T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ HASSAS GÖREV TESPİT FORMU VE PROSEDÜRLERİ

Transkript

1 T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ HASSAS GÖREV TESPİT FORMU VE PROSEDÜRLERİ

2 İdari ve Mali İşlerden Sorumlu öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması Dekanın bulunmadığı zamanlarda Fakülte Akademik Kurulu, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek Fakülte binalarının kullanım ve onarım planlarının yürütümü ile odaların dağıtımını koordine etmek Tahakkuk, ayniyat ve teknik hizmetleri denetlemek Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması Günlük iş akışı ve idari işlerin aksaması, hak kaybının oluşması Zamanında kurullara başkanlık etmek Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak İş akış süreçlerinin zamanında birimlerde yerine getirilmesi, belgelerin düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılması, teknik kullanım cihazlarının zamanında bakımlarının gerçekleştirilmesi ve eksiklerin giderilmesi ikinci öğretim çalışmalarının yürütülmesi, Fakülte ihtiyaçlarının karşılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak Satın alma ve ihale çalışmalarını denetlemek İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak Eğitim-öğretim ve idari işlerde aksamaların yaşanması ve hak kaybının oluşması Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi Personelin çalışma veriminin düşmesi, iş akışında aksaklıkların yaşanması Eğitim-öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin yapılması Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak. Bölüm ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir şekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazışmaların takibini üstlenmek Bölüm ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü çerçevesinde güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak

3 Eğitim İşlerinden Sorumlu öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması Dekanın bulunmadığı zamanlarda Fakülte Akademik Kurulu, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programlan ile ilgili çalışmaları planlamak, bu işler için oluşturulacak gruplara başkanlık etmek Öğrenci sayılarını, başarı durumunu izlemek ve istatistikleri tutmak Yatay geçiş, dikey geçiş, çift ana dal, yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalışma ve takibin yapılması Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek, kurulacak komisyonlara başkanlık etmek Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği denetlemek Öğrenci sorunlarını dekan adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı Kaliteli eğitimin verilememesi, haksız ders dağılımı olması durumunda hak ve adalet kaybı. Öğrenci-öğretim elemanı eşitsizliğinde verimli ders vermeme. Öğrencilerin başarısızlık oranının yüksek olması İlgili imkanlardan yararlanmak isteyen öğrencilerin haklarının kaybı Öğrenciler arasında asayişin bozulması yada haksızlık ortamının doğması Öğrenciler arasında kanundışı faaliyetlerin baş göstermesi. Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve fakülte genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması. Zamanında kurullara başkanlık etmek Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin geliştirilmesi Öğretim elemanı temin etmek. Öğrenci sayılarının normalleşmesi için üst birimlerle irtibat halinde olmak. Eğitim komisyonlarının iyi seçimi ve sıkı kontrol ile çalışmalarını sağlamak. Bölümlerden yardım almak. Soruşturmaların kanun ve nizamlara uygun yapılmasını kontrol etmek Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak. Kontrol mekanizmasını geliştirmek. Öğretim elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm arayışına girmeleri. Gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı.

4 Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması Fakülte Sekreteri Fakülte Sekreteri Görevin aksaması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında yapılması Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Fakülte Sekreteri Zaman kaybı Zamanında görevi yerine getirmek Fakülte Sekreteri Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı Yapılan değişiklikleri takip etmek Kadro talep ve çalışmaları Fakülte Sekreteri Orta Hak kaybı Planlı ve programlı bir şekilde yürütmek Bütçenin hazırlanması ve yönetimi Fakülte Sekreteri Bütçe açığı ve hak kaybı Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Gizli yazıların hazırlanması Fakülte Sekreteri İtibar ve güven kaybı Gizliliğe riayet etmek

5 ve öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme için idari birimlerle irtibata geçme Der programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak Eğitim-öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı, kurumsal hedeflerin yerine getirilememesi Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması Ders dağılımı ile bölüm kadro yapısı arasındaki eşgüdümü denetlemek ve kadro ihtiyacını belirlemek Eğitim-öğretimin aksaması, mevcut öğretim üyelerine aşırı yük düşmesi, tüm zamanın eğitime verilmesinin zorunluluk haline gelmesi ve araştırma ve yayın yapmaya gerekli asgari zaman ve kaynağın aktarılamaması Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, Öğretim elemanlarından ders yoğunluğu ve verimi hakkında geri bildirim alma, gerekli kontrol, temas, talep, iletişim ve yazışmaların yapılması Bölüm faaliyet, stratejik plan, performans kriterlerinin hazırlanmasını sağlamak Eğitim-öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü Bölüm akademik kurullarının zamanında toplanmasını sağlamak, dönem ve eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü ve güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak Erasmus, Farabi gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmek Öğrenci ve öğretim üyesi hak kaybı, verimin düşmesi, eğitimin istenen dinamizmi edinememesi ve monoton bir göründü oluşması Bölüm Erasmus ve Farabi koordinatörü elemanların ilgili talepler ve gereklilikler çerçevesinde çalışmasını sağlama, yurt içi bağlantılar ve yurt dışı ile ikili anlaşmalar yapılmasını sağlama Bölümde yapılması gereken seçim ve görevlendirmelerin Dekanlıkla irtibat kurularak zamanında yapılmasını sağlamak Birim içi koordinasyon ve verimin düşmesi, güncel işlerin zamanında ve gereğince yapılaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli işbölümünün yapılması, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazışma

6 Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını değerlendirmek, birim içi ve Dekanlık kapsamında bilgilendirme ve değerlendirme yapmak Mezun olarak öğrenci profilinde zayıflık, yetersizlik ve kalifiye olmayan diplomalı işsiz olgusuna direkt katkı Birim akademik kurulunu sık sık toplamak, derslerin verimi ile ilgili geri bildirim almak, ilgili aksaklıkları çözmek, bölüm içinde çözülemeyen sorunların üst birime iletilmesini sağlamak Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek Eğitim ve öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı İlgili paydaşlarla iletişimin canlı tutulması, şikâyetlerin alınması, çözümün zamanında sunulması Raporlu ve izinli öğrencilerin durumlarını değerlendirmek Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması İlgili evrak ve yazışmaların zamanında iletilmesini sağlamak üzere denetim ve koordinasyonu yapmak, rapor ve izinlerin gereğini yerine getirmek Ek ders ödemeleri ile ilgili belgeleri zamanında Dekanlığa ulaştırmak Ek ders ödemelerinin aksaması, bu ödemeleri hesaba katarak işlem ve harcama yapan bölüm öğretim elemanlarının ödeme planlarında aksama yaşanması, gereksiz ödeme cezalarına maruz kalmaları Ek ders ödemeleriyle ilgili bilgi, belge ve evrakın zamanında değerlendirilip, tanzim edilip ilgili birime iletilmesini sağlamak ve bunun için gerekli koordinasyonu yapmak Lisansüstü programların düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme Enstitü ve idari birimlerle işbirliği içerisinde gerekli koordinasyonu sağlama Öğrenci danışmanlık hizmetlerini yapmak ve örencilerle toplantılar düzenlemek Eğitim hedeflerine ulaşamama, bireysel sorunların artması, motivasyon eksikliği Danışmanlık hizmetlerinin koordine edilmesi ve periyodik olarak toplantı, seminer ve ilgili faaliyetlerin yapılmasını sağlamak Bilimsel toplantılar düzenlemek, bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artırıcı teşvikte bulunmak Kurumsal hedeflere ulaşmada sorunlar yaşanması, kurumsal monotonluk, araştırma boyutunda yetersizlik ve zayıflık Sempozyum, konferans ve panel gibi faaliyetler düzenlemek, düzenlenmesi için motivasyonda bulunmak, planlama yapmak ve çevrede ve ilgili yerlerde yapılmakta olan benzer faaliyetlerden birim personelini haberdar etmek, teşvik etmek, motive etmek ve yayın yapma ile ilgili bilgilendirme yapmak, hedef vermek, motivasyon oluşmasını sağlamak, gerekli maddi kaynağın bulunması için üst birimi haberdar etmek

7 Fakülte Kurulu toplantılarına katılarak bölümü temsil etmek Bölüm ve Dekanlık arası iletişim zayıflığı, koordinasyon eksikliği ve idari işlerde aksama Kurul toplantılarına katılmak, mazereti söz konusu ise, bunu iletmek ve yerine bölüm başkan yardımcısını vekil tayin etmek Sınav programlarının hazırlanması Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Öğretim elemanlarıyla gerekli toplantıların yapılması, sınav programının zamanında yapılmasını sağlama ve uygulanmasını denetleme Akademik yıla başlamadan önce bölüm akademik toplantısı yapmak elemanları arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği, işbölümünün gereğince yapılamaması, işlerin aksaması Akademik dönem başında gerekli akademik kurul toplantılarının yapılmasını sağlamak Dönem sonu akademik ve genel durum değerlendirme toplantısının yapılması Akademik kurumsal hedeflerden sapma, başıboşluk duygusunun ve görünümünün oluşması, motivasyon eksikliği, verim düşüklüğü Her akademik dönem sonunda süreçle ilgili eğitimsel, sosyal ve ilgili her bakımdan değerlendirmelerin yapıldığı, ilgili durum, bilgi ve şikâyetlerin üst birime iletildiği toplantılar tertip edilmesi

8 Öğretim öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, ders programlarının eksiksiz yürütülmesini sağlamak üzere hazır bulunmak Bölüm akademik hedeflerine ulaşmada, derslerin düzenli ve eksiksiz yürütülmesinde sorunlar yaşanması, öğrenci hak kaybı Bölüm akademik çalışmalarının başkanlık ve üyeler arasında kurulan bir koordinasyonla yürütülmesi, ders içeriklerinin güncel ve yetkin hazırlanması ve ilgili komisyonların kurulup eşgüdüm sağlanması Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamlarına yardımcı olmak Dekanlık ve lığının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek Bilimsel araştırmalar yapmak ve bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak Orta Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması, öğrencinin çevreyle ve kurumla uyum halinde bir öğrenim süreci yaşanmasında aksaklıklar yaşanması Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan Dekanlık- Bölüm koordinasyonunda aksamalar doğması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının sağlanamaması Kurumsal hedeflerin en önemli kısımlarından olan akademik araştırmaların makul bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararı Öğrenciler için belirlenen danışman öğretim üyeleri/elemanlarının öğrencilere gerekli ve yeterli zamanlarda eğitim, öğretim, psikolojik vb. konularda destek sunulması Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim üyelerine yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri Öğretim üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalışmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araştırmalar için destek sunulması Bölümde eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalara destek vermek Bölüm akademik ve idari faaliyetlerde aksama, koordinasyon eksikliği ve kamu zararı Kurumun dönemsel çalışmalarının güncellenmesi ve ileriye taşınması için eşgüdümün öneminin vurgulanması ve bu yönde belli kriterlerin düzenliliği için çaba sarf edilmesi Erasmus, Farabi ve Mevlana gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmek Kurumun ulusal ve uluslar arası düzeyde akademik kaliteye ulaşmasında aksaklıklar yaşanması,kurum için akademik hedefleri ulaşılamaması, mezun profilinde gerekli yetkinliğin sağlanamaması Belirlenen Farabi, Erasmus ve Mevlana değişim programı koordinatörlerinin yurt içi ve dışı öğrenci ve öğretim elemanı değişimini sağlaması

9 Eğitim-öğretim faaliyetlerinde akademik takvimin esas alınması ve zamanında uygulanması Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme Eğitim-öğretim başlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması Engelli ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek Dezavantajlı kesim ve yabancı uyruklu öğrencilerin uyum sorunları yaşaması, akademik hedeflere ulaşmada aksamalar, kurumun uluslar arası bir hüviyete taşınması için gerekli yetkinlik düzeyine ulaşamama Engelli öğrencilerin eğitsel, mekânsal, teknolojik vb. sorunlarının çözülmesi için gerekli faaliyetlerde bulunulması, yabancı uyruklu öğrencilerin akademik başarıları için gerekli uyumun sağlanabilmesi için ilgili kişilerle eşgüdümle sağlanan bir çabanın sergilenmesi Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak Kamu zararı, kurumsal hedeflere ulaşmada aksamalar, hak kaybı Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması, kamu mallarının korunması için eşgüdüm sağlanması Fakültenin Etik Kuralları'na uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek Akademik hedeflerden sapma, idari koordinasyonda aksaklıklar, kurumsal yetkinlik ve temsil sorunu Öğretim üyelerinin ilgili değer ve normları koruma ve uygulama bağlamında hassasiyet göstermeleri bağlamında bilgilendirilmesi, kriterlerin uygulanmasının denetlenmesi

10 Öğretim öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Bölüm öğretim görevlilerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması Dekan, Dekan, Bölüm Başkanı,, Anabilim Dalı Başkanının vereceği akademik ve idari işleri yapmak Akademik ve idari işlerde aksama Anabilim Dalı Başkanı, Dekan ve Dekan yardımcılarının vereceği akademik ve idari işleri titizlikle yerine getirir. Mazereti olması halinde bunu önceden bildirir. Dekanlık ve lığının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek Orta Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan Dekanlık- Bölüm koordinasyonunda aksamalar doğması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının sağlanamaması Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim üyelerine yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri Eğitim-öğretim faaliyetlerinde akademik takvimin esas alınması ve zamanında uygulanması Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme Eğitim-öğretim başlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak Hak kaybı, kamu zararı vs. Kâğıt, tebeşir, board marker vs. araçları ihtiyacı oranında kullanılır. Gece derslerinden sonra sınıftan çıkarken lambaları, bilgisayarları ve projeksiyonları kapatır. İsrafa dair tespitlerini üst birimlere bildirir.

11 Araştırma öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Araştırma Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması Mezuniyet töreni ve uyum programı ile ilgili verilen görevleri yapmak Araştırma Mezuniyet töreni ve uyum programlarında aksama Bölüm başkanlığı tarafından görevlendirilen araştırma görevlileri mezuniyet töreni provalarında ve törende öğrencilerin başında bulunarak etkinliğin sağlıklı işlemesine katkı sağlar. Spor şenliklerinde fakülteyi temsil eden öğrenci gruplarına önderlik etme Araştırma Orta Spor Faaliyetlerinde aksama, sporcu öğrenciler arası sorunlar çıkma riski Dekanlık tarafından görevlendirilen araştırma görevlileri fakülteyi temsil eden spor takımlarının hazırlanmasında antrenörlük danışmanlık vs. görevleri üstlenir Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak ve sınavlarda gözetmenlik yapmak Araştırma Ders ve Sınav programlarında ve akademik işleyişte aksama Bölüm sınav ve ders programlarını hazırlayacak komisyona yardımcı olmak Bölümün eğitim-öğretim faaliyetleri stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına katılmak Araştırma Bölüm akademik ve idari faaliyetlerde aksama Bölümün Eğitim-öğretim faaliyetleri stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmaları hazırlamakla sorulu komisyonlara yardımcı olmak

12 Mali İşler Birimi BİRİM Maaş hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi Mali İşler Hak kaybı oluşması Birimler arası koordinasyon sağlanması Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması Mali İşler Kam-u ve kişi zararı Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi Ödeme emri belgesi düzenlemesi Mali İşler Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru yapılması SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Dekanlığın bütçesini hazırlamak Mali İşler Mali İşler Kamu zararına ve kişi sebebiyet verme riski kişi başı bir asgari ücret cezası Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur Hata kabul edilemez. Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Satın alma evrakının hazırlanması Mali İşler Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleşmez Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak Mali İşler Kişi zararına sebebiyet verme Kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapmak Kontrollerin doğru yapılması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi

13 Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması Kamu zararına sebebiyet verme riski Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi kamu zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumu Kamu zararına sebebiyet verme riski, mali kayıp Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetveller düzenli tutulması Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak Hazırlayan kişinin bilinçli olması, birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi

14 Personel İşleri Birimi BİRİM Akademik personelin sicil raporlarının temini, muhafaza edilmesi ve kontrolü Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri Personel İşleri Yasalara uymama Mevzuata uyulmasını sağlamak Personel İşleri Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması 1416 Sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler Personel İşleri Hak kaybı Personel İşleri Hak kaybı Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri Askerlik yazışmaları Personel İşleri Hak kaybı Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları Personel İşleri Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Fakülte kadrosunda olan akademik personelin SGK tescil işlemleri Personel İşleri Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Süreli yazıları takip etmek Personel İşleri Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak Personel İşleri Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek Personel İşleri Toplantıların aksaması veya yapılamaması İş akışının titizlikle takibi Fakülte ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek Personel İşleri Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması Yapılan işin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi

15 Öğrenci İşleri Birimi BİRİM Öğrenci kayıt işlemlerini yapmak Öğrenci İşleri Hak kaybı, Yasalara uymama ve düzenin bozulması Kayıt işlemlerinde azami derecede özenli davranılması Sınav tarihlerinin zamanında otomasyona işlenmesi Öğrencilerin talep ve başvurularını zamanında üst yönetime bildirmek ve takip etmek Öğrenci İşleri Hak kaybı İşlerin zamanında yapılması Öğrenci İşleri Hak kaybı İşlerin zamanında yapılması Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek Öğrenci İşleri Hak kaybı Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, ilgili yerlere bilgi vermek Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak Öğrenci İşleri Yasalara uymama ve düzenin bozulması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Öğrenci İşleri Çalışma veriminin düşmesi İşlerin zamanında yapılması Fakülte etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destelemek Öğrenci İşleri Programlar eksik hazırlanmasına yönelik verim düşüklüğü Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi

16 Bölüm Sekreterliği Bölüm ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması Bölüm Sekreteri Karışıklığa sebebiyet vermek Bölüm içi koordinasyonun sağlanması Bölüm kurulu çağrılarının yapılması, kurul kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi Bölüm Sekreteri Kurul toplantılarının aksaması, zaman kaybı Bölüm içi koordinasyonun sağlanması ve hatanın olmaması lığı demirbaş eşyasına sahip çıkmak Bölüm Sekreteri Kamu ve kişi zararı Bölüm içi koordinasyonun sağlanması lığına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların arşivlenmesi Bölüm Sekreteri Kamu zararına ve kişi hak kaybına sebebiyet vermek Hata kabul edilemez Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak Bölüm Sekreteri Programların eksik hazırlanması ve verim alınamaz Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi Giden-gelen evrak gibi Bölüm yazışmalarının sistematik yedeklemesinin yapılması Bölüm Sekreteri Bölümün idari işlerinde aksaklıkların doğması Hata kabul edilemez Bölüm öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarının yapılması Bölüm Sekreteri İstatiksel bilgi ve veri eksikliği Bölüm içi verilerin kontrollü ve doğru girilmesi