DOĞAKA GENEL SEKRETERLĠĞĠ ORGANĠZASYON YAPISI

Transkript

1 DOĞAKA GENEL SEKRETERLĠĞĠ ORGANĠZASYON YAPISI Merkezi Hatay da bulunan, KahramanmaraĢ ve Osmaniye illerinde de faaliyetlerini yürütmekte lan Dğu Akdeniz Kalkınma Ajansı Genel Sekreterliği; 5 Birim BaĢkanlığı, 3 Yatırım Destek Ofisi Krdinatörlüğü ve 1 Hukuk MüĢavirliği nden luģmakta lup rganizasyn yapısında yer alan birimlerimizin görev ve srumluluk alanları aģağıdaki gibidir: 1. Sektörel Destekler ve Prgramlama Birimi (SDP) Sektörel Destekler ve Prgramlama Birimi, Bölge nin eknmik, ssyal ve kültürel geliģmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araģtırmalar yapılması, yerel aktörlerin katılımı ile bölgesel ve sektörel bazlı plan ve prgramlar hazırlanması, yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iģbirliği ve kapasite geliģtirmeye yönelik çalıģmalar yapılmasından srumludur. Birimin faaliyet alanları aģağıda sıralanmaktadır; a) Hatay, KahramanmaraĢ ve Osmaniye illerinde bölge planı ve perasynel prgramlara yönelik, eknmik, ssyal ve kültürel geliģmeyi hızlandırmak ve rekabet gücünü artırmak için araģtırmalar yapmak veya yaptırmak, b) Kalkınma Bakanlığı krdinasynunda, Ulusal Kalkınma Planı ile uyumlu larak ve yerel aktörlerin katılımını da sağlayarak, Bölge Planını hazırlamak veya hazırlanmasını krdine etmek, c) Bölge Planında tanımlanan amaç ve önceliklerin bir veya birkaçının gerçekleģtirilmesine yönelik larak bölgesel perasynel prgramlar hazırlamak, d) Diğer birimlerle iģbirliği içinde, bölge planı ve bölgesel perasynel prgramlar ile uyumlu larak hazırlanacak desteklerin çerçevesini luģturmak, zamanlamasını ve mali desteklerin bütçe dağılımını planlamak, e) Ajansın yıllık çalıģma prgramı ve bütçesini diğer birimler ile krdineli bir Ģekilde hazırlamak ve mevzuatla belirlenmiģ mercilere sunmak, f) Diğer birimlerle iģbirliği içinde, Bölge Planı, bölgesel perasynel prgramlar ve destek prgramlarının değerlendirilmesine yönelik prgram ve prje düzeyinde perfrmans göstergelerini belirlemek, g) Ajansın 6 aylık Ara Faaliyet Raprlarını ve Yıllık Faaliyet Raprlarını hazırlamak, mevzuatla belirlenmiģ mercilere sunmak, h) Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında, ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iģbirliği ve kapasite geliģtirmeye yönelik çalıģmalar yapmaktır.

2 2. Prgram Yönetim Birimi (PYB) Prgram Yönetim Birimi (PYB), Sektörel Destekler ve Prgramlama Birimi tarafından hazırlanan Bölge Planı ve prgramlarına göre luģturulacak destek prgramlarının yönetiminden srumlu birimdir. PYB, tüm mali ve teknik destekler (Teknik Destek Prgramları, Dğrudan Faaliyet Desteği Prgramları, Güdümlü Prje Destekleri ve Prje Teklif Çağrısı ylu ile Mali Destek Prgramları) kapsamında, baģvuru rehberleri ve ilgili diğer dkümanların hazırlanmasından, baģvuruların alınmasına, destek almaya hak kazanan prjelerin/faaliyetlerin belirlenmesi ve baģvuru sahipleri ile sözleģmelerin imzalanmasına kadar lan sürecin uygulanmasından srumlu birimdir. Prgram Yönetim Birimi nin görev ve yetkileri Ģunlardır; a) Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini luģturmak ve güncellemek, b) Destek prgramları kapsamında, Kalkınma Ajansları Destek Yönetimi Kılavuzu nda belirlenen çerçeve içerisinde baģvuru kģullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek, c) Ptansiyel yararlanıcılara yönelik baģvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak, d) Dğrudan Faaliyet Desteği, Teknik ve Mali Destek uygulamalarına yönelik baģvuru rehberlerini hazırlamak ve Ajans internet sitesinde bu rehberleri sürekli güncel haliyle bulundurmak, e) Destek prgramlarının bölgede tanıtımı için gerekli tedbirleri almak, f) Ptansiyel baģvuru sahiplerine yönelik prje hazırlama eğitimleri planlamak ve uygulamak, g) Ptansiyel baģvuru sahipleri tarafından yöneltilen sruları, cevaplarıyla birlikte Ajans internet sayfasında Sıkça Srulan Srular (SSS) bölümünde yayımlayarak, herkesin aynı anda ve eģit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak, h) Prje baģvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak, i) Gerekli durumlarda, teklif çağrısına iliģkin düzeltmeler yapmak, j) Prje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek, k) BaĢvuruların değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek ve seçim sürecinde etkin rl ynamak, l) Bağımsız değerlendiricilerin perfrmanslarını değerlendirmek, m) Değerlendirme Kmitesince yapılan nihai değerlendirmeler snucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca naylanan destek almaya hak kazananlar ve kazanamayanların listesini kamuyuna ilan etmek,

3 n) Prje teklifinde bulunan baģvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme snucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek, ) Destek almaya hak kazanan prjelerin bütçelerini değerlendirmeler ıģığında revize etmek ve prje sahiplerini sözleģme sürecinden önce knu ile ilgili larak bilgilendirmek, p) Destek almaya hak kazanan prjelerin sahiplerini sözleģme imzalamaya davet etmek, q) Prje baģvuruları, değerlendirme süreci ve seçilen prjelerle ilgili temel verilerin Bilgi Sisteminde tutulmasını temin etmek, r) Destek almaya hak kazanan prjelere iliģkin gerekli bilgi ve belgeleri Ġzleme ve Değerlendirme Birimine devretmek, s) Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında, ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iģbirliği ve kapasite geliģtirmeye yönelik çalıģmalar yapmaktır. 3. Ġzleme ve Değerlendirme Birimi (ĠDB) Ġzleme ve Değerlendirme Birimi, Ajans tarafından hazırlanan plan ve prgramların ve desteklenen prjelerin izleme ve değerlendirilmesi amacıyla gerekli bilgilerin tplanması, analizi, bildirimi ve kullanılması hususunda çalıģmalar yapar. Destekleme faaliyetlerinin verimlilik, etkinlik, yaratılan etki ve sürdürülebilirliğinin düzenli aralıklarla takip edilmesini sağlar. Bu nedenle, hibe prgramı çerçevesinde desteklenen prjelerin uygulanması, izlenmesi, yasa ve usullere uygunluğunun kntrlü, hibe yararlanıcısının srunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir. Ġzleme ve Değerlendirme Birimi nin görev ve yetkileri Ģunlardır; a) Bölge Planı ve prgramlarının gerçekleģmesi amacıyla desteklenen faaliyet ve prjeleri izlemek, denetlemek, değerlendirmek ve snuçlarını Yönetim Kurulu ve Kalkınma Bakanlığı na bildirmek, b) Destek prgramlarının ve prjelerin değerlendirilmesine yönelik perfrmans/baģarı gösterge setinin belirlenmesine katkı sağlamak, c) Ajansın yürüttüğü prgramların, desteklediği prje ve faaliyetlerin ilerlemelerine yönelik değerlendirmeler yapmak, periydik değerlendirme raprları hazırlamak, bölgenin kalkınması bakımından yarattığı etki ve snuçları ile baģarı düzeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlendirmelerini yapmak, d) Kalkınma Bakanlığı ile krdineli bir Ģekilde, Ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kurallar, srumluluklar, kullanılacak belge ve frmların standartları, yararlanıcıların prje ve faaliyetlerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,

4 e) Desteklenen prje ve faaliyetler için tasarlanan Ġzleme Bilgi Sistemi nin krdinasynunu sağlamak, f) Ajanstan destek almaya hak kazanmıģ prje/faaliyet sahipleri ile imzalanacak sözleģmeleri hazırlamak ve sözleģme imzalanması sürecine aktif larak katılmak, g) Genel Sekreterce gerekli görülen prjelere ön izleme ziyareti yapmak, h) SözleĢmelerin imzalanmasını müteakip, sözleģme bilgilerinin dğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirmek ve yararlanıcı ile birlikte prje uygulamasına iliģkin bir yl haritası hazırlamak; prjenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı knusunda görüģünü Genel Sekretere bildirmek, i) Yararlanıcılara, prje/faaliyet uygulama ve satın alma usulleri, Ġzleme Bilgi Sistemi nin kullanımı, raprlama gibi knularda eğitimler vermek; bu amaçla bir Prje Uygulama Rehberi hazırlamak ve uygulamada yararlanıcılara karģılaģtıkları prblemlerin çözümüne yönelik destek vermek, j) Desteklenen prje ve faaliyetlere izleme ziyaretleri gerçekleģtirmek, k) Uygulama aģamasına geçmiģ prje ve faaliyetlerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaģılmasına yardımcı lmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleģme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak, l) Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve önleyici tedbirler almak, gerekiyrsa sözleģme değiģiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemeler vb. ile ilgili iģlemleri yapmak, m) Yararlanıcılar tarafından sunulan raprları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak ve yapılan harcamaların usule uygunluğunu denetlemek, n) Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında, ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iģbirliği ve kapasite geliģtirmeye yönelik çalıģmalar yapmaktır.

5 4. Ġdari ve Mali Ġşler Birimi (ĠMB) Ġdari ve Mali ĠĢler Birimi, Finans, Bütçe ve Satın alma, Ġdari ĠĢler ve Ġnsan Kaynakları fnksiynlarının bir araya gelmesinden luģmaktadır. Ġdari Mali ĠĢler Birimi nin görevleri Ģu Ģekildedir; a) Ġdari ĠĢlemler Ajans evraklarının kayıt altında tutulması, ArĢiv ve dkümantasyn yönetiminin sağlanması, UlaĢım, temizlik ve güvenlik hizmetlerinin düzenlenmesi ve gerçekleģtirilmesinin sağlanması, TaĢınır iģlemlerinin kayıt altına alınmasının sağlanması, DemirbaĢ sisteminin takibinin yapılması, Ajans hizmet binalarının ihtiyaçlarının belirlenmesi ve gerekli tedbirlerin alınmasının sağlanması, Yönetim Kurulu tplantılarının sekretarya iģlemlerinin yürütülmesi, b) Mali ĠĢlemler: Ajans bütçesinin hazırlanması, Gelirlerin tahakkuku ve tahsili iģlemlerinin yapılması, Aylık harcama prgramının hazırlanması, Ödenek takibinin yapılması, Giderlerin mevzuata uygun larak yapılmasının sağlanması ve muhasebeleģtirme iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi, Ajans mevduatının iģletilmesidir. c) Ġnsan Kaynakları: Hizmet içi eğitim prgramlarının belirlenmesi ve uygulanması, Ajansın insan kaynakları plitikasının belirlenmesi, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesinin sağlanması, Ajansın persnel alımı ile ilgili iģlerinin yürütülmesi, Ġdari iģlerin gerçekleģtirilmesi, Persnel özlük iģlerinin idaresidir.

6 5. Kurumsal Krdinasyn, Dış Ġlişkiler ve Tanıtım Birimi (KKB) Kurumsal Krdinasyn, DıĢ ĠliĢkiler ve Tanıtım Birimi; Ajansın Stratejik Planı çerçevesinde hazırlanan Stratejik ĠletiĢim Planı nın uygulama sürecini krdine etmek, Ajans ın uluslararası iliģkilerini geliģtirmek, kurumsal iletiģim faaliyetlerini gerçekleģtirmek, bilgi iģlem ve teknik altyapıyı güçlendirmek, iç ve dıģ iletiģim yeteneğinin geliģtirilmesi amacıyla kurumsal stratejik yönetim faaliyetlerinde bulunmak, kurumsal yönetim, iletiģim, tanıtım, iģbirliği ve bilgilendirme faaliyetlerini daha etkin planlamak ve yürütülebilmek için faaliyet göstermektedir. Kurumsal Krdinasyn, DıĢ ĠliĢkiler ve Tanıtım Birimi nin görevleri Ģu Ģekildedir; a) KURUMSAL STRATEJĠK YÖNETĠM; Ajansın tanıtım filmi hazırlamak ve iletiģimle ilgili her tür faaliyetin yürütülmesi, Tplantı, seminer, fuar, knferans, sempzyum v.b. rganizasynların planlanması/ krdine edilmesi, Medya takibi yapmak, Medya kuruluģları ile iģbirliğinin sağlanması, Ajansın basılı tüm kurumsal kimlik materyallerinin tasarımı, basımı, uygulaması ile ajansın görünürlüğünün sağlanması, Ajansın bilgi iģlem ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve tedarik edilmesi, Ajansın web sayfasını luģturmak, güncelliğini sağlamak ve ssyal medya hesaplarının aktif kullanımı knusunda bilgi iģlem persnelinin takip edilmesi, Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer dnanım birimlerinin srunsuz çalıģmasının sağlanması, güncelliğinin sağlanması ve bakımlarının yaptırılması, Genel Sekreterin randevu ve ziyaret prgramının düzenlenmesi ve knuya iliģkin gerekli iģ takibinin yapılması, Kalkınma Kurulu tplantılarının ön hazırlık, planlama ve snuç kısımlarının yürütülmesi, Genel Sekreterin gezi, tplantı, ikili iģbirliği ve kurumlar arası iģbirliği rganizasynlarının düzenlenmesi, Ajansta birimlerarası iletiģimi ve krdinasynun sağlanması, Ajansın tanıtım brģürleri hazırlanmasının birimler iģbirliğinde krdine edilmesi, Ajansta bireylerarası ve birimlerarası iletiģimin ve krdinasynun sağlanması, DOĞAKA Faaliyet Takvimi takip ve kntrl ederek güncelliğinin sağlanması, Kurumsal açıdan verimliliği artırıcı çalıģmaların yapılması,

7 b) DIġ ĠLĠġKĠLER; Ajansın uluslararası kuruluģlara lan üyeliklerinin krdinasynunun yapılması, Ajansın uluslararası alanda tanıtımına ve bilinirliğini artırmaya yönelik faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi, Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iletiģim iģbirliğini geliģtirmeye yönelik çalıģmalarda bulunulması, uluslararası iletiģimlerin kayıt altına alınması, Bölgesel geliģme hedeflerini gerçekleģtirmeye yönelik larak; kamu kesimi, özel kesim ve sivil tplum kuruluģları arasındaki iģbirliğinin geliģtirilmesi, rtak rganizasynların gerçekleģtirilmesi, Tanıtım ve iģbirliği içerisinde, ulusal ve uluslararası rganizasynlara katılmak ve rganizasyn değerlendirme raprunun hazırlanması, Türkiye nin katıldığı ikili veya çk taraflı uluslar arası prgramlara (AB Prgramları dahil) iliģkin ajansın diğer birimleri ile krdineli araģtırma ve inceleme çalıģmalarının yapılması, c) TANITIM VE HALKLA ĠLĠġKĠLER; Kurumun imajının ve ajansın tanıtımı için kurumsal plitikaların belirlenmesi, ajansın tanıtım ve iletiģimiyle ilgili her türlü faaliyetlerin yürütülmesi, Yurt içi ve dıģındaki diğer kalkınma ajansları ile tanıtım ve halkla iliģkiler faaliyetlerinin yürütülmesi, Ajans içinde birimler arası kurumsal rganizasyn planının yapılması ve krdinasynun sağlanması, Yazılı ve görsel medya takibi, basın/yayın ve halkla iliģkiler ilan takiplerinin yapılması ve knuya iliģkin Genel sekreterlik makamının bilgilendirilmesi, Ajansın basılı tüm materyallerinin tasarımı, basımı vb. knularının krdine edilmesi, d) BĠLGĠ ĠġLEM; Ajansta bulunan bilgisayar, yazıcı, diğer dnanım birimleri ve yazılımların srunsuz çalıģmasını sağlamak için gerekli önlemlerinin alınması, srunların giderilmesi ve bakımlarının yapılması, Ajans persnelinin yazılım ve dnanım ihtiyaçlarının tespit edilmesi satın alma durumu söz knusu lduğunda araģtırma yapılması, firmalarla bağlantı kurulması, teklifleri tplanması ve değerlendirilmesine yardımcı lunması,

8 Mevcut yazılımların ve dnanımların kullanıcılar tarafından dğru bir Ģekilde kullanılabilmesine yardımcı lunması ve bu knuda Ajans persneline gerekli eğitimlerin verilmesi, Bilgi güvenliğine iliģkin faaliyetlerin yürütülmesi, Tüm bilgisayarların internet bağlantılarının kurulması ve bilgi sistemleriyle ilgili altyapı srunu çıktığında ilk müdahalenin yapılması, Ajans web sayfasının birimlerden gelecek bilgiler iģbirliğinde luģturulması, güncellenmesi, düzenli ve sürekli çalıģmasının sağlanması, Ajansın birimlerine iliģkin basılı materyal, bülten ve diğer yayınlara iliģkin (kitap, kitapçık, billbard, vinil afiģ, davetiye (Kalkınma Kurulu ve Diğer Organizasynlar), web sayfası iģlemleri vb.) dizayn, kapak tasarımı iç sayfa tasarımı ve diğer tasarım faaliyetlerinin takip edilmesi, Ajansımızda yürütülmekte lan prje izleme ve değerlendirme, Kalkınma Kurulu tplantıları ve diğer rganizasynlara iliģkin ftğraf ve vide çekimlerinin yapılması, Ajansımız kurumsal kimlik materyallerine iliģkin çalıģmaların takip ve krdinasynunun yürütülmesi, Ajansımızdaki ve yatırım destek fislerindeki telefn santrallerinin kntrl ve takibinin yapılması, Ajansımızdaki güvenlik kamera sisteminin kntrl ve takibinin yürütülmesi, Yönetim Kurulu ve Seminer Salnları cihazlarını aktif tutmak, Vide Knferans Sisteminin, ajans bünyesinde kullanımda lan yazıcı ve faksların aktif kullanımının sağlanması, Ajans binası Jenaratör ve UPS sistemlerinin aktif tutulması (yakıt ve çalıģma bakımlarının kntrlü), Kmpanzasyn Sistemi ve Elektrik Santrali çalıģmasını takip ve kntrl edilmesi, Persnel GiriĢ ve ÇıkıĢ Kntrl sisteminin takibinin yapılması, Tplu SMS atımı, medya kurum ve kuruluģlarına haber gönderimi iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi, Persnel Takip Sistemi (yıllık izinler) sistem yöneticiliğinin gerçekleģtirilmesi, Televizynlar, Klima, Aydınlatma sistemleri gibi çalıģma takibinin yapılması ve teknik servis takibinin yapılması, Binanın tadilatlarında kntrlörlüğünün yapılması ve teknik servis takibinin yapılması

9 Yatırım Destek Ofisleri (YDO) Yatırım Destek Ofisleri (YDO), Bölge illerimizdeki iģ ve yatırım rtamının yerli ve yabancı yatırımcılara tanıtımı ve yatırımcılara yönelik teģvik mekanizmalarıyla ilgilenen birimlerdir. Kalkınma Ajansları Yatırım Destek Ofisleri Yönetmeliği tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiģtir. Söz knusu Yönetmelik kapsamında YDO ların baģlıca görev ve yetkileri Ģunlardır; a) Ġlin iģ ve yatırım rtamına iliģkin analiz, rapr ve strateji çalıģmaları yapmak/yaptırmak b) Ġlin iģ ve yatırım rtamına iliģkin envanter çalıģmaları yürütmek, c) Yatırımcıları kamu ve özel sektör tarafından merkezi ve yerel düzeyde uygulanan mali ve teknik destekler knusunda bilgilendirmek, d) Yatırımcıları yatırım sürecine iliģkin larak bilgilendirmek ve yönlendirmek e) ĠĢ ve yatırım rtamının geliģtirilmesine yönelik larak ilgili kurum ve kuruluģlarla rtak çalıģmalar yapmak, f) Yatırımları izlemek ve ilin iģ ve yatırım rtamını tanıtmak ve ile yatırımcı çekmek, g) Devlet yardımlarına iliģkin larak, ilgili mevzuatta belirtilen iģ ve iģlemleri yapmak, h) Yatırımcıların izin ve ruhsat iģlemleri ile diğer idari iģ ve iģlemlerini, ilgili makam ve merciler nezdinde snuçlandırmak üzere ajans yönetim kurulu adına tek elden takip ve krdine etmek, i) Bilgilendirme ve raprlama çalıģmaları yapmak ve kanunun 4. maddesine dayanılarak çıkarılan düzenlemelerde belirtilen iģ ve iģlemleri yapmak. Hukuk MüĢavirliği Hukuk MüĢavirliği nin yetki, görev ve srumlulukları Ģunlardır; a) Hukuki knu ve uyuģmazlıklarda Ajansa danıģmanlık yapmak baģta lmak üzere, Ajansın hukuki knuları hakkında görüģ bildirilmesi, b) Ajansın menfaatlerini kruyucu, anlaģmazlıkları önleyici hukuki tedbirleri zamanında almak ve anlaģma ve sözleģmelerin bu esaslara uygun larak yapılmasına yardımcı lunması, c) Davalarda, icra ve takiplerde gerekli bilgilerin hazırlanması, d) Taraf lduğu davalarda, icra ve takiplerde Ajansı temsil etmek veya Ajans tarafından hizmet alımı yluyla temsil ettirilen davaları takip ve krdine etmek üzere, Avukatlık ruhsatnamesine ve uzman persnel niteliklerine sahip kiģiler arasından bir kiģiyi, uzman persnelin istihdam usullerine uygun larak görevlendirilmesidir.