T.C TÜRKİYE RADYO - TELEVİZYON KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı

Transkript

1 T.C TÜRKİYE RADYO - TELEVİZYON KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Sayı : / Konu : Telefon Tahsisi GENELGE (2015/1599) İlgi :a) Yönetim Kurulu nun tarihli ve 2003/272 sayılı Kararı. b) Başbakanlığın tarihli ve 2007/3 sayılı Tasarruf Tedbirleri Genelgesi. c) Başbakan Yardımcılığının tarihli ve / sayılı Olur u ve eki TRT Genel Müdürlüğü Cep, Direkt, Uydu ve Data Telefon Hatlarının Tahsisi Ödeme Usul ve Esasları ç) tarihli ve 1549 sayılı Genelge. d) tarihli ve 2014/5 sayılı Duyuru. Kurumumuzda gerçekleştirilen yeniden yapılanma çalışmaları ve telekomünikasyon alanındaki teknolojik gelişmeler ile mevcut uygulamalar çerçevesinde, Yönetim Kurulunun ilgi (a) Kararı gereğince yürürlükte olan telefon tahsisine ilişkin Usul ve Esasların güncellenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Bu bağlamda, ilgi (b) Genelge de dikkate alınarak yeniden hazırlanan ilgi (c) TRT Genel Müdürlüğü Cep, Direkt, Uydu ve Data Telefon Hatlarının Tahsisi Ödeme Usul ve Esasları Kurum Portalında ( Mevzuat Bölümü) yayımlanarak yürürlüğe konulmuştur. Telefon hattı tahsis ve takiplerinde, söz konusu Usul ve Esasların yanı sıra aşağıda belirtildiği şekilde işlem tesis edilecektir. 1. TELEFON VE DİĞER MOBİL CİHAZLARIN TAHSİS İŞLEMLERİ : a) İlgi (c) Esasların Tahsisler başlıklı 2 nci maddesinin 1 ve 2 nci fıkrasında belirtilen makam ve unvanlarda görev yapan personel için yapılacak telefon hattı tahsisleri ilgili birim amirinin yazılı teklifi üzerine gerçekleştirilecektir. Bahse konu telefon talep yazılarında, tahsis yapılacak personelin adı soyadı ile birlikte ihtiyaç duyulan hattın özelliklerine de yer verilmesi zorunludur. b) Aynı maddenin diğer fıkralarına göre yapılacak telefon hattı tahsisleri, birimlerce Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığından koordine alınmak kaydıyla, Makam oluru ile yapılacaktır. Tahsisin, ilgi (c) Esasların hangi maddesi ve fıkrasına göre istendiği ile talebin gerekçeleri, telefon hattının özellikleri ve sayıları Makam olurunda ayrıntılı olarak belirtilecektir. c) İlgi (c) Esasların 2 nci maddesinin 3 ve 4 üncü fıkrasında belirtilen hizmet ve kadrolar için belirlenen oranlarda tahsis edilebilecek azami cep telefonu hat sayısının aşılmaması için alınacak Makam olurlarına, talep eden birimin toplam personel sayısı ve bu kapsamda daha önce tahsis edilen telefonların listesi mutlaka eklenecektir. ç) Numara sayısının ve santralin yükünün artmasına meydan vermemek bakımından, aynı makam veya personel için birden fazla sabit telefon hattı tahsis talebinde bulunulmayacaktır. d) Yurt dışı temsilciliklerimizin telefon talepleri için ise; bu taleplerin Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığınca uygun görülmesi halinde yine bu Başkanlıkça Makam oluru alınarak, telefon hattını bulundukları ülkeden temin etmek üzere, ilgili temsilcilik yetkilendirilecektir. Söz konusu telefonların takibi ile ilgili işlemler anılan Başkanlıkça yürütülecektir.

2 e) Birimler, telefon ihtiyaçlarının tespitinde azami tasarrufa riayet edecek, gereğinden fazla telefon hattı talebinde bulunmayacaktır. Birimden veya telefon tahsisini gerektiren görevden çeşitli nedenlerle ayrılan personel, cep telefonu hatlarını yetkili personele teslim edecek, birime tahsis edilmiş telefon hatları Makam oluru olmadan başka bir birime aktarılmayacak veya şahsı tarafından kullanılmayacaktır. Kullanımına ihtiyaç kalmayan hatlar zaman geçirilmeden derhal iptal ettirilerek kullanılmayan bir hat için ücret ödemesine meydan verilmeyecektir. Hatların takibinden, bu iş için görevlendirilen personelin yanı sıra birim amirleri de sorumlu olacaktır. f) Cep telefonu, tablet bilgisayar vb. mobil cihaz kullanımında azami tasarrufa riayet edilmesi bakımından, birim amirlerince cihaz ihtiyacının olup olmadığı hususu tetkik edilecek; bu amaçla, personelin kullandığı bir cihaz varsa kullanım süresinin 2 yıldan az olmamasına dikkat edilerek arıza veya ihtiyacı karşılayıp karşılamama durumu araştırılacak ve ayrıca makul bir gerekçe olmadan personele birden fazla benzeri cihaz tahsis edilmesine veya sık sık cihaz değiştirilmesine kesinlikle fırsat verilmeyecektir. 2. TELEFONLARIN TAKİBİ VE FATURALARININ ÖDENMESİNE DAİR İŞLEMLER : a) Her birim, telefon tahsislerini ve buna ilişkin düzenlenen faturaları takip etmek üzere bir sorumlu personel belirleyecek ve bu personelin isim, unvan ve telefon numaraları Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bildirilecektir. b) Birimlerce mevcut telefon hatları en kısa zamanda ilgi (c) Usul ve Esaslara uygun hale getirilecek, kullanılacak hatların listesi Ek-1 deki; kapatılacak hatların listesi ise Ek-2 deki örneğe uygun şekilde hazırlanarak tarihine kadar Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına gönderilecektir. c) Belirtilen Esaslara göre tahsis edilen telefonlara ilişkin faturalar merkezde her ay Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığınca; taşrada ise Destek Hizmetlerinden sorumlu Müdür Yardımcılıklarınca yazı ekinde birimlere gönderilecektir. Birim amirleri veya görevlendirdikleri personelce detaylı bir şekilde incelenecek olan faturalar, telefonu kullanan personel tarafından da faturadaki resmi ve özel görüşmelerin ayrımının yapılmasını müteakip, Kurumca karşılanan paket ücretini aşan kısmına ait özel görüşme tutarları, ilgili personelin aylığından kesilmek üzere faturalarla birlikte merkezde Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanlığına; taşrada ise muhasebe birimlerine gönderilmesi sağlanacaktır. ç) Telefon fatura tutarlarının asgari seviyede tutulabilmesi için; kullanılan hatlara mevcut tarife paketi içerisinde bulunan tanımlamaların dışında hiçbir tanımlama yapılmayacak, zaruret halinde ise Makam oluru alınarak Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bildirilecektir. d) Görevli olarak yurtdışına çıkacak personelin telefon hattı, ihtiyaç duyulması halinde, gidilen ülke ve süresi de belirtilerek Makam oluru ile milletler arası görüşmelere ve dolaşıma açtırılabilecek; ayrıca uygun yurt dışı paketlerinin tanımlanması sağlanabilecektir. Özellikle yurt dışında internet kullanımı çok pahalı olduğundan, yüksek tutarlarda faturalarla karşılaşılmaması için internet kullanımında daha dikkatli olunacaktır. 3. TELEFON, TABLET VE BENZERİ MOBİL CİHAZLARIN AMBAR GİRİŞ VE KAYIT İŞLEMLERİ : a) Kurumumuza, barter ve cihaz destek sözleşmeleri, bağış, promosyon gibi usullerle alınan cep telefonu, tablet bilgisayar vb. mobil cihazlar Satınalma Dairesi Başkanlığına bağlı Kurum Ambarına teslim edilecek, bedeli bilinen cihazlar fatura değeri üzerinden; bedeli bilinmeyen cihazlar ise temin eden Başkanlıkça ambara tesliminden önce oluşturulacak üç kişilik bir komisyon marifetiyle internet veya piyasa araştırması yapılmak suretiyle tespit edilecek değeri üzerinden, Ambar ve Stok Kontrolden Sorumlu Müdürlükçe Ambara girişleri yapılacaktır.

3 b) Ambara girişi yapılan ve değeri Sabit Kıymetler Yönetmeliği nin 2 nci maddesinde yer alan hüküm gereğince tespit edilen miktardan fazla olan cihazlar, muhasebe kayıtlarında sabit kıymet olarak; sabit kıymet limitinin altında olanlar ise nazım hesaplarda takip edilecektir. c) Ambar kayıtlarına alınan cep telefonları Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığınca; tablet bilgisayar vb. mobil cihazlar ise Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca alınacak yazılı talepler doğrultusunda birimlere tahsis edilecektir. Ayrıca, bu şekilde teslim alınan cihazların ımei/seri numaraları, tahsisi yapan Başkanlığa mutlaka bildirilecektir. ç) 2013 yılı öncesinde Kurumda mevcut olan ve ilgili birimlere tutanakla tahsisi yapılan cihazlardan, çeşitli nedenlerle arızalananlar veya kullanım ömrünü tamamlayanlar birimde oluşturulacak, birisi teknik üye olmak kaydıyla, 3 kişilik bir komisyon marifetiyle imha edilmek üzere tespiti yapılarak Satınalma Dairesi Başkanlığı Ambar ve Stok Kontrolden Sorumlu Müdürlüğe teslim edilecek; kullanılacak durumda olanlar ise, talep olması halinde, tekrar tutanakla personele tahsis edilecektir. d) Ayrıca, sponsorluk veya barter yöntemiyle temin edilemeyen, başka bir ifadeyle, Ambarda mevcudu bulunmayan, ancak kullanılmasında zaruret olan cep telefonlarına yönelik talepler ilgili birimce hazırlanacak teknik şartname ve mevzuata göre düzenlenecek satınalma evrakı ile Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığından koordine alınarak Satınalma Dairesi Başkanlığına; tablet bilgisayar vb. mobil cihaz talepleri ise Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığına iletilecek ve alımlar bu Başkanlıklarca gerçekleştirilecektir. 4. YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN DÜZENLEMELER : İlgi (ç) Genelgenin G Telefon Talebi başlıklı maddesi ile ilgi (d) Duyuru yürürlükten kaldırılmıştır. Telefon hattı ve cihaz tahsislerinde, TRT Genel Müdürlüğü Cep, Direkt, Uydu ve Data Telefon Hatlarının Tahsisi Ödeme Usul ve Esasları ile yukarıda belirtilen hükümler çerçevesinde işlem yapılarak herhangi bir aksaklığa meydan verilmemesi hususunda gereğini rica ederim. Şenol GÖKA Genel Müdür Ekler : 1.Mevcut Telefon Hatlarının Listesi 2.Kapatılacak Telefon Hatlarının Listesi. Dağıtım : Tüm Teşkilata

4 Ek - 1 MEVCUT GSM HATLARININ LİSTESİ BİRİMİN ADI: PERSONEL SAYISI : BİRİMDE TEFONLARDAN SORUMLU PERSONELİN ADI SOYADI ÜNVANI SİCİL NO TELEFON NO (DAHİLİ,CEP ) IMEIL ADRESİ TELEFON HATLARININ LİSTESİ SIRA NO TELEFON NUMARASI HATTI KULLANAN PERSONELİN ADI VE SOYADI ÜNVANI SİCİL NO USUL VE ESASLARIN HANGİ MADDESİNE GÖRE TAHSİS EDİLDİĞİ (KULLANIM AMACI) ONAYLAYANIN ADI SOYADI ÜNVANI İMZA

5 İPTAL EDİLMESİ İSTENİLEN HATLARIN LİSTESİ Ek -2 KULLANAN PERSONELİN SIRA NO TELEFON NUMARASI ADI VE SOYADI ÜNVANI İPTAL GEREKÇESİ ONAYLAYANIN ADI VE SOYADI ÜNVANI TARİH İMZA