HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐ

Transkript

1 T.C. ULUDAĞ ÜNĐVERSĐTESĐ SAĞLIK HĐZMETLERĐ MESLEK YÜKSEKOKULU HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐ Ders Notları Bursa, 27 Şubat 2009 Bursa, 27 Şubat 2009 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

2 Elinizdeki bu ders notları Uludağ Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi nde çalışan bir tıbbi sekreterin kullandığı programı ve işlemlerini inceleyerek hazırlamış olduğum bilgilendirme amaçlı bir kaynaktır. Yanlışlarım ve eksiklerim olabileceğini kabul ediyor ve siz sevgili öğrencilerimin uygulamalarınızda öğreneceğiniz bilgilerle bunları paylaşarak giderebileceğimi ümit ediyorum. Ders notlarımın hazırlanması sırasında bana değerli zamanlarını ayırarak yardımcı olan poliklinik ve klinik sekreteri olarak çalışan arkadaşlarıma, mezun öğrencilerime ve halen uygulamalarını Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi nde yapan öğrencilerime çok teşekkür ederim. Öğr.Gör.Fikret CEYLAN U.Ü. SHMYO 2/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

3 BÖLÜM I SAĞLIK BĐLGĐ SĐSTEMLERĐ VE SAĞLIK HĐZMETLERĐNDE ENFORMASYON SAĞLIK BĐLGĐ SĐSTEMLERĐ Sağlık hizmetlerinin sunumu yoğun bir enformasyon süreci içerisinde gerçekleşmektedir. Yüksek kaliteli hasta bakımı her hastanın tıbbi geçmişinin, sunulan sağlık hizmetinin ve hastanın iyileşme durumunun dikkatli bir şekilde belgelendirilmesini gerekli kılmaktadır. Đdari ve finansal enformasyon hasta bakım sürecinin etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için gerekli hususlardır. Enformasyon teknolojisi günümüz dünyasında işletme faaliyetlerinin önemli bir yardımcısı olmaya başlamıştır. Enformasyon teknolojisi işletmelerin aşağıdaki beş amacını desteklemektedir. 1. Verimliliğin geliştirilmesi 2. Maliyetlerin düşürülmesi 3. Karar vermenin geliştirilmesi 4. Müşterilerle ilişkilerin artırılması 5. Yeni stratejik uygulamaların başlatılması Sağlıkta enformasyon yönetiminin temel fonksiyonu, hastanın durumunun iyileştirilmesi, hastanın güvenliği ve hastanın performansının geliştirilmesi için verilecek kararlara destek olmaktır. Bütün bunlar hastanın bakımı, tedavi ve hasta hizmetleri konularında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Sağlık enformasyon sisteminin temel amaçları tıbbi kalite güvencesi ve çıktıların değerlendirilmesi, maliyet kontrolü, verimliliğin artırılması, yarar analizi, talep tahmini, programlama ve değerlendirme, dış raporların basitleştirilmesi, klinik araştırma ve eğitimdir. Sağlık Bilişimi Nedir? Bilgi teknolojilerini kullanarak sağlık alanında yapılan tanı, tedavi, eğitim, iletişim, veri ve bilgi toplama, veri ve bilgi işleme, bilgi yönetme, tıbbi karar verme ve bilimsel çözümleme yöntemlerini içeren bir bilim dalıdır. Sağlık Bilgi Sisteminin Amacı Bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağlık alanında etkin ve verimli bir şekilde kullanımını sağlayarak, erişim hakları tanımlanmış yetkili kişi ve kuruluşlarca ulaşılabilir, tüm vatandaşları kapsayan, her bireyin sağlıkla ilgili güncel ve doğru bilgiler ile kendi bilgilerine erişebildiği, doğum ile başlayıp tüm yaşam süresince oluşan sağlıkla ilgili verilerin tüm ülkeyi kapsayacak sağlık özel ağı üzerinden paylaşılmasıdır. Şekil 1.1: Sağlık Bilgi Sistemi Veri Toplama ve Değerlendirme süreci U.Ü. SHMYO 3/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

4 Şekil 1.2: Sağlık Bilgi Sistem Ağı Ulusal Sağlık Sisteminde Bilgi Teknolojilerine Neden Gerek Var? - Günümüzde dünya, küresel bir bilgi toplumu olmaya doğru gitmektedir. - Bilginin ve teknolojinin en yoğun kullanıldığı alanlardan biri sağlık sektörüdür. - Đnternetteki bilgilerin %40 kadarının bu sektörü kapsadığı tahmin edilmektedir. - Sağlıklı bir yaşam sürmek ve gerektiğinde hızlı ve etkin bir tedavi görmek, artık tüm bireylerin en doğal beklentisi olmaktadır. - Ayrıca, en iyi sağlık hizmetinin, yaşanılan yere en yakın ve en çabuk olarak verilmesi, sağlıkhastalık-tedavi bilgilerine kişilerin de kolaylıkla ulaşabilmesi gerekmektedir. - Toplumun gelir, eğitim ve kültür düzeyi artıkça, talep ettikleri sağlık hizmetinin kalite beklentisi de artmaktadır. - Hizmeti sunan kurumların da giderek uzmanlaşarak, çeşitli basamaklardaki bakım hizmetlerinin entegre, kaliteli, verimli ve kesintisiz bir hizmetler bütünü olarak sunmaları kaçınılmaz olmuştur. - Modern bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağlık hizmetlerinin niteliğini, etkinliğini ve verimliliğini büyük ölçüde arttırabildiği ise açıktır. Sağlık kuruluşları bilişim sistemlerinden, yönetim hizmetleri, hastalıkların teşhis edilmesi, hekimlerin hastayla ilgili vereceği kararların desteklenmesi, hemşire ve hekimlerin yapacağı işlerde rehberlik, sinyal yorumlama, laboratuvar hizmetleri ve hasta yönetimi gibi çok çeşitli alanlarda faydalanılmakla birlikte, günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayar genellikle üç genel kategoride kullanılmaktadır. 1- Klinik bilgi sistemleri - Bilgisayar temelli hasta kaydı - Yardımcı enformasyon sistemleri - Laboratuvar - Đlaç - Radyoloji - Hemşire enformasyon sistemleri - Klinik karar destek sistemleri 2- Đdari ve Finansal sistemler - Elektronik talep süreçleri - Hasta hesap sistemleri - Đnsan kaynakları - Malzeme yönetimi - Ofis otomasyonu U.Ü. SHMYO 4/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

5 3- Stratejik karar destek sistemleri - Planlama ve pazarlama - Finansal öngörü - Kaynak tahsisi - Performans yönetimi - Çıktı değerlendirilmesi Hasta Bakımı ve Sağlık Hizmetleri Yönetiminde Bilgi Teknolojilerinin Kullanılması: Kapsamlı bir Sağlık Bilgi Sistemi altı öğeyi içermesi gerekmektedir. Bunlar: 1- Hastaların randevusu, kabulü, taburcu işlemleri ve nakli ile ilgili işlemler, 2- Hasta hesapları, fatura ve ücret bordrosu gibi işletme ve finansal sistemler, 3- Đletişim ve ağ uygulamaları ile hemşirelik hizmetleri, yardımcı sağlık hizmetleri alanları gibi bölümler arasında mesajların iletilmesi ve bu bölümler arasında hasta kabulü, istemlerin izlenmesi ve bunlara yanıt verilmesinin sağlanması, 4- Eczane, radyoloji ve laboratuvar gibi bölüme özgü sistemler, bölümlerin işletme fonksiyonlarının idare edilmesi ve verilerin kurumsal veri tabanlarına bağlanması, 5- Hasta verilerini toplamak, saklamak ve yeniden elde etmek için dokümantasyon sistemlerinin oluşturulması ve bu kategorideki uygulamaların hemşirelik dokümantasyonu için bakım noktasındaki hasta başı terminallerinden klinik raporları tutan ve depolayan kopyalama modüllerine kadar kapsaması ve 6- Hekimlere önemli test sonuçları için uyarı mesajları, kullanım kriterleri ve ilaç/ilaç etkileşimi konusunda veriler içeren; tedavinin klinik yollar ile uyum sağlayıp sağlamadığını kontrol etme olanağı veren, hastanın tıbbi bakımını planlamada yardım eden alarm ve uyarı sistemlerinin kullanılması. HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐ Bilgi çağı olarak adlandırılan yeni yüzyılda toplum bilgi toplumu niteliği kazanmaya, fertlerin de bilgi toplumunun özelliği gereği farklılaşmaya başladığını ve sağlıkla ilgili beklenti ve taleplerinin de değişmeye başladığını görmekteyiz. Sağlık tüketicilerinin değişen taleplerine cevap verecek olan sağlık sistemleri, sağlık kuruluşları ve bunların profesyonel yöneticilerinin en önemli kaynağı ve gücü BĐLGĐ olacaktır. Hastane yöneticilerinin rolü de; bilgiyi toplamak, kullanmak, kısacası bilgiyi yönetmek olacaktır. Bu rolün gereği gibi oynanabilmesi için bilgisayar destekli hastane bilgi sistemine ihtiyaç vardır. Hastaneler birden çok fonksiyonun bir arada götürüldüğü kompleks işletmelerdir. Öncelikle hastane bir işletmedir, daha sonra tıbbi hizmet veren bir kuruluştur, ayrıca otelcilik hizmeti de verirler. Binlerce kalemi bulunan ilaç ve tıbbi malzemenin yönetilmesi bile başlı başına ayrı bir hizmet olarak anılabilir. Sağlık Sektörü günümüzde büyük değişim içerisindedir. Hastane yönetimlerinin söz konusu değişiklikleri algılamaları ve hastanelerini bu doğrultuda yönlendirmeleri her geçen gün daha karmaşık bir hal almaktadır. Bilgi teknolojileri alanındaki hızlı değişime uyum sağlamanın ve mevcut teknolojilerden yararlanmanın zorunlu hale geldiği günümüzde daha iyi sağlık hizmeti verebilmek için gerekli bilgi ve verilerin toplanması, kullanılması ve paylaşılabilmesi ve bilgi üretiminin standart yöntemlerle gerçekleştirilmesi, üretilen bilgiden en üst düzeyde yararlanmayı sağlamak temel hedefleri olmalıdır. Bugüne kadar HBYS nin faydalarından genellikle maddi kazanç kısmı ön plana çıkmış olarak gözükmüş olsa bile son dönemde, bu sistemlerden elde edilebilecek düzgün ve güvenli verilerin, istatistiki bilgilerin faydası daha çok ön plana çıkmaya başlamış ve bu bilgilerin hastane yönetiminden başlayarak ulusal sağlık politikalarını geliştirmeye kadar bir çok aşamada etkili ve verimli bir şekilde kullanılabileceği gerçeği artık kabul edilmiş durumdadır. Artık esas amaç ham verinin, kullanıma hazır bilgiye dönüştürülebilmesi olmuştur. Bilindiği gibi HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐ (HBYS), Türkiye de hem içinde bulunduğumuz AB entegrasyon süreci nedeniyle hem de Hükümetin, Sağlık alanında uygulamaya koyduğu çeşitli düzenlemeler ve politikalar gereği, e-sağlık projesi kapsamı içerisinde son dönemde göz önünde olan ve son derece önem verilen bir konu halini almıştır. Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi içerisinde II. ve III. basamak sağlık hizmeti veren sağlık kurumları ile veri alışverişi, bu kurumların kullandıkları Hastane Bilgi Sistemleri üzerinden gerçekleşmektedir. U.Ü. SHMYO 5/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

6 Hastane Bilgi Sistemleri; genelde yıllık periyotlarla hizmet, bakım vb. satın alma yöntemleri ile hastaneler tarafından tedarik edilmektedir. Hastanelerin hali hazırda kullanmakta oldukları Bilgi Sistemlerinin, Sağlık- NET entegrasyonu sağlayabilmeleri için, kullanılan yazılım üzerinde değişikliklere gitmektedirler. Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi, Türkiye genelinde sağlık hizmetleri veren kurumların bilgi sistemlerine yönelik yeni düzenleme ve gereklilikler ortaya çıkarmaktadır. Türkiye de Hastane Bilgi Sistemleri, yazılım firması ve hastaneye göre değişiklik arz ettiğinden, tek bir örnek üzerinden Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi ile karşılaştırma yapılması mümkün değildir. HBYS Kısa Tanımı: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS); özet olarak, bir hastanedeki tüm tıbbi ve idari işlemlerin bilgisayar ortamında yapılması, her türlü verinin birbirine entegre olarak çalışan çeşitli modüller yardımıyla, farklı kullanıcılar vasıtasıyla ana bir veri tabanına girilmesi ve gerekli olan tüm çıktıların/verilerin bu veri tabanından tekrar anlamlı bir şekilde geri alınmasını sağlayan, hastanelere zaman, işgücü kazancı, maddi kazanç ve en önemlisi düzgün ve güvenilir istatistiki veri/bilgi sağlayan bir yazılımlar bütünü olarak tanımlanabilir. HBYS; Hastanelerin, yataklı-yataksız sağlık hizmeti veren kurumlarının ihtiyacı olan, tıbbi, idari ve finansal bilgi bütünlüğünü entegre bir ortamda sağlayan; kolay erişilebilir ve yönetilebilir bilgi sistemleri bütünüdür. Hastanelerde kaynakların yerinde kullanılması ve israfın önlenmesi, oluşturulmaya çalışılan kalite ve standartların tesis edilmesi ve korunması, hastanelerde sunulan sağlık hizmetinin en iyi şekilde verilebilmesi, gelir ve giderlerin izlenmesi, gelir kaçaklarının önlenmesi, hastane yönetimine verilecek önemli kararlarda bilgi desteğinin sağlanması, sağlanan bilgi desteğiyle ileriye yönelik doğru hedef belirlenmesi ve doğru kaynak yönetimi, eksiksiz tıbbi kayıt, muhasebe, depo, ambar, demirbaş kayıtları tutabilmek amacıyla kullanılan bilgi sistemleridir. Genel Özellikleri: - Hasta bilgilerine doğrudan etkin, güvenli ve hızlı olarak erişilir. - Hastalar için (ayakta tedavi ve yatan) tüm işlemler ve tüm istatiksel değerlendirmeler yapılır. - Hastanın tüm kayıtlarının tek bir "Dosya No'su" altında toplanarak tıbbi ve finansal arşivleme gerçekleştirilir. - Gerek yerel gerek uluslararası hastalık kodlamasına uygunluk sağlar. - Poliklinik ve kliniklerden tüm laboratuarlara doğrudan tetkik isteğinde bulunulur. - Masraflar faturalandırılır, masraf denetleme yapılır. - Faturalama işlemleri muhasebe ile birleşik olarak çalışır. - Eczane Bilgi Yönetim Sistemi ile tam uyumlu olarak çalışır. - Hastane için gerek duyulan tüm vezne işlemleri gerçekleştirilir. - Değişik ölçütlere göre sorgulama imkânı sağlar. - Çok yönlü raporlama imkânı vardır. Faydaları: Bilgi üretim hızı, kalitesi ve miktarı artar. Bilgi erişim hızı artar. (Mevcut süreden tasarruf) Karar verme hızı ve güvenilirliği artar. Maliyetler azalır. Personel verimliliği artar. Hasta memnuniyeti arttırılır. Sağlıkta dönüşüm projesini destekler (Medula, SağlıkNET optimizasyonu.. vb). Güvenilirdir, hasta haklarını koruyacak şekilde sistematize edilmiştir. Esnektir; hastane protokol ve kurallarına göre yapılandırılabilir. Sağlık kurumlarının bütün kaynaklarının (zaman, insan gücü, mal, finans) etkin bir şekilde kullanılmasına imkân verir. Gelir/giderlerinin hatasız izlenmesi, kaçakların önlenmesini sağlar. Verileri hızlı/çağdaş bir ortamda değerlendirerek çağdaş bir yapıya kavuşturur. U.Ü. SHMYO 6/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

7 HBYS Yazılımlarının Taşıması Gereken Özellikler: HBYS yazılımları, hastane büyüklük ve özelliklerine göre değişmekte olup, taşıması gereken temel unsurlar ile ilgili olarak Sağlık Bakanlığı tarafından Yazılım Üreticilerine aşağıdaki yükümlülük ve kabul şartlarının yerine getirilmesi öngörülmektedir: 1. Hastane Bilgi Sistemi yazılımları, kabul aşamasında, Sağlık Bakanlığı nda yer alan Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi Test Sunucusuna örnek veri gönderebilmeli ve sunucudan cevap mesajı alıp, yazılım içerisinde işleyebilmelidir. 2. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından yayınlanan Sağlık Kodlama Referans Sunucusunda yer alan sistem ve tablo içeriklerini kullanmalıdır. 3. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Kodlama Referans Sunucusunda yer alan sistem ve tablo içeriklerindeki güncellemeleri takip etmeli, en geç 7 gün içerisinde gerekli değişikliklere adapte olabilmelidir. 4. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından Hastanelerden toplanması amacıyla oluşturmuş olduğu Minimum Sağlık Veri Setlerini arayüz formlarında ve veri tabanında tanımlamış ve tasarlamış olmalıdır. a. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri içerisinde yer alan veri elemanlarını, Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde açıklandığı ve formatının belirlendiği şekilde formlarında ve veri tabanında tanımlamış ve tasarlamış olmalıdır. b. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri içerisinde yer alan veri elemanlarını, Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde açıklandığı şekilde doğrulama ve zorunluluk durumlarına göre kontrol etmelidir. 5. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından Hastanelerden toplanması amacıyla oluşturduğu ve ortalama yılda bir defa güncellenecek olan Minimum Sağlık Veri Setlerinin güncellemelerini takip etmeli, en geç 60 gün içerisinde gerekli değişiklikleri yapabilmelidir. 6. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri çerçevesinde veri tabanında topladığı verileri, Bakanlığın ilan ettiği HL7 V.3 mesaj standardına göre Sağlık Bakanlığı na gönderebilmelidir. 7. Hastane Bilgi Sistemleri, gelen hastanın daha önceki Elektronik Sağlık Kayıtlarını, HL7 V.3 mesaj standardına göre Sağlık Bakanlığı ndan talep edebilmeli ve Bakanlığın gönderdiği HL7 V.3 mesajını alabilmelidir. 8. Hastane Bilgi Sistemleri, Merkezi Hastane Randevu Sistemi ne hekimlerin çalışma cetvellerini gönderebilmeli, önceden gönderilmiş olan cetvelleri güncelleyebilmeli/iptal edebilmeli, randevu sistemi tarafından kendilerine atanmış olan randevuları alarak HBS ye entegre edebilmeli ve gerçeklesen randevulara ilişkin bilgileri ise MHRS ye iletebilmelidir. Sağlık-NET PROJESĐ Sağlık Bakanlığı Sağlık-NET Projesi ile, Türkiye çapında tüm hastanelerde ortaya çıkacak bilgileri kendi sunucusunda tutmayı ve uzun vadede gerektiğinde bu bilgileri hastanelerle paylaşmayı amaçlamaktadır. Sağlık-NET, sağlık kurumlarında üretilen her türlü veriyi, doğrudan üretildikleri yerden, standartlara uygun şekilde toplamayı, toplanan verilerden tüm paydaşlar için uygun bilgiler üreterek sağlık hizmetlerinde verim ve kaliteyi artırmayı hedefleyen, entegre, güvenli, hızlı ve genişleyebilen bir bilgi ve iletişim platformudur. Proje ile Türkiye çapında tüm vatandaşların doğumdan ölüme kadar ve ölüm sonrasında tüm sağlık bilgilerinin güvenli bir şekilde tutulduğu bir havuz oluşturulmaktadır. Birçok durumda hastayla ilgili bilgilere anında erişilememesinin hasta hayatını tehlikeye soktuğu gerçeği göz önüne alındığında, projenin önemi çok net biçimde ortaya çıkar. Sağlık-NET Projesi sayesinde bundan böyle hastalar bir hastaneye müracaat ettiğinde Türkiye`nin herhangi bir noktasındaki bir başka hastanede daha önce gördükleri tedavi ve aldıkları hizmetlerle ilgili bilgilere anında ulaşılabilecektir. Tanı, tahlil ve tetkik bilgilerinin hasta mahremiyeti çerçevesinde paylaşımı ile hekimler ve sağlık kurumlarının hastaya ait sağlık verilerine U.Ü. SHMYO 7/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

8 erişimi sağlanacak, vatandaşların hastanede daha kısa sürede daha iyi hizmet almasına imkân tanınacaktır. Proje ayrıca bakanlığın hastanelerden elde edilecek verilerden istatistiksel sonuçlara ulaşmasını, hangi bölge ve illerde hangi hastalıklar yaygın, ölüm oranları nerelerde yüksek gibi birçok saptama yapabilmesini ve bu verilere göre düzenlemelere gitmesini de mümkün kılacaktır. Yapılacak analiz çalışmaları ile koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmetlerinin etkinliği artırılacaktır. Sağlık-Net uzun vadede uluslararası alanda da yabancı hastanelerle bağlantı halinde olunmasına imkân tanıyacaktır. GENEL SAĞLIK SĐGORTASI (GSS) MEDULA SĐSTEMĐ (Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Geri Ödeme Sistemi) MED(ikal) ve ULA(k) kelimelerinden oluşturulmuştur. - GSS ile hastaneler arasında * fatura bilgisini elektronik olarak toplamak * geri ödemesini gerçekleştirmek için oluşturulmuş bütünleşik sistemdir. MEDULA 14 Ağustos 2006 tarihinde Sağlık Bakanlığı hastaneleri ile GSS arasındaki iletişim standardı olarak Sağlık Bakanlığı tarafından yayınlanmıştır. GSS MEDULA sisteminin ikinci versiyonu, 1 Eylül 2006 tarihinde başlatılan versiyon üzerine, GSS Yönetmelik çalışmalarına paralel olarak geliştirilmiştir. Sistem, Sağlık Bakanlığı hastaneleri, üniversite hastaneleri, özel hastaneler ve tan/tedavi merkezleri tarafından kullanılmaktadır. Sosyal Güvenlik Kurumunca yütürülen hasta muayene, tetkik ve tedavilerinin ödemeye esas işlemlerinin elektronik ortamda sisteme alınmasını sağlayan ve bu elektronik bilgi yardımıyla ödemesini sağlayan MEDULA yazılımının yeni versiyonu hazırlanmıştır (SGK Medula 3.0 Versiyon). GSS Medula Sistemi, Java teknolojileri ile hazırlanmış olup, IBM Websphere Application Server üzerinde sunulmaktadır. Web servislerine gerçek (production) ortamda ulaşım protokolü HTTPS dir (SSL). MEDULA kapsamında bir hastanın tüm sağlık hizmeti kullanımlarını takip etmek mümkündür. Öte yandan yine MEDULA aracılığı ile sağlık hizmet kullanımını hem hasta hareketleri hem de verilen hizmetlerin içeriği açısından yönlendirmek mümkündür tarihinden itibaren alınacak takip numaraları Medula nın yeni versiyon yazılımına göre yapılacağından, yeni versiyonun yazılım firmaları tarafından uygun hale getirilmesi sağlanmaktadır. Şekil 1.3: Medula diyagramı (Üstte) Şekil 1.4: GSS Sağlık Sistemi Medula Sistem Bileşenleri U.Ü. SHMYO 8/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

9 TARĐHSEL GELĐŞĐM Sağlık bilgi sistemleri ilk olarak 1960 ların başında az sayıda hastanenin ücret bordroları ve hasta hesapları gibi bazı seçilmiş idari operasyonların otomatikleştirilmesi ile başlamıştır. Bu sistemler hastaneler tarafından kiralanan analist ve bilgisayar programcıları tarafından gerçekleştirildi ve büyük ve pahalı merkezi ana bilgisayarlar kullanıldı. Birkaç sistem geliştirilerek taburcu edilen hastaların takibinde kullanılmak üzere yatan hastaların tıbbi kayıtlarını saklamak için bir elektronik depolama sistemi oluşturuldu. Bu ilk hastane otomasyon sistemleri kullanıcıların bilgisayar dosyalarına verileri giremediği dizi süreçleme sistemleri idi lere gelindiğinde finansal ve klinik uygulamalara yönelik entegre veri tabanları oluşturmak için çalışmalar yapılmaya başlanmıştır. Bu dönemde daha çok taburcu analizleri ve istatistik üzerine yoğunlaşılmıştır li yılların sonundan 1980 lerin ortalarına kadar sağlık hizmeti sunucuları arasında kişisel bilgisayar kullanımı artmıştır. Yazılım şirketleri laboratuvar, röntgen ve eczane gibi hastane bölümleri için paket programlar üretmeye başladılar. Bu dönemde sağlık sektörüne yönelik yazılımlar önem kazanmaya başlamıştır lerin ortasında 1960 ve 1970 lerin büyük anabilgisayarlarının kapasitelerine eşit veya onları aşan bilgisayar gücü ve depolama kapasitesine sahip masa üstü araçlardan oluşan ucuz ve güçlü kişisel bilgisayarların (Personel Computers-PCs) gelişmesiyle bilgisayar alanında bir devrim meydana geldi. Bu dönemdeki ikinci büyük avantaj bir merkezden dağıtılan bilginin paylaşılması için kişisel bilgisayarlar ve büyük sistemlerin birlikte çalıştığı elektronik veri ağlarının gelişmesidir. Sağlık hizmetleri alanına giren yazılım işletmelerinin sayısındaki artış ve donanım ürünlerinin daha gelişmesi hem klinik hem de yönetimsel işlevlerde kullanılabilir olmasını sağladı lı yılların ortalarından günümüze kadar olan dönemde hastane bilgi sistemlerindeki gelişmeler ağ ve bilgisayar teknolojisindeki ilerlemelerle daha etkili ve daha az maliyetle gerçekleşmeye başlamıştır. Bu dönemdeki gelişmeler internetin ve The World Wide Web (www) in oluşturulması, güvenilir ve ölçülebilir hizmetlerin gelişmesi, kişisel bilgisayarların küçük maliyetlerle elde edilebilir hale gelmesi, yazılım gelişim modelinin tanıtılması, bedava internet ağ tarayıcısının olması ve veri yönetim araçlarının son kullanıcılara yansıtılmasıdır. Ülkemizde de her türlü alanda olduğu gibi sağlık alanında da bilgi teknolojileri gelişmeleri takip edilmekte ve kullanılmaktadır. Bu konuda alt yapı ve üst yapı çalışmalarına büyük önem verilerek çağdaş hizmet sunma yolunda önemli adımlar atılmaktadır. Özel kurum ve kuruluşlar, bilgisayar yazılım ve teknoloji firmaları yanında kamu kurum ve kuruluşları da çalışmalara öncülük edebilecek düzeyde faaliyetlerini sürdürmektedir. Örneğin Sağlık Bakanlığı, sağlıkta elektronik dönüşüm çalışmalarında yeni bir proje hazırlamıştır. Teletıp projesi ile Bakanlık, Görüntü Arşivleme ve Đletişim Sistemi (PACS) aracılığıyla çağın gereği hızlı ve verimli veri alışverişi, hasta verilerine ihtiyaç duyulduğu anda kabiliyetine ve hizmet kalitesinde sağlamayı hedeflemektedir. Taşradaki hastaların tomografi ve röntgenleri internet üzerinden büyük şehirlere gönderilerek uzman doktorlara inceletilecek, küçük illerde yaşayan hastalar, teşhis ve tedavi için artık büyük şehirlere gitmek zorunda kalmayacaktır. Tanı, tedavi ve önleyici hekimlikte devrim niteliği taşıyan bu proje ile birbirinden uzak mekanlar arasında, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak, tanısında güçlük çekilen konularda tıbbi konsültasyon talep eden hastaneler, bu hizmeti seçilen hastanelerden elektronik ortamdan alabileceklerdir. Đlk etapta 14 devlet hastanesinde uygulamaya başlayacak olan proje, özellikle radyoloji ve patoloji alanındaki sağlık hizmeti sunumunu iki kat hızlandıracak. Elektronik ortamın veri alışverişinde kullanılması bazı branşlardaki uzman doktor eksikliğine kısmen de olsa çözüm teşkil edecek. Farklı hastanelerdeki uzman doktorların birbirine danışma olanağı da artırılmış olacaktır. U.Ü. SHMYO 9/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

10 HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐNE ÖRNEKLER (*) 1-3C Med Hastane Otomasyon Programı Şekil 1.5: 3C Med programı giriş ekranı 3C Bilgi Đşlem Ltd.Şti. tarafından hazırlanan Hastane Otomasyon Sistemi, Đktisatçı, Đşletmeci, Eğitimci, Hastane Yöneticisi, Doktor ve Bilgisayar Mühendislerinden oluşan bir ekip tarafından gerçekleştirilmiştir. Modüler bir yapıya sahip olan sistem tek kullanıcılı PC lerde amaca hizmet edebilmenin yanı sıra her birime uygulanabilmekte, aynı zamanda (NT, Novel, DOS) işletim sistemleri üzerinde de çalışmaktadır. Program Modülleri: Hasta Takip, Randevu, Poliklinik, Tetkik, Tahsilat, Yatan Hasta, Ameliyathane, Stok Takip, Eczane, Satın Alma, Muhasebe, Yönetim. Not: 3C açılımı Computer Cordium Communication 2- MARS (Medical Archiving and Research System) Tıbbi Bilgi Odaklı Otomasyon Çözümü (Hitit Bilgisayar Yazılımı) Programın temel hedefi Klinik Đşlemler sırasında detaylı ve doğru Tıbbi veriler toplamak. Bu verileri Klinik işlemler ve araştırmalarda kullanmak. Klinik işlemlerin tüm aşamalarında hasta dosyasına bilgisayar ortamında erişim ve Araştırmalar için gerekli dosyaların belirlenmesi ve içeriklerinin görüntülenmesi. Klinik Đşlemler bölümünde detaylı tıbbi veriler içeren hasta dosyaları, randevu yönetimi, laboratuvar ve görüntüleme entegrasyonu, hastane yönetim sistemi ile entegrasyon; Araştırma Veri Tabanı bölümünde araştırmacıların uzmanlık alanlarında detaylı veri toplamasına imkan tanıyan Özel Form desteği, Uluslar arası ICD/CPT kodlamaları, kapsamlı dosya arama olanakları ile tez ve makaleler için gerekli tüm verilere çabuk erişim imkanları hazırlanmıştır. Şekil 1.6: Mars programında Epikriz rapor ekran görüntüsü (*) Programların ekran görüntüleri ve açıklama bilgileri ilgili kuruluşların web sayfalarından alınmıştır. U.Ü. SHMYO 10/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

11 Mars Hastane Otomasyonunda ana başlıklar: Bütünleşik Hasta Dosyası, Hasta Bilgileri Sorgulama, Randevu ve Kabul Đşlemleri, Görsel Tetkik Đşlemleri, Laboratuvar Đşlemleri, Sistem Yönetim Đşlemleri, Güvenlik. 3- Meddata Entegre Hastane Otomasyonu 4- Karmed Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Meddata Hastane Otomasyonu dünyanın en gelişmiş veritabanı olan Oracle Workgroup Server ile size veri kaybınız olmadan işletmedeki çalışmalarınızı takip etme imkanı sunmaktadır. Çoklu kullanımın getirdiği veri çalışmalarından sistem etkilenmemektedir. Veri yoğunluğunun artması sorgulama hızını etkilemez. Programın Modülleri: Yönetim/Supervisor, Hasta Kabul, Hasta Yatış, Ön Muhasebe, Kurumlar-Đcmal, Stok-Eczane, Servisler, Laboratuvar, Arşiv, Radyoloji, Poliklinik Temel projesi Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri olan; Kardelen Yazılım Bilgisayar Mühendislik Sanayi Ticaret Limited Şirketi, 2001 yılında sağlık sektöründe alışılagelen karmaşık, kullanımı zor, güncelleme ve veri tabanı sorunlarına yeni çözüm önerileri getirmek amacıyla kurulmuştur. Kurulum aşamasında çalışan personelin gençi yetenekli, takım çalışmasına ve yeniliklere açık insanlardan oluşmasına gayret gösteren şirketimiz aynı hassasiyeti artan iş tecrübesi ve müşteri memnuniyeti ile birlikte göstermeye devam etmektedir. HBYS projelerimizde amaç, var olan ürünlerin geliştirilmesi, günümüzdeki teknolojileri desteklemesi, müşteri ihtiyaçlarına hem fonksiyonellik açısından hem de davranış (hız, verimlilik, güvenlik) açısından daha iyi cevap vermesi olarak özetlenebilir. Ayrıca, hastanelerimizde yaşanan kayıt kuyruklarının önüne geçmek, mevcut teknolojiyi geliştirerek hekim ve hasta açısından işlevsel hale getirmek, Sağlık Bakanlığının uygulamaya koyduğu Sağlık.Net projesinin kullanabilirliğini arttırmaktır. Program Modülleri: Tıbbi Modüller: Akıllı Kart Bilgi Sistemleri Randevu Aile Hekimliği Bilgi Sistemleri KarMED Mobile-Pocket PC Görüntü Đşleme ve Đletim Sistemi Laboratuvar Bilgi Sistemi Medula Kan Bankası Radyoloji Bilgi Sistemi Hasta Kayıt Kabul Poliklinik Servis Eczane Ameliyathane ve Doğum Diyetisyen ve Đaşe Danışma Psikometri Denetim Serbestlik Finansal ve Yönetimsel Modüller: Kurum Bilgi Paneli Kiosk Hasta Sıra Takip ve Bilgilendirme Satın Alma Cihaz Takip Modülü Döner Sermaye 5- Hipocrat Hastane Otomasyon Sistemi (Hospital Information Planning, Organization, Coordination, Research and Advanced Technology) Bir sağlık kurumunun yönetsel, tıbbi ve mali konulardaki tüm bilgilerini bütünleşik bir yapı içinde ele alan, kullanımı kolay, açık esnek ve gerçek zamanlı bir yazılımdır. Hipocrat hastane otomasyon yazılımı, Anadolu Üniversitesi Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi tarafından hazırlanmıştır yılında Mediko Sosyal Öğrenci Hastanesinde (şimdiki adıyla Osmangazi Ünv. Tıp Fakültesi) geliştirilmeye başlanmış, 1993 yılında bitirilmiştir. Günümüzde birçok hastanede kullanılmaktadır. Unix işletim sistemi üzerinde Đnformix veri tabanı ve Đnformix-4GL ile geliştirilmiş bir yazılımdır. Hipocrat modüler yapısıyla polikliniklerden bütün hastanelere kadar tüm otomasyon ihtiyaçlarına yanıt verebilecek esnekliktedir. Hipocrat ın içeriği Sağlık Hizmetleri Modülleri ve Đdari Modüller olmak üzere ikiye ayrılır. Sağlık Hizmetleri Modülleri: Hasta Kabul, Vezne, Servis, Poliklinik, Laboratuvar, Radyoloji, Hasta Yatış, Ameliyathane, Eczane, Acil Đdari Modülleri: Hastane Tanıtım, Muhasebe, Bütçe, Personel, Tahakkuk, Döner Sermaye, Malzeme, Nöbet, Đstatistik, Diyet ve Đaşe. U.Ü. SHMYO 11/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

12 Şekil 1.7: Hipocrat Hastane Otomasyon Sistemi Varlık Diyagramı 6- Sarus Hastane Otomasyonu Sarus Framework teknolojisi kullanıcı tarafında sıfır kurulum anlamına gelen, sadece Internet Explorer 6.00 ve üzeri bir tarayıcı gerektiren bir teknoloji kullanmaktadır. Bu şekilde mevcut modüllerin geliştirilmesi sırasında ortaya çıkabilecek muhtemel bakım sıkıntıları ortadan kaldırılmış olmaktadır. Modül eklenmesi ve ölçek genişletilmesi gibi durumlar kolaylaştırılmıştır. %100 web tabanlı, n-katmanlı mimarisi ve XML web servisleri ile geliştirilen ve gelecek 10 yılın teknolojisini içinde barındıran Sarus, hastanenizin ihtiyaç duyduğu karmaşık iş modellerine süratli ve kesin çözümler sunabilmektedir. Sarus Framework tüm eklentilerle (PACS, KĐOSK, LCD, PDA, LIS, vb.) sorunsuz bir şekilde entegrasyonu sağlamaktadır. Program Modüller: Tıbbi Modüller Ameliyathane Danışma Diet Diş Diyaliz Eczane Hasta Arşivi Hasta Takip Hemşire Bilgi Sistemi Kan Bankası Kayıt Kabul Laboratuvar Nükleer Tıp Poliklinik Radyoloji Randevu Yöntemi Sağlık Kurulu Tetkik Tedavi Tıbbi Kayıt ve Arşivleme Yatan Hasta Mali&Đdari Modüller Bütçe Yönetimi Cihaz Takip Demirbaş Depo Ambar Faturalama Hastane Yönetimi Hesap Planı Đstatistik Muhasebe Fişi Personel Yönetimi Satın Alma Teknik Servis Vezne 7- Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) yazılımı, hastanelerdeki tüm iş süreçlerinin tamamını karşılamakta olup, son teknolojiyi kullanan, öğrenimi kolay, mödüler yapıda ve güvenilirdir. Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde kullanıcı grupları oluşturularak ayrıntılı yetkilendirme yapılabilmektedir. HYBS sistemimiz Windows ortamında istemci - sunucu mimarisinde çok kullanıcılı olarak tasarlanmıştır. MS SQL veri tabanı üzerinde çalışmakta olup, Oracle veri tabanı üzerinde çalışmalarımız devam etmektedir. U.Ü. SHMYO 12/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

13 Şekil 1.8: Metasoft programı Hasta Kabul giriş ekranı görüntüsü Program Modülleri: Danışma Yatan Hasta Randevu Đşlemleri Depo, Ambar ve Demirbaş Sağlık Kurulu Đstatistik ve Resmi Rap. Radyoloji Cihaz Takip Hasta Kayıt / Kabul Hemodiyaliz Doğum ve Ameliyathane Vezne Satın alma Kan Merkezi Eczane Ayakta Tedavi Laboratuvar Anestezi, Reanimasyon D.Sermaye, Fat.ve Muh. Yiyecek Üretim ve Takip Acil Servis Personel ve Sicil 8- Alpdata Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Devlet ve Özel Hastanelerin otomasyonları için çözüm sunmakta olan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi; bir hastanenin ihtiyaç duyabileceği T.C. Sağlık Bakanlığı'nın belirlediği Hastane Bilgi Sistemleri Alımı Çerçeve Đlkelerine uygun bir yazılımı içeren bir otomasyon sistemidir. Program Modülleri: Bir hastanedeki tüm tıbbi ve idari işlemlerin bilgisayar ortamında yapılması, her türlü verinin birbirine uyum sağlayarak çalışan çeşitli modüller yardımıyla, farklı kullanıcılar vasıtasıyla ana bir veri tabanına girilmesi ve gerekli olan tüm çıktıların bu veri tabanından tekrar anlamlı bir şekilde geri alınmasını sağlayan bütünleşmiş modüllerden oluşur. Hasta Kayıt-Kabul Poliklinik Tetkik-Đstem Servis Yatan Hasta LIS (Lab. Bilgi Sistem) Eczane Ameliyathane Acil Hemodiyaliz Kan Merkezi Ağız ve Diş Sağlığı Raporlama Yatan Hasta Yemek Takip & Diyet Cihaz Takip Đdari Modülleri Vezne Faturalama Performans Sağlık Kurulu Randevu 9- ĐnterMedia Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Her ölçekteki hastane için geliştirilmiş, profesyonel tasarımı ve kolay kullanımı ile benzersiz bir Hastane Bilgi Yönetim Sistemi... Hastane yönetiminin ne denli zorluklar içerdiğini gayet iyi biliyoruz; intermedia Hastane Otomasyonu, tüm bu zorlukları ve bunların üzerinizdeki baskılarını azaltmak üzere tasarlanmıştır. -Đnternet Explorer kullanmaksızın internet üzerinden son derece hızlı çalışabilme -Çok büyük networklerde bile sorunsuz ve çok hızlı çalışabilme -Dünyanın en iyi veritabanı olan SQL Serverda çalışma -Son derece gelişmiş yetki sistemi ile yapılan her işlem kontrol altında U.Ü. SHMYO 13/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

14 Şekil 1.9: ĐnterMedia programı hastane modülü ekran görüntüsü 10- Fonet Hastane Bilgi Yönetim Sistemi FONET HBYS; Kamu Hastaneleri ve Özel Sağlık kurumlarının ihtiyacı olan idari, tıbbi ve finansal bilgi entegrasyonunu sunan; organizasyon etkinliğini arttıran, bu sayede kolay yönetilebilir bilgi bütünlüğü oluşturan otomasyon sistemidir. FONET HBYS, yüksek teknolojisi, güvenilir, esnek, yönetilebilir, hızlı ve kolay kullanımlı yapısı ile kurumunuzun tüm bilgi sistemi ihtiyaçlarını karşılar. Microsoft. Net, Oracle Veritabanı ve Web Teknolojileri ile N- katmanlı olarak geliştirilmiştir. Modüler altyapısı sayesinde değişen kullanıcı ihtiyaçlarına çok kısa sürede cevap verebilmektedir. HL7 desteği sayesinde, diğer veritabanlarıyla veri alışverişi yapılabilmektedir. Gerek kurum içi, gerekse kurum dışındaki sistemler (Medula, Sağlık-NET,Tele Tıp, MHRS vb..) ile tam entegrasyon sağlamaktadır. Tıbbi Modüller: Danışma Modülü Hasta Kayıt / Kabul Modülü Poliklinik Modülü Hasta Yatış Servis Hasta Takip ve Çıkış Đşlemleri Eczane Modülü Laboratuar Bilgi Sistemleri (LIS) Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS) Hemşirelik Bilgi Sistemi Modülü Ameliyathane Modülü Ağız ve Diş Sağlığı Modülü Hemodiyaliz Modülü Sağlık Kurulu Modülü Kan Merkezi Modülü Diyet Modülü VTYS Modülü Organ ve Doku Bağış Modülü Yetkilendirme Modülü Sağlık-NET Modülü Đdari ve Mali Modüller: Vezne Modülü Satın Alma Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Ambar Stok ve Demirbaş Đşlemleri Modülü Döner Sermaye ve Muhasebe Modülü Fatura ve Finans Đşlemleri Modülü Personel Sicil ve Maaş Đşlemleri Modülü Đstatistik ve Raporlama Đşlemleri Modülü Tıbbi Kayıt ve Arşiv Modülü Cihaz Takip Modülü SMS Bilgi Đletim Modülü Kalite Yönetim Modülü Evrak Takip Modülü Teknik Servis Yönetim Modülü U.Ü. SHMYO 14/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

15 11- AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Java programlama dili ile geliştirilmiş, J2EE standartlarına uygun, hem tek hem çok katmanlı olarak işleyebilen teknik altyapıya sahip bir uygulama olup, işletim sistemi, veri tabanı ve uygulama sunucusundan bağımsız olarak işleyebilir. AviCenna kullanan hastanelerde, hastanenin sahip olduğu tüm üniteler, servisler, odalar, yataklar, ameliyathaneler kırılımlı bir şekilde tanımlanır ve tüm medikal ve mali işlemler bu kategorizasyon yapısına uygun olarak yapılandırılır. Uluslararası HL7 standardı ile hastane içerisindeki diğer yazılım ve donanımlarla haberleşir. Tıp alanında uluslararası kabul görmüş standartları (ICD-10, SNOMED, ATC, GMDN, vb) destekler. Đlk olarak AR-GE çalışmaları 1990 yılında Ankara Ünv. Tıp Fakültesi Đbn-i Sina Hastanesinde yapılmıştır. Geliştirilen yazılım, başta TIP olmak üzere birçok alanda zirveye çıkmış ünlü bir bilgin olan Đbn-i Sina nın Latince karşılığı olan AviCenna ismi ile sağlık sektöründe önemli bir marka haline gelmiştir. AviCenna Sunucu işletim sistemi platformunda Windows, Linux ve Unix desteğine sahiptir. AviCenna Hastane Đşletme Platformu: Hasta Kayıt, Kabul ve Dosya Takip Poliklinik Yatan Hasta Ameliyathane Eczane Hemodiyaliz Kan Bankası Laboratuvar Bilgi Sistemi (LIS) Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS) Patoloji Medikal Finans Yönetimi Kardiyoloji Klinik Bilgi Sistemi Karar Destek ve Đstatistik Sistemi (MIS) Doküman Yönetimi ve Arşiv Sistemi Süreç Yönetim Sistemi e-provizyon Sistemi e-fatura Sistemi Şekil 1.10: AviCenna programı UÜTF Klinik BĐM menüsü ekran görüntüsü U.Ü. SHMYO 15/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

16 AVĐCENNA HASTANE ĐŞLETME PLATFORMU BÖLÜM II AVĐCENNA HBYS PROGRAM TANITIMI AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Java programlama dili ile geliştirilmiş, J2EE standartlarına uygun, hem tek hem çok katmanlı olarak işleyebilen teknik altyapıya sahip bir uygulama olup, işletim sistemi, veri tabanı ve uygulama sunucusundan bağımsız olarak işleyebilir. AviCenna kullanan hastanelerde, hastanenin sahip olduğu tüm üniteler, servisler, odalar, yataklar, ameliyathaneler kırılımlı bir şekilde tanımlanır ve tüm medikal ve mali işlemler bu kategorizasyon yapısına uygun olarak yapılandırılır. Gelişmiş kullanıcı asılama ve yetkilendirme mekanizması sayesinde kullanıcıların ve kullanıcı gruplarının sistemdeki her bir modüle, ekrana ve ekranlar içerisindeki tüm bileşenlere erişim hakları ayarlanır. Sistemdeki her kayıt öncelik ve gizlilik koduna sahiptir. Bilgilere erişim, gizlilik seviyesine göre kısıtlanır. Đşlemlerin önceliğini AviCenna yönetir. Birden fazla şubeye sahip hastanelerin her şubesi ayrı ayrı tanımlanarak dağınık ve merkezi yapıda işletim olanağı sağlanır. Çoklu şubeli hastanelerde ise verilerin konsolidasyonuna imkan verir. AviCenna HBYS, uluslararası HL7 standardı ile hastane içerisindeki diğer yazılım ve donanımlarla haberleşir. Tıp alanında uluslararası kabul görmüş standartları (ICD-10, SNOMED, ATC, GMDN, vb.) destekler. Hastanın hastaneye kabulünden taburcu olmasına kadar yürütülen süreçlerin tamamı AviCenna sistemi tarafından otomasyon altına alınır. AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi kapsamında yer alan medikal, finansal ve yönetimsel modüller ile kurum içindeki tüm süreçlerin takip edilebilmesi sağlanmakta ve personelin omuzlarındaki yük hafifletilerek kolay işletilebilir, takip edilebilir, verimli ve kârlı bir organizasyon için alt yapı sağlanmaktadır. Hastane kaynaklarının daha verimli kullanılabildiği, hizmet kayıplarının en aza indirgendiği, kârlılığın arttırılarak hastanenin mali açıdan geliştirilmesini sağlayan medikal, finansal ve yönetimsel modüllerin aynı firma tarafından üretildiği ve tam entegre çalışarak bir çözüm olmaktadır. AviCenna Sunucu işletim sistemi platformunda Windows, Linux, Unix desteğine sahiptir. Donanım platformunda ise Itanium, Xeon ve RISC mimarideki işlemciler ile uyumlu çalışabilmektedir. Ayrıca çok dilli yapı (multilanguage) ve farklı para (multicurrency) birimleri desteği bulunmaktadır. Ülkemizde tedavi hizmeti sunan kamu, üniversite ve özel sektör bağlantısı bulunan her türlü kurum ve kuruluşun ihtiyaçları doğrultusunda modüler ve parametrik bir yapıyla tasarlanan AviCenna, müşteri isteklerine göre kolayca düzenlenebilmektedir. Mevzuat değişiklikleri veya yeni uygulamalar en kısa sürede mevcut sisteme entegre edilmektedir. PROGRAMIN KULLANILMASI VE MODÜLLER 1. Programa Nasıl Girilir? Kullanıcılar AviCenna uygulaması başlayabilmek için masaüstünde tanımlanan AviCenna kısayoluna çift tıklamalıdırlar. Karşımıza gelen ekranda öncelikle Kullanıcı Adı ve Şifresi tanımlanması gerekmektedir. Sisteme bağlanabilmek için kullanıcıların bir kullanıcı adı ve şifreye sahip olması gerekir. Kullanıcı adı ve şifreniz sistem sorumlusu tarafından iletilecektir. U.Ü. SHMYO 16/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

17 Şekil 2.1: AviCenna Programı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi giriş ekranı 2. AviCenna Standart Araç Çubuğu 1 Sorgu Gir: Sistemde kayıtlı verilerin kriterlerini belirlemek amacı ile ekranın boşaltılmasını sağlar, birden fazla alanda sorgu girişi yapılabilir. 2 Önceki Kayıt: Bulunulan satırın üstündeki ilk kayıta geçmek amacı ile kullanılır. 3 Sonraki Kayıt: Bulunulan satırın altındaki ilk kayıta geçmek amacı ile kullanılır. 4 Önceki Blok: Bir önceki bloğa geçmek amacı ile kullanılır. 5 Sonraki Blok: Bir sonraki bloğa geçmek amacı ile kullanılır. 6 Kayıt Ekle: Sisteme yeni bir veri kaydı eklemek amacı ile kullanılır. 7 Kaydet: Yeni girilen bilgilerin ya da önceden girilmiş üzerinde değişiklik yapılacak bilgilerin sisteme kaydedilmesi amacı ile kullanılır. 8 Kayıt Sil: Sistemde kayıtlı verilerin silinmesi amacı ile kullanılır. 9 Yardım Penceresi: Đşlev tuşları ve hata mesajlarına erişmek amacı ile kullanılır. 10 Tuşları Göster: Hastane Yönetim Bilgi Sistemi içinde kullanılacak işlev tuşlarını görüntülemek amacı ile kullanılır. 11 Yardım: Đşlev tuşları ve hata mesajlarını görüntülemek amacı ile kullanılır. 12 Formdan Çıkış: Formdan çıkmak amacı ile kullanılır. 3. Menüde Yer Alan Komutlar ve Đşlevleri Đşlem ( Kayıt Đşle <F10>, Döküm, Temizle, Çıkış) Bu seçenek altında yer alan komutlar uygulamaya yöneliktir, verilerin sisteme kaydedilmesi, bulunulan kayıta ait tüm alanlardaki bilgilerin silinmesi, ekranda görüntülenen bilgilerin yazıcıdan alınması ve ekrandan çıkılması işlemlerini içerir. U.Ü. SHMYO 17/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

18 Sorgulama (Sorgu Gir <F7>, Sorgu Uygula <F8>, Sorgu Đptal, Kayıt Sayısı) Bu seçenek altında yer alan komutlar sistemdeki verilerin sorgulama kriterlerinin belirlenmesi, kriterlerin iptali, bu tanımlar doğrultusunda listeleme ve kayıtların sayısını görüntüleme işlemlerini içerir. Blok (Önceki, Sonraki, Temizle) Bu seçenek altında yer alan komutlar girilen verilere ulaşım ve bloklar arası hareket kolaylığı sağlar. Alan (Önceki, Sonraki, Temizle, Kopyala) Bu seçenek altında yer alan komutlar girilen alanlara ulaşmayı sağlar. Temizle komutu ile seçilen alandaki veriler temizlenir. Kopyalama komutu ile seçilen veriyi başka bir alana kopyalar. Kayıt (Ekle<F6>, Sil<Shift+F6>, Önceki, Sonraki, Aşağı, Yukarı, Temizle, Kopyala) Bu seçenek altında yer alan komutlar veri bazında kayıt eklenmesi, silinmesi, kopyalanması işlemlerine yöneliktir. Düzen (Kes Ctrl+X, Kopyala Ctrl+C, Yapıştır Ctrl+V, Edit) Bu seçenek altında yer alan komutlar verilerin düzenlenmesini kesme, kopyalama, yapıştırma işlevlerini içerir. Edit komutu ile bilgi girişi için alan açılır. Yardım (Program Kullanma Klavuzu, Tuşlar, Liste, Hata Göster) Bu seçenek altında yer alan komutlar, işlev tuşları ve hata mesajlarına erişim seçeneklerini içerir. 4. Kodlar (List) Tuşunun Kullanımı Bu tuş yardımı ile, sistem içinde kullanılan tüm kodlar ezberlenmek zorunda kalınmayacaktır. Ekranın sol alt köşesindeki <List> yazısı size bulunduğunuz alanlarda F9 (Liste Alma) tuşunun kullanılıp kullanılmayacağını gösterir. Kodlu herhangi bir alan üzerindeyken daha önce tanımlamış olduğunuz bir kodu hatırlayamıyorsanız F9 (Liste Alma) tuşuna basabilirsiniz. Bu tuşa bastığınızda bir pencere açılacaktır. Bu pencere içinde Yukarı ve Aşağı Ok tuşları ile hareket ederek istediğiniz kodu seçebilirsiniz. Eğer burada tanımlı kodlar çok fazla ise Aşağı ve Yukarı Ok tuşları ile bulmak zor oluyorsa, Page Down tuşu ile sayfa sayfa aşağıya doğru ilerleyerek bilgilere kolayca ulaşabilirsiniz. Đstediğimiz bilgiye ulaştığınızda Enter tuşu ile bu bilgiyi seçebilirsiniz. Seçtiğiniz bilgi otomatik olarak F9 (Liste Alma) tuşunu bastığınız ekrana taşınacaktır. Bilgileri seçmekten vazgeçti iseniz Çıkış tuşunu kullanabiliriz. 5. AviCenna Programında Kullanılan Kısayol Tuşlarından Bazıları ve Görevleri F3 Hesap kapatma veya kapalı hesabı geri açma işlemi yaparken kullanılır. F6 Menü açar. Epikriz yazarken bölümler arasında geçiş yapar. F7 Ekranı boşaltır-temizler. F8 Hizmet ekleme penceresinde açık hesabın olup olmadığına bakılır. Hasta laboratuvar ve kabul ekranında testleri kaydeder. Bilgi taraması yapılacağı zaman arama işlemi bu tuşla sonlandırılır. F9 Açılabilir liste pencerelerini açar. Liste alma tuşudur. F10 Kayıt işlemini yapar. Kaydet komutunu verir. Alt+F4 Pencere kapatır. Ekrandan çıkmayı sağlar. Shift+F5 Ekranı hizmet işlenebilir duruma getirir. Kursörü hizmet eklenecek yere getirir. 6. Programdan Nasıl Çıkılır? Programdan çıkmak için bulunduğumuz ekranda bulunan ÇIKIŞ seçeneğine basarız. Çıkış seçeneğine bastıktan sonra programdan çıkmak istediğinizden emin misiniz şeklinde bir uyarı mesajı ile karşılaşırsınız. Evet derseniz HBYS programından çıkmış olursunuz. HAYIR derseniz durum iptal edilir ve programda kalırsınız. NOT: Programda kullanılan kodlar ve tanımlamalar sistem yetkililerince yapıldığı için siz öğrencilerim için bu işlemler ders notlarımıza dahil edilmemiştir. Ayrıca ders uygulamaları ve çalışma alanımızı göz önüne alarak bir hastanın hastaneye ilk başvurusundan çıkışına kadar olan temel dört aşama (randevu, poliklinik, hasta yatış-klinik ve epikriz raporlama-çıkış süreci işlemleri) dersimizin temelini oluşturmaktadır. Belirtilen konularla ilgili işlemler ve örnekler sonraki bölümlerde anlatılmıştır. U.Ü. SHMYO 18/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

19 BÖLÜM III RANDEVU SEKRETERLĐĞĐ HĐZMETLERĐ Şekil 3.1: Poliklinik Randevu Sekreter Menüsü penceresi Hastaneye müracaat eden hastalara muayene randevusu verilir, randevular iptal edilebilir veya tarihi değiştirilebilir. Hastaları polikliniğe çağırmak üzere AviCenna nın entegre çalıştığı elektronik hasta çağırma ekranlarından faydalanılabilir. Randevunun direkt müracaat yerinden veya telefon ile alınabilmesi mümkündür. Polikliniklere başvuran hastaların poliklinik kabulü ve ilişki kesme işlemlerini yapmak mümkündür. Hasta muayene tarihleri iptal edilebilmekte veya kaydırma yapılabilmektedir. Hastaya muayene olabilmesi için bir poliklinik randevusu vermek, randevu takvimi oluşturmak ve poliklinik muayenesini ücretlendirmek için kullanılır. Hemen muayeneye alınamayacak veya randevusu kendi adına alınmayan hastaların randevuları ön kayıt üzerinde verilebilir. U.Ü. SHMYO 19/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

20 Şekil 3.2: Hasta Randevuları penceresi Yeni Hasta (Y): Sistemde kayıtlı bir hasta eğer polikliniğimize ilk kez geliyorsa bu seçenek belirtilir. Kontrol (K): Muayene olan hastalardan doktoru tahlil ve tetkik isteyebilir. Böyle bir durumda hastaya kontrol için hangi tarih verilmişse o tarihe, belirli bir gün verilmemişse en uygun tarihi vermek gerekir. Konsültasyon (V): Konsültasyon istenen hastaların durumlarının aciliyeti nedeniyle en erken tarihe (bir hafta içinde) randevu verilmelidir. Ayrıca konsültasyonları, konsültasyon defterine kaydetmemiz gerekir. Sonuç (S): Yaptırdığı tahlil ve tetkikleri doktoruna göstermek için gelen hastalar için kullanılır. Özel Muayene (O): Özel muayene ücreti 150 TL dir. Ücret alımı ve makbuz kesimi randevu verilirken değil, hasta muayeneye geldiği zaman yapılır. Özel muayene olduğu işaretlenir ve özel muayene hizmeti veren hekimin alanına (genellikle öğleden sonra) hasta kaydedilir. Muayeneden sonra doktor hastaya üç ay içinde birgün tekrar kontrole çağırırsa ücret kesilmez. Üç aydan sonra yeni hasta olarak gözükür. Ön Kayıt (P): Herhangi bir kaydı bulunmayan ve telefonla veya bir başkası tarafından kendisi adına randevu alınmışsa Ön Kayıt hastası olarak işleme alınır, randevuya geldiğinde bilgileri sisteme girilir. U.Ü. SHMYO 20/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

21 A. RANDEVU VERME Öncelikle randevular 08:30 12:30 ve 13:00 15:30 saatleri arasında verilmektedir. Randevu almak isteyen hastaya Özel mi yoksa Poliklinik randevusu mu diye istediği randevu türü sorulur. Özel randevu ise ilgili hekimle görüşmesi sağlanır. Özel randevular öğleden sonra verilmektedir. ĐŞLEM: - Avicenna programı Randevu Sekreterliğine ait işlem penceresinde ĐŞLEMLER menüsü açılır. - Hasta Randevuları seçeneği seçilir. (Şekil 3.1) - Karşımıza gelen Hasta Randevuları penceresinde genel olarak üç bölüm bulunmaktadır. (Şekil3.2) + Solda Hasta Takip penceresinde Poliklinik Hastaları/Yatan Hasta, Poliklinik/Klinik, Takvim ve Tarih bölümleri vardır. + Sağ üst ekranda Poliklinik Hastaları alanında Poliklinikler ayrılmış olup satır satır randevu saat aralıkları ve randevulu hastalar listelenir. + Alt bölümde ise Açıklayıcı bilgiler ve Komut düğmeleri yer almaktadır. - Randevu için gelen veya telefonla arayan hastanın hasta protokol numarası öğrenilir. - Hastanın istediği veya uygun olan tarih takvimden işaretlenir-seçilir. - Sağ bölümdeki Poliklinik Hastaları bölümünde randevu saatleri listesinde hasta için uygun randevu saati satırı üzerinde (fare sol tuş ile) çift tıklanarak Randevu Kayıt Đşlemleri penceresi açılır (veya ilgili satırın içinde iken alt bölümden Randevu Kayıt Đşlemleri komut satırı tıklanır). - Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde seçilen poliklinik kodu ve seans numarası otomatik çıkar. Hasta No/Ön Kayıt alanına hasta protokol numarası girilir. (Şekil 3.3) - Doktor Kodu alanına ilgili poliklinik doktoru F9 ile seçilir veya kodu yazılır. - Hasta Takip Kodu alanına Kontrol için K, Ön Kayıt ise P, Sonuç için geldiyse S, Konsültasyon için V ve Yeni hasta ise Y seçilir, yazılır. - Muayene süresi için belirlenmiş dakika girilir (veya sistemde tanımlanmışsa otomatik olarak süre çıkar) Hasta randevusunu kaydedebilmek için muayene süresinin mutlaka girilmesi gerekir. - Girilen bilgileri kaydetmek için F10 tuşuna basılır. - Randevunun verildiği tarih ve saat, randevu bilgilendirme kağıdına yazılarak hastaya verilir. - Günlük randevuların verildiği işlem penceresine dönmek için ALT+F4 tuşuna basılır veya pencerenin sağ üst köşesinde yer alan Çıkış komut düğmesi fare ile tıklanır. Şekil 3.3: Randevu Kayıt Đşlemleri penceresi Not: Randevu işlemi tamamlandığında Hasta Randevuları penceresinde ilgili tarih ve saat satırında hastanın adı ve soyadı ile yanında (Yeni Hasta), (Kontrol), (Ön Kayıt Hastası), (Sonuç) şeklinde açıklayıcı bilgi yer alır. (Şekil 3.2) U.Ü. SHMYO 21/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

22 Araya Randevu Verme Đşlemi: Randevu aralıkları sistemde belirli aralıklarla tanımlanmıştır. Ancak önemli durumlarda araya girerek randevu düzenlenebilir. Bu işlem iki türlü yapılabilir: Đşlem seçeneği 1: Bunun için Hasta Randevuları penceresinde belirlediğimiz en yakın hastanın ismi üzerinde fare ile çift tıklarız. Karşımıza gelen Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde hastanın bilgileri karşımıza gelir. (Şekil 3.4) (1) Đşlemimiz bu hasta ile ilgili olmadığından ÇIKIŞ butonunu tıklar, çıkarız (veya F7 ekranı boşalt). (2) Sayfadaki alanlar boş iken sağ üst tarafta yer alan ARAYA RANDEVU ALMA komut butonu tıklanır (veya randevu saati kutucuğunda fare çift tıklanır). (3) Saat dilimine uygun saat (10:43 ya da 11:55 gibi) yazılır. Enter tuşuna basılır. F10 tuşu ile kaydedilir. (Şekil 3.5) Şekil 3.4: Randevu Kayıt Đşlemleri Penceresinde Araya Randevu Girme Đşlem Adımları Đşlem seçeneği 2: Bunun için Hasta Randevuları penceresinde belirlediğimiz en yakın hastanın ismi üzerinde fare ile çift tıklarız. Karşımıza gelen Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde hastanın bilgileri karşımıza gelir. (Şekil 3.4) (1) Sol üst köşedeki Poliklinik ismi-kısaltması yazan alan tıklanır ve işlem için komut satırları aktif hale gelir. Araya Randevu Alma komut düğmesi tıklanır. Araya Girilecek Saat penceresine uygun olan saat (örneğin 13:35 gibi) yazılır. Enter tuşuna basılır. F10-Kaydet tuşu ile kaydedilir. U.Ü. SHMYO 22/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

23 Şekil 3.5: Araya Randevu Girme işlem penceresi Not: Bu şekilde araya randevu verme işlemi daha çok KONTROL veya KONSÜLTASYON randevularında yapılır. B. PROTOKOL NUMARASI VERME ve SARI KART DÜZENLEME Avicenna programında Randevu Sekreterinin ĐŞLEMLER menüsünden - Hasta Randevuları komutu seçilir. - Hasta Randevuları penceresi Poliklinik Hastaları bölümünde hastanın istediği tarih ve saat üzerindeki randevu satırında fare sol tuş ile çift tıklanır. Ya da ilgili randevu saati seçilip Randevu Kayıt Đşlemleri komutu tıklanır. - Karşımıza Randevu Kayıt Đşlemleri penceresi gelir. - Randevu kayıt işlemleri penceresinde poliklinik adı ve seans numarası otomatik çıkar. - Hasta No/Ön Kayıt alanında iken (Ön Kayıt[F5]) komut düğmesi fare ile tıklanır veya klavyeden F5 kısayol tuşuna basılır. - Açılan Ön Kayıt penceresine hastanın adı soyadı, Telefonu, Đş adresi bilgileri girilerek F10 tuşuna basılır. - Kayıt Bulunamadı şeklindeki bilgilendirme iletişim penceresindeki EVET seçeneği tıklanıronaylanır. - Sistem normal kayıt penceresine dönerek hastaya geçici bir protokol numarası verir (örneğin PR gibi) Şekil 3.6: Randevu Ön Kayıt penceresi Hasta randevu günü ve saatinde muayeneye geldiğinde; Hastanın protokol numarası sorulur. Hastanın daha önceden bir kaydı olup olmadığı kontrol edilir. - ĐŞLEMLER menüsü Hasta Randevuları kayıt penceresinde ilgili hasta ismi üzerinde çift tıklanır. (veya ilgili hastanın satırının üzerinde iken alt bölümde yer alan Randevu Kayıt Đşlemleri komut düğmesi tıklanır). - Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde Hasta No/Ön Kayıt No alanında iken F9 tuşuna basarak HASTA ARAMA penceresi açılır. (Şekil 3.7) - Hasta Arama penceresinde hastanın adı ve soyadı yazılır. Arama tercihleri belirlenir. U.Ü. SHMYO 23/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

24 - Tamam seçeneğine basılarak ilgili kaydın daha önce sistemde tanımlanmış hastalar listesinde bulunup bulunmadığı kontrol edilmesi amacıyla Hasta Bilgileri ekranına erişilir. (Şekil3.8) - Eğer kaydedilen hasta bilgilere bilgilerine bu listede rastlanırsa, hastanın daha önce sisteme kaydedilmiş olduğu anlaşılır, eğer kayıt bilgileri görüntülenecek veya güncellenecekse Kayıt Bulundu Dön-F10 seçeneğine basılarak Hasta Bilgileri Giriş ekranına ulaşılır. Hasta bilgileri doğruysa ekrandan çıkılıp kabul işlemine/kayıt işlemine geçilir. (Şekil 3.8) Şekil 3.7: Hasta Arama penceresi - Arama işlemi sonrasında hastanın sisteme daha önce kaydedilmemiş olduğu anlaşılırsa, hasta bilgileri ekranında Kayıt Bulunamadı Dön-F9 seçeneğine basılarak bir önceki ekrana dönülür. Hasta Arama ekranında yazılan bilgiler otomatik olarak sistem tarafından ilgili alanlara getirilir. Kriter bilgilerinin sistemde ilgili alanlara yerleştirilmesinden sonra eksik olan bilgiler tamamlanır. Şekil 3.8: Hasta Arama-Hasta Bilgileri penceresi (arama kriterlerine göre hasta bulunmuş ise) - Hasta Bilgileri Güncelleme penceresinde hastanın Cinsiyeti, Uyruğu, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Kan Grubu, Kurumu (F9 tuşuna basılarak sistemde kayıtlı olan kurumlar listelenir, ilgili kurum seçilip Enter tuşuna basılır), Adres ve Telefon bilgileri girilir. (Şekil 3.9) U.Ü. SHMYO 24/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

25 Şekil 3.9: Hasta Bilgileri Giriş penceresi - Hastanın detay bilgileri tanımlanacaksa Detay Bilgi seçeneği basılarak ilgili bilgiler doldurulur. - Bilgilerin sisteme kaydedilmesi için F10 kısayol tuşu (veya KAYDET Komut düğmesi tıklanarak) basıldığında - Yapılan işlemin sisteme kaydedilmesini ister misiniz? mesajı ekrana gelir. - Evet seçeneğine basıldığında bilgiler kaydedilir ve - Sistem hasta için otomatik olarak (8 haneli) Hasta Protokol Numarası üretip ilgili alanda görüntülenir. (Şekil 3.10) Şekil 3.10: Hasta Protokol Numarası Tahsis görüntüsü U.Ü. SHMYO 25/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

26 - Hayır seçeneğine basılırsa yapılan işlem sisteme kaydedilmez, Đptal seçeneğine basılırsa bilgiler aynen ekranda kalır, bilgiler silinmez veya kayıt işlemi yapılmaz. - Hastanın adı ve soyadı ile bilgisayar sistemi tarafından hastaya tahsis edilen bilgisayar protokol numarası (diğer adı Sarı Kart Numarası) hastalara verilmek üzere hazırlanmış olan Sarı Kart a yazılır ve hastaya verilir. - Hastaya Uludağ Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğünde bundan sonraki işlemlerinde bu kart numarası ile işlem yapılacağı-yaptıracağı hatırlatılır. U.Ü. SHMYO 26/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

27 BÖLÜM IV POLĐKLĐNĐK HĐZMETLERĐ AviCenna nın gelişmiş form tanımlama aracını kullanarak istenilen teferruatta anemnez formları tanımlanabilir. Her klinik, anabilim dalı, hastalık grubu ve doktor için ayrı ayrı anemnez formları tanımlanabilir. Muayene edilen hastalar için ICD-10 standardında birden fazla ön tanı ve kesin tanı girilebilir. Muayene edilen hastaya yapılması istenen diğer işlemlerin (laboratuvar testleri, röntgen, ultrason, doppler, tomografi, MR, skopi, patoloji, konsültasyon) istemi AviCenna dan yapılabilir. Yapılan tüm işlemlerin sonuçları aynı şekilde AviCenna dan görülebilir. Muayene edilen bir hastanın tüm bilgileri aynı ekran üzerinde görülebilir. Aynı polikliniğe daha sonra kontrol amaçlı tekrar gelen hastanın daha önceki bilgilerine kolaylıkla erişilebilir. Muayene edilen hastalarla ilgili poliklinik defteri dökümü alınabilir, yapılan muayenelerin doktorlara, polikliniklere, anabilim dallarına göre istatistikleri yapılabilir. Hastalara verilen istirahat raporu, ilaç kullanım raporu, sağlık kurul raporu gibi raporlar tek bir tuşla oluşturulabilir. Şekil 4.1: Poliklinik BĐM Menüsü ekran görüntüsü A. GENEL ĐŞLEMLER 1. Hasta Fatura Kabul Đşlemleri Önce Genel Đşlemler-Hasta Muayene Tarihleri ve Gözlem menüsü kullanılarak daha önce bölümde muayene olup olmadığı kontrol edilir. Sonra Hasta Fatura Kabul Đşlemleri menüsüne girilir. Daha önce Hasta Kayıt ekranı aracılığıyla kaydedilen hastaların hizmet girişlerinin yapılabilmesi için (tetkik ve tahlili olan hastaların provizyonlu açılışlarında), hastanedeki bölümlere kabul işlemi yapılarak talep açılması, açık olan talep bilgilerinin değiştirilmesi ve sorgulanması amacıyla kullanılır. Hasta muayene gününden önce (randevu gününden önce) gelip doktorunun istediği tahlil, tetkik veya testleri yaptırmak istediğinde bu alandan hesabı açılır. Not: Provizyon alımı esnasında bağlantı kopmuşsa veya bağlantı kurulamıyorsa hastaların karnelerinin ilk sayfasının fotokopisi alınıp senet yaptırılır. Üç gün içerisinde tekrar gelmesi ve talep için provizyon alındığında senedinin iptali istenir. Not: Kurum sevkli ve Yeşil Kartlı hastalarda provizyon alınmaz. Talep No otomatik olarak alınır ve F4 kısayol tuşu ile Hizmet Ekleme işlemine geçilir. Not: Emekli Sandığı Çalışanı ve Yeşil Kartlılarda sevk kapatma süresi 21. gün, diğerlerinde 11. gün hesaplar kapatılır. U.Ü. SHMYO 27/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

28 ĐŞLEM: - GENEL ĐŞLEMLER Menüsü - Hasta Fatura Kabul Đşlemleri seçilir. Şekil 4.2: Hasta Kabul penceresi (Boş ekran) - Ekrana gelen Hasta Fatura Kabul penceresinde Hasta No alanına hastanın sarı kart (protokol) numarası girilir. (Şekil 4.3) - Kurum kodu alanına bağlı olduğu güvenlik kurumuna göre 6000, 7000, 8000 girilir. - Protokol Tipi Ayaktan seçilir. - Kabul Yeri alanında F9 tuşuna basılarak (KBB), (PRSC) gibi poliklinik kodu girilir. - Kabul Şekli R Normal Muayene seçilir. - Doktor Kodu girilir (F9 ile menüden seçerek) Şekil 4.3: Hasta Kabul pencereleri (Emekli Sandığı çalışanı ve Resmî Kurum çalışanı) U.Ü. SHMYO 28/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

29 - Sadece Kurum Hastaları Đçin alanında Kurum Sevklilerde Sevk No, Sicil No, Kurum Kayıt Çıkış No yazılır. Çalışanlarda ve kamu çalışanı yakınlarında ise Kurum Sicili ve Karne No bilgileri yazılır. - F10 tuşuna basılarak kaydedilir. - Daha sonra Provizyon isteme penceresine geçilir. - Provizyon isteme penceresinde tahsis no ve karne no silinir, Sigortalı türü seçilir ve tekrar F10 tuşuna ya da Provizyon Đtal Et & Provizyon Al [F10] komut satırına basılarak provizyon yanıtı beklenir. Şekil 4.4: Hasta Kabul işleminde provizyon penceresi (Örnek - Bağ-Kur) - Provizyon ve tahakkuk no alındıktan sonra pencere kapanır. - Son işlem olarak Hizmet Ekleme, Silme komutu [F4], ile hasta için yapılan hizmetler, poliklinik deposundan kullanılan enjektör, ilaç vb. için hizmet eklenir ve PO 0070 Poliklinik ücreti hastanın hesabına işlenir. NOT: Kayıtlı bir hastanın kurum kodunu bulamıyorsak öğrenmek için Hasta Kabul penceresinde Hasta No alanına hasta kodu girip Enter tuşuna basılır. F7 tuşuna basılarak ekran temizlenir. Hasta No alanına tekrar Hasta No girip F8 tuşuna bastığımızda hastanın eski işlem penceresi ekrana gelir. Bu pencereden kurum kodunu öğrenebiliriz. U.Ü. SHMYO 29/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

30 2. Hasta Muayene Tarihleri Gözlem Hasta Bilgi Đşlem Sekreterliğine geldiği zaman randevusu olup olmadığı, muayeneye mi yoksa kontrole mi geldiği sorularak öğrenilir. Randevusu varsa Hasta Protokol No.su öğrenilerek işleme başlanır. Randevusu olan hastaların muayene işlemleri bu menü kullanılarak (Hasta Muayene Tarihleri Gözlem) yapılır. (Şekil 4.5) Şekil 4.5: Hasta Muayene Tarihleri Gözlem penceresi (Boş ekran) ĐŞLEM: - GENEL ĐŞLEMLER menüsünden - Hasta Muayene Tarihleri Gözlem seçeneği seçilir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. - Randevuların listelendiği tabloda ilgili randevunun üzerinde iken F3-Randevu Kayıt a basılarak Randevu Kayıt sayfası açılır. (Şekil 4.6) Şekil 4.6: Hasta Muayene Tarihleri Gözlem Hasta Kişisel sayfası U.Ü. SHMYO 30/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

31 Şekil 4.7: Hasta Randevu Kayıt penceresi - Önce F8 tuşuna basarak (Hizmet Ekleme, Silme) basıp hastanın hesabının açık olup olmadığına bakılır. Hesap açık ise geri dönüp, Poliklinik doktoru seçilerek (F9 tuşu ile) Doktor Kodu girilir. - Hasta Takip Kodu alanına Kontrol için gelmişse K, Normal Muayene için gelmişse R, Özel Muayene için gelmişse O girilir. (Şekil 4.7) - Enter tuşuna basılarak Randevu Ücretlendirme komut satırına kadar gelinir veya direkt olarak Randevu Ücretlendirme [F1] komutu tıklanır. Ya da kısaca F1 tuşu. (Şekil 4.8) Şekil 4.8: Randevu Kayıt Ücretlendirme penceresi - Randevu ücretlendirme penceresinde hastanın kurum kodu öğrenilerek sosyal güvencesine göre kodlar girilir. F9 ile menüden seçilerek Emekli Sandığı için 6000, SSK için 7000, Bağ-Kur için Anlaşma Kodu 0005 GSS-SUT Anlaşması veya 0003 Resmî BUT Anlaşması gibi benzeri tanımlama hastanın kurumuna göre otomatik olarak çıkar. - Ücret alanı PO PO 0070 şeklinde tanımlıdır. U.Ü. SHMYO 31/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

32 - Kabul Tipi alanında; hastanın işlem durumuna göre Y- Yeni Hasta, R-Normal Muayene, O-Özel Muayene, K-Kontrol, V-Konsültasyon seçilir. - Eğer hasta özel muayene oluyorsa Özel Fark onay kutusu tıklanarak işaretlenir. - Kurum Hastaları Đçin alanında hastanın Sevk Evrak No, Sicil No veya Karne No ile Hasta Yakınlığı bilgileri doldurulur ve Kaydet[F10] komut düğmesi fare ile tıklanarak veya direkt F10 tuşuna basılarak kaydedilir. - GSS Provizyon Talep formunda hastanın TC Kimlik No.su otomatik olarak çıkar. Sigortalı Türü ve Yakınlık Kodu mutlaka girilerek Provizyon Al-F10 komut satırı tıklanarak veya direkt F10 tuşuna basarak provizyona yanıt beklenir. (Şekil 4.9) Şekil 4.9: Provizyon isteme ekranı - Provizyon alındığında provizyon penceresinde provizyon bilgi penceresinde çıkan TAMAM komutu tıklanarak provizyon alma işlemi tamamlanarak geri dönülür. Şekil 4.10: Provizyon Onayı ve Talep ekranı U.Ü. SHMYO 32/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

33 - Randevu Kayıt işlemleri penceresinde isek Hasta Geliş Bilgileri-F6 veya Hasta Muayene Tarihleri Gözlem penceresinde isek ilgili işlem satırının üzerinde iken Geliş Bilgileri-Shift+F5 komut düğmesi ile (HASTA GELDĐ) işaretlenir. (Şekil 4.11) Şekil 4.11:Hasta Geldi işleminin yapılması ve talep seçilmesi - Hasta Poliklinik Kabul Đşlemleri penceresinde ikinci grupta yer alan Hastanın Geliş Kodu kısmı açılır ve (Hasta Geldi) seçeneği seçilir. - Talep alanında ise F9 tuşuna basarak hastanın talepleri görülür ve ilgili talep seçilir ve Enter tuşuna basılır veya OK tuşuna basılarak talep Kabul Đşlemleri penceresine aktarılır. (Şekil 4.11) Eğer Hasta Randevuya Gelmedi Đse: Hasta randevuya gelmemiş, başka bir tarihe randevu almış veya arayıp iptal ettirmiş ise; - Hasta Randevuları penceresinde ilgili hastanın üzerinde iken (hasta seçildikten sonra) alt bölümde yer alan Randevu Kayıt Đşlemleri komut satırı tıklanır. Eğer Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde isek komut ikonları bölümünde bulunan Randevu Đptal komutu tıklanır. Ya da ĐPTAL NEDENĐ açıklama alanı tıklanır ve F9 tuşuna basılır. Karşımıza gelen Açıklama penceresinde yer alan (Hasta Gelmedi), (Hasta Görülmedi) veya (Hasta Đsteği ile Đptal Edildi) seçeneklerinden birisi seçilir ve OK tuşu tıklanır ya da Enter tuşuna basılır. - Randevuyu Đptal Etmek Đstiyor Musunuz? şeklindeki uyarı penceresine EVET tıklanarakonaylanarak işlem sonlandırılır. U.Ü. SHMYO 33/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

34 Şekil 4.12: Randevu Đptal penceresi-hasta Gelmedi Böylece hasta muayene bilgileri sisteme girilmiş olur. Bundan sonraki işlem hastanın hesabının açık olmadığına bakılarak PO- PO0070 kodu ile Poliklinik ücretinin (15.50 TL) hesabına işlenmesidir. (Bu işlem bir sonraki maddede anlatılmıştır) NOT: Hasta Muayene Tarihleri penceresinde DR.KODU Poliklinik Doktoru şeklinde serbest iken Randevu Kayıt penceresinde ilgili doktor mutlaka seçilmelidir. Şekil 4.13: PRSC Plastik Cerrahi Polikliniği TÜM HASTALAR gözlem penceresi U.Ü. SHMYO 34/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

35 3. Hizmet Ekleme, Silme Bu bölüm hastaya yapılması istenen bölümün hizmet kodlu tetkik isteklerinin işlendiği bölümdür. Hastanın açık olan sevkine hastaya yapılması istenen hizmetlerin (tetkik, laboratuvar, röntgen, pansuman vb.) işlenmesi için kullanılır. Şekil 4.14: Hizmet Ekleme, Silme komutu verme işlemlerinin ekran görüntüleri HĐZMET EKLEME, SĐLME ĐŞLEM TÜRLERĐ: a) GENEL ĐŞLEMLER menüsü, Hizmet Ekleme, Silme seçeneği ile, b) Hasta Fatura Kabul Đşlemleri penceresinde, Hizmet Ekleme ve Silme [F4] komut düğmesiyle, c) Hasta Muayene Tarihleri penceresinde, Hizmet Ekleme [F6] komut düğmesiyle Hizmet Ekleme, Silme işlem penceresi açılır. Şekil 4.15: Hizmet Ekleme, Silme penceresi U.Ü. SHMYO 35/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

36 ĐŞLEM: - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Hizmet Tarihi alanı enter lanır. - Hizmet Kodu ve Açıklaması alanına doktor tarafından işlenmiş-işaretlenmiş hizmet formundaki kodlar girilir. - Talep Eden ve Yapan Servis bölümleri F9 menüden seçilerek doldurulur. Enter tuşuna basılır - F10 tuşu ile kaydedilir. (Şekil 4.16) Şekil 4.16: Hizmet Ekleme, Silme penceresi (bilgi işlenmiş şekli) U.Ü. SHMYO 36/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

37 Not: Her poliklinikte gelen hastaya normal poliklinik muayene ücreti (PO 0070 poliklinik muayenesi) mutlaka işlenir. Bu muayene ücreti girişi Hizmet Ekleme, Silme penceresinden yapılır. (Şekil 4.17) Şekil 4.17: Hizmet Ekleme, Silme penceresi (Normal Poliklinik Muayenesi işlenmiş şekli) Şekil 4.17: Hizmetler Penceresi Provizyon alındıktan sonra Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde Hasta Takip Kodu na göre; (K: Kontrol, S: Sonuç, Y: Yeni Hasta, V: Konsültasyon, P: Ön kayıt) Yeni Hasta da işlem bitirilir. S ya da K ise F8- Hizmet Ekleme, Silme ile muayene işlenir. U.Ü. SHMYO 37/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

38 Not: Hizmet Ekleme işleminde Kabul Yeri ve Tarih e dikkat edilmelidir. Hesabın nereden açık olduğu çok önemlidir. (Şekil 4.17) Not: Hastanın birden fazla açık talebi varsa ilgili talebin üzerinde Tamam [F10] tuşuna basarak ilgili olan talep hesabına hizmetler eklenir. (Şekil 4.17) Şekil 4.17: Hizmet Ekleme penceresinde Talep Seçme işlemi ve ekran görüntüsü 4. Konsültasyon Đşleme Konsültasyon randevusuyla başvuran hastalara ilk önce; - Hizmet Ekleme ve Silme menüsünden hesabının açık olup olmadığına bakılır. - Hesap açıksa PO 0010 konsültasyon işlenir. Konsültasyon hastalarında da randevulu hasta işlemi gibi işlem yapılarak sisteme giriş yapılır. - Hasta Muayene Tarihleri Gözlem işlem satırında ise F3 tuşuna basılarak (Randevu Kayıt komutu) ile randevu kaydedilir. - Randevu Kayıt penceresinde Doktor Kodu F6 ile açılarak ilgili doktor seçilir. - Geliş Bilgileri komutu ile Hasta Geldi si yapılarak işlem tamamlanır. Şekil 4.18: Hizmet Ekleme penceresinde Konsültasyon işleme U.Ü. SHMYO 38/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

39 5. Özel Muayene Đşleme Özel Muayene ücreti 165,50 TL dir. Özel Muayene için başvuran hastalarda eğer sosyal güvencesi varsa poliklinik ücreti olarak TL hesabına işlenir, geriye kalan diğer kısım için vezneye yönlendirilerek 150 TL yatırması istenir. ĐŞLEM: - GENEL ĐŞLEMLER menüsü - Hasta Muayene Tarihleri Gözlem penceresinde ilgili randevu satırının üzerinde iken Randevu Kayıt komutu verilir veya F3 kısayol tuşuna basılır. - Randevu Kayıt Đşlemleri penceresinde Doktor Kodu seçilir-bilgi girilir. - Hasta Takip Kodu Y- Yeni Hasta, K- Kontrol şeklinde girilir. - Muayene süresi belirlenir veya otomatik tanımlı ise Enter tuşu ile geçilir. - Randevu Ücretlendirme [F1] ile Randevu Ücretlendirme penceresi açılır. - Kurum kısmına hastanın sosyal güvencesi öğrenilerek giriş yapılır. - Anlaşma kodu 0005 GSS-SUT Anlaşması veya 0003 Resmi BUT Anlaşması şeklinde otomatik gelir. - Kabul Tipi alanına O Özel Muayene girilir. - Özel Fark onay kutucuğu fare ile tıklanarak (işaretlenerek) seçilir. Şekil 4.19: Randevu Ücretlendirme penceresinde Özel Fark onaylama işlemi örneği - Kaydet komutu ile veya F10 kısayol tuşu ile kaydedilir. - Provizyon alma işlemi için GSS Provizyon Talep Formu nda hastanın Sicil No, Karne No, Sigortalı Türü, Yakınlık Kodu düzenlenerek Provizyon Đptal Et & Provizyon Al [F10] komutu ile provizyon talebine yanıt beklenir ve işlem tamamlanır. - Hizmet Ekleme penceresinde ilgili poliklinik muayene ücreti (PO0070) işlenirken satırın sağındaki Özel Fark kutucuğu işaretlenir. (Şekil 4.20) U.Ü. SHMYO 39/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

40 Şekil 4. 20: Hizmet Ekleme penceresinde Özel randevu muayenesinin işaretlenmesi örneği 7. Kısıtsız Hesap Kapatma Sosyal Güvenlik Kurumu na tabi olan SSK çalışanları ile emeklilerinin; ES emeklilerinin hesapları 10 gün süreyle açık kalır. 11. günün sonunda kapatılır. Kuruma tabi(kurum sevkli) ve Yeşil Kartlı hastaların hesapları 20 gün süre ile açık kalır ve 21. günün sonunda kapatılır. ĐŞLEM: - GENEL ĐŞLEMLER menüsü - Kısıtsız Hesap Kapatma seçeneği seçilir-tıklanır. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Hastanın işlemlerinin yer aldığı tabloda ilgili talep satırının üzerinde iken Talep Durumu Değiştirme F3. Komut satırı tıklanır veya direkt F3 tuşuna basılır. - Hastalığın tanısıyla ilgili bir kodlama yapılmamışsa ICD kodu giriş ekranına yönlendirilir. - F9 tuşu ile kod tablosundan ICD kodu seçilir ve F10 ile onay verilir, kaydedilir. - Geriye dönülerek F3 tuşuna basılarak hesap kapatılır. Şekil 4.21: Kısıtsız Hesap Kapatma penceresi U.Ü. SHMYO 40/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

41 Şekil 4.22: Kısıtsız Hesap Kapatma işleminde ICD girişi yönlendirme 8. ICD Kodlama Đşlemi ĐŞLEM: - Avicenna Programı ICD TANI menüsü - ICD Tanı Bilgileri Girişi komutu-satırı tıklanır. Şekil 4.23: Poliklinik BĐM menüsü ICD Tanı giriş penceresi (Ayrıca yukarıdaki örnekte olduğu gibi Kısıtsız Hesap Kapatma işleminde ICD kodu girilmemişse sistem yönlendirme yapmaktadır. Bunlardan başka; Hasta Muayene Tarihleri penceresinde alt bölümde yer alan komut düğmelerinden Tanı Bilgileri Girişi[Shift+F4] komut düğmesiyle veya Hasta Kabul penceresinin sağ bölümündeki komut düğmeleri grubunda yer alan Tanı Bilgileri komutu ile de bilgi girişi yapılabilir.) - Tanı Bilgileri Girişi penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir, Enter a basılır. - Tahakkuk alanında F9 tuşu ile Talep Bilgisi penceresinden hastanın talebi seçilir. - Pencerede otomatik olarak Servis ve Doktor adı ve kodu yazılıdır. - Tab tuşuna basarak bir sonraki Tanı ve Açıklaması hücre alanına geçilir. - Hastanın düzenlenmiş hizmet formundan ya da dosyasına bakılarak ICD kodu yazılır. - Tanı Türü alanına Kesin Tanı veya Ön Tanı olarak seçilir. - F10 tuşuna basılarak veya Kaydet komut düğmesi tıklanarak onay verilir. U.Ü. SHMYO 41/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

42 Şekil 4.24: ICD Tanı Bilgileri Girişleri (örnek işlem adımları gösterilerek) U.Ü. SHMYO 42/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

43 Günlük Aktivite komut seçeneği ile istenilen tarih aralıklarında polikliniklerde randevusu olan hasta sayısı ile gelen hasta sayılarını liste olarak görebilir, grafik olarak inceleyebiliriz. Bu işlem HBYS programının bize sağladığı kolaylıklardan sadece birisidir. Şekil 4.25: Günlük Aktivite penceresi U.Ü. SHMYO 43/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

44 BÖLÜM V KLĐNĐK HĐZMETLERĐ ĐŞLEMLERĐ Şekil 5.1: Klinik BĐM Menüsü Yatışı planlanan hastalara yatış randevusu verilebilir, bu sayede yatakların mevcut ve ileriye yönelik doluluk durumları her yerden kolayca izlenebilir. Yatışı yapılan hastanın tanıları ve yatış anamnezi kaydedilebilir. Yatan hastalara uygulanması istenilen işlemlerin (laboratuvar tahlili, radyolojik tetkikler, patolojik testler, konsültasyon, fizyoterapi, nutrisyon, ilaç vs.) istemi ve takibi yine AviCenna üzerinden yapılabilir. Hastalara rutin olarak yapılan istemler şablon olarak tanımlanabilir, her seferinde aynı istemi yapmak yerine tek tuşla istenilen her şey belirtilebilir. Hastaların diyet istemleri AviCenna üzerinden yapılabilir ve diyetisyen onayı ile uygulanacak diyet takibi izlenebilir. Yatış süresince hastaya uygulanan tedavi ve gözlem bilgileri hekimlik hizmetleri ve hemşirelik hizmetleri başlıkları altında kayıt altına alınabilir ve bu verilere istenildiği zaman tek tuşla ulaşılabilir. Bir hastaya yatış süresince uygulanan tüm işlemler ve sarf edilen tüm malzemeler tek bir tuşla görüntülenebilir. Hastanın AviCenna üzerinden bilgileri girilerek (taburcu tipi - iyileşme, ex, başka bir sağlık kuruluşuna sevk, taburcu sonrası bakım) taburcu edilebilir. Tekrar yatan hastaların bir önceki yatışında kaydedilen tüm bilgilerine erişilebilir. Yatan hastanın tüm işlemleri aynı ekran üzerinden gerçekleşebilir. Tüm bilgileri AviCenna'ya girilmiş olan bir hastanın epikriz raporu tek tuşla alınabilir. Yatan hastalara ilişkin çok çeşitli raporlar ve istatistikler de oluşturulabilir. U.Ü. SHMYO 44/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

45 1. Hastanın Kliniğe Kabulü ve Yatış Đşlemlerinin Yapılması ĐŞLEM AŞAMALARI: Yatış için kliniğe gelen hastanın önce bağlı olduğu Sosyal Güvenlik Kurumu öğrenilir. Önceden tüm hastalardan kimlik ve karne fotokopileri istenmekteydi. Şimdi Bağ-Kur hastaları ve sosyal güvencesi olmayanlar dışında tüm kurumlardan Sevk kağıdı, SSK lı hastalardan Vizite kağıdı istenmektedir. Sosyal güvencesi olmayan hastalar ücretli olarak kabul edilir ve vezneye kaparo öder. Sevk belgelerinde Dr. Kaşesi, imzası, tarih ve Sevki uygundur yazıları aranır. Adli vakalarda Adli rapor ve ifade tutanağı, iş kazalarında rapor ve ifade tutanağı (işyerinden iki şahit imzalı), trafik kazalarında rapor, ifade tutanağı ve Trafik Kaza Tutanağı aranır. Đfade tutanağı olmadan yatış işlemi yapılmamaktadır. Doktorun hasta için yazmış olduğu Yatış Kağıdı istenir. Hastanın kimlik bilgileri sistemde güncellenir. Güncelleme işlemi şöyle yapılmaktadır: - HASTA KAYIT Menüsü açılır. - Hasta Bilgileri Güncelleme seçilir. - Hasta Bilgileri Güncelleme penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Eğer yoksa, bilinmiyorsa F9 tuşuna basarak Adı Soyadı girilerek öğrenilir. - Hasta Bilgileri Güncelleme penceresinde hastanın tüm bilgileri kontrol edilip gerekli değişiklikler yapılarak F10 tuşu ile güncelleme bitirilir-kaydedilir. Şekil 5.2: Hasta Arama penceresi Şekil 5.3: Hasta Bilgileri Güncelleme penceresi Hasta evrakları kontrol edilip bilgi güncellemesi tamamlandıktan sonra yatış işlemi öncesi hastanın açık hesabının olup olmadığına bakılır. Đşlem şöyle yapılmaktadır: U.Ü. SHMYO 45/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

46 1. Yol: HASTA YATIŞ menüsünden -Hasta Fatura Kabul Đşlemleri seçilir. F7 tuşu ile ekran temizlenir. (önceki bilgiler silinir) Hasta No alanına hasta protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. Kısıtsız Hesap Kapatma komutu seçilir (F8 tuşuna basılır). 2. Yol: HASTA YATIŞ menüsünden - Kısıtsız Hesap Kapatma komutu verilir. - Karşımıza gelen hesap kapatma penceresinde eğer hastanın hesabı açıksa Talep Durumu alanında ilgili satırın üzerinde iken (Talep Durumu Değiştirme F3) komut düğmesi tıklanır veya direkt olarak F3 tuşuna basarak 2 rakamı girerek durumu kapalı yapılır. (2 Kapalı, 0 Açık anlamındadır) Başka bölümlerden hesabı açıksa ilgili bölüm telefonla aranır ve hastanın hesabını kapatması istenir (bazı birimler hastanın kendisini yönlendirmektedir). Şekil 5.4: Hesap Kapatma penceresi Yukarıda yapılan bilgi güncellemesi ve hesap kontrolü işleminden sonra yatış işlemine geçilir.yatış işlemi hastanın yatağa yatırılması ve bir Hasta Klinik kaydı açılması işlemlerini kapsamaktadır. Güncelleme bitirildikten sonra HASTA YATIŞ menüsü açılır. - Yatağa Hasta Kabulü seçilir. - Hemşire Đstasyonu alanında F4 tuşuna basılır. Klinik seçilir. Örneğin, CNSK Çocuk Nöroşirurji Kliniği, OZLK Özel Kat Klinik ACLK Acil Klinik, HEMK Hematoloji Klinik gibi Şekil 5.5: Oda ve Yatak seçme işlem penceresi U.Ü. SHMYO 46/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

47 - Oda no ve yatak seçilir. Hastanın yatacağı yeri seçmek için F9 tuşuna basılır. - Hasta Dosya No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Yatış Kurumu alanına hastanın kurum bilgisi girilir. Emekli Sandığı 6000, SSK 7000, Bağ-Kur için 8000 girilir. Resmi kurumlarda kuruma ait sevk kurum kodunu bulmak için F9 tuşuna basarak listeden bulunur ve seçilir. - Anlaşma Kodu kurum tipine göre otomatik gelir. Örneğin (0005 GSS-SUT Anlaşması)-(0003 SGK BUT Anlaşması) gibi - Kabul Tipi girilir. (F9 tuşu ile listeden seçilir. 1- Trafik kazası, 2- Đş kazası, 3- Meslek Hastalıkları, 4- Adli vaka, R-Normal muayene, G- Günübirlik, E- Acil, O- Özel muayene) - Şikayetle Đlgili Bölüm alanına hangi kliniğe yatışı yapılıyorsa o klinik F9 ile tanımlanır. HEMK Hematoloji klinik, NRSK Nöroşirurji Kliniği gibi. - Doktor alanına yatışı veren doktor ismi F9 ile seçilir ve Enter tuşuna basılır. - Gönderen Yer alanına PO Poliklinik olarak girilir. - Kabul Şekli HE olarak girilir. - F10 tuşu ile kaydedilir. NOT: Resmi kurum çalışanlarında ve Yeşil Kart sahiplerinde bilgiler girildikten sonra F10 tuşu ile kaydedilerek işlem tamamlanır. Böylece yatış işlemi sistem üzerinden tamamlanmış olur. Yatış kağıdına YATIŞ YAPILDI kaşesi vurulur. Bayan hastalara pembe, erkek hastalara mavi bileklik hazırlanır. Hasta Yatış Kayıt Defterine hasta kaydedilerek işlem tamamlanır. Şekil 5.5: Yatağa Hasta Kabulü penceresi U.Ü. SHMYO 47/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

48 EK AÇIKLAMA Eğer hastanın kliniğe direkt yatışı yapılması gerekiyorsa (örneğin bazı özel durumlarda yatış için sıra bekleyen hastalarda olduğu gibi veya bazı kliniklerin özel durumlarından dolayı) hasta kliniğe kabulünden önce ilgili görevli tarafından hasta kabul işlemi yapılarak provizyonu alınıp ücretlendirmesi yapıldıktan sonra klinik yatış işlemine geçilmektedir. Bu konu ile ilgili örnek aşağıda gösterilmiştir. Şekil 5.6: Hasta Kabul penceresinde Sevk Bildirme ve Provizyon Alma komut görüntüleri Kurumdan onay almak için provizyon alınır. Poliklinikten yatış yapılmışsa önce ekranın sağ bölümünde yer alan komut düğmelerinden Sevk Bildir komutu verilir. Şekil 5.7: Sevk Bildirim Formu penceresi Daha sonra PROVĐZYON AL komut düğmesi tıklanır. Hastanın sicil no, karne no girilir. Çalışan kendisi veya Yakını ise seçilir. Enter tuşuna basılır. Provizyona yanıt beklenir. NOT: Kurum Sicil Sevk No penceresinde Yeşil kart ve resmi kurum sevklileri hariç tüm boşluklar 0 ile doldurulur. Çünkü o tür hastaların bilgileri SGK nda kayıtlıdır. U.Ü. SHMYO 48/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

49 Şekil 5.8: Yatan hasta için Provizyon Talep Formu penceresi Not: Yatış işleminde SSK, Bağ-Kur, Emekli Sandığı ve Yeşil Kart lı hastalarda standart yatak kodu YT 0200; resmi kurum hastalarında YT 0020, Günübirlik hastalarda YT 0110 yatak kodu işlenir. Not: Sevkli hastalarda hastanın poliklinikten açık hesabı varsa ve 21 günü geçmemişse ve elinde yeni sevki de yoksa poliklinikten açılan bölüm ile ilgili sevk yatışa çevrilebilir. YAPILAN YATIŞ ĐŞLEMĐNĐN KONTROL EDĐLMESĐ Hasta yatış işleminin gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek için şu işlem yapılır: - Hizmet ve Tetkik Ekleme menüsü açılır. - Hizmet Ekleme, Silme seçilir. - Hastanın protokol numarası girilir. - Eğer hesap açılırsa yatış gerçekleşmiş demektir. Açık Talep Yok diye bir mesaj ekrana gelirse yatış olmamış demektir. Yatak Đptali yapılarak yatış işlemleri yeniden yapılır. YATAK KABUL ĐPTALĐ Yatağa kabulü yapılan hastanın yatak kabulünün iptali için kullanılır. Herhangi bir nedenle (yanlışlıkla ya da doktor önce yatırılmasını kararlaştırdı sonra vazgeçti ise) yatak kabulünün iptali gerektiği durumda kullanılır. - HASTA YATIŞ menüsünden - Yatak Kabul Đptali seçilir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. Hemşire istasyonu, oda ve yatak tanımlı olarak çıkar. - Đptal Et butonu tıklanır. Karşımıza çıkan uyarı penceresinde EVET için Enter tuşuna basılarak onaylanır - F10 tuşuna basarak yatak iptal olur. U.Ü. SHMYO 49/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

50 Not: Đptal işleminin gerçekleşmesi için hastanın hesabının 0-Açık olması gerekir. Yatak transferi, ilaç ya da malzeme talebinin olmaması gerekir. Şekil 5.9: Yatak Kabul Đptali penceresi 2. Hasta Fatura Kabul Đşlemleri - HASTA YATIŞ menüsü açılır. - Hasta Fatura Kabul Đşlemleri seçilir. - F7 tuşuna basarak ekran bilgileri temizlenir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Kurum kodu girilir. ( şeklinde) - Protokol Tipi Yatan şeklinde seçilir. - Anlaşma Kodu, Kabul Yeri, Kabul Şekli, Doktor ve Diğer bilgiler daha önceki konuda anlatıldığı gibi seçilir. Şekil 5.11: Hasta Kabul penceresi U.Ü. SHMYO 50/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

51 NOTLAR: - Hasta no yazılıp F8 tuşuna basıldıktan sonra hasta hangi tarihte, hangi kliniklerde ayaktan veya yatan hasta olarak muayene edildiğini görebiliriz. - Bir hastanın hesabının ilk açılışında kullanılır. - Yapılan yanlışları düzeltmek veya hesabını kontrol için bu işlem menüsü kullanılır. 3. Yatan Hasta Evraklarının Düzenlenmesi ve Kontrolü Hasta yatış işlemi yapıldıktan sonra dosyası kliniğe gelir. Dosya 12 seperatörden (ayraçtan) oluşur. Bu ayraçlar hasta yattığı süre içinde yapılan işlemlerin sırasıyla ve düzenli olarak tutulmasına yardımcı olur. Hastanın çıkış işlemi yapılmadan önce hastayla ilgili evraklar düzenli olarak dosyaya yerleştirilmelidir. Bu dosyanın TAM olması açısından önemlidir. Dosyanın düzenlenmesi hastanın bağlı olduğu kuruma göre değişir. Bu doğrultuda kontrol edilir. Dosyanın kontrolü yapılırken içindeki acil kartlarında, sevklerde, orderlerde, doktor kaşe ve imzalarının tam olmasına dikkat edilir. Eksik evrak varsa tamamlanır. Dosyadaki epikriz raporu, ameliyat raporu, hasta sevki vs. evraklar, poliklinik ve başhekimlikteki imza ve veznedeki mühür işlemleri tamamlanır. Hasta dosyası evrak sıralaması en üstten başlayarak şöyledir: 1- Hasta dokümanı (BĐM Hemşire Doktor kaşe ve imzalı) 2- Çıkış kağıdı 3- Epikriz raporu 4- Orderler (Dr. Kaşeli imzalı) 5- Ameliyat Formları 6- Malzeme Orderleri (Dr. Kaşeli ve imzalı) 7- Klinik Hizmet Formu (BĐM Hemşire Doktor kaşe ve imzalı) 8- Hemşire Gözlemleri (Hemşire kaşe ve imzalı) 9- EKG ler (Elektrokardiyagrafiler) 10- PO Konsültasyonlar (tarihin yazılı olması önemlidir) 11- Poliklinik hizmetleri 12- RD Radyoloji istek formları ve sonuç belgeleri 13- LA- Laboratuvar tüm tetkik belgeleri 14- Acil muayene kartı 15- Yatış Kağıdı Ayrıca bu yatış evraklarının yanı sıra hasta hastanemize gelmeden önce başka bir kurumda tedavi görmüşse orada çekilen radyoloji sonuçları ve yapılan laboratuvar tetkik sonuçları gibi evraklar dosyaya konulabilir. Bu şekilde yapılan işlemler tekrarlanmamış olur ve hastalığın gidişatı açısından bu durum önemlidir (zaman kazanmak, emek ve para kaybını önlemek için). Ortopedi kliniğine iş kazası, adli vaka ve trafik kazası ile gelen hastalardan kurumlarına gönderilmek için yatış sırasında alınan evraklara ek olarak malzeme raporları, orderler ve ameliyat raporu da eklenir. Özellikle tüm evraklarının tam olmasına dikkat edilir. Bu konu hastanın tedavi giderlerinin kurum tarafından ödenmesi için önemlidir. U.Ü. SHMYO 51/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

52 4. Klinikte Yatan Hastaların Takibi Yatış-Çıkış veznesinden bir önceki gün yatan hastaların evrakları ile veznede yapılan yatış-çıkışların evrakları alınır. Klinik sekreteri sabah işe başladığında önceki günün listesiyle odaları gezer. Hastanın yatışı sırasında düzenlediğimiz klinik hasta bilgilerinin bulunduğu bilekliklerin kontrolü yapılır (bileklikte hastanın adı soyadı, doğum tarihi ve protokol numarası bilgileri bulunur). Önceden hastaların yataklarının yanında duran hasta dosyaları artık doktor odasında bulunmaktadır (hasta bilgilerinin gizliliği ve güvenliği açısından). Yapılan bu gezi ile kliniğe yeni yatan ve taburcu olan hastalar yazılır. a) Yatan Hasta Listesi - Servis: Servis bazında yatan hasta bilgilerinin görüntülenmesi ve sorgulanması için kullanılır. b) Yatan Hasta Listesi Tüm Hastane: Yatan hasta bilgilerinin görüntülenmesi ve sorgulanması amacı ile kullanılır. Hasta numarası ve cinsiyete göre arama yapılabilir. Sorgulama ekranı olduğu için alanlar üzerinde değişiklik yapılamaz. Yeni liste hazırlanması işlemlerini şöyle açıklayabiliriz: - Bilgi Đşlem sekreterinin işlem penceresinden SORGULAMALAR menüsü seçilir. - Yatan Hasta Listesi-Servis seçeneği seçilir. - Yatan Hasta Listesi-Servis penceresinde Hemşire Đstasyonu bölümünde F9 tuşuna basarak Hemşire Đstasyonu penceresinden ilgili servis seçilir ve Enter tuşuna veya OK basılır. - Bu bölümde hasta protokol ve kurum bilgilerine ulaşabiliriz. Alanlar üzerinde değişiklik yapılamaz. Şekil 5.12: Yatan Hasta Listesi Servis penceresi Buna göre kabul ve taburcu olan hastaların evrak ve hesapları kontrol edilir. Yatan hasta listesini kağıda çıktı olarak almak için RAPORLAR menüsü Yatan Hasta Listesi seçilir. Örneği aşağıda gösterilmiştir. U.Ü. SHMYO 52/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

53 Şekil 5.13: Yatan Hasta Listesi Bölüm Bazında penceresi c) Yatan Hasta Hareket Takibi: SORGULAMALAR menüsü kullanılarak hasta bazında yatan hasta hareket takibi kullanılır. Hasta ne zaman kabul ve nereye kabul edilmiş; ne zaman ve neredeye sevk edilmiş, ne zaman ve nereden taburcu olmuş, ne zaman izne ayrılmış gibi bilgiler hakkında bilgi sahibi olabiliriz. Sorgulama ekranı olup alanlar üzerinde değişiklik ve silme işlemi yapılamaz. Şekil 5.14: Yatan Hasta Hareket Takibi penceresi U.Ü. SHMYO 53/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

54 Yatan Hasta Talep Numarası Güncelleme - HASTA YATIŞ menüsünden - Yatan Hasta Talep Numarası Güncelleme işlemi seçilir. - Hasta (No) alanına hasta protokol numarası girilir-yazılır. - Yatan hastanın talebini güncellemek için güncellenmek istenen talebin üzerine gelinir. - F10 tuşuna basarak talep güncellenmiş olur. - Kurum değişikliği olan hastanın talebini güncellemek için Kurum Talebinin üzerinde F10 tuşuna basarak talep güncellenir. Şekil 5.15: Yatan Hasta Talep Numarası Güncelleme penceresi Şekil 5.16: Hasta Bazında Hizmet Kalemleri Sorgulama penceresi U.Ü. SHMYO 54/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

55 Şekil 5.16: Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresi 5. Yapılan Hizmetlerin Bilgisayara Đşlenmesi Klinikten toplanmış olan hizmet formlarını klinik sekreterliğine getirip bilgisayarda işlenmektedir. Yapılan hizmetlerin bilgisayarda hastanın hesabına işlenebilmesi için hastanın hesabının açık olması gerekmektedir. Bilgisayardaki kayıt işlemi aşamaları şöyledir: a) Konsültasyon Đşleme - HĐZMET VE TETKĐK EKLEME menüsü - Hizmet Ekleme, Silme seçeneği seçilir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Eğer hastanın Ayaktan ve Yatan olarak iki ayrı hesabı varsa bizi ilgilendiren bölüm yani Klinik işlemlerinde Yatan, Poliklinik işlemlerinde Ayaktan seçilir. - Hizmet ekleme için aşağı yön tuşuyla (veya Shift+F5) aşağı inilir. - Hizmet Kodu kısmına gelinir. Örneğin Konsültasyon için PO 0010 kodu girilir. - Talep Eden kısmına konsültasyonu isteyen servis formun üzerindeki bilgiden bakarak F9 ile listeden seçilerek aktarılır. - Yapan Servis kısmına hangi birim konsültasyonu yapmışsa F9 ile formda yazan birimin adı seçilir. - F10 tuşu ile kaydedilir-onaylanır. - Forma kayıt kaşesi vurulur. U.Ü. SHMYO 55/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

56 Şekil 5.17: Hizmet Ekleme penceresi Not: Eğer hastanın hesabına yanlış hizmet girilmişse bu pencerede eklenen hizmet seçilir. Hizmet satırının en sağında Hiz.Sil onay kutucuğu seçilir veya SHIFT+F6 tuşlarına basılır. Ekrana gelen pencerede F9 tuşuna basılarak HATALI GĐRĐŞ seçeneği seçilir ve F10 tuşu ile işlem iptal edilerek kaydedilir. b) Laboratuvar Testlerini Girmek - HĐZMET VE TETKĐK EKLEME menüsü - Laboratuvar Test Kabul ve Ekleme seçeneği seçilir. - Karşımıza gelen Laboratuvar Hasta Kabul penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. - Kurum Kodu girilir veya F9 ile resmi kurum kodu seçilir. - Gönderen Servis ve Gönderen Doktor alanına kadar Enter tuşuna basılır. - F9 ile doktor listesinden test isteyen doktor seçilir. - TEST SEÇ komut düğmesi tıklanır. - Test alanındaki satırlara test kağıdındaki işaretli olan kod veya kodlar sırasıyla girilir. - F10 ile kaydedilir (veya Seçilen Testleri Kaydet komut düğmesi fare ile tıklanır). U.Ü. SHMYO 56/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

57 Şekil 5.18: Laboratuvar Hasta Kabul Formu penceresi Şekil 5.19: Laboratuvar Test Seçme penceresi U.Ü. SHMYO 57/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

58 Laboratuvar Testlerinde Kullanılan Hizmet Formları Kodları Konsültasyon kağıdı (PO PO 0010) Radyoloji kağıdı (PO RD ve ilgili hizmet kodu) Laboratuvar istek kağıdı (HB HB ve ilgili hizmet kodu) (HI MI ve ilgili hizmet kodu) (ME ME ve ilgili hizmet kodu) (MS MS ve ilgili hizmet kodu) (MT MT ve ilgili hizmet kodu) Patoloji istek kağıdı (PA PA ve ilgili hizmet kodu) Genel Hizmet kodu (GM GM ve ilgili hizmet kodu) Ameliyat kağıtları AA, Đlaç Hizmetleri EC, Nükleer Tıp Hizm. NT, Fizik Tedavi Hizm. HT, Anestezi Hizm. AR, Hizm. YT c) Radyoloji Tetkikleri - HĐZMET VE TETKĐK EKLEME menüsü - Radyoloji Talepleri Kabul ve Ekleme seçeneği seçilir. - Tetkik Talepleri Düzenleme penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir ve Enter tuşuna basılır. - Gönderen Kurum alanına gelinir ve kurum kodu F9 ile seçilir veya yazılır. - Doktor Kodu alanına F9 ile listeden isteyen doktor seçilir-girilir. - Tetkik satırlarının son satırına veya (Tablo boş ise) ilgili alana hastaya verilecek olan hizmetin kodu girilir (eldeki formdan bakarak örneğin; KR 1000-Göğüs Arka-Ön) - F10 tuşu ile işlem kaydedilir. Şekil 5.20: Görüntüleme Tetkik Talebi Ekleme penceresi U.Ü. SHMYO 58/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

59 HASTANE BĐLGĐ YÖNETĐM SĐSTEMLERĐ Şekil 5.21: Radyoloji Tetkiki Randevu penceresi - Yukarıda verilen örneğimizde (Tetkik Telep Düzenleme-Ekleme penceresinde) KR 1000 Göğüs Arka-Ön işledikten sonra; F4 tuşu ile (veya Randevu Ver [F4] komut düğmesi) Radyoloji Tetkiki Randevu penceresini açarız. (Üstteki ekran görüntüsü) Burada film sayısı, teknisyen, röntgen adedi gibi bilgiler girilir. F10 ile kaydedilir. Daha sonra Ücretlendir-F5 komut düğmesi ile veya sadece F5 kısayol tuşuna basarak ücretlendirme işlemi yapılır. Bu pencerede F9 ile doktor alanına doktor (genellik Radyoloji A.D. Başkanı Prof.Dr.Müfik Parlak) seçilir. F10 ile kaydedilerek işlem tamamlanır. U.Ü. SHMYO 59/81 Öğr.Gör.Fikret CEYLAN