T.C. PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MALZEME HAREKETLERİ YÖNERGESİ. Yönetim Kurulu Kararının: Tarihi: 13/06/2006 Sayısı: 191

Transkript

1 T.C. PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MALZEME HAREKETLERİ YÖNERGESİ Yönetim Kurulu Kararının: Tarihi: 13/06/2006 Sayısı: 191 Stok No: (175X250) 2006 ANKARA Sayfa:1

2 İÇİNDEKİLER PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MALZEME HAREKETLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam- Tanımlar Madde No: Sayfa No: Madde 1- Amaç ve kapsam 6 Madde 2- Tanımlar 6 İKİNCİ BÖLÜM Görev ve Yetkiler Madde 3- Malzemenin kodlandırılması ve katalogların hazırlanması 6 Madde 4- Malzeme stok seviyelerinin belirlenmesi 7 Madde 5- Depo ve ambar ihtiyacının temini 7 Madde 6- Personel eğitimi 7 İKİNCİ KISIM Malzeme Hareketlerinde Kullanılan Formlar ve Bu Formların Düzenlenmesinde Gözetilecek Esaslar Madde 7- Malzeme hareketlerinde kullanılan formlar 7 Madde 8- Formların düzenlenmesinde gözetilecek esaslar 7 ÜÇÜNCÜ KISIM Malzeme Talepleri BİRİNCİ BÖLÜM Talep Madde 9- Talep 8 İKİNCİ BÖLÜM Malzeme Talep Şekilleri Sayfa:2

3 Madde 10- Malzemenin Sarfına Ve Kullanılmasına Yönelik Talep 9 Madde 11- Stok talepleri 9 Madde 12- Satınalma talepleri 9 DÖRDÜNCÜ KISIM Teslim Alma ve Giriş İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Teslim alma İşlemleri Madde 13- Teslim alma işlemi 9 Madde 14- Geçici teslim alma 9 Madde15-Malzemenin bir bölümün teslimi 10 Madde16-Kesin teslim alma 10 İKİNCİ BÖLÜM Ambar Giriş İşlemleri Madde 17- Malzemenin ambara giriş şekilleri 10 Madde 18- Satın alınan malzemenin ambara girişi 10 Madde 19- Ambardan fabrikalara imal ve tamir için gönderilen malzemenin girişi 10 Madde 20- Bir üniteden diğerine giden malzemenin ambara girişi 11 Madde 21- İade edilen malzemenin ambara girişi 11 Madde 22- Hibe olarak alınan malzemenin ambara girişi 12 Madde 23- Sayım fazlası malzemenin ambara girişi 12 Madde 24- Satın alınan malzemeden istenilen yere teslim edilenlerin girişi 12 Madde 25- Bir üniteden diğer bir ünitenin merkez müdürlüğüne gönderilen malzemenin girişi Madde 26- Transit malzeme girişi 12 Madde 27- Ambara girişte dikkate edilecek hususlar 12 BEŞİNCİ KISIM Ambar Çıkış İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Malzemenin Ambardan Çıkış Şekilleri Madde 28 Malzemenin Ambardan Çıkış Şekilleri 13 İKİNCİ BÖLÜM Ambar Mevcudu Malzemenin Çıkış İşlemleri Madde 29- Sarf ve kullanılmaya verilen malzemenin ambar çıkışı 13 Madde 30- Üniteden üniteye ambar çıkışı 13 Madde 31- Sayım noksanlarının ambar çıkışı 14 Madde 32-Hibe yoluyla verilecek malzemenin ambar çıkışı 14 Madde 33- Yok etme veya satışla ambar çıkışı 14 Madde 34-Üretim ve yapım için ambar çıkışı 15 Sayfa:3

4 Madde 35- Olağanüstü hallerde ambar çıkışı 15 Madde 36- Ödünç olarak verilecek malzemenin ambar çıkışı 15 Madde 37- Tamir için ambar çıkışı 16 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Fiilen Ambara Girmeyen Malzemenin Ambar Çıkış İşlemleri Madde 38- Satın alınan veya mevcut malzemenin doğrudan doğruya istenilen yere gönderilmesi halinde ambar çıkışı 16 Madde 39- Bir merkez müdürlüğünden diğer ünite veya merkez müdürlüğüne sevk edilen malzemenin ambar çıkışı 16 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Transit Olarak Gelen Malzemenin Ambar Çıkış işlemi Madde 40- Transit malzemenin ambar çıkışı 16 ALTINCI KISIM Malzemenin Ambardan İhtiyaç Yerine Teslimi Madde 41-Malzemenin Ambardan İhtiyaç Yerine Teslimi 17 YEDİNCİ KISIM Malzemenin Fiatlandırılması Madde 42- Fiatlandırma işlemleri 17 SEKİZİNCİ KISIM Malzeme Kayıt İşleri Madde 43- Malzeme kayıtlarının tutulması 18 DOKUZUNCU KISIM Hesap İşleri Madde 44- Hesapların verilmesi 19 Madde 45- Malzeme hesaplarının hazırlanması 19 ONUNCU KISIM Diğer Hükümler Madde 46- Kontrol işleri 20 Madde 47- Kontrolde gözetilecek hususlar 20 Madde 48- Devir teslim işleri 20 Madde 49- Ambar çalışma saatleri 20 Madde 50- Ambarda olağanüstü hal görülmesi 21 Madde 51- Yönergede bulunmayan hususlar 21 Madde 52- Yürütme 21 Madde 53- Yürürlülük 21 Sayfa:4

5 Amaç ve kapsam PTT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MALZEME HAREKETLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanımlar Madde 1-(1) Bu Yönergenin amacı, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü ve bağlı ünitelerinde malzeme ile ilgili olarak malzemenin teslim alınması, korunması, bakımı, dağıtımı, gönderilmesi, tüketimi, kullanıma verilmesi, yok edilmesi ile ilgili esasları düzenlemektedir. Tanımlar Madde 2-(1) Bu yönergede geçen; a) PTT: Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğünü b) PTT Genel Müdürlüğü: Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğünü c) Ünite: PTT Başmüdürlüklerini, PTT Bank İşlem Müdürlüğü, Eğitim Merkezi Müdürlüklerini, Değerli Kağıtlar Depo Müdürlüğünü ve Yönetim Kurulunca, kurulması uygun görülecek üniteleri, ç) Malzeme: Hizmetlerin yürütülmesi veya yeni bir değer meydana getirilmesi amacıyla kullanılan ve harcanan taşınabilir her türlü malı, d) Sarf malzemesi: Kullanıldığında tamamen tüketilen veya kullanıldıktan sonra özelliğini kaybeden, çoğu zaman ikinci bir defa kullanma imkanı olmayan veya yeni bir malzemenin üretiminde kullanılan malzemeyi, e) Demirbaş malzeme: 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 313. Maddesinde belirtilen parasal limit dahilinde Sarf malzemesi dışında kalan ve tahmini kullanma ömrü bir yıldan fazla olan; yıpranmaya, aşınmaya karşı dayanıklı, değerini uzun süre muhafaza eden her türlü makine,alet, edevat, mobilya ve mefruşat gibi malzemeyi, f) Maddi duran varlık: 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 313. Maddesinde belirtilen parasal limit dahilinde İşletme faaliyetlerinde kullanılmak üzere temin edilen, tahmini yararlanma süresi bir yıldan fazla olan malzemeleri, g) Azami stok seviyesi: Belirli bir zaman için depo ve ambarda bulundurulması gereken en çok malzeme miktarı, Sayfa:5

6 ğ) Asgari stok seviyesi: Malzemeden yeniden sipariş edilip gelinceye kadar geçecek zaman içinde ambarda bulundurulması gerekli olan en az malzeme miktarı,. İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM Görev ve Yetkiler Malzemenin kodlandırılması ve katalogların hazırlanması Madde 3-(1) Malzeme Dairesi Başkanlığı, malzeme çeşitlerinin sınıflandırılmasını, kodlandırılmasını, katalogların ve gerektiğinde kullanım kılavuzlarının hazırlanmasını, teminini ve gerekli değişikliklerin takibini sağlar. (2) Malzeme katalogunun hazırlanmasında esas teşkil edecek teknik şartname, teknik resim, şekil çizimi, formlar gibi dokümanların onaylı örnekleri ilgili Dairesinden temin edilir. Malzeme stok seviyelerinin belirlenmesi Madde 4-(1) Stoğu bulundurulacak malzemenin, azami, asgari stok seviyeleri, bunların sarf durumu göz önünde tutularak alımı, basımı ve ikmali hususunda ilgili dairelerin görüşü alınmak suretiyle Malzeme Dairesi Başkanlığı nca tespit edilir. Stoklanmasına gerek duyulan malzemenin tespit edilen stok seviyeleri her yıl yeniden gözden geçirilir, varsa yapılan değişiklikler ünitelere bildirilir. Depo ve ambar ihtiyacının temini Madde 5-(1) Depo ve ambarların, yer ve genişliklerinin tayin ve tespiti, inşası, kiralanması, tadilatı ile yeni depo ve ambar oluşturulması için ünitelerce yapılan tekliflerin gereği Malzeme Dairesi Başkanlığı nın görüşleri doğrultusunda Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı nca sağlanır. Personel eğitimi Madde 6-(1) Malzeme Dairesi Başkanlığı yönerge kapsamındaki işlemlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini teminen gerek gördüğü taktirde personelin eğitimi için gereğini sağlar. İKİNCİ KISIM Malzeme Hareketlerinde Kullanılan Formlar Formların Düzenlenmesinde Gözetilecek Esaslar Malzeme hareketlerinde kullanılan formlar Madde 7- a)) Stok Talep Fişi (Stok No: /2) b) Talep ve Çıkış Fişi (Stok No: /4) c) Geçici Teslim Alma Fişi (Stok No: d) Giriş Fişi (Stok No: /7) e) Malzeme İade Fişi (Stok No: /24) f)) Sevk ve Teslim Alma Fişi (Stok No: /10) Sayfa:6

7 g) Kayıt Silme Fişi (Stok No: /12) h) Malzeme Talep Fişi (Stok No: ) f) Malzeme Tamir Fişi (Stok No: ) g) Ambar Kartı (Stok No: ) h) Stok Kartı (Stok No: ) ı) Stok Grubu Hesap Özeti Kartı (Stok No: ) j) Stok Kontrol Kartı (Stok No: ) ı) Kayıt Silme Teklif Raporu (Stok No: ) p) Malzeme Envanter Cetveli (Stok No: ) r) Aylık Sarf Cetveli (Stok No: ) Formların düzenlenmesinde gözetilecek esaslar Madde 8- (1) Ekte bulunan formların düzenlenmesinde; a) Fişlerde; 1) Her malzeme grubu için ayrı bir takım fiş hazırlanır. Yani teknik malzeme, inşaat malzemesi, büro malzemesi, kırtasiye, matbu evrak, giyim eşyası ve saire gibi gruplara ait malzeme bir fişte gösterilmez. Hatta bu gibi malzeme tali gruplara ayrılıyorsa, bu tali gruplara ait malzeme de birbiri ile karıştırılmaz. Mümkünse ayrı fişlere yazılır. 2) Usulüne göre tanzim edilmeyen fişler, işlem görmez, iade edilir. 3)Fişlerde malzemenin stok numaraları doğru ve silintisiz yazılmalıdır. Satırlara yazılacak her kalem malzemenin stok veya parça numaraları sırasıyla (küçükten büyüğe gidilmek suretiyle ) yazılır. Stok numarası olmayan malzemenin (yedek parça gibi ) ilk satıra ana parça stok numarası veya grup numarası ile ismi başlık olarak yazılır. 4) Fişlerin bütün nüshaları okunaklı olarak yazılır. Kazıntı, silinti yapılmaz. Hatanın üzeri çizilerek doğrusu üstüne veya alt satıra yazılır. 5) Bir üniteye bağlı ve memurları ayrı olan muhtelif ambarlardan verilecek malzeme için ( çeşidi aynı olsa dahi ) bulunduğu ambara göre ayrı fiş tanzim edilir. b) Kartlarda; 1) Kartlarda silinti, kazıntı yapılmaz. Yanlış yazıların üzeri çizilerek doğrusu üzerine veya alt satıra yazılır. 2) Her sene kartlar yeni baştan açılmaz. Ertesi sene de kullanılabilecek durumda olan kartların kullanılmasına devam olunur. 3) Dolan kartlar, sene sonunda ambarın bağlı olduğu malzeme servisine verilir. c) Kartların sıraya dizilmesi; 1) Kartlar stok numarasına göre sıraya dizilir. 2) Stok numarası taşımayan malzeme varsa ana parça numarası altında, parça numarasına göre sıraya konulur. 3) Stok ve parça numarası taşımayan malzeme, ilgili malzeme grubunda, malzeme isminin alfabetik sırasına göre sıraya konulur. ÜÇÜNCÜ KISIM Malzeme Talepleri BİRİNCİ BÖLÜM Talep Sayfa:7

8 Madde 9-(1) İhtiyaç gösterilen bir malzemenin temini, verilmesi veya dağıtımı ile gönderilmesi ihtiyaç duyan ilgili ünite veya servisin talebi ile olur. (2)Taleplere dayanılarak yapılacak temin işlemi ile ambarlardan verilmesi veya gönderilmesi hususlarında gerekli emirler, Genel Müdürlükte Malzeme Dairesi Başkanlığı, ünitelerde ünite amiri tarafından sağlanır. (3) Malzeme talebi üç türlüdür. a) Sarfa ve kullanmaya yönelik talepler b) Stok talepleri c) Satın alma talepleri İKİNCİ BÖLÜM Malzeme Talep Şekilleri Malzemenin sarfına veya kullanılmasına yönelik talep Madde 10-(1) Sarf veya kullanma yeri belli olan her tür malzemeyi, doğrudan doğruya sarf edecek servislerin, bağlı oldukları üniteden yapacakları malzeme talebidir. Bu gibi talepler için /4 stok no. lu Talep ve Çıkış Fişi düzenlenir. Stok talepleri Madde 11-(1) Ünite ambarlarında mevcudu kalmayan veya stok seviyesine göre mevcudu azalan veyahut yapılacak işe göre elde bulundurulması gereken malzeme için, /2 Stok No. lu Stok Talep Fişi ile Genel Müdürlükten talepte bulunur. Bu fişin bir nüshası düzenleyende alıkonularak, iki nüshası Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Bu Dairede tutulan stok kontrol kartlarındaki kayıtlara göre, mevcutları ile istenen miktarlar karşılaştırılır. Mevcuttan verilebileceklerin miktarı ile, bunların hangi ünitenin ambarlarından karşılanarak gönderileceği ve mevcudu olmayanlar için ne gibi işlem yapılacağı, iki nüsha fiş üzerine işaret edilir. Bir nüshası ile isteneni gönderecek üniteye /10 Stok No. lu Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek gönderildikten sonra talep dosyasına konur. Diğer nüshası da talebi yapan üniteye bilgi olarak gönderilir. (2) Teknik malzemeler ile stokları işletme dairelerince tutulan malzeme isteklerinde gerek görülüyorsa ilgili dairelerin görüşü alındıktan sonra yukarıdaki işlem yapılır. Satın alma talepleri Madde 12 (1)- İhtiyaç duyulan malzemenin; Genel Müdürlükte, ihtiyaç sahibi dairece, Malzeme Dairesinden, ünitelerde yine ihtiyaç sahibi birimce malzeme biriminden temin edilmesi işlemidir. DÖRDÜNCÜ KISIM Teslim Alma ve Giriş İşlemleri Sayfa:8

9 BİRİNCİ BÖLÜM Teslim alma işlemleri Teslim alma işlemi Madde 13 (1)-Temin olunan malzemenin teslim alma işlemi, verilecek bir emre ve buna ilişik sözleşme, şartname, fatura, liste, olumlu muayene raporu ve bunun gibi evrakına dayanılarak yapılır. (2) Bu tutanaktan yeterli suret çıkarılarak, muayene ve kesin teslim almalarda dikkate alınmak üzere ilgililere verilerek saklanır. Geçici teslim alma Madde 14 (1)-Satın alınan malzeme ambara gelince, ambar sorumlusu tarafından Stok No. lu Geçici Teslim Alma Fişi düzenlemek suretiyle malzemenin gelişi ve geliş tarihi tespit olunur. Bu fişte, getirilen malzemenin parça veya ambalaj adedi, varsa markası, brüt ve net ağırlığı ile dış görünüşte hasar olup olmadığı belirtilir. (2) Bu fişin, bir nüshası ambarda alı konur, bir nüshası satıcı veya temsilcisine teslim alma makbuzu olarak verilir; bir nüshası bağlı olduğu malzeme servisinde kalır ve diğeri malın muayene ve teslim alınması için muayene komisyonu başkanına davet niteliğinde gönderilmek üzere Malzeme Dairesi Başkanlığına gönderilir. (3) Satıcı firmaca malzemenin ambara verilmesinden itibaren, kesin teslim alma veya kabul edilmemesine kadar, saklanmasından ileri gelen sorumluluk teslim alana aittir. Malzemenin bir bölümünün teslimi Madde 15-(1) Sözleşmesi gereğince malzemenin bir bölümünün teslimi yapılacaksa; a) Ambara teslim edilen her parti için sipariş mektubu numarası ve kaçıncı parti olduğu belirtilmek suretiyle, 14. maddede belirtilen Geçici Teslim Alma Fişi düzenlenir ve işlem görür. b) Bölümler halinde yapılan malzeme teslimlerinin, her partisi için ayrı bir muayene komisyonu tayin edilmez. İlk tayin edilen komisyon, malzemenin tamamı teslim edilinceye kadar o siparişten gelecek malları muayeneye yetkilidir. c) Her parti için düzenlenecek muayene raporları, geçici nitelikte olup, sipariş tamamlandıktan sonra düzenlenecek kesin muayene raporu, siparişin tamamını kapsayacak ve asıl olacaktır. Kesin teslim alma işlemi Madde 16-(1) Muayene şartı konmuş olanların veya lüzum görülenlerin, muayenesi ile kabulünden sonra, (2) Bu gibi şarta bağlı olmayanlar ile üniteler arasında yapılan sevkiyatta malzemenin tesliminin, (3) İlgili ambar sorumlusu tarafından kendisine evvelce verilen teslim almaya esas evraka dayanılarak, saymak, tartmak, ölçmek ve kontrol etmek suretiyle yapılır. Eksik, fazla, hasarlı, bozuk ve değişik malzeme için tutanak tutulur. Sayfa:9

10 Malzemenin ambara giriş şekilleri İKİNCİ BÖLÜM Ambar Giriş işlemleri Madde 17-(1) Malzeme üç şekilde ambara giriş işlemi yapılarak kayda alınır. a) Fiilen ambara teslim edilen malzemenin girişi, b) Fiilen ambara teslim edilmeden iş gereği doğrudan doğruya kullanılacağı yere teslim edilen malzemenin girişi, c) Transit olarak gelen malzemenin girişi. Satın alınan malzemenin ambara girişi Madde 18-(1) Stoklamak için teslim alınan malzemenin, kesin teslim alındığını göstermek ve kayıtlara almak üzere /7 Stok No. lu Giriş Fişi açıklamasında belirtilen şekilde düzenlenir ve işlemi yürütülür. Üniteler ve merkez müdürlükleri kendi satın alma yetkilerine dayanarak yapacakları satın almalardan, stoklanmayan ve hemen kullanılmaya veya yapılmakta olan işlere verilen malzeme için, Giriş Fişi ile Talep ve Çıkış Fişi düzenlemezler. Alımla ilgili belge, ilgili servis sorumlusuna imzalattırılır. Genel Müdürlükçe satın alma yetkisi ünitelere devredilen ve ünitelerce işlemi tamamlanarak bedelleri ödenen malzeme, ünite tarafından satın alınmış sayılır. girişi Ambarlardan fabrikalara imal ve tamir için gönderilen malzemenin ambara Madde 19-(1) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere gönderilmek suretiyle bu fabrika veya imalathanelerde imal veya tamir edilenlerin ambara giriş işlemleri: a) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere tamir için gönderilen malzemeye Stok No. lu Malzeme Tamir Fişi düzenlenir. Tamirden sonra gelen malzeme, giriş işlemine tabi tutulmaz. b) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere gönderilen malzemenin tamamından veya bir kısmından yararlanılarak yeniden imal edilen malzemenin ambara iadesinde giriş işlemi yapılır. c) Ambarlardan ham maddesi verilmek suretiyle fabrika veya imalathanelerce imal edilerek ambara gönderilen malzeme için de giriş işlemi yapılır. ç) Ambarlarda mevcut hurda malzemeden sökülerek istifade edilebilir bir hale getirilmiş olan parçaların takdir edilecek bir fiyatla yeniden giriş işlemi yapılır. Bir üniteden diğerine giden malzemenin ambara girişi Madde 20-(1) Bir üniteden diğer bir üniteye gönderilen malzemenin, ambara giriş işleminde gelen malzeme, gönderen üniteden gönderilen 5 nüsha Sevk ve Teslim Alma Fişine istinaden teslim alınır. İlgili ambar memuru tarafından teslim alındığına ilişkin nüshaları imzalanır ve bir nüshası bilgi için, Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Bir nüshası gönderen ünitenin malzeme servisine gönderilir. Sayfa:10

11 İade edilen malzemenin ambara girişi Madde 21-(1) Evvelce ambardan çıkışı yapılarak herhangi bir iş yerine verilenlerden artanlar veya kullanılmasına lüzum kalmayan malzeme ambara geri gönderilir. (2) Ambara malzeme iadeleri, 6 nüsha olarak hazırlanan /24 Stok No. lu Malzeme İade Fişi ile yapılır. Fişin bir nüshası iade eden serviste alıkonulur. Diğer 5 nüsha ile iade edilecek malzeme, ilgili malzeme servisi kanalıyla teslim alacak ambara gönderilir. Ambar memuru malzemeyi bu fişe göre teslim alır ve fişin bütün nüshalarını imzaladıktan sonra; a) Bir nüshası, kayıtlarda giriş işlemi yapılmak üzere ambarda alıkonulur. Diğer dört nüsha, malzeme servisine gönderilir. b) Bir nüshası, malzeme servisinde ambar dosyasına konmak üzere alıkonulur, c) Bir nüshası, malzemeyi geri gönderen servise gönderilir, ç) Bir nüshası, ambarın bağlı olduğu ünitenin muhasebe servisine gönderilir, d) Bir nüshası, Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına Stok Kontrol Kartlarında giriş işlemi yapılmak üzere gönderilir. (3) 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 313. Maddesinde limitleri belirlenen; a) Maddi duran varlıklar, kartlarındaki kayıtlı değer üzerinden fiyatlandırılır ve iade edilmesi halinde iade fişinde bunların iade sebebi açıklanır. b) Demirbaş Malzemeler, ilk çıktığı işe masraf kaydedildiğinden, bunların ambara iadelerinde yukarıda açıklanan aynı işlem yapılmakla beraber, Malzeme İade Fişinin bütün nüshalarına Kullanılmış Malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. c) Bu gibi malzeme ambarda ve malzeme servislerinde kullanılmış malzeme kartlarına iz değeri üzerinden kaydedilir. ç)bunlardan, tekrar işe verilecekler için 29. maddenin 1. fıkrasının (b) bendine göre işlem yapılarak ikinci bir defa masraf kaydettirilmez. 4) Verimsizliği veya teknik sebeplerle kullanılmaz hale geldiği anlaşılan veya tamir olamayacak derecede kırılan, bozulan veya eskiyen demirbaş, mefruşat ve sairenin ambara iadesi Maddi Duran Varlıklar Yönetmeliği ile Demirbaş Eşya Yönetmeliğinin ilgili maddelerine göre yapılır. Bu maksatla düzenlenecek /24 Stok No. lu Malzeme İade Fişi yukarda belirtilen işleme tabi tutulur. Bunların, hurda malzeme stoku için açılacak kartlara giriş kaydı yapılır. Hibe olarak alınan malzemenin ambar girişi Madde 22-(1) Her hangi bir malzemenin hibe kabul işlemi; Maddi Duran Varlıklar ve Demirbaş Eşya Yönetmeliğinde yer alan esaslara göre yapılır. (2) Hibe olarak alınan malzemenin emsal bedeli esas alınmak suretiyle teslim alma ve giriş işlemi tamamlanır. Sayım fazlası malzemenin ambara girişi Madde 23-(1) Sayım sonlarında fazla çıkan malzeme, ambara yeniden gelmiş gibi tutulan sayım tutanağına dayanılarak, 16. maddede belirtilen Giriş Fişi düzenlemek suretiyle yapılır. Yalnız bu gibi fazla malzemeye ait Giriş Fişlerinin 1.ve 2. nüshalarının satın alma işlemi yapılmayacağından dağıtımı yapılmaz. Satın alınan malzemeden istenilen yere teslim edilenlerin girişi Sayfa:11

12 Madde 24 -(1) Genel Müdürlük veya ünitelerce satın alınan malzeme, fiilen ambara girmeden iş icabı doğrudan doğruya istenilen yerlere teslim edilmişse muayene ve teslim alınmasından sonra ünite merkezinde teslim alınanlar için 16. madde aynen uygulanır. girişi Bir üniteden diğer bir ünitenin merkez müdürlüğüne gönderilen malzemenin Madde 25-(1) Bir üniteden diğer bir ünitenin merkez müdürlüğüne gönderilen malzeme, bu müdürlüğün bağlı olduğu başmüdürlüğe gönderilmiş gibi işlem görecektir. (2) Ünitenin malzeme ve muhasebe servislerinde ve ambar kayıtlarında, düzenlenen fişlere göre, üniteye giriş ve aynı zamanda çıkış işlemi yapılır. Transit malzeme girişi Madde 26-(1) Müteahhidine verilmek üzere, ambara transit olarak gelen malzemenin ambara girişi : (2) Kurum tarafından, yabancı memleketlerden satın alınan müteahhidi tarafından işyerinde monte edilerek veya inşa edilerek işler vaziyette, bütün halinde teslim edilmek üzere gelen malzeme, ambarda 11. maddede bildirildiği gibi teslim alınır. Yalnız 14. maddede açıklanan Geçici Teslim Alma Fişi yerine, bu fişe yazdırılacağı bildirilen aynı bilgiler yazılmak ve ayrıca masrafları ile beraber ambara maliyeti gösterilmek suretiyle Giriş Fişi düzenlenir. Fiş nüshalarına Transit Malzeme damgası vurularak veya renkli kalemle yazılarak dağıtım yapılır. Bu malzeme, ambarda ve malzeme servislerinde diğer kartlardan ayrı renkli olarak açılacak kartlarda kayda alınır. Ambara girişte dikkat edilecek hususlar Madde 27 (1) Ambara giriş işlemlerinde; satın alınan malzemenin, ambara girişi yapılmadan çıkışı yapılamaz. 2) Ölçü birimleri ; a) Malzeme alımlarında, satışlara esas ölçü birimi ne olursa olsun, ambara giriş işlemi yapılırken bunlar ambardan malzeme çıkışında kullanılan esasa göre çevrilerek kayıtlara alınır. b) Türkiye sınırları içerisinde kanuni ölçü sistemi, metrik sistemdir. Yabancı ölçü sistemleri ile fatura edilen malzemenin miktarları metrik sisteme çevrilir.yalnız malın niteliğini tespit eden ve uluslararası kullanılan ölçüler (örneğin bir parmak boru gibi ) metrik sisteme çevrilmez. BEŞİNCİ KISIM Ambar Çıkış İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Malzemenin ambardan çıkış şekilleri Madde 28- (1) Malzeme, ambardan üç şekilde çıkış işlemi yapılarak kayıtlardan düşülür. Sayfa:12

13 a) Ambar mevcudu malzemenin çıkış işlemleri. b) Fiilen ambara girmeden, iş icabı doğrudan doğruya yerine teslim edilen malzemenin çıkış işlemleri. c) Transit olarak gelen malzemenin çıkış işlemleri. İKİNCİ BÖLÜM Ambar Mevcudu Malzemenin Çıkış İşlemleri Sarf ve kullanmaya verilen malzemenin ambar çıkışı Madde 29-(1) Sarf edilmek veya kullanılmak üzere talep edilen malzemenin ambardan çıkış işlemi: a) Sarf ve kullanma yeri belli olan her türlü malzemeyi, doğrudan doğruya sarf edecek veya kullanacak olanlar bunları usulüne uygun olarak tanzim edecekleri /4 Stok No lu Talep ve Çıkış Fişi ile bağlı oldukları ünitenin ambarından temin ederler. b) 21. madde gereğince, ambara iade edilenlerden ikinci bir defa başka işe verileceklerin Talep ve Çıkış Fişi nüshalarına kullanılmış malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Üniteden üniteye ambar çıkışı Madde 30-(1) Bir üniteden diğer bir üniteye gönderilen malzeme için; a) 11. maddede de açıklandığı üzere ünitelerin, Genel Müdürlükten yapacakları malzeme taleplerine karşılık veya ünitelerde yapılacak işler için, Genel Müdürlükçe sevki gerekli görülen malzeme, / 10 Stok No. lu Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek sevk edilir. Bu fişlerin bir nüshası, malzeme şubesinde alıkonulur. Diğer 9 ncu nüsha, malzemeyi sevk edecek üniteye gönderilir. Malzeme sevk e hazırlandıktan sonra fiş nüshalarından; 1) Bir nüshası, ambarda (kartlarda çıkış işlemi yapılmak üzere) bırakılır. 2) Bir nüshası, Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına (istenilenin sevkine bilgi olmak ve Stok Kontrol Kartlarında çıkış işlemi yapılmak üzere) gönderilir. 3) Bir nüshası sevk eden ünitenin muhasebe servisine ( gerekli dekont işlemi yapılmak üzere) gönderilir. 4) Bir nüshası, ilgili malzeme sevisinde ( ambar hesabında çıkış yapılmak üzere ) alıkonulur. 5) Diğer beş nüsha, teslim alacak olana gönderilir. Bunlardan bir nüsha, malzemenin konduğu ambalaj içerisinde gönderilir. b) Değeri, 19. madde de belirlenen demirbaş malzeme üst limitinden aşağı olup, ilk çıktığı işe masraf kaydedilen demirbaş malzemeden, üniteler arası yapılacak sevkiyatda, yalnız bu cins malzeme için ayrı olarak düzenlenecek Sevk ve Teslim Alma Fişine kullanılmış malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Sayım noksanlarının ambar çıkışı Madde 31-(1) Sayım sonunda noksan çıkan malzeme: a) Sayım neticesi, ambar mevcudu malzemede, malzemenin özelliğine bağlı olarak, çürüme, fire verme, bozulma veya dökülmeden dolayı meydana gelebilecek noksanlıklar, Sayfa:13

14 tutulacak tutanağa istinaden /12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi düzenlenerek kayıtlardan düşülür. b) Ambarda yukarıda bildirilen hallerin dışında oluşan noksanlıklardan, kayıtların mevcutları ile uygunluğu sağlamak üzere sayım tutanağına dayanılarak her yıl Muhasebe Finansman Dairesi Başkanlığınca ünitelere verilen terkin yetki limitine kadar olanlar, Ünite Amirinin, terkin yetki limitini aşan değerin üzerinde olanlar ise Genel Müdürlüğün onayı ile / 12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi düzenlenerek bu miktarlar kayıtlardan düşülür. Ayrıca, bu noksanların sebebi ve bir sorumluluk olup olmadığı araştırılarak Genel Müdürlüğe bildirilir. Hibe yoluyla verilecek malzemenin ambar çıkışı Madde 32- (1) Kuruluşumuzda uzun yıllar kullanıldıktan sonra zamanla verimsiz hale gelen veya teknik sebeplerle kullanılmaz durumda bulunan ve bu nedenle sabit kıymet vasfından çıkarılan, hurdaya ayrılan veya atıl durumda bulunan malzemeler ile, halen Kuruluşumuzda kullanılabilmekle beraber, değişen teknolojiye göre kullanımı verimli olmayan malzemelerden, Resmi Kurum ve Kuruluşlarca talep edilmeleri halinde, Yönetim Kurulunca belirlenecek hibe yetki devri limitleri dahilinde hibe olarak verilir. Yok etme veya satışla ambar çıkışı Madde 33-(1) Ambar mevcudu malzemeden, yok edilecek veya satılacak malzemenin, ambar çıkış işlemi aşağıdaki gibi yapılır. a) Satılacak veya yok edilecek malzemenin, Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanlığınca belirlenerek ünitelere verilen terkin yetki limitleri dahilinde bulunanların, ünite amirinin onayı ile, yetki limiti üzerinde olanların ise satılması ve yok edilmesi Genel Müdürlükten onay alınmak suretiyle yapılır. b) 21. madde de açıklanan şekilde ambara iade edilen veya ambarda mevcut olan malzeme; yok etme ve satış teklifleri öncesinde, ünitesince tayin olunacak uzman veya yetkili bir kurul tarafından, elden geçirilir. Bu işlem sırasında; 1) İşletmenin başka işlerinde yedek parça veya hammadde olarak kullanılabilecekler tespit edilerek cinsine göre ayrılırlar. 2) Cihazlar, makineler, vasıtalar gibi sabit kıymetler ile demirbaşlar ve sarf malzemeleri için ayrı ayrı üçer nüsha Stok No lu Kayıt Silme Teklif Raporu düzenlenir. Bu raporlara malzemenin kod numarası, cinsi, nitelikleri, miktarı, o anki durumu ile kayıtlı fiyatları ve satılması gereken hallerde tahmin edilen fiyatı yazılır. Şayet yukarıda bildirildiği gibi İşletmenin başka işlerinde yedek parça veya hammadde olarak kullanılabilecek aksam tespit edilmiş ise, tahmini fiyatları ile birlikte bu raporda gösterilir. 3) Düzenlenen raporlardan bir nüshası teklif eden ünitenin malzeme servisinde kalmak üzere, iki nüshası Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Genel Müdürlüğün ilgili Dairelerinde yapılacak incelemeye göre elden çıkarılması uygun görülenler,malzeme Dairesi Başkanlığınca Makamın onayına sunulur. Onay alındıktan sonra, nüshalardan bir adedi dosyasında saklanmak üzere Malzeme Dairesi Başkanlığında alıkonulur, diğeri gereği yapılmak üzere teklifi yapana gönderilir. Sayfa:14

15 4) Teklifi yapan, onayı alınca ilgili mevzuat hükümlerine göre işlemi tamamlatarak satışı gerçekleştirir. 5) Kayıt Silme Teklif Raporu veya tutanak yapıldıktan sonra satışa sunulan malzeme üzerinden herhangi bir yedek parça alınmaz, bunlar, raporlardaki sırasına göre ayrı ayrı istif edilir. 6) Satışa çıkarılan hurda malzemenin, alıcısı çıkmaması halinde yine Genel Müdürlüğün onayı ile yok edilmesi yoluna gidilir. Satışından az da olsa gelir sağlanabilecek malzeme yok edilmeyip satılır. 7) Kayıt Silme Teklif Raporları yılda bir kez olmak üzere senenin 9. ayında Genel Müdürlüğe gönderilmesi gerekmekte olup, Genel Müdürlükte işlemlerin tamamlanmasını müteakip satış işlemine başlanacaktır. c) Yukarıda açıklanan hallerden biri ile elden çıkarılan malzeme için Kayıt Silme Teklif Raporlarına, satış veya yok etme tutanağına dayanılarak 6 nüsha /12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi, ünitenin malzeme servisinde düzenlenir. Bu fişlerin; 1) Bir nüshası, ilgili malzeme ambarına verilir. Satılan veya yok edilen malzeme, Ambar Kartlarındaki kaydından düşürülür. 2) İki nüshası, malzeme servisinde kalır. Stok Kartı kayıtlarından düşülür. Bir nüshası, teklif evrakı ile dosyalanır. Diğeri, ait olduğu ambarın çıkış dosyasına konur. 3) İki nüshası Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Burada tutulan kartlarda gerekli işlem yapılır. Bir nüshası teklif raporu ile dosyalanır, diğeri ünitenin çıkış dosyasına konur. 4) Bir nüshası, ünitenin muhasebe servisine gönderilir. Üretim ve yapım için ambar çıkışı Madde 34-(1) Malzemesi Kuruluşumuz tarafından verilen, işçiliği müteahhide ait olan işler için, sözleşmesi gereğince verilecek malzemenin ambar çıkışı, sözleşmesine ve kendilerinden alınacak teslim tutanağına istinaden düzenlenecek kayıt silme fişi ile yapılır. Olağanüstü hallerde ambar çıkışı Madde 35-(1) Doğal afet ile mücbir sebep hallerinde ambar mevcudu malzemeden, zayi olan malzeme için olayın meydana gelmesini müteakip ivedi olarak durum bir tutanakla tespit edilir ve bağlı bulunduğu ünite vasıtasıyla Genel Müdürlüğe bildirilir. Bundan sonra verilecek emre göre hareket edilerek, gerekli kayıt silme işlemi yapılır. Ödünç olarak verilecek malzemenin ambar çıkışı Madde 36-(1) Ödünç olarak verilmesi istenilen malzeme, aşağıda açıklanan esaslar dahilinde ve Genel Müdürlük ten onay alınmak şartıyla verilebilir. a) Ödünç olarak verilecek malzemenin iade süresi belirlenir. b) Sarf maddeleri ise aynı cins, nitelik ve şekilde geri alınır. İmkansızlık hallerinde durum Makama bildirilerek, alınacak emre göre hareket edilir. c) Demirbaş malzeme, işler ve kullanılır durumda geri alınır. Tamiri gerekenlerin masrafı, tamamen malı ödünç olarak alana aittir. Aksi takdirde, (b) fıkrasına göre işlem yapılır. Bu gibi malzemeye, iade ücreti şart konmuşsa, ücret peşinen alınır. ç) Malzeme, ödünç olarak verilirken ve geriye alınırken, miktar, cins, nitelik şekil, model, tip ve boyutları ile o anki durumları bir tutanakla tespit edilir. d) Malzemenin alınmasında ve geri verilmesindeki taşıma masrafları alana aittir. Sayfa:15

16 e) Ödünç verilen malzemenin ambar çıkış işlemi, onayına istinaden düzenlenecek, kayıt silme fişi ile yapılır.bu fişler 31. maddede ki gibi dağıtılır. Ayrıca, üzerindeki açıklamaya göre, ödünç malzeme için açılan kartlarda kayda alınır. Tamir için ambar çıkışı Madde 37-(1) Ambar mevcudu malzemeden, ambarda tamiri mümkün olmayanlar tamir ettirilmek üzere Stok No lu Malzeme Tamir Fişi ile tamirhanelere gönderilir. Bu malzeme için çıkış işlemi yapılmaz. Ancak Tamir Fişine göre kayda alınarak takip edilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Fiilen Ambara Girmeyen Malzemenin Ambar Çıkış İşlemleri Satın alınan veya mevcut malzemenin doğrudan doğruya istenilen yere gönderilmesi halinde ambar çıkışı Madde 38-(1) Genel Müdürlük ile ünitelerce satın alınan malzeme, fiilen ambara girmeden, iş gereği doğrudan doğruya istenilen yere teslim edildiği hallerde, 16.maddede belirtildiği üzere Giriş Fişi ile Talep ve Çıkış Fişi düzenlenmez. Doğrudan kullanıma verilir. Bir merkez müdürlüğünden diğer ünite veya merkez müdürlüğüne sevk edilen malzemenin ambar çıkışı Madde 39-(1) Herhangi bir merkez müdürlüğünden, diğer bir üniteye veya başka bir başmüdürlüğün merkez müdürlüğüne sevk edilen malzemenin; a) Sevk eden merkez müdürlüğünden bağlı bulunduğu başmüdürlüğe İade Fişi ile iade, b) Bu başmüdürlükten sevk edilen üniteye, Sevk ve Teslim Alma Fişi ile çıkış, c) Teslim alan üniteye, Sevk ve Teslim Alma Fişi ile giriş, merkez müdürlüğüne Talep ve Çıkış Fişi ile çıkış, işlemi yapılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Transit Olarak Gelen Malzemenin Çıkış İşlemi Transit malzemenin ambar çıkışı Madde 40-(1) Müteahhide verilmek üzere ambara transit olarak gelen malzemenin çıkışı; a) Kuruluşumuzca, yabancı ülkelerden satın alınan ve müteahhidi tarafından işler durumunda teslim edilmek üzere gelen malzeme, teslim alındığı ambardan doğrudan doğruya müteahhidine teslim edilecekse, bu malzemenin çıkış işlemi, Kayıt Silme Fişi ile yapılır. b) Şayet bu malzeme, işin yapılacağı yere, İşletme tarafından sevk edilecek ve o yerde müteahhidine verilecekse, Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek, o yere sevk edilir. Yalnız, bu fişin nüshalarına transit malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Sevk edilen yerde yine Kayıt Silme Fişi düzenlenerek çıkış işlemi yapılır. Sayfa:16

17 c) Bu malzemenin 24. Maddede açıklandığı gibi ayrı olarak açılacak kartlarda giriş ve çıkış işlemi yapılır. ALTINCI KISIM Malzemenin Ambardan İhtiyaç Yerine Teslimi Madde 41-(1) Ambarlardan malzeme; a) Genel Müdürlük de: her dairenin bu işle görevlendirdiği memura, b) Ünitelerde: ünite amirinin görevlendirdiği memura, c) Merkez müdürlüklerinde: müdürün görevlendirdiği memura, ç) Tamirhanelerde: o yerdeki amirin tayin ettiği görevliye, teslim edilir. (2) Bu işle görevli memurlar aldıkları malzemenin iyi kullanılmasından, bakımından ve hesabının verilmesinden sorumludur.ayrıca bunların unvanları, adları, imza örnekleri bir yazı ile malzeme servisine bildirilip, ambara da tebliğ olunur. Fiyatlandırma işleri YEDİNCİ KISIM Malzemenin Fiyatlandırılması Madde 42-(1) Satın alınan malzeme, faturasına ve satın alma şartlarına göre, yapılan masrafların belgelerine (ithal edilen malzemede navlun, sigorta, gümrük, liman, nakliye, muayene ve bunun gibi) istinaden, malzeme servisinde hesaplanarak ambara teslim maliyeti tespit edilir. Giriş fişine kayıt edilir. a) Satın alınan malzemenin faturasında, malzeme çeşitleri ayrıntılı olarak, fiyat ve tutarlar ayrı ayrı gösterilmeden tamamına ait bedel bir kalemde kaydedilmişse, malzeme çeşitleri ayrıntılı olarak veya teferruatı aşağıda (b) fıkrasında açıklanan hallerde olduğu gibi fiyatlandırılır ve bedellerinin toplamının fatura tutarına eşitliği sağlanır. b) Hibe edilenler ile, ambar fazlası çıkan malzeme, bir kurul tarafından ambarda mevcudu varsa, mevcudun fiyatıyla kıyaslanarak, yoksa maliyet bedeli ve piyasa fiyatları araştırılarak ve kullanılmış eşya için ayrıca yıpranma dereceleri de dikkate alınarak, fiyat takdir edilir. Gerektiğinde mahalli borsalardan, ticaret ve sanayi odalarından, belediyelerden, derneklerden sorularak bedelleri tespit edilir. Bu evraka göre, Giriş Fişinde fiyatlandırılır. c) İşten artan veya kullanılmasına lüzum kalmayarak ambara iade edilenler malzeme servisinde tutulan Stok Kartlarındaki bedel üzerinden fiyatlandırılır. Demirbaş malzeme Maddi Duran Varlıklar Yönetmeliğine göre fiyatlandırılır. Fiyatı belli olmayanlar için yukarıdaki (b) fıkrası uygulanır. ç) Ambardan çıkışı yapılan malzeme, malzeme servisinde tutulan kartlardaki fiyat üzerinden fiyatlandırılır. d) Fabrika veya atölyelerde imal edilenler veya eskilerinden bozulup yeniden meydana getirilenler iş emrine veya maliyet fişine göre fiyatlandırılır. e) Müteahhitlere imal ettirilenlerden; 1) Malzemesi müteahhide ait olanlar müteahhidin faturasına göre aynen yukarıda (a) fıkrasında açıklandığı gibi fiyatlandırılır. 2) İşçiliği müteahhide, malzemesi Kuruluşumuza ait olanlarda, ise verilen malzeme bedeli ile işçilik hesaplanarak imal edilmiş malzeme olarak fiyatlandırılır ve Giriş Fişinde detayları gösterilir. Sayfa:17

18 3) İşçiliği ve bir kısım malzemesi müteahhide ait ise, Kuruluşumuzca verilen malzeme de hesaplanmak suretiyle fiyatlandırılır. Giriş Fişinde detayları gösterilir. 4) İmalin ve malzemenin bir kısmı müteahhide bir kısmı Kuruluşumuza ait ise, Kuruluşumuzca verilen malzeme bedelleri ile yazı veya tutanağında belirtilen işçilik müteahhid faturasına ilave edilerek hesaplanmak suretiyle, imal edilmiş malzeme olarak fiyatlandırılır. f) Yukarıda açıklanan hallerde, sigorta, gümrük, liman, hamaliye ve bunun gibi masraflar varsa ve bunlar Kuruluşumuza ait ise, bu masraflar da fiyatlandırma işlemine dahil edilir. g) Ambara ilk girişte, maliyeti tespit edilen bir malzemenin üzerine Genel Müdürlükçe aksine bir emir verilmediği takdirde bir daha masraf ilave edilerek fiyatı arttırılmaz. Malzeme kayıtlarının tutulması SEKİZİNCİ KISIM Malzeme Kayıt İşleri Madde 43-(1) Ambarlara giren ve bunlardan sarfa veya kullanıma verilen her türlü malzemenin, ambarlarda ve malzeme servislerinde, aşağıda bildirilen esaslar dahilinde kaydı tutulur. a) Ambarlarda; 1) Ambar mevcudu malzemenin stok numaralarına, varsa parça numaralarına, teknik adlarına ve niteliğine göre Stok No. lu Ambar Kartı açılarak, giren ve çıkan malzemenin miktarı bu kartın açıklamasında belirtilen şekilde kayıt edilir. Kartlarda görülen kalan sütunlardaki miktar, ambardaki mevcuda uygun olmalıdır. 2) Yeni alınan malzeme ile kullanılmış ve hurda malzemenin kayıtları birbiri ile karıştırılmaz. Bunlar için ayrı ayrı kart açılır. b) Ünitelerin malzeme servisinde: Ambarlara giren ve çıkan her türlü malzemeyi kaydetmek üzere; 1) Ambardaki kartlara denk olarak Stok No. lu Stok Kartı açılır. Bu kartlara giren ve çıkan malzemenin gerek miktarı ve gerekse bedeli açıklamasında belirtilen şekilde kaydedilir. Bu kartlarda görülen miktar ile ambar kartları ve ambar mevcudunun uygunluğu sağlanır. 2) Stok Kartlarında yer alan tutar sütunlarının doğruluğunu sağlamak ve aylık olarak ünitenin muhasebe servisi ile stok hesaplarında uygunluğu sağlanmak üzere Stok No. lu Stok Grubu Hesap Özeti Kartı her malzeme için grup hesap numarasına ve grup adına göre ayrı ayrı açılır. Kartın açıklamasında belirtilen şekilde işlem yapılarak hesaplarda kontrol ve uygunluğu sağlanır. 3) Stok Grubu Hesap Özeti Kartlarına dayanılarak iki nüsha cetvel tanzim edilir. Bu cetvelde kartların stok grubu no su, grup adı, giren ve çıkan sütunlardaki ay sonu toplamları sırasıyla kaydedilir. Genel toplam yapılır, iki nüsha da ünite muhasebe servisine gönderilir. Bir nüshası hesaplarda uygunluk belirtilerek malzeme servisine iade edilir. c) Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığı Malzeme Şubesi Müdürlüğünde; Genel Müdürlük teşkilatı ambarlarına giren ve çıkan malzemenin hareketini takip ve kontrolünü temin etmek üzere her malzemenin stok numarasına varsa parça numarasına, teknik adı ve niteliğine göre /5 Stok No lu Stok Kontrol Kartı açılır. Bu Sayfa:18

19 karta ambarlara giren ve çıkan malzemenin miktarı, ambar işlemlerine ait fiş nüshalarına dayanılarak kayıt edilir. Hesapların verilmesi DOKUZUNCU KISIM Hesap İşleri Madde 44- (1) Her sene sonunda ambarlar bağlı bulundukları üniteye, ünitelerde Genel Müdürlüğe, o sene içinde alınan, verilen ve elde kalan malzemenin hesabını ilgili malzeme servisi kanalıyla vermekle sorumludurlar. (2) Bu hesaplar en geç 1 Şubat tarihine kadar Genel Müdürlüğe gönderilmiş olacaktır. Malzeme hesaplarının hazırlanması Madde 45-(1) Malzeme hesapları aşağıda bildirilen esaslar dahilinde hazırlanır: (2) Sayımlar; a) Her yıl 1 Aralık tarihi itibarı ile göreve başlamak üzere; malzeme biriminin bağlı bulunduğu ünite müdür yardımcısının başkanlığında; malzeme birim amiri, ambarda malzemesi bulunan en az 3 birim amiri veya bu amirden sonraki en yetkili personel, en az 1 muhasebe personeli, gerektiği kadar uzman personelin katılımı ile Malzeme Sayım Komisyonu oluşturulur. Bu komisyon ünite amirinin onayı ile teşekkül ettirilir. b) Komisyon üyeleri sayım süresince sayımı aksatmamak üzere asli görevlerine devam ederler. Sayım esnasında; ölçü, tartı, taşıma ve yükleme gibi işler için ilave personel çalıştırabilir. c) Sayımlarda, ilgili ambar sorumlusu hazır bulunur. Sayımların hazırlanması, planlanması, kontrolü ve sonuçlandırma işlerinden Malzeme Sayım Komisyonu sorumludur. ç) Sayımlara hazırlık mahiyetinde olmak üzere ; 1) Senenin son günü akşamına kadar ambarlara giren ve çıkan her türlü giriş ve çıkış fişleri gerek ünite malzeme servisinin ve gerekse ambarın kayıtlarına işlenmiş olacak ve kalan sütununda gösterilen en son miktar sene sonu mevcudu ve takip eden seneye devir olarak kartlarda gösterilir. 2) Yukarıda bildirilen işlemle beraber ambar mevcudu malzeme için, ilgili malzeme servisinde stok no lu Malzeme Envanter Cetveli, Stok Kartlarındaki bilgiye göre, açıklamasında belirtilen şekilde her malzeme grubuna ayrı olmak üzere 4 er nüsha hazırlanır. 3) Ambar mevcudu malzemenin sayımı için Ambar Kartları, malzemenin bulunduğu ranzalara ve yerlerine göre ayrılarak ambara ait Malzeme Envanter Cetvelleri ile birlikte Sayım Komisyonuna verilir. 4) Sayım sonunda elde edilen sonuçlar ambar sayımında Ambar Kartlarına işaret edilir ve Malzeme Envanter Cetveline gerekli açıklama yazılarak Malzeme Sayım Komisyonunca imzalanır. Kartların devir satırı paraf edilir. Cetveller ve kartlar ilgili malzeme servisine verilir. 5) Malzeme Sayım Komisyonu tarafından iade edilen Ambar Kartları ile Malzeme Envanter Cetvelleri malzeme servisinde tutulmakta olan kayıtları ile karşılaştırılır. 6) Fazla ve noksanlar için gerekli giriş ve kayıt silme işlemine başlanır. Kayıtlarda uygunluk sağlanır. (3) Hesapların verilmesi; a) Yukarıda açıklanan işlem tamamlanınca Malzeme Envanter Cetvelleri ünite amirince tasdik edilir. Bu cetvellerin bir nüshası Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Sayfa:19

20 Başkanlığına, iki nüshası ünitenin muhasebe servisine gönderilir. Bir nüshası da malzeme servisinde alıkonulur. b) Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanlığına gelen cetveller ile Başkanlıkta tutulan kayıtlar karşılaştırılır, uygunluk sağlanır. Cetveller ait olduğu ünitenin dosyasına konur. Kontrol işleri ONUNCU KISIM Diğer Hükümler Madde 46- (1) Ambarlar, her zaman Ana Depo Müdürü veya Malzeme Servisi Müdürü yoksa yetkilisi tarafından kontrol edilir. Ayrıca ambarlardaki malzemeyi, Genel Müdürlükçe yetki verilecek olanlar ile Genel Müdürlük Malzeme Dairesi Başkanı, Başkan Yardımcısı, Malzeme Şubesi Müdürü kontrol eder. Kontrolde gözetilecek hususlar Madde 47-(1) Özel olaylar dışında kontrollerde, a) Yapılan işlerin yönerge esaslarına ve emirlere göre yapılıp yapılmadığı, b) İşlerin düzeni ve hızı, c) Gerekli görüldüğünde yapılacak sayımlarda mevcudun kayıtlara uygunluğu, göz önünde tutulur. Devir ve teslim işleri Madde 48-(1) Devir ve teslim işleri aşağıdaki şekilde yapılır, a) İşlerinden herhangi bir sebeple ayrılan ambar sorumluları yeni atanan ambar sorumlusuna ambarı devretmeye mecburdur. Devir ve teslim ilgili malzeme servisinden bir şahıs ile devreden ve devralacak arasında kayıtlara göre sayılmak suretiyle yapılır ve bir tutanak düzenlenerek imzalanır. b)devredenden usulünce devralmayanlar çıkacak noksanları ödemekle yükümlüdürler. c) Görevlerinden izin, hastalık veya diğer bir sebeple geçici ayrılan veya ayrılacaklar, devirlerini vekil olacak kişiye vereceklerdir. Devir yapma imkanı olmayan hallerde, sorumluluk kendilerine ait olmak üzere yerine malzeme müdürünün yoksa yetkilisinin oluru ile bir vekil bırakabilir. Vekil, her ne kadar alma, verme ve yanlışlıklardan sorumlu olacaksa da geçici ayrılan memur dönüşünde vekili zamanında yapılan işleri kontrol ederek bir noksanlık gördüğü takdirde durumu en geç 7 gün içerisinde bağlı olduğu ünite malzeme servisine bildirir. ç) Olağanüstü durumlarda devir ve teslim yapmadan veya yapamadan ayrılmalar da yetkili makamların emri ile derhal tayin olunacak üç kişilik bir veya birkaç kurula acilen sayım yaptırılır. Sonuç en kısa zamanda ayrılana bildirilir. Kusurlu olanlar hakkında Genel Müdürlükten alınacak emre göre hareket edilir. Ambar çalışma saatleri Madde 49-(1) Ambarlar, Genel Müdürlükçe belirlenen mesai saatleri içerisinde açılır ve kapanır. Olağanüstü durumlarda ambar memuru olmadığı zamanlarda ünite amirince tayin olunacak 3 kişilik bir kurul huzurunda açılır. Durum bir tutanakla tespit edilir. Ambarlarda olağanüstü hal görülmesi Sayfa:20