süreç süreç süreç ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI

Transkript

1 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI süreç süreç süreç ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI Baskı No : 01 Yayın Tarihi : 13/03/2013 Kopya : Orijinal Dağıtım : Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve Belgelendirme Kuruluşu (TSE) (EYS EK - 01)

2 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İÇİNDEKİLER LİSTESİ ÖNSÖZ... İ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI ) GİRİŞ... 2 A) AMAÇ ) KURULUŞUN TANITIMI... 2 A) TEŞEKKÜLÜN KURULUŞ AMACI... 2 B) MİSYONUMUZ... 2 C) VİZYONUMUZ... 2 D) TEŞEKKÜLÜN KISA TARİHÇESİ ) Etibank Genel Müdürlüğü dönemi ) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü dönemi... 4 E) TEŞEKKÜLÜN İŞTİRAKLERİ ) Yurt içi iştiraki ) Yurt dışı iştirakleri... 4 F) ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI... 4 G) ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNÜN İŞ YERLERİ VE İLETİŞİM BİLGİLERİ... 5 Ğ) ETİ MADEN ETİK STANDARTLARI VE DEĞERLERİ ) Sürekli gelişme ) Sorumluluk ) Saygı ) Güven... 7 H) KISALTMALAR... 7 I) ÖZEL TERİM VE KAVRAMLAR ) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) KAPSAMI ) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ ) Genel şartlar ) Dokümantasyon şartları ) Genel ) Entegre yönetim sistemi el kitabı ) Dokümanların kontrolü ) Kayıtların kontrolü ) YÖNETİM SORUMLULUĞU ) Yönetimin taahhüdü ) Müşteri odaklılık Entegre Yönetim Sistemi Politikası ) Kalite planlaması Entegre Yönetim Sistemi hedefleri ) Entegre yönetim sisteminin planlanması ) Sorumluluk, yetki ve iletişim ) Sorumluluk ve yetki ) Yönetim temsilcisi ) İç iletişim ) Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) ) KAYNAK YÖNETİMİ ) Kaynakların sağlanması ) İnsan Kaynakları ) Genel ) Yeterlilik, eğitim ve farkındalık ) Alt Yapı ) Çalışma Ortamı ) ÜRÜN VE HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ ) Ürün ve hizmetin gerçekleştirilmesinin planlanması ) Müşteri ile ilişkili süreçler ) Ürün ve hizmete ilişkin şartların belirlenmesi ) Ürün ve hizmete ilişkin şartların gözden geçirilmesi ) Müşteri ile iletişim ) Tasarım ve geliştirme ) Tasarım ve geliştirmenin planlanması ) Satınalma... 21

3 7.4.1) Satınalma süreci ) Satın alma verileri ) Satın alınan ürünün doğrulanması ) Üretim ve hizmetin temini ) Üretim ve hizmetin temininin kontrolü ) Ürün ve hizmet temini proseslerinin geçerliliği ) Belirleme ve izlenebilirlilik ) Müşteri mülkiyeti ) Ürünün muhafazası ) İzleme ve ölçme ekipmanlarının kontrolü ) ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME ) GENEL ) Ölçme ve izleme ) Müşteri memnuniyeti ) İç tetkik ) Süreçlerin izlenme ve ölçülmesi ) Ürünün / hizmetin izlenmesi ve ölçülmesi ) Uygun olmayan hizmet ve ürünün kontrolü ) Veri analizi ) İyileştirme ) Sürekli iyileştirme ) Düzeltici ve Önleyici faaliyet EK-1 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ VE İŞLETME MÜDÜRLÜKLERİ ORGANİZASYON ŞEMASI EK-2 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREÇ PLANLARI ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ) Pazarlama ve Satış Süreç Planı ) Lojistik Süreç Planı ) Enerji Süreç Planı BANDIRMA BOR VE ASİT FABRİKALARI İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ ) Kırma ve Öğütme İşlemi Süreç Planı ) Borik Asit Üretimi Süreç Planı ) Boraks Dekahidrat, Boraks Pentahidrat ve Etibor 48 Üretimi Süreç Planı ) Susuz Boraks Üretimi Süreç Planı ) Amorf Boroksit Üretimi Süreç Planı ) Camsı Boroksit Üretimi Süreç Planı ) Etidot Üretimi Süreç Planı ) Sülfürik Asit Üretimi Süreç Planı ) Buhar ve Enerji Üretimi Süreç Planı ) Bakım ve Onarım Süreç Planı KIRKA BOR İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ ) Açık Ocak Cevher Üretimi Süreç Planı ) Kırılmış Tüvenan Tinkal ve Konsantre Tinkal Cevher Üretimi Süreç Planı ) Etibor 48 Üretimi Süreç Planı ) Susuz Boraks Üretimi Süreç Planı ) Buhar, Su ve Elektrik Üretimi Süreç Planı ) Bakım ve Onarım Süreç Planı ) Stok ve Sevkiyat (Lojistik) Süreç Planı EMET BOR İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ ) Açık Ocak Cevher Üretimi Süreç Planı ) Konsantratör Süreç Planı ) Kırma ve Öğütme İşlemi Süreç Planı ) Borik Asit Üretimi Süreç Planı ) Buhar ve Enerji Üretimi Süreç Planı ) Bakım ve Onarım Süreç Planı ) Stok ve Sevkiyat (Lojistik) Süreç Planı BİGADİÇ BOR İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ ) Açık Ocak Cevher Üretimi Süreç Planı ) Konsantratör Süreç Planı ) Kırma, Harmanlama, Homojenlendirme ve Öğütme Süreç Planı ) Bakım ve Onarım Süreç Planı ) Stok ve Sevkiyat (Lojistik) Süreç Planı... 63

4 Pazar Araştırma Süreci İşlem Basamakları Satış Hedefleri, Yurt İçi ve Yurt Dışı Satış Fiyatı ve Esaslarını Belirleme Süreci İşlem Basamakları Yurt Dışı Satış Süreci İşlem Basamakları Yurt Dışı Satış Süreci İşlem Basamakları (DEVAMI) Yurt Dışı Satış Süreci İşlem Basamakları (DEVAMI) Yurt Dışı Satış Süreci İşlem Basamakları (DEVAMI) Yurt Dışı Satış Süreci İşlem Basamakları (DEVAMI) İç Satış (Vadeli) Süreci İşlem Basamakları Müşteri Şikâyetleri ve Memnuniyeti Süreci İşlem Basamakları EK-3 SÜREÇ ETKİLEŞİM ŞEMASI EK-4 YÖNETİMİN SİSTEM KARAR SÜREÇLERİ EK- 5 EYS ÇAPRAZ REFERANS LİSTESİ... 75

5 ÖNSÖZ Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün varlığı; bor mineralleri ve tesis varlığı, madeni çıkarma, işleme, üretim kapasitesi, ürün geliştirme, yeni ürün üretme, üretim teknolojisi geliştirme ve tüm bu süreçleri yönetme yeteneğine sahip insan gücünden doğar. Teşekkülün varlığını ve rekabetin devamını sağlayan; müşteri talebi ve müşteri beklentilerinin karşılanmasıdır. Müşteri talebi, pazar payı ve pazar koşulları; üretim miktarını, üretme kapasitesini, yeni yatırımları, satın alma ihtiyacını, kaynakların faaliyetleri karşılama düzeyini ve bütçenin gelir kalemlerini belirler. Bu kapsamda, Teşekkül faaliyetlerinin omurgasını Pazarlama ve satış ve Lojistik ile Üretim süreçleri oluşturur. Bu süreçler, ürün geliştirme, yeni ürün üretme ve üretim teknolojisi geliştirme boyutlarıyla bir arada Teşekkülün rekabet yeteneğinde bire bir etkisi olan, değer artıran ve oluşturan kritik süreçlerdir. Dünyada, bilgiyi iyi yönetenler başarılı olabilmektedir. Bu bakımdan, Entegre Yönetim Sistemi dokümantasyonu içinde tanımlanmış yapının; süreçlerin ve bilginin yönetilmesini ön plana çıkartan, anlaşılabilir ve uygulanabilir nitelikte, değişim ve iyileştirme odaklı olması önem arz etmektedir. Sonuçları ölçülemeyen bir sürecin yönetilmesi, değişim ve gelişim odaklı yönetilemeyen bir sürecin iyileştirilmesi beklenemez. Bu çerçevede, Teşekkülün stratejik amaç ve hedeflerinin birimlerin ve çalışanların hedeflerine indirgenmesi, faaliyetlerin ve hedeflerin belirlenmiş kriterler doğrultusunda izlenmesi; daha da önemlisi bilgi akışı bozukluklarının önüne geçilerek bilginin doğru ve teknolojik alt yapı ile bütünleşik olarak yönetilmesi; performansın değerlendirilmesini, süreçlerin modellenmesini sağlayacak ve belirsizlikleri ortadan kaldıracaktır. Tüm bunların yanında, organizasyonu oluşturan birimler, çalışanlar ve sistemlerin; süreç yönetimi, bilgi paylaşımı ve yönetimi, iletişimin güçlendirilmesi, kalite ve müşteri odaklı öncelikleriyle faaliyet göstermesi ile; kendi alanında dünyada lider konuma gelmiş Eti Madenin daha da güçlenmesini sağlayacak, kârlılık ve verimliliğini artıracaktır. TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO Çevre Yönetim Sistemi, TS İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve TS ISO Enerji Yönetim Sistemi ile TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği Standardı şartlarına uygun olarak hazırlanmış Entegre Yönetim Sistemi El Kitabıyla öngörülen uygulamaların bir araç olarak Eti Maden yönetim sistemine yerleştirilmesi sonucunda; süreçlerin modellenmesi ve iyileştirilmesi, bilgi yönetimi ve performans odaklı yönetimini ön plana çıkartacak ve destekleyecektir. Bütün çalışanlara Entegre Yönetim Sistemi faaliyetlerinde başarılar dilerim. Dr. Orhan YILMAZ Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Başkanı

6 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 1) GİRİŞ a) Amaç Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı; Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü kapsamında, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO Çevre Yönetim Sistemi, TS İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve TS ISO Enerji Yönetim Sistemi şartlarına uygun olarak sunulmasında referans doküman olarak hazırlanmıştır. 2) KURULUŞUN TANITIMI a) Teşekkülün kuruluş amacı Taş kömürü, kömür ve hidrokarbon kaynaklar hariç olmak üzere ülkenin her türlü maden ve endüstriyel hammadde kaynaklarını en iyi şekilde değerlendirerek ve yurt dışında da benzer faaliyetlerde bulunarak ülke ekonomisine azami katkıyı sağlamak, çalışmalarını verimlilik ve kârlılık ilkelerine göre yürütmektir. b) Misyonumuz Bor zenginliğimizi sürdürülebilir kalkınma modeli çerçevesinde değerlendirip, bor ürünlerine dönüştürerek tüm insanlığın hizmetine sunmak ve ülke refahına katkıda bulunmaktır. c) Vizyonumuz Geleneksel bor ürünleri piyasasında istikrarlı büyümesini sürdüren, ayrıcalık yaratacak yeni bor ürünlerinin geliştirilmesinde öncü rolü üstlenen ve ülkemizi dünya bor sektörünün bilgi ve teknoloji havzası haline getirerek bor kaynaklarından maksimim katma değer yaratan kuruluş olmak. ç) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü EYS politikası ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ EYS POLİTİKASI Teşekkülde Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Enerji Yönetim Sistemleri standartlarını uygulamak ve sürekli iyileştirmek, Müşterilerimizin isteklerini zamanında ve istenilen kalitede karşılamak, Faaliyetlerimizde Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Enerji Yönetim Sistemi ile ilgili yasal ve diğer şartlara uymak, Çevreye en az zarar verecek şekilde üretim yapmak ve faaliyetlerimizde çevreyle dost ürünler kullanmak, çevreyi iyileştirici çalışmalar yapmak, Tehlikeli atıkları azaltmak, çalışma ortamımızda tehlikeli atıkların kontrollü bir şekilde elden çıkartılmasını sağlamak, İş yerlerimizde risk analizi yaparak iş kazalarını ve çalışanların sağlık kayıplarını azaltmak amacıyla sağlıklı ve güvenli bir ortam oluşturmak, Enerji maliyetlerini düşürmek, enerji kullanımında tasarruf sağlamak ve enerji verimliliğini artırmak. Sayfa 2 / 83

7 ETİ MADEN GENERAL MANAGEMENT S INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM POLICY To implement and continuously improve Quality, Occupational Health and Safety, Environment and Energy Management Systems standards in our company, To meet our customer demands on time with required quality, To comply with the regulations related to Quality, Environment, Occupational Health and Safety and Energy Management Systems in our activities, To produce our products with the least possible damage to the environment and use the environmentally-friendly materials in our production and carry out environmentally beneficial activities, To reduce hazardous waste and ensure disposal of these hazardous waste in controlled manner in our working areas, To establish healthy and safe environment in our working areas through risk analysis in order to reduce work-related accidents and loss of worker s health, To improve energy efficiency in order to reduce energy cost. d) Teşekkülün kısa tarihçesi 1) Etibank Genel Müdürlüğü dönemi Atatürk ün önderliğinde 17 Şubat - 4 Mart 1923 tarihlerinde toplanan İzmir İktisat Kongresinde alınan kararlar doğrultusunda; sanayi bankalarının kurulması gereğinden söz edilerek, sanayinin birçok sahalarında sanayi kooperatiflerinin, sanayi kredi müesseselerinin, sanayi gayesiyle teşekkül edecek anonim şirketlerin tesisiyle ferdilikten, topluluğa ve birliğe doğru gidilebileceği, büyük sanayi iktisatlarında irşat ve iştirak ile halka yol gösterilmesi gereği önerilmiştir. Birinci Beş Yıllık Sanayi Planının programı olarak bilinen; Cumhuriyet Hükümetinin 11 Nisan 1934 tarihinde Sınai Tesisat ve İşletme Raporları Üzerinde Tetkikler ve Kararlar Başlıklı Bakanlar Kurulu kararıyla belirlenen yatırım projeleri uygulanmaya başlanmıştır. Bunun sonucu olarak; 14 Haziran 1935 tarihli ve 2805 sayılı Kanun ile madencilik, enerji ve bankacılık alanlarında faaliyet göstermek üzere Etibank kurulmuştur. Kuruluşun adı; Eti Uygarlığından esinlenerek, Ulu Önder Atatürk tarafından kuruluşun adı Etibank olarak adlandırılmıştır. 11/4/1983 tarihli ve 60 sayılı İktisadi Devlet Teşekkülleri ve Kamu İktisadi Kuruluşları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine tabi olarak faaliyette bulunmak üzere; 28/10/1983 tarihli ve 99 sayılı Etibank Kuruluşu Hakkında KHK. ile; 14/6/1935 tarihli ve 2805 sayılı Etibank Kanunu yürürlükten kaldırılmış ve Etibank adı altında teşkilatlandırılmış, 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı KHK. ile, iktisadi devlet teşekkülleri ile kamu iktisadi kuruluşlarının; hukuki bünye, amaç ve faaliyet konuları, organları ve teşkilat yapısı, müessese, bağlı ortaklıklar ve iştirakleri ve bunlar arasındaki ilişkileri ve diğer hususları düzenlenmiş, 22/1/1990 tarihli ve 399 sayılı KHK. ile kamu iktisadi teşebbüsleri ve bağlı ortaklıkları personelinin hizmete alınmaları, görev ve yetkileri, nitelikleri, atanma, ilerleme, yükselme, hak ve yükümlülükleriyle diğer özlük hakları düzenlenmiştir. Sayfa 2 / 83

8 15/5/1991 tarihli ve 3743 sayılı Kanun ile 28/10/1983 tarihli ve 99 sayılı Etibank Kuruluşu Hakkında KHK. yürürlükten kaldırılmıştır. Daha sonraki yıllarda Etibank ın faaliyet alanının çok genişlemesi üzerine çalışmaların istenilen şekilde düzenlenmesi ve kontrol edilmesi güçleşince; Demir madenciliği ve demir çelik işletmeciliği 1955 yılında, Karabük Demir ve Çelik İşletmeleri Kurumuna, Kömür işletmeciliği 1957 yılında Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumuna, Enerji üretimi ve dağıtımıyla ilgili faaliyetleri ise 1970 yılında Türkiye Elektrik Kurumuna devredilmiş ve kuruluş bu alanlardan çekilmiştir. Bankacılık kesimi 1993 yılında Kamu Ortaklığı (Özelleştirme) İdaresine bağlanmış ve 1998 yılında özelleştirilmiştir. Bu özelleştirme işleminden sonra Etibank Genel Müdürlüğü isminin değiştirilmesi yasal bir zorunluluk haline gelmiş ve bu kapsamda, isim değişikliğinin yanı sıra, kuruluşun yeniden yapılandırılmasına da karar verilmiştir. 2) Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü dönemi 4/2/1998 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 26/1/1998 tarihli ve 98/10552 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Etibank Genel Müdürlüğünün unvanı, Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü olarak değiştirilmiş ve kuruluşun yapısı içinde; 1) Eti Bor A.Ş., 2) Eti Alüminyum A.Ş., 3) Eti Krom A.Ş., 4) Eti Elektrometalürji A.Ş., 5) Eti Gümüş A.Ş., 6) Eti Bakır A.Ş., 7) Eti Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş. bağlı ortaklık şeklinde teşkilatlandırılmıştır. Özelleştirme Yüksek Kurulunun; 28/7/2000 tarihli ve 2000/63 sayılı kararı ile Eti Bakır A.Ş., 10/10/2000 tarihli ve 2000/76 sayılı kararı ile Eti Krom A.Ş., Eti Elektrometalürji A.Ş. ve Eti Gümüş A.Ş. özelleştirme kapsam ve programına alınarak Teşekkülün bağlı ortaklığından çıkarılmıştır. Yüksek Planlama Kurulu nun 26/4/2001 tarihli ve 2001/T-9 sayılı kararı ile; Eti Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş. nin bağlı ortaklık statüsü kaldırılarak Teşekküle devredilmiş, Yönetim kurulunun 18/10/2001 tarihli ve 143/1 sayılı kararıyla; Teşekkül bünyesinde faaliyet göstermek üzere Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanlığı adı altında yeni bir daire başkanlığı kurulmuştur. Özelleştirme Yüksek Kurulunun 13/8/2003 tarihli ve 2003/49 ve 2003/45 sayılı kararı ile; Eti Alüminyum A.Ş. özelleştirme programına alınmıştır. Sayfa 3 / 83

9 8/2/2000 tarihli ve 2000/283 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla; Teşekkülün iştiraki olan Eti Zeolit Kimya Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, Teşekkülün bağlı ortaklığı haline getirilmiştir. 21/1/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 9/1/2004 tarihli ve 2004/6731 sayılı kararname ve eki karar ile; Eti Holding Anonim Şirketinin adı, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü olarak değiştirilmiştir. 3) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü dönemi Bağlı ortaklık statüsü kaldırılan Eti Bor Anonim Şirketine bağlı; Bigadiç Bor İşletme, Emet Bor İşletme, Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme, Kırka Bor İşletme, Kestelek Bor İşletme müdürlükleri, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğüne devredilmiştir. Yüksek Planlama Kurulunun 30/12/2004 tarihli ve 2004/T-39 sayılı kararı ile; Eti Zeolit Kimya Sanayii ve Ticaret Anonim Şirketinin bağlı ortaklık statüsü kaldırılarak, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğüne devredilmiştir. Yönetim kurulunun 24/6/2010 tarihli ve 358/8 sayılı kararı ile Kestelek Bor İşletmesi, Bigadiç Bor İşletme Müdürlüğü organizasyon yapısında üretim müdürlüğünün başmühendisliği haline getirilmiştir. Yüksek Planlama Kurulunun 16/9/2009 tarihli ve 2009/T-22 sayılı kararıyla kabul edilen ve 9/11/2009 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Ana Statüsünden Kestelek Bor İşletmesi çıkartılmıştır. Özelleştirme Yüksek Kurulunun 21/2/2011 tarihli ve 2011/14 sayılı kararı ile; Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün Hidrojen Peroksit Sanayi ve Ticaret A.Ş.'de bulunan %28,2 oranındaki iştirak hissesi özelleştirme kapsam ve programına alınmıştır. e) Teşekkülün iştirakleri 1) Yurt içi iştiraki Eti Soda A.Ş. 2) Yurt dışı iştirakleri AB Eti Products O.Y. Etimine S.A. f) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Organizasyon Şeması Genel müdürlük ve işletme müdürlükleri organizasyon şemaları bu kitabın EK-1 inde yer almıştır. Sayfa 4 / 83

10 g) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün iş yerleri ve iletişim bilgileri GENEL MÜDÜRLÜK Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Ayvalı Mah. Halil Sezai Erkut Cad. Afra Sok. No:1/A Etlik-Keçiören/ANKARA Teknoloji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Bahçekapı Mah. Fatih Sultan Mehmet Bulvarı No:179 Etimesgut / ANKARA İŞLETMELER Eti Maden İşletmeleri Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğü Bandırma / BALIKESİR Eti Maden İşletmeleri Kırka Bor İşletme Müdürlüğü Seyitgazi Kırka / ESKİŞEHİR Eti Maden İşletmeleri Emet Bor İşletme Müdürlüğü Emet / KÜTAHYA Eti Maden İşletmeleri Bigadiç Bor İşletme Müdürlüğü Bigadiç / BALIKESİR LOJİSTİK MÜDÜRLÜKLERİ Eti Maden İşletmeleri İzmir Lojistik Müdürlüğü Halit Ziya Bulvarı No: 1/ Konak /İZMİR Eti Maden İşletmeleri İstanbul Lojistik Müdürlüğü Atatürk Bulvarı No: Aksaray/İSTANBUL Eti Maden İşletmeleri Bandırma Lojistik Müdürlüğü Bandırma/BALIKESİR MİSAFİRHANELER Ankara Misafirhanesi Anafartalar Caddesi No:84 (Altındağ Belediyesi karşısı, Hacettepe Hastanesi üstü) Samanpazarı/ANKARA İzmir Misafirhanesi Halit Ziya Bulvarı No: 1/5 (Hisar Çarşısı Karşısı) Konak /İZMİR İstanbul Misafirhanesi Atatürk Bulvarı No:40 (Pertevniyal Lisesi Karşısı) Aksaray/İSTANBUL WEB ADRESİ Web: E- POSTA webmaster@etimaden.gov.tr Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks Tel Faks (312) (312) (312) (312) (266) (266) (222) (222) (274) (274) (266) (266) (232) (232) (212) (212) (266) (266) Tel (312) Tel (232) Tel (212) Sayfa 5 / 83

11 ğ) Eti Maden etik standartları ve değerleri Teşekkülün faaliyet alanında etik ilke ve değerler; Sürekli gelişme Sorumluluk Saygı Güven olmak üzere dört değer üzerinde gerçekleştirilir. Bu değerler tüm iş davranışlarını ortaya koyan etik standartların birinci adımını, tüm etik uygulamaların ve davranışların temelini oluşturur. 1) Sürekli gelişme Çalışmaların sürekli daha iyiye doğru değişme önceliğiyle kurumsal amaç ve hedefler doğrultusunda gerçekleştirilmesi, tüm çalışanların sinerji oluşturarak birbirinin gelişimini desteklemesi ve işbirliği içinde çalışmaları, çalışanların yetkinliğinin artırılması, faaliyetlerin daha üstün teknoloji ve yöntemle ve müşteri talebini karşılayan kalitede gerçekleştirilmesi esastır. 2) Sorumluluk Kurumsal itibar, her seviyede personelin sorumluluklarını yerine getirilmesi ile sağlanır. Her tür iletişimde Eti Maden için çalışıldığı ve Eti Madenin temsil edildiğinin farkında hareket edilir. Ülkemizin bor madeni, Eti Maden insan kaynağı ve zaman, öncelikli üç kaynaktır. Kaynakları geliştirmek, korumak ve hedefler doğrultusunda değerlendirmek en önemli sorumluluktur. Eti Maden; kurum çalışanlarının, paydaşlarının ve faaliyetlerden etkilenen tüm canlı hayatın ve çevrenin korunmasını birinci derecede önemser, bununla ilgili sorumlulukları yerine getirmeye özen gösterir. Teşekkülün tüm faaliyetleri ve işlemleri mevzuata ve hukuka uygun olma bilinci ve yükümlülüğü ile yerine getirilir. Düzenleyici ve denetleyici kurum ve kuruluşlara yetkiler dâhilinde doğru, tam ve anlaşılabilir bilgiler zamanında sunulur. Çalışanların; haklarını bilmesi önemsenir ve oryantasyonlarında bu yönde bilgi verilmesi, haklarını tam ve doğru biçimde kullanmaları sağlanır. Çalışanlara dürüst ve adil yaklaşılır, ayrımcılık içermeyen, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamının oluşturulması ve bireysel gelişimleri için çaba gösterilir. Teşekkül faaliyetlerinde; müşteri memnuniyeti odaklı, müşterilerin ihtiyaç ve taleplerine mümkün olan en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren bir anlayışla çalışılması, ürünlerin, zamanında ve akdedilen koşullarda sunulması, müşterilere; saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşılması esastır. Tedarikçilere karşı adil ve saygılı davranılmasına, yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesine, iş yapılan kişi ve kuruluşların gizli bilgilerinin dikkatle korunmasına gerekli özen gösterilir. Uluslararası piyasada yasal ve etik olan alanlarda rekabet edilir ve milletlerarası hukuk çerçevesinde işlemler yerine getirilir. Stratejik kararlar alırken çevreye zarar verilmemesi; teknoloji, güvenlik, sağlık ve çevre bilimleri alanlarındaki yeni anlayışların ışığında, süreçlerin sürekli iyileştirilmesi göz önünde bulundurulur. Faaliyet raporları ve dönemsel finans raporları, mevzuatın belirlediği ölçüde Teşekkülün web sayfasında, ilgili kurum ve kuruluşlara zamanında, doğru ve şeffaf bir şekilde sunulur. Sayfa 6 / 83

12 3) Saygı Kurum olarak bütün iş süreçlerinde ve ilişkilerinde çalışanlarla ve tüm paydaşlarla saygı çerçevesinde hareket edilir. 4) Güven Eti Maden müşterilerine olan taahhütlerini zamanında yerine getirerek güven sağlamıştır. Eti Maden her bir müşterisini tek bir müşterisi varmış gibi önemser ve onun memnuniyetini sağlamaya çalışır. Bu güveni devam ettirmek için taahhütleri yerine getirmekte, problemlerin çözümünde, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılamakta ölçmeye ve bilgiye dayanan uygulamalarını devam ettirir. h) Kısaltmalar Entegre yönetim sistemi kapsamındaki doküman adları ile merkez ve taşra teşkilatı birim adlarının kısaltmaları; Doküman Kontrol Prosedürü nde açıklanmıştır. ı) Özel terim ve kavramlar Entegre Yönetim Sistemi: TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO Çevre Yönetim Sistemi, TS İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve TS ISO Enerji Yönetim Sisteminin Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatındaki uygulamasını, Elektronik Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi (EBYAS): Elektronik ortamda oluşturulan her türlü belgenin gönderilmesi, standart dosya planı ve haberleşme kodlarını esas alarak kayıtların saklanması, arşivlenmesi ve istatistiği olarak değerlendirilmesini sağlayan sistemi, Etinet (İntranet; yerel ağ): Teşekkül bünyesinde bilgilerin paylaşıldığı veya farklı iş gruplarının bir araya gelerek iletişim sağladığı bilgi işlem alanını, Eti Yönetim Bilgi Sistemi (Eti YBS - ERP): Teşekkülün; yönetimiyle ilgili veri kaynaklarının bir sistem bütünlüğü içinde toplanıp, faaliyetlerine bilgi işlem desteği sağlayan, özellikle farklı düzeylerdeki yönetim katlarının tetkik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte sürekli bilgi akıtmayı amaçlayan bilişim sistemini, Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı: Merkez ve taşra teşkilatı personelinin yaptığı işi, rolünü, fonksiyonunu ya da süreçteki yerini tanımlayan, görev ve yetkilerini; birimler itibarıyla iş bölümünü, personelin; sorumluluk, yetki ve iş ilişkilerini açıklayan el kitabını, Üst yönetim: Teşekkül genel müdürü, genel müdür yardımcılarını, ifade eder. 3) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) KAPSAMI EYS Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatında, aşağıdaki birimlerindeki faaliyetleri kapsar. Merkez teşkilatında; Strateji Geliştirme Dairesi Bşk. Pazarlama ve Satış Dairesi Bşk. Lojistik Dairesi Bşk. Bandırma Lojistik Md. İstanbul Lojistik Md. İzmir Lojistik Md. Sayfa 7 / 83

13 Teknoloji Geliştirme Dairesi Bşk. (Laboratuvar hizmetleri hariç) Enerji ve Otomasyon Dairesi Bşk. Tesis Mühendislik Hizmetleri Dairesi Bşk. İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Bşk. Endüstriyel İlişkiler ve Hizmet Alımını Değerlendirme Dairesi Bşk. Satınalma Dairesi Bşk. Mali İşler Dairesi Bşk. Yönetim Bilişim Sistemleri Dairesi Bşk. Taşra teşkilatında; Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğü Bigadiç Bor İşletme Müdürlüğü Emet Bor İşletme Müdürlüğü Kırka Bor İşletme Müdürlüğü Uygulamalarda, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının 7.5.2, maddeleri hariç tutulmuştur. 4) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1) Genel şartlar Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; mevzuat şartlarını, uygulanan yönetim sistemi şartlarını, kurum şartlarını, müşteri şartlarını ve belgelendirme kuruluşu şartlarını dikkate alarak; Entegre Yönetim Sistemini kurmuş, dokümante etmiş, uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta ve etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünde, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında belirlenmiş olan süreçlerin sırası ve birbiri ile olan etkileşimleri EYS Süreç Planları olarak Ek-2 de yer almaktadır. Bu süreçlerin etkinliğini ve kontrolünü sağlamak için ihtiyaç duyulan kriterler ve uygulama metotları belirlenmiştir. Bu süreçlerin, operasyonu ve izlenmesi için gerekli kaynaklar sağlanarak EYS Yıllık Hedefler Rapor u ile izlenip ölçülmekte, sonuçlar analiz edilmekte ve yönetilmektedir. Teşekkül, cevher ve ürünlerinin; nakli, paketlenmesi, yüklenmesi, boşaltılması, kırma, eleme, ayıklama, yıkama, araştırma ve geliştirme, kontrollük gibi doğrudan üretim veya sunduğu hizmetlerle ilgili faaliyetlerinin bir kısmını veya tamamını dışarıdan hizmet alımı yoluyla yaptırmaktadır. Bu şekilde yaptırılan hizmetlerin kontrolü Teşekkül tarafından yapılır. 4.2) Dokümantasyon şartları 4.2.1) Genel Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; Entegre Yönetim Sistemi Standartları kapsamında entegre yönetim sistemi politikasını, hedeflerini, entegre yönetim sistemi el kitabını, ihtiyaç duyulan diğer dokümanları, standardın öngördüğü prosedürleri ve kayıtları oluşturmuştur. Bu dokümanlar elektronik ortamda ve kontrollü olarak muhafaza edilmektedir. Sayfa 8 / 83

14 Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü entegre yönetim sistemi ana dokümanları; EYS El Kitabı EYS Prosedürler El Kitabı ve eki EYS Süreç Planları EYS Yıllık Hedefleri EYS Yıllık Hedefler Raporu Entegre Yönetim Sistemi dokümanlarının hazırlanması, kodlanması, onaylanması, dağıtımı, muhafazası, yayımlanması ve değişiklikleri Dokümanların Kontrolü Prosedürü nde açıklanmıştır ) Entegre yönetim sistemi el kitabı Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; Entegre Yönetim Sistemi standartlarında belirtilen şartları kurum faaliyet ve süreçlerine uygun olarak değerlendirmiş ve entegre yönetim sistemi el kitabı hazırlanmıştır. Bu el kitabı EYS politikasını, bu sistemler için oluşturulan ve dokümante edilen prosedürleri veya diğer dokümanlara atıfları, bu sistem içerisindeki süreçleri, sırasını ve süreçler arasındaki etkileşimleri (EK-3) de, yönetimin sistem karar süreçleri (EK-4) de açıklamaktadır. EYS el kitabı Doküman Kontrol Prosedürüne göre hazırlanmakta ve yayımı yapılmaktadır ) Dokümanların kontrolü Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında gerekli görülen dokümanların yeterlilik açısından onaylanmasını, yayımlanmasını, gözden geçirilmesini, gerektiğinde güncelleştirilmesini ve tekrar onaylanmasını, doküman değişikliklerinin yapılmasını, dış kaynaklı dokümanların belirlenmesini, dağıtımı ve kontrolünün sağlanmasını, geçersiz dokümanların ortadan kaldırılmasını, dokümanların güncel olarak kontrol altında tutulmasını ve muhafazasının sağlanması için Dokümanların Kontrolü Prosedürü nü oluşturmuş ve uygulamaktadır ) Kayıtların kontrolü Kayıtların; EYS nin şartlarına uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için tanımlanması, sınıflandırılması, dosyalanması, arşivlenmesi, muhafazası, korunması, tekrar ulaşılması, saklama süreleri ve imhası için gerekli kontrolleri tanımlayan Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü nü oluşturmuş ve uygulamaktadır. 5) YÖNETİM SORUMLULUĞU 5.1) Yönetimin taahhüdü Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü yönetimi; EYS nin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için yapılması gereken faaliyetleri ve sorumlulukları tanımlamıştır. Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü üst yönetimi; kanun, tüzük, yönetmelik, ana statü ve yönergelerde belirlenmiş görevler doğrultusunda kararlar alarak sistemin sürekliliğini sağlar. Üst yönetim: kuruluşun kısa, orta ve uzun vadeli stratejilerini belirlemek üzere; uluslar arası ekonomik durumu, pazar ve sektör yapısını, rekabet şartlarını, fırsat ve tehditlerini, üstün ve zayıf yönlerini, müşteri ihtiyaç ve şartlarını, bilgi teknolojileri ve iletişim alt yapısının bugün ve gelecekteki ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını, organizasyon ve çalışan profilini, iş gereğini karşılama ve yönetsel yetkinliklerin geliştirilmesini, farklılık oluşturmayı ve kilit başarı faktörlerini, mali yapısını ve kaynak tahsisinin önceliklerini, sonuçlara odaklı ölçülebilir performans göstergelerini, süreç iyileştirme çalışmalarını, değişim ve gelişim kapasitesini, yeni ürün üretme ve ürün geliştirme ihtiyaçlarını, kaliteli üretimi ve yeni teknoloji ihtiyaçlarını, üretim teknolojisindeki yapılacak revizyonları, maliyetlerin Sayfa 9 / 83

15 düşürülmesini, kurum kültürü ve iklimini, alternatif önerileri, sürekli izlenecek ve etkinlikle yönetilecek alanlar olarak görür. Bu kapsamda, entegre yönetim sistemi politikasını karşılayacak; politikaları, stratejik plan ve yıllık bütçesine uyumlu olarak yönetim sisteminin hedeflerini belirler. Bu hedeflere ulaşmak amacıyla yönetimin gözden geçirmesi toplantıları yapar, toplantı kararlarını kayıt altına alır, gerekli tüm kaynakları sağlar, hedeflere ulaşma, kârlılık ve verimliliğin ölçülmesini ve izlenmesini, ticari esaslar çerçevesinde müşteri ihtiyaç ve şartlarının karşılanmasını taahhüt eder. 5.2) Müşteri odaklılık Üst yönetim; müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlamak için Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanlığı bünyesinde müşteri ilişkileri yönetimi uygular. Değişen müşteri şartlarını ve ihtiyaçlarını karşılamak için yeni ürünler geliştirir ve lojistik hizmetlerini iyileştirir. Varlığımızın nedeni olan müşterimizin memnuniyetini sağlayabilmek için istek ve şikâyetleri değerlendirir. Şikâyetlerin tekrarlanmaması için düzeltici, önleyici faaliyetler başlatır Entegre Yönetim Sistemi Politikası Üst yönetim tarafından EYS politikamız belirlenmiştir. Politika; yönetim sisteminin amaçlarına uygunluğunu, EYS şartlarına uyulacağını ve etkinliğin sürekli iyileştirileceğine dair taahhütleri içerir. EYS politikası, hedeflerin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için çerçeve rolü üstlenir. Politikanın, entegre yönetim sistemine uygunluğu, yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında izlenir ve değerlendirilir. Politikanın, kuruluş içinde iletilmesinden ve anlaşılmasından üst yönetim sorumludur. Entegre yönetim sistemi politikamız; Kuruluşun Etinet ve web sayfasında yayımlanarak çalışanlarımızın, müşterilerimizin ve diğer üçüncü şahısların görebileceği şekilde ilan edilmiştir. Ayrıca, iş yerlerimizin girişinde tanıtım ekranlarında duyurulmuştur. 5.4) Kalite planlaması Entegre Yönetim Sistemi hedefleri EYS hedefleri; anlaşılır, ölçülebilir, erişilebilir, gerçekçi ve zamanlı olma kriterlerine uygun, politika ile tutarlı olarak, uygun süreç ve faaliyetler için Yıllık Hedefler Tablosu nda belirlenir. Hedefler, süreç sahipleri ve yöneticiler tarafından; müşteri şartları, çevre ve enerji boyutları, iş sağlığı ve güvenliği riskleri dikkate alınarak oluşturulur. Oluşturulan hedefler üst yönetimin onayına yönetimin gözden geçirmesi toplantısında sunulur. Yıllık hedefler tablosu; bütün teşkilata bir yazı ile duyurulur ve Etinet sayfasında yayımlanır. Kararlaştırılan hedefler Yıllık Hedefler Tablosunda belirtilen periyotlarda, sorumluları tarafından izlenir. Hedefe ulaşma süreleri tamamlandığında gözden geçirilerek Yıllık Hedefler Raporuna yansıtılır. Ulaşılamayan hedefler için yönetimin gözden geçirmesi toplantısında karar alınır. Sayfa 10 / 83

16 5.4.2) Entegre yönetim sisteminin planlanması Üst yönetim; madde 4.1 de verilen şartları ve bunun yanı sıra madde de belirtilen hedefleri yerine getirmek üzere yönetim sisteminin planlanması faaliyet alanları itibarıyla gerçekleştirilmektedir. Yönetim sistemindeki değişiklikler, sistemin bütünlüğünün sürdürülmesi ve süreç etkileşimlerinin bozulmaması için yönetim tarafından onaylanmakta ve planlanıp uygulanmaktadır. Onay ve planlama sonuçları kayıt altına alınmaktadır. EYS nin planlanması Stratejik Planı desteklemektedir. Çevre, enerji ve iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemleri için amaç, hedef ve programlar Yıllık Hedefler Tablosu ile planlanmaktadır. 5.5) Sorumluluk, yetki ve iletişim 5.5.1) Sorumluluk ve yetki Üst yönetim; Teşekkülün veya birimlerin yapısını bir bütün olarak gösteren ve birimler arası çeşitli ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan, etkili ve etkin bir idare için; plânlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrolün sağlanmasını, iş bölümü ve uzmanlaşma, bölümlere ayırma, emir komuta birliği, yetki ve sorumluluk denkliği, yetki devri, görevler ayrılığı ve hiyerarşi ilkelerinin kurum organizasyonunda yerleştirilmesini esas alarak süreçlerin işleyişini en yalın bir şekilde işletmek üzere organizasyon yapısını oluşturmuş ve yürürlüğe koymuştur. Bu yapı; Teşekkülün merkez ve taşra teşkilatı birimleri ile kadro ve pozisyonların sorumluluk ve iş ilişkileri Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesi nde tanımlanmıştır. Ayrıca, Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı nda personelin yaptığı işin kısa amacı ve tanımı, ana görev ve sorumlulukları, birimi, bağlı olduğu yöneticinin pozisyonu, yetkileri, yönettiği birim ve iş pozisyonları, işe ait yetkinlikler (Eğitim, bilgi, yetenek, tecrübe, sertifika) belirlenmiş ve görev rollerine dayalı çalışma düzeni kurulmuştur. Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı Etinet sayfasında yayımlandığında yürürlüğe girer. Kitabın yayımlanması ile personele tebliğ edilmiş sayılır. Yönetim Kurulunca, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesinde ve pozisyonlarda yapılan değişiklikler çerçevesinde, İKY Dairesi Başkanlığınca Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabında gerekli olan değişiklikler yapılır ve güncel olarak Etinet sayfasında yayımlanır. Teşekkülün merkez ve taşra teşkilâtında; birim âmirlerinin, yardımcılarının ve birim müdürlerinin geçici bir nedenle görevleri başında bulunmadığı günlerde yerlerine görevi yürütmek üzere ne şekilde vekâlet edileceği Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesi nin 32 nci maddesinde belirlenmiştir. 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 6 ncı maddesinin dördüncü fıkrası ile; genel müdürün bulunmadığı hallerde, genel müdürün yönetim kurulu üyeleri arasından görevlendireceği genel müdür vekilinin yönetim kuruluna başkanlık yapacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca; aynı KHK nin 9 uncu maddesinin onuncu fıkrasında; yönetim kurulunun sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını genel müdüre devredebileceği; 13 üncü maddesinin yedinci fıkrasında ise; genel müdürün, sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebileceği, ancak; yetki devrinin genel müdürün sorumluluğunu kaldırmayacağını hüküm altına almıştır. Sayfa 11 / 83

17 5.5.2) Yönetim temsilcisi Süreçlerin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi, entegre yönetim sisteminin ihtiyaçların üst yönetime raporlanarak süreç performanslarının ölçülmesi ve artırılması, süreçlerin iyileştirilmesi, faaliyetlerin rekabet, pazar, müşteri ihtiyaç ve şartlarını karşılayacak nitelikte yapılması, bu yönde bilinçlenmenin sağlanması, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin başlatılması, entegre yönetim sistemi ile ilgili konularda kurum dışında gerekli iş birliğinin yapılması ve entegre yönetim sisteminin gözden geçirilmesi gündemini oluşturur. Genel Müdür Yardımcısı EYS Genel Yönetim Temsilcisi olarak, işletmelerde işletme müdürü EYS Yönetim Temsilcisi, merkez teşkilatında ise SG Dairesi Başkanı EYS Yönetim Temsilcisi olarak atanır. Bu doküman onaylandığında bu atamalar yapılmış sayılır. YGG toplantısına, üst yönetim, merkez ve işletmelerdeki EYS yönetim temsilcileri ve gerekli görülecek diğer sorumluların katılması sağlanır. Merkez ve işletmelerdeki EYS Yönetim Temsilcisi, EYS ile ilgili koordinasyonundan sorumlu olup, YGG toplantısı öncesi birim sorumlularının katılımı ile Performans Toplantısı yaparak performans raporunun hazırlanmasını sağlar ) İç iletişim Eti Maden, her türlü iletişim ve bilgi sistemlerini, kurumsal amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için sağlar. Eti Maden de; kararın en hızlı alınmasını sağlayacak nitelikte bilginin iletişimi sağlanmakta ve faaliyetler yürütülmektedir. Bunun için organizasyon yapısı, kurum iklimi, yönetim düzeni, iletişim alt yapısı ve etkin iletişime açık insan gücü yapısı oluşmuştur. Teşekkül içi iletişimde, iletişim kanalları olarak; tüm iç yazışmalar Elektronik Belge Yönetim ve Arşivleme Sistemi (EBYAS) içinde yapılmakta ve hızlı bir evrak akışı sağlanmaktadır. Bilgiler yerel ağ da (Etinet) paylaşılmakta; yönetim bilgi sisteminde (Eti YBS) veri kaynakları bir sistem bütünlüğü içinde toplanıp, yönetim katlarının tetkik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte sürekli bilgi aktarılmakta ve raporlanmaktadır. Birim raporları, internet, telefon, faks, elektronik posta, video konferans, tanıtım ekranları, yönetim kurulu toplantıları, yönetimin gözden geçirilmesi toplantısı, koordinasyon toplantısı, çevre, enerji, iş sağlığı ve güvenliği konularındaki kurul toplantıları, müdürler toplantısı, birim içi veya birimler arasında yapılan periyodik toplantılar, birimlerin bilgilendirme sunuları, belirli düzeyde yerel ağ ve internet entegrasyonu (ekstranet) uygulaması ile organizasyonun tamamında etkin iletişim sağlanmaktadır. Teşekkülün faaliyet sonuçları; Etinet ve internet sayfasında yayımlanır. Bilgi edinme kapsamında, çalışanlar ile üçüncü şahısların müracaatları süresi içinde cevaplanır. Diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalar resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslara uyularak, kamu düzeni içinde yerleşmiş hiyerarşik uygulamalar göz önünde bulundurularak yapılır. Kurum dışına gönderilen yazılar yetkililerin onaylaması ile gönderilir. Sayfa 12 / 83

18 5.6) Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) Üst yönetim Teşekkülün yönetim sistemini; bu sistemin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak amacıyla yılda en az bir kez toplantı yaparak gözden geçirir. Üst yönetim; yönetimin gözden geçirmesi toplantısını, genel yönetim temsilcisinin koordinasyonunda ve genel müdürün başkanlığında yapılır. Genel Müdürün herhangi bir nedenle toplantıda bulunmadığı durumda, toplantıya genel yönetim temsilcisi başkanlık eder. Yönetimin gözden geçirme toplantısının planlaması ve gündemi genel yönetim temsilcisi tarafından belirlenir. Toplantı tarihinin bir ay öncesinde merkez teşkilatındaki ve işletmelerdeki EYS Yönetim Temsilcisi tarafından birim amirlerinin/sorumlularının katılımı ile Performans Toplantısı yapılır. Performans toplantısının gündemi; Süreç performans değerlendirmesi, Hedeflerin değerlendirmesi, Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin değerlendirmesi, Ürün uygunluğu (uygunsuzluklar), Müşteri geri beslemeleri, Tetkik sonuçları, Kaynak ihtiyaçları, Genel enerji performansı ve sonraki dönem için öngörülen enerji tüketimi, EYS yi etkileyebilecek yasal ve diğer şartlardaki değişiklikler, Acil durumlara hazırlık, kaza ve olay sonuçları, konularından oluşur. Toplantıda alınan kararlar bir rapor ile genel yönetim temsilcisine en geç bir hafta içerisinde ulaştırılır. Performans ve Yönetim Geliştirme Birimince merkez teşkilatın raporuyla, işletmelerden gelen performans raporları birleştirilerek genel performans raporu hazırlanır. Hazırlanan performans raporu, YGG tarihinden iki hafta önce katılımcılara dağıtılır. YGG toplantı gündemi SG Daire Başkanlığı tarafından aşağıdaki konuları kapsayacak şekilde hazırlanır; EYS politikası, amaçlar ve hedefler, Süreç performansı ve ürün uygunluğu, Stratejik planı, Yatırımlar, Bütçe hedefleri, Entegre yönetim sistemi iç ve dış tetkik sonuçları, Uymakla yükümlü olduğu yasal ve diğer şartlara uygunluğun değerlendirilmesi, Müşteri memnuniyeti sonuçları, müşteri şikâyetlerinin durumu, müşteri ihtiyaç ve beklentileri, Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu, Bir önceki YGG toplantısında alınan kararlar ve uygulama sonuçları, Kaynak ihtiyaçları, EYS yi etkileyebilecek yasal ve diğer şartlardaki değişiklikler, İSG nin mevcut tehlike tanımlama, risk değerlendirme ve kontrol süreçlerinin yeterliliği, İSG nin mevcut risk seviyeleri ve kontrol tedbirlerinin etkinliği, Genel enerji performansı ve sonraki dönem için öngörülen enerji tüketimi, Acil durumlara hazırlık, kaza ve olay sonuçları, İyileştirme önerileri. Sayfa 13 / 83

19 YGG toplantı gündemi ve kararları birimlere EBYAS yoluyla bildirilir. YGG toplantı kararı; süreçlerin ve hizmetin iyileştirilmesini, müşteri şartları ile ilgili olarak ürün ve hizmetin iyileştirilmesini, kaynak ihtiyaçlarını kapsar. 6) KAYNAK YÖNETİMİ 6.1) Kaynakların sağlanması Kuruluş amacı, stratejik amaç ve hedefleri, birimlerin fonksiyonları, süreçlerin kârlılık ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yerine getirilmesi, entegre yönetim sisteminin uygulanması, etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi, müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması için gerekli olan insan gücü yapısı; etkin çalışmayı ve iletişimi sağlayacak nitelikte kurum iklimi, çalışma ortamı ve faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan alt yapı ihtiyaçları YGG toplantısında görüşülür. Sistemin ihtiyacı olan kaynak üst yönetim tarafından sağlanır. 6.2) İnsan Kaynakları 6.2.1) Genel İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca; Birimlerin iş bölümleri içerisinde; personelin işi, rolü, fonksiyonu ya da süreçteki yerini açıklayan pozisyonları tanımlanmıştır. Pozisyonlar itibarıyla; işin kısa tanımı ve amacı, ana görev ve sorumlulukları, yetkileri, aranılan eğitim, bilgi, yetenek ve tecrübeleri Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı nda tanımlanarak, Teşekkül faaliyet alanında hizmet şartlarına uygunluğun sağlanması esas alınmıştır. İnsan gücü plânlaması yapılırken; organizasyonun mevcut ve gelecekteki hedeflerine etkin bir biçimde ulaşabilmesi için görevin özelliğine uygun personelin nitelikleri, ihtiyaç duyulan insan gücü sayısı önceden belirlenir. Uygun becerilere sahip, doğru sayıdaki kişiyi doğru işe, doğru zamanda yerleştirmek amacıyla alınacak önlemler ile sürekli tekrar eden, yenilenen ve devam eden bir süreç yönetilir. Personelin güçlü olduğu yönleriyle uyumlu işlerde görevlendirilmesi, yetenek, bilgi ve becerilerini açık bir biçimde ortaya koyabilmeleri sağlanır. İş tanımları, iş gerekleri, performans ve yetkinlikler belirlenerek kariyer yönetiminin alt yapısı oluşturulmuştur. Oryantasyon, bilgi, beceri, tutum ve davranış kazandırma eğitim ve geliştirme programları ile yönetici geliştirme programları, yer değiştirme ve terfi gibi araçlarla kariyer geliştirilir. Personelin, iş için gerekli yeteneklere sahip olması ve atama yapılacak kadro veya pozisyonun genel ve özel şartlarını sağlamış olması, görevde yükselme eğitim ve sınavı, unvan değişikliği sınavı kariyeri belirleyen araçlardır. Teşekkülün mevcut kadro ve pozisyonlarına yapılacak atamalar için aranan genel ve özel şartlar ile kariyer yolları Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğinde belirlenmiştir. Sayfa 14 / 83

20 Personelin yetkinliğini geliştirme isteği ile geleceğe yönelik kariyerini plânlama düşüncesi; Teşekkülün kariyer geliştirme ve kariyer tespit etme araçları ile desteklenir ve personelin mesleki gelişimlerinin, organizasyonun hedeflerine uygun olarak yapılanması sağlanır ) Yeterlilik, eğitim ve farkındalık Teşekkülün eğitim faaliyetleri Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Hizmet İçi Eğitim Yönergesi çerçevesinde yapılır. Eğitim faaliyetlerinin işlem basamakları İKY Dairesi Başkanlığınca düzenlenmiş Eğitim Talimatı nda belirlenmiştir. Her birim ve işin görev gerekleri esas alınarak, personelin öğrenim, bilgi, tecrübe, yetenek ve eğitim bileşenlerinden oluşan yeterliliğinin, yaptığı iş için gerek duyulan iş gereğiyle uyumlu olup, olmadığı ve yasal gerekliliklerden kaynaklanan ihtiyaçlar İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca belirlenir. Eğitim bir ihtiyaçtan doğar. Eğitim ihtiyaçları birim sorumluları tarafından her yıl ekim ayında İKY Dairesi Başkanlığına bildirilir. Bildirilen eğitimler ön değerlendirmeden sonra eğitim kuruluna sunulur, yapılması kesinleşen eğitimler eğitim plan ve programında yer alır. Eğitim plan ve programında; Personelin işini yaparken göreviyle ilgili diğer görev alanlarıyla ilişkilendirme boyutunu, müşteri odaklı hizmet bilincini, verimliliği, kârlılığı, performans kriteri belirleme ve izleme, diğer iş süreçlerine etkide bulunma boyutlarını kazanması, başarı ve çabasının geliştirilmesi, Yetkinliklerin, iş gereklerini ve beklenen performansı yeterince karşılamaması nedeniyle ortaya çıkan iş gücü ihtiyacının; personelin kişisel gelişme ve işi için ihtiyaç duyduğu tamamlama eğitimlerini alması ve iş yapma yeterliliğinin geliştirilmesi, Var olan iş gücünün bilgi ve yetkinlik düzeylerini artırarak; Teşekkülün stratejik amaçlarının gerçekleştirilmesi, rekabet, gelecekteki etkililik, yeterlilik ve gerekliliklere göre hazırlanması, Yeni işe başlayan personelin oryantasyonu, Entegre yönetim sisteminin uygulama, sürdürülebilirlik ve farkındalık boyutlarının güçlendirilmesi, Çalışanların yaptıkları işleri yanlış, eksik, hatalı ve uygun olmayan şekilde yaptıklarında neye mal olabileceğini bilmeleri (farkındalık), hedeflenir. Gerçekleşen eğitimin başarısı eğitim değerlendirme formu ile değerlendirilir. Değerlendirme sonucunda yetersiz görülen hususlar bir sonraki eğitimde dikkate alınır, yetersizliklerin olmaması sağlanır. Eğitimlerin iş sonuçlarına etkisi birimler ile işbirliği yapılarak takip edilir. Teşekkül personeline verilen eğitimlerin kayıtları Eti YBS kapsamında her personel için ayrı ayrı izlenir. Sayfa 15 / 83

21 Eğitim faaliyetleri ve eğitimle ilgili dokümanlar EBYAS kapsamında standart dosya planına uygun olarak dosyalanır, arşivlenir ve ulaşılabilirliği sağlanır. Eğitim faaliyetleri kapsamında kullanılacak formlar; İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca tasarlanır, Doküman Kontrol Prosedürüne göre kodlanır. 6.3) Alt Yapı Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini, çevre, enerji ve iş sağlığı ve güvenliği şartlarını dikkate alarak, verilen hizmetin uygunluğu ve şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olan alt yapıyı oluşturmuştur. Alt yapının yeterliliğini, sürekliliğini ve gelişimini sağlamaktadır. Bu kapsamda; kuruluşta etkin bir iletişimin sağlanması için organizasyon yapısı, hiyerarşik kademeleri, birimler itibarıyla görevler ve yetkiler ile pozisyonlar itibarıyla sorumluları belirlenmiştir. Görev gerekleri ile iş gücünün yetkinliğinin uyumlaştırılması, pozisyon bazlı yetkinlik geliştirme ve insan gücünün planlaması ile etkin yönetim ve iletişimi güçlendiren kurum iklimi oluşturulmuştur. Kuruluşun faaliyet ve çalışmaları için gerekli olan hizmet binası, misafirhanesi, toplantı salonları, fiziki ve elektronik ortamda kütüphanesi, üretim, lojistik ve laboratuvar imkânları bulunmakta ve hizmet vermektedir. Alt yapının sürdürülebilirliği için gerekli planlamalar yapılmaktadır. 6.4) Çalışma Ortamı Kuruluşta, üretim ve hizmetin etkin bir şekilde sağlanması için gerekli olan çalışma ortamı uygun ve yeterli olacak şekilde sağlanmaktadır. Bu ortamlar, her bir faaliyetin gerektirdiği şartlarda süreç planlarında tarif edilmiştir. 7) ÜRÜN ve HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ 7.1) Ürün ve hizmetin gerçekleştirilmesinin planlanması Teşekkülün bütün süreçleri faaliyet alanları itibarıyla birimlerin görev alanlarında tanımlanmış ve süreç etkileşimleri (EK-3, EK-4) kurulmuştur. Müşteri talebi, pazar payı ve pazar koşulları; üretim miktarını, üretme kapasitesini, yeni yatırımları, lojistik faaliyet kapasitesini, satın alma ihtiyacını ve bütçenin gelir kalemlerini belirler. Bu kapsamda, Teşekkül faaliyetlerinin omurgasını Pazarlama ve satış, Lojistik süreci ve Üretim süreci oluşturur. Pazar Araştırma; Satış Hedefleri, Yurt İçi ve Yurt Dışı Satış Fiyatı ve Esaslarını Belirleme; Yurt Dışı Satış; İç Satış; Müşteri Şikâyetleri ve Memnuniyeti konularındaki işlem basamakları El kitabına destek bilgi olarak eklenmiştir. Pazarlama ve satış, lojistik süreci içerisinde; yurt içi ve yurt dışı müşteri portföyü ve pazar araştırma ve analizi yapılır, müşteri ilişkileri yönetilir, rakip firmalarla rekabet şartları tespit edilir; Teşekkülün iç ve dış piyasada orta ve uzun vadeli tahmini satış plânı hazırlanır, cari yılın satılık ürün spektleri belirlenir, ürünlerin yurt içi satış fiyatı ve yurt dışı satış baz fiyatları ve satış esasları hazırlanır; satış bağlantıları yapılır ve sevkiyat programı hazırlanır, sevkiyatlar sağlanır, ürün stok takibi yapılır, müşteri bağlantısından sonraki satış hizmet sürecini de içine alan faaliyetlerin iş sonuçları izlenir ve değerlendirilir; üretim, ürün, satış hizmetleri veya lojistik hizmet sürecinden kaynaklanan firma müşteri şikâyetlerinin çözümü için gerekli olan koordinasyon, takip ve yönetimi sağlanır, Pazarlama Müşteri Şikâyet Raporu ve Müşteri Memnuniyeti Raporu hazırlanır; ürünlerin satış ve sürümünü artırmak için dış piyasalarda tanıtım yapılır, yurt dışı iştiraklerin ve satış acentelerinin faaliyetleri izlenir ve değerlendirilir. Sayfa 16 / 83