NAZİLLİ DEVLET HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1 / 5 İÇİNDEKİLER 1.AMAÇ: UYGULAMA İLAÇ VE MALZEME İSTEMLERİNİN ECZANEYE BİLDİRİLMESİ İLAÇ VE MALZEMELERİN TEMİNİ TESLİM ALINMASI VE YERLEŞTİRİLMESİ SAKLAMA KOŞULLARI YÜKSEK RİSKLİ İLAÇLARIN YÖNETİMİ : STOK SEVİYELERİ VE MİAT TAKİBİ : ECZANEDEN İLAÇ VE MALZEME İSTEMLERİ: ECZANEDE İLAÇLARIN HAZIRLANMASI VE TRANSFERİ : KULLANIMDAN ARTA KALAN İLAÇLARIN ECZANEYE İADESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ; YARDIMCI DOKÜMAN...5

2 2 / 5 İLAÇ DAĞITIM BÖLÜMÜ EKLENECEK 1.AMAÇ: Hastane içinde ilaçların güvenli bir şekilde depolanması, dağıtılması, kontrollerinin yapılması ve kayıtlarının tutulması için bir yöntem belirlemektir. 2.UYGULAMA Bu prosedür; ilaç ve malzeme istemlerinin eczaneye bildirilmesi, ilaç ve malzemelerin temini, teslim alınması ve yerleştirilmesi, saklama koşulları, yüksek riskli ilaçların yönetimi, stok seviyeleri ve miad takibi, eczaneden ilaç ve malzeme istemleri, eczanede ilaçların hazırlanması ve transferi, kullanımdan arta kalan ilaçların eczaneye iadesi ve değerlendirilmesi süreçlerini içermektedir İLAÇ VE MALZEME İSTEMLERİNİN ECZANEYE BİLDİRİLMESİ Doktorlar talep ettikleri ilaç veya sarf malzemesini eczaneye yazı ile bildirirler. Talep değerlendirilir; ilgili malzeme veya ilaç, ihtiyaç fazlası doğrudan temin ve ihale yöntemlerinden biriyle hastaneye temin edilir İLAÇ VE MALZEMELERİN TEMİNİ Eczaneye ilaçlar birkaç yöntemle temin edilir: İhale İle : İhaleleri Kamu Hastaneleri Genel Sekreterliği Satın Alma Birimi yapmaktadır. Sekreterliğin web sitesinde ihale listesi yayınlanır. Doktorlarla görüşülüp talepleri alınır ve yıllık sarfiyatlara bakılarak web sayfasındaki ihale listesi doldurulur, gerekirse eklemeler yapılır ve onlıne olarak gönderilir. Sonra da ıslak imzalı ihale listesi resmi yazıyla teslim edilir. Doğrudan Temin : Liste belirlenir. Strateji Geliştirme Başkanlığı Stok Koordinasyon Uygulaması sayfasından ilaçlar önce bölgede sonra da tüm Türkiye hastanelerinde ihtiyaç ve stok fazlasında taranır ve istek gönderilir. Fiyatı ve miyadı uygun ilaçlar alınır. Bulunamayan ilaçlar için Stok Koordinasyon Ekibine sistem üzerinden yazı gönderilir. İzin yazısı gelince liste Doğrudan Temin birimine verilir. Fiyatlar gelince diğer hastanelerin fiyatları ile karşılaştırılır ve depolara uygunluk verilir TESLİM ALINMASI VE YERLEŞTİRİLMESİ Gelen ilaçların hastanemize girişi eczacının da içinde bulunduğu muayene komisyonu tarafından aşağıda belirtildiği şekilde yapılır. 1- Kabul sırasında ilaçlar sayılarak teslim alınır. 2- Alınan ilaç ve serumların öncelikle ambalaj kontrolü yapılır. Ambalajda olası yırtık, delik, ezilme, bozulma olup olmadığı kontrol edilir. Ambalajı bozulan ilaç kabul edilmez. 3- İlaç ya da serumların imal ve son kullanma tarihleri kontrol edilir. Teknik şartnamede belirtilen son kullanma süresinden az miyadlı ilaçlar kabul edilmez. 4- İlaç ya da serumların birim istemlerine uygunluğu kontrol edilir. Doğru ilacın gelip gelmediği, eğer muadil ilaç gelmiş ise bunun isteme uygunluğu tespit edilir. Gerekirse talep yapan ilgili birim sorumlusu ile görüşülerek ilacın ya da muadil ilacın doğruluğu teyit edilir. 5- Ambalaj açıldığında; a- Tablet ise rengi, kırık olup olmadığı, b- Ampul ise kırıp olup olmadığı, rengi ve içeriği kontrol edilir, c- Bulanıklaşma, renk değişikliği olan ampuller, kırılan ampul ya da tabletler kabul edilmez.

3 3 / 5 6- Varsa daha önceki kullanımında yaşanan şikayetlerin tekrar edip etmediği gözden geçirilir. 7- Sevk irsaliyesi ya da faturası olmayan ilaç ya da serum kabul edilmez. 8- Şartnamede ve / veya sözleşmede belirtilen diğer istekler kontrol edilir. Şartları sağlamayan ilaç ve sarf malzeme geri iade edilir. Giriş kontrollerindeki kriterlere uymayan ilaç ya da serumlar kabul edilmez, en kısa sürede yeniden temini için firmadan teyid alınır. Giriş kontrolleri ile kabul edilen ilaçlar eczane tarafından ilgili depo, raf ve dolaplara yerleştirilir. Özel durum arz eden ilaçlar (Buzdolabında Saklanması Gereken İlaçlar, Radyoaktif Madde İhtiva Eden İlaçlar ve Narkotik İlaçlar) Kontrol Altında Tutulması Gereken İlaçlar Listesi ve İlaç Ve Sarf Malzeme Depolama Talimatına göre ayrılarak yerleştirilir. Gelen fatura ise yazı işlerinden resmi girişi yapılarak eczacı tarafından HBYS ye kaydı yapılır, muayene raporu çıkarılıp MKYS ye entegrasyonu yapılır. Sonra da imzaları tamamlandıktan sonra fatura tahakkuk birimine teslim edilir SAKLAMA KOŞULLARI Buzdolabında saklanması gereken ilaçlar; Kontrol Altında Tutulması Gereken İlaçlar Listesi nde mevcut olan buzdolabında saklanması gereken ilaçlar 2-8 C de uygun soğutucularda saklanır. Isı sürekli kontrol altında tutularak Isı ve Nem Takip Formu na kaydedilir. Radyoaktif madde ihtiva eden ilaçlar; Kontrol Altında Tutulması Gereken İlaçlar Listesi nde mevcut olan Radyoaktif Madde İhtiva Eden İlaçlar karanlık koşullarda kilit altında saklanır. Anahtar eczacı sorumluluğundadır. Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi olan ilaçlar eczane içinde kilitli depolarda saklanır. Anahtarı eczacı sorumluluğundadır. Her sabah HBYS kayıtlarından stok miktarları alınarak Yeşil ve Kırmızı Reçeteye Tabi İlaçlar formuna yazılır ve eczane stoklarından sayımları yapılır. Hastalara kullanılan kırmızı reçeteli ilaçların eczacı tarafından deftere kayıtları yapılır ve ay sonlarında Başhekim e imzaya sunulur. HBYS de kayıtlı olarak bulunan, özel saklama koşulu arz etmeyen ilaçlar uygun koşullarda (nem, sıcaklık, yerleşim, paketleme vb.) saklanır. Depolanan ilaçlar sık kullanımı, aciliyeti, son kullanma tarihlerine göre yerleştirilir. Son kullanma tarihi yakın ve sık kullanılan ilaç depolarda kolay ulaşılabilecek alanlara alınır. İlaç ve sarf malzeme çıkışlarında İlk Giren İlk Çıkar Prensibi ne göre hareket edilmesine (miyad durumlarına göre) özen gösterilir. Sarf Malzeme; HBYS de kayıtlı olarak bulunan sarf malzemeler, uygun koşullarda (nem, sıcaklık, yerleşim, paketleme, havalandırma vb.) saklanır. Depolanan sarf malzeme, sık kullanımı ve cinsine göre yerleştirilir YÜKSEK RİSKLİ İLAÇLARIN YÖNETİMİ : Hastanede bulunan yüksek riskli ilaçlar, Yüksek Riskli İlaç Listesinde belirlenmiş olup servislere dağıtılmıştır. Bu ilaçların üzerine dikkat çekecek şekilde kırmızı etiket (ampullere) veya Yüksek Riskli İlaç (tek kullanımlık flk. kutularına) ibaresi yapıştırılır. Servislere etiketsiz yüksek riskli ilaç

4 4 / 5 gönderilemez. Eczanede yüksek riskli ilaçlar ayrı bir rafa yerleştirilir ve listesi asılır. Işıktan korunacak yüksek riskli ilaçlar ise kapalı dolap içinde saklanır STOK SEVİYELERİ VE MİAT TAKİBİ : İlaçların stokları HBYS deki kayıtlara bakılarak asgari 1 ay azami 2 ay olarak belirlenir. HBYS çalışma esnasında ilaç asgari miktarı altına düştüğünde uyarı vermektedir. Raporlama sisteminden de kontrol edilerek ilaç firmalarından azami 2 aylık stok çekilmektedir. Son kullanma tarihine göre ilaçlar iki şekilde tespit edilir; A) Birimlerdeki klinik sorumlu hekimleri ve hemşireleri ilaçların son kullanma tarihlerine bakıp miadı yaklaşan veya geçen ilaçlar Eczaneye İlaç İade Formu ile eczaneye teslim eder. B) Eczacı tarafından HBYS den ayda bir miad raporu alınarak son kullanma tarihi yaklaşan ilaçlar tespit edilir, MKYS de ihtiyaç fazlasında gösterilir, sarfına çalışılır. Tespit edilen ilaçlar için iade edilebildiği durumlarda iade edilme işlemleri gerçekleştirilir. Eğer ilaç tedarikçiye iade edilemiyorsa tutanak ile kayıt altına alınarak İzmit teki İlaç İmha Değerlendirme A.Ş. ne belgeleri ile gönderilerek imhası yapılır. C) Ayrıca son kullanma tarihi yaklaşan ilaçlar için, son kullanma tarihinden en az üç ay önce tespit edilen ilaçlar üretici / satıcı firmalarla irtibata geçilerek yeni tarihli ilaçlarla değiştirilmesi sağlanır. Ayrıca Sağlık Bakanlığı tarafından hastanemize kullanılması sakıncalı olan ilaç isimleri gelir. Bu ilaçlardan hastane stoklarında var ise hangi birimlere ne kadar verildiği HBYS den ve istem formlarından tespit edilir. Birimlerden ilaçlar geri çekilir. Geri çekilen ilaçların kaç tane olduğu sayılıp üretici veya satıcı firmayla temasa geçilir. Şartnameye göre ilaçlar ilgili firmaya teslim edilir ve birebir muadili ile değiştirilir. 2.7.ECZANEDEN İLAÇ VE MALZEME İSTEMLERİ: Doktorlar tarafından yapılan orderler personel aracılığı ile dosya içinde eczaneye gönderilir. Orderler eczacılar tarafından kontrol edilir ve HBYS deki ilaç stoklarından düşülür. Her hastaya ait, ilaç adı - miktarı ve miadı yazılı olan barkod çıkarılır. Servis tamamlandıktan sonra bu barkodlar toplu halde eczane yardımcı personeline verilir ve ilaçlar hasta bazlı çıkarılır. Hasta adına çıkan barkoddan sadece tablet, flakon ve ampuller hasta bazlı verilir. yazılıdır. Serumlar ambalajlamada sıkıntı olacağı için yardımcı personele toplu liste olarak verilir, ancak servislere aynı zamanda hasta bazlı ilaç listesi gönderilmektedir (serumların kimlere ait olduğu açık açık belli olmaktadır). Tıbbi sarflar ise talepler HBYS den düşüldükten sonra entegre edilerek MKYS den de işlemi tamamlanır. 2.8.ECZANEDE İLAÇLARIN HAZIRLANMASI VE TRANSFERİ : Eczacılar tarafından hazırlanan hasta bazlı barkodlar order dosyaları içinde servis servis ayrılarak eczane yardımcı personeline verilir. Dikkatli bir şekilde ayrı ayrı çıkarıldıktan sonra servislere haber verilir. Servislerden gelen sağlık personellerine ilaçlar Eczane İlaç Teslim Formu doldurularak teslim edilir. İlaçlar teslim alan ve teslim eden kişiler tarafından kontrol edilerek ve sayılarak teslim alınır. Yeşil ve Kırmızı reçeteye tabi ilcaların eczaneden teslimleri Yeşil ve Kırmızı Reçeyete Tabi İlaç Eczane Teslim Formu doldurularak yapılır. Soğuk zincire tabi olan ilaçların transferi köpükler ve buz aküleri eşliğinde yapılır.

5 5 / KULLANIMDAN ARTA KALAN İLAÇLARIN ECZANEYE İADESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ; Hasta adına kullanılmayan ilaçlar (Order değişimi, taburcu olması,exitus halinde) Servis hemşiresi tarafından Eczaneye İlaç İade Formu ile aynı gün içinde, hafta sonu ise takip eden ilk mesai gününde eczaneye teslim edilir. Eczacı tarafından hasta adına giriş yapılmış olan iade ilaçların HBYS üzerinden iptalini yaparak, eczane stoklarına girişleri yapılır. 3.YARDIMCI DOKÜMAN Kontrol Altında Tutulması Gereken İlaçlar Listesi Tedarikçi Değerlendirme Talimatı Satınalma Prosedürü İhale İş Akış Şeması Sağlığa Zararlı Olan ve Son Kullanma Tarihi Geçen İlaçların Geri Çekilmesi ve İade Edilmesi Talimatı İlaç Dağıtımı Talimatı Isı Ve Nem Takip Formu Yüksek Riskli İlaçlar Listesi Eczaneye İlaç İade Formu Eczane İlaç Teslim Formu Yeşil ve Kırmızı Reçeyete Tabi İlaç Eczane Teslim Formu