c - Döner Sermaye İşlemleri :

Transkript

1 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü SAYI : B.10.0.THG / KONU : Genel Uygulamalar tarih ve 3724 sayılı GENELGE 2002 / 24 Modern tıp anlayışına göre sağlık hizmetlerinin sunumunda gelinen yeniden yapılanma sürecinde fertlerin yaşamlarını, beden ve ruh sağlığı yönünden tam bir iyilik halinde sürdürmelerinin sağlanmasının yanı sıra tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetlerinin sunumunda vazgeçilmez bir unsur olarak ön plana çıkmış olan hastanelerimizde halk a modern tıbbın ve çağın gereklerine uygun daha etkin, verimli ve arzu edilen seviyede kaliteli sağlık hizmeti verilmesi, bu konudaki şikayetlerin en aza indirgenmesi ve ilgili mevzuatta öngörülen normlara uygun sağlık hizmeti sunulması büyük önem arzetmektedir. 13 Ocak 1983 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği hükümlerine göre; Bakanlığımıza ait yataklı tedavi kurumlarında verilmekte olan sağlık hizmetlerine ilişkin uygulama esaslarının ve personelin görev, yetki ve sorumluluklarının vurgulanması ve modern çağın gereklerine uygun, süratli, kaliteli ve ekonomik hastane işletmeciliğinin temini amacıyla uyulması gereken hususlar; idari, mali, teknik ve tıbbi hizmetler başlıkları altında detaylı olarak açıklanmıştır. c - Döner Sermaye İşlemleri : Döner sermaye iş ve işlemlerinin sağlıklı ve mevzuatına uygun olarak yürütülmesini teminen aşağıda sıralanan hususların noksansız uygulanması gerekmektedir. a) Döner sermayeden yapılan harcamalar için idarece tahakkuk ve satın alma birimlerinin kurulması, (burada yeteri kadar idari, mali, teknik ve sağlık konularında bilgi ve deneyim sahibi personel ile hastane müdür yardımcıları görevlendirilmelidir.) b) Hastane ihtiyaçlarının büyük çoğunluğu döner sermaye bütçesinden temin edildiğinden, genel bütçe ambar memuru ve ayniyat saymanlığının döner sermaye işlemleri için de görevlendirilmesi esastır. 1

2 c. 1 Döner Sermaye İhale İşlemleri : Döner Sermaye Bütçesinden 2002 yılı ihtiyaçları için yapılacak ihalelerde; Bakanlığımızca İkinci Derece İta Amirlerine sınırsız ihale yapma yetkisi ve tüm ihaleler de (Birtrilyonbeşyüzmilyar ) TL na kadar sözleşme yapma ve ihale tasdik etme yetkisi verilmiştir. I Genel Esaslar : 1- İhalede açıklık ve rekabet ortamı mutlaka korunacak,acil ve zorunlu haller dışında mal ve hizmet alımlarında pazarlık alımlarına yer verilmeyecek, süreklilik arz eden ihtiyaçlar altı aylık veya yıllık olarak Kapalı Teklif Usulü ile ihale edilecektir. İhaleler kalem kalem yapılacak ancak, gruplara ayrılabilecek olanlar gruplar halinde de yapılabilecektir yılı yemek ve temizlik ihaleleri tarih ve sayılı Genelgede belirtilen fiyatlar (aşağıdaki gibi) dahilinde gerçekleştirilecektir. a) Malzemeli Yemek İhalesinde öğün başı tavan limitleri ; Kahvaltı : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. Normal Yemek : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. Diyet : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. b) Malzemeli Temizlik İhalelerinde taban ve tavan limitler aşağıdaki hesaplamaya göre bulunacak rakamlardır. TABAN FİYAT a) Toplam İşçilik Maliyeti (Ücret+Yol+Yemek+Giyecek) =...TL. b) Temizlik Malzeme Maliyeti (m2= TL) =...TL. c) Amort. Sözleşme vb. Giderler (a + b nin % 2 si) =...TL Toplam Taban Fiyatı (a+b+c) =...TL. Not: Tahmini bedel tespitinde, Maliye Bakanlığı Tebliği ekindeki Tahmini Bedel Tespit Formu esas alınacaktır. Bu forma göre belirlenen temizlik malzeme maliyeti (Tahmini bedel tespit formu V.Bölüm tutarı) (b) maddesinde belirtilen maliyetin (46.832) altında ise, temizlik malzeme maliyeti olarak kurumca belirlenen bedelin taban fiyat hesabında dikkate alınması. Ayrıca m2 den kasıt sadece temizlik sarf malzemelerinin kullanıldığı alan olup, verilen hesap yöntemi ile aylık maliyet çıkarılır. 2 TAVAN FİYAT ( Toplam Taban Fiyat ) + ( % 8 Firma Karı ) Şartname veya eklerine taban maliyet rakamları mutlaka konulacak, bu rakamların altında tekliflerin değerlendirilmeyeceği belirtilecektir. Malzemesiz temizlik (sadece işçilik ) ihalelerinde ise, işçilik maliyetinin altındaki tekliflerin kabul edilemeyeceğinin belirtilmesi gerekmektedir. c) Temizlik ihalelerinde Maliye Bakanlığı nca yayımlanan Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar Tebliğinde belirtilen esaslara mutlaka uyulması gerekmektedir.

3 3 - Yemek ihalelerinde yatak şartı, sadece hastane işi yapıyor şartı ve ISO belgesi gibi rekabeti önleyici belgelerin istenmemesi; 4 - Yemek ihalelerinde yenilen yemek kadar ücret ödenmesi için elektronik kart sistemine geçilmesi ve şartnamelere bu yönde hüküm konulması; 5 - İhalelerde ve bilhassa temizlik ihalelerinde birkaç istekli tarafından aynı fiyat (temizlik ihalelerinde taban limitte birden fazla teklif çıktığında) teklif edildiğinde 84/8213 sayılı Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin 35 inci maddesinde belirlenen prosedüre uygun hareket edilmesi; 6 - Temizlik ihalelerinde Maliye Bakanlığınca yayımlanan Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar Tebliğinin isteklilerde aranacak belgeler başlıklı III. Maddesindeki hususların dışında rekabeti önleyici nitelikte olan belirli yataktaki hastane temizlik işi yapmış olma şartı, ISO belgesi, WHO belgesi gibi belgeler istenilmemesi ; 7 - Temizlik ihalelerinde ihale üzerinde kalan isteklilerin ibraz ettikleri SSK borcu yoktur, SSK pirim bordrosu ve vergi borcu yoktur belgelerinin mutlaka teyidlerinin yapılması ve Bakanlığımıza gönderilecek dosyalara konulması; 8 - Hizmet ihalelerinde çalıştırılacak işçi sayısının tespitinde; Bakanlığın tarih ve sayılı Onayına istinaden, tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliğinde belirtilen Yardımcı Hizmetler Sınıfı Personel Standardının uygulanması ve bu sayılara halen uygulanmakta olduğu gibi eğitim hastaneleri ile 300 ve daha yukarı yatak kapasiteli kurumlar için % 75 oranında, diğer kurumlar için % 50 oranında artış yapılarak ilave edilmesine devam edilmesi, ayrıca vardiya uygulayan hastanelerde bu oranlara % 30 ilave edilmesi tarih ve sayılı Genelge ile belirtilmişti. Ancak, uygulamada bazı tereddütlerin ve yanlış anlaşılmaların olduğu görülmüş olup, uygulama birliğinin sağlanması için; hizmet ihalelerinde azami çalıştırılacak işçi sayısının aşağıdaki örneğe göre tespiti gerekmektedir. Örnek; 400 yataklı bir hastanenin yardımcı hizmetler sınıfı personel standardı 300, bu sınıfta çalışan eksik personel sayısı da 120 ise; hastane 400 yataklı olduğu için standardın % 75 i de ilave edilmesi gerekecektir. Standardın % 75 i (225) + Eksik Personel (120 ) = Azami Çalıştırılacak İşçi Sayısı (345) Ayrıca; Kurumun yardımcı hizmetler sınıfı personel standardının belirlenmesinde tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliği ile Eki Cetvellerin Değiştirilmesine Dair Yönetmelik ile getirilen değişikliğin değil, değişiklik öncesi şeklinin baz alınması gerekir. 9 - Bakanlığımız Müfettişlerince yapılan incelemelerde; Bakanlığımıza bağlı İl ve İlçe Hastanelerince yapılan Temizlik ihalelerinde işçilere Yol Bedeli verileceğine dair Şartnamelere hüküm konulduğu, İl ve İlçelerde işçilerin hastaneye toplu taşım aracı ile gitmediği ve yol bedelinin firmalara ödenerek haksız kazanç sağlamalarına neden olunduğu tespit edilmiştir. Bunun önlenmesini teminen, bazı küçük İl ve İlçe Hastanelerinin yapacağı Temizlik ihalelerinde işçi maliyeti belirlenirken, hastanenin ilçe merkezine olan uzaklığı ve toplu taşım araçlarının bulunup bulunmadığının tespit edilmesinden sonra Yol Bedeli nin işçi maliyet hesaplarına eklenmesi ve buna göre Şartnamelere hüküm konulmasına dikkat edilmesi; 3

4 10 - Bakanlığımıza intikal eden şikayetlerde bazı firmaların işçi ödentilerini şartnamede veya eki tahmini bedel formunda öngörülen maliyetlerden kesinti yaparak ödedikleri belirtilmektedir. Bu durumun önüne geçilmesi için işçilere bu ödemelerin Muayene Komisyonu veya bu komisyon üyelerinin birinin nezaretinde ödenmesinin sağlanması, bu yönde de şartnamelere hüküm konulması; 11 - Bilindiği gibi, alet ve yüzey dezenfektanları üretim ve ithal izinleri Bakanlığımız Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü nce değerlendirilmekte ve gerekli izinler verilmektedir. Bu kapsamda izinli alet ve yüzey dezenfektanları listesi çeşitli tarihlerde yenilenerek anılan Genel Müdürlükçe yapılan Genelgelerle ( tarih ve 9818 sayılı Genelge ve Eki liste) Valiliklere duyurulmaktadır. Bu nedenle hastanelerde kullanılacak dezenfektanlarda mutlaka Bakanlığımız izninin aranması; 12 - İhale komisyonlarında Hastane Müdürünün görevlendirilmemesi; gerekmektedir. 4 II Şartnameler : İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve ekleri, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu nun 7 nci ve 84 / 8213 sayılı Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin 6 ncı maddesi gereğince idarelerce hazırlanır. Buna göre hazırlanacak şartnamelerde, Kanun ve Yönetmelikte sayılan hükümler dışında aşağıdaki hükümlere uyulmalıdır. 1. Teknik şartnamelerin alanında uzman en az üç kişi tarafından düzenlenmesi, 2. Rekabeti engelleyici ve belli bir markayı tarif edici hükümlere kesinlikle yer verilmemesi, tarih ve 90/1216 sayılı Kararnamede belirtilen mal ve hizmetlere fiyat farkı ödenebilmesi, ancak şartname ve sözleşmelere bu yönde hüküm konulmasına bağlı olup, şartname ve sözleşmelerde fiyat farkı ödeneceğine dair hüküm yoksa fiyat farkının ödenmemesi, 4. Hizmet alımlarına ait şartnamelerde, sadece temizlik işlerinde asgari ücretin artırılması halinde eski ve yeni asgari ücret arasındaki fark ve bu farktan doğan S.S.K. işveren prim farkı ve işsizlik sigortası farkı ödeneceğine ait hüküm konulabileceği; bu yönde bir hüküm konulmadığı takdirde farkın ödenemeyeceği, diğer alımlarda ise ( yemek, çamaşır yıkama, kalorifer yakma vb.) tarih ve 90 / 1216 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı gereğince kesinlikle bu hükmün konulmaması, 5. S.S.K primine esas taban ve tavan ücret artışlarından dolayı oluşan işveren S.S.K prim farklarının ödeneceğine dair hükümlerin şartnamelere konulmaması, 6. Hiçbir şekilde bir yıldan fazla süreli taahhüde girilemeyeceğinden, şartnamelere izleyen yılda da ihale yapılıncaya kadar devam eder yolundaki hükümler konulmaması ; İdarelerin, işin bitim tarihini göz önüne alarak yeni ihale işlemlerine başlayıp, sözleşme bitim tarihine kadar yetiştirmeye çalışmaları, 7. İlaç ihalelerinde sadece ecza deposu ve imalatçı firmaların ihaleye girebileceği, ilaç ambalajlarının hastane ambalajı olması, etken maddesi aynı olan ilaçların muadillerinin kabul edileceği, ayrıca ilaç ambalajları üzerine büyük harflerle, kırmızı renkte ve okunabilir puntoda ;... HASTANESİ MALIDIR SATILAMAZ ibaresinin yazılması ve fiyat kupürlerinin delinmiş olarak teslim edileceği yolundaki hükümlerinin şartnamelere konulması, 8. Özellikle kitlerde, Bakanlığımız ruhsat ve ithal izin belgesinin malın teslimi sırasında istenmesi, 9. Şartname ve onaylara Bütçe yılı ve harcamanın hangi kalemden yapılacağı mutlaka yazılmalı, 10. Yemek ihaleleri şartnamelerinde yer alan yemek ve kahvaltı gramajları,

5 Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğindeki gramajlarının üstünde olmamalıdır. Günlük ya da haftalık yemek listelerinin karşılarına gramajları da yazılıp personelin ve hastaların görebileceği bir yere asılarak hizmetten faydalananlarca denetlenmesinin sağlanması, 11. Kurumların üçüncü şahıslardan hizmet satınalınması yoluyla temin ettikleri yemek işleri ihalelerinin şartnamelerinde firmalardan farklı farklı ve rekabeti engelleyici belgeler istendiği görülmektedir. Yemek ihalelerinde uygulama birliğinin sağlanması, şartnamelere gereksiz ve rekabeti önleyici hükümlerin konmaması amacıyla isteklilerden; a) Maliye Bakanlığının temizlik ihaleleri ile ilgili 10 Aralık 1998 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımladığı Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslara Dair Tebliğin III. İsteklilerde Aranacak Belgeler başlığı altında istenen belgelerin yemek ihalelerinde de istenmesi, b) Besin zehirlenmeleri ve yemek pişirme ile yemek ısıtmalarından meydana gelebilecek yangınlara karşı sigorta poliçesinin istenmesi, c) Tarım ve Köyişleri Bakanlığından alınmış Gıda Sicil ve Üretim Sertifikasının istenmesi, d) Hastane tarafından belirlenen günlük öğün adedinin % 50 sini aşmayacak şekilde kapasite raporunun istenmesi, e) Hastane mutfağında herhangi bir nedenle yemek pişirilememesi halinde taahhüt ettiği yemeği dışarıdan temin edeceğine dair taahhütname istenmesi, f) Gerek görülürse yer görme belgesinin istenmesi ve yukarıda sayılan belgelerin dışında isteklilerden herhangi bir belgenin istenmemesi, 12. Hizmet ihalelerine ait şartnamelerde çalıştırılacak işçilerin niteliklerinin sayıca belirtilmesi ( örn: 1 aşçıbaşı, 5 aşçı,10 garson, 2 kaloriferci gibi) ve Erkek personelde 60 yaş, Bayan personelde ise 58 yaş sınırının aranması), 13. Maliye Bakanlığınca yayımlanan Temizlik İhalelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Tebliğinin Ek-24, tahmini bedel tespit formunda idarece işçilere bir yol bedeli öngörülmüşse, buna dair şartnamelerde işçilerin yol giderlerinin ne şekilde verileceğinin (ayda 50 bilet, 60 bilet karşılığı gibi) mutlaka belirtilmesi, Gerekmektedir. III Muhammen Bedel Tespiti : Muhammen bedel, ihalenin en önemli unsurlarındandır. Muhammen bedelin tespitinde Ticaret Odası, belediye ve firmalardan alınan fiyatların yanı sıra çarşı fiyatları, uzman ve bilirkişilerden alınacak fiyatlar ve aynı ihtiyaçların benzeri kuruluşlarca hangi bedel üzerinden alındığı dikkate alınmalıdır. Yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlardan alınan fiyatların ortalaması alınarak bulunan muhammen bedel tespiti, sağlıklı değildir. Bu yüzden ; 1. Muhammen bedel tespitinde diğer hastane ve kurumların ihale bedellerinin, kendi kurumunun bir önceki ihale bedeline Devlet İstatistik Enstitüsü Başkanlığının belirlediği enflasyon oranında bir artış koyarak ve piyasadaki gerçek fiyatlar araştırılarak bulunacak bir bedel üzerinden ihaleye çıkılması; 2. Temizlik ihalelerinde tarih ve sayılı Resmi Gazete de Maliye Bakanlığınca yayımlanan Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar Tebliğinde yer alan Ek-24 teki Tahmini Bedel Tespit Formuna göre muhammen bedelin tespit edilmesi; 3. Malzemeli yemek ihalelerinde, şartnamedeki kahvaltı ve yemek malzeme gramajlarının fiyatlandırılması yoluyla yemek ve kahvaltı malzeme maliyetinin bulunması, çalıştırılacak personelin (niteliklerine göre) tahmini piyasa fiyatlarından ücretlendirilerek işçilik maliyetlerinin eklenmesi, buna kullanılacak demirbaş malzemenin kullanım bedeli ve firma karının da eklenmesiyle bulunulacak maliyete göre ihaleye çıkılması, 5

6 4. Olağan üstü hal bölgesi ve kalkınmada öncelikli yörelerdeki hizmet ihaleleri muhammen bedel çalışmalarında işveren sigorta primi paylarının dikkate alınmaması, 5. İlaç ve serum alımı gibi ihalelerin muhammen bedelinin tespitinde, Bakanlığımız İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği Depocu Satış Fiyatının (KDV hariç) baz alınması ve bu fiyattan ihaleye çıkılması, ayrıca klinik ambalaj formu fiyatı baz alınması ; Gerekmektedir. 6 IV İlanlar : 1. İlanlar mevzuata ve satın alma onayında belirtilen usullere göre yapılmalıdır. İlan metninde; muhammen bedel tutarı, geçici teminat miktarı, ihale yeri ve saati, ihalenin hangi usulle yapılacağı gibi bilgiler açıkça yazılmalı ayrıca ilan sürelerine de dikkat edilmelidir. 2. İlk ilan günüyle ihale tarihi arasında en az 10 gün, ilk ilan ile ikinci ilan arasında en az 1 gün, ikinci ilan ile ihale tarihi arasında en az 5 gün olmalıdır. (İlan ve ihale günü bu süreye dahil edilmeyecektir.) 3. Hizmet ihaleleri dışında, isteklilerden yeterlilik aranan ihalelerde yeterlilik için son müracaat tarihi ile ilan tarihleri arasında yukarıda belirtilen ihale günü ile ilan tarihleri arasındaki sürelerin korunması gerekmektedir. Buna göre ; a) İhalenin yapılacağı yerdeki ilk ilan ile yeterlilik için son müracaat tarihi arasında en az 10 günlük ara ve ikinci ilan tarihi ile son müracaat tarihi arasında da en az 5 gün ara bulunması gerekmektedir. b) Diğer şehir ve Resmi Gazete de yapılacak ilanların da yeterlilik için son müracaat tarihinden en az 10 gün önce yayımlanması hususlarına dikkat edilmelidir. 4. İlanlarda isteklilerden istenecek belgelerin açıkça belirtilmesi gerekmektedir. 5. Döner sermayeli kuruluşlardaki Resmi Gazete ilan limiti, her yıl Bütçe Kanunu ile belirlenen ( 2886 / 17 2 ) limitin iki katıdır. V Komisyonlar : 1. Her ihalede teknik şartname hazırlama ve ihale komisyonlarının kimlerden teşekkül ettiğini gösterir onayların mutlak surette alınması ve bu onayların ihale dosyasına konulması, her iki komisyon üyelerinden mazeretleri nedeniyle katılamayanların yerine alınan görevlendirme onayının da mutlaka dosyada bulunması, 2. Teknik şartname hazırlama ve İhale komisyonlarında mutlaka ihale konusu işin uzmanı personelin görevlendirilmesi gerekmektedir. (yemek ihalelerinde diyetisyen, temizlik ihalelerinde başhemşire veya yardımcısının, ilaç ihalelerinde eczacı sarf malzemesi ihalelerinde hekim ve diğer sağlık personelinin İhale Komisyonunda görevlendirilmeleri gibi.) VI İhale Kararları : 1. Bazı ihalelerde (özellikle muhammen bedelin yüksek tespit edildiği ihalelerde) firmaların kendi aralarında anlaşarak çok düşük kırımlar yaptıkları ve yüksek oranda kar elde ettikleri gözlemlenmiştir. Bu durum kurum ve Hazine zararına yol açmaktadır. Bunu önlemek için yukarıda belirtildiği üzere, işe ait muhammen bedel tespitlerinin sağlıklı yapılmasını sağlamak ve ihale fiyatının piyasa fiyatlarıyla eşdeğer olduğuna dikkat etmek gerekmektedir. 2. İhale kararları açık ve anlaşılır olmalıdır. İhalelerde tercih kullanılmayacak; zorunlu kalındığı takdirde her kalem için ayrı ayrı tercih raporu düzenlenecek; ayrıca, ihale

7 kararlarında da tercih kullanıldığı taktirde gerekçeleri belirtilecektir. 3. İhale komisyonu ve teknik komisyonların alacağı tercih kararları ihale edilen her parça için ayrı, resmi formata uygun (konunun uzmanı en az 3 kişi tarafından hazırlanması gibi) şekilde tutulacak ve belli bir nizam içinde dosyalanacaktır. 4. İhale kararlarının altına detaylı, okunabilir ve hatasız mukayese cetveli mutlaka konacak ve mukayese cetvelinde muhammen birim fiyatları yer alacak, ayrıca ilaç ve sarf malzemesi ihalelerinde kalemler alfabetik sıraya göre sıralandırılacaktır. 5. İlaç ve serum gibi fiyatlarını Bakanlık İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği ihalelerde, ihale sonucu oluşan fiyatların İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği fiyat listelerindeki depocu fiyatının üstünde olmaması gerekmektedir. VII Ödeme : 1. Şartnamelerde ödeme tarihleri mutlaka yer almalı ve bir takvime bağlanmalı, ödeme süresi malın tesliminden itibaren 90 günü geçmemelidir. 2. Satın alınan malın fatura düzenleme tarihine göre firmalar sıraya konulmalı ve ödemeler bu sıraya göre yapılmalıdır. Ödeme sıra listeleri, firmaların görebilecekleri yerlere asılmalı ve bu listeler denetimlerde istenildiğinde denetçilere sunulmak üzere saklanmalıdır. VIII Tasdik İçin Gönderilecek İhale Dosyalarının Tanzimi : İkinci Derece İta Amiri limitinin ( TL.) üzerinde olan ve tasdik için Bakanlığa gönderilecek ihale dosyalarının mutlak surette karar tarihinden itibaren 3 gün içerisinde Bakanlığımıza intikal edecek şekilde kurye ya da APS yoluyla gönderilmesi şarttır. Süresi içerisinde gönderilmeyen ve aşağıda sıralandığı şekilde hazırlanmayan ihalelerin bu sebeplerden dolayı iptal edilmesinden doğabilecek hizmet ve Hazine zararlarından kurum amirleri ve diğer ilgili personel mesul tutulacak; ayrıca bu kişiler hakkında kanuni işlem yapılacaktır. 1. Birinci derece ita amiri tarafından onaylanmak üzere Bakanlığa gönderilecek ihale dosyalarında aşağıdaki belgeler bulunmalıdır. Bu belgeler numaralandırılarak aşağıdaki sıraya göre ayrı ayrı dosyalanacak ve her dosya için dizi pusulası hazırlanacaktır (Dizi pusulasında dosyada bulunan belgenin adı, numarası ve bu belgenin kaç sayfadan oluştuğu yazılacaktır.); içerir.) - 1 numaralı dosya (İdareler ve ihale komisyonlarınca hazırlanan belgeleri 1.1 Dizi Pusulası, 1.2 İhale bilgi formu, 1.3 İhale kararı, 1.4 İhale ara kararı, ( varsa ) 1.5 Karar eki raporlar ( varsa tercih raporu vb.), 1.6 Mukayese cetveli, 1.7 Teklif alma tutanağı, 1.8 Onay, 1.9 Komisyon görevlendirme onayı, 1.10 Şartname hazırlama komisyon onayı, 1.11 İlan tutanağı ve ilan yapılan gazete sayfa fotokopisi ( Gazetenin adı ve 7

8 yayımlandığı tarih görülecektir.) 1.12 İdari ve teknik şartname, 1.13 Mukayeseli Muhammen bedel tespit tutanağı ve ekleri, 1.14 Tasarruf tedbirleri, özel ihtisas komisyon vb. izinler, 1.15 Diğer tutanak ve belgeler ( varsa ). - 2 numaralı dosya (İhale uhtesinde kalan firma / firmaların şartname gereği vermek zorunda oldukları belgeleri içerir.) 2.1 Dizi pusulası, 2.2 Teklif Mektubu, 2.3 Geçici Teminat Mektubu, 2.4 Geçici Teminat Hesap Listesi. Bu listede firmalar teklif verdiği kalemler için muhammen bedel ve teminat tutarlarını belirteceklerdir. (Şartnamede istenmişse) 2.5 Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi, 2.6 Referans Belgeleri, 2.7 Yeterlilik Belgesi, 2.8 T.S.E veya diğer garanti belgeleri, 2.9 İdari ( TİP ) şartnamelerin 3 üncü maddesinde istenen belgeler, 2.10 Katalog ve diğer teknik belgeler. - 3 numaralı dosya (İhaleye katılan; fakat üzerlerine ihale kalmayan firma evraklarını içerir.) 3.1 Teklif mektupları, 3.2 Elenme nedeni olan belgeler, Yukarıda belirtilen üç dosya bir klasöre yerleştirilerek üst yazısıyla Bakanlığa gönderilecektir. 2. Bu belgelerin tamamı kurum yetkilisince onaylanmış, (aslı gibidir) kaşesi basılmış ve imzalanmış suret olacaktır. 3. İhale dosyalarının ve ilan yapılan gazetelerin asılları kesinlikle gönderilmeyecektir. 4. İkinci derece ita amirince tasdik edilen ihale dosyaları ile ilgili bilgileri içeren ihale özet bilgi formu (Ek-25) ihale kararından hemen sonra Bakanlığa gönderilecektir. İsrafa neden olmamak için özet bilgi formu dışında ihalelerle ilgili herhangi bir belge gönderilmeyecektir. 8 IX - Diğer Hususlar : 1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca müteahhit firmalara 2886 sayılı Kanunun 84 üncü maddesinin 3 üncü fıkrası gereğince verilen ve Resmi Gazete de ilan edilen Bakanlık ve bakanlığın ita amirliği yetkisini devrettiği kurum ihalelerine katılmaktan men cezasının diğer idareleri kapsamayacağı, sadece cezayı veren kurum ihalelerini kapsayacağı açık ve bu yönde kesinleşmiş yargı kararları mevcut iken, bu firmaların tüm kamu ihalelerinden yasaklı imiş gibi ihalelere kabul edilmedikleri ve bu suretle lüzumsuz hukuki ihtilaflara sebep olunduğu müşahade edilmektedir. Anılan Kanun un 84 üncü maddesinin 3 üncü fıkrası uyarınca sadece cezayı veren kuruma münhasıran ihalelerden yasaklandığı belirtilen firmaların ihalelerden bu sebeple elenmemesi gerekmektedir. 2) Firmalara ihaleden yasaklama cezası verilmesi gerektiği durumlarda gereğinin yapılması için bu durumun Bakanlığımıza bildirilmesi Kanun gereğidir. Kurumlarca

9 yapılacak bu bildirimle birlikte firmanın ticaret odası belgesinin, açık tebligat adresinin, teminatın irad kaydedildiğine dair belgenin ve Kanun gereğince firmaya çekilmesi gereken ihtarın/tebligatın onaylı suretlerinin de Bakanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir. 3) Kurumlar tarafından yapılıp Bakanlığımıza tasdik için gelen ihale sonuçlarının ve Bakanlık Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan Genelgelerin Bakanlığımız internet sayfasında Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Döner Sermayeli İşletmeler Daire Başkanlığı adına açılan sayfadan ( takip edilmesi ; 4) Uygunluk, yeterlilik, katılma belgesi gibi işler için kurulan komisyonların ( Bu komisyonlarda en az 3 kişiden oluşacaktır.) isteklileri basit gerekçelerle (Belgeleri yeterli olmadığından ya da malzemesi kullanıma uygun olmadığından gibi muğlak ifadelerle) elememeleri, eleme nedenlerini açık ve gerekçeli olarak belirtmeleri gerekmektedir. 5) İsteklilerden istenecek tüm belgelerin ilk ilan tarihinden sonra olması gibi bir şart koşulmamalı; ancak mevzuatta zorunlu olan belgelerin ilk ilan tarihinden sonra olması istenmelidir. 6) Her yıl rutin olarak yayınlanan ve 2002 de de yayımlanacak olan Devlet İhale Genelgesi ve ilgili diğer Kanun ve Yönetmelik hükümlerine titizlikle riayet edilmesi sağlanmalıdır. 7) 2002 yılı için döner sermayelerde pazarlık limiti, 2002 yılı Bütçe Kanununun İ- Cetveli ( /a) kuruluş merkezleri için belirlediği miktar olan 10 milyar Tl. dır. 8) Yemek, temizlik gibi hizmetlerin dışardan satın alınması yoluyla temin edilmesi halinde Ek-26 ve Ek-27 deki muayene formunun aylık, altı aylık ve yıllık doldurulması ve firmalara verilecek referanslara eklenmesi gerekmektedir. 9) Bazı kurumların pazarlıkla alım yapmak veya halen hizmeti yürüten firmaya hizmetin devamı için fırsat sağlamak amacıyla özellikle eksik ve yanlış evrak ile gelişigüzel dosya hazırlayarak ihalenin reddedilmesi amacıyla kasıtlı olarak dosya gönderdikleri gözlemlenmektedir. Bu şekilde Bakanlığımızca ihalesi reddedilen ihale yetkilileri hakkında da ayrıca kanuni işlem yapılacaktır. c- 2 Döner Sermaye Bütçe İşlemleri : Kurumlara ait bütçelerin, 209 sayılı Kanun ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığına Bağlı Sağlık Kurumları İle Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Hakkındaki 106 sayılı İşletme, İdare ve Muhasebe İşlerine Dair Yönetmeliğin 34 üncü maddesi gereğince döner sermayeli kurumlar tarafından hazırlanması ve tetkik ve onay için Bakanlığımıza sunulması gerekmekte olup, Bakanlığımızca da tetkik ve tasdik edilen bütçeler kurumlara iade edilmektedir. Kurumlar, mali yılın ilk aylarından itibaren aktarma ve yıl ortasında ek bütçe tekliflerinde bulunmaktadırlar. Bunun önlenmesini teminen bütçe gelir ve gider tahminleri gerçekçi yapılarak, mali yılın ilk altı ayında aktarma ve ek bütçe talebinde bulunulmayacaktır. Ancak beklenmeyen ve olağanüstü durumlarda usulüne uygun, gerekçeleri ile birlikte yapılan aktarma ve ek bütçe talepleri değerlendirmeye alınacaktır. Mali yıl bittikten sonra Bakanlığımıza ek bütçe ve aktarma talepleri ulaşmaktadır. Mali yıl sona erdikten sonra, o yıl bütçesinden ek bütçe ve aktarma yapılamayacağından; ek bütçe ve aktarma taleplerinin 15 Aralık a kadar Bakanlığa ulaştırılması gerekmektedir Mali Yılında uygulanacak ilkeler şunlardır : 1. Bütçenin ve 07 harcama kaleminden diğer kalemlere aktarma talebinde bulunulmayacaktır sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde sadece döner sermaye 9

10 biriminde bedeli Döner Sermaye bütçesinden karşılanmak üzere stajyer çalıştırılması mümkün olup, çalıştırılacak stajyerlerin giderleri için harcama kalemine yeteri kadar ödenek konulabilecektir. ( Bu Kanunun 18 inci maddesine göre 50 ve daha fazla personel çalıştıran kurumlar çalıştırdıkları personel sayısının % 5 inden az, % 10 undan fazla olmamak üzere stajyer öğrenci çalıştırabilecektir.) 3. Döner Sermaye geliri yeterli olan ve Genel Bütçeden Yıllık Kontenjan ödeneği ayrılmayan kurumlarda telefon, elektrik, su bedelleri, yakacak ve kırtasiye giderleri, ambulans ve jeneratörlerin yakıt ve onarım giderleri ile hizmet araçlarının yakıt giderleri Döner Sermayeden karşılanacaktır. 4. Bütçenin 253, 255, 256 ve 267 harcama kalemlerine ödenek konulabilecektir. Ancak, Başbakanlıkça yayınlanan Tasarruf Tedbirleri Genelgesi uyarınca fiyatlandırılmış, birim fiyatı ve tutarı belirtilerek genel toplamı alınmış ve kesinlikle Türk Lirası bazında hazırlanmış liste ile Bakanlığımıza başvurmaları ve gerekli izni almaları halinde harcama yapabileceklerdir. Birim fiyatı USD (Amerikan doları) aşmayan tıbbi cihaz, sağlıkla ilgili araç ve gereçler izin alınmaksızın temin edilebilecektir. Ayrıca keşif bedeli her yıl Bütçe Kanunu (R) cetveli 370 Bina Küçük Onarımları ayrıntı kodunda belirtilen Limitler dahilinde (2002 yılı için 10 milyar TL.) olan küçük onarımlar izin alınmadan yapılabilecektir. 5. Döner sermaye saymanlıklarınca sadece vezne alındısı ve sayman mutemedi alındısı ile tahsilat yapılabileceğinden, mahallen bastırılmış poliklinik fişleriyle vb. ücret tahsilatı yapılmayacaktır. aksi davranışta bulunanlar hakkında idari ve cezai işlem yapılacaktır. c- 3- Döner Sermaye Muhasebe İşlemleri : tarih ve sayılı genelgemizde de belirtildiği üzere yönetim dönemi cetvelleri, bilanço ve ekleri en geç hesap döneminin bitiminden itibaren ( ) 2 ay içinde (Şubat ayı sonuna kadar) Sayıştay Başkanlığına, Bakanlığımıza ve Maliye Bakanlığına gönderilmeli, 2. Aylık harcama bilgilerini içeren belgeler 3 er (üçer ) aylık dönemler halinde dönemi takip eden ayın 20 sinde Bakanlığımızda olacak şekilde gönderilmeli, 3. Bakanlığımızca sermaye artırımı yıl sonu bilançolarında elde edilen bilgiler sonucu yapılmaktadır. Bu nedenle yıl içerisinde sermaye artırımı yönünde Bakanlığımızdan talepte bulunulmamalıdır. 10

11 Tebliğler Maliye Bakanlığından TEMİZLİK İHALELERİNDE UYGULANACAK ESASLAR İdarelerin yardımcı hizmetler sınıfına dahil personeli tarafından yerine getirilmesi gereken ve ilgili yıl bütçe kanunlarıyla ödenek konularak yaptırılması öngörülen hizmet yerlerinin ve tedavi kurumlarının temizlenmesi, tesisatın bakımı ve işletilmesi işlerinin üçüncü şahıslara açıklık ve rekabet ilkeleri dahilinde ihale yoluyla gördürülmesi mümkün bulunmaktadır. Ancak, hizmet yerlerinin temizlenmesi işlerinin ihalesinde; gerek sözkonusu işin ihale yoluyla temininin nispeten yeni bir uygulama olması, gerekse işin kapsamında işçi istihdamının ağırlıklı bir unsur olarak yeralması gibi nedenlerden dolayı idarelerin farklı uygulamalara yöneldikleri görülmektedir. Temizlik hizmetlerinin belirli bir esasa uygun olarak temin edilebilmesi ve temizlik ihalelerine ilişkin şartname, sözleşme, ilan ve diğer ihale belgelerinde dikkate alınmak üzere uygulama birliğini sağlamak için asgari bir standardın oluşturulabilmesi amacıyla 178 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 10 uncu maddesinin (f) bendinden alınan yetkiye dayalı olarak aşağıdaki düzenleme ve açıklamaların yapılmasına gerek duyulmuştur. I. Kapsam Genel ve Katma Bütçeli İdareler bu esaslara uyacaklardır. II. İhale Komisyonları yeterlidir. Temizlik ihalelerini gerçekleştirmek için sadece ihale komisyonunun oluşturulması Bu nedenle, - Sözkonusu ihalelere katılacak isteklilerin belirlenmesi amacıyla her ne ad altında olursa olsun ihale komisyonu dışında başka bir komisyon oluşturulmaması, - İsteklilerde bulunması istenilen özellikler için bu esaslarda belirtilen ve gerekli görülen diğer belgelerin şartnamelere ilave edilerek bunların ihale komisyonlarınca değerlendirilmesi, Gerekmektedir. Diğer taraftan idarelerin, gerekli teknik değerlendirmelerin yapılabilmesi amacıyla ihale komisyonlarında yeterli sayıda üye görevlendirmeleri mümkün bulunmaktadır. 11

12 III. İsteklilerde Aranılacak Belgeler 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu Kapsamındaki Kuruluşların Yapım, Hizmet ve Taşıma İşleri İhalelerinde Uygulayacakları Genel ve Ortak Esasları Belirleyen Tip Şartname'de istenilen belgelere ek olarak, temizlik ihalelerinde istekliler tarafından sunulması zorunlu bulunan belgeler aşağıda sayılmıştır. 1. İstenilen asgari işçi sayısının en az % 50' sini, işçi sayısının 100 den fazla olduğu hallerde en az % 40 ını (kesirler tama ilave edilebilir) ihalenin yapılacağı tarihten önceki iki yıl içerisinde temizlik hizmetlerinde sürekli (bordrolu bir dönemde 120 gün kesintisiz olarak çalıştırılan işçi sayısı) çalıştırdığına dair 4 aylık sigorta primleri bordrosu, 2. Şartnameye göre bulundurması gereken makinelerın (beş yaşından büyük olmaması gerekmektedir) en az % 30 unun (kesirler tama ilave edilebilir) kendisine ait olduğunu gösteren faturalar ile bu makinelerin kayıtlı olduğunu gösteren demirbaş kayıt defterinin aslı veya noter tasdikli sureti ve kalan kısmını da en geç işin başlama tarihinde hizmet verilecek yerde bulunduracağına ilişkin taahhütname, 3. Düzenlenme tarihi itibariyle Sosyal Sigortalar Kurumu (SSK)'na vadesi geçmiş prim borcu olmadığına ilişkin SSK'ndan alınacak ihale ilanı tarihinden sonraki tarihi taşıyan ilişiksiz belgesi, 4. Düzenleme tarihi itibariyle vadesi geçmiş gelir vergisi / kurumlar vergisi, katma değer vergisi ve gelir vergisi stopajı borcu olmadığına dair bağlı oldukları vergi dairelerinden alacakları ihale ilanı tarihinden sonraki tarihi taşıyan ve (EK:1)'de belirtilen örneğe uygun belge, 5. İhale konusu temizlik işinde kullanacağı ekipman ve malzemelerin cinsini, evsafını, markasını ve perakende satış fiyatlarını gösterecek şekilde düzenleyecekleri taahhütname ve eki listeler, 6. Kullanılacak iş makinelerinin, şartnamede belirtilen teknik özellikleri haiz olduğunu gösterir belgeler (Türkçe kullanım kılavuzu, teknik broşür ve benzeri belgelerin yanı sıra bu belgelerde yer almayan özellikler için yaptırılacak gerekli ölçümleri içeren kanıtlayıcı belgeler), 7. Temizlik işi ile ilgili olarak ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresini doldurmamış, Türk Standartları Enstitüsü (TSE) hizmet yeterlik belgesinin aslı veya noter tasdikli sureti, 8. Temizlik işi kapsamında temizliği yapılacak yerin ilaçlanmasının da öngörülmesi halinde, ilaçlama işini yetkili olan kişilere / firmalara yaptıracağına / çalıştıracağına ilişkin taahhütname, 9. İhalenin yapıldığı yıldan önceki son iki yıl içinde bitirmiş oldukları ve halen yükümlülükleri altında bulunan (son iki yıl içinde yapmış oldukları herhangi bir temizlik işinin olmaması halinde halen yükümlülükleri altında bulunan); temizlik işlerinin tamamına ilişkin olarak ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından alacakları ve anılan kamu kurum ve kuruluşlarının da vermek zorunda oldukları (ihtar ve yazılı uyarı alıp almadıklarını, almışlarsa kaç kez olduğunu da belirten) işleri gösterir belgeler. İhalenin yapıldığı yıldan önceki son iki yıl içinde kamuda her hangi bir temizlik işini üstlenmemiş bulunan firmalardan ise hizmet yerinin niteliği ve büyüklüğü gözönünde bulundurularak idare tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde son iki yıl içinde bitirmiş oldukları veya halen yükümlülükleri altında bulunan temizlik işlerine ilişkin olarak özel sektörden alacakları (ihtar ve yazılı uyarı alıp almadıklarını, almışlarsa kaç kez olduğunu da belirten) işleri gösteren belgeler istenecektir. Bu belgelerde gösterilen uyarı ve ihtar hususu eleme nedeni sayılmayacaktır. 12

13 Bu belgeler gerektiğinde, ihale komisyonu tarafından ilgili kuruluşlardan araştırılacaktır. Gerçeğe aykırı olarak belge ibraz ettikleri tespit edilenler ihalelere alınmayacağı gibi, bu belgeleri verenler hakkında da idarelerce yasal işlem yapılacaktır. İhale üzerinde kalan ve sözleşme yapılan isteklinin gerçeğe aykırı belge ibraz ettiğinin tespiti halinde ise sözleşme feshedilir ve ilgililer hakkında yasal işlem yapılır. Diğer taraftan, ihale komisyonları bu esasların III/1, 3 ve 4 üncü maddelerinde belirtilen ve istekliler tarafından ibraz edilen sigorta primleri bordrosunu, SSK ilişiksiz belgesini ve vergi dairesinden alınan borcu olmadığına dair belgeyi gerektiğinde ilgili dairelerinden teyit edeceklerdir. Ancak, ihale üzerinde kalan istekli tarafından ibraz edilmiş olan yukarıda belirtilen belgeler mutlaka teyit edilecektir. İta amirleri, ihale komisyonu kararını, anılan belgelerin teyit edildiğini tespit ettikten sonra onaylayacaklardır. Sosyal Sigortalar Kurumu ve Vergi Daireleri teyidi istenilen belgelere ilişkin taleplerin kendilerine ulaştığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde cevap vermek zorundadırlar. Yapılan teyit sonucu, sahte belge ibraz ettiği tespit edilenler; ihalelere alınmayacak, ihale üzerinde kalsa dahi sözleşme yapılmayacak, ilgili mevzuata göre ihalelere katılmaları yasaklanacak ve haklarında Türk Ceza Kanununa göre işlem yapılmak üzere suç duyurusunda bulunulacaktır. İdareler bu hususların uygulanmasında doğrudan sorumludurlar. Ortak girişim olarak ihaleye katılan firmalar, 3, 4 ve 7 nci maddelerde belirtilen belgeleri ayrı ayrı, 8 ve 9 uncu maddelerde belirtilen belgeleri pilot firma olarak vermek zorundadırlar. 1, 2, 5 ve 6 ncı maddelerde istenilen belgeler ise söz konusu belgelerde aranan şartları karşılama durumlarına göre ortaklardan biri, bir kısmı veya tümü tarafından verilebilecektir. İdareler, temizlik ihalesi ile ilgili şartnamelerde bu tebliğde istenilenlere ek olarak, rekabetin engellenmemesi ve işin gereğinin aşılmaması kayıtlarıyla hizmetin özelliği gereği istenilmesi zorunlu olan başka belgeleri isteyebilirler. IV. Şartname ve Sözleşmelerde Dikkate Alınacak Hususlar 1- Fiyat Farkı tarih ve 90/1216 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı (BKK)'nın 1/c maddesinde, "Yardımcı hizmetler sınıfı personeli tarafından yerine getirilmesi gereken hizmet yerlerinin ve tedavi kurumlarının temizlenmesi işleri ile ilgili şartname ve sözleşmelerde, çalıştırılacak Sosyal Sigortalar Kanununa tabi personel sayısı ve günlük çalışma saatinin belirtilmesi kaydıyla; asgari ücret tespit komisyonlarınca ihalenin yapıldığı tarihte mevcut olan asgari ücretin artırılması halinde, eski ve yeni asgari saat ücretleri arasındaki fark; ayrıca bu farktan doğan ve işverence karşılanması gereken sosyal sigortalar primleri ve tasarrufu teşvik kesintisinde meydana gelecek artış farkının ödenmesi hususlarında hüküm konulabilir." denilmektedir. Buna göre, eski ve yeni asgari saat ücretleri arasındaki farkın ödenebilmesi, sözleşme ve şartnamelere bu yönde hüküm konulması koşuluna bağlıdır. Ancak, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanununa göre alınacak prim ve verilecek ödenekler ile bağlanacak gelir ve aylıkların hesaplanmasında esas alınacak gösterge ve üst gösterge tablolarının değiştirilmesi nedeniyle prime esas aylık alt sınırının artması halinde işverence karşılanması gereken prim farklarının ödenmesi anılan Kararnameye göre 13

14 mümkün bulunmadığından, sözleşme ve şartnamelerde, bu nedenle fark ödemesi yapılacağına ilişkin hükümlere yer verilmemesi gerekmektedir. 2- Tahmini Bedel a) tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ve 88/13168 sayılı BKK ile düzenlenen "Kamu Kuruluşlarınca Yaptırılacak İşlerde İşçilerin Çalışma Şartları İle İlgili Genel Esaslar"ın 2/b maddesinde, "Müteahhit, çalıştırdığı işçilerin, işin dahil olduğu bir iş kolu veya meslekte aynı tipteki iş için toplu sözleşme veya mevzuatla kabul edilenlerden daha aşağı olmayacak şartlarda çalışmalarını ve ücret almalarını sağlar. Ücret, yan ödeme ve çalışma şartlarının toplu sözleşme veya mevzuatla tespit edilmemiş olması halinde müteahhit, en yakın ve en uygun bir bölgedeki iş kolu veya meslekteki aynı tip bir iş için toplu sözleşme veya mevzuatla tespit edilenlerden veya müteahhidin bulunduğu iş kolu ve meslekteki benzer işverenlerin verdiği genel seviyeden daha az olmayacak şekilde ücret, yan ödeme ve çalışma şartlarını temin eder" denilmektedir. Anılan Genel Esaslar'ın 1/b maddesinde belirlenen parasal sınırdan az olmayan keşif bedeline sahip işlere ait sözleşmelere konulması zorunlu olan bu hükmün, işçi ücretleri kalemine ilişkin tahmini bedel tespitinde idareler tarafından dikkate alınması ve hesabın bu hükümde yer alan kriterlere göre yapılması gerekmektedir. b) İdarelerce tahmini bedelin hesaplanmasında yemek, yol ve giyecek için bir bedel öngörülmüşse bu bedellerin şartnamelerde belirtilmesi ve teklif sahiplerince sayılan kalemlere ilişkin olarak şartnamede belirlenmiş olan bedellerin altında teklif verilmemesi gerekmektedir. c) Temizlik ihalelerine ilişkin tahmini bedelin tespit edilmesinde kullanılmak amacıyla (EK:2)'de yer alan form düzenlenmiştir. Tahmini bedelin bu formda belirtilen unsurlara ve açıklamalara göre bizzat idarelerce hesaplanması gerekmektedir. d) İdareler (EK:3/A ve EK:3/B)' de yer alan örnekleri şartnamelere ekleyecekler ve (EK:3/B)'de yer alan formun adet, miktar, m2, sayı, vb. kısımlarını dolduracaklar ancak fiyatlandırmayacaklardır. 3. Tekliflerin Verilmesi ve Değerlendirilmesi a) İstekliler tekliflerini (EK:3/A ve EK:3/B)'de yer alan örneğe ve açıklamalara uygun olarak vereceklerdir sayılı Kanunun 37 nci maddesi gereğince üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan (EK:3/A)'daki teklif mektupları geçersiz sayılacaktır. (EK:3/B)'deki formda yer alan düzeltme ve hatalar red nedeni addedilmeyecektir. b) Farklı adreslerde bulunması nedeniyle hizmetin bir bütün olarak alınmasının mümkün bulunmaması ve hizmet yerlerinin ayrı teklif konusu olması halinde ilanlarının birarada yapılması kaydıyla istekliler işlerin birine, bir kaçına veya tümüne teklif verebilirler. Ancak, teklif mektubunun ekinde yer alacak olan (EK:3/B)'deki formun teklif edilen her bir iş için ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir. İsteklilerce, işlerin birine veya birkaçına teklif verilmesi halinde, bu esasların III' 1 inci ve 2 nci maddelerinde belirtilen asgari şartların teklif konusu işler açısından aranması gerekmektedir. 14

15 Diğer taraftan, her işe ilişkin tahmini bedelin ve geçici teminat tutarının ilanda ayrı ayrı gösterilmesi, ihale komisyonu kararının ayrı alınması ve birden fazla işin aynı istekli tarafından üstlenilmesi halinde her iş için ayrı sözleşme düzenlenmesi gerekmektedir. c) 1475 sayılı İş Kanununun 33' üncü maddesine dayanılarak çıkarılan ve tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Asgari Ücret Yönetmeliğinin 10 uncu maddesinde işçilerin asgari ücret altında çalıştırılamayacağı hüküm altına alındığından Toplam İşçi Ücretleri Kalemi, istenen işçi sayısının brüt asgari ücret (SSK işveren payı, işçi ve işveren sigorta primi alt sınırından kaynaklanan ödeme, tasarrufu teşvik kesintisi dahil) ile çarpımı sonucu bulunacak bedelden düşük olamaz. Bu itibarla, EK :3/B'deki formun II-a bölümünde yer alan tutarın, yukarıda belirtilen şekilde asgari ücret baz alınarak bulunacak tutardan düşük olması halinde, bu şekildeki tekliflerin ihale komisyonlarınca değerlendirilmemesi gerekmektedir. 4. Temizlik İşinde Firmaların Çalıştırdıkları İşçilere Yönelik Hususlar a) Şartname ve sözleşmelere, 1475 sayılı İş Kanunu ile diğer iş ve işçi mevzuatı, sosyal sigortalar mevzuatı ve çalışma hayatı ile ilgili diğer mevzuatın zorunlu kıldığı hususlara ilişkin hükümlerin konulması; söz konusu mevzuat hükümlerine aykırılık taşıyabilecek hükümlere ise yer verilmemesi gerekmektedir. b) Belirli parasal sınırın üzerindeki keşif bedeline sahip işlerde, "sözleşmelerin tabii eki" olarak düzenlenmiş olan 88/ sayılı BKK eki "Kamu Kuruluşlarınca Yaptırılacak İşlerde, İşçilerin Çalışma Şartları ile İlgili Genel Esaslar" ile SSK Genel Müdürlüğü'nce yayınlanan 8 seri numaralı "Sigorta Primleri Takip ve Tahsilatı Genel Tebliği"nde yapılan açıklamalara da uyulması gerekmektedir. V. Diğer Hususlar 1- Bütçenin yıllık olması ilkesi nedeniyle bir yılı aşan sari taahhüde girişilmesi mümkün bulunmadığından işin bitim tarihinin en geç 31 Aralık olarak tespit edilmesi ve ertesi yıla taşacak şekilde süre uzatımı verilmemesi, 2- Şartnamelerde, "Firmaların temizlik işlerini en iyi şekilde yapabilecek kapasitede olduğuna idarece kanaat getirilmesi" gibi subjektif değerlendirmelere ve ihtilaflara yol açabilecek benzeri hükümlere yer verilmemesi ve ihale komisyonu kararlarının da bu tür gerekçelere dayandırılmaması, 3- Temizlik firması işçilerinin idareler tarafından, şartnamede belirtilen temizlik işleri dışında, hizmetli, çaycı, sekreter, şoför, santral memuru, güvenlik görevlisi, teknisyen, danışma görevlisi v.b. hizmetlerde görevlendirilmemesi, 4- Firmalarca sunulan temizlik hizmetinin şartnamelerde ve sözleşmelerde belirtildiği şekilde eksiksiz olarak yerine getirilip getirilmediğinin idare tarafından sürekli olarak izlenmesi ve denetlenmesinin yanı sıra, söz konusu hizmetten doğrudan yararlanan personelin de izleme ve denetleme sürecine katkısının sağlanması açısından temizlik ihalesi şartnamelerinin hizmete yönelik bölümlerinin personelce görülebilir yerlere asılması, gerekmektedir. Duyurulur. 15

16 İ- MÜKELLEF TARAFINDAN DOLDURULACAK BÖLÜM : EK : 1 TARİH:.../.../ VERGİ DAİRESİ MÜDÜRLÜĞÜNE... Vergi mükellefiyetimle ilgili olarak gelir / kurumlar, gelir vergisi stopajı ve katma değer vergisinden dolayı borcum olup olmadığının ilgili ihale makamına ibraz edilmek üzere tarafıma bildirilmesini arz ederim. Mükellefe ait bilgiler: Adı Soyadı veya Ticaret Unvanı : İsteklinin Vergi Dairesi Sicil No : Adı- Soyadı (Unvanı) Mükellefiyet Tesis Tarihi : İmzası Adresi : VERGİ DAİRESİ TARAFINDAN DOLDURULACAK BÖLÜM: T.C. MALİYE BAKANLIĞI...DEFTERDARLIĞI...VERGİ DAİRESİ MÜDÜRLÜĞÜ... SAYI:... TARİH:.../.../... Yukarıda belirtilen mükellefe ait bilgilerin doğru olduğu ve mükellefin bu belgenin düzenlendiği tarih itibariyle vadesi geçmiş gelir / kurumlar, (*), gelir vergisi stopajı ve katma değer vergisi borcunun bulunmadığı / bulunduğu (*) kayıtlarımızın tetkikinden anlaşılmıştır. Bilgilerini rica ederim. Tasdik Tarihi Mühür Tasdik Edenin Adı Soyadı Unvanı İmzası Vergi Türü Borç Tutarı (TL) Gelir / Kurumlar Vergisi... Katma Değer Vergisi... Gelir Vergisi Stopajı (*) Mükellefin durumuna uygun olan kalacak, diğeri iptal edilecektir. Vergi borcuna ilişkin tablo, borcu bulunan mükellef için doldurulacaktır.

17 ÖRNEK ÖN YÜZ TEMİZLİK İHALELERİNDE KULLANILACAK TAHMİNİ BEDEL TESPİT FORMU EK:2 TEMİZLİĞİ YAPILACAK YERİN ADI: 1 TEMİZLİK ALANI ADET ALAN (M2) İŞÇİ SAYISI a) Çalışma Odası b) Tuvalet c) Asansör d) Halı ve Yolluklar e) Pencereler f) Koridor ve Merdiven g) Kütüphane,Toplantı Salonu ve Spor Salonu h) Kalorifer Dairesi, Atölye i) Matbaa ve Kapalı Garaj j) Mutfak ve Yemekhane k) Bahçe ve Bina Çevresi l ) Resmi Araç m) Diğer Büro vb. Kullanım Alanları n) HerTürlü Büro Eşyası ve Diğer Malzemeler TOPLAM İŞÇİ SAYISI II İŞÇİ MALİYETİ a) İŞÇİ ÜCRETLERİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin 1 Aylık Ücreti x (...) Ay (İşçi ve İşveren tarafından ilgili mevzuat gereğince Ödenmesi gereken çeşitli ödentiler dahil) b) YOL BEDELİ İşçi Sayısı x 1 işçinin aylık yol bedeli x (...) Ay c) YEMEK BEDELİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin Aylık Yemek Bedeli x (...) Ay d) GİYECEK BEDELİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin Giyecek Bedeli TOPLAM III KULLANILACAK İŞ MAKİNALARININ CİNSİ Adet Tahmini Kullanım Bedeli Toplam Bedel TOPLAM IV TEMİZLİK EKİPMANLARI Adet Tahmini Kullanım Bedeli Toplam Bedel TOPLAM V TEMİZLİK MALZEMELERİ Aylık Miktarı Adet, Kg, Lt, vb Tahmini Birim Fiatı Aylık Bedel Toplam Bedel Aylık Bedel x (...) Ay T O P L A M VI FİRMA KAR TUTARI GENEL TOPLAM (II+III+IV+V+VI) NOT: Temizlik işine ilaçlamanın da dahil olması halinde ilaçlama ile ilgili tahmini bedel unsurlarının, ilgisine göre malzeme, ekipman veya makine kalemlerinde gösterilmesi gerekmektedir. 17

18 ARKA YÜZ EK : 2 FORMUN DÜZENLEMESİNE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR Farklı adreslerde bulunması nedeniyle hizmetin bir bütün olarak alınmasının mümkün bulunmadığı hallerde ayrı ayrı ihale edilen her bir hizmet yeri için bu form ayrı ayrı düzenlenecektir. TEMİZLİĞİ YAPILACAK YERİN ADI : İhale konusu hizmet yerinin adı yazılacaktır. (Örneğin, A Bakanlığının; Merkez Binası, Yeni Hizmet Binası, B Mahallindeki Ek Hizmet Binası vs.) I - TEMİZLİK ALANI : Temizlik alanı ile ilgili (a) satırından (n) satırına kadar olan bilgiler gerçeğe uygun olarak doldurulacaktır. Bu satırlarda yer alan hizmet yerlerinin bulunmaması veya temizliğe dahil edilmesine idarece gerek duyulmaması halinde, ilgili satır bilgisinin üzeri çizilecektir. Diğer taraftan, idareler hizmet yerinin özelliğini dikkate alarak (n) satırından sonra gelmek üzere ve işin kapsamını aşmayacak şekilde ihtiyaç duyulan temizlik alanı ile ilgili satır ekleyebilirler. II - İŞÇİ MALİYETİ : İşçi ücretleri, yol bedeli, yemek bedeli ve giyecek bedeli (ay) bazında ve satın alınacak hizmetin toplam ay sayısı dikkate alınarak hesaplanacaktır. III - KULLANILACAK İŞ MAKİNALARININ CİNSİ : Şartnamede belirtilen iş makinalarının cinsi yazılacaktır. Bu makinaların tahmini kullanım bedeli, iş makinasının piyasa fiyatı, kullanım ömrü, amortisman payı vb. gibi kriterler dikkate alınarak bir yıl kullanılmasının karşılığı tahmini bedel bulunacaktır. Ancak, hizmet alınan süre bir yıldan az ise, tahmini kullanım bedeli hizmet süresine tekabül eden ay üzerinden (9 ay, 10 ay vs.) hesaplanacaktır. IV - TEMİZLİK EKİPMANLARI : Temizlik ekipmanlarının adları yazılacaktır. Tahmini kullanım bedeli, temizlik ekipmanının kullanım ömrü, tahmini piyasa fiyatım vs. dikkate alınarak hizmet alınacak süreye tekabül eden bedel bulunacaktır. V - TEMİZLİK MALZEMELERİ : Temizlik malzemeleri maddeler halinde yazılacaktır. Tahmini birim fiyatı araştırılacak ve aylık ihtiyaç tespit edilecektir. Ay bazında hizmet süresi dikkate alınarak toplam temizlik malzemesi bedeli bulunacaktır. VI - FİRMA KAR TUTARI : Bu iş için öngörülen firma kar tutarı rakam olarak yazılacaktır. 18

19 EK: 3/A ÖRNEK TEKLİF MEKTUBU BAKANLIĞI / VALİLİĞİ / REKTÖRLÜĞÜ /... İHALE KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA.../.../... günü ihalesi yapılacak olan... işine / işlerine ait şartname ve eklerini tamamen okudum ve kabul ettim. İşin yapılacağı yeri ve mahallin özelliklerini tetkik ettim. Yukarıda belirtilen işi/işleri aşağıda belirtilen fiyatlardan yapmayı kabul ve taahhüt ederim. (Teklif edilen fiyatlara KDV dahil değildir.) Temizliği Yapılacak Yerin Adı/Adları: Rakamla (TL.) Yazıyla (TL.)... Aylık Toplam (...) Aylık Aylık Toplam (...) Aylık TARİH İMZA İSİM VEYA UNVAN ADRES : EKİ : Teklif Mektubu Formları (... Adet ) 19

20 ÖN YÜZ EK: 3/B TEMİZLİK İHALELERİNDE KULLANILACAK TAHMİNİ BEDEL TESPİT FORMU TEMİZLİĞİ YAPILACAK YERİN ADI: 1 TEMİZLİK ALANI ADET ALAN (M2) İŞÇİ SAYISI a) Çalışma Odası b) Tuvalet c) Asansör d) Halı ve Yolluklar e) Pencereler f) Koridor ve Merdiven g) Kütüphane,Toplantı Salonu ve Spor Salonu h) Kalorifer Dairesi, Atölye i) Matbaa ve Kapalı Garaj j) Mutfak ve Yemekhane k) Bahçe ve Bina Çevresi l ) Resmi Araç m) Diğer Büro vb. Kullanım Alanları n) HerTürlü Büro Eşyası ve Diğer Malzemeler TOPLAM İŞÇİ SAYISI II İŞÇİ MALİYETİ a) İŞÇİ ÜCRETLERİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin 1 Aylık Ücreti x (...) Ay (İşçi ve İşveren tarafından ilgili mevzuat gereğince Ödenmesi gereken çeşitli ödentiler dahil) b) YOL BEDELİ İşçi Sayısı x 1 işçinin aylık yol bedeli x (...) Ay c) YEMEK BEDELİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin Aylık Yemek Bedeli x (...) Ay d) GİYECEK BEDELİ İşçi Sayısı x 1 İşçinin Giyecek Bedeli TOPLAM III KULLANILACAK İŞ MAKİNALARININ CİNSİ Adet Tahmini Kullanım Bedeli Toplam Bedel TOPLAM IV TEMİZLİK EKİPMANLARI Adet Tahmini Kullanım Bedeli Toplam Bedel TOPLAM V TEMİZLİK MALZEMELERİ Aylık Miktarı Adet, Kg, Lt, vb Tahmini Birim Fiatı Aylık Bedel Toplam Bedel Aylık Bedel x (...) Ay T O P L A M VI FİRMA KAR TUTARI GENEL TOPLAM (II+III+IV+V+VI) NOT: Temizlik işine ilaçlamanın da dahil olması halinde ilaçlama ile ilgili tahmini bedel unsurlarının, ilgisine göre malzeme, ekipman veya makine kalemlerinde gösterilmesi gerekmektedir. 20