T.C. Resmi Gazete. Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğünce Yayımlanır. 7 Şubat 1994 PAZARTESİ. Bakanlığa Vekâlet Etme İşlemi

Transkript

1 T.C. Resmi Gazete Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğünce Yayımlanır Kuruluşu : 7 Ekim Şubat 1994 PAZARTESİ Sayı : YÜRÜTME VE İDARE BÖLÜMÜ Bakanlığa Vekâlet Etme İşlemi T. C. BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler 2 Şubat 1994 Genel Müdürlüğü B.02.0.PPG CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA Türkiye-Iran Karma Ekonomik Komisyonu (KEK) 12. Dönem Toplantısı'na katılmak üzere, 7 Şubat 1994 tarihinde iran'a gidecek olan Devlet Bakanı Cemil ERHAN'ın dönüşüne kadar; Devlet Bakanlığına, Devlet Bakanı Bekir Sami DAÇE'nin vekâlet etmesini yüksek tasviplerine saygıyla arzederim. Necmettin CEVHER Başbakan V. t TÜRKİYE CUMHURBAŞKANLIĞI 2 Şubat BAŞBAKANLIĞA İLGİ : 2 Şubat 1994 gün ve B.02.0.PPG sayılı yazınız. Türkiye-İran Karma Ekonomik Komisyonu (KEK) 12. Dönem Toplantısı'na katılmak üzere, 7 Şubat 1994 tarihinde İran'a gidecek olan Devlet Bakanı Cemil ERHAN'ın dönüşüne kadar; Devlet Bakanlığına, Devlet Bakanı Bekir Sami DAÇE'nin vekâlet etmesi uygundur. Bilgilerini rica ederim. Süleyman DEMİREL CUMHURBAŞKANI Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 1 Resmi Gazete Kodu : İçindekiler 64. Sayfadadır.

2 Sayfa : 2 RESMÎ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : Yönetmelikler Tarım ve Köyişleri Bakanlığından : Ulusal Gıda Kodeks Komitesi Yönetmeliği BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam, Dayanak Amaç Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı, Gıda ve Tarım Teşkilatı (FAO) ve Dünya Sağlık Teşkilatı (WHO) tarafından ortaklaşa kurulan ve merkezi Roma'da bulunan Gıda Kodeks Komisyonu (Codex Alimentarius Commission) çalışmalarına katılarak, komisyon tarafından hazırlanan Gıda Kodekslerinin Türkiye şartlarına uyarlanmasını sağlamaktır. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik Kodeks komisyonu (Codeks Alimentarius Commission) tarafından hazırlanan ve hazırlanmakta olan Gıda Kodekslerinin ülkemiz koşullarına uyarlanmasını sağlamak üzere yapılacak çalışmaları kapsamaktadır. Hukuki Dayanak Madde 3 Bu Yönetmelik; Tarım ve Köyişleri Bakanlığı'nın Kuruluş ve Görevleri Hakkında 441 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 10 uncu maddesinin (c) bendi ile 3046 sayılı Kanunun 37 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. İKİNCİ KISIM Kuruluş ve Organlar Komite Madde 4 Komitenin adı, "Ulusal Gıda Kodeks Komitesi" olup, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı bünyesinde oluşturulmuştur. Başkanlık Madde 5 Ulusal Gıda Kodeks Komitesi Başkanı, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Müsteşarı olup, sekreterya görevini, ilgili birimin Genel Müdürü yürütür. Üye Kuruluşlar Madde 6 Komite Üyeleri; Tarım ve Köyişleri Bakanlığı, Başbakanlık Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı, Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı, Dışişleri Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı, Çevre Bakanlığı, Türkiye Ticaret, Sanayi, Deniz Ticaret Odaları ve Ticaret Borsaları Birliği, Türk Standardları Enstitüsü Genel Sekreterliği, Ankara Üniversitesi Ziraat Fakültesi, Ankara Üniversitesi Veteriner Fakültesi, ODTÜ Mühendislik Fakültesi Gıda Mühendisliği Bölümü, Hacettepe Üniversitesi Mühendislik Fakültesi Gıda Mühendisliği Bölümü, Hacettepe Üniversitesi Sağlık Teknolojisi Yüksek Okulu, temsilcilerinden oluşur. Üye Kuruluşların Temsili Madde 7 Üye kuruluşlar, Ulusal Gıda Kodeks Komitesi çalışmalarına katılmak üzere iki yıllık süre için bir asıl bir yedek üye seçerler. Asıl Üyelerin toplantılara katılmaması halinde kuruluş yedek üye ile temsil edilir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 2

3 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 3 Görev ÜÇÜNCÜ KISIM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Madde 8 Ulusal Gıda Kodeks Komitesinin görevleri şunlardır; a) Gıda Kodeks Komisyonu (Codex Alimentarius Commission) tarafından hazırlanmış ve hazırlanmakta olan Gıda Kodekslerinin ülkemiz teknik, teknolojik ve hijyenik koşullarına uygunluğunu sağlamak. b) (a) bendinde belirlenen amaçla Gıda Kodeks Komisyonu (Codex Alimentarius Commision) çalışmalarına paralel alt komiteleri teşkil etmek. c) Gıda Kodeks Komisyonu (Codex Alimentarius Commission) tarafından hazırlanan tasarıların komitelerce incelenmesini sağlamak bu komiteler tarafından hazırlanan ve Ulusal Gıda Kodeks Komitesi'nce de onaylanan ülkemiz görüşlerinin oluşturulmasını sağlamak. d) Gıda Kodeks Komisyonu (Codex Alimentarius Commission) tarafından düzenlenen komite toplantılarına katılması gereken kurum, kuruluş ve kişileri belirlemek ve bu toplantılara katılan temsilcilerce hazırlanan raporları değerlendirmek. e) Gıda Kodeksleri ile gıda mevzuatımız ve gıda üretimimiz arasında uluslararası ticaret açısından, ülke ekonomisi ve sanayi yapısı göz önünde bulundurularak gerekli uyumu sağlamak. f) Alınan kararların üye kuruluşlara ve komite başkanlığınca uygun görülen ilgili diğer kuruluşlara iletilmesini sağlamak. g) Alt Komitelerin çalışma usul ve esaslarını belirlemek. Toplanma ve Karar Alma Madde 9 Ulusal Gıda Kodeks Komitesi yılda en az iki defa olmak üzere, ayrıca Komite Başkanlığının daveti üzerine gerekli durumlarda ve sürelerde üye kuruluş temsilcilerinin salt çoğunluğu ile toplanır. Gerekli durumlarda Ulusal Gıda Kodeks Komitesi Başkanlığının kararı ile ilgili uzman kişiler ve kuruluşlar da toplantıya çağrılabilir. Kararlar toplantıya katılanların oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde Başkanın oy kullandığı taraf çoğunlukta sayılır. Bütçe DÖRDÜNCÜ KISIM Mali Hükümler Madde 10 Ulusal Gıda Kodeks Komitesi'nin çalışmalarında, Başkanlıkça yürütülen faaliyetlerin gerektirdiği her türlü giderler Tarım ve Köyişleri Bakanlığı'nın bütçesinden karşılanır. Ayrıca bu çalışmalara taraf olan her türlü kurum ve kuruluş yaptığı harcamaları kendi imkan, kaynak ve bütçesinden karşılar.- Bu çalışmaların yürütülmesinde ihtiyaç duyulacak harcamalar ilgili kurum ve kuruluşların yürürlükteki mevzuat hükümleri dikkate alınarak Tarım ve Köyişleri Bakanlığı'nın koordinatörlüğünde düzenlenecek bir protokolle belirlenir. Yürürlükten Kaldırma BEŞİNCİ KISIM Çeşitli Hükümler Madde 11 5 Ağustos 1982 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Tarım ve Orman Bakanlığı Türk Milli Gıda Kodeks Komitesi Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük Madde 12 Sayıştay görüşü alınarak hazırlanmış olan bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 13 Bu Yönetmeliği Tarım ve Köyişleri Bakanı yürütür. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 3

4 Sayfa : 4 RESMİ GAZET E 7 Şubat 1994 Sayı: Adnan Menderes Üniversitesinden : Amaç ve Kapsam Adnan Menderes Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Madde 1 Bu Yönetmeliğin amaca, Adnan Menderes Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, uygulama ve idarî tüm birimlerinde bulunan arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, berhangibir nedenle bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, ulusal yararlara uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Bu Yönetmelik Adnan Menderes Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, uygulama ve idarî tüm birimlerini kapsar. Tanımlar Madde 2 Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup birinci maddede belirtilen Adnan Menderes Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve üniversite tarafından saklanması gereken Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikâl etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihî, hukukî, idari, askeri, iktisadî, dinî, ilmî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, belirlemeye yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları, elektronik kayıt ortamları ve bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik Malzeme: Yukarıda bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi özelliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet özlük ve sicil dosyalarını ve üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Uluslararası kuruluşlarla imzaladığı protokol ve anlaşmaları, c) Üniversite: Adnan Menderes Üniversitesi'ni, d) Rektörlük: Adnan Menderes Üniversitesi Rektörlüğü'nü, e) Rektör: Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü'nü, 0 Üniversite Arşivi: Üniversitenin merkez teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi, g) Birim Arşivi: Üniversitenin tüm birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini, Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 4

5 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : S h) Birimler: Üniversitenin akademik ve idari teşkilât semasında gösterilen fakülte, yüksekokul, enstitü, araştırma ve uygulama merkezleri ile daire başkanlıkları ve Rektörlüğe doğrudan bağlı diğer kuruluşları, ı) Alt Birim: Bu maddenin h bendinde belirtilen birimlere bağlı alt birimleri, ifade eder. Koruma Yükümlülüğü İKİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Üniversite ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Madde 3 Üniversite birimleri, - arşivlerinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Rektörlükçe belirlenecek birimler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın zararlarına karşı gerekli önlemlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde sürekli çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyasal maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu önlem olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için derece arasında) tutulmasından, sorumludur. Görev ve Sorumluluk Madde 4 Üniversite Arşivi hizmet ve faaliyetleri Genel Sekreterin gözetim ve denetiminde, arşiv konusunda eğitim görmüş yöneticiler, arşivciler, uzmanlar, teknisyenler ve büro personelinden oluşan ayrı bir birim tarafından yürütülür. Birim arşiv hizmetlerinin bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülmesi, Üniversite Genel Sekreteri tarafından denetlenir ve Rektörlüğe gereken önerilerde bulunulur. Üniversite Arşivi ve Birim Arşivleri Madde 5 Rektörlük merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Üniversite Arşivi", Üniversite birimlerinde ise belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivi" kurulur. Saklama Süresi Madde 6 Arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Üniversite Arşivinde yıl süre ile saklanır. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 5

6 Sayfa : 6 RESMÎ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : Arşiv Malzemelerinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı Madde 7 Arşiv malzemesi her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu tür malzemenin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün isteği üzerine Başbakanlıkça verilir. Arşiv Malzemesinin Gizliliği Madde 8 Birimlerin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Üniversite arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararlaştırılır. Arşivlerden Yararlanma Madde 9 Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce de yerinde incelenebilir. Yararlanma ve Usul Esasları Madde 10 Üniversite arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında 18/9/1989 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı uygulanır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Birim Arşivi işlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 11 Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerince gözden geçirilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. Ayırım işlemlerinden sonra, birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) işlem yılı (oluştuğu yıl), c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak istisnai bir kural olarak, sicil ve özlük dosyalan, kurum sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır. içerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur. Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Uygunluk Kontrolü Madde 12 Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar veya eksiklik olup olmadığına, Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 6

7 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 7 b) Bir aidiyet içerisinde, aynı özellikte birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasörler ve dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) işlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili alt birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince birlikte yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri Madde 13 ilgili alt birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, bir sonraki takvim yılının Ocak ayı içerisinde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın belirlenmesinde, birim arşivince ilgili alt birimler arasında görüş birliği sağlanır. Malzemenin bu şekilde belirlenip, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birimlerin amirlerine aittir. Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme Madde 14 Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili alt birimlerde saklanır. (Rektörlükçe yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç.) Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 15 Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme alt birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresi sonunda Üniversite arşivine aynı düzende teslim edilir. Üniversite birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ancak, bu işlem Aydın dışındaki Üniversite kampüslerindeki birim arşivlerinde kurulacak Ayıklama ve imha Komisyonu kararıyla yapılabilir. Bu işlemden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 21 inci madde hükümlerine göre yapılır. Üniversite Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Devredilmesi Madde 16 Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme " Üniversite Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile Üniversite arşivine devredilir. Birim Arşivinden Yararlanma Madde 17 Biriminden, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinde izleme föyü düzenlemek ve birim amirinden izin alınmak suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alman dosya inceleme sonunda geri verilir. Uygunluk Kontrolü DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Üniversite Arşivi işlemleri Madde 18 Üniversite arşivine devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Yürütme ve İdare Bölûmıl Sayfa : 7

8 Sayfa : 8 RESMÎ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : Üniversite Arşivinden Ayıklama ve imha Madde 19 Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin S inci bölümündeki hükümlere göre yapılır. Üniversite arşivinde yapılacak kesin tasnif 21 inci maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, Üniversite arşivinde saklanmasına gerek görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama Madde 20 Ayıklama ve imha işleminden sonra Üniversite arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Adnan Menderes Üniversitesi Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga uygulanır. Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 21 Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen oluşum ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarını), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri Şu Sıraya Göre Yapılır: a) önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma İşlemi Üniversite akademik ve idari teşkilat şemasına göre yapılır. Kesin tasnif, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. b) Üniversite arşivindeki arşivlik malzeme teşkilat şeması dikkate alınarak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılacak görüş birliği sonucu düzenlenecek olan kodlama plânı ve esaslarına göre kodlanır. Kodlama Esasları Kurum kodu, (Rektörlük için belirlenen kod) Birim kodu, (Daire Başkanlıkları ile Rektörlüğe bağlı diğer birimler için belirlenen kod) Alı Birim kodu, (Birimlerin alt birimleri için belirlenen kod) Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer Rektörlükçe ayrıca dosyalama sistemi kabul edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır.) Ayrıca kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında; Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf ve rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır. Yeni kurulan birim ve alt birimler için kod belirlenirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir. Evrakın eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir. c) Ayırımı yapılan evraktan, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evraktan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına engel olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyle kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar l'den başlamak üzere sıra numarası alır. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 8

9 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 9 Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra birimleri belirlenmiş olan evrak kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır. Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olamayan evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olan evraklar ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) Ayırma neticesinde, evrakın ait olduğu birimler için daha önceden belirlenmiş kodları içeren, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek-1) evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aym damganın "Kutu ve Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. "Kutu Numarası" bölümüne, evrakın dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. "Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü vererek bir "Dosya tçerik Döküm Formu" (Ek-2) konulur. g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3) "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir. Ayrıca hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde "işlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakın almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır. h) Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır. i) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envarteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün içeriği hakkında özeli çıkarılıp fişlenir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 9

10 Sayfa : 10 RESMİ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları taşıyan arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif plânına uygun olarak bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çakardır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses, bilgisayar kütükleri ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi özel sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Envanterinin Çıkarılması Madde 22 Üniversite arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak için envanterleri çıkarılır. Üniversite Arşivinden Yararlanma Madde 23 Üniversite arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 9, 10 ve 17 nci madde hükümleri uygulanır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Madde 24 Üniversite arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzemeler "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzeme" şeklinde ayrılır. Hazırlanacak devir listeleri (veya Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu (Ek-5), varsa kayıt defterleri ile) Rektörün Onayından Sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Devir-Teslim ve Envanter Formunun bir örneği Üniversite arşivinde saklanır, bir örneği de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversitenin elinde kalacağı, Rektörlüğün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce kararlaştırılır. Üniversite Rektörlüğünün kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi bu Yönetmeliğin 3 üncü maddesi hükümlerine göre saklanır. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 25 Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak bu form üzerindeki; a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b. olduğu, c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin olduğu yıl, d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de dosya numarası, e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih, g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı, YUrÜIme ve İdare BolUmü Sav fa : 10

11 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 11 h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.), ı) "Konusu" bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) "Adedi" bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik v.b. gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. BEŞİNCİ BÖLÜM Saklanmasına Gerek Kalmayan ve tmha Edilecek Malzeme ile Ayıklama ve tmha Komisyonları tmha Edilecek Malzemenin Tesbit ölçüsü Madde 26 Güncel işlemlerde fiilen rolü bulunan, belli süreler saklanmaları kanun ve diğer mevzuatla tayin olunan (özel mevzuat hükümlerine göre belirli süre saklanmasına gerek görülen) malzemeler, bu Yönetmeliğin 27 nci maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer alsalar dahi, mevzuatın tayin etliği süreler dahilinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme Madde 27 Aşağıda sayılan evrakın ayıklanmasına, saklanmasına ve imhasına, Ayıklama ve tmha Komisyonu karar verir. Bu malzemeler şunlardır: a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları, b) Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç), d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (Anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), 0 Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, g) Esasa ilişkin olmayıp, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, ğ) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerinin fazla kopyaları, h) Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı, ı) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge, genel mektup v.b. fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili görüş yazılarının, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri, i) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon birimlerine mâl edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve saklanmasına Vlırutme ve İdare Bölümü Sayfa : 11

12 Sayfa : 12 RESMÎ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : gerek görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım olanağı kalmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, j) Demirbaş, mefruşat ve benzeri istekler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, k) tşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 1) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, n) Kanun, tüzük ve yönetmelikler gereği belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma süresini doldurmuş bulunan yazışmalar, o) isimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayet yazılan, ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler kapsamında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüş bilgi verme yazıları, r) Sınav duyuruları, başvuruları, tutanakları, yazılı kâğıtları, sonuç yazılan ve duyuru cetvelleri, s) Görev istekleri ve cevap yazılan, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar, ş) Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, t) Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevapları, u) Yararlanılması, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, ü) Güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler, v) Bunların dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden oluşan delil olma niteliği taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan ve saklanmasına gerek görülmeyenler. Yukarıda sayılan malzemeler bir örnekleri saklanmak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir. Üniversite Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve tmha Madde 28 Birim arşivinde bulunan, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası üniversite arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Üniversite Arşivi Ayıklama ve tmha Komisyonu, çeşitli sebeplerle zamanında bu arşive intikal ettirilmeyen ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi üniversite arşivine teslim ettirir. Ayıklama ve tmha Komisyonlarının Oluşumu Madde 29 Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Rektörün onayı ile, "Üniversite Arşivi Ayıklama ve tmha Komisyonu" kurulur. Üniversite Arşivi Ayıklama ve tmha Komisyonu, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya üniversite arşivi sorumlusunun başkanlığında üniversite arşivinde görev yapan iki memur ile malzemeleri ayıklayacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönelimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki eleman olmak üzere 5 kişiden oluşur. Üniversite bünyesindeki kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin sorumlusu veya görevlendireceği kişi de bu komisyona doğal üye olarak katılır. Rektörlük dışındaki kampuslar için aynı yöntemle ayrıca "Ayıklama ve tmha Komisyonu" oluşturulur. Ayıklama ve tmha Komisyonunun Yetki ve Sorumlulukları Madde 30 Kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her lürlü malzemenivı imhası Ayıklama ve tmha Komisyonu kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 33 üncü maddesi hükümleri saklıdır. Ayıklama ve tmha Komisyonunun Çatışma Esasları Madde 31 Ayıklama ve tmha Komisyonu, her yıl Mart ayı başında çalışmaya başlar. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 12

13 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa: 13 Komisyon, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutar. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde komisyon başkanının oy verdiği tarafın karan esas alınır. Ayıklama ve Tasnif Madde 32 Ayıklama ve tmha Komisyonunca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, niteliği, aidiyeti içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. tmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması Madde 33 tmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, niteliği, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır, tmha listeleri, Ayıklama ve tmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Ayıklama ve tmha Komisyonunca hazırlanan imha listeleri, Rektörün onayı ile kesinlik kazanır. tmha Şekilleri Madde 34 tmha işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır; a) Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü'ne (SEKA)'ya gönderilmesi ve SEKA'nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir. Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması sakıncalı olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinalarla okunamayacak şekilde kıyılması şarttır. Bu hususun yerine getirilebilmesi için, üniversite arşivi emrine teknik donanım sağlanır. b) SEKA 'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan veya ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı Devlet thale Kanunu veya özel mevzuat hükümlerine göre, sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel kişilere ihale edilebilir. tmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 35 tmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanılabilecek durumda bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. İmha Tutanağı Madde 36 imha işlemi düzenlenecek iki nüsna tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak Ayıklama ve tmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 37 İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi Üniversite arşivinde saklanır. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile işbirliği Madde 38 Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü istenebilir. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yasal Dayanak Madde 39 Bu Yönetmelik 16/5/1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" esasları çerçevesinde düzenlenmiştir. Madde 40 Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak Üniversite ve birim arşivleri için yetkililer gereken önlemleri alırlar. Madde 41 Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Geçici Madde 1 Üniversite arşivi için yeterli yer sağlanıncaya kadar bu Yönetmelikte sözü edilen ayıklama ve imha işlemleri Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından birim arşiv/erinde gerçekleştirilir. Yürürlük Madde 42 Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 43 Bu Yönetmelik hükümlerini Adnan Menderes Üniversitesi Rektörü yürütür. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 13

14 Sayfa : 14 RESMÎ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : EK : 1 Arşiv Yer Damgası (Evrakın arka yüzüne) v v v v v v v~ 1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm 2 cm 1,5 cm 1,5 cm 1 cm 1 Kurum kodunun yazılacağı bölüm (Rektörlük) 2 Dirim kodunun yazılacağı bölüm (Daire Başkanlığı) 3 Alt birim kodunun yazılacağı bölüm Müstakil Müdürlük 4 Hizmet türü kodunun yazılacağı bölüm (Rektörlük) (Daire Başkanlığı) (Müstakil Müdürlük) (Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacakur. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip bu numaralar Ek 3'Un 8 inci hanesine yazılacaktır.) 5 Kulu sıra numarasının kaydedileceği bölüm 6 Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm YUrütmc ve İdare Bölümü Sayfa : 14

15 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 15 T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ DOSYA İÇERİĞİ DÖKÜM FORMU EK : 2 Sıra No. Tarih Sayı K o n u s u Adedi Açıklamalar 1 YUrUtme ve İdare Bölümü Sayfa : İS

16 Sayfa : 16 RESMİ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : EK : 3 Etiket (Kutu veya Klasörün Sırt Kısmına) Üniversite kodu 2 Birim kodu 3 Alt birim kodu 4 Hizmet türü kodu 5 Kutu veya klasör sıra numarası 6 Dosya sıra numarası 7 İşlem yılı 8 Evrakların müteselsil sıra numarası ( şeklinde) 9 Yıl grupları YUrülme ve İdare Bölümü Sayfa : 16

17 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa: 17 EK : 4 Arşiv Kutusu 12 cm. Kulunun etiket ve kulp kısmından garanti}. NOT: Kalın mukavva ve turnadan yapılmıı olan trpv kutucraun teri ılyah ve lacivert cik beri veiçi de kaplık kartonla kaplanacak. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 17

18 Sayfa : 18 RESMİ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : EK : 5 T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERStTESİ REKTÖRLÜĞÜ ARŞİV MALZEMESİ DEVİR - TESLİM VE ENVANTER FORMU Birim : Dönemi : Türü tslem Yılı in z 1 s tslem Tarihi Sayısı G. A, Y, Teşkilat Kodu Kutu Dosya -s s 3 8 Konusu.a ü Evrak o o Adedi Açıklamalar Sıra No Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : İS

19 7 Şubat 1994 Sayı: RESMİ GAZETE Sayfa : 19 Kafkas Üniversitesinden : Amaç ve Kapsam Kafkas Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Lisansüstü Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 1 Bu Yönetmelik, Kafkas Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından yürütülen Lisansüstü öğretimi düzenler. Madde 2 Lisansüstü öğretim, lisans öğretimine dayalı yüksek lisans ve buna dayalı doktora öğretimi ile bunların gerektirdiği bilimsel araştırma ve uygulama faaliyetlerini kapsar. Madde 3 Lisansüstü programlar, lisansüstü eğitim yapan anabilim dalları ile aynı adları taşırlar. Bu programlara, bu Yönetmeliğin öngördüğü sınavlarla öğrenci alınır. Hangi anabilim dallarına öğrenci kabul edeceği, adaylarda aranan nitelikler, kontenjanları ile birlikte öğretim yılı başlamadan ilân edilir. Bu ilânda giriş sınavına kabul edilebilmek için, son başvuru ve sınav tarihleri ile sınav konuları ayrıca belirtilir. Sözkonusu ilân, her yarıyıl başında öğrenci almak üzere verilebilir. Yüksek Lisans Madde 4 Yüksek lisans sınavına kabul edilmek için, öğrencinin lisans derecesine sahip olması gerekir. Adaylar ilânda belirtilen başvuru süresi içinde gerekli belgelerle Enstitüye başvururlar. Aday öğrencilerin kayıt işlemleri Enstitü tarafından düzenlenir ve denetlenir. Yüksek lisans giriş sınavı kural olarak yabancı dil ve bilim sınavından oluşur. Yüksek lisans giriş sınavlarını yapmak üzere Enstitü Yönetim Kurulu, ilgili anabilim dalı'nın görüşünü de alarak o anabilim dalının öğretim üyeleri arasından 3 asıl 1 yedek üyeden oluşan bir jüri seçer. İlgili anabilim dalında yeterli sayıda öğretim üyesi yoksa, en az bir juri üyesi o anabilim dalından olmak üzere, diğer 2 üye yakın anabilim dallarından seçilir. Sınav sonuçları en geç 3 gün içinde Enstitü Müdürlüğüne bildirilir. Yabancı dil sınavından başarılı sayılabilmek için en az 60 alınması gerekir. Yabancı dil sınavından başarılı olan adaylar bilim sınavına alınırlar. Bilim sınavında başarılı olabilmek için en az 65 almak gerekir. Başarılı öğrenci sayısı kontenjanı aşarsa, kontenjanlar bilim sınavında alınan notlar yüksekten aşağıya doğru sıralanmak suretiyle doldurulur. Bir anabilim dalında yüksek lisans giriş sınavında başarılı olan öğrenci sayısı 5 ya da daha az ise, o anabilim dalı'nda o ders yılı için yüksek lisans öğretimi acıtmayabilir. Madde 5 Yüksek lisans giriş sınavını kazanan öğrencilerin listesi Enstitü Yönetim Kurulunun kararıyla kesinleşir ve Enstitü Müdürlüğü tarafından ilân edilir. Yüksek lisans öğrenciliği hakkını kazanan adayın işlemleri Kafkas Üniversitesi Kayıt öğretim ve Sınav Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür. Madde 6 Enstitü Yönetim Kurulu, yüksek lisans öğrenimi yapacak her öğrenciye, anabilim dalı başkanlığının görüşünü de alarak, bir danışman tayin eder. Danışman, yüksek lisans programında görevli; profesör, doçent ve yardımcı doçentler arasından tayin edilir. Bu danışman, öğrencinin ders ve tez yöneticiliğini yürütür. Danışman, Enstitü Kurulu kararı ile açılması kararlaştırılmış bulunan dersler arasından, öğrencinin alacağı dersleri belirler ve her yarıyılın ilk 15 günü sonuna kadar Enstitü Müdürlüğüne bildirir. Danışmanın yasal nedenlerle görevinden ayrılması halinde, yenisi görevlendirilinceye kadar danışmanlık ilgili Anabilim Dalı Başkanı tarafından yürütülür. YıiTütme vc İdare Bölümü Sayfa : 19

20 Sayfa : 20 RESMİ GAZETE 7 Şubat 1994 Sayı : Dir yüksek lisans öğrencisi, yüksek lisans öğrenimi boyunca en az 18 kredi saat değerinde bir ders yükünü başarı ile tamamlamak zorundadır. Dir dersin kredisi, bir yarıyıl süren derse ait haftalık teorik ders saatinin tamamı ile, haftalık uygulama saatinin yarısının toplamına eşittir. 13u derslerin yansı. Enstitü Kurulunca belirlenmiş zorunlu derslerden, kalanı seçmeli derslerden oluşabilir. Her yüksek lisans öğrencisi en az bir seminer çalışması yapmak zorundadır. Seminer metninin bir nüshası danışmanın imzası ve takdir ettiği notla birlikte Enstitü Müdürlüğüne gönderilir. Seminer başarı notu en az 65'tir. Seminerlere verilecek kredi saat değeri ilkelerini Enstitü Kurulu belirler. Madde 7 Yüksek lisans dersleri birbirini izleyen iki yarıyıl içinde tamamlanır. Sınava girme hakkını elde edemeyen veya sınava girip de tam notun % 65'inden aşağı not alan ya da ara sınavları not ortalamasının "76 30'u ile yarıyıl sınav notunun <7o 70'inin toplamının % 65'den aşağı olması halinde öğrenciye iki yarıyıla kadar ek süre tanınabilir. Bu süre sonunda da başarılı olmayan öğrencinin Enstitü ile ilişkisi kesilir. Lisans eğitimi yaptığı daldan farklı bir dalda yüksek lisans öğrenimi yapan öğrenciler için ders alma süresi, Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla 1 ya da 2 yarıyıl daha uzatılabilir. Madde 8 öğrenciler katıldıkları her ders ve uygulama için bir devam cetveli imzalarlar. Öğrencilerin devam durumları her dönem sonunda Enstitü Müdürlüğüne gönderilir. Öğrencilerin sınavlara girebilmeleri için teorik derslerin ve uygulamaların 7a 80'ine devam etmiş olmaları gerekir. Yüksek lisans derslerinde bütünleme sınavı açılmaz. Başarısız olunan bir dersi öğrenci azami ders alma süresi içinde bir kez daha alabilir. Madde 9 Derslerini başarı ile tamamlayan öğrenci, danışmanın gözetiminde, birbirini izleyen en çok iki yarıyıl içinde, en azından sınama ve inceleme niteliği taşıyan bir tezi hazırlamak zorundadır. Gerekli hallerde, Enstitü Yönetim Kurulu, bu iki yarıyıllık süreye en çok iki yarıyıl daha ekleyebilir. Ancak, 7 nci madde uyarınca iki yarıyıllık ek süreden yararlanmış olanlara bu süre tanınmaz. Danışman, öğrenciye vereceği tez konusunu en geç öğrencinin derslerini başarı ile tamamladığı dönemi izleyen yarıyıl başlangıcına kadar Enstitüye gönderir. Tezin Türkçe yazılması ve Enstitü Yönetim Kurulunca belirlenen tez yazım kurallarına uygun olması ve yabancı dilde bir özetin konulması gerekir. Tezler, danışmanın onayladığı bir başvuru dilekçesi ile Yönetim Kurulunca belirlenen sayıda Anabilim Dalı Başkam tarafından Enstitü Müdürlüğüne gönderilir. Madde 10 ^ Tamamlanmış olan yüksek lisans tezi Anabilim Dalı Başkanı tarafından Enstitüye gönderilir. Enstitü Yönetim Kurulu içinde danışmanın da bulunacağı üç asil ve iki yedek öğretim üyesinden oluşan bir jüri tayin eder. Jüri üyeleri tezin kendilerine teslim edildiği tarihten itibaren en geç bir ay içinde kişisel raporlarını hazırlayarak belirlenecek bir tarihte toplanırlar. Mazeret halinde jüri üyeleri tez inceleme süresinin uzatılması için Enstitü Müdürlüğüne başvurabilirler ve başvuruları Yönetim Kurulunca karara bağlanır. Jüri üyelerinin çoğunluğu tarafından tezin savunulabilir bulunması halinde öğrenci tez savunma sınavına alınır. Sınav, 45 ile 90 dakika arasında tez savunmasına yönelik olarak yapılır. Sınav sonunda jüri, savunmayı dikkate alarak, salt çoğunlukta tezi kabul, red veya düzeltme kararı verir ve durumu bir tutanakla en geç üç gün içerisinde Enstitü Müdürlüğüne bildirir. Başarısız bulunan tezlerin düzeltilmesi veya yeni bir tezin hazırlanması için, öğrenciye bir aydan az olmamak üzere, bir yarıyıla kadar ek süre tanınır. Düzeltilmiş veya yeni hazırlanmış tez, yeni verilmiş tez gibi işleme tabi tutulur. Düzeltilmiş tez için tercihan ilk jüri üyeleri seçilir. Tekrar başarısızlık halinde öğrencinin Enstitü ile ilişkisi kesilir. Yürütme ve İdare Bölümü Sayfa : 20

21 7 Şubat 1994 Sayı : RESMİ GAZETE Sayfa : 21 Madde 11 Başarılı öğrenciye, yüksek lisans öğretiminden sonra bilim alanının özelliğine göre verilecek unvanı belirleyen ve Üniversite Rektörü ile Enstitü Müdürünün imzasını taşıyan bir diploma verilir. Madde 12 Yurt dışına gitme, sağlık, doğal afet ve benzeri durumlarda veya Enstitü Yönetim Kurulu'nun uygun göreceği mazeretler nedeniyle, yüksek lisans öğrencilerine en fazla iki yarıyıl olmak üzere, Enstitü Yönetim Kurulu'nca kayıt dondurma hakkı tanınabilir. Doktora Madde 13 Doktora, lisansa dayalı en az altı veya yüksek lisansa ya da Eczacılık ile Fen Fakültesi mezunlarının Sağlık Bakanlığı tarafından düzenlenen esaslara göre bir laboratuvar dalında kazanılan uzmanlığa dayalı, en az dört yarvyıltık bir programı kapsayan ve orjinal bir araştırmanın sonuçlarını ortaya koymayı amaçlayan bir yükseköğretimdir. Üniversiteler her yıl hangi bilim dallarında doktora yaptıracaklarım yarıyıl başlamadan önce ilân ederler. Madde 14 Doktora giriş sınavına kabul edilebilmek için, öğrencinin bir yüksek lisans diplomasına veya 1 Eczacılık ile Fen Fakültesi mezunlarının Sağtık Bakanlığı tarafından düzenlenen esaslara göre bir laboratuvar dalında kazanılan uzmanlık yetkisine sahip olması gerekir. Adaylar ilânda belirtilen başvuru süresi içinde gerekli belgelerle Enstitüye başvururlar ve hangi yabancı dilden ve bilim dalından sınava gireceklerini bildirirler. Madde 15 Doktora giriş sınavı, yabancı dil ve bilim sınavından oluşur. Yabancı dil ve bilim sınavlarını yapmak üzere Enstitü Yönetim Kurulu, madde 4'de belirlendiği şekilde üçer kişilik yabancı dil ve bilim jürileri teşkil eder. a) Yabancı dil sınavı, adayın bilim alanı ile ilgili yabancı dilde yazılmış 200 kelimelik ( /u 10 eksik veya fazlasıyla) bir metnin iki saat içerisinde anlamına sadık kalınarak Türkçe'ye tercüme edilmesi suretiyle yapılır ve yabancı dilden Türkçe'ye sözlük kullanılabilir. Yabancı dil baraj niteliğinde olup başarı notu 70'dir. b) Yabancı dil sınavında başarılı olan adaylar bilim sınavına alınırlar. Bu sınavda başarı notu 75'dir. Başarılı öğrenci sayısı kontenjanı aşarsa kontenjanlar, adayların, bilim sınavındaki başarı notlarına göre yüksekten düşüklere doğru doldurulur. Sonuçlar Enstitü Müdürlüğünce ilân edilir. c) Doktora öğrenciliği hakkını kazanan adayların kayıt işlemleri Enstitü Müdürlüğü tarafından düzenlenir ve yürütülür. Madde 16 Enstitü Yönetim Kurulu, doktora öğrenimi yapacak her öğrenciye, Anabilim Dalı Başkanlığının görüşünü de alarak, bir danışman tayin eder. Danışman, ilgili doktora programında görevli; profesör, doçent ve yardımcı doçentlerden tayin edilir. Bu danışman, öğrencinin ders ve tez yöneticiliği görevini yürütür. Danışman, Enstitü Kurulu kararıyla açılması kararlaştırılmış bulunan dersler arasından, öğrencinin alacağı dersleri belirler ve Enstitüye bildirir. Öğrencinin alacağı dersler lisansüstü düzeyde olup, bir doktora öğrencisi, doktora öğrenimi boyunca en az 36 kredi saat değerinde bir ders yükünü başarı ile tamamlamak zorundadır. Bu derslerin yarısı, Enstitü Kurulunca belirlenmiş zorunlu derslerden, kalanı da seçmeli ders ve seminerlerden oluşabilir. Madde 17 Doktora öğrenimi boyunca alınması gereken ders ve seminerlerin birbirini izleyen dört yarıyıl içinde başarı ile tamamlanması gerekir. Sınava girme hakkını elde edemeyen veya sınava girip de tam notun % 75'inden aşağı not alan yada yarıyıl ara sınavları not ortalamasının?o 30'u ile, yarıyıl sonu notunun 7o 70'inin toplamının % 75'ten aşağı olması halinde, öğrenciye en çok üç yarıyıla kadar ek süre tanınabilir. Bu süre sonunda da başarılı olamayan öğrencinin Enstitü ile ilişkisi kesilir. Yürütme vc İdare Bölümü Sayfa : 21