T.C. KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 T.C. KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar AMAÇ : MADDE 1- Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hizmetlerin daha etkili ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere hazırlanmıştır. KAPSAM : MADDE 2- Bu yönetmelik Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. DAYANAK : MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR : MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen, Belediye : Kestel Belediyesini, Başkanlık : Kestel Belediye Başkanlığını, Başkan Yardımcısı : Kestel Belediye Başkan Yardımcılığını, Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü, Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinde görevli tüm personelleri, Meclis : Kestel Belediye Meclisini, Encümen : Kestel Belediye Encümenini. DB : Data Base (Veri Tabanı) GIS : Coğrafi Bilgi Sistemi MIS : Yönetim Bilgi Sistemini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları TEŞKİLAT : MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Yazı İşleri Servisi, Evlendirme Memurluğu, Santral, Genel Evrak Servisi, Kurum Arşivi ve Bilgi İşlem birimlerinden oluşmaktadır. 1

2 MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI: MADDE 6-1) Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde birimleri ile ilgili yazışmaları yapmak. 2) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 3) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak. 4) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen havaleli evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak. 5) Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek. 6) Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen havaleli evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak. 7) İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak imza karşılığı gönderilmesini sağlamak. 8) Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak. 9) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek. 10) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek. 11) Müdürlük personelinin devamı/devamsızlığını izlemek, işçi ve memur maaş puantajlarını hazırlamak, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak. 12) Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ve yazışmalar ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek. 13) Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar. GÖREV VE SORUMLUKLAR: MADDE 7-1) Belediye meclisi ile ilgili görevleri, 2) Belediye encümeni ile ilgili görevleri, 3) Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri, 4) Asker ailelerine yardım verilmesi ile ilgili görevleri, 5) Genel Evrak birimi ile ilgili görevleri, 6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri, 2

3 1) Belediye Meclisi ile ilgili görevleri: 7) Bilgi İşlem ile ilgili görevler, a) GIS Servisi b) MIS Servisi c) Donanım ve Teknik Servis ç) Sistem Yönetim Servisi d) İdari İşler Servisi e) Eğitim Servisi f) ARGE (Araştırma - Geliştirme) Servisi 8) Diğer görevleri. a) Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, gündem maddesi olarak hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak ve gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek. b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19. Maddesine göre belediye meclis başkan vekilleri, belediye meclis katipleri ve belediye yedek meclis katiplerinin seçim zamanlarını takip etmek, gizli oylama yapılması için oy pusulalarını hazırlamak, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek. c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin başkanlıkça açılması ile meclis konuşmalarını not almak, ses kayıt cihazı ile kayıt altına alınmasını sağlamak ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere ve meclis başkanına imzalatmak ve bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye hazır bulundurmak. d) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. Maddesine göre belediye başkanı tarafından her ay belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve zimmet defteri ile imza karşılığı olarak Zabıta Müdürlüğü aracılığı ile teslim edilmesini sağlamak. e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait meclis kararlarının birer adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak teslim etmek. f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine imzalatmak Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının ilan edilmesi için Zabıta Müdürlüğüne göndermek, bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına göndermek. g) Kesinleşen imar ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek. h) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 24. Maddesine göre kanunen zorunlu olarak kurulması gerekli olan plan ve bütçe komisyonu, imar komisyonu ve diğer ihtisas komisyonlarının seçimlerinin her yıl yapılmasını takip etmek, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek. 3

4 ı) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 29. Maddesine göre belediye meclis başkanı ve meclis üyelerini meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere imzalatmak ve her ay sonu huzur hakkı ödemeleri için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. i) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy ile oy pusulaları hazırlanarak daimi encümen üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek. j) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine, meclis esas defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak. 2) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri: a) Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak encümene sunmak. b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere imza karşılığı gönderilmesini sağlamak. c) Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak. d) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. 3) Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri: a) Evlenmek amacıyla müracaat eden çiftlerin Evlendirme Yönetmeliğine göre hazırlanan Kestel Belediyesi Kamu Hizmetleri Standartları tablosunda ilan edilen gerekli evrakları istemek, incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların evlilik beyannamesini hazırlayarak imza altına almak ve nikah işlemlerini gerçekleştirmek. b) Aile cüzdanlarını ve kütük defterlerini yazmak, nikah günü imza altına alınmasını sağlamak. c) Evliliği gerçekleşen çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine teslim etmek. d) Evliliği gerçekleşen çiftlerin kütüğe işlenmesi için ilgili mernis bildirimlerini düzenlemek ve süresi içinde Nüfus Müdürlüğüne göndermek. e) İlçe dışında evlenecek çiftlere çift taraflı evlenme izin belgesi hazırlayarak vermek. 4

5 f) Çift taraflı evlenme izin belgesi ile yapılan evliliklerde Evlendirme Yönetmeliğinin 22. Maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak. g) Kütük defterlerini ve evlenme beyannamelerini birim arşivinde saklamak. 4) Asker Ailelerine Yardım verilmesi ile ilgili görevleri: a) 4109 Sayılı Asker Aile Yardımı Kanunu hükümleri uyarınca muhtaç asker ailesi yardımı talep edenlerin müracaatlarını kabul etmek ve gerekli belgeleri hazırlayarak ilgili yerlere göndermek. b) Muhtaç asker ailesi için başvuran kişilerin nüfus kayıtları farklı yerlerde ise kişinin kayıtlı bulunduğu ilin belediye başkanlığına ve askerlik şubesine araştırma yapılması için resmi yazıları yazmak ve cevaplar geldikten sonra gerekli tahkikatların yapılması amacıyla Zabıta Müdürlüğüne göndermek. c) Muhtaç asker ailesi için oluşturulan dosyadaki evraklar tamamlandıktan sonra karar alınması için Encümen gündemine almak. d) Encümen kararı alındıktan sonra ilgilisine resmi yazı ile bildirmek, asker aile yardımı programına gerekli veri girişlerini yapmak ve ödeme yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. 5) Genel Evrak Birimi ile ilgili görevleri: a) Belediye Başkanlığına gelen her çeşit dilekçe ve resmi yazı gibi evrakları kabul etmek. b) Elektronik ortamda belediyeye yapılan başvuruların, sürecin başvuru sahibi tarafından izlenebilmesine ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesine yönelik e-devlet kapsamında, Başkanlık Makamının bilgisi dahilinde bilgi işlem birimi ile birlikte hareket edilmesi. c) Bizzat başvuru sahibince yapılan başvurular esnasında dilekçe ve ekleri incelenir. Kestel Belediyesi Hizmet Standartları Tablosundaki Müdürlüklerce istenilen evraklar eksikse tamamlatılır. Sonradan tespit edilen eksiklikler başvuru sahibine ilgili Müdürlüklerce bildirilir ve eksik evraklar tamamlatılır. d) Başvuru sahibinin talebi halinde alındı belgesi verilir. e) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretleri çoğaltılarak ilgili Müdürlüklere imza karşılığı teslim edilir. f) Tüm yazılar ve özellikle konusu itibari ile günlü ve ivedi yazıların ilgili Müdürlüklere aynı gün verilmesi sağlanır. g) Gizli dereceli yazılar ile ilgili işlemler gizli evraklar yönetmeliği çerçevesinde gerçekleştirilir. h) Standart dosya planı çerçevesinde konu kodu ve sayısı bilgisayar ortamındaki veri tabanına girilir. Cevaplanacak olan evraklara cevap süresi olarak 1-30 gün arasında süre verilerek ilgili Müdürlüğe havalesi yapılır. 5

6 i) Gelen tüm evraklar ekleri ile birlikte taraması gerçekleştirilerek kaydedilir. j) Gelen tüm evraklar zimmet defteri ile imza karşılığı ilgili Müdürlüklere teslim edilir. k) Giden evrakların çıkış sayıları bilgisayar ortamında verilerek taraması yapılır. l) Yıl sonunda gelen giden evrak defterlerinin dökümleri alınarak ciltlemesi, mühür işlemleri ve arşivlemesi yapılır. 6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri: a) Arşivlik malzemenin korunması, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, gizliliği ve kurum arşivinden yararlanma işlemleri yürütülür. b) Müdürlüklerin birim arşivleri ile ilgili işlemlerini düzenleme ve korunması ile ilgili bilgi verilir. c) Kurum arşivi ile ilgili düzenleme işlemlerini yürütür. d) Ayıklama ve imha işlemlerini yürütür. e) Ayıklama ve imha komisyonunda görev alır. f) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapar. g) Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Belediye Meclisinin 01/11/2011 tarih ve 226 Sayılı Kararı ile kabul edilen Kestel Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği çerçevesinde işlemleri yürütür. 7) Bilgi İşlem ile ilgili görevleri a) GIS (Coğrafi Bilgi Sistemi) Servisi: 1) GIS uygulama yazılımlarını kurmak, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlamak veya sağlatmak. 2) Belediyedeki mevcut verilerin toplanması, uygun formata dönüştürülmesini, yeni verilerin toplanması (GIS arşiv verileri, grafik veriler, saha çalışmaları, diğer kurum verileri) uygun formata dönüştürülmesini ve GIS te kullanılmasını ve bu verilerin güncellenmesini sağlamak veya sağlatmak. 3) Kamu Kurumları ile entegrasyonun sağlamak ve GIS veri alışverişini sağlamak 4) MIS GIS veri alışverişinin yapılmasını sağlamak, ihtiyaç duyan birimlerin kullanmasını sağlamak 5) Üst yönetimin izin verdiği GIS verilerini web sitemizden yayınlamak veya yayınlatmak. 6) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak. 6

7 7) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen GIS ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak b) MIS (Yönetim Bilgi Sistemi) Servisi: 1) MIS uygulama yazılımlarını kurmak, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlamak veya sağlatmak 2) Belediyedeki mevcut verilerin toplanması, uygun formata dönüştürülmesini, yeni verilerin toplanması (MIS arşiv verileri, saha çalışmaları, diğer kurum verileri) uygun formata dönüştürülmesini ve MIS te kullanılmasını ve bu verilerin güncellenmesini sağlamak veya sağlatmak. 3) Üst yönetimin istediği MIS Uygulama yazılımlarına e-imzayı entegre etmek. 4) Kamu Kurumları ile entegrasyonun sağlanması ve MIS veri alışverişini sağlamak veya sağlatmak. 5) Belediyemiz personelinin MIS programları ile ilgi şifre ve menü yetkilendirmelerini yapmak 6) MIS veri alışverişinin yapılmasını sağlamak, ihtiyaç duyan birimlerin kullanmasını sağlamak 7) Üst yönetimin izin verdiği MIS verilerini web sitemizden yayınlamak veya yayınlatmak 8) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak. 9) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen MIS ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak c) Donanım ve Teknik Servis : 1) Belediyemiz birimlerinin bilgisayar donanım, yazılım ihtiyaçlarını belirlemek, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda birimlerin ihtiyaçlarını ve taleplerini değerlendirmek, fizibilite çalışması yapmak, uygun olanların alınmasını sağlamak veya sağlatmak. 2) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan bilgisayarların donanım, yazılım problemlerini gidermek, kurulmasını ve devreye alınmasını sağlamak, sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak, birimlere teknik destekte bulunmak. 3) Belediyemizde mevcut GIS, MIS donanım, yazılım problemlerini gidermek ve bu alanda birimlere teknik destekte bulunmak, 4) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan Bilgisayar ve Donanımları, Network ve cihazları, Kesintisiz Güç Kaynakları ve hattının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak. 7

8 5) Belediyemiz personelinden ihtiyacı olanların bilgisayarlarından MIS ve GIS programlarının kullanılması için gerekli ayar ve kurumları yapmak 6) Belediyemizde network veri hatlarını kurmak, intranet oluşturmak, domain alt yapısını kurmak veri alışverişini sağlamak. 7) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak. 8) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen donanım ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak 9) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan kamera sistemlerinin bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak ç) Sistem Yönetim Servisi: 1) GIS, MIS donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 2) GIS, MIS server ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm GIS programlarını faal halde tutmak,, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak, 3) GIS, MIS Sistemini sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak 4) GIS, MIS server, üzerinde kurulu olan sistemin, programlarının ve verilerinin güvenliğini sağlamak 5) GIS, MIS server, üzerinde kurulu olan sistemin, programlarının ve DB üzerindeki veya diğer server lardaki GIS, MIS verilerinin yedeğini almak. 6) DB donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 7) DB server ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm DB server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak, 8) Domain sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 9) Domain server ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm Domain server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 10) Backup sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 11) Backup server ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm Backup server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 8

9 12) Terminal sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 13) Terminal server ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm terminal server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 14) İnternet ve Belediye Resmi web sitesini kurmak veya kurdurmak, çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak. 15) Anvirüs server sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 16) Anvirüs sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber Anvirüs programını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 17) İntranet server sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 18) İntranet server, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm İntranet server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 19) İhtiyaç olan diğer sistemlerle ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 20) İhtiyaç olan diğer sistemlerle ilgili server ları, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm İhtiyaç olan diğer server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak 21) Akıllı cihazların (firewall, router, switch,modem) kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak 22) Kullanıcılara şifre ve menü düzenlemeleri yapmak. Bu konuda MIS ve GIS Birimi ile birlikte çalışmak. 23) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenilen analizleri yapıp, raporları sunmak. 24) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen donanım ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak d) İdari İşler Servisi: 1) Birime gelen ve giden her türlü evrak kayıt ve zimmet işlemlerini ve yazışmalarını yapmak ve dosyalamak, 2) Birimin yıllık bütçesini hazırlamak, taşınır mal yönetmeliği ile ilgili iş ve işlemlerini ve mutemetlik işlerini yapmak, 3) Birim taleplerini yapmak 4) Birim çalışanlarının gerekli konularla ilgili puantajlarını yapmak 9

10 5) Haftalık, aylık, yıllık raporları, uzun/orta/kısa vadeli planlama ile ilgili başkanlık makamına bilgi vermek. 6) Kırtasiye ihtiyaçlarını belirleyip, alınmasını sağlamak veya sağlatmak, 7) Data hatları, internet hatları, telefon hatları ile ilgili ödemeleri takip edip, ilgili işlemleri yapmak 8) İhale dosyasını (doğrudan temin) dosyasını hazırlamak, e) Eğitim Servisi: 1) Belediyemiz personeline MIS programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek 2) Belediyemiz personeline GIS programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek 3) Belediyemiz personeline temel bilgisayar kullanımı, ofis programlarının kullanımı konusunda eğitim vermek veya verdirmek, tanıtım seminerleri düzenlemek veya düzenletmek, 4) Belediyemiz personeline Outlook programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek f) Arge (Araştırma Geliştirme) Servisi: 1) GIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz etmek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi vermek 2) MIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz etmek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi vermek 3) Belediyemizde mevcut GIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirlemek, fizibilite çalışması yaparak, başkanlık makamına bilgi vermek. 4) Belediyemizde mevcut MIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirlemek, fizibilite çalışması yaparak, müdürlük makamına bilgi vermek. 5) Teknolojik gelişmeleri izlemek ve belediyenin gelişmelerden yararlanmasını sağlamak. Birim emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. 10

11 8) Diğer Görevleri: a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak. b) Giden resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları, şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak. c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak. d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları çerçevesinde iletilmesini sağlamak. e) Posta ile gönderilecek olan adi ve taahhütlü postaları posta zimmet defterine işlemek, resmi posta pullarını ve barkotlarını yapıştırmak ve Postaneye teslim edilmesini sağlamak. f) Kardeş şehir ile ilgili yazışmaları takip etmek ve kardeş şehir dosyasında muhafaza etmek. g) Meclis Üyeleri ve Başkanın yurtdışı görevleri ile ilgili Valilik yazışmalarını ve görev Pasaport işlemlerini takip edip sonuçlandırmak. h) Posta yoluyla gelen tüm adi ve taahhütlü postaları kabul etmek, havalesinin yapılması için Başkanlık Makamına sunmak. i) Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak ve ilgili dosyalarda muhafaza etmek. j) Belediye Başkanı, Belediye Başkan Yardımcısı, Yazı İşleri Servisi ve ilgili birimlerine ait puantajları düzenleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek. k) Birim faaliyet raporunu düzenleyerek Başkanlık Makamına göndermek. l) İç kontrol ve performans programı ile ilgili çalışmaları yürütmek. m) Santral birimi olarak; belediyemize vatandaşlardan, resmi kurum ve kuruluşlar ile özel ve tüzel kişilerden gelen telefonları ilgili birimlere bağlamak. n) Santral birimi olarak; Belediyemizin iş ve işlemlerinin daha kaliteli olması ve çabuklaştırılması amacıyla iç birimlerimizden gelen telefon taleplerini ilgili yerlere bağlamak. 11

12 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme ORTAK HÜKÜMLER: MADDE 9- Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı tüm birimlerdeki personel; 1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir. 2) Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranır. 3) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. 4) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışır. YÜRÜRLÜK : MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 11- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği Kestel Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. YÜRÜTME: MADDE 12- Bu Yönetmelik hükümlerini Kestel Belediye Başkanı yürütür. 12