EK BİLGİLER: 1) Entegre Vakıf Otomasyon Sistemi (EVOS): 2) Bilişim Teknoloji Sistemlerinin Modernizasyonu: 3) Mali Yönetim ve Muhasebe:

Transkript

1 EK BİLGİLER: 1) Entegre Vakıf Otomasyon Sistemi (EVOS): Kıbrıs Vakıflar İdaresi nin daha modern ve verimli çalışabilmesine oldukça yardımcı olacak olan yeni bir bilgisayar otomasyon yazılımı TC Başbakanlık Vakıflar Genel Müdürlüğü (TC VGM) tarafından özel olarak yaptırılmaktadır. Bu yazılım Taşınmaz, Kiralama, Banka Entegrasyonu, Vakıf Hasapları Yazılımı ve İnşaat Modüllerinden oluşacaktır. Yazılımın birinci modülü olan Taşınmaz modülü yazılmış olup bilgisayara yapılan KVİ Emlâk kayıtlarının Ahmet Dorukan tarafından kontrolleri yapıldıktan sonra sunucuya yüklenecektir. 2) Bilişim Teknoloji Sistemlerinin Modernizasyonu: Hazırlanmakta olan EVOS yazılımının, Muhasebe ve Bütçe yazılımının, hazırlanacak olan İnsan Kaynakları Modülünün, kiracıların KVİ web sayfası üzerinden kredi kartları ile gerçekleştireceği e-ödemelerin vs. Kurum içerisinde sorunsuz çalışabilmesine yönelik TC VGM Bilgi İşlem Müdürlüğü ile KVİ Bilgi İşlem Şubesi ortak çalışması sonucunda KVİ de bulunan mevcut sistem odası genişletilerek sunucu kapasitesi artırımına gidilmiştir. Yeni sunucular Şubat 2016 sonunda kurulumu tamamlanmış ve hemen ardından Güvenlik Duvarları kurulumu tamamlanıp devreye girmiştir. Personelin Kurum içi ve Kurum dışı iletişimde kullanacağı kurumsal e-posta servisi (Outlook) de kurularak uygulamaya geçmiştir. 3) Mali Yönetim ve Muhasebe: Mali Yönetim ve Muhasebe sistemi için yukarıda belirtilen hedefleri gerçekleştirmek üzere dıştan yeni bir muhasebe ve bütçe yazılımı alınması için YK onay vermiş ve tarihinde STRATEK Stratejik Teknolojiler Ltd. Şti. ile KVİ arasında hizmet alımı sözleşmesi imzalanmıştır. Bu yazılımın finansmanı TC Lefkoşa Büyükelçiliği Yardım Heyeti tarafından karşılanması hedeflenmiştir. Bununla ilgili çalışmalar TC Yardım Heyeti Muhasebe Uzmanı Orhan Kamış tarafından yürütülmektedir. Muhasebe yazılımı KVİ sunucularına yüklenmiş olup uygulamaya başlanmıştır. Hâlen eski muhasebe programı da kullanılmaya devam etmektedir. Tek Düzen Muhasebe Sistemine uygun Yeni Hesap Planı hazırlanmaktadır. Tamamlanmak üzeredir. Yeni sistem ile ilgili eğitimler tarihinde başlayacaktır. 4) KVİ Taşınmaz Mülkiyet Envanter Çalışmaları: Kıbrıs Vakıflar İdaresi nin mülkiyetinde, yönetiminde ve denetiminde bulunan KKTC ve Güney Kıbrıs ta bulunan tüm taşınmazların kayıtları bilgisayar ortamına kaydedilerek, özellikle taşınmaz mülkiyet envanteri belirlenmeye çalışılacaktır. KKTC de bulunan KVİ ye ait mazbut, Köy Cami Komisyonu ve tahsis taşınmazları ile mülhak taşınmazlarının bilgisayardaki kayıtları tamamlanmış olup Ahmet Dorukan tarafından kontrolleri yapılmıştır. Hâlen Güney Kıbrıs ta bulunan KVİ ye ait emlâkın bilgisayar programına kayıtları devam etmektedir. Ağustos 2016 sonuna tamamlanması hedeflenmiştir. 1

2 Bu çalışmanın sonunda Kurum a ait taşınmaz mal varlığı hakkında anında bilgi sahibi olunabilecektir. Bu çalışmaya paralel olarak Projede İstatistik ve Analiz Uzmanı olarak görev yapmakta olan Berk Arıkhan bugüne kadar bilgisayar ortamına girilen emlâk verileri üzerinde SPSS istatistik programını kullanarak çok kapsamlı analiz çalışmaları yaparak KVİ yönetimine sunmak üzere önemli raporları hazırlamaktadır. 5) Mevcut taşınmazların tapu kayıtları KKTC Tapu ve Kadastro Dairesi ile karşılaştırması: Mevcut taşınmazların tapu kayıtları KKTC Tapu ve Kadastro Dairesi ile karşılaştırılması, dolayısıyla gerekli düzeltme ve güncelleme yapılması yönünde Mayıs 2015 ten bugüne resmi girişimlerde bulunulmuş ve Lefkoşa Kaza Tapu Amirliğinde kütük defterlerinin incelenmesine devam edilmektedir. Ancak 3 ay öncesinde KKTC Cumhurbaşkanlığı bünyesinde kurulan Mülkiyet Komitesi nin istediği tapu bilgileri ile uğraşıldığından dolayı Kıbrıs Vakıflar İdaresi nin çalışmaları oldukça yavaşlamıştır. Çalışmalara yeniden hız kazandırmak için İçişleri Bakanı ndan randevu talep edilmiş, tüm Kazalardaki Tapu Amirliklerinde daha önceden Tapu Dairelerinde 2 yıl çalışmış olan eğitimli kişilerden oluşturacağımız ekiplerin geçici bir süreliğine çalışıp Vakıflara ait emlâkın ortaya çıkarılıp karşılaştırılmasının yapılabilmesi için izin talep edilecektir. 6) Kira Tahsilat İşlemleri: Kira tahsilat işlemleri banka aracılığıyla yapılarak İdare üzerindeki vezne yükü azaltılacak, personel emlâkın denetimi gibi daha işlevsel alanlara yönlendirilecektir. Bu konu ile ilgili olarak Kıbrıs Vakıflar Bankası ile Kıbrıs Vakıflar İdaresi arasında Kira Tahsilatı Protokolü 10 Mart 2016 tarihinde imzalanarak yürürlüğe girmiştir. Kıbrıs Vakıflar Bankası süratle gerekli yazılımı hazırlattırıp uygulamaya sokacaktır. Bu süreç için 3 ay gibi bir zaman öngörülmüştür (Haziran 2016 sonu). Kira tahsilatları Kıbrıs Vakıflar Bankası nın KKTC deki tüm şubelerindeki veznelerden ve ATM lerinden, ayrıca Kıbrıs Vakıflar İdaresi nin internet sayfasında oluşturulacak olan e-ödeme seçeneğinden herhangi bir kredi kartı ile gerçekleştirilebilecektir. 7) KVİ Kiralama Tüzüğü: Kurumun ihtiyacı olan kapsamlı, düzenli ve belirgin olacak olan yeni Kiralama Tüzüğü hazırlanmış olup incelenip, görüşülerek, onaylanması için Yönetim Kurulu na Kasım 2015 te sunulmuştur. Hâlen daha Yönetim Kurulu nda beklemektedir. 8) KVİ Yeniden Yapılandırma Projesi Kapsamında Yapılan Grup Eğitimleri Geribildirimi İşlenmiş konular; Deneyimsel Tasarım Öğretisi Nedir? İlkeleri, Amaçları ve Faydaları, İletişim Nedir? Ne değildir? (İç dinamiklerin güçlenmesi, güç kazanmanın önemi ve iletişimin bir güç olduğu, etkileme ile ilişkisi) 2

3 İletişimi Anlamak ( Her durum, kişi ve koşullara özgü iletişim- iletişimin tek tip olmadığı) İletişim Çeşitleri ( Algılama Aktarma Görsel, İşitsel ve Dokunsal detayları), Şiddet, Miktar Yönetimi ve Boyutları) Ego, İlüzyon, Zihnin filtreleri, İnsan Tanıma Sanatı 1 Temsil Sistemleri (Görsel, İşitsel, Dokunsal) İnsan Tanıma Sanatı 2 Meta Programlar, İnsan Tanıma Sanatı 3 Zihnin Kimyası İnsan Tanıma ve Gelişim Sağlama. Zıt yönde ilerleme çözüm geliştirme İletişim Stratejileri ( Anlama, Ahenk, Uyum, Mesaj ilet) İkna Stratejileri ( 3 Atak Tahrik, Talep, Tatmin) Pozitif Çalışma Becerileri ( Beklenti ve Bedel) Basite Disipline Olmak, Takım Çalışması Takım Sinerjisi Varlığında mı hissediliyorsun? Yokluğunda mı? İnsan Yetiştirme Becerisi Sunum Becerileri, Sahne ve Sunum Becerileri, Sunum Uygulamaları Gizzıt (İlişkiler Yasası) Tüm konular ilk aylarda üçer kez anlatıldı. Bir süre sonra gruplar ikiye düştüğü için ikişer kez anlatıldı. Her konu bir sonraki derste katılımcılar tarafından tekrar edildi ve konuların pekiştirilmesi sağlanmaya çalışıldı. Tüm çalışmalar sonrasında kişilere çalıştıkları işi ve bölümü sunum yapmaları ödev verildi. Bu ödev sonrası daha çok çalışıp sunumlarını geliştirmeye çalışanlar var. Bundan kaçmaya çalışanlar var. Eğer bunu tamamlarsak ortaya çok fazydalı bir şey çıkacak. Bu arada powerpoint kullanmayı bilmeyenlerin sayısı çok ve bu konuda bir talep oldu. Tüm eğitimler Şubat 2015 ve Ocak 2016 arası haftada bir gün özel tatil dönemlerinde ise iki haftada bir düzenlenmiştir. Bunlara ek olarak sadece yöneticilerle toplantı yapılmıştır ve onlara da yönetimsel bilgiler aktarılmıştır. Kendilerinden de geri bildirimler alınmıştır. Bu geri bildirimler daha önce iletilmişti. Eğitimler başlamadan önce Aralık 2014 ve Ocak 2015 tarihleri arasında tüm elemanlarla tekli ve departman bazında ön görüşmeler yapılmıştır. Bu görüşmelerde alınan bilgilere göre eğitim içeriği tamamlanmıştır. Eğitimler ayrıca bireysel koçluklarla da devam edilebilir. Problemleri olanlara bu şekilde de yardımcı olunabilir. Bir yıl boyunca eğitime katılan personel bulunduğu görevi ile 7 Nisan 2016 tarihinde KVİ Eğitim Salonunda tüm çalışanlara yönelik sunum yapılmıştır. Hazırlanan sunumlar işe yeni alanacak personele oryantasyon sürecinde ve dıştan gelen misafirlere de birimlerin tanıtılması amacıyla kullanılacaktır. Yeni dönemde çalışanlara yönelik kişisel gelişim amaçlı eğitimlere bu hafta başlanması hedeflenmiştir. İşlenecek konular aşağıdaki gibi planlanmıştır: 3

4 I. İletişim Ustalığı (8 günlük müfredat) a. İletişim Nedir? Ne değildir? b. İletişim çeşitleri? c. Gizzıt (gizemli zıtlıklar yasası) d. İletişim stratejileri e. İkna stratejileri f. İletişimde Beklenti g. İletişimde Olgunlaşma h. Üç Boyutlu İletişim i. Sahne ve Sunum Becerileri II. Takım Ruhu Takım Çalışması (2 gün) III. Başarının Aşamaları (2 gün) 9) KVİ Çalışanlarıyla ilgili genel değerlendirme: Vakıf çalışanları çok iyi çalışanlar ve çalışmayıp şikayet edenler olarak ikiye ayrılıyor. İyi çalışanlar eğitime de tam katılım gösterdiler. Öğrenmeye ve aldıkları bilgileri de işleri ile hayatlarında daha iyiye gitmek için kullanabiliyorlar. İyi çalışanların da şikayetleri çoktu ama aldıkları bilgilerden sonra daha etkin ve doğru tepkilerle çalışmaya devam ediyorlar. Eğitim insanların en ihtiyacı olan konu ancak uygulamalara da ihtiyaç vardır. İkinci grup yani şikayet edenler. Haklı oldukları yerler de var. Çok haksız oldukları yerlerde. Bu kişilerin bireysel çıkarlarına odaklanmaları ile alâkalı. Bu konuları da çok işledik. Kurumda bireysel değil grup çıkarı gözetilmeli diye. Ancak kişilerin yöneticileri de bu tarz olunca bilgi etkili olamıyor. Haksızlığa uğradığını düşünen ve birilerinin kayrıldığını düşünenler var. Siyasi müdahalelere genel olarak tepki var. Uygulamalardan kasıt ödül ve ceza yönteminin uygulanması. Eğitime tam katılım sağlayanlar, arada gelenler ve çok az gelenler var. Aktarılan bilgiler bir tasarım ve hedefe yönelik olarak veriliyor. O sebeple ara ara gelmek probleme yol açabiliyor. Eğitim verilen gruplar dışında da 3 kez yöneticilerle toplantı ve eğitim düzenlendi. Çalışan ve çalışmayan aynı kefede olunca şikayet ve problemler her zaman artar. Adalet bozulur. Çalışan da bir süre sonra bozulur. Bunun için denge oluşturmak şarttır. 10) İletişim Politikasının Belirlenmesi: Kıbrıs Vakıflar İdaresi Yeniden Yapılandırma Projesi kapsamında Kurum içi ve Kurum dışı iletişim politikasının belirlenmesinde yapılmakta olan çalışmalar aşağıdaki gibidir: Kurum içi iletişim politikasının belirlenmesinde Aralık 2014 ten itibaren Eğitim Uzmanı Aytül Bilen tarafından tüm çalışanlara 'Deneyimsel Tasarım Öğretisi' kapsamında 2015 yıl sonuna kadar süren eğitim verilmiştir. Eğitim konuları planlanmadan once kurumda grup koçluğu uygulanmıştır. Koçluk süresinde tüm personel ile görüşüldükten sonra analiz edilerek eğitim süreci ve konuları planlanmıştır. Bu uygulamanın amacı eğitimlerin ihtiyaca yönelik 4

5 olmasını sağlamak ve etkinliğini artırmaktır. Eğitimlerin genel amacı ise, Yeniden Yapılandırma Projesi kapsamında personelin de Kurum a olan inanç, bağlılık, takım çalışması, yöneticilik, liderlik, çözüm becerileri gibi özelliklerini geliştirmesidir. Ayrıca uyumlu ve işinde pozitif çalışanlar oluşmasına katkı sağlamaktır. Böylelikle kurum içi iletişim daha iyi sağlanarak yöneticiler arasında takım ruhu ve işbirliği de sağlanması hedeflenmiştir. Kurum dışı iletişim politikasının belirlenmesinde Aralık 2014 ten itibaren Projede Basın Koordinatörü olarak görev yapmakta olan Züleyha Karaman tarafından Kurum un vizyon ve misyonunun toplum tarafından doğru anlaşılması için basın ve medyada farkındalık yaratma çalışmaları yapılmaktadır. Bu bağlamda Kurum un gerçekleştirdiği her türlü hayır hizmeti, sosyal etkinlik, konferans gibi faaliyetleri basın ve medyada etkin bir şekilde yansıtılmaktadır. Böylelikle topluma katkısı olan, toplum tarafından saygın ve güvenilir bir Kurum imajının ülke genelinde bir marka haline gelmesi hedeflenmektedir. 11) Yönergeler: Yönetimin işini daha da kolaylaştırması amacıyla ilk kez Hayır ve Sosyal İşler Fonu Yönergesi ve Öğrenci Burs Yönergesi hazırlanmıştır. Bu yönergeler hazırlanırken TC. Başbakanlık Vakıflar Genel Müdürlüğü ndeki uygulamalardan da yararlanılmıştır. Bu yönergeler birer ilk olacağından bir an önce yürürlüğe girmesinde oldukça yarar görülmekte olup uygulama yapıldıkça zaman içerisinde gerektikçe düzenlemelerin yapılabilmesi mümkündür. Kasım 2015 te Yönetim Kurulu na incelenmek, görüşülmek ve onaylanmak üzere sunulmuş olup hâlen Yönetim Kurulu nda onaylanmak üzere beklemektedir. 12) Kıbrıs Vakıflar İdaresi İyilik Gönüllüleri Projesi: KVİ sosyal sorumluluk bilinci kapsamında ülkemizde hayır işi işlemek, iyilik yapmak isteyen gönüllü kişileri KVİ çatısı altında toparlayıp bir koordinasyon çerçevesinde fırsat yaratarak toplumun geneline eğitim, gıda, sağlık, sosyal ve diğer konularda ihtiyaçlı kişilere yönelik Karşılık beklemeden iyilik yapmak ruhuyla yardım yapmak. Böylece Kıbrıs Vakıflar İdaresinin vizyon ve misyonunu ülke geneline taşınmış olacaktır. Berk Arıkhan tarafından projelendirilen İyilik Gönüllüleri uzun vadede uygulanması ile gerek toplum içindeki iyilik gönüllüleri manevi yönden mutlu olacak gerekse ülkenin en ücra yerinde bulunan ihtiyaçlı kişilere de Kıbrıs Vakıflar İdaresi nin eli ulaşmış olacaktır. İzzet Atalay Proje Yöneticisi 5