Kalite, İnsana Saygıyla Başlar...

Transkript

1 KALİTE Kalite, İnsana Saygıyla Başlar... 1

2 Zaman Yönetimi Hayatı sevmiyor musunuz? O halde zamanı harcamayın, çünkü hayatın yapıldığı doku odur... Franklin Hayat da masal gibidir; ne kadar uzun olduğu değil, ne kadar iyi olduğu önemlidir... Seneca 2

3 Zaman Yönetimi Zamanı nasıl harcayacağınıza karar verebilirsiniz. Tıpkı öteki kaynaklar gibi, zamanı da çok etkili bir şekilde kullanabilir veya boşa harcayabilirsiniz. Zamanım bol diyenler, aslında onun kıt bir kaynak olduğunun farkında değillerdir. Harcandığı zaman, artık tamamen kullanılmayacak bir hale gelir. ZAMAN DOĞRU YÖNETİLMİYORSA, HİÇBİR ŞEY DOĞRU YÖNETİLEMEZ. Öyleyse zamanın denetlenmeye ve yönetilmeye ihtiyacı vardır. 3

4 Zaman Yönetimi Zamanı denetlemenin yolu, insanın kendisini denetlemesinden geçer. İnsan, kendisini denetlemekle zamanı da denetleyecektir. Zamanı kötü kullanan yöneticiler, bahaneyi hep başka kaynaklarda aramaktadır. Siz de zamanı denetleyemiyor musunuz? Eğer böyle ise, biliniz ki, hayatınızda zaman kaybına yol açan nedenler oldukça fazladır. 4

5 Zaman Yönetimi Herkesin zaman kaybı NEDENLERi vardır. Aslında pek çok zaman tuzağı içimizden kaynaklanmaktadır. Her ne kadar telefonlardan, toplantılardan, ziyaretçilerden yakınsak da, asıl neden içimizdeki düşmandır! Bu düşman, Önceliklerin eksikliği, Yetki devrinin olmayışı, Sürüncemede bırakma, Plansızlık ve benzerleri olarak karşımıza çıkar. 5

6 Zaman Yönetimi Bütün mesele, kişi/yöneticinin, önce kendisini tutarlı olarak yönetmesine bağlıdır. Kendinizi yönetemezseniz, başkalarını yönetemezsiniz. Kendi zamanınızı denetleyemezseniz, başkalarının zamanını asla DENETLEYEMEZSİNİZ! Önce siz, sonra diğerleri! 6

7 Zaman Yönetimi Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Önemli olan, zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. 7

8 Zamanı İyi Kullanmak Ne Demektir? Zaman paha biçilmez bir kaynaktır ve akan zaman geri çevrilemez. Birçok kişi zamanın kendisine yetmediğinden yakınır. Fakat zamanı planlayamazsınız. O, belirli bir ritimde akıp gider. Aslında planlayabileceğiniz bir tek şey vardır. O da kendinizsiniz. Kendinizi planlamak bu sununun asıl başlığıdır. Konu sizsiniz, işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır. 8

9 Alışkanlık Edinmek Zamanınızı verimli kullanmakta başarılı olmak, bazı şeyleri yapmayı alışkanlık haline getirmeyi gerektirir. Zamanı kullanmanın en büyük sırrı sizin ne ölçüde organize olabildiğinizde yatar. İyi organize olmak size büyük miktarda zaman kazandıracaktır. Zaman kazanmak için uyguladığınız yöntemleri de hiçbir zaman bir saplantı haline getirmemelisiniz 9

10 Nedenleri Saptamak 1. Hiç yapılmaması gereken işleri yapmak, Zamanı boşa harcamanın en yaygın biçimidir. Sizin için gerekli olmayan şeyleri yapmakla kalmaz, bu süre içinde kimsenin işine yaramayacak şeyler de yaparsınız. 2. Başkaları tarafından yapılması gereken ya da başkasının yapabileceği işleri yapmak. Böyle yaparsanız, şu durumlarla karşılaşacağınızdan da emin olmalısınız: Zamanınız başkasının yapacağı işleri yapmakla geçecek. İnsanlar, bir güçlükle karşılaştıklarında sizin bu güçlüğü onların yerine çözeceğinizi kısa zamanda öğrenecekler. Yapmanız gereken işleri yapamaz hale geleceksiniz. 10

11 Nedenleri Saptamak 3. İşler gerektiğinden daha çok zaman alıyorsa; Kendinizi iyi organize etmiyor ve işi tamamlamak için gerekli olan bütün unsurları bir araya getiremiyorsunuzdur. İş ilgili bilgi edinmek için zaman ayırmıyorsunuz, bu nedenle iş fazla geliyordur. Ne yapmanız gerektiğini iyice düşünmeden alelacele işe girişiyorsunuzdur. Her şeyi kendiniz yapmaya kalkışıyorsunuzdur. 11

12 Nedenleri Saptamak 4. Kimse başka insanların zamanını boşa harcadığını kabul etmek istemez. Çoğu insan, Benim zamanım kendime yetmiyor, nerede kaldı ki başkasının zamanını harcayacağım der. Ama bir düşünün: İnsanlar bir iş üzerinde bir hayli çalıştıktan sonra, o işle ilgili olarak aklınıza yeni bir fikir geliyorsa, İnsanlar, artık geçerli olmayan eski bilgiler üzerinde çalışıp dururken elinize ulaşan yeni bilgileri onlara iletmiyorsanız, İnsanları bir konuyla ilgili olarak yanınıza çağırıyor sonra da onlara ilgili belge ve malzemeyi vermeyi geciktirerek yüzlerine bakıyorsanız, 12

13 Mazeretler Eğer bir işi yapmak, işin size güç gelmesi nedeniyle uzun zaman alıyorsa, yapmanız gerekenin hepsini yapamayacaksınız ve işi bitiremeyeceksiniz demektir. Siz işten kaçınırsanız, iş bitirilip ortadan kalkmayacak ve eninde sonunda kendi kendinize yarattığınız bir krize dönüşecektir. Unutmayın ki, zamanı boşa harcamanın ikramiyesi KRİZLERdir. 13

14 Mazeretler İşleri zamanında bitiremeyenler, ilk bakışta akla yakın gelen bir sürü mazeret bulabilirler. Ama herkesin elinde aynı zaman süresi bulunduğuna göre, insanlar arasındaki verimlilik farkını ortaya çıkaran şey bireylerin zamanı kullanma biçimleridir. Aslında, bir işi yapmak için yeterli zamanı bulamamak diye bir şey olamaz. İnsan daima, yeterli zaman bulur. Bu durumlarda bulunmayan şey aslında İSTEKtir. Kendinizi veya başkalarını "zaman yok ki " derken yakalarsanız, neden o işi yapmak istemediğinizi düşünün. 14

15 ZAMANI PROGRAMLAMAK Gün ne getirirse getirsin, dışınızdaki dünya sizden ne isterse istesin, siz, zamanınızı en iyi biçimde kullanmanıza yardımcı olacak bir strateji oluşturmalısınız 15

16 Rahatsız Edilmeyeceğiniz Zamanları Oluşturmak Bazı şeyler dikkatinizin dağılmamasını gerektirir ve bu işleri yapmak için hiç rahatsız edilmeyeceğiniz zaman dilimlerine ihtiyacınız olur. Özel" zamanları örgütlemenin yolları; İnsanların size ulaşabileceği ve sizi rahatsız etmemeleri gereken zamanları saptayın ve bunu herkese bildirin. Siz aslında orada olsanız bile, bir iki saatlik bir süre için bırakın telesekreterinize mesaj bırakılsın. Daha sonra belli bir saatte bu mesajları sırasıyla değerlendirirsiniz. Yatağınızın yanında bir defter bulunsun. En rahat olduğunuz bir anda kim bilir kaç kere aklınıza önemli bir düşünce gelmiştir. 16

17 Toplantılarda En Fazla Yararı Sağlamak Bir toplantıdan çıktığınızda, kim bilir kaç kez "Bu toplantı tam bir zaman israfıydı" demişsinizdir. Oysa toplantıların boş yere zaman harcatmamaları gerekir. Bir toplantı düzenlerken şunlardan emin olun: Neden telefon etmek veya not göndermek yerine toplantıya gerek duyuluyor? Toplantıya kimler, niçin katılacak? Hangi önemli konular tartışılacak? Toplantıdan ne gibi bir kazanç elde etmeyi bekliyorsunuz? 17

18 ZAMANDAN TASARRUF EDİN Zamandan tasarruf etmek sanılandan daha kolaydır. Bu sadece kendinizi iyi organize etmenize bağlıdır. Zamandan tasarruf etmenin bir dizi mükemmel, pratik yolu bulunmaktadır: Listeler Yapmak Kırtasiyeyle Uğraşmak /Dosyalama,arşivleme) Kişisel Kayıt Tutmak Aradığını Bulmak Kestirmeden Gitmek 18

19 Zaman Tuzakları Plansızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma... Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni 19

20 Öncelikleri Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak 20

21 Öncelikleri Belirlemedeki Kriterlerimiz Karar Görecelik Zamanlama 21

22 Öncelikleri Bilmek ve Sıralamak... Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden ÖNCE YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR... 22

23 Ertelemek Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir. 23

24 Rutin ve Gereksiz işler Uzman kişinin yapacağı bir işi konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir. 24

25 Kararsızlık Kararsızlık, Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, Moralsizliğe de yol açar. 25

26 Dağınık Masa Dağınık masa; Yorgunluk, Verimsizlik, Baş edememe hissi, Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur. Ayrıca yaşamınızı kısıtlar. 26

27 Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma Çalışma masasının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. 27

28 Zamanı İyi Kullanmanın Üç Yolu 1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak 2. Yaptığınız işte daha etkin olmak. 3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak 28

29 Zaman Kaybettiriciler Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirmek Beklemeler Ziyaretçiler Aksaklıklar Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri 29

30 Zamanı İyi Kullanmak İçin Bazı Tavsiyeler Birkaç gün aşağıdaki tavsiyelere uyunuz, alacağınız sonuçlar sizi şaşırtacaktır: 1. Her sabah o gün yapılacak işleri not ederek gününüzü planlayınız ve işler yapıldıkça üzerine çizgi çekiniz. 2. Bilgi vermeden ya da telefon etmeden bir arkadaşı asla ziyaret etmeyiniz. 3. Cebinizde her zaman bir kalem ve bir kağıt ya da küçük bir not defteri bulundurunuz ki boş zamanınızda plan ve fikirlerinizi not edebilesiniz. 4. Dinlenme zamanlarını planlayınız. 5. Boş zamanlarınızı okuma, ezberleme ya da yapıcı bir şeylerle değerlendiriniz. 6. Randevu verirken her iki tarafın tam zamanı anladığından emin olunuz. 7. Yol zamanınızı mesafeye göre ayarlayarak beklenmedik durumlara vakit bırakınız ki randevuya zamanında yetişesiniz. 30

31 Zamanı İyi Kullanmak İçin Bazı Tavsiyeler 8. Yemek pişirme, bir makale yazma ya da bir konuşma hazırlığı olsun, işe başlamadan önce gerekli bütün maddeleri sağlayınız. 9. Zamanınızı çalacak kadar düşüncesiz ve bencil insanlardan sakınınız. 10. Bir mektup ya da telefon görüşmesiyle halledebileceğiniz iş için bizzat yola çıkmayınız. 11. Kullandığınız araba benzin istasyonundan geçerken arabanıza benzin doldurtunuz. Bunun için özel olarak yola çıkmayınız ve her durumda asla benzinsiz kalmayınız; bu sizi düşüncesiz gösterecektir! 12. Parkmetreler ve telefonlar için yanınızda bozuk para bulundurunuz. 13. Bir işiniz ya da alışverişiniz varsa bütün maddelerin yazılı notunu çıkarınız ve tekrar gidip gelmemek için yapılacakları planlayınız ve en kısa mesafeleri kullanınız. 31