KAMU HİZMETLERİNDE BELGE YÖNETİMİ

Transkript

1 KAMU HİZMETLERİNDE BELGE YÖNETİMİ Asu Cihan İPEK * Elvan SÖKELİ ** GİRİŞ Kamu yönetiminin yeniden yapılanma çalışmaları kapsamında, genel yönetimin sunduğu hizmetler çerçevesinde kullanılan gereksiz bilgi ve belgeye yönelik düzenlemelerin ortadan kaldırılması, bürokratik işlem ve süreçlerin kolaylaştırılması, hizmetin öncelikle elektronik ortamda sunularak vatandaşlara hak ettikleri kamu hizmetlerinin en kısa sürede sunulması, kurumlarda zaman ve kaynak tasarrufu sağlayarak yönetimde etkinliğin ve verimliliğin, işlemlerde ise şeffaflık, saydamlık ve hesap verilebilirliğin arttırılması amacıyla hazırlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 31/07/2009 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Anılan Yönetmeliğin 8 inci maddesinde başvuru sahibinden bilgi ve belge istenmesine ilişkin esaslar belirlenmiş olup; bu esaslar, hizmet almak için başvuruda bulunan vatandaş, özel sektör veya diğer kamu kurumlarının hizmetlerine ilişkin başvurularda daha az belge istenmesine, diğer kamu kurumlarından teyit edilebilecek bilgiler için ise beyanda bulunmalarına imkan sağlayacak düzenlemeleri içermektedir. Bu düzenlemeler genel itibarı ile zorunlu olmadıkça, işlemin tekemmülü aşamasına kadar belge talep edilmemesi, iş sınavlarına müracaat safhasında sadece sınav için gerekli belgeler istenmesi; göreve başlamak için gereken belgelerin ise sınavı kazananlardan istenmesi, idarenin görevi gereği kendisinde bulunan bilgi ve belgeler ile daha önce başvuru sahibinden alınarak kurum kayıtlarına aktarılan ve değişmediği başvuru sahibi tarafından beyan edilen belgelerin yeniden istenmemesi, istenen belgenin aslının getirilmesi halinde, belgenin fotokopisinin, aslına uygunluğu kontrol edildikten sonra ilgili görevli tarafından isim ve unvan yazılarak tasdik edilmesi, diğer idarelerin elektronik ortamda paylaşıma açtığı bilgi ve belgelerin, başvuru sahibinden istenmemesi, yalnızca bu bilgi ve belgelere kolayca erişim için gerekli bilgilerin istenmesi, başvuru sahibinden adli sicil kaydı istenmemesi, bunun yerine yazılı olarak beyan istenmesi, başvurunun form kullanılarak yapıldığı hallerde, formda adli sicil beyanı bölümünün ayrılması, idarenin, beyanın doğruluğunu adli sicil bilgilerini verebilecek mercilerden teyit etmesi, başvuruda istenen belgelerin idarece sayma suretiyle belirtilmesi, * Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı, Geçici Personel (Mali Hizmetler Uzmanı) ** Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı, Geçici Personel (Ziraat Yüksek Mühendisi)

2 istenen belgeler arasında; idare tarafından istenecek diğer belgeler veya benzeri belgeler gibi muğlak ibarelere yer verilmemesi ve başvuru sırasında istenen formların idarenin internet sayfasında da yayımlanması hususlarını içermektedir. Bu hususların yayımlanmasını takiben aynı gün Bürokrasinin Azaltılması ve İşlemlerin Basitleştirilmesine Yönelik Başbakanlık, Bakanlıklar ile Bazı Bağlı ve İlgili Kuruluşlara Ait 170 Adet Yönetmelik ile yukarıda belirtilen esaslara ilişkin gerekli sadeleştirmeler yapılmıştır. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında yürütülen ve tüm kamu kurumlarını kapsayan hizmet envanteri çalışmaları sırasında kamu kurumlarının sundukları bazı hizmetler için başvuruda belge istenmesinin bir zorunluluk olduğu, yine bu bağlamda başvurulu olmadığı halde hizmetin tamamlanması sonucu hizmetin çıktısı olarak düzenlenmesi zorunlu olan belgelerin bulunduğu tespit edilmiş olup bu tespitler sonucunda hizmet envanterinin e-devlete entegrasyonuna imkan sağlayan Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) haricinde belgelerin tanımlanması, elektronik ortama aktarılması ve kamu kurumlarının kendi sistemlerinde yer alan ve elektronik ortamda ulaşılabilir olan belgeler için web adreslerinin alınabilmesi için bir sistem oluşturulması zorunluluğu hasıl olmuştur. Devlet Belge Yönetim Sistemi (DBYS) kamu kurumlarının hizmetlerini sunarken başvuruda istedikleri ya da hizmet sonunda ürettikleri belgelerin etkin ve verimli bir şekilde kullanılarak yönetilmesi amacını taşımaktadır. Devlet Belge Yönetim Sistemine geçmeden önce literatürde belge nedir? O konuda kısa bir açıklama yapalım. Belge kelime anlamıyla; bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. vesika, doküman ile genellikle kalıcı nitelikte ve kişi ya da makinece okunabilen bir veri ya da bunun yazılı olduğu veri ortamı olarak tanımlanabilir (Eren, 2010). Belge, iletişim amacı doğrultusunda bir kişi veya kişilerce üretilen ve insanlar tarafından anlaşılabilir en az bir simgesel anlamı olan kalıcı şekilleri olan tanımlanabilir bir varlıktır (Spring, 1991). Belge kelimesi günümüzde sadece yazılı ve basılı eserleri kapsamamaktadır. Gelişen teknoloji ile birlikte bugün artık elektronik belgeler günlük hayatın bir parçasıdır (Eren, 2010).

3 Belgebilim ise insan uğraşlarının her alanındaki, her çeşit belgenin toplanması, düzenlenmesi ve sunulması olarak Uluslararası Dokümantasyon Federasyonu (Federation International de Documentation-FID) tarafından tanımlanmıştır. Bilginin en önemli rekabet gücü olması, bu yüzyılda bilgiyi tutan gereçlerin işlenmesi, saklanması ve korunmasını sağlayan belge yönetimini ön plana çıkarmaktadır. Belgenin üç özelliğinin (içeriği, şekli ve süreç ile ilişkisi) belge değişimi verimliliği, tüm süreci etkileyen belge işlemi, süreç ve iş akışı yapısı üzerinde büyük bir etkisi vardır (Walter, Z. D., 1998). Belgeler süreçlerin önemli bir parçasıdır. Süreçlerde önemli bir gelişme sağlamak için sürecin bir parçası olan bu belgelerinde, bir belge yöntemiyle var olan uygulamalar ile bütünleştirilmesi gerekmektedir. Bilgi sistemlerinin gelişmesi ile kağıt, v.b. katı belgeler yerini, sanal ortamların ürettiği elektronik belgelere bırakmaktadır. Günümüzde belge yönetimi öncelikli olarak elektronik belgeleri odak haline getirmiştir. Daha iyi belge yönetimi sağlanarak, süreçlerin daha başarılı olması sağlanabilir (Eloranta, 2001). Belge yönetimin kilit eylemleri; belge akışı, belgenin yaşam süreci ve belge işlemleri (yaratma, taşıma v.b.) süreçler, örgütler ve eylemler arasındaki bilgi akışını sağlamaktadır (Eloranta, 2001). ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) Belge yönetimi, belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür (Özdemirci, 2001). Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri çok önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır (Özdemirci, 1996). Belge yönetiminin amacı, Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak, Kullanılmak istenilen belgelere erişimi kolaylaştırmak, Geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek,

4 Belgelerin korunmasını sağlamak, Devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Kamu Arşiv'ine katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belge yönetiminin avantajları ise, Karar verme, Yasal destek ve yasal belge sağlama, Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma, Yeni belgeler için referans olma, Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama, kurumsal verimliliği artırma, Değerli belgeleri koruma, Gereksiz belgelerin üretimini önleme, Kurumların bilgi gereksinimlerini karşılama, Kurumların tarihini koruma ve kurumun arşivsel çalışmalarına nitelik kazandırma şeklinde sıralanabilir. Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur. Elektronik belge yönetimi, fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalar bütünüdür. EBYS'ler ile yapılmaya çalışılan kağıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir. DEVLET BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (DBYS) NEDİR? Kamu kurumlarının sundukları hizmetleri Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi ne (e-kaybis) kaydetmeleri sırasında kamu hizmetinden yararlanmak isteyenlerin başvuruları esnasında kendilerinden talep edilen veya hizmet sunumu sonucu oluşan belgelerin türleri, adları ve nitelikleri açısından bir sınıflandırma yapılmasına duyulan ihtiyaç aşikardır.

5 Bilgi toplama ve kaydetme fonksiyonunun yerine getirilerek bu ihtiyacın karşılanması ancak Kamu Kurumlarının içinde ve dışında oluşturulabilecek sistemleştirilmiş bir bilgi ve belge akımı ile sağlanabileceğinden, etkin kamu hizmeti sunumunun Devlet Belge Yönetim Sistemi gibi bir sistem ile tasnif edilip sistematik bir sürece dahil edilmeleri sağlanacaktır. Kamu Hizmetlerinde kullanılan belge adlarının; tanımlanarak standart hale getirilmesi, tüm kurum ve kuruluşlar tarafından kabul görecek ve elektronik ortamda kullanılabilecek şekilde tek ve değişmez nitelikte numaralarla kodlanması, kullanıldıkları hizmetler üzerinden hizmet-belge eşleştirmesinin sağlanarak birer örneğinin sisteme aktarılması hedeflenmiştir sonu 2014 yılı başı itibariyle yapılan yazılım geliştirmesi ile Devlet Belge Yönetim Sistemi oluşturulmuş, Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi ile entegrasyonu sağlanarak kurumların kullanımına açılmıştır. Devlet Belge Yönetim Sisteminde Mart 2014 itibariyle; 109 adet belge türü, 8943 adet belge adı yer almaktadır. Ayrıca; 1863 adet belge taranarak sisteme yüklenmiş ve 134 adet belgenin yer aldığı web adresleri sistemde yer almaktadır. BELGE YÖNETİMİNDE VERİ PAYLAŞIMI Devlet Belge Yönetim Sistemi (DBYS) ile hizmet süreçlerinde kullanılan belgeler analiz edilerek standartlaştırılması yapılmaktadır. Bu çalışma sırasında hizmette kullanılan belgenin fiziki olarak bir örneği de sisteme eklenmektedir. Bu işlem ile örneğin bir başvuru esnasında bir dilekçe istenmiş ise dilekçede yer alması gereken başvuru makamı, konusu, başvuru sahibinin kimlik bilgileri, iletişim bilgileri gibi veriler toplanmakta, hizmet sonucunda üretilen bir belge sertifika ise belgeyi düzenleyen kurumun adı, konusu, belgede imzası bulunan unvanlar gibi bilgiler de alınarak belge üzerinden kapsamlı veri tabanı oluşturulmaktadır. Bu haliyle idarenin hizmetlerinin yürütürken ihtiyaç duyduğu ve belgeler yoluyla karşıladığı bilgilerin gerçek kaynakları da belirlenmektedir. Çalışmalar ile birimlerin hizmetlerini yürütürken ihtiyaç duydukları bilgilerin fiziki bir belge ile aktarılması yerine geliştirilecek uygulamalar ile paylaşımı sonucunda zaman, bütçe ve insan gücü gibi kaynakların daha etkin ve verimli kullanılması sağlanacaktır. Bununla birlikte hem birim hem de idare düzeyinde üretilen mükerrer bilgilerin tespiti sağlanacak, birimler arası iletişim hızlanarak daha hızlı ve dinamik bir yapı kazanacaktır.

6 KAYNAKÇA Spring, M. B., 1991: Electronic Printing and Publishing: The Document Processing Revalution, Marcel Dekker, Inc, NY, USA. Özdemirci, F., 1996: Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi, İstanbul, Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları, (Erişim Tarihi: 11 Mart 2014). Walter, Z. D., 1998: Workflow Management in Business Process, PhD Thesis, University of Rochester, Rochester, New York, NY, USA. Eloranta, E., Hameri, A. ve Lahti, M., 2001: Improved Project Management through Improved Document Management, Computers in Industry, Vol. 45, s Özdemirci, F., 2001: Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler (19-20 Nisan 2001:Hatay). Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, s Eren, Z., 2010: Kamu Kurumlarında Süreç Yönetimi: İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü Uygulaması, Yüksek Lisans Tezi: c284b1b1-beb8-40c a4a3da4145c7(erişim Tarihi: 17 Mart 2014).