AĞUSTOS 2010 DİYARBAKIR

Transkript

1 Planlama Programlama ve Koordinasyon i İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI AĞUSTOS 2010 DİYARBAKIR

2 Planlama Programlama ve Koordinasyon i ONAY SAYFASI Genel Sekreterliğin tarih ve 814 sayılı onayı ile oluģturulan muz tarafından gerekli mevzuat incelenerek Ajansımız için Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı hazırlanmıģtır. Plan'ın uygulamaya konulması Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu ile Genel Sekreterlik Makamının inceleme ve tensiplerine sunulmuģtur Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı Hazırlama Adnan TUZCU Veysi DANIġMAN Selman DELĠL Adem ERDURUCAN M. Emin ÖZHAN PYB BaĢkanı Uzman Uzman BMF Görevlisi BMF Görevlisi Hazırlama tarafından Ajansımız için hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı incelenmiģ olup Planı'nın uygulamaya konulmasına karar verilmiģtir Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu Hülya ÖZÖNEN Adnan TUZCU A. Önder ÖZKUL PPKB BaĢkanı PYB BaĢkanı ĠDB BaĢkanı Hasan MARAL Hüseyin AKDOĞAN E. Uğur DĠVĠTÇĠ DB BaĢkanı D.bakır YDO Koord. ġ.urfa YDO Koord tarih ve sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı 11 inci maddesi gereği Yönetim Kurulu'nun onayına sunulur Dr. Ġlhan KARAKOYUN Genel Sekreter tarih ve sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı 11 inci maddesi gereği Yönetim Kurulu'nun tarih ve sayılı kararı ile uygun görülmüģtür.

3 Planlama Programlama ve Koordinasyon i ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI GĠRĠġ tarih ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun BeĢinci Kısmında iç kontrol sistemi düzenlenmiģtir. Bu kısımda, iç kontrol sistemine iliģkin olarak; iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve iģleyiģi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu, iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiģtir. Kanun un 55 inci maddesinde iç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıģtır. Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve iģlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluģturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karģı korunmasını, Sağlamak olarak belirlenmiģtir. Kanunun 57 nci maddesinde ise, kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluģtuğu belirtilmiģ, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluģturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunması, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, BelirlenmiĢ standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, Kapsamlı bir yönetim anlayıģı ile uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanması, Bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüģtür. Kanun un 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin iģleyiģinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıģtır. Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluģturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve iģlemlere iliģkin olarak iç kontrolün iģleyiģini sağlama sorumluluğu verilmiģ bulunmaktadır.

4 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiģtir. Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konularında çalıģmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten; muhasebe yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe iģlemlerinin belirlenmiģ standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından; iç denetçiler ise, idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliģtirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar. Kanunun 55 inci maddesinin ikinci fıkrasında, görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine iliģkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime iliģkin standart ve yöntemler ise Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliģtirilir ve laģtırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir hükmü yer almaktadır. Buna göre, Ġç Denetim Koordinasyon Kurulunun tarihli ve (12) sayılı kararı ile Kamu Ġç Denetim Standartları belirlenmiģ bulunmaktadır. Kamu Ġç Kontrol Standartları ise COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü Ġç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği Ġç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiģ ve tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği yayınlanmıģtır sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat uyarınca, kamu idaresinde iç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi çalıģmaları ilgili kamu idaresinin yönetim sorumluluğu kapsamında olmakla birlikte, iç kontrole iliģkin çalıģmalarında kamu idarelerine rehberlik yapması amacıyla Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nce, Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Planı Rehberi hazırlanarak Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nün tarih ve 1205 sayılı yazısı ile yayınlanmıģtır tarih ve sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı 11 inci maddesi aģağıdaki gibidir: (1) İç kontrol sistemi, Ajans gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, Ajansın mevzuata uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi edinilmesi amaçlarını gerçekleştirmek üzere, iç denetçinin görüşü alınmak suretiyle, Genel Sekreterin teklifi ve Yönetim Kurulunun kararı ile belirlenir. (2) İç kontrol sistemi, iç ve dış denetim raporları, öneriler, ihtiyaçlar ve şikâyetler çerçevesinde yılda en az bir defa Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir ve Müsteşarlığa rapor hâlinde sunulur tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği nin Mali Yönetim Yeterliği baģlıklı 4/5 inci maddesinde, Ajansın mali yönetim yeterliği tespit edilirken Yeterlik Komisyonu nca esas alınacak kriterler sayılmıģ olup bu kriterlerden biri de, iç kontrol ve risk değerlendirmesi yapabilme kapasitesi dir. Yukarıda sayılan mevzuat çerçevesinde, Ajansımızın Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı nı (KĠKSUEP) hazırlamak amacıyla, Genel Sekreterliğin tarih ve 814 sayılı onayıyla,

5 Planlama Programlama ve Koordinasyon i 1. AĢağıda isim ve unvanları yer alan BaĢkanları ve YDO Koordinatörlerinden müteģekkil bir Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu, Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu S. N. Adı-Soyadı Unvanı i 1 Hülya ÖZÖNEN BaĢkan Planlama Programlama ve Koordinasyon i 2 Adnan TUZCU 3 A. Önder ÖZKUL 4 Hasan MARAL BaĢkan BaĢkan BaĢkan Program Yönetimi i Ġzleme Değerlendirme i Destek i 5 Hüseyin AKDOĞAN Koordinatör Diyarbakır Yatırım Destek Ofisi 6 E. Uğur DĠVĠTÇĠ Koordinatör ġanlıurfa Yatırım Destek Ofisi 2. AĢağıda isim ve unvanları yer alan Ajans personelinden müteģekkil bir Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı Hazırlama, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı Hazırlama S. N. Adı-Soyadı Unvanı i 1 Adnan TUZCU BaĢkan Program Yönetimi i 2 Veysi DANIġMAN 3 Selman DELĠL 4 M. Emin ÖZHAN Uzman Uzman B. M. Finans Görevlisi Ġzleme Değerlendirme i Planlama Programlama ve Koordinasyon i Destek i 5 Adem ERDURUCAN B. M. Finans Görevlisi Destek i OluĢturulmuĢtur. Grup tarafından yapılan çalıģmalar sonucu hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Planı, Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından incelenerek uygun görülmüģ ve Genel Sekreter tarafından onaylanmıģtır. Daha sonra, tarih ve sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı 11 inci maddesi gereği, Yönetim Kurulu na sunulmuģ ve 30/09/2010 tarih ve 2010/09-2 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile uygun görülmüģtür.

6 Planlama Programlama ve Koordinasyon i ĠÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı Standart sı Genel ġart Sayısı -1 Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. -3 Personelin yeterliliği ve Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki u sağlamalı, performansın performansı değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. -4 Yetki Devri Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. RDS-5 Planlama ve Programlama Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS-6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. Öngörülen Sayısı Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve 3 3 belgelendirilmesi -9 Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar 2 2 ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. -10 HiyerarĢik kontroller Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir Faaliyetlerin sürekliliği Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Bilgi sistemleri kontrolleri Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. 3 10

7 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı Standart sı Genel ġart Sayısı -13 Bilgi ve iletiģim Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin 7 19 sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. -14 Raporlama Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri 4 4 doğrultusunda raporlanmalıdır. -15 Kayıt ve dosyalama sistemi Ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve 6 9 dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. -16 Hata, usulsüzlük ve Ġdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak 3 2 yolsuzlukların bildirilmesi yöntemler oluģturmalıdır. ĠZS-17 Ġç kontrolün Ġdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 5 5 değerlendirilmesi ĠZS-18 Ġç denetim Ġdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 2 2 TOPLAM Öngörülen Sayısı Dr. Ġlhan KARAKOYUN Genel Sekreter

8 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Kısaltmalar İKSHG : İç Kontrol Standartları Hazırlama Gen.Sek. : Genel Sekreterlik Huk.Müş. : Hukuk Müşavirliği İD : İç Denetçi PPKB : Planlama Programlama ve Koordinasyon i PYB : Program Yönetimi i İDB : İzleme Değerlendirme i DB : Destek i D.BAKIR YDO : Diyarbakır Yatırım Destek Ofisi Ş.URFA YDO : Şanlıurfa Yatırım Destek Ofisi İKG : İnsan Kaynakları Görevlisi BMFG : Bütçe Muhasebe ve Finans Görevlisi BİG : Bilgi İşlem Görevlisi YA : Yönetici Asistanı BHİG : Basın ve Halkla İlişkiler Görevlisi

9 Planlama Programlama ve Koordinasyon i I- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Kod Öngörülen veya ler veya -1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Ġç kontrol sisteminin kurulması, üst yönetim tarafından sahipleniliyor ve destekleniyor. Ancak, personelin önemli bir kısmı yeterli bilgiye sahip değil. 1.1 Ġç Kontrol Sistemi ve Ġç Kontrol Standartları ile ilgili temel bilgilerin, kavramların, sistemin unsurları arasındaki iliģkilerin ve mevcut durum ile ulaģılmak istenen durum arasındaki farklılıkların anlaģılması amacıyla bütün personele yönelik eğitim seminerleri düzenlenecektir. Konu ile ilgili hazırlanacak olan tanıtıcı kitapçık tüm personele dağıtılacak ve kurum personelinin ortak paylaģım klasörüne atılacakrır. PPKB * 2 adet bilgilendirme toplantısı, * Ġç kontrol sistemini tanıtıcı kitapçık, * Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi hakkında tüm çalıģanlar bilgilendirilmiģ olacaktır. 1.2 Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Ajansımızda 5018 sayılı Kanun ile öngörülen nitelikte bir iç kontrol sistemi bulunmamaktadır. Ancak, personelin görev tanımları, evrak kayıt ve dağıtım sistemi, mali karar ve iģlemlerin süreç akım Ģemasının çıkarılması gibi bazı çalıģmalar yapılmıģtır. 1.2 Ġç Kontrol Sistemi oluģturulduktan sonra, 1.1 çerçevesinde yapılacak eğitim seminerlerine tüm yöneticilerin de katılımı sağlanacaktır. PPKB Yöneticiler, iç kontrol sisteminin iģleyiģinde personeline örnek olacaktır.

10 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart 1.3 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik kurallar biliniyor, ancak farkındalığın artırılması gerekiyor. Kod Öngörülen veya ler Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Ajansın tüm personeline "Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi"nin imzalattırılmıģ olup, Ajansa yeni gelen personele de imzalatılması uygulamasına devam edilecektir. "Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi" Ajans hizmet binasının ve ġanlıurfa Yatırım Destek Ofisi'nin ilan panolarında ve Ajansın internet sayfasında duyurulmasına devam edilecektir. Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin "Personeli Bilgilendirme" baģlıklı 24. maddesi çerçevesinde Ajans personeline 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun ve Yönetmelik ile "etik davranıģ ilkeleri ve bu ilkelere iliģkin sorumluluklar" hakkında eğitim verilecektir. veya ĠKG Etik Komisyonu personelce imzalanmıģ ve benimsenmiģ Etik SözleĢmesi Genel katılımlı 2 eğitim toplantısı. 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ olup personelde bilinç oluģturma çalıģmaları devam etmektedir. 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanması için eğitim toplantıları düzenlenecektir. ĠKG * 1 Eğitim Toplantısı düzenlenecek. * Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanacaktır.

11 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Bu Ģarta sağlanması için özen gösterilmektedir. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Ajansın misyonu yazılı olarak belirlenmiģtir. Ayrıca bu misyonunun yer aldığı Ajans Stratejik Planı hazırlama çalıģmaları devam ediyor. Kod Öngörülen veya ler Ajans tarafından, Bölgedeki paydaģların tespiti ve analizi yapılacak; bir PaydaĢ Veri Tabanı oluģturulacaktır. Bölge Planı hazırlama ve revizyonu çalıģmalarında Bölgedeki paydaģların katılım ve katkılarının sağlanması amacıyla çeģitli toplantılar yapılacak ve elde edilen çıktılar paydaģlarla paylaģılacaktır. Ajans personeline yönelik yılda en az bir defa "personel memnuniyet anketi" düzenlenmesi ve sonuçlarının Ajans personeli ve Yönetim Kurulu ile paylaģılması sağlanacaktır. Ajans çalıģanlarına yönelik, Ģeffaf bir dilek / Ģikayet değerlendirme prosedürü oluģturulacaktır. Ajans faaliyetlerine yönelik bilgi ve belgelerin kalitesinin arttırılması, doğru ve güvenilir olması için çalıģmalar sürdürülecektir. veya PPKB PPKB ĠKG Gen.Sek. PaydaĢ Veri Tabanı Bölge Planı Memnuniyet anketi Dilek / Ģikayet değerlendirme prosedürü Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Ajans Dönemi Stratejik Planı çalıģmaları baģlatılmıģ olup Stratejik Planı'ın Ajans Stratejik hazırlanmasından sonra Ajans Misyonuna son Planı Ģekli verilecektir Ajans Dönemi Stratejik Planında belirlenen Misyon, Vizyon, Temel Ġlkeler ve Stratejik Amaçların personel tarafından bilinmesi ve benimsenmesi amacıyla bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. PPKB Bilgilendirme Toplantısı

12 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Misyonun gerçekleģtirilm esini sağlamak üzere Ajans birimleri tarafından yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmıģ ve personele duyurulmuģtur. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Kod Öngörülen veya ler Ajans misyonunun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere birimlerce/ydo'larca yürütülen görevler ihtiyaca göre gözden geçirilecek ve gerekirse yazılı olarak yeniden tanımlanacaktır 'de tanımlanan görevler tüm personele duyurulacaktır. personelin görev tanımları yapılacak ve yazılı olarak bildirilecektir. Yürütmekte oldukları görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklar tüm personele yazılı olarak tebliğ edilecektir. veya Gen.Sek. ĠKG Görev tanımları belirlenmiģ olacaktır. Mevcut TeĢkilat ġeması yeterli olup, daha sonra tekrar gözden geçirilecektir

13 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Mevcut Durum Hassas görevlerin tespiti büyük ölçüde yapılmıģtır. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar için çalıģmalar devam etmektedir. Genel olarak bu standarda uyuluyor. Ġnsan Kaynakları Yönetim Sisteminin geliģtirilmesine yönelik çalıģmalar sürdürülüyor. Kod Öngörülen veya ler in faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevler belirlenecek, bu görevlere iliģkin prosedürler tespit edilecek ve ilgili personele duyurulacaktır. Ajans Yönetim Kurulu ve Genel Sekreteri ile /YDO Yöneticileri tarafından verilen görevlerin sonucunu izlemek amacıyla bir raporlama sistemi oluģturulacaktır. Ajans Evrak Takip Sisteminin elektronik ortamda oluģturulması için gerekli yazılım (M- Files) temin edilmiģ olup yazılımın kurulması ve bütün personel tarafından kullanılması sağlanacaktır. veya PPKB DB BĠG Hassas görevler belirlenecektir. Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki u sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Ajansın misyon, amaç ve hedeflerini gerçekleģtirmek üzere gerekli sayıda ve nitelikte personel istihdam edilecektir Ajans çalıģma birimlerinin/ydo'ların personel ihtiyacı, nitelik ve nicelik yönünden yeniden belirlenecektir. Aday olarak alınan personelin 2 aylık deneme süresince Kalkınma Ajansları mevzuatı açısından yeterli eğitimden geçirilmesi, Ajansın Misyon, Vizyon ve Amaçlarını öğrenmesi ve benimsemesi sağlanacaktır. Ajansın bütün personeli yılda en az bir defa Kalkınma Ajanslarını ilgilendiren kanun ve mevzuat açısından 10 günlük hizmet içi eğitime tabi tutulacaktır. ĠKG

14 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Eyle m Kod Öngörülen veya ler veya Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları devam etmektedir. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır Ajans'ta verilen tüm görevler için asgari personel nitelikleri (eğitim düzeyi, bilgi, deneyim vs.) belirlenecektir. Ajans personelinin bilgi ve becerilerini yükseltmeye yönelik yılda en az bir defa 10 günlük hizmet içi eğitim yapılacaktır. Personelin çalıģtığı konu hakkında sürekli olarak eğitim alması, bu alanlarda düzenlenen eğitimlere, seminerlere, kongrelere, sempozyumlara ve toplantılara katılması sağlanacaktır. Ajans tarafından yapılacak personel alımı sınavlarında mesleki yeterliliğe önem verilecek ve her görev için en uygun personel seçilmesine özen gösterilecektir. Ajansımızca personelin iģe alınması, görevinde ilerleme ve yükselmelerinde liyakat ilkesine uyulmaya devam edilecektir. Personel için Performans Değerlendirme Sistemi oluģturulacak ve uygulanacaktır. Ajans'ta istihdam edilen personele yönelik çeģitli eğitimler verilmiģ olup yeni istihdam edilecek personel için de eğitim programları uygulanacaktır. Ayrıca, DPT tarafından Kalkınma Ajansları personeline yönelik düzenlenen eğitimlere katılım sağlanacaktır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenecek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülecek, eğitim programları güncellenecek ve personelin yetkinlikleri arttırılacaktır. ĠKG ĠKG ĠKG Performans Değerlendirme Sistemi gözden geçirilecek. gözden geçirilecek. gözden geçirilecek.

15 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliģtirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları baģlatılmıģtır. Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları baģlatılmıģtır. Personelin istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, özlük hakları Kalkınma Ajansları Mevzuatı ve Ajans ile Personel arasında imzalanan ĠĢ SözleĢmesi ile belirlenmiģ ve personel tarafından bilinmektedir. Kod Öngörülen veya ler Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları tamamlandıktan sonra, Sistemde yer alan değerlendirme kriterleri tüm personele duyurulacak ve değerlendirme sonuçları yılda en az iki kez ilgili personel ile paylaģılacaktır. Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları tamamlandıktan sonra, Yönetim Kurulu'nun tarih ve 2009/08-13 sayılı Kararı çerçevesinde, performans primi ödenecektir. Ayrıca, personelin performansını arttırmaya yönelik diğer teģvik edici yöntemlere baģvurulacaktır. Personelin istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, özlük hakları Kalkınma Ajansları Mevzuatı ve Ajans ile Personel arasında imzalanan ĠĢ SözleĢmesi ile belirlenmiģ ve personel tarafından bilinmektedir. Ayrıca, Performans Değerlendirme Sistemi oluģturma çalıģmaları tamamlandıktan sonra, Sistemde yer alan değerlendirmeye iliģkin önemli hususlar tüm personele duyurulacak ve değerlendirme sonuçları yılda en az iki kez ilgili personel ile paylaģılacaktır. veya DB DB DB ÇalıĢanların performansı artmıģ olacaktır. gözden geçirilecek. Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

16 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile lu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Mevcut Durum arasındaki görev dağılımına ve iģ akıģ süreçlerine iliģkin iç yönerge ve süreç akım Ģeması mevcuttur. Yetki devrine yönelik olarak bir iç genelge bulunmamakta dır. Kod Öngörülen veya ler /YDO'lar bazında görev dağılımları ve iģ akıģları analiz edilecektir. Tespit edilecek aksaklıkların asgariye indirilmesi için iģ akıģ süreçlerinin iyileģtirilmesine yönelik gerekli çalıģmalar yapılacaktır. ĠĢ akıģ süreçlerindeki mevcut imza ve onay listeleri Ġç Kontrol Standartları çerçevesinde yeniden ele alınacak, iģ akıģı ve süreç yönetimi etkinleģtirilecektir. Yetki Devri Ġç Genelgesi hazırlanacak ve ihtiyaca göre bu Genelge, yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kiģide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler ve devir alan ile devir eden arasında bilgi akıģı sağlanacak Ģekilde güncellenecektir. veya Gen.Sek. Huk.MüĢ. DB Ajans i/ydo'lar bazında hazırlanan iģ akıģ süreçleri bir araya toplanarak tek doküman haline getirilecektir.

17 Planlama Programlama ve Koordinasyon i II- RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI Standart Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Kod Öngörülen veya ler veya RDS-5 Planlama ve Programlama: Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Ajans Dönemi Stratejik Planı ile TRC2 Bölgesi Planı hazırlama çalıģmaları baģlatılmıģtır. RDS Önümüzdeki dönemler için de katılımcı yöntemler ile Stratejik Planlar ve Bölge Planı hazırlama ve gözden geçirme çalıģmaları sürdürülecektir. PPKB RDS 5.2 Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır yılı Performans Programı hazırlanmamıģtır. RDS Ajansımız 2010 Yılı Performans Programı hazırlanacaktır. RDS 5.3 Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır yılı bütçe hazırlıkları, Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak yürütülmektedir. RDS Ajansımız 2011 yılı bütçesi, Dönemi Stratejik Planı, Dönemi Bölge Planı ve 2011 Yılı Performans Programı ile lu olarak hazırlanacaktır. Önümüzdeki yıllar için de bütçeler, Stratejik Plan, Bölge Planı ve Performans Programı ile lu olarak hazırlanacaktır. RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. RDS Ajans faaliyetlerinin ilgili mevzuat, Stratejik Plan, Bölge Planı ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun sağlanması için gerekli tedbirler alınacaktır. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. RDS Ajansımız Dönemi Stratejik Planı ve Dönemi Bölge Planı'nda belirlenecek olan hedeflere uygun olarak BaĢkanlarınca/YDO Koordinatörlerince katılımcı yöntemle birim/ydo hedefleri belirlenecektir. RDS 5.6 Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Ajans Stratejik Planı'nda bu hususlara dikkat edilecektir. RDS /YDO'lar tarafından belirlenecek olan hedeflerin spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasına özen gösterilecektir. RDS-6 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

18 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standart Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya RDS 6.1 Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risk değerlendirmesi yapılmakla birlikte, metodolojik bir risk değerlendirme sistemi bulunmamaktadır. RDS RDS RDS Ajansın Stratejik Planı, Bölge Planı ve Performans Programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaģmasına yönelik riskleri belirlemek amacıyla her /YDO kendi içinde her yıl baģında (Ocak ayı içerisinde) toplanacaktır. Bu toplantılarda /YDO için tespit edilen riskler, Genel Sekreter ve BaĢkanları/YDO Koordinatörlerinin katılımı ile yapılacak toplantıda (ġubat ayı baģında) Ajans açısından değerlendirilecektir. Ajans açısından önemli risk oluģturan hususların ĠĢ AkıĢ Süreçlerine etkileri tespit edilecektir. Ajans açısından önemli bulunan riskleri gidermek veya asgariye indirmek amacıyla gerekli tedbirler alınacaktır. RDS 6.2 Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Ajans yeni kurulduğu için metodolojik bir Risk Değerlendirme Sistemi bulunmamaktadır. RDS RDS Ajans açısından önemli bulunan riskleri gidermek veya asgariye indirmek amacıyla gerekli yıl içerisinde alınan tedbirler yıl sonunda gözden geçirilerek analiz edilecek ve Risk Değerlendirme Raporu hazırlanacaktır. Hazırlanan Risk Değerlendirme Raporu (Ġç Denetçi raporu dahil), Genel Sekreter ve BaĢkanları/YDO Koordinatörlerinin katılımı ile yapılacak toplantıda (ġubat ayı baģında) değerlendirilecektir. Ocak ayı içerisinde Ajans açısından değerlendirilen ve önemli bulunan riskler, gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yönünden 6 ayda bir düzenli olarak ilgili /YDO'lar tarafından gözden geçirilecek ve değerlendirilecektir. RDS 6.3 Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. Ajans yeni kurulduğu için metodolojik bir Risk Değerlendirme Sistemi bulunmamaktadır. RDS RDS RDS Ajans açısından önemli olduğu değerlendirilen riskleri asgariye indirmek veya ortadan kaldırmak için Yıllık Planları ve Risk Haritaları hazırlanacaktır. Yıllık Planları ve Risk Haritalarında, in/ydo'ların alması gereken tedbirlere yer verilecektir. Olası risklerin gerçekleģmesi dikkate alınarak hazırlanan planlarda yeni sapmaların olması halinde plan yeniden gözden geçirilerektir.

19 Planlama Programlama ve Koordinasyon i III- KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI Standart Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya Tamamlan ma -7 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karģılaģtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Ajans yeni kurulduğu için sistematik bir süreç kontrolü bulunmamaktadır. Halihazırda gerekli kontroller yapılmaktadır Ajansımız iģ akıģ süreçleri, 2010 yılı içerisinde birimler bazında analiz edilecektir. Bu çerçevede süreçlere iliģkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliģtirilecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karģılaģtırılması, analizi ve raporlanması için her de/ydo'da Ekibi oluģturulacaktır. bazında ekipler tarafından yapılan çalıģmalar ve sonucunda oluģturulan raporlar,genel Sekreter ve BaĢkanları/YDO Koordinatörlerinin katılımı ile yapılacak toplantıda (ġubat ayı baģında) Ajans açısından değerlendirilecektir. ĠĢlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrollerin kapsamı ve nasıl yapılacağı daha sistematik bir Ģekilde tespit edilecektir. Analiz ve Raporlar. Sistematik Bir Kontrol Metodolojisi 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Ajansımız varlıklarının dönemsel kontrolü ve güvenliğinin sağlanması iģlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesi için gerekli bilgisayar yazılımlarının kullanılması, taģınır ve taģınmazların envanterinin çıkarılması yönüde çalıģmalar baģlatılmıģtır TaĢınır mal iģlemleri için Yönerge hazırlanacak ve taģınır malların dönemsel kontrolüne devam edilecektir. 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aģmamalıdır. Mevcut kontrol yöntemlerinin fayda ve maliyetleri henüz öçülmemiģtir Belirlenen ve uygulanan kontrol faaliyetlerinin maliyetinin beklenen faydayı aģmaması için gerekli özen gösterilecektir. -8 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır.

20 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standar t Kod Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya Tamamlan ma 8.1 Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir Faaliyetler, mali karar ve iģlemlere iliģkin mevcut olmayan yazılı prosedürler oluģturulacak ve mevcut prosedürler de geliģtirilecektir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. Faaliyetler, mali karar ve iģlemlerin çoğuna yönelik yazılı prosedürler hazırlanmıģ olup, personelin bilgisine sunulmuģtur Mali Karar ve ĠĢlemler için hazırlanan Süreç Akım ġeması, mali karar ve iģlemlerin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamakta olup ihtiyaca ve mevzuattaki değiģikliklere göre güncellenecektir. Güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve anlaģılabilir olarak hazırlanan prosedürler, ilgili personel tarafından ulaģılabilmesi teminen Ajansın ortak kullanım klasörünün içine konulacaktır. Mali Karar ve ĠĢlemlerin Süreç Akım ġeması Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiģilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Ajansta genel olarak bu Ģart sağlanmıģtır. Personel sayısı bakımından bazı branģlarda yeni personel istihdamına ihtiyaç vardır HiyerarĢik Kontroller: Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. Ajansımızda mali karar ve iģlemler ile kontroller, Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile Kalkınma Ajansları Harcama Esas ve Usulleri çerçevesinde farklı kiģiler tarafından görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda yapılmaktadır. /YDO'lar tarafından yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iģ akıģ Ģemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak Ģekilde, iģlerin farklı kiģiler tarafından yapılmasına devam edilecektir. Ġhtiyaç olan branģlarda personel istihdam edilecektir. Yeni personel istihdam edilene kadar, ortaya çıkabilecek risklerin ortadan kaldırılması için gerekli tedbirler alınacaktır. Gen. Sek. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Bütçe Sonuçları Uygulama Raporu ile bu Ģart sağlanmaktadır Bütçe Sonuçları Uygulama Raporu, içerik ve kalitesi geliģtirilerek yayınlanmaya devam edilecektir.

21 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standar t Kod 10.2 Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. Öngörülen veya ler veya Tamamlan ma Mevcut durum yeterli görülmüģ olup, herhangi bir eylem öngörülmemiģt ir. -11 Faaliyetlerin liği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bu Ģarta genel olarak sağlanmıģ durumdadır. -12 Bilgi Sistemleri Kontrolleri: Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. lik ve güvenilirlik sağlanmakla birlikte, yazılı kontrol mekanizması bulunmamaktadır Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) oluģturulacaktır. Uygulanmakta olan bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayan kontroller yazılı hale getirilecek ve teknolojik geliģmeler takip edilip gerekli güncellemeler yapılacaktır. BĠG Evrak Kayıt ve Takip Sistemi'nin elektronik ortamda kurulması çalıģmaları (M-files kurulumu) tamamlanacaktır Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluģturulmalıdır. Söz konusu mekanizmalar kısmen mevcuttur. Kurma ve iyileģtirme çalıģmaları devam etmektedir Ajansa proje baģvurularının elektronik ortamda yapılabilmesi ve baģvuru kodu alınması için geliģtirilen yazılım(e-baģvuru), kapsam ve nitelik olarak iyileģtirilecektir. Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda alınan güvenlik önlemleri, yeni bilgi teknolojileri donanımları temin edilerek iyileģtirilecektir. Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yapılan yetkilendirmeler ve sözkonusu mekanizmalar (Ģifreleme, e-imza, yetkilendirme vs.) ve politikaları yazılı hale getirilecektir. BĠG

22 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standar t Kod Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya Tamamlan ma BiliĢim yönetiģimine destek mekanizmaların geliģtirilmesine çalıģılacaktır Ġdareler biliģim yönetiģimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir. Yazılı ve sistematik bir mekanizma bulunmamaktadır Bu amaçla, Bilgi ĠĢlem Görevlisi ile diğer Bilgisayar Mühendisi Uzmanların ihtiyaç duyacağı eğitimler verilecektir. BiliĢim yönetiģimini sağlayacak mekanizmalar ile bütünleģtirilme sağlanacaktır. DB BiliĢim yönetiģimi araçlarının yaygın kullanımı için gerekli çalıģmalar yapılacaktır.

23 Planlama Programlama ve Koordinasyon i IV- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI Standar t Kod Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya Çıktı / Sonuç -13 Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. Etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi oluģturma çalıģmaları baģlatılmıģtır Ajansımızda ve birimlerimizde/ydo'larda, yatay ve dikey iç iletiģimi ve paydaģlarla dıģ iletiģimi kapsayan etkili, sürekli bir bilgi ve iletiģim sisteminin geliģtirilmesi sağlanacaktır. Ajansımızın faaliyet ve projeleri hakkında kamuoyunu bilgilendirme amaçlı olarak Ajans ve YDO'lar internet sayfalarında verilen bilgilerin yayımlanmasına devam edilecektir. PPKB, BHĠG ve BĠG Ajans personelinin görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmeleri amacıyla; Ajans Evrak Kayıt ve Takip Sisteminin (M-files) son kullanıcı bazında tam olarak kullanılması sağlanacaktır Gerekli ve yeterli bilgiye ulaģmada yaģanan sorunların tespit çalıģmaları yapılacaktır Yönetim Bilgi Sistemlerinin etkin kullanılması sağlanacaktır (kullanım kılavuzları, elektronik eğitim vb). DB 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmelidir. Mevcut bilgi sistemlerimizden bilgiye zamanında ulaģılabilmektedir Ajans'ta sağlıklı bir arģiv sistemi oluģturulacak ve ArĢiv Yönergesi hazırlanacaktır. Kalkınma Ajanslarını ilgilendiren tüm ana ve ilgili mevzuat Ajans internet sitesinde yayınlanmaktadır. Mevzuatın uygulanmasına iliģkin örnekler ve yargı kararları da personel için ulaģılabilir hale getirilecektir Personelin branģına göre faydalı olacağı değerlendirilen süreli yayınlara abonelik sürdürülecektir. BHĠG

24 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standar t Kod Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler Bilgiler kaynağından alınacak ve sürekli güncellenecektir. veya Üst veri (meta-data), veri yönetiģimi gibi konularda gerekli çalıģmalar yapılacaktır Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olmalıdır. Genel olarak bu Ģart sağlanmaktadır Kurumsal olarak üretilen ve ulaģıma açılan bilgilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanması için Genel Sekreter'den onay (form, e-imza vb.) mekanizması oluģturulacaktır E-devlet projesine entegre edilebilir sistemler geliģtirilmesi sağlanacaktır. Veri kaynağındaki bilgi kirliliğini önleyici tedbirler (veri madenciliği, veri ambarları, RSS vb.) alınması sağlanacaktır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. Genel olarak bu Ģart sağlanmaktadır Kalkınma Kurulu, Yönetim Kurulu, Genel Sekreter ve BaĢkanları/YDO Koordinatörlerinin performans programı ve bütçe uygulamaları ile kaynak kullanımına iliģkin bilgilere özet bir Ģekilde ulaģabilmeleri amacıyla Bütçe Muhasebe ve Finans Görevlisi gerekli çalıģmaları gerçekleģtirmektedir. Önümüzde ki dönemlerde de bu çalıģmaların devam etmesi sağlanacaktır. Ajans tarafından yürütülen faaliyet ve projeler ile bunlar için ayrılan kaynağa iliģkin bilgileri Ajans internet sayfasında düzenli olarak yayımlanmaktadır. Önümüzdeki dönemlerde de bu çalıģmaların devam etmesi sağlanacaktır Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır. Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS) geliģtirme çalıģmaları devam etmektedir. Ajans'ta Muhasebe Sistemi ve Ġzleme Bilgi Sistemi (ĠBS) oluģturulmuģtur KAYS'ın kullanılmaya baģlamasıyla, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmıģ bir sistem kurulmuģ olacaktır. Ajans'ta kullanılmaya baģlanan Muhasebe Sistemi ve Ġzleme Bilgi Sistemi (ĠBS) geliģtirilecektir. Gen. Sek. DB ve ĠDB

25 Planlama Programlama ve Koordinasyon i Standar t Kod Kamu Ġç Kontrol Standartı ve Genel ġartı Öngörülen veya ler veya 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Stratejik Plan hazırlama çalıģmaları devam ediyor Genel Sekreter, BaĢkanları/YDO Koordinatörleri, Ajansın misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek, somut beklentilerini personele duyuracaktır Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Genel olarak bu Ģart sağlanmaktadır Ajans personelinin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalıģmaları ve yüz yüze görüģmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır. Yatay ve dikey iletiģime ait değerlendirme ve öneriler kayıt altında tutulması ve değerlendirilmesi sağlanacaktır. -14 Raporlama: Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır Ġdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Kalkınma Ajansları mevzuat çerçevesinde Ajansın amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri, çalıģmaları düzenli olarak (6 aylık ve yıllık) Faaliyet Raporları olarak düzenlenerek kamuoyuna açıklanmakta ve Ajansın internet sayfasında yayımlanmaktadır Faaliyet Raporlarının düzenli olarak yayınlanmasına devam edilecektir. PPKB 14.2 Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Mali durum ve beklentiler raporu ile bu Ģart sağlanmaktadır Her yıl mali durum ve beklentiler raporununun Ajansın internet sayfasında yayımlanmasına devam edilecektir. DB (BMFG) Rapor