REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00/00/0000 YAYIN TARİHİ:23/05/2018 U-PRD:015

Transkript

1 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı MNA Laboratuvarlarında ürün belgelendirme hizmetinin yerine getirilmesi için belgelendirme sürecine ilişkin yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. KAPSAM Bu prosedür, MNA Laboratuvarlarında, bu prosedürün uygulaması; yazılı, sözlü ve her türlü; başvurunun alınması başvurunun gözden geçirilmesi, değerlendirmenin gerçekleştirilmesi, gözden geçirme, belgelendirme kararı belgelendirme dokümantasyonu belgelendirilmiş ürünler veri tabanı, gözetim belgelendirmeyi etkileyen değişiklikler belgelendirmenin sonlandırılması, daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi, ilgili kayıtlar, şikayetler ve itirazların değerlendirilmesi faaliyetlerini kapsamaktadır. 3. SORUMLULAR Karar Verici İlgili Komite Üyeleri 4. REFERANS KAYNAK VE DÖKÜMANLAR TS EN ISO/IEC R50-04 Ürün Belgelendirme Kuruluşlarının Akreditasyonuna Dair Rehber ISO GUIDE 28 TS EN ISO/IEC Uygunluk değerlendirmesi - Ürün belgelendirme Temelleri ve ürün belgelendirme programları için kurallar Müşteri Memnuniyeti İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü Belge ve Logo Kullanım Prosedürü Kalite Kayıtları Prosedürü İç Kalite Tetkiki Prosedürü Ücret Talimatı Risk Değerlendirme Formu Düzeltici Faaliyet Formu Müşteri Memnuniyet Anketi Formu Denetim Ekibi Atama Formu Başvuru Formu Teklif Formu Teklif Takip Formu Denetim Planı Formu Teknik İnceleme Raporu Denetim Sonuç Raporu Dosya Kontrol Listesi Belgelendirme Karar Formu KONTROL EDİLMELİ ÜRETİM TEMELLİ Belgelendirme Sözleşmesi Belgeli Müşteri Listesi Numune Sayısı Belirleme ve Kesme Talimatı 5. TANIMLAMALAR Sayfa 1 / 17

2 Tarafsızlığı Koruma Komitesi: Tarafsızlığın korunması amacı ile oluşturulmuş karar almaya yetkili komitedir. Ürün Belgelendirme Sözleşmesi: Bir belge ve/veya marka kullanma hakkı verilmek üzere yeterli görülen bir ürün için belge ve/veya marka kullanma hakkının şartlarını düzenleyen müşteri firma ile MNA arasında imzalanan sözleşme. Şikayet ve İtiraz Komitesi: İtirazların çözümü için oluşturulmuş karar almaya yetkili komitedir Belgelendirme: Müşteri firmanın başvuruda bulunduğu ürün /ürün gruplarının ilgili normatif dokümanlara uygunluğunun onaylanmasıdır. Denetim: Müşteri firmanın üretim proseslerini gerçekleştirdiği sahada gerçekleştirilen inceleme faaliyetidir. Denetim faaliyetleri aşağıda belirtilen durumlarda gerçekleştirilir. Belgelendirme Denetimi: Müşteri firmanın belgelendirme talebine istinaden uygunluk şartlarının belirlenmesi amacı ile gerçekleştirilen denetimidir. Gözetim Denetimi: Belgeli müşteri firmanın belge sürekliliği amacı ile yıllık periyotlarda yapılan denetimdir, adres değişikliği, kapsam genişletme ve 3 yıllık periyot sonunda gerçekleştirilen belge yenileme denetimleri gözetim denetimi kapsamında yer alır. Takip Denetimi: Gerekli görüldüğü hallerde büyük / kritik uygunsuzlukların kapatıldığının teyidi için yapılan denetimdir. Uygunsuzlukların tespitinden sonra takip denetimi için 2 aylık süre öngörülür. Logo: MNA in verdiği belgeler üzerinde kullanılan, mavi yazılı şekilde şirket ismi önde olacak biçimde sol tarafta kullanılan onay işaretidir. Belgelendirme Ücreti: Kapsamda yer alan her bir standart serisi için İlk belgelendirme başvurusunda müşteri firmanın ödemekle yükümlü olduğu ücrettir. Belgelendirme Kapsam Genişletme Ücreti: Belgelendirmenin devam ettiği süre içerisinde firmanın aynı belge kapsamında yapacağı kapsam genişletme çalışması için talep edilecek olan ücrettir. Rapor İnceleme Ücreti: Dosya içerisinde sunulan test ve muayene raporlarının incelemesi için alınan ücrettir. Müşteri firma deney raporlarının tam ve kısmi olması bakımından ikiye ayrılır. - Tam Test Rapor İnceleme ücreti; müşteri firmanın uygunluk değerlendirme çalışması yapılacak ürün/ürün grubuna ait ilgili standarda ait yapılmış olan tam ve eksiksiz raporlarının uygunluk açısından değerlendirilmesine tahakkuk ettirilen ücrettir. - Kısmi test rapor inceleme ücreti; müşteri firmanın uygunluk değerlendirme çalışması yapılacak ürün/ürün grubuna ait ilgili standarda ait yapılmış olan tüm deneyleri kapsamayan deney raporlarının olması halinde tahakkuk ettirilen ücrettir. Belge Basım Ücreti: Basılan her bir belge için alınan ücrettir. Yabancı Dilde Belge Ücreti: Basılan her bir yabancı dilde belge için alınan ücrettir. Başvuru Ücreti: Başvuru yapan müşteri firmanın dokümanlarının teknik ve idari incelemesine ait Sayfa 2 / 17

3 değerlendirme ücretidir. Müşteri firmanın, başvurudan vazgeçmesi durumunda, bu ücret iade edilmez. Denetim Ücreti: Ürün belgelendirmesi gerçekleştirilecek ürün için bir günlük denetim bedeli olarak alınan ücrettir. Denetim ücreti; gözetim denetimlerinde ve takip denetimleri ücretleri için de geçerlidir. Yıllık Belge ve Logo Kullanım Ücreti: Ürün belge ve logosunun kullanım hakkının verildiği, aylık dönemler için tahakkuk eden ücrettir. Belge ve logo kullanım ücreti Belgeli olan firmalardan 12 aylık peşin olarak tahsil edilir. İaşe: Müşteri firmanın uygunluk değerlendirme çalışmalarına istinaden yapılan ulaşım, konaklama vb giderler Kalite Yönetim Sistemi (KYS): Genel yönetim sisteminin; kalite politikasının geliştirilmesi, uygulanması, başarıya ulaştırılması, gözden geçirilmesi ve idamesi amacını güden; kuruluş yapısı planlama faaliyetleri, denetim ekibi atamasını, sorumlulukları, uygulamaları, usulleri ve işlemleri de içine alan parçasıdır. Denetçi: Ürün belgelendirme faaliyetlerine istinaden gerçekleştirilen denetimlerde görev alan inceleme uzmanıdır. Dosya Kabul Sorumlusu: Dosya Kabul Sorumlusu tarafından; yapılan başvuruyu, Başvuru Formu ile müşteri firmanın göndermiş olduğu ekleri yeterlilik açısından göz önünde bulundurarak değerlendirir ve ilgili ürüne ait tüm belgelerin müşteri tarafından sunulmasının takibini, yapan, tekliflerin takibini ve müşteri ile iletişimi sağlayan personeldir. Dosya Gözden Geçirme Sorumlusu: İkinci Kontrol için atanmış Teknik uzman. Teknik Uzman: Denetlenen kuruluşun yaptığı üretimle ilgili prosesler ve diğer uygulamalar hakkında teknik bilgisine başvurulan üretim/hizmet konusu hakkında yeterli tecrübeye sahip inceleme uzmanıdır. Kalite Yönetim Sistemi Sorumlusu: Genel yönetim sisteminin; kalite politikasının geliştirilmesi, uygulanması, başarıya ulaştırılması, gözden geçirilmesi ve idamesi amacını güden; kuruluş yapısı planlama faaliyetleri, denetim ekibi atamasını, sorumlulukları, uygulamaları, usulleri ve işlemlerin uygulanmasını ve uygulanma aşamalarının takibini sağlayan personeldir. Belgelendirme sürecindeki tüm dokümanları karar aşamasında Karar vericiye teslim etmekle mükelleftir. Karar Verici: Belgelendirme kararı için görev alan yetkin personeldir. Karar Verici personel hiçbir şekilde ürün belgelendirme sürecinde denetim, gözden geçirme, değerlendirme prosesinde yer alamaz. Küçük uygunsuzluk: Denetim esnasında tespit edilen, imalat-kontrol ve güvenlik konularında doğrudan etkisi olmayan uygunsuzluklardır. Müşteri firmaya küçük uygunsuzlukların kapatılması için 45 (kırkbeş) gün süre verilir. Büyük uygunsuzluk: Denetim esnasında tespit edilen, imalat-kontrol konularına etkisi olan güvenliği doğrudan etkilemeyen uygunsuzluklardır. Müşteri firmaya büyük uygunsuzlukların kapatılması için 60 (altmış) gün süre verilir. Kritik uygunsuzluk: Denetim esnasında tespit edilen imalat-kontrol ve güvenliğin doğrudan etkilendiği uygunsuzluklardır. Müşteri firmaya kritik uygunsuzlukların kapatılması için 60 (altmış) gün süre verilir. 6. PROSEDÜRÜN UYGULANMASI 6.1 GENEL Sayfa 3 / 17

4 6.1.1 MNA tarafsız, belirlenmiş prosedür ve yönetim kuralları olan ve buna göre Uygunluk Belgesi verebilecek gerekli yeterlilik ve sorumluluğa sahip bir kuruluştur Belgelendirme kapsamında olan müşteri ürününde, imalat prosesinde veya ürünün uygunluğuna etki yapan kalite sisteminde yapmayı düşündüğü ya da yaptığı tüm değişiklikleri MNA ya bildirmelidir Belgelendirme ile ilgili kullanılacak dokümanlarda bir yorum ya da açıklama gerektiğinde KKD Direktifi ve ilgili bakanlık tarafından yayımlanacak olan kılavuz dokümanlardan yararlanılmaktadır MNA belgelendirme faaliyetlerini gerçekleştirirken kendisi veya başka bir onaylanmış kuruluş ya da Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) veya Avrupa Akreditasyon Birliği ve bu Birliğin karşılıklı tanıma anlaşması yaptığı diğer bölgesel akreditasyon kuruluşlarına üye kuruluşlarca akredite olmuş bir belgelendirme kuruluşu tarafından, aynı üreticinin aynı ürün grubu için daha önce verilmiş belgeyi dikkate alır. Bu durum, bir onaylanmış kuruluş tarafından verilmiş ürün gurubundan farklı bir ürün grubu için belge verirken de geçerlidir. Ancak gerekirse MNA ikinci kez fabrika üretim kontrolü veya ürün kontrolü (analiz uygulanması) değerlendirmesini yapar Belgelendirme kararını alan MNA, ürün yönetmeliklerine göre, ürünün ve fabrika üretim kontrolünü belirgin bir şekilde etkileyen değişiklikler, ürünün ve fabrika üretim kontrolünün uygunluğu ile ilgili standarda değişiklik olduğunda ya da ürün ve fabrika üretim kontrolü belgelendirme sisteminin şartları ile uyum sağlamıyorsa belgelendirmeyi yeniden değerlendirerek belgenin devamına, askıya alınmasına veya geri alınmasına karar verebilir MNA belgelendirme faaliyetleri ile ilgili, ürün değerlendirme ve belgelendirilmesi kurallarında herhangi bir değişiklik yapmaya karar verdiği takdirde bu değişiklikleri uygulamadan önce müşterilerini bilgilendirir MNA ürün belgelendirme işlemlerinde belgenin sahipliği, kullanımı ve sergilenmesi ile bunların kontrolü için ISO/IEC Guide 23 ü; belgelerin yanlış kullanımı ile ilgili faaliyetlerde ise ISO/IEC Guide 27 deki düzeltici faaliyetler için yasal yolları uygular Belgelendirmesi yapılan üreticinin tetkiki periyodik olarak her yıl belge yayın tarihinden en az 2 ay önce gerçekleştirilir. Ancak, üreticinin talebi ve MNA ın de onayı ile tetkik tarihi en çok belge bitiminden itibaren 6 ay ertelenebilir. Erteleme yapılabilmesi için üreticinin mücbir sebep içeren bir gerekçe sunması gereklidir. Erteleme yapılması durumunda, üreticinin belgesi belge bitiş tarihi itibari ile askıya alınır. Askıya alındığına dair bildirim İlgili Bakanlığa ve üretici kuruluşa yazılı olarak yapılır. Denetimin gerçekleştirilmesi ve belgelendirme kararının alınmasını takiben üreticiye MNA tarafından yeni belge düzenlenir. Yeni belgenin yayın tarihi karar tarihinden sonraki bir tarih, belgenin son geçerlilik tarihi ise bir önceki belgesinin son geçerlilik tarihine 12 ay eklenerek hesaplanır MNA ürün değerlendirme ve belgelendirme işlemlerini İlgili ürün standardına uygun olarak ilgili ürün belgelendirme prosedürü doğrultusunda MNA uzmanları tarafından hazırlanan bir plan dahilinde yürütür. Hazırlanan plan ve uygulama ilgili ürün prosedürlerine göre sağlanır. Sayfa 4 / 17

5 Hazırlanan plan genel olarak aşağıdaki gibidir. Başvuru, Başvurunun Değerlendirilmesi ve Kabulü Teklif, Sözleşme ve Gereklilikler Gözden Geçirme için tüm dokümanların belirlenen Teknik Uzmana Sunulması Başlangıç denetim numunesi kabulü ve analizi veya Denetim Verilerin Teknik Uzmanda Toplanması ve belgelendirme aşamasında karar vericiye iletilmek üzere ne teslimi Karar Verici Sunulması Belgelendirme Müşteri Başvuru Formu nu doldurarak belgelendirme sürecini başlatır. Başvuru dokümanları MNA dosya kabul ve dosya gözden geçirme sorumluları tarafından değerlendirilerek olumlu veya olumsuz sonucu müşteriye bildirilir. Olumlu sonuca varılan durumlarda başvuran müşterinin ödeyeceği değerlendirme ve belgelendirme ücretleri ve belgelendirme aşamaları ve belgenin devamına dair süreçler planlanarak Belgelendirme Teklifi hazırlanır Sözleşmeye esas alınan Belgelendirme Kuralları dokümanı da referans gösterilerek belgelendirme başvurusunun kabulüne yönelik yazı beraberinde iki nüsha olarak hazırlanan teklif müşteriye gönderilerek onaylanması sağlanır Onaylanan teklif çerçevesinde belgelendirme faaliyetleri planlanan aşamalar göz önünde tutularak Dosya Kabul Sorumlusu tarafından başlatılır. 6.2 FAALİYET Kapsamındaki ürün konusu ile ilişkili taraflardan (Üreticiler, Üretici Birlikleri vb) bağımsız olarak faaliyetini devam ettirmektedir. MNA belgelendirdiği ürünlerin veya fabrika üretim kontrolünün (FÜK) belgelendirilmesi için akreditasyon kapsamındaki ürünlerin tasarımcısı, tedarikçisi, montajcısı, satın alıcısı, sahibi, kullanıcısı, bakımcısı veya yetkili temsilcisi değildir. MNA, organizasyon şemasında bulunan komite üyelerinden, tetkikçilerinden ve çalışanlardan tarafsızlık, gizlilik ve çıkar çatışması konusunda beyan alarak belgelendirme işlemlerini garanti altına almaktadır. Beyan ile müşterinin her türlü mülkiyet hakkının korunacağı, gizliliğe uyulacağı, elde edilen tüm bilgi ve belgelerin başka firmaların eline geçmeyeceği taahhütü garanti altına alınmıştır. MNA, belgelendirme kapsamında danışmanlık hizmeti veremez. Denetçi havuzunda bulunan denetçiler ile sözleşme imzalayarak bunu garanti altına almıştır. MNA, belgelendirme hizmetleri fiyat listesi ve faaliyetleri ile ilgili müşterilerine gereksiz mali külfet ve şartlar getirmeksizin ulaşabilmesini sağlamaktadır. Akreditasyon kapsamındaki faaliyetlerinden üreticilerin eşit koşullarda yararlanmasını sağlar. Bu konuda müşteriler arasında hiçbir ayrım yapmamaktadır. KKD direktifi gereğince aşağıdaki ürünler kapsamında ürün belgelendirme hizmetleri MNA tarafından sağlanır. Sayfa 5 / 17

6 Koruyucu Eldivenler EN 420 Mekanik Risklere Karşı Koruyucu Eldivenler EN 388 Isıl risklere (ısı ve/veya ateş) karşı Koruyucu Eldivenler EN 407 Koruyucu Eldivenler - İtfayeçiler İçin EN 659 Kaynakçılar İçin Koruyucu Eldivenler EN Tehlikeli kimyasallara ve mikroorganizmalara karşı koruyucu eldivenler EN Eldivenler - Yalıtkan malzemeden - Gerilim altında çalışma Koruyucu Eldivenler EN Uygulama Ürün belgelendirme hizmeti kapsamında başvuru yapan tüm müşteri firmalara, hizmet alanının büyüklüğüne, herhangi bir şirket ortaklığının/grup üyeliğinin olup olmamasına bakılmaksızın, ürün belgelendirme faaliyetlerinin uygulanmasında gelen taleplere herhangi bir ayrımcılık yapmadan engelleyici olmadan ve erişilebilirliği kısıtlamadan aşağıda belirtilen şekilde hizmet verilir. Ürün belgelendirme hizmetlerinin, faaliyetleri kapsamda yer alan tüm başvuru sahipleri için erişilebilir olmasını sağlanmıştır. Ürün belgelendirme faaliyetlerinde, değerlendirme, gözden geçirmesi, belge kararının alınması ve tarafların birbirlerine üstünlüğü olmaksızın belirtilen görev ve yetki alanları çerçevesinde çalışmalar gerçekleştirilir. 6.4 Başvurunun Alınması Firmalar, yazılı veya sözlü olarak müracaat edebilir; Ürün belgelendirme faaliyetleri için müşteri firmalardan gelen her türlü talep (yazılı, elektronik ortam) Dosya Kabul Sorumlusu tarafından Başvuru Formu ile yazılı olarak işleme alınır Dosya sorumlusu başvuru dosyasını aldıktan sonra kaşe ile numaralandırır. Başvuru Formu nun numaralandırılması şu şekilde gerçekleştirilir: firma kodu yıl - başvuru sıra no (Ör: / bir numaralı firma 2018 yılı -bir numaralı başvuruyu ifade eder.) Başvuru dosyasının üzerine sözleşme numarası numaratör ile yazılır Başvuru formu ile müşteriden aşağıda belirtilen bilgi ve dokümanlar talep edilir: 1)Tüzel kişiliğe dair güncel resmi belgeler (Ticaret Sicil Gazetesi, İmza Sirküsü, Faaliyet Belgesi) 2)Prosesler ve İşlemler İle İlgili Bilgiler 3)Dış Kaynaklı Prosesler Hakkında Bilgi, (Taşeron Üretim vb.) 4)Yetkili Personel Bilgileri 5)Belgelendirilecek Olan Ürün / Ürünler 6)Varsa Marka Tescil ve Patent Belgesi 7)Ürün Teknik Dokümantasyonu 8)Müşterinin Kalite Yönetim Sistem Belge Fotokopileri 9)Başvuru sahibi kuruluş ile üretici kuruluşun birbirinden farklı olması durumunda aralarında Sayfa 6 / 17

7 yapılan sözleşme, 10) Üretici kuruluşun farklı olması durumunda belgelendirilen ürün / ürünler için bu yerlerde temasa geçilecek personel bilgileri 11)Varsa ürüne ait güncel standartlarda gerçekleştirilmiş deney raporları 6.5. Başvurunun Gözden Geçirilmesi Başvurunun Gözden geçirilmesi için atanan teknik uzman; Dosya Kabul Sorumlusu tarafından; yapılan başvuruyu, Başvuru Formu ile müşteri firmanın göndermiş olduğu ekleri yeterlilik açısından göz önünde bulundurarak değerlendirir ve ilgili ürüne ait tüm belgeleri ve numuneyi başvurunun gözden geçirilmesini sağlayacak tanımlı teknik uzmana iletir. Teknik Uzman aşağıdaki kriterler kapsamında başvuru dosyasını inceler; - Ürüne ait bilgiler ve talep edilen normatif dokümanlar açısından hizmet kapsamı için mutabakat sağlanması, - Müşteri firmanın talep ettiği belgelendirme kapsamının karışıklığa mahal vermeyecek şekilde tanımlanmış olması, - Ürün belgelendirme faaliyeti için gerekli olan kaynakların mevcudiyeti (uygulama, personel vs) açısından değerlendirmenin yapılması, - Müşteri firmanın talep ettiği belgelendirme faaliyetine ilişkin normatif dokümanlar ve belgelendirme yeterliliğinin sağlanması, - Ürüne ait tip önceden yapılmış deney raporlarının incelemesi Gözden geçirme sonucu İnceleme Formunda kayıt altına alınması ve olumlu olması halinde tarafından müşteri firmaya Teklif Formu nu teyid için gönderir. Teklif/Sözleşme formu; ilgili dosya numaraları ve teklifin hazırlandığı tarih bilgilerini içerecek şekilde oluşturulur. Teklif/Sözleşme Formu nun müşteri firma tarafından teyid edilmesi ile ürün belgelendirme faaliyetine dair tüm bilgilerin açık net bir şekilde belirtilmesi, müşteri firma ile kuruluşumuzun karşılıklı genel hak ve yükümlülüklerinin tanımlanması sağlanır. Müşteri firma teyidi akabinde müşteri adına tanımlı belgelendirme dosyası açılır. Teklif/Sözleşme Formu ile aynı zamanda gizlilik ve doğru bilgi beyan konusunda müşteri taahhüdü yazılı olarak alınmış olur. Verilen teklifler Kalite kayıtları listesi ve arşiv talimatına göre belirlenen sürelerde tarafından saklanır Değerlendirmenin Gerçekleştirilmesi Müşteri firmanın Teklif/Sözleşme Formu nu onaylamasının ve müşteri evraklarının tam olmasının akabinde Kalite Yönetim Sorumlusu, Denetçi Atama Formu ile uygun denetim tarihini ve denetçileri belirleyerek atamalarını gerçekleştirir. Eğer denetim gerektirmeyen bir belgelendirme süreci olacaksa dosya doğrudan Teknik Uzmana yönlendirilir. Çıkar çatışmasının olmamasını güvence altına almak için; bir müşteriye danışmanlık sağlamış veya bir müşteri tarafından istihdam edilmiş olan personelin yer almaması için Denetim Planı nda personelin firma ile bağlantı bilgilerini açık net bir şekilde yazılı olarak beyan etmesi sağlanır. Sayfa 7 / 17

8 Personelin herhangi bir bağı olması durumunda denetim ekibinde yer alamaz ve danışmanlık veya istihdamın sona ermesinden itibaren iki yıl süre ile o müşterinin denetiminde, bir şikâyet veya itirazının çözümünün gözden geçirilmesi veya onayında bulunamaz, yanlış beyan yapılması ve tespiti halinde tüm yasal haklar saklı tutulur. Kalite Yönetim Sorumlusu; Denetim Planı nı müşteri başvuru numarası ile kodlayarak denetimi planlar; Denetim Planı denetimin türünü, denetim tarihini, denetim süresini denetim ekibini ilgili standartları içeren bilgileri bulundurur. Dosya Kabul Sorumlusu Denetim Planı nı ve denetim heyetinin teyidi için müşteri firmaya gönderir. Denetim planında herhangi bir değişiklik olması halinde eski plan müşteri dosyasında muhafaza edilir, yeni plan yukarıda belirtildiği şekilde hazırlanır. Ayrıca denetim planı hazırlanırken daha önce teknik incelemesi üzerinden altı ay geçmeyen firmalarda aynı üretim kapsamında yapılan başvurular için inceleme yapılmaz. Ancak müşteri firmanın senede bir üretim yeri incelemesi planlanarak gerçekleştirilmelidir. Denetim günü planı müşterinin CE sertifikası almak istediği standartlara göre belirlenir. Denetimler ürün belgelendirme Denetim Raporu na uygun olarak aşağıdaki aşamalardan oluşur; Açılış toplantısı ve bilgilendirme, Denetimin gerçekleştirilmesi, Denetim bulgularının kaydedilmesi(varsa) Numune alma ve deney bilgileri (varsa) Kapanış toplantısı Açılış Toplantısı Açılış toplantısına; denetim ekibi, firma yetkilisi/yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili bölümlerin sorumluları katılır. Açılış Toplantısında Teknik İnceleme Raporu ndaki ilgili bölümler görüşülür. Denetçi, Teknik İnceleme Raporu ile denetime katılanların isim - unvan ve imza bilgilerini kayıt altına alır Denetimin Gerçekleştirilmesi KKD direktifi uygun olarak hazırlanmış Denetim Raporu kullanılarak denetim gerçekleştirilir. Denetim gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa Denetçi, bunu haklı nedenleri ile (can güvenliği vs) kuruluş yetkilisine bildirir, tetkiki durdurarak tutanak düzenler ve ne iletir. Müşteri firma yetkilisi ile gerekli düzenlemeler için terminde mutabık kalınır ve belirlenen terminde denetim gerçekleştirilir. Eğer gerekli düzenlemelerin denetim tarihinde yapılmadığı objektif deliller ile tespit edilir ise denetim iptal edilir. Denetim esnasında denetçi tarafından tespit edilen objektif bulgular Denetim Raporu na kaydedilir Laboratuvar Testleri Ürün belgelendirme faaliyeti çerçevesinde üretim yeri incelemesinin uygun olarak sonuçlanmasının ardından numune alınmasının gerekli olduğu durumlarda denetçi tarafından Numune Alma Talimatı na uygun işlemler yerine getirilir. İlgili testlerin yerine getirilmesi ve numunenin laboratuvara sevkinden müşteri firma sorumludur. Sayfa 8 / 17

9 Numunelerin laboratuvarımıza sevk edilmesi halinde deney faaliyetleri için TS EN ISO/IEC deney prosedürlerimiz / talimatlarımız uygulanır. Denetimi gerçekleşen firma eğer daha önceden belgeli bir firma ise denetim esnasında aynı zamanda, denetçi tarafından kuruluşun logo kullanımı da gözlemlenir. Denetim esnasında bir veya birden fazla kritik/büyük uygunsuzluğun ortaya çıkması durumunda denetçi, gerekli gördüğü takdirde denetimi keserek firma yetkilisine kritik/büyük uygunsuzluk (lar) tespit edildiğini ve bu uygunsuzluğun/uygunsuzlukların belgelendirmeye engel olduğu bilgisini verir. Büyük uygunsuzlukların takip denetimi gerektirdiği bilgisi firma ile paylaşılır. Firma yetkilisi denetime devam edilmesi ve denetimin programa uygun olarak tamamlanmasını talep edebilir veya denetimin sonlandırılarak uygunsuzluğun raporlandırılmasını talep edebilir. Denetimin firma talebi ile sonlandırılması durumunda takip denetimi tam bir denetim olarak değerlendirilir. Denetime devam edilmesi durumunda uygunsuzlukların giderilmesine yönelik olarak yapılacak takip denetimi Denetçi tarafından planlanır. Her iki durumda da alınan karar Denetçi tarafından Denetim Raporu ile kayıt altına alınır. Denetçi(ler)/Teknik uzman kapanış toplantısı öncesi son değerlendirme ve rapor yazımı aşamasında; denetim sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir. İlgili standart(lar)ın veya hüküm ifade eden doküman(lar)ın şartlarından ve kuruluşun sistem dokümanlarından sapmalar tespit edilir ise uygunsuzluklar, Denetim Raporu nun ilgili bölümüne küçük, büyük, kritik uygunsuzluk(lar) şeklinde tanımlanır, uygunsuzluklar Denetçi tarafından imzalanır Kapanış Toplantısı Kapanış toplantısına; denetim ekibi, firma yetkilisi/yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili bölümlerin sorumluları katılır. Kapanış Toplantısında Denetim Raporu nda yer alan bölümler müşteri firma ile görüşülür. Toplantıda Denetçi, yapılan denetimin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzlukları sunar. Kapanış toplantısında, Denetçi tarafından; uygunsuzluk tespit edilmediği takdirde Karar Verici ye belgenin verilmesi veya devam ettirilmesi yönünde görüş bildirileceği beyan edilir. Müşteri firmanın uygunsuzlukları imzadan imtina etmesi durumunda; Denetçi, Teknik İnceleme Raporu nun ilgili bölümünü doldurarak kendi imzası ile formu ' ne iletir ve bu şekilde durum Karar Verici ye sunulur. Takip denetimi gerektiği belirlenmişse Denetçi, takip denetiminin gerçekleştirileceği ve ancak tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin teyidinden sonra, sisteminin ilgili standardının veya hüküm ifade eden dokümanın gereklerinin uygun olduğunu doğrulayarak Karar Verici ye belgelendirme veya yeniden belgelendirme yönünde olumlu görüş bildireceğini ifade eder. Kapanış toplantısında, belgede yer alacak bilgilerin tekrar teyidi için, belgelendirme kapsamı gözden geçirilir. Denetim Raporu ile kapanış toplantısında bulunanların bilgileri Denetçi tarafından kayıt altına alınır. Uygunsuzluklar için takip denetimi gerektiği önerilmemişse, bu uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doküman ve kayıtların incelenmesi ile de kontrol edilebilir. Firmaya küçük uygunsuzlukları kapatmak için 45 (kırkbeş) gün; kritik/büyük uygunsuzlukları kapatmak için 60 (altmış) gün süre tanınır. Kuruluş için, İlk Belgelendirme, yeniden belgelendirme-belge yenileme veya yeniden yayın gerektiren denetimlerin sonucunda uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler Sayfa 9 / 17

10 yerine getirilmeden belge verilmesi önerilemez. Kuruluşun, gözetim, takip vs. denetimlerin sonucunda uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirmemesi durumunda denetim ekibi belgenin devam ettirilmesini önermez. Gözetim denetimlerinde ve diğer (ilk belgelendirme denetimleri hariç) denetimlerde, aşağıdaki şartların oluşması söz konusu olursa, belgenin geri çekilmesi yönünde, Karar verici ye görüş bildirileceği ifade edilir. Gerçekleştirilen denetim sonucunda sistem işleyişine imkan vermeyen birden fazla büyük/krtitik uygunsuzluk bulunması, Denetimlerde tespit edilen küçük uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi, (takip denetimi gerektirmeyen imalatı ve güvenlik şartlarını etkilemeyen küçük uygunsuzlukların kapatılması için müşteri firmaya 45 gün süre verilir.) Yasal şartların yerine getirilmediğinin tespiti Belge ve logo kullanım kurallarına uyulmaması Üründe beyan edilen performans değerleri ile analiz sonuçlarını ile uyumlu olmaması Raporlama ve Denetim Sonrası İşlemler Denetçi, denetim bulgularını gözden geçirerek Denetim Sonuç Raporu nu hazırlar. Denetim raporları müşteri başvuru numarası ile kodlanır. Ör: firma kodu yıl- başvuru sıra no (Ör: / bir numaralı firma 2018 yılı -bir numaralı başvuruyu ifade eder.) Hazırlanacak olan Denetim Raporu ekleri aşağıda belirtilmiştir: Denetim Raporu Varsa- düzeltme/düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtlar Denetim raporu ve ekleri ile birlikte, Denetim Sonuç Raporu Denetçi tarafından eksiksiz olarak hazırlanır ve Kalite Yönetim Sorumlusuna teslim edilir. 6.7.Gözden Geçirme Üretim hattı denetimi sonrasında gözden geçirme ve belgelendirme kararının alınması saha denetimi faaliyetinde bulunmayan kişi/kişiler tarafından gerçekleştirilir. Kalite Yönetim Sorumlusu gözden geçirme faaliyeti için aşağıda belirtilen dokümanları Karar Verici personele teslim etmekle yükümlüdür: Denetim Raporu Varsa- düzeltme/düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtlar Varsa-deney raporları Ürün denetimi sonrasında gözden geçirme ve belgelendirme kararının alınması doğrudan şirket bünyesinde görev alan Teknik Uzman ve Karar Verici tarafından gerçekleştirilir. Kalite Yönetim Sorumlusu gözden geçirme faaliyeti için aşağıda belirtilen dokümanları Karar Verici personele teslim etmekle yükümlüdür: Sayfa 10 / 17

11 Teknik İnceleme Raporu, Analiz Raporu, Başvuru esnasında alınan diğer belgeler Belgelendirme Kararı Kalite Yönetim Sorumlusu, müşteri firmanın belgelendirme için gerekli olan evraklarını başvuru formu üzerinden kontrol edip dosyayı Karar Verici personele tam ve eksiksiz teslim etmekle sorumludur. Karar verici belgelendirme veya belge yenileme kararı için müşteri firma dosyasını ve raporlarını inceleyerek yeterli görmesi halinde belge kararını onaylar. Objektif delillere dayalı görüşünü Belgelendirme Karar Formu ile kayıt altına alır. Karar verici Dosyayı Belgelendirme Karar Formu ile birlikte Ürün ne belgelendirme dokümantasyonunun hazırlanması için teslim eder. Belgelendirme kararın olumsuz olması durumunda; Müşteriye antetli kağıda karar verici tarafından objektif nedenleri ile birlikte yazılmış ve onaylanmış hali dosya kabul sorumlusu tarafından iletilir Belgelendirme Dökümantasyonu Aşağıda belirtilen bilgileri içeren resmi belgelendirme dokümantasyonu sunulur: Kuruluşumuzun Adı ve Adresi / Logosu Belgelenin İlk Verildiği Tarih (Tarih, Belgelendirme Kararının Tamamlandığı Tarihten Önce Olmamalıdır), Belge Numarası Müşterinin Adı ve Adresi, Belgelendirme Kapsamı Belgelendirme İle İlgili Standart Bilgileri Belgelendirme Tarihi Belgenin Son Geçerlilik Tarihi Ürüne Ait Bilgiler Belgelendirme Programının Gerektirdiği Diğer Her Türlü Bilgi Karar Vericinin İmzası Resmi belgelendirme dokümantasyonu ancak aşağıdakilerden sonra veya bunlarla eş zamanlı olarak yayımlanır: Belgelendirmenin verilmesi veya kapsam değişikliği kararının alınması, Belgelendirme şartlarının yerine getirilmesi, Sayfa 11 / 17

12 Belgelendirme Sözleşmesi nin tamamlanması/imzalanması Belge numarası; firma kodu- yıl başvuru no-standart numarası/standart numaraları / revizyon no (Ör: R.00 veya Ör: /388/407-R.00; bir numaralı firma 2018 yılı-bir numaralı başvuru ilgili ürün belgelendirme standardı-belge revizyonunu ifade eder.) Belgelendirilmiş Ürünler Veri Tabani tarafından aşağıdaki bilgiler Belgelendirme Listesinde muhafaza edilir: Ürünün Tanımı, Uygunluğun Belgelendirildiği Standart(lar) ve Diğer Normatif Doküman(lar), Müşterinin Tanımı, Belge Numarası ve Geçerlilik Tarihi, Belgelendirme Listesi kullanılarak yayınlanması veya istendiğinde sunulması gereken bilgiler, ilgili belgelendirme programı/programlarında belirtilir. İstendiğinde en azından, verilmiş bir belgelendirmenin geçerliliği hakkındaki bilgiler temin edilir Gözetim MNA ürün belgesi 3 yıl geçerlilik süresi ile düzenlenir. Belgelendirmenin bu sürede geçerliliğini sürdürmesi birinci ve ikinci gözetim denetimlerinin yapılması ve denetimler sonrasında uygunluğun objektif kanıtların teyidi ile mümkündür. Belge almaya hak kazanmış firmalar belgelendirme programı şartlarının devamlı olarak karşılandığını teyidi amacı ile gözetim denetimine tabi tutulur. İlk gözetim denetimi ilk belgelendirme tarihinden itibaren 11.ay ile 13.ay arasında gerçekleştirilir. Sonuçlar denetçiler tarafından kayıt altına alınır. İkinci gözetim denetimi, ilk gözetim denetiminden itibaren 11.ay ile 13. Ay arasında gerçekleştirilir. Gözetim denetimlerinde denetçiler tarafından belge ve logo kullanım şartları da periyodik olarak kontrol edilir. Gözlemlere ait kayıtlar (varsa uygunsuzlukları da içerecek şekilde ) denetçi tarafından Denetim Raporu na kaydedilir. Belirlenen periyotlarda gözetim denetiminin gerçekleştirilememesi durumunda; firmadan gecikmeye istinaden mazeret bilgisi alınarak 3 aya kadar ek süre tanınır. Bu süre içerisinde de gözetim denetimi gerçekleştirilmemesi durumunda ürün belgesi geri çekilerek iptal edilir. Gözetim denetimi sırasında kritik/büyük uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda; uygunsuzluğun giderilmesi için 2 aylık süre tanınır. Bu süre içerisinde uygunsuzluğun giderildiğine dair objektif deliller tespit edilmemesi durumunda ürün belgesi geri çekilerek iptal edilir. Küçük uygunsuzluklar hariç, Kritik ve Büyük Uygunsuzluklar giderilene kadar ürün belgesi kullanılamaz. Belgenin iptal edilmesi ile ilgili ayrıntılı madde bu prosedürün Belgelendirmenin Sonlandırılması, Daraltılması, Askıya Alınması Veya Geri Çekilmesi maddesinde verilmiştir. Küçük uygunsuzluklarda uygunsuzluğun kapatılması ile ilgili olarak 45 gün süre verilir. Üçüncü yıl sonunda belgenin devamlılığı talep ediliyorsa tüm işlemler yeni bir başvuru gibi değerlendirilir. Ürün belgelendirme gözetimi için firmanın beyan ettiği satış noktalarından ürün alınarak analiz Sayfa 12 / 17

13 edilir. Analiz sonuçlarının belge ile uygunluğunun kontrolü yapılır Belgelendirmeyi Etkileyen Değişiklikler MNA, belgelendirme programında müşteriyi etkileyen yeni veya revize edilmiş şartlar ortaya çıktığında bu değişikliklerin tüm müşterilere duyurulmasını internet sitesi üzerinden sağlar. Müşteriye değişiklikleri takip etme konusu aynı zamanda Belgelendirme Sözleşmesin de yazılı olarak bildirilmiştir. Belgelendirme kurallarında değişikliklerle alakalı kontroller, geçişin sağlanmasından sonra yapılacak ilk gözetim tetkiki esnasında denetçiler tarafından gerçekleştirilir. Yapılması gereken değişikliğin yapılmaması durumunda uygunsuzluğun yapısına bağlı olarak denetim ekibinin tavsiyeleri doğrultusunda işlem yapılır. Yeni başvurular, güncel standartlara göre değerlendirilir ve belgelendirme prosesi uygulanır. Standart Değişikliklerinde Deney Uygulamaları; Belgelendirmeye ait standartlarda revizyon olması durumunda standardın yeni revizyonunun kabul ettiği mevcut testler tekrar edilmez. Standardın istediği ilave deney ve uygulamalar denetim ekibi tarafından alınmış ya da firma tarafından sevk edilen numuneler üzerinde gerçekleştirilir. Belgelendirmeyi etkileyen değişikliklere ilişkin uygulamalar (gerekli olduğunda denetim, gözden geçirme, belgelendirme kararı, kapsam genişletme veya daraltma, gözetim faaliyetleri vb) tüm değişiklikler belgelendirme program aşamalarının bütünlüğünü bozmadan ve yönetim sistemi şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir. Değişiklik için geçiş süreci standart/mevzuatı yayınlayan kurumun belirlediği süre kadardır. Böyle bir sürenin mevcut olmadığı durumlarda geçiş süresi olarak bir yıl verilir. Denetimler, gözetim veya yeniden belgelendirme denetimleriyle birleştirilerek gerçekleştirilebilir. MNA; müşteri kaynaklı belgelendirmeyi etkileyen değişiklikler olması halinde değişikliklerle ilgili uygun faaliyetleri yerine getirir. Adres değişikliği; Ürün belgelendirmesi gerçekleştirilen müşteri firmanın adres değişikliği olması durumunda, yazılı olarak MNA ye bildirir. Bildirimin sonrasında, Karar Verici adres değişikliği için denetim planlar ve gerçekleştirilmesini sağlar. Belgelendirmeyi etkileyen değişikliklerin olması halinde,mna aşağıda belirtilen uygulamaları gerçekleştirebilir: - Değerlendirme, - Gözden geçirme, - Karar, Kayıtlar yukarıda belirtilen faaliyetlerden herhangi birisinin kapsam dışı bırakılması halinde gerekçelerini içerir Belgelendirmenin Sonlandırılması, Daraltılması, Askıya Alınması Veya Geri Çekilmesi Denetim sonucu veya diğer bir şekilde belgelendirme şartlarıyla bir uygunsuzluk kanıtlandığında, MNA uygun faaliyet için aşağıda belirtilen şekilde karar verir: Uygun olmayan ürün çeşitlerinin çıkarılması amacıyla belgelendirme kapsamının daraltılması, Sayfa 13 / 17

14 Belgelendirmenin geri çekilmesi Müşteri talebi ile sonlandırılması Belgenin askıya alınması MNA belgelendirme kapsamındaki değişiklikler (belgelendirmenin sonlandırılması, daraltılması/genişletilmesi veya geri çekilmesi) ile ilgili kararları müşteriye yazılı olarak bildirir. MNA, bu bilgileri kamuoyuna verme hakkına sahiptir. MNA, belgelendirme kapsamındaki değişikliği, sonlandırılan ve geri çekilen belgeleri web sitesi vasıtasıyla yayınlar, belgeli müşteri listesinde mavi puntolu yazı ile KAPSAM DEĞiŞiKLiĞi, İPTAL(müşteri talebi ile sonlandırma ) veya İPTAL(belge geri çekilmiştir) ibaresi yer alır. Bu şekilde kamuya açıkça değişikliğin belirtilmesi sağlanır. Aynı zamanda İptal durumunda belge logo kullanımı vb. konularla ilgili sözleşme şartlarına atıf yapan bir yazı firmaya gönderilir Belgenin Askıya Alınması Belgelendirmenin askıya alınması işlemi belgeli müşterinin üretim yerini değiştirmesi akabinde denetim gerçekleştirilene kadar uygulanmaktadır. Bununla birlikte Müşterinin yazılı gerekçeli talebi doğrultusunda belgelendirme süreci belirli/belirsiz süreli olarak askıya alınır. Müşteri dosyası, müşteri dosyalarının bulunduğu dolaba taraması yapılarak kaldırılır. adresinde müşterinin belgesi askıya alınmıştır olarak yayınlanır. Müşteri firma, askıya alma sürecini sonlandırmak istediğinde ise bunu yazılı olarak belgelendirme kuruluşuna bildirir. MNA, herhangi bir sorun bulunmaması halinde müşteri firmaya, yeniden belgelendirme sürecini başlatabilmek adına gözetim denetimi veya ürün değerlendirme teklifi gönderir. Müşteri firmanın teklifi onaylaması akabinde, Ürün Belgelendirme Prosedürü madde 4.9 da yazılı olan süreçler uygulanır Belgelendirmenin Daraltılması ve Genişletilmesi Müşterinin yazılı talebi ve/veya ilgili kapsamdaki şartları yerine getirmemesi durumunda belgelendirmenin kapsamında daraltma işlemi gerçekleştirilir. Kapsam daraltma işleminde; kuruluşun eski belgesini hemen göndermesi ve kapsamdan çıkarılan ürünler ile ilgili belge ve logo kullanımının derhal durdurulması talep edilir. 'da ilgili belgenin yanında mavi kalın puntolu yazı ile KAPSAM DEĞİŞİKLİĞİ ibaresi yer alır. Belgenin geri gönderilmesi için firma dan belge iadesi yazılı olarak talep edilir, belgenin tarafımıza gönderilmesinden kaynaklanacak gecikmelere karşın piyasada belgenin geçerli olarak algılanmaması için belge durumu web sitesinde güncellik bilgisi iptal olacak şekilde belirtilir. Eski belgenin kayıp olması durumunda; firma kayıp ile ilgili MNA ye noter onaylı beyanda bulunur ve noter evrağını MNA ye iletir. Yeni hazırlanan belgenin numaralandırma işlemi, eski numara sabit kalmak koşuluyla hazırlanır. Belge ücreti karşılığında müşteri firmaya iletilir. Müşterinin yazılı talebi ile belgelendirme kapsamı genişletme işlemi gerçekleştirilir. Kapsam genişletme işlemi, gerekli olan deney uygulamaları gerçekleştirilerek sağlanır. Yeni hazırlanan belgenin numaralandırma işlemi, eski numara sabit kalmak koşuluyla yanına revizyon numarası eklenerek yapılır. Eski ürün belgesi firmadan talep edilir. Belgelendirme kapsamının daraltılması/genişletilmesi ile ilgili karar, karar verici tarafından verilir Belgelendirmenin Geri Çekilmesi Aşağıdaki şartların oluşması durumunda belgenin geri çekilmesi yetkisi Karar Verici ye aittir: Sayfa 14 / 17

15 - Müşterinin önemli değişiklikler içine girmesi ya da faaliyetlerine ara vermesi - Müşterinin sisteminde aksamaya yol açan uygunsuzlukların var olması - Denetimlerin müşteri firmadan dolayı programlanamaması - Herhangi bir sebepten dolayı firmanın, MNA tarafından bildirilen gözetim denetimi tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim kontrolünün iptali talebinde bulunması - Firmanın belgede belirtilen adreste bulunmaması - Firmaya ait tüzel kişiliğin sona ermesi - Firmanın belge üzerinde tahrifat yaptığının tespit edilmesi - Müşterinin, belgelendirme sistemi ya da MNA Ürün belgelendirme prosedürlerinde yapılan değişiklikleri sistemine adapte etmemekte direnmesi - Belgelendirme işleminin yanlış yansıtılması, logo, belge, ilgili dokümanların kötüye ya da hatalı kullanımı - Firmanın belgelendirme personeline işlemler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi - Müşterinin, ürün belgelendirme sözleşmesine aykırı hareketlerde bulunması - Müşterinin mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi - Denetimlerde uygunsuzlukların tespit edilmesi ve belirlenen süre içerisinde bunların kapatılmaması - Müşterinin belge almasına esas teşkil edebilen yasal şartlara uygunluk durumunu muhafaza edememesi, - Müşterinin, belge almış olduğu standart şartlarını ihlal ettiğine, uygunluğu sürdüremediğine delalet eder şekilde kaza veya olaylara karışması (örnek: çevresel hasar, büyük çaplı iş kazası, patlama yangın, kitlesel zehirlenme vb.) - Performans seviyeleri ile analiz sonuçlarının uyumlu olmaması Belgelerin geri çekilmesi yönünde karar alındığının müşteriye bildirilmesinin ardından, müşteri MNA ve akreditasyon kurumu logolarının ve belgelendirilmiş olduğunu yansıtan diğer ibarelerin kullanımını derhal durdurur. Bu kapsama reklam ve tesislerde kullanılan logolar da dahildir Belgelendirmenin Sonlandırılması Müşteriler herhangi bir zamanda belgelerinin iptal edilmesini talep edebilirler. Talep yazılı olmalıdır. Gelen talep Karar Verici tarafından incelenerek onaylanır ve müşteriye yazılı bilgi verilir. Belgenin iptalinin yazılı olarak bildirilmesinin ardından, müşteriden belgesini geri göndermesi talep edilir. Bu durumda müşteri derhal MNA' den almış olduğu ürün belgesini iade eder ve belgelendirilmiş olduğunu yansıtan diğer ibarelerin kullanımını durdurur. Bu kapsama reklâm ve tesislerde kullanılan logolar da dâhildir. Karar Verici, belgesi geri çekilen müşteriyi Belgelendirme Listesi nde belge durumu İPTAL olarak belirtir. Belgesi iptal edilen firmanın devam etmekte olan başka bir belgesi var ise belgelendirme sözleşmesi güncellenerek yenilenir. Başka bir belgesi yok ise sözleşmesi iptal olan firmanın yeniden başvurusunda, işlemler ilk müracaatta olduğu gibi uygulanır. İptal tarihinden itibaren 30 Sayfa 15 / 17

16 gün dolmadan, yeni başvuru işleme konulmaz. Belgelendirmenin sonlandırılması yetkisi karar vericiye aittir Kayıtlar İlgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü'ne uygun olarak muhafaza edilir Şikayetler ve İtirazlar Şikayet ve itirazların alınması, değerlendirilmesi ve karar verilmesine ilişkin Müşteri Memnuniyeti İtiraz ve Şikâyetlerinin Yönetimi Prosedürü ne uygun olarak işlem yapılmaktadır Taşeron İle Çalışma MNA, belgelendirme faaliyetlerinde taşeron kullanılmasını prosedürlerine göre gerçekleştirir Ücretlendirme Ürün belgelendirme ücretleri MNA Ücretlendirme Talimatında beyan edilmiş olup, tarafından belirlenir ve onayı ile yürürlüğe girer. Dosya inceleme ücreti, yıllık belge ve logo kullanım ücreti, belge ücreti vs ve isteniyorsa Türkçe' den farklı dillerdeki belge ücretleri, ulaşım, konaklama vb. ücretler (iaşe bedeli olarak ) teklife ilave edilir Dosya kabul sorumlusu ücretlendirme talimatına uygun olarak Teklif Formu hazırlar ve müşteriye iletir MNA Ürün Belgesi ve Logosunun Kullanım Kuralları Ürün belgelendirme denetimini başarı ile tamamlayan ve belge almaya hak kazanan müşteri firmalar için logo kullanım koşulları Belge ve Logoların Kullanımı Prosedürü'nde belirtildiği şekilde uygulanır. Gözetim denetimlerinde müşteri firmanın belge ve logo kullanım kurallarına uygunluğu da denetçiler tarafından kontrol edilir Ürün Belgelendirme Programı Kalite el kitabı eki olarak hazırlanmış olan ürün belgelendirme programı kısaca aşağıda belirtilen şartların karşılanması amacı ile hazırlanmıştır: - Ürün belgelendirme çalışmaları faaliyeti ve amacı, - Ürün belgelendirme çalışmalarının yapıldığı ilgili ulusal ve uluslar arası standart bilgileri, Müşteri firmanın yerine getirmesi gereken yasal şartlar: - Belgelendirme prosesinde MNA nin yetkinlik alanları, akreditasyon kapsam bilgileri, uygunluk değerlendirmeye esas olan denetim/teknik inceleme raporu ile yapılan denetime dair uluslararası geçerli yöntem bilgileri, - Belgelendirme için müşteri firmanın teslim etmesi gereken başvuru evrakları, - Belgelendirme dokümantasyon bilgileri, Sayfa 16 / 17

17 - Belge ve logo kullanım bilgileri, - MNA nin ve belgelendirme personelin tarafsızlık ve ayrımcı olmama şartları, - Varsa taşeron kullanım şartları, programın, işletimi için gerekli kaynaklar, - Denetim bilgileri (gözetim denetimi dahil), - Belgelendirmeye konu olan ürün şartları, - Müşteriye açık olan bilgiler, (prosedürler dahil), - Sözleşme şartları karşılıklı yasal şartlar ve sorumluluklar, - Şikayetler ve itirazlar, - Belgelendirme Dokümantasyonu (müşteri dosya bilgileri dahil) 7.0 DAĞITIM VE DOSYALAMA Bu prosedürün dağıtım ve arşivlenmesinden sorumludur. Revizyon Takip Tablosu Revizyon No Revizyon Tarihi Revizyon Konusu Revizyonu Yapan Sayfa 17 / 17