11. ULUSAL ÇOCUK GASTROENTEROLOJİ HEPATOLOJİ ve BESLENME KONGRESİ 4-8 Mayıs 2016 SAMSUN

Transkript

1 11. ULUSAL ÇOCUK GASTROENTEROLOJİ HEPATOLOJİ ve BESLENME KONGRESİ 4-8 Mayıs 2016 SAMSUN KONGRE ŞARTNAMESİ İşin konusu : 1) 4-8 Mayıs 2016 tarihlerinde Samsun da düzenlenecek 11. Ulusal Çocuk Gastroenteroloji, Hepatoloji ve Beslenme Kongresi ile ilgili olarak - Uygulama öncesi ön hazırlık, - Kongre, - Kongreye bağlı etkinliklerin organizasyon ve uygulama faaliyetlerinin Türk Çocuk Gastroenteroloji, Hepatoloji ve Beslenme Derneği (TÇGHBD) yönetim ve sorumluluğunda gerçekleştirilmesi için, aşağıda belirtilen koşullara göre yapılacak sözleşme ile hizmet verecek firmadan yararlanılacaktır. 2) Firmanın, yükümlülüklerini yerine getirirken deneyimlerinden yararlanabileceğine inandığı bir diğer firma ile ortak sorumluluk alması (Derneğin de onayı ile) mümkündür. Tanımlar: İşveren: Türk Çocuk Gastroenteroloji, Hepatoloji ve Beslenme Derneği dir. Yüklenici Firma: Şartnameye konu olan işi üstlenen organizasyon firması ve varsa ortağı da FİRMA olarak anılacaktır. İş: 11. Ulusal TÇGHB Kongresi nin her türlü a) Ön hazırlık, b) Organizasyon, c) Uygulama çalışmalarının tümü ORGANİZASYON diye anılacaktır. Tekliflerin Alınması : ORGANİZASYON, tekliflerin alınması sonunda TÇGHBD tarafından belirlenecek olan, konusunda yeterli tecrübeye sahip profesyonel bir firma tarafından düzenlenip gerçekleştirilecektir. TÇGHBD nin Yetkisi Kongrenin hazırlık, uygulama ve tasfiye aşamalarında Dernek Yönetim Kurulu tam yetkilidir. TÇGHBD, tekliflerin açılmasından sonra oluşan şartlarına göre ihaleyi sonuçlandırmakta veya yeniden ihale açmakta serbesttir. Tekliflerin açılmasından sonra uygun göreceği firmaları sırasıyla pazarlığa davet etmekte serbesttir. Teklif veren istekli firmalar TÇGHBD tarafından verilecek karara veya yapılacak uygulamalara itiraz edemezler. 11. ULUSAL TÇGHB Kongresi Organizasyon Hizmetlerine İlişkin Teknik Şartlar Kongrenin Tanımı : TÇGHBD tarafından düzenlenen Ulusal Kongreler 2 yılda bir gerçekleşmektedir ve 3-4 gün sürmektedir yılında Malatya da yapılan kongreye civarında katılım olmuştur. Bu sayıya, ücretsiz katılan konuşmacılar, oturum başkanları ve endüstri temsilcileri dâhildir. 11. Ulusal TÇGHB Kongresi ne 300 civarında ücretli katılım olacağı öngörülmektedir. TÇGHB Kongrelerine medikal endüstriden ortalama 10 firma, bir ya da daha çok birim stand alanı ile katılmaktadır. 11. Ulusal TÇGHB Kongresi Samsun da 5 yıldızlı, oda-kahvaltı konsepti ile çalışan, aşağıda standardı belirtilen kongre merkezine sahip olan bir otelde yapılacaktır. Kongre merkezine TÇGHBD ve üstlenen FİRMA birlikte karar verecektir. Otel seçenekleri sırasıyla: 1- Sheraton Oteli-Samsun 2- Büyük Samsun Oteli-Samsun 3- Anemon Otel-Samsun 1

2 Hizmetlerin Tanımı : 1-Kongre öncesi : 1. Organizasyonu yapacak firma belirlendikten hemen sonra, FİRMA kongreye kadar geçecek süredeki tüm sekreterya işlemlerini yürütecek bir kişi görevlendirecektir. Bu kişi kongre tarihine 6 ay kalmasından itibaren başka hiç bir toplantı ve/veya kongrede FİRMA tarafından görevlendirilemeyecektir. 2. Kongre iletişimi ve kongre bürosu, kongre web sayfasının oluşturulması, işletilmesi, bildiri kabul sistemi, haberleşme, kongre logosu ve kapağının oluşturulması, antetli kağıt ve zarflar, teknik donanım, elektronik poster sunum sistemi, kesintisiz güç kaynağı, tüm host/hosteslik hizmetleri (bu kişilerin ulaşım, konaklama, günlük ücretleri, fazla mesaileri, tek tip kıyafetleri, tüm sahne, kayıt ve konaklama deskleri ve yönlendirmeleri, çiçeklendirme, birinci ve ikinci duyurular, kongre çantası, yaka kartı ve ipi, özet kitabı, kongre CD si, sertifika (katılım ve teşekkür sertifikaları), davetiye, poster gibi basılı malzemeler, kongre öncesi ve sonrası havaalanı transferleri (davetli konuşmacı ve oturum başkanları ile dernek yönetim kurulunun) FİRMA tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. 3. Firma belirlenmiş konuşmacıların görev yazılarını iletecek ve sunumları sırasındaki gereksinimlerini kendilerinden öğrenip temin edecektir. 4. Tüm konuşmacılardan konuşma metinlerini dijital ortamda temin edecektir. 5. Potansiyel kongre katılımcılarına yönelik periyodik olarak elektronik bülten ile bilgilendirme mesajları gönderimi yapacaktır. 6. Uydu Sempozyumları için firmalarca ön görülen konu ve konuşmacıların takibi, onayı ve firmalardan gelecek talepleri karşılayacaktır. 7. Bilimsel ve sosyal program çerçevesinde yer alacak yerli ve yabancı davetlilerin tüm iletişim ve seyahat angajmanlarını sağlayacaktır 8. Kongre bildirileri ile ilgili sekretarya işlerini yapacaktır: Bildiri başvurularını kongre internet sitesi aracılığıyla toplayacak, dernek talimatına uygun olarak sınıflayacak, bilimsel kurula dağıtımı ve geri toplanması işlerini yapacak, kabul ve ret mesajlarını başvuru sahiplerine iletecektir. 9. Toplantı programının oluşturulmasında sekreterlik desteği verecektir. 10. Kongre programı ve diğer konuların görüşüleceği toplantılar ile dernek yönetim kurulu, kongre başkanı ve sekreterinin toplantıları, FİRMA tarafından organize edilecek ve transferler ve gerekirse konaklamalar da dahil tüm masraflar FİRMA tarafından karşılanacaktır. Bu toplantılar Samsun da belirlenecek kongre otelinde, Ankara da veya İstanbul da yapılacaktır. 2-Toplantı mekanları iç düzenlemeleri : 1. Gerek yönetim odalarının, gerek toplantı odalarının fonksiyonlarını tam olarak görebilmesi için lazım olan her türlü olanakların temini FİRMA ya aittir. Temin edilecek bu araç ve gereçler (key-pad, videoprojeksiyon, video oynatıcı, LCD ekranları, elektronik poster sunum sistemi, pointer vb) kongre bilimsel programı netleştikten sonra gözden geçirilerek eksikler tamamlanmalıdır. Kayıt merkezinin ve danışma merkezinin, bilgisayar, yazıcı, projeksiyon, fotokopi, faks, vs. gibi donanımı bu düzenleme içindedir. Toplantı yerlerinin temizlik denetiminden, çiçekleme ve dekorasyonundan FİRMA sorumludur. 2. Sunum kontrol merkezi kurulması gereklidir. Projeksiyon kontrol odasından, sunum yapılan salonlara görüntüler kurulan network ağı ile iletilecek, bunun için gerekli tüm alt yapı ve ekipman firmaca sağlanacaktır. Salonlar ve slayt merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon firma tarafından sağlanacaktır. 3. Çok sayıda katılımcıya aynı anda hizmet verebilecek şekilde düzenlenmiş, kongre görselli ve alınlıklı kayıt masası kurulması ve network ile birbiriyle iletişimde bulunan en az 2 adet bilgisayar ve 1 adet laser printer ve anında yaka kartı basabilen kayıt yazılımın bulunması gerekmektedir. 4. Kongre en az bir ana salonda, bazı saatlerde iki salonda yapılacaktır. Ana salon İngilizce den Türkçe ye eşzamanlı tercüme olanağına sahip olmalıdır. Organizasyon FİRMA tarafından sağlanmalıdır. 5. Ana salonda iki adet 3x4 metre ansilümen aydınlatma gücüne sahip en az iki projektörlü sahne kurulması, yan salonda fiziki imkana göre minimum 2x3 m ölçüsünde çift perdeli kongre görsellerine sahip basit bir sahne kurulması gereklidir. 6. Toplantı salonlarında ve kayıt alanında afişler, kongre görsellerini içeren kürsü bulundurulması, her salonda tasarımlı, kongre görselini taşıyan oturum masası bulundurulması gereklidir. 7. En az 4 hoparlörlü ses sistemi, 2 adet telsiz mikrofon, 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet kürsü mikrofonu, 2 adet oturum masası mikrofonu, simultane sistem, 100 kulaklık sağlanması, ve en az 2 teknik elemanın daimi olarak hazır bulundurulması gereklidir. 8. Salonun büyüklüğüne göre en az 2 hostes görevlendirilmelidir. Bunların dışında salonun tüm kongre boyunca sabit bir sorumlusu bulunmalıdır. 9. Fuaye ve dinlenme alanları katılımcı sayısı ile orantılı olarak düşünülmelidir. Bu alanlardaki her türlü ikram ve konfordan FİRMA sorumludur. 2

3 10. Salon girişine veya fuaye ye yerleştirilen LCD ekranda o an gerçekleştirilmekte olan toplantı ismi ve konuşmacıları sabit olarak, bu metnin altında ise o salondaki günlük program içeriği bir akış içinde sunulmalıdır. 11. İnteraktif oturumlarda kullanılmak üzere key-pad sistemi temin edilmelidir. Bu malzemeler FİRMA tarafından karşılanacaktır. 12. Posterler için bir alan ayrılmalı ve bu alan mümkün olduğu kadar toplantı salonlarına ve/veya stand alanına yakın olmalıdır. Elektronik poster için alt yapı temin edilmelidir. Bunun tüm alt yapısından ve sunumların düzenle yürümesi için yapılması gerekenlerden FİRMA sorumludur. 13. Firmaların ürünlerini sergilemeleri için yeteri büyüklük ve konforda bir stand alanı ve gerektiğinde konukevi yapılabilecek yerler olmalıdır. Bu alanların her türlü organizasyonundan FİRMA sorumludur. 14. En az 3 istasyonlu internet cafe kioskların sağlanması, kongre merkezinde dijital baskılı yönlendirme levhaları sağlanması ve gerektiğinde havaalanı karşılama masası kurulması ve kongre süresince açık tutulması gereklidir. 15. Gala ve Açılış Kokteylinde çıkacak sanatçılara tüm teknik hizmetin verilmesi, teknik ekipman için işbirliği yapılması gereklidir. 16. Kayıt ve konaklama için üyeler tarafından yapılacak ödemeleri POS cihazı vasıtasıyla kredi kartı kabul edebilir olunması gereklidir. 17. Stand alanında tüm firmalara verilecek olan elektrik dağıtım, kablolama hizmetleri ücretsiz olarak sağlanmalıdır. 3-Kongre dili : Kongrenin resmi dili Türkçe dir. Uluslararası katılım ile İngilizce konferanslar düzenlenecektir. İngilizce Konferanslarda İngilizce Türkçe, Türkçe - İngilizce eşzamanlı tercüme olanağı sağlanmalıdır. Bu oturumlar bir veya iki güne yayılacaktır. Firma gerekli tercüman ı ve teçhizatı sağlamak zorundadır. 4-Dokümantasyon, Kırtasiye ve Basılı Malzemeler : I- Bu kapsam içindeki materyaller şunlardır: 1. Birinci, ikinci ve gerekirse üçüncü duyuru 2. Özet kitabı ve CD si 3. Tükenmez kalem ve A5 not defteri (30 sayfa) 4. Davetiyeler (Kokteyl ve gala için) 5. Afiş ve Posterler 6. Katılım ve Teşekkür Belgeleri 7. TTB Kredi Formları ve gerekli prosedürler 8. Öğle yemekleri ve kahve arası için kuponlar 9. Kongre Çantası 10. Yaka kartı ve ipi 11. Salonlarda oturum masaları ve kürsüler için oturum içinde görevli konuşmacı ve başkanların isimlikleri 12. Basılı materyal detayları şu şekildedir: a. Duyurular en az 12 sayfa (6 yaprak) olacaktır, kullanılan kağıt mat kuşe ve renkli selofan kapak, iç sayfalar mat kuşe ve renkli olacaktır. b. Yaka kartları içinde taşınabilecek büyüklükte cep programı kitapçığı bulunacaktır II- TÇGHBD ın hazırlayacağı ve tasarımı için FİRMA nın çalışacağı birinci ve ikinci duyuru ve katılım başvuru formları 1500 er adet basılacak ve ilk duyuru ihale sonucunun belli olduğu tarihten sonraki 2 ay içinde postalanmış olacaktır. Bu formların basım ve postalanması FİRMA tarafından karşılanacaktır. Tanıtma ve duyuru amacıyla muhtelif yerlere asılacak afiş, branda ve broşürler ya da firmanın önereceği malzemeler yaptırılacaktır. III- Kongre ayrıntıları belirlenince, ikinci duyurular ve afişler en geç 1 Mart 2016 tarihinde dağıtılmış olacaktır. Gerekirse tanıtım afişleri ve büyük ölçüde kesinleşmiş üçüncü duyuru evrakları, tüm merkez ve kişilere ulaştırılmış olmalıdır. IV- Çocuk sağlığı ve hastalıkları, beslenme ile ilgili, mümkün olursa aile hekimliği ile ilgili tüm kongre ve bilimsel toplantılarda kongrenin duyuruları FİRMA tarafından dağıtılacak ve tanıtım yapılacaktır. Buna yönelik bütün harcamalar FİRMA ya aittir. 3

4 V- TÇGHBD web sitesi ile entegre çalışan bir kongre web sayfası hazırlanacaktır. Oluşturulacak bu site ile kongre programı ile kongre duyurularının yayınlanması ve bilimsel çalışmaların (bildiri, poster vb) kabul ve değerlendirme süreçlerinin online olarak yürütülmesi gerçekleştirilecektir. Web sitesi E-poster sunumları için uygun olacaktır. Bu projenin FİRMA tarafından bir sorumlusu ve bir sekreteryası olacak, çalışmalarını bilimsel sekreterya ile koordineli yürütecek ve tüm bu organizasyon TÇGHBD görüş ve onayı doğrultusunda FİRMA tarafından organize edilecektir. VI- Sözlü ya da poster sunum olarak kabul edilen bildirilerden oluşan kongre özet kitabı ve CD si FİRMA tarafından dizilecek ve bastırılacaktır. VII. Günde en az 200 adet fotoğraf çekilecek ve bu fotoğraflardan seçilenler 1 adet CD içerisinde teslim edilecektir. Ayrıca FİRMA, DERNEK tarafından belirlenen gün ve yerde Kongre Fotoğrafı çekimini sağlayacaktır. Bu kongre fotografları Dernek ve Kongre Web sayfasında yer alacaktır. Bu hizmetler karşılığında firmaya ücret ödenmeyecektir. 5-Konaklama: Otel 11. Ulusal TÇGHB Kongresi Samsun da 5 yıldızlı, oda-kahvaltı konsepti ile çalışan, tanımladığımız kongre koşullarını sağlayabilecek bir kongre merkezine sahip olan bir otelde yapılacaktır. Kongre merkezine TÇGHBD ve üstlenen FİRMA birlikte karar verecektir. Otel seçenekleri sırasıyla: 1- Sheraton Oteli-Samsun 2- Büyük Samsun Oteli-Samsun 3- Anemon Otel-Samsun 6-Ulaşım : 1. FİRMA tüm kongre boyunca hava limanında bir irtibat danışma masası açacak, kongre başlangıç ve bitiminde kongre üyelerinin otellerine ve tekrar hava limanına transferleri sağlanacaktır, davetli konuşmacılar, oturum başkanları ve dernek yönetim kurulu üyeleri için ulaşım ücretsiz ve sağlanacaktır. 2. Kongre Merkezinin dışında düzenlenecek sosyal aktivitelere katılmak için gereken transferler FİRMA tarafından ücretsiz organize edilecektir. Taşınacak kişi sayısı ve gidilecek yer TÇGHBD tarafından FİRMA ya zamanında bildirilecektir. 7-Davetlilerin durumu: TÇGHB Kongresi içindeki eğitim etkinliklerine davet edilecek konuşmacı (konferans, forum, panel ve sempozyum gibi) ve oturum başkanlarının (konferans, forum, panel ve sempozyum gibi) yol, kayıt ve konaklama (kongre otelinde) masrafları FİRMA tarafından üstlenilecektir. 2. Bu davetlilerden yurt içinden olanların sayısı 50 olacaktır. 3. Bu davetlilerden Türkiye dışından olanların sayısı 2 yi geçmeyecek ve bir ya da her ikisi ABD/ Japonya gibi Avrupa dışından olabilecektir. Avrupa dan veya ABD/Japonya dan gelecek yabancı konuşmacıların uçak biletleri business class olarak FİRMA tarafından karşılanarak gönderilecektir. Yabancı konuşmacıların tüm masrafları (Yol, konaklama, çevre gezisi[istanbul ve Samsun civarında] masrafları) FİRMA tarafından karşılanacaktır 4. FİRMA, stand alan endüstri firmalarına 2 den az olmamak kaydıyla kaç ücretsiz kayıt vereceğine karar vermekte serbest olmakla birlikte kritik kararlarda TÇGHBD onayı alınacaktır. 5. Davet edilecek kişilerin isim ve adresleri TÇGHBD tarafından FİRMA yetkililerine verilecektir. 8- Sosyal Program : 1. Kurs akşamı, kurs katılımcıları, konuşmacılar ve dernek yönetim kurulu üyeleri için bir yemek organize edilecektir. Bu yemek kongre otelinde veya transferlerin ücretsiz sağlanması koşuluyla alakart biçiminde özel bir lokantada olabilir. Yemek bedeli kurs ücreti içine dahildir. Menüye TÇGHBD ile birlikte karar verilecektir. 2. Kongrenin 2. akşamı, kısa bir açılış kokteyli ardından (limitsiz yerli alkollü ve alkolsüz içki, çerez vb.) tüm katılımcıların katılabileceği Kongre Yemeği düzenlenecektir. Bu yemek otel içerisinde alakart biçimde bir lokantada veya transferler ücretsiz sağlanmak koşulu ile özel alakart bir restoranda olabilir. Tüm gerekenler FİRMA tarafından sağlanacaktır. Bunun detayları TÇGHBD ile birlikte belirlenecektir. Kokteyl esnasında canlı müzik olacaktır. 3. Kongrenin 3. akşamı oturma düzeninde, müzikli GALA DINNER organize edilecek ve hizmetler kayıt ücreti içinde FİRMA tarafından sağlanacaktır. Limitsiz alkollü yerli içkinin dahil olduğu Gala Yemeği kongre merkezinde sağlanacaktır ve yemek için otelin verdiği en üst limitteki menü seçilecektir. FİRMA en üst menüden seçilen limitsiz yerli içkili gala yemeği menüsü için ilave ücret talep etmeyecektir. Bu menü 4 4

5 adet servis (Başlangıç, ara sıcak, ana yemek ve tatlı/çay kahve) içermeli ve otel tarafından servis edilmelidir. Müzik için en az 5 kişiden oluşan ve TÇGHBD ın onaylayacağı bir grup ile anlaşma yapılacak ve bununla ilgili tüm masraflar FİRMA tarafından karşılanacaktır. 4. Kongre boyunca (kurs da dahil) kongre Merkezinde her gün katılımcılara ücretsiz öğle yemeği verilecektir. Menüye dernekle birlikte karar verilecektir. 5. Kongre süresince katılımcıların faydalanabileceği, en az 3 ayrı noktada, günde 2 kez kurabiye ve çay-kahve servisi yapılacaktır. 6. Katılımcılarının faydalanabileceği, en az 4 ayrı noktada, kongre süresince devamlı olarak su sebili ve plastik bardak hizmeti sağlanacaktır. 7. Sunum kontrol odasında verilecek olan ikram bedeli Firma' ya aittir. 8. Kongre öncesi ve sonrası turistik turlar ücreti katılanlar tarafından karşılanmak üzere FİRMA tarafından düzenlenecektir. 9. Sosyal etkinlikler için yüklenici FİRMA sponsor bulma hakkına sahiptir. 10. FİRMA reklam alarak basılı materyallerde kullanabilir ancak her türlü reklam için TÇGHBD ın e-posta ile veya yazılı onayı alınmalıdır. 11. Uydu sempozyum ve firma destekli düzenlemelerde etik kurallara özen gösterilecektir. Bu anlamdaki her türlü uygulama TÇGHBD onayı ile gerçekleştirilecektir. 9-Kayıt ücretleri : Kongre için öngörülen kayıt ücretleri aşağıda belirtilmiştir. 1 Şubat 2016 e kadar 1 Şubat 2016 sonrası Kongrede Doktor TL TL TL Hemşire, Diyetisyen, Refakatçi TL TL TL Firma temsilcisi TL TL TL Günlük katılım TL TL TL Kurs ücreti: TL dir Fiyatlara %18 KDV ilave edilecektir. 10-Stand ücretleri : Stand ücretleri en fazla 750 Euro + KDV / m 2 olacak şekilde hesaplanacaktır (en az 4 m 2 ) ancak FİRMA birden fazla birim alanlara ya da kongredeki bir başka aktiviteye sponsor olanlara belli indirimler yapma hakkına sahiptir. 11-Bütçelendirme : 1. Firmanın öngördüğü bütçeyi teklif etmesi gerekmektedir. 2. Yukarıdaki hizmetler düzenleyici firma tarafından sağlanacak ve kayıt ücretleri, stand ücretleri, uydu toplantı gelirleri, sponsor ve reklam gelirleri düzenleyici firmaya gelir olarak verilir, firma da bunun karşılığında TÇGHBD yönetim kuruluna garanti ettiği sabit ücreti teklif edebilir. 3. FİRMA nın TÇGHBD a yapacağı ödeme planının da teklifte yer alması gerekmektedir. 4. Kongre gelirleri: tüm stand bedelleri, tüm sponsorluklar, kayıt ücretleri, diğer her türlü satılan bilimsel aktiviteler, alınan her tür reklamlar, konaklama bedelleri, tur, ulaşım ve transfer bedelleri ve uçak biletleridir. 12- Tekliflerin Hazırlanması ve Verilmesi : 1. Teklifler en geç 31 Mart 2015 tarihi saat ye kadar Prof. Dr. Aydan Kansu, Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi, Çocuk Gastroenteroloji Bilim Dalı, Ankara ya da; Prof. Dr. Ayhan Gazi Kalaycı veya Doç.Dr. Gönül Çaltepe, Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi, Çocuk Sağlığı ve Hastalıkları Anabilim Dalı, Samsun adresine teslim edilmiş olmalıdır. Bu tarihten sonra verilecek teklifler kabul edilmez. TÇGHBD ihtiyaç ve uygun gördüğü takdirde yeniden duyuru yaparak süre uzatımına gidebilir. 2. Sözleşme yapmaya yetkili FİRMA temsilcisi imza sirküleri, vergi dairesinden alınmış borcu yoktur yazısı, FİRMA nın son üç yılda düzenlemiş olduğu birinde en az 250 aktif katılımcının bulunduğu, en az 3 adet ulusal veya uluslararası klinik tıp kongresi düzenlemiş olduğuna dair iş bitirme / referans mektuplarını sağlamalıdır. 3. TÇGHBD Kamu İhale Kanunu na tabi olmayıp ihaleyi yapıp yapmamakta, tekliflerin tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte veya ihaleye dilediği firmayı davet etmekte serbesttir. TÇGHBD Yönetim Kurulu tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında gerekli gördüğü takdirde görüşmeler ve pazarlık sureti ile de işi ihale edebilir. 5

6 4. TÇGHBD nin, KONGRE İhalesi şartnamesinde bulunan tüm maddeleri ve dernek in ihaleyi dilediği FİRMA ya vermek veya ihaleyi iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış ve üzerinde FİRMA kaşesi bulunan taahhütname alınacaktır. 5. Dernek ihaleyi herhangi bir aşamada sonlandırarak uygun gördüğü FİRMA ile sözleşme yapma hakkına sahiptir. Tekliflerin açılmasından sonra oluşan teklif şartlarının olumsuz veya yetersiz görülmesi halinde DERNEK yeniden ihale açmakta serbesttir. Teklif veren istekliler, hiçbir hususta DERNEK tarafından verilecek karara ve yapılacak uygulamalara itiraz edemedikleri gibi hiçbir hak da talep edemezler. 13- Diğer durumlar : 1. FİRMA tarafından temin edilecek bütün mahaller ve hizmetler, mücbir sebeple, hükümet ve resmi makamların muameleleri ile mülki hakların kullanılamaması hali, harp, grev, lokavt, salgın hastalık, terör ve bunun gibi turizm firması nın iradesi dışında kalan durumlarda firma nın rezerve edilen yerlerinin temini ve hizmetlerin yerine getirilmesi imkansız durumlar için firma hiçbir sorumluluk yüklenmeyecektir. 2. Kongrenin gerçekleşmesine imkan vermeyecek yukarıdaki nedenler ile bir ekonomik depresyon veya doğal afet vukuunda anlaşma yeniden gözden geçirilecektir. 3. FİRMA nın, ihaleyi kazanıp sözleşme yaptıktan sonra kongreyi yapmaktan yukarıdaki durumlar dışında vazgeçmesi durumunda, derneğe ödemiş olacağı garanti peşin para tutarının yarısı kadar ceza ödemeyi kabul ettiğine dair, yetkili kişi tarafından imzalanmış ve üzerinde FİRMA kaşesi bulunan taahhütname alınacaktır. Bu şartname 13 ana maddeden ve toplam 6 sayfadan oluşmaktadır. 6