T.C. KOCAELĐ ÜNĐVERSĐTESĐ ASIM KOCABIYIK MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 T.C. KOCAELĐ ÜNĐVERSĐTESĐ ASIM KOCABIYIK MESLEK YÜKSEKOKULU Revizyon Tarihi: Đlk Oluşturma Tarihi:

2 1.0. ĐÇĐNDEKĐLER Bölüm No Konu Başlığı Süreç No Sayfa No 1. Đçindekiler 1 2. Revizyon Sayfası 3 3. Giriş 5 4. Süreç Yönetimi Esasları 6 5. Süreç Belirleme ve Gözden Geçirme 9 6. Süreçler ve Etkileşim Şeması EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM SÜRECĐ Eğitimde Yeniden Yapılanma Ve Kalite (Bologna) 1.1. Süreci Program Yeterliliklerinin Belirlenmesi Ders Planlarının Ve Đçeriklerinin Güncellenmesi Eğitim Öğretim Ölçme Değerlendirme Süreci Ders Ve Dersin Sorumlusu Đle Đlgili Öğrenci Memnuniyeti Ders Ve Sınav Programı Hazırlama Süreci Ders Görevlendirilmelerinin Yapılması Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Sınav Programlarının Hazırlanması Öğrenci Danışmanlık Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci Öğrenci Staj Öğrenci Burs Laboratuar Uygulama Öğrenci Kulübü Öğrenci Temsilcisi Seçim ARAŞTIRMA VE GELĐŞTĐRME SÜRECĐ Bilimsel Araştırma Projeleri Süreci Bilimsel Araştırma Projesi Başvuru ve Uygulama Süreci Ulusal Ve Uluslar Arası Yayın Hazırlama Süreci Ulusal Kongre Katılım Süreci Uluslar Arası Kongre Katılım Süreci Akademik Başarılarıların Ödüllendirme Süreci Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Bütçe Hazırlama Süreci Teknik Arıza-Onarım Süreci Đzin Alma Süreci Kütüphane Yönetim Süreci Arşiv Yönetim Süreci Malzeme Satın Alım Süreci Öğrenci Hizmet Alım Süreci

3 9.8. Konferans Salonu Yönetim Süreci Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci Stratejik Plan Hazırlama Süreci Akademik Personel Alım Süreci Kalite Yönetim Süreci Toplumla Olan Đlişkiler Süreci Çevre ve Atık Yönetim Süreci Borusan Kocabıyık VAKFI Đle Đlişkiler Süreci Sanayi Đşbirliği Süreci ÖĞRENCĐ ĐŞLERĐ SÜRECĐ Yeni Kayıt- ÖSYS Süreci Kayıt Dondurma Süreci Kayıt Yenileme Süreci Kayıt Sildirme Süreci Mezuniyet Süreci (Ön-Lisans Diploması) Geçiş ve Uyum Süreci Ders Listelerinin Belirlenmesi Süreci Erkek Öğrenciler için Tecil Yazılarının Askerlik 4.8. Şubesine Gönderilme Süreci Sınavlara Đtiraz Süreci Mazeret Sınavı Süreci Onur ve Yüksek Onur Belgeleri Verilmesi Süreci Kurumlarca Talep Edilen Tanıtım Süreci Rektörlük Tarafından Organize Edilen Tanıtım Süreci Süreç Performans Tablosu Organizasyon ile Süreçler Arası Đlişki Matrisi

4 2.0. REVĐZYON KAYIT ÇĐZELGESĐ Bölüm No Revizyon Tarihi Revizyon No Yapılan Revizyon Đşlemleri 1.EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM SÜRECĐ R01-01 Gözden Geçirme 1.1.EĞĐTĐMDE YENĐDEN YAPILANMA VE R01-01 Gözden Geçirme KALĐTE (BOLOGNA) SÜRECĐ Program Yeterliliklerinin Belirlenmesi R01-01 Gözden Geçirme Ders Planlarının ve Đçeriklerinin R01-01 Gözden Geçirme Güncellenmesi 1.2.EĞĐTĐM ÖĞRETĐM ÖLÇME R01-01 Gözden Geçirme DEĞERLENDĐRME SÜRECĐ Ders ve Dersin Sorumlusu ile ilgili Öğrenci R01-01 Gözden Geçirme Memnuniyeti 1.3.DERS VE SINAV PROGRAMI R01-01 Gözden Geçirme HAZIRLAMA SÜRECĐ Ders görevlendirilmelerinin Yapılması R01-01 Gözden Geçirme Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması R01-01 Gözden Geçirme Sınav Programlarının Hazırlanması R01-01 Gözden Geçirme 1.4. ÖĞRENCĐ DANIŞMANLIK R01-01 Gözden Geçirme Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci R01-01 Gözden Geçirme 1.5. ÖĞRENCĐ STAJ R01-01 Gözden Geçirme 1.6. ÖĞRENCĐ BURS R01-01 Gözden Geçirme 1.7. LABORATUAR UYGULAMA R01-01 Gözden Geçirme 1.8. ÖĞRENCĐ KULÜBÜ R01-01 Gözden Geçirme Öğrenci Temsilcisi Seçim R01-01 Gözden Geçirme 2. ARAŞTIRMA VE GELĐŞTĐRME SÜRECĐ R01-01 Gözden Geçirme 2.1. Bilimsel Araştırma Projeleri Süreci R01-01 Gözden Geçirme Bilimsel Araştırma Projesi Başvuru ve R01-01 Gözden Geçirme Uygulama Süreci 2.2. Ulusal Ve Uluslar Arası Yayın Hazırlama R01-01 Gözden Geçirme Süreci 2.3. Ulusal Kongre Katılım Süreci R01-01 Gözden Geçirme 2.4. Uluslar Arası Kongre Katılım Süreci R01-01 Gözden Geçirme 2.5. Akademik Başarılarıların Ödüllendirme Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3. YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ R01-01 Gözden Geçirme 3.1. Bütçe Hazırlama Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.2. Teknik Arıza-Onarım Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.3. Đzin Alma Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.4. Kütüphane Yönetim Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.5. Arşiv Yönetim Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.6. Malzeme Satın Alım Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.7. Öğrenci Hizmet Alım Süreci R01-01 Gözden Geçirme 3.8. Konferans Salonu Yönetim Süreci R01-01 Gözden Geçirme - 3 -

5 3.9. Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci R01-01 Gözden Geçirme Stratejik Plan Hazırlama Süreci R01-01 Gözden Geçirme Personel Alım Süreci R01-01 Gözden Geçirme Kalite Yönetim Süreci R01-01 Gözden Geçirme Toplumla Olan Đlişkiler Süreci R01-01 Gözden Geçirme Çevre ve Atık Yönetim Süreci R01-01 Gözden Geçirme Borusan Kocabıyık VAKFI Đle Đlişkiler R01-01 Gözden Geçirme Süreci Sanayi Đşbirliği Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4. ÖĞRENCĐ ĐŞLERĐ SÜRECĐ R01-01 Gözden Geçirme 4.1. Yeni Kayıt - ÖSYS Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.2. Kayıt Dondurma Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.3. Kayıt Yenileme Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.4. Kayıt Sildirme Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.5. Mezuniyet Süreci (Ön-Lisans Diploması) R01-01 Gözden Geçirme 4.6. Geçiş ve Uyum Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.7. Ders Listelerinin Belirlenmesi Süreci R01-01 Gözden Geçirme 4.8. Erkek Öğrenciler için Tecil Yazılarının R01-01 Gözden Geçirme Askerlik Şubesine Gönderilme Süreci 4.9. Sınavlara Đtiraz Süreci R01-01 Gözden Geçirme Mazeret Sınavı Süreci R01-01 Gözden Geçirme Onur ve Yüksek Onur Belgeleri Verilmesi R01-01 Gözden Geçirme Süreci Kurumlarca Talep Edilen Tanıtım Süreci R01-01 Gözden Geçirme Rektörlük Tarafından Organize Edilen Tanıtım Süreci R01-01 Gözden Geçirme - 4 -

6 3.0. GĐRĐŞ 3.1. AMAÇ Bu el kitabı; Kocaeli Üniversitesi Asım Kocabıyık Meslek Yüksekokulu nun, kalite yönetim sistemini sürekli geliştirme çerçevesinde ihtiyaç duyduğu ve uyguladığı tüm süreçleri tanımlamak, bu süreçlerin birbiri arasındaki etkileşimleri açıklamak ve performanslarının ölçülebilmesi ve değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemek amacıyla oluşturulmuştur KAPSAM Bu el kitabı; Kocaeli Üniversitesi Asım Kocabıyık Meslek Yüksekokulu müşteri talep ve değişikliklerinin alınmasından itibaren, ürün gerçekleştirme, müşteriye sunma ve müşteri geri dönüşümlerini içeren tüm süreçleri kapsar SORUMLULUKLAR Bu el kitabının hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve süreçlerin belirlenmesinden Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda Meslek Yüksekokul Müdürü, bu prosedürün uygulanmasından, bu el kitabında belirtilmiş süreç sorumluları sorumludur DAĞITIM Müdür Müdür Yardımcıları Bölüm Başkanları Program Koordinatörleri Okul Sekreteri Öğrenci Đşleri Sorumlusu Aynıyat Sorumlusu Mali Đşler Sorumlusu Komisyonlar Öğretim Elemanları Öğrenci Danışmanları Kütüphane Birim Sorumlusu Teknik Hizmetler Birimi Öğrenci ( Đlan Panosu ve Đnternet Ortamından ) - 5 -

7 3.5. KISALTMALAR Bu el kitabında aşağıdaki kısaltmalar kullanılmıştır: KGE: Kalite Geliştirme Ekibi KGEY: Kalite Geliştirme Ekip Yöneticisi M: Meslek Yüksekokulu Müdürü KKS: Kalite Kontrol Sorumlusu KY: Kalite Yönetim KYS: Kalite Yönetim Sistemi Perf: Performans KK: Kalite Kurulu SS: Süreç Sorumlusu AKMYO: Kocaeli Üniversitesi Asım Kocabıyık Meslek Yüksekokulu DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet DEĞ: Değerlendirici 4.0 SÜREÇ YÖNETĐM ESASLARI 4.1.TANIMLAR Süreç: Kaynakların kullanılarak, girdileri çıktılara dönüştüren sıralı faaliyetler bütünüdür Ana Süreç: Okulda, müşteri taleplerinden itibaren, ürün ya da hizmet temini faaliyetlerini yürüten ana fonksiyonlardır Alt Süreç: Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir Destek Süreç : Başlaması ve yürütülmesi alt süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir Yönetsel Süreç: Üretim sürecinin dışında, yönetimle ilgili süreçlerdir Operasyonel Süreç: Eğitim-Öğretim boyunca; ürün ya da hizmetle ilgili faaliyetleri kapsayan süreçlerdir Akış Şeması: Süreçleri oluşturan faaliyetlerin sırasını, faaliyetler, dökümanlar ve organizasyon arası ilişkilerin gösterilebilmesi için kullanılan simgelerdir

8 Şekil 4.1. Süreç Akış Diyagramlarında Kullanılan Semboller Süreç Sorumlusu: Sürecin başlamasından itibaren bitişine kadar yönetilmesinden, doğru uygulandığının kontrolünden, süreç performans ölçümü için veri toplanmasından, toplanan verilerin analiz edilerek toplantılara getirilmesinden sorumlu kişidir Süreç Girdisi: Sürecin başlaması için gerekli hammadde, yardımcı malzeme ve sürecin başlamasını gerektiren kayıt ya da dökümanlardır Süreç Çıktısı: Sürecin bir sonucu olarak ortaya çıkan, ürün, yarımamul, hizmet ve bunlara ilişkin kayıt ya da dökümanlardır Süreç Performansı: Sürecin; etkinlik, verimlilik, çevrim süresi, esneklik ve kapasite gibi özellikleridir Süreç Etkinliği: Yönetsel ve operasyonel süreçlerin, planlanan etkinlik hedeflerine ( müşteri beklentileri de dahil ) ulaşıp ulaşmadığıdır Süreç Verimliliği: Operasyonel süreçlerin, planlanan verimlilik hedeflerine ulaşıp ulaşmadığıdır

9 4.2. SÜREÇ YÖNETĐMĐ Süreçlerin yönetimi aşağıdaki adımlardan oluşur: Şekil 4.1. Süreç Yönetim Adımları - 8 -

10 Performans Hedeflerinin Değiştirilme Đhtiyacı: Toplantılarda, hedef değerlerden sapmalar söz konusu olduğunda sebepler araştırılır. Bu sebepler için gerektiğinde, düzeltici ve/veya önleyici faaliyetler açılır Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında, hedef değerlerle gerçekleşen değerler tekrar gözden geçirilir. Çok fazla sapma olan hedef değerlerde revizyon yapılarak yeni hedef değer belirlenir Gerçekleşen hedef değerlerle ilgili süreçler için; yapılabilirse iyileştirme faaliyetleri planlanarak sürekli gelişme kapsamında bu hedef değerlerde de revizyon yapılarak, kademeli bir şekilde iyileştirme gerçekleştirilmiş olur. 5.0 SÜREÇ BELĐRLEME VE GÖZDEN GEÇĐRME 5.1. SÜREÇ BELĐRLEME AKMYO daki süreçler belirlenirken; Bölüm de belirtilen tanımlar dikkate alınır AKMYO da çalışan ana fonksiyonlar: Okul Yönetim fonksiyonları, Eğitim-Öğretim Fonksiyonu, Araştırma ve Geliştirme Fonksiyonu ve Öğrenci Đşleri Fonksiyonlarıdır Bu fonksiyonlardan yola çıkılarak AKMYO ana süreçleri: EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM SÜRECĐ ( Operasyonel Süreç ) ARAŞTIRMA VE GELĐŞTĐRME SÜRECĐ (Operasyonel Süreç ) ÖĞRENCĐ ĐŞLERĐ SÜRECĐ ( Destek Süreç ) YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ (Yönetsel ve Operasyonel Süreç) olarak belirlenmiş olup etkileşimleri Şekil.6.1 de şematik olarak gösterilmiştir Bu ana süreçleri asiste eden alt ve detay süreçler ise; 1. EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM SÜRECĐ 1.1. EĞĐTĐMDE YENĐDEN YAPILANMA VE KALĐTE (BOLOGNA) SÜRECĐ Program Yeterliliklerinin Belirlenmesi Ders Planlarının ve Đçeriklerinin Güncellenmesi 1.2. EĞĐTĐM ÖĞRETĐM ÖLÇME DEĞERLENDĐRME SÜRECĐ Ders ve Dersin Sorumlusu ile ilgili Öğrenci Memnuniyeti 1.3. DERS VE SINAV PROGRAMI HAZIRLAMA SÜRECĐ Ders görevlendirilmelerinin Yapılması Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Sınav Programlarının Hazırlanması 1.4. ÖĞRENCĐ DANIŞMANLIK Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci 1.5. ÖĞRENCĐ STAJ 1.6. ÖĞRENCĐ BURS 1.7. LABORATUAR UYGULAMA 1.8. ÖĞRENCĐ KULÜBÜ Öğrenci Temsilcisi Seçim - 9 -

11 2. ARAŞTIRMA VE GELĐŞTĐRME SÜRECĐ 2.1. BĐLĐMSEL ARAŞTIRMA PROJELERĐ SÜRECĐ Bilimsel Araştırma Projesi Başvuru ve Uygulama Süreci 2.2. Ulusal ve Uluslar Arası Yayın Hazırlama Süreci 2.3. Ulusal Kongre Katılım Süreci 2.4. Uluslararası Kongre Katılım Süreci 2.5. Akademik Başarının Ödüllendirme Süreci 3. YÖNETĐŞĐM ĐLETĐŞĐM SÜRECĐ 3.1. Bütçe Hazırlama Süreci 3.2. Teknik Arıza-Onarım Süreci 3.3. Đzin Alma Süreci 3.4. Kütüphane Yönetim Süreci 3.5. Arşiv Yönetim Süreci 3.6. Malzeme Satın Alım Süreci 3.7. Öğrenci Hizmet Alım Süreci 3.8. Konferans Salonu Yönetim Süreci 3.9. Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci Stratejik Plan Hazırlama Süreci Akademik Personel Alım Süreci Kalite Yönetim Süreci Toplumla Olan Đlişkiler Süreci Çevre ve Atık Yönetim Süreci Borusan Kocabıyık VAKFI Đle Đlişkiler Süreci Sanayi Đşbirliği Süreci 4. ÖĞRENCĐ ĐŞLERĐ SÜRECĐ 4.1. Yeni Kayıt - ÖSYS Süreci 4.2. Kayıt Dondurma Süreci 4.3. Kayıt Yenileme Süreci 4.4. Kayıt Sildirme Süreci 4.5. Mezuniyet Süreci (Ön-Lisans Diploması) 4.6. Geçiş ve Uyum Süreci 4.7. Ders Listelerinin Belirlenmesi Süreci 4.8. Erkek Öğrenciler için Tecil Yazılarının Askerlik Şubesine Gönderilme Süreci 4.9. Sınavlara Đtiraz Süreci Mazeret Sınavı Süreci Onur ve Yüksek Onur Belgeleri Verilmesi Süreci Kurumlarca Talep Edilen Tanıtım Süreci Rektörlük Tarafından Organize Edilen Tanıtım Süreci olarak belirlenmiştir

12 5.2. GÖZDEN GEÇĐRME Ana, alt ve destek süreçler, 6 aylık gözden geçirme toplantılarında, Kalite Geliştirme Ekibi ve Değerlendirici görüşleri ve önerileri doğrultusunda gözden geçirilir Gözden geçirme sonucunda; aşağıda belirtilen durumlarda, gerektiğinde, yeni süreç ilave edilerek süreçler tekrar belirlenebilir: Organizasyon yapısındaki değişim Şirket hacmindeki değişim Đş hacmindeki değişim Üretim kapsamındaki değişim Süreç performanslarının ölçülmesinden kaynaklanan zorluklar Yeni süreç ilave olduğunda, Bölüm deki süreç yönetim akış şemasına göre hareket edilir ve Süreç El Kitabında gerekli revizyonlar yapılarak tekrar dağıtımı yapılır

13 6.0. SÜREÇLER VE ETKĐLEŞĐM ŞEMASI Şekil 6.1. Süreçler ve Etkileşim Şeması

14 7. EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM SÜRECĐ 7.1. Eğitimde Yeniden Yapılanma ve Kalite ( BOLOGNA) Süreci SÜREÇ ADI: Program Yeterliliklerinin Belirlenmesi SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörlükleri, Rektörlük, Sanayi Sektörü Eğitim-Öğretim Süreci MYO daki tüm programların program yeterliliklerinin belirlenmesi yılında başlayıp yıl sonunda biter. ( 2 yılda bir tekrarlanır) Geniş katılımlı çalıştay düzenlenerek akademisyenler ve programlarla ilgili sektörlerde çalışanlarla program yeterlilikleri tartışılır. Çalıştayda sunulan bildiler ve alınan görüşler bildiriler kitabında yayınlanır. Çalıştaydan sonra tüm programların yeterlilikleri belirlenir ve müdürlüğe sunulur. Müdürlük, program yeterliliklerini Rektörlüğe gönderir. Onaylanan Program yeterlilikleri bilgi sistemine girilir. Program yeterlilikleri 2 yılda gözden geçirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Belirlenen Program yeterliliklerinin rektörlük tarafından onaylanması Ölçüm Yöntemi Dacum Tablolarının hazırlanması

15 Program Yeterliliklerinin Belirlenmesi Süreci Akış Şeması

16 SÜREÇ ADI: Ders Planlarının ve Đçeriklerinin Güncellenmesi SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörlükleri, Rektörlük Eğitim-Öğretim Süreci MYO daki tüm programlardaki ders planlarının ve içeriklerinin güncellenmesi yılında başlayıp 2010 yılında yeni ders planlarının yürürlüğe girmesi ile biter. Belirlenen program yeterliliklerine göre yeni ders planı ve içerikleri hazırlanıp müdürlüğe sunulur. Bölüm Kurulu ve MYO Kurulunda görüşülerek rektörlüğe sunulur. Rektörlüğün onayı ile yeni ders planları ve içerikleri yürürlüğe girer. Yeni ders planları ve içerikleri bilgi sistemine girilir. Yeni ders planları ve içerikleri 2 yılda bir gözden geçirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Ders planı ve içeriklerinin rektörlük tarafından onaylanması Ölçüm Yöntemi Ders planlarının bilgi sistemine girilmesi

17 Ders Planlarının ve Đçeriklerinin Güncellenmesi Süreci Akış Şeması

18 7.2. EĞĐTĐM ÖĞRETĐM ÖLÇME DEĞERLENDĐRME SÜRECĐ SÜREÇ ADI: Ders ve Dersin Sorumlusu ile ilgili Öğrenci Memnuniyeti SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörlükleri, Öğretim Elemanı, Öğrenci Eğitim-Öğretim Süreci Ders ve Dersin Sorumlusu ile ilgili Öğrenci Memnuniyetlerinin ölçülmesi Akademik takvime göre derslerin gerçekleştirilmesiyle başlar ve biter. Akademik takvime göre derslerin gerçekleştirilmesiyle öğrenciler ders ve dersin sorumlusu ile ilgili memnuniyetlerini öğrenci bilgi sistemindeki anketi doldurarak aktarırlar. Öğretim elemanları sorumlu oldukları derslerle ilgili öğrenci memnuniyetlerini bilgi sisteminden görüp değerlendirirler. Müdürlük tüm derslerle ilgili öğrenci memnuniyetlerini sistemden görerek değerlendirir. Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Öğrenci memnuniyet oranları Her yarıyıl sonunda öğrenci memnuniyeti anketi

19 Ders ve Dersin Sorumlusu ile Đlgili Öğrenci Memnuniyeti Süreci Akış Şeması

20 7.3. DERS VE SINAV PROGRAMI HAZIRLAMA SÜRECĐ SÜREÇ ADI: Ders görevlendirilmelerinin yapılması SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörlükleri, Öğretim Elemanı, Rektörlük Eğitim-Öğretim Süreci Ders planlarındaki dersleri verebilecek öğretim elemanlarının belirlenmesi. Her yarıyıl öncesinde başlar ve biter. MYO da dersleri verebilecek öğretim elemanları belirlenir. Đhtiyaç duyulduğunda üniversitenin ilgili akademik birimlerine dersleri verebilecek öğretim elemanları talep yazısı gönderilir. Gerek duyulduğunda 31. Maddeye göre dışardan dersi verebilecek öğretim elemanı görevlendirmesi Rektörlüğe önerilir. Ders planında yer alan yarıyıla ait tüm derslerin öğretim elemanları belirlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Görevlendirme yapılan ders sayısı. Ölçüm Yöntemi Ders görevlendirme başarısı

21 Ders Görevlendirilmelerinin Yapılması Süreci Akış Şeması

22 SÜREÇ ADI: Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Bölüm Başkanları, MYO Bölüm Başkan Yardımcıları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğrenci, Rektörlük Eğitim-Öğretim Süreci Her yarıyıl için tüm programların ders planındaki derslerin, ne zaman yapılacağının haftalık gün ve saat olarak belirlenerek öğrencilere duyurulması. Akademik takvime göre her yarıyıl başında başlar ve biter. Tüm programların her yarıyıl için belirlenen ders görevlendirmelerine göre öğretim elemanlarının sorumlu oldukları dersleri yapabilecekleri uygun gün ve saatler belirlenir. Hazırlanan haftalık ders programı müdürlüğün onayına sunulup, onaydan sonra ek ders ödemelerinin yapılabilmesi için Rektörlüğe gönderilir. Haftalık ders programları öğrencilere duyurulur. Haftalık ders programlarına göre dersler takip edilir. Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Haftalık ders programlarının Her yarıyıl başında ilan edilme süresi uygulanması

23 Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci Akış Şeması

24 SÜREÇ ADI: Sınav Programlarının Hazırlanması SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Bölüm Başkanları, MYO Bölüm Başkan Yardımcıları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğrenci, Rektörlük Eğitim-Öğretim Süreci Arasınav, Final ve Bütünleme Sınav Programlarının Akademik Takvimde belirtilen zamanlarda yapılması. Akademik takvime göre Arasınav, Final ve Bütünleme sınav tarihlerinde başlar ve biter. Tüm programların haftalık ders programında belirtilen derslerin Arasınav, Final ve Bütünleme sınav gün ve saatleri öğrencileri mağdur etmeyecek şekilde ilgili öğretim elemanlarının görüşleri de alınarak belirlenir. Hazırlanan Arasınav, Final ve Bütünleme sınav programları müdürlüğün onayına sunulup, onaydan sonra Rektörlüğe gönderilir. Arasınav, Final ve Bütünleme sınav programları öğrencilere duyurulur. Arasınav, Final ve Bütünleme sınavları programa göre uygulanır. Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Arasınav, Final ve Bütünleme Arasınav, Final ve Bütünleme sınavlarında sınavlarının gerçekleştirilmesi

25 Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci Akış Şeması

26 7.4. ÖĞRENCĐ DANIŞMANLIK SÜREÇ ADI : Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğrenci Danışmanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: Öğrenci Danışmanları, Öğrenci, Öğrenci Đşleri Eğitim-Öğretim Süreci Öğrencinin tekrar aldığı dersi ve yarıyıl derslerini aldırmak, mezuniyette kredi yetersizliği veya başarılamamış ders gibi sorunların çıkmasını engellemek. Kocaeli Üniversitesi Akademik Takviminde belirtilen Öğrencilerin Derslere Yazılım süresinde başlar. Öğrencin başarı sınırının (2.00) altına düşmüş dersleri tespit edilip, başarısız olduğu derslerin ve yarıyıl derslerinin (35 kredi + 1 ders) koşulunu geçmeyecek şekilde aldırılması ile biter. Kocaeli Üniversitesi Akademik Takvimde belirtilen ders yazılım tarihlerinde, Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılımları sağlanır. Öğrenciler aldıkları dersleri öğrenci bilgi sistemine girerler. Öğrenci danışmanları öğrencilerin aldıkları dersleri onaylar. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Öğrenci transkiriptleri Ölçüm Yöntemi Her Bahar ve Güz döneminde bütün öğrencilerin derse yazılma oranı

27 Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci Akış Şeması

28 7.5 ÖĞRENCĐ STAJ SÜREÇ ADI : Öğrenci Staj SÜREÇ NO: 1.5. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Staj Komisyonu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: Staj Komisyonu, Öğrenci Đşleri, Öğrenci Eğitim-Öğretim Süreci Zorunlu olan 30 günlük öğrenci staj çalışmalarının tamamlanmasını sağlamak. Yaz döneminde öğrencilere staj yapmaları gereğinin duyurulması ile başlar, onaylanan staj yerlerinde öğrencilerin stajlarının değerlendirilmesi ile biter. Bahar döneminde öğrencilere staj yapmaları gereğinin duyurulur. Öğrenciler staj yerlerinden kabul edildiklerine dair belgeyi staj komisyonuna iletirler. Staj komisyonu staj yapılacak yeri onaylar. Öğrenciler 30 günlük stajlarını tamamlayarak staj defterlerini doldurup staj komisyonuna teslim eder. Staj komisyonu öğrenci staj defterlerini ve staj sicil fişlerini değerlendirerek, staj değerlendirme sonuçları öğrencilere duyurulur. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Staj yapan öğrenci sayıları ile stajları kabul edilenlerin sayıları Ölçüm Yöntemi Her Güz Yarıyılında

29 Öğrenci Staj Süreci Akış Şeması

30 7.6. ÖĞRENCĐ BURS SÜREÇ ADI: Öğrenci Burs SÜREÇ NO: 1.6. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Burs Komisyonu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: Burs Komisyonu, Öğrenci Eğitim-Öğretim Süreci Ekonomik desteğe ihtiyacı olan öğrencilerin belirlenip.burs veren kurumlar tarafından desteklenmesini sağlamak. Kocaeli Üniversitesi Akademik Yılı Güz Döneminde burs veren kurumlardan gelen burs kontenjanlarına bağlı olarak öğrenciler belirlenip, bursun sağlanması ile biter. Kurumlardan gelen burs kontenjanı ve öğrenci niteliklerini belirtilen ilanlar öğrencilere duyurulur. Belirlenen gün ve saatte Burs Komisyonu tarafından başvurular mülakatla değerlendirilir. Bursa hak kazanan öğrenciler ilan edilir. Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara yazı ile bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Burs alabilen öğrenci sayısı Ölçüm Yöntemi Her Güz Yarıyılında

31 Burs Komisyonu Süreci Akış Şeması

32 7.7. LABORATUAR UYGULAMA SÜREÇ ADI: Laboratuar Uygulama Süreci SÜREÇ NO: 1.7. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Dersin sorumlu öğretim elemanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI: SÜREÇ ADIMLARI: Dersin sorumlu öğretim elemanları, Öğrenci Eğitim-Öğretim Süreci Laboratuar uygulamaları gerektiren derslerin deneysel-pratik çalışmalarının yapılmasını sağlamak. Ders içeriklerine ve laboratuar koşullarına uygun olarak dersin sorumlu öğretim elemanının planlaması ile başlar ve biter. Ders içeriklerine ve laboratuar koşullarına uygun olarak dersin sorumlu öğretim elemanı tarafından yapılacak deneyler belirlenir. Deney föyleri hazırlanır. Deney düzeneği hazırlanır. Deneyler yaptırılır. Öğrencilerin hazırladıkları deney raporları değerlendirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Yapılan deney sayısı Ölçüm Yöntemi Deney yapılabilen her ders için

33 Laboratuar Uygulama Süreci Akış Şeması

34 7.8 ÖĞRENCĐ KULÜBÜ SÜREÇ ADI : Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğrenci Kulübü Sorumlu Öğretim Elemanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğrenci Kulübü Komisyonu,,Öğrenci, Rektörlük, Müdürlük Eğitim-Öğretim Süreci Program temsilcileri ve MYO öğrenci temsilcisinin belirlenmesi Rektörlük tarafından gönderilen yazı ile başlar, MYO öğrenci temsilcisinin belirlenmesi ile sonlanır. Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir. Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur. Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur. Seçim sandıkları oluşturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından MYO temsilcisi adayları belirlenir. Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere MYO temsilcisi olarak seçilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Aday olan öğrenci sayısı Seçime katılıp oy veren öğrenci sayısı Ölçüm Yöntemi Güz döneminde

35 Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci Akış Şeması

36 8. ARAŞTIRMA VE GELĐŞTĐRME SÜRECĐ 8.1. Bilimsel Araştırma Projeleri Süreci SÜREÇ ADI : Bilimsel Araştırma Projesi Başvuru ve Uygulama Süreci SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: SÜRECĐN AMACI: ÜST SÜRECĐ: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Müdürlük, BAP Başkanlığı, Rektörlük Bilimsel araştırma projesi (BAP) başvuru ve uygulama adımlarının akışını ortaya çıkararak, proje sayısının arttırılmasını sağlamak. Araştırma ve Geliştirme Süreci Proje tipinin belirlenmesi ile başlar, projede kullanılan araç-gerecin teslim edilmesiyle sonlanır. Proje tipi belirlenerek, proje öneri formu doldurulur. Eğer onay alındıysa, proje önerisi ilgili bölüm görüşü ile birim yöneticisine verilir. Proje önerisi, komisyon başkanlığına ve daha sonra alan komisyonuna gönderilir. Değerlendirme için, hakem belirlenir veya alan komisyonuna gönderilir. Görüşler toplanarak komisyon başkanlığına sunulur. Proje yöneticisi ile sözleşme imzalanır. Proje uygulama süreci işler. Proje süresince, gerekli yükümlülükler yerine getirilir. Sonuç raporu komisyon başkanlığına teslim edilir. Projede kullanılan araç-gereç teslim edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Başvuruda bulunulan BAP sayısı Kabul edilen BAP sayısı Yürütülmekte olan BAP sayısı Projelerde yer alan öğretim elemanı sayısı Ölçüm Yöntemi Her akademik yıl başında veya sonunda

37 - 36 -

38 - 37 -

39 - 38 -

40 - 39 -

41 8.2. Ulusal ve Uluslararası Yayın Hazırlama Süreci SÜREÇ ADI : Ulusal ve Uluslararası Yayın Hazırlama Süreci SÜREÇ NO: 2.2. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Müdürlük, Yayın Kabul Kurulu Araştırma ve Geliştirme Süreci Ulusal ve uluslararası yayın hazırlıklarını yönetmek Yayın özetinin hazırlanması ile başlar, kabul belgesinin müdürlüğe iletilmesi ile sonlanır. Gerekli teorik ve deneysel çalışmalar yayın haline getirilir Yayınlayacak dergi, yayınevi, bilim kurulu veya hakemler yayını inceler ve başvuru uygunluğu verir. Yayınlamak için gerekli deneysel veya teorik çalışmalar gerçekleştirilerek önceden belirlenmiş tarihler arasında makale haline getirilir. Editöre makale uygun format ile gönderilir Yayın hakem/editör kuruluna girer ve gerekli düzeltmeleri belirterek düzeltme sürecini sürdürür. Düzeltilmiş son hal (gerektiği takdirde) hakem onayından geçtikten sonra yayınlanmak üzere kabul yazısı gönderilir. Kabul yazısı ile Müdürlüğün bilgisine sunulur. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Akademik personel yayın sayısı Bildiri / makale sayısı Ölçüm Yöntemi Her akademik yıl başında veya sonunda

42 Ulusal ve Uluslararası Yayın Hazırlama Süreci Akış Şeması

43 8.3. Ulusal Kongre Katılım Süreci SÜREÇ ADI : Ulusal Kongre Katılım Süreci SÜREÇ NO: 2.3. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Müdürlük, Yayın Kabul Kurulu Araştırma ve Geliştirme Süreci Ulusal kongre ve seminerlere katılımı yönetmek Kongre özetinin hazırlanması ile başlar, kabul belgesinin müdürlüğe iletilmesi ile sonlanır. Kongreye katılmak için gerekli malzemeler makale haline getirilir. Makalenin özeti yollanarak, başvuruda bulunulur. Özet kongre içeriğine uygunsa kabul edilir. Kabul belgesi ile Müdürlü ğe başvurulur. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Katılan akademik personel sayısı Bildiri / makale sayısı Ölçüm Yöntemi Her akademik yıl başında veya sonunda

44 Ulusal Kongre Katılım Süreci Akış Şeması

45 8.4. Uluslararası Kongre Katılım Süreci SÜREÇ ADI : Uluslararası Kongre Katılım Süreci SÜREÇ NO: 2.4. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Müdürlük, Yayın Kabul Kurulu Araştırma ve Geliştirme Süreci Uluslar arası kongre ve seminerlere katılımı yönetmek Kongre özetinin hazırlanması ile başlar, kabul belgesinin Müdürlü ğe iletilmesi ile sonlanır. Kongreye katılmak için gerekli malzemeler makale haline getirilir. Makalenin özeti yollanarak, başvuruda bulunulur. Özet kongre içeriğine uygunsa kabul edilir. Makale poster veya sunum olarak değerlendirilir. Kabul belgesi ile Müdürlü ğe başvurulur. Müdürlük Rektörlü ğe başvurur SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Katılan akademik personel sayısı Bildiri / makale sayısı Performans Göstergesi Akademik yıl

46 Uluslararası Kongre Katılım Süreci Akış Şeması

47 8.5. Akademik Başarının Ödüllendirilmesi Süreci SÜREÇ ADI : Akademik Başarının Ödüllendirilmesi Süreci SÜREÇ NO: 2.5. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Müdürlük, Rektörlük Araştırma ve Geliştirme Süreci Akademik dönemi başarıyla tamamlamış akademik personele ödüllendirme ve teşvik Ödüllendirme ve teşvik yapılacak personelin tespit edilmesiyle başlar, Müdürlük/ Rektörlük Tarafından düzenlenen törenle belgelerin ve teşfiklerin ilgili akademik personele verilmesiyle sonlanır. Kocaeli Üniversitesi Asım Kocabıyık MYO. Başarı Belgesi Verilecek Personeller Tespit Edilir. Akademik Başarı ve Teşvik Belgesi Alacak Personel Listesi Kontrol Edilerek Rektörlüğe Resmi Yazı Đle Bildirilir. Rektörlük onayı alınır Belgelerin Düzenlenmesi Sağlanır. Rektörlükten Gelen Belgeler Kontrol Edilir. Müdürlük / Rektörlük Tarafından Düzenlenen Tören Đle Dağıtılır. Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Akademik başarı (takdir, teşekkür, teşfik ve yayın kabul) belgesi alan personel sayısı Akademik takvime göre yılda bir defa

48 Akademik Başarının Ödüllendirilmesi Süreci

49 8.6. Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci SÜREÇ ADI : Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci SÜREÇ NO: 2.6. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Öğr.Gör. Hasan KAYA, Öğr.Gör. Ekrem ALTUNCU SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı, Mali Đşler Sorumlusu, Müdürlük, Rektörlük Araştırma ve Geliştirme Süreci Görevlendirme ile şehir dışına çıkacak öğretim elemanı/personelin yolluk ücretlerinin ödenmesini sağlamak. Rektörlük makamına olur yazılması ile başlar, paranın hesaba havale edilmesi ile sonlanır. Rektörlük makamına olur yazılır (proje yöneticisi tarafından). Onaylanmadıysa bildirilir. Onay verildiyse, göreve gidildiğinde kullanılan otobüs vb. ulaşım ve konaklama faturaları teslim edilir. Gidiş-dönüş biletinin parası ve harcırah parası hesaba havale edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Yolluklara ayrılan bütçe Yararlanan kişi sayısı Ölçüm Yöntemi Her akademik yıl sonunda

50 Yollukların Ödenmesi Süreci Akış Şeması

51 9. YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ SÜREÇ ADI : Bütçe Hazırlama Süreci SÜREÇ NO: 3.1. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Müdür, Yüksekokulu Sekreteri, Mali Đşler Sorumlusu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Müdürlük, Mali Đşler Birimi, Yüksekokul Sekreterliği, Rektörlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Meslek Yüksekokulumuzun Yıllık Bütçesini hazırlamak Rektörlüğün Mali Yıl Bütçe Hazırlık Çalışmalarıyla ilgili yazısını göndermesiyle başlar ve harcama kalemlerine ödenek aktarılmasıyla sona erer. Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalışmalarıyla ilgili yazının ulaşması. Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır. Yüksekokul Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Başkanlığından görüş alınır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti ilişkin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına gönderilir. Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Her Mali Yıl Döneminde Aktarılan Ödeneklerin ve Harcamaların Karşılaştırılması ve Hedeflerle Kıyaslanması Ölçüm Yöntemi Her Mali Yıl Sonunda

52 SÜREÇ ADI : Teknik Arıza-Onarım Süreci SÜREÇ NO: 3.2. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Müdür Yardımcısı, Okul Sekreteri SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Bölümler, Müdürlük,Rektörlük, Yapı Đşleri Teknik Daire Başkanlığı YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Teknik arızanın en kısa sürede giderilmesini sağlamak. Arıza bildirim formunun doldurulması ile başlar, onarımın gerçekleşmesiyle sonlanır. Teknik arıza bildirim formu doldurularak müdürlüğe gönderilir. Gelen teknik arıza bildirimi rektörlüğe bildirilir. Müdürlük tarafından bildirilen arıza, yapı işleri teknik daire başkanlığına gönderilir. Gelen arıza incelenir. hangi atölye ile ilgili olduğuna bakılır. Đlgili atölyeye arıza bildirilir. Gelen arıza incelenerek sıraya konulur, ve bir gün verilir. Verilen günde ilgili teknik eleman, arızanın olduğu bölüme gönderilir. Verilen tarihte ilgili teknik eleman gelerek arıza onarımını veya tadilatı gerçekleştirir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Arıza sayısı Arıza giderme oranı Arıza giderme süresi Ölçüm Yöntemi Aylık

53 - 52 -

54 SÜREÇ ADI : Đzin Alma Süreci SÜREÇ NO: 3.3. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Müdür, Meslek Yüksekokul Sekreteri SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Yazı Đşleri, Bölüm Başkanlığı (Akademik)/ Meslek Yüksekokul Sekreteri(Đdari) ve Müdürlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Meslek Yüksekokul personelinin izin alımlarını yönetmek Personelin izin formunu doldurması ile başlar, izin isteğinin reddi veya onaylanması ile sonlanır. Mazeret veya senelik izin için izin formu doldurur. Đzin formu ile kendi Bölüm Başkanlığına (Akademik)/Meslek Yüksekokul Sekreterine (Đdari) başvuruda bulunur. Đzin alma isteği uygun bulunup istek müdürlüğe iletilir. Müdürlük tarafından izin uygun bulunuyorsa, onay formu doldurulur. Onay formu personele iletilir. Formun bir kopyası rektörlüğü iletilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Mazeret /yıllık izin kullanan personel sayısı Ortalama izin süresi Ölçüm Yöntemi Yıllık

55 Đzin Alma Süreci Akış Şeması

56 SÜREÇ ADI : Kütüphane Yönetim Süreci SÜREÇ NO: 3.4. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Kütüphane Birim Sorumlusu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük Müdürlük, Kütüphane Birim Sorumlusu, ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Öğretim elemanları ve öğrencilerin ihtiyaç duydukları kitapların kütüphaneden sağlanması Öğretim elemanların ve öğrencilerin ihtiyaç duydukları kitapları kütüphaneden ödünç almaları ile başlar, ödünç alınan kitapların teslim edilmesiyle sonlanır. Öğretim elemanları ve öğrenciler ihtiyaç duydukları kitapları kütüphane görevlisinden imza karşılığında belirlenen tarihe kadar ödünç alır. Öğretim elemanları kitapları bir ay süre ile ödünç aldıktan sonra tekrar belirlenen tarihte kitapları kütüphane görevlisine teslim eder. Öğrenciler ise kitapları ödünç aldıktan sonra kütüphane içerisinde kullanmak zorundadırlar ve gerekli çalışmalarını yaptıktan sonra kütüphane görevlisine teslim eder. Öğretim elemanlarının ve öğrencilerin okul kütüphanesinden temin edemedikleri kitapların listelerini oluşturarak dilekçe ile müdürlüğe bildirirler. Müdürlük tarafından alınan kitap listeleri bir üst yazı yazılarak rektörlüğe iletilir. Rektörlük tarafından alınan bu dilekçe onaylanarak, kitap listesi merkez kütüphaneye iletilir. Merkez kütüphane istenen kitapları hazırlar ve Merkez kütüphaneden gönderilen kitaplar okul kütüphanesine yerleştirilir. Ödünç alma süresi biten kitapların sürelerinin uzatılıp uzatılmaması için öğretim elemanları ile iletişime geçilerek sorulur. Performans Göstergesi Yeni gelen / toplam kitap sayısı, Yararlanan kişi sayısı, Güncel yayınların sayısı ve Kitap temin süresi Ölçüm Yöntemi Akademik yıl başına

57 Kütüphane Yönetim Süreci Akış Süreci

58 SÜREÇ ADI : Arşiv Yönetim Süreci SÜREÇ NO: 3.5. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Yüksekokul Sekreteri, Arşiv Sorumlusu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : MYO Birimleri, Yüksekokul Sekreteri, Arşiv Sorumlusu, Rektörlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Meslek Yüksekokulda arşivlenecek evrakların yönetimi. Arşivlenecek olan evrakların ortaya çıkması ile başlar ve evrakların arşive kaldırılması veya Rektörlük Arşiv Birimine gönderilmesi sonlanır. Đlgili MYO Biriminden arşivlenecek evrak MYO Sekreterine iletilir. MYO Sekreteri arşivlenecek olan evrakların onayını verir. Evrak arşivlenmesi gerekiyor ise Arşiv Sorumlusuna iletilir ve kayıt edilerek arşive kaldırılır. Evrakın arşivlenmesi uygun değil ise geri iade edilir. Arşivlenme süresi dolan evraklar ise yazı ile Rektörlük Arşivleme Birimine gönderilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Arşive kaldırılan evrak sayısı, türü ve arşivlenme süresi Ölçüm Yöntemi Yıl sonunda

59 Arşiv Yönetim Süreci Akış Şeması

60 SÜREÇ ADI : Malzeme Satın Alım Süreci SÜREÇ NO: 3.6. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Satınalma Komisyonu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Yüksekokul Sekreteri, Satınalma Komisyonu, Muhasebe Birimi, Müdürlük, Rektörlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Meslek Yüksekokulu için doğru ürünün, doğru zamanda, doğru yerde ve en uygun fiyata satın alınması Malzeme isteği formunun doldurularak dekanlığa gönderilmesi ile başlar, malzemenin alınmasından sonra ödeme yapılmasıyla sonlanır. Malzeme isteği formu doldurularak MYO Müdürlüğü ne gönderilir. Alınacak malzeme yüksek bütçe gerektiriyor ise ihale ile, gerektirmiyor ise teklif yolu ile satın alma süreci işler. Teklif yapılacak firmalar belirlenir. Gelen teklif mektupları fiyat açısından değerlendirilir. En düşük fiyatı veren firmaya teklifin kabul edildiği haber verilir. 5 gün içerisinde malzeme gönderilir. Malzeme alındıktan sonra 7 gün içerisinde ödeme yapılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Ayrılan bütçe Ölçüm Yöntemi Đhtiyaç duyuldukça

61 MALZEME SATIN ALMA SÜRECĐ AKIŞ ŞEMASI

62 SÜREÇ ADI : Öğrenci Hizmet Alım Süreci SÜREÇ NO: 3.7. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Müdürlük, Bölüm Başkanlığı, Öğrenci, Rektörlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Öğrenci işçi olarak, uygun kişilerin seçimini sağlamak. Öğrencinin dilekçe ile öğrenci-işçi olarak çalışmak istediğini bölüm başkanlığına bildirmesi ile başlar, kabul edilmesi veya onaylanmadığının bildirilmesi ile sonlanır. Öğrenciler, kendi bölüm başkanlıklarına tam zamanlı/ yarı zamanlı çalışma istekleri dilekçe ile bildirir. Bölüm başkanları öğrenciler hakkında araştırma yapar.(mağduriyet ve başarı durumu yönünden) Çalışacak öğrencilerin seçimi yapılır. Sonuç olumlu ise, Müdürlüğe tam zamanlı çalışacak öğrenci listesi ve ders programlarıyla birlikte yarı zamanlı çalışacak öğrenci listesi verilir Rektörlüğe dilekçe ile çalışacak öğrenciler bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Çalışan öğrenci işçi sayısı Başvuran/kabul edilen sayı Ölçüm Yöntemi Yıllık

63 Öğrenci Đşçi Alım Süreci Akış Şeması

64 SÜREÇ ADI : Konferans Salonu Yönetim Süreci SÜREÇ NO: 3.8. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: MYO Okul Sekreteri SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Rektörlüğe Bağlı Birimler, Müdürlük, Teknik Hizmetler Birimi, MYO Okul Sekreterliği YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Konferans salonu kullanımını çizelgeleme ve gerekli teknik servisi sağlama Konferans salonu kullanma talebinin bildirilmesi ile başlar, salonun tüm teknik ihtiyaçlarının karşılanarak hazır hale getirilmesi ile sona erer. Konferans salonu talepleri dilekçe ile Müdürlüğe iletilir. Yüksekokul Sekreteri gelen talepleri, geliş sırasına göre değerlendirir. Đstenilen tarih ve zamanda konferans salonu uygun değilse, mail veya telefon aracılığı ile başka bir zamana programı ertelemeleri istenir. Uygun ise, belirtilen gün ve zamana program ayarlanır. Teknik elaman konferans salonunun aydınlatma, ses gibi teknik ihtiyaçlarını düzenler. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Kullanım Oranı Ölçüm Yöntemi Aylık

65 Konferans Salonu Yönetim Süreci Akış Şeması

66 SÜREÇ ADI : Yolluk ve Harcırahların Ödenmesi Süreci SÜREÇ NO: 3.9. REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Mali Đşler Sorumlusu SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Öğretim Elemanı/Personel, Müdürlük, Yönetim Kurulu, Mali Đşleri, Rektörlük YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Görevlendirme ile şehir dışına çıkacak öğretim elemanı/personelin yolluk ücretlerinin ödenmesini sağlamak. Rektörlük makamına olur yazılması ile başlar, paranın hesaba havale edilmesi ile sonlanır. Rektörlük makamına olur yazılır. Onaylanmadıysa bildirilir. Onay verildiyse, göreve gidildiğinde kullanılan otobüs vb. ulaşım ve konaklama faturaları teslim edilir. Gidiş-dönüş biletinin parası ve harcırah parası hesaba havale edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĐ Performans Göstergesi Yolluklara ayrılan bütçe Yararlanan kişi sayısı Ölçüm Yöntemi Her akademik yıl sonunda

67 Yollukların Ödenmesi Süreci Akış Şeması

68 SÜREÇ ADI : Stratejik Plan Süreci SÜREÇ NO: REVĐZYON NO./TARĐH: R01-1/ SÜRECĐN SORUMLULARI: Müdür, MYO Okul Sekreteri SÜREÇ ORGANĐZASYON ĐLĐŞKĐSĐ: ÜST SÜRECĐ: SÜRECĐN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : SÜREÇ ADIMLARI : Rektörlük, Müdürlük, Bölüm Başkanlığı, Tüm Đdari ve Akademik Birimler, Stratejik Planlama Ekibi, Kalite Kurulu, Yönetim Kurulu YÖNETĐŞĐM ĐŞLETĐŞĐM SÜRECĐ Meslek Yüksekokulumuzun; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanması. Beş yılda bir her Mali Yılın sonuna doğru başlanır ve Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğün Görüşüne sunularak uygulamaya başlanması ile sonuçlanır. Meslek Yüksek Okulumuzun Stratejik Planı nın hazırlanmasında aşağıdaki süreçler izlenecektir. 1. Aşama: Hazırlık Dönemi ve Programı Planlamanın Planlanması Planlamanın planlanması aşaması bir proje olarak ele alınmıştır. Bu projede işin niteliği, kullanılacak kaynaklar ve zaman temel kıstas olarak değerlendirilmiştir. Üst Yönetimin, yani Rektörlüğün, Müdür ve Müdür Yardımcıların desteğinin sağlanması hayati öneme haizdir. Bu amaçla kurumun üst ve orta düzey yöneticileriyle çeşitli aşamalarda toplantılar ve seminerler düzenlenecektir. Bu süreçte; Bir yazı ile Üst Yönetim tarafından stratejik planlama çalışmalarının başlatıldığı duyurulacak. Stratejik Planlama Üst Kurulu oluşturulacaktır. Stratejik Planlama Ekibi oluşturulacaktr. Ekip üyelerinin belirlenmesinde birim amirleri ile görüşülerek kişilerin etki, etkilenme, bilgi ve ilgileri dikkate alınacak. Oluşan grupta bütün birimlerin temsil edilmesi sağlanacaktır. Gerekli görüldüğü durumlarda, görevlendirilen personelin yeterlilikleri dikkate alınarak Stratejik Planlama Çalışma Grupları oluşturulacaktır. Hazırlık programının oluşturulmuştur. Hazırlık programında aşağıdaki hususlara yer verilmiştir: a) Stratejik planlama sürecinin aşamaları, b) Bu aşamalarda gerçekleştirilecek faaliyetler, c) Aşama ve faaliyetlerin tamamlanacağı tarihleri gösteren zaman çizelgesi, d) Stratejik planlama sürecindeki her aşamaya dâhil olacak kişiler ve sorumlular, e) Eğitim ihtiyacı, f) Gerek duyulması halinde eğitim ve diğer hususlara ilişkin danışmanlık hizmeti ihtiyacı,

69 g) Planlama sürecinin gerektirdiği masraflar ile beşeri ve teknik kaynak ihtiyacı. 2.Aşama: Stratejik Planın Hazırlanması Stratejik Planlama Ekibi eğitime tabi tutulursa eş zamanlı olarak taslak plan hazırlanacaktır. Mevcut Durumun Tespit Edilmesi Durum tespiti için çalışanlar ve paydaşların görüşleri katılımcı yöntemler ile alınacaktır. Elde edilen sonuçlar, Stratejik Planlama Ekibi tarafından güçlü yanlar, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler (GZFT) matrisinde birleştirilip değerlendirilerek stratejik konular tespit edilecektir. Paydaş analizi yapılacaktır. Planın unsurları (Misyon, Vizyon, Đlkeler, Stratejik Amaçlar, Hedefler) belirlenecektir. Hazırlanan taslak plan, Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğünün görüşüne sunulacaktır. Plan taslağına bildirilen görüşler doğrultusunda son şekli verilecektir. Stratejik Plan Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğüne gönderilecektir. Stratejik Plan 5 yıllık dönemler halinde hazırlanacak ve ayrıca her yıl düzenli olarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Yükseköğretim Kurulu Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi ne uygun olarak Faaliyet Raporu hazırlanacak ve Rektörlük Makamına sunulacaktır. 3.Aşama: Planın Uygulanması ve Değerlendirilmesi Đzleme Değerlendirme Ekibi kurulacaktır. Stratejik plan gözden geçirilecektir. Performans değerlendirilmesi ve ölçümü yapılacaktır. Sonuçlar izlenecektir. Süreklilik sağlanacaktır. Sonuç ve Değerlendirme Meslek Yüksekokulumuzca hazırlanacak stratejik plan ile; Politika belirleme ve maliyetlendirme kapasitesinin güçlendirilmesi, Amaç ve hedeflere dayalı yönetim anlayışı ve bütçelemenin geliştirilmesi, Kamu hizmetlerinin arzında yararlanıcı taleplerine duyarlılığın artırılması, Hesap verme sorumluluğunun tesis edilmesi amaçlanmaktadır. Stratejik planlamanın başarısı, Meslek Yüksekokulumuzun başta üst yönetimi olmak üzere tüm çalışanlarının planı sahiplenmesi ile mümkündür. Stratejik planlama, Okulumuzun içerisinde belirli bir birimin ya da grubun işi olarak görülmemelidir. Okulumuzun üst yönetiminin inanmadığı ve tüm çalışanların sahiplenmediği bir planın, bundan önceki yıllarda değişik konularda yapılan ve uygulanmayan pek çok işlevsiz planlardan farkının olmayacağı unutulmamalıdır