ÜNİTE TEDARİK VE SATIN ALMA TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ. Doç. Dr. Hakan KİTAPÇI İÇİNDEKİLER HEDEFLER

Transkript

1 HEDEFLER İÇİNDEKİLER TEDARİK VE SATIN ALMA Giriş Satın Almanın Hedefleri Satın Almanın Tedarik Zinciri İçindeki Rolü Satın Alma Faaliyetleri Tedarikçi Seçme Ve Değerlendirme Satın Almada Araştırma Ve Planlama Satın Almada Maliyet Yönetimi Satın Alma Süreci TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Satın alma hedeflerinin neler olduğu, Tedarikçi seçme ve değerlendirmenin nasıl yapılacağı, Karma ve ileriye dönük satın alma stratejisinin nasıl uygulanacağı, Ekonomik sipariş miktarı ve toplam maliyetinin nasıl hesaplanacağı, Satınalma aşamalarının neler olduğu öğrenilmiş olacaktır. Doç. Dr. Hakan KİTAPÇI ÜNİTE 6

2 GİRİŞ Satın alma tedarik zincirinin önemli parçalarından birisidir ve işletme performansı üzerinde önemli etkisi bulunmaktadır. Bir üretim tesisi için doğru yer ve doğru zamanda yeterli ham madde ve malzemenin gerekli kalite ve uygun fiyata tedarik edilmesi çok önemlidir. Örgütlerde tedarikçi işlemlerinin takip edilmesi için satın alma bir fonksiyon olarak örgüt yapısındaki yerini almıştır. Son zamanlarda özellikle toplam kalite yönetimiyle birlikte az sayıda tedarikçiyle uzun dönemli çalışma sebebiyle birçok işletme tedarikçi sayılarını azaltmıştır. Böylelikle tedarikçi işlem maliyetleri düşürülmüştür. Satın alma sadece ham madde alımı için geçerli değildir. Elektrik, su, yakıt, iletişim, makine, araç gereç, danışmanlık, dış kaynak kullanımı, yazılım ve donanım gibi bir sürü ihtiyaçta da satın almaya gerek duyulur. Bir diğer konu birlikte çalışılacak tedarikçi sayısıdır. Tedarikçi sayısı ne olmalı ve tedarikçiler nasıl değerlendirilmelidir? Satın alma çok geniş bir konu olmasına karşın bu bölümde ana hatlarıyla sizlere anlatılacaktır. TEMEL KAVRAMLAR Satın Alma Satın alma, işletmenin gerekli malzeme, hizmet ve ekipmanın temin edilmesinden sorumlu bir fonksiyondur. İşletme ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla, teknik özellikleri belirlenmiş olan doğru kalitedeki ürünlerin doğru tedarikçilerden doğru zamanda ve doğru maliyetlerle temin edilmesidir. Tedarik Satınalma, işletme ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla teknik spesifikasyonları belirlenmiş olan doğru kalitedeki ürünlerin doğru tedarikçilerden doğru zamanda ve doğru maliyetlerle temin edilmesidir. Tedarik içerik olarak Satın alma kavramından daha geniş alanı kapsamaktadır. Tedarik süreci sadece Satın alma süreçleriyle birlikte; ihtiyacın tanımlanması, potansiyel tedarikçilerin araştırılması, uygun tedarikçinin seçimi, tedarikçilerle müzakere yapılması, ürün ve hizmetin teslim alınması ve tedarikçiye ödeme yapılması süreçlerini kapsar. Tedarikçi Tedarikçi, işletmenin ürün ve hizmet ihtiyaçlarını istenilen nitelikte, istenilen zamanda karşılayan satıcıdır. Tedarikçi, işletmenin anlık gereksinimlerini değil belirli bir zaman dilimi aralığında gerçekleşen üretim ve hizmet faaliyetlerinin sürdürülmesini destekleyen işletmedir. SATIN ALMANIN HEDEFLERİ Satın alma hedefleri belirlenirken şunlar dikkate alınmalıdır: Ham Madde Temini Sağlanması Bir üretim tesisinde ham madde akışı güvence altına alınmaz ise ciddi problemler ortaya çıkar. Ham madde akışının durmasına neden olabilir. Makine ve iş gücünün boşta durması maliyetleri artıracaktır. Bu durumdan sadece fabrika değil müşteriler de etkilenecektir. Müşterilere söz verilen zamanda ve miktarda Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2

3 teslimatlar gecikecektir. Ham madde akışının düzenli bir şekilde doğru zaman ve doğru miktarda olmasını sağlayacak politikalar belirlenmelidir. İşletme dikey entegrasyona gidebilir. Tedarikçisini satın alabilir. Yeterli düzeyde emniyet stoğu tutulabilir. Bir tedarikçiye yakın olma ya da tesisin tedarikçilere yakın olması düşünülebilir. Malzeme Kalitesi Satın alınan mal ve hizmetlerin doğru kalitede olmasının sağlanması gerekmektedir. Standartları karşılamayan ham madde ya da malzemenin kullanılması israfa ve birçok probleme neden olacaktır. Üretim alanında kullanılamaz malzemenin bulunması özellikle tam zamanlı üretim sistemlerinde sıkıntı yaratacaktır. Standartları karşılamayan malların bekletilmesi gerekebilir. Eğer yeterli alan yoksa depolama problemi ortaya çıkacaktır. Tedarikçilerin kalite yönetim sistemine sahip olmaları bu tür problemlerden kaçınılmasını sağlayacaktır. Fiyat Fiyat, satın alma sürecinde özellikle insanların ilgilendiği konuların başında gelmektedir. Fiyat bir takım kriterlere göre belirlenir; Malların kalitesi, satın alınması düşünülen ürüne ait ayrıntılı bilgi, ne kadar ürünün satın alınacağı, alınacak ürünün işletmeye olan mesafesi gibi. Ham Maddenin Kaynağı Ham maddenin kaynağı da kritik olabilir. Malların fabrikaya gelinceye kadar uzun mesafe katetmesi taşıma maliyetlerinin artmasına ve teslim sürelerinin uzamasına neden olacaktır. Tedarik Yöntemi Tam zamanlı üretim sistemlerinde sık ve küçük miktarda tedarik gerçekleştirilir. Ham madde çok kısa süre içinde doğrudan üretim hattına taşınır. Bu şekilde işletmeler stok taşıma maliyetlerini düşürmektedirler. Eğer tedarikçi, malları doğru miktarda, doğru zamanda, doğru bir biçimde barkodlu olarak etiketlenmiş olarak teslim ederse depoya mal kabul çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Ham madde ihtiyaçları belirlenerek tedarik noktasında tedarikçilerle uygun özelliklere sahip ham madde temini konusunda daha önceden görüşülmelidir. Tedarikçinin Kullandığı Taşıma Türü Taşımanın ve teslimatın ne şekilde ve nasıl olacağı daha önceden tedarikçi ile görüşülerek belirlenmelidir. Mallar; gemi ile mi, tren, kara ya da hava yoluyla mı, teslim edilecek, paletli olarak mı gelecek, paletlerin ölçüleri ne olacak, konteyner içinde mi gelecek, boşaltma için ne kadar süre ve iş gücüne ihtiyacımız olacak gibi sorular sorulmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3

4 SATIN ALMANIN TEDARİK ZİNCİRİ İÇİNDEKİ ROLÜ Tedarik zinciri yönetimi, müşterilere değer yaratacak ürün, hizmet ve bilgiyi sağlamak için işletme süreçlerinin nihai tüketiciden ilk tedarikçiye kadar entegre edilmesidir. Şekil 6.1. satın alma fonksiyonunun tedarik zincirini nasıl etkilediğini göstermektedir. Satın almanın sorumluluk alanına başta tedarik ya da üretim olmak üzere kanal faaliyetleri de girmektedir. Lojistik Yönetimi Bilgi Akışı Tedarikçi Satın Alma Malzeme Yönetimi Üretim Fiziksel Dağıtım Pazarlama Satış Tüketici ÜRÜN AKIŞI Şekil 6.1. Tedarik Zinciri Yönetimi SATIN ALMA FAALİYETLERİ Satın alma temelde bir hizmet fonksiyonu gibi görülebilir. Başta üretim olmak üzere işletmenin diğer fonksiyonlarının ihtiyaçlarının satın alınması sorumluluğudur. Satın alma doğru ürün ya da hizmetin, doğru yerden, doğru fiyattan, doğru zamanda, doğru kalite ya da şartlarla, doğru tedarikçiden ve doğru fiyatla alınmasıdır. Güvenilir tedarik kaynaklarıyla üretim faaliyetlerinin düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesinde çok önemli bir role sahiptir. TEDARİKÇİ SEÇME VE DEĞERLENDİRME Tedarikçi seçme aşamasının en önemli faaliyeti istenilen özelliklere sahip malı tedarik edebilecek birçok tedarikçinin arasından en iyisinin seçilmesidir. Satın alma süreci oldukça karmaşık bir süreçtir ve birçok faktörün dikkate alınması gerekmektedir. Şekil 6.2. de satın alma ile işletmenin diğer fonksiyonları arasında tedarikçi seçme ve değerlendirme sistemini etkileyebilecek bilgi akışı görülmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4

5 PAZARLAMA SATIŞ - Pazar şartları - Özel promosyonların maliyeti KALİTE Tedarikçinin kalite geçmişi ÜRETİM - Malzemenin uygunluğu - Teslim süresi MUHASEBE FİNANS - Bütçe - Maliyet/Fiyat SATIN ALMA ÜST YÖNETİM - Harcama - Stratejiler HUKUK - Sözleşmeden kaynaklı yükümlülükler LOJİSTİK - Sevkiyat gereklilikleri - Maliyet/Fiyat BİLİŞİM SİSTEMLERİ - Yeni teknolojiye ilişkin bilgi gereksinimleri - Yeni tedarikçilerle iletişim HALKLA İLİŞKİLER - Ana tedarikçi kaynak değişikliklerinin kaydedilmesi PERAKENDECİLER - Alınan siparişler - Durdurulmuş malzemeler Şekil 6.2 Satın Alma İle İşletmenin Diğer Fonksiyonları Arasındaki Bilgi Akışı Satın Alma Kategorileri İşletmelerde altı satın alma kategorisi bulunur. Bunlar; Hazır parçalar, ham madde, tamir bakım işletim malzemeleri, hizmetler, destek ekipmanları, işletme malzemeleridir. Genellikle işletmelerde altı satın alma kategorisi bulunur. Bunlar: Hazır parçalar, ham madde, tamir bakım işletim malzemeleri, hizmetler, destek ekipmanları, işletme malzemeleridir. Bu kategoride yer alan mallara ilişkin genelde rutin alımlar yapılmasına karşı, rutin olmayan alımlarda maliyet avantajına dikkat edilmelidir. 80 li ve 90 lı yıllarda satın almaya odaklanma ve az sayıda tedarikçi ile çalışmayla verimlilik artışı ve maliyetlerin düşürülmesi yönetimin ilgi odağı hâline gelmişti. Tedarikçi performansının verimliliğe olan etkisinin belirlenmesi için performansın ölçülmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Daha sonra hangi tedarikçilerle uzun vadeli çalışılacağına, hangi problemler için düzeltici faaliyet gerçekleştirileceğine, verimlilikte iyileştirmenin ne şekilde olacağına karar verilebilir. Tedarikçi Değerleme Tedarikçi değerlemede farklı yöntemler kullanılabilir. Ancak tüm firmaların kullanabileceği iyi bir yöntem yoktur. Yönetimin öncelikli olarak, satın alma yapılacak olası tüm tedarikçileri belirlemesi gerekmektedir. İkinci adımda tedarikçi değerlemede kullanılacak faktörler tespit edilir. Faktörler belirlendikten sonra, her bir tedarikçi bu faktörlere göre değerlendirilir. Tedarikçiler değerlendirilmeden önce, belirlenen değerlendirme faktörlerinin göreceli ağırlıkları belirlenmelidir. Daha sonra tedarikçi değerlendirme puanıyla göreceli önem puanı çarpılarak bileşik skor hesaplanır. Bileşik skorla birlikte her bir tedarikçi skoru diğer tedarikçilerin skorlarıyla karşılaştırılabilir (Tablo 6.1). Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5

6 Faktörler Tedarikçi A Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı.. Satış sonrası hizmet Tedarikçi B Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı.. Satış sonrası hizmet Tedarikçi C Ürün güvenilirliği Fiyat Tedarik kolaylığı.. Satış sonrası hizmet Toplam Toplam Toplam Tablo 6.1. Tedarikçi Değerleme Tablosu Tedarikçinin puanlanması (1= en kötü, 5= en iyi, ) Firmanın önem puanı (0=Önemsiz, 5=Çok önemli, ) Bileşik Puan (0=Minimum, 25=Maksimum) Toplam Kalite Yönetimi Malzeme tedarik etmede maliyet önemli bir konudur. Toplam maliyetler içindeki ilk maliyet üretimde kullanılacak olan ilk malzemenin satın alma fiyatıdır. Yüksek kalitede malzemenin kullanılması üretim sürecinin süreç döngü zamanını kısaltacağı için nihai ürün maliyeti düşük olacaktır. Buna karşın ürün fiyatının da yüksek olmasını sağlayacaktır. Firmalar; fiyat, maliyet ve değer süreçlerini dengelemek zorundadırlar. Ürün tasarım aşamasında üretim için gerekli olan kalite özellikleri geliştirilir ve tanımlanır. Satın almanın sorumluluğu, kalite özellikleri çerçevesinde istenilen ürünün kalite güvencesinin sağlanmasıdır. Bunun için gerekli kalite özellikleri tedarikçilere verilmelidir. İstenilen kalite özelliklerini sağlayabilecek tedarikçiler seçilmelidir. Gerekli kalite özelliklerine sahip malzeme nihai ürün maliyetini artırmadan tedarik edilmelidir. Bunun bir yolu kalite güvencesidir. Tedarikçiden alınan malzemenin kalitesi yerinde denetlenebilir. Ancak bu çok maliyetli ve zaman alıcıdır. İnceleme; insan kaynağı, zaman ve test ekipmanı gerektirecektir. Diğer taraftan inceleme süresince gelecek olan malzeme stoğu bağlanmış olacaktır. Bu nedenle satın alma yöneticileri, sertifikalı tedarikçileri tercih etmelidirler. Sertifikasyon süreci; alıcı firmanın, tedarikçi firmanın süreçlerini ve kalite düzeyini değerlendirmesidir. Eğer değerlendirmede, kalite beklenen düzeyde ise tedarikçiden gelen malzeme incelmeye alınmadan kabul edilir. Kalite, özellikle tam zamanında üretim felsefesiyle çalışan işletmeler için daha önemlidir. Çünkü üretim süreçlerinin önünde ya hiç stok tutulmaz ya da çok az stok tutulur. Eğer tedarik düzenli olarak sağlanamazsa üretim süreci hemen durdurulur; bu durum maliyetlerin artmasına ve gecikmelere neden olur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6

7 SATIN ALMADA ARAŞTIRMA VE PLANLAMA Risk değerlemesi; herhangi bir olayda meydana gelebilecek en iyi ya da en kötü durumun ortaya çıkma olasılığının belirlenmesidir. İşletmenin faaliyet gösterdiği çevrenin belirsiz olması, satın alma kararlarının alınmasını hem daha karmaşık hâle getirmekte hem de alınan kararların etkisinin uzun dönemli olmasına neden olmaktadır. Anahtar girdilerdeki kaynak bağımlılığı, anahtar girdilerdeki fiyat artışları, uzayan ve değişkenlik gösteren teslimat süreleri, enerji kesintileri, fiyatların yükselmesi, çevre ile ilgili yasal düzenlemeler, giderek artan rekabet ve tedariğin belirsiz olması dikkate alınması gereken önemli çevresel faktörlerdir. Faaliyette bulunulan çevrenin sürekli değişmesi satın alma yönetimini, tedarik pazarının sürekli araştırıldığı bir iş haline getirmiştir. Satın alma, işletme içinde üst yönetim, lojistik, üretim, tasarım, pazarlama gibi farklı noktalardan gelen uygunluk, fiyat, teknoloji ve teslim süresi vb. bilgilere ihtiyaç duyar. Bu bilgiler uzun dönemli stratejilerin ve kısa dönemli alınacak kararların belirlenmesinde çok önemlidir. Eylem planları oluşturulmadan, özellikle anahtar girdilerin uygunluğu, fiyatlanması ve olası kalite problemlerinin neler olabileceği belirlenmelidir. Satın almada stratejik planlama; işletme açısından kritik satın almaların neler olduğunun tanımlanmasını, tedarik pazarının analizini, risk değerlendirmesini, strateji geliştirme ve uygulamasını içermelidir. Tedarikte yaşanacak malzeme ile ilgili problemeler ve kıtlığın, hâlihazırdaki ya da gelecekteki üretimi, mevcut ürün ya da yeni ürünleri ne kadar tehlikeye sokacağının, malzemenin beklenen kalite düzeyini ne kadar değiştirilebileceğinin, fiyatların artıp artmayacağının, malzemeye ilişkin ön alım durumlarının belirlenmesi gerekmektedir. Yönetim malzeme akışında sürekliliği sağlamak için gerekli tedbirleri almalıdır. Kritik satın almaların belirlenmesinde önemli olan kriterler şunlardır: Alınan malzemenin maliyetinin toplam ürün maliyeti içindeki yüzdesi, toplam satın alma harcamaları içindeki yüzdesi ve kullanım marjının yüksek olması. Bu kriterler, pazardaki tedarikçi sayısı, tedarikçiler açısından uygun ham madde, tedarikçilerin maliyet ve kâr beklentilerine, tedarik kapasitesi ve teknoloji trendlerine ilişkin risklerin belirlenmesinde önemlidir. Risk değerlemesi; herhangi bir olayda meydana gelebilecek en iyi ya da en kötü durumun ortaya çıkma olasılığının belirlenmesidir. Örneğin; ne, kalite, ne kadar, kim, ne zaman, hangi fiyat, nasıl, neden gibi sorulara ilişkin olası durumlar çerçevesinde tedarik stratejilerine karar verilir. Belirlenen stratejiler doğrultusunda satın almalar yapılır. SATIN ALMADA MALİYET YÖNETİMİ Satın alma harcamaları doğrultusunda, satın alma departmanı maliyetleri yönetmeli ve düşürmelidir. Satın alma, yönetim maliyetlerini, satın alım fiyatlarını ve stok taşıma maliyetlerini düşürmek için farklı yöntemler kullanabilir. Bu yöntemler şunlardır: Fiyat Değişim Yönetimi Satın alma yöneticileri, tedarikçilerin fiyatları yükselterek maliyetlerin artmasına itiraz etmelidirler. Tedarikçilerle kabul edilebilir ve adil düzeyde sınırlı fiyat artışlarıyla çalışmak çok önemlidir. Dahası, satın alma birimi tedarikçilerin fiyat artırım taleplerinin değerlendirilmesinde sistematik yöntemler kullanmalıdır. Asgari koşullarda sistemin gereksinimleri şunlardır: Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7

8 Fiyat değişim talebinin nedeni Tedarikçi tarafında yapılan fiyat değiştirme ayarlamaları Yönetim tarafından fiyat değişimlerinin gözden geçirilmesi Fiyat artırımlarına ilişkin stratejiler Diğer fiyat unsurlarının azaltılmasına ilişkin alternatifler Satın alma birimi tedarikçiyle fiyatların dengelenmesine ilişkin iyileştirme çalışması yapmalıdır. Fiyat artışlarını sınırlamak için yönetim özel birtakım şartlar ortaya koymalı ve 30, 60 ve 90 günlük artışlar için ön bildirimde bulunmalıdır. Karma Satın Alma Stratejisi (KSS) Satın alma biriminin gereksinimlerin ortaya çıktığı anda gerekli ihtiyacı karşılayacak miktarda alım yapılmasıdır. Acil gereksinimlerde ya da seyrek olarak ihtiyaç duyulan malzemeye ihtiyaç duyulduğunda tercih edilmektedir. Bu şekilde satın alınan ürünlerde stok tutulmaz. Taşıma maliyeti yoktur ve malzeme tedariğinde sorun yaşanmaz. Tam zamanlı üretim yaklaşımında karma satın alma stratejisi uygulanmaktadır. İleriye Dönük Satın Alma (İDS) ve Spekülatif Satın Alma Tedarikte yaşanan darboğazlar ve enflasyonist pazar ortamında satın alma yöneticileri, mevcut tüketimden daha fazla miktarda satın alım yapmayı tercih edebilirler. Uygulamada bu ileriye dönük satın alma olarak isimlendirilir. Bu şekilde işletme ham madde kıtlığı ya da fiyatlardaki beklenmedik yükselmelere karşı korunmuş olur. Ancak ileriye dönük satın alma, stok taşıma maliyetlerini yükseltmektedir. Spekülatif satın alma iç tüketim için gerçekleştirilmez. Daha sonraki bir zamanda belirli bir kârla satış amaçlanmaktadır. Eğer işletme büyük miktarda alımlarda iyi bir fiyat avantajı sağlarsa böyle bir alımı tercih edebilir. Ürünün daha sonra farklı perakendecilere belirli bir kâr marjıyla satışı yapılır. Örnek: Satın alınan malın sezon içindeki fiyat dağılımı Tablo 6.2. de görülmektedir. Aylık sabit birim malın satın alınması gerekmektedir. Amacımız karışık ve ileriye dönük satın alma da en iyi kombinasyonu hesaplamak olsun. Tablo 6.2. Örnek Malın Sezon İçindeki Birim Fiyatları AYLAR Fiyat (TL/Birim) AYLAR Fiyat (TL/Birim) Ocak 3.00 Temmuz 1.00 Şubat 2.60 Ağustos 1.40 Mart 2.20 Eylül 1.80 Nisan 1.80 Ekim 2.20 Mayıs 1.40 Kasım 2.60 Haziran 1.00 Aralık 3.00 Tablo 6.3. Farklı Zaman Dilimlerinde Karışık Satın Alma Stratejisinin, Fiyatların Yükselmeye Başlamasıyla Birlikte İleriye Dönük Satın Alma Stratejisinin Uygulanması AYLAR KSS 2 aylık 3 aylık 6 aylık İDS İDS İDS Ocak TL TL TL TL Şubat Mart Nisan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8

9 Mayıs Haziran Temmuz a b c Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Ara Toplam TL TL TL TL Stok Taşıma Maliyeti Toplam TL TL a Temmuz ayı birim fiyatıyla iki aylık İDS yapılması b Temmuz ayı birim fiyatıyla üç aylık İDS yapılması c Temmuz ayı birim fiyatıyla altı aylık İDS yapılması TL TL Tablo 6.3. te farklı dönemlerdeki İDS görülmektedir. Ocak ayından haziran ayına kadar malın birim fiyatındaki düşme nedeniyle sadece KSS uygulanmıştır. Karma satın alma ya da ileriye dönük satın alma stratejisinin seçiminde en iyi kombinasyon stok taşıma maliyetlerine karşın ileriye dönük satın alma ile satın alma maliyetinin azaltılmasıyla sağlanabilir. Eğer stok taşıma maliyeti birim başına yıllık 10 TL ise, karma satın alma da yıllık ortalama stok taşıma maliyeti (10.000/2) 10 TL = TL olacaktır birim malın ay başında geldiği ve ay sonunda tamamen tüketildiğini varsayıyoruz. İki aylık ileriye dönük satın alma stratejisinde yıllık stok taşıma maliyeti; İlk altı ay İkinci altı ay [(10.000/2).6/12+ (20.000/2).6/12 ]. 10 TL = TL Yıllık Üç aylık ve altı aylık ileriye dönük satın alma stratejisinde yıllık stok taşıma maliyeti sırasıyla TL ve TL dir. Karma satın alma da toplam maliyet tüm yıl için minimum düzeydedir. Daha sonraki aylar için yapılacak ileriye doğru satın alma stratejisinde stok taşıma maliyetleri hızlı bir biçimde artacaktır. İleriye doğru satın alma da miktara bağlı olarak eğer fiyat ya da nakliyede indirim sağlanırsa daha ekonomik olabilir. Bu olasılık da göz önünde bulundurulmalıdır. Miktar İskontosu İşletme içindeki birimlerin gereksinimlerinde ya da farklı malzeme gereksinimlerinde kaldıraç etkisinden faydalanmak için belirli bir hacimde satın alma yapılabilir. Farklı satın alma kombinasyonlarıyla alıcı işletme satın alım fiyatını ve yönetim maliyetlerini kaldıraç etkisiyle azaltabilir. Yıl içerisinde belirli dönemlerde alım garantisiyle büyük miktarda alım yapmak fiyatta miktar iskontosu sağlayacaktır. Genellikle tam zamanlı üretim yapan işletmelerce tercih edilmektedir. Miktar iskontosu iki şekilde uygulanmaktadır. Tam miktar iskontosu ve kısmi miktar iskontosu. Tam miktar iskontosu gittikçe artan oranlı büyük miktardaki siparişlerde, siparişin tümüne yapılmaktadır. Kısmi miktar iskontosunda ise, düşük fiyat belirli sipariş aralığına uygulanır. Örnek; Düzenli olarak satın alınan bir malın yıllık talebi birimdir. Bu malın sipariş hazırlama maliyeti, sipariş başına yıllık 10, stok taşıma maliyeti yıllık Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9

10 % 20 dir. Tedarikçi iki şekilde fiyat teklifinde bulunmuştur. Eğer mal siparişi 500 birimin altında olursa birim satış fiyatı 5, 500 birim ve üzerindeki siparişlerde % 5 miktar iskontosu uygulanacaktır. Fiyatlara teslimat dâhildir. Uygun satın alma miktarı ne olmalıdır? Çözüm: İlk olarak 500 birim altında ve üzerindeki siparişler için ekonomik sipariş miktarını hesaplayalım. a) P 1 <500 birim (uygun) Toplam maliyetimiz; b) P 2 >500 birim TL (uygun değil) 500 birim üzerinde sipariş verilmesi durumunda ekonomik sipariş miktarı uygun olmamaktadır. Dolayısıyla toplam maliyet hesaplaması yapılmamıştır. 500 birim için toplam maliyeti hesaplayalım; TL Dikkat edilirse 500 birim siparişin toplam maliyeti 500 birimin altında verilen siparişin toplam maliyetinden daha azdır. Maliyeti düşürmek için 500 birim sipariş verilmelidir. Kısmi miktar iskontosu yapılması durumunda ise; örneğimize geri dönersek. Eğer 500 birim üzerinde sipariş verilseydi % 5 miktar iskontosu uygulanacaktı. Optimal sipariş miktarını bulmak için farklı sipariş miktarlarını değerlendirelim. İlk olarak 300 birim sipariş vererek başlayalım. Daha sonraki siparişlerimizi artırarak devam edelim. Toplam maliyetimizin düşüşünün durup tekrar yükselmeye başladığı noktayı hesaplayalım. Sipariş miktarı 500 birime kadar birim fiyatı TL birimin üzerindeki siparişlerde birim fiyat ise 4,75 TL dir (% 5 miktar iskontosu). Hesaplamamız şu şekilde olacak; Miktar Ortalama birim fiyat Satın alma maliyeti (Birim fiyat.or t. Yıllık talep) Sipariş maliyeti (Ort. Yıllık Talep.sipari ş maliyeti/sip ariş miktarı) Stok taşıma maliyeti (Yıllık taşıma maliyeti.biri m fiyat.sipariş miktarı/ TL TL 150.oo TL TL = TM Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10

11 800 = = = = birimlik artışlarla yaptığımız hesaplamada, optimum satın alma miktarına 900 birimde ulaştığımız görülmektedir. Toplam maliyetler açısından 900 birim sipariş miktarı bizim için uygun miktardır. Stoksuz Satın Alma Birim satın alma fiyatı, nakliye, yönetim giderleri ve stok maliyetleri gibi malzemeye ilişkin maliyetlerin düşürülmesinde stoksuz satın alma bir diğer yöntemdir. Satın alma sözleşmeleri belirli bir periyotta, belirli bir miktarda malzemenin satın alınması üzerine düzenlenmektedir. Tedarikçiye malzeme siparişi verildikten ve ödeme yapıldıktan sonra fabrikaya teslimatı yapılmaktadır. Stoksuz satın alımda, firma, malzeme stoğunu taşımaz. Bir diğer ifadeyle sıfır stokla çalışır. Stoksuz satın almanın amaçları şunlardır: Düşük stok düzeyi Tedarikçi sayısının azaltılması Yönetim giderleri ve bürokrasinin azaltılması Parasal anlamda küçük miktardaki satın alımların azaltılması Tedarikçilerden belirli bir hacimde satın alım yapılarak maliyetlerin düşürülmesi Malzemenin doğru zamanda teslimatının sağlanması Tedarikçinin stokları yönetmesini sağlamak Stoksuz satın alma sık satın alınan parçalar için oldukça uygun bir yöntemdir. Satın almada çoğu kez, yönetim, satın alma süreci ve stok taşıma maliyetleri malzeme maliyetini geçmektedir. Stoksuz satın alma tedarikçilerden ciddi miktarda indirim, satın alma süreç maliyetlerinin düşmesini ve uygun ürünlerin tedarik edilmesini sağlayabilir. SATIN ALMA SÜRECİ Satın alma; ihtiyacın öğrenilmesi, tedarikçi seçimi, rolün belirlenmesi, fiyat ve diğer koşulların pazarlıklarının yapılması ve teslimatın gerçekleştirilmesini takip eden bir süreçtir. Satın alma sürecinin aşamaları şunlardır: Problemin ortaya çıkışı ve satın alma ihtiyacının belirlenmesi Satın alma siparişinin tam olarak tanımlanması Tedarikçi araştırması ve seçimi Satın alma siparişinin hazırlanması Satın alma tekliflerinin alınması Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme Siparişin teslim alınması ve kontrolü Fatura kontrolü ve ödeme Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11

12 Problemin Ortaya Çıkışı ve Satın Alma İhtiyacının Belirlenmesi Satın alma, örgüt içindeki bölümün gereksinimleri üzerine başlar. İhtiyaç, birim tarafından depoya bildirilir. Talep mevcut stoklarla karşılanamıyorsa, ilgili birim satın alma birimiyle iletişime geçer. Satın alma birimi işletme içerisinden gelen taleplerin içeriğine ilişkin birtakım bilgilere ihtiyaç duyar; Yeni ürün alma sürecinden gelebilecek talepler (ham madde, yarı mamul, mamul, üretim elemanlar vb.) Müşteri siparişi doğrultusunda, üretim planlamadan gelebilecek ham madde ve yarı mamul talepleri Üretim bölümünden gelebilecek sarf malzemesi ve işletme malzemeleri vb. talepler Bakım sürecinden gelebilecek yedek parça ve bakım elemanları talepleri Kalite güvence bölümünden gelebilecek kalibrasyon ve test hizmetleri talepleri Kalite güvence bölümünden gelebilecek ölçüm ve test cihazları talepleri Bakım sürecinden gelebilecek arızi bakım vb., hizmetlerle ilgili talepler İnsan kaynakları bölümünden gelebilecek eğitim hizmetleri talepleri Satın alma bölümünden gelebilecek nakliye hizmetleri talebi İşletmenin diğer birimlerinden gelebilecek nakliye hizmetleri talepleri Lojistik destek talepleri Satın alma talepleri işletmelerde satın alma prosedürü çerçevesinde gerçekleştirilir. Talep edilen ürün ya da hizmetin özellikleri, miktar ve teslim zamanına ilişkin bilgiler net bir biçimde belirtilmelidir. Endüstriyel satın almalarda malzeme listesi hazırlanır. Malzeme Listesinde nihai ürünü oluşturan tüm parçalar yer alır. Gereksinim duyulan malzemelere ilişkin daha detaylı bilgilerin (malzeme kodu, malzeme adı, birim, ihtiyaç, stok durumu, bütçe vb.) yer aldığı listelere de Malzeme İhtiyaç Listesi adı verilmektedir. Satın Alma Siparişinin Tam Olarak Tanımlanması Sipariş öncesinde özellikle malzemeye ilişkin kalite özelliklerinin neler olduğunun tam olarak tanımlanması gerekmektedir. Satın alma birimi, tedarikçiye siparişin gönderilmeden önce tanımlanan kalite özelliklerini gören son birimdir. Bu nedenle, talepte bulunan birimle ürüne ilişkin kalite özelliklerinin kontrolüne ilişkin olarak görüşülmelidir. Sipariş talebi, bölümlerin faaliyetleri için gerekli olan ürün ya da hizmet alımını sağlamak içindir. Bölüm talepleri, Malzeme Talep Formu ile gerçekleştirilir. Malzeme talep formunda, talepte bulunan birim, tarih, numara, miktar, talep edilen malzeme, malzemeye ihtiyaç duyulan zaman (termin), taşıma ile ilgili özel bir durum varsa bununla ilgili açıklayıcı bilgi ve imza yer alır. Tedarikçi Araştırması Ve Seçimi Satın alma siparişi hazırlanmadan önce tedarikçinin araştırılması ve seçilmesi gerekmektedir. Tedarikçi araştırmasının iyi bir şekilde yapılması da çok önemlidir. Tedarikçi seçiminde hata yapılması problemli bir ticari ilişkinin başlamasına neden olacaktır. Bu durum işletme için zaman, maliyet ve pazar kaybına neden olacaktır. Tedarikçi araştırması ve seçimi, satın alma faaliyetlerinin önemli bir aşamasıdır. Tedarikçi seçiminde birçok performans kriteri önemli rol oynamaktadır. Tedarikçi değerlemede, tedarikçi değerleme formu kullanılabilir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12

13 (Tablo 5.1.). Tedarikçilerle ilgili bilgiler farklı kaynaklardan elde edilebilir. Örnek ürünler, kataloglar, referanslar, internet, sektörel yayın ve raporlar, gazete ve dergiler, ticari dokümanlar, referanslar, kamu kurum veya kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, sanayi ve ticaret odaları sıralanabilir. Bu süreçte tedarikçiler hakkında aşağıda sıralanan detaylı bilgiler elde edilmeye çalışılır: Tedarikçi mevcut durum analizi Teslimat yeteneği Sahip olduğu süreçler Süreçlerde kullandığı teknoloji Sektördeki imajı Finansal durumu Etik Tedarikçi mevcut durum analizi: İşletme çalışanları analizi, kuruluş yeri, faaliyet alanları, güvenilirlik ve performans konuları değerlendirilir. Teslimat yeteneği: Tedarikçinin tüm hizmetleri sağlayabilme yeteneği sorgulanır. Süreçler: Tedarikçinin sahip olduğu süreçler süreç özelliklerine sahip mi? (ölçülebilir, tekrarlı, performans parametreleri tanımlanmış), herhangi bir kalite yönetim sistemine sahip mi? Süreçlerde kullanılan teknoloji: Süreçlerde kullanılan teknolojinin seviyesi. Teknoloji altyapısı, emniyet ve güvenlik konuları sorgulanmalıdır. Sektördeki imajı: Sektörde profesyonellik, taahhüt ve samimiyet açısından nasıl algılanmaktadır? Finansal durum: İşletmenin yaşı, tarihî geçmişi, nakit akışları, sahip olduğu entelektüel sermaye yapısı nasıldır? Etik: Tedarikçinin sahip olduğu etik ilkeler ve değerler nedir? Bunların uygulanmasından sorumlu olan kim? Satın Alma Siparişinin Hazırlanması Tedarikçilerden, ürün veya hizmet için sipariş emri satın alma birimi tarafından gerçekleştirilir. İlk olarak Satın alma Talep Formu düzenlenir ve belirlenen tedarikçilere iletilir. Satın alma talep formu, işletmelerin faaliyette bulunduğu alana bağlı olarak değişebilir. Ancak sipariş talep formunda sadece talep edilen ürüne ilişkin bir takım bilgilerin yanında aşağıda belirtilen hususlara ilişkin şartlara da yer verilmesi gerekmektedir: Doğabilecek zararlara karşı talepte bulunan işletmeyi korumaya yönelik şartlar Fiyatla ilgili şartlar: Örneğin talep formunda eğer fiyat belirtilmemişse son siparişte ödenen fiyattan daha fazla fiyat belirtilmez. Malzemenin muayenesinde eğer kalite özelliklerine ilişkin sorun yoksa teslimatın yapılabileceği Kalite kontrol aşamalarının neler olduğu Siparişin zamanında teslim edilmemesi durumunda ne olacağı (red ya da şartlı kabul) Satın Alma Tekliflerinin Alınması Satın alma birimi, talepte bulunan birimin gereksinimlerine en uygun çözümü bulmakla sorumludur. Dolayısıyla tedarikçilerden hızlı bir biçimde teklifleri alarak bunları değerlendirmesi gerekmektedir. Teklifler gereksinimlerle karşılaştırılmalı ve işletme için en yüksek faydayı sağlayacak alternatifler Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13

14 belirlenmelidir. Satın alma birimi, satın alma tekliflerini standart formlarla alabileceği gibi teklif mektupları suretiyle de alabilir. Teklif İsteme Formunda; tedarikçi firmaya ilişkin bilgiler, teklif istenen malzemenin adı, miktarı, istenen termin süresi, tedarikçi firmanın teklif şartları (birim fiyat, ödeme şekli, ambalaj şekli, termin süresi, teklif geçerlilik süresi) ile ilgili bilgiler yer alır. Tekliflerin Analizi, Pazarlık ve Anlaşma Tedarikçilerle yapılacak satın alma anlaşmalarında temel kriterler; ürünün kalitesi, miktarı, termin ve fiyatıdır. Satın alma anlaşmaları ya da sözleşmelerinin satın alma müdürü ya da genel müdür gibi nihai yetkili mercinin onayı ve hukuk biriminin nihai gözden geçirmesi gerekmektedir. Satın alma faaliyetine ilişkin olarak ilgili tarafların (talebi yapan birim, muhasebe, tedarikçi) mutabakatı sağlandıktan sonra tedarikçiye bilgi verilir. Bu aşamada Sipariş Teyit formu düzenlenir. Satın Alma Siparişinin Verilmesi ve İzleme Tedarikçi ile yapılan sözleşme hükümleri çerçevesinde işletme menfaatleri her ne kadar güvence altına alınmış olsa bile, satın alma birimi tarafından zamanında ve tam olarak sağlanamayan her sipariş başarısızlık olarak değerlendirilmektedir. İzleme aşamasında yaşanabilecek her türlü risk, satın alma birimi için ilave maliyet içermektedir. Teslim edilen ürünlerin gerekli kalite özelliklerine sahip olmaması ve iade edilmesi, satın alma sürecinin yeniden başlaması, tedarikçi seçme ve değerlendirme süreçleri süreç döngü zamanlarını uzatacaktır. Kısa dönemli ve basit satın almalarda sipariş kontrol ve izleme genellikle telefon ve e-posta ile gerçekleştirilirken, üretim faaliyetlerinde kullanılan parça ve malzemeler için tedarikçi ve alıcının entegre olduğu bilgisayar tabanlı sistemler ve kurumsal kaynak planlaması (ERP) geliştirilmiştir. Talepler bu sistemler üzerinden kontrol edilmekte ve izlenmektedir. Siparişlerin Teslim Alınması ve Kontrolü Tedarikçiler tarafından gelen ürünler üretim sürecine alınmadan önce depo birimine teslim edilir. Ürün ve irsaliye bilgileri kontrol edilerek bilgisayar sistemine girilir. Ürün kabulünün amacı, tedarikçi ile üzerinde anlaşıldığı şekli ile ürünün kalitesi ve miktarının doğrulanmasıdır. Kalite birimi, tedarikçilerden gelen malzemeleri bir takım kriterleri dikkate alarak gözden geçirmektedir. Gelen ürünlerin, sevk irsaliyesinde yer alan bilgilere göre miktar bakımından tespiti yapılır. Girdi muayenesinde, numune miktarı, kontrol edilmesi planlanan ürün gruplarına göre ürün miktarı üzerinden belirlenir. Gelen partiden, belirlenen örnek sayısına bağlı olarak kalite kontrol gerçekleştirilir. Giriş Kontrol Formu düzenlenerek, ürün doğrulaması uygun olan ürünler depo stoğuna alınır; uygun olmayan ürünler tedarikçiye iade edilir. Teslimatların uygunluğu, ürün kalitesi, teslimat tanımlanması ve izlenebilirliği, miktar açısından uygunluk, ambalaj uygunluğu, zamanında teslimat kapsamında değerlendirilir. Kabul aşamasında kontrol edilen ürünlerin sipariş ve sözleşme açısından uygunsuz olduğu noktalar hakkında tedarikçiye bilgi verilerek düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14

15 Özet Tedarik ve Satın alma Fatura Kontrolü ve Ödeme Satın alınan ürünün kabulü sonrasında, sözleşme hükümleri çerçevesinde ödeme yapılır. Tedarikçiye ödeme yapılabilmesi için sözleşmede yer alan koşulların tedarikçi tarafından sağlanması gerekmektedir. Geç teslimat, kalite uygunsuzlukları, partinin reddedilmesi vb. sorunlarda sözleşme içinde yer alan yaptırımlar gündeme gelecektir. Gelen siparişin kontrolü yapıldıktan sonra eğer uygunsa malın kabulü yapılır. Sözleşmeye bağlı olarak ödeme takvimi belirlenir. Gelen faturalar Ödeme Planı Listesi çerçevesinde işleme alınır. Ödeme planı listesinde alınan malzeme ya da hizmet, fatura tarihi, vadesi ve tutarı, ödeme tarihi, haftası, şekli gibi bilgiler yer almaktadır. Bu bölümde tedarik ve satın alma konusundan ana hatlarıyla bahsedilmiştir. Temel kavramların ve satın alma hedeflerinin neler olduğu, Satın almanın tedarik ziciri içindeki rolü, Tedarikçi seçme ve değerlemenin nasıl olacağı, Satın almada maliyet yönetimi içinde yer alan satın alma yöntemlerinin neler olduğu, Satın alma sürecinin aşamalarının neler olduğu ve bu aşamalarda nelerin yapıldığı anlatılmıştır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15

16 DEĞERLENDİRME SORULARI Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan bölüm sonu testi bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz. 1. Aşağıdakilerden hangisi satın almanın hedefleri arasında yer almaz? a) Ham madde temininin sağlanması b) Tedarik edilen malzemenin doğru kalitede olmasının sağlanması c) Uygun fiyatla malzeme tedariği d) İşletmenin kullandığı üretim sistemine uygun malzeme tedariği e) Nakliye güzergâhlarının belirlenmesi 2. Aşağıdakilerden hangisi satın alma kararlarını etkileyen taraflar arasında yer almaz? a) Müşteriler b) Perakendeciler c) Üst yönetim d) Pazarlama ve Satış e) Hukuk Birimi 3. Aşağıdakilerden hangisi satın alma kategorilerinden biri değildir? a) Hazır parça. b) Ham madde c) Tamir bakım malzemeleri d) Destek ekipmanları e) Sarf malzemeleri 4. Aşağıdakilerden hangisi satın alma yönetimini tedarik pazarının sürekli araştırılmasını gerektiren bir iş hâline getirmiştir? a) Rekabet b) Ham madde darboğazı c) Çevrenin sürekli değişmesi d) Tedarik maliyetleri e) Kalite ihtiyacı 5. Aşağıdakilerden hangisi satın alma gereksinimi ortaya çıktığı anda gerekli ihtiyacı karşılayacak miktarda satın alma biçimde tanımlanan yöntemdir? a) Fiyat değişimi yönetimi b) Karma satın alma c) İleriye dönük satın alma d) Spekülatif satın alma e) Miktar iskontosu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16

17 6. Satın alma yöneticileri, tedarikte yaşanan darboğazlar ve enflasyonist pazar ortamında, mevcut tüketimden daha fazla miktarda satın alım yapmayı tercih edebilirler şeklinde tanımlanan satın alma yaklaşımı aşağıdakilerden hangisidir? a) Fiyat değişimi yönetimi b) Karma satın alma c) İleriye dönük satın alma d) Spekülatif satın alma e) Miktar iskontosu 7. Satın alma sürecinin ilk aşaması aşağıdakilerden hangisidir? a) Problemin ortaya çıkışı ve satın alma ihtiyacının belirlenmesi b) Satın alma siparişinin tam olarak tanımlanması c) Tedarikçi araştırması ve seçimi d) Satın alma siparişinin hazırlanması e) Satın alma tekliflerinin alınması 8. Aşağıdaki satın alma aşamaları ile bu aşamalarda kullanılan formlar eşleştirilmiştir. Hangi eşleştirme yanlıştır? a) Satın alma siparişinin hazırlanması - Satın alma talep formu b) Tedarikçi araştırması ve seçimi - Tedarikçi değerle formu c) Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma - Sipariş teyit formu d) Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme - Malzeme ihtiyaç listesi e) Siparişin teslim alınması ve kontrolü - Giriş kontrol formu 9. Aşağıdaki satın alma aşamalarının hangisinde temin süresi ile bilgiye yer verilir? a) Satın alma siparişinin hazırlanması b) Satın alma tekliflerinin alınması c) Tekliflerin analizi, pazarlık ve anlaşma d) Satın alma siparişinin verilmesi ve izleme e) Siparişin teslim alınması ve kontrolü 10. Satın alma hangi yıllarda yönetimin ilgi odağı hâline gelmeye başlamıştır? a) 1960 lı ve 1970 li yıllar b) 1970 li ve 1980 li yıllar c) 1980 li ve 1990 lı yıllar d) 1990 lı ve 2000 li yıllar e) 2000 li ve 2010 lu yıllar Cevap Anahtarı 1.E, 2.A, 3.E, 4.C, 5.B, 6.C, 7.A, 8.D, 9.B, 10.C Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17

18 YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Erdal, M., (2011) Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi, Beta Yayınları, İstanbul. Ballou, R., (2004) Business Logistics and Supply Chain Management, 5th Ed., Pearson Prentice Hall, New Jersey. Lambert, D., Stock, J., Ellram, L., (1998) Fundementals of Logistics Management, McGraw Hill, Boston. Monnczka, R. M., Robert, B.H., Giunipero, L. C., Patterson, J. L., (2009) Purchasing and Supply Chain Management, 4th Ed., South Western, USA. Rushton, A., Crouche, P., and Baker, P., (2006) The Handbook of Logistics and Distribution Management, third ed., Kogan Page, London. Sadler, I., (2007) Logistics and Supply Chain Integration, SAGE Publications, London. Waters, D., (2003) Logistics: An Introduction to Supply Chain Management, Palgrave Macmillan, New York. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18