MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ

Transkript

1 MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2009 YILI FAALĐYET RAPORU

2 ĐÇĐNDEKĐLER SUNUŞ...3 I- GENEL BĐLGĐLER...4 A. MĐSYON VE VĐZYON...4 B. YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR...4 C. ĐDAREYE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Đnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi...11 II- AMAÇ VE HEDEFLER...12 III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER...12 A- MALĐ BĐLGĐLER...12 B- PERFORMANS BĐLGĐLERĐ FAALĐYET BĐLGĐLERĐ...13 STRATEJĐK AMAÇ 1 - ARŞĐVDE BULUNAN MALZEMENĐN AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐNĐN BĐTĐRĐLMESĐ STRATEJĐK AMAÇ 2 - AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐ BĐTĐRĐLMĐŞ MALZEMENĐN KAYIT ĐŞLERĐNĐN YAPILMASI...15 STRATEJĐK AMAÇ 3 - MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETĐRĐLMESĐ STRATEJĐK AMAÇ 4 - MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞĐVLERĐNĐN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI STRATEJĐK AMAÇ 5 - ARŞĐV MALZEMESĐNĐN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI...17 STRATEJĐK AMAÇ 6 - ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELĐ OLMAKSIZIN BĐLGĐ KAYNAKLARIMIZA ERĐŞĐMLERĐNĐ KOLAYLAŞTIRMAK STRATEJĐK AMAÇ 7 - NĐTELĐK VE NĐCELĐK AÇILARINDAN YETERLĐ, MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ NĐN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN ĐNSAN GÜCÜNE SAHĐP OLMAK STRATEJĐK AMAÇ 8 - HĐZMET ALANLARINI ERGONOMĐK BĐR DURUMA GETĐRMEK STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALMAYAN DIĞER ÇALIŞMALAR; PROJE BĐLGĐLERĐ SUNULAN HĐZMET BĐLGĐLERĐ...23 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ...24 A- ÜSTÜNLÜKLER...24 B- ZAYIFLIKLAR...24 C-DEĞERLENDĐRME...24 V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER

3 SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan sivil toplum örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların toplum için yaptıklarını günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevi üstlenen arşivlerin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sisteminin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sistemi nin 2006 yılında devreye konması için çaba gösterilmiş ve tüm devlet dairelerinde kullanımı sağlanmıştır ve 2007 yıllarında kopyalama için hazırlanan projeler ile sağlanan, A2 boyutuna kadar belgeleri sayısal ortama alabilen iki adet tarayıcı ile el yazması eserler, belgeler, defterler, nadir eserler ve yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına başlanmıştır. Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti konusunda, Türkiye den gelen uzman tarafından, üç gün süreli standart dosya planları hazırlanmasına ilişkin eğitim verilmiş ancak, eylem planı eleman yetersizliği nedeniyle 2010 yılına ertelenmiştir. Ayıklama düzenlemede önemli yol katedildiği için tasnif çalışmalarına başlanmış ve bu bağlamda Türkiye Cumhuriyeti Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün gönderdiği iki uzman ile Fetva Eminliği ve Vakıf Dosyalarının tasnifleri yapılmıştır. Bu süreçte bir personelimiz kuyu izin dosyalarının tasnifini tamamlamıştır. Az olan personel sayısının gün geçtikçe daha da azalması dezavantajına karşın mevcut personelin çabası ile hedeflere ulaşılmaya çalışılmıştır. Bu vesile ile tüm personele ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle teşekkür eder, azim ve motivasyonlarının artarak devamını dilerim. Gökhan ŞENGÖR Müdür

4 I- GENEL BĐLGĐLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapmak, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak, arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır. Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formatta oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşiv ile ilgili yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasların ve standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek, ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemizin ilgi alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç, bizlere yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir. 4

5 C. Đdareye Đlişkin Bilgiler Milli Arşiv, Cephanelik Burcu ile Girne Kapısı arasında kalan sur üzerine inşa edilen Cumhur Başkan Muavinliği binalarında 1971 yılında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesi nde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, 1992 yılında I No lu Depo, 1997 yılında Özel Oda (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile) ve 2000 yılında II No lu Depo ilave edilmiştir. Đdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Bu binada, gazeteler, Türkçe ve Đngilizce kitap, rapor ve bazı belgeler, Enformasyon Dairesi ve Mahkeme arşivi dosyaları, dergiler, haritalar, basın bültenleri, basın özetleri, Meclis tutanakları ile Resmi Gazeteler yer almaktadır. Depolar Đdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası bulunan ve arkasında 840 metre raf uzunluğuna sahip salonu bulunan depomuzdur. Bu binanın salon kısmında, dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Küçük odalar ile çalışma odalarından bir tanesi raflanmış ve buraya dönemi mahkeme dosyaları yerleştirilmiştir. Diğer küçük oda, çalışma odası ve depo arkasında inşa edilen baraka da, dönemi Mahkeme dosyaları yıllarına ayrılmış olarak muhafaza edilmektedirler yılı dosyaları düzenlenme aşamasındadır. Talepler üzerine sıra dışında düzenlenen 1985 yılı dosyaları raflarda yer olmadığından raf aralarına konmuştur. Đdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar ve gazeteler, Fetva Eminliği, Vakıf Dosyaları ile Muhasebe Evrakı, tab edilmiş mikro film çıktıları, döneminde Bakanlar Kurulu na sunulan Önergeler ile Osmanlı ve Đngiliz dönemi defterleri bulunmaktadır. Đdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Kaymakamlık idari dosyaları ve Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi, Girne Liman Reisliği, Yüksek Öğrenim ve Dış Đlişkiler Dairesi ve Bakanlar Kurulu toplantı tutanakları dosyaları bulunmaktadır. Ayrıca, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri bulunmaktadır. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak hazırlanmış olmakla beraber gerek eleman eksikliği gerekse yer darlığı nedeniyle Maliye Bakanlığından getirilen malzeme için depo olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise Maliye Bakanlığı ambarından alınan dosyaların bir miktarı ile dağıtılarak imhasına karar verilen malzeme bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada da, su baskınından etkilenmiş olan 5

6 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ve kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Hizmet Alanları Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman çok artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 20 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmektedir. Diğer salon ise (5 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar olmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari bina ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorun mevcut malzemenin düzenlemesi ve yeni gelecek malzeme için yer bulunamamasıdır. Kurum kuruluşların malzeme verme istekleri depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmektedir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu Đdari Bina 4 8 I no depo metre II no lu depo metre Özel Oda metre Toplam metre 1.2- Araştırmacı salonu Kapasitesi Araştırma Salonu 45 m 2 13 Araştırmacı 1.3- Depo Alanları Depo Sayısı: 3 Adet Depo Alanı: 270 m Atölyeler Atölye Sayısı: 3 Adet (Cilt Atölyeleri dahil) Atölye Alanı: 35 m 2 6

7 2- Örgüt Yapısı 7

8 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (6), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (1) (5 users), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (2) 3.2- Bilgisayarlar Server Sayısı : 1 Adet Masa üstü bilgisayar Sayısı : Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı : 1 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scanner (Indus 5002 C.) 2 A3 Scanner 1 A4 Scanner 1 Fotokopi Makinesi 1 Fotokopi + Printer 1 Faks + Scan. + Renkli Print. 2 Printer 2 Isısal Cilt makinesi 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 8 PT*+9 SU*+1 Merkezi Kamera - Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 1 Harici Bellek 4 TB 1 TB GB GB Switch 16 port 2 Hub 8 port 1 * PT = Pencere Tipi *SU = Split Unit 8

9 4- Đnsan Kaynakları 4.1- Personel Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini S. Belgin BARDAK Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik Đşler 1-1 Münhal Memuru Mütercim Ebru KAYIMZADE Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZĐTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D Hüseyin UÇAR Osman KAYMAK Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen 2-2 Münhal Münhal I. Sın. Katip Beria ONBAŞI Katip Yardımcısı 2-2 Münhal Odacı 1-1 Münhal Toplam Đşçi Münhal Nazemin GELEN Nuh AKDENĐZLĐ Denkay SEZGĐN (Bekçi) Gülter KIVANÇ Sözleşmeli Personel 3-3 Münhal Münhal Münhal TOPLAM Kuruluş yasasında yer almayan personel Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recail BEYZADE (Bekçi)

10 4.2- Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu Đlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2009 yılında hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir. 10

11 5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2009 K.K.T.C. T.C. Diğer Lise ve altı Lisans Lisans üstü TOPLAM Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık TOPLAM Đdari Hizmetler Stratejik plan çerçevesinde belirlenen 2009 yılı hedeflerine ulaşmak için gerekli yönlendirme ve ihtiyaçların saptanarak temini, ayrıca ortaya çıkan sorunların giderilmesi, yeni deponun yapılabilmesi için gerekli olan projenin bedelinin bulunması çalışmaları, güvenlik sisteminin artırılması, Sistem Odası nın hazırlanması, Performans Değerlendirme Sistemin 2009 yılı uygulamaları, Milli Arşiv Kurulu nun iki kez toplanıp 8 karar üretmesi, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, araştırmacı ve personelin mali olanaklar çerçevesinde ihtiyaçlarının (çalışma masası, bürosit, bilgisayarlar vb.) sağlanması, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefi ile dairedeki malzemenin 4 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması, Bütçe Taslağının hazırlanması, Sergi düzenlenmesi 2009 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. 6- Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak, (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durulur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, kişisel ve ticari gizlilikleri açıklamama, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık, Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma. 11

12 Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur. Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. Đşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER A- Mali Bilgiler 2008 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri bölümünde Temel Maaşlarda hayat pahalılıkları ve baremiçi artışlar nedeniyle artış olmakla beraber Sosyal Güvenlik Kurumları Yatırımlarında öngörülen Sözleşmeli Personel istihdamı gerçekleşmediği için düşüş görülmüştür. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde, Elektirik Alımları kaleminde bulunan ödeneğimizde, elektrik ücretlerine yıl içinde gelen artış ve dijital ortama alma çalışmaları ile sistemin oluşturulmasının getirdiği 5 bin Kws fazla harcama nedenleriyle, eksilme meydana 12

13 geldiğinden, (harcama : 2008 yılı Kws, 2009 yılı Kws) Maliye Bakanlığının 9.532,34 TL avans vermesi suretiyle dengelenmiştir. Projeler bölümünde, öngörülen Bina Projesiyle ilgili olarak, ödenekte bulunan TL bloke edilmiş ancak en küçük parçanın ihalesini karşılamadığından ihaleye gidilememiştir. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde bulunan TL ödenek Elektrik Alımları kalemine verilen avans ile ,34 TL olmuş ve bu ödeneğin ,24 TL kısmı harcanmış 4.011,70 TL kısmın harcaması gerçekleşmemiştir. Bu gerçekleşememenin nedenleri; Maliye Bakanlığının uyguladığı 20% lik blokeden bazıları açılmış ve açılamayan 2.079,40 TL kalmıştır, bunun dışında Girne Belediyesinin son dönem su faturasını geç vermesi nedeniyle su bedelinin ödenememesinden dolayı 139,12 TL, yer olmaması nedeniyle arşiv malzemesi kabulü yapılmadığından dolayı Yük Taşıma Giderleri kaleminde 200 TL, bina projesinin ihalesine çıkılamaması ve personel alımına yetki alınamadığı için ilan verilmediğinden dolayı Đlan Giderleri kaleminde 800 TL, Menkul Mal Alım Giderleri kalemlerinde 257,94 TL ve arızalan Đndus un tamiri için ayrılan ancak tamiri gerçekleşemediğinden harcanamayan Bakım ve Onarım Giderleri kaleminde 1.040,18 TL ve diğer kalemlerde kalan küçük rakamlar ise öngörünün gerçekleşmesine yetmemesi veya öngörünün gerçekleşmesinden fazla olması nedenleri ile harcanamamıştır. Ayrıca kırtasiye kalemimiz ihtiyaçlarımıza yanıt vermemiş bu çerçevede ihtiyaç duyulan tasnif amaçlı malzemenin bir kısmının Cumhurbaşkanlığınca alınması kalemin dengelenmesini sağlamıştır. Büro Bakım ve Onarımı Giderleri kalemindeki ödeneğimiz de yapılması zorunlu işlere yetmediğinden Bahçe Malzemesi Alımları ile Yapım ve Bakım Giderleri kaleminden 350 TL aktarılarak ödeme yapılabilmiştir. Bütçe Uygulama Sonuçları MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2009 MALĐ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (TL) HARCANAN (TL) 1 Personel Giderleri ,63 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet ,65 Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri ,24 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler ,75 6 Sermaye Giderleri Sermaye Transferleri 8 Borç Verme 9 Yedek Ödenekler GENEL TOPLAM B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin strateji planında yer alan hedeflerinin altında bulunan faaliyetler ve 2009 döneminde gelinen durum: 13

14 Stratejik Amaç 1 - Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Bozkurt gazetelerinin ciltleri düzenlenip yeni sırt noları kondu, Dairelerin aylık faaliyet raporları ayrılarak kayıtları yapılmıştır. Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Enformasyon Dairesi evraklarının kontrollü ayıklama ve Rum Basın Özetleri nin tasnifi işlemine devam edilmiştir. Enformasyon Dairesince yayınlanan Northern Cyprus Weekly ( ), Special News Bulletin ( ), Kıbrıs News Bulletin, Kuzey Kıbrıs ve Northern Cyprus Monthly ( ) ın indeksleri çıkartılmış fazlalıkları ayıklanmış ve imhaya ayrılmıştır. Çalışma, personelin rahatsızlığı nedeniyle durmuştur. Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi; Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi; Bakanlar Kurulu Genel Sekreterliğinden gelen malzeme içinde bulunan geri çekilen, bilgi içeren ve gündeme alınmayan Bakanlar Kurulu Önergeleri nin ayıklama ve düzenleme çalışması tamamlanmıştır. Faaliyet 9 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Bu çalışma çerçevesinde Đdari bina ve I nolu depoda bulunan tüm defterler Özel Oda girişine taşınmış, kabaca temizlenmiş ve konularına göre ayrılarak raflara konmuştur. Personel yetersizliği nedeniyle devam edilememiştir. Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 2 Farklı yıllar içinden ve mahkeme arşivi içinden çıkan Mahkeme Dosyalarının yerlerine yerleştirilmesi işlemlerinin tamamlanması; Hedeflenen çalışma tamamlanmıştır. Ancak tasnifi yapılan dosyalar arasından geçmiş yıllara ait dosya çıkmaktadır, bu nedenle yeniden hedefe konulmuştur. Faaliyet 3 Mahkeme Dosyalarının düzenlenmesi; Depo 1 de bulunan dönemine ait mahkeme dosyaları ile 1985 yılı dosyaları düzenlenip kutulara ve raflara yerleştirildi. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Đdari bina ve depo 1 de bulunan Mahkeme Defterlerinin Depoya taşınması işlemleri ve taşınanların temizlenerek konularına göre ayrımının yapılması tamamlanmıştır. Tarih sırasına konup tasnifleri yapılacaktır. Faaliyet 5 Depo arkasındaki barakada bulunan Çalışma Dairesi malzemesinin düzenlenmesi; Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığından gelen malzemenin ayıklanması; Faaliyet 4 Alsancak Belediyesinin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi Karava Belediyesi, Omorfo Belediyesi ve Girne Belediyesi, Larnaka Kaza Đdare Amirliği ile Girne Kaymakamlığı dosyalarının kaba ayrımı yapılmış, Girne Kaymakamlığı dosyalarının yıllara göre ayrımı tamamlanarak dönemi dosyalarının dosya usulü tasnifleri yapılmıştır. Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin düzenlenmesi Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; 14

15 Cumhurbaşkanlığı, TC Elçiliği ve TAK tan her ay gazeteler alınmış, kaba tasnifi yapılmış ve Daire için 1 set yerel, 1 set Rum basını oluşturulmuştur. Resmi gazetelerin ve faaliyet raporlarının ayıklanması ve düzenlenmesi yapıldı. Dairemizde bulunan ve Vakıflar Genel Müdürlüğü nden gönderilen Osmanlıca belge ve defterlerden oluşan malzeme kabaca ayıklanarak konularına ayrılmıştır. Đdari bina üst kat dolaplarından birinde bulunan Evkaf personel maaşları ve gider evrakları Evkaf malzemesi ile bütünleştirilerek tasnif için düzenlenmiştir. Stratejik Amaç 2 - Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Đngilizce ve Türkçe kayıtsız kitapların kaydına tekrar başlanmıştır. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydı Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Depo II de bulunan 340 adet büyük boy tapu defterlerinin kontrolleri yapılarak raflara yerleştirilmiştir. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyaları ile Kuyu Đzin Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması; Yapı Đzin Dosyaları fonunun tasnif çalışması başlatılmış, Kuyu Đzin Dosyaları ( ) fonunun tasnif çalışması tamamlanmış ve kataloğu araştırmaya açılmıştır. Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması; Çalışma başlatılmış, ancak Kaymakamlık dosyalarının tasnifine geçilmesi zorunluluğu nedeniyle çalışmaya ara verilmiştir. Faaliyet 4 Rumca Dergilerin katalog kayıtlarının tamamlanması; Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması; Girne Kaymakamlığı dosyalarının kayıt işleri başlatılmıştır. ( ) Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması; Hedef 4 Özel Odada bulunan bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; Osmanlı Devlet Arşivlerinden gelen uzmanlar ile birlikte belgelerin düzenlenmesine devam edilmektedir. Bu çalışmalar çerçevesinde Fetva Eminliği ve Vakıf Dosyaları fonları tasnif çalışmaları tamamlanmış ve katalogları araştırmaya açılmıştır. Çalışmanın devamı olan Muhasebe Dosyaları ve Muhabere Dosyaları fonlarının tasnifine devam edilmektedir. Faaliyet 3 Vakıflara ait dosyaların tasniflerinin yapılması; Tamamlandı bkz. Faaliyet 2 Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması; Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasniflerinin yapılması; Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; 15

16 96 adet Osmanlıca ferağ ve intikal defterinin bölgeleri ve başlangıç ve bitiş tarihleri tespit edilerek kaba tasnifi yapılmıştır. Polis Genel Müdürlüğü ile Vakıflar Genel Müdürlüğü nden alınan Osmanlıca kitaplardan PGM den gelenlerin kaydı tamamlanmış VGM den gelenlerin kaydına başlanmıştır. Stratejik Amaç 3 - Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Devlet sırrı ve gizlilik kodu konularında sonuç sağlanamadığı için hedefe ulaşılamamıştır. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Arşiv standartlarının oluşturulması için çalışmalar yapılmıştır. Dairemiz çalışma ortamının sağlığa etkisi çerçevesinde çalışma yapılmıştır. Stratejik Amaç 4 - Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması. Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, Üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması. Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Bir personelimiz çalışması ile 19 Mayıs TMK kütüphanesinin düzenlenmesi yapılmışdır. Merkezi Cezaevi arşivi, Vergi Dairesi Güzelyurt Şubesi ve Din Đşleri Dairesi eski arşivleri incelenmiş öneriler sunulmuştur. 16

17 Stratejik Amaç 5 - Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması; Fileleftheros, Simerini ve Kıbrıs gazetelerinin 2004 yılı Nisan ayları, Halkın Sesi adlı gazetenin dönemi, Söz Gazetesi nin dönemi, Özgürlük, Hürsöz, Tapu Defterlerinden bazı sayfalar ile 161 nolu defter, Tapu ofisi belgelerine havi iki defter, Cyprus Dies Irae, Kıbrıslı Türkler adlı eserler, Ziya Rızkı Vakfı belgeleri sayısal ortama aktarılması tamamlanmıştır. Enformasyon Dairesi ile işbirliğine gidilerek sayısal ortama aktarılan malzemelerin kurumlar arası paylaşımı gerçekleştirilmiştir. YDÜ ile protokol yapılmış, YDÜ den gelen personel ile çalışma devam etmektedir. Ayrıca dairemizde bulunmayan dönemi Halkın Sesi Gazetesi bir araştırmacı tarafından sayısallaştırılmak üzere temin edilerek daire elemanlarımızca sayısallaştırılmıştır. Faaliyet 3 Bozkurt Gazetesi negatif arşivinin sayısal ortama aktarılması; Enformasyon Dairesi ile işbirliğinde gerçekleştirilmiştir. Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. (Faaliyet 1 ve 2 Dosyaların tasnifi aşamasında sayısal ortama aktarılacak) Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. 1 adet 4 TB ve 2 adet 250 GB lık harici bellek sağlanmıştır. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılma (Dosyaların tasnifi aşamasında yapılacak) Fetfa Eminliği Fonu (11 kutu belge) sayısal ortama aktarılmıştır. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı 17

18 Faaliyet 1 Elektronik Đmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacak (ör. DoSeNet) (Yaklaşık USD) Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinliklerinin artırılması; üst düzey yöneticiler dahil tüm personele eğitim verilmesi Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; yılları arasını kapsayan döneme ait Cyprus Gazette ler sayısal ortama aktarılmıştır. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli kitap ve gazetelerden bölümler Đndus da sayısal ortama alınmıştır. Binamızda bir bölüm Bilgi Đşlem Odası olarak düzenlenmiştir. Bu odaya, Kabin ve Server ler yerleştirilmiştir. Bilgi Đşlem Odası olarak düzenlenen odadan gerekli yerlere network kabloları çekilmiş, elektrik tesisatı düzenlemesi yapılmıştır. Đrşad dergisinin 450 sayfası, Vakıflar Genel Müdürlüğü nden gönderilen Osmanlıca belge ve defterlerden bazıları, 1895 yılına ait Evkaf dosyaları, iki adet el yazması eser, iki adet Defter-i Nüfus cildi ve Vakfiyeler adet ve Ankebut ve Zaman adlı Osmanlıca gazeteler sayısal ortama aktarılması tamamlanmıştır. 18

19 Stratejik Amaç 6 - Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması. Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması. Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması. Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında Đngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının onların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Hedef için çalışma yapılamamıştır. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi. Hedef 4 Yeni Arşiv Sitesi Projesinin gerçekleşmesi için elden gelen tüm çabanın harcanması. Hedef 1 Planlama Đnşaat Dairesi nin uygulama projesini tamamlaması. Hedef 2 Uygulama Projesinin finansal kaynağının temini. Hedef 3 Planın uygulamaya konması ve etaplar halinde projeler (Đklimlendirme, güvenlik, mefruşat, depolama üniteleri, teknik teçhizat, kablosuz iletişim vd.) için yeni finans kaynakları sağlanması. (AB ve UNDP den ör. CALIMERA Projesi) Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Stratejik Amaç 7 - Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 Đdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi 19

20 Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Stratejik Amaç 8 - Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Faaliyet 2 Mahkeme Dosyalarının yerleştirildiği kutuların sıkıştırılarak yer elde edilmesi. (Yaklaşık 30 metre raf kazandıracaktır.) Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Faaliyet 1 Rafları yenilenmesi ve uygun olanların onarımı Hedef 2 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi Hedef 3 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi Hedef 4 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Dairemize ait, 2007 ile 2008 Yıllık Faaliyet Raporları, Stratejik Planı ve Zemin Etüt Raporunun çevirisi yapılmıştır. 2- Stratejik Amaçlarda Yer Almayan Diğer Çalışmalar; AKM den daireye gelen Yunan dilindeki kitaplarla ilgili bilgi notu hazırlandı. Araştırmacı tarafından gelen talep doğrultusunda 1998 yılı Ocak ayına ait Fileleftheros gazetesi taranmıştır. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli Osmanlıca Gazetelerden ve Defter-i Nüfuslardan çeşitli çeviriler yapılarak danışma hizmeti verilmiştir. Beratların çevirileri kontrol edilmiştir. 20

21 Bir araştırmacının talebi çerçevesinde (çalışma sonunda belgeleri dairemize bağışlayacaktır.) BOA dan sağlanan Kıbrıs belgeleri üzerinde çeviri eksikliklerinin tamamlanması sağlanmıştır. Dairede bulunan fotokopi fermanın çevirisine başlanmıştır. Ermeni Manastırı ile ilgili iki adet Osmanlıca belgenin çevirisi yapılmıştır. Girne Kaymakamlığına ait bir konu ile ilgili dosyalarının içeriğiyle ilgili çalışma yapıldı ve bilgi notu hazırlandı. Hayvancılık Dairesi talebi ile Rumca bir form Türkçeye çevrilmiştir. Kamu Hizmeti Komisyonu nun talebi çerçevesinde Yunanca belgeler incelenmiştir. TAK tan gelen talep üzerine The Cyprus Weekly, Cyprus Mail ve Fileleftheros gazetelerinden haber taraması yapılmıştır. Vakıflar Đdaresi nin talep edilen metnin çevirisi yapılmıştır. Vergi Dairesi Güzelyurt Şubesi altında bulunan malzemenin içinden alınan örneklerin çevirileri yapılmıştır. Prof Dr. Muhan Bali ye ait olup eşi tarafından dairemize bağışlanan ve 287 eserden oluşan koleksiyonun listesi hazırlanmış, koleksiyon incelenerek dairemizde kalmasına karar verilenler ayrılmış diğerleri mühürlenerek Milli Kütüphaneye gönderilmiştir. Milli Arşiv Kurulu iki kez toplanarak 8 adet karar almıştır. Bir deponun çalışma odalarına klima taktırılmış, kapı, pencere ve panjurlarının tamiri yaptırılmış, Đdari binanın akıtan çatısında iki yer izolasyon ile onarılmıştır. Dairemizde bulunan beratlar sergilenmiş, katılımın artması için serginin YDÜ de de Aralık 2009 döneminde sergilenmesi sağlanmıştır. Dairemizde bulunan Đngilizce malzemenin tanıtımına yönelik makale hazırlanmış, Türk Arşivciler Derneği yayın organında yayınlanması sağlanmıştır. Dairemizden 3 personel MEKB ile Personel Dairesinin düzenlediği bilgisayar kurslarına katılmıştır. Dairemize bağışa bulunan üç kişiye, diğer vatandaşların teşvik edilmesi amacıyla, basın önünde plaket verilerek onore edilmeleri sağlanmıştır. Arızalı kamera, giyotin, scanner, bahçe lambası, bahçe fıskiyeleri onarıldı, kırılan cam değiştirildi ve Sivil Savunma Girne personeli ile konteynerin düzgün bir şekilde yerleştirilmesi sağlandı. Depo 2 nin camları boyanarak güneş ışıklarının girmesi engellenmiştir. Dairemizde bulunan tüm bilgisayarların servisten geçirilmesi sağlanmıştır. Dairenin bekçi köpeklerinin ekinokok ilaçları alındı uygulandı, aşıları yapıldı. Güvenliğin artırılmasına yönelik olarak muhtelif yerlere kameralar yerleştirilmiştir. Bahçede kuruyan selvi ağaçının Orman Dairesi Girne Şubesi elemanlarınca kesilmesi sağlanmış, ağaç ve çiçeklerin budanması ve sulanması işleri yapılmıştır. Bahçenin çapalanması için traktör bulunmuş tüm alanlar çapalanmıştır. Dairemiz ön bahçesine Tarım Dairesinden sağlanan 20 adet harup fidanı ekilmiş, fidanlar sulanıp çapalanmış, budanması gereken yerler budanmış ve temizlenmiştir. Girne Belediyesinin katkıları ile Sergi açılışı öncesi bahçenin temizliği yapılmıştır. Binaların ve damların temizliği yapılmış, ve arşiv malzemesinin ihtiyaç duyduğu uygun ortamın yaratılması için havalandırılması işlemleri yapılmıştır. KamuNet tarafından dairemize Fiber Optik kablo çektirilmiştir. Konteynerin izolasyonu için tavanı köpük ve çinko ile örtülmüştür. Özel Odada çöken asma tavanın temizliği ve yeniden tamiratı yapılarak elektirik tesisatı çekilmiş, lamba düvelleri ve duman detektörleri takılmıştır. Park yeri için toprak alınarak Girne Belediyesinin katkıları ile düzeltilmiş ve silindir ile ezilerek uygun hale getirilmiştir. 21

22 Personelimizden 4 kişi, ÜNAK ve M.E.K.B. Kültür Dairesi tarafından düzenlenen Seminere katıldı. Bir kişi, Sivil Toplum Örgütlerine yönelik sunulan Proje Hazırlama Yöntemleri konulu seminere katıldı. Resmi hizmet aracının aküsü arızalandığı için değiştirilmiştir. Gazetelerinin ikinci setinin, kullanımda olan setle karşılaştırmalı kontrolü yapılarak haftalık, aylık ve az sayıda çıkan basının ayrılması ve listelenmesi işlemine devam edilmektedir. Bu çerçevede; Đstiklal Gazetesi, Kervan, Kaynak Ekonominin Pasportu Turizm, Kıbrıs Köy, Kamu Đşçisinin Sesi, Sendikal Katılım 15 Kasım Gençliği, Kıbrıs ın Sesi, Kıbrıs Türk Gazetesi, Kaynak", Kooperatif, Kurtuluş, Köylü, Yeni Köylü, Köyden Köye, Kamu Sen, Kıbrıs ve Gençlik, Kooperatifçilik, Karnaval ve Kampüs, LAÜ nün Sesi, Londra LÖTÜ Haberleri, Nacak, Lefke, Yeni Oluşum, 15 Kasım Gençliği, Ocak, Oydaş, Milliyetçi Düşünce, Bu Memleket Bizimdir, Mücahit, Öğretmenin Sesi, Öğretmen, Özgürlük, Okul Postası, Özürlülerin Sesi, Öğrencinin Sesi, Öncü, Polisler Derneğinin Sesi, Polis Emeklileri Derneği, Paparazzi, Politika, Selam, Kıbrıs ta Sosyalist Gerçek, Seçim Günlüğü, Son Posta, Sendikal Katılım, Sportmence, Sunu, Son Söz, Şehitlerin Sesi, Sanayi, Seçim 85, Ses, Savaş, Savaş (1), Şafak, Toplum Postası, Toplumun Sesi, Tekniğin Sesi, Ticaret ve Ekonomi, Thalasemia, The Vision, Türk Sesi, Turizm, Türkün Sesi, Ufuk (Erenköy Mücahitleri Cemiyeti Aylık Yayını), Ufuk (Aylık Siyasi Gazete), Umut, Ulus, Vatandaş, Vakit, Türk-Sen, Vatan, Yeni Vatan, Yeni Köroğlu, Köroğlu, Avustralya da yayınlanan Yeni Vatan Đngiltere de yayınlanan Yeni Vatan, Yeni Oluşum, Yeni Zaman, Yeni Doğuş, Yeni Doğuş YDP nin Yayın Organı, Yeni Gün, Yakın Doğu dan Yansımalar, Yavru Kuş, Yeni Köylü, Yarın, Yarın (Haftalık Siyasi Gazete), Yürüyüş, Yeşil Yaprak, Yakın Haber, Yeşil Barış, Yeniden Milli Mücadele, Yeni Düzen, Yerel Yönetim, Yansıma, Yeni Nesil, Yurttan Haberler, Yön, Zafer, Zaman, Kıbrıs (Northern Cyprus Mountly) Northern Cyprus Weekly, Kuzey Kıbrıs, Special News Bulletin gazetesinin düzenlenmesi yapılmıştır. 3- Proje Bilgileri 2009 yılı içinde Arşiv Depo Projesi üzerinde çalışılamamıştır. Bütçede yer alan TL ile ne yapabiliriz sorumuza Planlama ve Đnşaat Dairesi yanıt vermiş ve uygun görülmemekle beraber ilk etapta yapılabilecek olan kısımların keşif raporlarını sunmuştur. Ancak, ihaleye gidilebilmesi için gerekli miktara sahip olunamadığı için ihaleye çıkılamamıştır. KamuNet ile dairenin fiber optik bağlantısı ve bunun için gerekli olan malzeme ve işçilik saptanarak gerekli malzeme alınmış, işler yapılmış sistem hazır hale getirilmiştir. Dairenin güvenliğinin artırılmasına yönelik kamera sistemleri projesi uygulanmıştır. Đdari bina bakım onarımı için firmalar davet edilmiş keşif talep edilmiş, bazı bakım onarım işleri yaptırılmıştır. Arşiv malzemesinin uygun şekilde muhafazası ve gelecek kuşaklara aktarılması için restorasyon malzemesi sağlanmasına yönelik araştırma yapılmış ve bulunan malzemenin alımı gerçekleştirilmiştir. 22

23 4- Sunulan Hizmet Bilgileri Kitap Dergi Gazete Defter Belge CD Yazma Dosya Toplam HĐZMETE SUNULAN MALZEMENĐN DAĞILIMI Belge 41% Yazma 1% CD 1% Dosya 0% Defter 2% Kitap 19% Gazete 27% Dergi 9% HĐZMET VERĐLEN ARAŞTIRMACI ÇĐZELGESĐ UYRUK CĐNSĐYET ÖĞRENĐM DURUMU KKTC TC Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans Lisans Üstü TOPLAM

24 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET ve KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A- Üstünlükler -39 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, B- Zayıflıklar -Personel sayısının güngeçtikçe azalması, -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, bütçeden ayrılan ödeneklerin yıldan yıla azalması, -Malzeme sağlanacak, eğitilecek ve denetlenecek arşivlere uzak olunması, -Paydaşlardan ve ilgili kurumlardan geri bildirimlerin azlığı, - Görsel-işitsel cihazların kapasitesi, araçların yeterli sayıda olmaması ve yenilenmesi ve güncellenmesindeki zorluklar, -Bilimsel, sosyal ve kültürel etkinliklerinin istenen düzeyde olmaması, -Araştırma salonlarının yetersiz olması, -Arşivcilik alanında yeterli eğitimin verilememesi, -Bilgi ve belge yönetimiyle ilgili olarak arşiv çalışanları ve özel kuruluşlara yeterince danışmanlık / rehberlik hizmeti verilememesi, -Ulusal ve uluslararası ortak proje / çalışma / işbirliğinin azlığı, -Kırtasiyeciliğin bilgisayar ve internete rağmen sürmesi, -Personelin teşkilat yasası ile ilgili kaygısı, -Sivil toplum örgütleri ile yeterince işbirliği yapılamaması, C-Değerlendirme Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin dönemini kapsayan strateji planı bağlamında 2009 amaç ve hedefleri belirlenmiştir. Amaçlanan hedeflerden bir kısmının sonuca ulaştırılmış, bazı hedefler yarım kalmış, bazısı için de çalışma başlatılamamıştır. Hedeflerin bir kısmının tamamlanamaması, personel sayısının az olması yanında personelin yıllık izinlerini kullanması veya rahatsızlığından dolayı işe gelememesi, düzenlenecek olan malzelemenin yerleştirilmesi için gerekli yerin olmaması (yer sıkıntısı), geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersiz olması, bazı işlerin uzman olmayan kişiler tarafından yerine getirilmesi, performans denetiminin olmaması, malzemeden kaynaklanan sağlık sorunlarının oluşması, personelde dönemsel motivasyon eksikliğinin meydana gelmesi ve internet ile aşırı ilgilenme nedenlerine bağlanmaktadır. Đnternet ve motivasyon düşüşü hakkında görüşmelere ve sözlü uyarılara rağmen motivasyon arzulanan seviyeye yükseltilememiştir. Ayıklama ve düzenleme işlerinin bitirilmesi hedefimiz, malzemenin muhafaza edilebileceği alanların yeterli olmaması nedeniyle gerçekleştirilememiştir. Bu nedenle kayıt işleri de amaçlanan düzeyde yapılamamıştır. Bunun dışında yapılması hedeflenen en önemli 24

25 amaç Belge Yönetim Sistemi ile standartlaşmanın sağlanması ve kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaşmasıydı. Bu amacımız, içeride yapılacak işlerin çokluğu nedeniyle dışarıya açılamamamız nedeniyle uygulamaya konamamıştır yılı içinde hazırlanan proje sayesinde ikinci sayısallaştırma cihazına kavuşmamıza karşın teknik personel olmadığı için çalışma çok yavaş ilerlemektedir. Personelimizin özverisi ve yapılan sözlü ortak çalışma protokolleri ile kopyalama işlemleri devam edebilmektedir. Araştırmacıların bilgiye erişimi konusunda internet sayfamıza bir takım yayınlar ve listeler konmuştur yılında Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yukarıda belirtilen zayıf yanlarını telafi etmeye çalışarak, gerek TC Başbakanlık Devlet Arşivleri nden gelen uzmanların katkısı gerekse sayıca azalmamız nedeniyle Stratejik Planın yenilenmesi yönünde çalışma yapılacaktır. V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER Arşivcilik açısından ülkemizdeki en büyük sorunlardan bir tanesi Benden önce yapılanlar önemli değildir. anlayışıdır. Bu anlayış nedeniyle kurum kuruluşlara atanan sorumlu kişiden önce üretilen bilgi taşıyıcılar, ambarlara aktarılmakta ve aktarma esnasında da erişim ve koruma için gereken önem verilmemektedir. Arşiv malzemesini koruma ve düzenleme amaçlı malzemenin (raf, kutu, düzenleme etiketleri) kullanılmaması nedeniyle belgeye istendiğinde ulaşılamaması ve yok edici etkenlerle (su baskını, toz, böcek ve kemirgen saldırıları vs.) karşı karşıya bırakılması söz konusu olmaktadır. Vatandaşın devlete, devletin de vatandaşına karşı yükümlülüklerini isbatlanır şekilde muhafaza etmek, devlet olma yükümlülüğünü yerine getirmektir. Ulaşılamayan bilgi nedeniyle bu yükümlülüğü yerine getirememe yanında ulaşılamayan bilginin tekrar oluşturulması gerekmekte bu da zaman, emek ve para kayıplarına yol açmaktadır. Đkinci sorun ise, bazı kurum ve kuruluşların arşiv malzemelerini kendilerinin muhafaza etme arzuları olması ve bu çerçevede yapılarında büyük arşiv alanları ayırmaları veya kapasiteli arşiv sistemleri alım yoluna gitmeleridir. Kuruluş amacı farklı dallarda hizmet sunmak olan kurum kuruluşların arşivlik malzemelerini muhafaza etme arzuları; gereksiz malzemelerin muhafazası yanında kopyalamaya neden olmakta (diğer kurum kuruluş arşivlerindeki benzer malzemenin tutulması) bu da muhafazası gereken malzemenin büyümesi ve ekstra yer ihtiyacı doğmasına, belgelerin yani bilgilerin dağınık yerlerde olması erişim sorunu yaşanmasına ve arşivcilik hizmetlerinin (belge muhafaza, bakım, koruma) yerine getirilememesine neden olarak mali yönden olduğu kadar belge yani bilgi kaybına da yol açarak manevi zararlar oluşturmaktadır. Üçüncü sorun, eleman sıkıntısıdır. Bu güne kadar mevcut personel ile ağırlıklı olarak ayıklama düzenleme çalışması yapılmıştır. Ancak geldiğimiz noktada bir yandan ayıklama düzenleme çalışmaları yapılırken bir yandan da; 1) kopyalama, 2) tasnif, 3) Belge Yönetim Sistemi çerçevesinde Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbitleri nin yapılması (ki bu işlem için kurum arşivlerinin bir bir gezilmesi gereklidir.), 4) e-belge ve e-arşiv oluşumu için gerekli hazırlıkların yapılması, 5) araştırma (kurum kuruluşların veya toplumun ihtiyaç duyduğu alanlarda rapor, makale veya kitap hazırlama çeviriler yapma) görevlerini yerine getirmeye çalışan daire bu görevleri yerine getirmekte zorlanmakta ve öncelikler sırasına dayanarak bazı görevleri yerine getirememe durumunda kalmaktadır. Personel eksikliğinin giderilememesi durumunda daire yasal yükümlülüklerini yerine getirememe durumuna düşecektir. 25