KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 2011 T.C. T.C. KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ ORGANĠZASYON EL KĠTABI Hazırlayanlar Muhammet BĠR GümüĢhane Üniversitesi Atatürk Cad. 17. ġubat Bulvarı No: Kelkit / Sayfa 212/219

2 TEġEKKÜR Yüksekokulumuz bünyesinde 2010 yılında baģlatılan nin OluĢturulması Projesi Performans esaslı bütçeleme usulüne geçmek, 2011 yılında merkez birimlerde ve ilçelerde Tüm birimlerde ni kurmak, geliģtirmek Stratejik Hedefini gerçekleģtirmek üzere uygulamaya konan, nin OluĢturulması projesi, öncelikle, Kamu ve özel sektör kuruluģlarının üretkenliğini, etkililiğini ve kapasitesini artırmak için merkez ve taģra teģkilatının yeniden yapılanmasını sağlamak; çağdaģ bir yönetim anlayıģı için gerekli olan sağlık insan gücü ihtiyacını planlamak Stratejik Amacına hizmet etmektedir. Bu Proje ile, Türkiye de kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna iliģkin ikincil mevzuat ile COSO Modelini esas alan bir nin kurulması hedeflenmiģtir. Böylece bu Proje ile, Yüksekokulumuzda yürütülen tüm faaliyetlerin doğru, hızlı, etkili, verimli ve tutumlu bir yapıda, sürekli daha kaliteliyi arama, iyileģtirme ve geliģtirme anlayıģı ile yürütülerek, özellikle hizmet verilen kitleye hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanlarını kontrol altına almak, böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir oluģturarak, performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurum performansının ölçülmesini sağlamak ve kurumun diğer süreçlerine de yaygınlaģtırılmak üzere konusunda model oluģturmak da hedeflenmiģtir. Diğer taraftan, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun öngördüğü, Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme çalıģmaları kapsamında hazırlanan; hedefler, proje ve faaliyetler, performans programı, faaliyet raporları ve performans göstergeleri çalıģmaları, ancak sağlıklı verilerle doğru performans değerlerine ulaģabilecektir. Bu amaçla yapılacak çalıģmaları ile, öncelikle temel süreçlerin gerçekte nasıl çalıģtığı açıklanmakta, sürecin çıktılarını gösteren performansın sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve kontrol edilebilmesi için kontrol noktaları belirlenmekte, böylece riskli ve iyileģtirilebilecek alanlar daha kolay değerlendirilebilmektedir. Bilindiği gibi, Kurum un genel hedeflerini gerçekleģtirip gerçekleģtirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacıyla tasarlanan ; bir kurumun yönetimi, ekibi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup, Kurum un hedeflerini gerçekleģtirmek suretiyle misyonunu baģarması için riskleri yönetmek üzere tasarlanmıģtır. Yüksekokulumuzun Eğitim Öğretim Programı, aynı zamanda, çağdaģ kamu yönetim anlayıģına uygun olarak ve yönetim sorumluluğunda geliģtirilen kurumsal ve bireysel performans yönetimi, risk yönetimi, bilgi teknolojileri, yönetiģim ve Ġç Kontrol Sistemi konularında yeni bir yönetim yaklaģımını da gerektirmektedir. D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: II

3 Bu yaklaģım aynı zamanda, ÇağdaĢ Organizasyon Yapılarını Kurmayı, Stratejik Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemlerini Uygulamayı, buna Uygun Bir Yönetim YaklaĢımının Benimsenmesini ve sistemlerin baģarısı için Faaliyetlerin Sonuçlarını Ölçmeyi ve Değerlendirmeyi gerekli kılmaktadır. Hedeflenen sonuç; hizmetlerin etkenliğinin, verimliliğinin ve kalitesinin artması, çalıģan mutluluğu ve vatandaģ memnuniyetidir., tüm bu hedeflerin gerçekleģtirilebilmesi için kurulması gereken sistemlerden önce, kurumun alt yapısına yerleģtirilen temel taģlarıdır. Amaç, kurumsal performansı artırmak ve vatandaģa ve öğrencilere daha kaliteli hizmetler verebilmek amacıyla kurulacak diğer sistemler için gerekli ortamı hazırlamak ve hedefe ulaģmayı kolaylaģtırmaktır. Proje çalıģmaları, nin bu özellikleri ve Kurum un gerçekleri göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilmiģtir. Yüksekokulumuzun ni yeniden yapılandırarak etkenlik düzeyini yükselteceği ve verimliliğini artıracağı kuģkusuz olan bu çalıģmada; ilgi, destek ve katkıları için Yüksekokulumuzun tüm yönetici ve çalıģanlarına, ayrıca özverili çalıģmaları ile projeye baģından sonuna kadar emek veren Proje Yürütücüsü Sayın Yüksekokul Sekreteri Muhammet BĠR e teģekkür ederiz. D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: III

4 ÖNSÖZ T.C. Türk kamu yönetiminde ; Avrupa Birliği uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaģan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı BeĢinci Kısmında düzenlenmiģtir. Anılan kısmın, nci maddelerinde Ġç Kontrolün Tanımı, Ġç Kontrolün Amacı, Kontrolün yapısı ve iģleyiģi, Harcama öncesi kontrol, Mali Hizmetler Birimi, Muhasebe Hizmetleri, Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim, Ġç denetçinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim koordinasyon kurulu ve Ġç denetim koordinasyon kurulunun görevleri baģlıkları altında iç kontrol sistemine iliģkin hükümler yer almaktadır. Bu bağlamda Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği nde öngörülen; idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yöntemler ve kurallar çerçevesinde Yüksekokulumuz bünyesinde baģlatılan nin oluģturulması projesi çalıģmaları sonucu Organizasyon Kitabı yönetim sorumluluğu çerçevesinde risk odaklı, sorumlulukları ve bütün görevleri kapsayacak Ģekilde, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerde, mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi mali yönetim ilkelerini esas alarak oluģturulmuģtur. Güçlü bir kontrol kültürünün varlığı etkin kontrol sistemin en önemli unsurudur. Ġç kontrol farklı sorumluluklar taģımakla birlikte tüm personelin içinde yer aldığı bir iģlevdir. Tüm personel iç kontrol iģlevine doğrudan ya da dolaylı olarak katkıda bulunacak bir bilgi üretmektedir. Tüm çalıģanların kendi sorumluluklarını yerine getirmesi ve görevleri dolayısıyla karģılaģtıkları problemleri kurum içi kanallar aracılığıyla üst yönetime aktarmaları etkin bir kontrolün sağlanmasında önem taģımaktadır. Bunun en iyi Ģekilde sağlanması için görev ve yetkilerin yazılı olarak tanımlanması ve ilgili personele ulaģtırılması gerekmektedir. Tüm personelin iç kontrolün önemini anlaması ve aktif olarak bu sürece katılması gerekmekte olduğundan kontrol ortamını oluģturacak organizasyon kitabı BaĢkanlığımızca hazırlanmıģtır. Organizasyon kitabın hazırlanmasın da hedeflenen, iģlerin doğru, hızlı, etkili, verimli bir Ģekilde hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanları belirlemek böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir iç kontrol sisteminin kontrol ortamını oluģturarak performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurumun performansının ölçülmesini sağlamak ve Üniversitemizin diğer birimlerinde nin kurulması konusunda model oluģturacağı düģünülmektedir. Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistemdir ve sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu organizasyon kitabı ile güçlü bir iç kontrol yapısını oluģturmak amacıyla diğer iç kontrol bileģenlerinin temeli olan kontrol ortamı oluģturulmuģtur. D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: IV

5 Sonuç olarak, Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistem olup, sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu çalıģma sonucunda ortaya çıkan organizasyon kitabı ile Yüksekokulumuz bünyesinde güçlü bir Ġç Kontrol yapısı oluģturarak yaptığımız ve yapacağımız çalıģmalarla hedeflerimize ulaģmayı amaçlamaktayız. Doç. Dr. Vecihi AKSAKAL Yüksekokul Müdürü D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: V

6 YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ GümüĢhane Üniversitesi nde üst yönetim Misyon ve Vizyonunu belirleyerek dokümante etmiģtir. Üst Yönetim birimini yöneten Rektör dür. Üst Yönetim; Misyon ve Vizyonunu ile nin etkinliğini periyodik olarak gözden geçirip, gerekli düzenlemeleri yaparak, bu sistemin iyileģtirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması ile ilgili çalıģmalara devam edip, bu konudaki kaynakları sağlayacaktır. nin; geliģme ve düzenlemeler sırasında sekteye uğramadan devam edecektir. Üst Yönetim, yasal ve mevzuat Ģartlarını da göz önünde bulundurarak çalıģmalarını yapacaktır. Misyon ve Vizyonumuza uygun olarak kurumumuzdaki çalıģanlarımızın ni yaģatması, müģteri memnuniyetini ön planda tutması ve çalıģmalarını Mevzuat talimatlarına göre düzenlemesi yönetimimizin sorumluluğundadır. Üst yönetim; personelin yaptığı iģteki tarafsızlılığını sağlamak için gerekli çalıģmaları yapacağını, tarafsızlık ilkesini her zaman koruyacağını ve her türlü mali, ticari ve Ģahsi baskıdan personeli uzak tutacağını taahhüt eder. Üst yönetim; müģterilerin hiçbir Ģekilde zarara uğramaması için kurum içi çalıģanları ile üçüncü Ģahıslara bilgi vermeyeceğini ve gizlilik ilkesine uyacağını taahhüt eder. MüĢteriye ait bilgilerin gizliliğinin korunması amacıyla Üniversitemizde gerekli sistem oluģturulmuģtur. Bu sistem dahilinde, GümüĢhane Üniversitesi Akademik ve Ġdari personeli için bireysel tarafsızlık beyanı hazırlanmıģ olup, üst yönetim ve tüm çalıģanlara imzalatılmıģtır. GümüĢhane Üniversitesine bir iģ için girmesine izin verilmesi gereken kiģilere de bu tarafsızlık beyanı imzalatılacaktır. Üst yönetim; nin sürdürülmesi ve iyileģtirilmesi ile ilgili çalıģmaları takip ederek yerine getirilmesi için gerekli çalıģmaları yapacağını, bu konuda yaptığı çalıģmalarla sorumluluğunu kanıtlayacağını taahhüt eder. ADI, SOYADI : Doç. Dr. Vecihi AKSAKAL ÜNVANI : Yüksekokul Müdürü TARĠH : Ġ m z a D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: VI

7 BAġLIKLAR TEġEKKÜR ÖNSÖZ ĠÇĠNDEKĠLER SAYFA II IV YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ VI 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1 ĠÇ KONTROL KAMUDA ĠÇ KONTROL Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi Ve ĠletiĢim Ġzleme ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL 3 ġartlari Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Ġç kontrol ġeması KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: VII

8 2.3 T.C. STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI 2.4 STANDART - 4: YETKĠ DEVRĠ RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA STANDART-6: RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ 2.6 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI STANDART-7:KONTROL STRATEJĠLERĠ VE YÖNTEMLERĠ STANDART-8:PROSEDÜRLERĠN BELĠRLENMESĠ VE BELGELENDĠRĠLMESĠ STANDART- 9: GÖREVLER AYRILIĞI STANDART-10: HĠYERARġĠK KONTROLLER STANDART-11: FAALĠYETLERĠN SÜREKLĠLĠĞĠ STANDART-12: BĠLGĠ SĠSTEMLERĠ KONTROLLERĠ BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI STANDART-13: BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDART-14: RAPORLAMA STANDART-15: KAYIT VE DOSYALAMA SĠSTEMĠ STANDART-16: HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BĠLDĠRĠLMESĠ 2.8 ĠZLEME STANDARTLARI STANDART-17: ĠÇ KONTROLÜN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ STANDART-18: ĠÇ DENETĠM ĠÇ KONTROLE ĠLĠġKĠN YETKĠ VE SORUMLULUKLAR ĠÇ KONTROL YÜKSEKOKUL UYGULAMALARI 3.1 KURUMUN TARĠHÇESĠ VE TANITIMI AMAÇ KAPSAM SORUMLULUKLAR D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: VIII

9 3.1.4 T.C. DAĞITIM 3.2 YÜKSEKOKULUMUZUN MĠSYONU YÜKSEKOKULUMUZUN VĠZYONU 3.4 GÖREV TANIMLARI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO001) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO002) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO003) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: IX

10 Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BÖLÜM BAġKANI GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO004) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk (Yüksekokul Bölüm BaĢkanları) ÖĞRETĠM ÜYESĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO005) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ÖĞRETĠM GÖREVLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO006) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk (Yüksekokul) 37 D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: X

11 3.4.7 T.C. BÖLÜM SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO007) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ÖĞRETĠM YARDIMCILARI (ARAġTIRMA GÖREVLĠLERĠ, 40 UZMANLAR) GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO008) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BĠLGĠSAYAR ĠġLETMENĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO009) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk MEMUR GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO010) Görevin Kısa Tanımı D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XI

12 Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO011) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠKER GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO012) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠSYEN GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO013) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri 46 D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XII

13 T.C. En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk MÜDÜR SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (ÖZEL KALEM) (GTDĠKSADO014) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BEKÇĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKSADO015) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanlar Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU TEġKĠLAT ġemasi Genel Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO001) 49 D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XIII

14 3.5.2 Ġdari Kısım Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO002) Elektronik ve Otomasyon Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO003) Bilgisayar Teknolojileri Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO004) Bitkisel ve Hayvansal Üretim Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO005) Muhasebe ve Vergi Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO006) UlaĢtırma Hizmetleri Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO007) Veterinerlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġKELKĠTADMYO008) KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU TEMEL 3.6 SÜREÇLERĠ Ġç Kontrol Süreci Süreç HiyerarĢisi Çizim Tablosu Formu Ġç Kontrol Süreci Temel Tanım Formu Stratejik Planlama Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Temel Süreç Tanım Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Temel Süreç Tanım Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġnsan Kaynakları Temel Süreç Tablosu Formu Personel Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XIV

15 Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu 125 Formu Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġġ AKIġ ġemalari Gelen Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Doğrudan Temin Ġle Satın Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ArĢiv ĠĢ AkıĢ ġeması Ders Telafisi Alt Süreç AkıĢ ġeması Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı ĠĢ AkıĢ ġeması Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı ĠĢ AkıĢ ġeması Personel MaaĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Bildirimi ĠĢ AkıĢ ġeması Senelik Ġzin Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Açık Ġhale Usulü ĠĢ AkıĢ ġeması DMO Alımları ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep KarĢılama ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Teslim Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ĠĢe BaĢlamada ve AyrılıĢta Yapılacak Gerekli ĠĢlemler Süreci Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci AkıĢ ġeması Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması 153 D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XV

16 T.C. Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ders Planlarının ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Stajı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Burs Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Mazeret Ġzni ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Kayıt Dondurma Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Disiplin SoruĢturması Alt Süreci AkıĢ ĠĢ ġeması Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Laboratuar Uygulama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci DanıĢmanlık Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınavlara Ġtiraz Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Mazeret Sınavı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması BaĢarı Notları Ġlanı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Bitirme Ödevi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Eğitim ve GeliĢtirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınırların Kaydı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Tüketim ve Kullanım Suretiyle ÇıkıĢ Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XVI

17 T.C. Stratejik Planın Ġzlenmesi Ve Değerlendirilmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt 177 Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması ÇalıĢma Belgesi Düzenleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Anabilim Dalı BaĢkanı Seçimi ve Ataması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Bölüm BaĢkanı Seçimi ve Ataması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Bütçe Hazırlama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması F1 ve F2 Formlarının Hazırlanması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Resmi YazıĢmalar ĠĢ AkıĢ ġeması Ayniyat Sarf Malzeme ĠĢ AkıĢ ġeması Hizmet içi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi ĠĢ AkıĢ ġeması BĠMER Bilgi Edinme ĠĢ AkıĢ ġeması Müdür/ Yüksekokul Sekreteri Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması Telefon Faturaları Ödeme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Performans Programı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Yolluk ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Ġzin ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Göreve BaĢlama ve Ayrılma Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Sicil Ve Disiplin ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Mal Bildirim ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Bireysel Performans Değerlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Eğitim ve GeliĢtirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması 198 D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XVII

18 Ġç/DıĢ MüĢteri Ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Uygulama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Tanıtım ve Yayınların Yönetimi Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yurt DıĢı Ġzin Onayı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Kimlik Kartının Çıkarılması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Memur Kadrosu Fazla Mesai ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması BaĢka Birimde Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Muayene komisyonu alt süreç iģ akıģ Ģeması Sistem Kontrolü Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Sistem Yedekleme Takip Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması SayıĢtay Kararlarını Ġzleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU HĠZMET ENVANTERĠ TABLOSU KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULUNDA UYGULANAN SÜRELĠ YAZILAR TAKĠP ÇĠZELGESĠ KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU SORUMLULARIN ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI 3.9 KELKĠT AYDIN DOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU SORUMLULARIN ORTAK YETKĠLERĠ 3.10 EKLER nde Kullanılan Formlar nde Kullanılan Destek Dokümanlar nde Kullanılan Prosedürler D.Kod:KEKADO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: XVIII

19 BĠRĠNCĠ BÖLÜM 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1 ĠÇ KONTROL Ġç kontrol, faaliyetlerin belirlenmiģ ilkeler ve yasal düzenlemelere uygun olarak etkin ve verimli bir Ģekilde yürütülmesinde, doğru ve zamanlı finansal bilgilerin raporlanmasında, kurum varlıklarının korunmasında kullanılan, yönetici ve çalıģanlar tarafından birlikte hayata geçirilen organizasyon, yöntem, süreçlerden oluģmaktadır. Ġç kontrol sistemi, kurumun mali ve mali olmayan bütün süreçlerini kapsar. ÇağdaĢ yönetim yaklaģımı iç kontrol tasarımının ve uygulamalarının risk odaklı geliģtirilmesini gerektirmektedir. Doğru bir Ģekilde tasarlanan ve yönetilen iç kontrol sistemi kurumun amaçlarına ulaģmasına önemli katkıda bulunur. Ġç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aģağıda sıralanan hedefleri gerçekleģtirmek suretiyle; kurumun misyonunu baģarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıģtır: - Faaliyetleri düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleģtirme, - Hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirme, - Yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uyma, - Kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karģı kaynakları koruma. 1.2 KAMUDA ĠÇ KONTROL Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak; - Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesi - Varlık ve kaynakların korunması - Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması - Malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? Ġdarenin amaçlarına ulaģmasını sağlamak üzere oluģturulan; Sayfa 1/216

20 - Organizasyon, - Yöntem, - Süreç, - Ġç denetim, - Mali ve mali olmayan kontroller GümüĢhane Üniversitesi Ġç Kontrol Birimi bünyesinde koordinasyonu sağlanan Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını; iç kontrol sisteminin temel bileģenleri olan Kontrol Ortamı, Risk Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve ĠletiĢim ve Ġzleme BileĢenlerine ait standartlar ve genel Ģartlar özelinde, GümüĢhane Üniversitesi nin tüm bölümlerine/birimlerine ait Haziran 2009 ve Haziran 2011 dönemini kapsayan bir Uyum Eylem Planının hazırlanarak uygulamaya alınması hedeflenmiģtir. Böylece nin 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatta tanımlanan gerekleri sağlaması ve idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, tüm kayıtların doğru ve tam olarak tutulmasını, idari, malî ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak için, yapılacak çalıģmalara Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile yön verilmesi planlanmıģtır. 1.3 ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ Ġç Kontrolün Temel Ġlkeleri ġunlardır: GümüĢhane Üniversitesi nde etken bir iç kontrol sistemi kurmak ve iģleyiģini sağlamak sorumluluğu üst yönetici gözetiminde tüm yöneticilere aittir. Ġç kontrol, ayrı bir birim veya görev olmayıp, yönetim iģleviyle birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınacaktır; Ġç kontrol sistemine iliģkin yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde, risk esaslı bir yaklaģımla, yasal ve idari yapı ile personel ve mali durum ve diğer koģulları dikkate alınacaktır Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. Ġç kontrol sistemine iliģkin tüm düzenlemeler, yöneticiler ve personel tarafından sistemin kurgusunun ve iģleyiģinin tam ve doğru anlaģılmasını sağlayacak derecede ayrıntılı açıklamalar içermelidir. Ġç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup, sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akıģ Ģemalarından ve ön mali kontrolden oluģmamaktadır. Ġç kontrol, faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınmıģtır Ġç kontrol malî ve malî olmayan tüm iģlemleri kapsar; mali ve mali olmayan her türlü faaliyet, karar ve iģlem kapsama dâhildir. Sayfa 2/216

21 1.3.5 Ġç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. Harcama yetkilileri; kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak birimlerde kurulmuģ olan iç kontrol sisteminin iģleyiģini, her yıl periyodik olarak değerlendirir ve üst yöneticiye raporlar Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınacaktır. 1.4 ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari GümüĢhane Üniversitesi nde uygulanacak olan iç kontrol sistemi bileģenleri ve genel Ģartları Ģunlardır: Kontrol Ortamı: Ġdarenin yöneticileri ve çalıģanlarının iç kontrole olumlu bir bakıģ sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. Ġdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Risk Değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak gerçekleģtirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Ġdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaģmak için iç ve dıģ nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır Kontrol Faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Toplam altı adet standarttan oluģmaktadır Bilgi Ve ĠletiĢim: Ġdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir Ģekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Ġzleme: Ġç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır. 1.5 ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL ġartlari Ġç kontrol standartları, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenmiģ ve tebliğ olarak tarih ve sayılı Resmi Gazetede Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği adı ile yayımlanmıģtır. Tüm kurumlar, malî ve malî olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Sayfa 3/216

22 Tebliğde Kanun a ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koģuluyla, tüm kurumlar görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği bildirilmiģtir. Merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde beģ bileģen esas alınarak aģağıdaki 18 standart ve her bir standart için gerekli toplam 79 genel Ģart belirlenmiģ bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. HiyerarĢik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletiģim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 17. Ġç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. Ġç denetim nin 18 Standardı ayrıca kendi içinde 79 genel Ģarttan oluģmaktadır. Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasında, bu 79 genel Ģarta ait durum analizi yapılmakta ve öngörülen eylemler ve beklenen çıktılar buna göre belirlenmektedir. Bunlar aģağıda verilmektedir: Sayfa 4/216

23 1.5.6 Ġç kontrol ġeması ĠÇ KONTROL STANDARTLARI ġemasi KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI KONTROL FAALYETLERĠ STANDARTLARI BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI ĠZLEME STANDARTLRI Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı HiyerarĢik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi ve ĠletiĢim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Denetim Bilgi Sistemleri Kontrolleri Sayfa 5/216

24 ĠKĠNCĠ BÖLÜM 2. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI 2.1 STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Uygulama: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Kurum personeline ve yöneticilerine Ġç Kontrol Sisteminin tanıtılması hedeflenmiģtir. Kurumumuzda ni kurmak, iģletmek ve değerlendirmek yönetimin sorumluluğundadır. Bütün iģ, iģlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliği oluģturulması; Ġç Kontrol Sisteminin iģleyiģi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenmelidir. Yılda bir defa tüm personele uygulamaya geçildikten sonra eğitim ve bilgilendirme yapılmalı ve bu iģlem kayıt altına alınmalıdır. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Diğer toplantı ve seminerler için bu form kullanılabilir. olmalıdırlar Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek Uygulama: Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için zaman zaman bilgilendirme toplantıları düzenlemelidir. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayıģına sahip olarak, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı bir yönetim anlayıģına uygun bir çalıģma ortamı ve saydamlık sağlamalı ve bu konuda personele örnek olmalıdır Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde oluģturulan Etik Kurul "Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik te yer alan Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi ni düzenleyerek personele duyurulmasını ve imzalatılması sağlanır. Kurumda etik uygulamalarını değerlendirmek ve yönlendirmek üzere Üst yönetici tarafından en az 3 kiģiden oluģacak etik komisyonu kurulur. Kurulacak olan bu komisyon yapacakları iģ ve iģlemlerle ilgili sadece Üst yöneticiye karģı sorumlu olacaklardır. Ayrıca Üniversite içi yapılan çalıģmayla ortaya çıkartılan Üniversitemizin etik değerleri (DEDİKS006 Etik Kurallar 1, DEDİKS007 Etik Kurallar 2, DEDİKS008 Etik Kurallar 3) her bir personele imzalatılır. Uygun yerlere büyütülerek asılmalı ve web sayfalarında yayınlanmalıdır. Sayfa 6/216

25 2.1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Uygulama: Kamu görevlilerinin yetki ve kaynakları kullanırken kamu menfaatini ön planda tutmaları ve tarafsızlık, saydamlık, hesap verebilirlik gibi etik davranıģ ilkelerine uyulması açısından uygulama süreci izlenebilir ve faaliyetlerin tüm aģamalarının Ģeffaf olması amacıyla yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaģılabilmesi sağlanacaktır. Kurumumuzun belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak, hazırlanan raporlar düzenli olarak çeģitli iletiģim araçlarıyla kamuoyuna duyurulması sağlanır. Kurumumuzun faaliyetlerimizde daha sağlıklı, etkin ve etkili bir ortam için saydam ve Ģeffaflık içeren "ĠĢlem Süreçleri" oluģturulması sağlanır. Temel Süreçler, İş Akış Şemaları Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Uygulama : Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eģit davranılması için tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeģitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Kurulacak olan Etik Komisyonunun, Hizmetten yararlananların Ģikayet ve önerilerinin değerlendireceği bir sistemin geliģtirilmesi sağlanır. Şikayetler Prosedürü (PROİKS002) göre iģlem yapılır Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Uygulama: Ġdari ve Akademik tüm birimlerin her an hesap verebilir durumda bilgi ve belgelerini hazır bulundurmaları sağlanır, ayrıca Üniversite resmi internet sitesindeki yıllık birim faaliyet raporları vasıtasıyla bilgilerin doğruluğu takip edilir. 2.2 STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Uygulama: Kurumun misyonu belirlendikten sonra tüm personele duyurularak ve benimsenmesi sağlanır. nun misyon ve vizyonu bölüm 3.2 ve 3.3 de verilmiģtir Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Uygulama: Kurumun faaliyetlerine iliģkin süreç analizleri yapılır. Birimlere iliģkin belirlenecek olan görev, yetki ve sorumluluk tanımları ile mevcut görev, yetki ve sorumluluk tanımları karģılaģtırılacak, revize yapılması gerekenler ve tanımlanmamıģ görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanır. Sayfa 7/216

26 Bu çerçevede personele gerekli tebliğler yapılır. Bu görev tanımları iç kontrolle ilgili web sayfasında ve Yüksekokulumuzun organizasyon el kitabında yer almaktadır Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Uygulama : Birim personelinin görev dağılım çizelgesi oluģturulur, personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanır. ÇalıĢanların kendi yetki ve sorumluluklarını daha iyi anlayabilmeleri ve iç kontrolün iģlevinin ne olduğunu kavrayabilmeleri için, kurumdaki tüm birimlerin yetki ve sorumlulukları hakkında çalıģanlar bilgilendirilir. Görev Dağılımı Tablosu (FORİKS022) doldurulur Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Uygulama: Kurumun teģkilat Ģeması hazırlanır fonksiyonel, görev dağılımlı Ģemalar oluģturulur Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Uygulama: Birimlerimizin organizasyon yapısı, sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde oluģturulur. Kurumun birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun Ģekilde tasnif edilerek, eriģilebilir, güncel ve yeterli raporlama sistemleri çerçevesinde, etkin ve etkili kılınır Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Uygulama: Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlere iliģkin prosedürlerin belirlenmesi sağlanır. Belirlenen hassas görevlere iliģkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak duyurulması sağlanır. Hassas Görevler Tespit Formu (FORİKS061) ilgili birim tarafından doldurulur. Hassas görevlere iliģkin prosedürler ilgili kiģiye yazılı olarak duyurusu yapılır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Uygulama: Her birim yöneticisi biriminde oluģturulacak ndeki raporlama mekanizmalarını; izlenebilir, denetlenebilir, kontrol edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak Ģekilde raporlanabilir saydam bir ortam haline getirecektir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yıllık faaliyet raporları hazırlanır ve web sayfasında yayınlanır. Sayfa 8/216

27 2.3 STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesinin sağlanması için personele göre iģ değil iģe göre personelin atanması sağlanır. Yüksekokulumuz personel ihtiyacı idarenin amaçlarını gerçekleģtirecek doğrultuda mesleki ve teknik personel ihtiyacı belirler ve Rektörlük Makamına sunar. Yüksekokulumuz personelinin performanslarını iyileģtirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) göre yapılır Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi Ģekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınmalıdır. Personelin iģ ve eğitim durumu Eğitim/ Deneyim Tablosu(FORİKS022) iģlenir Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Uygulama: Görev tanımlarında belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalıģmalar yapılır Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Uygulama: Personelin iģe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde yapılacak düzenlemelerin personelin iģe alınması iletiģim araçlarıyla duyurulması sağlanacaktır. Belirli aralıklarla personelin eğitim gereksinimleri gözden geçirilmeli ve görev tanımları, iģe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları benimsenmelidir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) göre yapılır Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Uygulama: Üniversitenin eğitim ihtiyaçları analiz edilerek plan dahilinde eğitimler yapılacaktır. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) göre yapılır. Sayfa 9/216

28 2.3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. Uygulama: Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını, geliģtirmek üzere belirlenecek kriterler çerçevesinde her yılın aralık ayında ve yöneticilerin uygun göreceği diğer zamanlarda da değerlendirerek sonuçları gerekirse personelle karģılıklı görüģülür. Bu ĠĢlem Performans Değerlendirme Formu (FORİKS008) göre yapılır Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliģtirilmelidir. Uygulama: Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performansının arttırılması için çözümler üretilmeli gerekiyorsa çeģitli eğitim programlarına katılmaları sağlanır. Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilir. (Yayın teģvik, maaģ vs ) Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: Ġnsan kaynakları yönetimine iliģkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletiģim araçlarıyla duyurulacaktır. 2.4 STANDART - 4: YETKĠ DEVRĠ Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: ĠĢ akıģ Ģemalarında, kullanılması gerektiği belirtilen evrakı imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenecek ve durum ilgililere bildirilecektir. Her personelin iģ akıģı sırasındaki hiyerarģiyi bilmesi sağlanır. Gümüşhane Üniversitesi İç Kontrol Sistemi İş Akışı Çizim Standartları(DESİKS001) Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Sayfa 10/216

29 Uygulama: Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenir ve ilgililere bildirilir. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kiģinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılır. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır. olmalıdır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Uygulama: Kurumda yetki devri iģlemleri, hiyerarģi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kiģi veya kiģilere yapılmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Uygulama: Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akıģı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüģ sağlayacağı hususlarına yer verilir. 2.5 RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Uygulama: Kurumun, misyon ve vizyonunu oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacaktır. Stratejik planlama ve performans bütçeleme sistemiyle hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesi, operasyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karģılaģtırılması sağlanmalıdır. Sayfa 11/216

30 Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Uygulama: Yüksekokulumuzun gelecek yıllara iliģkin bütçeleri; hazırlanacak stratejik planda öngördüğümüz misyon, vizyon, amaç ve hedefler ile uyumlu olacak biçimde faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren yıllık performans programlarına dayalı olarak hazırlanacaktır Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Uygulama: Yüksekokulumuz tarafından hazırlanan birim performans programları Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı tarafından konsolide edilerek idare performans programı oluģturulacak ve üst yöneticiye iletilecektir Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Uygulama: Yüksekokulumuzun birim yöneticileri, faaliyetlerini ilgili mevzuat, hazırlanacak stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleģtirecektir Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Uygulama: Yüksekokulumuzu görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun Ģekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaģacaklardır Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Uygulama: Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak Ģekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir STANDART-6: RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Uygulama: Kurumun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kiģiden oluģacak risk belirleme ekibi oluģturulacaktır. Sayfa 12/216