgili şikayetler söz konusu olduğunda, MAPFRE S.A. Denetim Komitesi gelen şikayetlerin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması konusunda bahis mevzuu şube ya da bağlı şirketin yetkili organıyla işbirliği yapar. 4

6 7.- ŞİKÂYETÇİNİN KORUNMASI Yürürlükteki mevzuata uygun olarak şikâyet edilen kişilerin hakları saklı kalmak koşuluyla MAPFRE şikâyet edenin kimliğinin gizli tutulacağını, aynı zamanda finans ve muhasebeye ilişkin anormal durumları veya ihlalleri şikâyet ettikleri için ne de şikâyetin soruşturulması sürecine katıldıkları için herhangi bir baskı, tehdit veya misillemeye maruz kalmayacaklarını garanti eder. 8.- ONAY VE YÜRÜRLÜK İşbu norm MAPFRE Denetim Kurulunun 3 Mayıs 2011 tarihli oturumunda onaylanmış ve 1 Haziran 2011 tarihinde yürürlüğe girecektir. 5