TÜRKİYE ADALET AKADEMİSİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2012

Transkript

1 1

2 TÜRKİYE ADALET AKADEMİSİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU

3 I- GİRİŞ Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 24/12/2003 tarihli sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır sayılı Kanunla 5018 sayılı Kanunda değişiklikle, iç kontrol sistemi yeniden tanımlanarak daha kapsayıcı hale getirilmiştir. Harcamaların gerçekleştirilmesinde işlem süreçlerinin hızlandırılması ve etkinliğinin artırılması, ön mali kontrol fonksiyonunun mali hizmetler birimlerinde gerçekleştirilmesi sağlanmış ve mali hizmetler biriminin görev, yetki ve sorumlulukları yeniden düzenlenmiştir. Harcama birimlerde sistemin uygulanması için gerekli olan ve iyi işleyen bir yapının oluşturulması ve idarelerin bünyesinde strateji geliştirme birimlerinin kurulması ve teşkilat yapılarında gerekli değişikliklerin yapılmasına dair düzenlemeler yapılmıştır. 1-İç Kontrol Sistemi 5018 sayılı Kanununda "iç kontrol sistemi" düzenlenmiştir. İç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçinin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu, iç denetim koordinasyon kurulunun görevlerine yer verilmiştir. 2-İç Kontrol Tanımı 5018 sayılı Kanunun 55'inci maddesinde, İç Kontrol; "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır. 3-İç Kontrolün Amaçları Kanunun 56'ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamak olarak belirlenmiştir. İç Kontrol Değerlendirme Raporu 3

4 4-İç Kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar, 5018 sayılı Kanun ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara göre belirlenmiştir. Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 5018 sayılı Kanunun 60'ıncı maddesi ile 5436 sayılı Kanunun 15'inci maddesine dayanılarak hazırlanan Yönetmeliğin 9'uncu maddesinde iç kontrol mali hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülecek işler arasında sayılmıştır. Bu kapsamda yapılacak görevler; iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, idarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, ön mali kontrol görevini yürütmek, amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek olarak sayılmıştır. 5-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 5018 sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58'inci maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 31/12/2005 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar"ın "İç Kontrol Standartları" başlıklı maddesinde, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği de belirtilmiştir. İç Kontrol Değerlendirme Raporu 4

5 6-Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği" ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Tebliğde, kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere, yapılması gereken çalışmaları tespit etmeleri, bu çalışmalar için eylem planı oluşturmaları, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri gerektiği belirtilmiştir. 7-Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Maliye Bakanlığınca 04/02/2009 tarihinde yayınlanan "İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi", iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarında kamu idarelerine rehberlik yapmak amacıyla hazırlanmıştır. 8-İç Kontrol Sisteminin Gerekliliği İç kontrol standartları gereğince görevler ayrılığı prensibi doğrultusunda, süreç tümüyle bir kişiye bırakılmamakta, farklı kişilerce tamamlanmakta ve süreçte kontrol noktaları tesis edilerek bu şekilde yolsuzluk ve suiistimallerin önüne geçilmek üzere tedbirler alınabilmektedir. İç kontrol süreci sayesinde yapılması gereken tüm faaliyetleri, karar ve işlemleri kapsayacak, mevzuat, plan ve programlar ile kurumsal dokümanlarda belirlenen amaçlar doğrultusunda bir iç kontrol çerçevesi oluşturulacak ve uygulamaya geçirilecektir. Birbirinden kopuk, amacı ve sahibi belli olmayan ve yalnızca kontrol faaliyetlerine odaklı bir uygulamadan ziyade, bütüncül bir yaklaşımla idarenin amaçlarıyla bağlantılı ve yürütülen tüm faaliyetleri, kararları, süreçler ve işlemleri kavrayan bir sistem olarak kurulacaktır. İdarelerde iç kontrol sistemini kurmanın en temel avantajı bu kurumların dış denetimini yapacak olan Sayıştay Denetimi esnasında ortaya çıkacaktır. "İdarelerin hesap iş ve işlemlerinin denetimi ve kesin hükme bağlanması Sayıştay tarafından yapılır" hükmü gereğince; İdarelerin hesap iş ve işlemlerinin denetimi Sayıştay tarafından yapılmaktadır. Bu denetim esnasında, iç kontrol sistemi yeterli olan ve etkin bir biçimde iç kontrol sistemini çalıştıran, kontrol zaaf ve risklerinin az olduğu idarelerde Sayıştay, yaptığı denetimin kapsamını kendiliğinden daha dar ve kısıtlı tutacak, eski denetim sistemi ve işlem tabanlı denetimden kaçınacak, her bir harcama evrakının tek tek incelenmesi ve denetlenmesi yerine, daha genel bir denetim sistemi olan "sistem tabanlı ve risk odaklı" denetimleri yapmakla yetinecektir. İç Kontrol Değerlendirme Raporu 5

6 II- MİSYON, VİZYON VE TEMEL DEĞERLER 1-Misyon Adalet ve hukuk alanını ilgilendiren değişim ve gelişmeleri yakından takip etmek Bilimsel araştırma ve geliştirme çalışmalarıyla özgün bilgi üretmek ve toplumla paylaşmak İnsan haklarına ve hukuka uygun, adil ve hızlı yargılama becerisinin kazandırılmasına yönelik eğitimler vermek Ulusal ve uluslararası alanda projeler yapmak ve paydaşlar ile birlikte çözümler üretmek 2-Vizyon Adalet ve hukuk alanında model alınan eğitim ve araştırma kurumu olmak İç Kontrol Değerlendirme Raporu 6

7 3-Temel Değerler Demokratik, laik ve sosyal hukuk devleti ilkelerine bağlı olmak İnsan haklarına ve toplumsal değerlere saygılı olmak Toplumun huzur ve güvenliğine katkıda bulunmak Emeğe ve bilgiye saygı duymak Şeffaf ve ulaşılabilir olmak İşbirliğine, değişime ve gelişime açık olmak Eşit ve tarafsız olmak Eğitimde etkin ve öncü olmak Araştırma ve geliştirme faaliyetlerine önem vermek Kaynakları etkin kullanmak Bireysel ve kurumsal gelişimi teşvik etmek Meslek etiği bilincini geliştirmek ve içselleştirmek İç Kontrol Değerlendirme Raporu 7

8 III- STARTEJİK AMAÇLAR VE TEŞKİLAT YAPISI STRATEJİK AMAÇLAR Hukuk ve adalet alanında çalışanların mesleki yetkinliğini artırmak. Hukuk ve adalet alanında Akademinin bilimsel etkinliğini artırmak. Ulusal ve uluslararası alanda proje gerçekleştirme ve işbirliği yapma kapasitesini artırmak. Kurumsal kapasiteyi güçlendirmek. İç Kontrol Değerlendirme Raporu 8

9 Teşkilat Yapısı 9

10 IV- KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Hiyerarşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 10

11 1-İç Kontrol Unsurları Kamu iç kontrol standartları, 5 unsuru içeren 18 standart ve 79 şarttan oluşmaktadır. Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamalar ile yönetim felsefesi ve iş yapma yöntemine ilişkin hususları kapsar. Risk değerlendirme, hedeflerin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla belirlenen prosedürlerdir. Bilgi ve iletişim, bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İzleme, iç kontrol sistemini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. 11

12 1- KONTROL ORTAMI STANDART KOD NO KAMU İÇ KONTROL STANDARDI VE GENEL ŞARTI MEVCUT DURUM EYLEM KOD NO ÖNGÖRÜLEN EYLEM VEYA EYLEMLER SORUMLU BİRİM VEYA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİM ÇIKTI / SONUÇ TAMAMLANMA TARİHİ AÇIKLAMA KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır İç kontrol sistemi ve iç kontrol standartları ile ilgili tüm mevzuat toplanarak iç kontrol mevzuatı dokümanı oluşturulacaktır. Oluşturulan mevzuat dokümanı Başkanlığımız birimlerine gönderilerek web sayfamızda yayınlanmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. SGM Kitap, Web Sitesi Haziran 2010 KOS 1.1 KOS 1.2 KOS 1.3 KOS 1.4 KOS 1.5 KOS 1.6 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi Başkanlığımız üst yönetici ve çalışanları tarafından sahiplenilmiş ve desteklenmektedir. Başkanlığımız yöneticileri yürürlükte bulunan mevzuatlara göre iç kontrol sisteminin uygulanmasında davranış, işlem ve kararlarıyla çalışanlarına örnek olmaktadır. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince etik sözleşme tüm personel tarafından imzalanmıştır. Başkanlığımız faaliyetlerinde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Güvence Beyanı, Kesin Hesap, Mali Durum ve Beklentiler Raporları ile hesap verilebilirlik ve saydamlık sağlanmıştır. Başkanlığımızca, personele ve hizmet verilen hedef kitleye adil ve eşit davranılmaktadır. Başkanlığımız faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir şekilde kayıt edilmekte, doğru ve güvenilir bilgiler ihtiva etmesine azami özen gösterilmektedir İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlandıktan sonra Başkanlığımız birimlerine yazılı olarak gönderilerek, kurum web sayfasında yayınlanması sağlanacak ve Başkanlığımız personeli tarafından özümsenmesi için gerekli çalışmalar yapılacaktır. Başkanlığımızda iç kontrol sistemini kurumsal davranış kuralları haline getirmek amacıyla yönetici ve çalışanlara yönelik çalışma ve bilgilendirme toplantıları düzenlenmesine çalışılacaktır. İç kontrolün temel ilkelerinin benimsenmesini ve ugulanması konusunda örnek olmalarını sağlamak amacıyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna yönelik olarak bilgilendirme toplantılarının yapılması için çalışmalar yapılacaktır sayılı Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince; çalışanlara imzalatılan Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesinin yeni gelen personelede imzalatılması ve etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendirme yapılarak web sayfamızda duyurulmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. Birimlerdeki işlem süreçleri ile bilgi ve belgelerin doğru ve güvenilirliğini sağlayacak kontrol yöntemlerinin belirlenmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. SGM SGM SGM İKM İç Kontrol İzleme ve Yönelendirme Kurulu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Web Sitesi Çalışma ve Bilgilendirme Toplantıları Bilgilendirme Toplantıları Bilgilendirme Toplantıları, Web Sitesi Ekim 2010 Haziran 2011 Aralık 2011 Aralık 2010 SGM İşlem Süreçleri Haziran 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 12

13 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Başkanlığımızın yıllarını kapsayan stratejik planı hazırlanarak misyonumuz belirlenmiştir Başkanlığımız Stratejik Planı ilgili kurum ve kuruluşlara dağıtılacaktır. Başkanlığımızın misyon ve vizyonu web sayfasında yayınlanacak, tüm birimlerimize Stratejik Plan dağıtılarak misyonumuzun personel tarafından benimsenmesi sağlanacaktır. SGM SGM Stratejik Plan Kitapçığı Stratejik Plan Kitapçığı / Web Sitesi / Panolara asılma Ağustos 2010 Eylül 2010 KOS 2.2 Başkanlığımız misyonunun Misyonun gerçekleştirilmesini gerçekleştirilmesini sağlamak üzere birimler sağlamak üzere idare birimleri ve alt tarafından yürütülecek görevler yazılı olarak birimlerince yürütülecek görevler yazılı tanımlanmış ve ilgili birim ve yöneticileriyle olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. çalışanlarına duyurulmuştur Misyonumuzla uyumlu tüm birimlerin görev tanımlarının yapılması ve mevcut olanların gözden geçirilerek web sitesinde yayınlanmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. SGM Görev Tanımları Web Sitesi Eylül 2010 KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Başkanlığımız personelinin görevleri ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılımı çizelgesi genel olarak belirlenmiştir Yürütmekte oldukları görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukların tüm personele tebliğ edilmesine ve belirli aralıklarla güncellenmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. Görev Tanımları Haziran 2011 KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Başkanlığımızın teşkilat şeması oluşturulmuş ve birimlere ait fonksiyonel görev dağılımları belirlenmiştir. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Başkanlığımızın organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde uygulanmaktadır Kanunla verilen görevler ve kamu yönetimi anlayışı doğrultusunda Akademinin yeniden yapılandırılmasına yönelik mevzuat çalışmalarına hız verilmesi için çalışılacaktır. KMB Mevzuat Taslağı Haziran 2012 KOS 2.6 KOS 2.7 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Başkanlığımız faaliyetlerinin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin faaliyetler yürürlükteki mevzuatlara paralel olarak yürütülmektedir. Yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik aylık ve yıllık faaliyet raporları, say 2000i otomasyon programı, e- bütçe sistemi vasıtasıyla görev takiplerini yapabilmektedirler SGB.net sisteminin hayata geçirilmesi ile birlikte harcama takip sistemi güçlendirilecek, bilgi iletişim sistemlerinin güçlendirilmesi yolu ile hizmet sunum sonuçlarının daha iyi değerlendirilmesi sağlanacaktır. SGB.net izleme modülü, Raporlama Haziran 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 13

14 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Başkanlığımızın insan kaynakları yönetiminde idaremizin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamasına yönelik önlemler alınmaktadır Başkanlığımızın organizasyon yapısı gözden geçirilerek hizmet gereklerine uygun nitelik ve nicelikte personel kadrolarının oluşturulması çalışmalarına devam edilecektir. İKM Kadro Cetvelleri Haziran 2011 KOS 3.2 KOS 3.3 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Başkanlığımız yönetici ve personeli yürütecekleri görevin önem ve özelliğine uygun olarak seçilmektedir. Başkanlığımız yönetici ve personelinin seçiminde her görev için görevin gerektirdiği nitelikteki personel istihdamına önem verilmektedir Başkanlık yönetici ve personelinin, görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları konusunda gerekli tedbirler alınarak, görev alanları ile ilgili gerek yurt içinde gerek yurt dışında yapılacak kurs, eğitim, lisansüstü eğitim, seminer ve konferans gibi aktivitelere katılımlarına yönelik çalışmalar yapılacaktır. Personelin işe alınmasında ve görevde yükselmesinde ölçülebilir standartlar da dikkate alınmak suretiyle terfi ve görevlendirmeler yapılacak olup ayrıca uzman personel istihdamının artırılması yönünde çalışmalar yapılacaktır. İKM Eğitim Programları Aralık 2011 İKM Performans Ölçüm Kriterleri Aralık 2011 KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Yürürlükte bulunan mevzuata uygun olarak personelin işe alımı ile görev değişikliğinde liyakat ilkesi ve bireysel performansa azami önem verilmektedir Objektif kriterlere dayalı performans ölçüm sistemi konusunda çalışmalar yapılacaktır. İKM Performans Ölçüm Kriterleri Haziran 2011 KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Başkanlığımızın yönetici ve çalışanlarına yönelik eğitim faaliyetleri, konferanslar, seminerler, çalıştaylar düzenlenmektedir Birimlerimizin talepleri de dikkate alınmak suretiyle her bir görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek "Eğitim Programı" hazırlanmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. İKM Eğitim Programı Haziran 2011 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafından yıl içerisinde periyodik olarak değerlendirilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Performans değerlendirilmesinde yetersiz bulunan personel için gerekli önlemler alınmakta, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme sistemi uygulanmaktadır Birimlerimizde görev yapan personelin belirli periyodlarla değerlendirilmesi, yetersiz personelin hizmet içi eğitim programları, seminer vb. yollarla eksikliğinin giderilmesi, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmalarının geliştirilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. İKM Bireysel Performans Ölçüm Raporları Aralık 2011 KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı ile ilgili konular yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yerine getirilmektedir. Değişiklikler Resmi Gazetede ve ayrıca kurum web sayfasında yayınlanmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 14

15 KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. İş akış süreçlerine ilişkin imza yetkilileri ve onay mercileri ilgili mevzuat hükümlerine göre belirlenmiş ve ilgililere duyurulmuştur. Yetki devirleri mevzuatta belirlenen esaslar çerçevesinde yetkinin sınırlarını da gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmektedir. Başkanlığımızda yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmasına dikkat edilerek hiyerarşik yapıyla uyumlu olmasına özen gösterilmektedir. Başkanlığımızda yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasına özen gösterilmektedir. Başkanlığımızda yetki devri uygulamalarında yetki devreden ile yetki devredilen arasında sürekli olarak bilgi akışı sağlanmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 15

16 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDART KOD NO RDS5 KAMU İÇ KONTROL STANDARDI VE GENEL ŞARTI MEVCUT DURUM EYLEM KOD NO ÖNGÖRÜLEN EYLEM VEYA EYLEMLER SORUMLU BİRİM VEYA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİM ÇIKTI / SONUÇ TAMAMLANMA TARİHİ Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. AÇIKLAMA RDS 5.1 RDS 5.2 RDS 5.3 RDS 5.4 RDS 5.5 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Başkanlık misyonu ve öngörülen vizyon çerçevesinde yıllarını kapsayacak şekilde hazırlanan stratejik plan ile orta ve uzun vadeli amaçlar ve bunlara ulaşmayı sağlayacak hedefler belirlenmiştir. Stratejik planın hazırlanması sürecinde iyi uygulama örneklerinden yararlanılarak ülkemiz ve Başkanlık şartları gözönünde bulundurulmuştur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ön görülen ve katılımcı bir yaklaşım getiren paydaş önerilerinin her aşamada dikkate alınmasına önem verilmiş, Başkanlığın hizmetlerinden yararlananların yanı sıra yararlanma potansiyeli bulunan kesimler ile kurum ve kuruluşların katkıları ve beklentileri değerlendirilerek katılımcı bir yöntemle hazırlanıp yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. Başkanlığımızın 2010 yılı performans programı hazırlanmış ve web sitesinde yayınlanmış olup, 2011 yılı performans programı hazırlama çalışmaları devam etmektedir. Başkanlığımız bütçesi orta vadeli program, orta vadeli mali plan, bütçe çağrısı, bütçe hazırlama rehberi, yatırım programı hazırlama rehberi, stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmıştır. Başkanlığımızın faaliyetleri yürürlükteki mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Yöneticiler, görev alanları Başkanlığımızın yıllarını çerçevesinde idarenin kapsayan Stratejik Planı ile hedeflerin hedeflerine uygun özel sorumlu ve ilgili birimleri belirlenerek hedefler belirlemeli ve birim hedef ilişkisi kurulmuştur. personeline duyurmalıdır Birimler tarafından yapılacak faaliyetlerin, stratejik plan ve performans programında belirlenen amaçlara ve hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak için belirli aralıklarla üst yönetici ve birim amirleri tarafından kontrol edilmesi sağlanacaktır. Stratejik planda kurulan birim hedef ilişkisine uygun olarak belirlenecek özel hedefler tüm birim personellerine duyurulacaktır. SGM Faaliyet Sonuçları Özel Hedefler Yazılı Bildirim Haziran 2011 Aralık 2010 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Başkanlığımızın yıllarını kapsayan Stratejik Planında belirlenen hedefler ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli olup, izleme ve değerlendirme raporları ile ölçülmektedir. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 16

17 RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Stratejik planımızda GZFT analizi yapılmıştır. Stratejik planımızda amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenmiştir Başkanlığımızın amaç ve hedeflerine yönelik belirlenen riskler zaman içinde revize edilecektir. SGM Belirlenmiş Riskler Haziran 2011 RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Stratejik planımızda amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenmiştir Birimler tarafından belirlenen risklerin olasılıkları ve etkileri dikkate alınarak yılda en az 1 kez analiz edilecektir. SGM Risk Analiz Raporları Haziran 2011 RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Stratejik planımızda amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenmiştir Belirlen risklere yönelik eylem planı hazırlanması çalışmaları yapılacaktır. SGM Risk Eylem Planı Aralık 2011 STANDART KOD NO KFS7 KFS 7.1 KFS 7.2 KFS 7.3 KFS 7.4 KAMU İÇ KONTROL STANDARDI VE GENEL ŞARTI MEVCUT DURUM 3- KONTROL FAALİYETLERİ EYLEM KOD NO ÖNGÖRÜLEN EYLEM VEYA EYLEMLER Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Faaliyet ve riskler için uygun kontrol strateji ve yöntemleri oluşulturulma çalışmaları devam etmektedir. Sistematik ve sürdürülebilir bir süreç kontrolü oluşturulmaya çalışılmaktadır. Başkanlığımızda kontrol faaliyetleri; varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğini sağlayacak şekilde mevzuata uygun olarak yapılmaktadır. Süreç ve risk analizleri sonucunda kontrol yöntemi belirlenirken fayda maliyet analizi yapılarak, maliyetin faydayı aşmaması gözetilmektedir Faaliyet ve riskler için uygun kontrol ve strateji yöntemleri toplantılar, seminerler v.b. etkinlikler düzenlenerek belirlenecektir. İşlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin nasıl yapılacağı iş akış şeması ile tespit edilmeye çalışılacaktır. SORUMLU BİRİM VEYA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİM ÇIKTI / SONUÇ Süreç ve Risk Kontrol Raporları TAMAMLANMA TARİHİ Aralık 2011 İş Akış Şeması Aralık 2011 AÇIKLAMA Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 17

18 KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Başkanlığımızın faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri mevzuatta belirlenen prosüdür ve yöntemlere (say2000i, SGB.net, e-bütçe v.b.) uygun olarak yapılmaktadır Maliye Bakanlığı tararfından yapılan ve mali sürece ilişkin SGB.net'in tüm birimlerce kullanıma geçirilmesini sağlamaya yönelik çalışılacaktır. Ön mali kontrol işlemlerine ilişkin yönerge çıkartılması yönünde çalışılacaktır. SGM SGB.net programı Aralık 2011 SGM Ön Mali Kontrol Yönergesi Kasım 2010 KFS 8.2 KFS 8.3 KFS9 KFS 9.1 KFS 9.2 KFS10 KFS 10.1 KFS 10.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Prosedür ve ilgili dökümanların; faaliyet veya mali karar ve işlemin tüm aşamalarını kapsayacak şekilde oluşturulmasına çalışılmaktadır. Prosedürler ve ilgili dokümanların; güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından ulaşılabilir olmasına çalışılmaktadır Prosedür ve ilgili dökümanların; faaliyet veya mali karar ve işlemin tüm aşamalarını kapsayacak şekilde oluşturulması çalışılmalarına hız verilerek biran önce sonuçlandırılması sağlanacaktır. Prosedürler ve ilgili dokümanların; güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, anlaşılabilir ve ilgili personel tarafından ulaşılabilir olması için seminer, toplantı, sunum gibi etkinlikler düzenlenecektir. SGM Yazılı Prosedürler Haziran 2011 Süreç Akış Şemaları Haziran 2011 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Başkanlığımızda faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişiler tarafından yürütülmektedir. Başkanlığımızda görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanmasına özen gösterilmektedir Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Başkanlığımızda kontrol faaliyetleri mevzuat uyarınca yerine getirilmektedir. Başkanlığımızda idareciler, personelin iş ve işlemlerini izleyerek onay sürecini gerçekleştirmekte veya hata ve usülsüzlükleri gidireci tedbirleri almaktadırlar. Başkanlığımızda görev ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanabilmesi için personel yetersizliği durumlarında başka birimlerden görevlendirme vs. suretiyle personel açığının giderilmesi yönünde çalışılacaktır. İKM Yazılı Bildirim Ağustos 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 18

19 KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Başkanlığımız faaliyetlerine ilişkin devamlılık esası sürekli olarak gözetilmektedir Birimlerin iş durumuna göre personel ihtiyacı değerlendirilerek ihtiyaca cevap verecek nitelikte personel görevlendirmeleri yapılacaktır. Birimler mevzuatta meydana gelen değişiklikleri takip ederek uygulanmasını sağlayacaklardır. İKM Görevlendirme Olurları Mevzuat Değişiklikleri Haziran 2011 Haziran 2011 KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Başkanlığımızda hizmetin aksamaması için mevzuata uygun olarak vekaleten görevlendirmeler yapılmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Başkanlığımızda faaliyetlerin sürekliliği kapsamında görevlerinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin yürütülmesi hususunda özen gösterilmektedir Herhangi bir nedenle görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevle ilgili rapor hazırlayıp yerine görevlendirilen personele vermesini sağlamaya yönelik çalışmalar yapılacaktır. Rapor Haziran 2011 KFS12 KFS 12.1 KFS 12.2 KFS 12.3 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Başkanlığımızda bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller mevzuatın öngördüğü çerçevede yapılmaktadır. Başkanlığımızda bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim yapacak personel ilgili mevzuat uyarınca görevlendirilmekte ve yetkilendirilmektedir. Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmeye çalışılmaktadır Başkanlığımızın bilgi sistemlerinin envanteri yapılarak, sistemlerin sürekliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenip uygulanacak, teknolojik gelişmeler takip edilerek gerekli güncellemeler yapılacaktır. Hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi amacı ile bilgi girişi ve erişimi konusunda yetkili personel seçilmesi yönünde çalışılacaktır. Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmesi için Adalet Bakanlığı ile yapılan görüşmelere hız verilecektir. SGM Yazılı Bildirim Haziran 2011 Yazılı Bildirim Haziran 2011 SGM Yazılım Sistemleri Aralık

20 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDART KOD NO BİS13 KAMU İÇ KONTROL STANDARDI VE GENEL ŞARTI MEVCUT DURUM EYLEM KOD NO ÖNGÖRÜLEN EYLEM VEYA EYLEMLER SORUMLU BİRİM VEYA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİM ÇIKTI / SONUÇ TAMAMLANMA TARİHİ Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. AÇIKLAMA BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Başkanlığımızda yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi altyapısı (UYAP) olmakla birlikte uygulamaya geçişi henüz yapılmamış olup, say2000i ve SGB.net programlarından bilgi ve iletişim sağlanmaktadır Başkanlığımızda yatay ve dikey ile iç ve dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bilgi ve iletişim sisteminin kurulması çalışmaları devam edecektir. (UYAP ve DYS, birimler arası sözlü ve yazılı iletişim, e-posta, haberci, internet sitesi, bülten, broşür.) SGB.net ve e-bütçe programlarının tüm birimlerimizde kullanılmasına geçilmesinin sağlanmasına yönelik çalışılacaktır. SGM SGM Yazılım ve Donanım Sistemleri, UYAP'ın hayata geçirilmesi, İnternet Sitesi, Bülten, Broşür SGB.net kurulması, E- Bütçe kullanımı Aralık 2011 Haziran 2011 BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Başkanlığımızda yönetici ve personel, görevlerini yerine getirirken gerekli ve yeterli bilgiye ulaşmaktadır BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Başkanlığımızda bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasına özen gösterilmektedir Bilgilerin doğru, güvenilir, kullanışlı, güncel ve anlaşılabilir olması için; birimlerin faaliyetleri ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncellemesinin sağlanması yönünde çalışılacaktır. Doküman, İnternet Sitesi, Yazılım Programları Haziran 2011 BİS 13.4 BİS 13.5 BİS 13.6 BİS 13.7 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Başkanlığımızda performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere; e- bütçe, say2000i sistemi ve Başkanlığın web sitesinden ulaşılabilmektedir. Başkanlığımızın ihtiyaç duyduğu bilgileri elde edecek, raporlar hazırlayacak yönetim bilgi sistemi kısmen kurulmuştur. Başkanlığımızın yıllarını kapsayan stratejik planında, misyon ve vizyonumuz belirlenmiştir. Başkanlığımız personeli, öneri ve sorunlarını gerek muhtelif yerlere konulan dilek ve öneri kutuları gerekse de hiyerarşik amirlerine sorunlarını aktararak iletebilmeleri sağlanmaktadır Yönetim bilgi sistemi; e-bütçe, SGB.net, say2000i programları üzerinden kısmen sağlanmaya çalışılmakta olup, UYAP ve DYS sisteminin uygulamaya geçirilmesine yönelik çalışmalarla süreç tamamlanacaktır. Stratejik planda yer alan amaç, hedef ve faaliyetler ile ilgili beklentilere ilişkin bilgilendirme toplantıları yapılacaktır. Başkanlığımız personelinin, dilek, öneri ve sorunlarının değerlendirilmesini sağlamak amacı ile toplantılar yapılmasına çalışılacaktır. SGM UYAP, DYS Aralık 2011 Toplantı Haziran 2011 Anket Sonuçları, Toplantılar Haziran 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 20

21 BİS14 BİS 14.1 BİS 14.2 BİS 14.3 BİS 14.4 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Başkanlığımızın amaçları, hedefleri, stratejileri, yükümlülükleri, performans programları düzenli olarak web sitemizden kamuoyuna açıklanmaktadır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince; Başkanlığımız bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedefleri ile faaliyetleri rapor halinde kamuoyuna açıklanmaktadır. Başkanlığımız faaliyetleri; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilip web sitemizde yayınlanmaktadır. Başkanlığımızda, birimlerin faaliyetleri haftalık, aylık ve yıllık faaliyet raporları şeklinde hazırlanıp üst yöneticiye sunularak bilgilenmesi sağlanmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 21

22 BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 BİS 15.2 BİS 15.3 BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Başkanlığımızda kayıt ve dosyalama sistemi birim gelen giden evrak ile kurum gelen giden evrak sistemi şeklinde yapılandırılmıştır. Başkanlığımızda kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, ilgilisi tarafından ulaşabilir ve izlenilebilir durumdadır. Başkanlığımızda kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamak hususunda yeterli düzeydedir. Kayıt ve dosyalama işlemlerinin standart dosya planına uygun olarak yapılmasına özen gösterilmektedir Başkanlığımızda kayıt ve dosyalama sisteminin standart dosya planına uygun olarak yapılmasına ve bu kapsamda DYS'ye geçilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. Daha kapsamlı ve düzenli bir kayıt ve dosyalama sistemine geçilebilmesi için UYAP ve DYS uygulamalarının Başkanlığımızda faaliyete geçirilmesi yönünde çalışılacaktır. Başkanlığımız evraklarının kayıt ve dosyalama sisteminin, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planı ve ilgili mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılması sağlanarak tüm birimler arasında birliktelik sağlanmasına yönelik çalışılacaktır. Yazılım Programları Standart Dosya Planı, UYAP, DYS Standart Dosya Planı Haziran 2011 Aralık 2011 Haziran 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Başkanlığımızda gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte ve mevzuatın öngördüğü şekilde sınıflandırılarak arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesine özen gösterilmektedir Birimlerde evrakların standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirme faaliyetleri ve eğitim verilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. Bilgilendirme ve Eğitim Faaliyetleri, Haziran 2011 BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Başkanlığımızın standartlara uygun arşiv ve dökümantasyon sistemi kurulma çalışmaları devam etmektedir Arşiv ve dokümantasyon sisteminin sağlıklı bir şekilde oluşturulabilmesi amacı ile DYS ve UYAP sisteminin kurulup faaliyete geçirilmesi için gerekli alt yapı ve eğitim hizmetlerinin alınarak sistemin Başkanlığımıza entegre edilmesinin sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. SGM Yazılım Programları, Arşiv Genelgesi Aralık 2011 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 BİS 16.2 BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri mevzuata uygun olarak yapılmaktadır. Yöneticiler bildirilen hata, usülsüzlük ve yolsuzluklar hakkında gerekli incelemeyi yaparak mevzuata göre işlem yapmaktadır. Başkanlığımızda hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı bir muamele yapılmaması için gerekli önlemler alınmaktadır Personele; hata, usulsüzlük ve yolsuzluk durumlarında bildirim yöntemleri konusunda bilgilendirme toplantıları yapılacaktır. İKM Bilgilendirme Haziran 2011 Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek Mevcut durum makul güvence sağlamakta olup yeni bir uygulamaya gerek 22

23 5- İZLEME STANDART KOD NO KAMU İÇ KONTROL STANDARDI VE GENEL ŞARTI MEVCUT DURUM EYLEM KOD NO ÖNGÖRÜLEN EYLEM VEYA EYLEMLER SORUMLU BİRİM VEYA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİM ÇIKTI / SONUÇ TAMAMLANMA TARİHİ AÇIKLAMA İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İS 17.2 İS 17.3 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Başkanlığımızda iç kontrol standartları belirleme çalışmaları tarihli 23 sayılı Başkanlık Makamı oluru ile başlatılmıştır. Başkanlığımızda iç kontrol sisteminin kurulum çalışmaları devam etmektedir. Başkanlığımızda iç kontrol sisteminin kurulum çalışmaları devam etmektedir Başkanlığımız bünyesinde oluşturulan "İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu" tarafından iç kontrolün yapısı, işleyişi düzenli olarak izlenecek ve değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları, stratejik plan, performans sonuçları, denetim raporları, anket ve şikayetler izlenip değerlendirilerek tespit edilen eksiksiklik, hata, verimsiz süreçler, usulsüzlük ve yolsuzluklara ilişkin önleyici, düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak gerekli raporlamalar gerçekleştirilecektir. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi esnasındaki süreç iyileştirmesi gibi çalışmalara, birimlerin yöneticileri ile yetkili personelin katılımı sağlanacaktır. SGM SGM SGM Değerlendirme Raporları Değerlendirme Raporları Çalışma Toplantıları, Yazılı Bildirim Aralık 2011 Aralık 2011 Aralık 2011 İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Başkanlığımızda iç kontrol sisteminin kurulum çalışmaları devam etmektedir İç kontrolün değerlendirilmesinde iç ve dış denetim raporlarında tespit edilen hata ve eksiklikler ile bunlara yönelik önerilerin ilgili birim yöneticileri ile birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. SGM Çalışma Toplantıları, Yazılı Bildirim Aralık 2011 İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Başkanlığımızda iç kontrol sisteminin kurulum çalışmaları devam etmektedir İç kontrolün değerlendirilmesi sonucu alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu eylemler için eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır. SGM Denetim Sonuçları Raporu Aralık 2011 İS18 İS 18.1 İS 18.2 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç Denetçi ataması henüz İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. yapılmadığından fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyeti İç denetim birimi bulunmadığından eylem öngörülmemiştir. 23