İnsan gücü planlaması

Transkript

1 ADANA ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ AYA EĞİTİM SERİLERİ 06.Ağustos İnsan gücü planlaması Yrd. Doç. Dr. İbrahim İnan Aya Yönetim ve Gelişim Merkezi Adana

2 İbrahim İnan KABATAŞ ERKEK LİSESİ / İSTANBUL İTÜ- İşletme Mühendisi / İSTANBUL Strachclyde Üni. Master / İSKOÇYA ÇUKUROVA Üni. Doktora / ADANA ÇUKUROVA KENTSEL GELİŞİM PROJESİ KOORDİNATÖRÜ- DÜNYA BANKASI & ÇEBEB / ADANA ÖZMAYA SAN. AŞ. GENEL MD YRD- TİCARİ CSM HOLLAND- CEO / TÜRKİYE- KAFKAS ORTA ASYA ÇAĞ ÜNİ. ULUSLARARASI TİCARET VE LOJİSTİK SERTİFİKA PROGRAMLARI KOORDİNATÖRÜ KARİYER PLANLAMA OFİSİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜ MD. YRD. ÇUKUROVA GİAD kurucu üyesi ve 2. & 3. dnm başkanı JCI TÜRKİYE SENATÖR (#65015) ADSİAD GN SEKRETERİ ÇUKUROVA SİFED GN. SEKRETERİ 2/178

3 İNSAN GÜCÜ PLANLAMASI 3/178

4 SUNU PLANI İNSAN GÜCÜ (KIYMETLERİ) PLANI HK GENEL BİLGİLER İKP UYGULAMA SÜREÇİ UYGULAMAYA YÖNELİK TAKTİKLER SORU & CEVAP

5 İNSAN GÜCÜ (KIYMETLERİ) PLANI HK GENEL BİLGİLER (İK) Planlaması ve Amacı İK Planlaması ve Stratejik Planlama İK Planlama süreci Stratejik yönetim süreci

6 Hedeflenen Sonuçlar.. Yaşanan yoğun rekabet ortamında sürdürülebilir iş kar elde edilebilmesine katkı koymak hedeflenmiştir.. 6/8/2015 6

7 Üretim Satış & Pazarlama Finans İnsan Kıymetleri yönetimi

8 İŞ DÜNYASINDA EN SIK KARŞILAŞILAN Krizler Rekabet İşsizlik Nüfus Artışı Küreselleşme SORUNLAR NELERDİR? Karlılık / Büyüme / Süreklilik İşgücü Yapısı İş Ahlakı İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı Ağustos 15

9 Temel sorun : Kıt kaynakların etkin kullanımıdır!! KAYNAKLARI ETKİN KULLANACAK NİTELİKLİ İNSAN İNSAN KIYMETİNİN VERİMİNİ ARTTIRMAYA Ağustos 15

10 VERİMLİLİK.. GİRDİ Mal ve hizmetler PROSES insan + para+ malzeme + enerji ÇIKTI Verimlilik = İstenilen ÇIKTILAR / GİRDİLER = % Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz

11 İnsanın verimini nasıl arttırabiliriz? PLANLAYARAK ÖRGÜTLEYEREK YÖNELTEREK KONTROL EDEREK Ağustos 15

12 İNSAN KIYMETLERİ SİSTEMİ 1-İş Analizi 2-İnsan Gücü Planlaması 4-İşe Alıştırma 5-Personel Eğitimi 6-Kariyer Planlama 7-Performans Değerleme İNSAN 3-İşe Alma ( Başvurular ve seçimler) 8-İş Değerlemesi 9-Ücret Ve Teşvik Sistemleri 10-Sosyal yardım ve Hizmetler 11- Sağlık ve İş Güvenliği 12-İş Yaşam Kalitesi 13-İş Doyumu ve Motivasyon 14-Yönetim ve Sendika İlişkileri 15-Toplu Pazarlık ve Yönetimi 16-Uluslararası İKY GERİ BESLEME Ağustos 15 12

13 İKY Bir Süreç Olarak Aşamaları 1-İş Analizi 2-İnsan Gücü Planlaması 3-İşe Alma ( Başvurular ve seçimler) 4-İşe Alıştırma 5-Personel Eğitimi 6-Kariyer Planlama 7-Performans Değerleme 8-İş Değerlemesi 9-Ücret Ve Teşvik Sistemleri 10-Sosyal yardım ve Hizmetler 11- Sağlık ve İş Güvenliği 12-İş Yaşam Kalitesi 13-İş Doyumu ve Motivasyon 14-Yönetim ve Sendika İlişkileri 15-Toplu Pazarlık ve Yönetimi 16-Uluslararası İKY Ve İNOVASYON 13/178

14

15

16

17 En Kötü Plan Bile Plansızlıktan İyidir.

18

19

20 İK Planlama Amaçları Kurumun düzenli işleyişini sağlamak Personel eksikliği ve fazlalığı sorununu önlemek Personel maliyetlerini kontrol etmek düşürmek Mevcut personelin kapasitesinden optimum düzeyde yararlanmak Personel istihdamında ekonomikliği sağlamak.

21 İK Planlaması Stratejik Planlama -Karşılıklı, birbirini bütünleyen faaliyetler

22 İK Planlama süreci Stratejik planlama Mevcut personel durumunun incelenmesi Personel ihtiyacının tahmin edilmesi Personel kaynaklarının saptanması Değerlendirme

23 Stratejik yönetim süreci AŞAMA 1 Dış Çevrenin Analizi AŞAMA 2 İç Çevrenin Analizi AŞAMA 3 Vizyon-misyon ve hedefler AŞAMA 6 Stratejik Denetim AŞAMA 5 Stratejilerin Uygulanması AŞAMA 4 Stratejilerin Belirlenmesi

24 Mevcut durumun belirlenmesi Mevcut personelin sayısı Mevcut personelin nitelikleri Mevcut personelin uygunluğu Mevcut personelin dağılımı Emeklilik planları Personel devir hızı

25 Mevcut durumu değerlendirme araçları İş tanımları ve iş gerekleri Performans değerlendirme raporları Beceri envanterleri (personel dosyaları) Yerleştirme ve yükseltme planları

26 Personel ihtiyacının tahmin edilmesi Sayısal yöntemler Eğilim analizi Oran analizi Regresyon analizi Zaman standartları Sayısal olmayan yöntemler Nominal grup tekniği Delphi tekniği

27 Eğilim (trend) analizi Geçmiş dönemlerdeki personel sayısının incelenerek, geleceğe yönelik tahminde bulunma

28 PERSONEL SAYISI Ps YILLAR t

29 Oran analizi Oran analizi, personel başına düşen iş miktarı gibi ölçütler kullanarak, personel sayısının tahmin edilmesidir. Bu yaklaşımda, yapılacak iş miktarı tahmin edildikten sonra oranlar kullanılarak personel ihtiyacı saptanmaktadır.

30 Oran analizi Cila bölümünde bir personel günde 20 masa zımparalamaktadır yılında günlük imal edilecek masa sayısı 60 olduğuna göre, cila bölümünde ihtiyaç duyulacak personel sayısı ne olmalıdır?

31 Regresyon analizi Regresyon analizi, üretim miktarı ile personel sayısı arasındaki ilişkiyi saptayıp, bu ilişkiyi temsil eden eşitlik aracılığı ile personel ihtiyacının tahmin edilmesidir.

32 Regresyon analizi Üretim miktarı (bağımsız değişken) ve personel sayısı (bağımlı değişken) arasındaki eşitlik şu şekildedir: PS = (ÜM). Üretim miktarı 1000 olarak bilindiğine göre kaç personele ihtiyaç vardır? PS= 30 + (0,4 x 1000)= 430 personel.

33 Zaman standartları Her işin yapılması için gerekli zamanın belirlenerek, gerekli işgücü saatinin hesaplanmasında kullanılan tekniktir. Zaman standartları iş ölçümü teknikleri kullanılarak yapılmaktadır.

34 İş ölçümü teknikleri Zaman etüdü İş örneklemesi

35 Zaman etüdü Her işin tamamlanma süresinin kronometre kullanılarak hesaplandığı teknik çalışmadır.

36 Nominal grup tekniği Uzmanlar yüzyüze konu hakkında tartışırlar Grup tartışmaları, fikir alışverişini kolaylaştırır Ortak fikir oluşana kadar tartışmalara devam edilir

37 Delphi Tekniği Uzmanlar ayrı ayrı çalışırlar Farklı görüşler özetlenerek tekrar uzmanlara tartışmak üzere gönderilir Bu işlem ortak grup kararı oluşana kadar sürer

38 Mevcut durumun analizi: araçlar Beceri envanteri Yönetim envanterleri Yerleştirme şemaları

39 Beceri envanteri Beceri envanteri, her personelin eğitimi deneyimi ilgileri becerileri hakkında bilgi içeren formlardır.

40 Yönetim envanteri Yönetim envanteri, kurumdaki yöneticilerin Eğitim ve deneyimleri nitelikleri ilgileri becerileri Yönetsel sorumlulukları Daha önceki makam ve sorumlulukları Yönetsel eğitim özelliklerinin bulunduğu formlardır.

41 Yerleştirme şemaları Her personelin, kurum içinde hangi makamlara ilerleyebileceğini ortaya koyan şemalardır.

42 Müdür Yaş 64 - Lise Performans:Çok İyi Terfi Edebilirlik: - 2 Yıl İçinde Emekli Gn Müdür Yrd. Yaş 41 - Yüksek Okul Performans: Mükemmel Terfi Edebilirlik: Genel Müdürlük Genel Müdür Emekli Olduğunda Yerine Kaydır Gn Müdür Yrd Yaş 34 - Fakülte Performans: İyi Terfi Edebilirlik: Tartışmalı Yönetim Deneyimine İhtiyacı Var. Gn Müdür Yrd Yaş 53 - Lise Performans: Düşük Terfi Edebilirlik: Olası Rütbe İndirimi Uyarıldı. Daha Alt Düzey Bir İşe Transfer Edilebilir MD Yaş 24 - MBA Performans: Mükemmel Terfi Edebilirlik: Üst Yönetim Fabrika müdürlüğüne atanabilir MD Yaş 37 - Lise Performans: Yeterli Terfi Edebilirlik: Koordinatör Çalışanların Nasıl İdare Edildiğini Öğrenmeye İhtiyacı Var

43 Personel fazlası sorununun giderilmesi Atamaların kısıtlanması Erken emeklilik Çalışma süresinin kısaltılması iş paylaştırma haftalık çalışma günlerinin azaltılması, part-time çalışma) Kurum içi transferler Kurum dışı transferler İşten çıkarma

44 Personel eksikliği sorunu Fazla mesai Geçici personel istihdamı İşlerin dışarıya ihale edilmesi Dış kaynaklardan personel alma Transfer Terfi

45 UYGULAMA 45/178

46 Bir firma İK planlaması aşamalarından STRATEJİ oluşturma kısmının Uygulamada nasıl yapıldığına dair bilgilerin paylaşımı.. 46/178

47 XXXXXXX ŞİRKET İK PLANLAMA SÜRECİ FİRMA STRATEJİ İNSAN KIYMETLERİ PLANLAMASI İŞGÜCÜ TALEBİNİ ÖNGÖRME BİLGİ TOPLAMA VE ANALİZ ARZ VE TALEP KARŞILAŞTIRMA VE ÖNGÖRME BÜTCEYE UYARLAMA İŞGÜCÜ ARZINI ÖNGÖRME ÜST YÖNETİMİN ONAYI NİHAİ PLAN VE UYGULAMA GERİ BİLDİRİM KONROL VE DEĞERLENDİRME 47/178

48 Uygulama FİRMA STRATEJİSİ

49

50 Amaç Belirlemek. İnsangücünün Mevcut Durumunu Değerlendirmek. İnsangücü Programlarını Hazırlamak ve Değerlendirmek. Uygulama ve Sonuçları Değerlendirmek

51 misyon ÖRGÜTLER Vizyon politikalar iinan Kopyalanamaz Ağustos 15

52

53

54 54/178

55 Improving existing business is all about: Make our assets sweat Accelerate growth through Increase profitability through Focus on top key accounts Dramatically improve Artisan performance: distributors, sales force Get grip of the end-user customers Cost savings + price increase on commodity products Define & focus on core import profitable portfolio Improve plant efficiency Launch bread mixes and glazes 55

56 56/178

57 ŞİRKETİN İKP AMAÇLARI ve KAPSAMI maksimum verim sağlamak. gelecekteki işletme potansiyeli öngörmek.

58 İK BİLGİ SİSTEMİ Bilgisayar destekli bilgi sistemi

59 59/178

60 XXXXXXX ŞİRKET İK PLANLAMA SÜRECİ FİRMA STRATEJİ İNSAN KIYMETLERİ PLANLAMASI İŞGÜCÜ TALEBİNİ ÖNGÖRME BİLGİ TOPLAMA VE ANALİZ ARZ VE TALEP KARŞILAŞTIRMA VE ÖNGÖRME BÜTCEYE UYARLAMA İŞGÜCÜ ARZINI ÖNGÖRME ÜST YÖNETİMİN ONAYI NİHAİ PLAN VE UYGULAMA GERİ BİLDİRİM KONROL VE DEĞERLENDİRME 60/178

61 61/178

62 İNSAN KAYNAĞI ARZI İşgücü Genel Envanteri. İşgücü Beceri Envanteri. Terfi Şemaları. Personel Devir Oranı. Devamsızlık Oranı. İşletme içi arz kaynağı, çalışanların terfi, iş transferi yada boş olan görevlere atanmasıdır. İşletme dışı arz kaynağı ise, iş başvurularının çeşitli yöntemlerle sağlanıp dışarıdan işgücü sağlanmasıdır

63 İNSAN KAYNAĞI ARZI İşten çıkanlar PDO = X 100 Ortalama İşgören Sayısı PDO: PERSONEL DEVİR HIZI

64 İş Analizi Süreci 3 TEMEL AŞAMADAN OLUŞUR: A- HAZIRLIK B- BİLGİLERİN TOPLANMASI C- BİLGİLERİN UYGULANMASI Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 64

65 İş Analizi Süreci A- HAZIRLIK İŞ UNVANLARININ SAPTANMASI SORU ANKET FORMLARI VERİ TOPLAMA Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 65

66 İş Analizi İşletmelerde yapılan işlerin daha az maliyetle ve daha kolay yapılması arzulanır Bunun için bir işin ne olduğu, neden yapıldığı, o iş için gereken niteliklerin ne olduğu tespit edilir Zira bu bilgiler sadece İKY için değil diğer tüm işletme fonksiyonları için de gereklidir DOĞRU VE GÜVENİLİR İŞ ANALİZİ İÇİN; Neden yapılmaktadır? Tamamlanma Süresi nedir? Nerede ve nasıl yapılacaktır? Çalışanların fiziksel durumları nedir? İşin yapılabilmesi için gereken nitelikler nelerdir? Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 66

67 İş Analizi Süreci B- BİLGİLERİN TOPLANMASI GÖRÜŞMELER GÖZLEMLER ANKET UZMANLAR KURULU GÜNLÜK TUTMA DOKÜMAN ARAŞTIRMASI İK UZMANI YÖNTEMLERİ BİRLEŞTİREBİLİR.. Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 67

68 İş Analizi Süreci C- BİLGİLERİN UYGULANMASI İş analiziyle elde edilen bilgilerin uygulamaları şunlardır: İŞ TANIMLARI İŞ GEREKLERİ İŞ STANDARTLARI İK BİLGİ SİSTEMİNE EKLENMESİ Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 68

69 UYGULAMALAR.. İŞ TANIMLARI Her bir işe ait görev ve sorumlulukların, yapılan işlerin eylemlerin ve çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasıdır. İşin kimliğinin ortaya çıkartılmasıdır. Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 69

70 UYGULAMALAR.. İŞ GEREKLERİ Belirli bir işin gerekli ayrıntılarına inilerek yapılabilmesi için eğitim düzeyi, öğrenim, tecrübe, analiz ve yorumlama, iş bilgisi, sorumluluk alma ve benzer nitelikler gerektirdiğinin belirlenmesidir. Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 70

71 UYGULAMALAR.. İŞ STANDARTLARI Bir işin başarı derecesinin tespitinde kullanılan bir ölçüttür Örgütteki yöneticilerden nelerin beklendiğini göstererek verimli çalışmaya yardımcı olur, MOTİVE eder. Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 71

72 BİR İŞ ANALİZİNİN GENEL OLARAK İÇERMESİ GEREKEN BİLGİLER İşin içeriği, İşin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan araç-gereç, Üretilen ürünün/hizmetin türü ve nitelikleri, İşin yapılabilmesi için gereken aşamalar, İşin yapılabilmesi için gereken davranışlar, İşin gerçekleştirilmesi süreci, Çalışmanın gerçekleştirildiği ortam ve koşullar, İşin gerektirdiği bireysel özellikler, Yaş Cinsiyet Eğitim Zihinsel yetenekler Özel yetenekler Kişilik özellikleri vb. İşin gerektirdiği örgüt içi ve örgüt dışı ilişkiler, İşte kime karşı sorumlu olduğu, İşin sorumluluğu, riski ve tehlikeleri, İşin yürütülmesi için gerekli yetki.

73 GÖREV (İŞ) TANIMLARI BİR GÖREV (İŞ) TANIMI ŞU BİLGİLERİ İÇERİR: Göreve ilişkin tanımlayıcı bilgi Görevin konusu Görevin gerektirdiği davranışlar ve çabalar Görevin gerektirdiği yetki ve sorumluluklar Görevde yükselme Maddi durum Görevin gerçekleştirildiği ortam ve gerektirdiği nitelikler Başarı standartları Kurulması gereken ilişkiler.

74 İŞ ANALİZİ SÜRECİNİN AŞAMALARI : İŞ ANALİZİ İÇİN İŞ ANALİZİ İŞ ANALİZİ HAZIRLIK BİLGİLERİNİN TOPLANMASI BİLGİLERİNİN UYGULANMASI İşletmenin iş soru - veri uygulamalar: İK organizasyon yapı unvan- anket toplama - iş tanımları bilgi sı ve yapılan iş hak larının formu -iş gerekleri sistemikında bilgi sahibi tespiti geliştirme -iş standartları ne ekolunması lenmesi 74

75 GELECEKTE Kİ İK TALEBİNİN UNSURLARI : T S T A E Dışsal T E uzman KISA VADE L B A K E E H N B P örgütsel M İ trend İK TALEBİ İ L İ K N E N L R iş gücü E diğer UZUN VADE İ R İ 75

76 İK TALEBİNİ DOĞURAN SEBEPLER : DIŞSAL SEBEPLER ÖRGÜTSEL SEBEPLER İŞGÜCÜNE BAĞLI SEBEPLER Ekonomi stratejik planlar emeklilik Sosyal-politik-yasal bütçeler istifalar Teknoloji satışlar ve üretim tahminleri işten çıkarmalar Rakipler yeni yatırımlar ölümler Örgüt ve iş tasarımları 76

77 İK PLANLAMASINDA İK ARZI VE TALEBİ : T N T T A E DIŞSAL A E KISA VADE İÇSEL TERFİ BAŞARI İK L D H K TABLO PLANLA DENE E E M N LARI MASI TİMİ B N örgütsel i i ik TALEBi = ik ARZI İ L N K N E L R iş GüCü E UZUN VADE DIŞSAL İŞGÜCÜ DIŞSAL İ R PAZARININ İHTİYAÇ İ ANALİZİ LAR UZUN VE KISA VADELİ İK PLANI ŞİRKET İÇİ KADROLAMA SÜRECİ ŞİRKET DIŞI KADROLAMA SÜRECİ 77

78 SONUÇ İŞ TANIMI : Örgüt yapısı içerisinde yapılmakta olan işlerin her birisinin görev, yetki ve sorumlulukları, çalışma koşulları ve işle ilgili diğer hususların yazılı hale getirilmesidir. İŞ GEREKLERİ : Bir iş gereği (spesifikasyonu), işi yapabilmek için ihtiyaç duyulan insan gücü niteliklerinin yazılı olarak ifade edilmesidir. İŞ STANDARTLARI : Çalışanların çabaları için ulaşılması gereken hedefler olup, bir işin başarı derecesinin tespitinde kullanılır. Örgütteki birim yöneticilerinin çalışanlardan ne beklemesi gerektiği konusunda yardımcı olur. İK BİLGİ SİSTEMİ : İş tanım, gerek ve standartları, asgari (temel) İK bilgi sistemini oluşturur. İK yöneticileri, İK planlaması, ücret yönetimi ve diğer İKY faaliyetleriyle ilgili bilgileri toplayarak, daha geniş kapsamlı ve iş analizi bilgilerine dayalı bir bilgi sistemi kurmaktadırlar. Ağustos 15 iinan Kopyalanamaz 78

79 NASİHATLER VE ÖNERİLER İŞE YARASAYDI, HEPİMİZ MÜKEMMEL İNSANLAR OLURDUK!

80

81 Sektörün Türü ÖNERİLER Yönetim Üyeleri Arasındaki Muhalefet ve Şüphecilik Planda İfade Edilmesi Değişikliklere Direnç Krizleri Öngörememe İşgören Veri tabanı Eksikliği Teknolojideki Hızlı Değişimler

82 ÖNERİLER dvm ÜST YÖNETİMİN NET KARARI VE DESTEĞİ İlgili Bölümlerin Katılımı Politikayı Uygulayacak ve Sonucuna Katlanacak Olan İşgörenler

83 AYA OLARAK KATILIMINIZDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ BİLDİĞİM TEK ŞEY HİÇBİR ŞEY BİLMEDİĞİMDİR. SOCRATES Yrd. Doç. Dr. İbrahim İnan Aya Yönetim ve Gelişim Merkezi Adana