BÜRO YÖNETĠMĠ ( 1.BÖLÜM)

Transkript

1 BÜRO YÖNETĠMĠ ( 1.BÖLÜM) BÜRO ORGANĠZASYONU Günümüzde iģletmelerde görülmekte olan iģler artarak karmaģık bir yapı haline gelmiģtir. Teknolojik geliģmelere bağlı olarak her alanda uzmanlık dalları geliģmiģtir. Büro yöneticisi büro organizasyonu konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Bir büronun organize edilebilmesi için iģlerin belirlenmesi, düzenlenmesi gibi iģlemlerin gerçekleģtirilmesi gerekmektedir. Büro organizasyonu yapılırken iģletmenin amaçları ve büro hizmetlerinin özellikleri esas alınmalıdır. Seçilecek organizasyon modeli iģletmeyi amacına ulaģtıracak ve planlarını gerçekleģtirecek en uygun yapıda bir model olmalıdır. Büronun ĠĢyerindeki Fonksiyonu: ĠĢletmelerde üretimin dıģında yönetim ile ilgili faaliyetlerin yapıldığı alanlara büro denir. Bürolarda üretilen esas ürün, bilgi ve bunlara bağlı belgelerdir. Özel ve kamu iģletmelerinin faaliyetlerinin belirli bir bölümü bürolarda yürütülmektedir. ÇalıĢma konusu ne olursa olsun bir iģletmede mutlaka büro hizmeti vardır. Hizmet üreten iģletmelerin büro hizmetleri mal üretenlere göre daha geniģtir. Büro faaliyetlerinde baģarı sağlanabilmesi için büro yöneticisinin iģletmenin genel amaçlarını, politikalarını, planlarını ve iģgören birimlerinin fonksiyonlarını iyi bilmesi gereklidir. Büro Yönetimi: Büro yönetimindeki esas amaç; insanlar ve maddi kaynaklar arasındaki uyumu sağlayıp iģlerin verimli bir Ģekilde yürütülmesini gerçekleģtirmektir. Verimlilik; yapılan iģte, üretilen mal ve hizmette kaynakların etkili kullanılmasıyla elde edilen sonuçtur. BÜRO ÇEġĠTLERĠ Açık Bürolar: Açık bürolar toplu halde çalıģma mekanları bulunan, 150 m² ile 3000 m² arasında büyüklüğü bulunan bürolara açık büro denir. Açık bürolarda 5 ile 100 kiģilik personel çalıģabilmektedir. Açık bürolarda gelen gidenin çokluğu çalıģanların hareketliliği nedeniyle oldukça yoğun bir faaliyet göze çarpar. Açık Büroların Yararları: 1. Binanın maliyeti düģer, 2. Daha ekonomiktir, 3. Yerden tasarruf sağlar, 4. Dekorasyon ve temizleme maliyeti düģer, 5. Kapı adedi ve koridorlar azalır, 6. HaberleĢme ve iģ akımı kolaylaģır, 7. Daha iyi fiziksel koģullar sağlanmasına elveriģlidir, 8. Daha etkin yönetime ve denetime uygundur. Açık Büroların Sakıncaları: 1. Özellikle para ile ilgili güvenilirliğin önemli olduğu türdeki iģlerde gizlilik azalır. 2. Ziyaretçiler ve genel hareketlilik iģteki dikkatin dağıtılmasına neden olur. 3. KonuĢmalar sessizliği bozabilir ve aģırı uğultu ve gürültü olabilir. 4. Salgın hastalıkların yayılmasına uygundur. 5. KiĢisel prestijin azaldığı kanısını yaratır. Kapalı ( Özel) Bürolar: 1 ile 4 kiģinin birlikte oturup çalıģtığı küçük odalardır. Plan, proje, muhasebe vb. iģlerin yürütüldüğü büro tipidir. Yönetici vb. kiģiler tek kiģilik bürolarda çalıģmalarını sürdürür. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 1 / 26

2 BÜROLARDA ORGANĠZASYONUN PLANLANMASI Planlama: Planlama ileriye bakıģ, ileriyi görüģtür. Planlama gereksinimlerle kaynakların dengeleģtirilmesidir. Bir plan içinde çalıģan büro yöneticisi ani olaylarla karģılaģmaz. Ġleride karģısına çıkabilecek herģeyi önceden düģünerek tedbirlerini almıģ, kaynaklarını hazırlamıģ olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalıģmalara engel olmaz. Ayrıca planlama aniden çıkacak problemler karģısında ĢaĢkınlık, telaģ ve baģarısızlığa uğrama olasılığını baģtan önlemiģ olur. BÜRO ORGANĠZASYONU VE MODEL SEÇĠMĠ Büro organizasyonu ile iģletme organizasyonu arasında bir Ģekil farkı yoktur. Büro organizasyonu da iģletme organizasyon ilkelerine göre yapılmalıdır. Büro yöneticisi organizasyon konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Bürosunu iģletmenin bütünü içerisindeki fonksiyonu göz önüne alarak organize etmelidir. Bir büronun organize edilebilmesi için iģlerin belirlenmesi, düzenlenmesi gibi iģlemlerin gerçekleģtirilmesi gerekir. Büro organizasyon modeli seçilirken iģletmenin amaçlarının en iyi hizmet edecek ve fonksiyonları yerine getirebilecek büro organizasyon modeli seçilmelidir. Seçilecek organizasyon modeli iģletmeyi amacına ulaģtıracak ve planlarını gerçekleģtirecek en uygun yapıda bir model olmalıdır. Seçilen organizasyon modeli yer, zaman ve içinde bulunulan Ģartlara göre değiģiklik gösterebilir. Diğer bir ifade ile her yerde ve Ģartta kurulabilecek belirli bir organizasyon modeli yoktur. Büro organizasyon modeli seçilirken Ģu faktörler göz önünde bulunmalıdır. 1) ĠĢletmenin amacı ve faaliyetleri, 2) ĠĢletmenin ömrü, 3) ĠĢletmenin karģılayacağı iģ yükü, 4) Uzman elemanlara olan ihtiyaç ve bunların sağlanabilme imkanları, 5) ĠĢ ile ilgili yasal düzenlemeler, 6) Parasal, maddi ve insani kaynaklar, 7) Amaca uygun araç ve gereçler, 8) Ġzlenecek politika, 9) Koordinasyon ve denetim sırasında karģılaģılabilecek problemler. BÜRO ORGANĠZASYONUNA ETKĠ EDEN FAKTÖRLER Faaliyette bulunan bir iģletmenin büro organizasyonunu değiģmeye zorlayan etkenler iki gruba ayrılır: 1) Ġç Etkenler a) Amacın değiģmesi b) Yönetim politikasının değiģmesi c) YerleĢme durumunun değiģmesi d) ĠĢ gücünün değiģmesi e) Yöneticilerin değiģmesi f) Bütçenin değiģmesi 2) DıĢ Etkenler a) Teknolojik geliģme b) HaberleĢme ve ulaģım imkanlarının hız kazanması c) Ġhtiyaçların değiģmesi d) Ekonomik ve sosyal hayattaki değiģmeler BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 2 / 26

3 BÜROLARDA VERĠMLĠLĠK Büro yönetimindeki esas amaç insanlar ve maddi kaynaklar arasındaki uyumu sağlayıp iģlerin verimli bir Ģekilde yürütülmesini gerçekleģtirmektir. Verimlilik; yapılan iģte, üretilen mal ve hizmette kaynakların etkili kullanılmasıyla elde edilen sonuçtur. Bürolarda verimliliği sağlamak için Ģu teknikler uygulanabilir: 1) ĠĢ dağıtım tekniği 2) ĠĢ akımı tekniği 3) Hareket ekonomisi tekniği ĠĢletmelerde görevli olanların kontrol edilmesi, verimliliği arttırmak için gerekli olan en önemli etkenlerdendir. Görevlilerin kontrol edilmesi sonucunda Ģu faydalar sağlanır: 1) Verilen iģin zamanında yapılması sağlanır. 2) ÇalıĢma temposu hızlanır. 3) Gereğinden fazla üretim yapılması ve stok artıģı önlenir. 4) ÇalıĢma saatlerine uyulması sağlanır. 5) Üretim maliyetinin yükselmesi önlenir. 6) ÇalıĢma sırasında gecikme ve duraklamalar önlenir. 7) Kalitenin yükselmesi sağlanır. BÜROLARDA Ġġ BÖLÜMÜ VE Ġġ DAĞITIM TEKNĠĞĠ Büro yöneticisi, personelin özellikleri, yetenekleri, bilgi, beceri düzeyleri ve görülecek iģin önem ve öncelik sırasını göz önüne alarak iģ bölümü yapmalıdır. Ġyi bir iģ bölümü, verimliliği arttıracaktır. ĠĢ bölümü yapabilmek için iģ dağıtım tekniğinden yararlanılır. ĠĢ dağıtım tekniği sayesinde büro yöneticisi personeller arasında iyi ve dengeli bir iģ bölümü yapabilir. ĠĢ dağıtım tekniği bürolarda yapılan iģlerin oluģması için, büro personelinin iģin hangi kısımlarını ne kadar zamanda yapmaları gerektiğini gösterir. ĠĢ dağıtım tekniği genellikle günlük iģlerin yapılmasında uygulanır. Bu tekniğin uygulanması için bir çalıģma süresi belirlenir. Bu süre inceleme yapılacak iģlerin çeģidine göre 1 ile 4 hafta arasında olabilir. Çalışma süresi seçildikten sonra sırasıyla şu işlemler yapılır: 1) ĠĢ gruplandırma tablosu hazırlanır. 2) Personel görev listesi belirlenir. 3) Personel görev listesi ile gruplandırma tablosu iģ dağıtım çizelgesinde birleģtirilir. ĠĢ Dağıtım Tekniğinin Uygulanmasının Yararları 1) Personelin bilgi, yetenek ve deneyimlerine uygun iģ yapmaları sağlanır. 2) ĠĢlerin tamamlanmasında kimlerin hangi aģamalarda görev yaptıkları belirlenebilir. 3) ĠĢe katılanların her birinin harcadıkları zaman belirlenir. 4) Her personelin kaç birim iģ çıkardığı belirlenir. 5) Yapılmayan iģler varsa ortaya çıkarılarak gerekli önlemlerin alınması sağlanır. 6) ĠĢlerin zaman yönünden kontrolü sağlanır. 7) Büronun çalıģma amacından sapması önlenir. ĠĢ Dağıtım Tablosunun Analizi 1) Dikey Analiz: Bürolardaki iģ dağıtımlarında görev alan her gün personelin tek tek durumlarını eleģtirerek yapılabilecek değiģme ve değiģmeler ortaya konur. 2) Yatay Analiz: Yatay analiz ile her bir faaliyet türünün personel arasında nasıl dağıtıldığı gösterilmektedir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 3 / 26

4 Ġġ AKIMI TEKNĠĞĠ Gerek bürolarda gerek iģyerlerinde hizmet yada mal üretimi iģi oluģturan çeģitli aģamaların bir biri peģine yapılmasıyla gerçekleģir. Diğer bir değiģle büro ve iģyerlerinde iģler, iģlemler ve üretim iģin bir tür akımı ile oluģur. ĠĢ akımı denen bu süreç gözden geçirilmez ve iyileģtirilmezse iģin ya da hizmetin maliyeti yükselir. Sürat düģer. Akım zincirine gereksiz kiģiler katılmıģ olur. Bu nedenle büro ve iģyerlerinde iģ akımının incelenmesi yarlı hatta zorunludur. ĠĢ akımı her iģin yapılmasında iģlerin sırasının kat edilen mesafenin sarf edilen zamanın bir iģ akım Ģeması ile gösterilip bunun üzerinde analiz yapılacak iģlemin basitleģtirilmesi amacını güder. ĠĢ Akım ġeması: ĠĢ akımını geliģtirmek için iģ akım Ģeması kullanılır. Bu Ģemada iģlemler sembollerle gösterilir. 1. ĠĢlem ( 0 ) 2. GeçiĢ ( ) 3. Ġnceleme ( ) 4. Bekleme ( D ) 5. Son ĠĢlem ( ) ĠĢ Akım ġemasının Hazırlanması ve Analizi ĠĢ akımı Ģemasının analizi ile Ģu amaçların gerçekleģtirilmesine çalıģılır. 1. ĠĢin görünmesindeki aģamalardan gereksiz olanların yok edilmesi. 2. Uygun olanların birleģtirilmesi, 3. ĠĢgörenler arasında iģin yeniden ve ölçülü Ģekilde dağıtımı, 4. ĠĢin yapıldığı aģamaların yer ve zamanlarının yeniden düzenlenmesi, 5. Verimin yükseltilmesi, ĠĢ akımı Ģemasının analizi için iģin tamamı ve her bir iģlem için Ģu sorular sorulup Ģu sonuçlara ulaģılmaya çalıģılır. SORU : Ne, Ne için Nerede, Ne zaman Nasıl Kim SONUÇLAR: Çıkarmak, yok etmek, elemek BirleĢtirmek, yer değiģtirmek ĠĢi basitleģtirme ve yöntem geliģtirme Yetki devri Büro yöneticileri iģ analizinde kullanılabilen yukarıda yazmıģ olduğumuz (5 N 1K) kuralının kullanılması ile analiz edilir. Bu kuralın iģin bütününe ve sonrada her iģlem için sorulması yok etmek, birleģtirmek, basitleģtirmek ve yetki devrine imkan tanır. Aksamalar iģ akım Ģeması üzerine kaydedilir. Bu Ģekilde yapılan analiz sonuçları göz önüne alınarak iģin bazı iģlemleri atılabilir, birleģtirilebilir, yeri değiģtirilerek yeniden düzenlenebilir. Elde edilen iģ akımı yeni bir iģ akımı tablosu üzerinde gösterilerek uygulanmaya baģlanır. Bu Ģekilde iģ akım tablosu hazırlanarak bunun analizi daha basit, çabuk, ucuz, daha az zaman ve daha az mesafe kat edilmesi ile geliģtirilmiģ olur. Sonuçta: gereksiz iģler, iģlemler, aģamalar ortadan kalkarak verim artırılmıģ olur. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 4 / 26

5 HAREKET EKONOMĠSĠ TEKNĠĞĠ ĠĢleri bütün ayrıntıları ile analiz edilerek en uygun çalıģma metodlarını bulmak. ÇalıĢanların vücut hareketlerinden en iyi verimi almak hareket ekonomisi tekniği amacını oluģturur. Bürolarda hareket ekonomisi tekniği uygulanmasıyla iģlerin kalite ve verimine artırma imkanı verir. Bu tekniğin uygulanması ile gereksiz hareketleri önleyerek insan gücünden, zamandan, mesafeden çalıģma yer ve alanları ve benzeri kaynaklardan en verimli sonuç alınabilir. Hareket ekonomisi tekniği ile insan vücudunun hareketlerini en aza indirerek enerji kullanımını ve yorulmayı en düģük düzeyde tutma amaçlanır. Bu Ģekilde kazanılan enerjinin diğer iģlerde kullanılarak verimliliğin artırılması amaçlanır. Yürür, döner, ayarlanabilir sekreter koltuğu, terzilerin prova yaparken iğnedenliklerini kollarına takmaları hareket ekonomisi tekniğini uygulama alanına girer. Hareket ekonomisi tekniği uygulanırken Ģu özellikler göz önüne alınmalıdır: 1. Büronun düzenine iliģkin özellikler 2. Büroda kullanılan araç ve gereçlere iliģkin özellikler 3. Personelin vücut hareketlerine iliģkin özellikler Büronunun düzenine yönelik hareketler: 1. Büroda kullanılan makine, araç ve gereçler belirli yerlerde bulunmalıdır. 2. Bu yerler kolayca ulaģılabilecek yerler olmalıdır. 3. Makine, araç ve gereçler iģ akımına uygun bir Ģekilde yerleģtirilmelidir. 4. ÇalıĢanı yormayacak oturma, kullanma ve görüģ Ģartları içinde bir büro düzeni oluģturulmalıdır. Büroda kullanılan makine, araç ve gereçlere ilişkin özellikler 1. Yapılan iģe uygun araç ve gereçler seçilmelidir. 2. Elemana uygun makineler tercih edilmeli gerekiyorsa değiģiklik yapılmalıdır. 3. Makineleri seçerken bakım, onarım imkanları yedek parçaları ve garanti özellikleri bulunan makineler seçilmelidir. 4. Koltuklar çok amaçlı türden olmalıdır. Personelin vücut hareketlerine ilişkin özellikler 1. ĠĢ yaparken uzanılacak yerler normal çalıģma alanı içerisinde olmalıdır. 2. Yapılacak hareketlerin sırası düzenlenerek uygun bir sıraya konulmalıdır. 3. Kol hareketleri düzenlenerek her iki el aynı anda boģ durmamalıdır 4. Ters yönde hareket yapılıyorsa kollar aynım anada ve simetrik çalıģmalıdır 5. Ġki el aynı zamanda harekete baģlamalı ve aynı zamanda hareketini tamamlamalıdır. BÜROLARDA YERLEġMENĠN ÖNEMĠ VE YER SEÇĠMĠ Bürolarda yapılacak yerleģme bir plan dahilinde olmalıdır. Bu nedenle kat ve büroların ölçekli bir planı yapılır. Büro tipine göre yerleģme planları hazırlanır. YerleĢme planında yerleģecek masa, dolap, iskemle vb. eģyaların maketleri veya sembolik resimleri kullanılır. Büro yöneticisi en uygun olanı seçer. Daha sonra plana göre büronun düzenlenmesi yapılır. Bürolarda yerleģmede iģ akımı göz önünde tutulmalıdır. YerleĢme yapılan iģletmede önce bürolar ile iģ yerleri arasındaki iģ akımı, daha sonra büro içindeki iģ akımı ele alınmalıdır. Belirli bir iģin bitirilmesi için görevli olan aynı katta yan yana ve büro içinde ilgili personel birbirine yakın olacak Ģekilde yerleģtirilmelidir. ĠĢ akımına uymayan bir yerleģme düzeni katlarda, koridorlarda ve büro içinde gereksiz gidiģ-geliģlere neden olarak iģlerin verimini düģürür. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 5 / 26

6 Bürolarda iyi bir yerleģme yapabilmek için uyulması gereken ilkeler Ģunlardır: - Birbirleriyle ilgili iģgörenler yanyana masaya ya da odalara oturtulmalı. - Halkla iliģkisi olanlar giriģ katında ve kapıya yakın bulunmalıdır. - YerleĢme, görüģ ve denetimi kolaylaģtırmalıdır. - Açık bürolarda amirler personellerini görecek yerlerde oturmalıdır. - Her personelin kullandığı araģ ve gereçler kendisine yakın yerlerde bulunmalıdır. - Görülen iģe uygun standartta ve rahat kullanılabilen büro mefrusatı seçilmelidir. - Herkesin rahatça gelip geçmesi için yeterli geniģlikte geçitler bırakılmalıdır. - ĠĢ güvenliğini sağlayacak önlemler alınmalıdır. - Göze çirkin görülecek araç ve gereçler estetik bir Ģekilde düzenlenmelidir. YerleĢme biçimleri: Özellikle açık bürolarda masaları tren koltukları gibi arka arkaya dizerek oturmak monotonluk verir ve içi sıkar. Bu nedenlerle büyük salonlarda dağınık kümeler halinde asimetrik yerleģme uygundur. ÇalıĢanlara ve iģ sahiplerine ferahlık verir. On kiģiden az personelin çalıģtığı bürolarda masalar iki sıra halinde ve arka arkaya geometrik düzende yerleģtirilmelidir. YerleĢmede iģ yerlerinde iģ sahipleri ile ziyaretçilere ne tür kolaylık sağlamak amacı ile bazı tedbirlerin alınması zorunludur. Bunlar Ģöyle özetlenebilir: 1. Binalar, pavyonlar halinde ise: her birine A,B,C gibi harflerle yada kelimelerle isim verilmelidir. 2. Her binanın giriģ kapısı karģısında binadaki yerleģme durumunu gösteren bir bina planı asılmalıdır. Bu planda her katta hangi servisler bulunduğu yazılmalıdır. 3. Her kata asansör kapısı karģısına yada kat merdiveni baģına kat planı asılmalıdır. Kat planında o kattaki oda numaraları ve bunların karģısında o ada yada salonlarda yerleģmiģ olan büroların isimleri yazılmalıdır. BÜROLARDA YERLEġME ALANININ ÖNEMĠ Büroların bazı esaslara dayanarak düzenlenmesi yerden, araç ve gereçten ekonomi sağlanabileceği gibi hizmetin daha süratli, daha kısa mesafelerde, daha etkili, verimli ve rahat olarak yapılması olanağı da elde edilmiģ olur. Unutmamak gerekir ki; kuruluģ ve kurumlarda iģler personel ve malzemelerin yerleģtirilmesi ve bunların hareketleriyle sonuçlandırılır. ĠĢlerin rahat, basit usullerle yapılması iģin kalitesini ve verimliliğini etkiler. ÇalıĢma yerinin fiziksel koģulları da çalıģanlar ve verim üzerine olumlu ya da olumsuz etkiler yapmaktadır. Bir işyerinin seçiminde ve saptanmasında şu esaslar göz önünde tutulmalıdır: 1) KuruluĢun yaptığı iģin niteliği, özelliği ve iģ yükü 2) KuruluĢun büyüklüğü ve yapısı 3) Kurumun diğer kurumlarla iliģkisi 4) Halkla iliģki durumu ve derecesi 5) Personel miktarı, bunun azalma ve çoğalma olasılığı 6) Kurumun birimleri arasındaki iģ akımı 7) YerleĢilecek binanın kat ve odalarının inģaa durumu yönü ve fiziksel koģulları Hizmetin binaları saptanırken elde bir bina yoksa yeni bir bina mı yaptırılacağının, kira ile bir bina mı tutulacağının, yoksa bir bina mı satın alınacağının daha uygun ve ekonomik olacağı incelenmeli ve karara bağlanmalıdır. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 6 / 26

7 BÜROLARDA ESTETĠK VE DEKORASYON Verimi etkileyen faktörlerden biri de bürolardaki estetik ve dekoratif düzenlemelerdir. ĠĢ yeri ya da bürolarda yaģamımızın uzun yılları ve günümüzün önemli bir kısmı geçtiği göz önüne alınırsa bu yerlerin içinde huzurla rahat ve mutlu olarak yaģanabilir bir atmosfere sahip olması gerektiği kısaca benimsenir. En uygun atmosfer doğa koģulları olarak kabul edilir. Bu ilkeden hareket ederek; a) Renkler b) Dekorasyon c) Müzik d) Temizlik konuları içinde bulunur. Renkler: Renklerin moral, verim üzerindeki etkisi inkar edilemez. Renkler ıģığı tutarak az ya da çok yansıtarak gözleri ve çevreyi etkiler. Renkler; sıcak (ateģe benzer) ve soğuk (suya benzer) renkler olarak gruplandırılmaktadır. Kırmızı, turuncu, sarı, bal ve Ģarap renkleri sıcak renkler olarak kabul edilir. Koyu renkler (siyah, mor, kahverengi) hüzün verir, moral düģürür. Buna karģı açık renkler (beyaz, pastel, yeģil, sarı, pembe) iç açıcı, ferahlatıcı, rahatlatıcı ve sakinleģtirici renkler olarak tanımlanmaktadır. Kırmızı sinirlilik verici, yeģil ve mavi sakinleģtirici etkiye sahiptir. Sarı ve turuncu renkler dikkat çekici renkler olduğundan yol kavģaklarında sarı ampuller kullanılır. Renkler koyuldukça geceleri uzaktan görülme Ģansı azalmaktadır. Ġyi verim alınmayan bir büroda yapılan renk değiģikliğinin verimi olumlu olarak etkilediği çok görülmüģtür. Bu açıklamalar ıģığında denilebilir ki, bürolar pastel renklerle (açık yeģil, mavi, pembe, bej, gri) boyamalı özelikle küçük odalarda koru renklerden kaçınılmalıdır. Dekorasyon: Bürolardaki eģyaların renk ve biçimleriyle yerleģme düzenleri de verimi etkiler. ÇalıĢma yerlerinde kesinlikle gereksiz eģya bulunmamalıdır. Oda ve salonlarda görüģü kolaylaģtıran, görünüme çekicilik kazandıran, çevrede ferahlatıcı ve huzur veren eģyalar bulunmalıdır. Kullanılacak eģyaların lüks ve gösteriģli değil, sağlam, iģin gereklerine uygun, standart olması esas alınmalıdır. Dekoratörler çok kesin olmamak koģulu ile köģeli mobilyaların dikkatin dağılmasını önlediğini ileri sürmektedir. Estetik: Tek kiģilik odalar olsun içinde birçok kiģinin oturduğu açık bürolar olsun kiģilerin günlük yaģantılarının büyük kısmını içinde geçirdikleri çevrelerdir. Bu yerlerde çeģitli olayların yaģandığı düģünülürse buraları dinlendirici, rahatlatıcı, göze hoģ görünen, estetik niteliklere sahip olmasının önemi ve değeri ortaya çıkar. Bu nedenle büro ve iģ yerlerinde duvarların kontras renklerle boyanması duvar renklerinin tonunda ya da renkli perdeler takılması masalar üzerinde ya da yanlarında, pencere önlerinde çiçekler konmalıdır. Müzik: Büro ve iģyerlerinde dinlendirici bir müzik çalıģması personelin moralini olumlu bir biçimde etkileyecektir. Bu nedenle iģyerlerinde ve özellikle açık bürolarda 15 er dakikalık arayla yumuģak ve hafif tonlarda müzik çalınması önerilebilir. Temizlik: Büro ve iģyerlerinde bu açıklanan özelliklerin hepsinden önemlisi gerek oda ve salonların yer ve duvarlarının gerekse masa, iskemle, dolap vb. eģyanın çok temiz, bakımlı olmasına ve tozdan korunmasına özen gösterilmesidir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 7 / 26

8 BÜRO ARAÇ-GEREÇ VE MAKĠNELERĠ SEÇĠM VE KULLANMA ESASLARI Büro araç-gereci ve makine almaya karar verirken bazı sorular sorulmalıdır: - Bu iģ elle mi, makine ile mi yapılırsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur? - Ne tür, ne tip, hangi model, gereç ya da makineler o iģ, o üretim için uygun olur? - Alınacak gereç ya da makineler hizmet ya da mal üretimine en uygun düģeni olmalıdır. - Makine ve gereçler ucuz, sağlam, kullanıģlı, rahat türden olmalıdır. - Standart parçası bulunan bakımı, onarımı ülkede yapılan modeller seçilmelidir. - Ülkede ve çevrede alınacak makineyi kullanabilecek bakım ve onarımı yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalıdır. - Konfor ve gösteriģ için sadelikten vazgeçilmemelidir. - Gerektiğinde satın alma yerine kiralama yoluna gidilmelidir. BÜROLARDA KULLANILAN ÖNEMLĠ MAKĠNE ÇEġĠTLERĠ - Otomatik ve standart yazı makineleri - Fotokopi ve teksir makineleri - Elektronik dizgi makineleri - Elektronik hesap makineleri - Postalama ve adresleme cihazları - Computerler, printerler - Telex formlarını ve diğer evrakı ciltleme makineleri - Mikrofil makineleri - Mini ve mikro bilgisayarlar - Hava temizleme makineleri - Banknot sayma, demir para sayma makineleri - Tepegözler, slayt makineleri BÜRO MAKĠNELERĠNĠN KULLANIM FAYDALARI 1) Makineler insan emeğine olan ihtiyacı azaltır. 2) ĠĢin maliyetini düģürür, verimliliğini arttırır. 3) Makineyle yapılan iģler daha düzenli ve temizdir. 4) Makineyle çalıģmanın yorgunluğu daha azdır. 5) Makineyle yapılan iģler iģin kontrol imkanını arttırır. BÜRO MAKĠNELERĠNĠ KULLANMA Bazı büro makineleri kısa sürede edinilen bilgiyle veya makinenin kullanma kılavuzu okunarak kullanılır. Bunlara mekanik yazı makineleri, dikte ve çevirme makineleri, hesap makineleri vb. örnek verilebilir. Baskı makinesi, ekranlı elektronik yazı makinesi gibi bir kısım büro makinelerini kullanmak ise belli bir süre eğitim gerektirir. Makine satan firmaların çoğu makine satın alan kuruluģun elemanlarını ücretsiz olarak eğitmektedir. Makine satın alırken eğitim sorunu olup olmadığını, varsa süresi ve ücretini sormalıdır. Makineyi kullanmaya baģlamadan önce çalıģma yerinin ıģık durumunu, havasını, sıcaklığını kontrol etmelidir. ÇalıĢmaya uygun değilse elveriģli Ģartları hazırlamalıdır. ÇalıĢma sırasında gerekli olacak yeterli miktarda malzeme el altında bulunmalıdır. Yedek Ģeridi, zarfın veya kağıdın bulunmaması iģlerin aksamasına, zamanında sonuçlanamamasına neden olabilir. Büro makinelerinde kullanılan diğer araç-gereçler: Bürolarda makinelerden baģka kağıt kıskaçları, toplu iğne, çeģitli silgiler ve kalemler, fihristli telefon ve adres defteri, kağıt raptiyeleri, makas, terazi, zarf açacağı, evrak sepeti, zamklı sünger, zamk, çıkartma etiket, ıstampa, ıstampa mürekkebi, pul defteri vb. büro araç ve gereçleri kullanılmaktadır. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 8 / 26

9 BÜRO Ġġ GÜVENLĠĞĠ KURALLARI Genellikle, ofislerdeki iģ güvenliği yönünden, potansiyel riskler Ģunlardır: - DüĢme, takılma ve kaymalar, - Ellerdeki kesikler, - Bilgisayarlarla çalıģmalar esnasındaki sorunlar, - Yangın çıkması. Bu konulardaki kuralları aģağıdaki gibi sıralayabiliriz. DÜġME, TAKILMA VE KAYMALARI ÖNLEMEK Ofislerde normal Ģartlarda koģulmamalı, yürünmelidir. Ofisler temiz ve düzenli tutulmalıdır. Yerdeki bir kalem veya kâğıt klipsi düģmelere neden olabilir. Telefon, bilgisayar, hesap makinası ve diğer elektrikli aletlerin kabloları, kordonları düzenli olmalı, takılıp düģmelere sebep olmamalıdır. Dolayısıyla sarkan, takılmaya neden olabilecek kablo ve kordonlar bantlanarak, söz konusu tehlikeler önlenmelidir. Dosya dolapları iģiniz bittikten sonra, hiçbir zaman açık durumda bırakılmamalı, derhal kapatılmalıdır. Merdivenlerden inerken ve çıkarken mutlaka merdiven trabzanları tutulmalıdır. Yürürken aynı zamanda evrak asla okunmamalıdır. Yükseklerdeki raflardan dosya, vs alınırken portatif merdiven kullanılmalıdır. Koltuk ve sandalyeler kontrol edilmelidir. Arızası, problemi olanlar onartılmalıdır. Kirli, yağlı ayakkabılarla ofise girilmemelidir. Dolapların üzerine dosyalar yığılmamalı, dolapların içine konulmalıdır. Ofislerde çalıģan bayan personel alçak ökçeli ayakkabı giymeyi tercih etmelidir. Ofislerin temizliğinde, ıslak zeminler derhal kurulanmalıdır. Zeminler kaygan temizleyiciler, deterjan vs ile temizlendiğinde, derhal kurulanmalıdır. Ofis zeminlerinde, kaymaya, takılmaya neden olabilecek yüzeyler derhal onartılmalıdır. ELLERDEKĠ KESĠKLERĠ ÖNLEMEK Evraklardaki zımba telleri mutlaka zımba teli sökeci ile çıkartılmalıdır. Makas, giyotin makas kullanılırken kesici uçlara dikkat edilmelidir. Yeni top kâğıtların kenarları kesici olabildiğinden dikkatli olunmalıdır. Telli dosyadan evrak çıkarırken, telin elinizi kesmemesine dikkat edilmelidir. BĠLGĠSAYARLARLA ÇALIġMA Bilgisayar ekranındaki görüntüde, titreģimler ve kararsız Ģekiller olmamalıdır. Klavye, rahat ve çalıģma pozisyonu sağlayacak uzaklıkta olmalıdır. Bilgisayar masası, monitör, sistem ünitesi ve klavyeyi rahat bir Ģekilde alacak boyutlarda olmalıdır. Fare ile masada rahat çalıģılabilinmelidir. Bilgisayar ekranı ve fon ortamı arasında yeterli aydınlanma olmalıdır. Mevcut ıģık kaynakları direkt parlaklığa ve yansımalara neden olmamalıdır. Bilgisayar ekran ve fon ortamı arasında yeterli aydınlanma olmalıdır. Mevcut ıģık kaynakları direkt parlaklığa ve yansımalara neden olmamalıdır. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 9 / 26

10 YANGIN ÇIKMASINI ÖNLEMEK VE YANGINLA MÜCADELE Sigara izmaritleri hiçbir surette çöp sepetlerine atılmamalıdır. Mutlaka kül tablosu ve izmaritlikler kullanılmalıdır. Yalnız izin verilen yerlerde sigara içilmelidir. ArĢiv ve dosya odalarında sigara içmek yasaklanmalıdır. Mesai sonunda odanızdan ayrılırken ıģıklar söndürülmeli ve elektrikli aletlerin enerjisi mutlaka kesilmelidir. Odanızdaki tüm elektrikli aletlerin kablolarının, fiģ ve prizlerin uygun ve emniyetli olması sağlatılmalıdır. Binanızdaki yangın söndürücülerin yerleri mutlaka öğrenilmelidir. Yangın çıktığında binanızda mevcut söndürücülerle ilk müdahalede mutlaka bulunulmalıdır. Yangın telefonla, ilgili yerlere ihbar edilmelidir. Yangının yayılmasını önlemek için, odanızın kapı ve pencereleri kapatılmalı ve oda terkedilmelidir. Yanıcı, parlayıcı numuneler Laboratuvar haricindeki ofislerde hiçbir surette muhafaza edilmemelidir. OFĠS Ġġ GÜVENLĠĞĠ ĠLE ĠLGĠLĠ POSTERLER / MESAJLAR OFĠSLERĠ TEMĠZ TUT KAZALARI ÖNLE. BASTIĞIN YERĠ DĠKKAT ET. DOSYA DOLAPLARINI KAPALI TUTUN. YANGIN SÖNDÜRME CĠHAZLARININ YERLERĠNĠ BĠL. YALNIZ ĠZĠN VERĠLEN YERLERDE SĠGARA ĠÇ. MALZEMELERĠ DÜġMEYECEK ġekġlde ĠSTĠFLE. ĠYĠ AYDINLANMAYAN YERLER KAZALARA NEDEN OLABĠLĠR. BÜRO YÖNETĠMĠ ( 2. BÖLÜM ) ( EVRAK KAYDI DOSYALAMA ARġĠVLEME ) KAYIT TUTMA GEREĞĠ: Gerek iģ hayatında, gerek özel hayatta kayıt tutmanın önemli bir yeri olduğu Ģüphesizdir. Kayıt tutmaksızın verimli ve baģarılı çalıģmaya imkan yoktur. Bu, yalnız günümüzde değil en eski çağlarda da lüzumu hissedilmiģ bir konudur. Babilliler toprak levhalara, Eski mısırlılar da taģlara kazmak suretiyle kayıt tutarlardı. Daha sonra papürüs kağıdı geniģ ölçüde kullanılmıģtır. Orta çağda parģömen kağıdının kullanılması ile yazılı haberleģme baģlamıģtır. Kayıtlar, olup bitmiģ veya olması beklenen vak aları bize istediğimiz anda hatırlatmaya yararlar. ĠĢ adamları günlük faaliyetlerini kayıtlarla düzenlerler. Kayıtların bazıları toplantı, randevu tespiti ve ziyaret saatleri gibi, geçici olup ait oldukları iģ bitinceye kadar bir değer ifade ederler. Büyük kısmı da süreklidir ve bize geçmiģte olup bitenler hakkında fikir vererek yeni problemlerin çözümünde yardımcı olurlar. ĠĢ hayatında elde edilecek baģarıda, her Ģeyden eve çok dikkatle ve tam olarak tutulmuģ, düzenli bir Ģekilde saklanmıģ bulunan kayıtların titizlikle manalandırılması ve değerlendirilmesinin önemi vardır. ĠĢ adamları, yöneticiler çoğu kez acele bir iģ için bazı dokümana muhtaç olurlar. Bu ihtiyacı karģılamak üzere bütün iģ yerlerinde önemli belgeler, raporlar ve gerekli bütün kayıtların dikkatle tanzim edilmiģ dosyalarda bulunması icap eder.saklanacak evrakın bir değerlendirmeğe tabi tutularak ayrılması gerekir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 10 / 26

11 Kayıtların değerlendirme esasları: 1. Kayıtlar, yerinde ve haklı bir amaca hizmet etmelidir. 2. Kullanılacak tipte olmalı ve kıymeti takdir edilmelidir. 3. Lüzumsuz yazıģmayı önleyecek Ģekilde yapılmalıdır. 4. Belli bir sayıda ve gerekli kısımlardan kopya çıkarılmalıdır. 5. Koordine imkanı olan kayıtlar birleģtirilmelidir. Tipik Bir İşte Kayıtlar: ġahsi iģler,muhasebe, SatıĢlar, Faturalar, Reklamlar, Ġmalat ve Ġdari faaliyetler olarak sınıflandırılabilir. ġüphesiz, bu faaliyetlerin herbiri de ihtiyacına cevap verebilecek dosyalar ve dosyalama malzemesine sahip olmayı zorunlu kılar. ÇeĢitli kayıtlar ilgili yerlerde, belli bir sıra ile saklanır. Önemli olan, bir iģ adamının veya yöneticin ihtiyacı olduğu anda, o bilgi kaydının kaldırıldığı yerden derhal çıkarabilmesi ve kendisine verilebilmesidir. Telefonda sipariģ kabul eden bir fabrika müdürü, mahiyetinde çalıģan bir Ģefi terfi ettirecek bir personel müdürü veya hastalarını dikkatle takip eden bir doktor olsun, her çalıģan, yönetici veya iģletme kayıtlara ve dosyalamaya mutlak surette muhtaçtır. ĠĢ adamları yanında, diğer mesleklere sahip insanlar da ister Avukat, DiĢ Tabibi, Mimar veya Hekim olsun iģlerindeki gidiģi takip ve baģarılarını kontrol için, hepsi de sağlıklı tutulmuģ kayıtlara muhtaçtır. BÜROLARDA EVRAK AKIġI ÇeĢitli kurumlarda evrak ve dosya iģlerini yürüten birimlerin amacı kurumun belirli amaçlarına yönelmiģ olarak görevini yapabilmesi için gerekli yazıģmaların çabuk, doğru ve az masraflı olarak yürütülmesini sağlamak, evrak ve dosyaları düzenli bir Ģekilde saklamak ve iģleri yapacak kiģilere iletmektir. EVRAKIN GELDĠĞĠ YER KuruluĢlara evrak, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi Ģube ve taģra birimlerinden, diğer resmi dairelerden, özel ve tüzel kiģilerden gelmektedir. EVRAKIN GELĠġ ġeklġ - - PTT kanalıyla - - ÇeĢitli kuruluģların kuryeleri veya iģ sahibi kiģiler eliyle - - Faks, teleks, telsiz gibi haberleģme araçlarıyla EVRAKIN TESLĠM EDĠLECEĞĠ YER. Evrak bazı kuruluģlarda servisin yöneticisi, bazılarında, bir veya birkaç belirli memur, bazılarında ise serviste çalıģan bütün memurlar tarafından teslim alınmaktadır. EVRAKIN KAYDI Genellikle evrak genel evrak servisinde kaydedilmektedir. Bir kısım kuruluģta bu kayıt, iki veya daha fazla nüshalı föy üzerine yazılarak ayrıca birimlerde tekrar kayıt yapılması önlenmeye çalıģılmaktadır. Bazı kuruluģlarda da defter veya tek nüsha föy kullanıldığı için birim evrak kısımlarında ve daha alt kademelerde sayısı 1 ile 3 arasında değiģen çift kayıtlar yapılmaktadır. YANLIġ GELEN EVRAKA YAPILACAK ĠġLEM YanlıĢ gelen evrak yanlıģlık zarf açılmadan fark edildiği taktirde PTT dağıtıcılarına veya kuryelerine verilmek suretiyle iade edilmelidir. YanlıĢlık zarf açıldıktan sonra anlaģılırsa çoğunlukla geldiği yere kısmen de gideceği yer aynı Ģehir içinde olduğu takdirde gideceği yere gönderilmelidir. GELEN EVRAKIN ALINMASI VE KONTROLÜ Evrak servisine gelen evrak doğru gelip gelmediği numara ve imzalarının tamam olup olmadığı bakımından bir incelemeden geçirildikten sonra zimmetli veya zimmetsiz alınmaktadır. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 11 / 26

12 GELEN EVRAKIN TASNĠFĠ Gelen evrak ; - - Sıra numarasına göre - - Geldiği yere göre - - Ġlgili olduğu birime göre - - Konuya göre tasnif edilmektedir. DOSYALAMANIN TANIMI,AMACI VE ÖNEMĠ: Dosyalama 1 ; yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmıģ, basılmıģ,kayda, banda veya filme alınmıģ belgelerin - evrakın - ; çekmeceler, raflar, ve ciltler içinde belli bir amaca hizmet etmesi için, sistemli olarak saklanılmasıdır. Dosyalama 2 ; iģlerin iyi yürütülebilmesi için saklanılması düģünülen evrakın muntazam olarak bir araya getirilmesi, bir sistem dahilinde ve arandığında derhal bulunabilecek Ģekilde yerine konulmasıdır. Dosyalama 3 ; kayıtların emniyetli olarak ve gerektiğinde derhal bulunabilecek Ģekilde sınıflandırılarak saklanılmasıdır. Dosyalamanın Amaçları : Evrakı emniyetle korumak, Evrakı temiz saklamak, Büronun düzenli olmasını sağlamak, Evrak arandığında fazla zaman kaybetmeden bulmaktır. Aranılan evrakı çabucak bulmayı sağlayan sistem, en iyi dosyalama sistemidir. Dosyalamada önemli olan, evrak arandığında fazla zaman kaybetmeden bulmaktır. Yöneticilikte baģarı, kararların zamanında ve isabetle alınmasına bağlıdır. Bu da konu hakkında ihtiyaç duyulan bilgilerin anında ve eksiksiz bulunmasını gerektirir. Aksi halde karar vermek güçleģecek veya karar sağlam bilgiye dayanmadığından isabetli olmayacaktır Sonuçta yöneticinin baģarı Ģansı tesadüflere bağlı kalacaktır. Bu bakımdan Dosyalar, KuruluĢun Her An Hatırlanmaya Hazır Hafızalarıdır. KuruluĢlar yaptıkları iģlerle ilgili olarak, gelen yazıların çoğunu, gönderdiği yazıların birer örneğini, yaptıkları kayıtları kanunen saklamak zorundadır. Saklanan evrak, denetlemeye yetkili olanlar (ortaklar, müfettiģler, mahkemeler v.b) tarafından incelenebilir. ĠYĠ BĠR DOSYALAMA SĠSTEMĠNĠN ÖZELLĠKLERĠ Basitlik : Dosyalama sistemi, herkes tarafından kolaylıkla anlaģılır ve kullanılabilir olmalıdır. Düzenli, anlaģılması kolay olan dosyalama sisteminde, aranılan evrak kolaylıkla bulunur. Evrakın hangi dosyaya konulması gerektiğinde de tereddüde düģmeden, rahatlıkla karar verilebilir Akla Uygunluk: Dosyalama sistemi, akla uygun bir düzen içinde olmalıdır. Sistem, kolayca kavranabilmeli; baģlıklar, kolayca anlaģılır ve eksiksiz olmalıdır. 3. Tutarlılık : Dosyalama sisteminde ana grupla alt gruplar birbiri ile tutarlı olmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi evrakın nereye konulacağı kolaylıkla tespit edilmelidir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 12 / 26

13 4. KullanıĢlılık : Bir kuruluģ için en kullanıģlı dosyalama sistemi, kuruluģun ihtiyaçlarını en uygun Ģekilde karģılayan sistemdir. Avukatlık için hazırlanmıģ bir dosyalama sistemi, mobilya fabrikası için kullanıģlı olmaz. Çünkü, her kuruluģta aynı baģarı ile kullanılabilecek dosyalama sistemi yoktur. O kuruluģ için en kullanıģlı olan sistem seçilmelidir. 5 Transfer Kolaylığı : Bir dosyayı inceleyen kiģi, bu dosyayı bir baģkasına veya arģive devredebilir. Buna transfer ( geçiģ, havale ) denir. Dosyalama sistemi, evrakın veya dosyaların kolaylıkla dolaģmasına ve izlenmesine imkan vermelidir. 6. Ekonomiklik : Dosyalama sistemi, en az emek, en az gider, en az yer ( alan, hacim ) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme uygun olan malzeme kullanılmalıdır. Sistem, değiģen ihtiyaca göre geniģleyebilmeli veya daralabilmelidir. DOSYALAMA ġekġllerġ Yatay ve dikey olmak üzere iki türlü dosyalama Ģekli vardır. 1.Yatay Dosyalama: Yatay dosyalama, evrakı yatay bir Ģekilde, üst üstte koyarak dosyalama Ģeklidir. Bu Ģekilde evrak raflarda, raflı dolaplarda, kutularda kalamoza ve benzer araçlar kullanılacak saklanır. Bir baģka anlamda yatay dosyalama, dosya planında bir grubun kendi alt gruplarına ayrılabilme özelliğidir. Bir ana grup yatay olarak 4 5 alt gruba ayrılabilir. 2.Dikey Dosyalama: Dikey dosyalamada evrak, çekmecelere ve çekmecelerden oluģan dolaplara veya raflara dik olarak yerleģtirilir. Çekmecelerden oluģan dolaplar, dikey dosyalama için elveriģlidir. Bu dolaplar aynı zamanda çalıģma alanını sınırlamak için de kullanılır. Dikey dosyalamada, içine evrakı koymaya yarayan, üstten çekmeceye asılı vaziyette duran, hareketsiz, körüklü dosyalarda kullanılabilir. Dosyalar çekmecedeki raya ayrı ayrı asılır, içlerine evrak konularak saklanır. Bir baģka anlamda dikey dosyalama, dosya planında her grubun dikey olarak geniģleyebilme özelliğidir. Sıra numaralı dosyalama sisteminin dikey olarak sonsuz geniģleyebilme imkanı vardır. Desimal ondalık dosyalama sistemindeyse grupların dikey olarak onlu yapılması zorunludur ve en çok on grup oluģturulabilir. DOSYALAMA SĠSTEMLERĠ: Birbiri ile ilgili evrakın bir arada olması, evrak arandığında kolaylıkla bulunması için dosyalama iģlerinin belli bir düzen içinde yürütülmesi gerekir. Dosyalama iģlerinde değiģik düzenlemeler yapılabilir. Buna dosyalama sistemi denir. En Çok Kullanılan Dosyalama Sistemleri: 1. Alfabetik Dosyalama Sistemi, 2. Numaraya Göre Dosyalama Sistemi, 3. Konuya Göre Dosyalama Sistemi, 4. Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi, 5. Tarih Sırasına Göre ( Kronolojik ) Dosyalama Sistemi, 6. Karama Dosyalama Sistemi BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 13 / 26

14 1. ALFABETĠK DOSYALAMA SĠSTEMĠ ; Adından da anlaģılacağı gibi, bu sistemde dosyalar alfabetik ( A B C...Z ) düzende sıralanır. Ġki harf arasına rehber konur. Rehberlerin üst kenarına dosyanın hangi harfe ait olduğunu gösteren, üzerine harf veya harfler yazılı kavalyeler yerleģtirilir. Rehberin arkasına konulan dosya sayısı 7 8 den fazla olduğu takdirde, bunlar uygun Ģekilde tasnif edilerek yardımcı rehberlerle ayrılmalıdır. Rehber sayısı ne kadar fazla olursa, yerleģtirme ve aranılanı çabuk bulma o kadar kolaylaģır. A harf grubunda, Aa Ad, Ae Ak, Al Ap, Ar Az gibi yardımcı rehberler konulabilir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 14 / 26

15 Dosyalama Ģekli ne olursa olsun, Alfabetik sistem in geniģ kullanım alanı vardır. KiĢi adları, kuruluģ adları, iģ türü, coğrafi bölge, mal veya hizmet cinsi alfabetik olarak dosyalanabilir. Alfabetik Dosyalama Sisteminin Faydalı Yönleri: - Kolaylıkla uygulanabilir, basittir. - Tutarlıdır. - KullanıĢlıdır. - Aranılan evrak indeks kullanmadan doğrudan ve kolaylıkla bulunabilir. - YanlıĢlık az olur. Alfabetik dosyalamanın sakıncalı yönleri: - Her harfteki dosya sayısı denk değildir. Belli harflerde yığılmalar olur. - Evrak birden çok dosyaya konulabilir. Alfabetik olarak hazırlanmıģ bir dosyalama sistemi: A Aboneler (Gazete ve Dergiler ) Ambar iģleri ArĢiv iģleri Atelye iģleri D DemirbaĢlar Demiryolu iģleri Depolar Döviz iģleri B Bayramlar, resmi toplantılar, tebrikler Bilanço ve genel kurul raporları K Kantin iģler Kataloglar Kurslar Kıymetli evrak Alfabetik sıralama ( Fihristleme )Kuralları: Alfabetik sıralamada, aranılanı çabuk bulabilmek için bazı kuralları bilmek gerekir. Böylece aranılan bir yazıyı, sıralama kurallarını bilen herkesin kolayca bulması sağlanır. Bu durum yalnız evrakı aramak, bulmak için değil, yerine koymak içinde gereklidir, Alfabetik sıralama kurallarının amacı, bir isim veya konunun hangi harfe göre yerleģtireceğini belirlemektedir. Alfabetik sıralamada belli baģlı kurallar: 1. Şahıs isimleri soyadlarına göre dizilir. Soyadı dizildikten sonra virgül konur. Soyadından sonra isim yazılır. Birden fazla ismi varsa, ya ikisi birden yazılır veya birisi kısaltılır, diğeri tam yazılır. Kurala uygun şekilde dizilen isimler, alfabetik olarak sıralanır. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 15 / 26

16 ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA Mehmet BAYRAM BAYRAM, Mehmet A.Çahit ÇALIġ ÇALIġ, A. Cahit Behçet YALÇIN YALÇIN, Behçet 2.Kuruluşa, hakiki şahsın tam ismi verilmişse, soyadına göre dizilir, alfabetik olarak sıralanır ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA 4.SIRA Mehmet BAYRAM Kol.ġrk. BAYRAM, Mehmet Kollektif ġirketi Zeki CAN ve Ortakları CAN, Zeki (ve) Ortakları 3.Hakiki şahsın tam ismini taşımayan kuruluş isimleri yazılışlarına göre dizilir, alfabetik olarak sıralanır. ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA Bayram Kol.ġrk. Bayram Kol. ġrk. Yalçın Ltd.ġrk, Yalçın Ltd. ġrk. Ziya Triko Ziya Triko 4.Ünvanlar alfabetik sıralamada dikkate alınmaz, dizilişin sonunda parantez içinde gösterilebilir. Unvan, kuruluş isminin ilk kelimesi ise değişiklik yapılmaz. ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA Prof.Dr.Mustafa GÜLMEN GÜLMEN, Mustafa ( Prof.Dr.) Alb.ReĢit KALENDER KALENDER, ReĢit (Albay) Öğ.Hüseyin KOÇAK KOÇAK, Hüseyin (Öğretmen) ġekerci Nuri ġekercġ Nuri 5.Sayı ile başlayan veya içinde sayı bulunan isimler, sayının okunuşuna göre dizilir, alfabetik olarak sıralanır. ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA Binbir ÇeĢit Kundura Binbir ÇeĢit Kundura Kebap 45 Kebap KırkbeĢ 6. Soyadı değişikliğinde, yeni soyadı esas alınır. Eski soyadı isimden sonra parantez içinde gösterilebilir. ĠSĠM 1.SIRA 2.SIRA Sevim ( Sazak ) DEMĠRCĠ DEMĠRCĠ, Sevim ( Sazak ) Mine ( AteĢ) TAġDEMĠR TAġDEMĠR, Mine ( AteĢ) 2. NUMARAYA GÖRE DOSYALAMA SĠSTEMĠ: Alfabetik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyeler harfler yazılır. Numaralı sistemde ise harflerin yerine numaralar yazılır. Numaraya göre dosyalama sistemi, iki ayrı sistem halinde uygulanır: A Numaralı dosyalama sistemi, Bu sistem, dosyalara birden baģlayarak birbirini izleyen numaralar verilmesi esasına dayanır. Numaraların belli bir sınırı yoktur. Kaç dosyaya ihtiyaç varsa o kadar numara kullanılır. Faturalar, makbuzlar, çekler, sigorta poliçeleri gibi belgelere birbirini izleyen numaralar verilir. Bu belgeler numara ile anılır, tasnif edilir ve dosyalanır. Bazı kuruluģlar, iliģki kurdukları kiģilere, kuruluģlara, sipariģlere veya uğraģtıkları konulara birer numara verirler. Böylece kuruluģları, sipariģleri, konuları numara ile ifade etmiģ olurlar. Bu sistem, noterler, sigorta Ģirketleri, vergi daireleri ve benzer kuruluģlar için elveriģlidir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 16 / 26

17 Dosya Numarasına Göre Sıralama Listesine örnek Dosya numarası Dosyanın Adı 1 1 Raporlar 2 2 Ġstatistikler 3 3 Telefon Abone ĠĢleri 4 4 Telefon ödemeleri Spor faaliyetleri Geziler Binaların Bakım ve Onarımı Makinelerin Bakım ve Onarımı Dosya Adına Göre Alfabetik Sıralama Listesi ( Ġndeks) Dosyanın Adı Dosya Numarası Binaların Bakım ve onarımı 127 Geziler 48 Ġstatistikler 2 Makinelerin Bakım ve Onarımı 128 Raporlar 1 Spor Faaliyetleri 47 Telefon Abone ĠĢleri 3 Telefon Ödemeleri Sıra Numaralı Dosyalama Sisteminin Faydalı Yönleri: - - Basit ve kolayca uygulanabilen bir sistemdir. - - Dikey geniģleme imkanı sonsuzdur. Ġstenildiği kadar dosya açılabilir. - - Çapraz baģvuruya imkan verir. Sıra Numaralı Dosyalama Sisteminin Sakıncalı Yönleri: - - Rakamların yerini değiģtirerek yazma veya okuma yanlıģlığına neden olabilir sayısı, 2727 gibi okunabilir yada yazılabilir. - - Ġndeks hazırlama zorunludur. - - Sistemin maliyeti yüksektir. - - Yatay geniģleme imkanı sınırlıdır. B Desimal ( Ondalık ) dosyalama sistemi: Desimal dosyalama sisteminde kuruluģun ilgilendiği iģler en çok on ana gruba ayrılır. Her ana grup, onlu birinci alt gruplara; 1.alt grup, onlu 2.alt gruplara; Her 2.alt grup, onlu 3.alt gruplara; Her 3.alt grup, onlu 4.alt gruplara; ayrılabilir. Böylece bir ana grup, bölünmeyi gösteren sayılar eklenerek alt gruplara ayrılır ve bu ayrım sınırsız olabilir. Ancak, grup sayısı 10 u geçmez, fakat 10 dan az olabilir. BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 17 / 26

18 Desimal dosyalama sisteminde grup numarasına bir veya birkaç basamak eklenerek o grubun alt grupları oluģturulur; yeni bir alt gruba 0 rakamı eklenerek baģlanır. Sonunda sıfır rakamı olan numaralar o grubun GENEL konularına ayrılır. Desimal Dosyalama Sistemine Göre DüzenlenmiĢ Dosyalama Planı Ana Grup Numarası Yapılan ĠĢler 0 0 GENEL ĠġLER 1 1 HUKUK ĠġLERĠ 2 2 PERSONEL ĠġLERĠ 3 3 MUHASEBE VE MALĠ ĠġLER - 4 ĠġÇĠ ĠġVEREN ĠLĠġKĠLER 4 5 EĞĠTĠM ĠġLERĠ 5 6 ĠMALAT ĠġLERĠ 6 7 ĠTHALAT ĠġLERĠ 7 8 ĠHRACAT ĠġLERĠ 8 9 ĠSTATĠSTĠK ĠġLERĠ Yukarıdaki ana gruplardan altı çizilmiģ olan, 4 numaralı ĠġÇĠ ĠġVEREN ĠLĠġKĠLERĠ ana grubunun birinci alt grubunu inceleyelim. Ana Grup 1.Alt Grup Yapılan ĠĢler 4 ĠġÇĠ ĠġVEREN ĠLĠġKĠLER 1) 40 Genel 2) 41 ĠĢ Kanunuyla Ġlgili YazıĢmalar 3) 42 ÇalıĢma ve sosyal Güvenlik Bakanlığıyla YazıĢ. 4) 43 Sosyal Sigortalar Kurumuyla YazıĢmalar 44 ĠĢ Ve ĠĢçi Bulma Kurumuyla YazıĢmalar 45 ĠĢçi Sendikalarıyla YazıĢmalar Mühendis ve Mimar Odalarıyla YazıĢmalar numaralı ĠĢçi Sendikalarıyla YazıĢmalar 1. Alt grubunun, 2. Alt grubunu görelim: 1.Alt Grup 2.Alt Grup Yapılan ĠĢler 45 ĠĢçi Sendikalarıyla YazıĢmalar Genel X.ĠĢçi Sendikasıyla YazıĢmalar Y.ĠĢçi Sendikasıyla YazıĢmalar numaralı X.ĠĢçi Sendikasıyla YazıĢmalar 2. Alt grubunun, 3. Alt grubu Ģöyle oluģturulur. 2.Alt Grup 3.Alt Grup Yapılan ĠĢler 451 X.ĠĢçi Sendikalarıyla YazıĢmalar Genel 4511 Üye Aidatları BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 18 / 26

19 Üçüncü alt grupta bulunan dosyaların numaralarına, yeni ek bir basamak oluģturulacak Ģekilde rakamlar konularak alt gruplar oluģturulabilir. Böylece sistemin yatay geniģlemesi kolaylıkla sağlanmıģ olur. 3.Alt Grup 4.Alt Grup Yapılan ĠĢler 4511 Üye Aidatları Genel Mühendislerin Üye Aidatları Teknikerlerin Üye Aidatları UstabaĢıların Üye Aidatları Alt Grup 5.Alt Grup Yapılan ĠĢler Teknikerlerin Üye Aidatları Genel Tekniker Ġsmet Erdem in Üye Aidatı Tekniker Durdu Sönmez in Üye Aidatı Ana Grup ve incelenen alt grup örneklerini bir arada görelim: ANA GRUP 1.Alt Grup 2.Alt Grup 3.Alt Grup 4.Alt Grup 5.Alt Grup 4.ĠġÇĠ ĠġVEREN ĠLĠġKĠLERĠ 45. ĠĢçi Sendikalarıyla YazıĢmalar 451. X. ĠĢçi Sendikasıyla YazıĢmalar 4511.Üye Aidatları Teknikerlerin Üye Aidatı Tekniker Ġsmet Erdem'in Üye Aidatı Desimal Dosyalama Sisteminin Faydalı Yönleri: - - Yana doğru bölünmeler sınırsızdır. - - Mantığa uygun düģen bir sistemdir. - - KuruluĢun merkez ve Ģubelerinde aynı dosya planı kullanılabilir. - - GeniĢ teģkilata sahip kuruluģlarda kullanılmaya elveriģlidir. - - Dosyalama sisteminde bilgisayar kullanımına kolaylık sağlar. Desimal Dosyalama Sisteminin Sakıncalı Yönleri: - - Dikey Gruplara bölmenin 10 lu yapılması zorunluluğu, sistemi sınırlandırır, sınırlama karıģıklık yaratabilir. - - Dosya numaralarının okunmasında, yazılmasında yanlıģlıklar yapılabilir. 3.KONUYA GÖRE DOSYALAMA SĠSTEMĠ: Bu sistemde tasnifin esası konudur. Bir kuruluģlun yaptığı iģler, konularına göre, ana konu gruplarına ayrılır. Sonra bunlar alt konu gruplarına bölünür. Ana konu gruplar, genellikle ana konuyu hatırlatan 2-3 harfle (kodla) PZ Pazarlama, - EĞ Eğitim, - PER Personel gibi ifade edilir. Ana konu grubu ihtiyaca yetecek sayıda oluģturulur. Ana konuların, Desimal Dosyalama Sistemi ndeki gibi 10 lu olarak sınırlaması yoktur, fakat görevleri aynıdır. Dosya planında kodlar çoğunlukla alfabetik BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 19 / 26

20 olarak dizilir. Ana konu gruplarının saptanmasında kuruluģ yapısının göz önünde tutulması, sistemin iģlerliğini ve verimini artırır. KuruluĢta Personel Birimi varsa, Personel Ana Konu Grubu olmalıdır; yoksa, böyle bir ana konu grubuna gerek kalmaz. Alt gruplar, sayı ile ifade edilir. Sayılar, sıra numaralı veya desimal olarak düzenlenebilir. Alt grupları oluģtururken de kuruluģun yapısı göz önünde tutulmalıdır. KuruluĢun personel biriminde Sicil Bölümü varsa, Personel ana konu grubunun alt grubunda bir Sicil ĠĢleri olabilir. Konuya göre dosyalama sisteminde, dosya planının hazırlanması gerekir. Dosya planının kuruluģtaki bütün iģleri kapsaması zorunludur. Evrakın konulacağı dosyanın belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak yerine yerleģtirilmesi; evrakın aranması ve kolaylıkla bulunması iyi bir dosya planı ile mümkün olur. Sistem, merkez ve taģra teģkilatı olan kuruluģlarda kullanılmaya elveriģlidir. Her evraka dosyanın kodu ve numarası yazılır. Aynı konudaki bir evraka, merkez ve taģra teģkilatında, aynı kod ve numara verilir. Sayı bölümünü tamamlamak için, evrakın Giden Evrak Defteri ne kaydedildiği sıra numarası koda eklenir. Konuya göre hazırlanmıģ bir Ģirketin dosya planını inceleyelim. KOD AL AR EB EĞ EĠ MU ANA KONU GRUPLARI ARAġTIRMA LABORATUVAR ĠġLER ARGE ĠġLERĠ ELEKTRONĠK BĠLGĠ ĠġLERĠ EĞĠTĠM ENDÜSTRĠYEL ĠLĠġKĠLER ĠġLERĠ MUHABERAT ĠġLERĠ PE PERSONEL ĠġLERĠ PL PLANLAMA VE KOORDĠNASYON ĠġLERĠ PZ PAZARLAMA ĠġLERĠ ÜR ÜRETĠM Yukarıda bulunan ana konu gruplarından MU MUHABERAT ĠġLERĠ nin alt grupları aģağıdaki Ģekilde düzenlenmiģtir: MU MUHABERAT ĠġLERĠ MU 01 RAPORLAR Peryodik Raporlar Diğer Raporlar MU 02 ĠSTATĠSTĠKLER MU 03 DIġ YAZIġMALAR Resmi KuruluĢlar Ġle Olan YazıĢmalar Kamu KuruluĢları Ġle Olan YazıĢmalar MU 04 GENEL HABERLEġME 01 Adres, Telefon, Teleks Numara DeğiĢiklikleri Diğer HaberleĢme Yazıları Genelgeler Tamimler Diğer YazıĢmalar Telefon Rehberi Dahili Telefon Rehberi Harici Telefon Rehberi Resmi Gazete BÜRO YÖNETĠMĠ ĠKRAM TAġDEMĠR Sayfa 20 / 26