BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ SGDB MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖDENEK ONAYLAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Transkript

1 ÖDENEK ONAYLAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü tarafından Muhasebata Gönderilen ödenek işlemlerine ilişkin Olarak say2000i sistemine kayıtların düşmesi Say2000i sistemi Ödenek İşlemleri modülünden Muhasebat tarafından gönderilen ödenek işlemlerinin onaylama işlemleri gerçekleştirilerek sistem tarafından otomatik verilen yevmiye numarası alınır. Alınan yevmiye numarası Muhasebe Kayıt Formundan sorgulanarak iki adet muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

2 GÜNLÜK BANKA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Muhasebe Birimi Banka hesabının bulunduğu bankaya ait kurum İnternet şubesine hergün giriş yapılarak tüm banka hesaplarına ait bir öndeki güne ilişkin tüm gün hesap hareketleri alınır. Ayrıntı Listesi Alınan banka dökümlerinde belirtilen giriş, çıkış işlemlerine İlişkin kayıtların gerçekleştirilmesine yönelik olarak Muhasebe Kayıt Formuna giriş yapılır. Muhasebe Kayıt Formuna banka dökümlerinde Belirtilen giriş ve çıkışlar işlenerek muhasebeleştirilir. Onaylanan Muhasebe İşlem Fişlerine banka dökümlerinden birer örnek eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

3 ONAYLAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Servisi (2) tarafından İncelenmiş Ve işlem numarası alınan evraklar banka işlemleri görevlisine sevk edilir. İşlem numarası alınmış evraklar onaylanılabilmesini teminen Say2000i sistemine veri girişi yapılarak Muhasebe Kayıt Formu (KBS)nda sorgulanır. Sorgulanan evrağa ilişkin gerekli kontroller yapılarak Çek numarası işlenerek onaylanır. Onaylanan evrağın Üzerine Onay tarihi ve numarası yazılır. Onaylı Ödeme Emri Belgesi veya Onaylanmış evraklara ilişkin olarak Bankaya Gönderilecek Ayrıntı Listesi Dökümü alınarak Gönderme Emri Teslim Tutanağı düzenlenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Gönderme Emri Onaylanmış Ödeme Emri Belgeleri ile Muhasebe İşlem Fişleri İmzalanmak üzere muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İmzalanan evraklar arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

4 GELİRLERDEN ALACAKLAR İŞ AKIŞ SÜRECİ Gelirlerden alacak kayıtlarına esas olmak üzere Hazine Yardımı, Yükseköğretim ücretler v.b tutarlar belirlenir. Say2000i sisteminden Gelirlerden Alacaklar İşlemleri Hesabına veri girişi yapılarak dosya numarası alınır Muhasebe Kayıt Formunda alınan dosya numarası kaynak gösterilerek muhasebe kaydı gerçekleştirilir, Onaylanan nden iki adet döküm alınır. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

5 AVANS VE KREDİ KAPATMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Banka işlemleri görevlisi tarafından Muhasebe birimi banka hesabına yatırılan Avans veya kredi kullanımından arta kalan Tutarın yatırılması sonucu alınan dekontun bir örneği İlgili personele verilir. Yatırılan tutara ilişkin olarak, avans artığı yatırılan işlemin Emanet verileri say 2000 i sisteminden temin edilir. Avans veya Kredi işleminin bankaya yatırılan bölümü kadar Kapama işlemi Muhasebe Kayıt Formundan Gerçekleştirilerek onaylanarak iki adet muhasebe işlem fişi Alınır. 2 adet ne Avans/ kredi kapamaya ilişkin harcama biriminden gelen avans/ kredi kapatmaya ilişkin ödeme emrinin bir örneği ile ödeme dekontunun bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

6 KESENEK GÖNDERME İŞ AKIŞ SÜRECİ Maaş sonrası işlem yapılacak aya ilişkin bütün maaş hesaplama işlemleri tamamlanır Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan Sosyal Güvenlik Kurumu emanetlerine ait tahakkuk fişlerine ait dökümler tüm harcama birimleri tarafından SGK e-kesenek Sistemine veri girişleri tamamlandıktan sonra sisteme giriş yapılarak Birer örneği alınır SGK / E- Kesenek Tahakkuk Fişi Tahakkuk Fişi dökümü alındıktan sonra tüm harcama birimlerinin, Say2000i sisteminden SGK Kesenek Gönderme İşlemleri modülünden muhasebeleştirme işlemleri tamamlanır Ve işlem numarası alınır. Alınan işlem numaraları Muhasebe Kayıt Formundan Sorgulanır, Açıklama kısmına her birimin kesenek kodu girilerek 103 hesap Kaydı yapılıp onaylanarak söz konusu tahakkuk fişinin bir örneği eklenip muhasebe yetkilisinin onayına sunulur Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

7 KİŞİ BORÇLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama Biriminlerinden gelen kişi borcu yazıları ve ekleri Kontrol edilmek üzere ilgili personele sevk edilir. Kişi Borcu Hesaplama Tablosu Kişi borcu hesaplama cetvelinde Hesaplanan tutarlar doğru mu? EVET HAYIR Söz konusu birimin maaş mutemediyle görüşülüpgönderilen kişi borcu hesaplama tablosunda gerekli düzeltmelerin yapılması istenir. Kişi borcu hesaplama tablosundaki veriler doğru ise Kişi borcu açılabilmesini teminen say2000i sistemi Kişilerden Alacaklar modülüne veri girişi yapılır. Kişi borcu dosyası açıldıktan sonra muhasebeleştirme İşlemleri Gerçekleştirilir. 2 adet oluşturularak Harcama biriminden gelen yazının bir örneği eklenerek Muhasebe yetkilisinin onayına sunulur Açılan kişi borcunda belirtilen tutar ilgilisine tebliğ Edilerek Ödeme günündeki yasal faiziyle birlikte bir ay içinde ödenmesi istenir. Ödenmemesi veya taksitlendirme Talebinde bulunulmaması halinde ise ilgili kişi borcu dosyası Bir yazı ekinde Hukuk Müşavirliğine sevk edilir. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

8 MAAŞ SONRASI İŞLEMLER İŞ AKIŞ SÜRECİ Maaş sonrası işlem yapılacak aya ilişkin bütün maaş hesaplama işlemleri tamamlanır Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan icra, sendika, Kefalet aidatı, kira, v.b gibi emanet kayıtları gönderilmesi gereken kurumlara muhasebeleştirilerek aktarılır. İlgili emanet kayıtlarına ilişkin say 2000i sisteminden gerekli dökümler alınır. Raporlar Alınan dökümlerde belirtilen emanetler ilgili kurum hesaplarına gerekli muhasebe kayıtları oluşturulup onaylanır. 2 adet hazırlanarak her işleme ilişkin personel modülünden alınan raporun bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

9 TERFİ, ATAMA, İNTİBAK VERİ GİRİŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Personel Dairesi Başkanlığından gelen Atama, intibak, terfi v.b evraklar. Üst Yazı Harcama birimlerinden, söz konusu bilgilerin işlendiği maaş bilgi formunun gönderilmesi ile birlikte birime Ulaşan yazılarla gerekli karşılaştırma işlemleri yapılarak Verilerin İşlenebilmesi için sisteme giriş yapılma aşamasına gelinir. Maaş bilgi formunda belirtilen bilgiler ile personelden Gelen bilgiler arasında uyumsuzluk var mı? EVET Söz konusu birimin maaş mutemediyle Görüşülüp gönderilen maaş bilgi formunda gerekli düzeltmelerin Yapılması istenir. HAYIR İlgili personele ilişkin gelen bilgiler maaş hesaplamasını teminen say2000i personel modülüne işlenir Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler Dosyalanmak üzere ilgili personele sevk edilir.

10 ÖEB İLE TİF KARŞILAŞTIRMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama Biriminlerinden gelen Ödeme Emri Belgelerinde Belirtilen tüketim malzemeleri ve demirbaş kayıtları ile ekli Taşınır işlem fişlerinde belirtilen kodlar kontrol edilir. HAYIR Taşınır İşlem Fişlerinde belirtilen kodlar ile ödeme emri belgesindeki Kodlar EVET aynı mı? Harcama biriminde görevli harcama Yönetim Sistemi Kullanıcısı mutemet ile görüşülüp gerekli düzeltmenin kendisi Veya Taşınır Kayıt, Kontrol yetkilisi tarafından yapılması İstenir. EVET Ödeme Emri Belgesi ile Taşınır İşlem Fişi arasında uyumsuzluk Yok ise TİF' paraflanarak evrak üzerinde diğer Kontroller yapılmak üzere ilgili personele sevk edilir

11 AMBAR VE T.K.K.Y SAYIŞTAYA BİLDİRİLMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama Biriminlerinden takip edilen yıl için görev yapacak Taşınır Kayıt, Kontrol Yetkilisi ile kullanılan ambarlara ait açık adreslerin belirtileceği bir yazı gönderilir. Üst Yazı Birimlerden gelen yazılarda belirtilen görevliler ile adres bilgileri toplanarak bir yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Üst Yazı Sayıştaya gönderilen yazının bir örneği dosyalanmak üzere İlgili personele sevk edilir.

12 TAŞINIR GİRİŞ VE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama Biriminden taşınırlara ilişkin Tüketim Çıkış, Devir Giriş v.b Taşınır İşlem Fişleri bir üst yazı ekinde gönderilir. Gönderilen Taşınır İşlem Fişleri sisteminden HYS Aracılığıyla muhasebe birimine gönderilip gönderilmediği Kontrol edilir. Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmişmi? HAYIR İlgili birimin Harcama Yönetim Sistemi kullanıcı Aranıp ilgili TİF' lerin muhasebe birimine gönderilmesi Sağlanır. EVET Say2000i sisteminden tahakkuk numarası ile kontrolu yapılan TİF' ler sistem üzerinden kabul edilip onay işlemi gerçekleştirilir. Onaylanmış 2 (iki) adet Muhasebe İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, imzalanan MİF' ler dosyalanmak Üzere ilgili personele sevk edilir.

13 TAŞINIR YÖNETİM DÖNEMİ HESABI HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ Taşınır Yönetim Hesabı hazırlanacak yıla ilişkin yıl sonu İşlemleri gerçekleştirilir Taşınır Mal Yönetmeliğinin 35/2 maddesi gereği Söz konusu yıla ilişkin olarak Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri (Örnek 16) ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelleri (örnek 17) mizanda Yer alan verilere göre doldurulur Örnek 16 Örnek 17 Taşınır Konsolide Görevlisi ile Üst Yönetici İmzaları Tamamlanan cetveller bir üst yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına Gönderilir. Sayıştay Başkanlığına gönderilen cetvellerin bir örneği dosyalanmak üzere arşive kaldırılır.

14 ŞİFRE VERME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Şifre verilecek persone ait bilgiler web sayfamızda bulunan taahhütnameler doldurulup imzalanarak ilgili Harcama biriminin üst yazısı ile Başkanlığımıza ulaştırılır. Taahhütnamede belirtilen personele istenilen Otomasyona giriş yapabilmesini teminen şifre verilebilmesi İçin KBS sistemine muhasebe yetkilisine ait Şifre ile giriş yapılır ve ilgili personele istenilen yetki verilir KBS Yetkilendirilen personelin mail adresine istenilen otomasyon programına giriş yapabileceği ilk şifre gönderilir. Şifre verme işlemi tamamlanan yazıya ilişkin işlemler gerçekleştirilmiş olduğundan ilgili yazı arşive kaldırılmak üzere İlgili personele sevk edilir.

15 KDV-MUHTASAR BEYANNAMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Beyanname düzenlenecek ilgili aya ilişkin olarak ay sonu işlemlleri gerçekleştirilip say2000i den gerekli dökümanlar elde edilir. Mizan, Yardımcı Defter Kayıtları, Asgari Geçim İndirimi Tablosu Gelir İdaresi Başkanlığının web sayfasından Bilgisayara Beyanname Düzenleme Programı indirilir. Beyanname Düzenleme Programı Beyanname Düzenleme Programına verilecek beyanneme girişleri yapılıp kaydedilir. Girişi Yapılıp tamamlanan beyannameler paketlenir ardından Gelir İdaresi Başkanlığının web sayfasından ilgili şifre ile giriş yapılarak gönderilir ve tahakkuk fişi dökümü alınır. Tahakkuk Fişi A

16 A sisteminden beyannamesi verilecek ilgili aya ait 360' lı hesaplar söz konusu ayın son günü girilerek borç kaydı gerekleştirilir 103 hesapla kapatılarak düzenlenir Muhasebe İşlem Fişi Onaylanmış 2 Adet nin altına Onaylı Tahakkuk fişinin bir örneği eklenerek imzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe Yetkilisinin onayının ardından Gönderme Emri Listesine Tahakkuk Fişinin bir örneği eklenerek ilgili Vergi Dairesinin hesabına ödenmek üzere Bankaya Gönderilir. Banka tarafından ödenen beyanname dekontları arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

17 YÖNETİM DÖNEMİ HESABI HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ İlgili yıla ilişkin yıl sonu İşlemleri gerçekleştirilir Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Yıl sonu işlemlerine ilişkin olarak Kontrolleri tamamlar Hatalı hesap veya kayıtlar var mı? EVET SAY 2000İ Bir önceki yıla dönüş Yapılır ve söz konusu Kayıtlar düzeltilir HAYIR SAY 2000İ Yevmiye numarası Maliye Bakanlığı Say2000i sisteminden Yönetim Dönemi Hesabına ilişkin dökümler alınır Dökümler Oluşturulan evraklar İmzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur İmzalanan evrak Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere arşive kaldırılır

18 NAKİT TALEP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Hazine Müsteşarlığı web sayfasına giriş yapılır Aylık nakit talep veri girişi yapılacak alana ilgili aydan Başlanarak toplam 3 aylık talep girişi yapılır ve kaydedilir Onaylı aylık nakit talep Onaylanan ve dökümü alınan aylık nakit talepleri İşlemi gerçekleştiren personel tarafından İlgili dosyasına eklenek kaldırılır

19 ÖDEME EMİRLERİ ARŞİVLENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Onaylanmış 2 adet ödeme emri veya muhasebe İşlem fişi imzalanmak üzere muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Muhsebe Yetkilisi tarafından imzalanan evraklar Arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir İmzaları kontrol edilen evraklar ilgili personel tarafından 1 örneği birim dosyasına koyulmak üzere diğer evraklar İstenildiğinde Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere Dosyalanır.

20 TEMİNAT ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama birimleri tarafından tamamlanan ihalelerle ilgili Kesin Teminat Mektupları ve Geçici Teminat Mektupları iade yazıları Başkanlığımıza bildirilir Üst Yazı Kesin Teminat Mektubu veya Geçici Teminat Mektubunun daha önce gönderilip gönderilmediği Kayıtlarda olup olmadığının kontrolleri yapıldıktan sonra sistemine veri girişi yapılırak 3 adet dökümü alınır. İade edilmesi gereken Teminat Mektupları ilgilinin dilekçesi üzerine kargo ile veya bizzat teslim gerektiriyor ise Vekaletname/İmza Sirküsü -Kimlik Belgesi kontrolü yapılarak ilgilisine teminatın bir örneği imzalattırılarak teslim edilir Çıkış işlemleri tamamlanan Teminat Mektubunun ve Harcama Biriminden gelen yazıların bir örneği alınıp asıl teminat mektubunun altına koyularak 1 Adet Muhasebebe işlem Fişiyle birlikte daha sonra kontrol edilmek üzere Kasaya kaldırılır. Onaylanmış 2 Adet nin altına Teminat Mektubunun ve Harcama Biriminden gelen yazının bir örneği eklenip düzenleyen bölümü İmzalanarak imzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Söz konusu teminat mektuplarına ilişkin olarak hazırlanan Muhasebe İşlem Fişleri Muhasebe Yetkilisince İncelenir, imzalanır ve arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Söz konusu arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

21 TEMİNAT GİRİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama birimleri tarafından yapılan ihalelerle ilgili Kesin Teminat Mektupları ve Geçici Teminat Mektupları Başkanlığımıza bildirilir Üst Yazı Kesin Teminat Mektubu veya Geçici Teminat Mektubu olup olmadığının kontrolleri yapıldıktan sonra sistemine veri girişi yapılırak 3 adet dökümü alınır. Kayıt işlemleri tamamlanan Teminat Mektubunun aslı ve Harcama Biriminden gelen yazıların bir örneği alınıp asıl teminat mektubunun altına koyularak 1 Adet Muhasebebe işlem Fişiyle birlikte Kasaya kaldırılır. Onaylanmış 2 Adet nin altına Teminat Mektubunun ve Harcama Biriminden gelen yazının bir örneği eklenip düzenleyen bölümü İmzalanarak imzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Söz konusu teminat mektuplarına ilişkin olarak hazırlanan Muhasebe İşlem Fişleri Muhasebe Yetkilisince İncelenir, imzalanır ve arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Söz konusu arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.

22 MUHASEBE YETKİLİSİ MUTEMETLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Görevlendirilmiş Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerine ilgili Defter ve belgeler verilir Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerince hazırlanan Defter ve belgeler her ayın ilk haftası çağrılır Ve incelenir HAYIR Defter ve Belgeler mevzuata uygun mu? Hatalı kayıtlar düzeltilir EVET Defterler İmzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisine Sunulur. İlgili aya ait Muhasebe YetkilisiMutemedi Kasa Defterinin bir Sureti defterden ayrılarak banka dekontları eklenir. EvrakDosyalanmak üzere arşive kaldırılır

23 AY VE YIL SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İlgili aya veya yıla ilişkin tüm kayıtlar eksiksiz tamamlanır Söz konusu aya veya yıla ilişkin olarak mizan Kontrolleri yapılır Mizan EVET Hatalı hesap veya kayıtlar var mı? Hatalı kayıtlar düzeltilir HAYIR SAY 2000İ Yevmiye numarası Maliye Bakanlığı Say2000i sisteminden Ay ve Yıl sonu işlemleri bölümünden ilgli yerler doldurulur İlgili aya ait Ödenek Giderler veya ilgili Yıla ait 1 nolu SİF Oluşturulan evraklar İmzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisine Sunulur. İmzalanan evrak Dosyalanmak üzere arşive kaldırılır.

24 MUHASEBE KAYDI DÜZELTME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Muhasebe Birimleri Hata Kontrol Raporlarından alınan döküm sonucu hatalı işlemlerin belirlenmesi Onaylı Muhasebe İşlem Fişlerinin veya Ödeme Emirlerinin Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği kapsamında sorgulanıp kontrol edilmesi Muhasebe kayıtları doğru mu? HAYIR EVET Söz konusu Muhasebe Kayıtlarına İlişkin Olarak herhangi bir işlem yapılmayıp Maliye Bakanlığına mail gönderilir. Hatalı kayıtlar muhasebe işlem Fişi mi, Ödeme Emri Belgesi mi? Ödeme emri Ödeme Emri Belgesine ilişkin olarak ters kayıt oluşturulur veya ters kayıt oluşturulamayacak bir işlem ise Maliye Bakanlığına mail gönderilir. iptal edilir veya Ters kayıt oluşturularak yeni fiş hazırlanır. SAY2000İ Düzeltme kaydı oluşturulan evrak İmzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. İmzalanan evrak dosyalanmak üzere arşive kaldırılır.