T.C. MALİYE BAKANLIĞI ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) KULLANICI KILAVUZU

Transkript

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) KULLANICI KILAVUZU 2015 ARALIK I

2 1. İçindekiler 1. EBYS GİRİŞ SAYFASI EVRAK ANA SAYFA Yetki Birim yetkisi Aktif Evrakçı yetkisi Görevler Bildirimler Uyarılar Sık Kullanılanlar Evrak Sol Menüsü İşlemleri İşlem Yapacaklarım Kayıt İşlemleri Birim Evrak İşlemleri Birimde Kayıt Bekleyen Birimde Kaydedilmiş Birimden Teslim Aldığım Postalama İşlemleri Kapatma İşlemleri İşlem Yaptıklarım Arama İşlemleri GİDEN EVRAK İmza Rota Kayıt İmza Rota Güncelleme Kapatma İmza Rotası Evrak Oluştur (Giden Evrak Kayıt) Gizlilik Derecesi Yazı Durumu Konu Grubu ve Konu seçme Konu Grubu Favori Belirleme Gönderilecek Yer Seçimi Bakanlık Seç Birim Adresi Seç Dış Adres Seç II

3 5.4.4 Şahıs Seç Dağıtım Planı Seç Eklenmiş Adresler Kâğıt Ortamında Gitme Durumu İlgi Seçimi Sistem İçi İlgi Seç Sistem Dışı İlgi Ekle Eklenmiş İlgiler Metni Alanı Ek Ekleme Açıklama Ekle Dosya Ekle Evrak Ekle Eklenmiş Ekler Evrak Paraflama E-İmzasız Paraflama (İçerik Sayfasından) E-İmzasız Toplu Paraflama (Paraf Bekleyenler sayfası) Elektronik İmza ile Evrak Paraflama e-imza ile İçerikten Sayfasından Tek Evrakı Paraflama e-imza ile Toplu Evrak Paraflama Evrak İmzalama e-imzasız Evrak İmzalama (İçerik Sayfasından) e-imzasız Toplu Evrak İmzalama (İmza Bekleyenler Sayfası) Elektronik İmza ile Evrak İmzalama e-imza ile İçerik Sayfasından Tek Evrak İmzalama e-imza ile Toplu Evrak İmzalama E-İmza Bekleyen Evrak Geri Gönderme Evrak İçeriği Karşılaştırma Dağıtım Planı Oluşturma Şablon Evrak Oluşturma Şablon Kaydı Şablon Evrakını Açma Postalama İşlemleri Postalanacak Sayfası III

4 12.2 Evrak Posta Kayıt Ekranı Postaladıklarım Birime İade Et İade Edilmiş Postalar Sık Kullanılan Adreslerin Favori Olarak Kayıt Edilmesi Birim Seçme Sekmesi Personel Favori Kayıt Dış adres Favori Kayıt Onay Evrakı GELEN EVRAK Gelen Evrak Detaylı Kayıt Birim Evrak İşlemleri Birimde Kayıt Bekleyen Birimde Kaydedilmiş Birimden Teslim Aldığım Gelen Evrak Detay Sayfası Havale Havale Onayına Evrak Gönderme Gelen Evrak Günc elle Cevap Yaz Kapatma Akışı Başlatma Geri Gönder Evrakı Sil İşlem Yapılacak Evraklar Havale Yeri Ekleme RAPOR İŞLEMLERİ Giden Evrak Zimmet Raporu Gelen Evrak Zimmet Raporu Posta Raporu DOSYA İŞLEMLERİ Yeni Dosya Kayıt İşlemleri Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Giden Evrakı Dosyaya Bağlama İşlemleri Dosya Birleştirme işlemleri IV

5 1. EBYS GİRİŞ SAYFASI Tüm kullanıcılar şahıslarına ait olan kurumsal e-posta bilgilerini kullanarak sisteme girebilirler. Kullanıcı adı alanı: Kişinin mail işaretinden önceki bölümünü yazılır. Örn. kişinin mail adresi adi.soyadi@maliye.gov.tr ise bu kişinin kullanıcı adı; adi.soyadi olacaktır. Mail Uzantısı Alanı: Maliye.gov.tr adresini kullanmayan birimlerin kullanıcıları, bu bölümden kendi birimlerini seçmelidir Örn. Muhasebat Genel Müdürlüğü personeli sisteme giriş yaparken 2 numaralı bölümden muhasebat.gov.tr seçmelidir. Şifre: Kişilerin, e-posta hesabı ya da bilgisayarlarını açarken kullandıkları şifredir. EBYS girişinde şifre hatası alan kullanıcılar öncelikle bilgi işlem biriminden e -posta bilgilerini doğrulamalıdır. Kullanıcı şifre güncellemesi; EBYS kullanıcı şifresi kişinin e-posta şifresiyle aynıdır. Kullanıcı mail şifresini güncellediğinde EBYS giriş şifresi de güncellenmiş olacaktır. Tüm kullanıcılar Outlook (web mail) a girerek şifre değişikliği yapabilir. Beni Hatırla: Kullanıcı bilgileri yazıldıktan sonra beni hatırla seçilerek oturum açıldığında kullanıcı adı ve domain bilgisi (örn. muhasebat.gov.tr) kullanıcının bilgisayarında saklı tutulacaktır, her oturum açma işleminde kullanıcı bilgisi girmesi gerekmeyecektir. Beni Hatırla seçeneği seçili olmaması durumunda her oturum açılma işleminde kullanıcı adı ve domain (maliye.gov.tr, muhasebat.gov.tr vb.) bilgisi girilmesi gerekecektir. Son olarak Giriş butonuna tıklanarak sisteme giriş gerçekleştirilir. 2. EVRAK ANA SAYFA 2.1 Yetki Sistemde kullanıcıların yetkileri iki farklı biçimdedir; Birim yetkisi Kullanıcıların yetkili oldukları birimleri ve oluşturdukları evrakın hangi birimden çıkacağını gösteren yetkidir. Birden fazla birimde birim yetkisine sahip kişilerin, ana sayfanın alt kısmında bulunan Birim Seçimi linkinden, oluşturulan giden evrakın çıkacağı birimi belirlemeleri gerekir. Birim Seçimi butonu Ana Sayfa da sayfanın alt bölümünde yer almaktadır. Kişi aktif olduğu birimi görüntülemek için sağ üst tarafta isminin bulunduğu bölümdeki kullanıcı bilgisi butonuna basması gerekir. Burada kullanıcıya ait bilgiler görüntülenecektir

6 2.1.2 Aktif Evrakçı yetkisi Bu yetki Gelen evrak kayıt görevlilerine, isteğe göre şube yöneticilerine, daire başkanlarına ve birimde yetkili amirlere verilir. Amirlerin, birime gelen evrakları birim adına teslim alabilmeleri için bu yetkiye sahip olmaları gerekir. Kişinin evrakçı yetkisinin bulunduğu birimler, evrak sayfasının sol üst kısmında görünen Aktif Evrakçı Yetkisi bölümünden görüntülenebilir. Birden fazla yetkisi olan kullanıcı hangi birimdeki gelen evrakları kontrol etmek isterse seçeneklerden o birimi seçmelidir. 2.2 Görevler Evrak ana sayfasının orta bölümünde işlem yapılması gereken evrakların görüntülenmesi amaçlı bulunan penceredir. Kişiye paraflanmak ya da imzalanmak üzere bir evrak geldiğinde bu bölümde evrak künye bilgileri ve geliş amacı bilgisi listelenir. Sağ tarafta bulunan Tümünü Göster butonuna basarak tüm görevler listelenir, bu sayfadan tüm bildirimler temizlenebilir. Buradan silinen bildirim evrakı etkilemeyecektir

7 2.3 Bildirimler Görevler butonunun yanında yer alır, sayfanın orta kısmındadır. Kişinin parafladığı evrak işlem gördüğünde bu bölüme evraka yapılan işlemle ilgili özet bilgisi düşer. Örn. Oluşturduğunuz konulu evrak imzalandı vb. 2.4 Uyarılar Herhangi bir evrakla ileriki bir zamanda işlem yapılması gerektiği durumlarda kullanılabilir, anımsatma amacıyla kullanılır. Evrakın detay sayfasından evrakı uyarı listesine ekleme butonuna tıklanır ve uyarı almak istenilen tarih aralığı belirlenir. 2.5 Sık Kullanılanlar Evrak ana sayfasının sol üst köşesinde yer alan Sık kullanılanlar butonu sık kullandığınız ekranlara hızlı bir şekilde ulaşmak istediğinizde kullanılır. Sık kullanılanlar menüsüne tıklandığında karşınıza çıkan ekrandan Düzenle butonuna tıklanır. Açılan pencereden Sayfa Seçimi sekmesi tıklanır. Liste Al butonuna tıkladıktan sonra sık kullanılanlar menüsünde görüntülemek istenen sayfalar işaretlenerek Kaydet butonuna tıklanlır

8 3. Evrak Sol Menüsü İşlemleri 3.1 İşlem Yapacaklarım İşlem yapacaklarım sekmesi giriş sayfasının sol alanındaki menü içerisinde yer alır. Kullanıcı, şahsı adına işlem yapması gereken evraklara bu sekmeden ulaşır. Gelen Evrak; Kişinin şahsına havale edilen gelen evrakların listelendiği menüdür. Havale Onayı Bekleyen; Birim Evrakçısı tarafından evrakın havale edileceği birim ve kişiler belirlendikten sonra birim amirinin onayına gönderilen evrakların listelendiği sayfadır. Taslak; Hazırlanmış ancak henüz imza sürecine sokulmamış olan evraklar kaydet butonuna tıklanarak Taslak olarak kaydedilir. Taslak evraklara bu sayfa aracılığı ile ulaşılarak daha sonra düzenleme yapılabilir ve işleme sokulabilir

9 Paraf Bekleyen, İmza Bekleyen; Kişiye, sistem üzerinde paraflaması ya da imzalaması üzere gönderilen evraklar bu sayfalarda görülür ve incelerek işlem yapılabilir. E-İmza Bekleyen; Elektronik imzalama işlemi sırasında evrak önce sayı alıp ardından e- İmzalanır. İmzalama sırasında elektrik kesintisi vb. durumlarda sayı alıp e-imza atılamamış olan evraklar bu sayfaya düşer ve yeniden e-imza atılması için bekler. Kullanıcı sayfaya girerek sayı almış evraklara elektronik imza atabilir. Evrak Klasörüm; Kullanıcıların evraklarına daha hızlı ulaşmaları için hazırlanan kişi klasörüdür. Evrak klasörüne evrak eklenebilmesi için Evrak Klasörüm sayfasına gidilerek alt bir klasör daha oluşturulması gerekir

10 3.2 Kayıt İşlemleri Giden evrak, onay evrakı ve fiziksel olarak gelen evrak kayıt sayfalarına ulaşılan menülerin yer aldığı alandır. Giden evrak oluşturulabilmesi için Evrak Oluştur, onay yazısı için Onay Oluştur, gelen evrak kaydetmek için Gelen Evrak Hızlı Kayıt ya da Gelen Evrak Detaylı Kayıt seçenekleri kullanılabilir. Kayıt işlemleri ile ilgili bilgiler doküman içerisinde detaylandırılmıştır. 3.3 Birim Evrak İşlemleri Birim adına Gelen Evrakçı ve Genel Evrakçı yetkisi verilen kullanıcıların görebildiği menüdür Birimde Kayıt Bekleyen EBYS içerisinde bir birimden sizin biriminize gönderilmiş evrakların listelendiği sayfadır. Gelen evrakçılar bu sayfadan evrakı birim adına veya şahsı adına teslim alarak gelen evrak sayısı vererek işleme yapabilirler. Birden fazla birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar, evrak teslim almak istedikleri birimi, Aktif Evrakçı Yetkisi bölümünden seçmeleri gerekir

11 3.3.2 Birimde Kaydedilmiş Gelen Evrakçıların birimde kayıt bekleyen sayfasından Birim Adına Teslim Al linkine tıklayarak teslim aldıkları evraklar birimin gelen evrak numaratöründen sıradaki numarayı alarak bu alana düşer. Yani sistemdeki Gelen Evrak Defterine kaydedilmiş olur. Bu alandaki evrakları, birimde gelen evrak yetkisi olan diğer evrakçılarda görerek işleme alabilirler Birimden Teslim Aldığım Birimde Kayıt Bekleyen veya Birimde Kaydedilmiş sayfalarından Şahsıma Teslim Al linkine tıklanarak işlem yapmak üzere teslim alınan evrakların listelendiği sayfadır. Şahsa teslim alınmış evraklara diğer evrakçılar artık işlem yapamazlar. Şahsa teslim alınmış bir evrakı Biride Kaydedilmiş ortak havuzuna geri göndermek için Birimde Kaydedilmiş Evraklara Düşür butonuna tıklanır Postalama İşlemleri Sayfa sistemde yalnız Giden Evrakçı ve Genel Evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar tarafından görülebilir. İmza süreci tamamlanarak tarih ve sayı alan postalanacak evraklar bu sekmeden - 7 -

12 görüntülenir. Giden evrakların posta işlemleri EBYS üzerinden yapılmalıdır, posta işlemi tamamlanmayan evrak sistemde karşı birime iletilmez Kapatma İşlemleri Bilgi amaçlı gelen evrakların kapatma süreçlerinin takip edilebildiği sayfalardır. Kullanıcılar Farklı Gelen Evrak Kapatma Rotaları oluşturarak evraklarını doğrudan kendileri veya amir onayına sunarak kapatabilirler. Kapatma için onaya sunulan, kapatma işleminde paraf bekleyen, kapatma işleminde imza bekleyen evraklar bu sekmede görüntülenir ve onay verilebilir İşlem Yaptıklarım Kullanıcılar daha önce işlem yaptıkları evrakları, yapılan işleme göre menüden seçim yaparak bu sekmeden görüntüleyebilirler Arama İşlemleri Tüm kullanıcılar yetkileri dâhilinde, birimlerinde daha önce işlem görmüş evraklara Arama İşlemleri menüsünden Evrak Arama ve Gelişmiş Evrak Arama sayfaları aracılığıyla ulaşabilirler

13 Sayfanın üst kısmında bulunan Birim Evraklarında Ara ve Kişisel Evraklarımda Ara evraklarında ya da birimin tüm evraklarında arama yapılabilir Hızlı Evrak Arama Ekranı Sayfası Detay verileri girilmeden yalnız sayı, tarih ve konu ile arama yapmak için kullanılan ekrandır Detaylı Evrak Arama Sayfası Gelen, Giden, Onay evrakları içerisinde yer alan her türlü üst veri ve havale, kapatma, cevaplama gibi evrak hareketleri seçenekleri ile arama yapılabilen gelişmiş arama sayfasıdır. Silinen Evrakalar Dahil seçeneği seçilerek silinmiş olsa bile eski evraklara ulaşılabilmektedir

14 4. GİDEN EVRAK Kullanıcıların giden evrak oluşturabilmeleri için öncelikle imza rotası oluşturmaları gerekmektedir. İmza rotası, evrakı paraflayacak ve imzalayacak kişilerin belirlendiği aşamadır. İmza rotası her kullanıcı için birden fazla olabilir. örn. Şube Yön. İmzalı, Daire Başkanı imzalı, Genel Müdür imzalı vb. imza rotaları oluşturulabilir. İmza sürecinde değişiklik olmadığı sürece oluşturulan imza rotası tüm giden evrak ve Onay evraklarında kullanılabilir. 4.1 İmza Rota Kayıt Yeni imza rotası eklemek için evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan Sayfa Ara bölümüne imza rota yazılır, listelenen seçeneklerden İmza Rota Kayıt seçilir. Aşağıdaki resimde görülen Rota Kayıt Sayfasındaki alanlar uygun olarak doldurulur. Kullanıcıların oluşturacakları rotalarda kendilerinin de bulunması zorunludur. İmzacı seçimi yapılmadan Kaydet butonu görünmez

15 Rota Adı: Sadece sizin görebileceğiniz bu alandaki bilgiler evraka yansımaz, birden fazla imza rotanız varsa rota isimlerini karıştırmamak için uygun metin yazılır. Örneğin: Daire Başkanı İmzalı veya Ali Paraf Hakan paraf Kemal İmza vb. İmza Rota Türü: Kaydetmek istediğiniz rotanın giden evrak imza rotası ya da gelen evrak kapatma rotası bilgisi seçilir. Konu Grubu: İmza rotası kaydında Konu Grubu seçimi zorunlu alan değildir, evrak kayıt sayfasından da bu seçim yapılabilir veya değiştirilebilir. Buradan seçeceğiniz konu grubu rotayla birlikte evrakın üzerine otomatik olarak yansıyacaktır. Miat: Oluşturduğunuz evrakta imza sürecinin tamamlanması için bir süre belirlemek istiyorsanız 1 ile 30 gün arası bir süre seçebilirsiniz. Süre yoksa bu alana 0 yazmalısınız. İmza Tipi: o Tire - : Seçtiğiniz kişinin sistemden evrakı paraflamasını ancak evrak çıktısı üzerinde isminin görünmesini istemiyorsanız bu seçenek kullanılır. Genellikle onay evraklarında amire kadar olan kişiler - seçilir. o Paraf: Seçtiğiniz kişinin evrak üzerinde parafçı olarak görünmesini isti yorsanız bu alandan Paraf seçilmelidir. o Koordine: Yazmış olduğunuz evrak kendi biriminizin dışında bir birimin yetkilisi tarafından da paraflanacaksa bu seçenek belirlenir evrak üzerinde seçilen kişinin imza tipi Koordine olarak görünür. o İmza: Evrakta son imzacı olarak görülecek yetkili için seçilecek imza türüdür. Yeni rota kaydında son kişi imzacı olarak seçilmeden Kaydet butonu görünmez. Kendimi Ekle Butonu: Kullanıcılar içerisinde kendilerinin bulunmadığı imza rotalarını oluşturmazlar. Sistemde kişinin kendi adını aramasına gerek kalmadan ekleyebilmesi için Kendimi Ekle butonu kullanılır. Personel: İmza rotasındaki diğer kişileri seçmek için personel arama kutucuğu kullanılır. Kullanıcılar yalnızca aynı birim altında görev yapmakta olan kişileri seçerek rotaya ekleyebilirler. Bakanlık merkezde çalışan kullanıcılar Bakan Bey e kadar olan ilgili amirle ri rotaya ekleyebilirler. Rotaya eklenmesi gerekip de görünmeyen kullanıcılar için ilgili Birim Proje Sorumlusuyla irtibata geçilmelidir. Kimin Adına: Seçilen rotada imzacı konumundaki kullanıcının evrak üzerinde isminin altında Bakan Adına, Müsteşar Adına vb. adına bilgisinin otomatik eklenmesi isteniyorsa bu alandan kimin adına bilgisi seçilir. Unvan: Seçilmesi zorunlu olan bu alana, kişinin unvanı otomatik olarak gelir. Unvan bilgisi bu aşamada değiştirilebilir, evrak üzerinde görünecek olan unvanı yazım kurallarına uygun olarak girilmelidir. Örneğin: V.H.K.İ. veya Genel Müdür gibi. Kaydet: butonuna tıklanarak rota kayıt işlemi tamamlanmış olur. Sık Kullanılan İmza Rotası Olarak Belirle: Bu kutucuk işaretlenerek kayıt yapıldığında oluşturulan evraklar doğrudan bu rota ile açılacaktır. İstenirse daha sonra evrak üzerinden rota değişikliği yapılabilir. İmza rotası kayıt işleminden sonra evrak ana sayfasına dönülerek Evrak Oluştur seçilerek giden evrak oluşturulmaya başlanır

16 4.2 İmza Rota Güncelleme İmza rotası arama sayfasına gidilir bu sayfadan değiştirilmek istenen imza rotası bulunduktan sonra güncelle butonuna tıklanarak rota üzerinde değişiklikler yapılabilir. Rota güncellenirken kişi isimlerinin solunda bulunan sıra numarasına dikkat edilmelidir, evrak bu sıra numarasına göre kullanıcıların önüne düşecektir. Sıralamada İmzacı konumundaki personel en son sırada olmalıdır. 4.3 Kapatma İmza Rotası Gelen evraklarda, evrakla ilgili daha önce işlem yapılmışsa ya da evrakla ilgili herhangi bir işlem yapılması gerekmiyorsa bu evrak saklıya alınır. Evrakın kapatılabilmesi için kullanıcıya ait en az bir adet kapatma imza rotası olması gerekir. Kapatma imza rotası oluşturabilmek için ana sayfada bulunan sayfa arama çubuğuna imza yazılır ve açılan seçeneklerden imza rota kayıt seçilir. Kapatma imza rotası oluşturulması için dikkat edilmesi gereken kısımlar resim üzerinde vurgulanmıştır. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra rota kaydedilir, oluşturulan bu rotayla evrakı saklıya alma işlemi yapılır

17 5. Evrak Oluştur (Giden Evrak Kayıt) Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki Evrak Oluştur linkine tıklanır. İmza rotalarınızdan birisini sık kullanılan olarak belirlemediyseniz, Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce İmza Rota Seçme ekranı otomatik açılacaktır. Güvenlik Uyarısı: İmza rota seçim ekranı otomatik olarak açılmadığı durumlarda internet tarayıcınızın açılır pencerelere izin vermesi için resimde gösterilen alandan Her zaman izin ver seçilmelidir. Bu site için seçenekler -> Her zaman izin ver bir kez seçilir ise sistem sonraki girişlerinizde bu uyarıyı vermeyecektir. Açılan pencereden istenilen imza rotası Seç linkine tıklanarak seçilir. Kayıtlı İmza rotalarının içerisinde yer alan kullanıcıları görüntülemek için rota isimlerinin sol yanında yer alan + sembollerine tıklayabilirsiniz

18 Eğer kullanıcının kayıtlı bir imza rotası yok ise sistem kullanıcının evrak oluşturmasına izin vermez. İmza rotalarından birisi sık kullanılan olarak belirlenmişse rota kayıt ekranı açılmaz seçili rota evraka yapışık olarak açılır. Seçilen rotadaki isimler evrakta, yazışma kurallarına göre uygun alana otomatik olarak yerleşir. Rota seçiminin ardından sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur. 5.1 Gizlilik Derecesi Evrakın en üstünde bulunan Gizlilik Derecesi yazısına sağ tıklandığında açılan listeden istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla görünür. Gizlilik derecesiyle kaydedilen evraklara sadece gizli evraklar için yetkilendirilmiş olan kişiler işlem yapabilir. Gizli evrak yetkisi iki şekilde verilebilir; Gizli Evraklarda İşlem Yapabilme: Evrak içeriğini görüntüleyemez, havale ve geri gönderme gibi işlemleri yapabilir. Gizli Evrak İçeriğini Görüntüleyebilme: Evrak içeriğini görüntüleyebilir ve işlem yapabilir

19 5.2 Yazı Durumu Evrakta başlık bilgisinin altında sağ üst bulunan Yazı Durumunu Giriniz yazısına sağ tıklandığında açılan listeden istenilen özel durum seçilir. Seçilen durum evrakın sağ üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1 adet özel durum seçilebilir. 5.3 Konu Grubu ve Konu seçme Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu yazmak için Konu ve konu grubu seçiniz metni sağ tıklanarak açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem tarafından listelenen uygun konu grubu seçilir. Seçilen konu grubu numarası evrakta birim haberleşme kodu nun bulunduğu alana eklenir. Konu satırına ise evrak konusu kısa ve özlü olacak şekilde yazılır. Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun başlık altındaki grupları inceleyebilir ve seçilirsiniz

20 Ek Dosya Kodu alanına birime özel kullanılan bir dosyalama sistemi var ise bu kod girilir. Girilen ek dosya kodu evrak sayısı alanında köşeli parantez içerisinde görünür. Evraka Ekle linkine tıklanarak seçilen konu grubu ve girilen veriler evraka aktarılır Konu Grubu Favori Belirleme Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim yaparken evrakı hazırlamanızı hızlandıracaktır. Favori Konu Grupları Göster/Sakla butona basarak otomatik açılır, sistem daha kolay seçim yapmanıza yardımcı olur

21 Konu grubu favorilerinizi sisteme kaydetmek istediğinizde, ana sayfa üzerinde orta bölümde yer alan sayfa ara kutusuna konu yazarak Evrak Konu Grup Favori sayfasına ulaşabilirsiniz. Bu sayfada sık kullandığınız evrak konu gruplarını favori listenize ekleyip çıkartabilirsiniz. 5.4 Gönderilecek Yer Seçimi Evrakın gideceği yer bilgisinin girildiği alandır. Evrak hazırlama sayfasında Gönderilecek Yer Seçiniz yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme penceresinden adres türleri seçilebilir

22 Bakanlık Taşra Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı görünümü; Bakanlık Merkez Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı görünümü; Birim ağacına tıklandıktan sonra alt kısımda listelenen birim isimlerinin sol kenarındaki artı tıklanarak birime bağlı altı birimler listelenir, bu alandan evrakın gideceği yer seçilir Bakanlık Seç Bakanlık taşra birimleri merkez birimlere evrak yazarken Bakanlık Seç sekmesini kullanmalıdır. Taşra biriminden diğer taşra birimlerine evrak yazılacağı zaman Birim Adresi Seç alanından defterdarlıklar ve bağlı birimleri seçilebilir

23 Taşra kullanıcıları için, Bakanlık Seç alanında sadece merkez birimler, Birim Adresi Seç alanında ise sadece Defterdarlığa bağlı birimler listelenir. Bu alan merkez birimlerdeki kullanıcılarda görüntülenemez Birim Adresi Seç Bakanlık taşra birimleri, defterdarlıklara ve alt birimlerine evrak gönderileceği zaman evrakın gideceği yer bilgisini belirledikleri alandır. Merkez birimleri bu alandan taşra ve merkeze bağlı birimler seçilebilir

24 Birim Eki: Bu alana ne-na ekleri eklenebilir. Alt birim: Bu alana birim adı elle giriş yapılabilir, evrak doğrudan seçili üst birime gider ve oradan evrakçılar alt birimlere havale eder. Aynı üst birime ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir. Alt Birimine Doğrudan Gönder: Birim seçimi yapıldıktan sonra Alt Birime Doğrudan Gönder seçilirse evrak seçilen alt birimin Birimde Kayıt Bekleyen evrakına doğrudan düşer. Bu link seçilmeden gönderilirse evrak gönderilen birimin bağlı olduğu üst birime gidecektir Dış Adres Seç Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri tabanı EBYS Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem üzerinden ulaşmaz

25 çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar sistemde bulunamayan dış adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurarak ekleme yaptırabilirler Şahıs Seç Kişilere gönderilen evraklar için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir Dağıtım Planı Seç Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan her bir adres için sistem ayrı döküm verir

26 5.4.6 Eklenmiş Adresler Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma işlemi yapılır. Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıkl anarak enter tuşuna tıklanır. Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir. Silme işlemi gerçekleştirilebilir. İşaretli adresleri bir üste veya bir alta kaydırılabilir ya da seçili hale getirilip büyük küçük harfe dönüştürülebilir. Ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir

27 5.5 Kâğıt Ortamında Gitme Durumu Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya yönlendirir. Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postayla mı gönderileceği yoksa sadece elektronik ortamda mı gönderileceği konusunda evet veya hayır seçimi yapılır. Seçim toplu olarak ta yapılabilir. Kâğıt ortamında gitme durumu seçildikten sonra Kaydet ve Kapat butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Sonraki süreçlerde Postalama işlemi yapan kullanıcılar İmza süreci tamamlanarak postaya düşen evrakların kâğıt ortamında mı yoksa elektronik ortamda mı gideceğini görür ve buna göre işlem yaparlar. Kayıt işleminin ardından seçili adresler evrak sayfası üzerine aktarılır. Seçilen Bilgi ve Gereği durumları yazışma kurallarına uygun bir şekilde evrak üzerine yansır

28 5.6 İlgi Seçimi Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır Sistem İçi İlgi Seç Sistem içi ilgi; daha önce EBYS programı kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır. Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta görülebilirler Sistem Dışı İlgi Ekle Sistem dışı ilgi; EBYS sistemi dışında üretilmiş ve sistem içi ilgi olarak ekleme imkânı olmayan yazıların evraka el ile yazıldığı alandır

29 5.6.3 Eklenmiş İlgiler Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için Eklenmiş İlgiler sekmesine tıklanır. Açılan sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız, yazısı vb. eklemeler yapılarak evraka eklenebilir. 5.7 Metni Alanı Metin evrak üzerinde doğrudan yazılabilir veya başka bir belgeden kopyalanarak metin alanı üzerinde Ctrl+V tuş kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Bu alanda farenin sağ klik->yapıştır özelliği çalışmaz

30 Word belgesinde kopyalanan bir metni yapıştırmak istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair bir pencere açılır. Tamam Butonuna tıklandığında metin evrak üzerine Times New Roman 12 punto satandart formatına değiştirilerek aktarılır. İptal butonuna tıklandığında 5.8 Ek Ekleme Yazılara ek eklemek için evrak üzerindeki Ek: yazısına sağ tıklanarak ek penceresi açılır. Yazılara ek 3 şekilde eklenir

31 5.8.1 Açıklama Ekle Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük veya fiziki bir ek varsa bu alana yazı ile ek bilgisi girilir Örneğin: 1 Takım Dosya gibi. Ekle butonuna tıklanarak Eklenmiş Adresler alanına aktarılır Dosya Ekle Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı evraka ek olarak eklemek için kullanılır. Alt kutucuktan Gözat (browse) butonuyla bilgisayardaki dosyalarda arama yapılıp ilgili dosya seçilir. Ek Açıklama alanına dosyanın evrak üzerinde görünmesi istenen adı yazılır. Ekle yazısına tıklanarak dosya Eklenmiş Ekler alanına aktarılır. Bu şekilde eklenen ekler için ek başına maksimum 10 MB ekleme limiti vardır Evrak Ekle Sekmeye tıklandığında ekranda evrak arama ekranı açılır. Eklenecek evrakı bulmak için numarasına, tarihine, konusuna göre arama yapılabilir. Ara butonuna tıklandığında kriterlere uygun evraklar listelenir. Ekle yazısına tıklandığında açıklama ekleme kutucuğu açılır. Açıklama alanına ekin evrak üzerinde görünmesi istenen adı girilir ve Tamam butonuna tıklanarak Eklenmiş Ekler alanına düşürülür. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler evrakın gönderildiği birimde içerik olarak ta görülebilirler

32 5.8.4 Eklenmiş Ekler Bu sayfada eklemiş olduğunuz ekleri silebilir, adını güncelleyebilir veya Evraka Ekle linkine tıklayarak evrak sayfanıza aktarabilirsiniz

33 6. Evrak Paraflama 6.1 E-İmzasız Paraflama (İçerik Sayfasından) Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı e-imza kullanmadan yalnız sistem içerisinde paraflayarak imza rotası sürecindeki bir sonraki kişiye gönderebilmek için sayfanın sol üst kısımında bulunan İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder kutucuğu işaretlenerek disket şeklindeki Kaydet butonuna tıklanır. Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren Evrak Genel sayfasını açar. Bu sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakın bilgileri görüntülenir. Evrakı imzalanmadan önce bu sayfadaki Evrakı Sil linki yardımıyla silebilirsiniz

34 6.2 E-İmzasız Toplu Paraflama (Paraf Bekleyenler sayfası) Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu ve kendilerinin de imza rotasında parafçı olarak eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında Paraf Bekleyen linki altında görürler. Elektronik İmzası olmayan kullanıcılar bu sayfada paraflanacak evrakları işaretledikten sonra Parafla Gönder butonuna tıklayarak toplu olarak, e-imza kullanmadan paraflayabilirler. 6.3 Elektronik İmza ile Evrak Paraflama e-imza ile İçerikten Sayfasından Tek Evrakı Paraflama Elektronik imzası bulunan kullanıcılar imza rotasında kendilerini ilk parafçı seçerek yeni bir evrak oluşturduklarında veya başkasının oluşturduğu bir evrakta parafçı olarak belirlendiklerinde paraflama işlemini sistem üzerinden e-imza kullanarak gerçekleştirebilirler. Giden evrak oluşturma aşamasında veya paraf bekleyenler sayfasındaki herhangi bir evrakın içerik bilgisi açıldığında sayfada sol üst kısımda yer alan Evrakı Sayısal İmzala kutucuğu işaretlenir ve Kaydet butonuna tıklanır

35 Kaydet butonuna tıklandığında alt ekranda görülen Elektronik paraflama ekranı açılır, açılan ekranda; Pin kodu alanına e-imza kurulumu sırasında kullanıcıya verilmiş olan pin kodu yazılır. Tamam butonuna tıklandığında evrak elektronik olarak paraflanır

36 Paraflama süreci tamamlandığında ekranda evrak detay sayfası açılır. Sayfada; Paraf süreci ve e - İmzalama bilgisi görüntülenebilir e-imza ile Toplu Evrak Paraflama e-imzası bulunan kullanıcılar üzerlerinde bekleyen paraflayacakları evraklarını, ana sayfadaki Paraf Bekleyen sayfasından toplu olarak e-imza ile paraflayabilirler. e-imza ile paraflanmak istenen evraklar seçilir ve Sayısal İmza ile Parafla Gönder butonuna tıklanır. Ekranda e-imza Applet sayfası açılır ve imzalanmak üzere seçilen evraklar listelenir. Pin kodu giriş alanına kullanıcıya ait Pin kodu girilir ve Tamam butonuna tıklanır. Sistem evrakları toplu olarak elektronik imza ile paraflar ve süreçteki bir sonraki kullanıcıya gönderir

37 7. Evrak İmzalama Evrak ana sayfasındaki sol menüde işlem yapacaklarım sekmesinden imza bekleyen evraklar listelenir. Evrak künye bilgilerinin solundaki seçme kutusu işaretlenerek ya da tümünü seç kutusu işaretlendikten sonra sayı ver gönder seçilerek evrak imzalanır (e-imzasız). Evrakın üzeri tıklanarak sol tarafta evrak içeriği görüntülenebilir. 7.1 e-imzasız Evrak İmzalama (İçerik Sayfasından) Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakta imzacı konumunda iseler veya kendilerine İmzalanmak üzere gönderilmiş bir evrak var ise evrak ana sayfasında İmza Bekleyen linki altındaki evrakların detayına girerek Güncelle menüsüne tıklandığında giden evrakın içerik sayfası açılır

38 Kullanıcı evrakın içeriği üzerinde değişiklik yapmadan imzalamak isterse sayfanın alt kısmındaki Sayı ver ve Süreci Devam Ettir yazısına tıklayarak süreci tamamlar. Evrak sayı ve tarih alarak postalama süreci başlar. E-İmzasız evrakların posta sürecinde çıktısının alınıp ıslak imza atılarak kâğıt ortamında da postalanması gerekir

39 7.2 e-imzasız Toplu Evrak İmzalama (İmza Bekleyenler Sayfası) Elektronik imzası olmayan kullanıcılar imza rotasında imzacı olarak eklendikleri evrakları evrak ana sayfasında İmza Bekleyen linki altında görürler. Elektronik İmzası olmayan kullanıcılar bu sayfada imzalanacak evrakları işaretledikten sonra Sayı Ver Gönder butonuna tıklayarak toplu olarak, e-imza kullanmadan sayı ve tarih verebilirler. Ekrana gelen onay penceresinde Devam butonuna tıklandığında evrak sayı ve tarih alarak postalanmak üzere Genel Posta Birimine düşerler. Sayı ve Tarih alan evraklarda elektronik imza bulunmadığı için çıktılarının alınarak ıslak imza ile de imzalanmaları gerekir. 7.3 Elektronik İmza ile Evrak İmzalama Elektronik imzası bulunan kullanıcılar sistemde imzacı olarak seçildikleri evraklara tek tek veya toplu olarak elektronik imza atabilirler e-imza ile İçerik Sayfasından Tek Evrak İmzalama Evrak ana sayfasında İşlem Yapacaklarım menüsünden İmza Bekleyenler ekranına girilir. Sayfada imzalanmak evrak konusuna tıklanarak seçilir ve Güncelle butonuna tıklanarak içeriği açılır

40 Açılan evrak ekranında sol üst kısımda yer alan Evrakı Sayısal İmzala kutucuğu işaretlenir ve sayfanın altında kırmızı yazı ile belirtilen Sayı Ver ve Süreci Devam Ettir yazısına tıklanır

41 Sayı ve ve Süreci Devam Ettir yazısına tıklandığında sistem kullanıcıyı evrakın sayı alacağı konusunda uyarır. Kullanıcı işleme devam etmek için Tamam butonuna tıklar. Sayfada elektronik imza penceresi açılır. Pin kodu girildikten sonra Tamam butonuna tıklanır

42 Sistem e-imza atılan evraka sayı, tarih verir ve detay ekranını açar. Evrak dış yazışma veya farklı birimler arasında gönderilecek ise işlem görmek üzere Posta birimine düşer. Aynı Üst birimler arasında yazılan giden evrak ise posta birimine düşmeden doğrudan karşı birimin gelen evrakları arasına düşer e-imza ile Toplu Evrak İmzalama Kullanıcıların imza rotasında imzacı olarak eklendikleri evraklar, evrak ana sayfasında İmza Bekleyen linki altında görülür. Elektronik İmzası olan kullanıcılar sayfada toplu olarak imzalamak istedikleri evrakları işaretler ardından Sayısal İmzala Sayı Ver Gönder butonuna tıklanır

43 Ekranda e-imza Applet sayfası açılır ve imzalanmak üzere seçilen evraklar listelenir. Pin kodu giriş alanına kullanıcıya ait Pin kodu girilir ve Tamam butonuna tıklanır. Sistem evrakları toplu olarak elektronik imza ile İmzalar ve kağıt ortamında gitme durumuna göre gerekiyor ise postalanmak üzere yetkili kullanıcıya gönderir. 7.4 E-İmza Bekleyen Sistemde e-imza işlemi sırasında, evraklar önce sayı ve tarih alır ardından bu verilerin üzerine güvenli elektronik imza atılır. E-İmza penceresi açık iken sistemde elektrik kesintisi veya bağlantı sorunları meydana gelir ise imzalanamayan sayı almış evraklar E_İmza Bekleyen sayfasına düşer. Sorun düzeldikten sonra kullanıcılar bu sayfaya girerek evraklarını yeniden e -imza ile imzalayarak süreci devam ettirebilirler

44 8. Evrak Geri Gönderme Evrak paraflama ya da imzalama aşamasında evrak içeriği uygun görülmediği durumda evrak detayında bulunan Geri Gönder seçeneği kullanılarak evrak ilk paraf işlemini yapan personele iletilebilir. Detay Sayfası Geri Gönder Butonu 9. Evrak İçeriği Karşılaştırma Giden evrak oluşturma işlemi sırasında kaydet butonuna her tıklandığında sistem farklı versiyonları saklar, yapılan değişiklikleri kontrol edebilmek için evrak detay sayfasında içerik linkine tıklanır. Evrak içeriğinin üst kısmında bulunan Evrak Versiyonları butonuna tıklanarak tüm versiyonlar görüntülenebilir

45 Seçilen iki versiyon seçilerek aralarındaki farklar da incelenebilir. 10. Dağıtım Planı Oluşturma Dağıtım Planı: Belirli zamanlarda toplu olarak evrak gönderilen dağıtım birimlerinin evrak üzerinde tek tek seçilerek zaman kaybı yaşanmasını önlemek amacıyla oluşturulmuş adres grubu oluşturma sayfasıdır. Dağıtım planı oluşturmak için evrak ana sayfasındaki sayfa arama kutusuna dağıtım yazılarak arama yapıldığında listelenen Dağıtım Planı Ara menüsüne tıklanır. Açılan sayfada daha önce tanımlanmış olan dağıtım planları listelenir. Bu sayfada arama yapıldığında listelenen birim adına oluşturulmuş dağıtım planlarını birimde yetkili tüm personel görebilir. Kişiye özel dağıtım planlarını ise sadece dağıtım planını oluşturan kişiler görebilir. Bir dağıtım planı oluşturabilmek için en az 2 adres seçilmesi gerekir. Güncelle butonu ile var olan plan üzerinde ekleme çıkarma işlemi yapılabilir Sil butonu ile kendi oluşturduğunuz dağıtım planlarını silebilirsiniz. Yeni dağıtım planı oluşturabilmek için Yeni Kayıt butonuna tıklanır

46 Bir dağıtım planı kaydedebilmek için öncelikle kişisel veya birime özel klasör eklemek gerekir, klasör ekle butonuna tıklanarak kayıt penceresi açılır. Klasör Adı alanına yeni bir isim yazılır ve Klasör Türü seçilerek Kaydet butonuna tıklanır

47 Klasör adı evrak çıktılarında görünmez. Kişi birimin kullanacağı bir dağıtım planı oluşturacaksa klasör türünü birime özel seçmesi gerekir. Dağıtım Adı: Evrak çıktısı üzerindeki dağıtım alanında görünecek, dağıtım adres bilgisini özetleyen isim yazılır. Açıklama: Evrakta dağıtım planı seçerken yardımcı olabilecek özet bilgi bu alana yazılabilir, zorunlu alan değildir, evrak üzerinde görünmez. Eklenecek Dağıtım Yeri Tipi: Sistem İçi Adres, Sistem Dışı Adres ve Şahıs alanları işaretlenerek uygun türde dağıtım bilgisi seçilebilir veya elle yazılabilir. Eklenecek Birim: Sistem içi ve Sistem Dışı birimler aranarak listeden seçilebilir. Şahıs seçilmiş ise ismi El ile yazılarak kaydedilir. Seçilen Birimin Üst Birimi: Sistem içi adres seçimi yapıldığında seçilen birime evrakın doğrudan mı yoksa üst birimi aracılığıyla mı gönderileceği ile ilgili seçim bu alandan yapılır. Teknik konularda vb. durumlarda doğrudan yazışma yetkisi bulunan birimlere evrak gönderilirken A lt B ir imine Dir ek t G önder yazısına tıklanarak doğrudan seçilen birime gönderilebilir. Alt Birim: Evrakın gönderildiği yerde bir alt birime havale edilmesi gerektiği ile ilgili bilgi amaçlı alt birim adı el ile girilebilir. Evrak seçilen üst birime gider ancak alt birim bilgisi evrak üzerinde görünür

48 Otomatik Arka Ek: Bu alan işaretli olduğunda sistem seçilen birimlerin sonuna ne, na takılarını otomatik olarak ekler. Hızlı Birim Ekleme İşlemleri: Birim seçiminde kullanıcılara kolaylık olması amacıyla Defterdarlıklar, Merkez Birimleri gibi adres grupları toplu olarak seçilerek kolaylıkla dağıtım planı oluşturulabilir. Bir defterdarlık seçildikten sonra Seçili Defterdarlığın Malmüdürlükler ini Plana Ekle: Sistem içi adres seçme alanından bir defterdarlık seçildikten sonra bu butona tıklandığında, sistem seçilen defterdarlığa bağlı tüm malmüdürlüklerini otomatik olarak dağıtım planına ekler. Birim isimleri tek tek plana eklendikten Kaydet butonuna tıklanır. 11. Şablon Evrak Oluşturma 11.1 Şablon Kaydı Kullanıcılar sık kullandıklarını evrak içeriklerini şahsi ya da birim adına Şablon olarak kaydederek ihtiyaç olduğunda kolaylıkla aynı içeriği kullanabilirler. Şablon olarak kaydedilmek istenen evrak oluşturulduktan sonra sayfanın üst kısmında bulunan araç çubuğunda yer alan alt resimde gösterilen butona tıklanır. Açılan Şablon Kayıt penceresinde ilk olarak şablonların içerisinde kaydedileceği birimsel ya da kişisel klasör oluşturulması gerekir. Pencerenin sol bölümünden kişi ya da Dosya Şeklindeki birim seçimi yapılır. Yeni Klasör Ekle butonuna tıklanır. Açılan pencereye Klasör adı girilerek Kaydet butonuna tıklanarak klasör kaydı tamamlanır

49 Kayıt Penceresinden sol alandan Klasör seçilir, seçilen klasör sağ tarafa aktarılır. Şablon Adı alanına isim yazılır. Kaydet butonuna tıklanarak yeni şablon kayıt işlemi tamamlanmış olur Şablon Evrakını Açma Oluşturulan bir şablon ile yeni evrak oluşturmak için evrak ana sayfadaki Giden Evrak Kayıt Evrak Oluştur linkine tıklanır. Açılan evrakın üst menüsünde görülen Dosya şeklindeki Şablon Aç butonuna tıklanır. Açılan şablon sayfasındaki sol menüden şablon klasörü seçilir. Sağ tarafta klasör içerisindeki Şablonlar listelenir. Görüntüle linki ile şablonun içeriği görülebilir. Kullanılmak istenen şablon yeşil renkli seçim butonuna tıklanarak ekrana açılır ve kullanılır

50 12. Postalama İşlemleri 12.1 Postalanacak Sayfası Kurum içerisinde farklı birimler arasında kâğıt ortamında gönderilmesi gereken ya da kurum dışına gönderilecek evraklar imzalanarak sayı aldıktan sonra Ana sayfada Giden evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar tarafından görülebilen Postalanacak sayfasına düşerler. Teslim Al ve Postala: Birimde yetkilendirilmiş birden fazla giden evrakçı olması durumunda her evrakçı kendisine gelen evrakı önce bu listeden teslim alır. Ardından postalama sürecini başlatır. o Evrakın yeniden postalanmasını önlemek amacıyla; sistemden bir görevli tarafından teslim alınan posta evrakı diğer postacılar tarafından görülemez. Kağıt Ortamında Gönderilmeyecek Postalar İle Çalış: Sistemde e-imzalı ve e-imzasız tüm evraklar sayı aldıktan sonra öncelikle postalama sayfasına düşerler. Bu ekranda kağıt ortamında gitmeyecek e-imzalı evrakları listelemek için bu linke tıklanır ve kağıdının gelmesi beklenmeden toplu olarak postalanabilir. Evrak Filtresi: Posta yetkilileri bu alandan iç ya da dış birimlere gidecek evrak gruplarını toplu olarak süzerek işlem yapabilirler Evrak Posta Kayıt Ekranı Teslim Al ve Postala ekranında, Posta türü, Gramaj, Yurtiçi/Yurtdışı bilgisi girilir. Gramaj bilgisi yazıldığında sistem posta fiyatını otomatik getirir. Yer alanında değişiklik yapılamaz. Adres alanına el ile adres detayı yazılabilir. Postala butonuna tıklanarak evrak postalanır

51 Dağıtımlı yazılarda postalama işlemi esnasında üst bölümdeki toplu işlem alanından seçtiğiniz Posta türü, Gramaj, Yurtiçi / Yurtdışı seçenekleri tüm posta bilgilerine toplu olarak yansımaktadır

52 12.3 Postaladıklarım Postalama işlemi tamamlanmış evraklar bu ekranda istenen tarih aralığına göre görüntülenebilir Birime İade Et Postane tarafından adresinde bulunamadığı için iade edilen postaları düzenlemek için, postalanan evrakın detayında bulunan Birime İade Et linkine tıklanır

53 Açılan ekranda geri gelen evrakta hatalı olan adres işaretlenir. Önceki Posta Birimine Gönder: Evrakı hazırlayan birimde posta yapıldı ise bu birime iade eder Hazırlayan Birime Gönder: Evrakı hazırlayan birimdeki İade Edilen Postalar sayfasına gönderir. Adresi Düzenle ve Tekrar Postala: Evrakı geri göndermeden adres bilgisi güncellenir ve yeniden posta yapılır. Postalanmış evrakta Posta Bilgisi Güncelle seçeneği ile Posta türü, Posta adresi, Gramaj bilgileri güncellenebilir İade Edilmiş Postalar Birime iade edilmiş postalar bu ekranda görüntülenir

54 Evrak detayı açıp Tekrar Postalama İşlemini Gerçekleştir seçeneği ile yeni posta bilgisi girilerek postalama işlemi tekrarlanır. Bu durumda Evrak Posta Raporunda 2 kez posta yapıldığından birden fazla posta bilgisi ve fiyatı görünür. 13. Sık Kullanılan Adreslerin Favori Olarak Kayıt Edilmesi Giden evrak dağıtım bilgisi seçerken ve gelen evrak havale işlemlerinde sık olarak kullandığınız dağıtım bilgileri favori birim olarak kaydedilebilir. Favori adres kaydı oluşturabilmek için evrak ana sayfa üzerinde yer alan sayfa ara kutucuğuna favori yazarak Evrak favori kayıt / güncelleme sayfasına ulaşılır. Bu sayfadan sık kullandığınız İç Birim, Personel ve Dış adresler favorilere eklenip çıkartılabilir Birim Seçme Sekmesi Bu alandan Maliye Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatında yer alan ve EBYS kullanan birimler seçilerek favori listesine eklenebilir

55 13.2 Personel Favori Kayıt Gelen Evrak Havale işlemi sırasında havale yapabileceğiniz birim personelinin havale favorisi olarak seçilebileceği alandır Dış adres Favori Kayıt Sisteme kaydedilmiş olan Dış Adres veri tabanı içerisinden favori olarak kaydedilmek istenen dış adresler bu alandan seçilebilir. Dış Adres favorileri giden evrak dağıtımında seçilir. 14. Onay Evrakı Makamdan onay almak için yazılan evraklardır. Evrak sistemden sayı aldıktan sonra otomatik kapanır, postalama işlemi yapılmaz. Giden evraklara ek veya ilgi olarak eklenebilirler. Sol menüde bulunan Onay Oluştur menüsüne tıklanarak onay evrakı oluşturma sayfasına girilir

56 Onay evraklarında imza rotası evrak üzerinde giden evraklardan farklı görünür. Evrakı hazırlayan ilk parafçı onay üzerinde onaya sunan kişi olarak görülür. İmza rotasında Parafçı olarak eklenen kullanıcılar: Uygun Görüşle Arz eden olarak görünürler. Rotada İmzacı olarak eklenen kullanıcı: Evrak üzerinde Onay Makamı olarak görülür. Rotada İmza tipi tire - seçilerek eklenen kullanıcılar evrakın alt kısmında parafçı olarak görünürler. 15. GELEN EVRAK 15.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt Birimlere elden, posta, mail veya fax yoluyla gelen evrakları EBYS sistemine kaydetmek ve gelen evraklara gelen evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfayı kullanır. Evrak kaydı yapılırken kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirilir. Kişinin birden fazla birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan Birim Seçimi menüsünden kayıt yapmak istediği birimi seçmelidir. Genel olarak kullanıcılar sadece bir birimde kayıtlı oldukları için bu bölümden birim seçimi yapmayacaklardır

57 Evrak kayıt sayfasında aşağıda belirtilen veriler uygun şekilde doldurulur. Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla seçenek işaretlenebilir. Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk işaretlenir. Bakanlık içi ve dışı birimler, birim adının birkaç harfi yazılarak seçilebilir, iç birimler birim ağacında da seçilebilir. Şahıs seçeneği el ile yazılır. Yasal Statü: TS Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda bulunması gereken Özel hayatın korunması ve Bilgi Edinme Başvuruları üst veri olarak tutulur. T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir. Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli evraka işlem yapma yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece Amirin yazılı isteği ile birim proje sorunluları verebilir. Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir. Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta sayı yoksa Bila ibaresi yazılabilir. Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir. Evrakta tarih yoksa günün tarihi girilebilir. Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir. Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı yapacak olan yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir. Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra adre slerin uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde havale için yetkili görünmüyorsa ilgili proje sorumlusu ile irtibata geçilmelidir. Havale: Evrakın havale edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır, açılan ekrandan birim adı otomatik olarak seçilir. Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün arası seçim yapılabilir. Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir açıklama girişi yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir

58 İçerik Yükle: Gelen evraka ait üst yazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu aracılığıyla bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale edildiği birimdeki kullanıcı içerik butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir. Ek Ekle: Gelen evraka ait ekler bu sayfadan eklenir. Evrakın eki bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra Sistem İçi Ek Ekle sekmesinden eklenir. Bilgisayar ortamına aktarılamayan ekler için Açıklama Ekle sekmesinden ekin açıklamasını yazmak yeterli olacaktır. Birden fazla ek olması durumunda tüm ekler yüklendikten sonra Eklenmiş Ekler sekmesinden evraka ekle seçilerek eklerin kayıt işlemi tamamlanır

59 İlgi Ekle: Evraka ait ilgiler varsa açıklama olarak ya da Sistem İçi İlgi Ekle sekmesinden sistem içerisindeki bir evrak ilgi olarak eklenebilir. İlgi ekleme işlemi bittikten sonra Eklenmiş İlgiler sekmesinden evraka ekle seçilerek ilgiler kaydedilir. Kaydet: Butona tıklandığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder ve evrakı havale onayı için seçilen amirin Havale Onayı Bekleyenler (İşlem Yapacaklarım/ Havale Onayı Bekleyenler) sayfasına düşürür. Havale onayı için yetkili onayı seçilmeden kayıt işlemi yapılmış ise evrak havale edilen birimin Birimde Kaydedilmiş evraklarına gelir. 16. Birim Evrak İşlemleri Bu sekmeyi sadece birimde gelen veya genel evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar görebilir. (Evrakçı, Şube Yöneticisi, Daire Başkanı vb.) Maliye Bakanlığına bağlı diğer birimler tarafından kaydedilerek sistem üzerinden gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi işlemi bu sayfa aracılığıyla yapılır Birimde Kayıt Bekleyen Sadece birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel evrakçılar tarafından görülebilen sayfadır. Evraklar, kaydeden kurumun verdiği evrak sayısı ile görünürler. Açılan sayfada görülen; Evrak No: Karşı kurumun giden evrak sayısını gösterir, Evrak No yazısının üstüne tıklandığında büyükten küçüğe tekrar tıklandığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar

60 Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak sayısısı yazılarak aratıldığında birçok evrakın içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir. Kâğıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı kurum tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek evraklar listelenir. Bu evraklar doğrudan işleme alınırlar. Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır. Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir. Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir. Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir. Kâğıt Ortamında Gelecek mi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği seçilmişse aslı beklenmeden teslim alınabilir. İçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha tıklandığında kapatır. Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır. Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını alarak Birimde Kaydedilmiş Evraklar sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki diğer evrakçılar birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına teslim alarak işlem yapabilirler. Şahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak numarasını alarak işlem yapılmak üzere Birimden Teslim Aldığım sayfanıza düşer. Sizinle aynı yetkideki diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar içerisinde göremezler Birimde Kaydedilmiş Birim yetkilisi tarafından birim adına teslim alınan birimden gelen evrak sayısı almış evraklardır. Birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar bu evrakları teslim alarak birim personeline havale edebilir ya da evrakla ilgili işlem yapabilirler

61 16.3 Birimden Teslim Aldığım İşlem yapmak üzere kişinin birimden şahsına teslim aldığı evraklardır. Birime gelen herhangi bir evraka işlem yapılabilmesi için kişi evrakı şahsına teslim alması gerekir, şahsa alınmamış evraklar üzerinde havale, cevap yazma, saklıya alma gibi işlemler yapılamaz Gelen Evrak Detay Sayfası İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki Detay butonuna tıklandığında evrak genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerde aşağıdaki işlemler gerçekleştirilebilir Havale Birim yetkilisinin gelen evrakı teslim aldıktan sonra alt birime ya da biriminde görevli personele havale işlemi yaptığı bölümdür. Evrak birden fazla birime ya da birden fazla kişiye aynı anda gönderilebilir. Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da kişiye havale edilebilir

62 Havale Onayına Evrak Gönderme Birimden teslim aldıklarım sayfasında Havale Onayı İçin Yetkiliye Gönder butonu aracılığıyla veya Gelen Evrak kayıt ekranında Havale Onayı yetkilisi seçerek gerçekleştirilen süreçtir. Havale onayına evrak gönderebilmek için birimde kayıtlı bir Yetkili amirin bulunması gereklidir. Gelen Evrakçı yetkisi olan kullanıcılar birimlerine gelen evrakı veya evrakları seçerek Havale Onayına Gönder butonuna tıkladıklarında açılan pencereden. Havale onayı yetkili seçilir Havale birimleri veya havale edilecek şahıslar seçilir. Havale Onayına Gönder butonuna tıklanır

63 Yetkili olarak kaydedilmiş olan birim amirlerinin İşlem Yapacaklarım menüsünde Havale Onayı Bekleyen linkine tıklandığında kendilerine gönderilen havale onayı evrakları listelenir. Birim amirleri bu ekranda; Mavi yazı ile evrakın geldiği yeri görebilirler Kırmızı yazı ile evrakçının havale için girdiği birim ve kişileri görebilirler Onayla yazına tıklayarak evrakların seçilmiş birimlere gitmesine onay verirler Not Yaz ve Onayla yazısına tıklayarak, Açılan not alanına not yazarak ilgili birimlere gitmesini onaylayabilirler. Toplu Geri Gönder butonuna tıklayarak seçtikleri evrakları evrakçıya geri iade edebilirler

64 Gelen Evrak Güncelle Gelen evrak tarafınızca kaydedilmiş bir evrak ise Güncelle butonu ile evrak üst bilgilerini güncelleme sayfasına ulaşabilir ve değişiklik yapabilirsiniz. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise sistem evrak bilgilerinde güncelleme yapmanıza izin vermez Cevap Yaz Bu linke tıklandığında, giden evrak oluşturma aşamasına geçilir. Gelen evrakla hazırlanan evrak otomatik olarak ilişkilendirilir. Giden evrak sayı aldığında gelen evrak da otomatik olarak kapatılır. Cevap yaz seçeneğine tıklandıktan sonra Sistem aşağıda gösterilen resimdeki gibi bir giden evrak oluşturma sayfası açar. Evrakın konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden evrakın üzerine otomatik yansır

65 Kapatma Akışı Başlatma İlgi olarak gelen evrakları sistem arşivine kaldırmak için kullanılır. Daha önce oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek evrakın kapatma akışı işlemi başlatılır. Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsünün altına düşer. Kapatma rotasında paraf veya imza sürecinde yer alıyorsanız bu menüden giriş yaparak Paraflayacaklarım veya İmzalayacaklarım menülerinden paraflama veya imzalama işlemini tamamlamalısınız. Sadece kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye düşmeden otomatik kapanır

66 Akış Rota seçimi alanında kapatma imza rotası olarak tanımlamış olduğunuz imza rotaları listelenmektedir. Kapatma akışını başlatmak için bu imza rotalarından uygun olanının üzerine gelip tıklayınız. Seçim gerçekleştiğinde Kapatma Akışı Onayla butonu aktif hale gelir. Evrakın kapatılması uygun görülmediğinde ya da kapatma bilgilerinin güncellenmesi gerektiğinde kapatma işlemini onaylayacak (paraflayacak) olan kişi Geri Gönder veya Onay İptal Et diyerek kapatma sürecini başa alır. Kapatma İşlemlerinde Paraflayacaklarım veya İmzalayacaklarım sürecinde Geri Gönder butonuna tıklanarak kapatma akışındaki bir önceki parafçının Paraflayacaklarım menüsüne geri gönderilmesi sağlanır. Onay İptal Et butonuna tıklandığında kapatma işlemi başlatan kullanıcının İşlem Yapacaklarım / Gelen Evrak menüsüne ya da Birim Evrak İşlemleri / Birimden Teslim Aldığım (evrak birimden kapatma işlemi bağlatılmış ise) menüsüne evrakın geri gönderilmesi sağlanır

67 Kapatılan Evrakın Kapatan Evrak Bilgisi Değiştirme: Kapatılan evrak kişinin evrak klasörüne kaldırdıklarım sekmesinde görülecektir. Evrak detay sayfasına geçildikten sonra sayfanın en alt kısmında bulunan dosyalama bilgileri görüntülenir. Bu bölümde kapatma açıklaması ve kapatan evrak görüntülenebilir. Güncelle seçeneği ile kapatan evrak bilgisi değiştirilebilir Geri Gönder Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz. Evraka işlem yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz Evrakı Sil Giden Evrak silme işlemi evrakı oluşturan kullanıcı tarafından yöneticisinin evrakı imzalaması aşamasına kadar kendisi silebilir. Evrak imzalanmış ise imzalayan kullanıcı tarafından silinebilir. Şubeler arasında yazışmalarda evrak imzalandıktan sonra diğer şubeye otomatik olarak postalandığından evrak silme işlemi gerçekleştirilemez. Gelen evrak birimde kaydedildikten sonra kaydeden kişi tarafından silinebilir. 17. İşlem Yapılacak Evraklar Bu alanda kullanıcıya havale edilen gelen evraklar, paraflaması veya imzalaması için gönderilen işlem yapması gereken evrakların listelendiği menüler yer alır. İşlem yapacaklarım menüsünde Gelen Evrak sekmesi kişiye gönderilen evrakları listeler, kişi bu evraklara cevap yazma ya da evrakla ilgili bir işlem yapılmayacaksa kapatma işlemi yapar Havale Yeri Ekleme Gelen evrak havale işleminde kullanıcılar yanlış birime veya kişiye havale yapar ise; Evrakı havale eden kişi evrak detayında yer alan Havale Yeri Ekle linkine tıklayarak açılan sayfadan yeni bir havale yeri ekleyebilir. Havale edilen evrak henüz karşı birim tarafından teslim alınmadı ise eski havale yerini de silebilirler. Kullanıcılar havale edilen evraklara İşlem Yaptıklarım -> Havale ettiklerim seçeneğinden ulaşabilirler. Bu işlemi yalnız Birim Evrakçı yetkisiyle Birim Evrak sayfasından havale işlemi yapan kullanıcılar yapabilir

68 Havale Yeri Ekle seçilerek önceki havale edilen yerler silinebilir ya da yeni havale yeri eklenebilir. 18. RAPOR İŞLEMLERİ 18.1 Giden Evrak Zimmet Raporu Evrak personelinin giden evrakları elden teslim ederken imza almak için rapor aldıkları sayfadır. Evrak raporları tarihe, gönderilen birime, posta türüne vb. göre alınabilir. Evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan Sayfa Ara bölümüne zimmet yazılır, açılan listeden Evrak Zimmet Raporu seçilir

69 Açılan sayfada rapor alınmak istenen evrakın türü ve tarih aralığı bilgileri seçilir. Rapor Al: Birimdeki giden tüm evrak bilgilerini dökümünü verir. Evrak Listesi Al: Evrakları listeler ve evrakları seçerek rapor alma imkânı sağlar. Birim Listesi Al: Evrakların gideceği yerlerin liste bilgisini verir. Evrak Listesi Al butonuna tıklanarak belirtilen kriterler arasındaki evraklar listelenir. Çıktısı alınmak istenilen evraklar tek tek işaretlenerek Seçili Evraklar İçin Rapor Al tıklanır

70 18.2 Gelen Evrak Zimmet Raporu Bir birimden diğer birime havalesi yapılmış olan gelen evrakların listelendiği rapordur. Havale süreci olmayan gelen evraklar bu raporda görüntülenmez

71 18.3 Posta Raporu Postaya verilecek evrakları fiziksel olarak teslim etmeden önce rapor aldıkları sayfadır. Rapor Örneği: 19. DOSYA İŞLEMLERİ Evveliyatı olan evrakların aynı dosyaya eklenebilmesi için kullanılır. Gelen evraklar birim evrakçısı tarafından dosyasıyla ilişkilendirilir. Giden evrakların dosya bilgisi, evrakı hazırlayan kişi tarafından evrakın hazırlaması aşamasında seçilir. Dosya işlemlerinin kullanım zorunluluğu yoktur, ihtiyaca göre bakanlığın bazı birimleri dosya işlemlerini kullanmaktadır Yeni Dosya Kayıt İşlemleri Her birim kendi dosyalarını manuel olarak oluşturmaktadır. Yeni dosya bilgisi eklemek için Gelen Evrak Hızlı Kayıt ya da Gelen Evrak Detaylı Kayıt sayfaları kullanılabilir. Gelen evrak kayıt sayfasında dosya bilgisinin bulunduğu alandan yeni dosya eklenir

72 Üst resimde gösterilen alandan + butonuna tıklanarak dosya adı yazılır. Dosya adı yazıldıktan sonra Tamam yazısına tıklanarak yeni dosya kaydedilir Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri Dosya kayıt işlemlerinde olduğu gibi gelen evrak kayıt sayfasından gelen evraklar dosyayla ilişkilendirilmektedir. Bir evrak birden fazla dosyaya bağlanabilir. Dosya adının birkaç harfi yazılarak 3 saniye bekledikten sonra yazılan dosya adıyla ilgili dosyalar sayfada listelenir ve uygun olan dosya bilgisi seçilir

73 19.3 Giden Evrakı Dosyaya Bağlama İşlemleri Özel Dosya kodu kullanan birimlerde giden evraklar hazırlanırken dosyaya bağlanmalıdır. Resimde gösterilen butona tıklanarak giden evrak dosya bilgileri girilir. Açılan pencereden daha önce kaydedilmiş olan dosyanın birkaç harfi yazılarak seçilir

74 19.4 Dosya Birleştirme işlemleri Dosya birleştirme işlemleri sayfasına erişebilmek için ana sayfadaki sayfa ara alanına dosya yazılarak 3 saniye beklenir açılan menüden Dosya Ayarları seçilir. Açılan sayfada birleştirilecek olan dosyaların bilgilerinin girilmesi istenir. Üst alanda yazılan dosya pasif olarak saklanır, ikinci alana yazılan dosya adı aramalarında ilk dosyada bulunan evraklarda listelenir