Slayt 1. Slayt 2. İçerik ISO 9000 KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ UYGULAMASI KAPSAMINDA KURULUŞ İÇİ TETKİKÇİ EĞİTİMİ

Transkript

1 Slayt 1 Slayt 2 İçerik ISO 9000 KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ UYGULAMASI KAPSAMINDA KURULUŞ İÇİ TETKİKÇİ EĞİTİMİ 1

2 Slayt 3 KALİTE TETKİKİ KALİTE İLE İLGİLİ FAALİYETLERİN VE SONUÇLARIN, PLANLANAN DÜZENLEMELERE UYUP UYMADIĞININ VE AMACA ULAŞMAK İÇİN UYGUN OLUP OLMADIĞININ SİSTEMATİK VE TARAFSIZ OLARAK İNCELENMESİDİR. Slayt 4 TETKİK ÇEŞİTLERİ 1. TARAF TETKİKİ (İÇ TETKİK) firmanın kendi çalışmalarını tetkiki 2. TARAF TETKİKİ (DIŞ TETKİK) tedarikçinin taşeronunu tetkiki 3. TARAF TETKİKİ (BELGELENDİRME TETKİKİ) firmanın bağımsız belgelendirme kuruluşu tarafından tetkik edilmesi 2

3 Slayt 5 NEDEN KALİTE TETKİKLERİ KALİTE SİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİNE YARDIMCI OLUR KALİTE SİSTEMİNİN UYGUN VE ETKİN UNSURLARINI TESPİT AMACIYLA YAPILIR KURULUŞUN HEDEFLERİNE ULAŞMASINDA YARDIMCIDIR UYGUNSUZLUKLARIN AZALTILMASI, ORTADAN KALDIRILMASI, ÖNLENMESİ İÇİN OBJEKTİF DELİL SAĞLAR, Slayt 6 NEDEN KALİTE TETKİKLERİ KALİTEYE ULAŞMAK İÇİN UYGUN HAZIRLIKLARIN YAPILDIĞI KONUSUNDA GÜVENCE SAĞLAR ÜRÜNLERİN KULLANIMA UYGUN VE KULLANICIYA GÜVENLİ OLDUĞU KONUSUNDA GÜVENCE SAĞLAR KANUNLARIN VE MEVZUATIN YERİNE GETİRİLDİĞİ KONUSUNDA GÜVENCE SAĞLAR SPESİFİKASYONLARA UYGUNLUĞUN VARLIĞI KONUSUNDA GÜVENCE SAĞLAR 3

4 Slayt 7 NEDEN KALİTE TETKİKLERİ DOKÜMANLARIN YETERLİLİĞİ VE TAKİBİ KONUSUNDA GÜVENCE SAĞLAR GELİŞME İÇİN İMKANLARIN BELİRLENMESİNE YARDIMCI OLUR Slayt 8 TETKİK İÇİN BAŞKA SEBEPLER YÖNETİME ARAÇ OLMASI, TARAFSIZ DEĞERLENDİRME ESASI İLE GERÇEK VERİLERİN SAĞLANMASINA YARDIMCI OLUR YÖNETİM SİSTEMLERİNİN STATÜSÜ, PROSEDÜRLERİ, METOTLAR VE EĞİTİM İMKANLARI HAKKINDA ÖNYARGILI DÜŞÜNCELERİ DÜZELTİR 4

5 Slayt 9 TETKİK İÇİN BAŞKA SEBEPLER HABERLEŞMEYİ GELİŞTİRİR, ÜST YÖNETİME DOĞRUDAN RAPOR SAĞLAR SÖZLEŞME ŞARTLARININ YERİNE GETİRİLEBİLİRLİĞİNİN DOĞRULANMASINI SAĞLAR KALİTE SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİNİN DOĞRULANMASINI SAĞLAR Slayt 10 TETKİK İÇİN BAŞKA SEBEPLER BİR BİR KALİTE SİSTEM STANDARDINA GÖRE KURULUŞUN KALİTE SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRMESİNİ SAĞLAR TETKİKE TARAFSIZ PERSONELE FAYDALI BİR EĞİTİM OLUR BÜYÜK ORGANİZASYON DEĞİŞİKLİKLERİNDE MEVCUT DURUMUN DEĞERLENDİRİLMESİNDE 5

6 Slayt 11 TETKİK İÇİN BAŞKA SEBEPLER DOKÜMANTASYONDA KAPSAMLI BİR DEĞİŞİKLİK YAPILDIĞINDA ÇALIŞANLARIN UYGULADIKLARI FAALİYETLERLE İLGİLİ SORUMLULUKLARININ GELİŞTİRİLMESİ AMACIYLA Slayt 12 KALİTE TETKİKLERİNİN UYGULANMASI KALİTE SİSTEMİ KALİTE TETKİKİ PROSES KALİTE TETKİKİ ÜRÜN KALİTE TETKİKİ HİZMET KALİTE TETKİKİ 6

7 Slayt 13 KALİTE SİSTEM TETKİKİKİ KALİTE KALİTE SİSTEMİNİN BELİRLENEN HEDEFLERE ULAŞMADA ETKİNLİĞİ DOKÜMANLARIN GÜNCELLİĞİ, YETERLİLİĞİ UYGULAMALARLA DOKÜMANTASYONUN UYGUNLUĞU KALİTE KALİTE KAYITLARININ UYGUN ŞEKİLDE TUTULMASI VE İZLENEBİLİRLİĞİ DÜZELTİCİ FAALİYETLER VE TAKİBİ Slayt 14 ÜRÜN TETKİKİ UYGUN MUAYENE VE DENEYLERİN SEÇİMİ, BU BU MUAYENE VE DENEYLERİN DOĞRU VE ETKİN OLARAK UYGULANMASI, KAYITLARIN TUTULMASI 7

8 Slayt 15 HİZMET KALİTESİNİN TETKİKİ HİZMETİN BELİRLENEN VEYA OLABİLECEK İHTİYAÇLARI KARŞILAMA KABİLİYETİNE DAYANAN ÖZELLİKLERİNİN İNCELENMESİ. Slayt 16 ETKİN BİR TETKİK İÇİN TEMEL ŞARTLAR YÖNETİMDEN DESTEK EĞİTİLMİŞ TETKİKÇİLER BAĞIMSIZ TETKİK FONKSİYONU İMKANLARA DOKÜMANLARA VE PERSONELE ZAMANINDA ULAŞABİLME İMKANI YÖNETİMİN BÜTÜN SEVİYELERİNE ULAŞABİLME TANIMLANMIŞ TETKİK İŞLEMLERİ 8

9 Slayt 17 TETKİK EDİLECEK KALİTE GÜVENCESİ SİSTEM ELEMANLARI KİŞİLER - Sistemi / prosedürü bilmeleri? PROSESLER - Eğitim / yetenek? - Motivasyon / işbirliği? - Sistemle problemler? - Verimli? Etkin? Tanımlanmış? - Birbirini izlemekte? Slayt 18 MALZEME TEÇHİZAT CİHAZLAR - Tanımlanmış? Durumu? Çevre? -Korunma? Yer? Yeterliliği? DOKÜMANLAR - Yayın Durumu? Tam ve özlü? Durumu? Okunabilir ve anlaşılabilir? Onayı? Bulunabilir? 9

10 Slayt 19 İNSAN İLİŞKİLERİ TETKİKLERİN ARKASINDAKİ NEDENLERİN AÇIKLANMASI SUÇLAMA ATMOSFERİNİN ÖNLENMESİ RAPORLARIN DENGELENMESİ RAPORLARIN KİŞİLERİ HEDEF ALMAMASI Slayt 20 TETKİKİN ŞARTLARI 1. AMAÇLARI BİLMEK 2. KONTROLLERİ BİLMEK 3. STANDARDLARI BİLMEK 4. POPÜLASYONU BİLMEK 5. OLAYLARI BİLMEK 6. NEDENLERİ BİLMEK 7. ETKİLERİ BİLMEK 8. KİŞİLERİ BİLMEK 9. NASIL VE NE ZAMAN İLETİŞİM KURULACAĞINI BİLMEK 10.MODERN METOTLARI BİLMEK

11 Slayt 21 TETKİKİN KONTROLÜ Tarafsız olun Tetkik Tetkik planına uyun Soru Soru listesini uygulayın Detaylarda kaybolmayın Fikir Fikir yürütmeyin, yanlış fikir vermeyin Slayt 22 TETKİK SIKLIĞININ BELİRLENMESİ Uygulamaların yeni ya da eski oluşu Bir Bir önceki tetkik sonuçları Faaliyetlerin kaliteyi etkileme derecesi Yönetimin isteği 11

12 Slayt 23 BİR TETKÇİ NE OLMAMALIDIR - Tartışmacı - Profesyonel olmayan - Saf - Gözlemi sevmeyen - Üstü kapalı konuşan - Toleranssız - Mantıksız - İletişim kuramayan - Dürüst olmayan - Dengesiz - Tembel - Taraflı - Alıngan Slayt 24 TETKİK GÖREVLİSİNİN ÖZELLİKLERİ Kavrama, muhakeme, karar verme Tarafsız ve objektif, İletişim İletişim kurabilen, Gözlemleme yeteneği olan, Dürüst, Dürüst, yapıcı ve anlayışlı, Mantıklı Mantıklı ve tutarlı davranır 12

13 Slayt 25 TETKİK GÖREVLİSİNİN ÖZELLİKLERİ Sır Sır saklayabilir Açık ve net konuşma, ifade yeteneği, Kalite Kalite sistemi ve tetkiki konusunda bilgili, Sabırlı ve iyi bir dinleyici, Zaman Zaman planlama yeteneği, Güven veren tutum ve kişilik, Slayt 26 TETKİK GÖREVLİSİNİN ÖZELLİKLERİ Kendine Kendine güven duyma, Ekip çalışmasına yatkınlık Uygun Uygun dış görünüş, Çalışkan, Nazik, Nazik, Saygılı, Alıngan Alıngan olmama. 13

14 Slayt 27 TETKİKİÇİLERİN YETERLİLİĞİ TEKNOLOJİK YÖNDEN Operasyonların teknolojik yönünü kısa zamanda kavrayabilmek için temel eğitim yeterlidir. Aslında neyi kontrol etmeleri gerektiği önemli olup gerekli durumlarda ürün/proses uzmanının tetkikçiye yardım etmesi söz konusu olabilir. Slayt 28 KALİTE SİSTEMLERİ Kalite standartları ve uygulamaları hakkında detaylı bilgi sahibi olmaları gerekir. İNSAN İLİŞKİLERİ Tetkik görüşmelerinde insan ilişkilerini bilmeleri gerekir. 14

15 Slayt 29 TETKİKTE Tetkik planlaması ve programlaması Karakteristiklerin seçimi Gözlem yapmak Analiz etmek Rapor hazırlama Gibi işlemleri bilmeleri gereklidir. Slayt 30 YETERSİZ BİR TETKİKÇİ MASRAFLI OLDUĞU GİBİ ZARARLIDIR DA 15

16 Slayt 31 BİR TETKİKÇİ NE YAPMAMALIDIR - Zalim olmak - Yalancı olmak - Olumsuz olmak - Kritik yapmak - Yanlı olmak - Kıyaslamak - Tartışmak - Geç kalmak - Kuruluş politikasını tartışmak - Din ve politika tartışmak - Şahısları tartışmak Slayt 32 BİR TETKİKİÇİ NE YAPMALI HAZIRLIKLI Konu ile ilgili malzemeleri bilmek ÖĞRENMİŞ Tetkik edilen hakkında mümkün olduğu kadar çok KONTROL Tetkiki YARDIMCI Yanlış anlama veya yorumlama olduğunda 16

17 Slayt 33 BİR TETKİKİÇİ NE YAPMALI DİNLEYİCİ GÖZLEMCİ SAĞLAYICI ÖVGÜ DOLU Tetkik edilenin dedikleri İyi iş ahlakını Somut delilleri Soruları kısa ve yerinde Slayt 34 TETKİKİN AŞAMALARI Hazırlık Planlama Uygulama Değerlendirme 17

18 Slayt 35 HAZIRLIK Tetkikçi tetkik edilen tarafın kalite sistem şartlarını sağlamak için kullandığı metotların yazılı tanımlarını yeterlilik açısından incelemeli Slayt 36 PLANLAMA İlgili birim tarafından onaylanmalı Tetkikin amacını ve kapsamını içermeli Referans dokümanların tanımlarını Tetkik yeri ve tarihini Tetkik edilecek birimi Tetkikin süresini Toplantı zamanlarını içermelidir. 18

19 Slayt 37 UYGULAMA Tetkik edilecek bölümden doğrudan sorumluluğu olmayan kişiler tarafından yapılır. Tetkik esnasında ilgili bölümden sorumlu kişilerle görüşülür. Slayt 38 DEĞERLENDİRME Tetkik kapsamı içinde kalınmalı. Tetkik sonucu için gerekli deliller toplanmalı ve değerlendirilmelidir. Son bulgular incelenerek ortak bir karara varılır. 19

20 Slayt 39 TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ Açılış toplantısını yapmak Tetkiki başlatıp yürütmek Bulguların gözden geçirilmesi Bulguların sunulması Slayt 40 AÇILIŞ TOPLANTISI Yöneticiler katılır dakika sürer. Tetkikin sebepleri açıklanır. Tetkikin amacı açıklanır. Uygunsuzlukların tanımı yapılır. Tetkik planı açıklanır. 20

21 Slayt 41 Güvenlik şartları belirlenir. Gizlilik ilkesine sadık kalınır. Rehber belirlenir. Sorular cevaplanır. Ara toplantıların zamanları belirlenir. Slayt 42 TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ Objektif delilleri inceleyin. Açık / anlaşılabilir sorular sorun. Sürekli olarak prosedür ve kontrol çizelgesinden (checklist)) faydalanın. Notlar alın. Diğer faaliyetler üzerindeki etkileri inceleyin. Fiziki durumları inceleyin. SOR - DİNLE - GÖR 21

22 Slayt 43 TETKİKÇİ BULGULARININ GÖZDEN GEÇİRİLMESİ Notları değerlendirin, (ekip) notlarını karşılaştırın. Uygunsuzlukları sıralayın. Kontrol listesini (checklist( checklist) ) tamamlayın, düzeltici faaliyet şartlarına bakın. Ele alınmayan alanları belirleyin. Slayt 44 BULGULARIN SUNULMASI Bulguları açıklatın / tartışın. Düzeltici faaliyet şartlarına muvafakat sağlayın. İyi noktaları da belirtin. Uygunluğun derecesini açıklayın. 22

23 Slayt 45 TETKİKİN RAPOR EDİLMESİ RAPOR Bütün bulguları kapsamalı. Uygunsuzlukları, tetkik edilmiş örnekleri ve gerekleri takip işlemini belirlemeli. Okunması kolay olmalı. Tetkik kapsamını belirtmeli. Tetkik edenleri ve görüşülen kişileri belirtmeli. Slayt 46 TETKİK TAKİP İŞLEMİ Uygulanan düzeltici faaliyet(ler ler)in doğrulanması. Kısa ve uzun dönem etkinliğin sağlanması. Takip işlemi, detayların kayıt edilmesi Formların imzalanması. 23

24 Slayt 47 SORU TÜRLERİ Kapalı sorular: Kapalı sorulara kısa cevaplar verilir. Bunlar evet / hayır veya durumla ilgili kısa cevaplar olabilir. Bu tür soruların fazlaca kullanılması tetkik edilen tarafa sorguya çekildiği izlenimini verebilir. Slayt 48 Açık sorular: a) Her açık soru tetkik edilenin serbestçe konuşmasına uygun ortam hazırlar. b) Açık soru tetkik edileni cevap seçiminde sınırlamaz. 24

25 Slayt 49 NE, NEDEN, NE ZAMAN, NASIL, NEREDE, KİM? Slayt 50 KONTROL LİSTELERİ Belirlenmiş bir hedefe yönelik olarak tetkikte kullanılmak üzere tetkik öncesinde hazırlanır 25

26 Slayt 51 KONTROL LİSTESİNİ KULLANMANIN FAYDALARI Denetim hedefine kararlı bir şekilde ulaşmayı sağlar. Sistematik ve disiplinli bir çalışma ortamı sağlar. Değişik zamanlarda değişik tetkik görevlileri arasında yapılan tetkikler arasındaki farklılıkları azaltır. Slayt 52 Aynı faaliyetlerin tekrar, tekrar yapılmasını önler. (İyi hazırlanmış genel amaçlı soru listesi) Tetkikin kapsamını tanımlar ve bilgilendirir. Tüm konulara değinilip değinilmediğini gösterir. Tetkik için bir iskelet oluşturur. 26

27 Slayt 53 KONTROL LİSTELERİ Kontrol aracıdır. Kısa ve özdür. Her bir saha için ayrı kontrol listeleri mevcuttur. Tetkik görevlileri ve/veya firmanın bu konuda eğitimli personeli tarafından hazırlanabilir. Yeni tetkikçiler için faydası vardır. Slayt 54 Zaman yönetimi için yardımcıdır. Tetkike süreklilik sağlar. Tüm ilgili konuları kapsar. Görüşmeler için yapı oluşturur. Daha profesyonelcedir. 27