HASTANELERİMİZ BİRLİK MERKEZ LABORATUVARI İŞLEYİŞİ HAKKINDA GENEL BİLGİLENDİRME

Transkript

1 HASTANELERİMİZ BİRLİK MERKEZ LABORATUVARI İŞLEYİŞİ HAKKINDA GENEL BİLGİLENDİRME TANIMLAR: Merkez Laboratuvar: İstanbul İli Anadolu Kuzey Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği binası yanında yer alan laboratuvar yapılanmasını. Hastane Laboratuvarı: İstanbul İli Anadolu Kuzey Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği bünyesinde bulunan 11 Hastanede kurulmuş bulunan laboratuvar yapısını ifade etmektedir. Hastane Laboratuvar Paketleme Koordinatörü: Yüklenici firma tarafından her türlü iletişimi, numune hazırlanması, kurye teslimi ve stok takiplerini yapmak üzere hastanelerde görevlendirilmiş kişileri ifade eder. MERKEZ LABORATUVAR UYGULAMASI HASTANELERE NELER GETİRDİ? Hastane laboratuvarları merkezi laboratuvar yapılanması içinde mümkün olduğunca acil testlerin çalışılması amaçlı organize edilmiştir. Hastane laboratuvarları çekirdek biyokimya ve mikrobiyoloji laboratuvarı konsepti içerisinde değerlendirilmiş ve kaynakların daha etkili ve etkin kullanılmasının sağlanması amacıyla hasta güvenliği ilkeleri çerçevesinde altta tanımlanmış kurallar doğrultusunca yönetimi planlanmıştır. Özetle: Merkezi laboratuvar yapılanması içinde hastane laboratuvarlarının önceki laboratuvar yönetiminden başlıca farklılıkları: 1. Mikrobiyoloji ve Biyokimya laboratuvarı olarak core lab anlayışının benimsenmesi, 2. Kaynakların (teknisyen sayısı, fiziksel mekân kullanımı, zaman yönetimi açısından) etkili ve etkin kullanımı, 3. Test çeşitliliğine erişimin kolaylaşması, 4. Test metodu, numune türü, referans aralıkları açısından standardizasyonun sağlanması, 5. Birlik hastaneleri arasında laboratuvar disiplinlerinin harmonizasyonunun sağlanması, 6. Sofistike, ancak laboratuvar disiplinleri açısından değeri yüksek olan laboratuvar uygulamalarının eğitimsel amaçla uygulanabilirliği ve ulaşımının kolaylaşması, 7. Takım olarak çalışma mantığının oluşması, 8. Kalite Yönetim Sistemleri açısından hastaneler bazında merkezi sistem desteğinin sağlanması ve harmonizasyonu, 9. Döküman standardizasyonunun sağlanması ile akreditasyon açısından ön hazırlık imkânı sunması, 10. Bilgiye ulaşımın ve bilginin homojen dağılımının desteklemesi, 11. Bilimsel çalışmalar açısından değer yaratıcı fırsatları hazırlaması. Hastanelerde Laboratuvarlar ne yapacak ve nasıl yapacak? Biyokimya laboratuvar uygulamaları: Hastanenin rolü kapsamında saptanan Acil test menüleri birbirinden farklılık göstermekle birlikte temel olarak çalışılacak testler altta sıralanmıştır. Klinik Kimya Testleri (hastanelerin daha önce acil test menülerinde yer alan CC testleri olarak özetlenebilir.) İmmunassay testlerinden acil kapsamında olanlar (Beta HCG, TSH, FT4, Pro BNP, Troponin I, Kütle CK MB ve hastane rolü doğrultusunda ilave edilebilecek testler.) Rutin idrar analizleri Koagülasyon testleri (PT, aptt, fibrinojen, D-Dimer) Vücut sıvıları ve BOS numunesindeki rutin testler (Glukoz, Klor, LDH, Protein, BOS proteini gibi testler) Oral Glukoz Tolerans Testi (teste eşlik eden insülin düzeyleri merkez laboratuvar tarafından çalışılacaktır.) Açlık ve postprandial glukoz tayini hastane laboratuvarlarında yapılacaktır. 24 saatlik idrar ve spot idrardaki analizler. (protein ve mikroalbümin hastanede bakılacaktır.)

2 Kreatinin klirensi hastanede yapılacaktır. Preanalitik ve analitik süreçler açısından idrar ve kan kreatininin hastanede çalışılması hasta güvenliği açısından tercih edilmektedir. Hastanın eş zamanlı acil olmayan testleri için ikinci bir örnek alınarak merkez laboratuvara gönderilecektir. Gaitada gizli kan testi kaset test olarak hastanelerde bakılacaktır. Özel durumlarda gerekli testler cihaz menülerinde bulunması halinde hastane laboratuvarlarında tanımlanabilecektir (Acil transplantasyon hastasında siklosporin bakılma zorunluluğu gibi). Acil Mikrobiyoloji Laboratuvar Uygulamaları: Tam Kan (Hemogram) Retikulosit CRP Vücut Sıvıları Hücre Sayımı Gram Boyama Direkt Parazit İncelemesi HbsAg Anti-HCV Anti-HIV Kutu içerisindeki ELİSA grubu testler kan merkezinde veya acil laboratuvarda çalışılacaktır. Acil testler nasıl istenebilecek? Bu testler sadece acil departmanına başvuran hastalar için istenebilecektir. Poliklinik hastasında acil test talebi söz konusu olduğunda hastanın acile servisten girişinin yapılarak test talebinin oradan yapılması gereklidir. Hastane laboratuvarlarında yapılacak mikrobiyolojik testler altta yer almaktadır: Balgam Kültürü Nazofarenks Kültürü Kulak Kültürü Yara Kültürü Aspirat Kültürü Doku Biyopsisi Kültürü Gaita Kültürü Safra Sıvısı Kültürü Eklem Sıvısı Kültürü Plevral Sıvısı Kültürü Periton Sıvısı Kültürü Bos Sıvısı Kültürü Kan Kültürü Kateter Kültürü Vajen-Serviks Kültürü Anaerop Kültür Trakeal Aspirat Kültürü Bal Kültürü Perikard Sıvısı Kültürü Üretral Akıntı Kültürü Prostat Sıvısı Kültürü Konjunktiva Kültürü Sinüs Aspiratı Kültürü

3 Rota Virus Antijeni Enterik Adeno Virus Antijeni H.pylori Direkt Antijeni Entamoeba Hıstolytica Adezin Antijeni C.Difficile Toksin A Criptosporidium Antijen Chlamiydia Antijeni Şile Devlet Hastanesinde yukarıdaki mikrobiyoloji testlerine ilave olarak alttaki testler de çalışılacaktır (Bu hastanede acilde çalışılacak mikrobiyoloji testleri diğer hastaneler ile aynıdır). ASO, CRP, RF, Grup A Streptekok Tayini (Lateks veya ELİSA), HBsAg, Anti-HCV. Şile Devlet Hastanesinde acil biyokimyasal testler kapsamında kurulmuş olan cihazlarda kurye hizmetinin haftada iki kez düzenlenmiş olması nedeniyle farklı biyokimyasal parametreler çalışılabilecektir. Bu parametreler FSH, LH, E2, prolaktin,psa,fpsa, dır. KAN GAZLARI: Kan gazları hastanelerin muhtelif yerlerine kurulmuş olan kan gazı cihazları ile çalışılır. Bu cihazlar SHKS kapsamında hasta başı test cihazları olarak hastane laboratuvar uzmanlarının sorumluluğunda yönetilir. KAN GRUPLAMA TESTLERİ Bu testler hastanelerin kan merkezi/bankalarında gerçekleştirilecektir. Bu birimlerin sorumlu hekimleri cihaz yönetiminin birinci derecede takipçisidir. SPESİFİK TESTLERİN YÖNETİMİ Hastanelerden spesifik laboratuvar testleri istenebilecektir. Spesifik test istemlerinin önceki sistemden farklılıkları nelerdir? Önceki dönemde dış laboratuvara yönlendirdiğimiz testlerin önemli bir kısmını artık merkezi laboratuvarda yapabilecek teknik alt yapı ve donanıma sahibiz (LC-MS MS metodu ile amino asit analizleri, metabolik tarama testleri, uzun zincirli yağ asitleri, toksik ilaç düzeyleri, idrar ve serum immunfiksasyon elektroforezi, protein elektroforezi, PCR; İFA, TBC ve Mantar Laboratuvarı, flow citometry testleri, trombosit fonksiyon testleri, variant hemoglobin analizleri, prenatal testler, ter testi, allerji testleri gibi). Bu testler için gerekli numune bilgisine özellikle dikkat edilmesi ve özel formların eksiksiz doldurulması zorunluluğu vardır. İletişim kısmında belirtilen web adresinden ulaşılabilecek Laboratuvar Rehberi bu bilgiler için başvurulacak kaynaktır. DIŞ LABORATUVAR TESTLERİNİN YÖNETİMİ Hastanelerden dış laboratuvar testleri istenebilecektir.dış testler Merkez Laboratuvar testleridir ve yönetimi merkez laboratuvar tarafından yapılmaktadır. Bu testleri klinisyenler nasıl talep edecekler? Eskiden sevk formu düzenlenmesi gerekliliği gibi, hastanın ve klinisyenin gereksiz zorluklar yaşamasına neden olan kayıtsal süreçler ortadan kaldırılmıştır. Artık klinisyen direk olarak dış testler ekranından tüm diğer testlerde yaptığı işlemi yaparak talebini oluşturacaktır. Hastanelerde mevcut basılı dökümanlar aracılığı ile ve online olarak dış test rehberlerine ulaşılabilecek ve gerekli numune ve hazırlık aşamaları için hastanın doğru bilgilendirilmesi ve hazırlanması klinisyen tarafından sağlanabilecektir.

4 Ulaşılamayan testler söz konusu olduğunda neler yapılabilir? Her hastanede bulunan hastane laboratuvar paketleme koordinatörleri sorunların çözümüne yardımcı olmak ve bilgi akışı açısından iletişimi sağlamakla görevli kişilerdir. Öncelikle bu kişilerin aranması sorun yönetimi açısından kolaylaştırıcı olacaktır. Dış testlerin yolculuğu nasıl olacak? Dış test numuneleri de öncelikle merkez laboratuvara ulaşacak oradan kurye aracılığı ile transferi sağlanacaktır. Transfer edilen numunelerin stabilitesinin sağlanması nasıl olacak ve nasıl izlenecektir? Transfer edilen her numune ilgili testin gerektirdiği şartlar (Isı, nem, süre) açısından kontrol altındadır. Özel kayıt cihazları yolculuğu sırasında tüpleri yalnız bırakmamakta ve özel yazılımı sayesinde, özel olarak tasarlanmış soğutuculu çantalarda hafızasında sakladığı ısı ve zaman değişim kayıtlarını merkez laboratuvara ulaştığında özel programlara aktarma yeteneğine sahiptir. HASTANELERDE PREANALİTİK DÖNEM YÖNETİMİ Hastanelerimizde özel olarak eğitilmiş ve merkezle sürekli iletişimleri sağlanmış koordinasyon elemanları bulunmaktadır. Bu elemanlar preanalitik yönetimi açısından çok önemli kuralları hastanede mevcut bulunan laboratuvar çalışanları ile birlikte uygulamaktan ve gerekli durumlarda bilgi ve belge akışını sağlamakla sorumludurlar. Bu kişiler aynı zamanda stok yönetimini de izleyeceklerdir. KURYE HİZMETLERİNİN YÖNETİMİ Kurye Hizmeti kim tarafından sağlanmaktadır? Kurye hizmeti için ayrıca bir kurye firması kullanılmamakta bu hizmet merkez laboratuvar yüklenicisi tarafından temin edilmektedir.kurye hizmeti için uygulanacak özel yazılım sayesinde numune paketleme elemanları çantalara tüp yerleştirirken doğru tüpü doğru çantaya yerleştirmek konusunda uyarılacaktır.tek bir barkodun okutulması yoluyla tüm çanta tüp bilgisine ulaşılabilecek ve dökümü alınan form ile kayıt ve doküman yönetimi sağlanmış olacaktır. Aynı kontrollü yönetim merkez laboratuvar kaydı sırasında gerçekleştirilecektir. Kurye hizmeti sırasında numune izlenebilirliği (TÜP HANGİ AŞAMADA) nasıl sağlanmaktadır? Numune izlenebilirliği için özel bir yazılım programı geliştirilmiş ve her numune paketi kayıt altına alınarak ön kabulü yapıldıktan sonra hazırlanacak ve özel bir barkodlama sistemi ile merkez laboratuvara ulaştığında merkez laboratuvar kabul elemanları tarafından benzer bir kontrol gerçekleştirilecek ve bu süreçler laboratuvar kullanım ekranlarında izlenebilir olacaktır. (LİS ekranlarında hasta sayfası F7 butonu aracılığıyla ulaşılan numune evre ve zaman ilişkileri ekranından MERKEZ KABUL ibaresinin görülmesi, numunenin merkez laboratuvara girdiğini ifade eder.) Yatan hastalar için özel bir sistem uygulanacak mı? Her yatan hastanın potansiyel bir acil hasta olması mantığından hareketle yatan hastalar farklı renklendirilecek (mavi) ve ayrı özel renkli suporlarda paketlenerek merkez laboratuvarın öncelikli numuneleri olarak işlem görecektir. Bu numuneler merkez laboratuvarda bir anlamda acil numune uygulamasına tabi olacaklardır. Preanalitik hata kaynakları açısından hastanelerde paketleme merkezi ne yapacak? Laboratuvarların en sık sorunlarından olan, lipemik ve ikterik numuneler bir ön elemeye tabi olacak ve ayrı olarak paketlenecek hemolizli, pıhtılı, yetersiz seviyede numuneler ve hatalı barkodlu numuneler hastane ortamında red edilecektir.

5 Serum numuneleri her şekilde santrifüj edilerek paketlemeye alınacaktır. Santrifüj edilmemiş numuneler merkez laboratuvar kabullerinde red edilecektir. Bu durum için istisnalar söz konusu olmayacağından azami dikkat sağlanmalıdır. Gerekli eğitimler hastane laboratuvar uzmanlarının sorumluluğundadır. Kurye saatleri nelerdir? şeklinde kurye hizmeti verilecek, kurye saatine yetişemeyen numune bir sonraki kurye saatine kadar santrifüjlenerek soğuk ortamda saklanacaktır. Kurye ile gelen numunelerin merkez laboratuvarda analitik şüreçler açısından data analizleri yapılmakta ve sonuçlar doğrultusunda saatlerinde revizyonlar olabilmektedir.güncel bilgiler paketleme sorumluları aracılığı ile duyurulacaktır. KLİNİSYENLERİN MERKEZİ LABORATUVAR YAPISINDA ROLÜ Test istemleri nasıl olacaktır? Hastanelerin HBYS firmaları acil ve merkezi laboratuvardan istenebilecek testler ve dış testler için kullanımı kolay ekranlar oluşturacaklardır. Tüp yönetimi yazılımsal olarak üretilecek barkodlar ve üzerindeki bilgiler doğrultusunca laboratuvar elemanları tarafından yapılacaktır. Klinisyenin sorumlulukları nelerdir? Klinisyenin bu yapılanma içerisinde en önemli sorumluluğu gerçekten acil olan testlerin yönetimini doğru ve gerçekçi bir şekilde yapması şeklindedir. Klinisyenin sistem açısından dikkatli olması gereken özel durumlar açlık durumu gerektiren testler açısından hastanın sorgulanarak doğru zamanda numune vermeye yönlendirilmesi (uzamış açlık, sirkadien ritm gibi biyolojik varyasyonları dikkate alarak) gerekli testler için bilgilendirme formlarını tam doldurması, ilaç analizleri için son doz ilişkisini doğru yönetmesi, hazırlık gerektiren testler konusunda hasta bilgilendirmesinin yapılması noktasındadır. Yatan hastada dikkat edilecekler nelerdir? Hastanın barkodu kesinlikle kan alınmadan önce tüpe yapıştırılmamalı, hastanın yanında kimlik kontrolü yapıldıktan sonra tüp etiketlenmelidir. Bu nokta preanalitik hata yönetiminde olmazsa olmaz kuraldır. Asla önceden basılmış barkodlar kullanılmamalı numuneler alındıktan sonra mümkün olan en kısa sürede paketleme ünitesine ulaştırılmalıdır. Sabah dan sonra alınan numunelerin merkez laboratuvara gönderilmesi bir sonraki kurye saatine (09.30) kalacaktır. POSTANALİTİK SÜREÇ TAKİBİ Merkez laboratuvarda bulunan uzmanlar tarafından sisteme ulaşan test sonuçları onaylanır. Test tekrarları, add on testler açısından numuneler şartname gereği 36 saat uygun koşullarda saklanır. Bu süre sonunda tıbbi atık yönetimi doğrultusunca bertaraf edilir. Laboratuvar uzmanları zamanında sonuç ulaştırmak amacıyla ileri IT teknolojileri sayesinde uzaktan onay yapabilmektedirler. PANİK DEĞER YÖNETİMİ Panik değer oluştuğunda onay veren uzman özel açıklamalarını da ekleyerek ekranından onay verir ve anında hastanın test istemini yapan doktorun ekranına uyarı mesajı gider ve en kısa sürede hastanın müdahalesi yönetilir. Test bu süreçte gerekirse laboratuvar tarafından tekrarlanabilir ya da diğer kalite kontrol adımları uygulanır ve değişiklik olması halinde tekrar onaylanarak aynı işlemler tekrarlanır. MERKEZİ LABORATUVAR HAKKINDA ÖZET GENEL TEKNİK DETAYLAR: Merkezi laboratuvar ISO gereklilikleri çerçevesinde özel atık yönetiminin uygulandığı bir laboratuvardır ve bu bakımdan üstün teknolojik alt yapıya sahiptir. Katı ve sıvı atık yönetimi ayrı birimlerde sağlanır. Cihazlarda kullanılan su özel merkezi su sistemleri tarafından sağlanmaktadır. Hastane ve merkez laboratuvarlar depo ve stok yönetimini sağlayacak kapasitede özel sıcak ve soğuk

6 depolar bünyesinde bulunmaktadır. Bunların ısı takip ve kontrolleri izlenir ve kayıt altına alınır. Laboratuvarımızda Cat6 kablo kullanılarak zemin kanal ve sıva üstü kanal olmak üzere toplam 155 adet Network data ucu sonlandırması yapılmıştır.şu an laboratuvarımızda 4 sunucu ve 80 civarında PC bulunmaktadır.iç ve dış kamera sistemi ve kartlı geçiş sistemi kurularak güvenlik sağlanmaya çalışılmıştır. STOK YÖNETİMİ Hastanelerin laboratuvar stok yönetimleri yüklenici firma hastane paketleme koordinasyon görevlileri tarafından sağlanacaktır. Özel olarak oluşturulan sipariş hattına (siparis@kuzend.com) yoluyla sipariş verilecektir. Stok takibinin sorumluluğu (eksik test olmaması açısından) laboratuvar uzmanı ile birlikte yüklenici firmaya aittir. MERKEZ LABORATUVARDA KALİTE KONTROL PROGRAMLARI SHKS standartları temel takip edilecek standardımız olmakla birlikte ISO hazırlığı hedefimizdir. Bu kapsamda laboratuvar çalışanları arasından alttaki fonksiyonları sağlamak üzere ekipler oluşturulacaktır: 1. Preanalitik indikatörler yönetim ekibi: Preanalitik dönem hatalarının azaltılması ve gerekli analizler sonrası iyileştirici faaliyetleri yönetir. 2. Analitik dönem indikatörleri yönetim ekibi: İnternal ve External kalite kontrol programlarının takibi ve analitik kalite çalışmalarını yürütür. 3. Postanalitik dönem indikatörler yönetim ekibi: Postanalitik dönem hatalarının minimalize edilmesi için izlem yapar, ölçer ve iyileştirici faaliyetleri yönetir. 4. Çalışan güvenliği ekibi: Çalışan güvenliği ile ilgili her türlü faaliyetin planlanması, yürütülmesi, kontrolü ve ölçülmesi sonrasında iyileştirici faaliyetleri planlar. Ortam risk analiz değerlendirmesi yaparak koruyucu önlemleri planlar ve sağlık taramalarını yönetir. 5. Eğitim süreçleri ekibi: Her ekibin belirtmiş olduğu planlama dahilinde eğitimlerin organizasyonu, kayıt altına alınması ve katılımı teşvik metotlarını araştırır ve yönetir. Çalışanları sertifikasyon programları, sempozyum, kongre, vs. bilimsel programlar konusunda bilgilendirir. 6. Cihaz yönetimi takip ekibi: Laboratuvar cihaz yönetim dosyalarının hazırlanması, güncelliğinin korunması, kayıtların saklanması, dönem sonu analizleri ile iyileştirici faaliyetleri planlar. 7. Sosyal organizasyon ekibi: Çalışan memnuniyeti ve birlik, beraberliğin sağlanması amaçlı her türlü organizasyon, sosyal etkinlik takibi, duyurulması ve programlanmasından sorumludur. 8. Panik değer takip ekibi: Panik değer oluşturulması ile ilgili klinik görüşlerin alınması, bilgilerin güncellenmesi, kayıtlarının tutulması, analizler sonucunda iyileştirici faaliyetlerin düzenlenmesinden sorumludur. Her ekip indikatörlerini tanımlamak, hedeflerini oluşturmak, analizlerini yapmak ve iyileştirici etkinliklerini sağlamakla yükümlüdür. Ekip üyeleri tüm birlik laboratuvar çalışanlarının arasından öncelikle gönüllülük esası yoluyla, ancak gerekli durumlarda laboratuvar koordinatörlüğü tarafından belirlenecektir. ESNEKLİK YETENEĞİ Merkezi Laboratuvar Yapılanması Teknik Şartnamesi gereği, hasta, klinisyen ve laboratuvar uzmanlarının ihtiyaçlarını en etkili şekilde yönetebilecek kapasite ve esnekliktedir. Sürekli iyileştirme açısından gereken değişimler vizyonunun temel noktasıdır. MERKEZİ LABORATUVAR İLETİŞİM YÖNETİM MERKEZİ Merkezi laoratuvar uygulamaları kapsamında öncelikli sorun çözücüler hastanelerde görevlendirilmiş olan Hastane laboratuvar Paketleme Koordinatörleridir.Bu kişilerin iletişim bilgileri ve isimleri altta mevcuttur. Bu noktalarda çözülemeyen sorunlar için merkezi laboratuvar yapılanması içerisinde bir kriz yönetim masası ve görevlisi tanımlanmıştır.iletişim bilgileri ve adı altta mevcuttur.

7 HASTANE LABORATUVAR PAKETLEME KOORDİNATÖRLERİ Operasyon+Paketleme Sorumluları TELEFON NUMARASI MAİL ADRESLERİ KURUM EYÜP ASLAN FSM DİDEM KARAKAYA BOZDAĞ FSM MEHMET CEMİL DALKIRAN' BEYKOZ MURAT MİDİLLİ BEYKOZ SEVGİ DURKAYA HPN CENGİZHAN ZEYBEK HPN MERYEM YILDIZ ÜMRANİYE MEHTAP KIRCA KOLBAŞ ÜMRANİYE YELİZ AKINCI GÖZTEPE ALİYE KÖROĞLU GÖZTEPE NURSEL GÜNDÜZ ÜSKÜDAR EBRU YAMAN ZEYNEP KAMİL SİMAY ÜLKER SİYAMİERSEK MERKEZ LABORATUVAR İLETİŞİM YÖNETİM SORUMLUSU BİYOLOG AYTEN TEKAS Tel: labdanismahatti@kuzend.com