TAMİR SERVİS MERKEZİ YÖNETİMİ

Transkript

1 TAMİR SERVİS MERKEZİ YÖNETİMİ 1. SERVIS 9000 HAKKINDA KARTLAR KARTLAR MENÜSÜ YARDIM TUŞLARI TÜKETİCİ Tüketici Tanıtım Kartı (821000) Tüketici Hareket Föyü (821100) CİHAZ Cihaz Tanıtım Kartı (011720) Cihaz Hareket Föyü (827100) Cihaz Konsinye Hareket Föyü (827300) Cihaz Bakım Hareket Föyü (827200) ARIZA TANITIM KARTI (822000) CİHAZ DURUM TANITIM KARTI (822010) ZİYARET TAKİP KARTI (041170) BAKIM SÖZLEŞMESİ KARTI (828000) VARDİYA TANITIM KARTI (822400) TAKVİM TANITIM KARTI (822401) TAKVİMLİ VARDİYA TAKİP FORMU (822402) CARİ PERSONEL TANITIM KARTI (822410) EKİP TANITIM KARTI (822420) KARGO TANITIM KARTI (822430) ARIZA GRUPLARI TANITIM KARTI (822450) ARIZA SINIFLARI TANITIM KARTI (822460) İPTAL NEDENLERİ TANITIM KARTI (822470) PLANLAMA BAKIM TALEP FİŞİNDEN SERVİS İŞEMRİ OLUŞTURMA VE İZLEME (825500) BAKIM TALEP EVRAK OPERASYONLARI (828020) SERVİS İŞ EMİRLERİ SERVİS İŞ EMRİ KARTI (822440) SERVİS İŞ EMRİ FORMU TANIMLAMA (822441) SERVİS İŞ EMRİ MALZEME PLANLAMA FİŞİ (822445) SERVİS İŞ EMRİ ROTA PLANLAMA FİŞİ (822446) OPERASYONLAR SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825900) İNCELEMEDE BEKLEYEN SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825901) ONAYDA BEKLEYEN SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825902) ONAYLANMIŞ SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825903) SERVİSE ALINMIŞ SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825904) TAMAMLANMIŞ SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825905) KAPATILMIŞ SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825906) İPTAL EDİLMİŞ SERVİS İŞEMRİ OPERASYONLARI (825907) SERVİS İŞEMRİ MALZEME OPERASYONLARI (825910) SERVİS İŞEMRİ ROTA OPERASYONLARI (825911) GİRİŞ İRSALİYELERİNDEN BAKIM TALEP OLUŞTURMA OPERASYONU (825915)... 42

2 6. EVRAKLAR EVRAKLAR EVRAKLAR YARDIM TUŞLARI BAKIM TALEP EVRAKI (824000) BAKIM EVRAKI (823000) YÖNETİM BAKIM KABUL EVRAKLARİ DETAYLI GÖZLEM (828015) BAKIM KABUL EVRAKLARI YÖNETİMİ (828020) BAKIM EVRAKLARI YÖNETİMİ (828030) CİHAZ KARTLARI YÖNETİMİ (010014) RAPORLAR STOK TARAMA KRİTERİ VE FİLTRELERİ Stok Tarama Kriteri ve Filtreleri Cari Tarama Kriteri ve Filtreleri DÖNEMSEL CİHAZ SORUN LİSTESİ (826140) SORUN HAREKET RAPORU (826150) GENEL AMAÇLI BAKIM HAREKET RAPORU (826161) STOK SIRALAMALI BAKIM HAREKET RAPORU (826162) CİHAZ MİKTARSAL DEPO DURUMLARI (826131) CİHAZ SATIŞ KARLILIK RAPORU (826132) BAKIM KABUL SEVKIYAT RAPORU (826163) BAKIM HAREKET DURUM RAPORU (826164) SERVİS BAZINDA KULLANILAN MALZEME RAPORU (826165) SERVİS HİZMET RAPORU (826166) ŞASE VE CİHAZ TİPİ BAZINDA ARIZA RAPORU (826167) CİHAZ VE ADET BAZINDA HİZMET RAPORU (826168) EN ÇOK VEYA EN AZ GİDEN İLK 100 MALZEME RAPORU (826169) ÜRÜN BAZINDA İLK ON BEŞ ARIZA RAPORU (826170) MERKEZ SERVİSE GELEN CİHAZLARIN TAKİBİ (826171) MERKEZ SERVİSE GELEN CİHAZLARIN DURUM RAPORU (826172) LİSTELER KART LİSTELERİ Tüketici Kart Listesi (824110) Cihaz Kart Listesi (824120) Cihaz Sorun Kart Listesi (824130) Ziyaret Takip Fihristi (049951) Bakım Sözleşmesi Kart Listesi (828010) EVRAK LİSTELERİ Bakım Kabul Evrakı Listeleri ( ) Bakım Evrakı Listeleri Evrak No Sıralamalı Bakım Evrakı Listesi (824210) Tarih Sıralamalı Bakım Evrakı Listesi (824220)

3 1. SERVIS 9000 HAKKINDA Series 9000 programlarında stok hareketleri parti, parti+lot, seri numarası gibi farklı detay takip şekilleri kullanılarak takip edilebilmektedir. SERVIS9000; stok detay takip şeklini seri numarası olarak seçen firmalar için hazırlanmış ve cihazların bakımı ile ilgili kart ve evraklarla desteklenmiş bir program paketidir. SERVIS9000 ile çalışmalarınıza başlamadan önce, programınızın işlevini, kullanım sırasında dikkat edilmesi gereken noktaları kısaca özetlemek istiyoruz; Yukarıda 9000 serisinde stokların cihaz seri numaralarına göre de takip edilebildiğinden ve SERVIS9000 in bu amaca hizmet ettiğinden söz etmiştik. Örneğin 9000 serisi programlarda cep telefonu üretimi veya bakımı yapan bir firma telefonları IMEI numaralarına, beyaz eşya üretimi veya bakımı yapan bir firma ise cihazların seri numarasına göre hareket giriş ve takibi yapabilir. Bu örneklerde cep telefonu ve beyaz eşya için (örneğin bulaşık makinesi) tek bir stok kartı, fakat yüzlerce IMEI ve seri numaraları olabilir. Bu şekilde takip yapabilmek için öncelikle SERVIS9000 in veya MIS9000 nin STOK Yönetimi/Kartlar/Stok/Stok Tanıtım Kartı/ALT+K-Detaylar penceresinde yer alan detay takip şekli olarak seri no bazında takip seçilmelidir. Daha sonra hareket evraklarında (irsaliye ve faturalarda) seri no bazında takip edilecek stokun kodu ve miktarı girildikten sonra, otomatik olarak cihaz seri numaralarının girileceği bir pencere açılacaktır. Bu pencerede miktar alanına girilen rakam kadar satır yer alır. Bu aşamada, girişi veya çıkış yapılan stokların her birine ait seri numarası ilgili satırlara girilir. Böylece tek bir stokun farklı seri numaralarıyla gerçekleşen hareketleri kayıtlara geçirilmiş olur. Detay takip şekli seri no bazında takip olan ve hareket girişi yapılan stoklar için SERVIS9000/Kartlar menüsünde yer alan cihaz tanıtım kartı da otomatik olarak yaratılmış olur. Cihaz seri numarası ile takip yapabilmek için gerekli olan ilk ve tek şart, stok kartlarından detay takip şeklini seri no ile takip seçmektir. Bunu yukarıda açıkladık. Seri numarası ile takip edilen stokların bakımını da üstlenen bir firma iseniz, bu durumda SERVIS9000 den yapmanız gereken birkaç temel tanıtım daha vardır. Şimdi bunları açıklamaya çalışalım; SERVIS9000 seri numarası ile takip edilen cihazın satışından sonra son tüketici ile bakım sözleşmesi yapılmasını, bu sözleşme gereği taahhüt edilen bakım ziyaretleri için ziyaret tarihleri tablosunun oluşturulmasını, yapılan ziyaretlerin veya ziyaret dışı bakımların bakım evrakı ile kayıtlara geçirilmesine olanak tanımaktadır. Yapılan bakım tüketiciye fatura edilecekse, bakım evrakını faturaya çağırmanız da mümkündür. Şimdi Servis programında yer alan menülerle neler yapılabileceğini maddeler halinde özetlemeye çalışalım; Bakım talep evraklarımız bakımı yapılacak cihaza yönelik birçok ayrıntının girilebileceği şekilde yapılandırılmıştır. Talebin geliş şeklinden servisin ücretine; servisin nerede verileceğinden; servise yönelik müşteriye bilginin nasıl iletileceğine; bakımla ilgilenecek personel bilgisinden, tespit edilen arıza bilgisine kadar her ayrıntı evraka işlenebilecek yapıdadır. Bakım talep evrakımızın en önemli özelliklerinden biride, verilen hizmet ve kullanılan stok kaydının aynı ekrandan girilebilmesidir. Verilen hizmetin süresi de ekrandan tanımlanabilecektir. Bunun yanı sıra satır bazında açıklama girişi de yapılacak işlemler arasındadır. V14 serisi programlarımızda bakımı yapacak çalışanlar için ekip oluşturulabilecektir. Dolayısıyla bakımla hangi ekibin ilgilendiği, ne kadar süre içinde ve hangi müşteri için çalışma yaptığının bilgisi işlenebilecektir. Ekip tanımlamaları Ekip tanıtım kartı (822420) ekranından gerçekleştirilecektir. Ekipte bulunan personellerin tanıtımı da Cari personel tanıtım kartı (822410) ekranından yapılacaktır. Ayrıca bu ekipler Cari kartına da bağlanabilmektedir. Servisi taşeron firmalarımızın gerçekleştirdiğini düşünürsek yeni yapılanma sayesinde bu durumları da kontrol altına alabiliyor olacağız. Servis sırasında karşılaşılan arıza kayıtları gruplandırıp, sınıflandırabilecektir. Bu tanımlamalarda programın Arıza grupları tanıtım kartı ve Arıza sınıfları tanıtım kartı ekranlarından yapılacaktır. Daha sonra bu tanımlamalar programın Arıza tanıtım kartı 3

4 ekranıyla ilişkilendirilecek ve arıza giderme süresi ekrandan tanımlanabilecektir. (Örneğin firmamızın hem beyaz eşya hem de saat sattığını düşünelim. Bu durumda ürünler ile ilgili arıza kategorileri farklı tanımlanabilecek ve arızalar sınıflara ayrılarak daha etkin raporlama yapılabilecektir.) Servise gelen cihazlar için kullanılacak yedek parçaların seri numaralarının girilmesi, bu yedek parçaların garanti kapsamında olup olmadığının belirtilmesi, eğer garanti kapsamında ise garantinin başlama ve bitiş tarihinin girilmesi amacıyla Cihaz tanıtım kartı (11720) ekranına Parça garantisi var, Parça seri no, Parça garanti başlama ve bitiş tarihi alanları eklenmiştir. Servise gelen cihazların ve bakımı yapıldıktan sonra cihazların müşteriye gönderiliş şekli kargo ile gerçekleştirilecek ise hangi kargo ile çalışıldığına ilişkin tanımlamalar yapılabilecektir. Bu amaçla Kargo tanıtım kartı ekranı programlarımızda yerini almıştır. Serviste çalışan ekipler için vardiya düzenlemesi yapılabilecektir. Hangi ekibin hangi vardiyada çalışacağı belirlenecek ve performans değerlendirmesi yapılabilecektir. Vardiya tanımlamaları da programın Takvim tanıtım kartı ve Takvimli vardiya takip formu ekranlarından yapılacaktır. Servis talepleri karşılığında müşteriye hangi malzemenin ve hangi hizmetin verileceğine ilişkin servis planlaması yapılabilecek ve her bir servis için işemri kartı oluşturularak takip edilebilecektir. Bu amaçla programlarımızda Servis iş emirleri menüsü altında Servis iş emri kartı, Servis iş emri malzeme planlama fişi ve Servis iş emri rota planlama fişi ekranlarımız yerini almıştır. Planlama bu ekranlardan manüel yapılabileceği gibi talepler karşılığında otomatik olarak da oluşturulabilecektir. Servise gelen cihazların geçirdiği tüm operasyonların süre bazında takibi yapılabilecektir. Yani hangi cihazın ne kadar süre incelemede kaldığı, onay için ne kadar beklediği, tamamlanma sürecine ne kadar zamanda geçtiği gibi detaylar tek bir ekranda sunulacak ve kullanıcılarımız bu bilgilerle sağlıklı analiz gerçekleştirebileceklerdir. Bu amaçla Servis iş emri kartı na Süre bilgileri sayfası eklenmiştir. Yine servis iş emirleri menüsünde yer alan Servis iş emri formu tanımlama (822441) ekranı ile kullanıcılarımız servise gelen cihazların bakımlarına yönelik oluşturulan servis iş emirlerini, servis iş emri malzeme planlama fişi, rota planlama, ekip tanıtım kartı, tüketici kartı gibi birçok alanı kullanarak, bunlara evrak detayı ve evrak açıklamaları da dahil olmak üzere içeriğini tamamen kendilerinin belirleyeceği form dosyaları hazırlayıp bunların dökümlerini alabileceklerdir. Bu döküm servis iş emri kartı ekranında yer alan işemri formu gönder butonun tıklanmasıyla da alınabilecektir. Planlama menüsünde yer alan Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) ekranı ile de kullanıcılarımız servis iş emirlerini aldıkları talepler doğrultusunda otomatik olarak oluşturabilecek, sonrasında da bu işemri kartlarından yararlanarak servisin durumunu operasyon menüsünde yer alan seçeneklerle belirleyebilecek, bakım kabul evraklarını oluşturabileceklerdir. Operasyon menüsünde sunulan seçeneklerle servise yönelik oluşturulmuş iş emirlerinin durumları incelenecek, onayı verilecek ve bu ekranlardan bakımlara yönelik bakım evrakları oluşturulup servis iş emirlerinin kapanışları gerçekleştirilecektir. Program bu bölümde birçok operasyon ekranı sunacaktır. Servis işemri operasyonları (825900) İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825901) Onayda bekleyen servis işemri operasyonları (825902) Onaylanmış servis işemri operasyonları (825903) Servise alınmış servis işemri operasyonları (825904) Tamamlanmış servis işemri operasyonları (825905) 4

5 Kapatılmış servis işemri operasyonları (825906) İptal edilmiş servis işemri operasyonları (825906) Herhangi bir nedenden dolayı bakımı iptal edilen cihazlar için iptal tanımlamaları yapılabilecek ve bu tanımlamalar ilgili cihazın kartına operasyon ekranlarımızdan otomatik olarak işlenebilecektir. Bu amaçla programlarımıza iptal tanıtım kartı başlıklı menü eklenmiştir. Bu menüden yapılan tanımlamalarda operasyon ekranlarında iptal edildi seçeneği seçildiği an açılacak ve kullanıcılarımızın cihaz bakımının hangi neden den dolayı iptal edildiğini girmesine olanak tanıyacaktır. Bakımı yapılacak cihazlara yönelik Kuruluş programının Yorum Ekranı (91750) bölümünden önemli görülen detayların girileceği yorum sayfası tanımlanabilecek ve bu yorumlara evraklardan ulaşılabilecektir. Yönetim menüsüne eklenen Bakım kabul evrakları detaylı gözlem (828015) ekranı ile kullanıcılarımız bakıma gelen cihazlara ait her ayrıntıyı geniş çaplı inceleyebileceklerdir. Yani cihazların bakım talep aşamasından bakım kabul evrakına kadar ki süreçlerini, servis iş emri kartlarını, bakımda kullanılan malzemeleri ve verilen hizmetleri ayrıntılı olarak görebilecek ve hangi cihaz için ne gibi düzenlemeler yapılmış sorusuna detaylı cevap bulabileceklerdir. Şimdi Kartlar menüsünden başlayarak programınızı daha detaylı olarak açıklamaya çalışalım. 5

6 2. KARTLAR SERVIS900 in ana menüsünde yer alan ikinci seçenek, bu programa özel kart girişlerine ayrılmıştır. Bu menüden tüketici tanıtımları yapılabilir, seri numarası ile takip edilen stokların ilk hareketi ile otomatik olarak açılan cihaz kartı incelenebilir, her bir cihaz için ortaya çıkabilecek olası arızalar cihaz bazında girilebilir, cari firmalar için ziyaret takip kartları girilebilir ve son olarak nihai tüketici için bakım sözleşmesi hazırlanabilir. Kartlar menüsünün bir örneği aşağıda verilmiştir. Bu menüde yer alan programları açıklamaya başlamadan önce, kartlar menüsünde kullanılabilecek yardım tuşlarına değinmek istiyoruz. 2.1 Kartlar Menüsü Yardım Tuşları SERVIS9000 programınızın bütün bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi Ctrl+Y tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde kartlar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. TAB (Sonraki Alan): TAB tuşu ile imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. (Onay): ENTER tuşu ile bilgi girişi yapılan satır onaylanarak, bir sonraki giriş alanına geçilir. ESC (Çıkış): ESC tuşuna basarak kart ekranlarını kapatabilirsiniz. ESC tuşu programdan çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. SHIFT+TAB ( Önceki Alan): SHIFT+TAB tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Yeni butonunu tıklayarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki tüketici, cihaz, cihaz sorun kartı veya bakım sözleşmesi ekranını boşaltıp, sonra yeni bir kart çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+R ve ALT+A (Adresler): Tüketici tanıtım kartında ALT+R ve ALT+A tuşlarına basarak adres tanıtım kartı ekranlarına ulaşabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): ALT+C tuşlarına bastığınızda veya kart ekranlarının alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıkladığınızda, ekranınızda boş olarak yer alan herhangi bir karta (tüketici, cihaz sorun gibi), en son karta ait bilgileri kopyalanır. Örneğin ekranınızda boş bir tüketici tanıtım kartı var. Bu kart üzerinde ALT+C tuşlarına basarsanız, en son girilen tüketiciye ait bilgiler boş karta kopyalanacaktır. Kart kopyalama ile mükerrer bilgileri tekrar girmekten kurtulup, sadece değişken bilgileri düzelterek girişlerinizi hızlandırabilirsiniz. ALT+Y (Tekst Data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranınızda yer alan tüketici, cihaz sorun vb. kartına ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak ekranda bulunan tüketici, cihaz sorun vb. kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. 6

7 ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızda; "Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu, aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu tıklamalısınız. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave Alanlar): Bkz. KUR9000/Series 9000 Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri. ALT+G (Kayıt Hikâyesi): Bkz. KUR9000/Series 9000 Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri. ALT+L (Kart İptal): ALT+L tuşlarına birlikte basarak girmiş olduğunuz tüketici veya cihaz sorun kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızda; "Evet Silebilirsin Hayır Silme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet, silebilirsin butonunu, aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, silme butonunu tıklamalısınız. ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak ekranda bulunan tüketici veya cihaz sorun kartından bir sonra girilmiş olan kartı ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her karta programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek ilgili kartı ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Tüketici, cari, cihaz ve cihaz sorun kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, ilgili kod ve isimlerin yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilirsiniz. Bu pencere üzerinde Aşağı/Yukarı Ok veya PgUp/PgDn tuşlarını kullanarak, dilediğiniz kodun üzerine gelip ENTER tuşuna bastığınızda, seçmiş olduğunuz kodu ilgili alana taşıyabilirsiniz. 2.2 Tüketici Programınızın bu bölümü tüketici firmalarınızın tanıtımına ve bu firmaların hareket detaylarının izlenebileceği föy programlarına ayrılmıştır. Şimdi bunların neler olduklarını ve bizlere verecekleri bilgileri detaylı olarak inceleyelim Tüketici Tanıtım Kartı (821000) Series 9000 programlarında stokların cihaz seri numaralarına göre de takip edilebildiğini ve SERVIS 9000 nin bu amaca hizmet ettiğini daha önce açıklamıştık. SERVIS 9000 ile çeşitli ürünlerin üreticileri veya distribütörleri olan firmalar, ürettikleri veya dağıtımını yaptıkları ürünleri seri numaraları ile takip ederken, ilgili ürünleri dağıtıcılarına, dağıtıcılardan son tüketiciye ve son tüketiciden herhangi bir nedenle arızalanan ürünün firmaya geri dönüşüne ve bakım hizmetlerine dek uzayan detay takip yapabiliyorlardı. İşte tüketici tanıtım kartı, satışı yapılan veya satış sonrasında firmaya geri dönen cihazın kimden geldiğini tanımlamaya yarayan bir karttır. Başka bir ifade ile cihazı elinde bulunduran son tüketiciler bu karttan programa girilecektir. Tüketici tanımlamaları yapıldıktan sonra, cihazın ilk hareketi ile birlikte otomatik olarak açılmış olan cihaz tanıtım kartına bu cihazın bulunduğu son tüketici kodu girilebilir. Bundan sonra ilgili cihaz ile olan işlemlerde cihaz seri numarası ile birlikte 7

8 tanımlanan tüketici kodları da kullanılacaktır. Örneğin tüketiciler için bakım sözleşmeleri hazırlanabilecek, bakım evrakı düzenlenebilecektir. Bunları Biliyor musunuz? 9000 serisinde cari ve tüketici firmalar ayrı kartlardan tanımlanmaktadır. Dolayısı ile cari olarak tanımlanan bir firmayı SERVİS 9000 deki kart ve evraklarda tüketici firma olarak kullanamazsınız. Ancak, KUR9000 den aktif hale getirilecek bir parametre ile cari olarak tanımlı olan firmaların tüketici tanıtım kartından da görüntülenebilmesi sağlanabilir. Bunun için KUR9000/Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/ Program Akış Parametrelerinin Cari parametreleri bölümünden 12-) Müşteriyi tüketiciye taşı parametresi -evet- seçilmelidir. Şimdi tüketici tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Kodu: Tüketici kodunu bu alana giriniz. İsmi: Tüketici isminin girileceği alandır. Grup kodu: 9000 serisinde cari hesaplarınızı belirli gruplar altında toplayabilirsiniz. Grup tanımlamalarının hangi kriterlere göre yapılacağına her firma kendi karar verecektir. Çalıştığınız cari, tüketici firmaların birbirlerinden ayrılan özelliklerini dikkate alarak, bunlar için birer cari grup tanımlayabilirsiniz. Grup tanımlamaları STOK Yönetimi/Kartlar ve Reçeteler/Hesap Tanıtım Kartları ve Hareket Föyleri/Cari alt menüsündeki Cari grup tanıtım kartı (041480) programlarından yapılabilir. Cari grup tanımlamaları yapıldıktan sonra, bu alanda ilgili tüketici firmanın hangi cari gruba ait olduğu F10 tuşuyla seçilerek belirlenebilir. Cari kodu ve adı: Tanımlamakta olduğunuz tüketicinin bağlı olduğu cari firmanın kodu ve adı bu alana girilmelidir. Tüketici firmalara ilişkin faturalar bağlı oldukları cari firmalara düzenlenmektedir. Özellikle bu detay tamir servis merkezi yönetimimiz de bakımı yapılan cihazlara yönelik tüketicilere düzenlenecek faturalarda gerekli olmaktadır. Muhasebe kodu: Kartını girmekte olduğunuz tüketici firmanın muhasebe hesap planınızdaki muhasebe kodunu bu alana girebilirsiniz Hesap kilitli: Bu parametre ile amacımız kullanıcılarımızın istedikleri tüketici kartlarını kilitli duruma getirerek Bakım kabul evrakı (824000) ve Bakım evrakı (823000) nda bu tüketicileri seçtikleri zaman işlem yapmalarına engel olmaktır. Kartların kilitli olabilmesi için bu alanın evet olarak seçilmesi yeterlidir. Programınız kilitli olan kartları seçtiğinizde sizi Bu tüketici hesabı kilitli şeklinde uyaracak ve ilgili tüketici ile işlem yapmanızı engelleyecektir. Evet, tüketici tanıtım kartında ilk aşamada yapılabilecek girişleri açıklamaya çalıştık. Şimdi sıra bu tüketicinin adres ve yetkili bilgilerini girmeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın sağ tarafında görülen butonları kullanacaksınız. Tüketicinizin birden fazla adresi olabileceği düşünülerek, adres girişleri için iki ayrı buton hazırlanmıştır. Şimdi birinci adres bilgilerini girebilmek için ALT+A tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekrandan girilebilecek bilgiler aşağıda açıklanmıştır. Adres: Bu alana, tüketicinizin adresini girmeye başlayabilirsiniz. Gireceğiniz adres maksimum 30 karakter olmalıdır. Adres: Eğer ilgili tüketicinizin adresi yukarıdaki alana sığmıyorsa, adres girişinize bu alanda devam edebilirsiniz. Posta kodu: Tüketicinizin posta kodu bu alana girilecektir. İlçe: Tüketicinizin bulunduğu ilçeyi bu alana girmelisiniz. İl: Tüketicinizin bulunduğu il bu alana girilecektir. 8

9 Ülke: Tüketicinizin bulunduğu ülke ismi bu alana girilmelidir. Tel ülke kodu: Ülke telefon kodunu bu alana girmelisiniz. Tel bölge kodu: Bölge telefon kodunu bu alana girilecektir. Tel no 1 2: Bu alanlara, ilgili tüketicinizin telefon numaraları girilecektir. Faks no: İlgili tüketicinizin -varsa- faks numarasını bu alana girmelisiniz. Modem no: Tüketicinizin -varsa- modem numarasını bu alana girmelisiniz. Yetkili: Tüketiciniz bir ticari firma ise, bu firmada görüşülebilecek yetkili kişinin ismini bu alana girebilirsiniz. Adres kartına girilebilecek bilgiler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Bu ekrandaki girişleriniz tamamlandıktan sonra ESC tuşu ile bir önceki ekrana geri dönebilirsiniz. Eğer kartını girmekte olduğunuz tüketicinizin ikinci adresi varsa, bu durumda ALT+R tuşlarına basarak ikinci adres kartını görüntüleyebilir ve girişlerinize devam edebilirsiniz. Bütün girişler tamamlandıktan sonra kartınızı ALT+S tuşları ile kaydetmeyi unutmayınız Tüketici Hareket Föyü (821100) Tüketici hareket föyü, istediğiniz tarihler arasında tüketici hareket föylerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse un sağ tuşuna basarak bir çok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; Tüketicilere ait evrakların cihaz sorunu ya da cihaz seri numarasını baz alarak hareketlerinizi farklı bir detayda listeleyebileceksiniz. Föyde yer alan kolon başlıklarından istedikleriniz için filtreleme yapabileceksiniz. Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra tüketici hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Föyde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak tüketicinin kodunu girmektir. Tüketici kodlarını F10 listesinden ya da satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden seçebilirsiniz. Tüketicinizin sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk tarih ve son tarih alanlarına size uyan tarih girişlerini yapabilirsiniz. Burada sizlere önemli gördüğümüz bir detayı belirtmek istiyoruz. Programlarımızda yapılan düzenleme ile Yıllık tatil takvimi (092121) programımız kart, evrak, föy, yönetim, operasyon vb. ekranlarımızda bulunan tarih alanlarımız ile ilişkilendirilmiş olup, kullanıcılarımızın bu föy ekranının tarih alanlarında da dini ve resmi tatil günlerini görebilmeleri sağlanmıştır. Böylece ileriye yönelik evrak giriş ve çıkışı yapılırken tatil günleri dikkate alınabilecektir. Örneğin çek ile yapılacak bir ödemenin tatil gününe denk gelmesi engellenecektir. Resmi ve dini tatil günlerimiz takvim ekranlarımızda yeşil renkli olarak görüntülenecek, mouse'la bu tatil gününün üstüne gelindiğinde de bilgi amaçlı olarak ilgili tatilin tipi ve açıklaması belirtilecektir. Örneğin 29 Ekim günü için programınız size, Tipi: Resmi, Açıklama: Cumhuriyet bayramı, ifadesini sunacaktır. Bu girişlerden sonra tüketicinizin hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümünde de tüketicilerinizin föy döviz tipini seçerek, ana, alternatif ve orjinal döviz cinslerine göre görüntüleyebileceksiniz. Ayrıca 9

10 tüketici kodu alanının hemen yanında yer alan sağa ve sola işaretli okları tıklayarak da, seçtiğiniz tüketiciden bir önceki veya bir sonraki tüketicinizin hareket föyünü ekrana getirebilirsiniz. Biz şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: Tüketici firma hareketlerinin tarihleridir. Seri ve Sıra No: Hareketlere ilişkin program tarafından verilen sıra numaralarıdır. Belge No: Tüketici firma hareketlerinin girildiği bakım evrakının belge numarasıdır. Stok Kodu, İsmi: Bakım evrakını düzenlemiş olduğunuz stokların kodları ve isimleri bu alanda yer alır. Miktar: İlgili satırdaki stokların bakım evrakından girilen miktarlarıdır. Brüt Birim Fiyatı: İlgili satırdaki stok hareketinin hangi birim fiyattan gerçekleştiği bu alanda yer almaktadır. Bu alandaki birim fiyat, stokunuzun sadece mal bedelidir. İskonto ve masraflar bu fiyatın dışındadır. Net Birim Fiyatı: İlgili satırdaki stok hareketinin hangi birim fiyattan gerçekleştiği bu alanda yer almaktadır. Bu fiyat; stokun mal bedelinden iskontoların düşürülüp, masrafların ilave edilmesiyle bulunmuş net fiyattır. Brüt Tutar: İlgili stok hareketinin toplam brüt tutarıdır. Brüt tutar, miktar*brüt birim fiyat formülüyle hesaplanır ve sadece mal bedelini ifade eder. Başka bir ifadeyle, iskonto ve masraflar tutara dahil değildir. Net Tutar: İlgili tarihteki stok hareketinin toplam net tutarıdır. Net tutar, miktar*net birim fiyat formülüyle hesaplanır. Cihaz: İlgili satırdaki stokun cihaz seri numarasıdır. Geliş Tarihi: İlgili satırdaki stok için bakım evrakının düzenlendiği tarihtir. Garanti Tarihi: İlgili satırdaki stokun ilk hareketi ile birlikte otomatik olarak oluşan cihaz kartına garanti tarihleri atanır. Garanti başlama tarihi stokun hareket gördüğü tarih, garanti bitiş tarihi ise 1 yıl sonranın tarihidir. Cihaz Sorun 1 5: İlgili satırdaki stokun sorununa ilişkin kodu bu alanda yer alır. Cihaz sorunları programınızın Kartlar/Cihaz/Cihaz Sorun Tanıtım Kartı bölümünden tanımlanmaktadır. Açıklama: İlgili satırdaki hareket için evraktan girilen açıklamadır. Evet tablonuzda yer alan başlıklar hakkında kısaca bilgi verdikten sonra, şimdi ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarının her birini tıkladığınızda, kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığınızda ve ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim başlıklı menüleri seçtiğinizde karşınıza gelen seçeneklerin neler olduklarına Bunları biliyor musunuz? başlığı altında söz etmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? 1. Yukarıdaki açıklamalarımızda da belirttiğimiz gibi tüketici hareketlerini tablonuzda yer alan başlıklara göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz stok kodlarından gerçekleşen tüketici hareketlerini listeleyebilir ya da istediğiniz tüketici hareketlerini görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Bunun yanısıra bu 10

11 pencerede yer alan özel seçeneği ile de föy ekranındaki kolonlar için filtreleme yapabileceksiniz. 2. Tablonuzdan listelenen kolon başlıklarını kaldırabilir ya da yeni kolon başlığı ekleyebilirsiniz. Örneğin listenizde Belge No başlığının yer almasını istemiyorsunuz. Bu durumda yapılması gereken, mouse unuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı-aşağıya doğru hareket ettirmektir. Bu işleme ilgili başlık üzerinde çarpı işareti görülünceye kadar devam edilmeli ve sonrasında da mouse bırakılmalıdır. Seçilen başlığın tablonuzdan kaldırıldığını göreceksiniz. Yeni kolon başlığı ekleyebilmek için de kolon başlıkları üzerinde mouse un sağ tuşuna basıp Alan seçicisi seçeneği seçilmelidir. Bu işlem sonrasında karşınıza bu tabloya özel, ekleyebileceğiniz başlıkların yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan istediğiniz başlığı mouse unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak istediğiniz bölüme ekleyebilirsiniz. Kolon başlıklarını ekleyip kaldırabileceğiniz bir başka yöntemse, ekranınızın kolon başlıklarının sıralandığı bölümün en başında yer alan Görünen kolonları seçmek için buraya tıklayın başlıklı butonu kullanmanızdır. Bu butonu tıkladığınızda tüketici hareket föyüne özel tüm başlıkların karşınıza geldiğini göreceksiniz. Bu bölümden tablonuzda listelenmesini istediğiniz başlıklar için başında yer alan seçilmişlik kutucuğunu işaretlemeniz, görüntülenmesini istemediğiniz başlıklar içinde seçilmişliği kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu uygulamanın daha basit olacağı düşüncesindeyiz. 3. Yönetim menüsünde yer alan birçok seçenek, kartlar menüsü yardım tuşları bölümümüzde detaylı olarak anlatılmıştır. Bundan dolayı burada kısaca değinilecektir. Bu menüde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz butonlardan bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir evraka ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili evrak satırına gelip <ALT+K> tuşlarına basmanız veya bu menüde yer alan "Detaya İn" seçeneğini seçmeniz yeterlidir. Örneğin cihaz sorun kodu SRN1 olan bir hareket satırında ALT+K tuşlarına basarsanız, ilgili cihazın sorun kodu SRN1 olan bilgileri karşınıza gelir bu evrak üzerinde de ALT+D tuşlarına basarak stokunuzun işlem gördüğü evrakın tüm detaylarını görebilirsiniz. Ayrıca bu menüden, imleciniz hangi kayıt üzerinde ise o kayıda özel olacak bilgilerin girileceği editör ekranına ulaşılacaktır. Seçili kayıtların ne zaman ve hangi kullanıcılar tarafından oluşturulduğuna ilişkin bilgileri de anında ekranınıza getirebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarını tıklayarak da ulaşabilirsiniz. 4. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen tüketici hareketlerinin yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Ayrıca döküm öncesinde, sayfa ve baskı ayarları yapabilecek, önizleme seçeneği ile de dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebileceksiniz. 5. Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile seçili olan tüketici hareketlerinizi istediğiniz ortama (Excel, text, Xml, Html) aktarabilecek ve bu kayıtların aktarım özelliklerini (Aktarım sırasında hangi kayıtların aktarılacağı, tarih, saat, miktar vb kayıtların aktarımlarında excel tipinde olup olmayacakları, text ortamına aktarımlarda kolonlar arasında ayraçların nasıl olacağı vb.) belirleyebileceksiniz. 6. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile tüketici hareketlerinizi seçeceğiniz kolon başlığına göre gruplayabileceksiniz. Bunun için öncelikle bu menüden kolon başlıklarına göre grupla seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçimle birlikte, kolon başlıklarının üst bölümüne Bir sütuna göre gruplandırmak için, sütunun üst bilgilerini sürükleyin ifadesinin yer aldığı gruplama kutusu otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken tüketici hareketlerini hangi kolona göre gruplayacaksanız mouse unuzla ilgili başlığı sürükleyip bu alana taşımanızdır. Gruplama işlemini birden fazla kolon başlığı için yapabilmeniz de mümkündür. Bu işlem sonrasında föy ekranınızın gruplama kutusunda gruplandırmanın hangi kolonlar için yapıldığı yazılır ve ekranınızın ikinci yarısına da ilgili kolon başlığı altında hareket detayları sıralanır. Bu menüyü oluşturan diğer seçenekler ile grup toplamı alabilecek ve bu toplamların ekranınızda sürekli görünüp görünmeyeceğini sağlayabileceksiniz. Ayrıca borç, alacak vb. başlıklarınız için dip toplam alabileceksiniz. Bunun yanısıra sadece sizin seçeceğiniz hareket 11

12 satırlarına yönelik toplamlar da alabileceksiniz. Eğer ekranınızın görünümüne ilişkin herhangi bir değişiklik yapmışsanız bu değişiklikleri görünümü sakla seçeneğini seçerek kaydedebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan butonlar ile de ulaşabilirsiniz. 7. Tüketici hareket föyünün sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Şimdi bu seçenekler ile neler yapılacağına değinelim Artan Sıralama: Bu seçenek ile kolon başlıkları, alfabetik olarak baştan sona doğru veya küçükten büyüğe doğru sıralanır. Sıralama işlemi için kolon başlığını mousunuzla tıklamanız da yeterlidir. Azalan Sıralama: Bu seçenekle de kolonlar alfabetik olarak sondan başa doğru veya büyükten küçüğe doğru sıralanır. Bu Alana Göre Gruplandır: Tüketici hareket bilgilerini, ekranınızda bulunan herhangi bir kolona göre gruplayarak listeleyebileceğinizi Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızda belirtmiştik. Bu seçenek ile de, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolona göre gruplandırma otomatik olarak yapılacaktır. Dolayısıyla gruplandırmaya yönelik detaylar için Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Gruplama Kutusu: Bu seçenek ile gruplandırma yapılacak kolon başlıklarının aktarılacağı gruplama kutusu aktif hale gelir. Dolayısıyla kolon başlıklarından gruplama yapılacak kolon ya da kolonlar bu bölüme taşınacaktır. Dip Toplam: Bu seçenek ile toplamı alınabilecek tüm kolonlar için yani bakiye, tutar vb. kolonlar için dip toplam alınabilecektir. Grup Toplamları: Bu seçenek ile de kolon başlıklarınızı gruplandırmış iseniz grupların toplamı alınır. Bu Kolonu Kaldır: Bu seçenek, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolonun ekrandan kaldırılmasını sağlar. Bu seçeneği gereksiz bulduğunuz ya da boş gelen kolonlarınız için kullanabilirsiniz. Alan Seçicisi: Föy ekranlarından kolon başlıklarını kaldırabileceğiniz gibi yeni kolon başlıkları ekleyebilmeniz de mümkündür. Bunun için öncelikle alan seçici seçeneği çalıştırılmalı ve karşınıza gelecek Özelleştirme başlıklı ekrandan da size uygun olan kolon başlıklarını mouse unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak föy ekranına taşımalısınız. Hizalama: Bu seçenek ile kolonlarda da sıralanan bilgilerinizi sağa, sola dayalı ya da ortalı olarak hizalayabileceksiniz. En Uygun: Bu seçenek seçildiğinde imleciniz hangi kolon üzerinde ise programınız otomatik olarak ilgili kolon için en uygun genişliği belirleyecektir. Yani ilgili kolonu default genişliğe getirecektir. En Uygun (Tüm Kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir. En Uygun (Tüm Kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir. 12

13 2.3 Cihaz Seri numarası ile yapılan stok takibinde ilk hareket girişinden sonra otomatik olarak cihaz kartı açılır. Kartlar menüsünün bu bölümünden, seri numarası bazında cihazlarınız ile ilgili bilgilerin yer aldığı cihaz takip kartını ve yine seri numarası bazında ilgili stokun tüm hareket özetlerinin yer aldığı hareket föyünü inceleyebileceksiniz Cihaz Tanıtım Kartı (011720) Series 9000 programlarında stoklar cihaz seri numaralarına göre de takip edilebilmektedir. Örneğin cep telefonu alım satımı yapan bir firma, telefonları IMEI numaralarına, televizyon alım satımı yapan bir firma ise cihazın seri numarasına göre hareket girişleri yapabilir. Bu örneklerde cep telefonu ve televizyon için tek bir stok kartı, fakat yüzlerce IMEI ve seri numaraları olabilir. Bu şekilde takip yapabilmek için öncelikle stokların tanıtım kartlarında, ALT+K-Detaylar ekranında detay takip şekli olarak seri no bazında takip seçilmelidir. Daha sonra hareket evraklarında (irsaliye ve faturalarda) seri no bazında takip edilecek stokun kodu ve miktarı girildikten sonra, otomatik olarak cihaz seri numaralarının girileceği bir pencere açılacaktır. Bu pencerede miktar alanına girilen rakam kadar satır yer alır. Bu aşamada, girişi veya çıkış yapılan stokların her birine ait seri numarası ilgili satırlara girilir. Böylece tek bir stokun farklı seri numaralarıyla gerçekleşen hareketleri kayıtlara geçirilmiş olur. İşte detay takip şekli seri no bazında takip olan ve hareket girişi yapılan stoklar için cihaz tanıtım kartı da otomatik olarak yaratılmış olacaktır. Başka bir ifade ile bu kart, stokların seri numarasına göre son durum bilgilerini ekrana yansıtan bir takip kartıdır. Evet, cihaz tanıtım kartı ile ilgili bu genel açıklamalarımızdan sonra, kartta yer alan her bir alanı açıklamaya başlayabiliriz; Seri no: Kartını görmek istediğiniz stokunuzun seri numarasını bu alana girmelisiniz. Cihaz seri numaralarını F10 tuşuna basarak ya da satır sonu butonunu tıklayarak görüntüleyeceğiniz listeden de seçebilirsiniz. Cihaz seri numarası girilince aşağıdaki alanlara ilgili bilgiler otomatik olarak gelecektir. Stok kodu-ismi: İlgili seri numaralı stokunuzun kod ve ismi bu alanlarda yer alacaktır. Tüketici kodu ve ismi: Seri numarası ile takip edilen stokun (cihaz) son tüketicisinin kodu ve ismi bu alanlara girilecektir. Tüketici kodunun girilmesi ile tüketici ismi otomatik olarak ilgili alana yansıyacaktır. Cihaz tanıtım kartına tüketici kodunu iki farklı durumda girebilirsiniz. Birincisi; cihaz satıldığı zaman tüketici ile bakım sözleşmesi yapıldıysa, bu durumda sözleşme evrakı ile birlikte cihaz kartına da tüketicinin kodunu girebilirsiniz. Cihazlar direkt olarak sizden değil de bayileriniz veya dağıtıcılarınız kanalı ile satışa sunuluyorsa, bu durumda cihazın son tüketicisini satış sonrasında hemen cihaz kartına giremeyebilirsiniz. Direkt satışın olmadığı durumlarda cihazların son tüketicileri ancak cihaz herhangi bir nedenle firmaya geri döndüğünde (örneğin arızalandığında) programa girilebilir. Örneğin siz bir üretici firmasınız ve ürünleriniz dağıtıcı firmalar aracılığı ile son tüketiciye ulaşıyor. Dağıtıcı firmanın sattığı üründe bir arıza meydana geldi ve bu ürün firmanıza geri döndü. Bu cihazın ilk hareketi ile birlikte cihaz takip kartı da otomatik olarak açılmıştı. İşte kartın bu alanına, ilgili seri numaralı ürünün sahibini (son tüketici) kodunu girebilirsiniz. Tüketici tanımlamaları bu menünün ilk programından yapılmaktadır. 13

14 Garanti başlama tarihi - garanti bitiş tarihi: Seri numarası ile takip edilen stoklarda, stokun ilk hareketi ile birlikte otomatik olarak oluşan cihaz kartına garanti tarihleri atanır. Garanti başlama tarihi stokun hareket gördüğü tarih, garanti bitiş tarihi ise 1 yıl sonranın tarihidir. Parça garantisi var, Parça seri no, Parça garanti başlama tarihi, Parça garanti bitiş tarihi: Bu alanların ekranımızda yer almasının amacı Tamir servis merkezi yönetimimizde bakıma gelen cihazlar için kullanılacak yedek parçaların seri numaralarının girilmesi, bu yedek parçaların garanti kapsamında olup olmadığı, eğer garanti kapsamında ise garantinin başlama ve bitiş tarihinin girilmesidir. Bunları Biliyor musunuz? Stoklarınızın garanti süreleri bir yıldan fazla bir zaman dilimini kapsıyorsa, bu sürenin cihaz kartına otomatik olarak getirilmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için KUR9000/Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünden öngörülen garanti süresi satırına yıl bazında giriş yapmalısınız. Örneğin stoklarınızın garanti süreleri 5 yıl ise, öngörülen garanti süresi satırına 5 rakamı girmelisiniz. Bu girişten sonra, stokların ilk hareketleri ile otomatik olarak açılan cihaz kartının garanti bitiş tarihi alanına, cihazın ilk hareket tarihinden beş yıl sonranın tarihi atanacaktır. Durumu: SERVİS9000 programında cihaz sorun kartı ile muhtemel sorunlar programa tanıtılıp, firmanıza geri dönen cihazlar için bakım evrakı düzenleyebilirsiniz. Bu evrakın kaydedilmesi ile birlikte, cihaz kartının bu alanına cihazın son durumu atanacaktır. Açıklama1-Açıklama2: İlgili cihaz seri numaralı stokunuzun, hareket evrakından (seri no girişinin yapıldığı pencereden) girilen açıklamaları bu alanlara yansıyacaktır. Alınan Tarih: İlgili cihaz seri numaralı stokunuzun, alındığı tarih bu alana yansıyacaktır. Alınan Evrak No: İlgili seri numaralı stokunuzu aldığınız evrakın numarasıdır. Alınan Cari Cinsi: İlgili seri numaralı stokunuzu aldığınız carinin cinsi bu alana yansıyacaktır. Alınan Cari Kodu: İlgili seri numaralı stokunuzu aldığınız carinin kodudur. Alış Fiyatı: İlgili seri numaralı stokunuzu aldığınız fiyat bu alanda yer alır. Satılan Tarih: İlgili cihaz seri numaralı stokun, satışının yapıldığı tarih bu alana yansıyacaktır. Satılan Evrak No: İlgili seri numaralı stokun satışında düzenlenen evrakın numarasıdır. Satılan Cari Cinsi: İlgili seri numaralı stokun satıldığı carinin cinsi bu alana yansıyacaktır. Satılan Cari Kodu: İlgili seri numaralı stokun satıldığı carinin kodudur. Satış Fiyatı: İlgili seri numaralı stokunuzun satış fiyatıdır. Evet, seri no ile takip edilen cihaz tanıtım kartında yer alan her bir alanı açıklamaya çalıştık. Dikkat ederseniz ekranın alt tarafında üç adet buton yer alır. Bu butonlardan stok kartına git butonunu tıkladığınızda, ilgili stokun tanıtım kartına ulaşırsınız. Hareketleri gör butonu tıklandığında ise, ilgili seri numaralı stokun bütün hareket özetlerini içeren hareket föyü ekranına geçilecektir. Tüketici kartına git butonunu tıkladığınızda ise, ilgili seri numaralı cihazın son tüketicisine ait kartı ekrana gelecektir. 14

15 2.3.2 Cihaz Hareket Föyü (827100) Cihaz hareket föyü, istediğiniz tarihler arasında cihaz hareket föylerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; Cihazlara ait evrakların evrak tipini ya da hareket cinsini baz alarak hareketlerinizi farklı bir detayda listeleyebileceksiniz. Föyde yer alan kolon başlıklarından istedikleriniz için filtreleme yapabileceksiniz. Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra cihaz hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Föyde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak cihazın kodunu girmektir. Cihazınızın sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk tarih ve son tarih alanlarına size uyan tarih girişlerini yapabilirsiniz. Daha sonra da seri numarasını gireceğiniz cihazınızı F10 listesinden veya satır sonu butonunda seçerek, otomatikman stok kodu ve adı alanları dolacaktır. Son olarak da cihazının hangi depodan hareketlerini görmek istiyorsanız, F10 listesinden veya satır sonu butonundan depo veya depoları seçmelisiniz. Bu girişlerden sonra cihazınızın hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümünde de cihazlarınızın devreden, giren, çıkan ve kalan miktarları görüntülenir. Ayrıca cihaz kodu alanının hemen yanında yer alan sağa ve sola işaretli okları tıklayarak da, seçtiğiniz cihazınızdan bir önceki veya bir sonraki cihazınızın hareket föyünü ekrana getirebilirsiniz. Biz şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: İlgili seri numaralı cihaza ait hareket tarihleridir. Seri ve Sıra No: Hareketlere ilişkin program tarafından verilen seri ve sıra numaralarıdır. Evrak Tipi: Cihaz hareketinin gerçekleştiği evrak tipidir. Örneğin doğrudan fatura, irsaliyeli fatura, irsaliye veya depo fişi gibi. Hareket Cinsi ve Tipi: İlgili satırdaki hareketin cinsi ve tipidir. Hareket cinsi evrak tipiyle bağıntılıdır. Örneğin ilgili satırdaki hareket fatura ile girilmişse, hareket cinsi toptan, perakende, dış ticaret vb. olabilir. Eğer hareket depo fişi evrakından gerçekleşmiş ise, o zaman hareket cinsi sarf, fire, sayım veya devir olabilir. N/İ: Bu alanda, ilgili satırdaki hareketin normal bir giriş-çıkış hareketi mi, yoksa iade amacıyla gerçekleşen bir giriş-çıkış hareketi mi olduğu yer alacaktır. Giren Miktar: İlgili cihazın satın alma işlemi yapılmışsa, giren miktar bu kolonda yer alır. Çıkan Miktar: İlgili cihazın satış işlemi yapılmışsa, çıkan miktar bu kolonda yer alır. Miktar: İlgili satırdaki toplam hareket miktarıdır. Depo: Cihazın hareket gördüğü ilgili depodur. 15

16 Tüketici hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musun başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir Cihaz Konsinye Hareket Föyü (827300) Cihaz konsinye hareket föyü, konsinye sipariş fişi ve konsinye irsaliyeler ile gerçekleşen cihaz hareket bilgilerini seçilen depolara göre listelemektedir. Başka bir ifade ile herhangi bir stoğunuz seri no bazında takip ediliyor ise bu cihazınızın konsinye hareket özetlerini bu programdan inceleyebilirsiniz. Programın çalışma mantığı cihaz hareket föyü (827100) ile aynıdır. Föyde yapılacak ilk işlem, konsinye hareketi takip edilecek cihazın kodunu girmektir. Cihazınızın sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk tarih ve son tarih alanlarına size uyan tarih girişlerini yapabilirsiniz. Daha sonra da seri numarasını gireceğiniz cihazınızı F10 listesinden veya satır sonu butonunda seçerek, otomatikman stok kodu ve adı alanları dolacaktır. Son olarak da cihazının hangi depodan hareketlerini görmek istiyorsanız, F10 listesinden veya satır sonu butonundan depo veya depoları seçmelisiniz. Bu girişlerden sonra cihazınızın hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Bu bilgiler konsinye irsaliyesindeki tarih, seri-sıra no, evrak tipi, hareket cinsi, tipi, giren-çıkan miktar, normal mi iade mi giriş-çıkış hareketi olduğu, birim ve toplam miktar şeklindedir. Tüketici hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir Cihaz Bakım Hareket Föyü (827200) Cihaz bakım hareket föyü, istediğiniz tarihler arasında bakımı yapılmış cihazların hareket föylerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; Bakımı istenen cihazlara ait evrakların tüketici kodunu ya da cihaz sorununu baz alarak hareketlerinizi farklı bir detayda listeleyebileceksiniz. Föyde yer alan kolon başlıklarından istedikleriniz için filtreleme yapabileceksiniz. Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra cihaz bakım hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Föyde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak cihazın seri numarasını girmektir. Bakımı istenen cihazınızın sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk tarih ve son tarih alanlarına size uyan tarih girişlerini yapabilirsiniz. Daha sonra da seri numarasını gireceğiniz cihazınızı F10 listesinden veya satır sonu butonunda seçerek, otomatikman cihazın bakımıyla ilgili föy kodu ve adı alanları dolacaktır. Bu girişlerden sonra cihazınızın hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümünde de bakımı istenen cihazların föy döviz tipini seçerek, ana, alternatif ve orjinal döviz cinslerine göre görüntüleyebileceksiniz. Ayrıca cihaz kodu alanının hemen yanında yer alan sağa ve sola işaretli okları tıklayarak da, seçtiğiniz cihazınızdan bir önceki veya bir sonraki cihazınızın bakım hareket föyünü ekrana getirebilirsiniz. Biz şimdi ekranınızın ikinci yarısında 16

17 sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: İlgili seri numaralı cihazın bakım evrakı ile gerçekleşen hareketlerinin tarihleridir. Seri ve Sıra No: Hareketlere ilişkin program tarafından verilen seri ve sıra numaralarıdır. Belge No: İlgili seri numaralı cihazın bakım evrakı ile gerçekleşen hareketlerinin belge numarasıdır. Stok Kodu ve İsmi: İlgili seri numaralı cihazın bakım evrakından girilen stokların kodları ve isimleri bu alanda yer alır. Miktar: İlgili satırdaki stokların bakım evrakından girilen miktarlarıdır. Net Birim Fiyat: İlgili satırdaki stok hareketinin hangi birim fiyattan gerçekleştiği bu alanda yer almaktadır. Bu fiyat; stokun mal bedelinden iskontoların düşülüp, masrafların ilave edilmesiyle bulunmuş net fiyattır. Net Tutar: İlgili tarihteki stok hareketinin toplam net tutarıdır. Net tutar; miktar x net birim fiyat formülüyle hesaplanır. Brüt Birim Fiyat: İlgili satırdaki stok hareketinin hangi birim fiyattan gerçekleştiği bu alanda yer almaktadır. Bu alandaki birim fiyat, stokunuzun sadece mal bedelidir. İskonto ve masraflar bu fiyatın dışındadır. Brüt Tutar: İlgili stok hareketinin toplam brüt tutarıdır. Brüt tutar; miktar x brüt birim fiyat formülüyle hesaplanır ve sadece mal bedelini ifade eder. Başka bir ifadeyle, İskonto ve masraflar tutara dâhil değildir. Tüketici Kodu: İlgili seri numaralı cihazın tüketici kodudur. Geliş Tarihi: İlgili satırdaki stok için bakım evrakının düzenlendiği tarihtir. Garanti Tarihi: İlgili satırdaki stokun ilk hareketi ile birlikte otomatik olarak oluşan cihaz kartına garanti tarihleri atanır. Garanti başlama tarihi stokun hareket gördüğü tarih, garanti bitiş tarihi ise 1 yıl sonranın tarihidir. Cihaz Sorun: İlgili satırdaki stokun sorununa ilişkin kodu bu alanda yer alır. Cihaz sorunları programınızın Kartlar/Cihaz/Cihaz Sorun Tanıtım Kartı bölümünden tanımlanmakta ve bakım evrakının cihaz sorunu alanında otomatik olarak belirmektedir. Satıcı Kodu: İlgili satırdaki stok için bakım evrakını düzenleyen satıcı kodu bu alanda yer alır. Açıklama: İlgili satırdaki hareket için evraktan girilen açıklamadır. Tüketici hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musun başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. 2.4 Arıza Tanıtım Kartı (822000) Tamir servis merkezi yönetimimiz servise gelen cihazların kayıt altına alınması, verilen hizmet ve kullanılan malzemelerin ücretlendirilmesi, müşteride ki ürünlerin incelenip takibinin yapılması, her bir cihazın iş emri kartı ile takip edilerek gözlemlenmesi, seri numarası ve garanti takibi gibi özellikle teknik servislere yönelik hizmetlerin baştan sona kadar sorunsuz yürütülmesini sağlayan bir otomasyondur 17

18 Her ayrıntının düşünüldüğü programımızda teknik servis veren firmalar için hem işin takibi hem de kolay çözümlenmesi sağlayan cihaz arızalarının tanıtımları bu bölümden yapılacaktır. Her bir arıza kartına uygun olduğu arıza grubu ve arıza sınıfı da bağlanacaktır. Daha sonra bu kart Bakım talep evrakın da bakımı yapılacak cihaz ile ilişkilendirilecektir. Örneğin televizyon üretimi ve bakımı yapan bir firma iseniz, ürettiğiniz her bir stokta ortaya çıkabilecek olası arızaları (tüp değişimi, kumanda değişimi gibi) bu program ile tanıtabilirsiniz. Program çalıştırıldığında sizden aşağıdaki alanlara uygun ve açıklayıcı girişler yapmanız istenecektir. Arıza kodu ve adı: Stoklarınıza (cihazlara) özel olarak tanımlanacak her bir arıza çeşidi için birer kod ve isim vermeniz gerekir. Örneğin televizyonda ortaya çıkabilecek 5 çeşit arıza varsa, bu beş arıza çeşidinin de birer kodu ve ismi olmalıdır. İşte bu alanlara arızanın tipine uygun olacak kod ve isim vermeniz beklenecektir. Stok kodu: Yukarıda kodunu girdiğiniz arıza, hangi stokun (cihazın) olası arızalarından biri ise, bu alana ilgili stokunuzun kodunu girmelisiniz. Başka bir ifade ile tanımlamakta olduğunuz arızanın stokla bağlantısını yapabilmek için bu alana stok kodu girilecektir. Stok kodlarını F10 tuşuna basarak ya da satır sonu butonunu tıklayarak görüntüleyeceğiniz listeden de seçebilirsiniz. Stok Adı: Stok kodu girilince stokunuzun adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Arıza grup kodu ve adı: Bu alanda da sizden istenen tanımlamakta olduğunuz arıza çeşidinin hangi arıza grubuna dâhil olduğunu belirtmenizdir. Arıza grupları programınızın Arıza grupları tanıtım kartı (822450) ekranından yapılmaktadır. Arıza sınıf kodu ve adı: Bu alanda da yapmanız gereken, tanımlamakta olduğunuz arıza çeşidinin hangi arıza sınıfına dâhil olduğunu girmenizdir. Arıza sınıflarda programınızın Arıza sınıfları tanıtım kartı (822460) ekranından yapılmaktadır. Arıza gideme süresi: Bu alanda da sizden istenen tanımlamakta olduğunuz arızanın tahmini olarak ne kadar sürede giderileceğini belirtmenizdir. Evet, bir cihazımızda ortaya çıkabilecek olası bir sorunu (arızayı) programa tanıtmış olduk. Girişlerinizi bitirdi iseniz ALT+S tuşları ile kaydediniz. Şimdi yine aynı cihazı temel alarak, bu cihazda ortaya çıkabilecek diğer sorunları programa tanıtabilirsiniz. Bir cihaz ile ilgili tüm sorunların girişleri yapıldıktan sonra, diğer stoklarınızda ortaya çıkabilecek sorunları ve bunların ilgili stoklarla bağlantısını yapmalısınız. 2.5 Cihaz durum tanıtım kartı (822010) Bu kart ile amacımız; bakımı yapılacak cihazların durumlarını çalıntı ürün, iade alındı, iade alınacak, montaj, onarılıyor, servis içi kullanım, hurdaya ayrıldı vb. şekilde tanımlamalar yaparak belirlemek ve evrak içinden bu tanımlamaların seçilmesini sağlayabilmektir. Program çalıştırıldığında yapılacak tek işlem, cihazın durumuna ait uygun bir kod ve isim girişi yaparak kartı kaydetmektir. Daha sonra bu kartlar Bakım evrakı (823000) ekranının üst bölümünde yer alan Cihaz durumu alanından seçilecek ve bakımı yapılacak cihazın ne durumda olduğu tanımlanacaktır. Rapor ve listeler ekranlarından da cihaz durumları izlenebilecektir. 2.6 Ziyaret Takip Kartı (041170) Tanıtım kartları menüsünün bu programı ile cari firmalarınıza (veya bayilerinize) yapılan ziyaretleri kayıtlara geçirebilir, Listeler menüsünden bu kartların toplu dökümlerini alabilirsiniz. Programa girdiğinizde karşınıza bir ekran gelecektir. Bu karta girilecek bilgiler aşağıda açıklanmıştır; 18

19 Tarih: Cari firmanıza yapılan ziyaret tarihi bu alana girilmelidir. Cari Kodu: Ziyaret edilen cari firmanın kodunu bu alana girmelisiniz. Personel Kodu: Ziyareti gerçekleştiren personelinizin kodu bu alana girilmelidir. Personel tanımlamaları FİNANS Yönetimi/Kartlar/Personel Tanıtım Kartı programından yapılmaktadır. Kodu: Bir cari firmaya birden fazla ziyaret yapılabilir. Bu nedenle her ziyaret takip kartına birer kod vermelisiniz. Kod giri15şini manüel olarak yapabileceğiniz gibi, Ctrl+O tuşlarına basarak program tarafından otomatik olarak verilmesini de sağlayabilirsiniz. Otomatik olarak verilen ziyaret kodları ardışık bir izler. Dilerseniz kodu alanının başına bir kaç karakter uzunluğunda o cari firmaya özel bir kod girip, daha sonra Ctrl+O tuşlarına da basabilirsiniz. Başlama Saati-Sona Erme Saati: Ziyaretin başlama ve bitiş saatleri bu alanlara girilecektir. Tamamlandı mı? Bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak, yapılan ziyaretin tamamlanıp tamamlanmadığını belirtmelisiniz. Adres No: Series 9000 programlarında cari hesaplar için birden fazla adres girişi yapılabilir. Her bir adres birer adres numarası ile takip edilmektedir. Bu alana cari firmanın hangi adresine ziyaret yapıldığını belirtecek adres numarası girilmelidir. Yetkili: Ziyaret edilen cari firma yetkilisinin adı bu alana girilecektir. Açıklama: Ziyarete ilişkin belirtmek istediğiniz bir açıklama varsa, açıklamanızı bu alana girebilirsiniz. Evet, ziyaret takip kartına yapılacak girişler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Girişleriniz tamamlandıktan sonra kartı ALT+S tuşları ile kaydetmeyi unutmayınız. 2.7 Bakım Sözleşmesi Kartı (828000) SERVIS9000 programının cihaz takibinde size sunduğu hizmetlerden bir diğeri bakım sözleşmesidir. Bu program, cihazlar satıldıktan sonra, ilgili cari (tüketici) firma ile bakım sözleşmesi düzenlemenize olanak tanımaktadır. Bakım sözleşmesi kartı ekranının bir örneği aşağıda görülmektedir. Şimdi bu ekrandan girilebilecek bilgileri açıklamaya çalışalım; Cari Kodu: Bakım sözleşmesi yapacağınız cari (tüketici) firmanın kodunu bu alana girmelisiniz. Tüketici kodlarını F10 tuşuna basarak ya da satır sonu butonunu tıklayarak görüntüleyeceğiniz listeden de seçebilirsiniz. Cari Unvanı: Kodunu girdiğiniz cari firmanın unvanı bu alana otomatik olarak gelecektir. Referans No: Düzenlediğiniz her bakım sözleşmesine bir referans numarası vermelisiniz. Referans numarasını maksimum on karakter uzunluğunda olmak kaydıyla firmanızdaki çalışma düzenine göre girebilirsiniz. Bunları Biliyor musunuz? Bakım sözleşmesi gereği cihaza periyodik bakım uygulanacaksa, ekranın en alt satırına gireceğiniz bakım sayısı ile birlikte, periyodik bakım için ziyaret tarihleri de otomatik olarak oluşacaktır. Otomatik olarak düzenlenecek ziyaret tablosunda, yapılacak her bir ziyarete ilişkin ziyaret kodu da yer alacaktır. Ziyaret kodlarının başına ise referans no alanına girilecek referans numarası getirilecektir. 19

20 Sözleşme Türü: Bu alanda satır sonu butonu tıklandığında parça dahil ve parça hariç seçeneklerinden oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu seçenekler bakım sözleşmesinin türünü tanımlamanıza imkân verecektir. Şimdi ilgili cariniz ile yapılacak bakım sözleşmesinin parça dahil olarak mı, parça hariç olarak mı? Düzenlendiğini belirtiniz. Baş. Tarihi: Bakım sözleşmesinin başlangıç tarihi içinde bulunduğunuz günün tarihinden alınarak bu alana otomatik olarak gelecektir. Sözleşme başlangıç tarihi erkanda görülen tarihten farklı olacak ise, bu alana gün/ay/yıl formatında ilgili girişleri yapabilirsiniz. Bitiş Tarihi: Sözleşme bitiş tarihi başlangıç tarihinden bir yıl sonrasının tarihi olarak bu alana atanacaktır. Eğer bakım sözleşmesi bir yıldan daha fazla bir süreyi kapsıyorsa, sözleşme bitiş tarihini bu alana kendiniz girmelisiniz. Bakım Sayısı: Sözleşme gereği ilgili carinize taahhüt ettiğiniz bakım sayısını bu alana girmelisiniz. Yukarıdaki açıklamalarımız ile bakım sözleşmesinin ana ekranına yapılacak bilgi girişleri de tamamlanmış olur. Dikkat ederseniz ekranınızın sağ tarafında ziyaret tarihleri tablosu tanımlı bir buton yer alır. Bu buton tıklandığında veya ALT+Z tuşlarına basıldığında, bakım sayısı alanına girilen sayı ile doğru orantılı olarak ziyaret tarih ve referans numaralarının yer aldığı yukarıdaki örnek ekranımızda da gördüğünüz gibi bir tablo ile karşılaşacaksınız. Sözleşme süresince carinize cihazın bakımı ile ilgili bir taahhütte bulunduysanız, bunu bakım sözleşmesi ekranının bakım sayısı alanına girmiş olmanız gerekir. Örneğin sözleşmeniz bir yıl süre ile geçerli ise ve bu süre zarfında cariniz 3 kez ziyaret edilerek cihazına bakım yapılacaksa, bakım sayısı alanına üç rakamını girmiş olmalısınız. Şu anda ekranda gördüğünüz tabloda, bir yılı kapsayan bakım sözleşmesi ve taahhüt edilen bakım sayısı için otomatik olarak oluşturulan ziyaret tarihleri ve ziyaret kodları yer almaktadır. Ziyaret tarihleri bakım sözleşmesinin geçerli olacağı süre ve bakım sayısı dikkate alınarak hesaplanmaktadır. Örnek: Sözleşme Başlangıç Tarihi: Sözleşme Bitiş Tarihi : Bakım Sayısı : 2 Yukarıdaki verilere göre bakım sözleşmesi ile bir yıl boyunda 3 kez bakım yapılacağı taahhüt edilmiştir. Programınız öncelikle bakım sözleşmesinin kaç ayı kapsadığını hesaplar ve bunu bakım sayısına böler. Örneğimizdeki sözleşme (sözleşme başlangıç tarihinden bir sonraki ay dikkate alınarak) 12 ayı kapsamaktadır. Bu süre bakım sayısına bölündüğünde (12/2) 6 rakamını elde ederiz. Bu, sözleşme başlangıç tarihinden sonra yapılacak ilk bakımın ve ilk bakım ile sonraki bakımlar arasındaki zamanı ay olarak belirlememize yardımcı olur. Sözleşme başlangıç tarihi idi. Bu tarihe 6 ay daha ilave edilerek ilk bakım tarihi ve diğer bakım tarihi de 6 ay aralıklarla olarak hesaplanır. Ziyaret kodu başlıklı kolonda ise, her ziyaret için bir ziyaret kodu yer almaktadır. Ziyaret kodları 1, 2 şeklinde ardışık bir sıra izler. Eğer bakım sözleşmesinin referans no alanına ilgili girişi yaptıysanız, ziyaret kodlarının başına bakım sözleşmesinin referans numaraları getirilecektir. Örneğin referans no alanına REF şeklinde bir giriş yaptıysanız, ziyaret kodları REF , REF şeklinde olacaktır. Bu ekrandan ziyaret tarihlerini ve ziyaret kodlarını değiştirme imkânınız da vardır. Eğer bu alanlarda herhangi bir değişiklik yaptıysanız, bakım sözleşmesinin ana ekranına girmeden önce ziyaret tarihleri tablosunu ALT+S tuşları ile kaydetmelisiniz. Bakım sözleşmesinin ana ekranına döndükten sonra sözleşmenizi yine ALT+S tuşları ile kayıt etmeniz gerekir. 20

21 2.8 Vardiya tanıtım kartı (822400) Bu kart ile amacımız; servis elemanlarının hangi vardiyaya bağlı olarak çalıştığının ve bu çalışma sürecinde göstermiş olduğu performanslarının programa girilmesini sağlayacak ilk adımı oluşturmaktır. Dolayısıyla işletmenizde çalışan servis elemanlarının vardiyalarının tanıtılması ve bu vardiyaların çalışma saatlerinin belirlenmesi gerekecektir. Daha sonra tanıtılan vardiyaların çalışma takvimlerinin tanımlanmasına geçilecektir. Bunun içinde programınızın Takvim tanıtım kartı (822401)'dan işletmenizde kullanılacak takvimler tanımlanmalı sonrasında da Takvimli vardiya takip formu (822402) programından vardiyalarla ilişkilendirilmelidir. İşte programınızın bu bölümünden işletmenizdeki vardiyaların tanımlamaları yapılacaktır. Vardiya kodu ve vardiya ismi: Bu alanlara işletmenizde ki vardiyalara ilişkin belirleyici olabilecek kod ve isim girişi yapmalısınız. Kod için VRD-01, isim içinde Normal Çalışma Saatleri gibi bir tanımla yapabilirsiniz. Vardiya adedi: Bu alanda da sizden istenen tanımlayacağınız vardiya kartının kaç adet vardiyadan oluştuğunu girmenizdir. Eğer işletmeniz 06:00-14:00 14:00-22:00 22:00-06:00 gibi saatler arasında 3 vardiya çalıştığını düşünürsek bu alana girilecek değer 3 olacaktır. Yani tanımladığınız vardiya kartında ki çalışma saatlerinin kaç adet olduğu girilecektir. Programınız 4 adet vardiya saati girişi yapacağınız şekilde düzenlenmiştir. Bu alana 2 girilirse, ekranınızın üst bölümündeki vardiya saatleri butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek ekran, sadece iki adet vardiya saati gireceğiniz şekilde düzenlenecektir. Yani iki satırdan oluşacaktır. Vardiya rengi: Tanımlamakta olduğunuz vardiyanın Takvimli vardiya takip formu ekranında hangi renk ile belirtilmesini istiyor seniz ilgili rengi bu alandan seçmelisiniz. Böylece vardiyalarınızı takvim ekranından renklerine göre de ayırt edebilmeniz mümkün olacaktır. Çünkü takvim kartlarını birden fazla vardiya kartı için kullanabilmeniz mümkündür. Evet, vardiya kartınıza ilişkin tanıtıcı bilgileri girdikten sonra sıra, bu vardiya kartının çalışma saatlerini belirlemeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan Vardiya saatleri butonunu tıklamalısınız. Karşınıza vardiya tanıtımı ekranından girdiğiniz vardiya adeti doğrultusunda saat girişi yapacağınız bir ekran gelecektir. Şimdi de bu ekranda gördüğünüz alanların dolayısıyla bu alanlara yapılacak girişlerin neler olduklarını açıklamaya çalışalım. Vardiya no: Vardiya numaraları belirlenirken, tanıtım kartının vardiya adeti alanında yaptığınız girişler baz alınır. Yani yukarıda açıkladığımız vardiya adeti alanı 2 olarak belirtilmişse, bu ekranda ki vardiya numarası da iki adet olarak karşınıza gelecektir. Dolayısıyla kullanıcıların bu alana müdahale edebilmeleri mümkün değildir. Vardiya başlama saati: Bu alana tanımlamakta olduğunuz vardiyanın başlama saati girilmelidir. Saat girişleri 00:00 formatında yapılmalıdır. Vardiya bitiş saati: Bu alana da tanımlamakta olduğunuz vardiyanın bitiş saati girilmelidir. Mola başlama ve bitiş saati 1, 2, 3, 4: Bu alanlara da çalışanların gün içinde verecekleri molalara ilişkin, başlama ve bitiş saatlerini girmelisiniz. Programınız maksimum 4 mola girişi yapacağınız şekilde düzenlenmiştir. Tanıtımını yaptığınız vardiya kartındaki vardiyaların çalışma saatlerini de girdikten sonra ALT+S tuşlarına basarak kayıt etmelisiniz. Daha sonra bu vardiyalar, tanımlanacak takvim kartları ile 21

22 programınızın takvimli vardiya takip formu bölümünden ilişkilendirilip çalışma tarihleri belirlenecektir. 2.9 Takvim tanıtım kartı (822401) Servis elemanlarının vardiyalarına ilişkin çalışma takvimlerini belirleyebilmeleri için öncelikle takvim kartlarının programa tanıtılması gerekecektir. İşletmenizde tüm servis elemanları için aynı vardiyalar kullanıyor ise her biri için çalışma takviminin belirlenmesinde tek bir takvim kartının tanımlanması yeterli olacaktır. Eğer vardiya saatleri farklılık gösteriyor ise, bu durumda takvim tanımlamaları ayrı ayrı olmalıdır. Çünkü cari personel tanımlama bölümünden her bir servis elemanı için baz alınacak vardiyalar -dolayısıyla vardiya kartlarının çalışma tarihleri-, takvim kartlarının seçilmesi ile belirlenecektir. Daha sonra bu takvim kartları, programınızın takvimli vardiya takip formu bölümünden vardiya kartları ile ilişkilendirilecektir. Yani hangi vardiyanın takvim kartındaki hangi günlerde çalışacağı belirlenecektir. Programa girdiğinizde karşınıza takvim tanıtım kartı başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, tanımlayacağınız takvim kartlarını hangi kod ve isimle takip etmek istiyor iseniz ilgili girişleri yapmanızdır Takvimli vardiya takip formu (822402) İşletmenize ilişkin çalışma takvimi bu bölümden oluşturulacaktır. Çünkü tanımlanan vardiya kartlarının takvim ekranı ile ilişkilendirilmesi bu bölümden gerçekleştirilecektir. Böylece vardiyalarınızın 12 aylık süreç içindeki çalışma dönemlerini belirleyebilecek, hangi vardiyanın hangi günlerde çalıştığının takibini yapabileceksiniz. Ayrıca bu bölümden işletmenizin geçmiş yıllara ilişkin çalışma takvimlerini inceleyebilecek hatta gelecek yıllara ilişkin çalışma takvimini oluşturabileceksiniz. Bunun için öncelikle işletmenizdeki vardiyaların ve bu vardiyalar için baz alınacak takvim kartlarının programa tanıtılması gerekmektedir. Programa girdiğinizde öncelikle sizden, vardiya takip formu için hangi takvim kartının baz alınacağını seçmeniz istenecektir. Bunun için Çalışılacak takvim kodu alanında F10 tuşuna basıp açılacak pencereden takvim seçiminizi yapın ve F2 tuşuna basın. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine takvim kayıtlarının güncellendiğini belirten bir mesaj gelecek ve güncelleme işlemi tamamlandıktan sonra takvim ekranına ulaşılacaktır. Çalışma takvimi içinde bulunduğunuz yıl ve ayı baz alarak başlayacaktır. Örneğin takviminizi 2009 yılının Temmuz ayında oluşturuyor iseniz, takviminiz temmuz ayından itibaren başlayacak ve takip eden aylarla devam edecektir. Şimdi takvim ekranınızın genel görüntüsü ile birlikte vardiyalarınızın hangi günlerde çalıştırılacağını belirlemeye çalışalım. Ekranınızın üst bölümünde; Vardiya: Tanımsız ve Hafta sonu günleri ifadelerinin yer aldığını göreceksiniz. Programa ilk girdiğinizde tanımladığınız vardiyaların hangi günlerde çalıştırılacağına, ilişkin herhangi bir tanımlama yapılmadığından imleciniz hangi gün üzerinde olursa olsun, vardiya tanımsız ifadesi yer alacaktır. Vardiyalar takvim ekranına girildikten sonra bu alanda, ilgili vardiyanın kodu ve adı yer alacaktır. Programda vardiya takvimi; cumartesi ve pazar günleri hafta tatili olarak kabul edilmiş ve bu doğrultuda hazırlanmıştır. Eğer işletmenizde Cumartesi ve Pazar günleri normal çalışma günü olarak kabul ediliyor ise ilgili günlerin başında yer alan işaretini kaldırmanız yeterli olacaktır. Böylece hafta sonu günleri hafta içi olarak kabul görecektir. Vardiyaların çalışma günleri nasıl belirlenir? 1. Öncelikle imleç vardiyanın tanımlanacağı gün üzerine getirilmelidir. 2. Daha sonra Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp açılacak pencereden vardiya seç seçeneği tıklanmalıdır. 22

23 3. Bu işlem sonrasında ekranın üzerine açılacak penceresinden ilgili günde çalıştırılacak vardiya seçilmelidir. 4. Böylece seçilen vardiya takvim ekranına aktarılmış olacak ve ilgili gün vardiyanın vardiya tanıtım kartı ekranından belirlenen renge boyanacaktır. Ekranınızın üst bölümünde yer alan vardiya bölümüne de seçilen vardiyanın adı otomatik olarak yazılacaktır. Çalışma günü belirlenen vardiyalar diğer günlere/aylara nasıl kopyalanır. 1. Öncelikle imleç, hangi günün vardiyası kopyalanacak ise ilgili gün üzerine getirilmelidir. 2. Daha sonra Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp açılacak pencereden amacınıza uygun olacak kopyalama seçeneği seçilmelidir. Şimdi bu seçeneklerin neler olduklarını ve hangi işlemi gerçekleştirdiklerini tek tek inceleyelim. Seçilen güne kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri istenilen güne aktarılabilecektir. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, 18 Temmuza kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra 18 Temmuz günü Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili güne ait tüm bilgiler 15 Haziran gününe ait bilgilere sahip olacaktır. Seçilen haftaya kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde istenilen haftaya aktarılabilecektir. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının 3. haftasına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayının 3. haftası Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili haftaya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır. Seçilen haftaya kopyala (hafta sonu hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde hafta sonu haricinde istenilen haftaya kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının 3. haftasına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayının 3. haftası Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili haftaya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır. Seçilen aya kopyala: Bu seçeneğin tercih edilmesi durumunda istediğiniz vardiya bilgilerini takviminizde istenilen aya aktarabileceksiniz. Örneğin 18 Temmuz gününe ait vardiya bilgilerinin Eylül ayına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 18 Temmuz tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra eylül ayı Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili güne ait bilgiler eylül ayına kopyalanacaktır. Seçilen aya kopyala (hafta sonu hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde hafta sonu haricinde istenilen aya kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayına hafta sonu hariç kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayı mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili aya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır. 23

24 Tüm aylara kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizdeki tüm aylara hafta sonu dahil olmak üzere otomatik olarak kopyalanacaktır. Tüm aylara kopyala (hafta sonu hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizdeki tüm aylara hafta sonu hariç otomatik olarak kopyalanacaktır. Seçilen ayın belli bir gününe kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde seçtiğiniz ayın belli günlerine kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının Sadece Pazartesi günlerine kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilip bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra Temmuz ayı Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine Atama Yapılacak Günler başlıklı bir başka ekran gelecek ve pazartesiden pazara kadar olan tüm günler alt alta sıralanacaktır. Bu aşamada yapılması gereken vardiya bilgilerinin hangi günlere kopyalanacağının Mouse göstergesiyle seçilip enter tuşuna basılmasıdır. Tüm ayların belli gününe kopyala: Bu seçeneğin bir önceki seçenekten tek farkı seçilen vardiya bilgilerinin tek bir ayın belli günlerine kopyalanması yerine takviminizdeki tüm ayların belli günlerine kopyalanmasıdır. Vardiya iptal: Bu seçenek ile de takvim ekranından tanımlanan vardiyaların iptali söz konusu olacaktır. Mouse'unuzu vardiya iptal seçeneği üzerine getirdiğinizde karşınıza 9 vardiya tanımından oluşan bir pencere açılacaktır. Bu aşamada sizden istenen hangi seçeneğe göre tanımlanan vardiyaların iptal edileceğini seçmenizdir. Örneğin tercihiniz seçili ay ise, mouse'unuz hangi ay üzerinde ise ilgili ay için tanımlanan tüm vardiyalar iptal edilecektir. Aynı şekilde bu pencereden tüm aylar seçeneğinin tercih edilmesi durumunda takviminizde yer alan tüm aylara ilişkin vardiya tanımları iptal edilecektir. Evet, vardiya tanımlarının nasıl yapılacağı ve iptal edilmesi gereken vardiyaların nasıl belirleneceğine ilişkin açıklamalarımızın yeterli olduğunu düşünerek takvim ekranında yer alan birkaç detaya değinmek istiyoruz. Cumartesi ve pazar günleri takvim ekranında nasıl işlem görmektedir? Gördüğünüz üzere ekranınızın üst sağ bölümünde hafta sonu günleri başlığı altında Cumartesi ve Pazar seçeneklerinden oluşan bir bölüm yer almaktadır. Programa ilk girdiğinizde bu seçeneklerin her ikisi de seçili durumdadır. Yani her iki günde hafta sonu olarak kabul edilmektedir. Eğer bu günler işletmenizde normal çalışma günü olarak işlem görüyor ise bu günlerin başında yer alan check işaretini kaldırmanız yeterlidir. Böylece ilgili günler takvim ekranınız da Hafta içi olarak kabul edilecektir. Bunu takvim ekranınızın her aya ait vardiya bilgilerinin verildiği bölümden de görebilirsiniz. Aylık vardiya bilgileri bölümü Takvim ekranında her aya ilişkin aylık çalışma bilgilerini veren bölümler yer almaktadır. Burada ilgili ay için hafta içi çalışma, hafta sonu çalışma, toplam çalışma ve tatil günü sayısı, gün, saat ve dakika cinsinden belirtilmektedir. İşletmenizde Cumartesi ve Pazar günleri hafta sonu olarak kabul ediliyor ise bu günler ekranınızda hafta sonu alanına dahil edilecek aksi durumda Hafta içi olarak kabul edilecektir. 24

25 2.11 Cari personel tanıtım kartı (822410) Bu kart ile amacımız; servis bakım elemanlarınızın programa tanıtılması daha sonrasında bu personellerin ekip tanıtım kartından seçilerek ilişkilendirilmesidir. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden tanımlayacağınız Personelin kodunu, adını ve soyadını girmeniz, Tipi alanından hangi görevle çalışacağını (satıcı, satın almacı, diğer eleman) belirtmeniz, Çalışmakta olduğu bankanın kodunu, şubesini ve hesap numarasını girmeniz, Daha sonrasında muhasebe kodları sayfasına ulaşıp, alacağı iş avansı, bordro avansı, maaşı, uzun ve kısa vadeli borç hesabına ilişkin çalışacak hesapların kodlarını girmeniz, Firmanız prim sistemine göre çalışıyor ise detay bilgiler ekranından tanımlamakta olduğunuz personelin alacağı primin ne şekilde hesaplanacağını belirtmeniz istenecektir. Prim girişleri, ya satılan ürün miktarı üzerinden sabit bir fiyat, ya toplam satış tutarı üzerinden belirli bir yüzde, ya da hem sabit fiyat hem de yüzde olabilir. En son girilecek ayrıntı ise basamaklı prim tablosu sayfasından tanımladığınız personellerin ne kadarlık satış yaparlarsa ne oranda prim alabileceklerini sırasıyla belirtmenizdir. Girişler tamamladıktan sonra ALT+S tuşlarına basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu ekrana ait daha detaylı bilgi için Personel tanıtım kartı (041430) programına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz Ekip tanıtım kartı (822420) V14 serisi ile birlikte Servis bakım yönetimimizde cihaz bakımlarıyla ilgilenen çalışanlar gruplandırılıp çalışmaları ekipler halinde takip edilebilecektir. Böylece hangi ekipte hangi personelin çalıştığı, hangi saatte hangi cihazın bakımıyla ilgilendiği, sonucun ne olduğu gibi detaylar ayrıntılarıyla izlenebilecektir. Bunun içinde ekip kartları, Bakım Talep Evrakı (824000) ekranından seçilecek ve hangi cihazın bakımıyla ilgilendiği kayıt altına alınacaktır. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken, tanımlanacak ekibin hangi kod ve isimle takip edileceğinin ve bu ekibin hangi cariye (müşteriye) bağlı olarak çalışacağının belirtilmesidir. Bu tanımlamalar yapıldıktan sonra ekranın ikinci yarısından ekibi oluşturan personellerin girişleri yapılacaktır. Personel seçimi de ekranın cari personel kodu veya adı alanından gerçekleştirilecektir. Sonrasında da seçilen her personel için ekipteki çalışma kapasitesine göre puanlandırma yapılıp ekip kartı kayıt altına alınacaktır Kargo tanıtım kartı (822430) Bu program ile amacımız bakım için servise gelen ve bakımı yapılıp müşteriye teslim edilen cihazların geliş ve gönderiliş biçimlerinin kargo olması durumunda hangi kargo firmaları ile çalışıldığının bilgisini programa tanıtmak sonrasında da bu kartları Bakım talep evrakından seçerek karta işlemektir. Bunun için program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken ekranın; Firma kodu ve adı alanlarına çalışılan her kargo ve kurye firması için uygun olacak kod ve adın girilmesidir. Firma tipi alanında yapılması gereken tanıtılan firmanın kurye mi yoksa kargo mu olduğunun belirtilmesidir. Yetkili, telefon, faks ve Bu alanlarda da istenen tanıtılan kargo firması ile iletişimin kurulmasını sağlayacak yetkilinin, adını, soyadını, firma telefonunu, faks numarasını ve adresini girmenizdir. Tüm girişler tamamlandıktan sonra bilgiler ALT+S tuşlarına basılarak kayıt altına alınmalıdır. 25

26 2.14 Arıza grupları tanıtım kartı (822450) Firmanızda servisi verilen cihazlarınıza ait arıza bilgilerini gruplayabilirsiniz. Böylece hangi cihazın hangi arıza grubuna ait olduğunu daha kısa sürede belirleyebilirsiniz. Bu amaçla programlarımıza eklenmiş olan Arıza grubu tanıtım kartı ekranında sizden istenen, arıza tanımlamalarınızı hangi grup kodu ve adı ile takip edeceğinizi belirtmenizdir. Daha sonra bu tanımlamalar programınızın Arıza tanıtım kartı (822000) ekranından seçilecek ve tanımlanan arıza kartında ki cihaz arızasının hangi gruba ait olduğu girilebilecektir Arıza sınıfları tanıtım kartı (822460) Bu bölümden firmanızda servisi verilen cihazların arızalarına ait sınıflandırmalar yapılacak daha sonra sınıflar programın arıza tanıtım kartı ile ilişkilendirilecektir. Program çalıştırıldığında sadece yapmanız gereken tanımlayacağınız arıza sınıfına ilişkin açıklayıcı kod ve isim girişi yapmanız ve bilgilerinizi kaydetmenizdir İptal nedenleri tanıtım kartı (822470) Bu bölümden bakıma gelip herhangi bir sebepten dolayı bakımı iptal edilen cihazlar için iptal nedenlerinin tanımlamaları yapılacaktır. Daha sonra bu tanımlamalar programlarımızın operasyon menüsünden iptal edildi seçeneği seçildiği an açılacak ve kullanıcılarımızın bakım iptaline sebep olan tanımı programa işlemesine yardımcı olacaktır. Cihazın servis iş emri kartına da otomatik olarak yansıyacaktır. Amacımız bakıma gelen cihazların bakım iptal bilgisini saklamaktır. Program çalıştırıldığında yapılacak tek işlem iptal sebebine ilişkin açıklayıcı olacak kod ve ad girişi yapıp ALT+S tuşlarına basarak kayıt altına almaktır. 26

27 3. PLANLAMA Bu bölümde, bakım talep evrağı ile bakım talep fişinden servis iş emri oluşturma ve izleme programlarımı inceleyeceksiniz. 3.1 Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) Tamir servis merkezi yönetiminizin bu bölümünden almış olduğunuz bakım talepleri doğrultusunda servis bakımlarınızı takip ettiğiniz servis işemri kartları ile servis işemri malzeme planlama ve rota planlama fişlerinizin otomatik olarak oluşumunu sağlayacaksınız. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda öncelikle sizden istenen hangi bakım taleplerini inceleyeceğinizi belirlemenizdir. Bunun için ekranın İlk talep tarihi, son talep tarihi alanlarında, oluşturulacak servis iş emri fişlerinin hangi tarih aralığında ki talepleri baz alacağını belirtebilirsiniz. Bakım talep durumu alanında sizden istenen; hangi durumdaki talep evraklarını listeleyeceğinizi belirtmenizdir. Programınız bu alanda size, planlanmış, planlanmamış ve tümü seçeneklerini sunacaktır. İnceleyen ekip kodunu atanacak ekip koduna ata: Bu parametre ile amacımız; bakım taleplerinin tüm detaylarının izlendiği bu ekranda, cihazın talep evrakı ile gelip uygunluğunun incelemesinde bulunan ekip kodunun, cihazın bakımıyla yani arızasıyla ilgilenecek ekip olarak ekrana aktarılmasını sağlamaktır. Yani bakım talep evrakının inceleyen ekip alanından seçilen ekip kodunun bu ekrana işe atanan ekip kodu olarak yansıtıp kullanıcılarımıza giriş kolaylığı sağlamaktır. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra istediğiniz özellikteki bakım taleplerinize ait detaylar ekranınızın ikinci yarısına yansıyacaktır. Bu bölümde aşağıda ki alanlar yer alacaktır. Evrak seri-sıra no: Bu alanda seçtiğiniz bakım talep hareketlerinin girildiği evrakın seri ve sıra numarası yer alacaktır. Evrak tarihi: Bu alanda da bakım talep evrakının girildiği tarih yer alacaktır. Teslim tarihi: Bakım talebinde bulunulan cihazların bakımları yapıldıktan sonra teslim edileceği düşünülen tarih bu alanda yer alır Aksesuarlar: Bu alana da bakımı yapılacak cihazla birlikte teslim alınan aksesuarların kayıtları yer alacaktır. Bildirilen arazılar: Bu alanda da bakım için servise gelen cihazda müşteri tarafından bildirilen arızaların neler olduğunun bilgisi yer alacaktır. Tespit edilen arızalar: B u alanda bakım için servise gelen cihazları ilk aşamada inceleyen ekip tarafından belirlenmiş arızaların neler oldukları yer alacaktır. İnceleyecek ekip kodu ve ekip adı: Bu alanlarda bakım talep evrakından cihaz girişini yapan dolayısıyla bakımı yapılacak cihaza ilişkin ilk incelemede bulunan ekibin kodu ve adı yer alacaktır. Seri no, Stok kodu, Stok adı: Bu alanlarda bakıma gelen cihazın takip edildiği seri numarası ile kodu ve adı yer alacaktır. 27

28 Bu ekranla ilgili girişlerinizi açıklamalarımız doğrultusunda tamamladıktan sonra, istediğiniz bakım talep satırını seçip ekranınızın üst bölümünde yer alan iş emri oluştur butonunu tıklayın. Seçtiğiniz bakım talebi için servis işemri kartları ve servis iş emri planlama ve rota fişleri otomatik olarak oluşacaktır. Zaten daha sonra bu programa girdiğinizde, ilgili talep satırı planlandı olarak işlem görecektir. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin bu programda kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Bunun yanı sıra Bu ekranda da bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile tutar, bakiye, toplam vb. kolonlar için dip toplam alabilecek, ekranınızda yer alan dökümleri istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu gruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirleyebileceksiniz. Aktarım menüsünde ki seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz (Excel, tekst, xml, html vb.) ve aktarım özellikleri seçeneğini kullanarak istediğiniz formatta aktarım yapabileceksiniz. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz butonlardan bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir harekete ilişkin çeşitli detay bilgiye ulaşabileceksiniz. Örneğin talep fişini anında görüntüleyebilecek, kayıt hikâyesinin detaylarını izleyebileceksiniz. Analizler menüsünde yer alan seçenekler ile istediğiniz herhangi bir satırdaki talebin nakım evrakına anında ulaşabileceksiniz. Operasyon menüsündeki işemri oluştur seçeneği ile de istediğiniz talep satırı için servis işemri kartı ile birlikte servis işemri planlama ve rota planlama fişini oluşturabileceksiniz. 3.2 Bakım talep evrak operasyonları (828020) Bakım talep evrak operasyonu; istenen tarih aralığında programın evraklar bölümünden girişleri yapılan tüm bakım talep evraklarının detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden incelenebilmesine hatta bu evraklara ulaşıp üzerinde değişiklik yapılabilmesine olanak tanıyan çok amaçlı programdır. Bu ekranı bakım talep evraklarına ilişkin detayların başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Bu ekranda açık kapalı ayrımı gözetmeden tüm bakım talep evraklarını listeleyebileceğiniz gibi, sadece açık durumda yada sadece kapalı durumda olan yani bakım evrakına çevrilmiş bakım taleplerini listelenebilmeniz de mümkündür. Programı çalıştırdığınızda ekrana gelecek olan tüm bilgiler bakım talep evrakından girilen detayları baz almaktadır. Bu ekranda kullanıcılarımız isterlerse, tek bir tuşla bakım talep evraklarını bakım evraklarına çevirebileceklerdir. Ekranda da bakım talep evrakının düzenlendiği tarih, evrak seri ve sıra numarası, tüketici kodu-adı, bakımı yapılacak cihazın seri numarası, bakımda kullanılacak stokun kodu-adı, servisin türü (ücretli, garanti kapsamında, diğer), kullanılan malzemelerin ait olduğu depo, talep evrakından girilen açıklama, kullanılan malzemelerin miktarı, belge numarası, inceleyecek ekibin kodu-adı, tespit edilen arızaların kodu-adı, talep evrakı bakım evrakına çevrilmiş ise bakım evrakının numarası, belge tarihi, cihazın teslim alındığı tarih, teslim edildiği tarih ve bakım evrakının durumu (açık/kapalı) şeklinde başlıklar ayrı ayrı listelenecektir. Programınızın sağladığı en büyük kolaylıklardan biri de ekrandan çıkmadan önceden girişi yapılmış bakım talep evraklara ulaşmanızdır. Ayrıca kullanıcılarımız hareketlere ilişkin tarih aralığını değiştirmek isterlerse Alt+C tuşlarına basıp imleçlerini ekranın üst bölümündeki tarih girişlerinin yapılacağı alanda konumlandırabilir ve istedikleri tarih aralığını yeniden belirleyebilirler. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse unuzun sürükle bırak özelliğinin bu programda da kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca listelenen bilgilerin farklı çalışma ortamlarına aktarılması (Excel, Text, Xml, Html) da mümkün olmaktadır. 28

29 Bakım talep evrakları için bakım evrağı hazırlanabilir mi? Bu program çok amaçlı kullanım özelliğinden dolayı, siz kullanıcılarımızın bakım talep evraklarını detaylı olarak inceleyebilmeniz dışında, bu ekrandan çıkmadan istediğiniz bakım talep evrağı için bakım evrağı düzenleyebilmenizi de mümkün kılmaktadır. Bunun için yapılacak tek işlem, ilgili bakım talep satırını ya da satırlarını mouse göstergesi ile seçip ekranınızın üst bölümünde yer alan operasyonlar menüsünden seçili evrakları bakım evrağına çevir seçeneğini çalıştırmanızdır. Bu işlem sonrasında, ilgili evrak her bakım talep evrağı satırı için otomatik olarak karşınıza gelecek ve bakım talep evrağında ki bilgileriniz de bu evraka yansımış olacaktır. Bu aşamada size düşen evrakınızı kaydetmeniz ya da üzerinde değişiklik yapmanızdır. Bakım talep evrakları yönetimi ekranından çıkmadan yeni bakım talep evrağı girişi yapılabilir mi? Programınız bakım talep evraklarını incelemeniz dışında, bu ekrandan çıkmadan yeni bakım talep evrağı girişi yapmanızı da mümkün kılmaktadır. Bunun için yapılacak tek işlem, imleciniz tablo bölümünde iken ekranınızın üst bölümünde yer alan Yönetim menüsünden yeni bakım talep evrağı seçeneğini çalıştırmanızdır. Bu işlem sonrasında karşınıza bakım talep evrağı otomatik olarak gelecektir. Bu ekrandan yaptığınız girişler de anında Bakım talep evrağı yönetim ekranına yansıyacaktır. 29

30 4. SERVİS İŞ EMİRLERİ Bu bölümde servis iş emirleriyle ilgili evrak girişleri yapılacaktır, sırasıyla bunları açıklayalım. 4.1 Servis iş emri kartı (822440) Tamir servis programımız servise gelen her cihaz için servis iş emri kartı oluşturup cihazın geçirdiği tüm süreçleri ve durumunun takibini bu kart yardımıyla yapabilirsiniz. Yani cihazın hangi tarihte hangi müşteriden geldiği, bakımı için planlanan tarihi, servisin nerede verildiği, hangi hizmet ve stokların kullanılacağı gibi tüm detayları bu ekrandan girip işleyiş sürecinizi izleyebilirsiniz. Bunun yanı sıra bu ekrandan cihazların bakım için geçirdiği tüm operasyonlar süre bilgileriyle birlikte kullanıcılarımıza sunulacaktır. Servis yönetim programımızda servis işemri kartlarını ve bu kartlardan her cihaz servisine özel malzeme planlamalarını (stok ve hizmete yönelik planlamaları) Bakım talep evrağı girişlerinizden yararlanarak oluşturabilmenizde mümkündür. Bunun için programınızın planlama menüsünde yer alan Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) programını çalıştırmanız yeterlidir. Biz şimdi burada ekranda gördüğünüz her bir alanın ne olduğunu ve nasıl giriş yapılacağını ekranının ilk sekmesi olan servis iş emir kartı ekranını açıklayarak başlayacağız, sonrasında da yine bu ekranda yer alan süre bilgileri ekranıyla açıklamalarımıza devam edeceğiz. Önemli Not Yukarıda da özellikle belirttiğimiz gibi servise gelen her cihazın bakımına yönelik iş emri kartlarını, işemri malzeme planlama fişi ile rota planlama fişlerinin otomatik olarak oluşturabilme özelliğine sahiptir. Dolayısıyla bu bölümden, otomatik olarak oluşmuş olan iş emri kartlarını ekranınıza çağırabilmeniz de mümkün olacaktır. Otomatik olarak oluşan iş emri kartları ile ilgili ayrıntılı bilgi programınızın Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) bölümünde verilmiştir. Servis iş emri kartı İş emri kodu: Her servis iş emri kodlarıyla birlikte takip edilir. Dolayısıyla iş emri girişlerinde yapılacak ilk tanımlama, o iş emrine bir kod vermek olmalıdır. Şimdi servisinize yönelik düzenlemekte olduğunuz iş emrinin kodunu bu alana girin. Eğer Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) programından otomatik oluşan iş emirleri incelenecekse, bu alanda F10 tuşuna basıp açılacak pencereden ilgili iş emrinin kodunu seçmeniz yeterli olacaktır. Kart bilgileri otomatik olarak ekranınıza yansıyacaktır. İşemri adı: Bu alana servis iş emri adı girilmelidir. İş emri adı olarak, yapılacak bakıma ilişkin açıklayıcı bir ifade kullanabilirsiniz. Açılış tarihi: İş emri kartlarının oluşturulma tarihidir. Planlanan servis tarihi: Ekranınızda yer alan servis iş emri kartı ile bakımı yapılacak cihaz için bakımın başladığı tarihtir. Kapanış tarihi ve saati: Ekranınızda yer alan servis iş emri kartı ile bakımı yapılıp iş süreci tamamlanmış cihazların bitiş tarihi ve kapandığı saat bilgisidir. Tüketici kodu, adı: Bu alana cihaz bakımının yapılacağı tüketicinin kodu ve adı girilecektir. Talep eden yetkili: Bu alanda bilgi amaçlı olarak cihaz bakımını talep eden yetkilinin adı ve soyadı girilebilir. Cihaz seri no: Bakımı yapılacak cihaza ilişkin seri numarası bu alana girilmelidir. Cihaz seri numaralarını F10 tuşuna basarak ya da satır sonu butonunu tıklayarak görüntüleyeceğiniz listeden seçebilirsiniz. 30

31 Stok kodu ve adı: Cihaz seri numarasını girdiğiniz stokun kodu ve adı bu alanlara otomatik olarak gelecektir. Servis yeri: Bu alanda da yapılması gereken servisin nerede verildiğinin bilgi amaçlı olarak girilmesidir. Program size bu alanda, şirkette, müşteride, dışarıda ve diğer seçeneklerini sunacaktır. Servis türü: Bu alanda da sizden, cihaz için verilecek servisin, ücretli mi yoksa garanti kapsamında mı olup olmadığını belirtmenizdir. Talebin geliş şekli: Bu alanda sizden istenen arızalı cihazın servisinize ne şekilde geldiğini belirtmenizdir. Programınız bu alanda size telefon, fax, kurye, kargo, bayii, mail gibi birçok seçenek sunacaktır. Size uygun olan seçeneği seçerek işleminizi tamamlayabilirsiniz. Tespit edilen arızalar: Bu bölümde yapılması gereken, cihazların bakımları detaylandıkta ortaya çıkan arızaların iş emri kartından girilip kayıt altına alınabilmesini sağlamaktır. Kaynak evrak no: Servis İş emri kartı Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) ekranından otomatik olarak oluşturulmuş ise işemri kartının oluşumuna kaynak olan bakım talep evrakının evrak numarası bu alanda görüntülenecektir. Kaynak evraka git butonuna basılarak da ilgili evrakın detayına ulaşılabilecektir. İş emri durumu: Bu alanlar da takibi yapılan cihazların ne durumda olduğu izlenecektir. İncelemede, onay bekliyor, servise alındı, tamamlandı gibi. Kullanıcılarımızın bu alanlara karttan müdahale edebilmeleri mümkün değildir. Programın Operasyon menüsünde sunulan seçeneklerle işemri kartlarının durumları otomatik olarak belirlenmektedir. Detaylar Servis iş emri kartının bu bölümünden bakımı yapılacak cihaza yönelik birçok ayrıntı izlenebilecektir. Cihaz arızasını tespit eden ekibin kodu, adı, işe hangi ekibin atandığı, bakımı hangi ekibin yaptığı izlenecek bilgilerden sadece bir kaçıdır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız yine bu bölümden, servisi verilen cihaz için işçilik tutarının, yedek parça tutarının, toplam servis tutarının ne kadar olduğunu, bakım için tahmin edilen sürenin ve gerçekleşen sürenin ne olduğunu, eğer servis iptal edilmiş ise iptal nedeninin ne olduğunu ayrıntılı olarak izleyebileceklerdir. Bu ekranın bir başka özelliği de kullanıcılarımıza servis iş emri kartlarına yönelik bilgi amaçlı olarak açıklama girişleri yapabilmelerine imkân vermesidir. Kısacası bu ekran bakımla ilgili olarak cihazların kimlik bilgisi gibi detaylarını sunacaktır. Süre bilgileri Servis iş emri kartının üst bölümünde yer alan bu buton ile amacımız; bakımı gerçekleşecek cihazların geçirmiş olduğu operasyonların süre bazında bilgilerini tutmak ve bu bilgiler doğrultusunda hangi aşama da ne kadar zaman harcandığının bilgisini sağlıklı olarak takip edebilmek ve her bir alan için özel olabilecek açıklama girişi yapabilmektir. Yani hangi cihazın ne kadar süre incelemede kaldığı, onay için ne kadar beklediği, tamamlanma sürecine ne kadar zamanda geçtiği gibi detayları tek bir ekranda sunmak ve analiz edebilmektir. Servis iş emri kartlarının durumları (incelemede, onay bekliyor, onaylandı, tamamlandı, iptal edildi gibi süreçleri) programınızın operasyonlar menüsünde yer alan ekranlardan gerçekleştirilmektedir. Bu bölümde de kullanıcılarımız zaman bilgisinde değişim yapabilirler. Servis iş emri malzeme planlama fişi butonu Servis programı ile bakımı yapılacak cihazlar için servis işemri kartlarını yukarıda da belirttiğimiz gibi Bakım talep fişinden servis işemri oluşturma ve izleme (825500) ekranından oluşturabilmeniz mümkündür. Eğer ekranınızda yer alan servis iş emri kartı bakımı yapılacak cihaz için bakım kabul evrakında ki girişler doğrultusunda oluşmuş ise bu butonu tıklayarak da ilgili cihazın bakımında kullanılan malzemeleri görebilirsiniz. Eğer yeni bir iş emri kartı tanıtıyor iseniz, bu buton yardımıyla bakımını yapacağınız cihazlar için kullanılacak malzemeleri girebilirsiniz. Servis İş emri planlama fişi ile ilgili detaylar bir sonraki bölüm olan Servis iş emri malzeme planlama fişi başlığı altında açıklanacaktır. 31

32 Servis iş emri rota planlama fişi butonu Eğer ekranınızda yer alan iş emri kartı bakımı yapılacak cihaz için otomatik oluşmuş ise, bu butonu tıklayarak da ilgili cihaz için verilen hizmetlerin girildiği fişi görebilirsiniz. Eğer yeni bir iş emri kartı tanıtıyor iseniz, bu buton yardımıyla bakımı yapılacak cihaz için servis iş emri rota planlama fişini oluşturabilirsiniz. İşemri rota planlama fişi ile ilgili detaylar İş emri rota planlama fişi başlığı altında açıklanmıştır. İş emri formu gönder butonu Tamir servis merkezi yönetiminde bakıma gelen her cihaz için oluşturulan servis işemri kartı, servis iş emri planlama fişi, servis işemri rota planlama, cihaz kartları, ekip kart bilgileri, stok ve hizmet kartlarına ait bilgiler kullanılarak, içeriğini tamamen kullanıcıların belirleyeceği form dosyaları hazırlanıp bunların dökümleri alınabilmektedir. Bunun için öncelikle ilgili dosyanın programınızın Servis iş emirleri/servis iş emri formu tanımlama (822441) bölümünden tanımlanması gerekmektedir. İşte bu buton ile ekranınızda yer alan servis iş emri kartının hazırladığınız dosyalar doğrultusunda dökümü alınacaktır. Bu butonu tıkladığınızda sizden, tanımladığınız dosyanın adını seçmeniz istenecektir. Dosya belirlendikten sonra servis iş emri kartınızın dökümünü alabileceksiniz. Servis iş emri tanıtım kartı ekranındaki butonlara ait girişlerinizi bitirdikten sonra, kartınızı ALT+S tuşlarıyla yada Sakla butonunu tıklayarak kaydetmeyi unutmayınız. Daha sonra bu işemri kartlarının onaylanması ve işemrinden yararlanarak bakım evraklarının oluşturulması sürece başlayacaktır. Bunun içinde programınızın operasyon başlıklı menüsünde yer alan ekranlardan yararlanılacaktır. 4.2 Servis iş emri formu tanımlama (822441) Tamir servis merkezi yönetiminde kullanıcılarımız; bakıma gelen her cihaz için oluşturulan servis iş emirlerini, servis iş emri planlama fişini, servis rota planlamalarını, cihaz kartlarını, ekip kart bilgilerini, stok ve hizmet kartlarına ait bilgileri, bunlara bakım evrakları ve evrak açıklamaları da dahil olmak üzere içeriğini tamamen kendilerinin belirleyeceği form dosyaları hazırlayıp bunların dökümlerini alabilirler. Bu tanımlamalar programınızın bu bölümünden yapılacaktır. Ekranın kullanımı çok basit olup, yapılacak en önemli işlem oluşturulacak dosyada hangi bilgilerin yer alacağının seçilmesi ve dosya içeriğine uygun, ayırt edici olabilecek bir isim verilmesidir. Bu seçimde ekranın veri ağacı başlığı altında sunulan bölümlerden yapılacaktır. Dolayısıyla öncelikle hangi verilerin kullanılacağı seçilecek, sonrasında da verideki hangi alanlara yer verileceği belirlenerek, dosya yapısının oluşturulduğu bölüme taşınacaktır. Programınız dosyanız da kullanabileceğiniz birçok veriyi size sunacaktır. Servis iş emrinden, ekip tablo alanlarına, bakım kabul hareket alanlarından kargo tablo alanlarına kadar her ayrıntıyı kullanabileceksiniz. Bu detayların neler oldukları ekranınızın Veri ağacı bölümünde sunulmaktadır. Şimdi iş emri dosyasının nasıl oluşturulacağını bir örnek yardımıyla açıklamaya çalışalım. Oluşturacağımız dosyada Servis iş emirlerinin kodu, adı, açılış tarihi ile bakımı yapılan cihaza ilişkin stok kodu, adı, garanti başlama ve bitiş tarihi gibi detayların yer alacağını düşünelim. Bu aşamada öncelikle Veri ağacı bölümünün Servis_emri başlığında konumlanılacak sonrasında da bu veride sunulan dolayısıyla bizim istediğimiz tüm başlıklar teker teker seçilip (servis işemri kodu, işemri ismi, Açılış tarihi) dosya yapısının oluşturulduğu bölüme sürükle bırak yöntemiyle taşınacaktır. Daha sonra dosyamızda olmasını istediğimiz bakımı yapılacak cihaz bilgilerinin tanımına geçilecektir. Bunun içinde yine veri ağacı bölümüne geçilecek ve cihaz_karti_tablo_alanları başlığında konumlanılacaktır. Burada da bizim isteğimize uyan alanlar belirlenecek (Stok kodu, Stok ismi, Garanti başlangıç tarihi ve garanti bitiş tarihi) ve dosya yapısının oluşturulduğu bölüme aktarılarak işlem tamamlanacaktır. Dosya içeriği belirlendikten sonra yapılacak en son ve en önemli işlem dosyanın ALT+S tuşlarına basılarak kaydedilmesidir. Bu bölümde dosyalar uzantısı *.RTM olarak saklanmaktadır. Bu dosyanın dökümü de Servis iş emri kartı (822440) ekranının İş emri formu gönder butonu tıklanarak gerçekleştirilecektir. Çünkü ilgili ekrandan tanımlanan dosyalar seçilecek ve döküm kullanıcılarımızın isteğine bağlı olarak yazıcıya gönderebilecek yada html, excel, tekst, pdf vb. formatlara aktarımı gerçekleştirebileceklerdir. 32

33 4.3 Servis iş emri malzeme planlama fişi (822445) Programlarımızda bakım için servise gelen cihazların her biri servis iş emri kartına bağlanmakta dolayısıyla ilgili cihazın durumu bu karttan izlenmektedir. Bu bölümden de bakımı yapılacak cihazlar için kullanılacak parçaların (stokların) tanımlamaları yapılacaktır. Yani seçilen iş emrinde hangi parçaların kullanılacağı programa işlenecektir. Sonrasında da bu bilgiler ışığında programın Operasyon başlıklı menüsünde sunulan seçeneklerle, iş emirlerin onaylanması, incelenmesi durumları belirlenecek en son olarak da servis iş emri kartlarından yararlanılarak bakım kabul evrakları oluşturulup iş emri kartlarının kapanışları yapılacaktır. Programlarımızda servis iş emri malzeme planlama fişlerini otomatik olarak oluşturabileceğiniz gibi bu bölümden servis iş emri kartı seçip ilgili iş emri ile kullanılacak malzemeleri tanımlayabilir onayını alabilir ve bakım sürecini başlatabilirsiniz. Şimdi planlama fişini nasıl kullanacağınızı açıklamaya başlayabiliriz. İş Emri Kodu: Bakımı yapılacak cihaz ile ilgili tanımlanan servis iş emri kodunu bu alana girmelisiniz. İş emri kodlarını F10 tuşuna basarak seçebileceğiniz gibi bu alanda satır sonu butonuna bastığınızda karşınıza gelecek pencereden de seçebilirsiniz. Bu pencerede, almış olduğunuz bakım talepleri doğrultusunda Bakım talep fişinden servis iş emri oluşturma ve izleme (825500) programından otomatik olarak oluşturduğunuz servis iş emri kodları da yer alacaktır. Önemli Not Tamir Servis Bakım Yönetim inde almış olduğunuz talepler doğrultusunda, servis iş emri planlama fişini otomatik olarak oluşturabilmeniz mümkündür. Bu konuyla ilgili ayrıntılı bilgiyi programınızın Bakım talep fişinden servis iş emri oluşturma ve izleme (825500) bölümünde bulabilirsiniz. Dolayısıyla bu evrakın iş emri kodu alanında, otomatik oluşturulan iş emri kodlarından herhangi biri seçildiğinde, ekranınızın tablo bölümüne taleplerinize yönelik bakım yapacağınız cihaza ait bilgiler otomatik olarak gelecektir. Bu bilgiler üzerinde değişiklik yapabilmeniz (yeni miktar girişi) mümkündür. Bundan dolayı iş emri kodu ve iş emri ismi alanlarından sonraki açıklamalarımız, otomatik oluşan iş emri planı dışında sizin yeni bir iş emri planı oluşturmak isteyebileceğiniz düşünülerek anlatılmıştır. İş Emri İsmi: İş emri kodu girilince, iş emri ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Stok kodu: Bu alanda bakımı yapılacak cihaza yönelik kullanılacak stokların (yedek parça vb.) kodu girilmelidir. Stok ismi: Kodu girilen stokun adı bu alana otomatik olarak yansıyacaktır. Miktar: Bu alanda istenen, bakımı yapılacak cihaz için seçilen stokun ne miktarda kullanılacağının belirlenmesidir. Brüt tutar: Bu alana seçilen stokun (yedek parçanın) birim fiyatı (stok tanıtım kartından belirlenen) otomatik olarak gelecektir. İskonto: Seçilen stok için iskonto tanımı yapılmış ise yani ilgili stokun tanıtım kartından iskonto kodu seçilmiş ise ilgili iskonto oranına göre hesaplanan tutar bu alana gelecektir. Net tutar: Brüt fiyat ve iskonto sonrasında elde edilen net tutar bu alandan izlenecektir. Depo: Bu kolonda yapılması gereken seçilen stokun hangi depodan kullanılacağının seçilmesidir. Açıklama: Planlama fişinin ilgili satırındaki stok için belirtmek istediğiniz bir açıklama varsa, açıklamanızı bu alana girebilirsiniz. Garanti dahil: Bu alanda istenen bakımı yapılacak cihazın garanti dahilinde olup olmadığının belirtilmesidir. Garanti dahilinde olan cihazların servis ücretine herhangi bir etkisi olmayacaktır. 33

34 Onaylandı: Bu alanda yapılması gereken bakımı yapılacak cihaz için kullanılacak stokun onaylanıp onaylanmadığının belirtilmesidir. Onayı alınmamış parçaların bakım kabul evrakına yansıması mümkün olmayacaktır. Evet, servis malzeme planlama fişinde yer alan bilgileri açıklamaya çalıştık. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu bilgileri bakım talep evrakından otomatik oluşturulmuş bilgilerden alabileceğiniz gibi yeniden oluşturabilirsiniz. Daha sonra bu bilgiler ışığında Operasyon menüsünde ki ekranlar yardımıyla bakım kabul evrakları oluşturulacaktır. 4.4 Servis iş emri rota planlama fişi (822446) Programlarımızda bakım için servise gelen cihazların her biri servis iş emri kartına bağlanmakta dolayısıyla ilgili cihazın durumu bu karttan izlenmektedir. Programınızın bu bölümünden de seçilecek servis iş emri ile bakımı yapılacak cihaza yönelik hangi hizmetlerin verileceği ve bu hizmetlerde hangi ekiplerin ne kadar süre çalışacağına ilişkin bilgilerin tanımlamaları yapılacak dolayısıyla verilen hizmetin ücretlendirilmesi gerçekleştirilecektir. Programlarımızda servis iş emri rota planlama fişlerini otomatik olarak oluşturabileceğiniz gibi bu bölümden servis iş emri kartı seçip ilgili iş emri ile verilecek hizmetleri tanımlayabilir, bakım için planlama tarihi, süresi, belirleyebilirsiniz. Daha sonra bu bilgiler doğrultusunda programın Operasyon başlıklı menüsünde yer alan seçenekler yardımıyla iş emirlerinin onaylanması ve durumları belirlenecek en son olarak da bakım kabul evrakları oluşturularak işlem tamamlanacaktır. Şimdi bu evraka nasıl giriş yapılacağını açıklamaya çalışalım. İş Emri Kodu: Bakımı yapılacak cihaz ile ilgili tanımlanan servis iş emri kodunu bu alana girmelisiniz. İş emri kodlarını F10 tuşuna basarak seçebileceğiniz gibi bu alanda satır sonu butonuna bastığınızda karşınıza gelecek pencereden de seçebilirsiniz. Bu pencerede, almış olduğunuz bakım talepleri doğrultusunda Bakım talep fişinden servis iş emri oluşturma ve izleme (825500) programından otomatik olarak oluşturduğunuz servis iş emri kodları da yer alacaktır. Önemli Not Tamir Servis Bakım Yönetim inde almış olduğunuz talepler doğrultusunda, servis iş emri rota planlama fişini otomatik olarak oluşturabilmeniz mümkündür. Bu konuyla ilgili ayrıntılı bilgiyi programınızın Bakım talep fişinden servis iş emri oluşturma ve izleme (825500) bölümünde bulabilirsiniz. Dolayısıyla bu evrakın iş emri kodu alanında, otomatik oluşturulan iş emri kodlarından herhangi biri seçildiğinde, ekranınızın tablo bölümüne taleplerinize yönelik bakım yapacağınız cihaza ait bilgiler otomatik olarak gelecektir. Bu bilgiler üzerinde değişiklik yapabilmeniz (yeni hizmet girişi) mümkündür. Bundan dolayı iş emri kodu ve iş emri ismi alanlarından sonraki açıklamalarımız, otomatik oluşan iş emri rota planı dışında sizin yeni bir iş emri rota planı oluşturmak isteyebileceğiniz düşünülerek anlatılmıştır. İş Emri İsmi: İş emri kodu girilince, iş emri ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Hizmet kodu: Bu alanda bakımı yapılacak cihaza yönelik verilen hizmetlerin kodu girilmelidir. Hizmet Adı: Kodu girilen stokun adı bu alana otomatik olarak yansıyacaktır. Miktar: Bu alanda istenen, bakımı yapılacak cihaz için seçilen hizmetin ne miktarda kullanılacağının belirlenmesidir. Tutar: Bu alanda cihaz bakımı için verilen hizmetin tutarı otomatik olarak gelecektir. Hizmet tutarı hizmet kartından tanımlanan birim fiyat baz alınarak hesaplanmaktadır. Planlanan Tarih: Bu alana ilgili satırdaki hizmet ile bakımı yapılacak cihaz için planlanan tarih girilmelidir. Planlanan süre: Bu kolonda ilgili satırdaki hizmet ile bakımı yapılacak cihaz için planlanan bakım süreleri girilmelidir. 34

35 Atanan ekip: Bu alana cihazın bakımıyla ilgilenecek yani bakıma atanan ekibin kodu girilecektir. Tamamlanan süre: Bu alana bakımı yapılacak cihaz için kullanılan süre girilecektir. Açıklama: İlgili satırındaki hizmet için belirtmek istediğiniz bir açıklama varsa, açıklamanızı bu alana girebilirsiniz. Garanti dahil: Bu alanda istenen bakımı yapılacak cihazın garanti dahilinde olup olmadığının belirtilmesidir. Garanti dahilinde olan cihazların servis ücretine herhangi bir etkisi olmayacaktır. Onaylandı: Bu alanda yapılması gereken bakımı yapılacak cihaz için kullanılacak stokun onaylanıp onaylanmadığının belirtilmesidir. Onayı alınmamış parçaların bakım kabul evrakına yansıması mümkün olmayacaktır. Evet, servis rota planlama fişinde yer alan bilgileri açıklamaya çalıştık. Bu bilgiler, bakım talepleri doğrultusunda otomatik olarak oluşmuş bilgilerdir. Daha sonrasında bu bilgiler ışığında bakım kabul evrakları Operasyon başlıklı menüde sunulan seçenekler yardımıyla oluşturulacak ve bakım süreci başlatılacaktır. Servis iş emri rota planlama fişinde gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra, ekranınızdaki sakla butonunu tıklayarak fişinizi kaydetmelisiniz. 35

36 5. OPERASYONLAR Bu bölümde işinize yaracak birçok servis iş emri operasyonları yer almaktadır, bunları sırasıyla açıklayalım. 5.1 Servis işemri operasyonları (825900) Bu program ile kullanıcılarımız; istedikleri tarih aralığında bakımını yapacakları cihazlara yönelik oluşturmuş oldukları iş emirlerini, aynı ekran üzerinden izleyebilecek ve durumları üzerinde değişiklik yapabileceklerdir. Programının en önemli özelliği durum ayrımı gözetmeksizin tüm servis iş emirlerini inceleyebileceğiniz yapıda olmasıdır. Yani hem incelemede, hem onay bekleyen, hem onaylanmış, hem servise alınmış, hem kapatılan hem de iptal edilen tüm iş emirlerini listeleyebileceğiniz gibi, istediğiniz duruma sahip servis iş emirlerini de listeleyebileceksiniz. Ekrana yansıyacak olan birçok başlık servis iş emri tanıtım kartı ekranındaki bilgilerden oluşmaktadır. Zaten kullanıcılarımız ekranda ki herhangi bir servis iş emri satırı üzerinde enter tuşuna bastıklarında karşılarına direk olarak servis iş emri kartı gelecektir. Operasyon ekranlarının en önemli özelliği kullanıcılarımıza birçok işlemi tek bir ekran üzerinden gerçekleştirmelerine olanak tanımasıdır. Şöyle ki, Seçilen servis iş emirleri inceleme durumda ise tek bir tuşla onay bekleyen, onaylandı yada iptal edildi durumuna getirebilecek yada onay bekleyen servis iş emrini inceleme durumuna getirip bu ekrandan izleyebileceklerdir. Seçili olan servis iş emirlerini silebilecek ya da ismi üzerinde değişiklik yapabileceksiniz. Bu saydıklarımız yapılacak işlemlerden sadece bir kaçıdır. Bu doğrultuda ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz Operasyon başlıklı menüde yer alan seçenekler siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacak ve iş akışınızı yönlendirecektir. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, istedikleri her hangi bir servis iş emrinin detayına anında ulaşabileceklerdir. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden, tarih aralığı girmeniz istenecektir. Tarih seçimi ile birlikte de tüm işemri operasyonları ekrana sırasıyla yansıyacaktır. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Ekranın hareket satırlarında seçilen servis iş emirlerinin kodu adı, açılış tarihi, bakımı yapılacak stokun kodu adı, durumu, iş emrinin kapanış tarihi, talep evrakının numarası, cihazın bakımı yapıldıktan sonra fatura edilip edilmediğine ilişkin faturalandı bilgisi, tüketici kodu, adı, hangi cariye ait olduğu, bakımı yapılacak cihaza ait aksesuarlar, bildirilen arızalar, bakımı tespit edilen arızaların kodu adı, inceleyecek ekibin kodu adı, bakıma atanan ekibin kodu adı, işe atanan ekibin kodu adı, bakımı yapılan cihazın seri numarası, servis iş emri kartının detaylar bölümünden cihaz bakımına yönelik girilen açıklama-1, açıklama-2 açıklama-3 alanlarına ait detaylar ayrı ayrı başlıklar halinde yer alacaktır. Bu aşamada ekranınızın operasyon başlıklı menüsünde yer alan seçeneklerle listelenen servis iş emirlerinin durumlarını değiştirebilir, yönetim, aktarım ve yazıcı menülerinde ki seçeneklerle iş emri kartlarınıza yönelik birçok işlemi yapabilirsiniz. Bu seçeneklerin neler olduklarını ayrıntılı olarak inceleyelim. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile tutar, bakiye, toplam vb. kolonlar için dip toplam alabilecek, ekranınızda yer alan dökümleri istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu gruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirleyebileceksiniz. Aktarım menüsünde ki seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz (excel, tekst, xml, html vb.) ve aktarım özellikleri seçeneğini kullanarak istediğiniz formatta aktarım yapabileceksiniz. 36

37 Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Raporlar menüsünde yer alan seçenekler ile iş emirleriniz için rapor tasarlayabilecek ve tasarladığınız raporun dökümünü alabileceksiniz. Yönetim menüsünde ki seçenekler ile de iş emirlerinizin kayıt detaylarını inceleyebileceksiniz. Operasyon menüsündeki seçenekler ile aşağıda maddeler halinde açıkladığımız işlemleri gerçekleştireceksiniz Bağlı bakım talep evrağı: Bu seçenek yarımıyla kullanıcılarımız listeledikleri iş emrine ait girilmiş bakım talep evrağını görüntüleyebilirler. Bağlı bakım evrağı: Bu seçenek ile listelenen servis işemirleri için bakım evrakı oluşturulmuş ise ilgili evrak görüntülenir. Seçili iş emirlerini inceleme duruma getir: Bu seçenek yardımıyla kullanıcılarımız, onay bekliyor durumunda olan servis iş emirlerini (birden fazla iş emri seçimi yapılabilir) aynı anda incelemede durumuna getirebileceklerdir. Seçili iş emrini onay bekliyor durumuna getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız, inceleme durumunda olan servis iş emirlerini incelemesi tamamlanıp onay bekliyor durumuna getirebileceklerdir. Seçili iş emrini onaylandı durumuna getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız, incelemede yada onay bekliyor durumunda olan servis iş emirlerini onaylandı durumuna getirip servis akışlarının sürecini başlatabileceklerdir. Seçili iş emrini servise alındı durumuna getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız onaylanmış durumda olan iş emirlerinin servise yani bakıma alınacak durumuna getirebileceklerdir. Seçili iş emrini tamamlandı durumuna getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız servise alınıp bakımı yapılan cihazları için bakımın tamamlandığını belirten tamamlandı durumuna getirebileceklerdir. Seçili iş emrini kapandı durumuna getir: Bu seçenek ile de kullanıcılarımız servise alınıp bakımı yapılarak tamamlandı konumunda takip edilen servis iş emirlerini kapandı konumuna getirebileceklerdir. Seçili iş emrini iptal edildi durumuna getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız listelenen servis iş emirlerinden istediklerini iptal edildi pozisyonuna getirebileceklerdir. Bu seçenek çalıştırıldığında öncelikle iptali onaylamanız istenecek hemen sonrasında da bakımı neden iptal ettiğinize ilişkin bilgi girişi yapacağınız ekran ile karşılaşılacaksınız. Buradan da İptal nedenleri tanıtım kartı (822470) ekranından tanımlanan sebepler seçilecek ve ilgili bakımın bağlı olduğu servis iş emri kartına otomatik olarak iptal edildiği bilgisi yansıtılacaktır. Seçili iş emirlerini iptalinden önceki duruma getir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız herhangi bir sebepten dolayı iptal edilmiş durumuna getirdikleri iş emirlerinin bir önceki durumuna getirilmesini sağlayacak ve ilgili iş emrinin bu durumda takip edilmesine olanak vereceklerdir. Seçili iş emrini sil: Bu seçenek ile kullanıcılarımız istedikleri servis iş emirlerinin iş emri kartlarını silebileceklerdir. Seçili iş emrinin ismini değiştir: Bu seçenek ile kullanıcılarımız istedikleri servis iş emirlerinin ismini değiştirebilirler. Seçili iş emrini bakım evrakına aktar: Bu seçenek ile kullanıcılarımız tamamlandı durumunda olan iş emirleri için bakım evrakını oluşturabileceklerdir. 37

38 Seçili iş emirlerine ekip atama: Bu seçenek ile servis iş emri kartının (822440) detaylar bölümündeki ekip atamalarının seçimi yapılacaktır. Bunun için ekip tipi ve ekip kodu seçimlerinden sonra ilgili ekip ataması yapılacaktır. Önemli Not Görünmeyen kolon başlıklarının ekrana taşınması Operasyon ekranlarımız üzerinde görünmeyen fakat programın içeriğine bağlı olarak değişiklik gösteren birçok kolon başlığımız yer almaktadır fakat ekranda yer almaz. Bu durumda kullanıcılarımızın yapması gereken kolon başlıkları üzerinde mouse'un sağ tuşuna basıp "Alan seçicisi" seçeneğini çalıştırmaları ve açılacak ekrandan istedikleri başlıkları mouse'un sürükle bırak özelliği yardımıyla istedikleri bölüme taşımalarıdır. İlgili ekran görünüm menüsünden kayıt altına alındığında artık varsayılan olarak ekrana yansıyacaktır. Kolon başlıklarının görüntülenmesi için yapılacak bir diğer işlemde, kolon başlıklarının sıralandığı bölümün başında yer alan "Görünen kolonları seçmek için burayı tıklayın" bölümüne basılması ve açılacak ekrandan istenen başlığın aktif duruma getirilmesidir. 5.2 İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825901) Bu program ile kullanıcılarımız; istedikleri tarih aralığında bakımını yapacakları cihazların incelemeye alınmış iş emri kartlarını tek bir ekran üzerinden inceleyebileceklerdir. Dolayısıyla bu ekrana yansıyacak olan tüm servis iş emirlerinin durumu incelemede bekleyen olacaktır. Böylece kullanıcılarımız hangi tarihte hangi cihaz ve hangi tüketici için servis kartının açıldığını anında göreceklerdir. Ekrana yansıyacak olan birçok başlık iş emri tanıtım kartı ekranındaki bilgilerden oluşmaktadır. Zaten kullanıcılarımız ekrandaki herhangi bir iş emri satırı üzerinde enter tuşuna bastıklarında karşılarına direk olarak iş emri kartı gelecektir. Operasyon ekranlarının en önemli özelliği kullanıcılarımıza birçok işlemi tek bir ekran üzerinden gerçekleştirmelerine olanak tanımasıdır. Dolayısıyla bu ekranda kullanıcılarımız Seçtikleri servis iş emirlerinin tek bir tuşla bir sonraki aşaması olan Onay bekliyor durumuna getirebilecek. İş emri kartlarının iptalini iptal nedenlerini girerek gerçekleştirebilecek. İptal edilmiş servis iş emirlerini bir önceki durumlarına getirebilir. İstedikleri iş emri kartını silebilecek. İş emri isimlerini değiştirebilecektir. Bu doğrultuda ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz Operasyon başlıklı menüde yer alan seçeneklerin siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacağına inanıyoruz. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, istedikleri her hangi bir iş emrinin detayına anında ulaşabilecek ve programın izin verdiği alanlarda değişiklik yapabileceklerdir. Ekrandaki iş emirleri için herhangi bir işlem gerçekleştirilirse örneğin onay bekliyor durumuna getirilirse ilgili iş emri farklı bir durumda takip edileceğinden bu ekranda yer almayacak, takip edileceği program Onayda bekleyen servis iş emri operasyonları (825902) olacaktır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle hangi tarih aralığında incelemeye alınan servis iş emri kartlarını inceleyeceğini belirtmeniz istenecektir. Bu belirlemeyle birlikte, ekranınızın ikinci yarısına durumu incelemede bekleyen tüm iş emirleri yansıyacaktır. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Ayrıca bu ekranda ALT+C tuşlarına basarak imlecinizi tekrar tarih alanında konumlandırıp yeni tarih aralığı girebilirsiniz. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin bu programda da kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Bunun yanı sıra Bu ekranda, bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, 38

39 Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile tutar, bakiye, toplam vb. kolonlar için dip toplam alabilecek, ekranınızda yer alan dökümleri istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu gruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirleyebileceksiniz. Aktarım menüsündeki seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz (excel, text, xml, html vb.) ve aktarım özellikleri seçeneğini kullanarak istediğiniz formatta aktarım yapabileceksiniz. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Rapor menüsünde yer alan seçenekler ile rapor tasarlayabilir ve dökümünü alabilirsiniz, Yönetim menüsünde ki seçeneklerle iş emri kartınızın tüm detaylarını inceleyebilirsiniz. Operasyon menüsünde yer alan seçenekler ile de yukarıda da belirttiğimiz gibi, seçili iş emirlerini onay bekliyor durumuna getirebilir, ismini değiştirebilir, iş emri kartlarının silme işlemini gerçekleştirebilirisiniz. Hatta bakım iptalini, iptal sebeplerinin girişlerini programa işleyerek gerçekleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra listelenen servis iş emirlerine ait bakım talep evrağını görüntüleyebilirsiniz ve servis iş emri kartının (822440) detaylar bölümündeki ekip atamalarının seçimini de yapabilirsiniz. Önemli Not Görünmeyen kolon başlıklarının ekrana taşınması Operasyon ekranlarımız üzerinde görünmeyen fakat programın içeriğine bağlı olarak değişiklik gösteren birçok kolon başlığımız yer almaktadır fakat ekranda görüntülenmezler. Bu durumda kullanıcılarımızın yapması gereken kolon başlıkları üzerinde mouse'un sağ tuşuna basıp "Alan seçicisi" seçeneğini çalıştırmaları ve açılacak ekrandan istedikleri başlıkları mouse'un sürükle bırak özelliği yardımıyla istedikleri bölüme taşımalarıdır. İlgili ekran görünüm menüsünden kayıt altına alındığında artık varsayılan olarak ekrana yansıyacaktır. Kolon başlıklarının görüntülenmesi için yapılacak bir diğer işlemde, kolon başlıklarının sıralandığı bölümün başında yer alan "Görünen kolonları seçmek için burayı tıklayın" bölümüne basılması ve açılacak ekrandan istenen başlığın aktif duruma getirilmesidir. 5.3 Onayda bekleyen servis işemri operasyonları (825902) Bu operasyon ekranında kullanıcılarımız onayda bekleyen servis iş emirlerinin listesini alacak, sonrasında da istedikleri servis iş emri satırının durumunu operasyon başlıklı menü altında sunulan seçenekler ile değiştirebilecektir. Programın çalışma mantığı bir önceki bölümde açıkladığımız İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ekranı ile aynıdır. Aralarında ki tek fark bu ekranda sadece onayda bekleyen iş emirlerin listelenmesidir. Bu operasyon ekranı çalıştırıldığında da öncelikle yapılması gereken hangi tarihler arasında ki onayı bekleyen servis iş emri kartlarının listeleneceğinin belirlenmesidir. Bu belirlemeyle birlikte istenen detaylar ekrana yansıyacaktır. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Bu aşamada yapılması gereken seçilen satırların Operasyon menüsünde sunulan seçenekler yardımıyla bir sonraki aşamasının ne olacağının belirlenmesidir. Kullanıcılarımız bu ekranda onayda bekleyen servis iş emri kartlarını Tekrar İncelemede durumuna çevirebilir, Onaylandı durumuna getirebilir, İstenen servis iş emrinin ismini değiştirebilir, İstenen servis iş emrini iptal nedenlerini girerek iptal edebilir hatta silebilirler. İptal edilmiş servis iş emirlerini bir önceki durumlarına getirebilirler, Servis iş emri kartının (822440) detaylar bölümündeki ekip atamalarının seçimini yapabilirler. Bu seçeneklerin yanı sıra istedikleri servis iş emri kartına ait bakım talep evrağını görüntüleyebilirler. 39

40 Bu ekranın kullanımına yönelik daha detaylı bilgi için bir önceki bölümde açıkladığımız İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ekranına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu ekranın tek farkı sadece onayda bekleyen servis iş emri kartlarını listelemesidir. 5.4 Onaylanmış servis işemri operasyonları (825903) Bu operasyon ekranında kullanıcılarımız bir önceki operasyon ekranından onayı verilmiş servis iş emirlerinin listesini alacak, sonrasında da istedikleri servis iş emri satırının durumunu operasyon başlıklı menü altında sunulan seçenekler ile değiştirebilecektir. Bundan sonraki aşama iş erminin servise atanmasıdır ki buda bakımına başlanacak anlamındadır. Programın çalışma mantığı önceki bölümde açıkladığımız İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ve Onayda bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ekranları ile aynıdır. Aralarında ki tek fark bu ekranda sadece onayı verilmiş servis iş emirlerin listelenmesidir. Bu operasyon ekranı çalıştırıldığında da öncelikle yapılması gereken hangi tarihler arasında ki onayı verilmiş servis iş emri kartlarının listeleneceğinin belirlenmesidir. Bu belirlemeyle birlikte istenen detaylar ekrana yansıyacaktır. -Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir-. Bu aşamada yapılması gereken seçilen satırların Operasyon menüsünde sunulan seçenekler yardımıyla bir sonraki durumunun ne olacağının belirlenmesidir. Kullanıcılarımız bu seçenekler yardımıyla seçtikleri servis iş emri kartlarını Tekrar onay bekliyor durumuna çevirebilir, Servise alındı durumuna getirebilir, İstenen servis iş emrinin ismini değiştirebilir, İstenen servis iş emrini iptal nedenlerini girerek iptal edebilir hatta silebilirler. İptal edilmiş servis iş emirlerini bir önceki durumlarına getirebilirler, Servis iş emri kartının (822440) detaylar bölümündeki ekip atamalarının seçimini yapabilirler. Bu seçeneklerin yanı sıra istedikleri servis iş emri kartına ait bakım talep evrağını görüntüleyebilirler. Bu ekranın kullanımına yönelik daha detaylı bilgi için önceki bölümde açıkladığımız İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ekranına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu ekranın tek farkı sadece onaylanan servis iş emirlerinin listelenmesi dolayısıyla bu durumdan sonra iş emirlerinin alabileceği pozisyonlara çevrilmesidir. 5.5 Servise alınmış servis işemri operasyonları (825904) Bu operasyon ekranı ile de durumu servise alınmış iş emri kartları incelenecek ve kartın bir sonraki aşamasının ne olacağı belirlenecektir. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken hangi tarih aralığında durumu servise alınmış olan iş emri kartlarının inceleneceğinin belirlenmesidir. Bu belirlemeyle birlikte servise alınmış olan iş emri kartları tüm ayrıntılarıyla ekrana gelecektir. Bu aşamada kullanıcılarımızın yapması gereken istedikleri iş emri satırlarını seçip ekranın operasyon menüsünde sunulan seçeneklerden uygun olanını seçip bakım hareketinin durumunu belirlemeleridir. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Servise alınmış iş emri kartlarının durumlarını Tekrar onaylandı durumuna çevrilebilir, Bir sonraki aşama olan tamamlandı durumuna getirilebilir, İstenen servis iş emrinin ismini değiştirilebilir, 40

41 İstenen servis iş emrini iptal nedenlerini girerek iptal edebilir hatta silebilirler. İptal edilmiş servis iş emirlerini bir önceki durumlarına getirebilirler, Servis iş emri kartının (822440) detaylar bölümündeki ekip atamalarının seçimini yapabilirler. Bu seçeneklerin yanı sıra istedikleri servis iş emri kartına ait bakım talep evrağını görüntüleyebilirler. Bu ekranın kullanımına yönelik daha detaylı bilgi için önceki bölümde açıkladığımız İncelemede bekleyen servis işemri operasyonları (825902) ekranına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu ekranın diğer operasyon ekranlarından tek farkı sadece durumu servise alınmış servis iş emirlerini listelenmesi dolayısıyla bu durumdan sonra iş emirlerinin alabileceği pozisyonlara çevrilmesidir. 5.6 Tamamlanmış servis işemri operasyonları (825905) Bu program ile kullanıcılarımız bir önceki operasyon ekranında tamamlandı durumuna getirilen servis iş emri kartlarını inceleyecek ve bu işemirlerinin sonraki aşamasını belirleyeceklerdir. Dolayısıyla bu ekranda sadece servise alınıp bakımı yapılarak tamamlandı konumunda gelen servis işemri kartları listelenecektir. Programın çalışma mantığı diğer operasyon ekranlarımızda oldu gibidir. Öncelikle hareketlerin listeleneceği tarih aralığı girilecek, akabinde de servis işemrilerinin operasyon başlıklı menüsünde sunulan seçenekler ile durumları belirlenecektir. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Bu ekranda kullanıcılarımız; İş emri kartlarının durumlarını Tekrar servise alındı durumuna çevrilebilir, Bir sonraki aşama olan kapandı durumuna getirilebilir, İstenen servis iş emrinin ismini değiştirilebilir, İstenen servis iş emri kartına ait bakım talep evrağını görüntüleyebilir. Seçili olan iş emirleri satırları için bakım kabul evrakı oluşturabilir. Bunun için yapılması gereken tek işlem bakım kabul evrakı oluşturulacak işemri üzerinde konumlanıp Seçili iş emirlerini bakım evrakına aktar seçeneğinin çalıştırılmasıdır. Bu ekranın kullanımına yönelik daha detaylı bilgi için önceki bölümde açıkladığımız Servise alınmış servis işemri operasyonları (825904) ekranına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu ekranın diğer operasyon ekranlarından tek farkı sadece durumu tamamlanmış iş emirlerini listelenmesi dolayısıyla bu durumdan sonra iş emirlerinin alabileceği pozisyonlara çevrilmesidir. 5.7 Kapatılmış servis işemri operasyonları (825906) Bu bölümden de kapatıldı durumunda olan servis işemri kartları incelenecektir. Programa girdiğinizde yapmanız gereken tek işlem hangi tarih aralığındaki kapanmış servis iş emri kartlarına ait hareketleri inceleyeceğinizi belirtmenizdir. Programınız istediğiniz ayrıntıları size sunacaktır. Programın çalışma mantığı ve kullanımı diğer servis işemri operasyonları ile aynıdır, aradaki tek fark bu ekrandan kapanmış servis işemri kartlarının listelenmesidir. Dolayısıyla daha detaylı bilgi için diğer operasyon ekranlarına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. 5.8 İptal edilmiş servis işemri operasyonları (825907) Bu program ile kullanıcılarımız herhangi bir sebepten dolayı bakımı iptal edilen servis iş emri kartlarını inceleyecek ve bu işemirlerinin bir önceki aşamasına tekrar çevirebilecekleri gibi silme işlemini de gerçekleştirebileceklerdir. Dolayısıyla bu ekranda sadece pozisyonu iptal edildi 41

42 konumunda olan servis işemri kartları listelenecektir. Programın çalışma mantığı diğer operasyon ekranlarımızda oldu gibidir. Öncelikle hareketlerin listeleneceği tarih aralığı girilecek, akabinde de servis işemrilerinin operasyon başlıklı menüsünde sunulan seçenekler ile durumları belirlenecektir. Bu ekranda kullanıcılarımız isteklerine bağlı olarak servis iş emirlerini talep evrakları bazında, tüketici bazında, stok kodu bazında sınırlamalar getirerek de seçebileceklerdir. Bu seçimde ekranın sağ bölümünde yer alan evrak no, stok kodu, tüketici kodu ve nihai tüketici alanlarından belirlenecektir. Bu ekranda kullanıcılarımız; 5.9 Servis işemri malzeme operasyonları (825910) Bu bölümden servise alınan cihazların bakımında kullanılacak malzemelerin onay işlemi gerçekleşecektir. Dolayısıyla ekrana servis iş emri açılmış cihazlarda kullanılacak malzemeler yansıyacaktır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken hangi tarih aralığında ve hangi durumda olan malzemelerin listeleneceğinin seçilmesidir. Bu seçimde ekranın üst yarısında sunulan ilk tarih son tarih ve işemri malzeme onay durumu başlıklı alanlardan gerçekleştirilecektir. Yapılacak tercihler doğrultusunda da malzemeler ekrana sırasıyla yansıyacaktır. Bu aşamada yapılması gereken onay verilecek malzeme satırında konumlanıp ekranın operasyon başlıklı menüsünde yer alan seçili satırları onayla seçeneğinin seçilmesidir. Onay iptali için de Seçili satırların onayını iptal et seçeneğinin çalıştırılması yeterli olacaktır. İptal edilmiş iş emri kartlarının durumlarını Tekrar bir önceki pozisyonuna çevrilebilir, İstenen servis iş emrinin ismini değiştirilebilir, İstenen servis iş emri kartına ait bakım talep evrağını görüntüleyebilir. İstedikleri servis iş emri kartının silme işlemini gerçekleştirebilirler. Bu ekranın kullanımına yönelik daha detaylı bilgi için önceki bölümlerde açıkladığımız servis işemri operasyonları ekranlarına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu ekranın diğer operasyon ekranlarından tek farkı sadece durumu iptal edilmiş iş emirlerini listelenmesi dolayısıyla bu durumdan sonra iş emirlerinin alabileceği pozisyonlara çevrilmesidir Servis işemri rota operasyonları (825911) Bu bölümden servise alınan cihazların bakımında verilen hizmetlerin onay işlemi gerçekleşecektir. Dolayısıyla ekrana servis iş emri açılmış cihazlar için verilecek hizmetlerin detayları yansıyacaktır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken hangi tarih aralığında ve hangi durumda olan hizmetlerin listeleneceğinin seçilmesidir. Bu seçimde ekranın üst yarısında sunulan ilk tarih son tarih ve işemri malzeme onay durumu başlıklı alanlardan gerçekleştirilecektir. Yapılacak tercihler doğrultusunda da bakımda verilen hizmetler ekrana sırasıyla yansıyacaktır. Bu aşamada yapılması gereken onay verilecek hizmet satırında konumlanıp ekranın operasyon başlıklı menüsünde yer alan seçili satırları onayla seçeneğinin seçilmesidir. Onay iptali için de Seçili satırların onayını iptal et seçeneğinin çalıştırılması yeterli olacaktır Giriş irsaliyelerinden Bakım Talep oluşturma operasyonu (825915) Bu bölümde, giriş irsaliyesi kesilen stokların bakım kabul evrağını otomatik olarak oluşturabileceksiniz. Dolayısıyla ekrana irsaliye bilgileri gelecektir. Program çalıştırıldığında yapılması gereken hangi tarih aralığında ve hangi irsaliyelerin (bakım kabule çevrilmişler mi, çevrilmemişler mi yoksa tüm irsaliyeler mi) listeleneceğinin seçilmesidir. Yapılacak tercihler doğrultusunda da irsaliye bilgileri ekrana yansıyacaktır. Bu aşamada yapılması gereken bakım kabule çevrilmemiş irsaliye satırında konumlanıp ekranın operasyon başlıklı menüsünde yer alan 42

43 seçili satırlar için bakım kabul evrağı oluştur seçeneğinin seçilmesidir. Karşınıza çıkan parametre ekranından oluşacak evrak seri numarasını, talep geliş şeklini, servis türünü ve yerini, inceleyecek ekip kodunu seçmelisiniz. Böylece bakım kabul evrağınız oluşturulacaktır. 43

44 6. EVRAKLAR SERVIS9000 nin bu bölümü bakım evrakı girişlerine ayrılmıştır. Ücretli veya ücretsiz olarak yapılan bakımlar için her türlü detay bilginin girilebileceği bakım evrakı, faturaya da çağırılabilmektedir. Şimdi bakım evrakının açıklamalarına geçebiliriz. 6.1 Evraklar Evraklar menüsünden, cihaz bakımları ile ilgili ihtiyaç duyulabilecek tüm evrakların girişleri yapılacaktır. Örneğin cihazların bakım kabul evrakı hazırlanacak ve bu evrak bakım evrakına aktarılarak işlemlere devam edilecektir. Evrak girişlerini açıklamaya başlamadan önce, hemen hemen bütün evraklarda ortak olan bazı giriş alanlarına değinmek istiyoruz. Bütün evrak girişlerinde evrak numarası, evrak tarihi, belge numarası ve belge tarihi olmak üzere 4 adet ortak alan vardır. Bu alanlara hangi bilgilerin girilebileceği aşağıda açıklanmıştır. Evrak No: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, ALİ...vb.) olabilir. Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve bakım evrakının sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1 den başlar. Örneğin evrak no alanına ALİ girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine ALİ girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz. Evrak Tarih: Bakım evrakının bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır. Belge No: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Belge Tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin de düzenlenen bir bakım evrakı de bilgisayara giriliyorsa, bu evrakın tarihi , belge tarihiyse olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunlu değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz. Tüketici Kodu: Bakım evrakının hangi tüketici için düzenlenmekte olduğunu bu alana girmelisiniz. Tüketici kodlarını F10 tuşuna basarak ya da satır sonu butonunu tıklayarak ile görüntüleyeceğiniz listeden de seçebilirsiniz. Tüketici İsmi: Kodu girilen tüketici firmanın adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Evraklar menüsündeki tüm programlarda ortak olan giriş alanlarını yukarıda açıklamaya çalıştık. Bu alanlara ait açıklamalar ilgili evraklarda tekrar verilmeyecektir. 6.2 Evraklar Yardım Tuşları Bu bölümde bakım evrakında kullanabileceğiniz yardım tuşları açıklanmaktadır. F4 (Üst Satırı Kopyala): Evrak satırlarında hangi kolonun üzerinde F4 tuşuna basarsanız, bulunduğunuz kolona bir üst kolonun bilgileri kopyalanacaktır. Örneğin stok kodu alanında F4 tuşuna basarsanız, bir üst satırdaki stok kodu bulunduğunuz alana kopyalanacaktır. 44

45 ALT+A (Satır Arama): Fatura, irsaliye, sipariş fişi vb. evraklardan girilen hareket satırları üzerinde (özellikle bu satır sayısının fazla olması durumunda) istenilen herhangi bir stokun hareket satırına ulaşabilmeniz mümkündür. Bunun için ilgili evrakların hareket girişlerinin yapıldığı bölümde (stok kodu ve adı alanlarında) Alt+A tuşlarına basmalısınız. Bu işlem sonrasında karşınıza Satır Arama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle yapmanız gereken, arayacağınız stoka ilişkin belirleyici olabilecek kod yada ismi aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girmenizdir. V14 serisi ile birlikte bu ekranda stoklarınızı barkod numaralarına göre de arayabileceksiniz. Yapacağınız tek işlem stok kodu alanına stoklarınızın barkod numarasını girmenizdir. Yani bu alana hem stok kodu hem de barkod numarası girişi yaparak aramalarınıza cevap bulabileceksiniz. Bu işlem sonrasında imleciniz arama şekli alanında konumlanacaktır. Bu alanda da sizden istenen arama işleminizi nasıl detaylandıracağınızı belirtmenizdir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda programınız size Eşit olsun, içersin, başlasın, bitsin, büyük olsun, küçük olsun seçeneklerini sunacaktır. Dolayısıyla arama işleminizi bu seçenekler yardımıyla sınırlayabileceksiniz. Bu alandaki seçiminiz Eşit olsun ise, aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelime, aynen girildiği şekli ile dikkate alınacaktır. İçersin seçeneğinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelimenin geçtiği tüm stoklar dikkate alınacaktır. Başlasın, bitsin, seçeneklerinden herhangi biri seçilmiş ise aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kod veya isim ile başlayan yada biten stoklar dikkate alınacaktır. Büyük olsun, Küçük olsun seçenekleri stok kodlarını sayısal olarak takip eden kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır, gibi. Dolayısıyla bu seçeneklerden herhangi birinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz rakamdan büyük yada küçük olan stoklar dikkate alınacaktır. Bu alanla ilgili seçiminizi yaptıktan sonra sıra, ekranınızın alt bölümünde yer alan butonlardan arama işleminize uygun olanını tıklamanıza yada F2 tuşuna basmanıza gelmiştir. Şimdi bu butonların işlevlerinden kısaca bahsedelim. Tüm Satırlarda Ara: Bu butonunun seçilmesi durumunda, programınız aradığınız stoku imlecinizin bulunduğu satır ve sonrasında arayacak ve bulamaz ise arama işlemine evrakın ilk satırından imlecin bulunduğu satıra kadar tekrarlayacaktır. İleriye Doğru Ara: Bu butonun tercih edilmesi durumunda arama işlemi, imlecinizin bulunduğu satır ve sonrasını baz alacaktır. Geriye Doğru Ara: Bu butonun tercih edilmesi durumunda ise arama işlemi, imlecinizin bulunduğu satır ve öncesini baz alacaktır. Bu butonlardan herhangi birinin seçilmemesi durumunda programınız otomatik olarak arama işlemini ileriye doğru yapacaktır. ALT+Q (Satır İptal): ALT+Q tuşlarına basarak, imlecin bulunduğu evrak satırını silebilirsiniz. Satır silme işlemi hiç bir uyarı mesajı verilmeden, direkt olarak yapılır. ALT+R (Evrak Döviz Kuru): Evrakın döviz cins ve kurlarını görüntüleyebilmek ve günlük kurlar üzerinde sadece ilgili evraka bağlı olarak değişiklik yapabilmek için ALT+R tuşlarını kullanmalısınız. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza küçük bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan alanlar aşağıda açıklanmıştır; 45

46 Evrak Döviz Cinsi-Evrak Döviz Kuru: Sadece SERVIS9000 de evrak döviz cinsi, bakım evrakının genel bilgiler bölümündeki DVZ alanından seçilen döviz cinsidir. Evrak döviz kuru ise, o döviz cinsinin o günkü kurudur. Evraka girilen hareketler bu döviz cinsi ile değerlendirilir. Örneğin T001 kodlu tüketicinize ait bir cihaz için bakım evrakı giriyorsunuz. Bu firma ile olan alış-verişleriniz sürekli DM (Alman Markı) bazında yapılıyor. Dolayısı ile bakım evrakının DVZ başlıklı alanında da DM seçebilirsiniz serisinin diğer evraklarında (irsaliyeler, faturalar) evrak döviz cinsi evrakın düzenlendiği cari hesabın kartından seçilen döviz cinsidir. Alternatif Döviz Cinsi-Alternatif Döviz Kuru: Series 9000 ürünlerinde hareket girişleri 3 döviz cinsi ile birlikte takip edilebilir. Bunlardan birincisi ana döviz, ikincisi alternatif döviz, üçüncüsü de orijinal dövizdir. Aksi belirtilmediği takdirde tüm hareketler ana döviz cinsinden değerlendirilir. Ana döviz bazında girilen tüm hareketler, KUR9000 den seçilecek herhangi bir alternatif döviz cinsi bazında da izlenebilir. İşte bu alanda, çalışmakta olduğunuz şirket için seçilmiş alternatif döviz cinsi ve o günkü döviz kuru yer almaktadır (Bkz. KUR9000/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). ALT+T (İskonto+Masraf): Bakım evrakında iken ALT+T tuşlarına birlikte basarsanız, iskonto ve/veya masraf yüzde (veya tutar) girişleri yapabilirsiniz. İskonto+Masraf ekranına ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir. Aynı evraka 6 ayrı iskonto ve 4 ayrı masraf girişi yapabilirsiniz. İskonto ve masraf hesaplama yöntemleri 4 farklı şekilde yapılmaktadır. Bunlar; İskonto Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza iskonto (veya masraf) uygulama tiplerinden oluşan küçük bir pencere gelecektir. Sizden istenilen, ilgili satırdaki iskonto ya da masrafın nasıl hesaplanacağını belirlemenizdir. İskonto uygulama tiplerine ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir; 1- Brüt Toplamdan Yüzde: Brüt toplam, mal bedeli ile eş anlamlıdır. Yani iskonto ve vergiler hariç, sadece stok kalemlerinin tutarıdır. Uygulama brüt toplamdan yüzde alarak seçilip ilgili yüzde girişi yapıldıktan sonra, iskonto yüzdesi brüt toplam (mal bedeli) üzerinden hesaplanır. Örneğin evrak brüt toplamı 5 lira. Bu evrak üzerinden 3 ayrı iskonto hesaplatılacak (%10, 15 ve 20 oranlarında). Her bir iskonto satırında bu uygulama tipi seçilip yukarıdaki yüzdeler girilirse, bu durumda her 3 iskonto yüzdesi de 5 lira üzerinden hesaplanır. 2- Önceki Ara Toplamdan Yüzde Alarak: Ara toplam, mal bedelinden iskontoların düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir. Uygulama önceki ara toplam üzerinden yüzde alarak seçilip ilgili yüzde girişi yapıldığında, iskonto veya masraf yüzdesi, ara toplam üzerinden (daha önce uygulanmış iskonto varsa, bu iskonto tutarı mal bedelinden düşülür, masraf ve vergiler eklenir) iskonto bulunan değer üzerinden hesaplanır) hesaplanır. 3- Tutar: İskonto uygulama tipi tutar seçildiğinde imleç yüzde alanında konumlanacak ve yüzde alanına girilecek tutar kadar evrak ara toplamına iskonto (masraf) uygulanacaktır. Önemli Not! Aşağıda açıklayacağımız Miktar*Tutar, Miktar2*Tutar, Miktar3*Tutar ve Miktar4*Tutar uygulama tipleri, KUR9000/Sistem/Stok-Sipariş Parametreleri/İskonto Tanımlamaları bölümünden İskonto kartının girilmesi sureti ile kullanılabilecektir. Başka bir ifade ile bu uygulama tiplerini direkt olarak evraktan seçerek kullanmanız mümkün değildir. 4- Ana Miktar * Tutar: Evraklardaki stok miktarları üzerinden belirli bir tutar kadar iskonto yapmak veya masraf uygulamak istiyorsanız, iskonto uygulama tipi olarak bu seçeneği tercih edip, miktar alanına da miktar başına yapılacak iskonto (veya masraf) tutarını girebilirsiniz. 46

47 Örneğin evraktaki stoklar için, miktar başına 0,01 TL iskonto yapmak istiyorsunuz. Evrakta yer alan stok miktarı adet olarak görülüyor. Bu durumda iskonto tipini seçip miktar alanına da 0,01 değerini girdiğinizde, ilgili stokunuz için; x 0,01 = 200 tutarında iskonto yapılacaktır. Yani birim stok için 0,01 TL iskonto yapılıp, birim stok için bu tutar 200 olacaktır. Yukarıda açıklamaya çalıştığımız iskonto tipi stoklarınızın ana birimlerine uygulanacaktır. Uygulama tipi penceresinde miktar iskontosu (veya masrafı) olarak 3 seçenek daha yer alır. Bunlar; 5- Miktar2 * Tutar: Bu seçenek tercih edildiğinde evraka girilen miktar (ki bu ana birim cinsinden olacaktır) stoklarınızın 2. birimine çevrilecek ve iskonto (veya masraf) ikinci birim ile miktar alanına girdiğiniz tutarın çarpılması sonucu bulunacaktır. Konuyu bir örnek yardımı ile pekiştirmeye çalışalım. Stok Kodu...S01 1. Birim...Adet 2. Birim...Kutu (1 kutuda 10 adet var) 3. Birim...Koli (1 kolide 50 adet var) 4. Birim...Kilogram (1 kg. 2 adet) Uygulama tipini miktar2*tutar olarak seçtiğinizi ve miktar kolonuna da 0,005 TL girdiğinizi düşünelim. S01 kodlu stok miktarı evraka adet girilmiş olsun. Şimdi adetin kaç kutuya denk geldiğiniz hesaplamalıyız. Bir kutuda 10 adet stok olduğuna göre adet stokumuz; / 10 = 1500 kutuya denk gelmektedir. Bu durumda evraka gelecek iskonto tutarı ise (iskonto kartının miktar alanına 0,005 TL girdiğimizi hatırlayalım) 1500 x 0,005 = 7,5 TL Olacaktır. 6- Miktar3*Tutar: Bu seçenek tercih edildiğinde evraka girilen miktar (ki bu ana birim cinsinden olacaktır) stoklarınızın 3. birimine çevrilecek ve iskonto (veya masraf) üçüncü birim ile miktar alanına girdiğiniz tutarın çarpılması sonucu bulunacaktır. Miktar2*Tutar açıklamalarımızda verdiğimiz örnekten yararlanırsak; Stok Kodu...S01 1. Birim...Adet 2. Birim...Kutu (1 kutuda 10 adet var) 3. Birim...Koli (1 kolide 50 adet var) 4. Birim...Kilogram (1 kg. 2 adet) Uygulama tipini miktar3*tutar olarak seçtiğinizi ve miktar kolonuna da 0,005 TL girdiğinizi düşünelim. S01 kodlu stok miktarı evraka adet girilmiş olsun. Şimdi adetin kaç koliye denk geldiğiniz hesaplamalıyız. Bir kolide 50 adet stok olduğuna göre adet stokumuz; / 50 = 300 kutuya denk gelmektedir. 47

48 Bu durumda evraka gelecek iskonto tutarı ise (iskonto kartının miktar alanına 0,005 TL girdiğimizi hatırlayalım) 300 x 0,005 = 1,5 TL 7- Miktar4*Tutar: Bu seçenek tercih edildiğinde evraka girilen miktar (ki bu ana birim cinsinden olacaktır) stoklarınızın 4. birimine çevrilecek ve iskonto (veya masraf) dördüncü birim ile miktar alanına girdiğiniz tutarın çarpılması sonucu bulunacaktır. Iskonto kartına ilk girildiğinde seçebileceğiniz 6 iskonto tipini açıklamaya çalıştık. Evrakınız için bir iskonto girişi yaptıktan sonra, iskonto tiplerini içeren pencereye 2 hesaplama şeklinin daha eklendiğini göreceksiniz. Bunlar; 1. Iskontodan yüzde 1. Iskonto sonrası ara toplamdan yüzde Seçenekleridir. Programınız size ikinci bir iskonto girmeniz durumunda, bu iskontoyu sadece birinci iskonto tutarı üzerinden belirli bir yüzde ile veya birinci iskonto sonrası ara toplamdan belirli bir yüzde ile hesaplatmanıza olanak tanımıştır. Örnek: Ara Toplam: Iskonto Tutarı: Iskonto Sonrası Ara Toplam: Bu verilere göre ikinci iskontoyu 1. iskonto tutarı yani üzerinden veya 1. iskontodan sonrası ara toplam yani üzerinden hesaplatabilirsiniz. Tabloya eklenen bu 2 seçeneğin dışında, yukarı açıkladığımız 4 iskonto tipine göre de hesaplama yapabilirsiniz. İkinci iskonto girildikten sonra iskonto tipleri penceresine 2 iskonto tipi daha eklenecektir. Bunlar; 2. Iskontodan yüzde 2. Iskonto sonrası ara toplamdan yüzde Bu seçeneklerden birini tercih ederek, 3. iskontonuzu 2. iskontodan yüzde alarak veya 2. iskonto sonrası ara toplam üzerinden hesaplatabilirsiniz. Iskonto tipleri bu şekilde artarak devam edecektir. Ta ki 6. iskontoyu girene dek. Yüzde: Yukarıda sıraladığımız iskonto tiplerine uygun olarak, vermek istediğiniz iskonto yüzdesini bu kolona girmelisiniz. Tutar: Eğer hesaplatılacak iskonto direkt tutar girişi ise, bu alana Iskonto tutarını girebilirsiniz. Evet, bir iskonto satırının nasıl tanımlanacağını yukarıda açıklamaya çalıştık. ENTER tuşuna basarak bir alt satıra geçip -varsa- diğer iskontolar veya masraflar için de girişlerinize (yüzde veya miktar girişlerinize) devam edebilirsiniz. Eğer iskonto kartı ile işlemleriniz bitti ise, ESC tuşuna basarak evraka geri dönebilirsiniz. ALT+D (Evrak Detay): Bu tuş çalıştırıldığı alanlara göre 2 farklı şekilde kullanılabilir. Şimdi bunları sıra ile açıklayalım; SERVIS9000 programınızın Kartlar/Bakım Sözleşmesi bölümünden cihazın son tüketicisi ile firmanız arasında bakım sözleşmesi hazırlayabilirsiniz. Bakım sözleşmesi ile ilgili geniş açıklamalar ilgili bölümde verilmiştir. Bu sözleşmede garanti süresi boyunca cihaza uygulanacak bakım sayısı da girilebilmekte ve buna göre program otomatik olarak ziyaret tarihleri tablosunu oluşturmaktadır. İşte bakım evrakı genel bilgilerinin (evrak no, belge no, tarih, tüketici kodu, cihaz no vb.) girildiği herhangi bir alanda ALT+D tuşlarına basılırsa, cihaz ile ilgili yapılan bakım ziyaretine ilişkin detay bilgilerin girileceği bir pencere ile karşılaşırsınız. Bu pencereden yapılacak girişler aşağıda açıklanmıştır; 48

49 Ziyaretçi Kodu: Bu alana, tüketicinize yapılan bakım ziyareti ile bakım sözleşmesindeki hangi ziyaretin gerçekleştirildiğine ilişkin ziyaret kodu girilecektir. Başka bir ifade bu alanda F10 tuşuna basarak, bakım sözleşmesinden gelen ve ziyaret kodları-ziyaretin yapılacağı cari kodları ve ziyaret tarihlerinin yer aldığı tabloya ulaşıp, bu tablodan ekranınızda açık olan bakım evrakı için ilgili ziyaret kodunu seçebilirsiniz. Kart Açılış Tarihi: Ziyaret kodu seçildikten sonra, ilgili ziyaret kodunun tarihi bu alana otomatik olarak gelecektir. Bakım Çıkış Tarihi ve Saati: Cihaz ile ilgili bakım ziyareti detaylarının girildiği ALT+D penceresinin bu alanına, ilgili cihaz için bakım personelinizin bakıma çıkış tarih ve saatini girebilirsiniz. Bakım Başlama Tarihi ve Saati: ALT+D penceresinin bu alanlarına bakım personelinizin cihazın bakımına başlandığı tarih ve saat girilebilir. Bakım Sonu Tarihi ve Saati: Bu alanlara ise cihazın bakımının tamamlandığı tarih ve saati girilebilirsiniz. Bakımdan Dönüş Tarihi ve Saati: Cihazın bakımı tamamlayıp firmanıza dönen personelinizin dönüş tarih ve saati bu alanlara girilebilir. Evrak genel bilgileri bölümünden ALT+D tuşları ile ulaşabileceğiniz ve tüketiciye yapılan bakım ziyareti ile ilgili detayların girildiği bu pencereye ilişkin açıklamalarımızı burada bitiriyoruz. Girişleriniz tamamlandıktan sonra ESC tuşuna basarak bakım evrakına geri dönebilirsiniz. ALT+D tuşun bir başka işlevi, satır bazında açıklama ve satır iskontosu girilmesine olanak tanımasıdır. Satır bazında açıklama ve iskonto girebilmek için imleci o stok satırına getirip ALT+D tuşlarına basın. Karşınıza yukarıdaki gibi bir pencere gelecektir. Bu penceredeki açıklama satırına, ilgili stoka ait açıklamanızı girebilirsiniz. Sadece bu stok üzerinden iskonto yapmak istiyorsanız, ALT+T tuşlarına basmalısınız. Iskonto kartı karşınıza gelecektir. Şimdi, maksimum 6 farklı iskonto ile 4 farklı masraf oranı girebilirsiniz. Bir stok kalemine ilişkin iskonto ve masraf girişini yaptıktan sonra, ESC tuşuna basarak önce ALT+D penceresine, sonra da basarak bakım evrakına geri dönünüz. Başka satır iskontosu hesaplatacaksanız, o satırın üzerine gelerek yine ALT+D ve sonra da ALT+T tuşlarına basınız. ALT+F (Form Hazırla): Programlarımızda yer alan bütün evraklar için (irsaliyeler, faturalar, ambar fişleri, çek-senet bordroları vb.), o evrakların matbu formlarına uygun olarak form dizaynları yapabilirsiniz. Örneğin fatura formlarınız matbaadan baskılı olarak geliyor. Bu formalarda faturanın kesildiği cari hesabın adı, vergi dairesi ve numarası, faturada yer alan stok bilgileri farklı koordinatlarda yer alıyor. İşte matbu formunuz üzerine programdan girdiğiniz fatura bilgilerini oturtturabilmek için form dizaynı yapmanız gerekir. ALT+F tuşları her evrak programında yer alır ve o evraka özel form dizaynı yapmanıza olanak tanır. Evrak formları programlarımızda eski form ve yeni form olarak ayrılmış olup kullanıcılarımız istedikleri seçeneğe göre evrak basımlarını gerçekleştirebilme özgürlüğüne sahiptir. Bu belirlemede Kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Evrak döküm parametreleri (91450) ekranının 30. sırasında yer alan parametrede ki seçime göre belirlenmektedir. Aşağıda eski form tasarımına yönelik detaylı açıklamalar bulacaksınız. Evrakları bastığınız formlar matbuu değilse, başka bir ifade ile herhangi bir editör programından evrak formlarını kendiniz hazırlıyorsanız, programımızda yer alan evrakları hazırladığınız bu formlar üzerine de bastırabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken işlem, tasarladığınız form ismini ALT+F penceresindeki şablon dosya alanına girmektir (Bkz. Şablon Dosyası). Şimdi form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Form dizaynı yapacağınız evrak programı açıkken ALT ve F tuşlarına basınız. Karşınıza evrak form dosyasının default (otomatik atanan) ismini gösteren bir pencere gelecektir. Form isimleri, ekranınızda açık olan evrak ismi ile özdeştir. Örneğin faturalar için 49

50 fatura.frm, irsaliyeler için irsaliye.frm, muhasebe fişleri için muhfis.frm gibi. Bir evrak cinsi için birden fazla form dizaynı yapacaksanız, bu durumda formlarınıza default isminin dışında isimler de verebilirsiniz. Örneğin toptan ve perakende faturalar için ayrı form dizaynları yapılacak ise, bu durumda toptan fatura için ayrı bir form ismi, perakende fatura için ayrı bir form ismi verilecek demektir. Bunları Biliyor Musunuz? Series 9000 ürünlerimizde her evrak formuna ayrı isimler verilip, bunların ALT+F tuşlarına basıldığında otomatik olarak görüntülenmesi sağlanabilir. Bunun için yapılması gereken işlem; KUR9000 programının Kuruluş/Evrak genel açıklama ve detay tanımları (099610) programından, imleci form ismi verilecek evrak tanımın bulunduğu satıra getirip ALT+D tuşlarına basmaktır. Bu tuşlara basıldığında ekranda küçük bir pencere belirir ve ilgili evrak için form dizaynı yapılırken otomatik olarak gelmesi istenen isim bu pencereden form adı alanına girilir. Otomatik form isminin geleceği her evrak için ilgili girişler yapılıp ALT+S tuşları ile kaydedildikten sonra, bu form isimleri ilgili evrakların ALT+F pencerelerine otomatik olarak gelecektir. Evrak form ismi girilip enter tuşuna basıldıktan sonra form dizaynını yapacağınız ekrana geçilecektir. Bu ekranın bir örneği yukarıda verilmiştir. ALT+F ekranını iki bölümde inceleyebiliriz. Ekranın sol tarafındaki bölüm yani Genel Özellikler başlığı ile başlayan bölüm statik ve dinamik alanlar ile ilgili bilgilerin izlenebileceği, eklenen alanların koordinatlarının görülebileceği, kısacası evrak formunun şekilsel ve içerik özelliklerinin neler olduğuna ait detay bilgilerden oluşmuştur. Ekranın üst bölümde yer alan menülerle de formda hangi bilgilerin yer alacağı, fontlarının ne olacağı, alt toplam detaylarının ne şekilde kullanılacağına ait detaylar belirlenecektir. Ekranın sağ yarısı ise form dizaynının, başka bir ifade ile o evrakta yer alacak statik ve dinamik alanların, mesajların vb ayrıntıların seçileceği, bunların form üzerinde 50

51 istenilen konumlara taşınacağı bölümdür. Forma alan ekleme sağ tarafta veri ekle alanından Mouse yardımıyla yapılabileceği gibi, ekranın tablo ekle menüsünden de yapılabilecektir. Biz açıklamalarımıza ekranın sol bölümünde yer alan Genel özellikler bölümüne değinerek başlamak istiyoruz. Sonrasında da sırasıyla ekranın üst bölümünde ki menülerin açıklamalarına en son olarak da ekranın sağ tarafına ait detaylara değineceğiz. Ekranın Sol bölümüne ait detaylar Genel Özellikler Kolon sayısı ve satır sayısı Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarları bu bölümden yapılacaktır. Yani sayfanın kolon satır ve döküm sayısı bu bölümden belirlenecektir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kâğıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. Form tanımlamaya başlarken, kullanacağınız kâğıt ebatlarına göre kolon sayısını değiştirmeniz, kolon (sayfa) dışına taşan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düşünülmelidir. Örneğin ALT+F ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 120 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kâğıt ebatlarınız ancak 80 kolonu alabiliyor. İşte tanımlamalarınıza başlamadan önce kolon sayısını 80 olarak değiştirirseniz, sayfa dışına taşan bir tanımlama yapmanız da engellenmiş olacaktır. Zira hücresel alanın genişliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, genişletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiştirdikten sonra uygula butonunu tıklamanız gerekir. Döküm Sayısı Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz ve bu formun kullanılacağı her fatura iki kopya olarak basılıyor. Bu durumda döküm sayısı alanına da 2 rakamını girmelisiniz. Şablon Dosya Adı Series 9000 ürünlerimizde evraklarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Örneğin firmanızda sipariş fişi, irsaliye ve fatura gibi evrakları matbaadan bastırmak yerine, bu evrakların şekilsel detaylarını herhangi bir editör programı yardımıyla kendiniz çizip, faturalarınızı bu şablon formlar üzerine yazdırmak istiyorsunuz. Faturalarda çıkmasını istediğiniz bilgileri, bunların konumlarını, biraz sonra açıklayacağımız şekilde ALT+F penceresinden belirlediniz. Şimdi ALT+F penceresinden yaptığınız tanımlamalar ile hazırladığınız şablon dosyanın ilişkilendirilmesi gerekiyor. Başka bir ifade ile şu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi şablon dosya üzerine basılacağını belirtmek kalıyor. İşte ALT+F ekranının bu alanına, oluşturduğunuz şablon dosyanın adı girilecektir. Şablon dosyalar ile ilgili unutulmaması gereken önemli bir ayrıntı, oluşturduğunuz şablon dosyanın uzantısının.sbl olması ve bu dosyanın şirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir. Örnek; C:\SERI9000\MIKRO\2009_1\SYSTEM\ORNEK.SBL. Yukarıda Series 9000 programlarımızın C sürücüsünde ve SERI9000 dizini altında yüklü olduğu görülmektedir. Çalıştığımız firma kodu MIKRO, çalışma yılımız ise 2009_1 yani 2009 nin 1. dönemidir. Şablon dosyamızı da çalıştığımız şirket ve çalışma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı.sbl olarak kaydettik. ORNEK.SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de şablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK girişini yaptık. Seçili alana ait detaylar 51

52 Bu bölümde form dizaynında seçili olan alanın tipi (dinamik mi, statik mi vb.), veri tipi, hangi kolon ve satırda yer aldığı, genişliği gibi detaylara ait bilgiler yer alacaktır. Alanlara ait başlıkların hangi hizada yer alacağı da bu bölümden belirlenecek detaylardır. Ekranın Üst bölümünde yer alan menüler Dosya başlıklı menüde sunulan seçenekler ile ekranda yer alan form dizaynını saklayabilir daha önceden hazırlanmış form dosyalarını çağırabilir üzerinde değişiklik yaparak ister aynı isimle istenirse de farklı bir isim vererek kaydedebilirsiniz. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile form dizaynımızın koordinat çizgilerini belirleyebilirsiniz. Yani ilgili alanı yatay ve dikey olmak üzere çizgiler çizerek belirginleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra form dizaynının özelliklerinin gösterildiği alanı (sol taraf) kaldırıp ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde form dizaynı için kullanılacak dinamik ve statik alanlarının listelendiği ve ekranın sağ tarafında yer alan veri detaylarını görüntüleyebilir yada kaldırabilirsiniz. Düzenle menüsünde yer alan seçenekler ile form dizayn ekranının hem statik hem de dinamik alanlarına hazırlanacak sorgu dosyalarını ekleyebilir yada eklenmiş olan sorgu dosyalarını silebilirsiniz. Programımızın en kapsamlı özelliği olan sorgu ekleme bu menüde sunulan Statik sorgu düzenle ve Dinamik sorgu düzenle seçeneklerinin çalıştırılmasıyla açılacak ekrana yazılacaktır ve sonrasında formumuza eklentisi gerçekleştirilecektir. Bu menüde yer alan Döküm parametreleri ekranının sunacağı seçeneklerle tanımlamakta olduğunuz form kullanılarak basılacak evrakların bir takım içeriksel ve şekilsel özellikleri belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğu klikleyerek (boş olan kutucuk tıklandığında o kutucuk işareti ile doldurulacaktır) belirleyeceksiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak işaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız. Şimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Hareket birleştir: Bir evrakta yer alan birden fazla hareket satırının toplanıp (birleştirilip), evrak formuna tek bir satır halinde yazdırılması için bu satırın kutucuğunu kliklemelisiniz. Örneğin bir faturada aynı stoktan 2 kez giriş yapılmış. Bu stokların sadece miktarları farklı. Bu durumda bu 2 stok kaleminin miktarları toplanarak, faturada tek bir satırda yer alması için bu kutucuğu kliklemelisiniz. Stok birleştirme işlemi sadece aynı stoklar için değil, kod yapısının belirli bir dijitine kadar aynı kodları içeren stoklara da uygulanabilir. Örneğin bir konfeksiyoncu firmanın stok kod yapısı şu şekilde oluşturulmuş; PT 101 BEJ 36 PT 101 BEJ 38 PT 101 KHV 36 PT 101 KHV 38 PT 101 LCT 36 PT 101 LCT 38 PT 101 SYH 36 PT 101 SYH 38 52

53 Bu stokların birim fiyatları aynı. Birim fiyatlar kod yapısının ilk 5 dijitine göre değişiyor ve yukarıda da görüldüğü gibi 8 stokun ilk 5 kodu aynı. Değişkenliğin sadece fiyatları etkilemeyen renk ve beden kodlarında olduğunu düşünelim. İşte bu 8 stoku miktarları toplanarak, yapılan iskonto veya masraflar varsa, bunların dağıtımı yapılarak faturaya tek bir satır halinde bastırabilirsiniz. Bunun için öncelikle yapılması gereken işlem, kuruluş programının Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünden dökümlerde birleştirme kod uzunluğu alanına, stok kod yapısındaki değişkenlik göstermeyen 5 rakamı girilmelidir. Daha sonra evrak formunun bu kutucuğu kliklenmelidir. Böylece fatura evrakında yer alan 8 stok, yazıcıdan döküm alınırken tek bir stok olarak basılacaktır. Toplu Evrak Dökümünde Mesaj: Ctrl+U tuşları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriş ekranına ulaşmak istiyorsanız, satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden -evet- seçmelisiniz (Bkz. Mesaj Dosyası). Word e Gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamış olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz. Dos Modunda Dökülsün: İlgili evrakı DOS modunda dökmek için ekranınızın bu parametresini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Tutarı İngilizce Yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) İngilizce olarak yazdırılacaktır. Tutarı Türkçe Yaz (Orj. Döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Türkçe olarak yazdırılacaktır. Stok Miktarı Beden Detaylı Dökülsün: Beden veya renk detaylı olarak takip ettiğiniz stokların evrak dökümlerinde, satış miktarı kolonuna stokların toplam satış miktarı ile sonrasında beden ve renk miktarlarının detaylı olarak yazılmasını istiyor iseniz bu parametreyi işaretlemeniz yeterli olacaktır. Miktar, fiyat, tutarda desimal 0 ise yazma: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmesi durumunda irsaliye fatura, sipariş fişi vb. evraklar dökerken miktar, fiyat ve tutarlarda ki desimal haneleri 0 ise yani ,00 gibi bir rakam ise desimal hanesi dökümde yer almayacak. Aksi durumda yani bu parametre işaretlenmezse desimal hanesi 0 olsa bile dökülecektir. Stok seri noları açıklamalı döksün: Bu alanda yapılması gereken seri numarasına göre takip edilen stokların form basımlarında seri nolarının açıklamalarının da dökülüp dökülmeyeceğinin belirlenmesidir. Satır detayında başlıklar görünmesin: Stok seri noları dökülmesin: Bu parametre ile de amaç form basımında seri numarasına göre takibi yapılan stokların form basım esnasında seri numaralarının da dökümde yer alıp almayacağının belirlenmesidir. Bu seçenek seçildiğinde seri numaraları da formda basılacaktır. Ekranın alt bölümünde yer alan seçeneklerle de beden detaylı takip edilen stoklar için beden miktarlarının ondalık hane detayları belirlenecektir. Alt toplam menüsünde yer alan seçenekler ile form dizaynında hangi alt toplamların yer alacağı belirlenecektir. Bu tanımlamalar dinamik alana ilişkin tanımlamalardan hemen sonra yer alacaktır. Bu menüden kullanıcılarımız isterlerse alt toplam detaylarının yazımlarında da değişim yapabilirler. Yani toplam bilgisinin kendilerinin istediği şekilde yazılmasını sağlayabilirler. Şimdi bu menüde ki seçenekleri biraz daha detaylı inceleyelim. Alt Toplam Seç Bu seçenek dinamik alanlardan hemen sonra listelenecek alt toplam bilgilerinin nelerden oluşacağını tanımlamak amacıyla kullanılacaktır. Yani hangi alt toplamların listeleneceği ve konumlarının ne olacağı kullanıcılar tarafından belirlenecektir. Örneğin evrak ara toplamı, iskonto 53

54 yüzde ve/veya tutarları, evrak yekûnu gibi alt toplam bilgileri kullanıcılar tarafından seçilir ve konumları belirlenir. Alt toplam seç seçeneği çalıştırıldığında, bütün alt toplam bilgileri otomatik olarak seçili durumda karşınıza gelecektir. Örnek ekranımızda bu toplamların bir kısmı listelenmektedir. Dolayısı ile eğer yazıcıya dökülecek evrakta bu alt toplamların tümü (tabii ki sadece değer olanları) varsa, dinamik alandan sonra hepsi basılacak demektir. Örneğin fatura evrakının dökümünü alacaksınız ve bu evraka 4 iskonto, 3 masraf uygulanmış. Bu durumda dinamik alan bilgileri listelendikten hemen sonra, 1. iskonto yüzdesi ve tutarı, 2. iskonto yüzdesi ve tutarı, 3.ve 4. iskonto yüzde tutarları ve aynı şekilde 1 den 4 e kadar masraf yüzde ve tutarları basılacak demektir. Ancak siz faturayı bastırırken iskonto yüzdelerini değil, sadece tutarlarını bastırmak istiyorsunuz. İşte alt toplam seç butonuna bu noktada ihtiyacınız olacaktır. Bu butonu tıklayarak, evrak formunun alt toplamlarında çıkmasını istemediğiniz bilgilere ait kutucukları kliklemek suretiyle (kutucuklar kliklendiğinde işareti kalkacaktır) bunları formunuzdan çıkaracaksınız. Alt toplamlar yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirlendikten sonra kayıt butonu tıklanarak kaydedilmelidir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam seç bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam seçimlerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Alt Toplam Değiştir ALT+F ekranının sol tarafında yer alan son buton, alt toplamlarının tanımları üzerinde değişiklik yapmanıza imkân verecektir. Alt toplam tanımları firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Örneğin programlarımızda ara toplam olarak geçen ifadeyi siz mal bedeli olarak kullanıyor olabilirsiniz. Veya 2.Iskonto Yüzdesi tanımı sizin için özel cari iskontosu anlamına geliyor olabilir. İşte form tanımlamaları yaparken sıklılıkla kullandığınız terimleri görmek ve böylece tanımlamalarınızı daha seri bir şekilde yapmak istiyorsanız, bu bölümden alt toplam tanımlarını değiştirebilirsiniz. Alt toplam tanımlarını değiştirebilmek için imleci ilgili satıra getirip yeni tanımı girmeniz yeterlidir. Değiştireceğiniz tanımlar bittikten sonra, bu tanımları kaydetmelisiniz. Bunun için ekranın üst tarafında yer alan kayıt butonunu tıklamalısınız. Yaptığınız değişiklikler evrak form adı ve.alt uzantısı ile kaydedilecektir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam değiştir bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam değişikliklerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Yazı tipleri menüsünde yer alan seçenek ile de Windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz mümkün olacaktır. Ekranın Sağ bölümüne ait detaylar Evet, ALT+F Form Hazırla ekranının sol yarısında ve ekranın üst bölümünde yer alan butonları ve seçim yapılabilecek alanları açıklamaya çalıştık. Şimdi ekranın sağ yarısı ve son menümüz olan Alan ekle ile ilgili açıklamalarımıza geçiyoruz. ALT+F ekranının sağ yarısı, istenirse yatay ve dikey çizgilerin birleşimi ile hücresel bir görünüme getirilebilir. Bunun için yapılması gereken tek işlem ekranın üst bölümünde Görünüm başlıklı menüde yer alan yatay çizgi ve dikey çizgi alanlarının seçilmesidir. Ekranın sağ yarısı üç bölüm olarak düşülmelidir. Bu bölümler farklı renklerle birbirinden ayırt edilebilir. Dinamik alan tanımlamaları sadece ikinci (ekranın ortasında) bölümde yapılabilir. Statik alanlar ve mesaj alanları her üç bölümde de kullanılabilir. Form tanımlamalarınıza statik alanları seçerek yani hücresel bölgenin birinci ve üçüncü bölümlerini tanımlayarak başlayabilirsiniz. Statik alanlar, form üzerinde yer alacak sabit bilgilerdir. Başka bir ifade ile bu alanların konumları belirlenir ve evrakta yer alan hareket satırları ne kadar az veya çok olursa olsun statik alanların konumları değişmez. Tanımlandıkları yerlere ilgili bilgiler gelir. Örneğin cari hesap kodu ve adı, evrak numarası, evrak no gibi. 54

55 Dinamik alan tanımlamaları statik alanların tam tersidir. Bu alanlara hareket bilgileri gelir ve bu hareket bilgileri değişkendir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz. Bir fatura 3, 5, 10 ve 50 stok hareketinden oluşabilir ve bu hareket satırı her seferinde değişkenlik gösterir. Alan Ekle Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme Şimdi evrak formunuza statik alan eklemeye çalışalım. Bunun için ya ekranın üst bölümünde yer alan alan ekle menüsünde sunulan Statik seçeneğini çalıştırmamız yada ekranın sağ bölümün de verilerin sıralandığı alandaki Statik bölümünü tıklamamız gerekecektir. Her iki durumda da statik alana ekleyebileceğimiz tüm verilere ulaşılacaktır. Eğer alan ekleme işlemi, alan ekle menüsündeki statik seçeneğinin çalıştırılmasıyla olacaksa ise ekrana bir kutucuk atanacaktır. Bu aşamada yapılması gereken bu kutucuğun hangi veri ile doldurulacağının belirlenmesidir. Bunun içinde ilgili kutu içinde Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp sunulan seçeneklerden istenen verinin aktarılması yeterli olacaktır. Eğer veri ekleme ekranın sağ tarafındaki statik menüsünden olacaksa bu aşamada verilerin mouse yardımıyla istenen alana taşınması daha kolay olacaktır. Evet, statik alana ilişkin verilen form üzerinde olması gereken yere taşındıktan sonra sıra bu alanın genişliğini tanımlamaya gelecektir. Alanın genişliğini Mouse ve klavyeniz yardımıyla genişletip daraltabilir, istediğiniz ölçülere getirebilirsiniz. ALT+F ekranında bütün statik, dinamik, db statik, db dinamik, statik sorgu ve dinamik sorgu alanları aynı mantık ile tanımlanır. Yalnız dinamik alan tanımlanırken Alan Ekle menüsünden Dinamik seçeneği seçilir ve alan ekranın orta bölümünde konumlanır. Aynı şekilde olması gereken konumu, genişliği ve içereceği bilgi seçilir. Mesaj alanları ise Mesaj Ekle butonuna basılarak forma eklenir ve bu alanlar ilk anda birinci statik alan bölümünde yer alır. Eklenen mesaj alanı yukarıda anlatmaya çalıştığımız şekilde olması gereken yere taşınır. Mesaj alanlarına gelecek bilgiler yine mouseun sağ tuşu tıklanarak (Mesaj 1 den Mesaj 40 a kadar) seçilir. Tanımlanmakta olan evrak bastırılırken ekrana gelen mesajlar penceresinden, her bir mesaj tanımına gelecek mesajlar girilir. Alan ekle menüsünden evrakınıza ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Alan ekle menüsünde evrak resmi seçeneğini çalıştırmanız ve ekranınıza yansıyan kutucuk üzerinde mouse göstergenizin sağ tuşuna basmanızdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan evraklarınıza ilişkin resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, scaneri olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle sacanerdan taradığınız evrak resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. 55

56 ALT+K (Yazıcıya Dök): ALT+K tuşlarına birlikte basarak, bakım evrakını yazıcıya dökebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, öncelikle bir mesaj ekranı ile karşılaşacaksınız. Evrakınızda yer almasını istediğiniz mesajı bu ekrandan girip F2 tuşuna basarsanız, dökümünüzü yazıcıdan alabilirsiniz. ALT+V (Vergi Tablosu): İrsaliye veya fatura ekranınız üzerinde iken ALT+V tuşlarına birlikte basarsanız, KUR9000 programınızın SİSTEM/Vergi Parametreleri bölümünde tanımlı olan vergi oranları ve irsaliye veya fatura üzerinden hesaplanan vergi tutarları görüntülenebilir. ALT+Z (Evrak Yaz): Evraklar üzerinde ALT+Z tuşlarına basarak, ilgili evrakınızı bir dosyaya yazdırabilirsiniz. Daha sonra bu evrakı ALT+U tuşları ile tekrar ekrana çağırmanız mümkündür. Bunun için sadece evrakın yazdırılacağı yol adının ve dosya adının belirlenmesi gerekir. Gerçi ALT+Z tuşlarına basıldığında hem yol adı hem de dosya adı otomatik olarak karşınıza gelecektir. Eğer evrakın yazdırılacağı yol veya dosya ismini değiştirmek isterseniz, karşınızdaki pencereden gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz. ALT+Z tuşları ile evrakların dosyaya yazdırılması, özellikle aynı tür evrakların sıklıkla işlem görmesi durumunda size kolaylık sağlayacaktır. Örneğin sürekli çalıştığınız bir carinize haftanın 4 5 günü sevkıyat yapıyorsunuz. Her sefersinde aynı stoklar farklı miktarlarda sevk ediliyor. İşte bu durumda, cari firmanıza kesilen bir irsaliyeyi AL+Z tuşları ile dosyaya yazdırıp, daha sonraki işlemlerinizde bu dosyayı çağırarak sadece stok miktarlarını değiştirmeniz mümkündür. Böylece sayfalarca süren irsaliye girişlerinden kurtulmuş olacaksınız. ALT+U (Evrak Oku): ALT+Z tuşları ile dosyaya yazdırılan evrakların tekrar ekrana çağırılabilmesi için ALT+U tuşları kullanılacaktır. Bkz. ALT+Z. Ctrl+Q (Evrak Döküm Açıklamaları: Evrakınız ile ilgili 10 satırdan oluşan açıklamanızı Ctrl+Q tuşları ile programa girebilirsiniz. Evrak döküm açıklamalarına o evrak için yapılan form tanımlamalarında yer verilmiş ise (ALT+F/Statik Bilgiler Penceresi), bu açıklamaları evrak formu dökümleri ile yazıcıdan da alabilirsiniz. 56