İzmir Ticaret Odası Stratejik Planı

Transkript

1 İzmir Ticaret Odası Stratejik Planı 1

2

3 Yayınlayan / Publisher İzmir Ticaret Odası Grafik Tasarım / Graphic Design Rekmar Reklamcılık Ticaret A.Ş. Basımevi / Print House Hürriyet Matbaası Basım Tarihi / Printed in 2014 ISBN İzmir Ticaret Odası Yayın Numarası Izmir Chamber of Commerce Publication Number 181

4

5 4

6 CÜNEYT GÜLEÇ / Sayman Üye MERT PALA / Üye NEVZAT ARTKIY / Üye MUSTAFA TÜZÜN / Üye CÜNEYT ALTINKAPI / Üye DUYGU MUTLUEL / Genel Sekreter 5

7 İzmir Ekonomi Üniversitesi Proje Ekibi Prof. Dr. F. N. Can ŞIMGA MUĞAN Prof. Dr. Oğuz ESEN Prof. Dr. Serdar ÖZKAN Doç. Dr. Coşkun KÜÇÜKÖZMEN Doç. Dr. Deniz ATİK Doç. Dr. Gülem ATABAY Doç. Dr. Melike DEMİRBAĞ KAPLAN Yrd. Doç. Dr. Gül ERTAN Yrd. Doç. Dr. Özgür ÖZPEYNİRCİ Dr. Selen ÜNLÜOĞLU Eğitim Asistanı Okan ALTINKÖK İzmir Ticaret Odası Proje Ekibi Birol EFE Dr. Hitay BARAN Hande UZUNOĞLU Şebnem BORAN Sait KAYA Proje Danışmanları Prof. Dr. Tunçdan BALTACIOĞLU Halit SOYDAN 6

8 İÇİNDEKİLER SUNUŞ Stratejik Plan Hazırlık Süreci 1. Kurum Tanıtımı 1.1. Kuruluşundan Bugüne İzmir Ticaret Odası 1.2. Organizasyon Yapısı Karar Alma Süreçleri ve Kurum Kültürü Birimler Başkanlık Bürosu Müdürlüğü İnsan Kaynakları Müdürlüğü Mali İşler Müdürlüğü Ticari İşlemler Müdürlüğü Sicil Müdürlüğü Araştırma ve Meslekleri Geliştirme Müdürlüğü Dış Ekonomik İlişkiler ve Uluslararası Organizasyonlar Müdürlüğü Ticaret Sicili Müdürlüğü Bilgi İşlem ve Enformasyon Müdürlüğü Satın Alma ve İdari İşler Müdürlüğü Hukuk İşleri Müdürlüğü Eğitim Müdürlüğü Şehircilik Oda Mülkleri ve İnşaat Müdürlüğü Danışmanlıklar Kalite Yönetim Temsilcisi-Kalite Sorumlusu İletişim Danışmanı Basın-Yayın Danışmanı Müze Sorumlusu İş Kadınları Ofisi Halkla İlişkiler Sorumlusu Diğer Danışmanlıklar İnsan Kaynakları Bilgileri Teknik ve Teknolojik Altyapı Teknik Altyapı Teknolojik Altyapı Çağrı Merkezi Mobil Haberleşme Esnek Çalışma Sistemi Mali Yapı Bütçe Performansı Bina ve Diğer Taşınmazlar Stratejik İştirakler ve İşbirlikleri Üye Yapısı 1.3. İZTO Faaliyet Alanları 7

9 Misyon, Vizyon ve Temel Değerler 2.1. Misyon 2.2. Vizyon 2.3. Temel Değerler 3. Durum Analizi 3.1. Dış Çevre Analizi Politik Çevre Ekonomik Çevre Sosyal ve Teknolojik Çevre 3.2. Paydaş Analizi 3.3. İç Çevre Analizi 4. Geleceğe Bakış 4.1. Stratejik Amaç ve Hedefler 4.2. Projeler İZTO Tarafından Gerçekleştirilecek Projeler İZTO nun Takip Edeceği Projeler 4.3. İzleme ve Değerlendirme Performans Göstergeleri Dengeli Sonuç Göstergesi İstikrarlı Faaliyet Masası 5. Sonuç 8

10 SUNUŞ İzmir ekonomisine kurulduğu 1885 yılından bu yana yön veren kuruluşlardan birisi olan Odamız, İlklerin Odası olarak sadece İzmir in değil, Ege Bölgemiz ve ülkemiz ticaret hayatının da en önemli ve öncü kurumlarından biri olmuştur. Takip eden değil, takip edilen bir kuruluş olan Odamız, yenilikçilik ve girişimcilik alanındaki deneyimlerini, bilgisini ve vizyonunu her fırsatta paylaşmayı misyon edinmiştir. Odamız kurumsallaşma konusundaki öncü çaba ve girişimleriyle örnek olurken, etik ilkelere olan bağlılığını da korumuştur. Odamız üç yüzyıla yayılan tarihi boyunca dayandığı temel değerlerden biri olan yenilikçiliğe bağlı olarak gerek İzmir ve Ege iş âlemine gerekse ülkemiz iş âlemine katkılarda bulunmuş, birçok girişimin başlatılmasında ve tamamlanmasında öncü olmuştur. Teknoloji alanında yaşanan gelişmeler ve özellikle internet kullanımının yaygınlaşması ile birlikte Odamız tarafından gerçekleştirilen faaliyetler çok daha geniş kitlelere ulaştırılmış, üyelerimizin yanı sıra internet kullanıcısı olan herkes bu hizmetlerden faydalanmıştır. Odamız tarafından gerçekleştirilen her türlü faaliyet, hazırlanan her türlü rapor ve çalışma geniş kitlelere anında duyurulmuş ve tüm faaliyetlerimiz kamuoyu ile anında paylaşılmıştır. Tüm bu gelişmeler ışığında hazırladığımız Stratejik Plan önümüzdeki dört yıla ışık tutacak nitelikte bir çalışma olarak sizlerin takdir ve değerlendirmelerine sunulmuştur. Çağımızın temel özelliklerinden olan dinamik ve hızlı değişim çerçevesinde hazırladığımız Stratejik Plan da hiç şüphesiz güncellenmeye ihtiyaç duyacaktır. Olası her türlü güncelleme vakit geçirmeden yapılarak, Stratejik Planın dinamik yapısı korunacaktır. Sizlere sunulan Stratejik Plan ile Oda olarak gerek şeffaflık, gerekse hesap verebilirlik bağlamında üyelerimize ve kamuoyuna karşı bir görevimizi daha başarıyla yerine getirmenin mutluluğunu yaşamaktayız. Ülke içi dinamikler ve uluslararası gelişmeler çerçevesinde İzmir iş âleminin, karşılaşabileceği her türlü koşulda, Odamızın girişimleri ve hizmetlerinin de desteğiyle geleceğe yürüyebilmesi için yol haritası niteliğindeki stratejik planımızın hazırlanmasında emeği geçen, görüş ve düşüncelerini bizlerle paylaşan üyelerimize, paydaşlarımıza, çalışanlarımıza ve özverili çalışmalarından dolayı Stratejik Planlama Ekibimize teşekkür ederiz. Saygılarımızla, YÖNETİM KURULU 9

11 10

12 Stratejik Plan Hazırlık Süreci İzmir Ticaret Odası ( ) Stratejik Planı, üst yönetim gözlem ve desteği, iç ve dış paydaşların önerileri doğrultusunda Odamızın tüm birimlerinin doğrudan katılımıyla İzmir Ekonomi Üniversitesi (İEÜ) ve Odamız işbirliğiyle oluşturulan stratejik planlama ekibinin yoğun çalışması sonucunda hazırlanmıştır. Stratejik planın hazırlanmasında İzmir Ekonomi Üniversitesi İşletme Fakültesi ile İzmir Ticaret Odası nın ilgili birimleri eş güdüm içinde çalışmıştır. Çalışma kapsamında İzmir Ekonomi Üniversitesi tarafında iki proje danışmanı, 10 öğretim üyesi ve bir eğitim asistanı görev yapmıştır. Odamızda ise iki müdür ve üç uzman her aşamada destek vermiş, 38 Odamız çalışanı ise projenin çeşitli aşamalarında görüş ve önerilerini bildirerek katkıda bulunmuşlardır. Odamız ve İzmir Ekonomi Üniversitesi Stratejik Planlama Ekipleri; planlama ve hazırlık aşamalarında; yöntem, içerik oluşturma, değerlendirme ve koordinasyon amacıyla 12 toplantı gerçekleştirmiştir. Bu toplantıların 2 si Yönetim Kurulu Başkanımızın, 3 ü Genel Sekreterliğimizin başkanlığında İEÜ, Odamız Stratejik Planlama Ekipleri ve Odamız İlgili Birim temsilcilerinin katılımı ile gerçekleşmiştir. Geri kalanlar ise Stratejik Planlama Ekiplerinin kendi aralarında gerçekleştirdiği çalışma toplantılarıdır. Stratejik planlama yaklaşımının önerdiği model ve temel ilkeler doğrultusunda, stratejiye yön verecek kurumsal değerler sisteminin belirlenmesi, çevresel koşulların ayrıntılı analizi ve amaç, hedef ve projeler çerçevesinde planın hazırlanması ve izleme ve değerlendirme sisteminin kurulması olmak üzere dört temel aşamadan geçilmiştir. Odamız hizmetlerinin en etkin bir şekilde birleştirilmesi ve kaynaştırılması göz önünde tutularak misyon, vizyon ve temel değerler yeniden değerlendirilerek Stratejik Planın hazırlamasına yön verilmiştir. Odamızın mevcut durumu ve çevresel koşulların ayrıntılı analizi yapılmıştır. Bunun için Odamız faaliyetlerinin ve üyelerinin ticari başarısını etkileyebilecek ulusal ve küresel politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik eğilimler ve gelişmeler PEST analizi yöntemiyle değerlendirilerek dış çevre analizi yapılmıştır. PEST analizi yöntemiyle dünyada ve ülkemizde temel politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik temel eğilimler ve gelişmeler değerlendirilmiştir. İç paydaşlara yönelik olarak kapalı ve açık uçlu sorulardan oluşan anket hazırlanarak katılımcı üyemizin düşünceleri toplanmış, mevcut duruma ve Odamız hizmetlerinin geleceğe yönelik öngörülerinin belirlenmesinde değerlendirilmiştir. Ayrıca 95 kurum ve kuruluştan oluşan dış paydaşlara yönelik olarak da benzer bir anket çalışması yapılmıştır. Tüm bu bilgiler ışığında, geleceğe yönelik stratejilerin oluşturulması amacıyla, Odamızın güçlü ve gelişime açık yönleri ile fırsat ve tehditlerini ortaya çıkaracak GZTF analizi yapılmıştır. Çevresel koşullara en iyi cevap verebilecek stratejilerin belirlenmesinde TOWS Analizi yönteminden faydalanılmış, Odamız temel hizmet ve görevlerine uygun olarak beş stratejik amaç oluşturulmuş ve bunların etrafında 15 stratejik hedef belirlenmiştir. Tüm birimlerimizin özverili çalışmaları sonucunda döneminde belirlenen 15 stratejik hedefe ulaşmak için 133 ilgili proje ve faaliyet tanımlanmış, her bir projenin stratejik amaç ve hedeflerle birebir ilgisi kurulmuştur. 11

13 İzmir Ekonomi Üniversitesi danışmanlığında belirlenen her bir stratejik hedefin Odamızın faaliyetleri ve örgütsel performansıyla ilişkisi Dengeli Sonuç Göstergesi (Balanced Scorecard) ve İstikrarlı Faaliyet Masası yaklaşımlarıyla kurulmuş, her bir faaliyet ve her bir örgütsel performans boyutu eşit ve dengeli bir şekilde ele alınmıştır. Stratejik planın uygulamasında emek harcayacak olan personelin çabalarına yol göstermek ve planın izleme ve değerlendirmesini sağlamak amacıyla her bir stratejik hedef için performans göstergeleri tespit edilerek tanımlanmış ve tüm birimlerimizin katkılarıyla her bir performans göstergesi için geçmiş 5 yıl ( ) ve gelecek 4 yıl ( ) değerleri belirlenmiş ve planda yer verilmiştir. Stratejik planlama sürecinde Ekibimizin izlediği temel adımlar Şekil 1 de özetlenmiştir. Şekil 1. Stratejik Planlamanın Adımları 12

14 1. Kurum Tanıtımı 1.1. Kuruluşundan Bugüne İzmir Ticaret Odası 1885 yılında kurulan İzmir Ticaret Odası kuruluşundan bu yana üyelerinin ve İzmir in iktisadi hayatının etki alanını sürekli genişleterek İzmir i, Ege Bölgesi ni ve hatta ülkeyi bir yenileşme vizyonu çerçevesinde geliştirmiştir. Dünya ve Türkiye deki iktisadi ve toplumsal gelişmelere paralel olarak hedef ve faaliyetleri değişmekle birlikte, İzmir Ticaret Odası nın üç önemli temel değerinin değişmediği görülmektedir. Bu üç temel değer serbest piyasa ilkeleri, özel girişimcilik ve yenilikçilik olarak betimlenebilir. Serbest piyasa ilkelerine dayalı serbest ticaret ve özel girişime dayalı ekonomik gelişme temel değerlerin değişmeyen iki önemli unsuru olmuştur. İzmir Ticaret Odası bu ilkeleri en olumsuz ülke ve dünya koşullarında dahi savunmayı sürdürmüştür. İzmir Ticaret Odası nın yüzyılı aşan tarihi boyunca dayandığı temel değerlerden bir diğeri de yenilikçiliği, ve buna bağlı olarak da iş alemine, İzmir e, Ege Bölgesi ne ve kimi zaman da Türkiye ye öncülüğü olmuştur. Uzun tarihi boyunca İzmir Ticaret Odası nın odaklandığı temalar, öne çıkan faaliyetler ve etki alanı ülkemizin ve dünyanın içinde bulunduğu koşullara bağlı olarak değişmiştir. Bu nedenle kurumun tarihine dönemleştirerek bakmak daha anlamlı olacaktır. Kurum tarihinin dönemleştirilmesinde kurumun temel motivasyonu, öne çıkan ana temalar ve kurumun etki alanı temel ayırdedici özellikler olarak belirlenmiş, buna göre İzmir Ticaret Odası nın tarihi beş döneme ayrılmıştır. Birinci dönem İzmir Ticaret Odası nın kuruluş yılları olarak adlandırabileceğimiz yıllarını kapsayan dönemdir. İkinci dönem 1925 yılından 1950 yılına kadar devam etmektedir. Üçüncü dönem 1950 yılında ticaret odalarının daha liberal bir yasal çerçeveye kavuşmasıyla başlamakta, 1970 lerin ikinci yarısına kadar devam etmektedir. Dördüncü dönem iş aleminin ülkenin ekonomik ve sosyal yaşamına daha fazla ağırlık koymaya başladığı 1970 lerin ikinci yarısında başlamakta, 1990 lara kadar devam etmektedir. Beşinci dönem kurumun etki alanının yerelden küreselleşmeye uzandığı 1990 yılından başlayarak günümüze kadar devam eden dönemdir. Birinci dönem ( ) İzmir Ticaret Odası nın kuruluş yıllarıdır. İmparatorluğun çöktüğü ve Cumhuriyetin inşa edildiği bu dönemde İzmir Ticaret Odası nın temel motivasyonu İzmir iş aleminin temsilcisi olma rolünü pekiştirmek ve İzmir in tarihsel olarak sahip olduğu ithalat-ihracat merkezi olma özelliğinin olumsuz iç ve dış ekonomik ve politik konjoktürde korumak ve geliştirmek olmuştur. Bu dönemde, İzmir Ticaret Odası nın önemli katkılarıyla gerçekleştirilen İzmir İktisat Kongresi nde alınan kararlar kurumun faaliyet ve hedeflerinde dönemini aşan etkilere sahip olmuştur. Bu kararlardan İzmir de kalıcı bir sergi oluşturma önerisi İzmir Ticaret Odası nın öncülüğünde 9 Eylül Sergileri ile başlayan faaliyetler İzmir Enternasyonel Fuarı nın kurulmasıyla sonuçlanmıştır. İzmir İktisat Kongresi nde alınan kararlar arasında yer alan ticaret odalarının ekonomi eğitimi veren okullar kurması önerisi, kuruluşundan 116 yıl sonra İzmir Ekonomi Üniversitesi nin kuruluşuyla hayata geçirilmiştir. İkinci dönem ( ) ticaret odalarının organizasyon ve faaliyetlerinin yasal çerçevesinin çizildiği Ticaret ve Sanayi Odaları Kanunun yasallaşması ile başlamaktadır. O tarihe kadar son derece mütevazı bir kadro ile çalışmalarını sürdüren kurum, bu yeni yasanın sağladığı imkanlarla yeni ortama uygun bir kadro yapısına kavuşmuştur. Bu dönemin başında İzmir Ticaret Odası nın girişimleriyle toplanan İzmir Çevresi Ticaret ve Sanayi Kongresi İzmir iş dünyasının karşılaştığı sorunları yansıtır: ulaştırma 13

15 altyapısındaki yetersizlikler, finansman imkanlarının az ve pahalı olması ve tekellerin yarattığı olumsuz sonuçlar. Büyük Bunalım, korumacı dış ticaret politikaları, devletin ekonomideki artan ağırlığı ve savaşlar İzmir in iktisadi hayatını olumsuz etkilemiş; İzmir Ticaret Odası nın çalışmaları İzmir i ve İzmir iş dünyasını bu olumsuz gelişmelerden korumak için hükümet politikalarını etkileme yönünde yoğunlaşmıştır. Özellikle artan vergiler ve kredi maliyetleri, ulaştırma alanında yaşanan güçlükler, altyapı yetersizlikleri, kamu sektörünün ekonomide giderek artan ağırlığı ve yabancı sermayeyi caydırıcı önlemler gibi konulara odaklanılmıştır. İzmir Ticaret Odası, bu dönemde, zamanının oldukça ilerisinde sayılabilecek önerilerde bulunarak kamu iktisadi teşebbüslerinin özel sektöre devredilmesini, kapsamlı özelleştirmeleri, dış ticarette serbestleşmeyi ve kapsamlı vergi reformlarını savunmuştur. Bu dönemde öne çıkan faaliyetler Kuru Meyve İhracatçıları Birliği nin kurulması, Türkiye ve Yunanistan arasındaki iktisadi ilişkilerin yeniden tesisi amacıyla girişimlerde bulunulması ve İzmir Tüccar Kulübü nün kurulmasıdır. Üçüncü dönem yıllarını kapsamaktadır: Bu dönem, Ticaret Odalarının geçmişe göre daha liberal yeni bir yasal çerçeveye (5590 Sayılı Kanun) kavuştuğu 1950 yılı ile başlamaktadır. Bu dönemde bir yandan yeni yasanın öngördüğü biçimde kurumsallaşma sürecine girilirken diğer yandan serbest piyasa ilkeleri daha yüksek sesle telaffuz edilmeye başlanmıştır. Dönem boyunca İzmir Ticaret Odası dış ticaret politikaları, ihracatın geliştirilmesi ve dış ticarette tam bir serbestliğin sağlanması yönündeki çalışmalarını sürdürmüştür. Dönemin içe dönük ekonomik ve toplumsal yaşamının bir sonucu olarak İzmir Ticaret Odası enflasyon, geçim darlığı, esnaf ve işçi hakları gibi sadece ticaret ve tüccarları değil, geniş halk kesimlerinin çıkar ve beklentilerini ilgilendiren konularla ilgili çalışmalara yoğunlaşmıştır. Avrupa Ekonomik Topluluğu ilişkilerinde de, İzmir Ticaret Odası savunduğu ilkelerin bir gereği olarak Türkiye nin AET nin bir üyesi olmasını desteklemiştir. Dördüncü dönem ( ) iş aleminin ülkenin ekonomik ve sosyal yaşamına daha fazla ağırlık koymaya başladığı 1970 li yılların ikinci yarısında başlamaktadır. Hür Teşebbüs Konseyi nin kurulması bu yeni dönemin başlangıcı olarak alınabilir. Bu yöndeki çabaların en önemli adımı İzmir de atılmıştır. Bu dönemin en önemli özelliği İzmir Ticaret Odası nın kuruluşundan bu yana savunduğu serbest piyasa, dış ticaretin serbestleştirilmesi ve ihracatın geliştirilmesi ve ülke kalkınmasında özel girişimciliğe dayalı bir gelişme stratejisinin benimsenmesi gibi ilkelerin tam olarak hayata geçmeye başlamasıdır. Bu dönemde, öne çıkan faaliyetler İzmir de bir serbest bölge kurulması için yapılan çalışmaların sonuçlanmasıdır. Yine İzmir de bir menkul kıymetler borsasının kurulması için ilk adımlar bu dönemde atılmıştır. Beşinci dönem ( ) dünyanın giderek daha fazla küreselleşmeye başladığı ve Türkiye nin küresel ekonomiyle bütünleştiği yıllarla başlayan ve günümüze kadar devam eden süreçtir: Bu dönem de kendi içinde iki alt bölümde incelenebilir. Birinci alt dönem İzmir Ticaret Odası nın başta ticaret kesimi olmak üzere girişimcilere, İzmir e ve Türkiye ye yeni fırsatlar sunan değişimin planlanmasıdır. Bu dönemin en önemli özelliği bu dönemde yapılan çalışmaların hem İzmir in hem de Türkiye nin 2000 li yıllardaki önemli hedefleri haline gelmesidir lı yıllarda geliştirilen marka kent, EXPO, kentsel dönüşüm, üniversiteler kenti gibi henüz kamuoyuna çok yabancı olan bazı temalar 2000 li yıllarda ulusal ölçekte Türkiye kamuoyunun önemli gündem maddeleri haline gelmiştir. Dolayısıyla İzmir Ticaret 14

16 Odası pek çok konuda öncü rolünü üstlenmiştir. Bu dönemin temaları; EXPO nun ülke gündemine girmesi ve EXPO ya yönelik projeler üretilmesi, kalkınma ajanslarının kurulması, vadeli işlemler borsasının kurulması, Kemeraltı nın yeniden yapılandırılması, Agora, Kadifekale ve Bayraklı Eski Smyrna ören yerlerinin turizme kazandırılması, Türkiye-Yunanistan ekonomik ilişkilerinin geliştirilmesi, çok ortaklı girişimlere öncülük edilmesi, yurtiçi ve yurt dışı fuarlara katılım sağlanması, kentin tarihi ve kültürel birikimine önem verilmesi, kruvaziyer turizmin desteklenmesi, yılda 12 ay turizm, Marka Kent: İzmir imajının yaratılması, İzmir Ekonomi Üniversitesi, ilköğretim okulları, Organize Sanayi Bölgeleri, çarşı ve siteler, yüksek teknoloji, Ar-Ge, teknopark, Akdeniz Liman Kentleri Kongresi, Levanten Sempozyumu, Kuzey Güney Avrupa Ekonomi Forumu dur. İzmir Ticaret Odası tarihinin dönemsel analizi Tablo 1 de sunulmuştur. Tablo 1: İzmir Ticaret Odası Tarihinin Dönemsel Analizi ( ) Temel Değerler Serbest piyasa Serbest piyasa Serbest piyasa Serbest piyasa Serbest piyasa ilkeleri, ilkeleri, özel ilkeleri, özel ilkeleri, özel ilkeleri, özel özel girişimcilik, girişimcilik ve girişimcilik ve girişimcilik ve girişimcilik, yenilikçilik ve yenilikçilik yenilikçilik yenilikçilik yenilikçilik öncülük öncülük Etki Alanı İzmir temelinde İzmir temelinde İzmir temelinde İzmir temelinde Yerel, yerel ve ulusal yerel ve yerel ve yerel, bölgesel bölgesel, bölgesel bölgesel ve ulusal ulusal ve küresel Öne Çıkan İzmir İktisat 9 Eylül İktisat İzmir EXPO Temalar Kongresi Sergileri, politikalarının Menkul Kalkınma İzmir revizyonu Kıymetler Ajansları, Enternasyonel yönündeki Piyasası, Vadeli Fuarı, İzmir çabalar, Serbest İşlemler Mıntıkası İzmir İthalat Bölge, Borsası, Ticaret ve Anonim Havaalanı İzmir Ekonomi Sanayi Şirketi Üniversitesi, Odaları Kruvaziyer Kongresi, turizmi, Kuru Meyve Türkiye- İhracatçıları Yunanistan Birliği, ekonomik ve İzmir Tüccar sosyal Kulubü, ilişkileri, İzmir Ticaret Marka Kent, ve Sanayi Agora Odası Mecmuası Kadifekale ve Bayraklı Eski Smyrna ören yerleri, fuarlar, eğitim, OSB, çarşı ve siteler, yüksek teknoloji Ar- Ge, Teknopark 15

17 1.2. Organizasyon Yapısı İzmir Ticaret Odası nın organizasyon şeması, Şekil 2 de sunulmuştur ve kurumun yönetim yapısını göstermektedir. İzmir Ticaret Odası nın organları; Meslek Komiteleri, Oda Meclisi, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu ndan oluşmaktadır. Aralık 2013 itibariyle İzmir Ticaret Odası bünyesinde temsil edilen 76 meslek grubu, gizli oyla yapılan seçim sonucunda kendi üyeleri arasından grubun üye sayısı ile orantılı olarak 5-7 veya 11 üyeyi Meslek Komitesi ne seçer. Meslek Komiteleri nin kendi üyeleri arasından gizli oyla seçtikleri 5 kişilik komitede 2 şer, 7 kişilik komitede 3 er ve 11 kişilik komitede 4 er üye İzmir Ticaret Odası meclis üyesi olur. 176 üyeden oluşan Oda Meclisi, İzmir Ticaret Odası nın en yüksek karar ve denetim organı olup, görev süresi 4 yıldır. Oda Yönetim Kurulu, Oda nın en yüksek icra organı olup Meclis in kendi üyeleri arasından 4 yıl için seçtiği 11 kişiden oluşur. İzmir Ticaret Odası Başkanı, Yönetim Kurulu na Başkanlık eder ve Yönetim Kurulu nun aldığı kararlar doğrultusunda İzmir Ticaret Odası nı yönetir. İzmir Ticaret Odası nın hizmetleri, Genel Sekreter (Yönetim Temsilcisi), Genel Sekreter Yardımcısı, Danışmanlar ve Bölüm Müdürlükleri tarafından yürütülür. Genel Sekreter, yönetim temsilcisi olarak, Yönetim Kurulu nca devredilen yetkileri kullanarak Oda nın idari işlerini ve iç çalışmalarını düzenler ve yönetir. Tablo 2: İzmir Ticaret Odası Personelinin Müdürlüklere Göre Dağılımı BİRİM/MÜDÜRLÜK PERSONEL SAYISI Ticaret Sicili Müdürlüğü 28 Araştırma ve Meslekleri Geliştirme Müdürlüğü 21 Dış Ekonomik İlişkiler ve Uluslararası Organizasyonlar Müdürlüğü 17 Satın Alma ve İdari İşler Müdürlüğü 16 Ticari İşlemler Müdürlüğü 15 Sicil Müdürlüğü 14 Bilgi İşlem ve Enformasyon Müdürlüğü 14 Başkanlık Bürosu Müdürlüğü 10 Genel Sekreterlik 9 Mali İşler Müdürlüğü 7 Şehircilik, Oda Mülkleri ve İnşaat Müdürlüğü 6 İnsan Kaynakları Müdürlüğü 5 Eğitim Müdürlüğü 4 Hukuk İşleri Müdürlüğü 4 Yönetim Kurulu Başkanlığı 3 TOPLAM 173 Aralık 2013 itibariyle İzmir Ticaret Odası bünyesinde çalışan 173 personel 13 müdürlüğe bağlı olarak görevlerini sürdürmektedirler. Personelin müdürlüklere göre sayısal dağılımı Tablo 2 de gösterilmiştir. Bu müdürlüklerin görevleriyle ilgili bilgiler Bölüm de özetlenmiştir. Çalışanların profiliyle ilgili Bölüm te verilmektedir. 16

18 Şekil 2. İzmir Ticaret Odası Organizasyon Şeması 17

19 Karar Alma Süreçleri ve Kurum Kültürü Odamız 76 Meslek Komitesi, her ay olağan olarak bir kez toplanmakta, ihtiyaç olması halinde sayı sınırlaması olmaksızın olağanüstü toplantı yapabilmekte, sektörlerinde faaliyet gösteren firmaların sorunlarının çözümü ve sektörün gelişiminin sağlanabilmesi açısından kararlar almaktadır. Alınan kararlar üzerinde ilgili Müdürlükler gerekli ön çalışmaları tamamladıktan sonra, konular Yönetim Kurulumuzun toplantı gündemine alınmaktadır. Yönetim Kurulumuz tabi olduğu mevzuat, Odamızın vizyonu, misyonu ve buna bağlı olarak oluşturulan politikalar çerçevesinde mevcut sorunların çözümü, ülkemizin, bölgemizin ve sektörlerin gelişimi için kararları uygulamaya koymakta ve bu doğrultuda oluşturulan projeler Odamızın ilgili birimleri tarafından yürütülmektedir. Ayrıca Yönetim Kurulumuzun re sen karar alarak ürettiği projeler, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen projeler ile Odamız birimlerinin ürettiği çalışmalar da Odamız tarafından re sen yürütülebildiği gibi paydaşlarla işbirliği halinde de uygulamaya geçirilebilmektedir Birimler Odamız faaliyetlerini müdürlükler ve danışmanlıklar aracılığı ile gerçekleştirmekte ve sunmaktadır. Her birimin ve birimde mevcut pozisyonların tanımları bulunmaktadır Başkanlık Bürosu Müdürlüğü Meclis ve Yönetim Kurulu toplantılarının gündemlerini hazırlamakta; Genel Sekreterliği bilgilendirmektedir. Bu toplantılara katılmakta, toplantı tutanaklarını hazırlamakta ve alınan kararları zamanında ilgili Müdürlüklere iletmektedir. Aylık ve Yıllık Faaliyet raporlarını diğer Müdürlüklerden istemek suretiyle hazırlanmasını sağlamaktadır. Meclis ve Yönetim Kurulu Üyelerinin Müdürlüğün bünyesinde bulunan konularla ilgili görevlendirilmelerine ilişkin tüm yazışmalarını yapmaktadır. İlgili birimlerin desteği ile Ödüllendirme faaliyeti kapsamında verilecek belgeleri hazırlamakta, Üyelere verilen Onur Belgeleri ni hazırlamakta ve kurye ile göndermektedir. Meclis toplantılarının deşifrelerini yapmakta, ses ve görüntü kayıtlarını arşivlemekte, deşifreleri tutanak haline getirmektedir. Yönetim Kurulu toplantıları ses kayıtlarını arşivlemektedir. Mevzuat Komisyonu nun gerektiği durumlarda toplanması için organizasyon yapılmasını, alınan karar varsa Yönetim Kurulu onayıyla Meclise sunulmasını sağlamaktadır. Odamız sekretaryasında düzenlenen Yönetim Kurulları Ortak Toplantılarının gündeminin hazırlanması, ilgili Odalara gündemin iletilmesi, bu toplantıların organize edilmesi, alınan kararların Yönetim Kurulu na sunulması, ilgili Müdürlüklere ve katılımcı Odalara iletilmesi gibi görevleri yerine getirmektedir İnsan Kaynakları Müdürlüğü Oda personelinin verimli, kaliteli, mutlu ve motive bir şekilde çalışmasını sağlamak suretiyle Odamız için nitelikli işgücü oluşturmaktadır. İşgücünün doğru zamanda, doğru yerde ve doğru biçimde kullanılmasını sağlamaktadır. 18 Odanın personel politikasının hazırlanmasına yönelik çalışmaları yürütmekte, bu politikaların belirli dönemlerde uygulanmasını yönlendirmekte, denetlemekte ve sonuçlarını değerlendirme çalışmalarını yürütmektedir.

20 Oda çalışanları ile iletişim kurmak, bilgilendirmek, görüş, öneri ve taleplerini almak ve gerektiğinde toplantılar düzenlemek görevlerini yerine getirmektedir. Odamız Web Portalında İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile ilgili yer alacak konuları belirlemekte, güncellemekte, ayrıca Odamızda çalışmak ve staj yapmak isteyenlerin online başvuru yapabilmelerini teminen Web Portalımız üzerinden İş Başvuru Formları ve Staj Başvuru Formlarını almakta, değerlendirmektedir. İlgili Müdürlük ile personelin iş tanımını oluşturmakta, iş tanım formlarını düzenlemekte ve kariyer planlaması yapmaktadır. Müdürlüklerin talepleri ve ihtiyaçlar doğrultusunda kadro cetvellerini hazırlamakta, Yönetim Kuruluna ve Meclise sunmaktadır. Bütçe çalışmaları kapsamında yıllık personel giderleri bütçesini hazırlamakta, personel maliyetlerini çıkartmaktadır. Personelin seçilmesi, işe alınması, ilerlemesi, yükselmesi, ayrılması, görev yeri değişiklikleri, işten çıkarılması v.b. işlemlere ilişkin talep ve teklifleri Genel Sekreterliğe sunmakta ve takibini yapmaktadır. Performans değerlendirmesine ilişkin çalışmaları yürütmekte, sonuçları değerlendirmekte ve personele sonuçlar ile ilgili geri bildirimde bulunmaktadır. Oda personelinin maaş, ikramiye, vs. bordrolarını hazırlamakta, personele yapılan ödemeler neticesinde işsizlik sigortası, sigorta prim icmali v.b. bildirgeleri hazırlayarak süresi içerisinde ilgili kurumlara iletmektedir. Personelin özlük ve sicil dosyalarını tanzim ve takip etmektedir. Personelin disiplin ve ceza işlemlerinin yürütülmesini sağlamaktadır. Personelin izin, rapor, devam durumları ile işe giriş ve çıkış saatlerini takip etmektedir. Personel albümü hazırlamakta ve güncel tutmaktadır. Odamızda staj yapmak üzere talepte bulunan öğrencileri Yönetim Kurulu na sunmakta, Müdürlüklerin stajyer taleplerinin belirlenmesine ilişkin çalışmaları yürütmekte, Yönetim Kurulunca staj talebi kabul edilen öğrencilerin en uygun müdürlükte istihdam edilmesini sağlamakta, stajyerlerin işe devam durumlarını takip etmekte, stajyerlerin yemek, ücret v.b. konularını ilgili müdürlüklere bildirmektedir. 15 Ağustos 15 Eylül tarihleri arasında Odamız Web Portalında burs başvuru formunun yayınlanmasını sağlamakta, başvuruları olumlu sonuçlanan öğrencilerin başvuru evraklarını teslim almakta ve incelemekte, Oda bursiyeri olmaya hak kazanan öğrencilere ilişkin dosya oluşturmakta ve öğrencilere ilişkin bilgileri bilgisayar ortamında saklamakta, eski bursiyerlerden başarılı olanları ve yeni bursiyer olmaya hak kazananları Burs Danışma Kuruluna ve Yönetim Kurulu na sunmakta, bursiyerlere ödeme yapılması için listeler hazırlamakta ve bu listeleri Mali İşler Müdürlüğü ne iletmektedir Mali İşler Müdürlüğü Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği tarafından hazırlanan Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ne uygun olarak Oda nın varlık, borç ve alacak durumlarının ve değişikliklerinin tespit edilmesi, değerlendirilmesi ve sonuçlarının belirtilmesini sağlayacak esaslara göre muhasebe kayıtlarını tutmak görevlerini yürütmektedir. 19

21 Üyelerin yıllık ve munzam aidatlarının tespit edilmesi ile ilgili işlemleri yapmakta ve bu aidatların ait oldukları yıllar içinde ödeme vadelerinde tahsil edilmesini sağlamakta ve gecikmiş alacakların icra işlemleri için Hukuk İşleri Müdürlüğü ile işbirliği yapmaktadır. Oda nın her türlü alacak ve haklarını izlemek ve bunların tahsil işlerini yürütmektedir. Mevzuata ve Meclis kararlarına göre tahakkuk edecek çeşitli Oda gelirlerini tahsil etmekte ve bunlarla ilgili ödemelerdeki gecikmelere ait icra işlemleri için Hukuk İşleri Müdürlüğü ile işbirliği yapmaktadır. Yıllık bütçe, kesin hesap ve bunlara ilişkin mali raporlar ile, aylık mali tablolar ve bütçe izleme raporlarını hazırlayarak Odamız Yönetim Kurulu, Hesapları İnceleme Komsiyonu ve Meclisin onaylarına sunmakta, ödeneği biten veya bitmek üzere olan bütçe fasıl ve maddeler arasında yapılacak aktarma önerilerini, gerektiğinde ek ödeneğin ilave edilmesi veya olağanüstü ödeneğin konulması hususlarını Genel Sekreterlik kanalı ile Yönetim Kurulu na arz etmektedir. Odamızın finansal birikimlerini Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak en verimli şekilde değerlendirmektedir. Odamız organ üyelerine ait huzur haklarının takiplerini yapmakta, ilgili dönemlerinde ödemelerini gerçekleştirmekte, ilgili mali yılın bitimine müteakiben organ üyelerine yıllık vergi ödemelerine ait bildirimlerini göndermektedir Ticari İşlemler Müdürlüğü İhracat belgelerinin (A.TR, EUR.1, EUR-MED, FORM.A, Menşe Şahadetnamesi, GATT Menşe Şahadetnamesi) satış ve onayı ile bunlara bağlı ticari faturaların ve çeki listelerinin onayı, eşyaların geçici kabulü kapsamında ATA Karnesi düzenlenmesi, Dahilde İşleme Rejimi, Hariçte İşleme Rejimi ile garanti kapsamında mahrecine iade veya tamir amacıyla giden/gelen mallar için bilirkişi raporları düzenlenmektedir. Uluslararası karayolu ile yük ve eşya taşıması yapan firmalara tır karnesi ve yine uluslararası TIR taşımalarında kullanılan ikili, transit, üçüncü ülke, dönüş yükü, ödül ve benzeri izin belgeleri diye adlandırılan Geçiş Belgelerinin dağıtımını yapmaktadır. Kapasite veya Ekspertiz Raporları, İş Makinesi Tescil Belgesi ve Gayrimenkul Bilirkişi raporlarını düzenlemektedir. Ticari mahiyette Yerli Malı Belgesi, IPA Türk Malı Belgesi, Fiili Tüketim Belgesi, İmalat Yeterlilik Belgesi, Yetkili Temsilcilik Belgesi, Numune Belgesi, Mücbir Sebep Belgesi, azami fiyat tarifesi vb gibi üyelerimizin ticari hayatlarında kullandıkları belgelerin düzenlenmesi işlemlerini yürütmektedir. TOBB-Sigorta Levhaya Kayıt İşlemlerinin yürütülmesi, mahkemelerden gelen bilgi istem taleplerinin karşılanması, yaklaşık maliyet hesaplamaları, faturaların rayice uygunluğunun onayı işlemlerini yürütmektedir Sicil Müdürlüğü 5174 sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliklere göre Oda ya kaydolması gereken gerçek ve tüzel kişileri tespit etmekte, kayıt başvurularını kabul etmekte ve bunların kayıt işlemlerini yürütmektedir. 20 Üyelerin durumlarında meydana gelen değişiklikleri ve vergi mükellefiyet durumlarındaki değişiklikleri takip ederek her yıl Ocak ayında üye kayıtlarını güncelleştirmektedir.