TÜRKĠYE AĠLE HEKĠMLERĠ UZMANLIK DERNEĞĠ YÖNETĠM YARDIMCILIĞI VE TOPLANTI DÜZENLEME HĠZMETLERĠ ĠÇĠN TEKLĠF ÇAĞRISI

Transkript

1 TÜRKĠYE AĠLE HEKĠMLERĠ UZMANLIK DERNEĞĠ YÖNETĠM YARDIMCILIĞI VE TOPLANTI DÜZENLEME HĠZMETLERĠ ĠÇĠN TEKLĠF ÇAĞRISI DERNEK HAKKINDA BĠLGĠ Aile Hekimliği uzmanları ve uzmanlık öğrencilerinin uzmanlık kuruluşu olan TAHUD (Türkiye Aile Hekimleri Uzmanlık Derneği - Turkish Association of Family Physicians) 1990 yılından bu yana Türkiye de ve uluslararası platformlarda Aile Hekimliğinin temsilciliğini yürütmekte ve Aile Hekimliği disiplini ve uzmanlık alanının gelişmesi için çalışmalarına devam etmektedir. TAHUD bugüne kadar olduğu gibi, gelecekte de birinci basamakta çalışan hekimler için bir adres olma hedefini, Dernek tüzüğü doğrultusunda tüm sağlık çalışanları ve toplum için Aile Hekimliği ile ilgili güncel ve güvenilir bilgi kaynağı olma işlevini sürdürecektir. TAHUD üyelerinin belirlediği Dernek Yönetimi bu çalışmalarını Yeterlik Kurulu, Anabilim Dalları ve ġube Yönetimleri ile iģbirliği içinde ve Süreli Yayınlar, Kongre, Sempozyum, ÇalıĢtay ve diğer bilimsel toplantılarla yürütmektedir. TAHUD web sitesi yenilikçi yaklaşımı ile Derneğin çalışmalarına katkıda bulunmaktadır. TAHUD Aile Hekimliği uzmanlık öğrencileri ve uzmanlarından oluşan üyeleri ile birlikte tüzüğünde belirtilen aşağıdaki alanlarda çalışmalar yapmaktadır. Türkiye Aile Hekimleri Uzmanlık Derneği TAHUD, T.C. sınırları içerisinde tüm aile hekimliği uzmanları ve uzmanlık öğrencilerini (asistanlar) kapsamak üzere: a) Sağlık hizmeti alanında mesleğin yeri, önemi ve rolünü belirli hale getirmek, b) Aile Hekimliği uzmanları ve uzmanlık öğrencileri arasında dayanışmayı sağlamak ve geliştirmek; ekonomik sosyal ve mesleki sorunlarının çözümüne yönelik çalışmalar yapmak, c) Sağlık hizmetleri alanında, ülke gerçeklerini de göz önünde tutarak, sorunların çözümüne hizmet etmek, uzmanlık dalına yansıyan sağlık sorunlarını gündeme getirmek ve çözüm yollarını araştırmak, d) Üyelerinin kültürel, sanatsal ve bilimsel alanlarda daha katılımcı ve paylaşımcı olmalarını sağlamak, e) Aile hekimliği uzmanlık eğitiminin standartlarını belirlemek, mesleki eğitim programları geliştirmek, uygulanmasını izlemek ve değerlendirmek, f) Mesleki kariyer ve onuru korumak, aile hekimleri arasındaki veya aile hekimi hasta arasındaki ilişkiler ve hasta ve hekim hakları ile ilgili etik kodları belirlemek, kuralların uygulanmasını izlemek, kurallara uyulmadığı durumlarda gerekli girişimlerde bulunmak, g) Gelişen sağlık teknolojisinin getirmekte olduğu yeniliklerin üyelere tanıtılmasını sağlamak, uzmanlık eğitimi sonrası sürekli eğitim programları düzenlemek, standartlarını belirlemek, uygulanmasını izlemek ve değerlendirmek, h) Aile hekimliği uzmanlığı ve uzmanlık eğitimiyle ilişkili yasa, tüzük, yönetmelik vb. düzenleyici işlemlerin hazırlanmasında yardımcı olmak, mevzuatın aksayan yönlerini yasal yollardan dile getirmek, i) Aile hekimliği konusunda toplumu bilgilendirmek, toplum eğitimine yönelik çalışmalarda bulunmak amacıyla,

2 j) Demokratik esaslara dayalı, insan haklarına saygılı, Cumhuriyetin temel ilkelerine ve Atatürk devrimlerine bağlı, yasal çerçeve içinde faaliyet gösteren bir uzmanlık derneğidir. DĠĞER ORGANĠZASYONLARLA ĠLĠġKĠLER TAHUD, Türkiye de Aile Hekimliği Uzmanları nın üye olduğu tek uzmanlık derneğidir. Aile hekimliğinin uluslararası kuruluşları olan WONCA Europe ve Association of General Practice/Family Medicine of South East Europe un üyesidir ve daha önce her iki kuruluşun uluslararası kongrelerinden birini Türkiye de düzenleyerek ev sahipliği yapmıştır. ÜYELĠK TĠPLERĠ Derneğe asil ve fahri üye olunması mümkündür. Asil üye olabilmek için aşağıdaki paragraflardan en az birindeki koşulları karşılamak gereklidir: i) Aile hekimliği uzmanlık eğitimi veren yurtiçi veya yurtdışı bir kuruluştan aile hekimliği uzmanlığını almış ya da halen bu kuruluşlarda aile hekimliği uzmanlık eğitimini sürdürüyor olmak ve mesleğini icra ederken mesleki kusuru yüzünden meslekten men ya da ihraç edilmemiş olmak gereklidir. Uzmanlığını yurt dışında almış olanların uzmanlıkları Sağlık Bakanlığı nca onaylanmış olmalıdır. ii) Bir üniversitenin aile hekimliği anabilim dalı başkanlığını en az iki yıl yürüten ve başka bir anabilim dalında akademik görevi olmayan öğretim üyeleri, başvurmaları durumunda Merkez Yönetim Kurulunun kararıyla bulunduğu ilin bağlı olduğu şubeye asil üye olabilir. Fahri üye olabilmek için. Aile hekimliği ve Türkiye Aile Hekimleri Uzmanlık Derneği yararına çalışmalarda bulunan ve dernek çalışmalarına katılmaya istekli kişiler yönetim kuruluna şahsen başvurarak ya da 3 (üç) üyenin teklifi ile yönetim kurulu tarafından fahri üyeliğe seçilebilir. Fahri üyelerin oy kullanma ve dernek yönetim ve denetim kurullarına seçilme hakkı yoktur. BAġKANLIK YAPISI Merkez yönetim kurulu merkez genel kurulundan sonra derneğin en yetkili yürütme ve karar organıdır. Merkez genel kurulunca dernek üyeleri arasından seçilecek 7 asil ve 7 yedek üyeden oluşur. Üyelerin seçiminde gizli oy yöntemi kullanılır. Asil üyelerde boşalma olması halinde yedek üyelerden, aldıkları oy sayısına göre sıralanarak tamamlanır. TAHUD Merkez Yürütme Kurulu aşağıdaki üyelerden oluşmaktadır: Genel Başkan Genel Başkan Yardımcısı Genel Sekreter Genel Saymanı 3 Üye Merkez Denetleme Kurulu, merkez genel kurulu tarafından gizli oyla seçilir. 3 asil ve 3 yedek üyeden oluşur. TAHUD un Türkiye de yedi ilde şubeleri bulunmaktadır.

3 KONGRELER TAHUD, sınırlı kontenjanı olan eğitsel toplantılarının yanısıra, her yıl iki büyük bilimsel toplantı düzenlemektedir. Ulusal Aile Hekimliği Kongresi ve Güz Okulu Ayrıca WONCA, AGP/FM SEE gibi uluslararası Birinci Basamak Hekimliği Dernekleri nin Türkiye de düzenlenen toplantılarına ev sahipliği yapmaktadır. Gerçekleşmiş en yakın kongre, Nisan 2010 tarihleri arasında düzenlenmiş olan 2. Güneydoğu Avrupa Aile Hekimliği Kongresi dir. Gelecek Ulusal Kongre, 3-7 Kasım 2010 tarihleri arasında gerçekleştirilecek olan 9.Ulusal Aile Hekimliği Kongresi dir. YAYINLAR TAHUD un resmi yayın organı Türkiye Aile Hekimliği Dergisi dir. Ulusal süreli yayın türünde olan dergi üç ayda bir çıkar ve dört sayıda bir cilt tamamlanır. Derginin yayın dili Türkçedir. Yabancı yazarlardan gelen yazılar İngilizce yayınlanabilir. Derginin içeriğini Aile Hekimliğini ve birinci basamak sağlık hizmetlerini ilgilendiren tüm konular oluşturmaktadır. Dergi, araştırma makalelerini, olgu sunumlarını, derlemeleri, sürekli tıp eğitimine katkıda bulunacak yazıları, kısa raporları, başmakaleleri, editöre mektupları, önemli uluslararası belgelerin çevirilerini, yayın tanıtımlarını, yerli ve yabancı makale özetlerini kabul eder. Derginin editörlüğünü Doç. Dr. E. Zeynep Tuzcular Vural yürütmektedir. Türkiye Aile Hekimleri Uzmanlık Derneği (TAHUD) üyeleri dergiyi TAHUD kanalıyla edinebilmektedirler. Ayrıca bireysel ve kurumsal abonelik ve tek sayı edinmek için farklı ücretlendirmeler söz konusudur. YÜRÜRLÜKTEKĠ SÖZLEġMELERĠN ÖZETĠ TAHUD un şu an itibariyle, Derneğin üyeleri, sağlık çalışanları ve topluma yönelik eğitim projelerinin tasarlanması, geliştirilmesi ve bu projelerin prodüksiyonu düzenlemek üzere Sağlık Bahçesi ile sözleşmesi bulunmaktadır.. Ayrıca iletişim ve tanıtım faaliyetleri ile ilgili olarak İletişim Fabrikası ile bir sözleşme yapmıştır. 9. Ulusal Aile Hekimliği Kongresi nin organizasyonu ile ilgili olarak Edirne Şubesi adına Serenas Turizm ile bir sözleşmesi bulunmaktadır. HĠZMETLERĠN KAPSAMI Profesyonel Dernek Yönetim Hizmetleri (Association Management Services) kapsamında talep edilen servisler için Firmanın TAHUD üyelerinin ve yöneticilerinin kültürünü, isteklerini ve ihtiyaçlarını anlaması gerekecektir. Buna ek olarak, TAHUD Merkez Yürütme Kurulu ve TAHUD bünyesinde yönetici pozisyonundaki diğer kişiler, Firmadan muhatap olacakları tek bir kişinin olmasını ve

4 şirketin yüzü olarak tanıyacakları bu kişiyle iş yapmayı ummaktadır. Organizasyon yönetimi meseleleriyle ilgili olarak ideal durum bu olacaktır ve kongre yönetimi hususunda da aynısı beklenmektedir. Dernek yönetim hizmetlerinin 1 KASIM 2010 itibariyle başlaması istenmektedir. Kongre yönetim hizmetleri ise 2011 ve sonrası için istenmektedir kongresinin halihazırda toplantı yönetim organizasyonlarıyla sözleşmeleri bulunmaktadır Ulusal Aile Hekimliği Kongresinin bitimine kadar uzayacak 4 yıllık bir ilk sözleşme arayışı içerisindeyiz. DERNEK YÖNETĠMĠ 1. Genel Ofis a. TAHUD Merkez ofisi kullanılmaya devam edilecektir. Posta ve telefon çağrılarının takibinin, ilk aşamada bu ofisten, TAHUD un çalışanı tarafından yapılması sürdürülecektir. b. E-posta TAHUD un resmi yazışmalarında kullanması için oluşturulacak bir e-posta adresinin izlenmesi ve kontrolü yapılacaktır. 2. Kurul Toplantıları a. Toplantı yeri, davetiyeler, toplantı gündemi, odyovizüel ihtiyaçlar, yiyecek/içecekler dahil olmak üzere Merkez Yürütme Kurulu nun istediği sayıda toplantı düzenlemek b. Toplantılara katılmak (yüz yüze veya telekonferans aracılığıyla, TAHUD ve yönetim grubu arasında ekstra masraflar vb. gibi konularda karşılıklı mutabakata varılacak) ve tavsiye ve bilgi sağlamak c. Toplantı tutanağı tutmak ve dağıtmak d. Yönetim Şirketinin Faaliyetleri a. Tüm yazışma, belgeler, toplantı tutanaklarının vb. elektronik versiyonlarını saklamak b. Mali kayıtlar ve yasal belgelerin saklanması için depolanma alanı sağlamak e. Mali Yönetim a. Üç aylık mali bilanço hazırlamak b. Üyelik aidatları, konferans kaydı, abonelikler ve yayın hakkı gelirlerinden elde edilen geliri işlemek, kaydetmek, bankaya yatırmak ve saymanın onayı ile bütün faturaları ödemek. c. Bütçe geliştirme konusunda saymana yardımcı olmak, gelir ve giderlerin tam ve doğru olarak muhasebesinin tutulmasını sağlamak. d. Hesapların ve yatırımların durumunu izlemek ve rapor etmek e. Kredi kartı ekstresini işlemek f. Yıllık denetime hazırlanmak f. Üyelik Destek Hizmetleri a. Üyelik veritabanını dönüştürmek ve saklamak b. Üyelerin yıllık aidatlarını ve yedek fona yaptıkları katkıları faturalandırmak, makbuzların üyelere ulaştırılmasını sağlamak c. Üyelik rehberi oluşturmak d. Toplam üyeliği arttırmak için üyelik geliştirme hizmetleri sağlamak e. Üyelere e-postayla göndermek üzere aylık haber bülteni hazırlamak

5 g. Yayın Destek Hizmetleri a. Yayın sıklığını arttırmak bakımından derginin mali durumuna yönelik finansal inceleme yöntemi geliştirmek b. Üyelerin adres listesi ve abonelik durumları ile ilgili olarak dergi yayıncısı ile bağlantı kurmak h. Web Hizmetleri a. Web sitesi içeriğinin hazırlanması/geliştirilmesine destek vermek b. Derneğin web sitesini hazırlayan eğitim ajansı ile koordineli çalışmak. i. Sosyal ağ a. Sosyal ağ siteleri yoluyla üyelere erişim yöntemleri geliştirmek i. Duyurular hazırlamak ii. Üyelerden gelen geribildirimleri izleyerek MYK ye ulaştırmak iii. Derneğin iletişim firmasıyla koordineli çalışmak iv. Sosyal ağ üzerinden üyeler, diğer sağlık çalışanları ve topluma yönelik yürütülecek eğitim faaliyetlerinde Derneğin eğitim ajansı ile koordineli çalışmak b. İstenen haberleşme teknolojisi hakkında periyodik olarak üyeler arasında anket yapmak j. Diğer Kurul Destek Hizmetleri a. Toplantı gündemlerinin hazırlanması b. Toplantı duyurusunun kişisel mesajlarla toplantıya katılacak kişilere iletilmesi c. Konferans çağrılarının düzenlenmesi d. Toplantılara katılmak, tavsiye ve bilgi sağlamak e. Toplantı tutanağı tutmak ve dağıtmak k. Aşağıdakilere yönelik olarak tıp endüstrisi ile çalışma ortaklığı geliştirmek: a. Kongreler için fon bulma b. Genel TAHUD desteği c. Web sitesi desteği l. Bağlantılı tıbbi derneklerle çalışma ortaklığı geliştirmek a. Karşılıklı destek b. Araştırma/uzlaşı konferansı alanlarında işbirliği c. Ortak sempozyumlar KONFERANS/TĠCARĠ SERGĠ YÖNETĠMĠ 1. Yer Seçimi a. Gelecekteki toplantılar için yer araştırılması b. Fiyatların ve ücretlerin müzakere edilmesi c. Odaları, toplantı salonlarını, yerel tesisleri değerlendirmek için uygun dernek üyeleriyle konferans yerlerini ziyaret etmek üzere hazırlık yapmak 2. Sözleşme müzakereleri a. Otel odası fiyatları, Yönetim Kurulu üyeleri ve ana (Plenary) konuşmacılar dahil olmak üzere VIP lerin (ücretsiz) konaklaması b. Odyovizüel ekipmanlar, ek otel, işitme engelliler için hizmetler ve bir bilgisayar odası dahil olmak üzere sergi alanı.

6 c. Sonrasında çevrimiçi içerik haline getirmek üzere kongre ve bilimsel toplantıların video kayıtlarının yapılması d. Kongrelerden hazırlanan içeriğin, yeni yüz-yüze ve uzaktan eğitim etkinliklerinde kullanılmak üzere Derneğin eğitim ajansı ile koordineli olarak çalışmak. e. Kongre ve toplantı kayıtlarının güvenli bir ortamda saklanması ve gizliliğinin sağlanması 3. Konferans için zaman çizelgesi geliştirmek a. Program komitesi ile birlikte yapılır b. Oturumlar, konuşmacılar, komite toplantıları ile odyovizüel ekipmanların kullanım programlarının yapılmasını kapsar. 4. Program kitapçığı a. Programa genel bakış b. TAHUD komite üyeleri c. Son detaylı program i. Davetli konuşmaları ii. Serbest bildiriler iii. Sempozyumlar iv. Konsensüs konferansları v. Posterler vi. Uydu sempozyumları vii. Oturum moderatörleri d. Sosyal program e. Gelecek toplantı tarihleri ve yerleri 5. İlgili yerde çalışacak personel temin etmek ve denetlemek a. Özel etkinlikler için kayıt, yaka kartları, bilet temin etmek b. Sergi sahipleriyle sözleşme yapmak ve izlemek c. Ana (plenary) konuşmacılara yardım etmek, yön gösterim işaretleri hazırlamak, bir mesaj panosu temin etmek d. Konferans programı başkanı ve katılımcılarına yardım hizmeti vermek 6. Broşür geliştirme a. Tedarikçileri teşvik etmek üzere bir tanıtım broşürü hazırlamak b. Katılımı teşvik etmek üzere broşürler hazırlamak 7. Pazarlama ve tanıtım a. Türkiye Aile Hekimliği Dergisi ve diğer birinci basamak dergileri aracılığıyla kongrenin reklamını yapmak üzere yayıncıyla bağlantı kurmak 8. Bütçe geliştirme ve mali yönetim a. Kongrenin tamamı için bütçe hazırlama b. Oteller ve diğer servis sağlayıcılardan alınan ek hizmetler dahil olmak üzere toplantı yönetim organizasyonuna tahakkuk eden yönetim harcamalarının ve gelirlerin tüm kaynaklarının açık bir şekilde tanımlanması 9. Kayıt İşlemleri a. Kayıt materyallerini geliştirmek, erken kayıtları işleme tabi tutmak, e-postayla gönderilen hatırlatma mesajları yoluyla katılımcıları kayıt yaptırmaları için teşvik etmek b. Yerinde kayıtları işlemek, materyalleri, yaka kartlarını dağıtmak, ücretleri toplamak, kaydolan kişi sayısını takip ve rapor etmek 10. VIP Yönetimi. Seyahat, ücretsiz odalar ve havaalanına/havaalanından ulaşım için düzenleme yapmak 11. Özet gönderimini ve web tabanlı teknolojiyi kullanarak değerlendirmeyi yönetmek

7 a. Özet kitapçığının yayıncı tarafından basılmasını kolaylaştırmak üzere özet bilgisi hazırlamak 12. Sergi Yönetimi a. Büyük ve küçük ölçekli sergiler için alan satışı b. Endüstri sponsorluğundaki uydu sempozyumlarının organizasyonu TEMĠN EDĠLMESĠ VE SAHĠP OLUNMASI ZORUNLU ġartlar (E maddesi hariç) Bu teklif çağrısına yanıtınızın parçası olarak TAHUD aşağıdakileri temin etmenizi istemektedir: a. Sözleşme yapmaya yetkili FİRMA temsilcisi imza sirküleri b. Geçerli A grubu seyahat acentesi belgesi, c. TÜRSAB Üyelik belgesi, d. AMC Institute Üyeliği e. Kalite standardı belgesi ISO 9001, IATA belgesi, Firmanın uluslararası profesyonel kongre organizatörleri birliği IAPCO veya ICCA gibi kuruluşlara kurumsal bazda üye olduğunu gösterir belge (Önemli not: Bu belgeler, zorunlu değildir, ancak tercih nedeni olarak kullanılabilir) f. FİRMA ile ilgili broşürler g. Teklif dosyası TEKLĠFLERĠNĠZĠN DERNEK ADRESĠNE 20 EKİM 2010 tarihine kadar iletilmesi gerekmektedir. Teklif içeriği ve istenilen teklif formatı için zorunlu bir usül yoktur. ZAMAN ÇĠZELGESĠ Bu süreçte aşağıdaki zaman çizelgesi geçerli olacaktır: Tüm tekliflerin son alımı/kabulü 20 Ekim 2010 Tekliflerin İnceleme Kurulu tarafından değerlendirilmesi Ekim 2010 TÜRKĠYE AĠLE HEKĠMLERĠ UZMANLIK DERNEĞĠ MERKEZ YÖNETĠM KURULU