AKHİSAR BELEDİYESİ STANDART DOSYA PLANI

Transkript

1 AKHİSAR BELEDİYESİ STANDART DOSYA PLANI Akhisar/MANİSA 2013

2 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya Tümleşik Dosya Dosya Planı : Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. : Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). : Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. 2

3 Örneğin ; Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma Diğer Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmış olacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR 1) Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. 3

4 2) Dosya Planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. 3) Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. 4) Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkân sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde "Personel işleri"ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda "900 Personel İşleri" kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. "900 Personel İşleri" adlı bir dosya, sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. 5) Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu "9" ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış "Diğer" adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. 6) Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda "99 Diğer" adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. 7) Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda "99 Diğer" adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. 8) Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere (Bilgi İşlem Müdürlüğü - Kurum Arşivi) bildirilecektir. 9) Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. 10) Planın ekinde bulunan "İndeks", dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. 11) Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin 4

5 sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. 12) Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek- 1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, "/" işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. 13) Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod ";" (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; 14) Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. 15) Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satın alma sürecinde alınması gereken bir olur için "Genel İşler" bölümünde yer alan "020 Olurlar, onaylar" kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satın alma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satın alma kodu ile tanımlanmalı ve satın alma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği "020 Olurlar" adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. 5

6 16)Yazı İşleri Müdürlüğü, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. 17)Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. 18) Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. 19) Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. 20) Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa "Özel Kodu" gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır "Ek-3". Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır. 21) Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. 22) Müdürlükler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Akisar Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği'nin 11 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, kurum arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. 6

7 Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. 23) Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Akhisar Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine uyulacaktır. STANDART DOSYA PLANI EKLER ÜLKE K ODLARI EK 1 Andorra AD Eritre ER Komor Adalar KM Portekiz PT ABD Virjin Adaları, VI Ermenistan AM Kongo CG Porto Riko PR Afganistan AF Fas MA Kongo CD Reunyon RE Almanya DE Fiji FJ Kore KP Romanya RO Amerikan Samoa AS Fildişi Sahili CI Kuzey Mariyan Ad. MP Ruanda RW Angola AO Filipinler PH Küba CU Rusya Federasyonu RU Anguilla AI Finlandiya FI Lao LA Seysel SC Antarktika AQ Fransa FR Lesotho LS Sierra Leone SL Antigua ve Barbados AG Fransız Guyanası GF Letonya LV Singapur SG Arjantin AR Fransız Polinezyası PF Liberya LR Slovakya Cum. SK Arnavutluk AL Gabon GA Libya LY Slovenya SI A rub a AW Gambiya GM Lihtenştayn LI Solomon Adalar SB Avustralya AU Gana GH Litvanya LT Somali SO Avusturya AT Georgia & Sandwich GS Lübnan LB Srilanka LK Azerbaycan AZ Gine GN Lüksemburg LU Sudan SD Bahama BS Gine Bissau GW Macaristan HU Surinam SR Bahreyn BH Granada GD Madagaskar MG Suriye Arap Cum. SY Bangladeş BD Grönland GL Makao MO Suudi Arabistan SA Barbados BB Guadalup GP Makedonya MK Svalbard ve Jan Ma SJ Batı Sahra EH Guam GU Malavi MW Svaziland SZ Belçika BE Guatemala GT Maldiv Adalar MV Şili CL Belize BZ Guyana GY Malezya MY Tacikistan TJ Benin BJ Güney Afrika ZA Mali ML Tanzanya TZ Bermuda BM Gürcistan GE Malt MT Tayland TH Beyaz Rusya BY Haiti HT Marshal Adalar MH Tayvan TW Bhutan BT Heard ve Mcdonald HM Martinik MQ Togo TG Birleşik Arap Emirlik. AE Hindistan IN Mayotte YT Tokelan TK Birleşik Devletler US Hırvatistan HR Meksika MX Tonga TO Birleşik Krallık GB Hollanda NL Merkez Afrika Cum. CF Trinidad ve Tobago TT Bolivya BO Hollanda Antilleri AN Mısır EG Tunus TN Bosna Hersek B Honduras HN Moğolistan MN Turks ve Caicos Ad. TC 7

8 Bostvana BW Hong Kong HK Moldavya Cum. MD Tuvalu TV Brezilya BR İngiliz Hint okyanus IO Monako MC Türkiye TR Bruney Darüsselam BN İngiliz Virjin Adalar VG Montserrat MS Türkmenistan TM Bulgaristan BG Irak IQ Moris Adalar MU Uganda UG Burkina Faso BF İran IR Moritanya MR Ukrayna UA Burma MM İrlanda IE Mozambik MZ Umman OM Burundi BI İspanya ES Namibya NA Uruguay UY Buvet Adası BV İsrail IL Nauru NR Ürdün JO Cad TD İsveç SE Nepal NP Vallis Fununa Ada. WF Cebeli Tarık GI İsviçre CH Nijer NE Vanuatu VU Cezayir DZ İtalya IT Nijerya NG Vatikan Şehir Dev. VA Cibuti DJ İzlanda IS Nikaragua NI Venezüella VE Cocos Adalar CC Jamaika JM Niue Adalar NU Vietnam VN Cook Adası CK Japonya JP Norfolk Adalar NF Yemen YE Çek Cumhuriyeti CZ Kamboçya KH Norveç NO Yeni Kaledonya NC Çin CN Kamerun CM Özbekistan UZ Yeni Zelanda NZ Danimarka DK Kanada CA Pakistan PK Yılbaşı Adası CX Doğu Timor TP Katar QA Palau PW Yugoslavya YU Dominik DM Kayman Adalar KY Panama PA Yunanistan GR Dominik Cumhuriyeti DO Kazakistan KZ Papua Yeni Gine PG Zambiya ZM Ekvator EC Kenya KE Paraguay PY Zimbabwe ZW Ekvodor Gine GQ Kırgızistan KG Peru PE El Salvador SV Kırıbatı KI Pitcairn Adası PN Endonezya ID Kolombiya CO Polonya PL EK -2 İL TRAFİK KODLARI Adana 1 Bitlis 13 Erzurum 25 Kastamonu 37 Muş 49 Trabzon 61 Şırnak 73 Adıyaman 2 Bolu 14 Eskişehir 26 Kayseri 38 Nevşehir 50 Tunceli 62 Bartın 74 Afyonkarahisar 3 Burdur 15 Gaziantep 27 Kırklareli 39 Niğde 51 Şanlıurfa 63 Ardahan 75 Ağrı 4 Bursa 16 Giresun 28 Kırşehir 40 Ordu 52 Uşak 64 Iğdır 76 Amasya 5 Çanakkale 17 Gümüşhane 29 Kocaeli 41 Rize 53 Van 65 Yalova 77 Ankara 6 Çankırı 18 Hakkâri 30 Konya 42 Sakarya 54 Yozgat 66 Karabük 78 Antalya 7 Çorum 19 Hatay 31 Kütahya 43 Samsun 55 Zonguldak 67 Kilis 79 Artvin 8 Denizli 20 Isparta 32 Malatya 44 Siirt 56 Aksaray 68 Osmaniye 80 Aydın 9 Diyarbakır 21 Mersin 33 Manisa 45 Sinop 57 Bayburt 69 Düzce 81 Balıkesir 10 Edirne 22 İstanbul 34 Kahramanmaraş 46 Sivas 58 Karaman 70 8

9 Bilecik 11 Elazığ 23 İzmir 35 Mardin 47 Tekirdağ 59 Kırıkkale 71 Bingöl 12 Erzincan 24 Kars 36 Muğla 48 Tokat 60 Batman 72 EK-3 9

10 Konu Grubunun Adı STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI Dosya Kodu Aralığı 1 GENEL İŞLER ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler Hukuk İşleri Teftiş/Denetim İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri

11 STANDART DOSYA PLANI ANA DOSYA 1.ALT KONU 2.ALT KONU 3.ALT KONU GENEL İŞLER ( ) 0 Genel 010 Mezzuat İşleri Kanunlar Tüzükler Yönetmelikler Yönergeler Tebliğler Genelgeler İç Genelgeler Dış Genelgeler Talimatlar,Duyurular,Sirkülerler Talimatlar Duyurular Sirkülerler Rehber,Kılavuz Standartlar Diğer (Mevzuat İşleri) 020 Olurlar,Onaylar 030 Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller Anlaşmalar Sözleşmeler Protokoller Şartnameler İdari Teknik Diğer (Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller) 040 Faaliyet Raporları Haftalık Aylık Üç Aylık Altı Aylık Yıllık Konsolide Diğer (Faaliyet Raporları) 041 Brifingler ve Bilgi Notları Brifingler Bilgi Notları Diğer (Brifingler ve Bilgi Notları) 042 İstatistikler 044 Anketler Teknik ve Mesleki 11

12 Hukuki İdari Diğer 050 Kurullar ve Toplantılar Genel Kurullar, Senatolar, Meclisler Seçim ve Atama İşleri Davetler ve Gündemler Tutanaklar Kararlar Ödemeler Yönetim Kurulları, Belediye Encümeni Danışma, Disiplin, Koordinasyon Kurulları İhtisas Kurulları Konseyler Komite, Komisyonlar Diğer (Kurullar ve Toplantılar) 051 Bilimsel Ve Kültürel Toplantılar Kongre Konferans Şura Sempozyum Seminer Benal Kurultay Çalıştay Panel Kollokyum Diger (Bilimsel Ve Kültürel Toplantılar) 060 Kalite Yönetim Sistemi Kalite El Kitabı Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler Talimatlar Formlar İzleme ve Ölçme İşlemleri Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi) Tetkik İşlemleri İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi) İyileştirme İşlemleri Düzeltici Faaliyetler Önleyici Faaliyetler Bireysel Öneriler Yönetimin Gözden Geçirmesi Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme Planlama Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi Tasarım ve Geliştirme Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması) 12

13 Diğer (Kalite Yönetim Sistemi) 105 Ölüm Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri Gaiplik/Gaipliğin Feshi Vasiyatname Bildirimi/İptali Diğer (Ölüm İşleri) İşbirliği 250 Mahalli İdareler İşler 251 Mahalli İdarelerin İş ve İşlemlerine İlişkin Onaylar İl Özel İdare İhale Onayları s Kanun s Kanun s Kanun Belediye ihale İşlemleri s Kanun s Kanun s Kanun İhaleden yasaklama onayları Tasarruf tedbirleri Genelgesine Göre Harcama izinlerine İlişkin Onaylar Başbakanlıktan alınan Bakanlıktan alınan Tahsis Onayları Borçlanma Onayları Şirket Kurulmasına İlişkin Onaylar İşletme Kurulmasına İlişkin Onaylar Yardım Ödenek Onayları İl Özel İdareleri Belediyeler Tahsis değişikliği Onayla kapanan dosyalar Ön İnceleme Onayları Araştırma Onayları Özel Denetim Onayları Görevden Uzaklaştırma onayları Belediye başkanı Belediye Meclis Üyeleri Muhtarlar İhtiyar Heyeti Üyeleri Birlik Başkanı ve üyeleri Göreve iade onayları İşlemden Kaldırma Onayları Mükerrer Onayın İptali Belediye Sınır Tasdikleri Onayları Birlik Tüzük Onayları Tüzük Değişikliği onayı Diğer (Mahalli İdarelerin İş ve İşlemlerine İlişkin Onaylar) 252 İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları 13

14 Doğrudan İhbar ve Şikayetler Savcılıklardan Gelenler Valiliklerden Gelenler Diğer (İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları) 253 Mahalli İdarelere Mevzuatının Uygulanmasına İlişkin Görüş Talepleri Muhtar Ödenekleri İl Özel İdaresinin iş ve işlemlerine ilişkin Görüşler Talepleri ve Şikayetler İl Özel İdarelerinin Şirket Kurmaları veya Kurulmuş şirketlere İştiraklerine ilişkin işlemler sayılı Kanun gereği Yapılan İşlemler Diğer (İl Özel İdaresi Bütçe İş ve İşlemleri) 255 Belediye Bütçe İş Ve İşlemleri Mahalli İdarelerin Bütçe Çalışmaları Sayılı Kanunla İlgili İşlemler Kamu Yararı Kararı Kamu Yararı Kararından vazgeçme Açılan Davalarla ilgili savunmalar İhale Yasaklamaları İller Bankası ile yapılan yazışmalar Belediye bağlanmaları ile ilgili verilen talimatlar Belediye kurulmaları ile ilgili verilen talimatlar Büyükşehir Bel. Hk Yazışmalar Diğer (Belediye Bütçe İş Ve İşlemleri 256 Bütçe Yardımları İş ve İşlemleri Mahalli İdarelere Yardım Ödenekleri Belediyeler İl Özel İdareleri Diğer (Bütçe Yardımları İş ve İşlemleri) 257 Raporlar ve Layihalara İlişkin İş ve İşlemleri Denetim Teftiş Raporları Belediyeler İl Özel İdareleri Birlikler Belediyelere Bağlı Kuruluşlar İlçe Özel İdareleri Teftiş Layihaları Belediyeler İl Özel İdareleri Birlikler Belediyelere Bağlı Kuruluşlar Tazmin Raporları Belediyeler İl Özel İdareleri Birlikler Belediyelere Bağlı Kuruluşlar Diğer (Belediyelere Bağlı Kuruluşlar) 258 Kardeş Şehirler 14

15 259 Konsoloslukların İmza ve Mühür Örnekleri 260 Yerel Gündem Belediye Başkanları İş ve İşlemleri Belediye Başkanlarının Mal Bildirimlerinin Takibi Gelen Mal Bildirimleri Diğer (Belediye Başkanları İş ve İşlemleri) 262 Belediye ve İl özel idaresi Kadro İş ve İşlemleri İl Özel İdareleri Memur İşçi Sözleşmeli Personel Belediye Memur İşçi Sözleşmeli Personel Diğer (Belediye ve İl özel idaresi Kadro İş ve İşlemleri) 263 Mahalli İdareler ve Bakanlığımız aleyhine açılan davalarla ilgili Savunmalar 264 Teşkilat ve Hizmetler İş ve İşlemleri Belediye Kurulmaları Birlik Kurulmaları Birleşme ve Katılma Sınır İçine Alınma Tüzel Kişiliğin Sona Erdirilmesi Belediye ve Birlik İsim Değişikliği Belediye ve Birlik Meclisinin Feshi Belediye Başkanının Düşürülmesi s Mezarlıkların Korunması Hakkında Kanun s Kanun s Kanun s Kanun Mahalli İdarelerin Taşıt Edinmeleri Yurt Dışı Hibeler Diğer (Teşkilat ve Hizmetler İş ve İşlemleri) 300 Belediye ve Özel İdare İşleri 301 Yazı Ve Karar İşleri Meclis Çalışmaları Meclis Üyeleri Meclis Gündemler Meclis Toplantı Tutanakları Meclis Kararları Meclis Meclis Kararları İlanı Meclis Mülki Amire Gönderilen Kararlar Meclis Onaya Gönderilen Kararlar Meclis Komisyonları Plan ve Bütçe Komisyonu Plan ve Bütçe Komisyon Toplantıları Plan ve Bütçe Komisyon Kararları 15

16 İmar ve Bayındırlık Komisyonu İmar ve Bayındırlık Komisyonu Toplantıları İmar ve Bayındırlık Komisyonu Kararları Denetim Komisyonu Denetim Komisyonu Toplantıları Denetim Komisyonu Kararları Eğitim Komisyonu Eğitim Komisyonu Toplantıları Eğitim Komisyonu Kararları Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu Toplantıları Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu Kararları Çevre ve Sağlık Komisyonu Çevre ve Sağlık Komisyonu Toplantıları Çevre ve Sağlık Komisyonu Kararları Diğer (Yazı ve Karar İşleri) 302 Encümen Çalışmaları Encümen Üyeleri Encümen Gündemleri Encümen Kararları Onaya Gönderilen Kararlar Diğer (Encümen Çalışmaları) 303 Evlendirme İşleri Evlendirme Talepleri Evlendirme Kütüğü Evlendirme Cüzdanları Evlendirme Beyannameler Sağlık Raporları Evlenme Ehliyet Belgeleri Kurumlarla Yazışmalar Nüfus İdaresi Evlendirme Bildirimleri Cumhuriyet Savcılığı Konsolosluklar Diğer (Evlendirme İşleri) 304 Zabıta İş ve İşlemleri Çalışma Programları Günlük Çalışma Programları Aylık Çalışma Programları Nöbetler ve Görev Dağılımları Denetim Raporları Günlük Raporlar Aylık Raporlar Tutanaklar Araştırma Tutanakları Zaptedilen Eşyalar Tutanağı Adres Tespit Tutanakları 16

17 Mali Durum Tespit Tutanakları Ceza Tutanakları sayılı Kanun Gereği sayılı Kanun Gereği sayılı Kanun Gereği sayılı Kanun Gereği Diğer (Çalışma Programları) 305 Denetimler Esnaf Denetimleri Pazar Denetimleri Seyyar Denetimleri Kurumlardan Gelen Talimatlar Cumhuriyet Savcılığından Gelen Talimatlar Emniyet Teşkilatından Gelen Talimatlar Kurumlar Adına Yapılan Soruşturmalar Tebligatlar Kurum adına yapılan Tebligatlar Diğer Kurumlar Adına Yapılan Tebligatlar Diğer (Denetimler) 306 Trafik İşleri Trafik Komisyon Raporları Tutanaklar Diğer (Trafik İşleri) 307 Küşat Ruhsat İşleri Küşat Ruhsat Taleplari Kurumlarla Yazışma Küşat Heyet Raporları Verile Küşat Ve Ruhsatlar Kaynak Suları Ruhsatları Kaynak Suları İşletme Ruhsatları Jeotermal kaynaklar ve Doğal Mineralli Su Ruhsatı Diğer Su Ruhsatları A Grubu Maden İşletme Ruhsatları Hammadde Üretim İzinleri Diğer (Küşat) 308 Ölçü ve Ayar İşleri Ölçü ve Ayar Talepleri Ölçü ve Ayar Beyannameleri Ölçü Aletlerinin Kontrolü Ani Kontroller Yıllık Kontroller Tutanaklar Ölçü Aletleri Kontrol Raporları Sanayi Bakanlığından Gelen Talimatlar Diğer (Ölçü ve Ayar İşleri) 309 İtfaiye İş ve İşlemleri Yangın İhbar Raporları 17

18 Yangın İstatistikleri Aylık İstatistik Raporları Yıllık İstatistik Raporları Yangın Raporları Yangın Ulaşım Planları Yangın Tatbikatları İtfaiye Uygunluk Raporları Konut Kontrol Raporları İşyeri Kontrol Raporları Kamu Binaları Kontrol Raporları Acil Yardım ve Kurtarma İşleri Acil Yardım ve Kurtarma İhbarları Acil Yardım ve Kurtarma Müdahale Tutanakları Diğer (İtfaiye İş ve İşlemleri) 310 Bayındırlık-İmar İş ve İşlemleri İmar Planları Çevre Düzeni Planları Nazım Planlar Uygulama İmar Planları Plan Tadilatları Plan Tadilat Talepleri Planlama İle İlgili Onaylar Bayındırlık ve İskan Bakanlığı sayılı Kanun gereği sayılı Kanun gereği Kültür ve Turizm Bakanlığı sayılı Kanun gereği Sit Alanları sayılı Kanun gereği Turizm Alanları Özel Çevre Koruma Kurulları sayılı Kanun gereği Çevre ve Orman Bakanlığı sayılı KHK gereği GAP İdaresi sayılı Kanun gereği Özelleştirme İdaresi sayılı Kanun gereği Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Parselasyon Planları İfraz ve Tevhit İşleri İfraz İşleri Tevhit İşleri İmar Durum Belgeleri İmar Durum Belgesi Talepleri Verilen İmar Durum Belgeleri Zemin Etüdleri Ruhsat ve İzinler İnşaat Ruhsatları İnşaat Ruhsatı Talepleri Verilen İnşaat Ruhsatları İskan Ruhsatları İskan Ruhsatı Talepleri 18

19 Verilen İskan Ruhsatları Asansör Ruhsatları Asansör Ruhsatı Talepleri Verilen Asansör Ruhsatları Kat İrtifakı Vizeler Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi Talepleri Yapılan Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi Aplikasyon ve Yol Kotu Tutanakları Toprak Vizesi Toprak Vizesi Talepleri Yapılan Toprak Vizesi Temel Toprak Tutanakları Temel Vizesi Temel Vizesi Talepleri Yapılan Temel Vizesi Temel Vizesi Tutanakları Demir Vizesi Demir Vizesi Talepleri Yapılan Demir Vizesi Demir Vizesi Tutanakları Proje Onay İşleri Mimari Proje Statik Proje Tesisat Projeleri Kaçak ve Ruhsata Aykırı Yapı Şikayetleri Kaçak ve Ruhsata Aykırı Yapı Tutanakları İmar Para Cezaları Yıkım Kararları Yapı Denetim İşleri Yapı Denetim Şirketleri Yapı Denetim Hakedişleri Tutulan Siciller Proje Müellif Sicilleri Müteahhit Sicilleri Yapı Denetim Şirket Sicilleri Sayılı Gecekondu Kanunu Uygulamaları Kentsel Dönüşüm ve Konut İşleri Kentsel Dönüşüm İşleri Kentsel Dönüşüm Projeleri Kentsel Dönüşüm Uygulamaları Arsa Tahsis ve Satış İşleri Arsa Talepleri Arsa Tahsis ve Satışları Konut Tahsis ve Satış İşleri Konut Talepleri 19