İnsan Kaynaklarının İşine Yarayacak EXCEL Uygulamaları

Transkript

1 İnsan Kaynaklarının İşine Yarayacak EXCEL Uygulamaları Verimlilik için ETKİN BİLGİ YÖNETİMİ

2 Başlarken Bu sunuşta 65 slayt var. Amacımız işinize yarayacak EXCEL uygulamaları konusunda sizleri bilgilendirmek Ayrıca şirketlerinizde EXCEL Kullanımı konusunda fikirlerinizi dinlemek istiyoruz.

3 Serkan ÖZGÖZ Eğitim Dokuz Eylül Bilgisayar Programcılığı Uludağ İktisat Otomotiv Ana Sektör Eğitmenlik Analist Programcı Yönetici 2003-Bugün Kurucu Eğitmen Danışman

4 Bilgi Sistemi ve Bilgi Yönetimi Strateji ERP Kullanıcı Becerileri İş-Bilgi Kültürü Teknik Alt Yapı Sistem ve Alt yapı Kullanıcılar ve Kültür

5 ETKİN BİLGİ YÖNETİMİ Mart 2003 te KOSGEB desteği ile kurulmuş eğitim ve danışmalık şirketi. Amacımız müşterilerimizde bilgi yönetim verimliliğine katkıda bulunmak. Bu amaçla kullanıcılar için eğitim, işletmeler için danışmanlık hizmetleri üretiyoruz.

6 Hizmetlerimiz Denetim Hizmetleri Yatırım Danışmanlığı Bilgi Yönetiminde Verimlilik IT Projeleri Yönetimi Kullanıcı Verimliliği İçin Eğitim Hizmetleri

7 Referanslarımız

8 Referanslarımız (otomotiv)

9 Şirketlerde EXCEL Kullanımı Kim Ne Kadar Biliyor? Kim Ne Kadar Kullanıyor?

10 Neden EXCEL Kullanıyoruz? ERP Sistemleri EXCEL Biriken Veriler Analiz Gerekleri Stratejik Yönetim Görselleşme İhtiyacı Hesap ve Analiz Yetenekleri Görsellik ve Grafikler Esneklik, Gelecek Ön Görüleri

11 2012 EXCEL Yönetici Anketi Her yıl kullanıcı profillerini belirginleştirmek amacıyla anketler düzenliyoruz yılında yaptığımız anketi Yöneticilere odakladık. Çünkü iş yaşamında ; programların verimsiz kullanımından, kötü analizlerden, yetersiz yada gecikmiş bilgiden en çok yöneticilerin ve karar vericilerin etkilendiğini düşünüyoruz. Anketimize 500 den fazla yönetici katıldı.

12 Katılımcıların Özellikleri Hepsi beyaz yaka. Hepsi karar verici durumda.

13 Günde Kaç Saat?

14 EXCEL Temel Beceriler

15 EXCEL İleri Seviye Beceriler

16 Kimler EXCEL Kullanıyor? Üst Düzey Yönetici Analiz Strateji Yönetimi Karar Verme Beyaz Yaka Operatörler Veri Girişi Analiz ve Raporlama Sunuş Orta Seviye Yönetici Veri Girişi Analiz ve Raporlama Senaryo Yönetimi Karar Verme Mavi Yaka Liderler Veri Girişi Görselleştirme Grafikler

17 İhtiyaçları Nedir? Durum Okulda görmüştüm. Kursa gitmiştim. Arkadaşlarımdan öğrendim. Yaparak kendim öğrendim. İhtiyaç Yaptığımız seviye tespitlerde verimlilik %28 ile %35 arasında. %70 i pratik bilgilere %65 i ileri seviye bilgi ve uzmanlığa ihtiyaç duyuyor.

18 Yetkinlikler Veri Yönetimi Temel Veri Yönetimi Bilgisi Doğru Tablo ve Veri Yönetimi Hesaplama ve Analiz Hesaplama Becerileri Analiz Yetenekleri Hızlı ve Pratik Kullanım Etkili Sonuç ve Karar Görsellik Sunuş

19 Eğitim Hizmetlerimiz Amacımız Verimlilik, Güvencemiz İçeriklerimiz Uygulamalı eğitim yapıyoruz. Öğrenme için uygulama önemli. Seviye tespit ve özel içerik bizim için çok önemli. Uygulanabilecek ve hemen işe dönecek bilgiler veriyoruz. Eğitim sonrasında desteklemeye devam ediyoruz. Eğitim verimliliğini ölçüyoruz.

20 Eğitim Hizmetlerimiz - 2 Odak Noktamız : Veri Analizi ve Raporlama Amaçlarımız : Yazılımların kullanım oranlarını iyileştirmek Veri analizi ve raporlama becerilerini geliştirmek Kullanım etkinliğini arttırmak Pratikliği arttırmak, hız kazandırmak

21 Eğitimlerimiz Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı Yöneticiler İçin İleri EXCEL Uygulamaları Excel Makroları İleri EXCEL Uygulamaları Üretimde EXCEL Kullanımı ve Veri Görselleştirme

22 Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı Analiz ve raporlama çok yönlü beceriler gerektiriyor. Veri ve analiz bilgisi EXCEL Becerisi Raporlama Bilgisi Sunu Becerisi Tüm bu becerileri barındıran 4 günlük bir eğitim tasarladık.

23 Veri Analizi ve Raporlama Uzmanı Kimdir? Veri, veri türleri, veri toplama şekilleri ve yöntemleri konusunda bilgilidir. Veri grupları, tablolar, çizelgeler, veri tabanları ve bunların eşleştirilmesi ve diğer teknik gereklilikler konusunda bilgilidir. EXCEL i tüm yönleriyle kullanabilir, bu konuda çevresindekileri geliştirebilir. Veri görselleştirme becerilerine sahiptir. Analiz ve raporlama tekniklerini bilir ve kullanır. Bilgi yönetimi, veri analizi, iş-süreç geliştirme konusunda kendi departmanında anahtar kullanıcı ( key-user) konumundadır.

24 Veri Analizi ve Raporlama Uzmanlığı Program Modülleri Modül 1 : Temel Veri Yönetimi Bilgileri - Veri Yönetim Disiplinlerini Anlamak Modül 2 : EXCEL Kullanımında Etkinlik Pratik ve Hızlı Kullanım Modül 3 : Uygulamalı Veri Analizi Becerileri Veri Yönetiminde Etkinlik Modül 4 : Raporlama ve Görselleştirme - Sonuçları Sunuşa Dönüştürme

25 İnsan Kaynaklarının İşine Yarayacak EXCEL Uygulamaları Pratik Yöntemler ve Analiz

26 İçerik İşinizi kolaylaştıracak birkaç öneri. Formüllere hakim olmak. Hücreleri ve tabloları görselleştirmek. Fonksiyonların gücü. Veri analizi araçları. Grafikler. İşe yarayan diğer araçlar.

27 İşi Kolaylaştıracak Birkaç Öneri Pratik bilgiler hız kazandırır.

28 İşi Kolaylaştıracak Birkaç Öneri En çok zamanı tabloları düzenlerken harcıyoruz. Bu sebeple; Farenizi doğru kullanın. Klavyeyi etkili kullanmak size zaman kazandırabilir. Sürükle bırak işlemi hızlı hareket etmenizi sağlar. Fırçayı etkili kullanın.

29 Farenizi Doğru Kullanın Hücre Seçme Doldurma Kutucuğu Farenizi doğru kullanmak size zaman kazandırır. Farenin hücre üzerinde 3 durumu vardır. Hücre kenarlarına iki kez tıklamak tabloda hareketi sağlar. Fare ile sürükle bırak yapmak eğlencelidir. Sürükle-Bırak

30 Klavyenin Gücü CTRL ve SHIFT Zaman Kazandırır. Hareket ve işaretlemede kullanılırlar. Tuş Kombinasyonu Yön tuşları SHIFT + Yön tuşları CTRL + Yön tuşları SHIFT + CTRL + Yön tuşları İşlev Aktif hücreyi değiştirir. İşaretleme yapar. Basılan yönde son dolu hücreye atlar. Basılan yönde son dolu hücreye kadar işaretler

31 Klavyenin Gücü -2 SPACE ( boşluk tuşu ) CTRL + A İle Tüm Sayfayı Seç Tuş Kombinasyonu İşlev CTRL + SPACE Bulunduğunuz sütunu seçer. SHIFT + SPACE CTRL + SHIFT + SPACE CTRL + A Bulunduğunuz satırı seçer. Tüm tabloyu etraftaki dolu hücreleri dikkate alarak seçer. Tüm Sayfayı seçer.

32 Sürükle-Bırak Fare sürükle-bırak durumunda ( hücre kenarında dört yönlü ok ) iken sol tuşa basılarak kaydırma yapmaya sürükle-bırak işlemi denir. Tuş Kombinasyonu Sürükle - Bırak CTRL + Sürükle - Bırak SHIFT + Sürükle - Bırak ALT + Sürükle - Bırak İşlev Taşıma işlemi yapar. Kopyalama işlemi yapar. Araya ekleme yada çıkarma yapabilirsiniz. Sürüklemeyi farklı sayfaya yapabilirsiniz.

33 Fırçayı Etkili Kullanın Fırça biçimlendirme yaparken en faydalı araç. İşlevi biçimleri kopyalamak. İki kez tıklamak fırçanın kilitlenmesini sağlar. Böylece istediğiniz biçimi birden fazla yere kopyalar, zaman kazanırsınız. ESC tuşu kilitli olan fırçayı serbest bırakır.

34 Formüller ve Sonuçları Yönetmek Verilerden emin olmadan analize başlanmaz.

35 Formüller ve Sonuçları Yönetmek Analiz için doğru hesaplama gerekir. Bu yüzden formüllere ve sonuçlara hakim olmalısınız Genel Kurallar Formül Kopyalama Özel Yapıştırma Sonuçları Denetleme Formülleri İzleme Adları Kullanma

36 Formül Yazarken = ile başlayın, eski alışkanlıklarınızı (gereksiz parantezler vb ) unutun. Matematiksel kurallara uymanız yeterli. Formülleri doldurmak için hücrenin sağ altına iki kez tıklatın. Formüllerinizi sadeleştirin. Formülleri kontrol edin.

37 Formül Kopyalama - F4 Tuşu Formülleri kopyaladığınızda EXCEL formülün içindeki referansları kopyaladığınız yere göre ayarlar. F4 tuşu kopyalarken gerekli referansları sabitlemenizi sağlar. $b$1 mutlak bir referans $b1 sütun kilitli bir referans b$1 satır kilitli bir referans b1 ise serbest bir referanstır.

38 Özel Yapıştır İle Tablo Yönetmek Özel yapıştır birçok işlevi olan faydalı bir araç. Kopyaladıklarınızın istediğiniz kısmını yapıştırabilirsiniz. Bir sabit sayı ile verilerinizi işleyebilirsiniz. Tabloda satır-sütun yer değişikliği yapabilirsiniz.

39 Sonuçları Denetleme Formüllerin sonuçlarını girdileri etkileyerek ayarlamak için Veri Menüsünde Durum Çözümlemesi Hedef Ara yı kullanın.

40 Değerlere Hakim Olmak Bu hücreyi değiştirirsem hangi hücreler değişir? Cevabı için Formül Menüsünde Formül Denetleme Etkilenenleri İzle yi kullanın. Etkilenenleri İzlemek bir değeri girdi kabul eden formülleri bulmanızı sağlar.

41 Formüllere Hakim Olmak Bu formül hangi hücrelerden etkileniyor. Cevabı için Formül Menüsünde Formül Denetleme Etkileyenleri İzle yi kullanın. Etkileyenleri İzlemek bir değeri girdi kabul eden formülleri bulmanızı sağlar.

42 Adları Kullanmak F3 tuşu Formülleri sadeleştirmek için hücre yada hücre gruplarını isimlendirebilir, bu isimleri formüllerinizde kullanabilirsiniz. F3 Tuşu ile tanımlı adları ekrana getirin. Ad kutusu, tabloları adlandırma ve yönetme gibi seçenekleri kullanın.

43 Sonuçları ve Tabloları Görselleştirmek Anlatmak istediğiniz veriler arasında kaybolur. Onu Gösterin.

44 Sonuçları Görselleştirin Artık çok verimiz var. Ve zamanımız az. Karar vermek için görsellik gerekli. Bu yüzden Veri görselliği için hücre biçimlerini kullanın. Tablo biçimlerini kullanarak biçimleri standartlaştırın. Koşullu biçimler görselliği destekler ve kolaylaştırır.

45 Hücre Biçimlerini Kullanmak EXCEL 2007 Hazır hücre biçimleri barındırır. Hücre biçimlerini kullanmak, hızlıca biçimlendirme sağlar. Böylelikle biçimler standartlaşır, biçimsel bir kültür oluşur.

46 Tablo Biçimlerini Kullanmak EXCEL 2007 Hazır tablo biçimleri barındırır. Tablo biçimlerini kullanmak, hızlıca biçimlendirme sağlar. Böylelikle biçimler standartlaşır, biçimsel bir kültür oluşur.

47 Koşullu Biçimlendirme Veri görselliğini koşullara göre otomatikleştirir. Aksiyon Sorumlu Yatırım Maliyeti Yıllık Beklenen Getiri Durum Tamamlanma Önem A Sarp OK 0 0 B Beren NOK 25 1 C Melisa OK 50 2 D Doruk NOK 65 0 E Berkay OK F Sarp OK 25 0 G Beren NOK 50 1 H Melisa OK 50 2 J Doruk NOK 75 0 K Berkay OK 25 1 L Sarp OK 50 0 M Beren NOK 25 1 N Melisa OK 50 2 O Doruk NOK 75 0 P Berkay OK 25 1

48 Fonksiyonları Gücü Her işin bir kolayı var!.

49 Fonksiyonların Gücü EXCEL de çeşitli kategorilerde 300 ün üzerinde fonksiyon bulunuyor. Fonksiyonları kullanmak güçlü sonuçlara kolayca ulaşmanızı sağlar.

50 Mantıksal Fonksiyonlar Bir konuda kararı EXCEL versin, şarta göre değeri yada sonucu belirlesin istersek EĞER fonksiyonu kullanırız. EĞER fonksiyonu Karar Verme EĞER(şart;öyleyse;değilse) // IF(şart;öyleyse;değilse) =IF(A2="PVC";0,10;0,12)*C2 A2 HÜCRESİ PVC'YE EŞİTSE 0,10, DEĞİLSE 0,12. =IF(A2<>"PVC";0,12;0,10)*C2 A2 HÜCRESİ PVC'YE EŞİTSE DEĞİLSE 0,12, EŞİTSE 0,10.

51 Tarihleri Yönetmek Sayılardan sonra en çok kullandığımız veri türü tarihler. Tarihleri yönetmek için tarih grubundaki fonksiyonlarını kullanırız. =WEEKDAY(A2;2) =WEEKNUM(A3;2) =DAY(A3) =MONTH(A3) =YEAR(A3) Tarihler Biçimsel Gösterim Haftanın Günü Hafta Numarası Gün Ay Yıl Sal Çar Per Cum Cmt Paz Sal Per Cmt Pzt Çar Cum

52 Serileri Kullanmak Tarihleri otomatik doldurmak için serileri kullanırız. Bir tarih yazıp doldurma kutucuğundan farenin sağ tuşuna basılı tutarak çekin. İstediğiniz seriyi doldurabilirsiniz. Tarih Serilerini Kullanmak

53 Metinsel Fonksiyonlar LEFT // SOLDAN Fonksiyonu LEFT( Hücre;karakter sayısı) RIGHT// SAĞDAN Fonksiyonu RIGHT( Hücre;karakter sayısı) MID // PARÇAAL Fonksiyonu MID( Hücre;başlangıç; karakter sayısı) LEN // UZUNLUK Fonksiyonu LEN (Hücre) Metinleri Ayrıştırmak Ürün Kodu Soldan Ayırma Parça Alma Sağdan Ayırma Uzunluk Bulma

54 Arama & Başvuru Fonksiyonları İki veri grubunu eşleştirmek için arama ve başvuru fonksiyonları kullanılır. En çok kullanılanı DÜŞEYARA fonksiyonudur. VLOOKUP // DÜŞEYARA Fonksiyonu VLOOKUP (aranan;veri tabanı;sütun;parametre)

55 Veri Analizi Araçları Büyük Verilerle Baş Etmek

56 Sıralama - Sort Verileri doğru sıralama verilere hakim olmanızı sağlar. EXCEL verilerinizin başlığını ve tablonuzun boyutlarını tanıyabilir. Birden fazla sıralama kriteri verilebilir. Kriterlerde renk kullanılabilir.

57 Filtre - Filter Sadece istediğimiz kayıtlara ulaşmamızı sağlar. Gelişmiş filtre, kayıtları başka bir yere kopyalamanızı sağlar. EXCEL renklere göre filtreleme yapabilir, veri tiplerine göre farklı seçenekler sunar.

58 Özet Tablo Pivot Table Verileri özetlemenin en kolay yolu. Oransal ve zamansal analizler yapılabilir. Esnek bir özetleme aracıdır. Özet tablonun grafiği çizilebilir.

59 Alt Toplamlar Sub Totals Listelerin analizinde ara toplamlar almanızı sağlar. İç içe alt toplamlar ile farklı fonksiyonlarda analizler yapılabilir. Gruplar arasında sayfa sonu ile çıktılar sayfalara dağıtılabilir.

60 Grafikler Grafik olmazsa olmaz.

61 Grafiklerle Çalışma EXCEL çok sayıda grafik tipini destekler. Grafikler eklendikten sonra kolayca düzenleme yapılabilir.

62 Grafik Öğeleri

63 İşe Yarayan Diğer Araçlar Genel Uygulamalar

64 İşe Yarayan Diğer Araçlar Doğrulama Kullanma Formülleri Koruma Sayfa Görünümlerini Yönetme Dosyalara Parola Verme

65 Sonuç EXCEL en çok kullanılan veri analizi programı. Kötü kullanım, kötü analiz, geç ve yetersiz bilgi demek. Bu konuda yapılacak bir gelişim planı Şirketinizin en pahalı kaynaklarında Günde 3 saatte yapılan işi 2 saatte tamamlamak, yani Zaman kazanma ve verimlilik demektir. Eğitime ayıracağınız küçük bir bütçe ile bilgi ve yetenek kalitesine yatırım yapın. Yatırımınızı eğitimden sonraki 1 hafta içinde geri alacağınızı garanti ediyoruz.

66 Sormak İstedikleriniz Teşekkürler