YENİ VERSİYONLARDA ARTIK FATURA KAPATMA SİSTEMİ DEVREYE GİRDİ

Transkript

1 Arkman Paketlerindeki Önemli Yenilikler Bilet 9.xx / Cari Hesap 9.xx!!!!!!!DİKKAT!!!!!!! YENİ VERSİYONLARDA ARTIK FATURA KAPATMA SİSTEMİ DEVREYE GİRDİ Tahsilat girdiğiniz zaman istediğiniz faturaları seçerek kapatabilirsiniz. Siz tahsilat kaydı giridiğinizde program sizin karşınıza o anda o cari hesabın açıkta olan faturalarını getirecektir. Siz bunların içinden kapanmasını istediğiniz faturaları seçip kapat diyebilirsiniz. Eğer eski usul en eskisinden yeniye doğru kapatılmasını isterseniz otomatik kapat seçimini yapınız. Bu sistemin devreye girebilmesi için öncelikle CARİ HESAP 9.XX programı içinde PARAMETRELER mönüsünden ŞİRKET TANITIMI içine girin. Büyüteçten şirketi seçin, ŞİRKET PARAMETRELERİ tuşuna basın. Açılan pencerede FATURA KAPAMA KULLANILIYOR seçeneğini tıklayın. ARTIK FATURASI BASILMIŞ BİLETLERİNİZDE DEĞİŞİKLİK YAPMANIZ DAHA ZORLAŞTI. Faturası kesilmiş bilet üzerinde değişiklik yapacağınız zaman önce faturayı iptal ediniz. Daha önce faturalanmış bir bilette değişklik yapabilmek için o biletin üzerindeki fatura numarasını silip, değişikliği yapabiliyor, sonra da tekrar o numarayı bilet üzerine yazıyordunuz. Artık buna imkan yok. a- Önce o faturayı, FATURA/DEKONT MENÜSÜNDEKİ, fatura no/değiştirme temizleme seçiminden iptal ediniz, b- Bilette düzeltmenizi yapınız, c O faturayı yeniden basınız. O faturanın yeniden basımı için 2 seçeneğiniz var. c1 Eski faturanın içeriği değiştiği için yeni numara ve tarihle yeni fatura basınız. c2- Eski faturadaki fatura içeriğini etkilemeyen bilgilerden biri değişti ise eski faturayı aynı tarih ve numara ile düz beyaz kağıda basınız. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 1

2 BANKA POS TANITIMLARI ARTIK CARİ HESAP PROGRAMI İÇİNDE Banka POS tanımlarını artık Cari Hesap Programı içindeki CARİ HESAP İŞLEMLERİ mönüsünden girmeniz gerekmektedir. SERVİS POS VE BANKA POS TANIMLARI BİRLEŞTİRİLDİ Servis POS ve Banka POS kodlarını bilet programından BİRLEŞTİRMENİZ GEREKMEKTEDİR. Bilet programında YARDIMCI İŞLEMLER mönüsüne gelin, Servis Banka Pos Banka Pos Aktarımı adımını seçin, Açılan ekranda Servis Banka Pos Kodu bölümünden eskiden kullanmakta olduğunuz Servis POS seçin, Banka POS kodu bölümünden de HANGİ POS A ÇEVİRMEK İSTEDİĞİNİZİ seçin. AKTARMA BAŞLAT tuşuna bastığınızda seçtiğiniz tüm servis POS kodları yerine, artık seçmiş olduğunuz BANKA POS KODU yazılacak ve geriye dönük tüm biletlerinizde bu kodlar görüntülenecektir. Update etmiş olduğunuz yeni Bilet versiyonu ile artık SÜPER ENTEGRE MODÜLÜNÜ de kulanabilirsiniz. Bu modül sayesinde bilet satıcılarınızın RIZ ile başlayan kodlarla müşteri kodlarını yazıp, bunların akış sırasında otomatik akmasını sağlayabilirsiniz. Bu Modül ile ilgili Arkman Bilgisayar dan detaylı bilgileri alabilirsiniz Kurlar artık T.C. Merkez Bankası ndan program ilk açıldığında otomatik gelmekte Tüm detaylı bilgileri aşağıda bulabilirsiniz Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 2

3 Genel Bilgi: Uzun süreli incelemelerimiz sonucunda, acentelerin artık havuz hesap çalışmaktan vazgeçmek ve de fatura ve/veya bilet kapatarak nokta atışı hesaplamalar yapmanın önemine vakıf oldukları bir döneme girmiş bulunmaktayız. Bu sebepten dolayı, Arkman bu yeni sistemi kendi bünyesindeki yazılımlara adapte ederek artık Bilet ve/veya Fatura Takip sistemini devreye sokmuştur. Bu sistem sayesinde artık BORÇLU LİSTELERİ içindeki müşteri borçlarının hangi fatura veya biletten kaynaklandığı, hangi faturadan ya da biletten kaynaklanan ne kadar bakiye kaldığı, detaylı vade farkı hesaplamaları, parçalı ödemelerin cari hesap modülünden kolayca girilip takiplerinin yapılabilmesi gibi bir çok yenilik kullanımınıza açılmış durumdadır. Bu sistem sayesinde ileride de ekleyeceğimiz yenilikler olan 1 bileti parçalı fatura etmek, sadece Servis Ücretine fatura kesmek gibi yenilikleri de yapabilir hale gelebileceğiz. Bilet 9.xx paketindeki değişiklikler: 1. Bilet Satış ekranı tamamen değişti: Bilet satış ekranı artık üzerinde yeniliklerin eklenemeyeceği kadar dolu bir ekrandı. Yeni ekran sayesinde hem daha düzenli, hem daha çok detay görerek çalışma imkanına sahip olacaksınız. Yeni ekrandaki standart değişiklikler olarak; (1) Artık YÖN, CLASS TİP ve FİYAT TÜRÜ alanları daha detaylı görüntülenebilecek, ve de listeden seçilebilecek. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 3

4 (2) C-R-F gibi Satış Şeklindeki KART TİPİ seçimleri artık yeni yerinde. Eski ekranda KART NO sonunda bulunan bu alanlar artık satış şeklinin yanında yer almakta. Bu sayede direk olarak karttan önce kart tipini seçme imkanınız bulunmakta. 2. AYRINTILI ÖDEME GİRİŞİ ekranındaki önemli değişiklik: Ayrıntılı ödeme girişi ekranında daha önce direk olarak biletin bakiyesi yer almakta idi. Artık bu ekranda bilet FATURA EDİLMİŞSE, fatura bakiye ve bakiye adlı 2 adet bakiye takibi bulunmakta. Bu bakiyelerden HANGİSİ KÜÇÜKSE o kadar tahsilat girmenize izin verilmekte. Bu detayın sebebi ise, biletin fatura edildikten sonraki aşamada artık biletin detaylarından ödemeleri takip etmeyip, faturanın ödemelerini takip etmeye başlamanızdır. Bu sayede fatura edilmiş biletlerin FATURA BAKİYESİNİ de dikkatlice ve kolaylıkla takip edebilmeniz mümkün hale getirilmiştir. Bu ekrandaki CARİ HESAP programından girilmiş olan ödemelerin silinmesindeki engel ile ilgili detaylı bilgiyi CARİ HESAP PROGRAMINDAKİ DEĞİŞİKLİKLERden detaylı inceleyebilirsiniz. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 4

5 Cari Hesap 9.xx Paketindeki Değişiklikler: Cari hesap 9.xx paketi sayesinde artık ödemelerin hangi Fatura ve/veya Bilet için yapıldığını kolayca eşleştirerek bulabilecek, geriye dönük analizler ve raporlamalar yapabilecek ve de bakiyesi olan Bilet ve/veya faturalarınızın dökümünü alabileceksiniz. Aynı zamanda artık Bankalarınızı Cari Hesap Kodu ile bağlayarak, hareket girişindeki Havale ve EFT gibi işlemlere anında SADECE BANKA KODU seçerek ters işlemi de program tarafından yaptırarak hızlıca girişlerinizi bitirebileceksiniz. POS MALİYET MODÜLÜ almanız durumunda POS HESAPLARINIZI kolayca takip edip, hangi tarihte hangi banka hesabınıza ne kadar para yatması gerektiğinin raporlarını alıp, tarihi gelince kolayca hareketleri TEK TIK ile işleyip, maliyetlerinizi, para puanlarınızı, kotalarınızı kolaylıkla takip ederek işlemlerini hızlıca ve kolayca yapabileceksiniz. 1. BANKALARIN TANIMLANMASI: Banka kodlarınızı tanımlamak için yapmanız gereken öncelikle bankanıza bir CARİ HESAP açmaktır. Bu işlemden sonra CARİ HESAP İŞLEMLERİ mönüsünden BANKA GİRİŞİ seçeneğine girin. Bankanıza bir KOD, AD girip, bağlamak istediğiniz, az önce tanımladığınız veya daha önceden tanımlı olan CARİ KOD seçin ve KAYDET tuşuna basın. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 5

6 2. POS CİHAZLARINIZIN TANIMLANMASI: Firmanızın POS cihazlarını (Satış ve Servis POS artık tek kodla takip edilecek), bu bölümden tanımlayabilirsiniz. POS cihazlarınızın tanımlanmasını BANKA POS GİRİŞİ ekranından yapabilirsiniz. Bu bölümde yapmanız gerekenler sadece POS CİHAZLARINIZ için KOD ve Açıklama tanımlamaktır. Eğer Arkman Muhasebe 5s kullanıyorsanız ya da başka muhasebe sistemlerine entegrasyonunuz varsa muhasebe kodlarını da doldurmanız gerekebilir. Bu kısımlar için Arkman Destek Departmanından yardım alabilirsiniz. Bu ekran POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ satın alınmış firmalarda çalışacaktır. POS cihazlarınızı tanımlamayı bitirdikten sonra, POS MALİYET, KOTA, TAKSİT ADETLERİ, PARA PUAN TAKİPLERİ gibi işlemleri tutabileceğiniz POS MALİYET BANKA MODÜLÜ satın almış iseniz, PARAMETRE tuşuna bastığınızda size sorulan MÜŞTERİ KODU bilginizi Arkman dan alarak PARAMETRE ekranını açabilir ve bu bölüme gerekli bilgileri girebilirsiniz. (1). POS Kodu ve POS Adı bir önceki ekrandan geldiği için bu bölümlere bir bilgi giremezsiniz. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 6

7 (2). POS ile ilgili Hangi Bankanın Carisi ile çalışmakta, POS makinesinin cari kodu, ve Müşteriye Verilen Para Puanların işleneceği cari hesap kodunu seçeceğiniz alanları doldurun. Bu alanlar önemlidir, çünkü kartlı satışlarda otomatik olarak bu cariler çalışacaktır. (3). POS cihazlarının KOTA takibini yapmak için KOTA KODU, KOTA, KOTA CEZA ÜCRETİ ve KOTA GÜN bilgileri AYNI KOTAYI KULLANAN TÜM POSLAR için AYNI ŞEKİLDE DOLDURULMALIDIR. Bu bilgilerin ardından POS cihazınız ile ilgili VADE GÜN HESAPLAMA seçeneklerinden hangisi ile çalışacaksanız burayı seçip, doldurun. - ERTESİ GÜN VADE FARKLI [1] : Eğer anlaşmanız ertesi gün hesabınıza geçecek şekilde ise, yani OS dan çekilen tüm ücret 1 defada kaç gün sonra hesabınıza geçecekse, buraya GÜN ADET de vererek tanımlayın. - SABİT GÜN [0] : Eğer POS dan çekilen ücret her taksitten sonra belli bir gün aralığı vererek hesabınıza, yine taksitli olarak geçecekse bu bölümü doldurun. - HER TAKSİT ERTESİ GÜNÜ VADESİNDE: Çekilen ücreti, her taksitin ertesi günü hesabınıza geçecek şekilde vadelerini ayarlamak için bu seçeneği kullanın. (4). Bu bölümleri doldurduktan sonra POS KAYDET tuşuna basarak bilgileri kaydedin. (5). POS çekiminde TAKSİT bilgilerini tanımlamak için TAKSİT BİLGİ GİRİŞİ tuşuna basarak taksitleri tanımlayacağınız ekranı açın. Bu ekranda TAKSİT KODU ve POS KODU bir önceki ekrandan geldiğinden dolayı buralara bilgi girişi yapamazsınız. TAKSİT AÇIKLAMA bölümüne taksidinizle ilgili açıklamayı girin. TAKSİT ADET bölümüne kaç taksit ise sayı olarak girin VADE FARKI ve PUAN bölümlerini de ilk alan sabit tutar, ikinci alan % olarak tanımlayabilirsiniz. İlk etapta % bölümü çalışmaktadır. % bilgilerinizi, yani % kaç vade farkı (banka maliyeti) anlaşması yapmış iseniz bu bilgileri buraya tanımlayın. POS Kullanımları için sonraki sayfaları inceleyebilirsiniz. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 7

8 POS TAKSİT KULLANIMI Bilet Satış Ekranı: Bilet Satış Ekranında, SATIŞ TİPİ C- KREDİ KARTLI olarak seçildiğinde POS ve PUAN bilgilerini girebileceğiniz alanlar açılacaktır bu bölümde F3 ile POS seçimi ekranını açıp seçin. POS kodu geldikten sonra ENTER tuşuna basın. Karşınıza Taksit Seçenekleri gelecektir. Bunlardan hangisini uyguladıysanız onu seçin. Satış Şekli olarak C-Kredi Kartlı seçtiğiniz zaman POS, PUAN TUTARI, SERV. POS alanları açılacaktır. Satış Şekli olarak R-Kredi Kartlı seçtiğiniz zaman SERV. POS alanı açılacaktır. Puan alanın hesaplama şekli ise : TOPLAM TUTAR PUAN = POS DAN TAKSİTLİ ÇEKİLEN TUTAR... olarak hesaplanmakta ve gerekli POS ve PUAN carilerine işlenmektedir. Puan tutarınız ERTESİ GÜN hesaba geçecek şekilde carilere işlenecektir. POS TAKİP SİSTEMİNİ KULLANABİLMENİZ İÇİN ARKMAN DAN POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ NÜ SATIN ALMIŞ OLMANIZ GEREKMEKTEDİR Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 8

9 Cari Hareket Ekranı: Cari hareket ekranında KK-KR gibi kredi kartlı işlemleri girmek için POS alanını kullanabilirsiniz bu sayede maliyetler, vade farkı hesaplamaları otomatik çalışır. Cari hareket girişi ekranında kredi kartı ile yapmış olduğunuz tahsilatları da bu bölümden (1) POS ve TAKSİT seçimi ile kolayca ilgili carilere işlenmesini sağlayarak takip edebilirsiniz. Banka hareketleriniz olan HV-EFT gibi hareketerin banka bacaklarının anında işlenmesi için (2) banka kodunuzu seçmeniz yeterlidir. POS TAKİP SİSTEMİNİ KULLANABİLMENİZ İÇİN ARKMAN DAN POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ NÜ SATIN ALMIŞ OLMANIZ GEREKMEKTEDİR Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 9

10 Fatura Kapatma Kullanım Bilgileri: Fatura Kapatma İşlemleri son UPDATE ile beraber gelen ÜCRETSİZ bir özelliktir. Bilet programında AYRINTILI ÖDEME GİRİŞİ ekranında olduğu gibi CARİ HESAP programında da CARİ HAREKET GİRİŞİ ekranında fatura kapatma işlemleri kolaylıkla yapılabilmektedir. Fatura kapatmak için yapmanız gereken tek şey müşterinize kesmiş olduğunuz faturalara istinaden almış olduğunuz ödemeyi, mahsuplaştırdığınız faturayı cari hareket ekranından ALACAK olarak kayıt etmenizdir. Cari hareket ekranında ALACAK olarak kayıt ettiğiniz bilgilerden sonra KAYDET tuşuna basar basmaz karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda; (1). Müşterinizin AÇIK olan FATURA/ BİLET dökümü yer alacaktır. Bu fatura ve /veya biletlerden hangilerini kapatmak istiyorsanız onların üzerlerine ÇİFT TIKLAYARAK yeşil renk yapmanız yeterlidir. Yeşil olan satırların ONAY sütununda KAPALI ibaresi yer alacaktır. gelmektedir Bu bölümde TİP sütununda BLT (Bilet Faturası), SER (Serbest Fatura), COP (Coper05) anlamına (2). Bu bölümde yukarıda fatura seçmiş iseniz içeriğindeki biletler gelecektir. Bu sayede o faturada hangi biletlerin bulunduğunu kolayca görebileceksiniz. (3). Bu bölümde seçilmiş olan fatura ya da bilete dair daha önceden bir ödeme girilmiş mi diye kontrol edebilirsiniz. Burası sayesinde daha önce bir çok bacakla ödeme yapılmışsa buradan detaylarını görebilmeniz mümkün olacaktır. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 10

11 (4). Eğer fatura ve/veya biletleri teker teker elle seçmek İSTEMEZSENİZ otomatik ata tuşuna basarak FIFO ( ilk giren ilk çıkar ) yöntemi ile programın ödemeleri eşleştirmesini sağlayabilirsiniz. (5). Eğer Ödemeleri eşleştirmek İSTEMİYORSANIZ o zaman yapmanız gereken sadece YOKSAY tuşuna basmaktır. Herhangi bir eşleştirme yapmaksızın ödemeyi kaydeder, ve havuz hesaptan ödeme düşerek hesaplama yapmaya devam eder. Bu sistem bugüne kadar Arkman programlarının uyguladığı metod olarak da tanımlanabilir. Ödeme eşleştirmenizi bitirdiyseniz bu durumda sadece TAMAM tuşuna basmanız yeterli olacaktır.!!!!! DİKKAT!!!!! Cari hareket DÜZELTME yapıyorsanız. Yani daha önceden kayıt ettiğiniz bir harekete girip, DÜZELT tuşuna basarsanız EŞLEŞMİŞ ÖDEMELER SİLİNECEK ve program sizden YENİDEN ÖDEMELERİ EŞLEŞTİRMENİZİ isteyecektir. Eşleşmek için Bekleyen Ödemeler: Daha öceden girilmiş fakat cari hareketler ile eşleştirilmemiş kayıtlarınızı bu pencereden görüntüleyebilirsiniz. Bu sayede eskiye dönük, ya da eşleştirmeyi atladığınız kayıtların ödemelerini faturalar veya biletler ile eşleştirip sağlıklı sonuçlar elde edebilirsiniz. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 11

12 Tüm kayıtların arasından ödemeleri aramak zor olabileceği için size ARAMA MOTORU hazırladık. Liste üzerinde SAĞ KLİK ile açabileceğiniz bu ekran sayesinde kısıtlamalarınızı yaparak sadece istediğiniz kayıtlara hızlıca ulaşabilmeniz mümkün olacak. Vadesi Gelen Banka Hareketleri Bu ekran POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ satın alınmış firmalarda çalışacaktır. POS cihazlarınızdan çektiğiniz tahsilatların HANGİ BANKA HESABINA, HANGİ TARİHTE, NE KADAR VADE FARKI MALİYETİ KESİLMİŞ OLARAK yatacağını takip etmek için bu ekranı kullanacaksınız. Bu ekranda liste üzerinde SAĞ KLİK ile ARAMA MOTORU açılıp istediğiniz BANKA ya da POS kodu verilerek istediğiniz kayıtlara hızlıca ulaşmanız mümkün. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 12

13 Hesabınıza düşmüş olan tutarları kontrol edip bu ekranda sadece ÇİFT TIKLAYARAK yeşil renge dönüştürmeniz yeterlidir. Eğer para hesabınıza beklediğinizden farklı bir günde gelmiş ise, aşağıdaki hareket tarihleri için ekrandaki tarihi kullan seçeneğini seçip, gerçekleştiği günün tarihini girmeniz yeterli olacaktır. Bu işlem sayesinde POS Hesabında BORÇ olan tutar bilgisi, Vade Farkı düşülüp, ALACAK olarak kayıt edildikten sonra, ilgili Banka Carisine de BORÇ olarak kayıt edilecektir. Bu ekran POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ satın alınmış firmalarda çalışacaktır. Kota Takip: Bu ekran POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ satın alınmış firmalarda çalışacaktır. Kota takip POS-BANKA MALİYET TAKİP MODÜLÜ ile gelen bir özelliktir. POSlarınıza belirttiğiniz KOTA değerlerine ulaşıp ulaşamadığınızı kontrol edebilir ve de eğer ulaşamazsanız otomatik olarak KİRA/CEZA bedelini POS CARİSİNE BORÇ olarak işleyebilirsiniz. Kota Kodunuzu (POS PARAMETLERİNDE BELİRTMİŞ İDİK) seçip, döneminizi girip, KOTA BİLGİLERİNİ GÖSTER tuşuna basın. Aşağıdaki bilgi bölümünün dolduğunu göreceksiniz. Eğer TOPLAM TUTAR, KOTA TUTARI ndan küçükse o zaman CEZA TUTARI devreye girer. Siz CARİ TARİHİ seçip, KOTA CEZASINI CARİYE İŞLE tuşuna basarak anında kira/ceza tutarını carileştirebilirsiniz. Dönem çakışmaları kontrol edilmekte ve de aynı döneme ait tarihlere kota ceza/kira bedeli işlenememektedir. Daha önceki bir kota ceza kaydını silmek için, LİSTE tuşuna basıp gelen listeden silmek istediğiniz satırı SAĞ KLİK ve SİL tuşlarını kullanarak silebilirsiniz. Bu ekran POS-BANKA MALİYET MODÜLÜ satın alınmış firmalarda çalışacaktır. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 13

14 Fatura Listesi: Fatura listesi sayesinde tüm faturalarınızın Bilet-Serbest-Coper05 listesini alabilir ve de hangilerinin ne kadar bakiyesi kaldığını, kapanıp kapanmadığını kolayca takip edebilirsiniz. Bu ekranda görüntülemek istediğiniz faturaları kısıtları girerek dökebilir, fatura satırı üzerinde SAĞ KLİK ile ödeme bilgilerini açıp inceleyebilirsiniz. Arkman Bilgisayar Teknolojisi ve Yazılım LTD.ŞTİ / / demirarkman@arkman.com.tr 14