PROSEDÜR DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROL

Transkript

1 SAYFA 1 / 11 HKPR KAPSAM ve AMAÇ Bu prosedürün amacı, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lığının Kalite Yönetim Sistemi nde yer alan dokümanların bir düzen içinde hazırlanmasını, onaylanmasını, güncellenmesini, dağıtılmasını, kullanılmasını ve gerektiğinde ilgili yerde ulaģılabilirliğini sağlamaktır. 2. SORUMLULAR Bu prosedür tarafından hazırlanır, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. Prosedürün uygulanmasından tüm çalıģanlar sorumludur. 3. TANIMLAR VE KISALTMALAR Doküman: Kalite El Kitabı, Görev tanımı, Prosedür, Talimat, Form ve benzeri evraklar Prosedür: Birim içi ve birimler arası iliģkilerin belirlendiği, iģ akıģlarının ve koģulların tanımlandığı, kimin, neyi, neye göre, kısaca nasıl yapacağının anlatıldığı doküman. İç Yönerge: Bir iģin ve uygulamanın nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak anlatan doküman KYS: Kalite Yönetim Sistemi KEK: Kalite El Kitabı Kontrollü Kopya: Ġmza karģılığı dağıtılan ve izlenen güncel doküman. Kontrolsüz Kopya: Ġmza karģılığı dağıtılmayan ve izlenmeyen doküman. Ana Paylaşım: Bilgi ĠĢlem Kısmınca yönetilen, Birimlerce Bilgi ĠĢlem Kısmının izni ile kayıt yapabildikleri ve diğer bir birimce sadece görülebilen, kopyalanabilen ama değiģtirilemeyen verilerin saklandığı PaylaĢım Bilgisayarı. Bilgi İşlem Paylaşımık: Bilgi ĠĢlem Kısmınca yönetilen ve veri değiģimi için kullanılan PaylaĢım Bilgisayarı.

2 SAYFA 2 / 11 HKPR UYASAL DAYANAK/REFERANSLAR TSE ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı 5. PROSEDÜR DETAYI Hazırlanan tüm kalite dokümanları için tarafından, HK FRGN001 (KALİTE LARI TAKİP FORMU) elektronik ortamda oluģturulmalı ve güncel tutulmalıdır Kalite El Kitabı, Kalite Politikası, Değerler, Vizyon ve Misyonun Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı KEK, ISO 9001 standardına uygun olarak, tüm Kalite Yönetim Sistemini anlatacak Ģekilde sorumlusu tarafından hazırlanıp Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. lık Makamı tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. KEK'nın kontrolsüz kopyalarının dağıtımı lık Makamı iznine bağlıdır ve güncelliği kontrol edilmez. Kurumun kalite politikasının, değerlerinin, vizyonu ve misyonu yazılı olarak KYS Dokümantasyon tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. tarafından tüm birimlere yazılı olarak teslim edilir ya da ANA PAYLAġIM ve/veya BĠLGĠ ĠġLEM PAYLAġIM merkezinde birimlerin kullanımına sunulur. Kalite El Kitabı, Kalite Politikası, Değerler, Vizyon ve Misyonun numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir: HKKEKXXX Tanımlama numarası (001 den baģlayarak) Doküman adı (dokümanlar ile ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir) Kurum isminin kısaltılması

3 SAYFA 3 / 11 HKPR Görev, Yetki ve Sorumlulukların Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı Görev tanımları içeriğinde aģağıdaki bölümler yer almaktadır: 1. Görev Pozisyonunun adı 2. Bağlı olduğu pozisyon 3. Kendisine bağlı pozisyonlar 4. Yokluğunda vekâlet eden pozisyon: 5. Görevleri 6. Göreve ĠliĢkin Yasa, Yönetmelik ve Mevzuatlar 7. Yetkinlikler Öğrenim: Deneyim: Bilgi/Beceri : Tüm pozisyonların Görev, Yetki ve Sorumlulukları, ilgili kanun gözetilerek, Kalite Yönetim Temsilcisi nezaretinde, tarafından hazırlanır, Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. Görev, yetki ve sorumlulukları tanımlayan doküman hazırlanıp onaylandıktan sonra dağıtımı sağlanır. Dağıtım nun sorumluluğundadır. Görev, yetki ve sorumlulukların numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir:

4 SAYFA 4 / 11 HKPR001 HKGTXXX 5.3. Birim Prosedürlerinin Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı Prosedür Yazımında Kullanılacak Biçim Kalite Sistemini meydana getiren prosedürlerin içeriğinde AMAÇ ve KAPSAM, UYGULAMA ve SORUMLULUK, TANIMLAR, YASAL DAYANAK/REFERANSLAR, PROSEDÜR DETAYI ve İLGİLİ LAR olmak üzere altı ana bölüm bulunmaktadır. Prosedürler yazılırken geniģ zaman kipi kullanılmalıdır. Prosedürün her bir sayfasında prosedürün kod numarası (doküman no.), revizyon durumu, yayınlanma tarihi, sayfa numarası, hazırlayan ve onaylayan kiģilerin imzaları bulunmalıdır. Prosedürün bilgisayar ortamındaki kopyası da yukarıda gerekliliği belirtilen bilgileri içerir. Bunların sağlanması sorumluluğu ne aittir. Prosedürlerin numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir: HKPRXXX Tanımlama numarası (01 den baģlayarak) Ġlgili birim (birimlerle ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir) Görev Tanımı Prosedür numarası (001 den baģlayarak) Doküman adı (dokümanlar ile ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir.) Kurum isminin kısaltılması HKPR001 Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü HKPR002 Düzeltici Ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü HKPR003 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü HKPR004 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü HKPR005 İç Denetim Prosedürü HKPR006 Hizmet ve Vatandaş Memnuniyetinin Sağlanması Prosedürü.

5 SAYFA 5 / 11 HKPR001 PRYİ001 Yazı İşleri Müdürlüğü Prosedürü Prosedürlerin Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı a. Zorunlu prosedürler, ilgili kanun gözetilerek, tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. b. Birim prosedürleri, birim amiri tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır. Prosedürün dağıtımı, nin onayı ile tarafından gerçekleģtirilir. Prosedürler de diğer dokümanlar gibi değiģtirilemez formatta (PDF/JPEG) Ana PaylaĢım Merkezinde kullanıma sunulur İç Yönergelerin Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı Ġç Yönerge içeriğinde AMAÇ ve KAPSAM,İLGİLİ TANIMLAR, YÖNERGE DETAYI ve UYGULAMA ve SORUMLULUK olmak üzere dört ana bölüm bulunur ve yazılırken geniģ zaman kullanılır. Ġç Yönergeler ilgili bölüm ara kademe yöneticisi tarafından hazırlanır, ilgili birim yöneticisi tarafından kontrol edilir ve Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından onaylanır. Ġç Yönergelerin numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir: HKĠYXXX Yönerge numarası (001 den baģlayarak) Doküman adı (dokümanlar ile ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir) Kurum isminin kısaltılması

6 SAYFA 6 / 11 HKPR Formların Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı Birimlerde yapılan iģler ile ilgili kayıt tutabilmesi için düzenlenen FORM lar ilgili birim tarafından hazırlanır, ilgili birim yöneticisi tarafından kontrol edilir ve Yazı ĠĢleri Müdürü veya tarafından onaylanır. Formların düzenli olarak kullanılması birim yöneticisinin sorumluluğundadır. Formların numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir: HK.FR.XXX 5.6. Süreçlerin (Proseslerin) Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı lık Süreçleri, birim sorumluları ile koordineli Ģekilde Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır, lık Makamı tarafından onaylanır. Kurum Süreçleri ve Süreçlerin ĠliĢki Diyagramı olmak üzere iki ayrı Excel dosyası hazırlanır. Kurum Süreçlerine iliģkin performans ise Süreç Kontrol Formuyla ölçülür. Her bir ana süreç sayfasında; alt süreçler ve detay süreçler için aģağıdaki bilgiler hazırlanmakta ve süreç izlenmektedir. a) Sürecin Girdisi b) Kaynaklar c) Süreç Faaliyetleri d) Sürecin Çıktısı e) Süreç f) Etkilenen Süreçler g) Kontrol Yöntemleri Form numarası (001 den baģlayarak) Doküman adı ( dokümanlarla ile ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir) Kurum isminin kısaltılması Süreçlerin numaralandırılması aģağıdaki Ģekilde gerçekleģtirilir:

7 SAYFA 7 / 11 HKPR001 HKSRXXX Süreçlerin İlişki Diyagramı isimli dosyada, ISO 9001 yapısına göre; tüm süreçler 5 ana maddeye göre (Sistem Dokümantasyonu, Yönetimin Sorumluluğu, Kaynak Yönetimi, Hizmet Sunumu, Ölçme Analiz İyileştirme) Ģematik olarak yerleģtirilmiģ ve iliģkilendirilmiģtir. Form numarası (001 den baģlayarak) Doküman adı ( dokümanlarla ile ilgili kısaltmalar Ek Tablo 1 de verilmiģtir) Kurum isminin kısaltılması 5.7. Hedeflerin Hazırlanması, Onayı ve Dağıtımı Kurum hedefleri; ayrılır. Hizmet Hedefleri ve Yönetimsel hedefler olmak üzere iki gruba Hizmet Hedefleri, lığımızın, kuruluģ amacına uygun olarak sağladığı temel hizmetlerin ve performans kriterlerinin tanımlandığı hedeflerdir. ĠçiĢleri Bakanlığı tarafından belirlenen Hizmet Standartları temel alınarak oluģturulan hedeflere ilave olarak gerektiğinde yeni hizmet hedefleri belirlenir veya mevcut hedeflerin performans kriterleri revize edilir. Yönetimsel Hedefler, lığımızın belirlediği hizmet hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamak, performansını geliģtirmek üzere baģlatılan tüm iyileģtirme faaliyetlerine ait hedeflerdir. Bu hedefler belirlenirken; Hedefi gerçekleģtirmek üzere planlanmıģ faaliyet, O faaliyetin planlanan bitiģ tarihi O faaliyetin bitiģ tarihi Kim tarafından yapılacağı Performans ölçüm kriteri

8 SAYFA 8 / 11 HKPR001 Belirlenen kritere göre performans baģarısı (% oranı) Performans sonucuyla ilgili kontrol yapanın açıklaması yazılır. Hedeflerin numaralandırılması; HKHDNoYıl Ģeklinde kodlamayla oluģturulmuģtur. Örneğin; HKHD adıyla oluģturulan dosya, 2012 yılına ait hedeflerinin ana listesi ve her bir hedef için ayrı sayfada hedef izleme sayfaları bulunmaktadır. Birim Yöneticisi tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve lık Makamı tarafından onaylanır Dokümanların Gözden Geçirilmesi ve Güncellenmesi Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lığında tüm dokümanlar belirli aralıklarla gözden geçirilir. Bu gözden geçirmelerle ilgili yöntem ve sorumlular Ģöyledir: a) Prosedürler; bunları kullanan çalıģan, ilgili birim sorumlusu ve/veya KYS dokümantasyon sorumluları tarafından gözden geçirilir. Bu gözden geçirmede Prosedürlerin tanımladığı iģlerdeki değiģiklikler, prosedürün halen iģleri tanımlamakta yeterli olup olmadığı ve prosedürün güncelliğini yitirip yitirmediği, gerektiğinde atıf yapılan kanunlardaki değiģiklikler de göz önüne alınarak karģılaģtırmalı olarak değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda prosedürün iģi yeterli bir Ģekilde tanımlama yeteneğini kaybettiğine karar verilirse güncellemeye gidilir. b) İç Yönergeler; bunları kullanan çalıģan ve/veya ilgili birim sorumlusu tarafından gözden geçirilir. Bu gözden geçirmede Ġç Yönergelerde tanımlanan görevlerdeki değiģiklikler, Ġç Yönergelerin halen bu görevleri doğru ve açık bir Ģekilde tanımlayıp tanımlamadığı ve Ġç Yönergenin güncelliği karģılaģtırmalı olarak değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda Ġç Yönergenin yeterli veya güncel olmadığı sonucuna varılırsa güncellemeye gidilir. c) Görev, Yetki ve Sorumluluk belgeleri; ilgili çalıģan, ilgili birim sorumlusu, KYS dokümantasyon sorumluları ve/veya tarafından gözden geçirilir. Bu gözden geçirmede tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklardaki

9 SAYFA 9 / 11 HKPR001 değiģiklikler değerlendirilir. DeğiĢikliklerin söz konusu olduğu durumlarda güncellemeye gidilir. d) Süreçler; ilgili birim sorumlusu, KYS dokümantasyon sorumluları ve/veya KYT tarafından gözden geçirilir. Bu gözden geçirmede Süreçlerin güncelliği, planlanan hedeflere ulaģmadaki yeterliliği ve uygunluğu değerlendirilir. Süreçlerin yetersiz olduğuna ya da uygun olmadığına karar verilirse güncellemeye gidilir. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lığı nın tüm çalıģanları yürürlükteki tüm kalite dokümanları için güncelleme isteğinde bulunabilir. Gereksinim duyulduğunda ilgili güncelleme taslakları doldurulan HKFRGN002 Doküman Değişiklik Formu ile birlikte KYS dokümantasyon sorumlusuna ve/veya ne iletilir., talep edilen değiģikliği, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lığı politikası ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı na uygunluğu açısından kontrol ettikten sonra onaylar. KYS dokümantasyon sorumlusu gereğini yapar. Ġlgili kontrol ve onaylardan sonra yürürlüğe koyar. Güncellenen dokümanlar ilgili birimlere ANA PAYLAġIM merkezi üzerinden dağıtılır. Bir Dokümanın ilk güncelleme numarası 0'dır. Dokümanların güncelleme numaraları her güncellemede bir arttırılır. Form niteliği taģıyan ve sürekli tüketilen dokümanlar tarafından kodlanarak yayınlanır. Bu tip dokümanlar fotokopi ile çoğaltılabilir. Kalite Yönetim Sistemi'nde yer alan ve imza karģılığında dağıtılan dokümanların fotokopi ile çoğaltılması yasaktır. Ancak dokümanlar, değiģtirilemez format olan PDF/JPEG formatına getirilerek ANA PAYLAġIM merkezinde, birimlerin kullanımına sunulabilir. Bu merkezin kullanımı Yazı ĠĢleri Müdürünün kontrolündedir. Denetimli kopya kavramı, dokümanın yürürlükte olduğunu gösterir. Eğer doküman yürürlükten kaldırılırsa, kırmızı renkli "İPTAL" kaģesi vurulur.

10 SAYFA 10 / 11 HKPR001 Denetimsiz kopya, güncelliği takip edilmek zorunda olunmayan dokümanları tanımlar. Üzerinde herhangi bir kaģe basılı değildir. Bütün dokümanların, güncelliğinin takip edildiği HKFR001 Kalite Doküman Takip Formu kullanılmaktadır Dış Kaynaklı Dokümanların Takip Edilmesi AĢağıda listelenen dıģ kaynaklı dokümanlar YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRÜ tarafından internetten takip edilir ve değiģiklikler KYT ne ve na bildirilir, PDF formatında ANA PAYLAġIM merkezinde birimlerin bilgi ve kullanımına sunulur. Sunulan dıģ kaynaklı dokümanlar, ANA PAYLAġIM merkezinde bulunan Mevzuatlar ve Diğer Dış Kaynaklı Dokümanlar baģlıklı dosyanın içerisinde saklanır. Bunun yanında hizmetlerini ilgilendiren mevzuatlardaki değiģmeler ve yeniliklerle ilgili olarak Resmi Gazete adresinden düzenli olarak takip edilir. DeğiĢiklik var ise birim sorumlularınca birimde görev yapan her personel değiģiklik hakkında bilgilendirilerek, hizmetlerin bu değiģikliği göre yapılmasını kontrol eder. Bunun dıģında her birim, hizmetleri ile ilgili Bakanlık ya da Genel Müdürlük veya ilgili diğer kurum ve kuruluģların web adreslerinden mevzuata iliģkin değiģiklikleri, genelge ya da görüģleri takip etmekle yükümlüdür. 6. İLGİLİ LAR HKFRGN001 KALĠTE LARI TAKĠP FORMU HKFRGN002 DEĞĠġĠKLĠK FORMU Ek Tablo 1 Dokümanlar ile İlgili Kısaltmalar Doküman Adı Kalite El Kitabı Prosedür Kısaltma KEK PR

11 SAYFA 11 / 11 HKPR001 Ġç Yönerge Görev Tanımı Süreç Form Hedef Tablo ĠY GT SR FR HD TB